Modulo de Registro y Evaluación MSc. Ana Isabel Arévalo.
Universidad Católica Agropecuaria del Trópico Seco
UCATSE Pbro. "Francisco Luis Espinoza Pineda"
Asignatura: Principios Básicos de Administración
Agropecuaria Docente: MSc. Ana Isabel Arévalo
Unidad No. v.
El Registro y la Evaluación
Abril, 2011
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La evaluación del desempeño ayuda a los administradores a tomar
decisiones acerca del tratamiento diferencial que sé ha de conceder a
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Objetivos:
El estudiante al finalizar la unidad estará en capacidad de:
Interpretar las herramientas de evaluación y control en empresas agropecuarias para
mejorar su desempeño, tomando en cuenta funciones, áreas estratégicas, objetivos y planes
operativos de manera precisa y coherente.
Introducción Registro y evaluación de la Producción agrícola y ganadera. Función general del control. Clasificación de los medios de control. Guía para la elaboración del balance de situación en una empresa
agrícola. Diseño de los registros en las empresas agropecuarias. Objetivos de la registros Clase de información para anotar en los registros. Guía de estudio.
Orientaciones metodológicas para el estudio del módulo.
Partiendo de los conocimientos adquiridos en las unidades anteriores y para enriquecer los conocimientos de la presente unidad se le orienta lo siguiente:
1. Mantener una actitud reflexiva, creadora y crítica para el desarrollo de los temas del módulo, que permita alcanzar los objetivos propuestos de aprendizaje.
2. Lea cuidadosamente la introducción y los objetivos propuestos, desvanezca dudas y no inicie el estudio del módulo si no tiene claro la competencia que se persigue.
3. El docente le presentará unas preguntas de reflexión en el cual usted participará aportando ideas y conclusiones sobre la metodología de marco lógico.
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CONTENIDOS
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4. Señale en el módulo los aspectos que considere importante para afianzar tus conocimientos.
5. El docente organizará un plenario para integrar los conocimientos manejados y los resultados de los estudios de casos.
6. Anota en tu portafolio estudiantil los aportes y conclusiones relevantes de los resultados de los estudios de casos.
7. Consulte otras fuentes complementarias al desarrollo de la metodología de marco lógico, que le permita enriquecer los conocimientos adquiridos.
8. Realice trabajos de retroalimentación con sus compañeros, a fin de practicar sobre lo estudiado.
Reflexiones previas.
¿Qué mensaje nos brinda, ubiquémonos como científicos, a que nos orientan estas frases? Analízalo y responde.
INTRODUCCION
Hoy vivimos en un mundo vertiginoso, en el día a día...no tenemos tiempo para sentarnos a pensar y reflexionar sino que estamos siempre tratando de solucionar los temas que consideramos muy importantes y
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1) Un científico debe tomarse la libertad de plantear cualquier cuestión,
de dudar de cualquier afirmación, de corregir errores.
(Julius Robert Oppenheimer)
2) Evaluar el desempeño de un negocio es importante, para dar pasos firmes o bien para rectificar el camino.
Recuerda:
El camino al éxito, está formado por información, acción y perseverancia.
Cada paso, por pequeño que sea, te acerca a la meta.
Tú puedes lograrlo. Silvia Russek.
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que no se pueden postergar. Pero al ir en esta montaña rusa nos olvidamos de los temas importantes, y en este momento es cuando corremos el riesgo de saber dónde estamos parados, cuál es nuestro rumbo. Debemos hacer un diagnóstico, y evaluar nuestra empresa constantemente. ¿Se cumplieron los objetivos planteados?, ¿por qué no? ¿Es adecuado el personal de trabajo con el que cuento? ¿Las políticas comerciales son correctas? Descubrir que no estamos en el camino hacia el éxito no es dramático. Lo importante es hacerlo a tiempo.
La función gerencial de evaluación es la medición y corrección del
desempeño a fin de asegurarse de que se cumple con los objetivos de la empresa y los
planes diseñados para alcanzarlos. La planeación y la evaluación están estrechamente
vinculados. La evaluación no es posible sin objetivos y planes ya que el desempeño debe
compararse con criterios establecidos. La evaluación es una función de todos los gerentes,
desde el presidente hasta el supervisor.
“Cada organización tiene sus propios sistemas de evaluación según las circunstancias, a sus historias y a sus objetivos
REGISTRO Y EVALUACION DE LA PRODUCCIÓN AGRICOLA Y GANADERÍA.
La evaluación es un aspecto central de cualquier empresa,
significa que hay una metodología que permite examinar eficazmente los resultados de lo que se está haciendo para influir en el avance de nuestras acciones. Esto es algo que verdaderamente estamos tratando de hacer.
Las metas de la evaluación son aprender de la experiencia, proveer una base
objetiva para valorar los resultados del trabajo y proveer en el logro de sus
objetivos, mejora el trabajo a través de la identificación y diseminación de 4
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lecciones aprendidas de la experiencia, así como formulando las
recomendaciones extraídas de las conclusiones de dichas evaluaciones.
FUNCION GENERAL DEL CONTROL. Concepto e importancia del control.
El control es función de todos los administradores, desde el Presidente de una compañía hasta los supervisores. Algunos administradores, particularmente de niveles inferiores, olvidan que la responsabilidad primordial sobre el ejercicio del control recae por igual en todos los administradores encargados de la ejecución de planes.
Aunque el alcance del control varía de un administrador a otro, los administradores de todos los niveles tienen la responsabilidad de ejecutar planes, de manera que el control es una de las funciones administrativas esenciales en cualquier nivel.
En este sentido, puede establecerse los siguientes aspectos por los cuales es de suma trascendencia el control en una empresa:
Contribuye a medir y corregir la labor ejecutada por los empleados, a fin de lograr los propósitos.
Posibilita el análisis de lo realizado con lo planificado.Las técnicas y los sistemas de control son aplicables a cualquier actividad administrativa.
Se constituye para los jefes en una herramienta, a través de la cual se comprueban si los propósitos de la organización son alcanzados de acuerdo a la planificación
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Definiciones: El control consiste en comprobar si el funcionamiento de la actividad de la empresa se
corresponde con los objetivos predeterminados así como corregir las desviaciones que se
produzcan. La planificación y el control están estrechamente vinculados, es importante
aclarar que controlar la ejecución no persigue únicamente descubrir las desviaciones sino
también revelar las experiencias positivas y crear las posibilidades para su amplia
divulgación.
Podemos decir, que es un proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier desviación evidente". En tanto que James Stoner manifiesta que "el control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas ".
Las funciones generales de registro y evaluación están íntimamente relacionadas, tratan de
garantizar las funciones generales de la administración (planificación, organización),
constituyen dos etapas inseparables ya que el primero implica de hecho el segundo.
El objetivo central del control es encontrar donde están los errores o puntos débiles de la
ejecución a fin de corregirlos. Si por ejemplo, se decide cambiar por completo el plan de
cultivo de la finca, se deben controlar todos los detalles de ejecución para verificar si este
cambio produce en realidad los beneficios que se buscan y en caso contrario hacer las
correcciones necesarias. Como ya hemos señalado todo control implica necesariamente la
comparación de lo obtenido con lo esperado, pero tal comparación puede realizarse al final
del cada periodo prefijado, o sea cuando se ha visto ya si los resultados obtenidos no
alcanzaron, igualaron, superaron lo esperado, tal procedimiento constituye el control sobre
los resultados.
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Áreas estratégicas de control.El desempeño clave o las áreas claves de resultados son aquellos
elementos de la unidad o la empresa que deben funcionar con eficacia para
que toda la unidad o empresa logren el éxito. Estas áreas, por regla general,
involucran las principales actividades de la empresa, o grupos de
actividades relacionadas que se presentan a lo largo de toda la empresa.
Algunas áreas básicas de resultados son áreas como producción, finanzas,
mercadeo, recursos humanos y contabilidad. Estas áreas básicas de
resultados, a su vez, son utilizadas para definir normas y sistemas de
control más detallados.
En las empresas de hoy, muchas áreas clave de resultado (ACR) son
interfuncionales. Una empresa podría definir sus ACR para un equipo
dirigido hacia el servicio a los clientes, en términos de las respuestas
proporcionadas por los clientes en una encuesta de servicios.
Diferencia entre Control Gerencial y Operativo.El control gerencial es responsabilidad de los altos niveles dentro de
la empresa, generalmente recae en el Gerente General de la
compañía, ya que son éstos los que llevan a cabo este tipo
de control, y consiste en asegurarse de obtener los recursos necesarios y
utilizarlos eficientemente en el logro de los objetivos de la organización.
Algunas características son:
Focalizar la acción a los programas o las unidades organizacionales. La información debe comparar lo planeado con lo realizado.
Se encuentra inmerso en todas las actividades de la empresa.
Es periódico, programado, rítmico.7
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Debe ser íntegro.El control operativo es responsabilidad de los Gerentes de nivel medio como
aquellos que realizan funciones de supervisión en los niveles inferiores o
primer nivel. Es el proceso mediante el cual la organización se asegura que
las tareas específicas sean realizadas con efectividad.
Para ejercer el proceso de control en una organización, y sin importar que se vaya a controlar, existen tres pasos básicos que son: 1) Establecimiento de normas, parámetros y métodos;
2) Medición del desempeño o resultado obtenido y
3) Ejecución de las acciones correctivas.
1) Establecimiento de normas, Parámetros y métodos: se
encuentran incluidos todos los estándares o unidades de medición que se
establezcan en la Planificación, y por lo tanto, la cantidad de unidades a
producir, la cantidad de unidades a vender, requerimientos de calidad, etc.
Esto significa que el establecimiento de normas se vuelve en establecer las
metas y objetivos que quieren alcanzar los administradores de la
organización.
2) Medición del desempeño o resultado obtenido: aunque no
siempre practicable, la medición del desempeño basada en normas debe
realizarse idealmente con fundamento en lo previsto, a manera que las
desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante
las acciones apropiadas. Esto es lo ideal. El administrador previsor puede
predecir en ocasiones probables incumplimientos de las normas o
desviaciones de las mismas, pero aún en ausencia de esa posibilidad, todo
incumplimiento debe percibirse lo más anticipadamente posible.
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3) Ejecución de las acciones correctivas: Esta etapa es necesaria
sobre todo si el desempeño no cumple con los niveles establecidos y el
análisis indica que se requiere una intervención. Las medidas correctivas
pueden necesitar un cambio en una o varias actividades de las operaciones
de la empresa, o bien, un cambio en las normas establecidas originalmente.
En consecuencia, las desviaciones se pueden corregir: Rediseñando los planes o modificando las metas.
O bien, pueden corregirse ejerciendo la función de organización, ya sea reasignando o aclarando deberes y tareas.
También pueden corregirse utilizando personal adicional, mediante una mejor selección y capacitación de los empleados. Haciendo uso de la medida más radical dentro de una empresa: el cesamiento del empleado.
Ejerciendo técnicas efectivas de liderazgo y motivación.
Principios del control:
Del carácter administrativo del control : está no podría darse sin el
control, como ya lo hemos recalcado en lo anterior, cuánta mayor delegación se
necesite se requerirá de más control por lo mismo que el control como función sólo
corresponde al administrador.
De los estándares : el control es imposible si no existen los estándares de alguna
manera prefijado, y será tanto mejor cuánto más precisos y cuantitativo sean dichos
estándares. Si el control es comparación de lo realizado con lo esperado es lógico que
de alguna manera supone siempre una base de comparación previamente fijada.
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Del carácter medial del control : un control sólo deberá usarse si el trabajo,
gasto entre otros que impone se justifican ante los beneficios que de él se esperan.
Del principio de excepción: el control administrativo es mucho más eficaz y
rápido cuando se concentra en los casos en que no se logró con lo previsto, y en los
resultados que se obtuvieron si son como fueron planeados.
El proceso básico de control sin importar donde se encuentran no lo que controlen comprende lo siguiente:
a) Establecimiento de estándares o normas : son los criterios frente a
los cuales se pueden comparar los resultados, al planificar se determinaron los
objetivos generales, los específicos, y las metas de la empresa, esto se transforma en
normas de acuerdo con los cuales se ejerce el control. Interpretar el sistema contable
en la empresa debe permitir el mejor conocimiento de la situación de la misma,
brindar información para entender las causas y efectos de todos los aspectos
registrados, comprender y analizar los puntos débiles y fuertes de su funcionamiento
y naturalmente determinar si la empresa está arrojando beneficios o pérdidas y
porqué. Además de lo anterior, la contabilidad debe brindar información para
cumplir adecuadamente con las obligaciones sociales y tributarias de la empresa,
proporcionar datos suficientes para planificar mejor las actividades futuras de la
empresa, facilitar datos para las gestiones de crédito bancario o otras fuentes de
financiamiento.
b) Análisis contable: Costos, gastos y los medios de Producción. Costos: Constituyen el valor de desgastes o consumo de los medios de Producción,
expresado en términos monetarios.
Los gastos: son desembolsos que pueden aplicarse a uno o más periodos de Producción,
reflejan el consumo de materiales, servicios, insumos o fuerza de trabajo, en determinadas
actividades de la empresa.
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Los medios de Producción: son todos los bienes que participan en el proceso de la
Producción y que se consumen o desgastan lentamente en el desarrollo del mismo,
transfieren su valor muy paulatinamente.
c) Clasificación de los costos:
Costos fijos: no varían con relación al volumen de Producción, se incurre en ellos aunque
la empresa no esté produciendo o produzca a su máxima capacidad. Por ejemplo,
amortización, salarios permanentes y la depreciación.
Por ejemplo si tenemos un tractor obtenido al crédito, siempre lo tenemos que amortizar lo
usemos o no, igualmente la depreciación de este tractor siempre lo tenemos que asumir.
Costos variables: están en función del volumen de la Producción: alimentación,
combustible, lubricantes, semilla, agroquímicos etc.
Clasificación de los medios de control.a) Controles de venta: Conviene llevarlos gráficamente, para poder observar y
analizar las tendencias, o puntos débiles.
Por volumen total de las mismas ventas
Por tipo de artículo vendidos
Por volumen de ventas estacionales
Por el proceso de los artículos vendidos
Por territorios
Por vendedores
Por utilidades producidas
b) Controles de Producción: Control de inventarios
De calidad
De tiempos y métodos de operación
De desperdicios
De mantenimiento y conservación.
c) Controles contables. 11
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Estados financieros
Sistemas de contabilidad de costos
Auditoria externa e interna
Control de efecto en caja
Control de recuperación de inversiones
Control de costos y utilidades.
d) Control de la calidad de la administración. Calificación de méritos, diagramas y procesos de flujo entre otros.
e) Controles generales : utilizados en todos los campos y con toda clase de fines
Ejemplo, gráficas, estadísticas, tendencias etc.
Importancia del Coaching en las empresas.
De acuerdo a John Whitmore, el Coaching consiste en ayudar a una persona a pensar por sí misma, a encontrar sus propias respuestas, a descubrir dentro de sí su potencial, su camino al éxito, sea en los negocios, en las relaciones personales, en el arte, en el deporte, el trabajo, etc. El objetivo es mejorar su desempeño, centrándose en la mejor manera de conseguirlo.
Existen básicamente 3 tipos de coaching:
1. Coaching de Vida. El coaching de vida se enfoca principalmente a situaciones
personales, la importancia de este tipo es encontrar situación personales que no
permiten a las personas dar todo su potencial en otras dimensiones (negocios,
trabajo, recreación, etc.).
2. Coaching Empresarial. El coaching empresarial se enfoca a mejorar áreas
específicas de la empresa, puede haber coaching de ventas, coaching de
mercadotecnia, etc. El coach no necesariamente debe ser experto en el tema, el
coach es experto en ayudarle al coachee (persona que recibe coaching, se
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Actividades de aprendizaje:Investiga y analiza que es EMPOWERMENT y sus características.
Como se desarrolla una actitud de EMPOWERMENT
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pronuncia couchí) en encontrar las mejores formas de hacer las cosas, en este
caso se pueden hacer sesiones grupales de coaching.
3. Coaching Directivo. El coaching directivo está dirigido a directores y
dueños de empresas, con la intención de ayudarlos a tener la claridad, el enfoque
y el tiempo para llevar a sus organizaciones a mejores niveles de desempeño.
Ejemplo: Un vendedor que después de ser el mejor de su
empresa, de pronto baja su desempeño drásticamente, su empresa decide
mandarlo a sesiones de coaching para ayudarlo a regresar a su nivel habitual de
desempeño, al iniciar el coaching desde un enfoque empresarial y revisar la
realidad que está viviendo el vendedor, el coach nota que su problema no tiene
que ver ni con la empresa, ni con su actividad, ni con su trabajo.
El problema está relacionado con una dimensión personal (problemas con su
pareja, con sus hijos, de autoestima, etc.). Luego entonces, el coachee no tendrá
que cambiar de coach, el coach podrá ayudar a resolver el asunto personal que
repercutirá en sus resultados profesionales y así se mejorará de manera integral la
situación del coachee.
Algo importante es que el resultado de cada sesión de coaching normalmente
debe ser una serie de acciones que llevarán a la conclusión del objetivo planteado
de la mejor manera y en el menor tiempo posible.
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La autoestima en el trabajo.
¿Sabes cuál es tu mejor aliado?
Una buena autoestima compartida.
Tener una autoestima alta en el trabajo, no quiere decir que podemos hacer todo y hacerlo siempre bien.
Significa que:
Tenemos la capacidad para reconocer nuestras habilidades y limitaciones
Estamos dispuestos a arriesgarnos y aprender
Podemos pedir ayuda sin sentirnos mal o temer la crítica de los demás
Nuestras expectativas son realistas y confiamos en alcanzarlas
Tenemos la capacidad de aceptar y adaptarnos a los cambios necesarios
Podemos trabajar en equipo y ayudar a los demás, para que logren el éxito
Soñamos, compartimos nuestros sueños y tratamos de alcanzarlos
Tomamos decisiones y nos responsabilizamos
Tratamos de ser creativos
Cuando una persona tiene una autoestima baja, repercute en la calidad y cantidad
de su trabajo y en las diferentes relaciones que éste implica (jefes, empleados,
clientes, proveedores, compañeros, etc.).
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"No es el oficio el que dignifica al hombre, sino el hombre el que dignifica el oficio". Jorge Angel Livraga R. (Escritor).
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Es importante recordar que una autoestima baja no siempre está relacionada con
la falta de capacidad o conocimientos.
Es el resultado de comparar lo que creo que soy, con lo que debería ser. De medirnos en función de una imagen irreal, que nos formamos a partir de las
expectativas exageradas de otras personas: padres, maestros, amigos, etc.
Si tenemos fe en nuestras capacidades, sentimos que podemos controlar nuestra
vida y los problemas que surgen en el trabajo.
Cuando confiamos en poder hacer algo, casi siempre lo podemos hacer y lo
hacemos bien, y si descubrimos que no lo podemos lograr, no nos auto
devaluamos, ni nos sentimos mal, simplemente buscamos una mejor opción o la
ayuda de la persona indicada.
DISEÑO DE LOS REGISTROS DE LA EMPRESA AGROPECUARIA .
CONCEPTO DE REGISTRO: El registro consiste en la recopilación, anotación,
transmisión y procesamiento de la información acerca de la dinámica de los procesos
dirigidos. La significación del registro para todo tipo de sistema es que sirve de fuente de
información completa y objetiva, sin un registro exacto es imposible elaborar y tomar
decisiones eficientes, así como regular y controlar adecuadamente la actividad del sistema
administrativo.
Los registros pueden servir por lo menos para cinco objetivos importantes:a) Cumplir, con los requisitos de la declaración de la renta (patrimonio neto) donde
éstos existan.15
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b) Medir, el éxito de la gestión financiera y el progreso de un año a otro o de un mes a
otro.
c) Proporcionar ; Puntos de comparación con el funcionamiento anterior de la misma
empresa o con el de otros que sean comparables.
d) Suministrar, una fuente continua de datos que ayuden a planificar la empresa.
e) Ayudar , a obtener crédito de los bancos y otras fuentes de financiación.
Probablemente sólo una pequeña proporción de los cultivadores de América Latina llevan
Registros adecuados, con el fin de proporcionar a los productores mayor ayuda para el
análisis de la empresa u finca, llegando a convertir sus fincas en empresas más comerciales
y que un mayor número de productores están obligados a rendir declaraciones a la Renta,
por lo cuál existirá una necesidad real de desarrollar sistemas útiles de registros, muchos
agricultores se verán enfrentados al problema de diseñar sistemas para llevar registros
apropiados a las necesidades de sus empresas.
Los agricultores deberán llevar registros para lograr la eficiencia de las fincas o empresa,
algunas veces será suficiente registros sencillos y en otros casos se justificará un mayor
esfuerzo.
Decisiones de inventario
El objetivo de los inventarios radica en lograr el equilibrio entre actividades que
suelen operar a distinto ritmo tales como ventas y producción; producción y
compras: distintas etapas del proceso productivo, posibilitando que cada una
funcione con mayor independencia.
El objetivo de la empresa, en cuanto a su política de inventarios, será lograr el
balance justo entre los beneficios derivados de mantenerlos y los costos que ellos
originan.
Las compañías con métodos tradicionales mantienen habituales inventarios por
los siguientes motivos:
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Para mejorar el servicio al consumidor Para aumentar la eficacia de la fabricación Para sacar ventajas de descuento por comprar en grandes
cantidadesLas decisiones más habituales que se adoptan con relación a los inventarios son:
que artículos mantener en stock; si es más conveniente fabricarlos o comprarlos;
en que momento efectuar la compra o la producción; Tamaño del lote a comprar o
fabricar; nivel de servicio a brindar a los clientes; Nivel de existencias a mantener;
inventarios de seguridad a mantener; sistema de control a utilizar.
Clasificación de inventarios:Por la función que cumplen:
Inventarios cíclicos : destinados a atender una demanda permanente o continua.
De seguridad : se mantienen como reserva.
De anticipación : cuando la demanda es estacional y el producto no perecedero.
De partida: se acoplan para realizar una producción única o distinta o con propósitos especulativos.
De tránsito: cuando transporta mercadería de un depósito a otro ubicado en distintas localidades.
La amplitud de los registros.La amplitud de los registros puede variar desde uno muy sencillos para un fin limitado y
especifico, tal como un mapa de campo que muestre las aplicaciones de un determinado
producto, hasta un amplio conjunto de registros y que comprenda todos los informes
financieros sobre la empresa agropecuaria. A continuación se presenta cinco de las
alternativas posibles.
Contabilidad simple de costos de una sola empresa.Mide dentro de la empresa los costos y los ingresos de un solo producto o empresa agrícola,
como por ejemplo, papa o algodón.
Ventajas Proporciona algunos datos de funcionamiento, útiles de planeación.
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Desventajas : Es el resultado de distribuciones arbitrarias de costos conjuntos y presta
poca utilidad para lo fines enumerados antes.
Registros para la declaración a la renta.
Los necesarios son: los registros de entradas de los gastos y de las depreciaciones.
Ventajas: Miden los resultados económicos de la empresa y sirven para los fines de la
declaración en la renta.
Desventajas: Pueden ser deficientes en datos que serían útiles para evaluar el
funcionamiento de los rubros o líneas individuales dentro de la empresa y para la
planeación de reajustes futuros. No cubren los ingresos o datos de la familia rural del
negocio agropecuario.
Registro global de la empresa agropecuaria.Estos incluyen un registro para el impuesto sobre la renta complementaria con inventarios y
datos cuantitativos del desarrollo de las líneas de Producción individuales. Algunos otros
registros parciales podría ser necesarios para proporcionar información completa sobre la
empresa agropecuaria.
Ventajas: Pueden proporcionar muchos datos para el análisis y planificación si se hace un
pequeño esfuerzo adicional sobre el mínimo necesario para la declaración de la renta.
Desventajas: No proporciona un informe completo sobre las finanzas de la familia.
Registro global sobre la empresa agropecuaria y las finanzas familiar.Este registro incluye la información para la declaración de la renta y planificación sobre las
finanzas de la familia y sobre la empresa.
Ventajas: Puede servir para todos los fines enumerados en las secciones anteriores.
Además los registros que incluyen tanto los ingresos y gastos de la empresa, así como los
de la familia y los balances en efectivo, proporcionan las bases necesarias para verificar
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continuas comprobaciones que descubren las omisiones hechas en el proceso de asiento de
los mismos.
Desventajas: pueden consumir más esfuerzos del que se justifica por los beneficios
recibidos, a menos que estén planificados muy cuidadosamente y que sean llevados
fielmente e interpretados con prudencia.
Contabilidad Completa de costos.Todos los cargos y entradas para las empresas agropecuarias en conjunto se registran y
distribuyen a las cuentas de los varios rubros o líneas de Producción.
Ventajas: Están destinados a medir el éxito financiero de cada una de las líneas de
Producción total.
Desventajas: Generalmente dependen de suposiciones arbitrarias sobre la distribución de
los costos en conjunto y son de poca utilidad para la planificación en proporción al
esfuerzo y a la habilidad que se requiere.
CLASE DE INFORMACION PARA ANOTAR EN LOS REGISTROS.
Pueden encontrarse varias aplicaciones para las diferentes clases de información anotada en
los registros de la empresa ya que probablemente no hay dos fincas que tengan las mismas
necesidades. Algunos de los ítems que con más frecuencia se registran clasificados bajo
títulos relativos a la empresa y a la familia son los siguientes:
a) Información sobre la empresa agropecuaria.
Gastos de operación y entradas.
Inversión e ingresos de capital
Cantidades de insumos y producción.
Precios de los insumos y producción.
Depreciación de la maquinaria, edificios, mejoras en la tierra, y compra de ganado.
Inventarios anuales que muestran la cantidad y el valor de la tierra, la propiedad que se
deprecia, ganados, alimentos y otras provisiones.
Inventarios diarios o mensuales del número de animales y de la cantidad de alimentos
en depósito.
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Datos acerca de las cuentas por pagar y por cobrar.
b) Información financiera de la familia.
Entradas y gastos de la familia
Cantidades y precios de los artículos comprados.
Datos acerca de cuentas y otras obligaciones por pagar o por cobrar.
Listas de pólizas de seguros y otros documentos similares.
Compras e inventarios de mobiliario y otras propiedades personales.
Declaración del balance financiero.
CARACTERISTICAS DESEABLES DE LOS REGISTROS.
Sin tener en cuenta la amplitud general de una serie de registros fuera de los ítems
específicos que deben ser incluidos, hay ciertas características que son muy deseables.
Algunas de las características de estos registros se enumeran a continuación, con ejemplos
tomados para una granja avícola comercial, los que también podrían acondicionarse para su
uso en otras empresas:
Deben ser completos en relación con los objetivos previamente establecidos: la
omisión de unos pocos ítems claves puede reducir mucho el valor de un registro que
puede ser aceptable en otros aspectos. Por ejemplo, la falta de datos para computar el
tamaño promedio del grupo de ponedoras, limitaría el valor analítico de un registro que
incluyera todos los gastos, ingresos y la Producción total de huevos.
Deben ser exactos dentro de ciertos límites considerados como aceptables : los
errores y las omisiones pueden con frecuencia localizarse y corregirse por simples
procedimientos de confrontación. Por ejemplo, el número de aves existentes al principio
del año, más las adiciones, menos las vendidas y muertas, debe ser igual al número de
aves al fin de año. Asimismo, el dinero en caja al principio del mes, más los ingresos en
efectivo de la finca y de la familia, menos los gastos en efectivo por los mismos
conceptos debe ser igual al dinero en caja a fin de mes.
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Deben ser sencillos y estar de acuerdo con los objetivos seleccionados : un sistema
de registro es de poco valor si el encargado no puede entenderlo, llevarlo fácilmente e
interpretarlo con rapidez, los errores pueden multiplicarse si el sistema exige la copia
repetida de una parte a otra.
Deben ser convenientes : especialmente con respecto a la facilidad de hacer asientos
originales donde la actividad o transición tiene lugar. La manera lógica de anotar la
Producción de huevos por ejemplo, no es u n libro de contabilidad sino en una hoja de
registros localizadas cerca de los nidos.
Deben tener suficiente espacio para anotar los detalles en una forma organizada :
los esfuerzos se desperdician y la exactitud se sacrifica cuando los esqueletos de
registros no tienen espacio amplio para cada asiento.
Deben ser accesibles : es decir, deben proporcionar con facilidad datos sobre
ciertas transacciones en particular, por ejemplo, el contador puede necesitar un dato de
una transacción efectuada 5 años atrás. Para encontrarlo puede hacerlo guiándose por
otras clasificaciones tales como impuesto, y siguiendo en orden cronológico una serie
de asientos o por algún otro procedimiento.
Deben clasificarse de acuerdo a los objetivos escogidos : un número suficiente de
columnas o líneas para la clasificación detallada eliminará problemas tales como la
necesidad de volver a clasificar los gastos de alimentos para obtener totales separados
para alimentos para ponedoras, alimentos para pollos, alimentos para vacas lecheras y
similares.
ALGUNAS DECIONES ESPECIALES.
Determinada la amplitud general que debe tener una serie de registros de la clase de
información que debe anotarse hay todavía algunas decisiones especiales que afectan el
diseño del sistema, a continuación se anotan uno de ellos:
1) El periodo de las cuentas: muchos agricultores confeccionan sus declaraciones de
renta con base en un periodo contables de un año calendario, sin embargo, en algunos
casos se ha establecido un año fiscal diferentes, o se considera éste como una medida
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aconsejable. Además existe la duda si deben o no hacerse resúmenes periódicos dentro
de un año contable. Estos resúmenes deberían ser mensuales o trimestrales, pero en
algunos casos, como en el registro de Producción de huevos es una explotación avícola,
lo mejor es hacer en periodos de cuatro semanas. Los resúmenes pueden ser necesarios
para llevar registros del trabajo semanal, o para mostrar los ingresos al detalle por día.
2) Contabilidad basándose en ingresos en efectivo o de inventarios: la contabilidad a
partir de ingresos en efectivo, ofrece ciertas ventajas de simplicidad, pero un método
que incluye ajustes para cambios en el inventario tiene grandes fluctuaciones de un año
a otro. En algunos casos el factor determinante será los requisitos de la declaración de la
renta. Si los gastos se cargan a cuentas abiertas y se registran solamente como pagos
totales muchos detalles útiles para el análisis de la empresa pueden perderse.
BIBLIOGRAFIA.
Central Regional de ayuda técnica Agencia para el desarrollo Internacional (AID)
“Administración Moderna Cooperativa. México /Buenos Aires.
Guerra Guillermo Manual de Administración de Empresas Agropecuarias”.
Reyes Ponce Agustín, Administración de Empresas. Teoría y Práctica.
GUIA DE ESTUDIO.
1) Defina el control como una función administrativa.2) Explique brevemente una de la importancia del control.3) Enumere los principios del control, explique dos de ellos.4) Porqué es importante que todo administrador agropecuario lleve
registros de su empresa.5) Enumere las características de los registros, explique 3 de ellos.6) Explique tres de las decisiones que deben tenerse en cuenta para los
registros.7) Enumere los objetivos principales de los registros 8) Clasificación de los costos.
22
¿..?
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ANEXOS
f. 8 La tierra
Uso de la tierra Inventario inicial Inventario final
Superficie Valor Superficie Valor
EN CULTIVOS
PERMANENTES
CULTIVOS
TRANSITORIOS
PASTOS DE CORTES
PASTOS
PERMANENTES
SUPERFICIE Y VALOR
TOTAL
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F.9 Inventario inicial del uso actual de la tierra (distribución de la producción)
Clase de
cultivo
Semestre
(A – B)
Superficie en
hectárea
ProducciónCantidades usadas
en la empresaVentas Observa
ciones
Rendimiento Unidad /producción
% de lo norma
P/semilla Para consumo
Producción
Unidad
Precio por unidad
Ingreso total
% al producto
Sobre cosechas anormale
Nota: Indicar los motivos por los cuales los rendimientos son
más altos o más bajos. 24
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Especificar las cantidades que faltan por vender F-10 INVENTARIO DE MAQUINAS Y TIEMPO
Nombre Clase Años en el predio
Valor Gastos en reparación
Compras VentasUnitario Total
C$ Número Valor Numer
o Valor
Indicar tipo de tractor, equipo avícola, equipo lechero, entre otros.
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Modulo de Registro y Evaluación MSc. Ana Isabel Arévalo.
F- 11 INVENTARIO DE EDIFICIOS Y MEJORAS.
Numero Valor al final del año Fecha de construcción
Valor de la construcción
Observaciones
Unitario Total Casa del productor
Casa de peones
Galpones
Establos
Corrales
Alambrados
Bodegas
Silos aéreos
Silos subterráneos
Tanques
Pozos y bombas
Gallineros
Otros
TOTAL
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Modulo de Registro y Evaluación MSc. Ana Isabel Arévalo.
F 12- INVENTARIO DE GANADO
Clase de animales
Numero Compras durante el año Ventas durante el año Nacidos
Consumo
Muertos
observ
1 año
Fin de año
Promedio
Número
Edad
Precio /unit
Costo total
Número
Edad
Precio unit
Costo total
F 13 MANO DE OBRA PERMANENTE
Personas o clase de personas
Tiempo que trabaja Días trabajadosAl año
Beneficios sociales
Total pagado E F M A M J J A S O N D
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Modulo de Registro y Evaluación MSc. Ana Isabel Arévalo.
F. 15 MANO DE OBRA CONTRATADO
Trabajos a contratar (especificar la clase)
No. De días
Unidad de trabajo*
Numero de personas
Total unidades de trabajo
Valor pagado Valor Unidad Total
*tareas, cosecha etc.
F 16. Deudas del agricultor
Clase de deuda Cantidad pendiente Prestamos durante el año Pegos efectuados durante al año
Principio del año
Final de año
Obtenido de quien
Cantidad.
% de interés
A quien
Cantidad
%de interés
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Modulo de Registro y Evaluación MSc. Ana Isabel Arévalo.
F -. 17 INVENTARIO DE EXISTENCIA
Existencias Inventario inicial Inventario final Cantidad Medida Valor Cantidad Medida Valor
Granos y productos almacenados
Materiales de construcción
Concentrados
Valor total de
existencias
La medida se refiere a toneladas, bultos, cajas, kilos, galones, arrobas entre otros.
F 18 semillas, fertilizantes y otros materiales usados en los cultivos .
Cultivos Semilla usada Compras Fertilizantes
Fun.. insect. Malezas
Cantidad usada
Unidad
Cant Precio unit.
Costo total
Costo unitario
Costo total
Precio unitario
Costo total
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F 19 croquis de la empresa agropecuaria
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