I
PORTADA
UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO
FACULTAD DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TRABAJO DE GRADUACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN
DEL TÍTULO DE INGENIERO EN CONTABILIDAD Y
AUDITORÍA CPA.
TEMA: “EL SISTEMA CONTABLE Y SU INCIDENCIA EN LA
TOMA DE DECISIONES EN CLÍNICA VETERINARIA
CONSULPEC EN EL PRIMER SEMESTRE DEL 2013”
AUTOR: MARTÍNEZ MARTÍNEZ PEDRO GABRIEL
TUTOR: DR. MAURICIO ARIAS PÉREZ
AMBATO – ECUADOR
2014
II
APROBACIÓN DEL TUTOR
Yo, Dr. Mauricio Giovanny Arias Pérez, con cédula de ciudadanía №
1802767267, en mi calidad de Tutor del trabajo de investigación sobre el tema:
“El Sistema Contable y su incidencia en la Toma de Decisiones en Clínica
Veterinaria CONSULPEC en el primer semestre del 2013”, desarrollado por
Pedro Gabriel Martínez Martínez , estudiante de la Carrera de Contabilidad y
Auditoría, considero que dicho informe investigativo reúne los requisitos
mínimos, tanto técnicos como científicos y corresponde a las normas establecidas
en el Reglamento de Graduación de Pregrado, modalidad Trabajo Estructurado
de manera Independiente y en el normativo para la presentación de Trabajos de
Graduación de la Facultad de Contabilidad y Auditoría.
Por lo tanto, autorizo la presentación del mismo ante el organismo pertinente, para
que sea sometido a evaluación por los profesores calificadores designados por el
H. Consejo Universitario - UTA.
Ambato, 12 de Junio de 2014
EL TUTOR
……………………………………
Dr. Mauricio Giovanny Arias Pérez
III
AUTORÍA DEL PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
Yo, Pedro Gabriel Martínez Martínez con cédula de ciudadanía №
1804000246, tengo a bien indicar que los criterios emitidos en el informe
investigativo, bajo el tema: “El Sistema Contable y su incidencia en la Toma de
Decisiones en Clínica Veterinaria CONSULPEC en el primer semestre del
2013”, así como también los contenidos presentados, ideas, análisis y síntesis de
datos y resultados son de exclusiva responsabilidad de mi persona, como autor de
este trabajo de Investigación.
Ambato, 12 de Junio del 2014
AUTOR
……………………………………
Pedro Gabriel Martínez Martínez
IV
APROBACIÓN DEL TRIBUNAL DE GRADO
El Tribunal de Grado, aprueba el Trabajo de Graduación, sobre el tema “El
Sistema Contable y su incidencia en la Toma de Decisiones en Clínica
Veterinaria CONSULPEC en el primer semestre del 2013”, elaborado por el
estudiante Pedro Gabriel Martínez Martínez, de la modalidad Trabajo
Estructurado de manera Independiente, el mismo que guarda conformidad con las
disposiciones reglamentarias emitidas por la Facultad de Contabilidad y Auditoría
de la Universidad Técnica de Ambato.
Ambato, 12 de Junio de 2014
Para constancia firma
……………………………………… …………………………………
Lic. Carmen Guamanquispe Ab. Cintia de la Torre
PROFESOR CALIFICADOR PROFESOR CALIFICADOR
……………………………………
Eco. Diego Proaño
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL
V
INDICE GENERAL
PORTADA ................................................................................................................................... I
APROBACIÓN DEL TUTOR ................................................................................................... II
AUTORÍA DEL PROYECTO DE INVESTIGACIÓN .......................................................... III
APROBACIÓN DEL TRIBUNAL DE GRADO ..................................................................... IV
INDICE GENERAL ................................................................................................................... V
INDICE DE TABLAS ........................................................................................................... VIII
INDICE DE GRAFICOS ......................................................................................................... XI
RESUMEN EJECUTIVO ..................................................................................................... XIII
INTRODUCCION ....................................................................................................................... 1
CAPÍTULO I ............................................................................................................................... 2
EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ................................................................................... 2
1.1 TEMA DE INVESTIGACIÓN ........................................................................................ 2
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ......................................................................... 2
1.3. JUSTIFICACIÓN.......................................................................................................... 8
1.4. OBJETIVOS .................................................................................................................. 9
CAPÍTULO II ............................................................................................................................ 10
MARCO TEÒRICO ................................................................................................................ 10
2.1. ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS ...................................................................... 10
2.2. FUNDAMENTACIÓN FILOSÓFICA ......................................................................... 12
2.3. FUNDAMENTACIÓN LEGAL ................................................................................... 13
2.4. CATEGORÍAS FUNDAMENTALES .......................................................................... 17
2.5. HIPÓTESIS ................................................................................................................. 27
2.6. SEÑALAMIENTO DE LAS VARIABLES .................................................................. 27
VI
CAPÍTULO III .......................................................................................................................... 28
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ......................................................................... 28
3.1. ENFOQUE ................................................................................................................... 28
3.2. MODALIDAD BÁSICA DE LA INVESTIGACIÓN ................................................... 29
3.3. NIVEL O TIPO DE INVESTIGACIÓN ....................................................................... 30
3.4. POBLACIÓN Y MUESTRA ........................................................................................ 31
3.5. OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES ..................................................... 34
3.6. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN ........................................................................ 36
3.7. PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS .............................................................................. 38
CAPÍTULO IV .......................................................................................................................... 41
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS .......................................................... 41
4.1 ANALISIS DE LOS RESULTADOS ............................................................................ 41
4.2 INTERPRETACION DE RESULTADOS. .................................................................... 55
4.3 VERIFICACIÓN DE LA HIPOTESIS .......................................................................... 58
CAPÍTULO V ............................................................................................................................ 62
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................................ 62
5.1 CONCLUSIONES ........................................................................................................ 62
5.1 RECOMENDACIONES ............................................................................................... 63
CAPÍTULO VI .......................................................................................................................... 64
PROPUESTA .......................................................................................................................... 64
6.1 DATOS INFORMATIVOS .......................................................................................... 64
6.2 ANTECEDENTES DE LA PROPUESTA ..................................................................... 66
6.3 JUSTIFICACIÓN......................................................................................................... 67
6.4 OBJETIVOS ................................................................................................................ 68
VII
6.5 ANALISIS DE FACTIBILIDAD ................................................................................. 69
6.6 FUNDAMENTACION. ............................................................................................... 69
6.7 METODOLOGIA ......................................................................................................... 81
6.8 ADMINISTRACION DE LA PROPUESTA. .............................................................. 158
6.9 PREVISIÓN DE LA EVALUACIÓN. ........................................................................ 159
BIBLIOGRAFIA ..................................................................................................................... 160
VIII
INDICE DE TABLAS
TABLA N° 1: Nivel de la toma de decisiones ................................................................. 25
TABLA N° 2: Resultado de la toma de decisiones .......................................................... 25
TABLA N° 3: Enfoque de la Toma de Decisiones ........................................................... 26
TABLA N° 4: Población establecida en Clínica Veterinaria CONSULPEC .................... 32
TABLA N° 5: Operacionalización variable independiente .............................................. 34
TABLA N° 6: Operacionalización variable dependiente ................................................. 35
TABLA N° 7: Procedimiento de recolección de información .......................................... 37
TABLA N° 8: Cuantificación de resultados ..................................................................... 38
TABLA N° 9: Relación de objetivos específicos, Conclusiones y Recomendaciones ..... 40
TABLA N° 10: Generación Información Financiera Oportuna ....................................... 42
TABLA N° 11: Registro de Operaciones Contables. ....................................................... 43
TABLA N° 12: Información Financiera Oportuna ........................................................... 44
TABLA N° 13: Colaboración del Personal ...................................................................... 45
TABLA N° 14: Automatización de los Registros de Operación ...................................... 46
TABLA N° 15: Toma de Decisiones en base a la Información Contable. ........................ 47
TABLA N° 16: Indicadores de Gestión para Toma de Decisiones. .................................. 48
TABLA N° 17: Toma de Decisiones Intuitivamente ........................................................ 49
TABLA N° 18: Presentación Informes Financieros. ........................................................ 50
TABLA N° 19: Archivo de la Documentación ................................................................ 51
TABLA N° 20: Archivo de la Documentación ................................................................ 52
TABLA N° 21: Documentos de Respaldo ....................................................................... 53
TABLA N° 22: Modelo Contable para Toma de Decisiones. .......................................... 54
TABLA N° 23: Frecuencias Observadas ......................................................................... 59
TABLA N° 24: Frecuencias Esperadas. ........................................................................... 59
TABLA N° 25: Calculo- Chi Cuadrado. .......................................................................... 59
TABLA N° 26: Presupuesto de la Propuesta .................................................................... 65
TABLA N° 27: Características de la Información............................................................ 72
TABLA N° 28: Simbología Diagramas de Flujo ............................................................. 78
TABLA N° 29: Cuestionario de control interno para Caja ............................................... 83
TABLA N° 30: Nivel de Confianza ................................................................................. 85
TABLA N° 31: Hoja de Hallazgos Caja ......................................................................... 86
IX
TABLA N° 32: Procedimiento Contable Componente Caja ............................................ 88
TABLA N° 33: Procedimiento Contable Arqueo de Caja ................................................ 90
TABLA N° 34: Procedimiento Contable Caja Chica ....................................................... 92
TABLA N° 35: Cuestionario de Control Interno Para Bancos ......................................... 97
TABLA N° 36: Nivel de Confianza ................................................................................. 98
TABLA N° 37: Hoja de Hallazgos Bancos ...................................................................... 99
TABLA N° 38: Procedimiento Contable cuenta Bancos ................................................ 101
TABLA N° 39: Procedimiento Contable Cuenta Bancos ............................................... 103
TABLA N° 40: Procedimiento Contable Cuenta Bancos ............................................... 105
TABLA N° 41: Cuestionario de Control Interno para Cuentas Por Cobrar Clientes ...... 109
TABLA N° 42: Nivel de Confianza ............................................................................... 110
TABLA N° 43: Hoja de Hallazgos Cuentas por Cobrar ................................................. 111
TABLA N° 44: Procedimiento Contable Cuentas por Cobrar Clientes .......................... 113
TABLA N° 45: Cuestionario de Control Interno para Inventarios ................................. 117
TABLA N° 46: Nivel de Confianza ............................................................................... 118
TABLA N° 47: Hoja de Hallazgos Inventario ............................................................... 119
TABLA N° 48: Procedimiento Contable para la Cuenta Inventarios ............................. 121
TABLA N° 49: Procedimiento Contable para la Cuenta Inventarios ............................. 123
TABLA N° 50: Procedimiento Contable para la Cuenta Inventarios ............................. 125
TABLA N° 51: Procedimiento Contable para la Cuenta Inventarios ............................. 127
TABLA N° 52: Cuestionario de Control Interno Proveedores ....................................... 132
TABLA N° 53: Nivel de Confianza ............................................................................... 133
TABLA N° 54: Hoja de Hallazgos Proveedores ............................................................ 134
TABLA N° 55: Procedimiento Contable para la Cuenta Proveedores ........................... 136
TABLA N° 56: Cuestionario de Control Interno para Ingresos ..................................... 140
TABLA N° 57: Nivel de Confianza ............................................................................... 141
TABLA N° 58: Hoja de Hallazgos Ingresos ................................................................. 142
TABLA N° 59: Procedimiento Contable para la Cuenta Ingresos.................................. 144
TABLA N° 60: Cuestionario de Control Interno para Gastos ........................................ 149
TABLA N° 61: Nivel de Confianza ............................................................................... 150
TABLA N° 62: Hoja de Hallazgos Gastos ..................................................................... 151
TABLA N° 63: Procedimiento Contable para la Cuenta Gastos. ................................... 153
TABLA N° 64: Cronograma de Socialización del Modelo ............................................ 157
X
TABLA N° 65: Administración de La Propuesta ........................................................... 158
TABLA N° 66: Previsión de la Evaluación. ................................................................... 159
XI
INDICE DE GRAFICOS
GRAFICO N° 1: Árbol de problemas ................................................................................ 6
GRAFICO N° 2: Superordinación conceptual ................................................................. 17
GRAFICO N° 3: Subordinación conceptual .................................................................... 18
GRAFICO N° 4: Representación Gráfica de Resultados ................................................. 39
GRAFICO N° 5: Generación Información Financiera Oportuna .................................... 42
GRAFICO N° 6: Registro de operaciones Contables. ...................................................... 43
GRAFICO N° 7: Información Financiera Oportuna ......................................................... 44
GRAFICO N° 8: Colaboración del Personal .................................................................... 45
GRAFICO N° 9: Automatización de los Registros de Operación .................................... 46
GRAFICO N° 10: Toma de Decisiones en base a la Información Contable. .................... 47
GRAFICO N° 11. Indicadores de Gestión para Toma de Decisiones............................... 48
GRAFICO N° 12: Toma de Decisiones Intuitivamente ................................................... 49
GRAFICO N° 13: Presentación Informes Financieros. .................................................... 50
GRAFICO N° 14: Archivo de la Documentación ............................................................ 51
GRAFICO N° 15: Archivo de la Documentación ............................................................ 52
GRAFICO N° 16: Documentos de Respaldo ................................................................... 53
GRAFICO N° 17: Modelo Contable para Toma de Decisiones. ..................................... 54
GRAFICO N° 18: Zona de Aceptación de la Hipótesis. .................................................. 60
GRAFICO N° 19: Contabilidad como sistema ................................................................. 71
GRAFICO N° 20: Flujograma del Proceso Actual en el Manejo del Efectivo. ................ 87
GRAFICO N° 21: Flujograma Propuesto Componente Caja ........................................... 89
GRAFICO N° 22: Flujograma Propuesto Procedimiento Arqueo de Caja ....................... 90
GRAFICO N° 23: Flujograma propuesto procedimiento Caja Chica .............................. 93
GRAFICO N° 24: Flujograma Actual de procedimiento componente Bancos .............. 100
GRAFICO N° 25: Flujograma Propuesto para el Manejo de la cuenta Bancos .............. 102
GRAFICO N° 26: Flujograma Propuesto para el Manejo de la Cuenta Bancos ............. 104
GRAFICO N° 27: Flujograma Propuesto para el Manejo de la Cuenta Bancos ............. 106
GRAFICO N° 28: Flujograma Actual de Procedimiento Cuentas por Cobrar Clientes . 112
GRAFICO N° 29: Flujograma Propuesto para Cuentas por Cobrar Clientes ................. 114
GRAFICO N° 30: Flujograma Actual de Procedimiento Componente Inventarios....... 120
GRAFICO N° 31: Flujograma Propuesto para el Manejo de la Cuenta Inventario ........ 122
XII
GRAFICO N° 32: Flujograma Propuesto para el Manejo de la Cuenta Inventario ........ 124
GRAFICO N° 33: Flujograma Propuesto para el Manejo de la Cuenta Inventario ........ 126
GRAFICO N° 34: Flujograma Propuesto para el Manejo de la Cuenta Inventario ........ 128
GRAFICO N° 35: Flujograma Actual de Procedimiento Componente Proveedores ..... 135
GRAFICO N° 36: Flujograma Propuesto Proveedores .................................................. 137
GRAFICO N° 37: Flujograma Actual de Procedimiento Cuenta .................................. 143
GRAFICO N° 38: Flujograma Propuesto para el Manejo de la Cuenta Ingresos. .......... 145
GRAFICO N° 39: Flujograma Propuesto para el Manejo de la Cuenta Ingresos. .......... 146
GRAFICO N° 40: Flujograma Actual de Procedimiento Cuenta Gastos ...................... 152
GRAFICO N° 41: Flujograma Propuesto para el Manejo de la Cuenta Gastos. ............. 154
XIII
RESUMEN EJECUTIVO
El presente proyecto de investigación trata acerca del sistema contable y su
relación con la toma de decisiones en Clínica Veterinaria “CONSULPEC”
durante el primer semestre del año 2013.
Con el presente trabajo de investigación se pretende contribuir al mejoramiento y
desarrollo de la contabilidad en la empresa, con el propósito de facilitar el trabajo
en el área contable. A continuación se resume el contenido de cada uno de los 6
capítulos que contiene el trabajo investigativo.
El CAPITULO I se denomina El problema en donde se encuentra el tema de
investigación, el planteamiento del problema, la contextualización, sus causas, sus
efectos, la prognosis, la formulación del problema, las preguntas directrices, la
delimitación del problema de investigación planteado, y principalmente se destaca
la importancia de llevar a cabo el estudio, a través de la justificación y los
objetivos propuestos.
El CAPITULO II se detalla toda la indagación de índole bibliográfico por que se
refiere a antecedentes investigativos, fundamentación filosófica, fundamentación
legal apoyada en leyes que sustentan el tema de investigación. Además se
especifican conceptualizaciones que son de gran utilidad en el desarrollo del
trabajo, también se establece la hipótesis correspondiente, así como el
señalamiento de las variables.
El CAPITULO III se define la modalidad de la investigación, los niveles de
investigación aquí se define la población y la muestra con la cual se ha trabajado,
además la operacionalización de las variables.
El CAPITULO IV se realiza el análisis e interpretación de resultados después de
la correspondiente tabulación de las encuestas aplicada al personal implicado en la
investigación, posteriormente se realiza la comprobación de la hipótesis.
XIV
El CAPITULO V se emite conclusiones encontradas en la investigación y se
plantean recomendaciones con el objeto de mejorar las debilidades y falencias
detectadas.
El CAPITULO VI se define la propuesta de solución al problema de
investigación planteado, en la que se entregan herramientas útiles y de fácil
aplicación para la entidad.
Para su finalización se detalla la bibliografía y anexos.
1
INTRODUCCION
En la actualidad toda organización que realice una actividad permanente u
ocasional, para su funcionamiento requiere controlar las operaciones que efectúa,
los cambios ocurridos en sus activos, obligaciones y patrimonio, esto se logra con
un adecuado sistema contable, con el propósito de que pueda informar, interpretar
y tomar decisiones en base a los resultados de las operaciones financieras.
Un sistema contable adecuado disminuye los márgenes de error, además unifica
las estructuras de los reportes contables y ayuda a obtener información oportuna,
cuando existe un proceso estructurado todas las áreas trabajan en sinergia con un
mejor sistema de comunicación y una mejor información, lo que contribuye que la
gerencia obtenga información contable confiable para la toma de decisiones.
En la empresa la sistematización de los procesos, implica la forma correcta de
cumplir diariamente las actividades asignadas asegurando el logro de objetivos.
Estos controles están diseñados para lograr el procesamiento, integridad y
confiabilidad de la información, mediante la autorización, validación y
aplicaciones para enviar y recibir la información.
Por esta razón, se propone a la empresa un modelo contable el cual es necesario
para controlar y supervisar, el manejo de las cuentas, los documentos y procesos
que conforman el área contable con el propósito de obtener una información
oportuna eficaz y eficiente.
Una vez ya ejecutado el modelo contable en la empresa obtendremos información
oportuna, confiable y útil para la elaboración de los estados financieros, informes
tributarios para la toma de decisiones económicas por parte de la gerencia.
2
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
1.1 TEMA DE INVESTIGACIÓN
“El Sistema Contable y su incidencia en la Toma de Decisiones en Clínica
Veterinaria CONSULPEC en el Primer Semestre del año 2013”
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.2.1 Contextualización
1.2.1.1 Contexto macro
La actividad económica, independientemente del sector en el que se ubique,
genera por su propia naturaleza gran cantidad de reportes, generalmente todo
empresario no se preocupa por el hecho generador de informes, y pone su
atención únicamente al estado económico en el que se encuentra. Debido a las
posibles falencias que estaría atravesando en su economía, los empresarios
procuran una mínima inversión de recursos en la obtención de este tipo de
información.
Sectores como la atención a la salud de los animales domésticos y otros generan la
necesidad de la presencia de profesionales, que cubran esta área, y al mismo
tiempo aportar al desarrollo económico y social del país.
El sector veterinario ha venido creciendo, poco a poco con el transcurso del
tiempo teniendo una gran participación en la económica del país.
3
De la misma manera estos sectores arrojan datos económicos por su naturaleza
de comercialización de productos médicos e insumos para animales, y la
prestación de servicios veterinarios, por ende necesitan determinar sus
desembolsos, ingresos y conocer cuál es su utilidad, y mantenerse al tanto sobre
su estado económico así como cumplir con las obligaciones tributarias reportes e
informes financieros.
Toda empresa, por pequeña que esta sea, necesita de un control contable, cada
contabilidad se ajusta a las necesidades de la empresa y con sus resultados el
ejecutivo toma decisiones oportunas enmarcadas a la realidad financiera de la
empresa.
1.2.1.2 Contexto meso
El mercado de comercialización de negocios veterinarios ha ido evolucionando
con gran fuerza en diferentes ciudades de la provincia.
Pelileo al ser una de las principales ciudades emprendedoras cuenta con diversas
empresas que comercializan productos veterinarios, y a su vez cuentan con
clínicas veterinarias. En este grupo se encuentran organizaciones con trayectoria y
otras empezando sus actividades comerciales, el primer escenario influye
positivamente a la empresa, ya que la experiencia y la duración en el mercado
hace que la administración de importancia a los factores externos como internos y
realice acciones para fortalecer el buen desarrollo de las áreas tanto
administrativas como contables, de tal manera que permitan la consecución de
objetivos, mientras que en segundo caso las empresas que empiezan sus
actividades comerciales se encuentran en desventaja ya que la administración se
enfoca en los resultados a obtener, es decir el rendimiento económico de las
transacciones que realice la empresa, dejando de lado la estructura organizacional
y los controles que deben existir en las actividades que desarrollan cada miembro
de la organización. Cabe mencionar que él no existir controles en las actividades
a desarrollar de una empresa, se expone a no alcanzar las metas implantadas, esto
puede ser solucionado si la dirección considera la importancia en la estructura de
los procesos y el control que estos deben tener para un mejor funcionamiento, sin
4
confundir el posicionamiento en el mercado o el nivel de ventas que posea con el
de alcanzar las metas financieras.
1.2.1.3 Contexto micro
Clínica Veterinaria CONSULPEC, es una empresa comprendida con el medio
ambiente que está dedicada a venta y atención médica zootecnista. La empresa se
formó a partir de una visión que tuvo su fundador el Médico Veterinario y
Empresario Ing. Luis Eduardo Paredes la cual se logró a través de mucho
esfuerzo y sacrificio. Empezó dando consultas a ganaderos en sectores aledaños al
cantón y vendiéndoles medicamentos, así tuvo la oportunidad de abrir un
establecimiento en el cantón Pelileo al que llamó “CONSULPEC” con el cual ha
generado progreso y sustento para su familia.
Actualmente la empresa está integrada por 4 médicos veterinarios y 2 técnicos
zootecnistas que laboran cumpliendo con todos los estándares de calidad que la
sociedad requiere.
Se podría decir entonces que la actividad principal de veterinaria CONSULPEC es
la venta de medicina veterinaria e insumos agrícolas siendo sus principales
proveedores C.C. Laboratorios de la ciudad de Ambato distribuidora Guimo,
Avipaz, Pronaca, Molinos Miraflores y además teniendo líneas agrícolas
complementarias de otras casas comerciales como Agrosal entre otras.
La empresa durante este tiempo ha ido creciendo poco a poco hasta posesionarse
en su mercado, el desarrollo de la misma nos impulsa a valorar la situación de la
empresa considerando como su mayor problema el no proveer de información
financiera oportuna, y en otros casos la valoración de inventarios, el control de
clientes así como la Gestión Operativa.
El no contar con un software hace que la información financiera sea compleja de
manejar, por tal motivo muchas veces la información es inoportuna para el cierre
de períodos y generación de balances debido a que las operaciones no se
5
contabilizan diariamente, ocasionando dificultad para tomar decisiones por parte
de la gerencia.
La información financiera oportuna es primordial, ya que ayudará a la
administración a una correcta toma de decisiones, además prevenir errores
contables, como disminución en las ventas, pérdidas de clientes entre otros
problemas económicos que estarían en riesgo al no tomar las acciones correctivas.
Hay que considerar que la cantidad de información a procesar es amplia, al
momento de cerrar el período por lo que requiere de mayor tiempo para poder
lograrlo
6
1.2.2. Análisis crítico
GRAFICO N° 1: Árbol de problemas
Efectos
Problema
Central
Causas
Fuente: .Investigación de campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
Toma de
Decisiones no
adecuadas
Retraso en la entrega de informes Financieros
Información Financiera Inoportuna en Clínica
Veterinaria CONSULPEC.
Inadecuado Sistema
Contable
Insuficiente capacitación del
personal en preparación de
Informes Financieros
Desorganización Financiera.
Proyecciones Presupuestadas
Erróneas
7
1.2.2.1 Relación causa-efecto
En el presente trabajo de investigación se encuentra que uno de los principales
problemas que afronta la entidad es la presentación inoportuna de la información
financiera, esta falencia es ocasionada porque el personal que labora en la entidad
no tiene el debido conocimiento en la preparación de informes y además existe
una deficiente organización financiera lo que da como consecuencia la demora en
aspectos tributarios lo que ocasiona sanciones tributarias.
Otro de los problemas que se presenta en la empresa se da al no poseer un sistema
contable que garantice la obtención de información confiable en el momento que
se requiera limitando a la Gerencia a tomar decisiones correctas y oportunas.
1.2.3 Prognosis
A pesar que en la actualidad no se visualiza el problema dentro de la empresa, el
no dar solución a este problema de forma inmediata, no permitirá tomar
decisiones gerenciales adecuadas, tampoco poseer información necesaria para la
empresa y ocasionará que no se cumpla con requerimientos de los respectivos
organismos de control.
Si la empresa no da prioridad al sistema contable como herramienta necesaria para
el procesamiento de la información financiera, la entidad se verá limitada a tomar
decisiones que le ayudará a mejorar su rentabilidad.
Por consiguiente la empresa debe considerar que es importante realizar mejoras
en el sistema contable existente.
1.2.4. Formulación del problema
¿Es la información inoportuna provocada por la inaplicabilidad de un sistema
contable lo que conlleva a una toma de decisiones inapropiadas en clínica
veterinaria CONSULPEC?
8
1.2.5. Preguntas directrices
¿Qué parámetros y condiciones se utiliza para la elaboración de informes?
¿El sistema contable actual que se maneja repercute en la entrega oportuna
de informes?
¿Cuáles son los factores que influyen el retraso en la entrega de informes
financieros?
¿Qué tan acertadas son las decisiones tomadas en periodos anteriores?
1.2.6. Delimitación
Campo: Contabilidad
Área: Contabilidad General
Aspecto: Sistema Contable.
Temporal: Tiempo del Problema: Enero- Julio 2013
Tiempo de Investigación: Julio 2013- Marzo 2014
Espacial: Esta investigación se realizó en Clínica Veterinaria CONSULPEC,
domiciliada en la Provincia de Tungurahua; Ciudad: Pelileo.
1.3. JUSTIFICACIÓN
La presente investigación es de interés para la administración de la Clínica
Veterinaria CONSULPEC, puesto que al proveer de información contable
confiable y oportuna le ayudará a la organización a proteger los activos, asegurar
la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables los cuales son
utilizados por la dirección para la toma de decisiones.
De la misma manera para el investigador es importante compartir conocimientos
adquiridos a lo largo de su vida académica con el propósito de dar solución a esta
investigación que será de gran beneficio para la administración y para todas las
personas que estén involucradas dentro de la misma.
9
Además la investigación cuenta con la autorización de la administración de la
empresa, así como la colaboración de empleados, lo que ayudará a un mejor
estudio y análisis del problema encontrado en la empresa.
1.4. OBJETIVOS
1.4.1 Objetivo General
Estudiar el sistema contable examinando los procedimientos existentes y datos
contables para una correcta toma de decisiones en clínica veterinaria
CONSULPEC.
1.4.2 Objetivos Específicos
1. Evaluar el sistema contable observando documentos y registros generados en
clínica veterinaria CONSULPEC para determinar su efectividad.
2. Analizar el proceso de la toma de decisiones por parte de la gerencia en clínica
veterinaria CONSULPEC evaluando los parámetros y condiciones con las que se
tomaron las acciones para mejorar la gestión administrativa de la misma.
3. Proponer un modelo contable de procesos para obtener una correcta estructura
que genere información adecuada y oportuna en clínica veterinaria
CONSULPEC.
10
CAPÍTULO II
MARCO TEÒRICO
2.1. ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS
Para el desarrollo de la presente investigación se indagó en la Biblioteca de la
Universidad Técnica de Ambato, en la Facultad de Contabilidad y Auditoría sobre
temas similares, encontrándose los siguientes temas:
Según lo expresado por Edith Tenorio (2007) en su trabajo de investigación
concluyó lo siguiente “La falta de un sistema contable computarizado, no le
permite obtener Información precisa e inmediata, lo que dificulta la toma de
decisiones, que beneficien a la empresa, además indica que la empresa no ha dado
importancia al área contable, por otro lado menciona que no existe la adecuada
planificación y organización para la adquisición de mercaderías”.
Según Rodrigo y Orlando Estupiñán (2006:p. 17) La contabilidad financiera es
una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente
información cuantitativa, expresada en unidades monetarias, de las transacciones
que realiza un ente económico y de ciertos eventos económicos identificables y
cuantificables que le afectan, con el propósito de presentar información financiera
que sirva de base a sus usuarios para la toma de decisiones.
Según Earl Spiller y Martín Gosman (1990:p. 5) quienes afirman que: el
principal objetivo de la contabilidad financiera es el suministro de información
para los inversionistas y para otros grupos que no intervienen directamente en la
operación del negocio o que no están dotados de poder para dictar la presentación
11
y el contenido de los informes preparados para ellos. Su producto consiste en
estados financieros para propósitos generales, dirigidos a una variedad de usuarios
externos.
De esto los accionistas y los acreedores son el grupo dominante; se supone que
otras partes externas comparten las mismas necesidades informativas de los
inversionistas directos.
Según López López Adán Efraín en su trabajo de investigación con el tema:
“La información empresarial y su relación con el sistema contable como
herramienta para controlar las operaciones financieras en el comité pro mejoras de
San Bartolomé de Pinllo en el segundo semestre del año 2009” menciona: Toda
organización que realiza una actividad permanente u ocasional, para su
funcionamiento requiere controlar las operaciones que efectúa, los cambios
ocurridos en sus activos, sus obligaciones y su patrimonio, a fin de que se pueda
informar e interpretar los resultados de la gestión administrativa y financiera. La
contabilidad constituye el sistema de información del que dispone la gerencia, por
tanto toda organización para su adecuado desenvolvimiento requiere de la
herramienta contable. La teoría de la contabilidad por partida doble fue difundida
en 1494 por Fray Lucas Paccioli, y desde entonces son muchos los cambios que
se han suscitado para la realización de los registros contables, hasta llegar hoy en
día a los difundidos sistemas contables computarizados.
Se puede evidenciar de lo anteriormente expuesto que la contabilidad como tal es
una herramienta indispensable que no puede faltar en una empresa, ya que se ha
venido manejando desde principios de la humanidad, por lo que actualmente se
han desarrollado mecanismos para su mejor manejo y procesamiento de registros,
datos e información contable generados en la misma.
Según la publicación Evaluación del proceso contable del autor Víctor Ventura
(2010), “Una evaluación del proceso contable puede darles al menos dos salidas:
reformular la forma en que se hacen las cosas o tercerizar, todo el proceso
contable con un especialista de una comprobada experiencia. Para ambos caminos
y otros planteamientos alternativos, un análisis de cada dimensión del proceso
12
contable constituye el paso previo para conseguir la eficiencia esperada.
Mediante la integración de manera efectiva las dimensiones del proceso contable
genera información oportuna, confiable y de valor agregado”.
Del criterio antes mencionado se puede evidenciar que el desarrollo de una
empresa gira en torno a la información contable que se genera dentro de la misma
y la presentación de estos a través de informes que deben ser oportunos,
consistentes, reales, transparentes y precisos para satisfacer los requerimientos de
información para una evaluación financiera oportuna efectiva y una correcta toma
de decisiones.
2.2. FUNDAMENTACIÓN FILOSÓFICA
El presente trabajo de investigación está basado en el paradigma naturalista
porque el enfoque es predominantemente cualitativo.
Para delimitar dentro del paradigma naturalista al proyecto de investigación es
necesario describir las características que lo identifican, para lo cual Víctor Hugo
Abril (2013), manifiesta entre otras las siguientes características:
a. Los objetivos de la investigación y el proceso de seguir [con la misma] son
conocidos tanto por los encuestadores y técnicos como por la población.
b. El proceso de investigación es realizado en forma conjunta entre la
población y los técnicos.
c. La comunidad es parte activa, se le reconocen sus potencialidades.
d. La investigación no es un proceso estático, sino una acción; es una
oportunidad de formación para la población.
e. Cualquier investigación, intervención o acción donde se busque el
desarrollo del medio para tener éxito tiene que suscitar la participación
activa de la población.
13
Alrededor de éste enfoque se generalizan varias ideas que argumentan el
paradigma de la investigación así está lo expresado por Lidia Gutiérrez (2013)
quien en su publicado menciona que: “Paradigmas cuantitativo y cualitativo en la
investigación socio-educativa: proyección y reflexiones” haciendo referencia de la
credibilidad del paradigma en mención, expresa: En la investigación cualitativa la
realidad social es única y dependiente del contexto, por lo tanto irrepetible. La
investigación cualitativa requiere que toda información recolectada se interprete
sólo en el marco contextual de la situación social estudiada.
2.3. FUNDAMENTACIÓN LEGAL
Todo trabajo de investigación para su desarrollo debe respaldarse en leyes y/o en
normas legales que dictaminen las instituciones que regulan el desarrollo
económico del país.
El presente trabajo de investigación se encuentra fundamentado en la Ley
Orgánica de Régimen Tributario Interno, publicada en el suplemento del registro
oficial No. 463 de 17 de noviembre de 2004; en los artículos que se exponen a
continuación:
Art. 19.- Obligación de llevar contabilidad
“Están obligadas a llevar contabilidad y declarar el impuesto en base a los
resultados que arroje la misma todas las sociedades. También lo estarán las
personas naturales y sucesiones indivisas que al primero de enero operen con
un capital o cuyos ingresos brutos o gastos anuales del ejercicio inmediato
anterior, sean superiores a los límites que en cada caso se establezcan en el
Reglamento, incluyendo las personas naturales que desarrollen actividades
agrícolas, pecuarias, forestales o similares.
Las personas naturales que realicen actividades empresariales y que operen con
un capital u obtengan ingresos inferiores a los previstos en el inciso anterior,
así como los profesionales, comisionistas, artesanos, agentes, representantes y
demás trabajadores autónomos deberán llevar una cuenta de ingresos y egresos
para determinar su renta imponible”.
14
“Art. 20.- Principios generales.- La contabilidad se llevará por el sistema de
partida doble, en idioma castellano y en dólares de los Estados Unidos de
América, tomando en consideración los principios contables de general
aceptación, para registrar el movimiento económico y determinar el estado de
situación financiera y los resultados imputables al respectivo ejercicio
impositivo”.
Según Newton Fowler (1977). “Los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados (PCGA), son un conjunto de reglas generales y
normas que constituyen parámetros para que la confección de los estados
financieros sea sobre la base de métodos uniformes. Fueron aprobados por
la VII Conferencia Interamericana de Contabilidad y la VII Asamblea
Nacional de Graduados en Ciencias Económicas efectuada en Mar del Plata
en 1965, se enuncian de la siguiente forma”:
2.3.2 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
Los principios de contabilidad generalmente Aceptados, PCGA; son el
conjunto de normas aplicables a la contabilidad de las empresas, con el fin de
que la información que es presentada sea el reflejo de su situación patrimonial,
financiera y de sus resultados.
La profesión contable para el normal desarrollo de sus actividades, cuenta con
principios contables, definidos en tres categorías fundamentales:
Conceptos Básicos
Conceptos Esenciales
Conceptos Generales de Operación
PRINCIPIOS BASICOS
Son aquellos que se consideran fundamentales por cuanto orientan la acción
de la profesión contable. Los siguientes constituyen las características
contables básicas que deben considerarse en la aplicación de los principios
contables.
Ente Contable
El ente contable lo constituye la empresa como entidad que desarrolla la
actividad económica. El campo de acción de la contabilidad financiera, es la
actividad económica de la empresa.
15
Equidad
La contabilidad y su información debe basarse en el principio de equidad de
tal manera que el registro de los hechos económicos y su información se basan
en la igualdad para todos los sectores, sin preferencia para ninguno en
particular.
Medición de Recursos
La contabilidad y la información financiera se fundamentan en los bienes
materiales e inmateriales que poseen valores económicos y por lo tanto
susceptibles de ser valuados en términos monetarios. La contabilidad
financiera se ocupa por tanto, en forma especial, de la medición de recursos y
obligaciones económicas y los cambios operados en ellos.
Periodo de Tiempo
La contabilidad financiera provee información acerca de las actividades
económicas de una empresa por periodos específicos, los que en comparación
con la vida misma de la empresa, son cortos.
Normalmente los periodos de tiempo de un ejercicio y otros son iguales, con
la finalidad de poder establecer comparaciones y realizar análisis que permita
una adecuada toma de decisiones.
Esencia sobre la forma
La contabilidad y la información financiera se basan en la realidad económica
de las transacciones. La contabilidad financiera enfatiza la sustancia
económica y sugiera diferentes tratamientos.
Generalmente de la sustancia de los eventos a ser contabilizados esta de
acuerdo con la norma legal. No obstante, en ocasiones la esencia y la forma
pueden diferir y los profesionales contables hacen énfasis más en la esencia
que en la forma, con la finalidad de que la información proporcionada refleje
de mejor manera la actividad económica expuesta.
Juicio o Criterio
Las estimaciones, imprescindiblemente usadas en la contabilidad, involucran
una importante participación del juicio o criterio del profesional contable.
Uniformidad
Los principios generales, cuando fuere aplicable, y las normas
particulares utilizadas para preparar los estados financieros de un
determinado ente deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio al
otro.
16
Significatividad
Los informes financieros se interesan únicamente en la información suficiente
significativa que pueda afectar las evaluaciones o decisiones sobre los datos
presentados.
Principios Generales de Operación
Son los que determinan el registro, medición y presentación de la información
financiera.
17
2.4. CATEGORÍAS FUNDAMENTALES
2.4.1 Gráficos de inclusión interrelacionados
2.4.1.1 Superordinación conceptual
GRAFICO N° 2: Superordinación conceptual
Variable independiente Variable dependiente
Fuente: Investigación de campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
Informes Financieros
Automatización de Procesos Contables
Resumen de Operaciones
Registro de Operaciones
Sistema Contable
Planeación
Organización
Dirección
Administración
Toma de decisiones
18
2.4.1.2 Subordinación conceptual
GRAFICO N° 3: Subordinación conceptual
Variable Independiente Variable Dependiente
Fuente: Investigación de campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
19
2.4.2 Marco conceptual variable independiente
2.4.2.1 Informes Financieros
Son el resultado de los registros, transacciones empresariales, también ayudan a
los administradores a comprender los cambios en las finanzas de una
organización. Effy Oz (2008: p. 21).
A los informes financieros se lo puede definir como el resultado o producto final
de la contabilidad, además que son elaborados de acuerdo a los principios de
contabilidad generalmente aceptados.
2.4.2.2 Automatización de procesos contables
Debe entenderse por proceso contable, el conjunto de fases a través las cuales la
contaduría obtiene y comprueba información financiera. De acuerdo con tal
concepto, resulta sencillo inferir que tanto la contabilidad como la auditoria
alcanzan sus objetivos a través del seguimiento de las mismas fases de un proceso.
(Elizondo, 1965:p. 128).
De la cita anterior se logra comprender que la automatización de procesos
contables son programas y procedimientos estructurados, de manera que el trabajo
contable sea más fácil de manejarlo.
2.4.2.3 Resumen de Operaciones
El resumen de operaciones se refiera a toda la información proporcionada por la
actividad económica de la entidad como son los asientos contables los mismos
que contendrán los ingresos recibidos producto de las ventas, los cheques girados,
las compras a crédito, etc. Una vez que se obtenga esta información es registrada
en los libros de contabilidad correspondiente para posteriormente elaborar los
estados.
20
2.4.2.4 Registro de Operaciones
El registro de operaciones se refiere al conjunto de registro donde se va a describir
de forma detallada ordenada y sistematizada todo los procesos contables que
integran el estado de situación financiera, el estado de resultados. Además de que
las cuentas pueden ser activo, pasivo, capital. De la misma manera las cuentas de
resultados como son ingresos, costos y gastos.
2.4.2.5 Sistema Contable
Es aquel medio (en la actualidad software), que permite al contador realizar sus
registros (procesar los datos) y de acuerdo con los pasos establecidos previamente,
obtener los estados financieros y llevar un adecuado control de los movimientos,
de cada cuenta en un período, generalmente el fiscal. Alexis Quirós y Otros
(2005).
Se puede conceptualizar entonces que sistema contable es una estructura con el
cual se logra obtener información contable de una empresa, como el resultado de
sus operaciones lo que ayudará a la gerencia a la toma de decisiones.
2.4.2.5.1 Contabilidad
Es una técnica mediante la cual se registran, clasifican y resumen las operaciones
realizadas y los eventos económicos, naturales y de otro tipo, identificables y
cuantificables que afectan a la entidad, estableciendo los medios de control que
permitan comunicar información cuantitativa expresada en unidades monetarias,
analizada e interpretada, para que los diversos interesados puedan tomar
decisiones en relación con dicha entidad económica. (Romero 2006: p. 61).
De lo expuesto se define que la contabilidad es una técnica, ciencia que resume
registra clasifica e interpreta la operación económicas generadas en una empresa.
Además la contabilidad facilita la información en un momento oportuno que
resulta de gran utilidad a los usuarios para la toma de decisiones.
2.4.2.5.1.1 Contabilidad Financiera
21
La contabilidad financiera es un medio mediante el cual diversos interesados
pueden medir, evaluar y seguir el progreso, estancamiento o retroceso en la
situación financiera de las entidades, a partir de la lectura de los datos económicos
y financieros de la naturaleza cuantitativa, recolectados, transformados y
resumidos en informes denominados estados financieros, los cuales en función de
su utilidad y contabilidad, permiten tomar decisiones relacionadas con dichas
empresas. (Romero, 2006: p. 60).
Al igual que la contabilidad la contabilidad financiera es la técnica de obtener,
clasificar y resumir operaciones económicas realizadas por una entidad.
2.4.2.5.1.2 Contabilidad I´Fis
Es un sistema de información, basado en los principios de contabilidad
generalmente aceptados, diseñado para analizar, registrar, cuantificar, clasificar,
informar e interpretar los numerosos eventos y los efectos financieros logrados
durante un ejercicio económico a fin de producir los estados financieros que
ayudan a la toma de decisiones. Según (José Villacis, 2013).
A diferencia de la contabilidad comercial la contabilidad de instituciones
financieras realiza la captación, registro, análisis de todas las operaciones que se
ejecutan dentro del banco.
2.4.2.5.1.3 Ciclo Contable
Todo ente contable recurrentemente efectúa operaciones o actos de comercio
como comprar bienes y servicios, vender las mercaderías o los servicios que
genera, cobrar las cuentas pendientes, pagar las deudas depositar y retirar dinero
de los bancos, encargar y custodiar bienes devolver o aceptar devoluciones de
bienes, importar materiales, mercaderías o activos fijos, exportar su producción,
en fin, un número muy amplio de transacciones que modifican dinámicamente la
economía y las finanzas de la empresa. (Zapata, 2008:p. 33-34).
22
Se entiende por ciclo contable la secuencia de procedimientos contables aplicados,
al registro, clasificación y resumen de la información. El ciclo contable empieza
con el hecho generador económica hasta la elaboración de los estados financieros.
2.4.2.5.2 Proceso Contable
El proceso contable se refiera a todas las operaciones y transacciones que registra
la contabilidad en un periodo determinado, regularmente el del año calendario o
ejercicio económico, desde la apertura de los libros hasta la preparación y
elaboración de los estados financieros. Según Maldonado Palacios, (2010:p. 28).
Al igual que el ciclo contable una vez registrado, resumido y clasificado el
proceso contable, su finalidad es suministrar información financiera para analizar
e interpretarla.
2.4.2.5.3 Sistema
Un sistema es una matriz de componentes que colaboran para alcanzar una meta
común, o varias, al aceptar entradas, procesarlas y producir salidas de una manera
organizada. Effy Oz (2008: 9).
Se entiende que sistema es un conjunto de elementos interrelacionados que
cooperan entre si para realizar una determinada tarea.
2.4.2.5.3.1 Procesamiento
Son los sistemas de información más utilizados su función predominante es
registrar los datos recopilados en los límites de la organización; en otras palabras
en el punto donde la organización realiza transacciones con otras partes. Effy Oz
(2008: 18).
Se puede conceptualizar que procesamiento no es la gestión de los procesos.
2.4.2.5.3.1.1 Datos Contables
Es la utilización de la información contable en forma resumida para interpretar y
a su vez para la toma de decisiones. (Juan Araiza 1986:p. 44).
23
Los datos contables se refieren a cualquier información resumida que nos
proporcionará a la información financiera para su respectivo análisis.
2.4.2.5.3.2 Generación de Informes Financieros
2.4.2.5.3.2.1 Operativo
Son las decisiones que se originan en el puesto de trabajo.
2.4.2.5.3.2.2 Administrativo
Es el proceso de identificar, medir, acumular, analizar, preparar, interpretar, y
comunicar información que ayude a los administradores a cumplir los objetivos de
la organización “es un sistema de información al servicio de las necesidades de la
administración, con orientación pragmática destinada a facilitar las funciones de
planeación, toma de decisiones y control” (Padilla, 1999: p.56).
Se entiende por administrativo a aquel encargado de comunicar información que
ayude a los administradores a cumplir, orientar, facilitar las funciones de control.
2.4.3 Marco conceptual variable dependiente
2.4.3.1 Planeación
La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones
para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su
realización. (Reyes, 2008).
De la definición anterior se expresa que la planeación es una planeación de largo
alcance que está centrada en la organización para en lo futuro realizarlo.
2.4.3.2 Organización
Para definir el término de organización se recurre a (Certo, 2001: p.21) quien
manifiesta lo siguiente:
24
Es el proceso de establecer el uso ordenado de todos los recursos del sistema
administrativo. El uso ordenado hace énfasis en el logro de las metas del
sistema administrativo y contribuye a que los gerentes no solo hagan
explícitas las metas sino que aclaren que recursos se utilizaran para
alcanzarlas.
De la definición anterior se rescata que la organización se refiere a estructuras
diseñadas para lograr metas y objetivos por medio de la gestión del talento
humano.
2.4.3.3 Dirección
Es considerar los esfuerzos esenciales de aquellos que integran el sistema
cooperativo. Según Cluester Bornor (2006).
De lo expuesto anteriormente se puede decir que la dirección no es más que la
aplicación de los conocimientos en la toma de decisiones.
2.4.3.4 Administración
El término administración se usa comúnmente como el proceso de alcanzar metas
de la organización, trabajando con y por medio de la gente y de otros recursos
organizacionales; así también puede referirse a los individuos que guían y dirigen
las organizaciones. (Certo, 2001: p. 6)
De lo anteriormente expuesto se puede conceptualizar que administración es el
proceso de llevar a cabo funciones y actividades que los administradores deben
ejecutar para lograr los objetivos y metas de la organización.
2.4.3.5 Toma de decisiones
“La toma de decisiones es el proceso de escoger la mejor opción para alcanzar los
objetivos de la organización a diario, además estas decisiones son comunicadas a
otros miembros de la empresa.” Según (Certo, 2001: p 144)
25
De la definición anterior se puede interpretar entonces que la toma de decisiones
es una selección realizada de una o varias opciones disponibles, las mismas que
tienen mucho significado para la empresa.
a) Por el nivel una correcta toma de decisiones se desprende:
TABLA N° 1: Nivel de la toma de decisiones
Operativo Táctico
Estratégico
Son las decisiones
que se originan en
el puesto de trabajo
Es un método
empleado con el fin
de tener un
objetivo.
Es la planificación
global de toda empresa,
decisiones que
dependen de la
gerencia.
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
b) Por el resultado una correcta toma de decisiones se desprende:
TABLA N° 2: Resultado de la toma de decisiones
Maximizar Satisfacer
Optimizar
Comportamiento
decisivo en donde
un empresario
quiere siempre
seleccionar la mejor
alternativa entre
otras posibles.
Escoger la primera
opción que cumpla con
la meta u objetivo
visualizado.
Buscar la mejor manera
de realzar una actividad
que genere el mejor
equilibrio para las
distintas metas.
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
26
c) Por el enfoque una correcta toma de decisiones se desprende:
TABLA N° 3: Enfoque de la Toma de Decisiones
Riesgo Decisión
Es empleado para medir la necesidad
de atender a grupos específicos.
Además de ayudar determinar
prioridades de reorganización
Es el producto final del proceso
específico de un individuo o grupo de
personas de una organización por lo
que se denomina toma de decisión,
además de ser designado para su
aplicación.
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
d) Clasificación de la Toma de Decisiones:
Para describir la clasificación de la toma de decisiones se acude a (Certo, 2001:
p. 144), quien manifiesta lo siguiente:
Las decisiones pueden clasificarse según el tiempo que emplea un gerente en
tomarlas, que proporción de la empresa tiene que estar involucrada en tomarlas
y las funciones organizacionales en las que se centra. Probablemente, el
método más aceptado para clasificar las decisiones se basa en el lenguaje de las
computadoras, que divide las decisiones en dos tipos básicos: programadas y
no programadas.
Las decisiones programadas son rutinarias y recurrentes; las organizaciones
desarrollan formas específicas para manejarlas. Una decisión programada, por
ejemplo implica la determinación de cómo se arreglan los productos en un
estante de supermercado. Para esta clase de decisiones rutinarias, de problemas
recurrentes, las decisiones se toman de acuerdo con parámetros administrativos
establecidos.
Resumiendo lo anterior se conceptualiza que las decisiones programadas son
decisiones rutinarias y recurrentes que generalmente la organización emplea y
desarrolla métodos específicos para manejarlas.
27
Las decisiones no programadas, en contraste, son decisiones de un momento
que por lo general están menos estructuradas que las decisiones programadas.
Un ejemplo de decisiones no programadas es que más y más administradores
tienen que decidir si expanden sus operaciones en el “olvidado continente” de
África. Otro ejemplo es decidir si un supermercado debe ofrecer un tipo
adicional de pan. Quién toma esta decisión debe considerar si el nuevo pan
simplemente estabilizará las ventas de pan al competir con las otras marcas
ofrecidas en la tienda o si en realidad aumentara las ventas del pan al ofrecer
una marca deseada a los clientes que nunca hayan comprado pan en esta tienda.
De igual manera se conceptualiza que las decisiones no programadas son
decisiones de un momento que por lo general están menos estructurados o
planificadas que las decisiones programadas.
2.5. HIPÓTESIS
El Sistema Contable incide en la Toma de Decisiones de la Clínica Veterinaria
CONSULPEC.
2.6. SEÑALAMIENTO DE LAS VARIABLES
2.6.1 Variable independiente: Sistema de Contabilidad
2.6.2 Variable dependiente: Toma de Decisiones
2.6.3 Unidad de observación: Clínica Veterinaria CONSULPEC.
2.6.4 Términos de relación: incide en de la.
28
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1. ENFOQUE
El presente trabajo de investigación tiene un enfoque cualitativo por que los
objetivos y el proceso de esta son conocidos tanto por los encuestadores y técnicos
como por la población, además la comunidad es parte activa de la investigación
puesto que no es un proceso estático, sino una acción; es una oportunidad de
formación.
Fernando Reyes (2010) Distinciones entre los enfoques cuantitativo y
cualitativo de investigación menciona en su publicado que: Algunas
características de este enfoque son las siguientes: las hipótesis se generan antes de
recolectar y analizar los datos; para recolectar éstos se usan procedimientos
estandarizados (que sean aceptados por una comunidad científica); tales datos se
representan numéricamente y son analizados por métodos estadísticos; se busca
controlar al máximo el procedimiento para excluir otras explicaciones posibles
que puedan propiciar incertidumbre o inducir a error; la interpretación que surge
del análisis cuantitativo, se realiza según las hipótesis y la teoría planteadas desde
un inicio; debe ser lo más “objetiva” posible; los estudios siguen un patrón
estructurado; los resultados, al ser representativos de una población, deben ser
generalizables a la misma, y la forma cómo se obtuvieron tales resultados,
replicable; y finalmente, se busca explicar y predecir los fenómenos que se
estudian, estableciendo regularidades y relaciones entre ellos, para construir y
demostrar teorías.
29
El enfoque cualitativo, que abarca las tendencias interpretativa, fenomenológica,
etc. además según (Gutiérrez, 1996), afirma que el enfoque cualitativo es: “una
manera de abordar el estudio de los fenómenos que hace hincapié en la
comprensión” (Giroux y Tremblay, 2004, p. 39), se fundamenta en una
perspectiva interpretativa que tiene como punto focal el entendimiento de lo que
significan las acciones de las personas y sus instituciones, concluyendo
(Hernández, Fernández y Baptista, 2006); según estos autores el enfoque es:
“definida a través de cómo interpretan su propia realidad los que participan en la
investigación, realidades que van modificándose conforme transcurre el estudio y
que representan las fuentes de datos del investigador quien se introduce en las
experiencias de los participantes, consciente de que es parte del fenómeno que
estudia”.
La utilidad que nos brinda este enfoque, como una forma eficaz de obtener
información lo que permitirá conocer en su mayor totalidad el fenómeno antes de
adentrarse a formular preguntas o hipótesis. Con frecuencia se basa en estos
métodos de recolección de datos sin medición numérica como son: descripciones
y observaciones. Con el único propósito de reconstruir la realidad tal y como lo
observa el sistema social.
3.2. MODALIDAD BÁSICA DE LA INVESTIGACIÓN
3.2.1. Investigación de campo
Según Mario Contreras (2011), expresa que la investigación de campo, se basa
en el estudio que permite la participación real del investigador o los
investigadores, desde el mismo lugar donde ocurren los hechos, el problema, la
fenomenología en consideración. A través de esta modalidad, se establecen las
relaciones entre la causa y el efecto y se predice la ocurrencia del caso o
fenómeno.
La investigación de campo se utilizó para determinar de forma general el
problema a ser estudiado y a continuación iniciar con el trabajo de investigación,
30
además que esta investigación de campo servirá para aplicar encuestas en clínica
veterinaria CONSULPEC para obtener datos y analizarlos con más seguridad.
3.2.2. Investigación bibliográfica-documental
Considerando la conceptualización de Mario Contreras (2011), sostiene que, la
misma, se basa en el estudio que se realiza a partir de la revisión de diferentes
fuentes bibliográficas o documentales (literatura sobre el tema de investigación).
En esta modalidad de la investigación debe predominar, el análisis, la
interpretación, las opiniones, las conclusiones y recomendaciones del autor o los
autores.
En la ejecución del trabajo de investigación en las diversas etapas del proyecto
ha sido fundamental el trabajar con información secundaria, pues permite, en
primera instancia, partir desde un punto, validar la investigación y fue esencial en
la construcción del marco conceptual.
Este tipo de investigación se utilizó en el desarrollo del Capítulo II Marco
Teórico, con la fundamentación de leyes y reglamentos. De la misma manera
ayudará también en el desarrollo del capítulo 6 la propuesta.
3.3. NIVEL O TIPO DE INVESTIGACIÓN
3.3.1. Investigación exploratoria
Para David Rodríguez (2013), este tipo de investigación, es: “la que se realiza
con el propósito de destacar los aspectos fundamentales de una problemática
determinada y encontrar los procedimientos adecuados para elaborar una
investigación posterior”.
Se utilizó este tipo de investigación para efectuar un análisis preliminar de los
problemas que se suscitan en el área contable de la entidad, lo cual ayudo a
conocer tanto las causas cuanto los efectos más destacados.
31
3.3.2. Investigación descriptiva
Para una mejor comprensión de este tipo de investigación se acude a David
Rodríguez (2013), quien menciona que: mediante este tipo de investigación, que
utiliza el método de análisis, se logra caracterizar un objeto de estudio o una
situación concreta, señalar sus características y propiedades. Combinada con
ciertos criterios de clasificación que sirve para ordenar, agrupar o sistematizar los
objetos involucrados en el trabajo indagatorio.
Con la utilización de este tipo de investigación se logra identificar el objeto de
estudio de la misma manera señalar sus características y propiedades por lo que en
esta investigación se aplicará las encuestas.
3.3.3. Investigación correlacional
Según Mario Tamayo y Tamayo (1997:64) menciona que: “investigación
correlacional es aquella que determina la variación en unos factores en relación
con otros”. Además indica que para establecer relaciones estadísticas entre
características o fenómenos, pero no conduce directamente a establecer relaciones
de causa-efecto entre ellos.
La investigación anterior solo podría justificarse mediante la aplicación de la
investigación asociación de variables pues permiten relacionar las características y
fenómenos encontrados en cada una de ellas como consecuencia de una afectación
recíproca.
Al aplicar este tipo de investigación es primordial ya que se logrará comprobar la
hipótesis, el mismo que se aplicará el modelo matemático Chi-Cuadrado.
3.4. POBLACIÓN Y MUESTRA
3.4.1. Población
Para definir la población se acude a Galindo (2008: p. 12), en donde afirma que
“una población es una colección completa de personas, animales, plantas o cosas
32
de las cuales se desea recolectar datos. Es el grupo entero al que queremos
describir o del que deseamos sacar conclusiones”
Se puede conceptualizar entonces que población finita es aquella que está formada
por un limitado número de elementos, o especies en general por ejemplo; el
número de habitantes de una comarca.
Además se logra rescatar de la definición anterior que cuando la población es
muy grande, es obvio que la observación y/o medición de todos los elementos se
multiplica la complejidad, en cuanto al trabajo, tiempo y costos necesarios para
hacerlo. Para solucionar este inconveniente se utiliza una muestra estadística.
La población que será motivo de investigación en el presente proyecto
corresponde al grupo humano involucrado en el tema en mención, que labora en la
clínica veterinaria CONSULPEC. Enumerada a continuación la misma que al
considerarse una cantidad mínima y pudiéndose trabajar con todos no requiere el
trabajo con muestra.
TABLA N° 4: Población establecida en Clínica Veterinaria CONSULPEC
Fuente: Clínica Veterinaria CONSULPEC
Elaborado por: Pedro Martínez.
№ NOMBRE Y APELLIDO OBSERVACIÓN
1 Luis Eduardo Paredes Paredes Gerente Propietario
2 Isabel Llerena Contador General
3 Patricia López Encargada de Ventas
4 Beatriz López Encargada de Ventas
33
3.3.2. Muestra
El mismo autor (Galindo, 2008: p. 12) señala como muestra lo siguiente:
Un grupo de unidades seleccionadas de un grupo mayor (la población). Por el
estudio de la muestra se espera tener conclusiones de la población (…). La
muestra puede ser representativa de la población general, lo que se logra
mediante una selección de las unidades mediante un sorteo. También, es
importante que el investigador defina, completa y cuidadosamente, la
población antes de recolectar una muestra, incluyendo una descripción de los
miembros que serán seleccionados.
De tal manera al considerar la población de estudio del presente proyecto como
pequeña por la mínima cantidad de involucrados, que al estudiarlos en su totalidad
no resulta en el uso exagerado de tiempo y recursos, se trabajará entonces con la
totalidad de la población.
34
3.5. OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES
3.5.1. Operacionalización de la variable independiente
TABLA N° 5: Operacionalización variable independiente
VARIABLE INDEPENDIENTE : SISTEMAS CONTABLES
CONCEPTUALIZACION CATEGORIAS INDICADORES ITEMS BASICOS
TECNICAS E
INSTRUMENTOS
DE RECOLECCION
DE INFORMACION
Un Sistema Contable,
son todos aquellos elementos
de información contables
y financiera que se
relacionan entre sí,
con el fin de apoyar la toma
de decisiones
gerenciales de una manera
eficiente y oportuna.
Planificación
Alcance de los planes propuestos
¿Considera que los métodos y
procedimientos
adoptados en la empresa son adecuados?
Técnica
Encuesta
Instrumento
Cuestionario
(Ver Anexo 2)
Cumplimiento de metas u
objetivos
¿Una reestructura o una mejora en los
procedimientos internos
repercutiría en la información oportuna?
Procesos Evaluación del personal
¿Los procedimientos implantados
son aplicados eficientemente por el
personal?
Tecnología
Software instalados ¿El Software instalado le facilita
el trabajo contable?
Experiencia de los usuarios
del software
¿La persona que maneja el software
tiene sólidos conocimientos contables?
35
3.5.2. Operacionalización de la variable dependiente
TABLA N° 6: Operacionalización variable dependiente
VARIABLE DEPENDIENTE : TOMA DE DECISIONES
CONCEPTUALIZACION CATEGORIAS INDICADORES ITEMS BASICOS
TECNICAS E
INSTRUMENTOS
DE RECOLECCION DE
INFORMACION
La toma de decisiones es el
proceso de elegir
conscientemente entre
diferentes alternativas a
través de la cual se
establece la dirección a las
empresas después de haber
realizado la planificación,
organización, supervisión.
Operativo
Táctico Decisiones Diarias ¿Considera que es necesario tomar
decisiones basándose en la
información contable?
Técnica
Encuesta
Instrumento
Cuestionario
(Ver Anexo 2)
Estratégico
Decisiones Planificadas
Cumplimiento de metas u
objetivos
¿Una reestructura o una mejora en
los procedimientos internos
repercutiría en la información
oportuna?
Maximizar
Satisfacer Decisiones Gerenciales
¿Utiliza indicadores de gestión como
herramienta para tomar decisiones?
Optimizar Resultado
De Riesgo
De Decisión Decisiones Incertidumbre
¿Ha tenido una consecuencia grave
las decisiones tomadas
intuitivamente? Programadas
No Programadas
Frecuentes
No Frecuentes
36
3.6. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Metodológicamente para Luis Herrera E. y otros (2002: 174-178 y 183-185), la
construcción de la información se opera en dos fases: plan para la recolección de
información plan para el procesamiento de información.
3.6.1. Plan para la recolección de información
Este plan contempla estratégias metodológicas requeridas por los objetivos e
hipótesis de investigación, de acuerdo con el enfoque escogido, considerando los
siguientes elementos:
Definición de los sujetos: personas u objetos que van a ser
investigados. La presente investigación se encargará de encuestar al
personal administrativo y operativo que labora en la empresa.
Selección de las técnicas a emplear en el proceso de recolección de
información. La técnica de investigación a aplicarse para recolectar la
información necesaria, es la encuesta. Según Juan García (2007),
encuesta es “una investigación realizada sobre una muestra de sujetos
representativa de un colectivo más amplio, utilizando procedimientos
estandarizados de interrogación con intención de obtener mediciones
cuantitativas de una gran variedad de características”.
Instrumentos seleccionados o diseñados de acuerdo con la técnica
escogida para La investigación. Como instrumento de investigación se
utilizará un cuestionario, el cual ha sido diseñado para el actual trabajo
investigativo. Según Vanessa Rivera (2000), cuestionario es “una serie de
preguntas, preparadas cuidadosamente, sobre los hechos y aspectos que
interesan conocer, para que sean contestadas por la población o muestra”.
Selección de recursos de apoyo (equipos de trabajo).
Para el desarrollo del presente trabajo de investigación contamos con la
ayuda de la contadora de la entidad.
37
Explicitación de procedimientos para la recolección de información,
cómo se va aplicar los instrumentos, condiciones de tiempo y espacio,
etc. como se van aplicar, los instrumentos en tiempo y espacio etc.
(VER TABLA 4).
TABLA N° 7: Procedimiento de recolección de información
TÉCNICAS
PROCEDIMIENTO
Encuesta
¿Cómo? Método Analítico
¿Dónde? Clínica veterinaria
CONSULPEC
¿Cuándo? Durante el semestre en
el año 2013
Entrevista
¿Cómo? Método Analítico
¿Dónde? En las instalaciones de la
empresa sujeta a estudio.
¿Cuándo? Durante el semestre en el
año 2013
Observación
¿Cómo? Método comparativo
¿Dónde? En las instalaciones de la
misma.
¿Cuándo? Durante el semestre del
año 2013
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
38
3.7. PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS
3.7.1. Plan de procesamiento de información
Revisión crítica de la información recogida. Es decir limpieza de
información defectuosa: contradictoria, incompleta, no pertinente, etc.
Repetición de la recolección. En ciertos casos individuales, para corregir
fallas de contestación.
Tabulación o cuadros según variables de cada hipótesis.- Manejo de
información, estudio estadístico de datos para presentación de resultados.
Como se observa en la siguiente tabla
TABLA N° 8: Cuantificación de resultados
PREGUNTAS X Y Z TOTALES
1
2
N
Fuente: Investigacion de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
39
Representaciones gráficas.
GRAFICO N° 4: Representación Gráfica de Resultados
Fuente: Investigacion de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
3.7.2. Plan de análisis e interpretación de resultados
Análisis de los resultados estadísticos. Destacando tendencias o
relaciones fundamentales de acuerdo con los objetivos e hipótesis.
Interpretación de los resultados. Con apoyo del marco teórico, en el
aspecto pertinente.
Comprobación de hipótesis. El método estadístico de comprobación de
hipótesis a ser utilizado en el desarrollo de la investigación es el del Chi
cuadrado. Según Nelson García (2005), Chi Cuadrado “permite calcular
la probabilidad existente para que una variable X, que tiene un
determinado grado de Libertad frente a otras variables del mismo
conjunto, permanezca dentro de unos límites ideales, previstos para X”.
0
20
40
60
80
100
1ertrim.
2dotrim.
3ertrim.
4totrim.
Este
Oeste
Norte
40
Establecimiento de conclusiones y recomendaciones. Al finalizar la
realización del presente trabajo de investigación se puede establecer
conclusiones y recomendaciones importantes (ver TABLA N° 9)
TABLA N° 9: Relación de objetivos específicos, Conclusiones y Recomendaciones
Fuente: Investigacion de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
OBJETIVOS ESPECÍFICOS CONCLUSIONES RECOMENDACIONES
Estudiar el sistema contable
examinando los procedimientos
existentes y datos contables
para una correcta toma de
decisiones en clínica veterinaria
CONSULPEC.
Evaluar el proceso contable
observando documentos y
registros generados en clínica
veterinaria CONSULPEC para
determinar su efectividad.
Analizar el proceso de la toma
de decisiones por parte de la
gerencia evaluando los
parámetros y condiciones con
las que se tomaron las acciones
para mejorar la gestión
administrativa de la misma.
Proponer un modelo contable de
procesos para obtener una
correcta estructura que genere
información oportuna.
41
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
4.1 ANALISIS DE LOS RESULTADOS
El análisis de resultados es el medio a través del cual se destaca la tendencia, la
relación fundamental existente entre los objetivos de la investigación y la
hipótesis planteada, luego de haber realizado una encuesta dirigida a los
colaboradores de la empresa lo cual permite profundizar de manera certera y
objetiva el conocimiento que poseemos sobre el objeto de investigación, dando
como resultado un amplio análisis respecto a la temática planteada.
Se considera necesario indicar que la encuesta se la realizó en base a las
interrogantes que pretenden definir si existe un adecuado sistema contable así
como las características sobre una apropiada toma de decisiones.
La encuesta unida a la entrevista y a la observación, permiten que se logre la
recopilación de la información necesaria para fundamentar el trabajo de
investigación que se está realizando, las mismas que han actuado de manera
simultánea brindando al investigador una amplia gama de información
relacionada con la empresa.
Se ha realizado la encuesta, de acuerdo al cuestionario del anexo 2, a las
personas que corresponden al grupo de colaboradores de la empresa. La
información recopilada en base a las técnicas de investigación mencionadas ha
sido debidamente procesada y a continuación se presenta los resultados que se
han obtenido.
42
1.- ¿Considera que los procedimientos contables adoptados por la clínica
generan información Financiera Oportuna?
TABLA N° 10: Generación Información Financiera Oportuna
ALTERNATIVAS PERSONAS PORCENTAJE
SI 1 25%
NO 3 75%
TOTAL 4 100%
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
GRAFICO N° 5: Generación Información Financiera Oportuna
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
ANALISIS:
De las encuestas realizadas el 25% que corresponde a una solo persona opina que
si son adecuados los procedimientos contables adoptados por la clínica para la
generación oportuna de información financiera mientras que el 75% que
corresponden a 3 personas opinan que no lo son.
0
1
2
3
SI NO
Generan Información Financiera Oportuna
PERSONAS
43
2.- ¿La empresa utiliza medios o procedimientos estructurados para el
registro de operaciones contables?
TABLA N° 11: Registro de Operaciones Contables.
ALTERNATIVAS PERSONAS PORCENTAJE
SI 1 25%
NO 3 75%
TOTAL 4 100%
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
GRAFICO N° 6: Registro de operaciones Contables.
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
ANALISIS:
De acuerdo a los resultados obtenidos en la encuesta realizada el 75% responde
que no existe medios o procedimientos para registros de operaciones contables,
mientras que el 25% manifestó que si existe.
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
SI NO
Registro de Operaciones Contables
PERSONAS
44
3.- ¿Considera usted que con una mejora del sistema contable actual que se
maneja repercutiría en la entrega oportuna de la información financiera?
TABLA N° 12: Información Financiera Oportuna
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
GRAFICO N° 7: Información Financiera Oportuna
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
ANALISIS:
Del total de encuestados el 100% de ellos aseguran que con una mejora en el
sistema contable que se maneja para el control de movimientos, repercutiría en la
entrega eficaz y oportuna de información financiera.
0
1
2
3
4
SI NO
Información Financiera Oportuna
PERSONAS
ALTERNATIVAS PERSONAS PORCENTAJE
SI 4 100
NO 0 0
TOTAL 4 100
45
4.- ¿Existe la colaboración del personal implicado para contar
oportunamente con toda la información contable requerida?
TABLA N° 13: Colaboración del Personal
ALTERNATIVAS PERSONAS PORCENTAJE
SI 2 50
NO 2 50
TOTAL 4 100
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
GRAFICO N° 8: Colaboración del Personal
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
ANALISIS:
En esta pregunta la el 50% de los encuestados manifestaron que si existe la
colaboración del personal para contar oportunamente con toda la información
contable requerida, a diferencia del resto que opina lo contrario.
0
0,5
1
1,5
2
SI NO
Colaboración del Personal
PERSONAS
46
5.- ¿El sistema informático existente responde a los requerimientos de
automatización para el registro de las transacciones diarias?
TABLA N° 14: Automatización de los Registros de Operación
ALTERNATIVAS PERSONAS PORCENTAJE
SI 2 50
NO 2 50
TOTAL 4 100
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
GRAFICO N° 9: Automatización de los Registros de Operación
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
ANALISIS:
El 50% de los encuestados consideran que el sistema informático existente si
responde a los requerimientos de automatización, a diferencia que el otro 50% de
los encuestados considera que no responde los requerimientos.
0
0,5
1
1,5
2
SI NO
Automatización de Registro de las Transacciones.
PERSONAS
47
6.- ¿Considera que es necesario tomar decisiones basándose en la
información Contable?
TABLA N° 15: Toma de Decisiones en base a la Información Contable.
ALTERNATIVAS PERSONAS PORCENTAJE
SI 4 100
NO 0 0
TOTAL 4 100
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
GRAFICO N° 10: Toma de Decisiones en base a la Información Contable.
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
ANALISIS:
El total de los encuestados manifestaron que es necesario tomar decisiones
basándose en la información contable generada en la entidad.
0
1
2
3
4
SI NO
Toma de Decisiones en Base
a la Información Contable
PERSONAS
48
7.- ¿Utiliza indicadores de gestión como herramienta para tomar decisiones?
TABLA N° 16: Indicadores de Gestión para Toma de Decisiones.
ALTERNATIVAS PERSONAS PORCENTAJE
SI 0 0
NO 4 100
TOTAL 4 100
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
GRAFICO N° 11. Indicadores de Gestión para Toma de Decisiones.
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
ANALISIS:
El resultado de la pregunta 7 indica que el 100% de los encuestados manifiesta
que no utiliza indicadores de gestión, que las decisiones tomadas actualmente en
la empresa son empíricamente.
0
1
2
3
4
SI NO
Indicadores de Gestión para Toma de Decisiones
PERSONAS
49
8.- ¿Ha tenido una consecuencia grave las decisiones tomadas
intuitivamente?
TABLA N° 17: Toma de Decisiones Intuitivamente
ALTERNATIVAS PERSONAS PORCENTAJE
SI 0 0
NO 4 100
TOTAL 4 100
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
GRAFICO N° 12: Toma de Decisiones Intuitivamente
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
ANALISIS:
Aquí en esta pregunta el personal encuestado manifiesta que no ha habido alguna
consecuencia grave con respecto a las decisiones tomadas intuitivamente.
0
1
2
3
4
SI NO
Toma de Decisiones Intuitivamente
PERSONAS
50
9.- ¿Cada que tiempo se presentan los informes financieros de la Empresa?
TABLA N° 18: Presentación Informes Financieros.
ALTERNATIVAS PERSONAS PORCENTAJE
Semanal 0 0
Quincenal 0 0
Mensual 4 100
TOTAL 4 100
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
GRAFICO N° 13: Presentación Informes Financieros.
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
ANALISIS:
Para esta pregunta el total de los encuestados respondieron que los informes
financieros se presentan mensualmente.
0
1
2
3
4
Semanal Quincenal Mensual
Presentacion Informes Financieros
PERSONAS
51
10.- ¿Existe un lugar específico para el archivo de la documentación?
TABLA N° 19: Archivo de la Documentación
ALTERNATIVAS PERSONAS PORCENTAJE
SI 4 100
NO 0 0
TOTAL 4 100
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
GRAFICO N° 14: Archivo de la Documentación
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
ANALISIS:
En esta pregunta el 100% de los colaboradores consideran que en la entidad si
existe un lugar específico para el archivo de la documentación.
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
SI NO
Archivo de la Documentación
PERSONAS
52
11.- ¿Cómo se realiza el archivo de la documentación?
TABLA N° 20: Archivo de la Documentación
ALTERNATIVAS PERSONAS PORCENTAJE
Manual 4 100
Sistematizada 0 0
TOTAL 4 100
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
GRAFICO N° 15: Archivo de la Documentación
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
ANALISIS:
En la pregunta 11 el total de personas que se investigaron coinciden que el archivo
de la documentación que genera la entidad es almacenada en forma manual.
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
Manual Sistematizada
Archivo de la Documentación
PERSONAS
53
12.-¿Las transacciones que realiza tienen el sustento de un documento?
TABLA N° 21: Documentos de Respaldo
ALTERNATIVAS PERSONAS PORCENTAJE
SI 4 100
NO 0 0
TOTAL 4 100
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
GRAFICO N° 16: Documentos de Respaldo
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
ANALISIS:
Para esta pregunta el total de encuestados afirmaron que si existe un documento
de respaldo en su mayoría, de las transacciones que se van generando en su
jornada laboral.
0
1
2
3
4
SI NO
Documentos de Respaldo
PERSONAS
54
13.- ¿Cree usted que diseñando un modelo contable le permitirá obtener
información oportuna para tomar decisiones por parte de la gerencia?
TABLA N° 22: Modelo Contable para Toma de Decisiones.
ALTERNATIVAS PERSONAS PORCENTAJE
SI 4 100
NO 0 0
TOTAL 4 100
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
GRAFICO N° 17: Modelo Contable para Toma de Decisiones.
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
ANALISIS:
Se observa que el resultado de la última pregunta, muestra que el total de los
encuestados indican que diseñando un modelo contable permitirá obtener
información oportuna y a su vez tomar decisiones acertadas por parte de la
gerencia o administración.
0
1
2
3
4
SI NO
Modelo Contable para Toma de Decisiones
PERSONAS
55
4.2 INTERPRETACION DE RESULTADOS.
1.- ¿Considera que los procedimientos contables adoptados por la clínica
generan información Financiera Oportuna?
Los procedimientos contables adoptados por la Clínica para la, generación de
información financiera para la mayoría de los encuestados no son los adecuados
por lo que requiere adoptar procedimientos rediseñados que ofrezcan control,
transparencia, compatibilidad que mantengan informados oportunamente a los
interesados de la actividad económica de la entidad.
2.- ¿La empresa utiliza medios o procedimientos estructurados para el
registro de operaciones contables?
De lo expuesto anteriormente se puede rescatar que poco se utiliza los medios o
procedimientos para el registro de operaciones contables, hay que tomar en cuenta
que un registro ordenado y sistemático le ayudará a obtener información clara en
el momento oportuno.
3.- ¿Considera usted que con una mejora del sistema contable actual que se
maneja repercutiría en la entrega oportuna de la información financiera?
El total de los investigados manifestaron que, una mejora en el sistema actual que
se ha venido manejando repercutirá en la entrega oportuna de la información
financiera contable, lo cual permitirá a la empresa el cumplimiento eficaz y
oportuno con los Organismos Públicos.
4.- ¿Existe la colaboración del personal implicado para contar
oportunamente con toda la información contable requerida?
Una parte de los encuestados consideraron que no existe la colaboración para
contar oportunamente con la información contable, de existir la colaboración de
todo el personal implicado le permitiría una organización adecuada y una
evaluación cautelosa de los resultados obtenidos previo la presentación de
informes financieros.
56
5.- ¿El sistema informático existente responde a los requerimientos de
automatización para el registro de las transacciones diarias?
De las personas consultadas la mitad de ellos, considera que el sistema
informático no responde los requerimientos de automatización para el registro de
las transacciones diarias por lo que una automatización completa del sistema
actual permitirá optimizar el tiempo de ejecución de procesos de contabilización y
presentación de información financiera.
6.- ¿Considera que es necesario tomar decisiones basándose en la
información Contable?
El total de los encuestados señaló que es necesario tomar decisiones basándose en
la información contable, considerando que las acertadas decisiones de hoy
necesariamente son la causa de situaciones futuras, hay que recalcar que la calidad
de decisiones depende en gran medida de la calidad de la información con que se
cuente.
7.- ¿Utiliza indicadores de gestión como herramienta para tomar decisiones?
En la mayoría de las decisiones que se debe tomar día a día en las actividades
normales de la empresa no se toma en cuenta indicadores de gestión solo
indicadores financieros es decir en el caso de pago el flujo de caja entre otros, más
estos no son tomados en cuenta como herramientas útiles en la toma de decisiones
en el área comercial.
8.- ¿Ha tenido una consecuencia grave las decisiones tomadas
intuitivamente?
Las decisiones que se toman intuitivamente en base a experiencias o a otros
factores, la empresa debe considerar cambiarlo esta manera de dirección y
orientarse a una dirección que decida en base a números e información medible.
57
9.- ¿Cada que tiempo se presentan los informes financieros de la Empresa?
En su mayoría de casos una persona natural obligada a llevar contabilidad debe
presentar informes periódicamente para mantenerse informado en cuanto tiene
que ver a liquidez, rotación de inventarios, clientes, proveedores, etc. Los mismos
que serán de gran ayuda para propender una correcta toma de decisiones.
10.- ¿Existe un lugar específico para el archivo de la documentación?
Es notorio evidenciar que todos los colaboradores afirmaron que si existe un
lugar específico para el archivo de la documentación, lo que garantiza que la
información estará libre de extravíos y al alcance de los usuarios.
11.- ¿Cómo se realiza el archivo de la documentación?
Para esta pregunta los colaboradores de la clínica determinaron que el archivo de
la documentación es totalmente manual, este criterio demuestra que no se ha
otorgado la debida importancia a los documentos e información contable,
tomando a consideración que una documentación ordenada y sistematizada es de
gran significancia para la entidad ya que nos permitirá conocer de mejor manera la
parte organizacional de la entidad.
12.- ¿Las transacciones que realiza tienen el sustento de un documento?
Para esta pregunta se revela que todos los colaboradores coinciden que si existe
un documento de respaldo para cada transacción, lo cual ayudará a mejorar el
ámbito contable y brindar información real y a tiempo.
13.- ¿Cree usted que diseñando un modelo contable le permitirá obtener
información oportuna para tomar decisiones por parte de la gerencia?
Del análisis que hemos obtenido para esta pregunta se concluye que, todos los
encuestados coinciden en que diseñando un modelo contable ayudará a mejorar
las decisiones tomadas por parte de la administración por lo que se hace necesario
diseñar dicho modelo para mejorar el movimiento de la empresa, acatando que la
58
administración necesita una guía para manejar de una forma correcta y oportuna
todas sus actividades comerciales.
4.3 VERIFICACIÓN DE LA HIPOTESIS
Para la comprobación de la hipótesis se utilizara el método estadístico de
distribución Chi-Cuadrado. Este método se procederá a calcular con los valores de
las preguntas 3 y 13 de la encuesta realizada al personal de la empresa las mismas
que tienen relación con las variables de estudio.
ANALISIS DE CHI CUADRADO
Modelo Lógico
Ho: El Sistema Contable NO incide en la Toma de Decisiones.
H1: EL Sistema Contable incide en la Toma de Decisiones.
Nivel de Significancia
Se trabaja con un nivel de significancia del 5%
En donde:
= Chi Cuadrado
O= Frecuencias Observadas
E= Frecuencias Esperadas
59
TABLA N° 23: Frecuencias Observadas
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
TABLA N° 24: Frecuencias Esperadas.
ALTERNATIVAS SI NO SUBTOTAL
PREGUNTA 3 2,5 1,5 4
PREGUNTA 13 2,5 1,5 4
SUBTOTAL 5 3 8
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
TABLA N° 25: Calculo- Chi Cuadrado.
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
ALTERNATIVAS SI NO SUBTOTAL
PREGUNTA 1 1 3 4
PREGUNTA 13 4 0 4
SUBTOTAL 5 3 8
O E (O-E) (O-E)^2 (O-E)^2/E
1 2,5 -1,5 2,25 0,9
4 2,5 1,5 2,25 0,9
3 1,5 1,5 2,25 1,5
0 1,5 -1,5 2,25 1,5
CHI-CALCULADO 4,8
60
REGLA DE DECISION (2*2)
Grados de libertad = (Filas-1)(Columnas-1)
= (2-1) (2-1)
= (1) (1)
= 1
Con una nivel de significancia del 5% se obtiene: Chi tabla: 3.8415
Se acepta la hipótesis alternativa si, t es menor o igual a c, caso contrario
se rechaza.
Entonces:
GRAFICO N° 18: Zona de Aceptación de la Hipótesis.
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
61
Conclusión
De acuerdo a la regla de decisión se rechaza la hipótesis nula y se acepta la
hipótesis alternativa es decir como calculado es de 4.8, es mayor que
tabular que es de 3.8415 en tal virtud, la inaplicación de un sistema contable
provocara una inadecuada toma de decisiones con lo cual queda verificada la
hipótesis del presente trabajo.
62
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 CONCLUSIONES
Luego de un análisis en el trabajo de campo y haciendo uso de las herramientas
estadísticas, se pudo llegar a las siguientes conclusiones:
El proceso contable actual adoptado con que se maneja los movimientos
de la empresa no proporciona información suficiente por lo tanto las
decisiones no han sido tomadas de manera acertadas.
La información financiera revelada a gerencia no es veraz y oportuna para
una adecuada toma de decisiones
Que al momento de realizar las compras la información contable muchas
de las veces no es tomada en cuenta, por que se ha venido realizando estas
actividades en sujeción de decisiones empíricas.
Que la contabilidad tiene por objeto tan solo el cumplimiento de las
obligaciones tributarias, pasando por alto el objetivo principal que es la
información oportuna a la administración para tomar las medidas
correctivas y a su vez mejorar continuamente la situación económica-
financiera de la entidad.
63
5.1 RECOMENDACIONES
Tomando en consideración las conclusiones mencionadas anteriormente se
recomienda:
Proponer la elaboración de un modelo contable diseñando procesos para
obtener una estructura contable, permitiendo generar información
financiera adecuada, oportuna y confiable que ayude a la administración
logrando tener una mayor eficiencia en la utilización de los recursos.
Llevar una organización contable adecuada para proporcionar
información financiera confiable y oportuna lo que permitirá a la
administración tomar decisiones de la manera más acertada y a su vez
mejorar la actividad económico-financiera de la entidad.
Realizar la adquisición o requisición de ciertos inventarios estudiar la
información contable, considerando que los datos financieros ayudan al
mejoramiento de la actividad comercial entidad direccionando a la
administración a mejorar en su mayoría las decisiones.
Procurar que el personal del área contable capacitarse en preparación de
Estados Financieros, porque es necesario que se revele la información
financiera real y oportuna a través de los estados básicos como son balance
general, estado de resultados, cambios y evolución de patrimonio flujo de
efectivo, siendo la basa para una acertada toma de decisiones.
64
CAPÍTULO VI
PROPUESTA
6.1 DATOS INFORMATIVOS
6.1.1 Título
Modelo contable de procesos para obtener una correcta estructura que genere
información adecuada y oportuna.
6.1.2 Institución Ejecutora
Clínica Veterinaria CONSULPEC
6.1.3 Beneficiarios
Propietarios
Empleados
Clientes
Proveedores
6.1.4 Ubicación
Provincia de Tungurahua, Cantón Pelileo, Av. Antonio Clavijo y Calle José de
Sucre.
65
6.1.5 Tiempo Estimado para la ejecución
Inicio: Diciembre 2013
Finalización: Febrero 2014
6.1.6 Equipo Técnico Responsable
Contador, Propietarios, Investigador
6.1.7 Costo
TABLA N° 26: Presupuesto de la Propuesta
Rubro Cantidad Unidad de medida Total, USD
$
Tutor 1 160,00 $/ obra $ 160,00
Investigador 1 340,00 $/ mes $ 680,00
Suministros de Oficina
-------------- ------------- $ 40,00
Fotocopias --------------- 0,02 $/Copia $ 20,00
Impresiones --------------- 0,05 $/ Impresión $ 80,00
Transporte --------------- 0,25 $/ Viaje $ 200,00
Servicios Básicos --------------- ------------------- $ 250,00
Alimentación --------------- ------------------- $300,00
Equipos (Alquiler y Compra)
1 150,00 $ $ 150,00
Subtotal, USD $ $1880,00
+10% Imprevistos $ USD
$ 200,00
Total, USD $ 2080,00
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
66
6.2 ANTECEDENTES DE LA PROPUESTA
Según la investigación realizada y de acuerdo a las conclusiones y
recomendaciones del trabajo de investigación en la empresa, se logró determinar
la necesidad que tiene de manejar un modelo contable lo que le ayudará a
obtener una estructura contable fiable y transparente que genere información
financiera oportuna.
Además de permitir mejorar el funcionamiento en el área contable, los usuarios
de la información financiera se sentirán conformes y satisfechos por el
conocimiento a tiempo de la misma y el cumplimiento eficaz con su presentación.
Se evidencia una acumulación de trabajo en el departamento de contabilidad
debido a que hay que buscar, ajustar o reclasificar registros erróneos, lo que
implica laborar fuera de horario y un retraso en el cumplimiento de sus
obligaciones.
Es imprescindible que la empresa cuente con un modelo contable que proporcione
información veraz, confiable y oportuna, que facilite una toma de decisiones
acertadas, lo que permitirá un desarrollo organizacional eficiente, eficaz y
efectivo.
Según López López Adán Efraín (2010; pág. 89) en la tesis “La información
empresarial y su relación con el sistema contable como herramienta para controlar
las operaciones financieras en el comité pro mejoras de San Bartolomé de Pinllo
en el segundo semestre del año 2009” concluye: Con nuevas y efectivas
herramientas tecnológicas se reduce errores en la información empresarial,
haciéndola veraz, verificable y confiable en beneficio de los clientes internos y los
organismos de control. Con un Manual de funciones actualizado permitirá a los
miembros de la empresa mejorar su desempeño en la ejecución de las actividades,
cumpliendo a cabalidad la labor encomendada. Con procesos bien definidos en
recaudación se puede salvaguardar los recursos económicos.
Según Calero Villareal Rosa Cecilia (2013; pág. 56) en la tesis “La
Sistematización Contable y su incidencia en la Toma de Decisiones de la Empresa
67
Ferrricomercio BOMSAM” concluye que: La información financiera generada
por el proceso contable existente en la empresa no es totalmente confiable para el
personal, ya que el mismo en su mayoría que los procedimientos en el
procesamiento contable se deben reestructurar, sin embargo el personal manifestó
que los documentos son suficientes para respaldar los movimientos económicos-
financieros. La información financiera es importante para la toma de decisiones
dentro de la empresa, sin embargo los resultados indican que las decisiones son
evaluadas cada año, además la mayor parte del personal coincide en que los
parámetros actuales para tomar decisiones no son los más adecuados, es por esta
razón que la toma de decisiones incide en el mejoramiento institucional. La
empresa no cuenta con ningún manual para su mejor funcionamiento por lo que
todo el personal coincide en que el diseño de un manual contable es necesario
para el caso, el cual permitirá mejorar las decisiones tomadas por parte de la
administración de la empresa.
Por las razones mencionadas, la propuesta de un modelo contable es un
mecanismo de solución lo cual ayudará en la entrega oportuna de información y
además facilitará el trabajo en el área contable.
6.3 JUSTIFICACIÓN
La propuesta de solución planteada en la presente investigación se justifica por la
ayuda que brinda al adecuado funcionamiento en el proceso contable de la
empresa, además uno de los propósitos esenciales que brinda la temática
planteada es unificar criterios para mejorar la toma de decisiones.
Mediante la aplicación correcta y adecuada de un modelo contable permitirá al
personal del área contable mejorar debilidades y afianzar fortalezas, distribuir el
tiempo de la mejor manera para optimizar la ejecución de sus actividades en
forma organizada, dando como resultado el cumplimiento total y oportuno de sus
funciones.
Además es importante mencionar que la propuesta conlleva a establecer
responsabilidades a quienes están encargados en el ingreso de las transacciones
68
diarias a más de remitir informes de una manera ordenada y planificada correcta
y oportuna sin contratiempos. Como resultado de su aplicación el beneficio se ve
reflejado en el área contable por que podrá proporcionar a los usuarios de los
informes financieros reportes diarios y actualizados requeridos por la
administración.
Hay que tomar en consideración que un modelo contable rescata la importancia
del conocimiento de las funciones básicas de la contabilidad como un medio para
tomar decisiones rápidas y acertadas.
Finalmente lo que se pretende con el modelo contable propuesto es que sea de
suma utilidad para la empresa, con el único propósito de obtener
reportes, estados financieros, informes contables en forma oportuna con absoluta
confiabilidad y transparencia.
6.4 OBJETIVOS
6.4.1 OBJETIVO GENERAL
Elaborar un modelo contable de procesos para obtener una correcta estructura que
genere información financiera adecuada y oportuna.
6.4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS |
1. Establecer políticas que se rijan al desarrollo de las operaciones de la
empresa
2. Establecer procedimientos contables orientados al desarrollo de las
diferentes actividades de la empresa para lograr eficiencia en las
operaciones.
3. Diseñar Flujogramas de dichos procedimientos contables.
4. Socializar el modelo contable con todos los colaboradores de la
empresa.
69
6.5 ANALISIS DE FACTIBILIDAD
6.5.1 Organización
En el ámbito organizacional la propuesta será viable ya que existe la colaboración
del personal y propietarios de la empresa, porque con la aplicación de la propuesta
le servirá como una herramienta para tomar correctivos y al mismo tiempo
corregir deficiencias detectadas en el proceso de sus actividades.
6.5.2 Legal
En el aspecto legal la temática planteada no tiene limitaciones en lo referente a lo
legal, por lo que el modelo a aplicar no contradice en lo que tiene que ver con la
ley.
6.5.3 Socio-Cultural
La propuesta está encaminada a brindar herramientas administrativas y de
tecnología que ayude al eficaz control de las operaciones financieras, el recurso
humano con que cuenta la empresa es fundamental en la aplicación del modelo
planteado.
6.6 FUNDAMENTACION.
6.6.1 Contabilidad
Se puede conceptualizar a la contabilidad como un campo especializado de las
ciencias administrativas, que sustentan en principios y procedimientos
generalmente aceptados, destinados a cumplir con los objetivos de: análisis,
registro y control de las transacciones en operaciones realizadas por una empresa
o institución en funcionamiento, con las finalidad de informar e interpretar la
situación económica financiera y los resultados operacionales alcanzados en cada
período o ejercicio contable, durante toda la existencia permanente de la entidad.
70
Por lo tanto la contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio,
procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a
los encargados de tomar las decisiones.
6.6.2 El Sistema Contable
El sistema de información contable es la combinación del personal, los registros y
los procedimientos que se usan en un negocio para cumplir con las necesidades de
información financiera
El sistema contable suministra información cuantitativa y cualitativa con tres
grandes propósitos.
1. Información interna para la gerencia que la utilizara en la planeación y
control de las operaciones que se llevan a cabo.
2. Información interna a los gerentes, para uso en la planeación de la
estrategia, toma de decisiones y formulación de políticas generales y
planes de largo alcance.
3. Información externa para los accionistas, el gobierno y terceras personas.
Además el sistema contiene la clasificación de las cuentas y de los libros de
Contabilidad, formas procedimientos y controles, que sirven para contabilizar y
controlar el activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos y los resultados de las
transacciones.
71
6.6.3 La Contabilidad como Sistema
GRAFICO N° 19: Contabilidad como sistema
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
Entrada
Recopilación de datos:
Facturas, notas de
venta, depósitos,
cheques notas de
crédito, comprobantes
ingreso, egreso, compra,
etc.
Proceso
contable Salida
Análisis y clasificación de
operaciones realizadas.
Registro de las Operaciones
-Preparación Estados
-Análisis información
Contable.
Entrega de
información
Balance
General
Estado de
Resultados
USUARIOS
INTERNOS
USUARIOS
EXTERNOS
Trabajadores de la Empresa
-Nivel de Gestión
-Nivel Operativo
Con el propósito de proyectar el desarrollo de la organización.
Organismos de Control
Públicos
72
6.6.3 Características de la información Contable
TABLA N° 27: Características de la Información
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
Según (Bravo, 2008:p. 10), afirma en su obra que los principios de contabilidad
generalmente aceptados son:
6.6.4 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
6.6.4.1 Principio Fundamental o Postulado Básico
1. Exacta
Responder con exactitud a los
datos consignados en los
documentos originales
(facturas, cheques, y otros).
2. Verdadera y Fidedigna
Los registros e informes deben
expresar la real situación de
los hechos.
3. Clara
La información debe ser
presentada de tal forma que
su contenido no induzca a
error y comprendida por el
común de los miembros de la
empresa.
4. Referida a un nivel
Elaborada según el destinatario.
5. Económica
Con un costo inferior al
beneficio que reporta.
6. Oportuna
Que esté disponible al momento en
que se requiera su información.
73
1. Equidad. El principio fundamental en toda organización. En toda entidad
se hallan diversos intereses que deben estar reflejados en los Estados
Financieros. Al Crecer éstos, deben ser equitativos con respecto a los
intereses de las distintas partes. Por ello no se debe reflejar datos que
afecten intereses de unos, prevaleciendo de otros.
2. Devengado. Las variaciones patrimoniales que deben considerarse para
establecer el resultado económico son las que competen a un ejercicio sin
entrar a considerar si se han cobrado o pagado.
3. Valuación al Costo. Este principio establece que los activos de una
empresa deben ser valuados al costo de adquisición o producción, como
concepto básico de valuación; asimismo, las fluctuaciones de la moneda
común denominador, no deben incidir en alteraciones al principio
expresado, sino que se harán los ajustes necesarios a la expresión
monetaria de los respectivos costos, por ejemplo ante un fenómeno
inflacionario.
4. Realización. Los resultados económicos deben computarse cuando sean
realizados, o sea la utilidad se obtiene una vez ejecutada la operación
mercantil, no antes. El concepto realizado, o también llamado percibido,
está relacionado con el devengado. Se debe considerar una compra o una
venta como efectuada una vez realizada la operación económica con otros
entes sociales o actividades económicas. Los resultados económicos solo
se deben computar cuando se han realizado, o sea cuando la operación que
los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o
prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundamentalmente
todos los riesgos inherentes a tal operación. Se debe establecer con
carácter general que el concepto “realizado” participa del concepto de
“devengado”.
74
6.6.4.2 Principios que hacen a las cualidades de la información.
5. Objetividad. Los cambios en los activos, pasivos y en la expresión
contable del patrimonio neto, deben reconocerse formalmente en los
registros contables, tan pronto como sea posible, medirlos objetivamente y
expresar esa medida en moneda de cuenta.
6. Exposición. Los estados financieros deben contener toda la información y
discriminación básica adicional que sea necesaria para una adecuada
interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos
del ente a que se refieren.
7. Prudencia (Conservatismo). Significa que cuando se deba elegir entre
dos valores por un elemento del activo, normalmente se debe optar por el
más bajo, o bien que una operación se contabilice de tal modo que la
alícuota del propietario sea menor. Este principio general se puede
expresar también diciendo: “ contabilizar todas las perdidas cuando se
conocen y las ganancias solamente cuando se hayan realizado”.
8. Uniformidad. Los principios generales, cuando fuere aplicable y las
normas particulares utilizadas para preparar los estados financieros de un
determinado ente deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio a
otro. Debe señalarse por medio de una nota aclaratoria, el efecto en los
estados financieros de cualquier cambio de importancia en la aplicación de
los principios generales y de las normas particulares.
9. Materialidad (Significancia Relativa). Al ponderar la correcta aplicación
de los principios generales y de las normas particulares debe
necesariamente actuarse con sentido práctico. Frecuentemente se presentan
situaciones que no encuadran dentro de aquellos y, que sin embargo, no
presentan problemas porque el efecto que producen no distorsiona el
cuadro general. Desde luego, no existe una línea demarcadora que fije los
límites de los que es u no es significativo y debe aplicarse al mejor criterio
75
para resolver lo que corresponda en cada caso, de acuerdo con las
circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en
los activos y pasivos, en el patrimonio o en el resultado de las operaciones.
6.6.4.3 Principios dados por el medio socioeconómico
10. Ente. Los Estados Financieros se refieren siempre a un ente donde el
elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto
de “ente” es distinto del de “persona” ya que una misma persona puede
producir estados financieros de varios “entes” de su propiedad.
11. Bienes Económicos. Los Estados Financieros se refieren siempre a bienes
económicos, es decir bienes materiales e inmateriales que posean valor
económico y por ende susceptibles de ser valuados en términos
monetarios.
12. Empresa en Marcha. Salvo indicación expresa, se entiende que los
Estados Financieros pertenecen a una “empresa en marcha”,
considerándose que el concepto que informa la mencionada expresión, se
refiere a todo organismo económico cuya existencia personal tiene plena
vigencia y proyección futura.
13. Unidad de Medida (Moneda). Para reflejar el Patrimonio de una empresa
mediante los Estados Financieros, es necesario elegir una moneda y
valorizar los elementos patrimoniales aplicando precio a cada unidad.
Generalmente, se utiliza como común denominador a la moneda que tiene
curso legal en el país en que funciona el ente o la empresa.
14. Periodo (Ejercicio). La empresa se ve obligada a medir el resultado de su
gestión, cada cierto tiempo, ya sea por razones administrativas, legales,
fiscales o financieras. Al tiempo que emplea para realizar esta medición se
76
le llama periodo, el cual comprende de doce meses, y recibe el nombre de
ejercicio.
6.6. 5 Proceso Contable
Denominado también Ciclo Contable constituye la serie de pasos o la secuencia
que sigue la información contable desde el origen de las transacciones
(comprobantes o documentos fuente) hasta la presentación de los Estados
Financieros.
El proceso contable contiene:
1. Comprobantes o documentos fuentes
2. Estado de Situación Inicial
3. Libro Diario
4. Libro Mayor
5. Libros Auxiliares
6. Balance de Comprobación
7. Hoja de Trabajo
8. Ajustes y Resultados
9. Cierre de Libros
10. Estados Financieros.
6.6.6 Procedimientos contables.
Los procedimientos de la contabilidad constituyen las fases y el manejo de los
registros. Es importante que los registros tengan un proceso eficiente en el
desarrollo de las actividades contables, estos deben ser exactos e íntegros.
Los procedimientos contables vienen hacer la gestión de los procesos contables.
77
6.6.7 Control Interno
El concepto de control interno así como sus objetivos se muestran de una manera
comprensible en el trabajo publicado por Alvin A. Arens, Randal J Elder y Mark
S. Beasley (2007, p. 270), Auditoria un Enfoque Integral en el párrafo o
contenidos que se muestran a continuación:
Un sistema de control interno consiste en políticas y procedimientos
diseñados para proporcionar diseñados para proporcionar una seguridad
razonable a la administración de que la compañía va a cumplir con sus
objetivos y metas. A estas políticas y procedimientos a menudo se les
denomina controles, y en conjunto estos comprenden el control interno de
la entidad. Por lo general, la administración cuenta con tres objetivos
amplios para el diseño de un sistema de control interno efectivo.
1. Confiabilidad de los informes financieros. La administración es
responsable de preparar los estados financieros para los inversionistas,
los acreedores y otros usuarios. La administración tiene la
responsabilidad legal y profesional de asegurarse de que la
información se presente de manera imparcial de acuerdo con los
requisitos de información, como los principios de contabilidad
generalmente aceptados. El objetivo del control interno es efectivo
sobre los informes financieros es cumplir con las responsabilidades de
los informes financieros.
2. Eficiencia y eficacia de las operaciones. Los controles dentro de una
empresa tienen como objetivo invitar al uso eficaz y eficiente de sus
recursos con el fin de optimizar las metas de la compañía. Un objetivo
importante de estos controles es la información financiera y no
financiera precisa de las operaciones de la empresa para tomar
decisiones.
3. Cumplimiento con las leyes y reglamentos. Se refiere a que todas las
empresas emitan un informe referente a la eficacia de la operación de
control interno sobre los informes financieros. Además que las
organizaciones sigan varias leyes y reglamentaciones.
6.6.8 Diagrama de flujo
El mismo autor (Alvin A. y otros, 2007, p. 271), define al diagrama de flujo
como sigue:
78
El diagrama de flujo de control interno es una representación simbólica y en
diagrama de los documentos del cliente y su flujo secuencial en la empresa. Un
diagrama de flujo adecuado representan una ventaja, principalmente porque
proporciona una idea concisa del sistema, lo cual es útil para el auditor como
instrumento analítico en la evaluación. Un diagrama de flujo bien preparado
identifica imprecisiones y propicia un conocimiento claro de la forma en que
opera el sistema. Se emplea más porque es superior a las narrativas como
método para comunicar las características de un sistema. Es más fácil
actualizar un diagrama de flujo que una narrativa.
No es muy usual utilizar tanto una narrativa como un diagrama de flujo para
describir el mismo sistema, dado que ambos tienen como objetivo describir el
flujo de documentos y registros en un sistema contable. En ocasiones se utiliza
una combinación de ambos depende de dos factores: 1) la relativa facilidad de
entender el diagrama de flujo por parte de los auditores actuales y de años
siguiente y 2) el costo relativo de preparación. El software para la elaboración
de diagramas de flujo es de fácil adquisición.
La simbología utilizada en la preparación de diagramas de flujo es la siguiente:
TABLA N° 28: Simbología Diagramas de Flujo
Símbolo Significado
Inicio/final: Lugar en que un
documento inicia o finaliza un
recorrido.
Proceso u operación: Acción que
se ejecuta (elaborar, realizar,
comparar)
Documento.
Conector: Página donde se
continuara el flujo grama del
sistema
79
Proceso predefinido: Cuando es
necesario mencionar una
operación sin analizarla el detalle
Decisión: Cuando existen dos o
más alternativas que toman un
curso de acción.
Operación manual.
Conector:
Documento en original o
multicopias.
Datos.
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
80
6.6.9 El Plan General de Cuentas
Denominado también Catálogo de Cuentas, es la enumeración de las cuentas
ordenadas sistemáticamente, aplicable a un negocio concreto, que proporciona los
nombres y el código de cada una de las cuentas.
Es una lista de cuentas, acompañada de una descripción del uso y operación
general de cada cuenta en los libros de contabilidad, da lugar a una clasificación o
manual de cuentas.
El Plan de Cuentas facilita la aplicación de los registros contables y depende de
las características de la empresa: comercial, de servicios, industrial, etc.
Según Zapata Pedro (2008:23): “El Plan General de Cuentas Constituye un
listado lógico y ordenado de las cuentas de Mayor General y de las subcuentas
aplicables a una entidad especifica con su denominación y código
correspondiente”.
CODIFICACION DE LAS CUENTAS: Es la utilización de números, letras y
otros símbolos que representan o equivalen al grupo. Subgrupo, cuentas, y
subcuentas.
SISTEMA DE CODIFICACIÓN
1.- Numérico Cuando se codifica utilizando exclusivamente números
2.- Alfabéticos Cuando se codifica utilizando exclusivamente letras
3.- Mixtos Cuando se codifica utilizando simultáneamente números y letras.
Todo código para que sea eficiente debe reunir ciertas características, cualidades o
propiedades que justamente destruyen prácticamente la intuición y la
improvisación lo que le hace más aceptable.
81
6.7 METODOLOGÍA
6.7.1 Modelo contable clínica veterinaria “CONSULPEC”
6.7.1.1 Introducción
El Modelo Contable a continuación presentado ha sido diseñado con el propósito
de brindar de forma sistemática, ordenada y adecuada todos los procedimientos
del ejercicio contable, para obtener una clasificación, registro, resumen e
información oportuna de todas las transacciones económicas de la empresa.
Además el Modelo Contable conlleva a satisfacer la necesidad de controlar los
movimientos de una manera técnica, funcional y practica los registros de las
operaciones financieras y/o administrativas de la entidad.
Es muy importante destacar que al momento de la ejecución del modelo propuesto
se obtendrá una mejor asignación de las funciones de los responsables encargados
de las laborares contables, con el único objetivo de garantizar protección,
resguardo conservación y uso adecuado de los bienes tanto físicos como
económicos de la entidad.
Es de gran anhelo que el Modelo Contable contribuya realmente al mejoramiento
en el trabajo contable de la empresa y a su vez se estimula a las personas
responsables en los registros y control de las operaciones o actividades ejecutadas
por la entidad, que se ajusten a esta temática para que exista una aplicación
consistente y sistemática.
A continuación se presenta una de las estrategias de aplicación, que propone la
implantación de un modelo contable involucrando tres fases.
82
6.7.2 DESCRIPCIÓN DEL MODELO INVOLUCRANDO TRES FASES.
6.7.2.1 Fases para la elaboración del modelo contable en clínica veterinaria
CONSULPEC.
FASE I ANÁLISIS PRELIMINAR:
El análisis preliminar es la fase en la cual conocemos la situación de la entidad
acerca de su organización, sistema contable, controles internos, etc. de este modo
detectamos sus problemas y falencias, y así podremos ayudarla de una mejor
manera.
A parte de conocer las instalaciones de la entidad, conocer cómo se desarrollan
sus procesos y quienes están involucrados en los mismos.
FASE II PLANIFICACIÓN:
En la fase de la planificación contiene un estudio del actual proceso de
contabilidad que posee la empresa, en esta fase se aplicará cuestionario de control
interno a los diferentes componentes, además se determinará el nivel de riesgo
que arroja cada uno de ellos, del mismo modo se elaborará un flujograma del
proceso actual para tener una mejor visión de las debilidades y falencias que esta
conlleva.
FASE III EJECUCIÓN:
En la fase de la ejecución con la ayuda de la matriz de hallazgo identificaremos
los puntos de control de esta manera ayudará a mejorar el nivel de confianza, por
lo que se elaboraran el flujograma del proceso propuesto, y a continuación se
procederá a describir los puntos de control interno identificados en el flujograma
para finalmente establecer políticas para a apropiarse. La temática planteada se
aplica a cada uno de los componentes o las cuentas considerados más relevantes
identificados en el presente trabajo de investigación como se puede detallar las
siguientes:
83
6.7.3 DESARROLLO DEL MODELO
Componentes a ser analizados
1. Caja
2. Bancos
3. Clientes
4. Inventarios
5. Proveedores
6. Ingresos
7. Gastos
6.7.3.1 Cuestionario Control Interno Componente Caja
TABLA N° 29: Cuestionario de control interno para Caja
N° REF. PREGUNTAS
RESPUESTAS
OBSERVACIONES
SI NO N/A
1 PCI 1
¿Existe el fondo para caja chica?
X No existe se toma de caja
para cualquier erogación
2 PCI 2 ¿Están separadas las funciones de custodia y manejo del fondo y de
caja de las autorizaciones de pagos
y registros contables?
X Una sola persona realiza esa actividad
3 PCI 3 ¿Los gastos respectivos son autorizados por
funcionarios encargados para tal fin?
x
84
N° REF. PREGUNTAS
RESPUESTAS
OBSERVACIONES
SI NO N/A
4 ¿Existen formatos específicos para sustentar gastos
pagados en efectivo?
X
5 PCI 4
¿Se codifican los comprobantes de
egresos de caja y se identifican con el
nombre y firma del responsable que efectuó el gasto?
X Simplemente se le descuenta
después
6 PCI 5 ¿Se realizan arqueos sorpresivos a los fondos
recaudados?
X Nunca se ha realizado arqueos
7 ¿Existe una caja o lugar específico para la
custodia del efectivo?
x
8 ¿Se realizan depósitos intactos e inmediatos?
x Pero no en forma consecutiva
9 ¿Todos los gastos tienen egresos de caja?
x Solo de algunos
10 ¿Existe por escrito las funciones del encargado
de caja?
X
11 PCI 6 ¿Se expiden los recibos de cobro al momento de efectuarse la recepción
de valores?
X No solo se borra el nombre y
pagado
TOTAL 2 9 0
Elaborado por: Pedro Martínez.
85
Total de preguntas: 11
Total respuestas positivas: 2
Total respuestas negativas: 9
Nivel de Confianza:
Respuestas Positivas/ Total de respuestas = 2/11= 18%
Para determinar el nivel de confianza analizaremos la siguiente tabla:
TABLA N° 30: Nivel de Confianza
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15%-50% 51%-75% 76%-95%
ALTO MODERADO BAJO
RIESGO DE CONTROL
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
NC= R.P/T.R
NC= 2 / 11
NC= 0,1818% 18,18%
Conclusión:
El riesgo de control que presenta este componente para la empresa es alto debido
a que no se han determinado los parámetros adecuados para mantener el
componente caja de forma correcta y sin problemas a futuro, el nivel de confianza
es de 18.18% el cual es bajo comparado con los parámetros establecidos en la
tabla, relacionado con las respuestas positivas.
86
6.7.3.2 Hoja de Hallazgos Componente Caja 2013
TABLA N° 31: Hoja de Hallazgos Caja
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
PCI CAUSA EFECTO RECOMENDACIÓN
PCI 1 No existe un fondo de caja chica destinado a gastos menores
dentro de la empresa
Extracción descontrolada del dinero
diario recaudado.
Gerente-Administrador
Crear un fondo de caja chica
destinado a gastos menores de poca
cuantía y de inmediata necesidad.
PCI 2 No se ha asignado personas específicas para determinadas
funciones
Dificultad en el momento de realizar
los diferentes procesos,
también puede conllevar a efectuar
errores
ya que una solo persona está encargada
de toda la operación
Gerente-Administrador Designar personas encargadas de
realizar diferentes actividades dentro
de la empresa, esta asignación deberá
hacerlo por escrito.
PCI 3 No existe una persona encargada de autorizar los gastos
Confusiones en lo referente
a saber el verdadero saldo de la cuenta
caja
al cierre de la jornada laboral
Gerente-Administrador Designar y/o autorizar el gasto
previo una justificación del dicho
desembolso.
PCI 4
No se les hace firmar ningún tipo de documentos
por las extracciones de dinero destinado para gastos.
Insatisfacción de los empleados
al momento de recibir su remuneración
Gerente-Administrador
Efectuar controles, al momento de
entregar dinero hacerles firmar
detallando el monto, fecha y su
destinación.
PCI 5 Falta de control al efectivo diario
Saldo de caja insatisfactorio al
momento de su depósito.
Gerente-Administrador
Realizar arqueo de caja para
constatar su veracidad de saldo al
cierre diario.
PCI 6
No se emiten recibos de cobro al momento
de su reembolso
Existe desacuerdo de las partes por
valores ya reembolsados.
Gerente-Administrador Emitir recibos de cobro/reembolso de
dinero para evitar desacuerdos.
87
6.7.3.3 Descripción del proceso actual del manejo del efectivo.
Se utilizará un diagrama de flujo de las actividades correspondientes al
componente de caja indicando como se lleva el proceso de cada actividad
actualmente.
GRAFICO N° 20: Flujograma del Proceso Actual en el Manejo del Efectivo.
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
ADMINISTRACION
INICIO
Cobro el valor total de la
Elaboración de la factura
Se genera la venta al cliente
Posteriormente se entrega la
mercadería
Custodia el dinero en efectivo
Entrega de efectivo para
Dinero en custodia sobrante se
deposita.
FIN
88
6.7.3.4 Flujograma propuesto para el manejo del efectivo en CONSULPEC.
El siguiente flujograma de procesos propuesto tiene como objetivo mejorar el
manejo del efectivo tanto de ingresos como de egresos por lo que se espera
aumentar el nivel de confianza y disminuir el riesgo de control para el
componente Caja.
Procedimientos Contables
TABLA N° 32: Procedimiento Contable Componente Caja
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Cliente 1.Pago en efectivo por compra de mercadería
Vendedor 2.Realiza la venta al cliente
Cajero 3. Ingresa la venta al sistema e imprime la factura. 4.Entrega factura original al cliente y archiva la copia
Cliente 5.Recibe factura y entrega a Vendedor
Vendedor 6. Verifica la factura original sellada y entrega de mercadería.
Cajero 7. Al finalizar el día cuadra caja y entrega facturas y dinero a administración.
Administrador 8. Realiza el cierre de caja y cuadra con la información del sistema. 9.Deposita dinero 10. Entrega facturas y copia de depósito a contabilidad
Contador 11. Contabiliza las ventas menores del día y archiva facturas y copia de depósito.
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
89
GRAFICO N° 21: Flujograma Propuesto Componente Caja
VENDEDOR CAJERO ADMINISTRADOR CONTADOR
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
Factura de
ventas y
Factura de
ventas y
Imprime el
cuadre de
Factura de
ventas 1
1
INICIO
Realiza la venta
al cliente
Factura de
venta 0
Verifica la factura
sellada y entrega
mercadería.
Al finalizar el día
cuadre de caja
Entrega Facturas y
dinero
Realiza el
cierre de caja y
cuadra con la
información del
Archiva facturas
y Deposita Dinero
Entrega
Facturas y
Copia de
Depósito
Contabiliza ventas
menores del día
FIN
Ingresa la venta al
sistema e imprime
la factura
90
TABLA N° 33: Procedimiento Contable Arqueo de Caja
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Administrador 1. Se dispone a realizar el arqueo y solicita el efectivo que se encuentra en Caja.
2. Solicita las copias de los depósitos que soportan las salidas de los ingresos recibidos en Caja, los cheques y demás documentos presentes.
Cajero 3. Entrega efectivo y demás documentos solicitados.
Administrador 4. Realiza el arqueo de Caja
5. Separa y realiza el conteo de monedas, billetes.
6. Revisa la autenticidad de billetes y monedas.
7. Revisa el correcto llenado de documentos
8. Llena arqueo de caja
9. Determina la existencia de faltantes o sobrantes.
10. Firma Arqueo.
Cajero 11. Firma Arqueo.
Administrador 12. Muestra Arqueo a propietario
Propietario 13. Revisa Arqueo.
Administrador 14. Archiva Arqueo.
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
91
GRAFICO N° 22: Flujograma Propuesto Procedimiento Arqueo de Caja
ADMINISTRADOR CAJERO PROPIETARIO
Si No
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
INICIO
Recibe efectivo y
documentos
Solicita efectivo y
documentos
Separa y realiza el conteo de
efectivo y valores
Realiza arqueo en el acta designada
Revisa autenticidad de billetes y
Valores correctos
llena acta
Firma arqueo
Envía arqueo
Recibe y archiva
documento
Valores
incorrectos aplica
políticas internas
FIN
Entrega
Efectivo y
Recibe arqueo
Revisa arqueo
Envía arqueo
92
TABLA N° 34: Procedimiento Contable Caja Chica
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Empleado 1. Informa al Administrador, la necesidad de realizar una compra menor o el pago de un servicio.
Administrador 2. Emite el vale de caja chica
Empleado 3. Firma el vale de caja chica y lo entrega
Administrador 4. Archiva copia de vale de caja chica.
5. Entrega efectivo según monto pedido.
Empleado 6. Realiza la compra o pago del bien y servicio.
7. Presenta factura o recibo que sustenta la compra o pago al responsable de caja chica.
Administrador 8. Revisa el comprobante y lo archiva.
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
93
GRAFICO N° 23: Flujograma propuesto procedimiento Caja Chica
EMPLEADO
ADMINISTRADOR
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
Comprobantes
1
INCIO
Informa la necesidad
de compra menor
Emite vale de
Firma vale de Caja y
lo entrega
Vale de Caja Chica
0
Vale de Caja
Chica 0 Recibe vale de Vale de Caja
Chica 1
Entrega Efectivo Realiza la compra
Presenta sustento
de compra
Comprobantes
Revisa el comprobante y lo
archiva
FIN
94
6.7.3.5 Descripción de los puntos de control interno para el Manejo del
Efectivo.
A continuación se va a realizar la explicación de los flujogramas propuestos del
mismo modo sus puntos de control interno y de esta manera mejorar el nivel de
confianza del manejo del efectivo (Componente Caja).
Procedimientos contables para el manejo del efectivo se propone lo siguiente:
1. Crear un fondo de caja chica, el cual tiene como principal objetivo agilizar la
adquisición de bienes y servicios menores y de poca cuantía y de inmediata
necesidad para la operatividad de cada área de la empresa es por ello que se debe
crear un fondo de caja chica para gastos menores por un monto aproximado de $
100,00
2. La encargada de expender el inventario en el local, con la sujeción adecuada de
los procedimientos propuestos, al efectuar la venta cobra el valor de la
mercadería e inmediatamente ingresa la venta al sistema y a continuación imprime
la factura, la cual deberá firmar el cliente y entregar el original al mismo.
Mediante este proceso se efectuaran todos los expendios del día y al finalizar la
jornada se entregara el dinero recaudado a la administración.
Es importante destacar aquí que el cumplimiento del procedimiento evitará retraso
de la información y sobretodo el cliente nos ayuda como un filtro para detectar
errores.
3. El responsable de custodiar caja chica será el administrador y solamente esa
persona deberá tener acceso al mismo.
Los desembolsos de caja chica deben ser autorizados por el administrador una vez
que hayan justificado dicho gasto para determinar si es necesario o no.
95
4. Todos los desembolsos de caja chica deben ser respaldados con el comprobante
respectivo. (Vale de caja).
Al mismo tiempo el empleado deberá entregar comprobantes de compras o pago
de servicio según sea el caso para garantizar su veracidad.
De esta manera evitar insatisfacciones y desacuerdos por parte de los empleados
al momento de recibir su remuneración al fin de mes.
5. Se debe practicar el arqueo diario de caja a la persona encargada de custodiar el
dinero recaudado de forma diaria.
El cuadre de caja se debe realizar obligatoriamente para saber si el responsable de
caja nos está entregando el dinero completo de las ventas, ayudando a determinar
diferencias.
Una vez efectuado este procedimiento se lograra constatar su veracidad de saldo
antes de ser depositado.
6. La Administración deberá emitir recibos de cobros-reembolsos de dinero para
evitar desacuerdos por parte de los empleados.
Una forma de controlar los reembolsos de caja es el de emitir recibos de cobro de
esta manera determina si existe algún saldo por cobrar, cuando la administración
revise el listado de los distintos egresos de caja, aquí va a encontrar saldos
pendientes que generó en el momento de la autorización de los mismos.
6.7.3.6 Políticas Contables a Apropiarse
En el ámbito financiero contable y una vez conocido los problemas que ha venido
presentando en el componente caja podemos señalar las siguientes políticas lo que
se espera ayude a disminuir el nivel de riesgo en dicho componente.
La custodia y manejo del efectivo deben ser ejercidas por personas
independientes a las que realizan las funciones de revisión, registro y
control del mismo.
96
Se debe realizar un cuadre de caja producto de las ventas diarias.
La persona responsable de caja es el cajero.
El depósito del efectivo se harán todos los días al finalizar la jornada a
más tardar el siguiente día laborable.
Se utilizará el fondo de caja chica para pagos de hasta $ 30,00 o hasta un
80 % o 90% del fondo.
Se practicara arqueos de caja de manera continua a la persona encargada
de custodiar el dinero en efectivo.
Todos los recibos de caja chica deberán estar pre enumerados y llevar
una secuencia de los mismos.
La empresa proporcionara a los clientes internos suministro necesario
para detectar billetes falsos.
Los vendedores tienen la responsabilidad de precautelar el dinero
recaudado.
97
6.7.4 Cuestionario Control Interno Componente Bancos
TABLA N° 35: Cuestionario de Control Interno Para Bancos
N° REF. PREGUNTAS RESPUESTAS
OBSERVACIONES SI NO N/A
1 PCI 1 ¿Las cuentas bancarias y los cheques están
registradas a nombre de la empresa?
X
Registrar las cuentas bancarias y cheques
a nombre de la empresa
2 ¿Cuándo el banco emite nuevos libretines de
cheques, se revisan la numeración?
X
Revisar los libretines entregados por el banco antes de su
utilización
3 PCI 2 ¿Se archivan los estados de cuenta que emite el
banco?
X
Archivar los estados de cuenta que emite el banco en forma
cronológica.
4 PCI 3 ¿Se emite cheques para cubrir gastos que no se cubre con caja chica?
X
Emitir cheques para cubrir valores
mayores a los de caja chica.
5 ¿La emisión de cheques se encuentra respaldada
por documentos de compra?
X
6 PCI 4 ¿Se realizan conciliaciones bancarias al cierre de cada mes?
x Realizar conciliación
bancarias c/m
7 ¿Para girar un cheque se requiere la autorización
del gerente? X
8 ¿Todos los depósitos están respaldados con
algún documento? X
9 ¿El personal de contabilidad tiene
conocimientos suficientes sobre el manejo de la
cuenta BANCOS?
X
TOTAL 4 5 0
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
98
Total de preguntas: 9
Total respuestas positivas: 4
Total respuestas negativas: 5
Nivel de Confianza:
Respuestas Positivas/ Total de respuestas = 4/9= 0,44%
Para determinar el nivel de confianza analizaremos la siguiente tabla:
TABLA N° 36: Nivel de Confianza
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15%-50% 51%-75% 76%-95%
ALTO MODERADO BAJO
RIESGO DE CONTROL
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
NC= R.P/T.R
NC= 4 / 9
NC= 0,4444% 44,44%
Conclusión:
El nivel de confianza es de 44,44% el cual es bajo comparado con los parámetros
establecidos en el cuadro, por otra parte el riesgo de control es alto por lo que se
puede concluir que existe pocos lineamentos de corrección para el adecuado
manejo de la cuenta Bancos.
99
6.7.4.1 Hoja de Hallazgos Bancos 2013
TABLA N° 37: Hoja de Hallazgos Bancos
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
PCI CAUSA EFECTO RECOMENDACIÓN
PCI 1
La cuenta bancaria y los cheques que se manejan para movimientos de la actividad económica no están a nombre de la empresa
Confusiones en gastos referentes a lo personal y en cuento tiene que ver con la actividad económica de
la empresa.
Gerente-Administración
Cambiar a nombre de la empresa la cuenta corriente para el
manejo de movimientos de la empresa en el banco.
PCI 2
Cuando el banco emite estado de cuenta a la empresa estos documentos no se vienen archivando
adecuadamente.
Dificultad para hallar documentos y registros en el momento de realizar
conciliaciones o ajustes.
Contador-Cont. Auxiliar Todo documento emitido por
cualquier institución o organismo de control archivar de forma
adecuada.
PCI 3
No se emiten cheques para valores mayores que presenta Falta de liquidez para movimientos
futuros.
Gerente-Administrador
Emitir cheques para valores mayores de caja chica.
PCI 4
No se realiza conciliaciones bancarias El reporte de bancos al final de un
periodo no será real.
Gerente-Administrador Exigir al área contable en
realización de conciliaciones cada 30 días.
Contador Preparar conciliaciones bancarias mensualmente para determinar
reportes reales en balances.
100
6.7.4.2 Descripción del proceso actual de la cuenta Bancos.
Se realizará utilizando un diagrama de flujo de las actividades correspondientes al
componente bancos indicando como se lleva el proceso de cada actividad
actualmente.
El Flujograma expuesto trata el giro de cheques a la vista para pago de gastos
varios ya que se realiza periódicamente este movimiento.
GRAFICO N° 24: Flujograma Actual de procedimiento componente Bancos
6.7.4.3 Flujograma propuesto para el Componente Bancos.
ADMINISTRACION CONTABILIDAD
INICIO
Entregan la factura del gasto
Se autoriza el pago de la factura
Elabora el cheque con
Elabora el
Envía el cheque para ser firmado por el
gerente
Se entrega el cheque y la persona que recibió firma el comprobante de pago como constatación de la
cancelación
Se entrega el comprobante de pago
Recibe el comprobante de
pago
Archiva comprobante
de pago
FIN
101
El siguiente flujograma de procesos propuesto tiene como objetivo mejorar el
manejo de la cuenta bancos como son depósitos de cheques de clientes giro de
cheques por pagos de gastos varios la conciliación bancaria con el propósito de
aumentar el nivel de confianza y disminuir el riesgo de control del mismo.
TABLA N° 38: Procedimiento Contable cuenta Bancos
Deposito en Efectivo
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Cajero 1.Entrega dinero de caja
Administrador 2.Recibe dinero de Caja
Administrador 3.Deposito de dinero en Bancos
4.Entrega al contador copia del
depósito
Contador 5.Recibe copia de depósito
6.Contabiliza transacción
7. Archiva Documento
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
102
GRAFICO N° 25: Flujograma Propuesto para el Manejo de la cuenta Bancos
Depósitos en efectivo
CAJERO
ADMINISTRADOR
CONTADOR
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
INICIO
Entrega
dinero
Recibe el
dinero
Deposita el
dinero
Entrega copia de depósito
Copia de depósito
Recibe copia de depósito
Copia de depósito
Contabiliza la
transacción
Archiva
Documento
FIN
103
TABLA N° 39: Procedimiento Contable Cuenta Bancos
Depósito De Cheques
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Cajero 1. Revisa en el sistema que cheques de
clientes llega la fecha del depósito.
2. Determina si los hay o no
3. Procede a imprimir el reporte de
cheques a ser depositados en el día.
4. Solicita los cheques a ser depositados
en el día.
Administrador 5. Antes de entregar a ser depositados
sacar una copia
6. Entrega cheques solicitados y copia de
los mismos
Cajero 7. Recibe los respectivos cheques y
copia de los mismos.
8. Verifica la existencia de cheques y
fecha de cobro.
Administración 9. Deposita los cheques en la cuenta de
la empresa.
10. Entrega papeleta de depósito
Cajero 11. Adjunta papeleta de depósito a la
copia de los cheques
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
104
GRAFICO N° 26: Flujograma Propuesto para el Manejo de la Cuenta Bancos
Depósito De Cheques
CAJERO-CONTADOR ADMINISTRACION
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
Copia
INICIO
Revisa en el sistema los cheques de clientes que cumplen con la fecha de
depósito
Hay Cheques por depositar
FIN
Imprime el reporte de
cheques a ser depositados
en el día
Solicito los cheques a ser depositados para su
verificación.
Antes de entregar los cheques sacar una
copia
Entrega cheques solicitados y adjunta
copia
Recibe los cheques y copias respectivas
Verifica los cheques y fecha de cobro de los
mismos
Entrega los cheques para que sean depositados.
Deposita los cheques.
Adjunta papeleta de depósito a la copia de los cheques.
FIN
Entrega papeleta de
depósito al contador.
105
TABLA N° 40: Procedimiento Contable Cuenta Bancos
Conciliación Bancaria
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Administrador 1.Solicita estados de cuenta
Contador 2. Coteja mayores y auxiliares con
estado de cuenta
3.Elabora Conciliación Bancaria
4. Firma conciliación y la entrega
Propietario 5. Revisa y analiza conciliación
6. Firma acta y lo archiva
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
106
GRAFICO N° 27: Flujograma Propuesto para el Manejo de la Cuenta Bancos
Conciliación Bancaria
ADMINISTRADOR CONTADOR PROPIETARIO
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
Conciliación
Bancaria
INICIO
Estados de
cuenta
Solicita
estados de
cuenta
Coteja Mayores y
Auxiliares con
estado de cuenta
Elabora Acta de
Conciliación
Firma Conciliación
Bancaria y la
Entrega
Revisa conciliación
Bancaria
Firma y lo
archiva
FIN
107
6.7.4.4 Descripción de los puntos de control interno para el Manejo de la
cuenta Bancos
A continuación se va a realizar la explicación de los flujogramas propuestos del
mismo modo sus puntos de control interno y de esta manera mejorar el nivel de
confianza del manejo de la cuenta Bancos (Componente Bancos).
Procedimientos contables para el manejo de la cuenta bancos se propone lo
siguiente:
1. Debe cambiarse las cuentas bancarias a nombre de la empresa, para que los
movimientos de la cuenta bancos sea únicamente por actividades económicas de
la misma, de esta manera evitar movimientos para gastos personales.
2. Todos los documentos emitidos por las Instituciones Financiera u organismos
de control deben ser archivadas adecuadamente, de este modo no se dificultara
encontrar o sustentar registros en el momento de realizar conciliaciones o ajustes.
3. Los pagos mayores de $ 100,00 se deben realizar mediante emisión de
cheques personales a los beneficiarios con la firma del Gerente Propietario.
4. Realizar las conciliaciones bancarias cada mes, lo cual constituye un control
contable, con el objeto de establecer o no a la conformidad con los elementos de
información lo que garantiza identificar cualquier error.
De esta manera se llevara un control de las existencias en efectivo en
instituciones financieras para determinar el balance real al final de cada periodo.
Es importante mencionar que las conciliaciones deben ser preparadas por personas
independientes en el manejo de efectivo y equivalentes.
6.7.4.5 Políticas Contables a Apropiarse
En el ámbito financiero contable y una vez conocido los problemas que ha venido
presentando en la cuenta bancos podemos señalar las siguientes políticas lo que
se espera ayude a disminuir el nivel de riesgo en dicho componente.
108
Las personas que realizan las conciliaciones deberán asegurar que los
mismos estén correctamente elaborados para evitar al final de un período
que se presente un reporte con diferencias significativas.
Bajo ninguna circunstancia la persona encargada de caja o algún
funcionario dentro de la misma podrá depositar o cobrar los cheques sin
previa autorización de la administración ya que es la encargada de
custodiar y revisar los cheques antes de ser depositados o cobrados.
El gerente debe autorizar la ejecución de gastos varios y el pago del
mismo de lo contrario no se realiza la operación.
Los cheques deben ser pre numerados y expedidos en forma
numérica.
La persona que firma los cheques debe asegurarse que este perfectamente
elaborado en cuanto a cantidad, número, beneficiario y concepto antes de
ser firmado.
109
6.7.5 Cuestionario Componente Cuentas por Cobrar Clientes
TABLA N° 41: Cuestionario de Control Interno para Cuentas Por Cobrar Clientes
N° REF. PREGUNTAS RESPUESTAS
OBSERVACIONES SI NO N/A
1 PCI 1 ¿El personal que realiza ventas es independiente
del que realiza los cobros?
X El vendedor es la que realiza el cobro
2 ¿Se sellan las facturas cobradas con la leyenda de cancelado y firma del
responsable?
X
3 ¿La baja de cuentas por cobrar es aprobada por
algún superior de la empresa?
X Por la Jefe de ventas
4 ¿La extensión de plazos de cuentas incobrables es
autorizada? X
Solo por la que realiza el seguimiento
de cobro
5 PCI 2 ¿Los pagos a crédito se lo realizan en las fechas
exactas? X
Siempre pasan unos días
6 PCI 3 ¿Se emiten estados de cuenta para clientes con
vencimiento? X Se lo llama o visita
7 ¿Existe vigilancia constante y efectiva sobre
el vencimiento de los cobros a clientes?
X
8 ¿Las facturas pendientes de cobro están a cargo de
algún ejecutivo? X
9 ¿Se realiza un análisis para otorgar crédito a
clientes? X Personas conocidas
10 ¿Se realizan inspecciones periódicas y sorpresivas de los documentos que amparen las partidas pendientes de cobro?
X
TOTAL
3 7
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
110
Total de preguntas: 10
Total respuestas positivas: 3
Total respuestas negativas: 7
Nivel de Confianza:
Respuestas Positivas/ Total de respuestas = 3/10= 0,30%
Para determinar el nivel de confianza analizaremos la siguiente tabla:
TABLA N° 42: Nivel de Confianza
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15%-50% 51%-75% 76%-95%
ALTO MODERADO BAJO
RIESGO DE CONTROL
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
NC= R.P/T.R
NC= 3 / 10
NC= 0,30% 30,00%
Conclusión:
El nivel de confianza es de 30,00% el cual es bajo comparado con los parámetros
establecidos en el cuadro, por otra parte el riesgo de control es alto por lo que se
puede concluir que existe pocos lineamentos que ayuden a controlar las cuentas
por cobrar a los clientes, lo que significa riesgos en la empresa porque a través
de los cobros productos de las ventas se obtiene liquidez para continuar la
operación de la empresa.
111
6.7.5.1 Hoja De Hallazgos Cuentas por Cobrar Clientes
TABLA N° 43: Hoja de Hallazgos Cuentas por Cobrar
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
PCI CAUSA EFECTO RECOMENDACIÓN
PCI 1
No se ha asignado una persona encargada de cobros a clientes
Dificultad para cobro del mismo y llamada de atención a la persona
que otorgo el crédito.
Gerente-Administración Designar una persona que se
encargue del cobro del listado de clientes a crédito.
PCI 2
Deficiente aplicación de política de cobro en otorgación de crédito
Demora en recuperar monto de crédito.
Gerente-Administración Adoptar o implementar una política de cobranza para evitar demora en recuperación de crédito a clientes.
PCI 3
Falta de organización en el área administrativa y contable
Dificultad para la recuperación del
mismo
Contador - Administración Establecer funciones que le permita controlar de una manera efectiva la
cuenta clientes
112
6.7.5.2 Descripción del proceso actual del Componente Cuentas por Cobrar.
Se realizará utilizando un diagrama de flujo de las actividades correspondientes al
componente Cuentas por Cobrar Clientes indicando como se lleva el proceso de
cada actividad actualmente.
GRAFICO N° 28: Flujograma Actual de Procedimiento Cuentas por Cobrar Clientes
Ventas a Crédito
VENDEDOR JEFE DE VENTAS
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
INICIO
Recepta el pedido
por un cliente
Analiza el status del cliente y
referencias de existir
Entrega el pedio a
Jefe de Ventas
Verifica nivel de
status y referencias
Buenas referencias y
nivel de status
Se niega el crédito
Se otorga la venta a
crédito
FIN
113
6.7.5.3 Flujograma propuesto para el Componente Cuentas por Cobrar.
El siguiente flujograma de procesos propuesto tiene como objetivo mejorar el
manejo de la cuenta clientes con el propósito de aumentar el nivel de confianza y
disminuir el riesgo de control del mismo.
TABLA N° 44: Procedimiento Contable Cuentas por Cobrar Clientes
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Cliente 1.Se rige a cobrar a los clientes
Cliente 2.Cancela lo Adeudado
Cobrador 3.Emite recibo de Cobro y Firma
Cliente 4. Recibe recibo y lo firma
Cobrador 5. Entrega el original y archiva la
Copia
6. Entrega los recibos
Contador 7. Recibe los recibos
8. Contabiliza cobros
9. Archiva Documentos
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
114
GRAFICO N° 29: Flujograma Propuesto para Cuentas por Cobrar Clientes
Cobros a clientes con una persona encargada del mismo
COBRADOR CONTADOR
entre
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
Recibos de
cobro 1
1
INICIO
Cobra al
cliente
Recibo de
cobro 0
Emite recibo
y lo firma
Entrega recibos
de cobro
Recibos de
cobro 1
Recibe
recibos de
cobro
Contabiliza los cobros
Archiva
Documentos
FIN
115
6.7.5.4 Descripción de los puntos de control interno para el componente
cuentas por cobrar clientes.
Una vez ya establecido los diagramas propuestos, se procede a describir los
puntos de control interno detectados con el objeto de mejorar el nivel de confianza
en el componente Clientes.
1. La administración deberá asignar una persona encargada de cobros de esta
manera evitar demora en recuperación de saldos y a su vez garantizar la fidelidad
de los clientes.
2. La gerencia deberá adoptar políticas de cobranza internas para lograr captar
eficazmente el saldo de las ventas a crédito.
3. El gerente conjuntamente con el contador deberán vigilar constante y
efectivamente sobre los vencimientos de los cobros a los clientes, una vez
identificado el vencimiento del saldo de uno de ellos emitir un estado de cuenta
con el monto que lo adeuda indicando su obligación con la empresa.
6.7.5.5 Políticas Contables a Apropiarse
En el ámbito financiero contable y una vez conocido los problemas que ha venido
presentando en el componente cuentas por cobrar clientes podemos señalar las
siguientes políticas lo que se espera ayude a disminuir el nivel de riesgo en dicho
componente.
Deben habilitarse cuentas auxiliares para cada cliente, con el objeto de
obtener estados de cuenta individuales.
La administración deberá realizar cada mes un análisis permanente y
oportuno de rotación de cartera.
El jefe de ventas tiene la responsabilidad de enviar con regularidad los
estados de cuentas a todos los clientes deudores.
116
Toda venta a crédito deberá aprobar el gerente previo acuerdo de pago con
el cliente de no más de 30 días
No se procederá a facturar al cliente bajo ninguna circunstancia cuando
tenga facturas vencidas por más de 30 días.
Se suspenderá la línea de crédito a los clientes que por algún motivo
cancelaron su deuda con cheque posfechado y el mismo haya tenido
argumentos.
117
6.7.6 Cuestionario de control Interno Componente Inventarios
TABLA N° 45: Cuestionario de Control Interno para Inventarios
N° REF. PREGUNTAS RESPUESTAS
OBSERVACIONES SI NO N/A
1 PCI 1 ¿Se utiliza documentos de respaldo para el ingreso y egreso de
inventarios?
X
Registrar los movimientos en comprobantes de ingreso y egreso de bodega
2 ¿A bodega ingresa solo personal autorizado?
X
3 PCI 2 ¿Los autoconsumos de la empresa son autorizados?
X
Todo autoconsumo debe ser autorizado y
detallado su utilización
4 PCI 3 ¿Se realizan constataciones físicas de
forma frecuente? X Una vez al año
5
¿Utiliza guías de remisión para el traslado de la
mercadería?
X
6 ¿Tiene una persona encargada del control de
los inventarios? X
7 PCI 4 ¿Todas las compras tienen su respectivo ingreso a bodega?
X
8 ¿Se utiliza un método algún método para el
control de inventarios? X
9 ¿Las instalaciones son adecuadas de acuerdo a
la actividad de la empresa?
X
10 PCI 5 ¿Tiene la empresa formato de ingreso a
bodega?
X
TOTAL 4 6
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
118
Total de preguntas: 10
Total respuestas positivas: 4
Total respuestas negativas: 6
Nivel de Confianza:
Respuestas Positivas/ Total de respuestas = 4/10= 0,40%
Para determinar el nivel de confianza analizaremos la siguiente tabla:
TABLA N° 46: Nivel de Confianza
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15%-50% 51%-75% 76%-95%
ALTO MODERADO BAJO
RIESGO DE CONTROL
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
NC= R.P/T.R
NC= 4 / 10
NC= 0,40% 40,00%
Conclusión:
El nivel de confianza es de 40,00% el cual es bajo comparado con los parámetros
establecidos en el cuadro, por otra parte el riesgo de control es alto por lo que se
puede concluir que existe pocos lineamentos que ayuden a controlar la custodia de
los inventarios, lo que conlleva a tener problemas ya que se puede generar
inventarios con valores ficticios al momento de presentar los balances.
119
6.7.6.1 Hoja de Hallazgos Inventarios
TABLA N° 47: Hoja de Hallazgos Inventario
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
PCI CAUSA EFECTO RECOMENDACIÓN
PCI 1 Falta de control por el bodeguero La cuenta inventarios genera
cantidades y valor i reales
Administración-Bodeguero
Debe llevar un control mediante la utilización de documentos las entradas y salidas de bodega almacén.
PCI 2 Los autoconsumos no son autorizados y tampoco se realiza el registro de los mismos
Sobrestimación de la cuenta inventarios
Gerente-Administración
Receptar aviso de autoconsumo para autorizar el mismo
Contador-Bodeguero Registrar el detalle de su utilización
PCI 3 Deficiente control de inventarios Dificultad en la determinación
correcta sobre el stock
Contadora
Realizar constataciones físicas de inventarios periódicamente
PCI 4 No se realiza el ingreso a bodega a determinadas compras
Dificultad en momento de determinar la cantidad correcta
Bodeguero La recepción e ingreso a bodega es
responsabilidad del bodeguero Ya que él debe cerciorarse de entregar la cantidad correcta.
PCI 5 No cuenta con la documentación adecuada para el
ingreso y egreso de inventario de mercadería.
No se utiliza documentos adecuados ocasionando
confusiones en el detalle total de los inventarios.
Administración
Utilizar documentación adecuada para el ingreso y egreso de inventario con lo que facilitara su control y valoración de los mismos.
120
6.7.6.2 Descripción del proceso actual del Componente Inventarios.
Se realizará utilizando un diagrama de flujo de las actividades correspondientes al
componente Inventarios indicando como se lleva el proceso de cada actividad
actualmente.
GRAFICO N° 30: Flujograma Actual de Procedimiento Componente Inventarios
Compras Contabilidad
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
INICIO
Realiza la orden de compra según lo que necesita
Llama al proveedor para solicitar el
producto
Acuerdan el día de entrega y plazo de
pago
Llega el producto y
lo recibe
Verifica que el producto sea la
factura
Recibe factura
Archiva y pasa al módulo
cuentas por pagar como
factura pendiente de
pago
Ingresa a bodega
Envía factura a contabilidad
FIN
121
6.7.6.3 Flujograma propuesto para el Componente Inventario.
El siguiente flujograma de procesos propuesto tiene como objetivo mejorar el
manejo de la cuenta inventario con el propósito de aumentar el nivel de confianza
y disminuir el riesgo de control del mismo.
TABLA N° 48: Procedimiento Contable para la Cuenta Inventarios
Compra e Ingreso a Bodega
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Jefe de Bodega 1.Emite orden de Compra y archiva la
copia
Administrador 2.Recibe orden de Compra
3. Realiza proceso de Selección de
Proveedor
Propietario 4.Autoriza proveedor y compra
Administrador 5.Realiza la compra
Proveedor 6.Entrega mercadería y Factura a
bodega
Jefe de Bodega 7.Revisa mercadería
8.Envía Factura original a contabilidad
9.Archiva copia de factura
Contador 10. Recibe Factura, realiza retención
(si la hubiera) y archiva documentos.
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
122
GRAFICO N° 31: Flujograma Propuesto para el Manejo de la Cuenta Inventario
Jefe de Bodega Administrador Propietario Contador
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
Factura de Compra 0
1
Factura de Compra 0
1
INICIO
Orden de Compra 0 Emite orden de
compra y archiva
Autoriza Compra y Proveedor
Recibe orden de compra
Orden de Compra 0
Realiza proceso de
selección de proveedor
Realiza compra Revisa Mercadería
Mercadería acorde a factura y
orden
No se realiza la compra
Devuelve
Mercadería
Almacena mercadería y envía factura
original y copia archiva
Recibe
factura,
contabiliza
y aplica
FIN
123
TABLA N° 49: Procedimiento Contable para la Cuenta Inventarios
Venta al por Mayor y Salida de bodega
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Cliente 1.Realiza pedido de mercadería
Vendedor 2. Recibe pedido
3.Emite Factura
4.Envia Copia de factura a
Contabilidad
Cliente 5.Recibe factura y entrega a bodega
Jefe de Bodega 6. Recibe factura de Venta, Saca
copias y lo archiva.
7.Emite orden de salida de
inventarios, firma y archiva copia
8.Envia orden de salida a
administración
Administración 9. Archiva orden de salida de
inventarios
Cliente 10. Firma orden
11. Entrega retención si las hubiese
a Contabilidad
Contabilidad 12. Contabiliza y archiva copia de
factura y retención.
124
GRAFICO N° 32: Flujograma Propuesto para el Manejo de la Cuenta Inventario
Ventas al por Mayor y Salida de Bodega
Vendedor Jefe de Bodega Administrador Contabilidad
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
Factura de
venta 2
Factura de Venta1
Orden de salida de
inventario 0 1
1
INICIO
Factura de
venta 0 Recibe
pedido y emite factura
Envía Factura a
Contabilidad
Factura de
venta 1 Recibe
factura saca
copia y
archiva
Recibe
orden de
salida de
inventarios
Recibe
factura
Contabiliza la
transacción
Archiva
Documento
FIN
Orden de salida de
inventario 0
Emite orden
de salida de
inventarios
125
TABLA N° 50: Procedimiento Contable para la Cuenta Inventarios
Constatación Física de Inventarios (Efectuar Semestralmente)
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Administrador 1.Solicita reportes de existencia en el
sistema
Contador 2. Entrega de Reportes
Administrador 3. Se procede al conteo físico de
inventarios
4. Entrega de Resultados
Contador 5. Coteja reportes con el resultado del
conteo físico
Administrador 6. Elabora constatación física la firma y
la entrega
Jefe de Bodega 7. Firma constatación y entrega
resultados
Administrador 8.Archiva constatación
126
GRAFICO N° 33: Flujograma Propuesto para el Manejo de la Cuenta Inventario
Constatación Física de Inventarios
Administrador Contador Jefe de Bodega
Si No
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
INICIO
Solicita reportes
de existencias
Constatación
física
Revisa la
existencia
de faltante
Entrega
reportes
Procede a conteo
físico
Entrega resultados
Elabora
constatación
Coteja valores
con resultados
Aplica políticas
Contables
Firma y entrega
Archiva constatación
FIN
Firma
constatación
127
TABLA N° 51: Procedimiento Contable para la Cuenta Inventarios
Venta al por menor.
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Cliente 1. Solicita producto de almacén
Vendedor 2. Atiende al cliente 3. Emite Factura a cliente y envía a pagar en caja.
Cliente 4.Recibe Factura y Paga a Cajero
Cajero 5.Recibe el dinero y sella factura 6. Entrega original y archiva copia.
Vendedor 7. Revisa factura sellada y entrega producto.
128
GRAFICO N° 34: Flujograma Propuesto para el Manejo de la Cuenta Inventario
Venta al por menor.
VENDEDOR
CAJERO
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
1
INICIO
Factura de
venta 0
Atiende a cliente
FIN
Recibe dinero sella
cancelado factura
Archiva copia
de factura
Emite factura y envía a
pagar en caja
Factura de
venta 1
Revisa factura
sellada y procede a
entregar
129
6.7.6.4 Descripción de los puntos de control interno para el componente
Inventario.
Una vez ya establecido los diagramas propuestos, se procede a describir los
puntos de control interno detectados con el objeto de mejorar el nivel de confianza
en el componente inventario.
1. Para mejorar el proceso de compra e ingreso a bodega se recomienda utilizar
documentos de entradas y salidas de inventario, de esta manera estará seguro de
las cantidades exactas de inventario en stock además sabrá cuando necesita hacer
una compra de algún producto en particular, mejorando de esta manera el control
de inventarios con el propósito de evitar faltantes y por ende pérdidas a la
empresa.
2. Los autoconsumos de deben ser autorizados para que sean efectuadas, de esta
manera el gerente conjuntamente con la administración tendrán el conocimiento
del ítems de consumo y de su adquisición además de firmar la orden con su
respectivo detalle de los mismos.
3. Para un mayor control de los inventarios es muy importante realizar las
constataciones físicas esto le ayudara a determinar faltantes o a su vez detectar
caducidad, daños o deterioro en algún tipo de inventario se sugiere realizar
constataciones físicas semestralmente las mismas que estará a cargo del contador.
4. Toda compra que se realice para la actividad comercial de la empresa debe ser
ingresado con su respectivo comprobante de ingreso a bodega que estará a cargo
del responsable de bodega ya que él debe cerciorarse de entregar y custodiar las
cantidades correctas de inventario.
Para mayor control el bodeguero al recibir la mercadería debe cotejar con el
documento de ingreso entregado por el jefe de compras, de esto modo de existir
falencias no lo recibe o se procede a elaborar otro documento con la cantidad
correcta.
130
5. Utilizar documentación adecuada para el ingreso y egreso de inventario ya que
es el único sustento de salidas de inventario, con la utilización del mismo el
bodeguero tendrá la plena seguridad en el manejo y rotación del inventario.
6.7.6.5 Políticas Contables a Apropiarse.
En el ámbito financiero contable y una vez conocido los problemas que ha venido
presentando en el componente inventarios podemos señalar las siguientes
políticas lo que se espera ayude a disminuir el nivel de riesgo en dicho
componente.
Se utilizará para su registro el sistema de inventario permanente.
Se aplicara el método promedio ponderado para la valorización de los
mismos.
Se realizará constataciones físicas periódicamente lo que estará a cargo del
área contable.
Si existe faltantes en los inventarios de cargará el valor faltante al
encargado de bodega.
Además se efectuara un análisis permanente y oportuno de rotación de
inventario para mantener un adecuado stock de los mismos.
La bodega de estar con seguridad y sin acceso a personas en particular
que no desarrollen alguna actividad dentro de la misma.
El bodeguero debe recibir la mercadería cotejando con el documento de
ingreso para cerciorarse que están entregándole correctamente.
131
Posterior a la compra se realizara un proceso de selección y calificación de
proveedores que demande cantidad calidad y precio de los diferentes
inventarios.
Efectuar compra de inventario previo orden de compra.
132
6.7.7 Cuestionario de control Interno componente Proveedores.
TABLA N° 52: Cuestionario de Control Interno Proveedores
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
Total de preguntas: 7
Total respuestas positivas: 2
Total respuestas negativas: 5
N° REF. PREGUNTAS RESPUESTAS
OBSERVACIONES SI NO N/A
1 PCI 1 ¿Existe una autorización previa para el pago a
proveedores? X
Se procede al pago sin ninguna autorización
2 ¿Todos los pagos se realizan con cheques de
la empresa? X
3 PCI 2 ¿Las facturas de compras tiene adjunto el ingreso a bodega con el detalle de
lo que se recibió?
X
4 ¿Los comprobantes de pago son firmados por las personas que reciben el cheque y archivados?
X
5 PCI 3 ¿Se verifica las facturas por pagar respecto a
cantidad, precio, operaciones aritméticas antes de proceder a su
cancelación?
X La mayoría de las
veces se lo paga sin revisar nada.
6 PCI 4 ¿Se giran los cheques respetando los plazos de
pago pactado con el proveedor?
X No, muchas veces con fechas diferentes a las acordadas.
7 ¿Se ha establecido un día específico de pago a
proveedores? X
TOTAL 2 5
133
Nivel de Confianza:
Respuestas Positivas/ Total de respuestas = 2/7= 0,2857%.
Para determinar el nivel de confianza analizaremos la siguiente tabla:
TABLA N° 53: Nivel de Confianza
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15%-50% 51%-75% 76%-95%
ALTO MODERADO BAJO
RIESGO DE CONTROL
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
NC= R.P/T.R
NC= 2 / 7
NC= 0,2857% 28,57%
Conclusión:
El nivel de confianza es de 28,57% el cual es bajo comparado con los parámetros
establecidos en el cuadro, por otra parte el riesgo de control es alto por lo que se
puede concluir que existe pocos lineamentos que ayuden al correcto manejo del
pago a proveedores, afectando de algún modo las relaciones comerciales con los
mismos.
134
6.7.7.1 Hoja de Hallazgos Proveedores
TABLA N° 54: Hoja de Hallazgos Proveedores
Fuente: Investigación de Campo (2013) Elaborado por: Pedro Martínez.
PCI CAUSA EFECTO RECOMENDACIÓN
PCI 1 No se pide autorización a gerencia para pagos
correspondientes
Confusiones por parte de la gerencia de que proveedores están vencidos o
ya cancelados
Gerencia Antes de proceder al pago de proveedores Gerencia debe recibir que facturas se van a
cancelar.
PCI 2 No se adjunta las facturas de compras con el
respectivo ingreso a bodega. Dificultad en constataciones físicas o
doble ingreso
Contador-Bodeguero La contadora conjuntamente con el bodeguero deberá ingresar las
compras con su respectivo documento de respaldo.
PCI 3 No se verifica las facturas en cuanto al detalle como
es precio, cantidad etc. antes de proceder a su cancelación.
Incertidumbre en cuanto a quienes son los responsables de esa
documentación
Contador La contadora deberá verificar
constantemente que las operaciones aritméticas de la
factura sean las correctas.
PCI 4 No se ha defino fechas exactas de pago a
proveedores
Genera incertidumbre y desacuerdos con proveedores y posibles pérdidas
de los mismos.
Gerencia-Contador La gerencia conjuntamente con el
contador debe definir fechas exactas de pago con el propósito
de evitar inconvenientes con proveedores.
135
6.7.7.2 Descripción del proceso actual del Componente Proveedores.
Se realizará utilizando un diagrama de flujo de las actividades correspondientes al
pago de proveedores indicando como se lleva el proceso de cada actividad
actualmente.
GRAFICO N° 35: Flujograma Actual de Procedimiento Componente Proveedores
ADMINISTRACION
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
INICIO
Revisa las facturas por
pagar
Aprobar o negar autorización de pago de
las facturas
Elabora cheques y adjunta con la retención
de los proveedores y efectuar los pagos
Envía a gerencia los cheques para que sean
firmados
Realiza el pago a
diferentes proveedores
Envía a contabilidad el comprobante de pago
para su correspondiente registro.
FIN
136
6.7.7.3 Flujograma propuesto para el Componente Proveedores.
El siguiente flujograma de procesos propuesto tiene como objetivo mejorar el
manejo de la cuenta proveedores con el propósito de aumentar el nivel de
confianza y disminuir el riesgo de control del mismo.
TABLA N° 55: Procedimiento Contable para la Cuenta Proveedores
Proveedores
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Administrador 1.Solicita saldo de proveedor y facturas de compra a contabilidad 2. Solicita saldo bancos
Contabilidad 3. Entrega saldo proveedores y facturas 4. Entrega saldo bancos.
Administrador 6. Constata monto de deuda, plazo y saldo disponible en bancos. 7. Emite cheque y firma.
Proveedor 8. Sella la factura de cancelado y entrega
Administrador 9. Recibe factura sellada y envía a contabilidad.
Contabilidad 10. Contabiliza pago y archiva la factura cancelada y sellada.
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
137
GRAFICO N° 36: Flujograma Propuesto Proveedores
Proveedores
ADMINISTRADOR CONTABILIDAD
si no
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
INICIO
Solicita saldo de proveedores y facturas
de compra
Constata monto de deuda, plazo
y saldo disponible en
bancos
Solicita saldo de
bancos
Emite cheque y lo
firma
Recibe factura
sellada y envía
Factura de
compra
No paga a
proveedor
Recibe factura sellada y archiva
Factura de
compra
FIN
Entrega saldo de
proveedores y facturas
138
6.7.7.4 Descripción de los puntos de control interno para el componente
Proveedores.
Una vez ya establecido los diagramas propuestos, se procede a describir los
puntos de control interno detectados con el objeto de mejorar el nivel de confianza
en el componente proveedores.
1. La Gerente Financiera es quien decide que proveedores se van a cancelar de
forma independiente, debido a que el área contable tiene contacto con los
proveedores y esto puede influir en las decisiones de cancelación.
2. La contadora debe ingresar y adjuntar el respectivo documento de ingreso a
bodega, una vez adjuntado estos documentos se lo entregara al gerente para que
revise además de cerciorarse de la cantidad ingresada y tipo de proveedor.
3. Es de extrema responsabilidad de la contadora verificar que las operaciones
aritméticas de las facturas de los proveedores están correctamente elaboradas.
4. La administración deberá llegar acuerdos de pago con proveedores
generalmente con corte cada 30 días para evitar inconvenientes con los mismos y
posibles pérdidas de proveedor.
6.7.7.5 Políticas Contables a Apropiarse
En el ámbito financiero contable y una vez conocido los problemas que ha venido
presentando en el componente proveedores podemos señalar las siguientes
políticas lo que se espera ayude a disminuir el nivel de riesgo en dicho
componente.
Registrar las compras que efectúa la empresa.
Llevar un registro exacto de las compras en proceso
Llevar un registro de las averías encontradas en los productos comprados
139
Llegar a convenios para garantizar la calidad de los productos con los
proveedores.
Lograr alianzas con los proveedores mediante la negociación de precios.
El Gerente de recibir los cheques que van hacer cancelados para que pueda
revisar conjuntamente con los documentos de sustento.
Todos los pagos a proveedores se harán con cheques de la empresa.
Todas las facturas para ser canceladas debe tener adjunto el ingreso a
bodega.
140
6.7.8 Cuestionario de Control Interno Ingresos
TABLA N° 56: Cuestionario de Control Interno para Ingresos
N° REF. PREGUNTAS RESPUESTAS
OBSERVACIONES SI NO N/A
1 PCI 1 ¿Existe un manual de procesos que registre y controle el cobro de los
ingresos?
X No solo verbales
2 ¿La Administración ejerce un control directo sobre
las operaciones que generan ingresos?
X
3 ¿Se lleva un control permanente del total de
los ingresos? X
4 ¿La entidad elabora presupuesto de ingresos
para funcionamiento e inversión?
X
5 PCI 2 ¿Son registrados oportuna y
adecuadamente las transacciones de los
ingresos?
X
6 ¿Se verifican que estén debidamente soportadas todas las transacciones?
X
7 PCI 3 ¿Se realiza un análisis al aumento o disminución de
los ingresos? X
8 ¿Los reportes de ingreso está custodiado por una persona responsable?
X La contadora
9 ¿Las Facturas, cheques y libros están resguardados
adecuadamente? X
10 PCI 4 ¿Los registros de las Ventas se registran
Diariamente? x
TOTAL 3 7
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
141
Total de preguntas: 10
Total respuestas positivas: 3
Total respuestas negativas: 7
Nivel de Confianza:
Respuestas Positivas/ Total de respuestas = 3/10= 0,30%
Para determinar el nivel de confianza analizaremos la siguiente tabla:
TABLA N° 57: Nivel de Confianza
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15%-50% 51%-75% 76%-95%
ALTO MODERADO BAJO
RIESGO DE CONTROL
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
NC= R.P/T.R
NC= 3 / 10
NC= 0,30% 30,00%
Conclusión:
El nivel de confianza es de 30,00% el cual es bajo comparado con los parámetros
establecidos en el cuadro, por otra parte el riesgo de control es alto por lo que se
puede concluir que existe pocos lineamentos que ayuden a controlar el correcto
manejo aplicación y registro de los ingresos provenientes de actividades de
operación en la empresa.
142
6.7.8.1 Hoja de Hallazgos Ingresos
TABLA N° 58: Hoja de Hallazgos Ingresos
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
PCI
CAUSA EFECTO RECOMENDACIÓN
PCI 1
Inexistencia de procesos que registre y controle los
ingresos.
Dificultad al momento de realizar
la captación monetaria de
diferentes ingresos ya sea por
ventas o cartera.
Administrador-Contador
Determinar que se realicen
procesos para facilitar la
ejecución de los tipos de ingresos.
PCI 2 Falta de organización del personal que labora en el área
contable
Dificultad para hallar los
documentos en el momento que
se requiera de los mismos.
Administrador-Contador
Definir conjuntamente con la
administración el registro de las
transacciones generadas
oportunamente
PCI 3
No se ha realizado un análisis de las variaciones de los
ingresos
Incertidumbre y confusiones
respecto a los responsables del
manejo y registro de ingresos.
Gerente-Administrador
Realizar un análisis de los
aumentos y disminuciones de los
ingresos con el objeto de tener
una visión global del porque se
genera estas variaciones y a su
vez tomar acciones correctivas.
PCI 4
Falta de control diario en el registro de las ventas El reporte en balances se refleja
de manera errónea
Contador
Registrar de manera sistemática
cada una de las transacciones de
manera diaria para evitar reporte
inexactos
143
6.7.8.2 Descripción del proceso actual de la cuenta ingresos.
Se realizará utilizando un diagrama de flujo de las actividades correspondientes a
la cuenta ingresos indicando como se lleva el proceso de cada actividad
actualmente.
GRAFICO N° 37: Flujograma Actual de Procedimiento Cuenta
Ingresos
ADMINISTRACION
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
INICIO
Recepta valores por
concepto de ventas o
por saldos anteriores
Procede a cobrar el
valor pendiente de cobro
Registra manualmente el
valor en cuaderno
El dinero recibido es
colocado en caja
FIN
144
6.7.8.3 Flujograma propuesto para la Cuenta Ingreso.
El siguiente flujograma de procesos propuesto tiene como objetivo mejorar el
manejo de la cuenta ingresos con el propósito de aumentar el nivel de confianza y
disminuir el riesgo de control del mismo.
TABLA N° 59: Procedimiento Contable para la Cuenta Ingresos.
Ingreso de Dinero
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Secretaria
1. Identificación origen del ingreso. 2. Requiere emisión de documento de pago 3. Realiza detalle de valor a recaudar.
Contabilidad
4. Realiza el registro contable. 5. Revisa el registro contable y libro diario y mayor iza. 6. Registro de mayor y pasa al balance de comprobación.
Administración 7. Revisión y aprobación 8. Archivo.
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
145
GRAFICO N° 38: Flujograma Propuesto para el Manejo de la Cuenta Ingresos.
Ingreso de Dinero
SECRETARIA CONTABILIDAD ADMINISTRACION
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
INICIO
Identificación origen del
ingreso
Requiere emisión
de factura
Emisión de la factura
Identificación de Cuentas
Contables.
A A
B
146
GRAFICO N° 39: Flujograma Propuesto para el Manejo de la Cuenta Ingresos.
(Continuación)
SECRETARIA CONTABILIDAD ADMINISTRACION
No Si
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
Revisión y Aprobación de
Correcta
Revisión y Aprobación de
la Administración
Reinicia procesos de
Contabilización FIN
Recepción de fondos Elaboración papeleta de Deposito Recepción de depósito con sello del
banco.
Recepción de Fondos Elaboración Papeleta de Depósito Recepción de
depósito con registro en el Banco
A A
Registro e impresión Comprobante de respaldo
Revisión Contador B
147
6.7.8.4 Descripción de los puntos de control interno para la Cuenta Ingresos.
Una vez ya establecido los diagramas propuestos, se procede a describir los
puntos de control interno detectados con el objeto de mejorar el nivel de confianza
en la cuenta Ingresos.
1. Elaborar procedimientos de ingresos manual y sistematizado que controle y
registre la captación de los mismos con el propósito de facilitar la ejecución y al
momento que se requiera un reporte verificar sin complicaciones.
2. Todo ingreso de dinero debe ser registrado y documentado con copia porque
implica descargo para quien entrega el dinero y gran responsabilidad para la
contadora o persona que recibe el dinero porque es quien firma la recepción de
valores, e inmediatamente debe ser depositado y registrar el ingreso para su
contabilización.
3. La administración conjuntamente con el contador y asistente contable deberán
realizar un análisis de las variaciones de aumento y disminución de los ingresos es
una forma eficaz de determinar la liquidez generada en la empresa para ello se
utilizara la herramienta de indicadores financieros.
4. Es responsabilidad del contador registrar diariamente las ventas generadas, a
través de la utilización de facturas, notas de venta etc. además de realizar diarios y
asientos contables manual y sistemáticamente lo que le ayudara a realizar los
formularios, anexos correspondientes y a su vez la presentación y pago de
impuestos.
6.7.8.5 Políticas Contables A Apropiarse
En el ámbito financiero contable y una vez conocido los problemas que ha venido
presentando en la cuenta ingresos se puede señalar las siguientes políticas lo que
se espera ayude a disminuir el nivel de riesgo en dicho componente.
Todo ingreso sea por venta o cobro de cartera debe estar registrada y
respaldada por un documento.
148
Los ingresos por ventas y cobro de cartera deben ser cotejados con los
reportes de caja y depósito.
Cotejar papeletas de depósito junto con registros.
El departamento contable debe custodiar documentos de venta en blanco y
entregar a facturación un número promedio de acuerdo a las ventas diarias.
Realizar reportes de ingreso de valores y recibos de cobro a supervisores.
Emitir en su mayoría comprobantes de pago después del registro contable.
El área contable debe emitir reportes mensuales de cuentas por cobrar u
otro tipo de ingreso.
Realizar cuadre de diario producto de las ventas del día.
Realizar un cuadre de cobro producto de las recaudaciones.
149
6.7.9 Cuestionario de Control Interno Componente Gastos.
TABLA N° 60: Cuestionario de Control Interno para Gastos
N° REF. PREGUNTAS RESPUESTAS
OBSERVACIONES SI NO N/A
1 ¿Se realiza los gastos que son estrictamente
necesarios?
X
2 PCI 1 ¿Son autorizados la realización de los gastos?
X
3 PCI 2 ¿Se realiza un análisis del gasto antes de
efectuarlo?
X
4 ¿Los gastos se cancelan con cheque de la
empresa?
X
5
¿La persona que analiza el gasto es distinta a la que pide la generación
del mismo?
X
6 ¿Todos los gastos están sustentados con facturas?
X
7 PCI 3 ¿Se genera algún documento de sustento
para realizar la adquisición de un gasto?
X
TOTAL 1 6
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
150
Total de preguntas: 7
Total respuestas positivas: 1
Total respuestas negativas: 6
Nivel de Confianza:
Respuestas Positivas/ Total de respuestas = 1/7= 0,1428%
Para determinar el nivel de confianza analizaremos la siguiente tabla:
TABLA N° 61: Nivel de Confianza
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15%-50% 51%-75% 76%-95%
ALTO MODERADO BAJO
RIESGO DE CONTROL
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
NC= R.P/T.R
NC= 1 / 7
NC= 0,1428% 14,28%
Conclusión:
El nivel de confianza es de 14,28% el cual es bajo comparado con los parámetros
establecidos en el cuadro, por otra parte el riesgo de control es alto por lo que se
puede concluir que existe pocos lineamentos que ayuden a controlar el correcto
manejo y autorización de dichos gastos.
151
6.7.9.1 Hoja de Hallazgos Gastos
TABLA N° 62: Hoja de Hallazgos Gastos
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
PCI CAUSA EFECTO RECOMENDACIÓN
PCI 1 No existe una autorización previa para los gastos
El efectivo está sujeto a
perdidas y confusiones por el
acceso sin restricción a la cuenta
caja
Administración-Gerente
Solicitar información por
parte de los empleados para
realizar la respectiva
autorización de los gastos.
PCI 2 No se realiza un análisis de la necesidad de dicho
gasto
Falta de una visión global por
parte de gerencia cuando se
genera un gasto para determinar
cuan necesario es el mismo.
Administración-Gerente
Realizar un análisis de gastos
antes de proceder con la
autorización del mismo.
PCI 3 No se genera documento de soporte para constancia
del gasto
Dificultad para hallar
documentos y registro en el
momento que se requiere un
justificativo de un gasto
efectuado.
Jefe de Compras
Exigir y conservar los
documentos obtenidos por la
contratación de algún bien o
servicio para respaldar el
gasto, con lo cual se podrá
constatar el detalle del
mismo para los cuadres
respectivos.
152
6.7.9.2 Descripción del proceso actual cuenta gastos.
Se realizará utilizando un diagrama de flujo de las actividades correspondientes a
la cuenta gastos indicando como se lleva el proceso de cada actividad
actualmente.
GRAFICO N° 40: Flujograma Actual de Procedimiento Cuenta Gastos
Autorización del Gasto
EMPLEADOS JEFE DE COMPRAS
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
INICIO
Se genera la
necesidad
Se comunica al
jefe de compras
Llama a solicitar
el bien o servicio
Una vez
efectuado el gasto
dejan la factura
Se entrega la
factura a
administración
para el pago
correspondiente
FIN
153
6.7.9.3 Flujograma propuesto para la Cuenta Gasto.
El siguiente flujograma de procesos propuesto tiene como objetivo mejorar el
manejo de la cuenta gastos con el propósito de aumentar el nivel de confianza y
disminuir el riesgo de control del mismo.
TABLA N° 63: Procedimiento Contable para la Cuenta Gastos.
Gastos
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Empleados 1. Se genera la necesidad
2. Se comunica a la administración
Administración 3. Analiza la necesidad del gasto
4. Procede a realizar la orden con
un respectivo detalle del mismo.
5. Entrega la orden al gerente para
su respectiva autorización.
Gerente 6. Revisa si es necesario efectuar el
gasto y lo firma como autorizado
para entregarlo a jefe de compras.
Jefe de Compras 7. Llama a solicitar el bien o servicio.
8. Una vez efectuado el gasto dejan
la factura para proceder al
correspondiente pago del mismo.
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez.
154
GRAFICO N° 41: Flujograma Propuesto para el Manejo de la Cuenta Gastos.
Gastos
EMPLEADOS ADMINISTRACION GERENTE JEFE DE
COMPRAS
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
INICIO
Se genera la
necesidad
Procede a realizar la orden del gasto
el cual debe constar la
descripción del mismo
Se comunica a
la
administración
Analiza la
necesidad del
gasto
Entrega la orden a gerencia para que lo autorice y
lo firme
Revisa si es necesaria la
realización de dicho gasto
según lo expuesto en el detalle de
la orden.
Firma y lo entrega al jefe
de compras para que realice la
adquisición
del mismo
Llama a
solicitar el
bien o el
servicio
Una vez efectuado el gasto deja constancia la factura
para proceder el
pago respectivo
FIN
155
6.7.9.4 Descripción de los puntos de control interno para la Cuenta Gastos.
Una vez ya establecido los diagramas propuestos, se procede a describir los
puntos de control interno detectados con el objeto de mejorar el nivel de confianza
en la cuenta gastos.
1. Toda orden de generación de gastos debe ser entregada al gerente para que lo
lea y determine si es necesario hacer la adquisición, si está de acuerdo firma para
autorizar el gasto al mismo tiempo entrega la orden a jefe compras para que
realice la adquisición.
2. Los empleados de la entidad deberán informar a la administración que se
generó la necesidad de un gasto antes de acceder con el objeto que la analice si
este gasto es urgente y necesario. Si el análisis determina la necesidad de realizar
la adquisición o la compra del bien o servicio deberá llenar una hoja de
generación de gasto, en el cual deberá constar la descripción del bien o servicio,
además la determinación de que área lo necesita, detallando la cantidad y precio
del mismo.
3. A más de los documentos obtenidos por adquisiciones de bienes o servicios es
muy importante la elaboración de la hoja de generación de gastos por que a través
de la misma se deja constancia de porque se lleva a cabo la compra de bienes o
servicios y a su vez determinar el área que lo necesita y su respectiva actividad.
6.7.9.5 Políticas Contables a Apropiarse.
En el ámbito financiero contable y una vez conocido los problemas que ha venido
presentando en la cuenta gastos podemos señalar las siguientes políticas lo que
se espera ayude a disminuir el nivel de riesgo en dicho componente.
El Gerente debe autorizar la generación de los gastos
El Jefe de Compras podrá realizar la adquisición del bien o servicio si
tiene la hoja de orden de generación de gastos firmada por el gerente.
156
Solo se realizaran los gastos que sean estrictamente necesarios.
Realizar un análisis de la necesidad del gasto.
Además elaborar una hoja de orden de generación de gastos el cual debe
constar la descripción del bien o servicio, a más de la determinación del
área y su actividad.
6.7.10 Socialización del modelo contable.
Una vez concluido el análisis de los componentes más importantes de la empresa,
se procede a la socialización del modelo contable propuesto, de esta manera se
podrá evaluar los resultados que se han obtenido y si existen detalles que corregir
para su efectiva utilización.
Se ha elaborado un cronograma para la presentación tanto para la gerencia,
administración y exclusivamente para el área contable, como la puesta en práctica
análisis y evaluación del modelo contable que se propone.
A continuación se muestra el cronograma de socialización.
157
TABLA N° 64: Cronograma de Socialización del Modelo
Fuente: Investigación de Campo (2013)
Elaborado por: Pedro Martínez
N° Actividad Duración Inicio MAYO 2014
Segunda Semana Tercera Semana Cuarta Semana
1 Reunión con Directivos
y
departamento contable.
1 día 17 may
2
Capacitación del
Modelo
3 días 19 may
3 Evaluación primera
Aplicación
2 días 22 may
4 Receptar dudas
comentarios
y sugerencias
1 día 24 may
5 Resolución
1 día 25 may
6 Evaluación Continua
n 27 may
158
6.8 ADMINISTRACION DE LA PROPUESTA.
La administración de la propuesta estará a cargo del área de contabilidad de la
empresa, ya que este ha sido objeto de estudio que se ha realizado, y su personal
será el encargado de difundir esta propuesta a los demás colaboradores
relacionados con el trabajo contable.
Para tal fin se delegan las siguientes funciones para cada uno de los encargados de
la administración de esta propuesta.
TABLA N° 65: Administración de La Propuesta
Responsable
Actividad
Gerente-Administrador
Analiza y autoriza la ejecución de las
acciones y recomendaciones
implantadas en la propuesta del
presente trabajo.
Contador
Analiza y supervisa la implantación de
los procesos y procedimientos de
control implantados en esta
investigación.
Investigador
Asesora al personal de la empresa
para la ejecución de la propuesta e
identifica falencias que a menudo será
de corrección.
Fuente: Investigación de Campo (2013
Elaborado por: Pedro Martínez.
159
6.9 PREVISIÓN DE LA EVALUACIÓN.
La previsión de la evaluación permitirá verificar si con la propuesta del modelo
contable aplicado a la empresa se ha logrado facilitar el trabajo contable y por
ende a tomar decisiones oportunas, que permitan mantener la propuesta de
solución mejorarla, modificarla etc. Por lo tanto es necesario establecer el
correspondiente monitoreo y evaluación de la propuesta realizada. A continuación
se presenta la siguiente tabla que ayudará al plan de monitoreo y evaluación de la
propuesta.
TABLA N° 66: Previsión de la Evaluación.
PREGUNTAS BASICAS PLAN DE EVALUACION
1. ¿Quiénes necesitan Evaluar? Gerente, Contador e Investigador
2. ¿Qué evaluar? Modelo Contable
3. ¿Por qué Evaluar? Para comprobar y verificar si se
cumplieron o no los objetivos propuestos.
4. ¿Para qué evaluar? Para el mejoramiento de la toma de
decisiones
5. ¿Quién Evalúa? Gerente , Contador, e investigador
6. ¿Cuándo Evaluar? Una vez que ya se aplique el modelo de
contabilidad.
7. ¿Cómo Evaluar? Analizando el nivel de efectividad en el
área contable de la empresa, la facilidad o
el cambio que ha tenido desde la
aplicación del modelo contable.
8. ¿Cuáles son las Fuentes de
información?
Personal directamente relacionado con el
objeto de estudio.
9. ¿Con que Evaluar? Observación , Encuesta
Fuente: Investigación de Campo (2013
Elaborado por: Pedro Martínez
160
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164
ANEXOS
165
UNIVERSIDAD TECNICA DE AMBATO
FACULTAD DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
CUESTIONARIO DE ENCUESTA
Proyecto: “El sistema Contable y su incidencia en la toma de decisiones en
clínica veterinaria CONSULPEC”
Dirigido a: Personal operativo de la Empresa.
Objetivo: Verificar la importancia del sistema contable que generan los
documentos y registros para una correcta toma de decisiones.
Motivación: Saludos Cordiales, le invitamos a contestar con la mayor seriedad el
siguiente cuestionario a fin de obtener información valiosa y confiable, que será
de amplia utilidad para el desarrollo exitoso de la presente investigación.
Instrucciones: Por favor lea detenidamente cada pregunta y marque con una X
de acuerdo a su criterio la respuesta correcta.
PREGUNTAS:
1.- ¿Considera que los procedimientos contables adoptados por la clínica
generan información Financiera Oportuna?
1.-Si 2.- No
2.- ¿La empresa utiliza medios o procedimientos estructurados para el registro de
operaciones contables?
1.-SI 2.-No
166
3.- ¿Considera usted que con una mejora del sistema contable actual que se
maneja repercutiría en la entrega oportuna de la información financiera?
1.-Si 2.- No
4.- ¿Existe la colaboración del personal implicado para contar oportunamente con
toda la información contable requerida?
1.-Si 2.- No
5.- ¿El sistema informático existente responde a los requerimientos de
automatización para el registro de las transacciones diarias?
1.-Si 2.- No
6.- ¿Considera que es necesario tomar decisiones basándose en la información
Contable?
1.- Si 2.- No
7.- ¿Utiliza indicadores de gestión como herramienta para tomar decisiones?
1.- Si 2.- No
8.- ¿Ha tenido una consecuencia grave las decisiones tomadas intuitivamente?
1.- Si 2.- No
167
Porque………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………..
9.- ¿Cada que tiempo se presentan los informes financieros de la Empresa?
a.- Semanal ( )
b.- Quincenal ( )
c.- Mensual ( )
10.- ¿Existe un lugar específico para el archivo de la documentación?
1.- Si 2.- No
11.- ¿Cómo se realiza el archivo de la documentación?
a.- Manual ( )
b.- Sistematizada ( )
12.-¿Las transacciones que realiza tienen el sustento de un documento?
1.- Si 2.- No
168
13.- ¿Cree usted que diseñando un modelo contable le permitirá obtener
información oportuna para tomar decisiones por parte de la gerencia?
1.- Si 2.- No
GRACIAS POR SU COLABORACION
Pedro Martínez
Fecha:…………………………………………………………………………
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Observaciones:……………………………………………………………………