UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA UNIDAD ACADÉMICA CIENCIAS EMPRESARIALES
CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVO COMPUTARIZADO
TESIS DE GRADO
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA EN SECRETARIADO EJECUTIVO COMPUTARIZADO
TEMA
“PLANIFICACIÓN DE GESTIONES ADMINISTRATIVAS Y SU
INFLUENCIA EN EL DESEMPEÑO DE LA SECRETARIA DE LA
JUNTA PROVINCIAL DE EL ORO “CRUZ ROJA ECUATORIANA”
Autora
Roxana Fabiola Mendoza Hurtado
Directora de Tesis
Lic. Birmania A. Jiménez Villamar, Mg. Sc.
Machala-El Oro-Ecuador
2015
ii
CERTIFICACIÓN DE TUTORIA DE TESIS
Lic. Birmania A. Jiménez Villamar, Mg. Sc.
Directora de Tesis:
CERTIFICA
El presente trabajo de tesis titulado “PLANIFICACIÓN DE GESTIONES
ADMINISTRATIVAS Y SU INFLUENCIA EN EL DESEMPEÑO LABORAL DE
LA SECRETARIA DE LA CRUZ ROJA ECUATORIANA EN LA CIUDAD DE
MACHALA”, efectuado por la señorita Roxana Fabiola Mendoza Hurtado,
en cumplimiento al proyecto de investigación previamente elaborado; así
mismo, ha sido guiado y supervisado periódicamente por lo que me encuentro
a entera satisfacción de la tarea encomendada; por consiguiente, es aceptado
para su respectivo trámite correspondiente.
iii
RESPONSABILIDAD DE AUTORÍA
Los criterios e ideas mostrados en este importante trabajo de investigación
es de total responsabilidad de la autora.
Machala, julio del 2015
iv
APROBACIÓN DEL TRIBUNAL DE GRADO
Los Miembros del Tribunal de Tesis de Grado con el Tema: “Planificación de
Gestiones Administrativas y su Influencia en el Desempeño Laboral de la
Secretaria de la Cruz Roja Ecuatoriana en la ciudad de Machala”, de la
autoría de Roxana Fabiola Mendoza Hurtado; certificamos que concluyó de
manera puntual con las indicaciones y recomendaciones realizadas al
mencionado trabajo investigativo.
DEDICATORIA
Mi Dios bendito por guiarme en esta inmensa tarea, a mis seres queridos que
de una u otra manera me confortan a seguir adelante y cumplir con mis
ideales; además, éste trabajo representa el sacrificio de mis cuatro años de
estudios universitarios, en él se encuentra expresado que los
conocimientos recibidos en ésta importante carrera como es el Secretariado
sirven de apoyo para la realización de mis tareas cotidianas que ejecuto en mi
lugar de trabajo.
vi
AGRADECIMIENTO
A la entidad superior que hoy permite evidenciar mi sueño como es mi querida
Universidad Técnica de Machala a sus dignísimas autoridades, al personal
docente, administrativo y de servicio quienes son el complemento de esta lucha
constante hasta alcanzar el título universitario que siempre aspiré, muchas
gracias para ustedes ésta felicidad.
El agradecimiento a una persona que aparte de ser el docente, coordinadora,
es la amiga incondicional; incentivándonos siempre que no desmayemos y
cumplamos nuestros sueños profesionales y que la superemos a ella,
realmente es un apoyo para quienes por primera vez asistimos a la
universidad y nos encontramos con alguien que incita confianza para continuar
preparándonos y alcanzar nuestros ideales, nunca cambie Birmania que de
usted depende esa fortaleza que generalmente necesitamos los estudiantes
universitarios.
La Autora
vii
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Caratula……………………………………………………………………………… i
Certificación de Tutora de Tesis………………………………………………….. ii
Responsabilidad de la Autoría…………………………………………………… iii
Aprobación del Tribunal de Grado………………………………………………. iv
Dedicatoria………………………………………………………………………… v
Agradecimiento……………………………………………………………………. vi
Índice de Contenidos………………………………………………………………vii
Índice de Tablas…………………………………………………………………….x
Índice de Gráficos…………………………………………………………………..xi
Resumen Ejecutivo………………………………………………………………..xii
Introducción………………………………………………………………………. xiv
CAPITULO I …………………………………………………………………………1
1.1 Tema de Investigación………………………………………………………...1
1.2 Planteamiento del Problema………………………………………………….1
1.2.1 Contextualización……………………………………………………………1
Árbol del Problema………………………………………………………………….3
1.2.1 Análisis Crítico……………………………………………………………….4
1.2.3 Prognosis……………………………………………………………………..4
1.3 Formulación del Problema…………………………………………………….5
1.3.1 Problema Central…………………………………………………………….5
1.3.2 Problemas Directrices……………………………………………………… 5
1.4 Delimitación del objeto de la investigación …………………………………6
1.5 Justificación…………………………………………………………………….7
1.6 Objetivos………………………………………………………………………..9
1.6.1 Objetivo General……………………………………………………………. 9
1.6.2 Objetivos Específicos………………………………………………………..9
CAPITULO II……………………………………………………………………… 10
2.1 Antecedentes Investigativos……………………………………………… 10
2.2 Fundamentación Legal………………………………………………………10
2.3 Categorías Fundamentales………………………………………………….11
2.4 Conceptualización de la Variable Independiente…………………………12
2.4.1 Planificación de Gestiones Administrativas……………………………. 12
2.4.2 Organización Administrativa………………………………………………13
2.4.3 Elementos Básicos de la organización administrativa……………… 13
2.4.4 El don de direccionar………………………………………………………14
2.4.5 Control de actividades……………………………………………………..15
2.4.6 Desarrollo Empresarial…………………………………………………….15
2.5 Conceptualización de la Variable Independiente…………………………16
2.5.1 Desempeño Laboral……………………………………………………… 16
2.5.2 Competencias Secretariales………………………………………………18
2.5.3 Aplicación de recursos humanos, públicos y protocolo……………… 23
2.5.4 Manejo del Tiempo…………………………………………………………26
2.5.5 Excelencia en el comportamiento de servicio………………………….26
2.6 Hipótesis………………………………………………………………………. 28
2.6.1 Señalamiento de la Variable de las Hipótesis…………………………. 28
CAPITULO III………………………………………………………………………29
METODOLOGÍA………………………………………………………………….. 29
3.1 Enfoque Investigativo………………………………………………………. 29
3.2 Modalidad básica de la investigación…………………………………….. 29
3.3 Nivel o tipo de investigación……………………………………………….. 29
3.4 Población o Muestra…………………………………………………………30
3.5 Operacionalización de las Variables………………………………………33
3.6 Recolección de la Información…………………………………………… 36
3.7 Plan de Tabulación…..............................................................................37
CAPÍTULO IV………………………………………………………………..........39
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS……………………….39
Encuesta a Usuarios…………………………………………………………….39
1.¿Qué características deben mejorar las secretarias que laboran en la
entidad?........................................................................................................ 39
2. ¿Existen retrasos en la elaboración de las comunicaciones?.................41
3. ¿Cómo valora usted la habilidad que tiene la secretaria para el manejo
de equipos y programas informáticos?..........................................................43
4. ¿Cuándo usted acude a la Cruz Roja Ecuatoriana a solicitar algún
servicio, observa trabajo en equipo entre jefes y subalternos?...................45
Entrevista a Secretarias………………………………………………………….47
1. ¿Con qué frecuencia recibe usted capacitación en su área por parte
de la empresa?...............................................................................................49
2. ¿Los directivos de la entidad buscan integración laboral entre sus
colaboradores?...............................................................................................51
3. ¿Qué factores influyen directamente en el desempeño de las actividades
secretariales?.................................................................................................53
4. ¿Qué gestión administrativa realiza con mayor frecuencia?....................55
Entrevista a Directivos……………………………………………………………57
1. ¿Mantiene usted comunicación efectiva con el personal de la entidad?..59
2. ¿Conoce usted los procesos de organización que utiliza la secretaria
de la Cruz Roja? ………………………………………………………………….61
3. ¿Las secretarias de la entidad cuentan con liderazgo para atender al
cliente
4. ¿Cómo califica usted el rendimiento del personal de la institución?........63
Entrevista a Personal Administrativo…………………….................................65
1. ¿Considera usted que la ausencia de recursos tecnológicos permite
que la planificación de gestiones administrativas se presente de manera
lenta por parte de las secretarias?.................................................................67
2. ¿Las secretarias controlan el tiempo laboral para planificar un día de
trabajo?..........................................................................................................69
3. ¿La entidad cuenta con tecnología de punta para que su personal
de secretaría viabilice su trabajo?................................................................71
4. Reciben las secretarias constante capacitación en diferentes áreas
para mejorar el desenvolvimiento laboral?...................................................73
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 CONCLUSIONES
5.2 RECOMENDACIONES
BIBLIOGRAFÍA
ANEXOS
x
ÍNDICE DE TABLAS
TABLA 1 - CARACTERÍSTICAS DE LA SECRETARIA
TABLA 2 - ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES
TABLA 3 - HABILIDADES DE LA SECRETARIA
TABLA 4 - TRABAJO EN EQUIPO
TABLA 5 - CAPACITACIÓN
TABLA 6 - INTEGRACIÓN LABORAL
TABLA 7 - DESEMPEÑO DE LAS ACTIVIDADES SECRETARIALES
TABLA 8 - GESTIÓN ADMINISTRATIVA
TABLA 9 – COMUNICACIÓN EFECTIVA
TABLA 10 – PROCESOS DE ORGANIZACIÓN
TABLA 11 - LIDERAZGO SECRETARIAL
TABLA 12 – RENDIMIENTO LABORAL
TABLA 13 - RECURSOS TECNOLÓGICOS
TABLA 14 - TIEMPO LABORAL
TABLA 15 - TECNOLOGÍA DE PUNTA
TABLA 16 – DESENVOLVIMIENTO LABORAL
xi
ÍNDICE DE GRÁFICOS
GRÁFICO 1 - CARACTERÍSTICAS DE LA SECRETARIA
GRÁFICO 2 - ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES
GRÁFICO 3 - HABILIDADES DE LA SECRETARIA
GRÁFICO 4 - TRABAJO EN EQUIPO
GRÁFICO 5 - CAPACITACIÓN
GRÁFICO 6 - INTEGRACIÓN LABORAL
GRÁFICO 7 - DESEMPEÑO DE LAS ACTIVIDADES SECRETARIALES
GRÁFICO 8 - GESTIÓN ADMINISTRATIVA
GRÁFICO 9 – COMUNICACIÓN EFECTIVA
GRÁFICO 10 – PROCESOS DE ORGANIZACIÓN
GRÁFICO 11 - LIDERAZGO SECRETARIAL
GRÁFICO 12 – RENDIMIENTO LABORAL
GRÁFICO 13 - RECURSOS TECNOLÓGICOS
GRÁFICO 14 - TIEMPO LABORAL
GRÁFICO 15 - TECNOLOGÍA DE PUNTA
GRÁFICO 16 – DESENVOLVIMIENTO LABORAL
xii
RESUMEN EJECUTIVO
La planificación de gestiones administrativas es una necesidad
imprescindible en el interior de las instituciones, porque cada una de sus
tareas a través de su recurso humano se orienta a planificar, organizar y
controlar las operaciones con capacidad.
El trabajo investigativo aspira exponer cada una de las actividades de la
secretaria y la importancia de realizar una excelente planificación y gestión
en la empresa objeto de estudio.
Además, el tema de Tesis “PLANIFICACIÓN DE GESTIONES
ADMINISTRATIVAS Y SU INFLUENCIA EN EL DESEMPEÑO DE LA
SECRETARIA DE LA JUNTA PROVINCIAL DE EL ORO “CRUZ ROJA
ECUATORIANA”, está orientado a brindar solución a una problemática
profesional demostrado en su contexto institucional.
Con el impulso del presente tema de tesis alcanzaré el título de
LICENCIADA EN SECRETARIADO EJECUTIVO COMPUTARIZADO,
logrando un objetivo importante en mi vida personal y profesional en
beneficio de la sociedad.
El Primer Capítulo presentaré el Tema de Investigación, Problema,
Planteamiento del Problema, la Contextualización, Análisis Crítico,
Prognosis, Formulación del Problema Central, Preguntas Directrices,
Delimitación, Justificación y Objetivos General y Específicos.
El Segundo Capítulo tenemos el Marco teórico, Antecedentes Investigativos,
Fundamentación Legal, Categorías Fundamentales, Conceptualización de la
Variable Independiente y Dependiente, acompañados de la hipótesis y
señalamiento de Variables.
xiii
El Capítulo Tres se encuentra la Metodología de Investigación, Enfoques,
Modalidades básicas, Nivel o Tipo de Investigación, Población o Muestra,
Operacionalización de las Variables, Recolección de información, Plan de
Tabulación.
El Cuarto Capítulo consiste en presentar Análisis e Interpretación de
Resultados con su respectivo análisis que se dieron después de la
investigación de campo que realicé a Directivos, Personal Administrativo,
Secretarias y Usuarios.
El Capítulo Quinto encontraremos Conclusiones y Recomendaciones.
Finalmente, se observa las evidencias basadas en los análisis de datos e
interpretación de resultados del personal involucrado en éste importante
trabajo de investigación, quienes aportaron en cada una de las preguntas a
través de encuestas y entrevistas.
xiv
INTRODUCCIÓN
La planificación de gestiones administrativas representa un rol esencial en el
progreso de una entidad; por este motivo, se ha considerado analizar
varios aspectos que conllevan a la reflexión preguntándonos ¿Cómo es el
desempeño laboral de la secretaria en la entidad?, ¿cómo planifica la
secretaria su gestión administrativa?; en fin, una serie de expectativas que
me permite realizar este trabajo investigativo.
Por ello, planificar las gestiones administrativa con la asistencia de recursos
de oficina y con la capacidad que una secretaria debe demostrar al
momento de realizar sus tareas para obtener el éxito de todo ese
conglomerado recurso humano con que cuenta la entidad; y, para ello,
necesita contar con personal capaz que respondan a cada una de las
expectativas laborales. De la misma manera, existe una constante
preocupación por manejar una buena planificación de labores buscando
alternativas para solucionar aquellos problemas que desde hace años se
mantienen en el ámbito competitivo.
Además, es importante destacar que por parte de los directivos debe existir
una capacitación y estimulación a sus colaboradores para el mejoramiento
del desempeño laboral considerando como referencia siempre que el cliente
está primero de todo y es quien juzga la imagen institucional.
Las exigencias laborales hoy es contar con profesionales idóneos, capaces
de soluciones problemas y tomar las debidas decisiones cuando el caso
amerite.
1
CAPITULO I
EL PROBLEMA
1.1 TEMA DE INVESTIGACION
“Planificación de Gestiones Administrativas y su Influencia en el Desempeño
de la Secretaria de la Junta Provincial de El Oro “Cruz Roja Ecuatoriana”
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.2.1 Contextualización
El desempeño laboral de la secretaria es reconocido a nivel
mundial y nacional, una buena secretaria debe tener habilidades
interpersonales, liderazgo, capacidad de trabajo en equipo y
flexibilidad; motivo por el cual la inadecuada planificación de
gestiones administrativas y desempeño profesional provoca un
incumplimiento de objetivos y metas de la empresa.
En nuestra Provincia se está dando mayor importancia a las
actividades que cumplen las secretarias en las diferentes
empresas o instituciones; además, la Junta Provincial de El Oro
Cruz Roja Ecuatoriana, nos permite conocer cómo influye la
planificación de las gestiones administrativas que por cierto es
una institución dedicada a dar servicios de salud; es así que su
departamento administrativo cuenta con un grupo de secretarias,
las mismas que no cuentan con capacitaciones en gestiones
administrativas y técnicas de secretariado, existe un escasa
comunicación interpersonal y habilidades sociales; además, esto
2
no les permite a éste grupo de secretarias desarrollar sus actividades
cotidianas de manera profesional.
En la Junta Provincial de El Oro Cruz Roja Ecuatoriana, tiene una
inadecuada planificación de gestiones administrativas el mismo que influye
en el desempeño laboral, conllevando a una débil capacitación de gestiones
administrativas, escasa comunicación efectiva y un déficit de
organización y administración del tiempo.
3
ÁRBOL DE PROBLEMAS
4
1.2.2 Análisis Crítico
ESCASA PRODUCTIVIDAD
LABORAL
DEBIL RELACION INTERPERSONAL
INADECUADA PLANIFICACION DE GESTIONES ADMINISTRATIVAS INFLUYE NEGATIVAMENTE EN EL
DESEMPEÑO LABORAL DE LA SECRETARIA DE LA JUNTA PROVINCIAL DE EL ORO"CRUZ ROJA ECUATORIANA
DEBIL CAPACITACION PROFESIONAL
ESCASA COMUNICACION
EFECTIVA
DEFICIENTE ORGANIZACION Y ADMINISTRACION
DEL TIEMPO
INCUMPLIMIENTO DE NORMAS Y
REGLAMENTOS
El principal problema que tiene la Junta Provincial de El Oro Cruz Roja
Ecuatoriana es una inadecuada planificación de gestiones administrativas
que influye negativamente en el desempeño laboral de la secretaria que
es causada por una débil capacitación en gestiones administrativas; por
eso, es muy importante impulsar la capacitación y el desarrollo de
competencias para el buen rendimiento laboral.
En el presente análisis se exteriorizan otras causas como son la escasa
comunicación efectiva que tiene como efecto una débil relación
interpersonal se interrelaciona consecuencias que van desde retraso en el
cumplimiento de objetivos y metas; una inadecuada comunicación interna
y rotación del personal.
Además, esto se observa debido al escaso interés personal, la
incompatibilidad de funciones. Otra causa que tenemos que analizar es la
déficit organización y administración de tiempo que tiene como efecto
incumplimiento de normas y reglamentos. Para mantener una
organización adecuada hay que promover un adecuado plan el tiempo
disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o deben
utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades y de las
normas de la institución.
1.2.3 Prognosis
Si persiste una inadecuada Planificación de Gestiones Administrativas en
la Cruz Roja Ecuatoriana se creara conflictos se irá debilitando como
empresa; por lo dicho es necesario que se inicie una evaluación de tipo
control para el desarrollo de un buen desempeño laboral, lo que le
permitirá enfocar y desarrollar las diferentes estrategias y
habilidades de la secretaria.
5
1.3 Formulación del problema
1.3.1 Problema Central
¿Cuáles son los motivos de la Inadecuada Planificación de
Gestiones Administrativas y su influencia en el Desempeño
Laboral de la Secretaria de la Junta Provincial de El Oro Cruz
Roja Ecuatoriana de la Ciudad de Machala?
1.3.2 Preguntas Directrices
¿Qué tipo de capacitación recibe la secretaria que labora en
la Junta Provincial del Oro Cruz Roja Ecuatoriana?
¿De qué manera se da la comunicación efectiva de la
secretaria que labora en la Junta Provincial del Oro Cruz
Roja Ecuatoriana?
¿Qué tipo de organización y administración del tiempo se
realiza en la Junta Provincial del Oro Cruz Roja
Ecuatoriana?
6
1.4 Delimitación del objetivo de la investigación
Campo: Servicios de Salud
Área: Gestión Secretarial
Aspecto: Planificación de gestiones
Tema: “Planificación de gestiones administrativas y su influencia en el
desempeño de la secretaria de la Junta Provincial de El Oro de la Cruz
Roja Ecuatoriana”
Problema: Inadecuada planificación de gestiones administrativas que
influye negativamente en el desempeño de la secretaria de la Junta
Provincial de El Oro “Cruz Roja Ecuatoriana”
Delimitación Espacial: La presente investigación se realizara en la
Junta Provincial De La Cruz Roja.
Delimitación Temporal: Actual
7
1.5 Justificación
Las razones que me ha llevado a realizar esta investigación es porque
hoy en día la secretaria cumple un rol muy importante dentro de las
diferentes instituciones públicas y privadas.
Además, considerando que la empresa investigada existen algunas
falencias en la Planificación de Gestiones Administrativas lo que influye
negativamente al desempeño laboral de la secretaria y esto se debe a la
débil capacitación profesional, a la escasa comunicación efectiva y
deficiente organización y administración del tiempo; lo cual implica que
quien desempeña esta actividad debe ser productivo en cada uno de sus
actos, con ética profesional para apoyar a la administración de dicha
entidad; además, debe poseer solvencia académica y profesional en su
formación.
Al plantear el tema de investigación: “Planificación de gestiones
administrativas y su influencia en el desempeño de la secretaria de la
Junta Provincial de El Oro “Cruz Roja Ecuatoriana”, se requiere resaltar
la importancia de las capacidades en los ámbitos personales,
académicos y profesionales como parte fundamental de su desempeño
laboral, individual corporativo; por eso, es muy importante que se
establezca un cronograma de capacitaciones enfocadas al ámbito
secretarial. El presente trabajo de investigación es factible ya que se
puede contar con el apoyo y colaboración por parte de los directivos y
empleados, lo que me permitió conocer la realidad de la institución
investigada
Por otra parte, el presente proyecto de investigación se enmarca
dentro de las líneas de investigación de la Carrera de Secretariado
Ejecutivo Computarizado de la Unidad Académica Ciencias
8
Empresariales de la Universidad Técnica de Machala; asimismo, cuento
con la suficiente información bibliográfica y webgrafía correspondiente,
como recursos económicos y disponibilidad de tiempo.
Al finalizar el presente trabajo de investigación obtendré un extenso
horizonte, que me permitirá lograr una mejor visión de mi
profesión y poder enfrentarme con idoneidad, eficacia y como una
eficiente profesional en el campo profesional.
9
1.6 OBJETIVOS
1.6.1 Objetivo General
Determinar la planificación en la gestión administrativa y su
influencia en el desempeño laboral de la secretaria de la Junta
Provincial en la Cruz Roja en la Ciudad de Machala.
1.6.2 Objetivos Específicos
Determinar un plan de capacitación en gestión
administrativa para el buen desempeño profesional de la
Secretaria de la Junta Provincial de El Oro “Cruz Roja
Ecuatoriana”.
Analizar las relaciones comunicativas y efectivas del
personal de secretaría de la Junta Provincia de El Oro
Cruz Roja Ecuatoriana”.
Proponer una organización y administración del tiempo para
el cumplimiento de normas y reglamentos de la Junta
Provincial de El Oro “Cruz Roja Ecuatoriana”.
10
CAPÍTULO II
MARCO TEORICO
2.1 Antecedentes Investigativos
En la Cruz Roja Ecuatoriana de acuerdo a la investigación realizada no
ha efectuado investigación alguna referente al tema de Planificación de
Gestiones Administrativas y su Influencia en el Desempeño Laboral,
razón por la que he decidido realizar la presente investigación con el
propósito de dar solución a la problemática existente en la institución y
así poder realizar una excelente planificación de gestiones
administrativas que permita dar un buen desempeño laboral, para esto la
empresa debe implementar herramientas y recursos posibles para
minimizar errores y alcanzar objetivos propuestos, además esto debe
estar complementado con el compromiso y la responsabilidad de los
directivos, secretaria y empleados y se lo realizaran con eficiencia y
efectividad.
2.2 Fundamentación Legal
Cruz Roja Ecuatoriana, trabaja para prevenir y aliviar el sufrimiento
humano en todas las circunstancias formas, a través del desarrollo
sostenido de su Red Territorial y el fortalecimiento de su voluntariado,
promoviendo el bienestar y la dignidad humana en la diversidad;
cambiando mentalidades y fortaleciendo la cooperación entre personas y
naciones.
Dirección
Elementos Básicos
Organización Administrativa
Planificación de Gestiones
Administrativa
EXCELENCIA EN EL COMPORTAMIENTO
DE SERVICIO
MANEJO DE TIEMPO
APLICACIÓN DE RECURSOS HUMANOS-PÚB/PROTO
COMPETENCIAS DE LA
SECRETARIA
DESEMPEÑO LABORAL
11
2.3 Categorías Fundamentales
2.3.1 Gráfico de Inclusión Interrelacionada
VARIABLE INDEPENDIENTE VARIABLE DEPENDIENTE Para obligar
Gráfico
Fuente: Investigadora
Elaboración: Investigadora
12
2.4 Conceptualización de la Variable Independiente
2.4.1 Planificación de Gestiones Administrativas
La planeación es el proceso administrativo consistente en la
fijación de objetivos junto con los medios para lograrlos. Las
actividades del directivo empresarial se orientan hacia la
búsqueda de los objetivos previamente establecidos en el
proceso de planeación. Esto significa que la organización, la
coordinación, la dirección y el control funcionan alrededor de los
planes formulados. Por ésta razón, se dice que la planeación es
el proceso básico del sistema administrativo.
Es importante destacar algunos fundamentos básicos que
muestran la planificación:
Propicia el desarrollo de las empresas, al establecer
métodos para utilizar racionalmente los recursos.
Reduce los niveles de incertidumbre que se puedan
presentar en el futuro.
Prepara a la empresa para hacer frente a las
contingencias.
Mantiene mentalidad futurista teniendo más visión del
porvenir, y un afán de lograr y mejorar las cosas.
Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo
las oportunidades.
Promueve la eficiencia ya que elimina la
improvisación.
13
Promueve los elementos para llevar a cabo el control.
Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los
recursos, en todos los niveles de la empresa.
Las decisiones se basan en hechos y no en
emociones.
2.4.2 Organización Administrativa
Organización es la coordinación y ordenamiento de los recursos y
tareas de las empresas, con el fin de facilitar el logro de sus
objetivos; es una función del proceso administrativo.
No obstante, para que la jornada laboral sea eficaz, sin que se
pierdan horas en actividades respectivas ni se crucen los trabajos
por falta de organización, es prioritario distribuir todas las tareas
según un orden lógico donde nos permita:
Ahorrar tiempo y dinero
Aumentar la productividad
Disminuir tensiones
Crear un ambiente de trabajo agradable
2.4.3 Elementos básicos de la organización administrativa
Estructura, la organización implica el establecimiento del marco
fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que
establece la disposición y la correlación de funciones, jerarquías y
actividades necesarias para lograr los objetivos.
14
Sistematización, esto se refiere a que todas las actividades y
recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin
de facilitar el trabajo y la eficiencia.
Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades,
organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar
funciones a fin de promover la especialización.
Jerarquía, la organización como estructura, origina la necesidad
de establecer niveles de responsabilidad dentro de la empresa.
Simplificación de funciones, uno de los objetivos básicos de la
organización es establecer los métodos más sencillos para realizar
el trabajo de la mejor manera posible. (Koontz, Harold y Weihrich,
Heinz, 2004)
2.4.4 El don de direccionar
Es la acción o influencia interpersonal de la administración para
lograr que sus subordinados obtengan los objetivos
encomendados, mediante la toma de decisiones, la motivación, la
comunicación y coordinación de esfuerzo Implica conducir, guiar y
supervisar los esfuerzos de los subordinados para ejecutar planes
y lograr objetivos de un organismo social.
Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura
organizacional.
Motivación.
Guía o conducción de los esfuerzos de los
subordinados.
Comunicación.
15
Supervisión.
Alcanzar las metas de la organización
2.4.5 Control de actividades
La gestión administrativa requiere de un control por parte de las
secretarias, cada una de ellas representan la imagen de la entidad a
medida que se va evacuando la correspondencia, citas, llamadas
telefónicas, atención al usuario se observa viabilidad en los
trámites en busca de soluciones y tomar las debidas decisiones que
se requiere por el bienestar de la entidad.
2.4.6 Desarrollo Empresarial
Es importante resaltar que toda empresa se encuentra inmersa en
un proceso continuo de desarrollo, podemos identificar diferentes
fases en este proceso que permiten visualizar el momento de
crecimiento de cualquier negocio. El desarrollo empresarial ha sido
el fundamento de muchas innovaciones; además, la imperiosa
necesidad de mantenerse competitivos en un mundo altamente
globalizado exige cada día, más y más, que las empresas
dispongan de asistencia oportuna, calificada y centrada en lo que
realmente necesitan. No existe duda que su empresa desea
superarse y sostenerse con un alto nivel competitivo.
Además, contar con una estrategia sólida y excelentemente
articulada, que se encuentre desplegada en toda la organización y
sirva como fundamento del trabajo cotidiano para cada persona que
integra la empresa, es una condición imprescindible; sin estrategia
ninguna intervención o asistencia tendría propósito.
16
2.5 Conceptualización de la Variable dependiente
2.5.1 Desempeño Laboral
Las secretarías ejecutivas desempeñan un rol muy relevante
en pro actividad de la colaboración de la manera más eficiente
que garantice el éxito de la empresa.
Para ello, es necesario contar con una secretaria que además
de sus competencias administrativas, destrezas, habilidades en
el ejercicio de su función tenga una alta confiabilidad en lo
concerniente a sus competencias actitudinales, las cuales se le
ha descuidado mucho y requieren dársele la atención
necesaria para garantizar un excelente rol de la ejecutiva
moderna.
Su importancia
El compromiso, participación de la gerencia moderna obligan a
reestructurar el perfil de la secretaria ejecutiva y en donde a la
hora de contratarla, se debe tomar muy en cuenta las
competencias, pero especialmente las actitudinales, y otros
aspectos que permitan seleccionarla idónea en el desempeño
del cargo, en escenarios que se caracterizan por:
La importancia significativa del conocimiento, no sólo en la
esfera de lo económico, donde la vitalidad de los sistemas
productivos y la competitividad internacional dependen cada
vez más de innovaciones tecnológicas y del conocimiento
sino también en todas las otras esferas socioculturales,
llevando a considerar la sociedad actual como la sociedad
del conocimiento.
17
El rol de las comunicaciones, la nueva apertura que ha
generado Internet, informática que conlleva a saber manjar
sus fundamentos básicos que le den paso al manejo de
herramientas que faciliten las comunicaciones y otras
operaciones de oficina más fácilmente.
Las exigencias que los sistemas económicos y comerciales
hoy demandan a las empresas para ser competitivas y la
forma de cómo colaborar con la gerencia en pro de facilitar
su desempeño.
La exigencia de responder a nuevas e impredecibles
necesidades productivas y de ocupación.
En lo concerniente a la Secretarias:
Auto confianza
Auto desarrollo
Auto motivación
Comunicación interpersonal.
Disponibilidad
Gestión de conflictos
Gestión de recursos
Impacto e influencia
Autoestima y Asertividad
Trato
Necesidades de logro
Es necesario prestarle mucha atención al ejercicio de las
funciones, desempeño de la secretaria y determinar cómo
está
18
plenamente identificada con su rol y si realmente ha evaluado su
responsabilidad, alcance, repercusiones que genera su
participación en apoyo de la gestión del gerente.
2.5.2 Competencias Secretariales
El secretariado es una función esencial en cualquier tipo de
actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en
la industria o en las profesiones liberales. La secretaria contribuye al
eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto.
Por eso, conozca las principales competencias secretariales y
adquiera los conocimientos imprescindibles para cubrir con éxito
este perfil laboral tan importante.
El trabajo de una secretaria o asistente ejecutiva en la actualidad ha
cobrado gran relevancia y estas profesionales no reciben solo
órdenes directas del jefe, sino que a su vez tienen decisión y peso
propio.
Por ello, es que las exigencias en cuanto a su formación son cada
vez más altas, ya no basta con tener conocimientos administrativos,
atender el teléfono y ser simpáticas, ahora una secretaria debe de
tener conocimiento de recursos humanos, economía y finanzas,
como a su vez estar al tanto de los asuntos públicos e
institucionales.
En la actualidad una secretaria puede elaborar y proponer
proyectos, los cuales también lleva adelante a la vez que posee el
manejo de procedimientos internos de los diferentes sectores de
una oficina. Una profesional con carrera se interesa por innovarse
y se mantiene siempre al tanto de la realidad política y social.
19
Conozca las principales competencias secretariales y adquiera los
conocimientos.
Organización de la oficina
Las secretarias y asistentes administrativos realizan una variedad
de tareas administrativas de oficina necesarias para el
funcionamiento de una organización eficiente. Sirven como fuente
de información y son responsables de la comunicación en una
oficina; planifican y programan reuniones y citas; organizan y
mantienen archivos en papel y electrónicos; gestionan proyectos;
realizan investigaciones; y difunden información mediante el
teléfono, los servicios de correo, sitios de Internet y correo
electrónico; también pueden manejar los arreglos de viajes y
visitas.
De la misma manera, podrán negociar con los vendedores,
mantener y examinar el equipo arrendado, comprar suministros,
gestionar áreas tales como: almacenes de reserva o bibliotecas
corporativas y recuperar datos de diversas fuentes. Al mismo
tiempo, los gerentes y profesionales han asumido muchas tareas
tradicionalmente asignadas a secretarias y asistentes
administrativos, como el escribir en la computadora y contestar el
teléfono. Debido a que las secretarias y asistentes administrativos
reciben menos dictados y procesamiento de texto, ahora tienen
tiempo para colaborar con más miembros del personal ejecutivo.
Por ello, en una serie de organizaciones, las secretarias y
asistentes administrativos trabajan en equipos de forma flexible y
comparten su experiencia.
20
Las comunicaciones en la oficina
La secretaria es el centro de la oficina y como tal debe esmerarse
en tener excelentes con los compañeros de trabajo y con las
personas ajenas a la empresa.
Siempre saludar y despedirse
Ayudar a que las personas en la oficina se
integren y se relacionen para que exista una
armonía laboral
Ser respetuosa, colaboradora y discreta
La preparación y organización de reuniones
La secretaria son quienes asumen con responsabilidad cada
preparación y organización de las reuniones en la entidad, cada
vez más y es importante definir con anticipación cuáles serán las
responsabilidades antes, durante y después de las reuniones para
que las mismas sean realmente productivas.
Identificar los objetivos de la reunión
Distribuir una agenda a los participantes con
antelación a la reunión
Cursar las invitaciones a la reunión por lo menos con
un día de anticipación
Informar a cada participante qué se espera de ellos
Poner un límite al número de invitados y nombrar un
líder por reunión
Establecer un límite de tiempo por cada punto a tratar
Distribuir el material requerido con la mayor
anticipación posible
Informar a los participantes los resultados de la
reunión
21
El manejo de tecnología en la oficina
El rol de las comunicaciones, la nueva apertura que ha generado
Internet, informática que conlleva saber a manejar sus
fundamentos básicos que le den paso al manejo de herramientas
que faciliten las comunicaciones y otras operaciones de oficina;
más fácilmente.
Es así que las secretarias y asistentes administrativos utilizan una
variedad de equipos de oficina, como máquinas de fax,
fotocopiadoras, escáneres y sistemas de videoconferencia y
telefonía.
Además, a menudo utilizan las computadoras para realizar tareas
que antes eran manejadas por gerentes y profesionales como ser:
crear hojas de cálculo, componer correspondencia, gestión de
bases de datos y crear presentaciones, informes y documentos
utilizando el software de autoedición y gráficos digitales.
Es importante para ambos actores la gerencia y su secretaria
ejecutiva contar con buenas competencias actitudinales, por
ejemplo la correspondiente al gerente serían: capacidad de
liderazgo, iniciativa y tenacidad; Relaciones Públicas,
Comunicación; Planificación y organización estratégica;
Orientación a resultados; Orientación a la calidad; Conciencia
organizacional; Autoridad; Desarrollo y motivación de personas;
Trabajo en equipo y delegación; Negociación y persuasión;
Asunción de riesgos; Confianza en sí mismo y autocontrol.
22
Manejo de la Agenda
El buen manejo de agenda es una habilidad muy valorada. Es un
elemento clave en la organización y la productividad de su oficina.
Conocer las preferencias de manejo de agenda del o los
jefes
Dejar en blanco algunos espacios entre las citas
anotadas para que su jefe pueda devolver los llamados y
atender algunos temas urgentes.
Evitar anotar reuniones justo después del almuerzo
Evitar anotar citas los lunes a primer hora y los viernes a
última hora
Calcular los tiempos de viaje cuando las reuniones se
realicen fuera de la oficina
Dejar en blanco algunos horarios por la mañana para que
el jefe se organice
Dejar en blanco los horarios del fin de día para que el jefe
pueda terminar sus asuntos y prepararse para el día
siguiente.
El poder de las secretarias o el control de las llamadas
Las secretarias se encuentran en primera fila en la batalla para
proteger a sus jefes de llamados no deseados en sus empresas.
Todos los días las secretarias y las asistentes atienden un gran
número de llamados no solicitados para sus jefes. Se estima que el
80% de los llamados recibidos deben ser filtrados.
23
2.5.3 Aplicación de recursos humanos, públicos y protocolo
Tratar con otras personas es parte esencial del trabajo de una
secretaria; no es preciso que alguien nos agrade personalmente
para mantener una buena relación de trabajo.
Las relaciones humanas son términos generales en cuestión de
temperamentos; sin embargo, la necesidad de buscar progreso y
ventajas comunes ha llevado al ser humano a ser sociable por
naturaleza y por razón las exigencias institucionales requieren que
las actitudes de los grupos humanos influyan en su funcionamiento
Confianza en sí misma: Proviene de saber que uno es capaz de
triunfar e infundir seguridad a las demás persona. “Nadie puede dar
lo que no se posee”.
Lealtad: Una secretaria es de confianza por lo tanto debe ser leal al
jefe, a sus compañeros de trabajo y consigo misma. Además, de
que la lealtad es la guía de nuestras relaciones humanas.
Iniciativa: Son las ideas prácticas e ingeniosas que le ayudan a la
secretaria a salir de la rutina.
Discreción: Cualidad esencial de la secretaria que ocupa un cargo
de confianza, debe ver, oír y callar.
Seguridad: Es la base de la eficiencia y de la manera de
desempeñarse en el trabajo.
Responsabilidad: Es realizar el trabajo con eficiencia, prontitud y
cumplir a cabalidad con el asignado.
24
Eficiencia: Es realizar bien el trabajo, poner todo nuestro esfuerzo y
voluntad. Nadie es indispensable y otra persona podría desempeñar
nuestra labor.
Puntualidad: Viene a formar parte de la responsabilidad, de llegar con
atención y olvidarse de las excusas.
Honestidad: No solo significa mentir, engañar o robar, también es la
hipocresía, la calumnia y la envidia, es por esto que la secretaria debe ser
honesta consigo misma.
Cooperación: El éxito laboral de una secretaria depende de la
cooperación, su equipo de trabajo.
Orden: Es un hábito que nos ayudará a desempeñarnos en forma fácil,
eficiente y rápida.
Limpieza: Refleja una parte de nuestra forma de ser, por lo tanto
debemos mantener limpia el área de trabajo y aseado nuestra aspecto
físico.
Pulcritud: La secretaria debe demostrar pulcritud en su persona y en la
calidad de su trabajo.
Saber Escuchar: La secretaria no debe ser egoísta, para demostrar su
buena educación debe saber escuchar a las personas que la rodean.
Honradez: No solo significa no llevarse el material de la empresa, sino
también no tomar demasiados recesos largos. Para que consideren a la
secretaria valiosa y responsable no hagas esto.
Sinceridad: La sinceridad en la secretaria es necesaria para establecer
relaciones interpersonales y vivir en un mundo justo y exento de
hipocresía.
25
Tacto: Es tener prudencia ante las diversas circunstancias o actitudes.
Cortesía: Es la demostración de afecto y respeto hacia las demás
personas. Debemos usar frases que ayuden a ganarse la confianza y
simpatía.
Perseverancia: La secretaria debe estar en constante preparación o
capacitación y alcanzar todas sus metas.
Sociable: La secretaria debe estar dispuesta a compartir y recibir
criterios de las personas. Además, de tratar a la gente con
prudencia y respeto.
Elegante: La secretaria debe demostrar su educación, buen vestir, buen
gusto y delicadeza en todo momento.
Amabilidad: La secretaria debe manifestar su cortesía en el instante de
comunicarse con las personas.
Crítica: La secretaria debe verter criterios constructivos hacia las
diferentes áreas de la empresa o de algún compañero.
Atenta: La secretaria debe estar pendiente de la necesidad del jefe y de
sus clientes.
Prioridad: La secretaria debe priorizar las actividades más
transcendentales que tiene que realizar.
Relaciones Públicas, su conceptualización
Las Relaciones Públicas engloban un conjunto de acciones planificadas
por un individuo o por un grupo de personas con la finalidad de crear y
mejorar las relaciones públicas en general.
26
2.5.4 Manejo del Tiempo
El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda. Para
un alto directivo el tiempo es su recurso más escaso y valioso.
Poder atender a los máximos temas posibles y hacerlo sin estrés y
en "buena forma" es fundamental el apoyo de una secretaria
intuitiva e inteligente.
Saber de la importancia del “tiempo”: Una buena secretaria, debe
saber que para su jefe, el tiempo es lo más valioso. Debe saber
cómo hacerle ganar tiempo, y para ello nada mejor como: saber
cortar una reunión que se alarga, saber excusar cuando la reunión
hay que retrasarla o posponerla. Saber lo que necesita tu jefe,
anticiparse a sus peticiones.
o Transmitir: Una buena secretaria, debe saber transmitir una
buena imagen de su empresa y de su jefe.
o Evitar trabajo: Una buena secretaria, debe estar al tanto de
todos los movimientos, tomar buena nota de todo, notas o
llamadas recordatorios, debe controlar todos los temas que
se lleven entre manos realizando un seguimiento de ellos,
para que de esta forma, el jefe pueda evadirse de ellos y
ocuparse de nuevos asuntos.
2.5.5 Excelencia en el comportamiento de servicio
Las habilidades personales son básicas para el fomento de una
buena comunicación que debe derivar en una relación cordial con
los clientes. Las habilidades técnicas nos permiten satisfacer las
necesidades de los clientes en relación con los productos, los
procesos, y en general, las exigencias de los clientes en relación
con
27
nuestra empresa y nuestro trabajo. Las habilidades personales
resultan ser la base de una buena "Atención al cliente" y las
técnicas en un buen "Servicio al Cliente". Al final del proceso, al
cliente le interesan los dos, la Atención y el Servicio, y sólo así se
pueden satisfacer sus necesidades, sus expectativas y superar
éstas últimas. Si así lo hacemos, satisfacer, tanto, las necesidades
como las expectativas en un proceso integral, lo que le estamos
entregando al cliente es una Atención y un Servicio con alta
Calidad. Y si superamos las expectativas, satisfaciendo siempre
con calidad las necesidades de los clientes, lo que estamos
brindando es una Atención y un Servicio al Cliente con excelencia.
28
2.6 Hipótesis
En la Junta Provincial de El Oro Cruz Roja de la ciudad de Machala de
la Provincia De El Oro, se percibe una Inadecuada Planificación de
Gestiones Administrativas de la Secretaria el mismo que ocasiona
incumplimiento de las actividades debido a la débil capacitación en
Gestiones Administrativas y Técnicas de Secretariado, escasa
comunicación efectiva; además, se observa un déficit y
organización y administración del tiempo. Todos estos factores
mencionados provocan consecuencias tales como: Escasa
productividad laboral, una débil relación interpersonal e
incumplimiento de normas y reglamentos.
2.6.1 Señalamiento de la Variables de las Hipótesis
VARIABLE INDEPENDIENTE: Planificación de Gestiones
Administrativas
VARIABLE DEPENDIENTE: Desempeño de la Secretaria
UNIDAD DE OBSERVACIÓN: Junta Provincial de El Oro
29
CAPITULO III
METODOLOGIA
3.1 Enfoque Investigativo
Este trabajo de investigación se realiza mediante la utilización de dos
enfoques básicos: el cuantitativo y el cualitativo, el primero se enfoca
en la recolección y análisis de datos y el siguiente en la observación
del grupo de interés y su factibilidad para dar soluciones.
3.2 Modalidad básica de la investigación
Las modalidades utilizadas en este proyecto son bibliográfico-
documentales y de campo, porque su fundamentación se basa en
libros, documentos pdf, páginas de internet, entro otros que brindan
diferentes enfoques del tema que estoy investigando.
En la modalidad de campo se obtendrá del lugar de los hechos, en la
institución el cual el investigador podrá observar y palpar con la
observación real el aporte al desarrollo de la problemática del
presente estudio.
3.3 Nivel o tipo de investigación
Esta investigación tiene los siguientes niveles:
Exploratorio: La investigación de tipo exploratorio se lleva a cabo
con el fin de recabar información e identificar cursos de acción que
debemos implementar para que la investigación cumpla sus objetivos.
Descriptivo: La investigación de tipo descriptivo me asiste a
determinar características y propiedades sobre el objeto de estudio
para poder ejecutar los objetivos de la investigación.
30
Explicativo: Es aquella que tiene relación causal; no solo persigue
describir o acercarse a un problema, sino que intenta encontrar las
causas del mismo, como se detalla en la presente investigación.
Asociación de variables: Este tipo de investigación determina que las
variables estén asociadas, por ende si existen falencias o problemas en
realización de una de ellas esto tendrá consecuencias; por lo tanto, si en
la institución no se lleva a cabo correctamente como se los ha estipulado,
esto provocará una Inadecuada planificación de gestiones administrativas
que influye negativamente en el desempeño laboral de la secretaria de
la “Cruz Roja Ecuatoriana” en la ciudad de Machala.
3.4 Población o muestra
El estudio se realiza en la ciudad de Machala enfocado en la Junta
Provincial de El Oro Cruz Roja Ecuatoriana y aplicaré los instrumentos
de investigación al personal de la entidad que es aproximadamente de
362 personas, fraccionadas de la manera siguiente:
Directivos 15
Secretarias 12
Personal administrativo 23
Usuarios 312
N
Tm = --------------------
1 + (%EA)2 x N
Tm = Tamaño muestral
N = Población o universo
1 = Valor constante
EA = Error admisible
% = Porcentaje (debe reducirse a decimal)
(%EA)2 = Porcentaje de Error Admisible elevado al
cuadrado
31
Entonces:
Obtener la muestra de una población de personal administrativo, y
estudiantes cantidad estimada con un error admisible del 8%.
362
Tm = ----------------------------
1+ (0.05)2 x 362
362
Tm = ---------------------------- Tm = 190.02
1.905
Conclusión: Aplicada la fórmula en este caso la sumatoria del tamaño
muestral es de 190, con error admisible del 8%.
DISTRIBUCIÓN DE LA MUESTRA
m x n
dm = --------------------
N
m = Tamaño muestral
n = universo (personal administrativo, estudiantes)
N = Muestra universo
Distribución muestra personal de Directivos
190 x 15
dm = -------------------- dm = 7.87
362
Distribución muestra Secretarias
190 x 12
dm = -------------------- dm = 6.29
362
32
Distribución muestra personal Administrativo
190 x 23
dm = -------------------- dm = 12.07
362
Distribución muestra Usuarios
190 x 312
dm = -------------------- dm = 163.75
362
CONCLUSIÓN: Aplicadas las fórmulas se obtiene que el tamaño
muestral corresponde a 190 personas a investigar, considerando la
clasificación siguiente:
Directivos 8
Secretarias 6
Personal administrativo 12
Usuarios 164
33
3.5 OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES
Variable Independiente: Planificación de Gestiones Administrativas
CONCEPTUALIZACIÒN CATEGORÍAS INDICADORES ITEMS BÁSICOS TÉCNICAS INSTRUMENTOS
Planificación de Gestiones Administrativas La planificación es el proceso básico del sistema administrativo, la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones Planificación de Gestiones
Planificación Organización Habilidad Trabajo en Equipo
Características
Elaboración de Comunicaciones
Equipos y Programas Servicio al cliente
¿Qué características deben mejorar las secretarias que laboran en la entidad? ¿Existe retrasos en la elaboración de las comunicaciones? ¿ Cómo valora usted la habilidad que tiene la secretaria para el manejo de equipos y programas informáticos? ¿Cuándo usted acude a la Cruz Roja Ecuatoriana a solicitar algún servicio, observa trabajo en equipo? ¿Con qué frecuencia recibe usted
Encuesta
Encuesta
Encuesta Encuesta
Guía de Encuesta
Guía de Encuesta
Guía de Encuesta
Administrativas La planificación es el proceso básico del sistema administrativo, la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones
Capacitación Integración Laboral Desempeño Gestión
Talento Humano Colaboradores Actividades Secretariales Habilidades
capacitación en su área por parte de la empresa? ¿Los directivos de la entidad buscan integración laboral entre sus colaboradores? ¿Qué factores influyen directamente en el desempeño de las actividades secretariales? ¿Qué gestión administrativa realiza con mayor frecuencia?
Entrevista Entrevista Entrevista Entrevista
34
Guía de Entrevista
Guía de Entrevista
Guía de Entrevista
Guía de Entrevista
35
VARIABLE DEPENDIENTE: DESEMPEÑO DE LA SECRETARIA
CONCEPTUALIZACIÓN CATEGORIAS INDICADORES ITEMS BÁSICOS TÉCNICAS INSTRUMENTOS
Las secretarias ejecutivas desempeñan un rol muy relevante en pro-actividad de la colaboración de la manera más eficiente que garantice el éxito de la empresa.
Organización
Control Liderazgo
¿Mantiene comunicación efectiva con el personal de la entidad? ¿Conoce usted los procesos de organización que utiliza la secretaria de la Cruz Roja? ¿Cómo califica usted el rendimiento del personal de la institución? ¿Las secretarias de la entidad cuentan con liderazgo para atender al cliente?
Entrevista
Entrevista Entrevista Entrevista
Guía de Entrevista
Guía de Entrevista
Guía de Entrevista
Guía de Entrevista
36
3.6 Recolección de la información
La presente investigación se enfoca con una recolección de información
mediante la utilización de guías de observación, encuesta y entrevistas
dirigidas al personal de la entidad.
PREGUNTAS BASICAS EXPLICACION
1 ¿Para qué? Para alcanzar los objetivos de
investigación
2 ¿De qué personas u objetos? Cruz Roja Ecuatoriana
3 ¿Sobre qué aspectos? Planificación de Gestiones
administrativas y su Influencia en el
Desempeño Laboral de la Secretaria
de la Junta Provincial De El Oro Cruz
Roja Ecuatoriana
4 ¿Quién? ¿Quiénes? Investigadora
5 ¿Cuándo? Enero 2014
6 ¿Dónde? Cantón: Machala
7 ¿Cuántas veces? 1: Prueba piloto y prueba definitiva
8 ¿Qué técnicas de recolección? Encuestas, entrevistas y guías de
observación
9 ¿Con qué? Instrumentos: cuestionario de
preguntas
10 ¿En qué situación? En horas laborables
Fuente: Investigadora Elaboración Investigadora
37
3.7 Plan de Tabulación
Encuesta dirigida a los usuarios de la Junta Provincial de la Cruz Roja
de la ciudad de Machala
1. ¿Qué características debe mejorar las secretarias que laboran
en la Cruz Roja Ecuatoriana de la Ciudad de Machala?
DENOMINACION
FRECUENCIA
PORCENTAJE
Cordialidad
Su expresión
Manera de Atención
Total
164
100
2. ¿Existe retrasos en la elaboración de las comunicaciones?
DENOMINACION
FRECUENCIA
PORCENTAJE
Con frecuencia
Rara Vez
Nunca
Total
164
100
3.- ¿Cómo valora usted la habilidad que tiene la secretaria para el
manejo de equipos y programas informáticos?
DENOMINACION
FRECUENCIA
PORCENTAJE
Muy Buena
Buena
Regular
Total
164
100
38
4. ¿Cuándo usted acude a la Cruz Roja Ecuatoriana a solicitar algún
servicio, observa trabajo en equipo entre jefes y secretarias?
DENOMINACION
FRECUENCIA
PORCENTAJE
Muy Buena
Buena
Regular
Total
164
100
39
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
Encuesta a Usuarios
1. ¿Qué características deben mejorar las secretarias que laboran en la
entidad?
Tabla No. 1
DESCRIPCION No. PORCENTAJE
Cordialidad 43 26,22
Su expresión 57 34,76
Manera de Atención 64 39,02
TOTAL 164 100,00 Fuente: Encuesta a usuarios Elaboración: La autora
Gráfico No. 1
Fuente: Encuesta a usuarios Elaboración: La autora
Cordialidad ; 26,22
Su expresión; 34,76
Manera de Atención ;
39,02
40
Análisis:
Según las encuestas a los usuarios referente a las características que deben
mejorar las secretarias; el 26,22% se inclinan por cordialidad; mientras
tanto, el 34,76% señalan a la manera de su expresión; y, finalmente el
39,02% citan que las secretarias deben mejorar su manera de atender al
cliente.
41
2. ¿Existe retrasos en la elaboración de las comunicaciones?
Tabla No. 2
DESCRIPCIÓN No. PORCENTAJE
Con frecuencia 49 29,88
Rara Vez 64 39,02
Nunca 51 31,10
TOTAL 164 100,00
Fuente: Encuesta a usuarios Elaboración: La autora
Gráfico No. 2
Fuente: Encuesta a usuarios Elaboración: La autora
Con frecuencia; 29,88
Rara Vez ; 39,02
Nunca ; 31,10
42
Análisis:
Los resultados muestran que el 29% comentan los usuarios que con
frecuencia existe retraso en la elaboración de comunicaciones; mientras
tanto, el 39,02 señalan que rara vez y nunca el 31,10%.
43
3. ¿Cómo valora usted la habilidad que tiene la secretaria para el buen
Manejo de equipos y programas informáticos?
Tabla No. 3
DESCRIPCIÓN No. PORCENTAJE
Muy Buena 24 14,63
Buena 39 23,78
Regular 101 61,59
TOTAL 164 38,41 Fuente: Encuesta a Usuarios Elaboración: La autora
Gráfico No. 3
Fuente: Encuesta a Usuarios Elaboración: La autora
Muy Buena; 14,63
Buena; 23,78
Regular ; 61,59
44
Análisis:
Los resultados muestran que las secretarias tienen habilidad en el manejo
de equipos y programas informáticos de carácter muy bueno el 14,63%; no
obstante, el 23,78% los usuarios lo definen como buena y el 61,59% como
regular.
45
4. ¿Cuándo usted acude a la Cruz Roja Ecuatoriana a solicitar algún
servicio, observa trabajo en equipo entre jefes y secretarias?
Tabla No. 4
DESCRIPCIÓN No. PORCENTAJE
Si 39 23,78
No 27 16,46
A VECES 98 59,76
TOTAL 164 100,00 Fuente: Encuesta a usuarios
Elaboración: La autora
Gráfico No. 4
Fuente: Encuesta a usuarios
Elaboración: La autora
Si; 23,78
No; 16,46 59,76
46
Análisis:
Los resultados demuestran que el 23,78% señalan que sí existe trabajo en
equipo entre jefes y secretarias; por otro lado, el 16,46% mencionan que
no y el 59,76% a veces observan que existe sinergia entre estos dos
colaboradores de la entidad.
47
Entrevista a Secretarias
1. ¿Con qué frecuencia recibe usted capacitación en su área por parte
de la empresa?
Tabla No. 5
DESCRIPCIÓN No. PORCENTAJE
Siempre 1 16,67
Casi Siempre 2 33,33
Rara Vez 3 50,00
TOTAL 6 100,00
Fuente: Entrevista a Secretarias Elaboración: La autora
Gráfico No. 5
Fuente: Entrevista a Secretarias Elaboración: La autora
Siempre ; 16,67
Casi Siempre; 33,33
Rara Vez ; 50,00
48
Análisis:
Referente a la pregunta las secretarias se manifestaron de la manera
siguiente: siempre lo manifiestan el 16,67% que reciben capacitación;
mientras tanto, el 33,33% casi siempre y el 50% rara vez.
49
2. ¿Los directivos de la entidad buscan integración laboral entre
sus colaboradores?
Tabla No. 6
DESCRIPCIÓN No. PORCENTAJE
Siempre 1 16,67
Rara Vez 4 66,67
Nunca 1 16,67
TOTAL 6 100,00
Fuente: Entrevista a Secretarias Elaboración: La autora
Gráfico No. 6
Fuente: Entrevista a Secretarias Elaboración: La autora
Siempre; 16,67
Rara Vez; 66,67
Nunca ; 16,67
50
Análisis:
Los resultados muestran que los directivos siempre buscan integración
laboral entre sus colaboradores esto significa porcentualmente el
16,67%; mientras tanto, rara vez lo señalan el 66,67% y nunca el
16,67%.
51
3. ¿Qué factores influyen directamente en el desempeño de las
actividades secretariales?
Tabla No. 7
DESCRIPCIÓN No. PORCENTAJE
Contar con suficiente recursos tecnológicos 3 50,00
Comunicación directa directivos 2 33,33
Justa remuneración 1 16,67
TOTAL 6 100,00 Fuente: Entrevista a Secretarias Elaboración: La autora
Gráfico No. 7
Fuente: Entrevista a Secretarias Elaboración: La autora
Contar con suficiente recursos
tecnológicos; 50,00
Comunicación directa
directivos; 33,33
Justa remuneración ;
16,67
52
Análisis:
Referente a los resultados obtenidos de las entrevistas a secretarias se
concluye que contar con suficientes recursos tecnológicos influye al
desempeño que realice la secretaria esto significa porcentualmente el
50%; por otro lado, el 33,33% se inclina por la comunicación directa de
directivos y justa remuneración lo refleja tan solo una secretaria en sus
respuestas lo que significa el 16, 67%.
53
4. ¿Qué gestión administrativa realiza con mayor frecuencia?
Tabla No. 8
DESCRIPCIÓN No. PORCENTAJE
Despachar documentación 2 33,33
Archivar diariamente 3 50,00
Sumillar correspondencia 1 16,67
TOTAL 6 100,00
Fuente: Entrevista a Secretarias Elaboración: La autora
Gráfico No. 8
Fuente: Entrevista a Secretarias Elaboración: La autora
Despachar documentación
; 33,33
Archivar diariamente ;
50,00
Sumillar correspondenci
a ; 16,67
54
Análisis:
Referente a la gestión administrativa que realiza la secretaria en la
entidad y que las ejecuta con mayor frecuencia mencionan el 33,33%
que despachan documentación a diario; el 50% mencionan que
archivan y el 16,67% sumillar correspondencia.
55
Entrevista a Directivos
1. ¿Mantiene usted comunicación efectiva con el personal de la
entidad?
Tabla No. 9
DESCRIPCIÓN No. PORCENTAJE
Siempre 3 37,50
Rara Vez 4 50,00
Nunca 1 12,50
TOTAL 8 100,00 Fuente: Entrevista a Directivos
Elaboración: La autora
Gráfico No. 9
Fuente: Entrevista a Directivos
Elaboración: La autora
Siempre ; 37,50
Rara Vez; 50,00
Nunca ; 12,50
56
Análisis:
Los resultados muestran que los directivos siempre mantienen
comunicación efectiva con el personal de la entidad lo que representa el
37,50%; mientras tanto, el 50% rara vez y nunca el 12,50%.
57
2. ¿Conoce usted los procesos de organización que utiliza la
secretaria de la Cruz Roja?
Tabla No. 10
DESCRIPCIÓN No. PORCENTAJE
SI 2 25,00
NO 1 12,50
A VECES 5 62,50
TOTAL 8 100,00
Fuente: Entrevista a Directivos
Elaboración: La autora
Gráfico No. 10
Fuente: Entrevista a Directivos
Elaboración: La autora
SI; 25,00
NO; 12,50 A VECES; 62,50
58
Análisis:
Con respecto a los procesos de organización los directivos se
mantienen que el 25% si conocen; mientras tanto, el 12,50% que no y
a veces el 62,50% de los directivos conocen este entorno que es de
vital importancia como directivos de la entidad.
59
3. Las secretarias de la entidad cuentan con liderazgo para atender
al cliente?
Tabla No. 11
DESCRIPCIÓN No. PORCENTAJE
Siempre 2 25,00
Rara Vez 5 62,50
Nunca 1 12,50
TOTAL 8 100,00
Fuente: Entrevista a Directivos
Elaboración: La autora
Gráfico No. 11
Fuente: Entrevista a Directivos
Elaboración: La autora
Siempre ; 25,00
Rara Vez; 62,50
Nunca ; 12,50
60
Análisis:
Los resultados muestran según los directivos de la entidad que siempre
mantienen liderazgo las secretarias lo que equivale al 25% y rara vez lo
citan el 62,50% y nunca lo señala un solo directivo que significa
porcentualmente el 12,50%.
61
4. ¿Cómo califica usted el rendimiento del personal de la institución?
Tabla No. 12
DESCRIPCIÓN No. PORCENTAJE
Eficiente 1 12,50
Medianamente Eficiente 5 62,50
No Eficiente 2 25,00
TOTAL 8 100,00
Fuente: Entrevista a Directivos
Elaboración: La autora
Gráfico No. 12
Fuente: Entrevista a Directivos
Elaboración: La autora
Siempre; 25,00
Casi siempre; 33,33
Nunca; 41,67
62
Análisis:
Con respecto al rendimiento del personal de la entidad, un directivo
opina que es eficiente lo que equivale al 12,50%; mientras tanto, 5
directivos señalan que es medianamente eficiente el rendimiento laboral
lo que equivale al 62,50%; y, finalmente, el 25% manifiesta que no es
eficiente.
63
Entrevista a Personal Administrativo
1. ¿Considera usted que la ausencia de recursos tecnológicos
permite que la planificación de gestiones administrativas se
presente de manera lenta por parte de las secretarias?
Tabla No. 13
DESCRIPCIÓN No. PORCENTAJE
SI 3 25,00
NO 4 33,33
A VECES 5 41,67
TOTAL 12 100,00
Fuente: Entrevista a Personal Administrativo
Elaboración: La autora
Gráfico No. 13
Fuente: Entrevista a Personal Administrativo
Elaboración: La autora
SI; 25,00
NO; 33,33
A VECES; 41,67
64
Análisis:
De los 12 colaboradores de la entidad opinan el 25% que sí; es decir,
la ausencia de recursos tecnológicos no permite una excelente
planificación con respecto a las gestiones administrativas; mientras
tanto, el 33% mencionan que no y a veces el 41,67%.
65
2. ¿Las secretarias controlan el tiempo laboral para planificar un día
de trabajo?
Tabla No. 14
DESCRIPCIÓN No. PORCENTAJE
Siempre 2 16,67
Rara Vez 6 50,00
Nunca 4 33,33
TOTAL 12 66,67
Gráfico No. 14
Fuente: Entrevista a Personal Administrativo
Elaboración: La autora
Siempre; 16,67
Rara Vez ; 50,00
Nunca; 33,33
66
Análisis:
Los 12 colaboradores de la entidad opinan lo siguiente: el 50% dicen que
rara vez la secretaria controla el tiempo para planificar un día de trabajo; es
decir, la secretaria carece de planificación para controlar su tiempo de
trabajo, mientras tanto, el 33.33% mencionan que nunca y siempre el
16,67%.
67
3. ¿La entidad cuenta con tecnología de punta para que su
personal de secretaría viabilice su trabajo?
Tabla No. 15
DESCRIPCIÓN No. PORCENTAJE
Si 3 25,00
No 5 41,67
A veces 4 33,33
TOTAL 12 100,00
Gráfico No. 15
Fuente: Entrevista a Personal Administrativo
Elaboración: La autora
Si; 25,00
No; 41,67
A veces; 33,33
68
Análisis:
Los 12 colaboradores entrevistados de la entidad opinan lo siguiente: el
41.67% dicen que no existe la tecnología suficiente para dar viabilidad al
trabajo; y el 33.33% mencionan que siempre el 25%. Respondieron que sí.
69
4. ¿Reciben las secretarias constante capacitación en diferentes áreas
para mejorar el desenvolvimiento laboral?
Tabla No. 16
DESCRIPCIÓN No. PORCENTAJE
Siempre 3 25,00
Casi siempre 4 33,33
Nunca 5 41,67
TOTAL 12 100,00
Gráfico No. 16
Fuente: Entrevista a Personal Administrativo
Elaboración: La autora
Siempre; 25,00
Casi siempre; 33,33
Nunca; 41,67
70
Análisis:
Los 12 colaboradores del personal administrativo entrevistados opinan lo
siguiente: el 41.67% dicen que nunca la secretarias se capacitan en
diferente áreas para mejorar su desenvolvimiento laboral; y el 33.33%
mencionan que casi siempre el 25%. Respondieron que siempre.
CONCLUSIONES
Realizado el trabajo de investigación y por ser parte de la entidad, me
permito emitir las conclusiones siguientes:
En la entidad se observa lentitud en la elaboración de
comunicaciones.
Existe ausencia de capacitación; es decir, la entidad no cuenta
con un programa de adiestramiento que ayude actualizar los
conocimientos de sus colaboradores.
Se observa insuficiente trabajo en equipo entre jefes-secretarias
Los directivos no se involucran en los procesos de organización
El escaso liderazgo que se observa en la entidad por personal de
secretaría permite la no atención oportuna de sus clientes
El rendimiento laboral por parte de secretaría está considerado
de manera medianamente eficiente.
RECOMENDACIONES
Las recomendaciones van orientadas a la eficacia planificación de
gestiones administrativas que la secretaria debe desarrollar en el
desempeño de sus funciones:
Las secretarias deben valerse de recursos de oficina suficientes
para que planifique cada actividad en su debido tiempo.
La entidad a través de su área de Talento Humano, debe contar
con un plan de capacitación anual con el propósito que el
personal innove sus conocimientos, los mismos que van en
beneficio de la institución.
La relación laboral entre Jefes y Secretarias debe ser ejemplo
para quienes se encuentran alrededor y observan detenidamente
el trabajo en equipo; por lo tanto, deben mantener el diálogo
constante y aceptar los errores y asumirlos con responsabilidad y
madurez profesional.
Los directivos deben acudir al Manual de Funciones y conocer su
estructura cuando se deba tomar alguna decisión al respecto, de
esta manera estaría inmerso en cada uno de los procesos
administrativos de la entidad.
Las secretarias deben hacer eco de su profesionalismo,
demostrando su capacidad y reto en cada una de las actividades
encomendadas por el jefe inmediato.
BIBLIOGRAFÍA
KOONTZ, Harold y Weihrich, Heinz. Administración, una perspectiva
Global. Decimosegunda edición 2004
PROYECTO, Del Ministerio de Educación sobre “ Inclusión ,Integración
y Educación Especial de niños, niñas y adolescentes
QUINTERO, Carmen Russo, socióloga, egresada de la Pontificia
Universidad Javeriana de Santa Fé de Bogotá y de Loyola University of
Chicago. Gerente de Proyectos de ODISEA EMPRESARIAL
WEBGRAFIA
www.odiseaempresarial.com
http://www.tiemposmodernos.eu/direccion-empresarial-ret/
http://www.discapacidadesecuador.org
ANEXO No. 2
UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA UNIDAD ACADÉMICA CIENCIAS EMPRESARIALES
CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVO COMPUTARIZADO DISEÑO DE TESIS
TEMA: “PLANIFICACIÓN DE GESTIONES ADMINISTRATIVAS Y SU INFLUENCIA EN EL DESEMPEÑO DE LA SECRETARIA DE LA JUNTA PROVINCIAL DE EL ORO “CRUZ ROJA ECUATORIANA”
OBJETIVO: Conocer el criterio de los usuarios referente a la planificación de gestiones administrativas y su influencia en el desempeño de la secretaria de la Junta Provincial de El Oro “Cruz Roja Ecuatoriana”
ENCUESTA DIRIGIDA A: USUARIOS
1. ¿Qué características deben mejorar las secretarias que laboran en la
entidad?
Cordialidad Su expresión Manera de Atención 2. ¿Existe retrasos en la elaboración de las comunicaciones?
Con frecuencia Rara Vez Nunca
3. ¿Cómo valora usted la habilidad que tiene la secretaria para el manejo de equipos y programas informáticos?
Muy Buena
Buena
Regular
4. ¿Cuándo usted acude a la Cruz Roja Ecuatoriana a solicitar algún servicio, observa trabajo en equipo entre jefes y secretarias? SI
NO
A VECES Encuestador:…………………………………………………………………………. Fecha:…………………………… Hora:…………………………….
ANEXO No. 3
UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA UNIDAD ACADÉMICA CIENCIAS EMPRESARIALES
CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVO COMPUTARIZADO DISEÑO DE TESIS
TEMA: “PLANIFICACIÓN DE GESTIONES ADMINISTRATIVAS Y SU INFLUENCIA EN EL DESEMPEÑO DE LA SECRETARIA DE LA JUNTA PROVINCIAL DE EL ORO “CRUZ ROJA ECUATORIANA”
OBJETIVO: Conocer el criterio de las secretarias en relación a la planificación de gestiones administrativas y su influencia en el desempeño de la secretaria de la Junta Provincial de El Oro “Cruz Roja Ecuatoriana”
ENTREVISTA DIRIGIDA A: SECRETARIAS
1. ¿Con qué frecuencia recibe usted capacitación en su área por parte de la empresa? Siempre Casi Siempre Rara Vez 2. ¿Los directivos de la entidad buscan integración laboral entre sus colaboradores? Siempre
Rara Vez Nunca 3. ¿Qué factores influyen directamente en el desempeño de las actividades secretariales?
Contar con suficientes recursos tecnológicos Comunicación directa con directivos
Justa remuneración
4. ¿Qué gestión administrativa realiza con mayor frecuencia?
Despachar documentación Archivar diariamente Sumillar correspondencia
Entrevistador: ………………………………………………………………….
Fecha: ……………………………………………..Hora: ……………………..
ANEXO No. 4
UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA UNIDAD ACADÉMICA CIENCIAS EMPRESARIALES
CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVO COMPUTARIZADO DISEÑO DE TESIS
TEMA: “PLANIFICACIÓN DE GESTIONES ADMINISTRATIVAS Y SU INFLUENCIA EN EL DESEMPEÑO DE LA SECRETARIA DE LA JUNTA PROVINCIAL DE EL ORO “CRUZ ROJA ECUATORIANA”
OBJETIVO: Conocer el criterio de los directivos en relación a la planificación de gestiones administrativas y su influencia en el desempeño de la secretaria de la Junta Provincial de El Oro “Cruz Roja Ecuatoriana”
ENTREVISTA DIRIGIDA A: DIRECTIVOS
1. ¿Mantiene usted comunicación efectiva con el personal de la entidad? Siempre Rara Vez Nunca 2. ¿Conoce usted los procesos de organización que utiliza la secretaria de la Cruz Roja? Si
No
A veces
3. ¿Las secretarias de la entidad cuentan con liderazgo para atender
al cliente?
Siempre
Rara Vez
Nunca
4. ¿Cómo califica usted el rendimiento del personal de la institución?
Eficiente
Medianamente Eficiente
No Eficiente
Entrevistador: …………………………………………………………………. Fecha:…………………………… Hora:…………………………….
ANEXO No. 5
UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA UNIDAD ACADÉMICA CIENCIAS EMPRESARIALES
CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVO COMPUTARIZADO DISEÑO DE TESIS
TEMA. “PLANIFICACIÓN DE GESTIONES ADMINISTRATIVAS Y SU
INFLUENCIA EN EL DESEMPEÑO DE LA SECRETARIA DE LA JUNTA PROVINCIAL DE EL ORO “CRUZ ROJA ECUATORIANA”
OBJETIVO: Conocer el criterio del personal administrativo referente a la planificación de gestiones administrativas y su influencia en el desempeño de la secretaria de la Junta Provincial de El Oro “Cruz Roja Ecuatoriana”
ENCUESTA DIRIGIDA A PERSONAL ADMINISTRATIVO 1. ¿Considera usted que la ausencia de recursos tecnológicos permite que la planificación de gestiones administrativas se presente de manera lenta por parte de las secretarias? Si No A veces 2. ¿Las secretarias controlan el tiempo laboral para planificar un día de trabajo? Siempre Rara Vez Nunca 3. ¿La entidad cuenta con tecnología de punta para que su personal de secretaría viabilice su trabajo? Si No A veces 4. Reciben las secretarias constante capacitación en diferentes áreas para mejorar el desenvolvimiento laboral? Siempre Casi Siempre Nunca Entrevistador: ………………………………………………………… Fecha: ………………………………………. Hora: …………………
GUÍA DE ENTREVISTA DIRIGIDA AL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LAS
EMPRESAS CONSTRUCTORAS DE LA CIUDAD DE MACHALA
GUIA DE ENCUESTA
UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVO COMPUTARIZADO
DISEÑO DE TESIS
TEMA: “LA MULTIFUNCIONALIDAD DE LA SECRETARIA
EJECUTIVA Y SU COMPETENCIA PROFESIONAL EN LAS
EMPRESAS CONSTRUCTORAS DE LA CIUDAD DE MACHALA
2014-2015”
OBJETIVO: Analizar el las actitudes y cualidades de las secretarias
en relación a la Multifuncionalidad de la Secretaria Ejecutiva y su
Competencia Profesional en las Empresas Constructoras de la
ciudad de Machala
ENTREVISTA IRIGIDA A: PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA
INSTITUCIÒN
1. ¿Qué actitudes debe poseer la secretaria para tener iniciativa y
resolver conflictos en la empresa?
Optimismo Perseverancia Madurez Profesional 1. Del siguiente listado ¿Cuál considera usted que la secretaria
debe poseer para aplicar las relaciones humanas en la
competencia profesional?
Honestidad Respeto
Personalidad
3. ¿Cómo valora usted el dinamismo de la secretaria en relación
cliente-empresa?
Prosperidad
Inestabilidad Laboral
Inseguridad Profesional
4. ¿Considera usted que la secretaria debe utilizar instrumentos
automatizados para mejorar sus labores?
Siempre Ocasionalmente De Ningún Modo
Encuestador: ------------------------------------- Fecha:…………………………… Hora:…………………………….
ANEXOS EVIDENCIAS DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
“PLANIFICACIÓN DE GESTIONES ADMINISTRATIVAS Y SU INFLUENCIA
EN EL DESEMPEÑO DE LA SECRETARIA DE LA JUNTA PROVINCIAL DE EL ORO “CRUZ ROJA ECUATORIANA”
Entrevistas a usuarios, directivos, secretarias, personal administrativo
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