CONTROLANDO el CVI con las normas ISO 15489 e ISO 30300. Ejemplos. Impacto en las TRD Didier Mauricio Hurtado Collazos Director de Formación y Consultoria Saginfo Colombia Twitter: @Didier_Hurtado - @saginfocolombia
AGENDA • Introducción
• Objetivos
• Ciclo de Vida del Documento.
• Generalidades Sobre Normalización.
• Gestión de Documentos – Visto Desde la Perspectiva del P.G.D y la Normalización.
• ISO 15489 – ISO 30300 y su relación con el C.V.D
• Conclusiones
• Preguntas
El futuro tiene muchos
nombres, para los débiles
es lo inalcanzable, para los
temerosos, lo desconocido,
para los valientes es la
oportunidad…
Objetivos
• Brindar conocimientos sobre la evolución e importancia del Ciclo de Vida del Documento.
• Analizar el proceso del C.V.D a través del uso de modelos de Gestión. (ISO 15489 e ISO 30300).
• Brindar algunos conceptos sobre las normas ISO 15489 e ISO 30300.
Ciclo Vital del Documento
Análisis del Concepto de Ciclo Vital del Documento – Perspectiva Archivística • Teniendo en cuenta las edades del documento estas dan paso a la
conformación de tres tipos de archivos.
Ciclo vital del Documento – Gestión de Documentos
• Con la adopción del termino “Records Management” proveniente de la escuela americana adoptado al español como Gestión de documentos es cuando la teoría archivística comienza a involucrarse en la primera edad del documento “ Producción y tramitación”.
• Involucrándose en el análisis de procesos y eficiencia administrativa con miras a la reducción de costos.
Análisis de procesos del
negocio
Análisis de soportes
documentales
Análisis de contenido de
los documentos
Eficiencia administrativa – Reducción
de Costos
Ciclo vital del Documento – Gestión de Documentos
• Pero todo no ha sido color de rosa!!!
• Discusiones entre de los actores participantes en el modelo.
• Análisis de bondades, beneficios y posibles problemas.
• Sinergias estratégicas.
“La aparición de los documentos y entornos electrónicos, ha obligado a la
archivística a repensar y replantear todos sus principios, conceptos y metodologías”
M. Paz Martín-Pozuelo
Ciclo vital del Documento – Controlando el Proceso Documental.
• En este momento vivimos en una obesidad digital organizacional.
• Las organizaciones hoy se están convirtiendo en sociedades de Infoxicacion.
• Somos capaces de manejar toda la información que se produce??
Ciclo vital del Documento – Controlando el Proceso Documental.
• Pero el Archivo Digital también es vulnerable: Depende de:
• Software: (Sistema Operativo, Programa y formato de la Imagen).
• Hardware. (Maquina y Tecnología).
• Los documentos digitales en algunos países no es validez.
Integridad Disponibilidad
Confidencialidad
Prevenir accesos
no autorizados
(lectura, impresión)
Prevenir modificación
(escritura, eliminación) Portabilidad
Autenticidad
Garantizar vigencia en
los medios electrónicos
SW y HW
procedimiento que
autentique los procedimientos
de generación de la información;
su conservación temporal
cuando fuere necesario, y
almacenamiento definitivo
Prevenir denegación
del servicio para las
partes autorizadas
12
Fuente: Ebla Gestión Documental
Cita de la sentencia T443/94 de la Corte Constitucional, cuyo texto se explica por si mismo: “Los archivos son el reflejo de una actividad práctica, jurídica o administrativa de una institución,………..Un archivo no es la simple recopilación o colección de documentos,…….es un conjunto orgánico de documentos unidos por un vínculo originario o de procedencia, que sirven para recuperar con agilidad y en tiempo oportuno toda la información almacenada por una oficina o institución en el curso de su actividad……y los cuales se organizan y conservan según el orden natural de funcionamiento de la entidad”
Generalidades sobre Normalización. Antecedentes:
• ISO (la Organización Internacional de Normalización) es una federación mundial de organismos nacionales de Normalización (organismos miembros de ISO).
• Fue fundada en 1962 y tiene 163 países miembros activos.
• Su éxito radica en las exigencias y estrictos procedimientos para la aprobación de las normas y el reconocimiento a nivel mundial de las mismas.
• Tiene un aproximado de 18.600 normas.
Estructura de aprobación y redacción de normas.
• ISO tiene una estructura interna de elaboración de normas bajo comités y subcomités. Tiene en la actualidad un aproximado de 3.274 Organismos técnicos.
Comités Técnicos
Subcomités Técnicos
Grupos de Trabajo
Redacción de Normas
El promedio de tiempo para
publicación de una ISO es de 3 años
Information and Documentation Committee
• El desarrollo y control de la administración de información también cuenta con un Comité técnico el TC/46 “Information and Documentation”. Que tiene en la actualidad 43 normas y también es el encargado del SC11.
• Teniendo en cuenta la amplitud del concepto, se crea el SC11 “Archives/Records Management. Y por otro lado se encuentra el TC 171 “Document management aplications”.
• La normalización en procesos de información y documentación no es algo nuevo, recordemos a Otlet y a La Fontaine.
• Dentro de los grandes avances en normalización, existen:
• IFLA- (International Federation of Library Association) que mantienen las ISBD.
• ICA (International Council of Archives) que mantienen las normas ISAD.
• DLM- Forum que mantiene MoReq.
• Library of Congress que mantiene el MARC21
Objetivos del TC
TC46/SC11
Objetivo Principal del SC se aclara en la norma funcional ISO 15489, la cual busca incluir en la Gestión Documental todos los procesos y controles desde la creación del documento “Inicio del C.V.D”.
La norma busca la participación de la Gestión Documental en los
procesos de negocio.
Mejora de los proceso operativos.
Campo de la gestión responsable del control eficiente y sistemático en la creación, recepción, mantenimiento, utilización, conservación y disposición de documentos, incluyendo procesos para la captura y mantenimiento de la evidencia de las actividades y operaciones en forma de documentos.
Gestión de Documentos – Visto desde la perspectiva del P.G.D y la normalización.
Planeamiento del C.V.I a través de la Normalización:
Establecer una estructura de Gestión que asegure el control de documentos.
Procesos que incluyan la captura, indización, almacenamiento, recuperación, distribución, presentación, migración, intercambio, conservación y disposición.
Requisitos funcionales para el diseño de soluciones tecnológicas utilizadas para la creación Gestión de los documentos, incluyendo las aplicaciones de gestión, aplicaciones de gestión de documentos.
Procedimientos para la implantación, inspección y control de calidad para el almacenamiento, uso y conservación de los documentos, incluyendo los metadatos de apoyo.
Gestión de Documentos – Visto desde la perspectiva del P.G.D y la normalización.
• Los documentos deben contemplarse desde muchas perspectivas, no son estáticos, sino elementos que pueden ser utilizados en cualquier entorno.
Creador del Documento
Quienes los usan
Quienes los reciben
Quienes los usan más allá del uso de la Gestión Inicial
Pu
nto
s d
e vi
sta
El Proceso del Cambio
Desempeño actual
Valle de la
desesperación Negación
Resistencia
Intentos mentales
Intentos físicos
Aceptación
ALGUNAS DIFICULTADES…
Algunas Normas relevantes a los procesos de Gestión Documental
Aplicando la Norma ISO 15489 – Beneficios del control documental bajo un estándar ISO. Records Continuum
• El modelo de Records Continuum: • Para comprender el modelo se debe entender que la información
no suceden en etapas lineales sino en ciclos.
• El modelo se orienta en la satisfacción de los usuarios.
• Siempre se debe considerar el documento como “evidencia”.
Aplicando la Norma ISO 15489 – Beneficios del control documental bajo un estándar ISO. Record Continuum • El modelo de Records Continuum:
• Se conecta con conceptos y metodologías en Gestión de las tecnologías de la información, ingeniería de procesos, análisis funcionales, gestión de recursos, control de calidad y auditoria.
• El continuum no es relativo a los registros. El continuum es un modelo de gestión relativo al sistema de gestión de registros”, que es “continuo, dinámico y constante, sin ninguna distinción de fases”.
Aplicando la Norma ISO 15489 – Beneficios del control documental bajo un estándar ISO. Record Continuum • El modelo planteado por James B. Rhoads plantea una nueva fase
dentro del CVI
Aplicando la Norma ISO 15489 – Record Continuum – Documentos Físicos y Electrónicos desde la Archivística
Los documentos físicos o electrónicos deben tener los siguientes componentes:
Contenido: La materia del
documento e información a transmitir .
Estructura: El uso de encabezamientos y otros
dispositivos para identificar y etiquetar
partes del documento, y el uso de tipografías especiales (cursiva,
negrita) para destacar la parte significativa del
contenido.
Contexto El entorno y la red de relaciones en los
que el documento ha sido creado y utilizado (por ejemplo, cómo el
documento se relaciona con otros en un grupo
de documentos).
Aplicando la Norma ISO 15489 – Record Continuum – Documentos Físicos y Electrónicos desde la Archivística
Análisis de características
Medio:
El portador Físico del
documento
Contenido
Formato de presentación
del Documento
Proceso que da origen al
Documento
Cuatro personas (las entidades actuantes
por medio del documento: autor,
destinatario, redactor, creador).
Contexto (el marco jurídico, administrativo,
procedimental y documental en el que es creado el documento).
Procesos de planeación documental
Documentos electrónicos
Aplicando la Norma ISO 15489 – Análisis organizacional interno
• Para la implementación de un SGD y controlar el C.V.I es importante:
Análisis del Entorno Normativo.
• Leyes aplicables.
• Normas de obligatorio cumplimiento.
• Códigos de buenas practicas
• Código de ética
Política y Responsables
• Documentar Políticas, Procesos y practicas enfocado a Gestión de Documentos.
• Creación de la política de Documentos (CVI)
Definición de procesos
• Elaborar tres tipos de procesos
• Diseño y puesta en funcionamiento del SGD.
• Proceso de Gestión de Documentos.
• Procesos de mejora.
Record Continuum
Aplicando la Norma ISO 15489 – Aplicación de las Etapas de la norma
• Identificar factores administrativos, legales, empresariales y sociales que influyen en la necesidad de crear y mantener documentos; además las fortalezas y debilidades en cuanto a la gestión documental.
Investigación Preeliminar
• Determinar qué hace la organización y cómo lo hace. Ésta mostrará la relación entre las actividades, la documentación producida y su tratamiento teniendo en cuenta la información electrónica.
Análisis de las actividades de la
organización
• Identificar las obligaciones legales y normativas, además de las responsabilidades a las que debe estar sujeta la organización en materia de documentación y conservación.
Identificación de los requisitos
-Comunicación del Sistema
-Diagnostico
-Conocimiento de Procesos
-Entrevistas
-Realizar Normograma
-Documentar y Caracterizar
procesos
-Revisión de la Documentación
- Aprobación
Aplicando la Norma ISO 15489 – Aplicación de las Etapas de la norma
Evaluación de los sistemas existentes
Análisis de todos los sistemas existentes para valorar en qué
medida estos mantienen documentación que evidencie el
proceso administrativo. Ayudará a establecer vacíos en los requisitos
de la organización.
Aplicando la Norma ISO 15489 – Aplicación de las Etapas de la norma
• Determinar políticas, procedimientos, normas, herramientas y otros instrumentos que la organización debe adoptar para asegurar la creación y mantenimiento de los documentos necesarios que reflejen su actividad.
Identificación de las estrategias para cumplir los requisitos
1. Organización
2. Producción
3. Recepción y Distribución
4. Trámite
5. Conservación y Disposición
Final
6. Consulta
Proceso Actual
Propuesta de Mejoramiento
Aplicando la Norma ISO 15489 – Aplicación de las Etapas de la norma
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
CALENDARIO DE CONSERVACIÓN
TABLA DE ACCESO Y SEGURIDAD
VOCABULARIOS CONTROLADOS
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
INCORPORACIÓN
REGISTRO
CLASIFICACIÓN
ALMACENAMIENTO
VALORACIÓN
ACCESO
TRAZABILIDAD
DISPOSICIÓN
Reflejado e Integrado el modelo con las T.R.D
Aplicando la Norma ISO 15489 – Aplicación de las Etapas de la Norma
• Consiste en medir la eficacia del sistema de gestión de documentos para evaluar el proceso de desarrollo de la misma manera que las deficiencias puedan solucionarse y hacer controles periódicos. (documentación del sistema)
Revisión posterior a la
implementación
Aplicando la Norma ISO 15489 – Aplicación de las Etapas de la norma
Factores Claves
de Éxito
Divulgación
Socialización
Documentación Sencilla
Documentación Clara
Documentación Racionalizada
Documentación Accesible
DUPLICIDAD
*MAPA DOCUMENTAL
Factores Claves
de Éxito
Eliminar Actividades
Que No Generan Valor
Disminuir Tiempos de Operación
Evitar Reprocesos
Optimización de los Recursos
Mejoramiento Continúo
Satisfacción del Cliente
Innovación
Simplificar Procesos
Pasando de una Norma de recomendaciones
A un sistema de Gestión dirigida al mejoramiento de un área de estratégica de la organización
Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Principios del SGD
Documentos son evidencia del negocio.
Características de los
documentos.
Características de los sistemas de Gestión de documentos.
Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Definiciones
Sistema de Gestión
• Conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan en una organización con el propósito de establecer políticas y objetivos, y los procesos para alcanzarlos.
• ISO 30300 3.4.1
Sistema de Gestión para los documentos
• Sistema de Gestión para dirigir y controlar una organización en lo relativo a los documentos
• ISO 30300 3.4.2
Aplicación de Gestión Documental
• Sistema que captura, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo.
• ISO 30300 3.4.4
Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Objetivo del SGD
Procesos del CVI
Asegurando el funcionamiento
del CVI
Fuente: Serie ISO 30300: sistema de gestión para los documentos por Carlota Bustelo.
Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Por que es necesario un S.G.D?
• La necesidad de gestionar documentos de manera eficiente siempre ha estado latente, que los documentos sirvan como soporte.
• Propósitos contables, fiscales, administrativos, económicos y legales.
• Preservación y continuidad del “Know-How” empresarial.
Nivel Operativo
Nivel Estratégico
• Cambios Tecnológicos.
• Analizando riesgos reales.
• Impactos legales, jurídicos y reputacionales.
Una visión estratégica del manejo de la información organizacional
Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Relación Estratégica y C.V.D
Beneficios:
Estr
atég
ico
s • Uso de un modelo internacionalmente aprobado para establecer políticas y objetivos
Niv
el O
rgan
izac
ion
al
• Mejoramiento continuo e implementación del proceso de auditorias de información.
• Integrar con otros modelo de Gestión.
• Eficiencia en el negocio.
• Cumplimiento de la normatividad. O
per
acio
nal
• Toma de decisiones.
• Eliminación de información duplicada e innecesaria.
• Mejoramiento en las aplicaciones de Gestión de información.
• Defensa de los intereses de los socios.
• Aseguramiento del Ciclo de Vida de la Información C.V.I
• Soporte de responsabilidad social
• Organizaciones que hayan implementado otro MSS (Management Standards System) Ej. (ISO 9000, ISO 27001)
• Organizaciones que hayan implementado el P.G.D siguiendo los lineamiento de la ISO 15489.
• Organizaciones cuyo objetivo sea la de administración de información (Buffet de Abogados, Sector Financiero, Laboratorios)
• Cualquier compañía podría implementar el modelo.
Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Que organizaciones deben implementar el SGD.
Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Estructura del Proceso
Investigación Preeliminar
Análisis de las actividades de la
Organización
Identificación de Requisitos
Evaluación de los sistemas
existentes
Identificación de las estrategias para
cumplir requisitos
Diseño del Sistema de Gestión de
Documentos
Implementación del SGD
Revisión posterior de la
implementación
Certificación
Mantenimiento y Auditorias
Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Proceso de Certificación
Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Controles de la Norma – Relación con el CVI
Creación
A 1.1 Determinar que documentos, cuando y como deben ser creados y
capturados.
A 1.2 Determinar la información sobre el contenido, contexto y control (Metadato) que deben incluirse en los documentos.
A 1.3 Decidir en que forma y estructurar se deben crear y
capturar los documentos.
A 1.4 Determinar tecnologías apropiadas para la crear y capturar
documentos
Control
A 2.1 Determinar que información de control (Metadatos) debe crearse en
los procesos de gestión documentos y como se vinculara con los documentos
y gestionara a largo plazo
A 2.2 Establecer las reglas y condiciones para el uso de los documentos a lo largo
del tiempo
A 2.3 Mantener la usabilidad de los documentos a lo largo del tiempo
A 2.4 Establecer las disposición/eliminación autorizada de los
documentos
A 2.5 Establecer las condiciones de administración y mantenimiento de las aplicación de gestión de documentos
Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Controles de la Norma – Relación con el CVI
Se deben documentar 36 procesos con sus respectivos controles.
Documentar 10 Procesos de creación y 25 procesos de control.
La decisión de no implementar algún proceso debe justificar. Ej. (Transferencias) A.2.4.3.
• La auditoria de información consiste en el examen y evaluación sobre los recursos de información de la organización.
Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Proceso de Auditoria – Relación con el CVI
Objetivo: identificar el uso, los recursos y el flujo de la información
Conocimiento de los
objetivos y prioridades de
la organización.
Estructura y estilos de gestión.
Debe estar apoyada por la alta dirección
Aplicar el Check List del
Anexo C
Lista de Verificación
para la autoevaluación
Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Normas asociadas a la implementación
• La implementación de modelos de Gestión proporciona herramientas para un acercamiento sistemático y verificable para el control organizacional en un ambiente de buenas practicas.
• Mayor calidad en la gestión: Sostenibilidad y continuidad de negocio.
• Gestión efectiva de recursos, control de costos y agilidad en los servicios de información.
• Mayor productividad en las aplicaciones tecnológicas.
• Reducción de información duplicada.
• Conservación de la memoria corporativa, permitiendo la reutilización del conocimiento corporativo.
Conclusiones
¿Preguntas?
Gracias por su atención
Didier Mauricio Hurtado Collazos
Saginfo Colombia Bogotá D.C 15 de Noviembre de 2013
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