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1 CURSO: Presentaciones Orales Efectivas Manual del Participante

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CURSO:

Presentaciones Orales

Efectivas

Manual del Participante

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SINTESIS CURRICULAR

PROFESOR:

Raúl Guillermo Flores Álvarez

Psicólogo, egresado de la Universidad Central de Venezuela (1968). Realizó el Curso

de Post-Grado en Administración en la Escuela Nacional de Administración Pública (1974), y ha completado distintos Cursos y Seminarios de Administración y Gerencia,

Entrenamiento en Dinámica de Grupos, Metodología del Adiestramiento y Técnicas de Instrucción, Programas Avanzados de Consultoría en Estrategias y Desarrollo

Organizacional, así como en Programas de Motivación al Logro, Psicoterapia Analítica, Asociación Venezolana de Psicoanálisis (1984), Terapia Gestalt, Programación Neurolingüística, Creatividad y Crecimiento Personal, entre otros.

Actualmente se desempeña como Director Gerente de INDUTEST S.R.L. -Instituto

Técnico de Análisis y Estrategia Organizacional- (1985). También ha desempeñado funciones como Gerente Corporativo de Recursos Humanos en importantes empresas del

sector público y privado del país. Ha trabajado como Analista de Adiestramiento y Psicólogo Industrial en programas integrales de detección de necesidades de adiestramiento,

así como en el diseño de cursos de capacitación para el Centro Internacional de Educación y Desarrollo de Petróleos de Venezuela S.A. (PDVSA-CIED), donde consolidó una amplia

experiencia en la formación de recursos humanos para este importante sector de la economía venezolana.

Por más de veinte años ha sido Facilitador de Cursos de Supervisión y Gerencia para

todas las empresas afiliadas a la Corporación Venezolana de Guayana (CVG) en Puerto

Ordaz, Estado Bolívar.

Ha ejercido funciones en Programas de Consultoría en empresas industriales y comerciales de reconocido prestigio. Especialista en el Diagnóstico de Problemas

Organizacionales, cuenta con una amplia experticia en procesos de grupo donde el factor humano interviene directamente para el logro de una mayor productividad y eficacia,

facilitando su crecimiento y desarrollo personal.

Posee además una sólida experiencia docente en instituciones superiores acreditadas, tales como la Escuela de Salud Pública de la UCV (1972-79), y el Programa de Educación

Continua de la USB (1986-98).

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CURSO: "PRESENTACIONES ORALES EFECTIVAS"

Objetivos Generales:

Cada vez con más frecuencia y ante diversas circunstancias, profesionales y técnicos en distintas especialidades confrontan la necesidad de utilizar la comunicación oral, a objeto no sólo de informar a los jefes y colegas en su departamento, y en otras áreas, sino también de lograr interesarlos acerca de una idea o propósito, explicarles el diseño de un nuevo producto, presentarles un trabajo, o incluso, representar a la empresa en eventos especiales. En esas oportunidades, las técnicas de presentaciones orales constituyen un valioso instrumento de eficacia organizacional. La comunicación oral por ejemplo, trata del arte de saber hablar. Hablar es no sólo expresar correctamente una idea desde el punto de vista gramatical, sino utilizar las herramientas necesarias que le ayuden a desenvolverse exitosamente en conferencias, charlas y presentaciones de grupo.

En este curso, procuraremos despertar la motivación del participante hacia un genuino interés por utilizar las modernas metodologías y técnicas para organizar, interpretar, analizar y aplicar, con seguridad y destreza, las normas de las presentaciones orales y la buena comunicación.

Objetivos Específicos:

Al finalizar el curso, cada participante será capaz de:

1. Aplicar las técnicas necesarias para manejar eficientemente toda clase de comunicaciones dentro de la empresa, de tal modo que los receptores del mensaje muestren atención e interés, y se sientan atraídos por los objetivos expuestos.

2. Utilizar los recursos de la tecnología más avanzada, tales como la Programación Neurolingüística (PNL), en la preparación y conducción de experiencias simplificadas de comunicación humana, de un modo orgánico y flexible.

3. Identificar las técnicas de presentaciones orales más eficaces para la comunicación de sus ideas, a través del medio verbal, en situaciones típicas del ambiente gerencial y/o profesional.

4. Preparar presentaciones orales de alta calidad, tanto en sus aspectos formales como en los de contenido. 5. Dado un conjunto de técnicas de dinámica grupal, desarrollar destrezas para el control corporal y del miedo escénico

necesarias para imprimir soltura y confianza en las presentaciones, tanto a grupos pequeños como numerosos. 6. Utilizar adecuadamente los recursos audiovisuales de última generación como apoyo a sus presentaciones orales.

Contenido Programático:

I. ¿Qué es y qué no es una presentación? Preparación de una presentación oral: Establecimiento del objetivo. La

introducción, el cuerpo y la conclusión. Control del tiempo. Los materiales disponibles, su secuencia y presentación. II. Técnicas para la conquista del auditorio, mantener su interés y su motivación. Mecánica de la Pregunta. Manejo de las

Respuestas. Variación de Estímulos. Cómo analizar su auditorio. III. Educación y empleo de la voz durante las presentaciones de grupo. IV. Técnicas de expresión y control corporal en el proceso de la comunicación oral: Importancia de los nombres. La

comunicación no verbal. V. Cuidado de la imagen. Elegancia en la expresión corporal y facial. Importancia del contacto visual. Ejercicios

prácticos de grupo para desarrollar su capacidad expresiva. VI. El dominio de la escena: la intervención inesperada y el manejo de situaciones difíciles. Cómo controlar sus

inconvenientes y sacar el mejor provecho de ellas. Identificación de los elementos perturbadores y su control. VII. Principios básicos de la Programación Neurolingüística (PNL) y sus aplicaciones en una presentación de grupo: Los

actos lingüísticos básicos, modalidades y submodalidades. Claves oculares de acceso, predicados verbales. VIII. El comportamiento proxémico y los metaprogramas en la comunicación: (1) Personas de Acercamiento versus

Personas de Alejamiento. 2) El Buscador de Acuerdos versus el Buscador de Diferencias. 3) El que Decide a Favor de Sí Mismo o, a Favor de los Demás. 4) Marco de Referencia Interno versus Marco de Referencia Externo). Experiencias y prácticas de Grupo.

IX. Utilización de las ayudas audiovisuales y otras herramientas de apoyo en presentaciones orales.

Duración: Ocho (08) horas.

Requisitos de los Participantes: Todas aquellas personas que tengan en la empresa, el manejo de diferentes tipos de comunicación oral.

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1. ¿QUÉ ES Y QUÉ NO ES UNA PRESENTACIÓN?

Un profesional tiene a menudo un dilema serio a la hora de presentar sus ideas acerca de un tema determinado. Por una parte, quiere ser conciso y claro. Por la otra, desea resultar convincente. Preguntas

como las mencionadas a continuación son algunas de las principales preocupaciones que le vienen a la mente:

“¿Qué debo decir?”

“¿Mi material de exposición está ordenado de manera lógica y coherente?”

“¿He escogido la técnica correcta de presentación?”

“¿Tendrán mis apoyos visuales el impacto suficiente?”

“¿Cómo sabré si mi presentación ha tenido éxito?”

Una presentación oral no es un discurso. De hecho, una presentación es un proceso dinámico de

aprendizaje que requiere participación del auditorio. Debemos investigar, planificar y configurar nuestras presentaciones en base a un objetivo y un propósito determinado.

Este curso ha sido diseñado para personas como usted que tienen la necesidad de comunicarse y exponer sus ideas a grupos de trabajo. Aspectos técnicos, administrativos o de instrucción relacionados con su propia

gestión. El contenido del curso está estructurado de manera didáctica, lo cual permite que los conocimientos teóricos los pueda aplicar en experiencias vivenciales durante el desarrollo del mismo. Se dotará al participante de un método lógico, sistemático y coherente que le permita encontrar respuestas a las preguntas

antes aludidas, y hacer presentaciones orales efectivas. En un sentido más amplio, el curso va dirigido a toda persona que, de una u otra manera, esté

involucrada en el proceso general de presentaciones a la alta gerencia, o se encuentre dirigiendo sesiones formales de capacitación dentro de la empresa, o esté preparándose para dictar una conferencia, o esté

participando en la promoción del programa de ventas. A través de grabaciones y revisiones en video-cassettes, el curso permite conocerse a sí mismo sobre la base de sus propias presentacio nes. También revisaremos algunos principios del aprendizaje en el contexto organizacional, y desarrollaremos técnicas y

herramientas novedosas de Microenseñanza que permitan reorientar su acción hacia resultados excelentes.

Las técnicas de presentaciones orales han sido muchas veces distorsionadas en su orientación. Así vemos a un orador aburrido murmurando algo a un auditorio que simplemente asiente. Pero, eso no es una presentación. Eso es sólo un orador hablándose a sí mismo. Como ya decíamos en la Introducción al Manual,

UNA PRESENTACIÓN ES UN PROCESO DINÁMICO DE APRENDIZAJE QUE REQUIERE PARTICIPACIÓN DEL AUDITORIO. Como proceso de aprendizaje que es, toda presentación debe

considerar algunos principios del aprendizaje humano dentro de la organización. El aprendizaje, es decir, el acto de aprender, es un fenómeno común que tiende a darse por garantizado.

Sin embargo, no es una exageración decir que el aprendizaje pasado es responsable de cualquier acto en el comportamiento presente de una persona. Por ejemplo, la forma particular como usted se viste fue algo

aprendido. Las emociones que experimenta cuando se reúne o discute con sus amigos, sus actitudes hacia la sociedad, y hasta las características básicas de su personalidad, fueron aprendidas. Más aún, el aprendizaje es un proceso continuo. Se inicia al nacer y perdura hasta el último de nuestros días.

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2. CÓMO PLANIFICAR LA PRESENTACIÓN

Como cualquier otro método de capacitación, la presentación sólo es eficaz si se utiliza de la manera apropiada para lograr los objetivos apropiados. Existen dos requisitos previos para preparar y hacer una

presentación eficaz. Primero, se investiga y se planifica. Segundo, se efectúa bajo circunstancias ambientales favorables, de manera que sus ventajas se maximicen y sus desventajas se minimicen.

LAS ACTIVIDADES DE PLANIFICACIÓN INCLUYEN CADA UNO DE LOS SIGUIENTES SIETE (7) PASOS:

1. Seleccionar y delimitar el tema de la presentación.

2. Determinar el propósito y objetivo de la presentación.

3. Recopilar la información.

4. Organizar en secuencia lógica la información.

5. Controlar el tiempo de la presentación.

6. Seleccionar los medios auxiliares disponibles.

7. Preparar el esquema de la presentación

1. SELECCIONAR Y DELIMITAR EL TEMA DE LA PRES ENTACIÓN

La primera regla que debe tener en cuenta un buen presentador es ¡saber de qué está hablando! Para

saberlo debe proyectar con anticipación una preparación adecuada, concentrar su atención en el verdadero objetivo de la presentación y así, alejar la tentación de añadir digresiones interesantes pero ajenas al tema.

La planificación previa le inspira palabras que no surgen en desorden bajo el apremio de la improvisación, sino que han sido cuidadosamente escogidas. Esto trae como consecuencia la confianza y

seguridad ante el público que surgen al tener un propósito bien definido y los medios para expresarlo. La primera etapa de la planificación consiste en analizar la situación haciendo preguntas a quien solicitó

la exposición, para conocer el propósito que le anima, así como datos precisos acerca del público. ¿En qué

están interesados? ¿Cuáles son sus edades, condición socio-económica, nivel cultural y nivel dentro de la empresa o comunidad? Cada grupo tiene un carácter propio que lo identifica.

Aunque usted tenga la asistencia de otras fuentes, usted mismo será la mejor fuente de temas:

Experiencias personales.

Sus lecturas y reflexiones.

Sus creencias y valores personales.

Programas de teatro, cine, radio y TV.

Aficiones y habilidades especiales.

Asignaturas que esté cursando.

Experiencias profesionales y ocupacionales.

La ocasión en muchos casos le sugiere el tema. En su esfuerzo por ajustar su exposición a la ocasión,

usted debe ser sensible a los requerimientos de la hora y el lugar donde se ha de efectuar, naturaleza de la

situación, la audiencia, el coordinador del grupo y las intenciones del grupo.

Una vez que haya analizado las fuentes de temas, revise una lista de categorías de los mismos y decida en

qué está usted interesado y qué cosas puede atraer o motivar a sus oyentes.

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Para determinar lo apropiado del tema hágase las siguientes preguntas antes de hablar:

¿El tema se adapta a los intereses, conocimientos, actitudes y necesidades de mis oyentes? ¿Es apropiado a la ocasión?

¿Es oportuno?

¿Agrega algo al conocimiento de mis oyentes?

¿Brota de mis experiencias, intereses y observaciones?

¿Tengo genuino entusiasmo por el tema?

¿Lo he de limitar en forma apropiada?

2. DETERMINAR EL PROPÓSITO Y OBJETIVO DE LA PRES ENTACIÓN

Siempre, al buscar la razón de una presentación, debe usted preguntarse:

¿Por qué debo hablar?

¿Qué se espera que yo logre?

La mayoría de las presentaciones tiene uno de los siguientes propósitos:

Propósito General: Reacción Deseada:

Entretener Placer

Informar Comprensión

Persuadir Aprobación o acción

Analizar un problema Hallar la causa

Como quiera que el primero de los mencionados rara vez ha de ser nuestro propósito, estudiaremos los otros tres.

No sólo se debe conocer el propósito general, también es necesario fijar nuestros objetivos específicos, es decir, todo aquello que debe hacer el oyente para demostrar que aprendió.

Toda buena presentación intenta que el auditorio comprenda, crea o haga algo específico. Por ejemplo, si

el tema es “La aplicación del nuevo tabulador de salarios dentro de la empresa”, se debe saber que su

propósito general es informar. Sin embargo, hay que determinar qué es lo que el auditorio debe comprender y recordar. No se puede reunir información sin antes determinar qué es lo que se desea obtener con la

presentación. En el ejemplo del tema antes aludido, “La aplicación del nuevo tabulador de salarios dentro de la

empresa”, un buen objetivo específico sería: “Al finalizar la presentación, cada oyente será capaz de establecer por lo menos tres conclusiones acerca de los beneficios que se obtendrán con la aplicación del

nuevo tabulador”. 3. RECOPILAR LA INFORMACIÓN

Muchos expositores, especialmente los principiantes, escogen temas que son muy amplios. Como

resultado, además de desperdiciar un buen tema, el expositor lo trata en términos generales y deja al oyente desconcertado y pensando por qué el expositor dejó de mencionar algunos aspectos concretos para soportar sus amplias ideas.

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Para no incurrir en este error, tenga en cuenta:

El nivel intelectual de la audiencia.

Los intereses de la audiencia.

La ocasión específica

Dependiendo del propósito y objetivo de su presentación se recopilará la información pertinente.

Normalmente, usted se enfrenta con el reto de presentar gran cantidad de información en una cantidad de

tiempo muy limitada. Gradúe esa información en tres clasificaciones : Lo que la audiencia DEBE conocer. Éste es el material esencial para el logro de los objetivos. Sin esto, el

oyente fracasaría. El material que se debe conocer se lista a veces como puntos clave.

Lo que el oyente DEBERÍA saber. Éste es el material que le da al auditorio una comprensión clara (las razones para hacer las cosas). Llena los huecos y da respuesta a las más variadas preguntas.

Lo que el oyente PODRÍA saber. Éste es el material que es interesante e importante, pero no esencial para una comprensión clara.

Con la cantidad total de información valorada en esta forma, se incorpora entonces la información que sea

básica (que se debe conocer) y la restante (la que se debería saber y la que se podría saber) se incluye

dependiendo de su importancia y del tiempo disponible. Haga su lema:

“PRESENTE POCO Y PRESÉNTELO BIEN”

Con frecuencia se siente la necesidad de cubrir gran cantidad de material muy rápidamente, pero resista la

tentación. Es mejor seleccionar una unidad relativamente pequeña de información. Preséntela de manera que los oyentes la entiendan y verifique luego para asegurarse de que la recuerdan.

4. ORGANIZAR EN S ECUENCIA LÓGICA LA INFORMACIÓN

Un modelo sencillo, de fácil comprensión para la organización de la información es el Modelo EAR que mostramos a continuación:

E= Explicación

A= Actividad

R= Resumen Se puede dividir cualquier materia que se desee presentar en cierto número de segmentos lógicos,

apropiados para el aprendizaje. Los segmentos pueden ser relativamente independientes, o construirse en forma secuencial, uno después del otro.

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Cada segmento se desarrolla como un paso EAR.

Tal vez usted pueda encontrar útil desarrollar un objetivo por cada segmento. Por lo tanto, a medida que

progresa por medio de pasos EAR, puede probar los objetivos de la presentación, uno por uno, conforme los oyentes puedan demostrar su comprensión del segmento. Veamos ahora en qué consiste el Modelo EAR.

4.1. LA INTRODUCCIÓN:

Éstas son las funciones de la Introducción: 4.1.1. Captar el interés. Aquí es donde usted atrapa la atención de sus oyentes. ¿Cómo? Puede ser una

anécdota, una historia de interés común o una pregunta sorprendente, una caricatura, una gráfica con el proyector, etc. Sobra decir que cualquier recurso que intentemos debe ser importante y

congruente con la materia de que se trate. 4.1.2. Verificar el conocimiento actual. Usted debe saber la cantidad y la calidad del conocimiento de

sus oyentes de manera que pueda hacer la presentación al nivel correcto. ¿Cómo? Haga unas cuantas preguntas. Por supuesto, usted debe haber hecho algunas pesquisas básicas acerca de su

auditorio antes de la presentación. 4.1.3. Orientar. Aquí es donde usted establece la escena. Explique el tema de la presentación y

relaciónelo con el conocimiento actual de sus oyentes. Si ha habido antes una presentación relevante, vaya sobre la información ofrecida en ella, de preferencia utilizando la técnica de Mecánica de la Pregunta.

4.1.4. Prever la presentación. Algunos expositores pueden sentir que esto es un paso inseguro. Después

de todo, si usted mantiene en secreto el conocimiento de, a dónde los está usted llevando, seguramente tendrá algún poder sobre ellos.

4.1.5. Motivar. ¿Por qué deben los oyentes sentarse y escucharle? No lo harían a menos que estén motivados para hacerlo. Usted puede motivarlos creando la necesidad de aprender. Al satisfacer

esa necesidad, ellos le escucharán. En la Introducción, muestre a sus oyentes que el contenido de la presentación es importante. Muéstreles

cómo ajusta este aprendizaje en particular dentro del contexto global. Ellos querrán tener una idea general de, a dónde van. Además, decirle al auditorio lo que cubrirá la presentación les proporciona una meta,

establece expectativas adecuadas acerca de su contenido y les permite verificar el progreso o avance por sí mismos.

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4.2. EL CUERPO:

Aquí es donde usted transfiere el paquete o cuerpo principal de información a la audiencia. Planifique la descomposición en segmentos lógicos. Un orden de tiempo y de prioridades puede proporcionar el modelo.

Como hemos sugerido, el método más fácil es formar cada segmento o parte alrededor de un objetivo. Después de que defina el número y la secuencia de segmentos del Cuerpo, puede usted construirlos

conforme el modelo EAR.

4.2.1. El paso E (Explicación). En este paso se le dan al oyente nuevos datos, o se le conduce a “descubrir” los nuevos datos o elementos. El método más fácil y más común es “decir” la información. Desafortunadamente, este método es también el menos eficiente. Investigaciones

recientes demuestran que los oyentes emplean sólo alrededor del 11 % de su capacidad de aprendizaje si usted se apoya solamente en el oído para enviar el mensaje. Además, encontrará

dificultad para mantener vivo el interés durante mucho tiempo. El método más satisfactorio es hacer uso del sentido de la vista de los asistentes, junto con apoyos visuales. Un método un poco más complejo es emplear la técnica de formulación de preguntas para obtener la información de la audiencia, pero vale la pena el esfuerzo porque garantiza el interés y la motivación de ésta.

4.2.2. El paso A (Actividad). Lo más probable es que usted haya escuchado la expresión “Aprender

haciendo”, y ésta la describe el paso “A”. Este paso se parece mucho a la capacitación en el

puesto. Esta semejanza aumenta la significación de la actividad y, en consecuencia, reforzará el paso “E”. Por ejemplo, si su presentación es sobre el tema: “La Comunicación Escrita”, y usted ya ha explicado la estructura de un párrafo, entonces el paso “A” incluiría la redacción de un

párrafo. En una presentación acerca de las características de venta de un nuevo producto, usaría actividades que incluyeran tocar y comparar productos.

El paso “A” proporciona cuatro beneficios adicionales. Primero, indica al auditorio cuánta información ha retenido. Segundo, la calidad de la actividad nos dice si nuestro paso “E” fue satisfactorio. Observe cuidadosamente al grupo durante el paso “A”. Si éste no demuestra con su

conducta que ha entendido la explicación, repítala Tercero, el paso “A” separa una explicación de la siguiente y, por lo tanto, refuerza la estructura

por medio de la continuidad. Finalmente, si usted ha hecho cada segmento EAR equivalente a un objetivo, tendrá una ventaja adicional, puede ser que no necesite una prueba global al final para verificar el aprendizaje

logrado.

4.2.3. El paso R (Resumen). En este paso, usted junta todas las piezas y ata los cabos sueltos. También le da una oportunidad de hacer preguntas a los asistentes antes de pasar al siguiente segmento EAR.

4.3. LA CONCLUSIÓN:

Indudablemente, el Cierre es el trabajo más difícil en cualquier presentación. Su conclusión debe

incorporar cinco (5) conceptos básicos:

4.3.1. Repaso o recapitulación. Hay que repasar brevemente los conceptos principales del tema tratado.

Refuerce los puntos importantes o clave.

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4.3.2. Probar para asegurarse que se ha efectuado el aprendizaje . Desarrolle una actividad que

demuestre el nivel de aprendizaje logrado.

4.3.3. Vincule su presentación con otras presentaciones anteriores . Esto le dará al oyente la idea de continuidad, o de sentido de integración y coherencia a su presentación.

4.3.4. Clarificar. Dé tiempo para preguntas y clarifique lo que no se haya entendido bien, o los problemas que queden pendientes.

4.3.5. Terminación. No deje en los oyentes ninguna duda. Por ejemplo, haga la pregunta: “Antes de

terminar, ¿tienen ustedes algunas preguntas todavía?”.

5. CONTROLAR EL TIEMPO DE LA PRES ENTACIÓN

El tiempo es una de las consideraciones más importantes para el expositor. Invariablemente, toda

presentación tiene un programa ajustado y el expositor debe definir una cantidad específica de tiempo para

presentar una cantidad específica de información. Siguiendo el modelo EAR sugerimos la siguiente distribución de tiempo para ayudarle a su mejor control.

Deje que la Introducción y la Conclusión consuman cada una el 10 % del tiempo total. Usted puede

dividir el tiempo que queda entre los segmentos EAR. Dentro de cada uno de estos segmentos, deje que el

paso “A” consuma el 50 % del tiempo, y los pasos “E” y “R” el 50 % restante. Por ejemplo, si su presentación es de 40 minutos, la Introducción y la Conclusión tomarán 4 minutos cada

una. Quedan 32 minutos para el Cuerpo. Suponga que ha decidido dividir su presentación en 4 segmentos. Cada segmento EAR consumirá 8 minutos (suponiendo que cada uno de ellos es de igual importancia y

contiene cantidades iguales de información). Con cada segmento EAR, el paso “A” requerirá 4 minutos, el paso “E” 3 minutos y el paso “R” 1 minuto. La distribución del tiempo sería entonces como sigue:

Sin embargo, no será muy frecuente tener pasos EAR iguales en duración. Puesto que algunos segmentos

serán más importantes que otros, algunos segmentos EAR tendrán que ser más largos que otros. A continuación, véase una distribución de tiempo más realista:

Haga que el tema, los objetivos y las necesidades de los oyentes determinen la distribución final del

tiempo. Estime cuánto tiempo necesitará cada parte de su presentación. Verifique, para estar seguro, que la suma de estos tiempos no exceda el tiempo total asignado. Si se pasa, recorte algo del contenido de la

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presentación. Elimine, primero, lo que PODRÍA conocer y, luego, lo que se DEBERÍA conocer, como ya vimos al analizar el Paso 3 de la Planificación de una Presentación (“Recopilar la Información”) en la página

N° 5 de este Manual. No recorte el tiempo de actividades que usted haya diseñado para “Verificar la Comprensión” de los oyentes. Puede revisar los tiempos estimados después de un ensayo o después de cada

presentación.

EJERCICIO DE EVALUACIÓN N° 1:

Sandra García es una gerente de oficina y requiere que su personal se familiarice con las formas impresas de la

nueva computadora que se va a instalar en la oficina. Para explicar los cuatro diferentes tipos de salida de la computadora se necesitaría un total de 48 minutos (aproximadamente 12 minutos cada una).

a) Planifique la distribución de tiempo para una presentación de Sandra, e identifique qué actividades podría ella utilizar:

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

b) Señale cuál sería la distribución de tiempo para la presentación de Sandra:

Notas al Ejercicio de Evaluación N° 1: Cada paso “E” tomaría 5 minutos y el paso “R” tomaría 1 minuto. Como los pasos “E” y “R” consumen en conjunto el 50 % del tiempo EAR; el paso “A” sería de 6 minutos. Por lo tanto, cada segmento EAR sería de 12 minutos. Como hay 4 de ellos y el Cuerpo es el 80 % de la presentación total, con lo que se tendría una duración total de 60 minutos.

48 x 100 = 60 80 1

La Introducción (10 %) y la Conclusión (10 %) serían de 6 minutos cada una. La distribución de la presentación de Sandra sería, por lo tanto, como sigue:

El paso “A” se basaría en las conductas en el trabajo que se necesitarán para que el personal de Sandra las realice. Por lo tanto, si se les pide que lean la impresión de salida de la computadora, Sandra deberá proporcionarles una copia impresa de la salida de la computadora, y luego pedirle a cada uno que lea una sección. Si se requiere que extraigan cierta información, y pasen esa información a cierta forma, ella debe proporcionarles la salida impresa y una copia de la forma, y luego hacerlos practicar la transposición de información.

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6. SELECCIONAR LOS MEDIOS AUXILIARES DISPONIBLES

Para el propósito de este Manual, el término Medios Auxiliares significa el equipo de apoyo para la enseñanza que ayuda al expositor en su presentación. Incluye todas las formas de equipo y materiales

audiovisuales. 6.1. Pizarrón:

De todos los medios disponibles, los pizarrones, para tiza o blanco, son sin duda el mejor y el más

fácil de usar. Son simples en su manejo. Permiten ir “edificando” las ideas durante una presentación y tener un impacto visual fuerte cuando se emplea de manera apropiada. Desafortunadamente, estas mismas ventajas pueden llevar al mal empleo de estos apoyos. El pizarrón cuando es utilizado por un

expositor como borrador para garabatear, en el que se anotan pensamientos tal como van surgiendo de su mente, termina pareciendo una mezcolanza confusa, y posiblemente hace más daño que bien.

6.2. El pizarrón blanco:

Se trata de una alternativa del pizarrón clásico. Tiene una superficie blanca lisa sobre la cual se puede escribir con marcadores especiales. Su ventaja principal es la ausencia de polvo de tiza, lo que lo

convierte en muy apropiado para usarlo en salones que contienen equipos electrónicos, o en áreas en que alguien es alérgico a ese polvo. La desventaja principal del pizarrón blanco es la tendencia que tienen algunos de ellos a retener permanentemente una imagen de cualquier escrito que se deje por

una cuantas horas.

6.3. El rotafolio:

Cierto número de hojas de papel en blanco (90 cms. X 120 cms.) se fijan en un tablero o atril de

manera que el expositor pueda escribir sobre él con marcadores de punta de fieltro. Su ventaja principal es que se puede transportar de salón a salón, o incluso sacarlos de ellos. Su principal desventaja es que una vez que se ha usado una hoja, se debe doblar sobre el respaldo del tripié o del

tablero, fuera de la vista de la audiencia. Se puede superar este obstáculo en cierta medida, pegando las hojas usadas en las paredes del salón.

6.4. El proyector de video beam:

Son equipos basados en la tecnología de cristal LCD o DLP. Reciben señal para ser amplificada, mediante cualquier formato de señal de computador o de vídeo y se puede conectar bajo cualquier

sistema operativo de última tecnología. Instrucciones de manejo:

1. Según la exposición o la necesidad de proyección asegúrese de elegir el medio que acompañará al

proyector de vídeo beam (computadora, V.H.S, D.V.D o cámara). 2. Una vez realizada la selección del equipo presione el botón de power (on/off) del vídeo beam,

espere a que se refleje la señal en la pantalla, y por último encienda el equipo que lo acompaña.

3. Debe considerar la distancia que hay entre la pantalla y la imagen que está proyectando, oprimiendo el botón zoom se amplia o reduce la imagen.

4. Al terminar su exposición proceda apagar primero el equipo acompañante y luego el video beam, presionando el botón “power” dos veces.

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Recomendaciones de uso:

1. Se debe utilizar para exposiciones o eventos que tengan más 10 personas 2. Al terminar cada presentación o película hay que dejar enfriar el proyector entre cinco y quince

3. minutos con la lámpara apagada y el ventilador encendido. (en algunos modelos es automático 4. el proceso de enfriado) 5. Evite dejar cables sueltos en área de circulación de la audiencia, pues si alguien se tropieza

6. puede tirar el proyector y fundir la lámpara 7. Conecte firmemente el cable de alimentación a la toma de corriente y al proyector, pues un falso

contacto puede apagar momentáneamente el proyector y dañar la lámpara. Además, perderá tiempo pues el proyector no encenderá de inmediato.

8. Los proyectores generan mucho calor, por lo que es normal que su superficie esté muy caliente.

Deje suficiente espacio alrededor del equipo para que circule el aire. Evite que hayan cables o equipos en contacto con el proyector.

9. Evite mirar directamente la salida de luz del proyector pues la luminosidad puede lastimar la vista.

10. Evite instalar el proyector en lugares donde la temperatura sea demasiado alta o exista humedad

ya que esto puede producir choques eléctricos. 11. Emplear el equipo en posición totalmente horizontal apoyado sobre sus patas delanteras, para

que haya buen uso de aire y de ventilación. 12. No tocar la superficie de la lámpara con los dedos. 13. No se debe tapar el lente del proyector de vídeo con papeles u objetos, por que el papel se puede

prender, también se puede activar el circuito de protección, por lo que el equipo no prenderá, bloqueándose.

Ventajas técnicas y de uso:

1. Se puede aprovechar tanto como la imaginación del presentador lo permita, por ello se emplea para proyectar a públicos grandes

2. Se pueden ilustrar objetos o ideas que serían muy difíciles de visualizar con algún otro recurso.

3. Es posible llevar una secuencia lógica especial al presentar la información. 4. Ayudan a desarrollar la creatividad y la versatilidad, los dibujos y caricaturas principalmente.

5. Se pueden mostrar imágenes en movimiento dando realismo a los casos que se requieran 6. Ayuda a reforzar una idea, facilita la comprensión de una estadística o contribuye a la

descripción de un problema.

7. Utilizar el proyector de Video Beam con un computador portátil o con el monitor, permite mirar el publico fijamente sin necesidad de dar la espalda.

Desventajas técnicas y de uso:

1. Se presentan inconvenientes técnicos, por lo tanto hay pérdida de tiempo. 2. Los expositores tienden a disminuir su dedicación al tema o materia.

3. Se presenta deshumanización, monotonía y dependencia. 4. El oscurecimiento del aula, puede producir somnolencia en la audiencia. 5. Se presenta estancamiento y pasividad de la audiencia.

6. Está acabando con la oratoria, con las memorias escritas, con la escritura de las conferencias y de los documentos que se presentan en público.

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6.5. Retroproyector de acetatos:

El retroproyector permite, mediante un sistema de superposición de hojas de acetato, proyectar una imagen ya acabada, o bien, construir, poco a poco, ante un grupo de espectadores las informaciones

gráficas sucesivas que se pretende mostrar.

Instrucciones de manejo:

1. Ubique el equipo al frente de la pantalla

2. Fíjese que el equipo esté conectado 3. Ubique las transparencias en el orden en que las va a proyectar 4. Encienda o apague el retroproyector oprimiendo el botón ON/OFF. Este se encuentra ubicado en

la parte de adelante del equipo 5. Enfoque el retroproyector de la perilla ubicada en el brazo que proyecta la imagen, y verifique que

la posición de la imagen sea la correcta Recomendaciones de uso:

1. No desconectar el equipo con el bombillo encendido o con el ventilador en su proceso de

refrigeración 2. No mover el equipo con la lámpara encendida o cuando esté caliente. Debe tenerse cuidado 3. con que funcione el ventilador, pues podría dañarse la lámpara

4. No tocar ni rozar los lentes con hojas u objetos; pues estos pueden rayarse 5. El retroproyector debe colocarse lo más alejado posible de la luz directa del sol 6. Se debe alinear el retroproyector con respecto a la posición de la pantalla para que de un cuadro

perfecto, evitando distorsiones en la imagen 7. La luz del equipo debe estar apagada al manipular el material transparente

8. No colocar materiales ni objetos cerca del equipo que puedan bloquear las entradas de aire 9. No coloque la unidad sobre una mesa húmeda o en lugares con humedad excesiva, ya que esto

puede producir choques eléctricos

Ventajas técnicas y de uso:

1. Es fácil de manejar y su imagen es clara y amplia 2. No es necesario oscurecer el lugar, se puede exponer en cualquier espacio de capacitación que

tenga electricidad, aún con lámparas encendidas 3. Puede utilizarse con grupos pequeños (grupos de 50 a 100 personas, aunque los grupos de hasta

300 se pueden beneficiar del retroproyector 4. Usted puede mirar su audiencia, manteniendo contacto visual e interacción con los estudiantes 5. Usted puede controlar sus tiempos y la secuencia de la presentación visual y puede manipular la

ayuda escribiendo sobre ella o mostrándola sólo por partes 6. Permite superponer imágenes, escribir encima del acetato y tapar y destapar el tema

7. Se pueden utilizar repetidas veces Desventajas técnicas y de uso:

1. Muchas veces el cabezal del equipo interfiere la visibilidad

2. Los acetatos se pueden rallar fácilmente

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3. La inseguridad o el más ligero temblor de la mano se refleja en la pantalla 4. Generalmente requieren una pantalla que puede ser inclinada a un ángulo de 90 grados para

prevenir distorsiones, lo cual es clave (cuando el proyector y la pantalla no están pe rpendiculares, la parte superior de la pantalla se ve más ancha que la inferior).

5. Reproducir gran cantidad de acetatos puede ser costoso

6.6. Televisor y VHS ó DVD :

La televisión es un sistema que sirve para transmitir imágenes en movimiento y sonido a larga

distancia. Además reproduce vídeos caseros, documentales y películas, a través de VHS o DVD.

Instrucciones de manejo:

1. Sintonizar el televisor de preferencia el canal 3 ó 4. Si va ha utilizar D.V.D coloque en el

televisor “vídeo”. 2. Para conectar el VHS se necesita cable coaxial. Debe conectarlo de la salida marcada como out de

ésta a la entrada de la antena del televisor, también puede conectarse con cable RCA, si el TV

soporta entrada de video. Conectar VHS igual que el DVD numeral 3. 3. Para conectar el D.V.D se necesita cable RCA, debe conectarse la salida del audio y del video del

D.V.D a la entrada del audio y del video del televisor. 4. Introducir el casete o CD. El VHS o DVD, se conectará automáticamente. 5. Oprima el botón de reproducción o PLAY. El indicador se encenderá y se comenzará a

reproducir el video. 6. Oprima el botón de parada o STOP para detener la reproducción. 7. Se oprime el botón de rebobinado para retroceder la cinta o CD.

8. Oprima el botón de expulsión o EJECT para retirar la cinta o CD.

Recomendaciones de uso: 1. Preferiblemente sintonice el canal 3 ó el canal 4 en su televisor, para evitar la interferencia que

pueden ocasionar los canales de televisión abierta local. Realice el mismo procedimiento en la salida RF de la videograbadora.

2. Evite que los equipos reciban luz solar en forma directa, para evitar reflejos y daños en el cinescopio.

3. No conecte y desconecte el cable coaxial, puesto que podría dañarse o el conector perder la

sujeción que posee. 4. alejar los objetos que no permitan la ventilación, para evitar sobrecalentamientos y prolongar así

su vida útil. 5. Mantenga el televisor conectado con el cable al V.H.S para presentar un buen estado a la entrada. 6. No coloque la videograbadora o V.H.S arriba del televisor.

7. No coloque la unidad sobre un lugar húmedo, ya que esto puede producir choques eléctricos.

Ventajas técnicas y de uso: 1. Estos equipos son fáciles de usar y muy comerciales. por lo que se puede acceder a ellos

fácilmente 2. Se pueden captar y mostrar casos reales que no pueden ser percibidos a simple vista

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3. Permite mostrar detenidamente los pasos individuales de un procedimiento o de una técnica pasando un vídeo en cámara lenta, detallando en muchos casos condiciones locales y colores.

4. Los monitores de televisión toleran mucho mejor las fluctuaciones del voltaje que los proyectores. 5. Los reproductores de vídeo son más económicos y más fáciles de mantener que los proyectores de

diapositivas. 6. Permite ver imágenes en movimiento de procesos, lugares, seres vivos que no podrían ser vistos

de otra manera o resultaría muy difícil hacerlo; por ejemplo un ambiente glaciar, un desierto, el

crecimiento a cámara rápida de una planta, imágenes microscópicas etc. 7. Permite parar la imagen según nuestra voluntad, lo que puede ser muy interesante para vo lver a

captar la atención de la audiencia e incidir en algunos aspectos concretos. 8. Es posible quitar el sonido y seguir el visionado con nuestras propias explicaciones. 9. Podemos evitar las imágenes o el trozo que menos nos interese

Desventajas técnicas y de uso:

1. Con frecuencia, los vídeos preparados a nivel comercial son obsoletos o anticuados. 2. Los vídeos pueden haber sido editados y por lo tanto omitir o cambiar las secuencia u

organización de los pasos claves de la capacitación en el procedimiento.

3. Propicia los comentarios durante la proyección lo que puede distraer a los asistentes. 4. Al ser tan fácil y cómodo de usar, existe el riesgo de abusar de su uso, sin planificación, lo que

puede generar pasividad en alumnos o la audiencia. 5. Si el tema es largo y monótono permite que los estudiantes se distraigan.

7. PREPARAR EL ESQUEMA DE LA PRES ENTACIÓN

A continuación, les presentamos un esquema que puede servirle de guía de su presentación profesional:

Tema de la Presentación: “Aplicación de los sistemas de seguridad en el trabajo”

Propósito: Destacar la importancia de la prevención de accidentes en la empresa

Duración Total: 40 minutos Fecha: 29/07/2010 Hora de Inicio: 8.00 a.m. Hora de Finaliz.: 8.40 a.m.

Lugar de la Presentación: Sala de Conferencias. Nivel Mezzanina.

OBJETIVO (S)

ESPECÍFICO (S)

CONTENIDOS

TIEMPO

ACTIVIDADES

MEDIOS

Identificar la importancia

de un sistema de seguri-

dad en el área laboral.

Saludo y Verificación de Asistencia

Introducción:

Interesar

Motivar

Orientar

1 min.

1 min.

1 min.

1 min.

Comprobación.

Mostrar las cifras recientes sobre

Accidentes en la planta.

Mostrar transparencia “La preven-

ción de accidentes es mi responsa-

bilidad”. Éste debe ser nuestro lema.

Explicar cómo la prevención de

accidentes nos ayudará a lograr el

lema.

Control de

Asistencia.

Retropro-

yector.

Retropro-

yector.

Preguntas.

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Explicar los cuatro princi-

pios básicos de la preven-

ción de accidentes.

Cuerpo:

Definir qué es un accidente.

Principales causas de accidentes en

el Trabajo.

Principios básicos en la prevención

de Accidentes:

1. Condiciones seguras de trabajo.

2. Hábitos seguros de trabajo.

3. Participación de los empleados.

4. Acción correctiva cuando se igno-

ran las reglas.

8 min.

12 min.

12 min.

Pregunta dirigida acerca del

concepto de accidente.

Analizar las principales causas de

Accidentes en el trabajo.

Mostrar transparencias “Principios

Básicos de la Prevención”.

Discusión dirigida acerca de los

Cuatro principios básicos en la

Prevención de accidentes.

Pizarrón.

Película:

“El Acto

Seguro”.

Retropro-

yector.

Video

Beam.

Apoyar la implantación

de los sistemas de seguri-

dad en la empresa.

Conclusión:

Recapitular

Probar

Clarificar

1 min.

1 min.

2 min.

Repasar las formas de aplicación de

estos principios.

Asegurarme que se ha efectuado el

Aprendizaje.

Dar oportunidad para preguntas y

respuestas.

Síntesis.

Preguntas

y Res-

puestas.

Manejo

de la

Respuesta

Bibliogra-

fía.

Despedi-

da.

TÉCNICAS PARA MANTENER EL INTERES DE LA AUDIENCIA

Una de las responsabilidades de todo expositor efectivo es la de contribuir con el desarrollo de los procesos mentales de los oyentes. Estos procesos mentales como, por ejemplo, los relacionados con el

pensamiento crítico y la resolución de problemas, van mucho más allá de la simple evocación de hechos e ideas.

Hay una variada gama de estrategias a utilizar para avivar estos procesos. Dentro de la lista de técnicas utilizadas para mantener el interés de la audiencia destacamos las siguientes:

1. INICIAR LA PRESENTACIÓN

2. MECÁNICA DE LA PREGUNTA

3. PROCESAMIENTO DE LAS RESPUESTAS DE LOS PARTICIPANTES

4. VARIACIÓN DE ESTÍMULOS 5. CIERRE DE LA PRESENTACIÓN

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Veamos en qué consiste cada una de ellas:

INICIAR LA PRESENTACIÓN

Los primeros minutos de una presentación determinan en gran parte el resultado de la misma, debido a fenómenos que influyen en la percepción del auditorio. Lo que una persona percibe está determinado

fundamentalmente por la preparación que tenga antes de recibir el estímulo. Esta preparación la vamos a considerar desde dos puntos de vista:

El psicológico, y

El de la comunicación.

Campo psicológico

La relación afectiva, de aceptación o de rechazo, que el expositor logre establecer con las necesidades y los valores de su audiencia, facilita o dificulta el desarrollo del interés, el entusiasmo y la motivación que el

auditorio pueda lograr con el tema de la presentación. El conocimiento de las necesidades y valores de la audiencia, y el logro de un clima psicológico de seguridad y confianza son condiciones indispensables para lograr un compromiso verdadero.

La relación afectiva con los oyentes, con sus necesidades y sus valores, constituyen el clima psicológico

de la presentación. Este clima psicológico hace que, en los primeros minutos de la actividad, el auditorio “clasifique” a su manera, la interacción o experiencia que va a vivir, y resuelva de antemano cosas como:

Si el expositor es competente o no,

Si los objetivos de la presentación son claros,

Si hay orden lógico en lo que se va a tratar,

Si el asunto es importante, y si vale la pena participar y comprometerse. Hay personas que resultan atractivas, a quienes los demás escuchan y siguen de manera incondicional.

Personas que logran generar sentimientos positivos en aquellos que le rodean. Esos son los buenos comunicadores que, ya sea frente a una persona, o frente a una multitud, crean sentimientos de adhesión,

porque la gente siente placer al escucharlos o al verlos. Son personas que comunican sin miedo y crean en los demás la necesidad de ponerse en sus manos, de permanecer bajo su influjo. Justamente, ése es el objetivo principal de toda presentación: crear sentimientos de complicidad, esto es, convencer, persuadir y

seducir.

Eso que llamamos carisma, que el diccionario traduce como “Tocado por Dios”, no es otra cosa que la ausencia de miedo. Las personas que atraen con su comunicación son percibidas como seguras, serenas, saben crear confianza en quienes las escuchan y saben disipar el miedo de sus interlocutores. Todos tenemos

miedo, los hombres y las mujeres, los jóvenes y los mayores. Cada edad resuelve unos miedos y adquiere otros. Las sociedades tienen miedo y los países también. De allí que el verdadero poder se consigue cuando

el expositor reúne las condiciones necesarias para serenar el miedo de su audiencia. ¿Qué es comunicar? Comunicar es provocar emociones. El mensaje que transmitimos, cómo lo

transmitimos, el contexto en el que se produce y el sistema interpretativo de quien lo recibe, da como resultado final una emoción en el receptor. Y, a partir de esa emoción, el receptor actuará en un sentido o en

otro. Ese resultado final va a depender de la gestión que el expositor haga de sus emociones.

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LA GESTIÓN EMOCIONAL. ¿Cuál es la frase que más se usa para iniciar una presentación o un pequeño discurso?”Seré breve”. A menudo los expositores dicen esta frase que sale de sus labios de un modo casi

involuntario al iniciar una presentación. Tal vez lo hacen impulsados por el miedo a aburrir al auditorio y queriendo evitar el rechazo de los oyentes. Lo cierto es que se dicen a sí mismos que serán breves porque

quieren liberarse de la tensión que les produce la visión de un público numeroso y atento. La gestión emocional juega un papel determinante al inicio de toda presentación. Cuando comunicamos,

provocamos en los otros, emociones que dependerán directamente de lo que nosotros sintamos. Si comunicamos con serenidad, seguridad y tranquilidad, es decir, sin miedo, crearemos en la audiencia el

mismo estado de bienestar que emitimos nosotros. ¿CÓMO SE SIENTE EL MIEDO EN UNA PRESENTACIÓN? En los cursos de presentaciones orales solemos

preguntar a los participantes: ¿qué es lo que desearían aprender? Y responden cosas como: “perder el miedo escénico”, “que se me quite el nerviosismo”, “que no me suden las manos”, “que no me tiemblen las

piernas”. Todo esto se puede se puede conseguir. Se trata sólo de gestionar el miedo. Reconocer que eso que llamamos “nervios” es miedo; que la taquicardia es miedo, que la sensación de pérdida del hilo conductor del discurso es miedo y que la dificultad para encontrar la palabra que exprese el pensamiento es miedo. Este

sentimiento lo llamamos nervios, inseguridad, falta de autoestima, estrés, etc. En realidad, es miedo, y la eficacia en el manejo del miedo la obtendremos cuando nos atrevamos a llamarlo por su nombre.

Preparación de la percepción

La verdadera comunicación no se realiza si el auditorio no está listo para ella. Estar listo tiene aquí el mismo sentido que cuando se dice de un corredor de cien metros planos, que está listo para arrancar: el corredor tiene listas las respuestas de oír la señal y de empezar a correr.

La preparación de la percepción se produce recurriendo al campo experiencial de la audiencia: sus

experiencias previas. La comunicación sólo es posible cuando los que se comunican tienen propósitos, premisas y experiencias similares.

Se recurre al campo experiencial del oyente identificando un área conocida para arrancar de allí. Esta identificación se hace utilizando, entre otros, los siguientes recursos:

Describiendo una situación real o hipotética. Presentando una analogía que tenga sentido para el auditorio.

Mencionando hechos de la actualidad vinculados a la situación del oyente. Haciendo o solicitando un resumen o referencia a posibles situaciones anteriores.

Acerca de la manera de crear y modificar actitudes, pueden contribuir las siguientes posiciones del

expositor:

Tener él mismo una actitud positiva hacia la audiencia, y hacia el tema a tratar.

Evitar posiciones, expresiones y comentarios despectivos o hirientes. El expositor debe analizar su comportamiento para identificar aquellas acciones y omisiones que puedan ser interpretadas negativamente.

Evitar tomar medidas paternalistas, o controlar la actividad, recurriendo a la violencia psicológica y al sarcasmo.

El clima psicológico es importante durante toda la actividad de la presentación, y es fundamental en los primeros minutos de la misma.

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MECÁNICA DE LA PREGUNTA

Formular preguntas o hacer cuestionamientos es uno de los grandes recursos didácticos de que dispone el expositor. Las buenas preguntas constituyen la diferencia entre un auditorio pasivo que aprende

deficientemente y un auditorio activo que aprende por sí mismo. La pregunta es una técnica especialmente apropiada cuando se esta trabajando con personas adultas,

quienes con frecuencia aportan a una presentación información y datos que están deseando compartir si se les estimula para que lo hagan. También pueden utilizarse preguntas para dirigir y controlar una discusión.

Entre las funciones que puede tener una pregunta, tenemos las siguientes: Ayuda al expositor a:

1. Verificar el conocimiento adquirido por los asistentes.

2. Recurrir al campo experiencial de la audiencia. 3. Variar el ritmo de la presentación. 4. Promover la participación de los oyentes.

5. Canalizar las actividades de aprendizaje hacia determinados resultados. 6. Evaluar el aprendizaje.

7. Evaluar los resultados obtenidos en la presentación.

Ayuda al oyente a aprender a aprender, llevándolo a seguir el proceso, a descubrir hechos o

fenómenos, a identificar contradicciones, a analizar resultados. ¿SE DEBEN PLANIFICAR LAS PREGUNTAS?

A menudo se nos pregunta si el expositor debe planificar previamente sus preguntas y escribirlas en el

esquema de la presentación, o si debe permitir que las preguntas sean espontáneas. La respuesta es que ambas opciones son válidas.

Es bastante fácil planificar y diseñar preguntas, ya sea aisladamente o en serie, para comenzar cada paso de explicación. De hecho, recomendamos que usted adquiera el hábito de escribir y redactar preguntas en

todos sus planes de presentación. También recomendamos que utilice las preguntas espontáneas que surgen en el desarrollo mismo de la presentación.

TÉCNICAS DE HACER PREGUNTAS:

Podemos dividir las técnicas de formular preguntas según el modo como se formulan o expresan al oyente. Hemos encontrado que los siguientes tipos son los más útiles a los expositores. El tipo de pregunta señala la técnica.

1. LA PREGUNTA GENERAL:

Ésta es la técnica más utilizad por los expositores. Las características esenciales son las siguientes:

1.1. Hacer la pregunta. 1.2. Esperar a que un asistente responda voluntariamente.

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2. LA PREGUNTA DIRIGIDA :

Las características esenciales son:

2.1. Se nombra a la persona que va a responder. 2.2. Pausa (mentalmente se cuenta hasta 2). 2.3. Se hace la pregunta

Esta técnica ayuda a disciplinar al “hablador” y al “dormilón”, y también se puede utilizar para la

persona huidiza. Al mencionar el nombre primero, usted se asegura que la persona escucha la pregunta y se evitan situaciones embarazosas. Por ejemplo:

“Juan. (Pausa). ¿Qué es lo que verificas antes de hacer funcionar la fotocopiadora?”

3. LA PREGUNTA COMBINADA:

Se puede emplear una pregunta combinada para obtener que los asistentes se sientan comprometidos,

pero sin tener emplear una pausa prolongada mientras se espera que algún otro haga de voluntario y responda. Primero se presenta la pregunta al grupo entero, y luego se escoge a una persona para que

responda. Las características esenciales son:

3.1. Se hace la pregunta.

3.2. Pausa (Mentalmente se cuenta hasta 3). 3.3. Se nombra a una persona para que responda.

Por ejemplo:

“¿Cuáles son los principios básicos del aprendizaje humano? (Pausa). Pedro”

4. LA PREGUNTA DE REBOTE, O REGRESO:

Por supuesto, con bastante frecuencia, los asistentes le harán a usted una pregunta. Recuerde que hemos

dicho antes que es mejor que ellos descubran la información por sí mismos, en vez de que usted se las proporcione. Se puede utilizar la pregunta de rebote para darles la oportunidad de descubrir información que ya existe dentro del grupo. Las características esenciales son las siguientes:

4.1. Un oyente hace al expositor una pregunta.

4.2. El expositor regresa la pregunta hacia el grupo. Por ejemplo:

Elena (Una oyente): “¿Cuál es el propósito del registro de calificaciones?”

Expositor: “Vamos a ver… Francisco, ¿cuál piensas tú que sea el propósito del registro de calificaciones?”.

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5. LA PREGUNTA RETÓRICA :

La pregunta retórica no necesita respuesta. Queda suficientemente claro que la persona que hace la pregunta va a proporcionar la respuesta, o, alternativamente, siente que la respuesta es tan obvia que no

requiere elaboración. Por ejemplo:

“¿A quién le gustaría terminar la sesión temprano?”

Recomendamos que se evite emplear demasiado esta clase de pregunta. Utilice una o dos en una

presentación para introducir un poco de variedad. Finalmente, en relación con la mecánica de la pregunta diremos:

Lo que hay que hacer acerca de la mecánica de la pregunta

1. Distribuir sus preguntas igualmente entre los asistentes. 2. Emplee la pregunta dirigida para una persona distraída.

3. Utilice preguntas fáciles al principio de la presentación (para obtener que el grupo se acostumbre a contestar bien las preguntas) y para las personas tímidas o pasivas (para estimular la participación).

4. Replantee la pregunta de otro modo y, si es necesario, con otras palabras si un oyente no la entiende. 5. Trate de evitar la tentación de contestar la pregunta usted mismo. Puede replantear una pregunta con

palabras más sencillas, relacionándola más directamente con una idea que el oyente ya conozca.

Como alternativa, usted puede dirigir la pregunta a otro oyente. Lo que no se debe hacer respecto a la mecánica de la pregunta

No haga las preguntas al grupo en un orden muy identificable y fácilmente predecible (por ejemplo, de

derecha a izquierda a través del salón). No utilice preguntas largas o enredadas. No utilice preguntas que sugieran la respuesta. Éstas se pueden identificar porque pueden comenzar o

terminar con “¿No es cierto”. Por ejemplo:

“Usted siempre identifica su objetivo de ventas, ¿no es cierto?” No emplee demasiado las preguntas que se contestan simplemente con un “sí” o un “no”. Usted puede

hacer un empleo eficaz de una pregunta de “si/no” para hacer que algún “adormilado” se incorpore de nuevo a la sesión.

No utilice preguntas ambiguas. Estas son preguntas que quedan abiertas a diferentes interpretaciones. Normalmente generan confusión y discusión.

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PROCESAMIENTO DE LAS RESPUESTAS DE LOS OYENTES:

El expositor eficaz no es aquel que “pasa o cubre” toda la materia, sino aquel que descubre parte de ella a sus oyentes, y en el proceso de hacerlo les enseña a pensar y aplicar el conocimiento a sit uaciones nuevas.

En otras palabras, es aquel que les ayuda a cultivar la habilidad de “aprender a aprender”. Aprender a aprender implica entre otros, los procesos siguientes:

a) Seguir los pasos y vivir plenamente las experiencias que vivieron los investigadores al producir el

conocimiento. b) Desarrollar la habilidad de evaluar los conocimientos adquiridos. c) Desarrollar la habilidad de adquirir conocimientos nuevos por cuenta propia.

d) Desarrollar la habilidad de utilizar creativamente los conocimientos adquirido s para solucionar situaciones.

e) Vivir las limitaciones y el cambio acelerado del conocimiento actual. Hoy es común encontrar en la labor docente dos tipos de expositores: hay unos que quieren ayudar tanto

al oyente que llegan al extremo de evitarle la dificultad de trabajar durante un tiempo prudencial con un problema o dificultad. Sin embargo, y aunque al ayudar al oyente a resolver una dificultad rápidamente

dándole una solución se le está evitando pasar un mal rato, también se le priva de la experiencia de buscar caminos para resolver la situación y de pensar por sí mismo.

Hay otros que quieren que los oyentes resuelvan problemas por sí solos, pero no sabe cómo ayudarles en situaciones confusas o difíciles. Cuando desean propiciar una situación o discusión, y llevar a la audiencia a insistir en los procesos de elaboración, se encuentran con una de las situaciones siguientes, debido

principalmente a que no utilizan preguntas de orden superior ni saben procesar las respuestas que dan los oyentes:

a) La presentación se convierte en una conferencia improvisada del expositor. b) El expositor hace el papel de simple distribuidor de preguntas.

c) La discusión se dificulta porque las respuestas de los oyentes son superficiales. d) La discusión se dificulta porque las respuestas de los oyentes son irrelevantes o vagas.

Ante la respuesta de la audiencia, el expositor puede adoptar algunos de los comportamientos descritos a

continuación:

1. RESPUESTAS MONOSILÁBICAS O BREVES: (si, no, tal vez, de acuerdo)

Casi siempre que la persona afirma o niega algo, tiene en mente una razón para hacerlo. Algunas veces la respuesta es simplemente una forma de quitarse de encima un problema. Cualquiera que sea el caso, el

expositor insiste en el proceso de aprender si lleva al hablante a justificar su respuesta mediante preguntas como:

“¿Qué te lleva a pensar que eso es así?” “¿Cómo es eso?”

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2. EL OYENTE DECLARA NO SABER:

Ante una respuesta así, el expositor puede dar al oyente una pista o sugerencia que lo ayude a elaborar una respuesta. También se puede involucrar l resto del grupo:

“¿Recuerdas tal principio (caso, ejemplo, situación)?” “¿Qué relación encuentras entre… y la pregunta que te hago?”

“¿Quién quiere formular a Pedro, de una forma distinta, la pregunta que le estoy haciendo?”

3. RESPUESTAS VAGAS O INCOMPLETAS:

Si la respuesta es de este tipo, se puede pedir a la persona más información o clarificación de lo que está

diciendo:

“¿Qué podrías añadir a tu respuesta desde tal punto de vista?” “¿Qué quieres decir con el término…?” “¿Qué implica esta respuesta?”

“¿Podrías ser más específico?”

4. RESPUESTAS INCORRECTAS:

Bien manejadas, las respuestas incorrectas son situaciones de aprendizaje muy importantes. Ante una

respuesta incorrecta, el expositor puede adoptar una de las siguientes conductas:

4.1. Analizar las respuestas del grupo para :

4.1.1. Identificar los puntos correctos y los errores.

4.1.2. Hacer ver las implicaciones que tendrían las respuestas dadas por el grupo, si éstas fueran verdaderas.

4.1.3. Separar sentimientos de razones.

4.1.4. Invitar al grupo a encontrar el error.

4.2. Redirigir la pregunta, obtener otra respuesta y compararla con la anterior. 4.3. Destacar puntos clave de la respuesta dada, para llevar al oyente o al grupo a reformular

la respuesta.

5. RESPUESTAS SATISFACTORIAS:

Parece innecesario hacerle un seguimiento a una respuesta verdadera. Sin embargo, una respuesta

aceptada terminantemente por el expositor podría obstaculizar el proceso de elaboración de respuestas dentro de la presentación, y privar a muchos de la oportunidad de expresar sus propias ideas o de cometer

sus propios errores. Una respuesta satisfactoria puede ser ocasión para replantear un problema, analizar los elementos

esenciales de la respuesta, discurrir si se aplican los criterios fundamentales para considerar correcta la respuesta, aclarar un punto tratado, hacer énfasis en ideas importantes o hacer una repetición planificada :

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“Muy bien, ¿cuáles son los elementos fundamentales de tu respuesta?” “Bien, ¿quién tiene una idea diferente?”

“Pero, ¿qué te lleva a pensar que tu respuesta es correcta?”

VARIACIÓN DE ESTÍMULOS:

La habilidad para variar la situación-estímulo tiene, como fundamento, los principios relacionados con los efectos y los cambios en el ambiente.

1) Uno de esos principios es que “la atención es más intensa y se mantiene durante más tiempo, cuando

ocurren cambios de estímulo y no cuando es por sí mismo más intenso”.

2) Otro principio, es la utilización que puede hacer el expositor “de su propia persona” y de “su

comportamiento” como recurso-estímulo. En ese sentido son identificables ciertos comportamientos, relativamente simples, que deben considerados por el expositor.

3) Otro principio aplicable a la situación de aprendizaje es que “somos selectivos en nuestras

percepciones”. El individuo es bombardeado continuamente por diversos estímulos provenientes del

medio ambiente que le rodea. De todos estos estímulos, la mente del individuo “sólo registra aquellos

que tienen algún significado para él”. Este significado depende mucho de las experiencias previas de la persona, ya sea en el campo del conocimiento o en el campo emocional. Todo el conjunto de

experiencias de un individuo constituye su campo experiencial. 4) Otro principio se refiere a la “curva de atención”. Se ha descubierto que el lapso de atención

continuada de la mayoría de las personas fluctúa entre los siete y diez minutos. Normalmente, después de este lapso, la persona deja de atender al mismo nivel anterior.

5) Otro principio relacionado con la situación-estímulo se refiere a los “ajustes sensoriales”. Generalmente, el individuo tiende a adaptarse al medio ambiente que le rodea. Pero el impacto de los

estímulos decrece con la frecuencia invariada de éstos. Ello es cierto, aun en el caso extremo del dolor físico.

El proceso de ajuste-desajuste sensorial ayuda a mantener elevado el nivel de atención. Un alto número de ajustes sensoriales por unidad de tiempo es, por lo tanto, deseable. Un estímulo que perdura más allá del

lapso de atención deseable, tiende a hacerse monótono y a pasar desapercibido. Teniendo en cuenta estos principios, hemos diseñado un laboratorio encaminado a lograr que el expositor

desarrolle recursos para mantener constante el nivel deseado de atención de los oyentes. El expositor se convierte en una fuente de estímulos que compite con el medio ambiente, en busca de la atención de los

oyentes. Hay dos formas básicas para lograr el resultado que se busca:

La variación del estímulo debe ser funcional, intencional y no casual.

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La variación debe ser tal que no sea “predecible” por los oyentes. Si la variación se vuelve predecible, pierde su efecto y pasa a ser una muletilla.

Podemos considerar ocho (8) formas para variar los estímulos:

1. ESTÍMULOS NO VERBALES:

Los movimientos del cuerpo, de las manos y de la cabeza, son importantes en la comunicación oral. Un mensaje oral escueto no es tan efectivo para transmitir un significado como lo es un mensaje oral

combinado con el lenguaje no verbal. El lenguaje no verbal anticipa una idea, refuerza un concepto ya expresado o ilustra lo que se está diciendo. En el uso de los estímulos no verbales debemos tratar de ubicarnos entre la comunicación no verbal de un Marcel Marceau y Harpo Marx , y la de un expositor que

reduce todos sus movimientos a pasar las páginas de un libro

2. ENFOQUE:

El enfoque consiste en concentrar la atención del oyente en un punto determinado dentro de un contexto

general. El expositor puede lograr esto por medio de declaraciones verbales, señales específicas, o la combinación de ambas.

El enfoque a través de señales puede hacerse enmarcando o subrayando las ideas clave, o golpeando suavemente el pizarrón. Una forma de combinar ambos medios –el oral y no verbal- sería: “Miren este diagrama”, y señalar luego el diagrama.

3. FORMAS DE INTERACCIÓN:

Hay tres formas de lograr interacción por parte del expositor:

3.1. Expositor-Oyente: el expositor se dirige a un oyente en particular. 3.2. Expositor-Grupo: durante el desarrollo de la presentación el expositor se dirige al grupo en general a

través de preguntas, dando información, etc.

3.3. Oyente-Oyente: el expositor redirige la respuesta que ha dado un oyente a otro para que éste la amplíe o clarifique. También se puede pedir a un oyente que le explique algo a un compañero. En

este caso, el expositor debe romper el contacto visual con el oyente, para que éste se vea obligado a dirigirse al otro compañero.

4. PAUSAS:

Los buenos expositores son conscientes de la efectividad del silencio como forma de llamar la atención del público:

4.1. Cuando en una exposición se incorporan pausas deliberadas ocurren fenóme nos interesantes: en primer lugar, el contenido de la exposición se fragmenta en unidades más fáciles de captar.

4.2. En segundo lugar, puesto que el silencio carece de estructura, cada oyente le da su significado de acuerdo a la situación.

4.3. En tercer lugar, una pausa prepara a los oyentes para la próxima frase del expositor.

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5. CAMBIO DE CANAL DE COMUNICACIÓN:

Cuando un expositor pasa de uno a otro medio de comunicación, como del habla a las gráficas o a los gestos, el oyente tiene que ajustarse a la nueva situación, cambiando de perceptores (oídos a ojos). El

ajuste lo induce a un nivel más alto de atención. La mayoría del tiempo el expositor está enviando mensajes orales que pueden ser suplementados con mensajes visuales. Cuando el expositor usa la p izarra, o cualquier otro medio visual puede, ocasionalmente, depender de la sola imagen visual para lograr

significado.

6. DESPLAZAMIENTOS: El movimiento exige ajustes sensoriales visuales de parte del oyente con respecto al expositor. Éste, al

desplazarse funcional y deliberadamente, obliga a los oyentes a hacer ajustes sensoriales visuales, aplicando así el principio de que un alto número de ajustes sensoriales por unidad de tiempo ayuda a

mantener en alto el nivel de atención de los oyentes.

7. CAMBIOS DE ACTIVIDAD:

Por último, para propiciar la transformación de la presentación tradicional (oyente pasivo) en una más

dinámica, sugerimos planificar y propiciar diferentes actividades, tales como preguntas, diálogos, discusiones, lecturas, resolución de problemas… todo lo cual se puede llevar a cabo individualmente o en grupo.

CIERRE DE LA PRESENTACIÓN

Toda persona tiene la tendencia a completar ideas y a formar “todos lógicos”. La asimilación se facilita con la organización de las experiencias, en conjuntos ó todos relacionados.

Vista como un todo, cada punto tratado en una presentación puede descomponerse en tres etapas:

1. En la primera, se plantea la situación (INICIO). 2. En la segunda, se procesa la situación que fue planteada (DESARROLLO).

3. En la tercera, se regresa a la situación inicial para elaborar una conclusión (CIERRE). En el CIERRE de la presentación pueden distinguirse dos partes:

a) La conclusión sobre un punto tratado, que se puede realizar de la siguiente manera:

Enumerando los puntos tratados.

Indicando relaciones entre los puntos.

Expresando aplicaciones prácticas del punto tratado.

Reconociendo el punto tratado como inicio de un nuevo proceso.

Emitiendo alguna opinión personal sobre los resultados obtenidos.

b) La verificación de las dudas, por parte del expositor, o la programación de su solución, la definición

de los próximos pasos y la expresión del compromiso por parte de la audiencia.

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PRESENTACIONES ORALES EFECTIVAS

(Hoja de Crítica)

PRÁCTICA DOCENTE

Aplicada a: _________________________________________________________________________________________________________

Hecha por: _________________________________________________________________________________________________________

Fecha: _____________________________________________________________________________________________________________

ASPECTOS PREVIOS: E MB B D OBSERVACIONES:

Puntualidad

Presentación Personal

Esquema de la Presentación

ACTIVIDADES DE INICIO:

Saludo

Despierta expectativas positivas

Tiene actitudes positivas hacia la audiencia

Tiene expectativas positivas hacia la materia

Verifica el conocimiento actual de la audiencia

Aprovecha experiencias previas de la audiencia

Plantea situaciones reales

Plantea situaciones hipotéticas

Destaca la importancia de la materia

Capta el interés de la audiencia

CUERPO DE LA PRESENTACIÓN (Contenido Expuesto):

Claridad

Precisión

Concreción

Orden lógico

Entusiasmo

Preocupación por la comprensión

Estimulación a la participación

MECÁNICA DE LA PREGUNTA:

Integran a la audiencia a la actividad en desarrollo

Desencadenan el pensamiento y la reflexión

Focalizan las ideas principales

MANEJO DE LAS RESPUESTAS:

Da tiempo para elaborar respuestas

Pide clarificación de la respuesta

Redirige las respuestas

Replantea la pregunta

Guía a la audiencia

Destaca los puntos clave

VARIACIÓN DE ESTÍMULOS:

Variaciones en el tono de voz

Cambios de canal de comunicación (Visual, Auditivo, Corporal)

Cambios de actividad

CIERRE DE LA PRESENTACIÓN:

Realización de resumen

Verificación del aprendizaje

Discusión de la aplicabilidad

Insiste sobre puntos principales

Despedida

ASPECTOS GENERALES DE LA PRESENTACIÓN:

Cumplimiento del Esquema de la Presentación

Uso de los medios auxiliares disponibles (Pizarrón, Video, Rotafolio)

Logro de los objetivos

Control del Grupo

El aprendizaje logrado fue: