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INFORME DE PRÁCTICA
ALEJANDRA MARIN CARDONA
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE NEGOCIOS INTERNACIONALES
PRACTICAS ACADÉMICAS
2012
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INFORME DE PRÁCTICA
ALEJANDRA MARIN CARDONA
INFORME FINAL DE PRACTICA ACADÉMICA
TUTOR
ANDRÉS LOBO-GUERRERO SANZ
PROFESIONAL EN FINANZAS Y RELACIONES INTERNACIONALES
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE NEGOCIOS INTERNACIONALES
PRACTICAS ACADÉMICAS
2012
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 7
1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ...................................................................... 8
1.1 RESEÑA HISTÓRICA .......................................................................................................... 8
1.2 RAZÓN SOCIAL ................................................................................................................. 10
1.3 MISIÓN ................................................................................................................................ 10
1.4 VISIÓN ................................................................................................................................. 10
1.5 POLÍTICA INTEGRAL ........................................................................................................ 11
1.6 SERVICIOS DE LA COMPAÑÍA ....................................................................................... 12
1.7 EMPLEADOS ...................................................................................................................... 13
1.8 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ................................................................................ 13
2. DIAGNOSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN O IDENTIFICACIÓN DE LAS
NECESIDADES ......................................................................................................................... 14
3. EJE DE INTERVENCIÓN..................................................................................................... 18
4. JUSTIFICACIÓN DE LA INTERVENCIÓN ......................................................................... 19
5. OBJETIVOS .......................................................................................................................... 20
5.1 OBJETIVO GENERAL ....................................................................................................... 20
5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS.............................................................................................. 20
6. MARCO TEÓRICO ............................................................................................................... 21
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7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ................................................................................... 26
8. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS .................................................. 27
9. CONCLUSIONES YRECOMENDACIONES ...................................................................... 30
10. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS .................................................................................. 31
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ILUSTRACIONES
Ilustración 1.Doctrina de Trabajo Magnetrón S.A .................................................................. 12
Ilustración 2.Empleados Magnetrón S.A. ................................................................................ 13
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SINTESIS
Este documento contiene las diferentes actividades a desarrollar dentro del departamento de Compras internacionales de Industrias Electromecánicas Magnetron S.A., así mismo expone falencias presentes en este, y acciones que se han venido implementando con el fin de ser un departamento eficiente y eficaz.
Palabras claves
Compras internacionales, Falencias Acciones ABSTRACT This paper shows the different activities to develop inside the international purchasing area of Industrias Electromecanicas Magnetron S.A., at the same time contains information about some weaknesses and actions that the company has been adopted to be an efficient department. Keywords International purchasing area Weaknesses Actions
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INTRODUCCIÓN
Este trabajo pretende dar a conocer como esta compuesto el departamento de compras en Industrias Electromecánicas Magnetrón S.A., las diferentes actividades a desarrollar, y la importancia que esta área tiene al interior de la compañía. El departamento de compras ha tenido cambios significativos en los últimos meses, pues sus procesos y actividades fueron redistribuidos. A lo largo de este contexto se expone este cambio, y se explica por qué no es conveniente tener a un practicante universitario en el cargo a desempeñar, pues las responsabilidades aumentaron drásticamente así mismo es complejo para el departamento capacitar cada seis meses a una persona, ya que los integrantes del área necesitan de un apoyo constante cuando sus actividades se saturan, como suele pasar al amentar la producción. Este trabajo también expone, falencias presentadas y acciones correctivas a tomar para un mejoramiento continuo.
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1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
1.1 RESEÑA HISTÓRICA
La organización fue fundada el 3 de septiembre de 1971 con el nombre de
TECNELECTROLTDA, y operó inicialmente como taller de reparación de
transformadores eléctricos. A partir de 1978, aprovechando la experiencia
adquirida, se empezaron a fabricar transformadores monofásicos y trifásicos tipo
convencional en potencia hasta 250 KVA clase 35 KV.
En el año 1981 se inicia la fabricación de transformadores tipo pedestal
(PadMounted) y se incrementa la capacidad de la planta a transformadores
hasta 1600 KVA clase 35 KV.
En el año 1988 se cambia la razón social de la Organización a NAVARRO
GONZALES Y CIA LTDA, y la marca de los transformadores se denomina
MAGNETRON.
En el año 1992 se inician exportaciones hacia Ecuador, al igual que la
fabricación de transformadores seco tipo H hasta 1600 KVA clase 15 KV.
En el año 1995 se inicia la fabricación de transformadores tipo sumergibles
y se incrementa nuevamente la capacidad de la planta de transformadores
hasta 3000 KVA clase 35 KV.
En el año 1997 cambia nuevamente la razón social convirtiéndose en la
sociedad anónima INDUSTRIAS ELECTROMECANICASMAGNETRON
S.A., conservando la marca MAGNETRON.
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En enero de 2007 se establece una agencia en la ciudad de Barranquilla,
con el fin de atender las necesidades de mantenimiento y reparación de
transformadores, dotada con los equipos necesarios para ofrecer un
servicio de óptima calidad.
En agosto de 2009 se inician operaciones en la nueva sede, con una mayor
capacidad instalada que permite incrementar el volumen y la capacidad de
producción, mejorando los procesos productivos.
Actualmente, la organización se desenvuelve en la producción,
comercialización y reparación de transformadores de energía,
posicionándose como líder en el mercado Colombiano y exportando una
porción muy importante de su producción a mas de 9 países de
Suramérica; Centroamérica y el Caribe, con una capacidad de producción
de transformadores inmersos en aceite, hasta 5000 KVA clase 35 KV y
transformadores secos clase H hasta 1600 KVA clase 15 KV. Cabe resaltar
que la compañía ha fortalecido su departamento de mercadeo teniendo
como objetivo diversificar los mercados en los que incursionan y hoy en día
más del 50% de su producción es destinada a países como Brasil y
Estados Unidos
MAGNETRON S.A. suministra a sus clientes un producto construido de
acuerdo con la más avanzada tecnología de fabricación, utilizando
materiales de la mejor calidad.
A través de los años se ha logrado establecer un sistema de diseño y
cálculo de los transformadores asistido por computador, que permite
obtener la alternativa más económica de acuerdo con las necesidades del
cliente, respetando las exigencias de las normas y el concepto de
confiabilidad del equipo. Los procesos de fabricación son el producto de
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más de 30 años de experiencia en el sector y han sido desarrollados por
ingenieros colombianos inspirados en los conceptos básicos de fabricación
de las mejores tecnologías extranjeras. El control de calidad es parte
fundamental de la organización, razón por la cual, los proveedores de
materia prima son escogidos de acuerdo al sistema de aseguramiento de
calidad de sus productos así mismo se tiene establecido un estricto control
en el momento de recepción de los materiales en fábrica. El diseño, los
procesos de fabricación y el control de calidad de los materiales usados, da
como resultado un producto de alta confiabilidad y un costo competitivo, a
los cuales se les realizan a cada unidad producida todos los ensayos
establecidos en las normas ICONTEC o en su defecto la norma ANSI C57-
12-00 o IEC 76.
Esto ha permitido que el producto siempre haya soportado con éxito todos
los controles y ensayos de impulso, calentamiento y corto circuito entre
otros, a los que han sido sometidos por parte de los organismos de control
de calidad de los clientes.
1.2 RAZÓN SOCIAL
Industrias Electromecánicas Magnetrón S.A
1.3 MISIÓN
Producir y comercializar transformadores para la distribución de la energía
eléctrica, promoviendo el desarrollo de tecnologías e ingeniería nacionales, la
calidad y la ética.
1.4 VISIÓN
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Obtener un óptimo posicionamiento de la Compañía en el sector eléctrico nacional
e internacional, con base en la actualización tecnológica, la diversificación de
nuestros productos y la capacitación permanente del recurso humano en
programas de mejoramiento continuo.
1.5 POLÍTICA INTEGRAL
MAGNETRON S.A., a través del uso eficiente de sus recursos, el compromiso de
su personal y el mejoramiento continuo de su sistema Integrado de Gestión,
suministra oportunamente a sus clientes productos competitivos, conformes y
libres de contaminación, teniendo como base la prevención de lesiones y
enfermedades, el control de los factores de riesgo y la prevención de la
contaminación del medio ambiente, mediante el cumplimiento del marco legal y
otros requisitos vigentes y aplicables.
Con base en los postulados anteriores, en enero del año 1999 Magnetrón obtuvo
de Bureau Veritas Quality International (BVQI), la certificación del Sistema de
Gestión de Calidad conforme con la norma ISO 9001:1994. En abril del año 2003
se hizo transición a la Versión ISO 9001:2000, y en el curso del año 2009 el ajuste
del Sistema a la versión 2008 de la norma.
Desde el año 2004 la organización está certificada bajo la Norma y estándares
Business Alliance forSecure Commerce, BASC.
En enero de 2011 ose obtuvo la certificación del Sistema de Gestión Ambiental
bajo la norma ISO 14001: 2004.
Actualmente la compañía esta en proceso de certificación en OHSAS 18001.
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Ilustración 1.Doctrina de Trabajo Magnetrón S.A.
Fuente: Página web Magnetrón S.A. (www.magnetron.com.co)
1.6 SERVICIOS DE LA COMPAÑÍA
Magnetrón presta el servicio de fabricación, de mantenimiento y reparación de:
Transformadores de distribución convencionales
Transformadores de distribución autoprotegidos
Transformadores de pequeña potencia
Subestaciones tipo pedestal
Cajas de maniobra
Transformadores sumergibles
Transformadores secos tipo H (bobinado abierto)
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1.7 EMPLEADOS
Ilustración 2.Empleados Magnetrón S.A.
NÚMERO TOTAL DE EMPLEADOS POR EMPRESA
Magnetrón Zona Franca Planta 21
Administración 10
Magnetrón Barranquilla Administración 10
Técnica 18
Magnetrón Pereira Planta 275
Administración 117 Fuente: Elaboración Propia
1.8 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Magnetrón S.A. cuenta con un talento humano de excelente calidad y con las
mejores aptitudes y actitudes las cuales son promovidas por una óptima estructura
organizacional, lo que permite satisfacer a los clientes siempre de la mejor
manera.
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2. DIAGNOSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN O IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES
Actualmente el departamento de compras se enfoca en realizar transacciones
nacionales e internacionales, en las que estas últimas han ido aumentando su
participación aproximadamente del mes de noviembre de 2011 para acá. Este
departamentoestá conformado el jefe de compras que esta está a cargo de todo el
departamentoy demás temas que competen al área, por un asistente de compras
nacionales, a cargo de ordenes de indirectos y ordenes abiertas, asistente de
cotizaciones y negociaciones con proveedores, asistente de compras
internacionales para el seguimiento de órdenes, importaciones, reclamaciones de
material defectuoso tanto nacional como importado.
Como parte del incremento significativo de las compras internacionales en las
actividades habituales del departamento, este ha venido realizando un análisis
detallado de sus procesos y desde el mes de noviembre del 2011 se han venido
ejecutando una serie de restructuraciones con el único objetivo de constituir un
departamento eficiente, optimizando cada uno de los eslabones de la cadena
(requisición del cliente interno - cotización - Orden de compra aprobada por Jefe
de Compras y Gerencia Técnica).
Esta restructuración en el área de compras también impactó la descripción del
trabajo realizado por el “practicante universitario”, pues paso de ser “asistente de
compras nacionales” a desempeñarse en el cargo como “asistente de compras
internacionales”, dando lugar a mayores responsabilidades y compromisos, lo que
al mismo tiempo representa una mejor experiencia.
Asimismo, estos cambios implican que MagnetronS.A. Inviertamás tiempo en
capacitación a la persona designada para este cargo, puesto que las funciones a
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desempeñar no eran realizadas por un practicante dado el tiempo de inducción y
adaptación, conllevando esto a traumatismos en la misma.
Cuando se inició el periodo de práctica en noviembre de 2011, el cargo a
desempeñar era exclusivamente compras nacionales, pero debido a los cambios
que se venían gestionando al interior de la compañía,la descripción de puesto
cambió, enfocándose hacia las compras internacionales y todo lo concerniente a
su proceso. A continuación se explica de forma resumida de qué consta:
• De acuerdo a las necesidades de material que se plantean en el comité de
importaciones a través de un formato F-PC1-10 o las reflejadas por
UNOEE(software donde se ingresa y se administra toda la información
financiera, comercial y de manufactura de la compañía), se utiliza un
registro para la generación de la orden de compra R-PC1-01.
• Las órdenes de compra tienen dos maneras de generarse, la primera es
cuando son aprobadas en el comité en donde se deben formalizar a través
de una solicitud llamada requisición RQy la otra manera es por urgencias
de material, en este caso son solicitadas vía correo electrónico al jefe de
compras, en donde el correo sirve como soporte para la asignación de un
extra-costo.
• La orden de compra es enviada al proveedor víae-mail, y este debe
confirmar la aceptación de la orden mediante una factura proforma, con el
fin de comparar precios, cantidades, ítems y sacar un resumen de las
diferencias si las hay, se informa al jefe de compras, para que este defina el
origen de la misma y luego se proceda a la producción del material.
• Al ser confirmada la orden por las dos partes, el asistente de importaciones
debe proceder con un seguimiento para asegurar que el proveedor cumpla
con la fecha pactada en la factura proforma, este seguimiento se hace a
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través del programa UNOEE, pues allí se pueden visualizar todos los ítems
que están pendientes por entrar a Magnetrón, con sus respectivas fechas.
• Una vez es enviada la factura comercial por parte del proveedor, la orden
de compra pasa a ser una orden de compra en tránsito (OCT), el cual es un
documento que define que el material se encuentra en tránsito
internacional.
• A partir de este momento este proceso pasa a manos del departamento de
comercio exterior el cual es el encargado de dar instrucciones de
embarque, seleccionando embarcador e informando al proveedor para así
coordinar envíos. En este proceso es vital hacer seguimiento para tener en
cuenta fechas de embarque, o información sobre posibles retrasos.
• Cuando el proveedor emite los documentos soportes estos son enviados al
agente aduanero para realizar los trámites de nacionalización en puertos.
Estos documentos son:
Factura comercial
Lista de empaque
Certificado de origen (no aplica para todo)
Certificados de calidad
Documentos de transporte (no aplica para todo)
Otras de las funciones del asistente de compras internacionales,están
relacionadas con los siguientes procesos:
• Una vez el material ha llegado a la compañía, debe pasar por unas pruebas
de calidad, y en caso de que el material presente defectos o no
conformidades, se realiza una reclamación la cual se diligencia en la matriz
de fallas proveedores del exterior F-PC1-09. Esta matriz aplica
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paraMagnetrón Zona Franca y Magnetrón Pereira; cuando la falla es
registrada en Zona Franca la única forma de reponer material es por medio
de nota crédito, pues por normatividad no se pueden aceptar reposiciones
de material. Al enviarle información al proveedor se deben anexar
fotografías, a diferencia de las reclamaciones nacionales.
• Actualización de las hojas de vida de los proveedores críticos, pues en las
auditorias estas son revisados minuciosamente, deben estar al día sus
certificados, y deben tener un registro de calificación anual.
• Llevar al día la matriz de costos importados, en donde se calcula cada ítem
puesto en zona franca y puesto en magnetrón Pereira de acuerdo a unos
factores de importación generados trimestralmente por el departamento de
comercio exterior, influye también la TRM, un cambio constante de precios
por parte del proveedor. Esta matriz es importante tanto en el departamento
de compras como en el de ventas, pues es una base para brindarle
información a Ventas e Ingeniería en las cotizaciones o licitaciones en las
que participa la compañía y donde se necesita determinar el margen de
venta de acuerdo a un presupuesto.
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3. EJE DE INTERVENCIÓN
Plantear sugerencias que faciliten la ejecución de acciones correctivas aplicadas
al proceso de restructuración por el que está atravesando el departamento de
Compras, esto con el fin de retroalimentar las gestiones del área de compras
internacionales.
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4. JUSTIFICACIÓN DE LA INTERVENCIÓN
Debido a la restructuración de los procesos ejecutados por el departamento, se
hace necesario realizar un monitoreo constante de los procesos del mismo, esto
con el fin de obtener los resultados esperados, identificando oportunidades de
mejora y planteando posibles acciones correctivas para que este trabaje en
conjunto con los demás departamento involucrados en el proceso
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5. OBJETIVOS
5.1 OBJETIVO GENERAL
Documentar el proceso que se está ejecutando en el área de Compras
internacionales con el fin de identificar las posibles acciones correctivas en aras de
mejorar y perfeccionar los procesos.
5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Documentar los procesos que está desarrollando el área de Compras
Internacionales.
• Identificar posibles acciones correctivas para el área con el fin de promover
el mejoramiento continuo del departamento.
• Actualizar la matriz de costos de materiales importados para darle mayor
trazabilidad a los mismos en los diferentes departamentos que participan en
el proceso.
• Revisar matriz de reclamaciones de materiales con no conformidades para
así argumentar las mimas.
• Actualizar la base de datos de proveedores críticospor categorías de
materiales para garantizar que cumplen con la normativa y requerimientos
internos de la compañía.
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6. MARCO TEÓRICO
Existen varios tipos de empresa, pueden ser comerciales, de servicios o
industriales; el tipo de empresa que se tuvo en cuenta a lo largo de este trabajo es
de tipo industrial por su producción en general. Este tipo de compañías requieren
por obligación de un espacio físico para que se lleve a cabo un proceso de
transformación de materia prima, de almacenamiento de stock, así mismo de un
adecuado espacio para su área administrativa pues es de allí donde nace un
departamento para la comercialización del producto terminado.
G, Damian. (2011). Cuales son las áreas de una empresa.
http://www.economias.com/2011-01-02/5545/%C2%BFcuales-son-las-areas-de-
una-empresa. (1Mayo 2012).Es fundamental saber cuáles son las áreas de una
empresa para entender bien como funciona. Generalmente una empresa consta
de al menos cinco áreas funcionales básicas de trabajo. Cabe destacar que estas
áreas son generales, es decir que no siempre están en todas las empresas, sino
que se adaptan las áreas que se necesitan de acuerdo a las necesidades de la
misma. Estas dependen unas de otras para su adecuado funcionamiento, y varían
de acuerdo a la magnitud de sus negocios, de su personal, de su capital, entre
otros factores. Generalmente una compañía consta de 5 áreas básicas, las cuales
son:
• Dirección general
• Administración
• Mercadotecnia
• Producción
• Finanzas y contabilidad
CUESTA, Mariana. (2005). La importancia de la calidad y especificaciones en las compras
de una empresa. http://www.gestiopolis.com/canales5/ger/lamporcompras.htm. (1 Mayo 2012).
El área administrativa toma en cuenta todo lo relacionado con el funcionamiento
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de la empresa. Desde la contratación del personal hasta la compra de insumos, el
pago del personal, la firma de los cheques, la limpieza del local, el pago a los
proveedores, el control de los inventarios de insumos y de producción, la gestión
del negocio son parte de esta área.
La compra de insumos es de gran importancia, en especial para una compañía
productora de bienes, ya que para entregar el producto final, este debe de pasar
por un respectivo proceso de producción el cual requiere cierta cantidad, tipo de
material, entre otras especificaciones para el mismo.
GARCÍA CASANOVA, M Ana Libia. (2011). Gestión de
compras.http://www.buenastareas.com/ensayos/Gesti%C3%B3n-
DeCompras/2915449.html (1 Mayo 2012). El departamento de compras es tan
importante como cualquier otro departamento de la empresa, dicho departamento
deberá estar perfectamente estructurado para poder ejecutar las acciones
pertinentes que generaran que el producto no tenga un costo elevado para el
consumidor final, es el encargado de adquirir los productos y gestionar los
servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa, para que ésta
pueda conseguir los objetivos marcados, además se encarga de negociar con los
proveedores, requerirles presupuestos respecto de los bienes o servicios, y
discutir presupuestos.
Esta gestión se logra a través de la coordinación del departamento con otras
áreas, de un trabajo continuo, puesto que la empresa es productora de un bien,
por lo tanto se necesita de material para producción, pero es una necesidad que
nace en el departamento de ventas, ya que a partir de las exigencias de un cliente
se requiere cierto tipo y cantidades de material.
GIL ESTALLO, María de los Ángeles, GINER, Fernando. Como crear y hacer
funcionar una empresa. Editorial: Esic. (10-03-2010). 453 p. Compras vela por
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cumplir con las exigencias de los clientes internos, “obteniendo las cantidades de
artículos necesarios para que no se interrumpa la producción con los mínimos
costes (cantidad económica de pedido); obteniendo artículos de calidad y a
precios apropiados: proveyendo la entrega de artículos en el momento oportuno;
actuando en función del personal de compras disponible; informando sobre
nuevos materiales, equipos.
Es importante resaltar que muchas de las compras programadas se originan en el
departamento de planeación, allí básicamente se establecen planes semanales de
acuerdo a las necesidades presentadas por: ventas previstas por el departamento
comercial, falta de materiales en el área de producción, ingeniera y desarrollo,
inventarios. También se debe tener en cuenta presupuestos elaborados por el
área financiera.
De acuerdo al presupuesto que maneja el encargado del área de compras en la
compañía se escoge entre la mejor oferta por proveedores teniendo en cuenta
precio, tiempo de entrega, condiciones de pago, calidad, y que este sea un
proveedor confiable y sobre todo cumplido, pues la experiencia en el
departamento ha mostrado que los vendedores en ocasiones por no perder una
venta, ofrecen el producto ya sea que no lo tengan o con largos tiempos de
entrega no informados al momento de pactar la orden.
Las empresas pasan por varias etapas a lo largo de un año, ya que hay meses
que son mejores para las ventas que otros meses, durante el tiempo frio en
ventas, las compras deben reducirse, se hacen análisis del material a comprar, se
evita pagar anticipos, y hasta se renegocia con proveedores tiempos de pago.
Para tomar medidas de contingencia se hacen reuniones con el presidente de la
compañía, en donde se establecen nuevas acciones a tomar, un ejemplo de estas
es que las requisiciones solicitadas por el cliente interno, deben pasar a manos del
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presidente y este es quien decide si se compra o nose compra, también toma en
cuenta cotizaciones, y así mirar cual es la más conveniente.
Al tener en cuenta si una compra es conveniente se analiza cual plaza es mejor
para realizar las compras sin nacional o extranjera (importadas).
RODRÍGUEZ VALENCIA, Joaquín. Administración de pequeñas y medianas
empresas.Quinta Edición. CengageLearningEditores, 20/04/2002 - 340 páginas.
Las compras nacionales son las que se efectúan dentro de las fronteras de un
país, con arreglo en las leyes del mismo y pueden subclasificarse en:
Locales: Cuando se realiza en la misma plaza
Foráneas: Cuando se concretan en plazas distintas, pero dentro del mismo país.
Estas varían en el tipo de material que se necesite y en cuan costoso sale
importando o comprándolo en el país de origen de la compañía.
Las compras internacionales son aquellas que se efectúan entre dos o más
países, rigiéndose por las leyes de los países en que se realizan (importaciones y
exportaciones).
Compras de importación: Aquellas que se hacen directo a un proveedor
extranjero o a través de los canales de distribución del exportador extranjero
establecido en el país importador.
Compras para exportación: Son aquellas adquisiciones de materiales de
fabricación nacional o extranjera que se realizan con el fin de exportar a uno o
varios países del exterior.
La finalidad del departamento de compras se deduce la importancia de su
participación en el área productiva de la empresa, ya que una decisión mal tomada
a la hora de adquirir un producto puede costar grandes sumas de dinero, y no solo
eso, también puede acabar con el prestigio y la buena fe que las personas le
tengan a una compañía. Por ende el hecho de que un material sea más barato en
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comparación con otros no siempre significara que esta será la mejor opción de
compra y aunque represente costos más bajos de producción, y una mejor oferta
al publico del bien final, no siempre indicara que ese bien sea el mejor ya que la
calidad de sus materias primas determina la calidad de su producto final.
Por lo tanto al querer evaluar mejores formas para convertir la empresa en una
compañía competitiva no solo es trabajo de un solo departamento como se pueda
dar a entender con el departamento de compras, es todo un trabajo compartido en
donde cada quien debe colocar su mejor esfuerzo, por ejemplo Compras tiene
gran influencia a la hora de la adquisición de materia prima para la producción, y
dependiendo de la filosofía que la empresa busque sea vender a precios muy
bajos o ya sea que la calidad este primero que el precio, se debe tener cierto
criterio para tomar decisiones e ir bajo un mismo objetivo conjunto los otros
departamentos, si se busca reducir costos pero mantener una calidad en
producción se pueden tener en cuenta otro tipos de factores como lo es: la mano
de obra, evaluación de inventarios para no incurrir en una baja rotación, el
controlar la eficiencia en el uso de recursos, concluyendo lo anterior la empresa es
competitiva a medida que esta cumpla con su razón social y genere las suficientes
ganancias para su propia sostenibilidad y la de sus trabajadores.
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7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
27
8. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
.
• Documentar procesos: El área de compras maneja un instructivo, donde
se informan las actividades a realizar. Después de dicha restructuración en
el departamento, este instructivo se vio obligado a modificarse. Por lo tanto
los integrantes de esta área se reunieroncon el fin de estandarizar procesos
y eliminar aquellos que ya no hacen parte de las funciones. Cabe resaltar
que todo lo escrito en este libro, debe ser verificable, pues la compañía
cuenta con certificaciones que representan para Magnetrón auditorias cada
vez que se requieran.
• Acciones correctivas: Con el fin de un mejoramiento continuo,
constantemente se deben presentar acciones correctivas. En este momento
el departamento de compras se vio en la obligación de implementar mayor
seguridad en sus procesos de compra debido a las exigencias de la norma
BASC. Se han implementado acciones correctivas como: exigirle mayores
documentos a los proveedores, en especial a los clasificados como
“críticos”, administrar correctamente la hoja de vida de estos y crear un
archivo virtual al que se pueda tener acceso en cualquier momento,
también se abrió una acción correctiva la cual consta de administrar
órdenes de compra de activos fijos, en la cual se debe archivar como fue la
negociación, la orden de compra, los anticipos que se hayan hecho.
• Matriz de costos: La acción correctiva que se ha estado implementando,
sirve para actualizar los precios cada vez que llega una factura en los
diferentes modulo de UNOEE (Magnetrón Pereira, Zona Franca) y en la
matriz de costos. Así mismo cuando se crean ítems nuevos, se les pide su
respectiva cotización, subiendo esta información en un modulo de UNOEE
llamado manufactura - costos en cero. La importancia de esto, es actualizar
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a la vez la matriz, pues esta se presenta cada que se requiera en un comité
que convoca la alta dirección de la compañía.
• Matriz de reclamación de materiales F-PC1-09: Se deben administrar
ambas matrices, materia prima nacional e importada. Los principales
objetivos de esta matriz son: que el proveedor tome conciencia e
implemente acciones correctivas y preventivas de acuerdo a la reclamación
que se le realizo, para evitar posibles fallas de calidad, de embalaje o que
no haga falta algún certificado de calidad. El recepcionista del almacén de
Magnetrón Pereira Y Magnetrón Zona Franca desarrolla un trabajo conjunto
con personal de calidad, pues son los encargados de inspeccionar la
materia prima y subir estas reclamaciones a la matriz, donde el asistente de
compras internacionales se encarga de proceder con estas ante los
proveedores. Anteriormente con esta matriz se presentaban muchos
problemas entre el área del almacén y el de compras, pues la matriz no
mantenía actualizada, y cabe resaltar que esto es de carácter importante
pues hay materia prima que es considerada como critica para la
organización, pero con acciones correctivas y con un trabajo conjunto de
estas dos áreas este problema ha mostrado una gran disminución.
• Proveedores Críticos: Debido a la compañía estar certificada BASC, ISO
9001, ISO 14001 es muy importante tener en cuenta ciertos requisitos
como: clasificar los proveedores que manejan materia prima critica, puede
ser por riesgo de ser contaminada, o por su necesidad de consumo en la
compañía, así mismo los que manejan materia prima peligrosa, pues ciertas
certificaciones exigen el que estos cumplan con unos acuerdos. La falencia
que presenta el departamento ante este tema, es que sigue un poco
desorganizado antes las certificaciones que cada proveedor debe tener,
pues estas solo se revisan cuando se encuentran próximos a una auditoria.
Por lo tanto hay que seguir trabajando en continuar con un orden
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másestricto ante esto, ya que podrá pasar que el día en que se encuentre
en una auditoria estas certificaciones no alcancen a llegar a tiempo,
representando esto una no conformidad.
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9. CONCLUSIONES YRECOMENDACIONES
En primer lugar el departamento de compras nacionales debe simplificar el
proceso del envío de órdenes de compra y buscar la manera de que el proveedor
cumpla con las fechas de entrega del material ya que un retraso en la entrega del
mismo compromete seriamente la producción; también porque el hecho de tener
que estar llamando constantemente a preguntar las razones del atraso demanda
una gran parte del tiempo que podría ser utilizado en otras cosas.
En segundo lugar, a manera muy subjetiva se expresa la importancia de mantener
el puesto de asistente de compras internacionales bajo la responsabilidad de una
persona que tenga dominio sobre el sistema UNOEE, que conozca la dinámica
empleada para el envío y seguimiento de órdenes de compra así como el manejo
de la matriz de costos y un nivel de inglés avanzado. Esto debido a que la
propuesta inicial que hay sobre este cargo es de una practicante universitaria, por
propia experiencia se indica que sería un trabajo muy tedioso para todo el
departamento de compras debido a la capacitación constante que esto requiere
para estar cambiando de personal cada seis meses.
Concluyendo este trabajo de práctica, se evidencio que el hecho de tener que
depender de terceras personas, los reprocesos que se generan para que ciertas
actividades sean aceptadas han sido analizados por el departamento y han estado
elaborando diagnósticos con el propósito de ejercer acciones correctivas y planes
de acción.
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10. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
• G, Damian. (2011). Cuales son las áreas de una empresa.
http://www.economias.com/2011-01-02/5545/%C2%BFcuales-son-las-
areas-de-una-empresa. (1Mayo 2012).
• CUESTA, Mariana. (2005). La importancia de la calidad y especificaciones en las
compras de una empresa.
http://www.gestiopolis.com/canales5/ger/lamporcompras.htm. (1 Mayo 2012).
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