El Estudio OrganizacioinalConceptos y herramientas

UNIVERSIDAD DE SAN JOSÉ

BACHILLERATO EN ADMINSTRACIÓN DE EMPRESAS

Evaluación de Proyectos

Formulación y Evaluación de Proyectos:

Sesión VIII

• Entrega y revisión de examen• Desarrollo tema: El Estudio

Organizacional(información teórica y practica)

La Preparación de Proyectos:

DiagnósticoEstudio deMercado

EstudioTécnico

EstudioOrganizacional

EstudioFinanciero

EstudioAmbiental

ESTUDIO ORGANIZACIONAL

Concepto:

Estudio Administrativo consiste en determinar los aspectos organizativos que deberá considerar una nueva empresa para su establecimiento.

SL

ESTUDIO ORGANIZACIONAL

Debemos:

oDeterminar capacidad ejecutora de las entidades responsables del proyecto,

oAnalizar el ambiente donde se pretende realizar el proyecto.

oRelaciones interinstitucionales.o Identificar necesidades administrativas,

personal, entre otras.

Planeación estratégica

Estructura organizacional

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2

ESTUDIO ORGANIZACIONAL

Planeación de recursos humanos

3

Planeación estratégica

Estructura organizacional

1

2

ESTUDIO ORGANIZACIONAL

Planeación de recursos humanos

3

Proceso de desarrollo e implementación de planes para alcanzar propósitos, objetivos y metas.

El acto de definir las metas de la organización, determinar las estrategias para alcanzarlas y trazar planes para integrar y coordinar el trabajo de la organización.

PLANEACIÓN ESTRATEGICA

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DESORIENTADOS... (1/3) CONVERSACIÓN REAL GRABADA DE LA FRECUENCIA DE EMERGENCIA MARÍTIMA (CANAL106) EN LA COSTA DE FINISTERRA (GALICIA), ENTRE GALLEGOS Y NORTEAMERICANOS, EN OCTUBRE, 16 DE 1997 (dicen que es verídico).

-Gallegos:...(ruido de fondo).... Les habla el A-853, por favor, desvíen su rumbo quince grados sur para evitar colisionarnos... Se aproximan directo hacia nosotros, distancia 25 millas náuticas.- Americanos: ... (Ruido de fondo)...Recomendamos que desvíen su rumbo quince grados norte para evitar colisión.- Gallegos: Negativo. Repetimos, desvíen su rumbo quince grados sur para evitar colisión.Americanos: ... (Otra voz americana) Al habla el Capitán de un navío de los Estados Unidos de América. Insistimos, desvíen ustedes su rumbo quince grados norte para evitar colisión.- Gallegos: No lo consideramos factible ni conveniente, les sugerimos que desvíen su rumbo quince grados sur para evitar colisionarnos.

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DESORIENTADOS... (2/3)

- Americanos: ... (Enojado) LES HABLA EL CAPITÁN RICHARD JAMES HOWARD, AL MANDO DEL PORTAAVIONES USS LINCOLN, DE LA MARINA DE LOS EE.UU., EL SEGUNDO NAVÍO DE GUERRA MÁS GRANDE DE LA FLOTA NORTEAMERICANA, NOS ESCOLTAN DOS ACORAZADOS, SEIS DESTRUCTORES, CINCO   CRUCEROS, CUATRO SUBMARINOS Y NUMEROSAS EMBARCACIONES DE APOYO. NOS  DIRIGIMOS HACIA AGUAS DEL GOLFO PÉRSICO PARA PREPARAR MANIOBRAS  MILITARES ANTE UNA EVENTUAL OFENSIVA DE IRAQ. NO LES SUGIERO... ¡LES   ORDENO QUE DESVÍEN SU CURSO QUINCE GRADOS NORTE! EN CASO CONTRARIO NOS   VEREMOS OBLIGADOS A TOMAR LAS MEDIDAS QUE SEAN NECESARIAS PARA   GARANTIZAR LA SEGURIDAD DE ESTE BUQUE Y DE LA FUERZA DE ESTA COALICIÓN.   UDS. PERTENECEN A UN PAÍS ALIADO, MIEMBRO DE LA OTAN Y DE ESTA COALICIÓN, POR FAVOR, OBEDEZCAN INMEDIATAMENTE Y QUITENSE DE NUESTRO CAMINO.

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DESORIENTADOS... (3/3)

- Gallegos: Les habla Juan Manuel Salas Alcántara. Somos dos personas. Nos escoltan nuestro perro, nuestra comida, dos cervezas y un canario que ahora está durmiendo. Tenemos el apoyo de Cadena Dial de La Coruña y el canal 106 de emergencias marítimas. No nos dirigimos a ningún lado ya que les hablamos desde tierra firme, estamos en el faro A-853 Finnisterra, de la costa de Galicia. No tenemos la más mínima idea del puesto en que estamos en el ranking de faros españoles. Pueden tomar las medidas que consideren oportunas y les dé la regalada gana para garantizar la seguridad de su barquito, que se va a hacer hostia contra las rocas, por lo que volvemos a insistir y le sugerimos que lo mejor, más sano y más recomendable es que desvíen su rumbo quince grados sur para evitar colisionarnos..."

Definir una visión y una misión.

Diagnosticar los ambientes externo e interno

de la organización.

Desarrollar objetivos, metas e indicadores.

Crear y seleccionar estrategias.

Implementar y controlar.

PLANEACIÓN ESTRATEGICA

Marcar la dirección de la empresa.

Reducir la incertidumbre.

Reducir los desechos y las redundancias.

Establecer criterios de control.

Objetivos

PLANEACIÓN ESTRATEGICA

Preparación para cambios inesperados en el medio ambiente.

Descubrir nuevas oportunidades.

Anticipar y evitar problemas futuros.

Desarrollar cursos de acción efectivos.

Comprender las incertidumbres y riesgos con varias opciones.

Utilización

PLANEACIÓN ESTRATEGICA

Planeación estratégica

Estructura organizacional

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ESTUDIO ORGANIZACIONAL

Planeación de recursos humanos

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Funcional: reúne en un departamento a todos los que realizan una actividad o varias actividades relacionadas entre sí.

Por producto o servicios: se agrupan actividades que hacen referencia a productos o servicios similares entre sí.

Por territorio ó área geográfica: se divide el sector según las áreas geográficas en las cuales trabaja.

Por cliente: se basa en el tipo de clientela.

Estructura organizacionalDepartamentalizar:

Como representar una estructura organizacional:

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa u organización.

Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.

Indica como están ligados los departamentos a lo largo de las principales líneas de autoridad.

Concepto de organigrama:

Doble finalidad:

◦ Desempeña un papel informativo, al permitir que los integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ellas que conozcan, a nivel global, sus características generales.

◦ Es un instrumento para realizar análisis estructurales al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones gráficas, las particularidades esenciales de la organización representada.

Finalidad de organigrama:

Forma:

◦Horizontales

Tipos de organigramas:

Vertical

Forma:

◦Circular

Tipos de organigramas:

Forma:

◦Sectorial ó Radial

Tipos de organigramas:

Tipos de organigramas:

Clase:

◦Unidades organizativas.

Tipos de organigramas:

Clase:

◦Cargos ó Puestos.

Nombre del cargo

Funciones que debe desempeñar quien ocupe el cargo

Herramientas con que habrá de trabajar quien ocupe el cargo: microcomputador, equipos automatizados, equipos especiales, etc.

Requisitos que debe satisfacer quien ocupe el cargo. Se concentran en cuatro grandes factores: habilidad (conocimientos, experiencia), esfuerzo (esfuerzo físico, mental y visual), responsabilidad (responsabilidad de bienes, equipo o trámites) y condiciones de trabajo (medio ambiente y riesgos)

Puestos y Cargos:

Ejercicio sobre organigramas:

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o Desarrolle el siguiente ejercicio, una vez finalizado, realice recomendaciones a la estructura organizacional.

Ejercicio Organigramas – El Mueble Azul S.A.Objetivos: Documente por medio de un organigrama la información que se

detalla a continuación. Detecte errores y realice sugerencias si considera necesario.

La empresa “El mueble Azul” se dedica a la fabricación y comercialización de muebles para el hogar e insumos de oficina. Se encuentra bajo la dirección de la Gerencia General, integrada por las Gerencias de: Producción, Recursos Humanos y Ventas.

La gerencia de Ventas se encuentra dividida en un departamento y una sección. El departamento se dedica a las ventas y tiene a cargo los vendedores . La sección que posee la Gerencia de Ventas, se dedica exclusivamente a la facturación de las ventas.

La Gerencia de Producción se encuentra departamentalizada por productos: Muebles de oficina y Muebles para el hogar, lo cual facilita la administración y división de las tareas a realizar. La compra de materia prima de los departamentos, se realizan mediante la sección Compras, que depende directamente de la Gerencia de Producción.

La Gerencia de Recursos Humanos, se encuentra dividida en una sección Reclutamiento (con una oficina de Búsqueda de oferentes), y un departamento de Capacitación. En este último se encuentran dos secciones (Orientación y motivación), cumpliendo así, las tareas que le son propias.

Además, la Gerencia General posee un asesor en materia contable que ayuda a controlar los resultados de la consultora contratada.

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Planeación estratégica

Estructura organizacional

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ESTUDIO ORGANIZACIONAL

Planeación de recursos humanos

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Recursos requeridos: mano de obra, equipo y materiales

Cantidad de cada recurso

Papel, responsabilidad y habilidades de la mano de obra

Especificación del equipo para el personal administrativo requerido

Recursos materiales y cantidades requeridas

PLANEACIÓN DE RH

Planificar, con una visión de futuro que permita proveer los requerimientos y proyecciones de la empresa a largo plazo.

Reclutar o atraer candidatos destinados a ocupar plazas existentes o mantenerlos en reserva para requerimientos futuros.

Seleccionar, es decir, elegir y ubicar al trabajador en el puesto adecuado.

PLANEACIÓN DE RH

Capacitar, que consiste en detectar las deficiencias en el rendimiento, proporcionar habilidades y reforzar conocimientos del personal antiguo.

Evaluar, a fin de proporcionar una descripción exacta y confiable de la manera en que el empleado se desempeña en su puesto.

PLANEACIÓN DE RH

¿Cuántos colaboradores tendremos previsiblemente, con qué calificación, cuándo, en qué departamentos y con qué trabajo?

PLANEACIÓN DE RH

Los objetivos de la organización. Los objetivos de los recursos humanos dados en cantidad y calidad de sus empleados se van a derivar de los planes estratégicos de la empresa.

Las demandas de los recursos humanos. Hay que determinar la habilidad, capacidad y conocimiento que necesiten para lograr un objetivo y esto se expresa en tipo y número de empleados.

PLANEACIÓN DE RH

PLANEACIÓN DE RH

La planeación se dividen en dos grandes grupos:

Fuentes InternasLas fuentes internas de la planeación de recursos humanos se refieren a la propia organización.

Fuentes Externas Es necesario considerar los pronósticos sobre que lo que se espera ocurrirá en el ambiente de la organización, pues esto influirá sobre ella.

Nombre del

Cargo

Funciones

Herramientas

Requisitos

GERENTE GENERAL

1. Aprobar programas y presupuestos

2. Interpretar estados financieros 3. Estudiar contratos 4. Revisar y analizar estadísticas

1. Microcomputador 1. Título universitario en ingeniería 2. 10 años de experiencia en cargos

similares 3. Experto en sistemas

JEFE DE PRODUCCIÓN

1. Analizar los mercados y pronósticos de ventas 2. Estudiar problemas de producción 3. Supervisar la realización de programas y calidad de los productos

1. Microcomputador 2. Equipo para control de

calidad

1. Ingeniero mecánico 2. 10 años de experiencia en cargos similares 3. Conocimientos de inglés

JEFE DE VENTAS

1. Estudiar situación del mercado y programas de fabricación 2. Analizar pronósticos de ventas 3. Visistar clientes importantes

1. Microcomputador 2. Telefax

1. Título universitario 2. 8 años de experiencia en cargos similares

JEFE DE CONTABILIDAD

1. Aprobar presupuestos 2. Estudiar costos e interpretar estados financieros 3. Mantener contactos con gerentes de bancos 4. Autorizar conseción de créditos, bonificaciones, etc.

1. Microcomputador 1. Ser Contador Público Titulado 2. 10 años de experiencia en cargos similares

JEFE DE PERSONAL

1. Analizar resultados de las técnicas de personal que se implanten 2. Informal al Gerente movimientos de personal 3. Juntas con personal sindicato 4. Tramitar selección de personal 5. Investigar técnicas de personal de otras empresas

1. Microcomputador 1. Ser Administrador de Empresas o Abogado 2. 5 años de experiencia en cargos similares

SECRETARIA DEL GERENTE

1. Solicitar información y transmitir órdenes, etc. a diversos jefes 2. Realizar comunicaciones telefónicas del Gerente 3. Trabajos de mecanografía y archivo

1. Procesador de textos 2. Máquina de escribir 3. Telefax 4. Equipo de archivo

1. Titulo en secretariado bilingüe 2. 5 años de experiencia 3. Experiencia en manejo de equipo de oficina

PLANEACIÓN DE RH

PLANEACIÓN DE RH/ GASTOS

Nombre del cargo Número de personas

Asignación mensual 1/

Valor anual

Gerente General 1 $ 800 000 $ 9 600 000

Gerente Recursos Humanos

1 600 000 7 200 000

Gerente Financiero 1 600 000 7 200 000

Jefe de Ventas 1 400 000 4 800 000

Jefe de Transporte 2 400 000 9 600 000

Secretaria de Gerencia 5 150 000 9 000 000

Secretaria 4 120 000 5 760 000

Conductor 3 80 000 2 880 000

Aseadora 2 60 000 1 440 000

Vigilante 3 50 000 1 800 000

TOTAL ANUAL $ 65 000 000

1/ La asignación mensual debe incluir el sueldo y la totalidad de las prestaciones sociales

Sesión No. 8Ejercicios.

◦Realice la planeación de RH para la empresa que propuesta para su proyecto final, como mínimo defina: nombre del cargo, funciones, herramientas, requisitos, cantidad de funcionarios por puesto, salario mensual y anual.

Sesión VIII:◦Adelanto estudio Organizacional

Defina planeación estratégica. Establezca estructura organizacional. Defina la planeación de RH: planificar,

seleccionar, capacitar, evaluar.

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