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ENCUESTA PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN
ACTUAL DE LOS CENTROS RED SINA
I. ENTORNO INSTITUCIONAL
1) ¿Cuál es el rol que cumple el centro de información en la institución?
Se observa en la gráfica que el 38% de los Centros tiene el rol de proveer, mantener y
dar a conocer información de consulta.
2) ¿A cuál área o departamento depende? ¿Esta relación es acorde con los objetivos del
centro? ¿Por qué?
12%
12%
12%
13% 13%
38%
Aumentar conocimiento ambiental
Capacitación y formación ambiental
Satisfacer necesidades de información
Divulgación de información
Consulta e investigación
Proveer , mantener y dar a conocerinformación de consulta
14%
29%
14%
43%
Subdirección deAdministraciónAmbiental
Subdirección dePlaneación ySistemas deInformaciónGrupo deEducaciónAmbiental
SubdirecciónAdministrativa yFinanciera
10%
90%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Acorde No acorde
Series1
2
En la gráfica se muestra la distribución del área o del departamento al cual corresponde
cada centro.
Respecto a la pregunta si la relación es acorde con los objetivos del Centros, la respuesta
del 90% es afirmativa, debido a que:
- Proporciona los medios necesarios para llevar a cabo nuestras actividades y
gestionar la adquisición de documentos y elementos que se requieran para prestar
un mejor servicio y contribuir con las consultas e investigaciones de nuestros
usuarios.
- Su deber es formar en cuanto a Educación Ambiental se refiere.
- presta asesoría académica y apoya a las campañas realizadas por el área de
Educación Ambiental
No es acorde 10% debido a que pertenece a la Subdirección administrativa y financiera,
estaría acorde si dependiera de Educación Ambiental para que haya una coyuntura del
Centro De Información con todos los programas de Educación que emprenda la
Corporación.
c) ¿Qué tipo de apoyo recibe el CI del área a la que pertenece y de la institución en
general? Este apoyo puede ser: capacitación, equipamiento, personal, apoyo financiero,
apoyo técnico y profesional, proveedor de información.
50%
12%
12%
13%
13%
Capacitación y apoyo técnico
Presupuesto
Logístico y Financiero
Optimización de espacio parael CI
Ningún apoyo
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d) ¿Considera que los servicios que ofrece el CI satisfacen las necesidades de los
usuarios internos y externos?
El 62% de los encuestados considera que los servicios que ofrece el CI satisfacen las
necesidades de los usuarios. Por otra parte el 13% cree que no satisfacen las
necesidades debido a:
- Que el CI está fuera de servicio contaminación con ácaros.
El 25% de los encuestados cree que algunas veces satisfacen las necesidades de los
usuarios debido a:
- Falta una base de datos para realizar búsqueda y recuperación de información y
no que solamente dependa de la capacidad de nemotecnia de los que atienden el
centro de información.
- Se pueden mejorar en muchos aspectos que serán de gran utilidad para los usuarios en general
- No todas las solicitudes de información se pueden atender por falta de
documentación física o digital.
62% 13%
25%
Si No Algunas veces
4
e) ¿Utiliza algún instrumento(s) que le permite valorar la percepción de estos usuarios?
Pueden ser: estadísticas, consultas directas o por medios electrónicos, monitoreo del
servicio de préstamo de préstamo, evaluación de las solicitudes de apoyo para el uso de
los servicios, otro.
Se evidencia que el 63% de los Centros de documentación no cuentan con instrumentos
estadísticos que le permitan valorar la percepción de los usuarios.
f) De acuerdo al sistema o sector al que pertenece el CI de información (ambiental,
Sistema Nacional de Gestión del Riesgo), ¿cuál considera usted, es el aporte de este
Centro en su departamento, al conocimiento y difusión de información sobre gestión del
riesgo de desastres?
37%
63%
No Si
25%
25%
12%
25%
13% Conocimiento
Difusión de Información
Servicios de información
Disposición de informacióntécnica
Ninguno
Si: Consultas directas; encuestas de
satisfacción, mailing.
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g) En su institución conocen la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
y que percepción tienen de ella.
El 100% de los centros de información encuestados conocen sobre la Unidad Nacional
para la Gestión del Riesgo de Desastres, teniendo una opinión favorable respecto a su
gestión y apoyo a comunidades.
II. FUNCIONAMIENTO DEL CI
1) Personal:
a- ¿Cuántas personas laboran en el centro?
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Si No
Series1
Corpoamazonia y sus
sedes
Corpoboyaca
Corpochivor
Corpoguajira
CardiqueCorpoguav
ioCorpomoja
naCortolima
Series1 4 1 1 1 2 1 1 1
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
# ca
nti
dad
de
pe
rso
nal
6
Observando la gráfica se evidencia que en cada centro encuestado únicamente labora
una persona.
b- Refiérase al perfil profesional de cada uno y jornada de trabajo.
Tecnólogo Bienestar Social Secretaria ejecutiva Auxiliar Administrativa
Técnico Archivística / Estudiante de bibliotecología Tecnólogo en traducción y Turismo Técnico en sistemas y gestión ambiental Técnico en contabilidad sistematizada Secretaria
Comunicadora social
Técnico Administrativo
Administradora de empresas
Profesional Universitario
Respecto al perfil del personal que labora en los CI, se evidencia que el 95% no tiene
formación en área de ciencias de la información y el 5% tiene formación técnica y sigue
estudios en bibliotecología.
c- ¿Este personal es suficiente para el funcionamiento del Centro?
d- Describa resumido las funciones y tareas del personal.
Organización del CI
Elaboración fichas bibliográficas
Relaciones entrada y salida de documentos
Adquisición del material bibliográfico
5%
95%
TécnicoArchivística
Otrasespecialidades
12%
88%
Si
No
7
Registros índice general CI
Actualización base de datos
Orientación al usuario
Elaborar inventarios
Elaborar Boletines
Ingreso de información a sistemas bibliográficos
Preparar informes
Asistencia técnica y operativa
Participar en actividades de la organización
Participar en planes de acción y de mejora
Realizar procesos técnicos
Actividades de extensión ambiental
Realizar estrategias de divulgación
Promisión de servicios de información
Realizar depósito legal y canje
Formulación de proyectos
Descarte de material bibliográfico
Funciones de archivo
2) Recursos financieros
a- ¿De dónde provienen las fuentes para el financiamiento de Centro? Institucional, otro.
70%
20%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
Institucionales No existe
8
b- ¿El Centro tiene autonomía para la gestión del recurso financiero?
c- ¿El presupuesto asignado por la institución satisface las necesidades del centro?
e- ¿Tiene autonomía para gestionar fondos por medio de la venta de servicios, proyectos
de cooperación, donaciones, otro?
12%
88%
Si
No
12%
63%
25%
Si
No
No tienepresupuesto
0%
100%
0%
50%
100%
150%
Si No
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3) Gestión de información
a- Refiérase a los criterios y metodología(s) del Centro para la selección de información y
análisis documental.
b- ¿Con qué base de datos cuenta y qué software bibliográfico y herramientas utiliza para
la gestión de información?
25%
12%
25%
25%
13%
Título del gráfico
Criterios ambientales
Por autoridad-Relevancia-Profundidad-Actualidad yAntigüedadPor temáticas
Identificación decolecciones
12%
62%
13%
13% Ninguna
Win-isis
Excel
Koha
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c- ¿Cuáles medios de Internet utiliza para apoyar esta gestión? Sitio web del centro e
institucional, redes sociales, listas de discusión, sitios y publicaciones especializadas,
otro.
c- De lo mencionado, ¿cuáles recursos son de uso exclusivo del Centro y cuáles están
disponibles a los usuarios?
e- Refiérase a las ventajas y limitaciones de los recursos mencionados.
Ventajas
Win-isis facilita tener relacionada la documentación
Se comparte información por red (KOHA)
Catalogo en línea comparte información a nivel mundial
Limitaciones
Win-isis: obsoleto, no soporta versiones nuevas, no arroja reportes, no acceso a línea, no préstamo, no seguridad a la información, ingreso de información de forma dispendiosa
No tener micrositio propio
No hay difusión (marketing del CI)
0 1 2 3 4 5 6 7
Correo electrónico
Web institucional
Web-Hosting
0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5
No dispone de recursos
Catalogos
Personal
Ninguno
NS/NR
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4) Recursos tecnológicos
a- Equipo de cómputo y servidores
Indique el equipo con el que dispone el CI:
Equipo Cantidad Especificaciones técnicas Uso
Computadoras
Servidor(es)
Impresora(s)
Escáner
Teléfono(s): fijo, celular, IP
Otro
De los encuestados solo hay un Centro que no posee ningún recurso tecnológico, los
demás cuentan con lo necesario para poder funcionar.
5) Sitio(s) web
a- ¿Cuenta el Centro con un sitio web propio o forma parte del institucional?
29%
8% 21%
21%
21%
Computadores Servidor Impresoras
Escáner Telefóno Otro : Lector de barras
0%
70%
30%
Propio Institucional No tiene
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b- ¿Cuenta con autonomía y personal para la administración del sitio o espacio propio?
Refiérase a los permisos y accesos para realizar las tareas correspondientes.
c- ¿Actualmente el Centro cuenta con la capacidad para mantener en línea (24/7) el sitio
web?
d- ¿El sitio está alojado en un servidor propio o utiliza Hosting externo? En el caso de
Hosting externo de qué tipo: en la nube, otro…
0%
100%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Si No
70%
30%
0%
20%
40%
60%
80%
Si No
10%
50%
20%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%
Propio
Externo
No aplica
Series1
13
e- ¿Qué herramientas (software) utiliza el Centro para la actualización y mantenimiento
de las páginas del sitio o espacio web? Por ejemplo: programas de edición como
Dreamweaver, etc.
No aplica
f- ¿Ha incursionado el Centro en el uso de gestores o manejadores de contenido para el
funcionamiento del sitio web? Por ejemplo: Joomla, Wordpress, Drupal, otro.
g- En caso de utilizar algún manejador, ¿ofrece el Centro las bases de datos a través de
este tipo de sitios? Refiérase a la compatibilidad entre las bases de datos y el manejador.
h- ¿Cuenta el Centro con políticas y procedimientos para la actualización y mejoramiento
del sitio web?
Esta respuesta está basada en la actualización del sitio web institucional.
0%
100%
0%
50%
100%
150%
Si No
0%
100%
0%
50%
100%
150%
Si No
80%
70%
64% 66% 68% 70% 72% 74% 76% 78% 80% 82%
No, para los centros de documentación
SI, para sitios web institucionales
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i- ¿Cuál es la periodicidad de actualización?
j- ¿Cuenta con un sistema de estadísticas para el registro de consultas y seguimiento de
visitas? ¿Qué herramienta utiliza? ¿Se retroalimenta la actividad del sitio web y el CI en
general con esta información?
k- ¿Cuáles herramientas Web 2.0 utiliza el Centro y para qué las utiliza? ¿Cómo se ha
capacitado en su uso?
Si: Correo electrónico y chat página web institucional / Herramientas sistema KOHA
20%
10%
20%
10%
40%
No tiene Semestral Diaria Anual NS/NR
30%
50%
0%
20%
40%
60%
Si No
Series1
30%
70%
Si No
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l- ¿Considera necesario una actualización del sitio web del Centro? Por ejemplo:
incorporar nuevas funcionalidades, mejorar la presentación de la información,
herramientas Web 2.0, otro.
Comentarios: En vez de actualización, sería implementar sitio web propio
5) Usuarios y público meta
a- ¿Cuáles son los públicos meta del CI?
Contratistas, interventores, estudiantes, empleados, comunidad en general
Funcionarios
Interventores
Estudiantes
Universitarios
Profesores
Población infantil
Investigadores
Comunidad en general
b- ¿El Centro ofrece servicios línea (biblioteca virtual) y presenciales?
80%
20%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Si
No aplica
Series1
10%
20%
70%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%
Virtual
Fuera de servicio (virtual)
Presencial
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c- ¿Cuenta una base datos de usuarios? ¿Cómo la actualizan?
d- ¿Dispone de estadísticas de la atención usuarios presenciales y en línea?
e- ¿Realiza actividades especiales para sus usuarios? Por ejemplo: chats con
especialistas, conferencias, promoción de productos y servicios, otro.
37%
63%
Si
No
80%
0% 10%
70%
0%
50%
100%
Presencial SI Presencial NO En línea SI En línea NO
37%
63%
Si
No
Si: Visitas en físico /Se actualiza con
KOHA a medida que llegan los usuarios y
mediante préstamos; Registro manual
SI: Videos medioambientales en la
institución; cine foros, exposiciones
bibliográficas; servicios a las
instituciones educativas, conferencias.
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6) Servicios y productos de información
a- ¿Cuáles servicios y productos ofrece el CI?
Consulta en sala
Préstamo a domicilio
Reprografía
Consulta vía mail
Servicio de referencia
Atención en productos corporativos
Elaboración de bibliografías especializadas
Boletín de nuevas adquisiciones
Servicio de alerta: se envían tablas de contenido que se consideran relevantes Reproducción de la información
Canje de información bibliográfica
Depósito legal
Divulgación de publicaciones
Cine Foros
Exposiciones bibliográficas
Acompañamiento a proyectos de grado
Consulta de información en línea
Información y orientación ambiental
b- ¿Están acorde con las necesidades de los usuarios tanto institucionales como
externos? Si / NO ¿por qué?
75%
12%
13%
Si
No
En ocasiones
Si: Mejorar el ambiente de servicios virtuales;
realizar nuevos servicios acorde a las TIC; tiene
una amplia colección ambiental.
No: Falta de información en material ambiental.
En Ocasiones: Debido a que no hay un chat en
línea ni documentos digitalizados.
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c- ¿Cuenta el Centro con herramientas para medir el uso y pertinencia de los servicios y
productos?
d- ¿Qué acciones realiza para la actualización y nuevas propuesta de productos y
servicios?
Solicitud de presupuesto
Diagnóstico para gestionar recursos
Convenios interbibliotecarios
Fortalecimiento a la Red SINA mediante la Asamblea
No aplica
Promoción del servicio
Boletines mensuales de adquisición del material bibliográfico
Solicitud directa a la subdirección administrativa y financiera
7) Difusión y visibilidad del CI
a- ¿Cuenta con un plan de promoción y difusión? ¿Realiza acciones específicas para la
institución, con qué periodicidad?
20%
60%
0%
20%
40%
60%
80%
Si No
50%
25%
12%
13%
Si
No
Ocasionalmente
NS/NR
Comentarios: Solicitudes de instituciones
educativas y comunitarias con periodicidad de
todo el año; realiza visitas guiadas; correos
corporativos.
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b- ¿A lo externo como se proyecta y promociona? ¿Qué medios se utilizan?
Página Web
Asesorías académicas
Campañas educativas
Proyectos ambientales escolares
Comité Interinstitucional de educación ambiental Proyecto ciudadano de educación ambiental
Convenios y proyectos
Periódico institucional Hábitat
Programa radial
Talleres en colegios
e- ¿El Centro cuenta con boletines informativos?
b- ¿Dispone de espacios especializados en otros sitios web y publicaciones impresas
para la promoción y difusión de los productos y servicios?
40%
50%
10% 0%
20%
40%
60%
Si No NS/NR
90%
10% 0%
20%
40%
60%
80%
100%
Si No NS/NR
20
c- ¿Cómo gestionan la presencia de la biblioteca virtual del Centro a través de los
buscadores?
8) Participación en redes organizacionales
A nivel nacional:
Nota: Considerando las respuestas de cada uno de los integrantes del proyecto no se ha
visto vinculaciones a redes nacionales.
En Red SINA:
a- ¿El centro mantiene una participación activa en esta Red? Si / No (por qué)
80%
20% 0%
20%
40%
60%
80%
100%
Tiene B.Virtual
No tiene B.Virtual
NS/NR
75%
12%
13%
Si
No
NS/NR
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b- ¿En cuáles actividades ha participado?
Asambleas de la Red SINA
Capacitaciones virtuales
Canje del material bibliográfico
c- ¿Qué beneficios ha obtenido de Red Sina?
Capacitación
Apoyo logístico
Intercambio y difusión de Información
Gestión de recursos
Conocimientos de Centros de Documentación
Tener catálogo en línea a través del IDEAM
Fortalecimiento acervo bibliográfico
d- ¿En la institución conocen de Red Sina? ¿Qué opinión les merece? ¿Consideran que
es de utilidad?
90%
0 10% 0%
20%
40%
60%
80%
100%
Si No Poco
Si: Está definida y apoyan la participación del CI;
Se ha informado por medio de boletín; Se
considera que es de utilidad para el intercambio y
difusión en diferentes temáticas.
Poco: No se cuenta con un apoyo constante del
Min Ambiente; Se le da poca importancia por lo
que no hay un convenio firmado
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e- ¿Red Sina es una fuente de retroalimentación para el funcionamiento del Centro?
f- ¿Qué puede aportar su Centro a la Red?
Espera ser una cede para la asamblea
Conocimiento
Canje de publicaciones
Divulgación de servicios a través del periódico Hábitat Divulgación de servicios en programa radial
Experiencias
Participación activa
Información ambiental
g- ¿Qué acciones cree usted pueden fomentar y beneficiar el trabajo conjunto de los
Centros de la Red?
1 Catálogos colectivos
2 Información de cada una de las regiones del país
3 Intercambio de información
4 Proyectos de educación ambiental
5 Boletines informativos
6 Capacitaciones en TIC
7 Constante comunicación por parte de los directivos de la RED
8 Aunar esfuerzos socioeconómicos, técnico, cultural, antropológico, sociológico.
9 Proceso por parte de la dirección del SINA para selección de temáticas de la X asamblea 2015
10 Visitas periódicas a los centros de documentación, que ayude a identificar DOFA
11 Apoyo en la digitalización de documentos
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Si No
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12 Actualizar el directorio de contactos SINA
13 Estandarizar procesos
14 Tener catálogos en línea
15 Generar convenio entre los centros
16 Hacer visible la red en redes sociales
17 Contar con el apoyo de Min Ambiente
18 Presencia y acompañamiento de la Red SINA
19 Sentido de pertenencia de la RED
20 Compromiso de cada uno de los integrantes de la RED
21 Establecer normas y procedimientos para todos los centros que conforman la RED
22 Establecer el Convenio, Acuerdo, etc. que sea firmado por los miembros de la red para que haya mayor apoyo y compromiso
23 Unificar conceptos mediante capacitaciones, congresos
El Centro de Documentación de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de
Desastres hace el análisis de la encuesta enviada a los centros que participan en el
proyecto “Mapeo de información en materia de gestión del riesgo y medio ambiente”.
Deja a disposición de cada centro el resultado de la encuesta para su respectiva consulta,
en donde se evidencian fortalezas y debilidades en general. Esta encuesta es de gran
apoyo, puesto que nos dimos cuenta como está cada centro de manera puntual y así
poder establecer pautas para futuros proyectos.