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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS MATEMATICAS Y FISICAS
CARRERA DE INGENIERIA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES
ELABORACIÓN DE UNA GUIA METODOLOGÍCA PARA DETERMINAR EL MODELO DE
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y PROCEDIMENTAL DE UN ÁREA DE TECNOLOGÍA
APLICANDO MEJORES PRACTICAS DE GOBIERNO DE TI PARA LAS PEQUEÑAS Y
MEDIANAS EMPRESAS DE GUAYAQUIL
PROYECTO DE TITULACIÓN
Previo a la obtención del Título de:
INGENIERA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
AUTOR: ADRIANA DENISSE AGUILAR FEIJOO
TUTOR: ING. ALFREDO ARRESE VILCHE, Mgs
GUAYAQUIL – ECUADOR
Marzo - 2016
II
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO Y SUBTÍTULO: ELABORACIÓN DE UNA GUIA METODOLOGÍCA PARA DETERMINAR EL MODELO DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y PROCEDIMENTAL DE UN ÁREA DE TECNOLOGÍA APLICANDO MEJORES PRACTICAS DE GOBIERNO DE TI PARA LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS DE GUAYAQUIL
AUTOR: ADRIANA DENISSE AGUILAR FEIJOO
TUTOR: ING. ALFREDO ARRESE VILCHE
REVISORES: ING. MARIO SÁNCHEZ DELGADO LCDA. NARCISA ACOSTA SANCES
INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD: CIENCIAS FÍSICAS Y MATEMÁTICAS
CARRERA: INGENIERIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
FECHA DE PUBLICACIÓN: MARZO DEL 2016
No. DE PÁGS: 267
TÍTULO OBTENIDO: Ingeniera en Sistemas Computacionales
ÁREAS TEMÁTICAS: Informática, Administración de Empresas.
PALABRAS CLAVE: PyMEs, CoBit, Departamento de TI.
RESUMEN: El principal objetivo de este proyecto de investigación fue el de crear un documento materializado en una guía metodológica para orientar y asesorar a las pequeñas y medianas empresas de la Ciudad de Guayaquil sobre la creación de una Departamento de Tecnologías de la Información capaz de soportar al negocio, mantenerlo alineado con sus objetivos y sobre todo que este genere valor agregado a la empresa. Las PyMEs de Guayaquil son empresas que en su mayoría de veces nacen de manera desorganizada, sin una visión y misión clara y sobre todo sin ser partícipes de sus necesidades reales para enfocar a su negocio y mantenerlo en el mercado; es por ello que la guía metodología para la creación de un departamento de TI tomó como principal fuente para su establecimiento, las necesidades reales, actuales de la empresa y en base a esto las ubica en un modelo de estructura para la adaptación de sus requerimientos. Para la generación de este documento se realizó una serie de procesos, de tipo investigativo, de campo y demás que ayudaron significativamente a la generación de esta guía instrumentos como encuestas a empleados y ejecutivos de empresas que aportaron con información invaluable para la generación de esta guía y la determinación de los factores que influirán en la toma de decisión de adopción de un modelo de estructura. La importancia sobre la concepción de este documento se ve reflejada en cuanto a la necesidad de las empresas de innovar, mejorar y conseguir mejores objetivos empresariales con mayores beneficios. Para la adopción de un modelo de estructura para una empresa se recomienda que se fije bien sus factores y sus proyecciones empresariales. No. DE REGISTRO:
No. DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL:
ADJUNTO PDF: x SI NO
CONTACTO CON AUTORA: Teléfono: 0958722245 E-mail: adry4_marsu@hotmail.com
CONTACTO EN LA INSTITUCIÓN: Nombre: Secretaría de la carrera de ingeniería en Sistemas Computacionales
Teléfono: (04) 2307729
E-mail: cisc.cint@fcmf.ug.edu.ec
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III
APROBACION DEL TUTOR
En mi calidad de Tutor del trabajo de investigación, “ELABORACIÓN DE UNA
GUIA METODOLOGÍCA PARA DETERMINAR EL MODELO DE
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y PROCEDIMENTAL DE UN ÁREA DE
TECNOLOGÍA APLICANDO MEJORES PRACTICAS DE GOBIERNO DE TI
PARA LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS DE GUAYAQUIL ”,
elaborado por la Srta. ADRIANA DENISSE AGUILAR FEIJOO , egresado de la
Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales, Facultad de Ciencias
Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil, previo a la obtención del
Título de Ingeniero en Sistemas, me permito declarar que luego de haber
orientado, estudiado y revisado, la Apruebo en todas sus partes.
Atentamente
Ing. Alfredo Arrese Vilche, Mgs
TUTOR
IV
DEDICATORIA
Como humilde gesto es mi deseo dedicarle
este trabajo de grado a dos seres
sumamente especiales a lo largo de mi
vida y de esta aventura que ha sido la
carrera universitaria, mi Padre por sembrar
en mí el deseo de superación y
perseverancia continua y sobre todo por su
confianza infinita en mi depositada; mi
Madre por ese corazón noble ese amor
incondicional e incomparable y por ser mi
guía mi confidente mi amiga; a ustedes
padres amados con gran cariño este fruto
de mi esfuerzo, gracias por creer en mí.
AGRADECIMIENTO
Mi gratitud principalmente a mi padre
celestial Dios por darme la luz, la guía, salud
y la sabiduría necesaria para emprender
este grade reto. A mis padres, papi gracias
por su apoyo infaltable en mi lucha día a día
y por ser mi modelo ejemplar de superación,
mi mami gracias sin ti indudablemente no lo
hubiera conseguido eres y serás siempre mi
eterna luz.
Como dice una gran frase “El
agradecimiento es la memoria del corazón”,
gracias a mis hermosas hermanas, Marli a ti
y a tu apreciado esposo gracias por
apoyarme con ese gran corazón cuando
más lo necesitaba, Sugey por tus consejos y
palabras de apoyo gracias. Sebastián
gracias por la paciencia, apoyo y ayuda a
mi brindada. Y a todas las personas que de
una u otra manera ayudaron a que este gran
sueño llegue a su fin.
V
TRIBUNAL PROYECTO DE TITULACIÓN
Ing. Eduardo Santos Baquerizo, MSc
DECANO DE LA FACULTAD
CIENCIAS MATEMATICAS Y
FISICAS
Ing. Inelda Martillo Alcívar, Mgs DIRECTORA
CISC
Ing. Alfredo Arrese Vilche, Mgs
DIRECTOR DEL PROYECTO DE
TITULACIÓN
Ing. Mario Sánchez Delgado, Mba
PROFESOR DEL ÁREA -
TRIBUNAL
Lcda. Narcisa Acosta Sanches, Msc Ab. Juan Chávez A
PROFESOR DEL ÁREA - TRIBUNAL SECRETARIO
VII
DECLARACIÓN EXPRESA
“La responsabilidad del contenido de este Proyecto de Titulación, me corresponden exclusivamente; y el patrimonio intelectual de la misma a la UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL”
ADRIANA DENISSE AGUILAR FEIJOO
C.I # 0705699684
VIII
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS
CARRERA DE INGENIERIA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES
ELABORACIÓN DE UNA GUIA METODOLOGÍCA PARA DETERMINAR EL MODELO DE
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y PROCEDIMENTAL DE UN ÁREA DE TECNOLOGÍA APLICANDO MEJORES PRACTICAS DE GOBIERNO DE TI PARA LAS PEQUEÑAS Y
MEDIANAS EMPRESAS DE GUAYAQUIL
Proyecto de Titulación que se presenta como requisito para optar por el
título de INGENIERA en SISTEMAS COMUTACIONALES
Autora: ADRIANA DENISSE AGUILAR FEIJOO
C.I. 0705699684
Tutor: Ing. Alfredo Arrese, Mgs
Guayaquil, Marzo del 2016
IX
CERTIFICADO DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad del proyecto de titulación, nombrado por el Consejo Directivo de la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil.
CERTIFICO:
Que he analizado el Proyecto de Titulación presentado por la estudiante ADRIANA DENISSE AGUILAR FEIJOO, como requisito previo para optar por el título de Ingeniero en Sistemas Computacionales cuyo problema es:
ELABORACIÓN DE UNA GUIA METODOLOGÍCA PARA DETERMINAR EL MODELO DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y PROCEDIMENTAL DE UN ÁREA DE TECNOLOGÍA APLICANDO MEJORES PRACTICAS DE GOBIERNO DE TI PARA LAS PEQUEÑAS Y
MEDIANAS EMPRESAS DE GUAYAQUIL
Considero aprobado el trabajo en su totalidad.
Presentado por:
Adriana Denisse Aguilar Feijoo 0705699684 Apellidos y Nombres Cédula de ciudadanía
Tutor: Ing. Alfredo Arrese Vilche, Mgs
Guayaquil, Marzo del 2016
X
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS
CARRERA DE INGENIERIA EN SISTEMAS COMUTACIONALES
Autorización para Publicación de Proyecto de Titulación en Formato Digital
1. Identificación del Proyecto de Titulación
Nombre Alumno: ADRIANA DENISSE AGUILAR FEIJOO
Dirección: Guayas, Daule – La Aurora – La Joya – Etapa Quarzo Manzana 11 Villa 1 Teléfono: 046049888/ 0958722245 E-mail: adrprins@gmail.com
Facultad: Ciencias Matemáticas y Físicas
Carrera: Ingeniería en Sistemas Computacionales
Título al que opta: Ingeniera en Sistemas Computacionales
Profesor guía: Ing. Alfredo Arrese V, Mgs
Título del Proyecto de Titulación: ELABORACIÓN DE UNA GUIA METODOLOGÍCA PARA DETERMINAR EL MODELO DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y PROCEDIMENTAL DE UN ÁREA DE TECNOLOGÍA APLICANDO MEJORES PRACTICAS DE GOBIERNO DE TI PARA LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS DE GUAYAQUIL
Tema del Proyecto de Titulación: Metodología, Investigación, Optimización, Innovación
2. Autorización de Publicación de Versión Electrónica del Proyecto de Titulación
A través de este medio autorizo a la Biblioteca de la Universidad de Guayaquil y a la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas a publicar la versión electrónica de este proyecto de titulación.
Publicación electrónica:
Inmediata X Después de 1 año
Firma Alumno: 3. Forma de envío:
El texto de la Tesis debe ser enviado en formato Word, como archivo .Doc. O .RTF y .Puf para PC. Las imágenes que la acompañen pueden ser: .gif, .jpg o .TIFF.
DVDROM X CDROM
XI
ÍNDICE GENERAL
Tabla de contenido CARTA DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR ............................................................. III
DEDICATORIA .................................................................................................. IV AGRADECIMIENTO ........................................................................................... V AUTORIZACION PARA PULICACION PROYECTO ........................................... X
ÍNDICE DE CUADROS .................................................................................... XIV
ÍNDICE DE GRÁFICOS .................................................................................... XV
RESUMEN ....................................................................................................... XVI
(ABSTRACT) ................................................................................................. XVII
INTRODUCCIÓN ........................................................................................... XVIII
CAPÍTULO I – EL PROBLEMA ........................................................................ 1-17
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...................................................................................... 1-17 Ubicación del Problema en un Contexto .................................................................................. 1 Situación de Conflicto Nudos Críticos ...................................................................................... 6 Causas y Consecuencias ........................................................................................................... 7 Delimitación del Problema ....................................................................................................... 9 Formulación del Problema ....................................................................................................... 9 Evaluación del Problema........................................................................................................ 10 Variables ................................................................................................................................ 11
OBJETIVOS ........................................................................................................................ 12 Objetivo General .................................................................................................................... 12 Objetivos Específicos .............................................................................................................. 12
ALCANCES DEL PROBLEMA ................................................................................................... 13 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA ............................................................................................ 14
CAPÍTULO II – MARCO TEÓRICO ............................................................... 18-59
ANTECEDENTES DEL ESTUDIO ............................................................................... 18 Importancia De la Implementación de TIC’s dentro de las PyMEs ......................................... 21 Razones de inexistencia de TIC’s en las PyMEs ...................................................................... 23 Ciclo de Vida de las TIC’s ........................................................................................................ 24 El Departamento de TI y su Importancia en la Empresa ........................................................ 25 El Gobierno de las TI y la generación de valor al negocio ...................................................... 26 COBIT y su Implantación en los Negocios .............................................................................. 27
Beneficios de COBIT ........................................................................................................... 34 Importancia de la Existencia de Estructuras de Procesos dentro del Negocio................................................................................................................. 34
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ............................................................................................... 37 FUNDAMENTACIÓN LEGAL .................................................................................................. 38 HIPÓTESIS DE LA INVESTIGACIÓN .......................................................................................... 46 VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN ......................................................................................... 46 DEFINICIONES CONCEPTUALES ............................................................................................. 48
XII
CAPÍTULO III – METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION ............................ 60-108
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN ...................................................................................................... 60-63 Modalidad de la Investigación .............................................................................................................. 61 Tipo de Investigación ............................................................................................................................ 62
POBLACIÓN Y MUESTRA............................................................................................................... 63-74 Población ............................................................................................................................................... 63 Muestra ................................................................................................................................................ 67 Tamaño de la Muestra ......................................................................................................................... 68
OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES ............................................................................................. 70 INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS......................................................................................... 73 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS ................................................................................................. 74 PROCEDIMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN ............................................................................................... 79 PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS ............................................................................................................. 80
Procesamiento de Encuesta a CEO´s ........................................................................ 80 Procesamiento de Encuestas a Empleados ............................................................. 96
CAPÍTULO IV – RESULTADOS CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..... 109-124
RESULTADOS ................................................................................................................................................. 109 CONCLUSIONES ............................................................................................................................................. 112 RECOMENDACIONES ....................................................................................................................................... 114
BIBLIOGRAFÍA ....................................................................................... 125-131 ANEXOS ....................................................................................................... 132
XIII
ABREVIATURAS TI Tecnologías de la Información TIC´s Tecnologías de la Información y Comunicación PyMEs Pequeñas y Medianas Empresas PyME Pequeña y Mediana Empresa BPM Business Process Management COBIT Control Objectives for Information and related Technology CEO’s Chief executive officer (Directores ejecutivos) Inec Instituto Nacional de Estadísticas y Censos CAPIG Cámara de la Pequeña Industria del Guayas UG Universidad de Guayaquil CISC Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales Ing. Ingeniero URL Localizador de Fuente Uniforme www world wide web (red mundial) ITAA Information Technology Association of America (Asociación
Internacional de Análisis Transaccional) ISACA Information Systems Audit and Control Association ITGI IT Governance Institute
SIMBOLOGÍA
(I +d) Investigación y desarrollo
http://www.economia48.com/spa/d/investigacion-y-desarrollo/investigacion-y-desarrollo.htm
XIV
ÍNDICE DE CUADROS
Pág.
CUADRO 1 TAMAÑO DE LAS EMPRESAS A NIVEL NACIONAL POR CATEGORÍA 3 CUADRO 2 TAMAÑO DE LAS EMPRESAS A NIVEL PROVINCIAL GUAYAS - POR CATEGORÍA 4 CUADRO 3 DISTRIBUCIÓN DE EMPRESAS POR SECTORES ECONÓMICOS Y TAMAÑO DE EMPRESAS
A NIVEL DEL CANTÓN GUAYAQUIL 5 CUADRO 4 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA 9 CUADRO 5 PYMES NO CONSIDERADAS PARA ESTUDIO DE INVESTIGACIÓN 13 CUADRO 6 DISTRIBUCIÓN DE LAS EMPRESAS POR SECTORES ECONÓMICOS (COMERCIO,
CONSTRUCCIÓN Y SERVICIOS) Y TAMAÑO DE EMPRESAS A NIVEL DE GUAYAQUIL 66 CUADRO 7 POBLACIÓN DE ESTUDIO DE PYMES DE GUAYAQUIL 68 CUADRO 8 MUESTREO POR ESTRATOS 70 CUADRO 9 MATRIZ DE OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES 71 CUADRO 10 INSTRUMENTOS DE LA INVESTIGACIÓN 77 CUADRO 11 ACTIVIDAD ECONÓMICA CEO´S 82 CUADRO 12 CANTIDAD DE EMPLEADOS POR EMPRESA 84 CUADRO 13 IMPORTANCIA DE LAS TICS EN LAS PYMES 85 CUADRO 14 ENFOQUE DE LA GESTIÓN DE TI EN LA EMPRESA 86 CUADRO 15 VENTAJA COMPETITIVA DE LAS PYMES CON LAS TICS 87 CUADRO 16 NIVEL EN EL QUE INFLUYEN LAS TICS EN LA GESTIÓN DE LA EMPRESA 88 CUADRO 17 NIVEL DE INVERSIÓN CONSIDERADO PARA LA EMPRESA 89 CUADRO 18 CAUSAS PARA NO IMPLEMENTAR TICS EN LA EMPRESA 90 CUADRO 19 CONTRIBUCIÓN DE TI EN LA EMPRESA 91 CUADRO 20 FACTURACIÓN ANUAL POR EMPRESA 92 CUADRO 21 OBTENCIÓN DE FINANCIAMIENTO PARA INVERSIONES 93 CUADRO 22 PROYECCIÓN EMPRESARIAL SEGÚN PLAZOS 95 CUADRO 23 ACTIVIDAD ECONÓMICA EMPLEADOS 97 CUADRO 24 USO DE TIC´S POR EMPLEADOS 100 CUADRO 25 LAS TIC´S PROPICIAN UN MEJOR RENDIMIENTO LABORAL 102 CUADRO 26 NIVEL TECNOLÓGICO DE LAS EMPRESAS 103 CUADRO 27 EXISTE ADECUADO USO DE TIC´S EN EMPRESAS 104 CUADRO 28 IMPORTANCIA DE UN DEPARTAMENTO DE TI EN LA EMPRESA 105 CUADRO 29 FRECUENCIA DE UTILIZACIÓN DE HERRAMIENTAS DE TI 106 CUADRO 30 HERRAMIENTAS DE APOYO A FUNCIONES LABORALES 107
XV
. ÍNDICE DE GRÁFICOS
Pág.
GRÁFICO 1 TAMAÑO DE LAS EMPRESAS A NIVEL NACIONAL POR CATEGORÍA 3 GRÁFICO 2 DISTRIBUCIÓN DE LAS EMPRESAS POR SECTORES ECONÓMICOS A NIVEL NACIONAL 4 GRÁFICO 3 ETAPAS DE IMPLEMENTACIÓN DE LAS TIC´S 15 GRÁFICO 4 CICLO DE VIDA DE LAS TICS EN EL NEGOCIO 24 GRÁFICO 5 EVOLUCIÓN DE COBIT 28 GRÁFICO 6 PRINCIPIOS BÁSICOS DE COBIT 5 29 GRÁFICO 7 ÁREAS CLAVE DEL GOBIERNO Y LA GESTIÓN DE COBIT 5 32 GRÁFICO 8 TIPOS DE ACTIVIDADES ECONÓMICAS DE POBLACIÓN DE ESTUDIO 67 GRÁFICO 9 PORCENTAJE DE ACTIVIDADES ECONÓMICAS CEO´S 83 GRÁFICO 10 CANTIDAD DE EMPLEADOS POR TAMAÑO DE EMPRESA 84 GRÁFICO 11 IMPORTANCIA DEL USO DE LAS TICS EN LAS PYMES 85 GRÁFICO 12 ENFOQUE DE LA GESTIÓN DE TI EN LAS EMPRESAS 86 GRÁFICO 13 LAS PYMES Y LA VENTAJA DE UTILIZAR TICS EN LAS EMPRESAS 87 GRÁFICO 14 NIVEL DE INFLUENCIA DE LAS TICS EN LA GESTIÓN DE LA EMPRESA 88 GRÁFICO 15 NIVEL DE INVERSIÓN CONSIDERADO PARA LA EMPRESA 89 GRÁFICO 16 CAUSAS POR LAS CUALES NO SE IMPLEMENTAN TICS EN LAS PYMES 90 GRÁFICO 17 CONTRIBUCIÓN DE TI EN EL DESARROLLO DE LA EMPRESA 92 GRÁFICO 18 PROMEDIO DE FACTURACIÓN ANUAL POR EMPRESA 93 GRÁFICO 19 FUENTE DE FINANCIAMIENTO PARA INVERSIONES 94 GRÁFICO 20 PROYECCIÓN EMPRESARIAL DE EMPRESAS 95 GRÁFICO 21 PORCENTAJE DE ACTIVIDADES ECONÓMICAS EMPLEADOS 99 GRÁFICO 22 USO DE TIC´S POR EMPLEADO 100 GRÁFICO 23 LAS TICS Y EL RENDIMIENTO LABORAL 102 GRÁFICO 24 NIVEL TECNOLÓGICO DE LAS EMPRESAS 103 GRÁFICO 25 EXISTE ADECUADO USO DE TIC´S EN EMPRESAS 104 GRÁFICO 26 IMPORTANCIA DE UN DEPARTAMENTO DE TI EN LAS EMPRESAS 105 GRÁFICO 27 FRECUENCIA DE UTILIZACIÓN DE TIC'S 106 GRÁFICO 28 HERRAMIENTAS DE APOYO A DESARROLLO DE ACTIVIDADES 108
XVI
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS MATEMATICAS Y FISICAS
CARRERA DE INGENIERIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
ELABORACIÓN DE UNA GUIA METODOLOGÍCA PARA DETERMINAR EL MODELO
DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y PROCEDIMENTAL DE UN ÁREA DE TECNOLOGÍA APLICANDO MEJORES PRACTICAS DE GOBIERNO DE TI
PARA LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS DE GUAYAQUIL
Resumen
El principal objetivo de este proyecto de investigación fue el de crear un documento
materializado en una guía metodológica para orientar y asesorar a las pequeñas y medianas
empresas de la Ciudad de Guayaquil sobre la creación de una Departamento de Tecnologías de
la Información capaz de soportar al negocio, mantenerlo alineado con sus objetivos y sobre todo
que este genere valor agregado a la empresa. Las PyMEs de Guayaquil son empresas que en su
mayoría de veces nacen de manera desorganizada, sin una visión y misión clara y sobre todo sin
ser partícipes de sus necesidades reales para enfocar a su negocio y mantenerlo en el mercado;
es por ello que la guía metodología para la creación de un departamento de TI tomó como
principal fuente para su establecimiento, las necesidades reales, actuales de la empresa y en base
a esto las ubica en un modelo de estructura para la adaptación de sus requerimientos. Para la
generación de este documento se realizó una serie de procesos, de tipo investigativo, de campo
y demás que ayudaron significativamente a la generación de esta guía instrumentos como
encuestas a empleados y ejecutivos de empresas que aportaron con información invaluable para
la generación de esta guía y la determinación de los factores que influirán en la toma de
decisión de adopción de un modelo de estructura. La importancia sobre la concepción de este
documento se ve reflejada en cuanto a la necesidad de las empresas de innovar, mejorar y
conseguir mejores objetivos empresariales con mayores beneficios. Para la adopción de un
modelo de estructura para una empresa se recomienda que se fije bien sus factores y sus
proyecciones empresariales.
Autor: Adriana Aguilar Feijoo
Tutor: Ing.. Alfredo Arrese V, Mgs
XVII
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS MATEMATICAS Y FISICAS
CARRERA DE INGENIERIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
Methodological development of a guide to determine the model and procedural
ORGANIZATIONAL STRUCTURE OF AN AREA OF TECHNOLOGY APPLYING BEST PRACTICES IT Governance
FOR SMALL AND MEDIUM ENTERPRISES GUAYAQUIL
Abstract
The main objective of this research project was to create a materialized in a
methodological guide for guiding and advising small and medium enterprises in the city
of Guayaquil on the creation of a Department of Information Technology can support the
document business, keep it aligned with its goals and especially it generates added value
to the company. Guayaquil SMEs are companies that mostly disorganized sometimes
born without a clear vision and mission and especially without being participants to focus
on their real business and keep their market needs; It is why the methodology for the
creation of an IT department takes as the main source for its establishment, the current
real needs of the company and on this basis the set in a model structure for adapting their
requirements guide. For the generation of this document a series of processes,
investigative type, field and others that significantly helped the creation of this guide
instruments such as employee surveys and business executives who contributed
invaluable information for the generation of this guide was made and determining the
factors that influence the decision making adoption of a model structure. The importance
on the design of this document as reflected in the need for companies to innovate,
improve and achieve better business goals with greater benefits. For the adoption of a
model structure to be adopted by a company it is recommended that either set your factors
and business projections.
Autor: Adriana Aguilar Feijoo
Tutor: Ing. Alfredo Arrese V, Mgs
XVIII
INTRODUCCIÓN
Las pequeñas y mediana empresas en Guayaquil y a nivel nacional representan
un alto porcentaje de entes generadores de empleo, participan en un alto
porcentaje de producción, comercio y servicios y sobre todo cumple un rol
significativo en la economía que gira en torno al País; su funcionamiento, su
estructura y la proyección empresarial que estas tienen con sus negocios influye
significativamente en el desenvolvimiento de las mismas y la generación de valor
que estas conciban. Por esta razón este proyecto de titulación tiene como parte
del objetivo principal el de orientar a estas pequeñas y medianas empresas a
que su actividad económica en la que se desenvuelven sea un ente generador
de valor y se alinee con las estrategias empresariales, con estos argumentos es
completamente necesario incurrir a la adopción de las Tecnologías de la
Información y comunicación.
Las Tecnologías de la información y comunicación más conocidas como TIC’s se
han convertido en la actualidad en una fuente de aporte de valor intachable para
las empresas, su presencia es cada vez mayor dentro de las mismas puesto que
se consideran esenciales para mejorar ámbitos como la productividad, calidad y
la competitividad entre las empresas.
Sin embargo en la realidad actual de nuestro País y específicamente dentro de
las pequeñas y medianas empresas de Guayaquil la situación está un poco
alejada de la adopción de las TIC´s , las razones por las cuales se encuentra
escasa o nula implementación de tecnologías dentro de la empresa en sus
procesos, desarrollo y actividades cotidianas se ve reflejado principalmente por
la desorganización con la que estas empresas realizan la creación de su
negocio; es decir no tienen su misión, visión, alcance, objetivos ni proyecciones
totalmente claros, es por ello que no son participes de las necesidades reales
que debería tener cada PyME.
XIX
La propuesta de ELABORACIÓN DE UNA GUIA METODOLOGÍCA PARA
DETERMINAR EL MODELO DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y
PROCEDIMENTAL DE UN ÁREA DE TECNOLOGÍA APLICANDO MEJORES
PRÁCTICAS DE GOBIERNO DE TI PARA LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS
EMPRESAS, se enfoca en orientar y asesorar a las pequeñas y medianas
empresas en su decisión de adopción de tecnologías de la información y
comunicación, dentro de su negocio, partiendo desde las realidades comunes de
cada empresa, desde las diferentes actividades económicas a las que se
dedican, esta propuesta se reflejará mediante la definición de modelos de
estructuras de creación de un Departamento de TI capaz de soportar al negocio,
alinearse a su enfoque estratégico y sobre todo ser un objeto de aporte de valor
significativo .
Para la creación de la guía mencionada anteriormente se realiza la adopción de
las mejores prácticas de Gobierno de TI para de esta manera asegurar el aporte
de valor y alineamiento estratégico con la empresa, el desarrollo de este
documento será constituido pariendo de las necesidades reales de las PyMEs
considerando para esto una serie de métodos que involucren una investigación
exhaustiva y asesoramiento de personas que entiendan el entorno del desarrollo
de estas empresas.
La guía metodológica que contiene los modelos de estructura organizativa y
procedimental de un área de tecnología se concibe: 1) Partiendo de las
realidades de cada PyME, obteniendo esta información mediante el
planteamiento de herramientas de recolección de datos como encuestas y
entrevistas así como la investigación científica que se realice sobre el tema
llamando a esta información “Factores que influirán en la determinación del
modelo de estructura de cada PyME”, 2) Determinando la cantidad de modelos
necesarios para englobar a las necesidades de las pymes y segmentarlas
dependiendo de cada caso, 3) Aplicando para el desarrollo del contenido de
cada modelo de estructura las mejores prácticas de Gobierno de TI como COBIT
y BPM de manera que afiancen las ideas del autor del proyecto y las orienten
hacia un marco de referencia capaz de soportar el giro del negocio.
XX
El contenido de los modelos de estructura organizativa y procedimental de TI
para las PyMEs está compuesto por 5 ítems generales que serán; 1 Estructura
del Área de TI (Donde se indica la misión y visión del departamento de TI y su
organigrama estructural) , 2 Definiciones de Áreas (La definición y
conceptualización de cada área creada dentro del departamento de TI) , 3
Descripción y Habilidades del Cargo (Se describe las atribuciones y
conocimientos que debe tener el personal contratado para desempeñar cada rol
creado ), 4 Objetivos y Funciones (Está definidas todas y cada una de las
actividades que debe ejecutar cada persona designada para cada rol creado,
estas funciones apoyadas con herramientas de apoyo para ejecución correcta de
las actividades) , 5 Modelamiento de Procesos (Contiene el diseño de los
modelos de procesos que permite la ejecución de las actividades más relevantes
o más propensas a fallas o conflictos tengan un orden específico y un flujo
definido para la correcta ejecución de la actividad).
Para la elaboración del entregable de este proyecto de titulación se requiere
seguir una serie de pasos, orden y formato que asegure que el contenido del
entregable se haya realizado bajo las normas requeridas por la Universidad de
Guayaquil para el desarrollo del Proyecto de Titulación previo a la obtención del
Título de Ingeniero en Sistemas Computacionales para este efecto se seguirá el
orden de presentación del proyecto de la siguiente manera:
Capítulo I
Planteamiento del Problema
Se mostrará la realidad actual por la cual está pasando las PyMEs en el
Ecuador, en Guayaquil y su situación en cuanto a la adopción de tecnologías de
información dentro de las empresas, cuáles son sus principales causas,
consecuencias y nudos críticos por los cuales las empresas no implementan
TIC´s en sus negocios, así también se indicará cual es la delimitación del
problema de estudio y la evaluación respectiva del problema.
Además se indicaran los objetivos que pretende realizar el proyecto de
investigación, el alcance del desarrollo del proyecto y la justificación e
importancia de realizar esta investigación y la generación del entregable del
proyecto.
XXI
Capítulo II
Marco Teórico
Este capítulo estará compuesto por los antecedentes del estudio es decir las
bases que hicieron que se desgarre el tema de estudio, la fundamentación
teórica del proyecto que contiene el vínculo al entregable de este proyecto de
investigación, la fundamentación legal que soporte a la generación del
entregable del proyecto, la hipótesis de la investigación la cual permitirá aprobar
o negar la idea del desarrollo de esta investigación, las variables mismas de la
investigación y las definiciones conceptuales de la terminología utilizada en la
elaboración del proyecto de titulación.
Capítulo III
Metodología de la Investigación
El contenido de este capítulo estará conformado por la modalidad de la
investigación que se usará, el tipo de investigación utilizado para este proyecto,
la población y muestra tomada en cuenta para este trabajo así como las
herramientas de recolección de datos implementadas para la obtención de la
información necesaria para la sustentación de la elaboración de la guía
metodológica así como el procesamiento y análisis de la información recabada
de la aplicación de las herramientas de recolección de datos.
Capítulo IV
Resultados Conclusiones y Recomendaciones
La información contenida dentro de este capítulo es el desenlace de la
realización del proyecto de investigación, en él se encontrarán los resultados
obtenidos del proyecto investigativo, las conclusiones que se tienen de la
aplicación de todas las normas, conocimientos y demás aplicados sobre el
desarrollo de este trabajo, así como también las recomendaciones que se dan
para una futura investigación del mismo tipo o a su vez recomendación para a
aplicación del entregable de este proyecto.
1
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
Ubicación del Problema en un Contexto
Las PyMEs en Guayaquil, como las del Ecuador y Latinoamérica en general han
obtenido y tienen en la actualidad un significativo progreso y crecimiento en os
últimos años según datos de consulta de investigación de este proyecto de
titulación, sin embargo, éste no ha sido de la dimensión que debía o podría
haber alcanzado en cuanto a cantidad de empresas creadas, como al progreso y
mejoramiento de las mismas; las razones por las cuales no se ha permitido
realizar este incremento significativo es porque han existido varias limitantes
para las mismas como son:
Acceso limitado o nulo a las TIC’s por el desconocimiento de la
importancia de estas, la falta de asesoría técnica y sobre todo por
los altos niveles de inversión que se requieren y que los retornos
de estas inversiones no suelen reflejarse a corto plazo.
Escasos estándares de calidad implementados tanto en lo
administrativo como en lo productivo, es habitual que la gestión
técnica y administrativa sea responsabilidad de familiares, que no
siempre cuentan con el respectivo soporte experto en las tomas
de decisiones gerenciales, esto compromete el crecimiento y
posibilidades de desarrollo a largo plazo.
Baja implementación a nivel tecnológico, esto ocasiona que
tengan costos de producción poco competitivos que les
imposibilita crecer rápidamente y les cierra las puertas a la
posibilidad de exportar.
2
De acuerdo a los datos del último censo económico realizado por el INEC en
septiembre de 2010 en Guayaquil existen 88.913 establecimientos económicos
(locales de actividad económica de micro, pequeña, mediana y sector
empresarial y corporativo), con 441.976 personas empleadas (INEC, 2010) .
Según la CAPIG las pymes de Guayaquil agremiadas a la Cámara de la
Pequeña Industria del Guayas, son 1.659 de acuerdo a la información
proporcionada en la página web de la institución, el 88% de sus agremiados
(1400 empresas) son pequeñas empresas y el 12% (259 empresas) medianas.
La cámara de la pequeña industria del Guayas proporciona dentro de su banco
de información datos adicionales sobre las PyMEs como los siguientes:
El sector productivo agremiado a la CAPIG está conformado en un
32.9% por empresas jóvenes (menores a cinco años de
operación).
El 73% del total de empresas afiliadas a la CAPIG se financia a
través del sector bancario.
El principal uso del crédito de estas empresas es para compra de
materia prima con un (50.5%), mientras que el 12.0% es
destinado a la tecnología y apenas el 9.7% cuenta con sistemas
de calidad.
Según el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC), en la actualidad las
Pymes del Ecuador ubicadas en la Provincia del Guayas en el Cantón Guayaquil
constituyen un 13,81% de empresas entre micro, medianas y pequeñas que se
encuentran legalmente constituidas. Sin embargo de estas empresas poco o
nulo es el porcentaje en las cuales su negocio está alineado u orientado al uso
de las TIC’s.
Por motivo de presentación de información y gestión de la misma que se realiza
dentro de la aplicación web del INEC esta institución presenta los datos de las
empresas por tamaño segmentadas de la siguiente manera: micro, pequeñas,
medianas “A” , medianas “B” y grandes empresas. Siendo en esta presentación
3
de datos las empresas Medianas “A” y Medianas “B” la representación total de
las empresas medianas, solo que en este caso para una mejor comprensión las
dividen de tal manera que las medianas “A” constituyen las empresas que tiene
entre 55 a 99 empleados, y las medianas “B” entre 100 a 199 empleados.
CUADRO 1 Tamaño de las Empresas a Nivel Nacional por Categoría
Elaboración: Inec
Fuente: Inec, (Censo Económico del 2010-Directorio de Empresas 2013)
GRÁFICO 1 Tamaño de las Empresas a nivel Nacional por Categoría
Elaboración: Inec
Fuente: Inec, Censo Económico del 2010
Análisis: En el gráfico estadístico presentado se muestra la clasificación de las
empresas según su tamaño definiéndolas a estas como: Micro Empresa
representando un 90,3%, Pequeña Empresa 7,6%, Mediana Empresa 0,15% y
Grande Empresa 0,5%, indicando así la cantidad existente en porcentajes de
estas empresas según su clasificación a nivel nacional.
4
GRÁFICO 2 Distribución de las Empresas por sectores Económicos a nivel nacional
Elaboración: Inec
Fuente: Inec, Censo Económico del 2010
Análisis: Las cantidades reflejadas en el presente gráfico representan el
porcentaje de empresas a nivel nacional dedicadas a cada uno de los sectores
económicos o actividades detalladas.
CUADRO 2 Tamaño de las Empresas a Nivel Provincial Guayas - por Categoría
Elaboración: Inec
Fuente: Inec, (Censo Económico del 2010-Directorio de Empresas 2013)
5
CUADRO 3 Distribución de Empresas por Sectores Económicos y Tamaño de Empresas a Nivel del
Cantón Guayaquil
Guayaquil
Sectores Económicos
2013
Tamaño de empresa 2013
Pequeña empresa
Mediana empresa
"A"
Mediana empresa
"B"
Total
Agricultura, ganadería, silvicultura y pesca
611 140 121 872
Explotación de Minas y Canteras
30 9 2 41
Industrias Manufactureras 1118 157 129 1404
Comercio 4729 741 570 6040
Construcción 899 131 70 1100
Servicios 4833 587 361 5781
Total 12.220 1765 1.253 15.238
Elaboración: Autora de Tesis
Fuente: Inec, Directorio de Empresas 2013
En nuestra economía actual las PYMES representan el 95% de las unidades
productivas, generan el 60% del empleo, participan del 50% de la producción,
tienen un amplio potencial redistributivo, poseen capacidad de generación de
empleo, no obstante la falta de información, asesoría y guía técnica son los
principales problemas que ocasionan que estas empresas no cuenten con TIC’s
y más aún el que no entiendan la importancia de contar con sus empresas con
tecnologías de información, toda buena empresa debe estar orientada al
crecimiento continuo del negocio requiriendo así estar actualizado en los nuevos
avances mundiales y focalizado en las reales necesidades de su negocio.
El área de TI tiene como propósito general el de apoyar a la empresa para
alcanzar sus objetivos estratégicos, promover, coordinar y colaborar con el
adecuado funcionamiento de la empresa y administrar el buen uso de las
tecnologías de la información; sin embargo, se ha determinado que existen
vacíos en algunas empresas los cuales se generan por cambios tecnológicos,
requisitos legales, crecimiento de la organización, imprevistos que evidencian la
necesidad de una gestión de cambio continua.
6
El realizar o materializar una estructura organizacional y procedimental de TI
para las PYMES, es un proceso que engloba en detalle todos los pasos,
requisitos, requerimientos, planes, arquitecturas organizacionales y demás que
una empresa mediana o pequeña necesita para funcionar en su parte de TI de
tal manera que cumpla con normas de calidad y estándares que garanticen
tanto la eficiencia y eficacia de la empresa como su grado de compatibilidad y
excelencia con el resto de empresas.
Este modelo de Proceso metodológico de estructura organizacional y
procedimental de TI para PYMES, tendrá en su contenido los pasos necesarios
para guiar a los accionistas en la definición de la estructura que deberá tener el
área de TI de su empresa, de tal manera que esta esté alineada a los
objetivos de la empresa mediante la aplicación de procedimientos
claramente establecidos.
Situación Conflicto Nudos Críticos
Las razones principales por las cuales las pymes carecen de dotación
tecnológica es bastante clara y fácil de definir; uno de los principales y el mayor
problema radica en que la mayoría de estas empresas no cuentan con un
asesoramiento técnico y/o procedimental o no poseen un documento
materializado que les permita ser partícipes de sus necesidades reales y sus
requerimientos específicos al momento de emprender un negocio nuevo, o
garantizar la eficiencia y eficacia de un negocio ya empezado, o simplemente se
niegan a implementarlo por desconocimiento de la importancia que estas
tecnologías generan.
Otra razón bastante común reside en que la inversión económica requerida para
la implementación de las TI puede resultar algo costosa inicialmente y esto
conlleva a los ejecutivos a optar por otras medidas sustitutivas como el de
depender de una empresa externa para facilitarles el nivel de atención técnica
y/o asesoría, de esta manera reemplazado u obviando el contar dentro de su
estructura organizacional con un departamento propio de TI capaz de regir,
aportar y mejorar la calidad del negocio.
7
La desorganización y la inexistencia de procedimientos claros, válidos y de
calidad también constituyen un grave problema dentro de la empresa esto es
significativa y de gran importancia para el desarrollo del negocio, conociendo
sobretodo la gran importancia que las tecnologías de la información representan
actualmente. El no poseer un departamento de TI dentro de las empresas que
verdaderamente lo requieren es una total falta de inclusión tecnológica y
estancamiento de progreso y visión de la era tecnológica actual.
Causas y Consecuencias del Problema
Causas:
El desconocimiento de las Pymes acerca de la importancia de las
tecnologías de la información y su influencia dentro del negocio.
La falta o escasa asesoría técnica existente para la determinación y toma
de decisiones sobre la creación del departamento de TI y el debido
funcionamiento del mismo.
La falta de recursos económicos para la implementación o dotación inicial
de infraestructura tecnológica así como la inversión que demanda el
mantener un área de TI bien definida dentro de la empresa.
Información incorrecta del rol que cumple el departamento de TI en la
empresa, sus funciones, atribuciones y responsabilidades.
Errónea estructura organizacional y procedimental en la empresa, falta o
falla en los procesos que se generan en el negocio.
Creación de un departamento de TI en la empresa cuando no es
necesario.
La carencia de recurso humano capacitado en el área de TI.
Inexistencia de actualización de los procesos de la empresa de acuerdo a
la realidad operativa del negocio.
8
La implantación de TIC’s en las pequeñas y medianas empresas no se
visualiza como prioridad para la organización.
No existe la cultura de adopción, por ende hay resistencia al cambio de
uso de tecnologías de la información.
Consecuencias:
No considerar la creación del departamento de TI en la empresa.
Considerar el área de TI como una sub-área de otro departamento o área.
Originar una dependencia de un ente externo de servicios tecnológicos
(Contratación de empresa externa que brinde Servicios Tecnológicos).
Inversión económica no justificable en el área de TI.
Mal determinación de proceso y ejecución de funciones del personal que
labora en la empresa.
Escasa, nula o distorsionada calidad de servicio brindado hacia los
clientes.
Departamento de TI no alineado a las necesidades reales de la empresa.
Demora en tiempos de ejecución de servicios y solución de problemas.
Retraso eminente en la evolución del uso de las tecnologías de la
información actuales.
Probable retraso de generación de rentabilidad para el negocio.
9
Delimitación del Problema
La propuesta del proyecto de titulación será aplicada a las PyMEs conformadas
dentro de la ciudad de Guayaquil y las mismas que se dediquen exclusivamente
a brindar servicios y comercializar productos, empresas que no gocen de un
departamento de Ti o el mismo esté mal organizado, así como también la ayuda
en la toma de decisiones sobre la creación del departamento de TI según sea el
caso; razones por las cuales se elaborara una guía respectiva con sus
argumentos técnicos válidos y fiables para que la toma de decisiones o
mejoramientos de proceso se realice de manera óptima y confiable además que
su estructura estará constituida ejecutivamente para fácil entendimiento de los
interesados en esta guía.
CUADRO 4 Delimitación del Problema
Campo: Investigativo
Área: Tecnologías de la Información(TI) - Empresarial
Aspecto: Definición de un modelo de guía materializado y metodologías aplicar
para mejoramiento de procesos.
Tarea: Aplicar metodologías y estándares reconocidos y válidos que
permitan a la empresa generar valor agregado y mejorar su toma de
decisiones.
Elaboración: Adriana Aguilar Feijoo,
Fuente: Adriana Aguilar Feijoo
Formulación del Problema
Conforme la presentación de la información acerca del tema de investigación y
desarrollo se genera el siguiente problema:
¿La creación de un documento materializado que actué como guía de
información, en el cual se encuentre diseñado los modelos necesarios para la
implementación del departamento de TI detallando sus funciones atribuciones
roles y responsabilidades dentro de las PyMEs contribuirá a la eficiente
desarrollo de las empresa y ayudará a la adecuada toma de decisiones?
10
Evaluación del Problema
Los aspectos o criterios generales de evaluación tomados para este caso de
estudio que se ajustan a este proyecto de investigación y desarrollo son:
Delimitado: La creación de una estructura organizacional y procedimental
materializada en una guía, se enfocara a la aplicación de estas normas y
recomendaciones dentro de las PyMEs ubicadas dentro de la ciudad de
Guayaquil y cuya orientación se realice hacia las empresas que presten servicios
y realicen comercialización de productos.
Claro: La adaptación de TI dentro de las PyMEs se ha convertido en un
creciente de innovación tecnológica y generación de valor agregado a las
empresas creándoles un nuevo y amplio enfoque en el rumbo de sus negocios y
el progresivo aumente de ingresos a la misma.
Evidente: La poca o nula aplicación de las TIC’s dentro de las empresas se
debe al desconocimiento de la importancia de la implementación de estas
tecnologías, así como a la falta de asesoría u orientación para la correcta toma
de decisiones por los ejecutivos de las empresas.
Relevante: Las PyMEs en la actualidad necesitan integrar dentro de sus
negocios tecnologías de la información y comunicación que estén alineados al
enfoque de producción del negocio, de tal manera que permita generar valor
agregado y al mismo tiempo ayude significativamente a la mejora en sus
procesos, ingresos y tomas de decisiones. Además de estar obligados a adoptar
estas tecnologías para estar en la era del mundo digital y su competitividad.
Original: El proyecto de investigación engloba dentro de su contenido temas de
total interés actual y sobre todo temas de suma importancia para el mundo
tecnológico en el que estamos viviendo, el uso y adaptación de las Tecnologías
de Información se han constituido en uno de las principales herramientas para
mejora significativa del negocio.
11
Factible: La solución planteada de generación de una guía para los ejecutivos
de las PyMEs que contribuya a la adecuada toma de decisiones, especifique los
pasos a seguir y acciones a tomar y que muestre significativamente la
importancia de la incursión de las Tecnologías de Información dentro de la
empresa estará representada dentro del documento de tesis a presentar.
Identifica los productos esperados: El entregable de este proyecto será un
documento materializado es decir una guía sólida y eficaz, la misma que
contribuirá principalmente a los CEO’s de las empresas a la correcta toma de
decisiones ya que contendrá en su estructura modelamientos de procesos del
área de TI de la empresa, roles, funciones, responsabilidades y demás que
debería de ejecutar el área de Ti en caso de requerir crearse.
Variables:
Variable Independiente:
Creación de una estructura organizacional y procedimental de TI para PyMEs,
materializando una guía que contribuirá a la toma de decisiones y pasos a seguir
para la creación de un departamento de TI dentro de cada pequeña y mediana
empresa según sea el caso.
Variable Dependiente:
La correcta toma de decisiones en base a la guía creada para que se proceda a
la creación del departamento de TI.
La mejora eficiente y notoria al implementar el uso de TI dentro de la empresa.
Así como la generación del valor agregado al desarrollo de la empresa.
12
Objetivos
Objetivo General
Analizar y generar un modelo organizativo y procedimental de TI para PYMES,
que le permita al departamento de tecnologías de la información estar
alineado al negocio y generar un valor agregado a la misma, mediante la
aplicación de procedimientos, como políticas y normas, así como la toma de
decisiones en cuanto a la necesidad de creación o no del área de TI y los roles
funciones y responsabilidades del personal de TI dentro de cada empresa.
Objetivos Específicos
Analizar las necesidades de las PyMEs, que ayudará a encontrar la
estructura organizativa ideal para el área de TI.
Determinar y especificar las atribuciones, funciones y responsabilidades del
personal que formara parte del departamento de TI y las demás personas de
la PYME que se involucrara con las tecnologías de la información.
Definir una estructura organizacional que facilite el acceso, uso y adopción de
las TI por parte de las PYMES para mejorar el desempeño, aumentar la
eficiencia, eficacia y calidad de la empresa.
Aplicar la metodología BPM para los modelamientos de procesos del área de Ti
para las PYMES, y la aplicación de las mejores prácticas de Gobiernos de Ti
como Cobit para la creación del departamento de Ti respectivamente.
13
Alcances del Problema
El modelo organizativo y procedimental que se elaborará, estará orientado
exclusivamente a las PYMES constituidas dentro del Ecuador en la
Provincia del Guayas específicamente en el Cantón Guayaquil, y la muestra que
se tomará para la aplicación de encuestas, entrevistas y demás, se realizará
únicamente sobre las empresas que se dediquen principalmente a la
construcción, prestar servicios y comercialización, no se considerarán
actividades económicas como:
CUADRO 5 PyMEs no consideradas para estudio de Investigación
Elaboración: Adriana Aguilar Feijoo,
Fuente: Adriana Aguilar Feijoo
Es importante señalar que el lugar de donde se extraerán los datos de las
empresas será desde la fuente del Instituto Nacional de Estadísticas y Censos
quien contiene dentro de su banco de información el Directorio de empresas
2013 donde se encuentra a detalle datos relevantes de las PyMEs.
El resultado de este análisis se evidenciará a través de una guía para el
conocimiento de la importancia de las TI, como debería conformarse el
departamento de TI en cada empresa partiendo de las realidades propias de
cada negocio, así como sus roles funciones y atribuciones del departamento de
Ti y de los involucrados directos con este departamento además de realizar el
modelamiento de cada proceso que relacione al departamento de TI, ayudando
de tal manera a las PYMES que ya estén conformadas y no posean un área de
TI formalmente estructurada o a nuevas empresas que puedan estar en proceso
de conformación, para la ayuda en la toma de decisiones.
Agricultura, ganadería, silvicultura y pesca
Explotación de Minas y Canteras
Industrias Manufactureras
14
Justificación e Importancia
Las PyMEs dentro del Ecuador y a nivel mundial cumplen un rol de gran
importancia dentro del desarrollo de toda economía debido a su correlación e
incidencia en la generación de empleo y crecimiento económico y productivo. El
contar con diseños más pequeños torna más práctico y sencillo el adaptarse a
las necesidades del mercado actual y de los consumidores; no obstante,
también existen varias dificultades relacionadas con el éxito de estos negocios,
debido a la menor disponibilidad de recursos, y limitaciones para emprender
procesos de desarrollo tecnológico, entre otros.
Es necesario estudiar a las PyMEs del Ecuador dada su importancia como
creadora de empleo y a su redistribución del ingreso para los ciudadanos; es
trascendente recordar que las pymes han sido el motor que ha fortalecido a las
economías que han tenido éxito en el contexto internacional, básicamente las
economías asiáticas.
La acelerada evolución tecnológica y el desenfreno del avance de la
globalización ha ocasionado que las Tecnologías de Información y
Comunicación (TIC’s) faciliten nuestra vida cotidiana y profesional, ya que estas
tecnologías de la información y comunicación están presentes en gran parte de
las actividades humanas: en el ocio, en la educación, en la comunicación, en la
forma de relacionarnos con los demás y en el mundo de los negocios.
De acuerdo al informe "Talent Mobility 2020, The next generation of
international assignments" de la consultora PricewaterhouseCoopers (PwC), tal
es la importancia que hoy las TIC tienen en la sociedad y en el mercado, que
quien(es) no sepa(n) subirse a la "ola tecnológica", no podrán sobrevivir en el
futuro entorno internacional (Carrie, 2012).
El estudio de PwC indica que las Tecnologías de Información y
Comunicación son esenciales para mejorar la productividad, calidad y
competitividad de las empresas. Por ello, el presidente de la Asociación Chilena
de Empresas de Tecnología de Información (ACTI), Jaime Soto, señaló que es
un hecho que el aporte de las TIC es, a estas alturas, invaluable (Carrie, 2012).
http://www.pwc.com/gx/en/managing-tomorrows-people/future-of-work/pdf/talent-mobility-2020.pdfhttp://www.pwc.com/gx/en/managing-tomorrows-people/future-of-work/pdf/talent-mobility-2020.pdfhttp://www.pwc.com/gx/en/managing-tomorrows-people/future-of-work/pdf/talent-mobility-2020.pdfhttp://www.acti.cl/sitio/http://www.acti.cl/sitio/
15
Un estudio de la Fundación para el Desarrollo Sostenible en América
Latina (FUNDES), dice que las Pymes, sobre todo las pequeñas y recién
organizadas solo invierten un 2% de su presupuesto en tecnología, “Por
supuesto, una empresa que no se actualice tecnológicamente, está condenada
a un atraso en competitividad y productividad” (Camacho, 2008).
"Es importante destacar que las TIC por sí solas no brindan ningún
beneficio. Para alcanzar lo que se buscan con su aplicación se deben realizar,
entre otros, los siguientes pasos para lograr una implementación exitosa. En
primer lugar, comunicar claramente el objetivo que persigue la organización con
la implementación de tecnología que se va a realizar y, en segundo lugar,
brindar adecuada capacitación al personal que utilizará las herramientas
seleccionadas", sostuvo Zúñiga (Carrie, 2012).
Como se ha venido describiendo hasta aquí, las TIC’s pueden y deben ser un
factor competitivo diferencial, para el que ha de ser posible determinar su
aportación de valor.
En toda empresa, conforme la tecnología se va incorporando a los procesos de
negocio y se internalizan sus posibilidades, los diferentes aspectos de las TIC’s
siguen un ciclo de vida como el esquematizado en la Gráfico 3. Pasan de ser
primordialmente una innovación, a proporcionar servicio, convertirse en una
fuente de costes y finalmente pasar a ser generadora de ingresos.
GRÁFICO 3 Etapas de Implementación de las TIC´s
Aporte de valor
16
Elaboración: Autora de Proyecto de Titulación
Fuente: Proyecto de Titulación
Análisis: Estas etapas no son dependientes una de otra ni absolutas en su
definición, pero muestran que la empresa ve, gestiona y extrae valor de las
tecnologías de diferente manera a lo largo de su ciclo de vida. Las medidas de la
aportación de valor de una particular tecnología a la empresa varían, pues, en
función del estado evolutivo en que se encuentra.
Así entonces, la inclusión adecuada de las Tecnologías de la información y
Comunicación es un desafío importante para los gerentes. Tanto que aquí se
pueden detallar contribuciones significativas que brindan el implementar TIC’s
dentro de las empresas:
Contar con un área funcional de TI principal dentro de la empresa y que
esta esté bien consolidada y alineada al negocio es tan substancial para
el éxito empresarial.
Realizan una colaboración importante para le eficiencia operacional,
la productividad, el servicio y satisfacción del cliente.
Generan una fuente importante de información y respaldo para la toma
de decisiones efectivas por parte de los ejecutivos de las empresas.
Conforman un ingrediente importante para el desarrollo
de productos y servicios competitivos que den a las organizaciones una
ventaja estratégica en el mercado global.
Consecuentemente; con la importancia que las TIC’s representan dentro de la
economía actual así como el impacto que estas causan en el mundo moderno,
así también es de suma importancia que exista un documento materializado que
permita tanto a las personas que ya tienen una área de TI constituida o a las
empresas que deben saber cuándo implementar una departamento de TI dentro
de sus negocios, ser partícipes de sus propias necesidades que les ayude a la
toma de decisiones con la asesoría técnica respectiva y que sobre todo
contribuya al negocio para la eficiencia, mejora y sobre todo para la alineación
de los objetivos planteados por los empresarios.
http://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/prod/prod.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/sercli/sercli.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/elproduc/elproduc.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos28/mercado-global-capitales/mercado-global-capitales.shtml
17
La creación de una estructura organizacional y procedimental de TI para las
PyMEs generará una contribución significativa para con todas las personas que
tengan una pequeña o mediana empresa o la pretendan crear, puesto que este
documento contendrá dentro de su estructura temas de gran relevancia para la
toma de decisiones acerca de tecnologías de información, asesoría técnica y
sobre todo creación y medición de sus propias necesidades ya que estarán
inmersos temas como modelos organizativos, roles, funciones, características y
atribuciones de todo lo relacionado al departamento de TI en el caso de requerir
crearse.
La importancia de la creación de un departamento de sistemas según los
parámetros de determinación de las necesidades de TIC’s, la existencia del área
de TI dentro de la empresa en sumamente relevante pues mediante este
departamento se mantienen y garantizan la eficiencia y continuidad se los
servicios, así como la eficiencia en las labores de los empleados, administrativos
e incluso clientes. El beneficio de este departamento se ve reflejado entre
algunos aspectos en la notable reducción de tiempo y de costos a largo plazo.
18
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
ANTECEDENTES DEL ESTUDIO
Las PyMEs de Ecuador al igual que sucede en otros países padecen de
diversas fallas desde el momento de su constitución, algunas de ellas de tipo
organizacional, tecnológico , económico o de conocimientos que ubican en
desventaja a estas organizaciones frente a otras a la hora de competir en las
diversas áreas de mercado, muchos CEO’s no perciben la importancia y los
beneficios de la tecnología aplicada al desarrollo empresarial, “El gerente Pyme
en América Latina generalmente es empírico y no tiene el hábito de capacitarse
y actualizarse permanentemente, que es una exigencia de la sociedad de la
información”, (Camacho, 2008).
Un estudio de la Fundación para el Desarrollo Sostenible en América Latina
(FUNDES), dice que las Pymes, sobre todo las pequeñas y recién
organizadas solo invierten un 2% de su presupuesto en tecnología, “Por
supuesto, una empresa que no se actualice tecnológicamente, está condenada
a un atraso en competitividad y productividad” (Camacho, 2008).
En el ambiente de la economía Ecuatoriana se utiliza el término PyMEs, para
definir o referirse a la empresas cuya estructura sea pequeña o mediana, estas
pequeñas y medianas empresas se caracterizan también porque han sido
negocios creados mediante una idea familiar y que en su mayor parte están
enfocadas únicamente hacia el mercado interno.
19
Dickson manifiesta que al nacer estas empresas desde ideas de
negocios familiar hace que se creen una serie de problemas tanto de tipo
administrativo, legal, financiero y por supuesto técnico, lo que no les permite ser
competitivos a mediano y largo plazo, tampoco les permite tener perspectivas
para captar nuevas inversiones y ampliar la base financiera de la empresa y sus
efectos multiplicadores en la producción, ventas etc. (Dominguez, 2011).
Si bien, tienen como ventaja competitiva que la toma de decisiones es flexible,
gran parte de las que se toman, no son técnica ni financieramente adecuadas
(Dickson, 1974).
De igual manera otros autores manifiestan sus teorías ¨el mercado de las pymes
es inestable, esta es una de las causas de la baja productividad y su
permanencia en los mercados¨ (Kauffman, 1995); ¨para culminar, la falta de
estructura y políticas formales, además de la capacitación de sus recursos
humanos, incide en la producción y la productividad de estas empresas, inclusive
en el ámbito tecnológico¨ (Palono, 2005).
Peter Senge en su libro La Quinta disciplina dice: “Muchos líderes tienen
visiones personales que nunca se traducen en visiones comunes que
galvanicen la empresa. Lo que hace falta es una disciplina que traduzca las
visiones individuales a una visión compartida común” (Karina M. , 2009).
Durante los últimos años en los foros de discusión de los CEO’s y de directivos
en general el valor agregado, o falta del mismo, de las TIC’s a las empresas ha
resultado motivo de controversia. Un artículo polémico de la Harvard Business
Review mencionaba que las TIC son un elemento genérico, como lo puedan ser
la electricidad o la logística. Por tanto, toda “estrategia” de TIC’s ha de residir en
fijar requerimientos funcionales con sus niveles de servicio, y conseguirlos al
menor precio posible. No obstante en lo que a la autora de la tesis se refiere no
comparte en absoluto esta apreciación.
20
La declaración citada sobre las “TIC’s genéricas” es válido exclusivamente para
aquellas actividades de negocio –que existen— en las cuales carecen de
importancia, no pueden proporcionar ningún tipo de diferenciación a la
empresa. Como se ha venido describiendo hasta ahora, las TIC’s pueden y
deben ser un principal elemento competitivo diferencial para cada negocio, el
misma que determinará su aportación de valor.
Heijs (2002, pp. 10-11) señala, que siendo la innovación una actividad
compleja, de índole acumulativa y la transferencia tecnológica una actividad
difícil y costosa, sería fundamental apoyar a la gestión empresarial en la
innovación, especialmente a las PYMES, en cuanto a la mejora de su
infraestructura tecnológica. Es decir, el Estado tendría que estimular tanto el
entorno de la empresa como las capacidades tecnológicas de las mismas.
(Norma, Alfredo, & Garcia, 2006).
Frente al nuevo contexto económico abierto y amplio, las micro y
pequeñas y medianas empresas tienen el reto de la constante actualización de
su tecnología, la formación de su recurso humano, así como la búsqueda de
vínculos con nuevos nichos de mercado a través de alianzas estratégicas, que
les permita sostenerse en un entorno altamente competitivo (Anzola, 2003, p.
55).
Sin embargo, la ausencia de planeación de los cambios tecnológicos
podría amenazar la existencia de la empresa (Coté & Vecina, 2005). Por lo que
ante el reto de la innovación constante en las TIC, resulta fundamental que las
PYMES realicen una planificación tecnológica estratégica en la adopción de
dicha tecnología, considerándose este aspecto clave para el buen desempeño
futuro de las PYMES (Berry, 2000; Coté & Vecina, 2005; Joyce & Winch, 2005;
Owens, 2006) (Norma, Alfredo, & Garcia, 2006).
Los cambios en la tecnología pueden llevar a potenciar la aparición de
nuevas compañías, por ejemplo las empresas vinculadas a Internet (Garrido,
2003, p. 114). Las organizaciones que no gestionen y planifiquen su tecnología
se encontrarán en desventaja (Coté & Vecina, 2005; Joyce & Winch, 2005;
21
Owens, 2006). Por tanto, la óptica de mercado y de atención al cliente no puede
planificarse y concebirse actualmente sin contar en paralelo con las opciones
tecnológicas (Garrido, 2003, p. 114) (Norma, Alfredo, & Garcia, 2006).
Para Rebolloso (2000, p. 66), hablar de tecnología de información es
referirse a los medios colectivos para reunir y luego almacenar, transmitir,
procesar y recuperar electrónicamente palabras, números, imágenes y sonidos,
así como a los medios electrónicos para controlar máquinas de toda especie,
desde los aparatos de uso cotidiano hasta las vastas fábricas automatizadas.
(Fonseca, 2012).
Sobre la concepción de TIC, Barragán (2002, p. 188) sostiene que las
tecnologías de información cubren cualquier tipo de equipo (hardware) o técnicas
utilizadas para la obtención, procesamiento y presentación de datos utilizados
por cualquier empresa que manipula información como tal (Norma, Alfredo, &
Garcia, 2006).
Plantear el uso de la tecnología como factor clave en la estrategia de una
PYMES, requiere en primera instancia hacer mención del concepto de
estrategia. De acuerdo con Stoner (1996, p. 292), el término estrategia incluye
tanto un componente de planificación como un componente de toma de
decisiones o de acción. Para Porter (1996, p. 19) la estrategia competitiva es la
búsqueda de una posición competitiva favorable en un sector industrial (Dora,
2013).
Importancia de la Implementación de TIC’s dentro de las PyMEs
Las TIC’s representan un área de oportunidad para las PyMEs. El
desafío consiste en que necesariamente estas empresas tendrán que adoptar
e incorporar de manera estratégica esta tecnología a su organización (Coté &
Vecina, 2005; Joyce & Winch, 2005; Owens, 2006) (Norma, Alfredo, & Garcia,
2006).
22
Según un estudio desarrollado por el Instituto de Investigaciones en
Tecnoeconomía (Techno Economy Research - TRI) organización de
procedencia Peruano, expresa; las empresas que no utilizan las Tecnologías de
la Información como herramientas competitivas en sus negocios, limitan su
crecimiento empresarial y perderían hasta un 30% de sus ingresos (Peru,
2011).
Considerando que según una investigación desarrollada por Prompyme
(2005), menos del 10% de las empresas utilizan las TIC’s, entonces
aproximadamente el 90% de las pymes del país estarían perdiendo anualmente
un monto que oscila entre el 10 y el 30% de sus ingresos (SoyEntrepreneur,
2008).
A medida que el tiempo va trascurriendo se puede observar como las TI
asumen un papel apreciable en toda organización, convirtiéndose de esta
manera en la base que sostiene el negocio, tanto así que llega a tomar parte
en la toma de decisiones estratégicas que afecten al negocio; esta permuta se
ha dado como resultado de una avance cultural y por lo tanto administrativa en
la empresa.
Esta evolución cultural se genera al darse una concienciación del importante
papel que juegan las TI en los procesos de negocio, así como al darse cuenta
del significativo y beneficioso cambio, que se genera en otras empresas que
adoptaron mejores prácticas para la gestión empresarial; es entonces ahí
cuando los implicados empiezan a interesarse por el aporte y desempeño del
área de TI.
Partiendo de la relación que exista entre el negocio y las funciones de TI, la
organización aumentará y se concebirá una gestión de cambio que apunta al
logro de la visión del negocio.
Es importante destacar los beneficios que tiene la implementación de las TIC’s
en las PyMEs, mismos que se pueden condensar en:
Mejor conocimiento del entorno, eficacia de las tomas de decisiones.
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Organización menos jerarquizada, repartición sistemática y práctica de la
información.
Gestión eficiente del talento humano.
Extensión de los mercados potenciales (comercio electrónico).
Menores costes logísticos.
Innovaciones de servicios y respuestas rápidas a las necesidades de los
clientes
Innovación en todos los ámbitos. (Cosmomedia.es, s.f.)
Dentro de las ventajas específicas que se generan con las TIC’s, se
mencionan los aumentos a la productividad como resultado de la mejora de
procesos, la creación de valor para clientes y empleados de la organización y la
creación de ventaja sobre la competencia (Slywotzky & Morrison, p. 2001)
(Norma, Alfredo, & Garcia, 2006).
Razones de inexistencia de TIC’s en las PyMEs
Rolando Liendo, señala "Las empresas que no usan las TIC’s ven
limitado su crecimiento por las mermas de inventarios, pérdidas de dinero por
falta de control, pérdida de clientes por carecer de información e incertidumbre
en la toma de decisiones, entre otros. Las pérdidas de los negocios podrían
estar entre el 10% y 30% de los ingresos de las pymes", señala Liendo
(SoyEntrepreneur, 2008).
A pesar de la importancia de contar con tecnologías de la información dentro de
las pymes, estos negocios no explotan aún todo el potencial que tienen las
TIC’s, por los siguientes motivos:
Desconocimiento de la importancia del área de TI al momento de crear la
empresa.
Idiosincrasia respecto a la forma de manejar la empresa (familiares).
Escaso conocimiento y confianza en las herramientas tecnológicas.
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Resistencia cultural de parte del empresario de las pymes requiriendo
determinada capacitación y/o especialización.
Poco o nulo aporte económico para implantación e inversión de estas
tecnologías
Escaso o nulo financiamiento para gestión de TIC’s y mantenimiento de
las mismas.
No visualizar la Red como una herramienta y alternativa de negocios.
Complejidad de adaptación de Tecnologías de Información a la empresa
Ciclo de Vida de las TIC’s
En toda empresa, a medida que las Tecnologías de la Información se van
incorporando a los procesos de los negocios y se internalizan sus
posibilidades de mejoramiento empresarial, así también las TIC’s se
esquematizan dentro de un ciclo de vida de desarrollo de las mismas. De tal
forma que estas tecnologías saltan de ser inicialmente una innovación, a
proveer servicios, convertirse en una fuente de costes y posteriormente pasar
a ser generadora de ingresos significativos para la empresa. Según se
muestra en el Grafico 4.
GRÁFICO 4 Ciclo de Vida de las Tics en el Negocio
Elaboración: Autora de Proyecto de Titulación
Fuente: Proyecto de Titulación
Análisis: Las etapas aquí expuestas, muestran que la empresa ve, gestiona y
extrae valor de las tecnologías de diferentes maneras a lo largo de su ciclo.
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Algunas empresas consiguen generar valor de sus inversiones en TIC’s en las
cuatro dimensiones simultáneamente: 1) ofrecen productos innovadores y
diferenciales basados en tecnología; 2) mejoran continuamente el nivel
de servicio y satisfacción de los clientes; 3) aplican las TIC’s a la mejora de los
procesos internos, rebajando los costes a su mínima expresión, y 4) venden sus
plataformas a otras compañías con menor capacidad de desarrollo. En definitiva,
conciben su área de TIC’s como una completa unidad de negocio.
El Departamento de TI y su Importancia en la Empresa
El departamento o equipo que dentro de una organización ejerce las funciones
de TI se encarga de estudiar, diseñar, desarrollar, implementar y administrar los
sistemas de información utilizados para el manejo de datos e información de
toda la organización. Estos sistemas, a su vez, comprenden aplicaciones o
software, y equipos o hardware (Nn, de Gerencia.com, 2013).
Conforme los sistemas de información se están convirtiendo en elementos
claves y necesarios para el éxito de los negocios, la toma de decisiones
relacionadas con los mismos van adquiriendo mayor complicación. Dicha
complicación revela la necesidad de la existencia del departamento de TI y que
el mismo acoja un modelo de gestión que vislumbre de manera formal su
alineación con el resto de la organización y de esta manera suministre las
herramientas necesarias para la toma de decisiones, el seguimiento, control de
las mismas y mejoramiento significativo del negocio.
De esta manera para que el departamento de TI pueda generar los resultados
que se esperan y plasmar con sus metas, es necesaria una gran capacidad de
gestión del personal involucrado y de la extracción de valor de los recursos
disponibles, sean internos o externos, con independencia del sector de
actividad en que la empresa opere. Además, al igual que cualquier otro espacio
funcional, el departamento de TI debe motivar a su equipo y garantizarle un
desarrollo profesional.
Llevar a cabo las tareas de la organización apoyándose en la Tecnología de
información, generalmente redunda en un procesamiento más rápido y
confiable de su datos. La información resultante tiene mayor movilidad y
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accesibilidad, y cuenta con mayor integridad, que cuando se procesa en forma
manual. Igualmente, las computadoras relevan a los empleados de numerosas
actividades repetitivas y aburridas, permitiéndoles aprovechar mejor su tiempo
en actividades que agregan más valor. A medida que los precios de los equipos
de computación bajan, su capacidad aumenta, y se hacen más fáciles de usar,
la TI se utiliza en nuevas y variadas formas. En las empresas, sus aplicaciones
son diversas. Hoy en día, la mayoría de las empresas medianas y grandes (y
cada día más pequeñas y micro-empresas) utilizan la TI para gestionar casi
todos los aspectos del negocio, especialmente el manejo de los registros
financieros y transaccionales de las organizaciones, registros de empleados,
facturación, cobranza, pagos, compras, y mucho más (Nn, de Gerencia.com,
2013).
El Gobierno de las TI y la generación de valor al negocio
La organización genera una serie de documentos para la ejecución de
actividades, tareas y proyectos; de los cuales la perspectiva es que sean
adecuadamente sobrellevados por el área TI de la empresa, el cimiento de
esta práctica se halla en una gestión apropiada al interior del área de TI, la
misma que debe estar enmarcada en un eficiente gobierno de TI.
(Sandra, Josep, & Porta, 2007), enfocar la implementación y uso de las
TIC’s en las empresas apropiadamente, forma lo que se conoce como el
gobierno de las TIC’s, es responsabilidad obligatoria de los CEO’s. Una
dirección adecuada de las TIC’s garantiza que:
Los sistemas de información están alineados con la estrategia de
negocio. Es decir, entregan las funcionalidades y servicios alineados
con las necesidades de la organización, facilitando que ésta pueda
conseguir sus objetivos de negocio.
Las TI capacitan a la organización para llevar a cabo actividades que
antes no le resultaban posibles.
La funcionalidad y servicios de TIC’s se entregan a la organización con
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el máximo valor económico y de la manera más eficiente. Es decir, los
recursos se utilizan de forma responsable.
Se conocen y gestionan los riesgos relacionados con las TI.
El gobierno de TI comprende el conjunto de gestiones que el departamento de
TI establece para facilitar y soportar el desarrollo de los objetivos estratégicos
del negocio, en contestación a los requerimientos que la organización hace
para que los recursos tecnológicos, los procesos y la información, sean
manejados en forma eficiente y estén disponibles a los usuarios que tengan
privilegios de uso y operación de los mismos.
Así también para cumplir con el propósito de facilitar la toma de decisiones que
soporten los objetivos de los ejecutivos y de la empresa.
Para apoyarse en el desempeño de la gestión del gobierno de TI y para
alcanzar los objetivos propuestos y soportar apropiadamente al negocio,
brindando seguridad y control, TI puede recurrir a COBIT.
COBIT y su Implantación en los Negocios
Significado
Las siglas COBIT traducidas al español significan Objetivos de Control para la
Información y Tecnologías Relacionadas (Control Objectives for Information
and related Technology) (Karina B. , 2013).
Definición
Es un marco de trabajo internacionalmente aceptado que se usa como una
buena práctica para implementar y mejorar los gobiernos de TI y para el
control de la información, y los riesgos que conllevan, resaltando en el
cumplimiento de la normatividad, desempeño, resultados y modelos de
madurez, ayudando así a las organizaciones a incrementar valor agregado al
negocio.
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COBIT es un conjunto de mejores prácticas (marco de referencia o framework)
para la administración TI creado por ISACA (Asociación de Auditoría y Control
de Sistemas de Información), e ITGI (Instituto de Gobernabilidad de Tecnología
de Información) en 1992. COBIT brinda a managers, auditores, y usuarios TI,
un conjunto de medidas, indicadores, procesos y mejores prácticas de
consenso general para asistirlos en maximizar los beneficios derivados del uso
de las tecnologías de información y para obtener un control y gerenciamiento
apropiado de IT en la organización (Joaquín & Eduardo, 2015).
En definitiva se puede concluir que:
COBIT es un framework de Gobierno de TI y un conjunto de
herramientas de soporte para el gobierno de T.I. que les permite a los
gerentes cubrir la brecha entre los requerimientos de control, los
aspectos técnicos y riesgos de negocio.
COBIT hace posible el desarrollo de una política clara y las buenas
prácticas para los controles de T.I. a través de las organizaciones
COBIT enfatiza en la conformidad a regulaciones, ayuda a las
organizaciones a incrementar el valor alcanzado desde la TI, permite el
alineamiento y simplifica la implementación de la estructura COBIT.
Misión de COBIT
GRÁFICO 5 Evolución de COBIT
Elaboración: ISACA, Segurinfo
Fuente: ISACA, COBIT 5
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Inicialmente
La primera edición de COBIT se lanzó en 1996.
Su misión es "investigar, desarrollar, publicar y promover, un conjunto de
objetivos de control generalmente aceptados para las tecnologías de la
información que sean de aplicación internacional, manteniéndolos actualizados
para el uso diario de gerentes y auditores".
En la Actualidad
El IT Governance Institute® (ITGI) en el año 2012 publico la versión más
actualizada de COBIT que es la versión COBIT® 5 el enfoque general sigue
siendo básicamente el mismo, ayudar a las organizaciones a satisfacer con éxito
los desafíos de los negocios, sin embargo en esta nueva versión el marco
COBIT 5 se construye sobre cinco principios básicos, que quedan cubiertos en
detalle e incluyen u