Post on 13-Feb-2016
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Informe de Practica Profesional
Ingeniería Comercial
Carlos Méndez
Universidad Autónoma De Chile -Facultad de Negocios -Ingeniería Comercial | Carlos Méndez Córdova
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Contenido Introducción .................................................................................................................................. 2
Reseña de Laser Imaging Chile ....................................................................................................... 3
Productos y servicios de Laser Imaging .......................................................................................... 3
Operaciones y Alianzas .................................................................................................................. 4
Alianzas estratégicas ...................................................................................................................... 4
Número de Trabajadores y estructura ............................................................................................ 5
Desarrollo Práctica ......................................................................................................................... 6
Tareas ............................................................................................................................................ 6
Alcances del cargo ......................................................................................................................... 7
Comunicación Colateral ................................................................................................................. 7
Análisis Personal ............................................................................................................................ 8
Logros .......................................................................................................................................... 11
Conclusiones ................................................................................................................................ 12
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Introducción
El objetivo principal de la práctica, es realizar una aproximación lo más cercana a
la realidad a la cual el futuro profesional se verá enfrentado cuando ejerza su
profesión, aplicando conocimientos y poniendo en práctica las diferentes materias
cursadas durante todos los semestres de la carrera. Esta práctica en el caso de la
carrera de Ingeniería comercial de la Universidad Autónoma de Chile, podrá ser
realizada en cualquier área de la empresa que tenga relación con la carrera
anteriormente mencionada.
Dentro de los aspectos relevantes a mencionar en la ejecución de práctica cabe
mencionar los siguientes:
Aplicación de modelos teóricos en tareas practicas
Desarrollar labores interpersonales de buena convivencia en equipos
multidisciplinarios y así el fomento de trabajo en equipo
Poner en práctica habilidades blandas para la consecución de objetivos
particulares y grupales
Ahondar en labores de interés para un futuro desempeño laboral como
Egresado
Añadir valor a la empresa
Propuesta de mejoras al fin de la practica
El presente Informe dará a conocer las diferentes tareas que se realizaron durante
2 meses, detallando la empresa, labores y tareas, para finalizar con un análisis
personal y conclusiones
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Reseña de Laser Imaging Chile
Es una empresa orientada a brindar soluciones de impresión y Gestión
documental. Desde su creación en 1997 se han caracterizado por ofrecer a
sus clientes productos y servicios del más alto nivel. Las soluciones son a la
medida de cada cliente, con muchos casos de éxitos comprobados.
El foco de Laser Imaging es ser un activo económico e intelectual para cada
Cliente y comunidad donde se desenvuelva. Entregando servicios de impresión y
tecnología a empresas e instituciones, contribuyendo al aumento de su
productividad, privilegiando la relación a largo plazo y trabajando en constante
colaboración con la comunidad y el medio ambiente.
Productos y servicios de Laser Imaging
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Operaciones y Alianzas
Los servicios de arriendo de impresoras consisten en la instalación,
configuración, control de impresión y Continuidad operativa para las impresoras
y multifuncionales, en arriendo.
Alianzas estratégicas
Laser Imaging es Lexmark Business Solutions Dealer
Laser Imaging es HP Business Partner
Distribuidor Oficial de Equipos y servicios Samsung
Compromiso con el medio ambiente a través de Logística Inversa y
Recolección de cartuchos vacíos.
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Número de Trabajadores y estructura
En laser Imaging Chile actualmente trabajan un total de 16 personas, distribuidas de la
siguiente manera:
- Técnicos : 4
- Chofer : 1
- Orden y aseo : 1
- Mesa de ayuda : 1
- Coordinador de operaciones: 1
- Contract Manager : 1
- Ventas :1
- Gerente general : 1
- Abastecimiento: 1
- Compras : 1
- Contabilidad y finanzas :1
- Gerente finanzas : 1
Organigrama estructura Empresarial
Gerente General
Compras Abastecimiento Contabilidad y
finanzas
Gerente de Administración y
finanzas
Jefe de operaciones
Mesa de Ayuda
Jefe de Ventas Contract Manager
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Desarrollo Práctica
En Laser Imaging, durante mi estadía me desempeño como contract manager
(Administrador de contrato) o ejecutivo de cuentas, y me encontro bajo la subordinación
directa del gerente general, ya que la empresa cuenta con un organigrama funcional, y
como quedó demostrado en la figura anterior bastante reducida pero acorde a las labores
realizadas en el día a día.
Tareas
Realizar seguimiento continuo de el fiel cumplimiento de los derechos y deberes
que conlleve cada cliente y cada contrato
Administrar cartera de 14 Clientes que cuentan con contrato vigente con Laser
Imaging tanto de arriendo de equipos ( impresoras) como de servicios
Visitas periódicas a clientes para mejorar y estrechar relaciones comerciales
Seguimiento y fiel cumplimiento de labores técnicas
Coordinación en compras de insumos para multifuncionales en contrato
Coordinación en despachos y mantención en stock de suministros (toners) en
dependencias de los clientes con contrato vigente.
Elaboración de propuestas comerciales a potenciales clientes
Mejoramiento y up grades en actuales parques de impresión de clientes
Implementación de nuevos servicios
Levantamiento de información para la elaboración de proyectos de digitalización y
cartelera digital
Renovación de contratos en caso de ser necesario
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Administrar back-office de mercado publico
Administrar cartera de productos en Chile compra
Venta de suministros tecnológicos ( notebook, monitores, tablets, etc)
Preparación de propuestas para licitaciones públicas fueras de convenio marco de
Impresoras y Arriendo de Impresoras, ID 2239-9-LP11
Gestión en las órdenes de compra de entidades públicas
Reporte semanal de proyección de venta mensual.
Plan de reducción de costos y mejoramiento de procesos operacionales
Alcances del cargo
Principalmente los alcances del cargo están enfocados en mantener, profundizar y
expandir la relación comercial con los actuales clientes, esto con el objetivo de lograr
aumentar la cantidad de contratos y la futura renovación de los mismos. Para lograr este
objetivo, se llevan a cabo periódicamente las tareas anteriormente detalladas, poniendo
especial cuidado en los periodos de renovación de contratos, ya que esta labor implica
varias semanas y hasta meses de negociación.
Además se busca hacer eficientes las labores técnicas, coordinando las faenas tanto
operativas como comerciales y brindar al cliente una mejor experiencia de servicio, para
así abrir nuevos negocios con los clientes.
Comunicación Colateral
La comunicación que tengo dentro de la empresa es con todo el personal, ya que al ser
una pyme se interactúa diariamente con la mayoría de las áreas, además la correcta
ejecución de mis labores está directamente relacionada con la excelente coordinación que
debe existir entre las distintas unidades y los plazos que yo indique.
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Mi principal relación es con mesa de ayuda, operaciones, compra y despacho (pag 5.) ya
que mis labores diarias de supervisión y coordinación se encuentran estrechamente
relacionadas con el correcto actuar de estos.
Por otra parte, también interactuaba prácticamente todos los días con gerencia general,
ya que por el pasaban las aprobaciones de las propuestas que presentaba a los clientes
asignados en mi cartera, así como la protección de precios en la comercialización de
suministros, descuentos, tarifas etc, así como de supervisar mi labor durante la práctica, y
actual desempeño laboral.
Junto con lo anterior, el gerente general, el jefe de ventas y yo revisamos periódicamente
las proyecciones de ventas y posibles contratos con organismos públicos, labor que se
está comenzando a desarrollar por primera vez en la empresa, y por lo mismo tiene
bastante grado de incertidumbre la cual necesita constante apoyo.
Análisis Personal Dentro de las principales dificultades las cuales me enfrente fue el poco conocimiento en
el la industria tecnológica, específicamente en el rubro del arriendo de impresoras, luego
de esto la siguiente dificultad que me toco superar fue el sin fin de reuniones con clientes
de todo tipo de organización, ya que muchas veces la contraparte comercial podía ser una
secretaria, pasando por un jefe de departamento hasta muchas otras veces con gerentes,
lo cual saco necesariamente habilidades blandas para poder relacionarme con ellos de
manera óptima, y así lograr una relación comercial prolongada y fructífera
A nivel empresa existían varias falencias y dificultades entre las que destacan
principalmente:
Problemas de flujo de caja
Poco personal técnico especializado
Poco stock de suministros
Elevada tasa de fallos en suministros
Poca promoción de productos y servicios
Poco poder de negociación con los proveedores
Nulas políticas internas de trabajo
Poca claridad en la descripción y alcances de cargo
Nula preocupación por el cuidado de la marca
Falta definir claramente la visión y misión de la empresa
Falta de diferenciación respecto a grupo estratégico
Falta de mecanismo financiero para protección por fluctuación del dólar
Nula presencia de mecanismos para medir satisfacción del cliente
Políticas de relaciones a largo plazo
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Falta de planes estratégicos para la consecución de objetivos
Inexistencia de indicadores de gestión
Bajos incentivos laborales para la mejora de procesos
Baja promoción web
Pocos canales de comunicación con potenciales clientes
Poco experiencia en licitaciones a organismos públicos
Inexistencia de software para mesa de ayuda para monitoreo y control
Inexistencia de software para el manejo de activos
Propuesta de soluciones:
Establecer políticas financieras claras que vayan de la mano con las proyecciones
de la empresa
Realizar análisis acabado de cuantos técnicos serían los óptimos para satisfacer
las necesidades de post venta de toda la cartera de clientes en contrato
Realizar alianza estratégica con proveedores para gestionar de mejor manera el
arribo de suministros.
Cambiar proveedor o indicar que mejore sus estándares de calidad
Realizar estrategia de marketing que abarque medios digitales, eventos
empresariales además de una estrategia para hacer más conocida la marca
Constituir políticas internas de trabajo, definición de organigrama compartido por la
organización en su conjunto, reuniones trimestrales con la totalidad de los
trabajadores
Realizar descripción de cargo de cada trabajador, entregando a su llegada un
pequeño resumen de las principales labores y su alcance, que sea comprendido
por toda la organización, dejando claro las directrices y el marco laboral en cual se
debe desempeñar.
Integrar en el espíritu del equipo de trabajo en general que uno de los pilares
fundamentales para lograr crecer en la creación de nuevas oportunidades de
negocio es el cuidado de la marca, esto parte desde la primera cara visible (en
este caso los técnicos) hasta el gerente general. Hay que pensar que el cliente es
vital para el negocio y todas las fuerzas tienen que ir dirigidas para que él
recomiende la empresa
Misión y visión: En este punto intentaría 2 estrategias. La primera; si se cuenta con
capital disponible para invertir en mejoras profundas para la organización, llamaría
a una consultora externa que me ayuda a elaborar una misión y una visión que
refleje fiel mente los intereses de los dueños. Si no se dispone de capital para
invertir en este ítem intentaría reunir información respecto a la filosofía de los
fundadores, además de ver que atañen directamente hoy por hoy a la organización.
Añadir a la cartera de productos y servicios un aumento en el número de
soluciones que vayan de la mano con agregar valor a la venta de suministros o el
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arriendo de las impresoras. Ej. En venta de suministro contar con monitoreo de los
móviles que realizan despacho, para entregar información concreta a los clientes.
Ej . en el caso de servicios se podría integrar un software de service desk para que
cada cliente pueda levantar una solicitud y esta pueda ser medida ( SLA, Tecnico
que asistió, cuantas veces se asistió al mes el mismo equipo, tasa de falla de la
sucursal etc)
Hace ya varios años las empresas en distintos rubros que se ven afectadas por el
tipo de cambio CLP/USD u otro toman mecanismos para resguardarse ante
posibles variaciones que pudiesen afectar negativamente al negocio. La mejor
manera que se ve a mediano plazo es evaluar la posibilidad de tomar forward
para minimizar el riesgo al que se ven expuestos al comprar insumos.
Para medir los servicios y la percepción de cada cliente, junto con instaurar un
Service Desk añadiría la opción de que cada cliente pueda cerrar el ticket y
efectuar una evaluación ( mecanismo que presente en la empresa mediante el
software de INVGATE Service Desk http://www.invgate.com/es/service-desk/)
Junto con las medidas mencionadas anteriormente viene prácticamente por
añadidura la búsqueda continua de la relaciones a largo plazo, ya que al
presentarse como ‘partner’ estratégico dentro de las labores operativas de los
clientes, tiene que existir el concepto de relación a largo plazo y tiene que ser
compartido por toda la organización y cada uno de sus miembros.
Realizar plan estratégico, el cual contemple como quiere estar Laser imaging en el
largo plazo, analizando cada una de las áreas de la empresa, realizar un foda,
análisis peste, análisis de las fuerzas de Porter, analizar la propuesta de valor,
realizar presupuestos claros y trabajar acorde a ellos, agregar indicadores de
gestión en cada área, para cumplir los objetivos planteados en el ‘plan estratégico’
Como se mencionó anteriormente para llevar a cabo la planeación estratégica, se
tiene que constar con indicadores, los cuales tienen que ser elaborados acorde a
esta estrategia
Incorporar dentro del plan estratégico, una política de recompensas claras,
consistentes al nivel de desempeño de cada área, y que se encuentre acorde a los
objetivos alcanzados.
Invertir en la reestructuración de la página web, convirtiéndola en un canal de
venta más para la empresa.
Adquirir cursos de entidades privadas o los propios de mercado público para el
mejorar el rendimiento en el convenio marco vigente
Adquirir software web (de bajo costo) para el monitoreo de los equipos a lo largo
de todo Chile.
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Logros Uno de los logros fue poder implementar más contratos a la cartera de clientes
entregados.
Otro de los logros fue poder desarrollarme tanto profesional como personalmente
en proyectos de TI en los cuales tenia algunos conocimientos previos.
( Administración de redes – Duocuc) Estos proyectos contemplaban el apoyo en
aspectos financieros, comerciales y operativos por lo que pude complementarlo
con los 10 semestres que tengo actualmente estudiados en Ingeniaría Comercial.
En lo que respecta netamente a lo profesional, tuve la oportunidad de reunirme
con bastantes gerentes de área, sub gerentes, técnicos, jefes de departamento y
otros, con lo que logre mejorar mis habilidades comerciales en terreno.
También tuve la oportunidad de desenvolverme en un equipo multidisciplinario y
poder potenciar algunas habilidades blandas.
En aspectos éticos, nunca tuve ningún problema ya que siempre actué de la
manera más ética y profesional posible, tanto con los demás compañeros de
trabajo como con clientes y todos los involucrados
Otro logro, fue poder expandir las ventas al sector público, área la cual la empresa
no había visto años anteriores como mercado potencial y que en la actualidad
promedia $10M de facturación mensual, aportando $4M de contribución aprox.
Lograr hacer más eficiente los contratos : al momento de mi llegada los contratos
se encontraban en pésimo estado, muchos de los clientes no nos conocían, no
sabían a quién dirigirse, habían tenido muchos problemas técnicos que la empresa
era incapaz de resolver , además de contar con equipos en clientes que no se
tenía idea que estaban, por otra parte los clientes tenían demasiado stock de
toners, lo cual no permitía un correcto control, para lo cual propuse realizar un plan
de stock ‘just in time’ para hacer más rentable los contratos, logrando mejorar el
margen de contribución en un año en un 30% mensual aproximadamente.
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Conclusiones
En esta tercera práctica, logré identificar falencias que en mis dos practicas anteriores no
había logrado, esto debido a que en este último proceso cuento con más experiencia
laboral, además de más conocimientos académicos, los que a su vez me permiten ver los
problemas de una forma más estratégica, y no tan operacional ( como los veía en mis dos
practicas anteriores) , es por lo mismo que cada día hay más espacio para proponer
soluciones dentro de la organización y poder agregar valor a cada operación.
Creo que realizar la práctica profesional en una pyme, además de trabajar en ella, me
permitió adquirir las habilidades para poder proponer soluciones concretas y así poder
plasmar todo lo aprendido.
Por otra parte en lo que respecta directamente a la empresa, creo que tiene muchos
puntos que puede mejorar, pero el problema más crítico es la poca visión de futuro ya que
el día a día es visto como más importante.