INFORME DE SITUACIÓN DE LOS

ARCHIVOS UNIVERSITARIOS

ESPAÑOLES

2012

Áreas de análisis Datos Generales

Tratamiento de la documentación

Organización de los Archivos

Recursos Humanos e Infraestructuras

Servicios

Fondos documentales

Gestión y tratamiento documental

Informatización y administración electrónica

Asistencia técnica externa

Cooperación

2

3

Universidades con archivo Total de universidades Universidades con archivo

Públicas Privadas TOTAL Públicas Privadas TOTAL

1994 41 24

1997 59 29

1999 50 16 66 36

2001 50 18 68 41

2003 50 20 70 39 6 45

2006 50 21 71 43 6 49

2008 50 24 74 43 7 50

2010 50 25 75 43 10 53

2012 50 25 75 43 10 53

4

Organización de los archivos

-Denominación: Archivo General o Archivo Universitario

71,5%

- Categoría: Categorías de los archivos universitarios en 2010

Servicio=57,2%

Sección=28,5%

Otros=14,3%

-Dependencia: Secretaría General

- Orgánica: 68%

- Funcional: 60%

5

Recursos humanos

-El 52,3% de archivos tiene plantilla entre 1-3

personas

-Se mantiene la tendencia de predominio A2-GII y

C1-GIII.

28%

30%

25%

17%

Distribución de recursos humanos según grupos en 2012

A1+Grupo I

A2 + Grupo II

C1 + Grupo III

C2 + Grupo IV

Recursos económicos

6

0

5

10

15

20

25

30

35

1999 2001 2003 2006 2008 2010 2012

6 5

8

12

15 17 16

27

34

29 28

25

18

26

Archivos con presupuesto propio Sí No

7

Servicios

PRÉSTAMOS

41%

33%

26%

Núm. de préstamos anuales 2012

Hasta 100

De 101 a 500

Más de 500

8

Servicios

USUARIOS

Personal docente 19%

Estudiantes 9%

PAS 44%

Investigadores 25%

Otros 3%

9

Fondos documentales

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

2001 2003 2006 2008 2010 2012

Evolución de los formatos y soportes

Audiovisuales

Impresos

Fotográficos

Gran formato

Electrónicos/digitales

Microfilmados

Manuscritos

10

Gestión documental

0

5

10

15

20

25

30

2008 2010 2012

Evolución de los tipos de cuadro de clasificación

Funcional

Orgánico-funcional

Orgánico

Otros

11

Gestión documental

Comisión de valoración

2003 2006 2008 2010 2012

SI 18 24 24 24 26

NO 17 16 16 11 16

12

Informatización y Administración Electrónica

0

5

10

15

20

25

30

35

Niveles de informatización de los archivos universitarios

Captura/creación

C. Clasificación

C. Seguridad

Descripción u. doc.

Recuperación

Transferencias

Control de eliminación

Consultas/Préstamos

Gestión depósitos

Gestión usuarios

13

Informatización y Administración Electrónica

Si 80%

No 20%

Participación del Archivo en Comisiones para la Administración Electrónica

14

Informatización y Administración Electrónica

0

2

4

6

8

10

12

14

Gestor Documental

Gestor Documental

%

15

Informatización y Administración Electrónica

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

2010 2012

Gestión de servidores

Soportes portables

Almacenamiento externoseguro

Repositorios digitales

Otros

16

Asistencia técnica externa

Tipo de asistencia externa 2006 2008 2010 2012

Reprografía 6 2 4 3

Digitalización 8 8 6 10

Tratamiento documental 1 1 3 3

Vigilancia 2 5 2 2

Organización de exposiciones 1 1 0 0

Visitas escolares 1 0 0 0

Restauración 2 3 4 3

Gestión salas de consulta 1 0 0 0

Documentación externalizada en locales de empresas

2 2 1 2

Otros - - 2 6

17

Cooperación

Grupo de trabajo 2012

Identificación y valoración de series 10

Política de Gestión de documentos electrónicos 12

Calidad 3

Guía de archivos universitarios 4

Revisión Plan Estratégico de la CAU 4

Difusión web 2.0 3

Archivos personales 6

Fondos históricos 9

18

CONCLUSIONES

Baja dotación de personal en las plantillas de los archivos

Archivos que no están nada informatizados

Pocas universidades tienen integrados sus

procedimientos electrónicos en un GD y menos las que

disponen de herramienta de archivo digital

19

CONCLUSIONES

Alta participación de los archivos universitarios

Evolución positiva del servicio de archivo dentro de la Universidad

y en el reconocimiento de entidad propia

Avance en la consideración de servicio universitario, aumentando

la dependencia de órganos de carácter transversal

Clara mejora en la función del archivo en la gestión documental

integral de la universidad

Avance en el uso de las normas internacionales de descripción

archivística, en la implantación de cuadros de clasificación y en los

estudios de valoración de series documentales