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Informática Administrativa
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Sesión No. 5
Nombre: Presentaciones gráficas (Power Point). Parte I. Objetivo: al finalizar la sesión, el estudiante conocerá las funciones básicas y
componentes de la interfaz de Microsoft Power Point 2003 para presentaciones
gráficas, así como sus operaciones básicas, y el manejo de objetos y textos.
Contextualización.
Con el avance de la tecnología, cada vez es más fácil hacer llegar a una o varias
personas una idea. Estudios psicológicos afirman que la transmisión de una idea
es más sencilla si se fija con una imagen que ilustre lo que se quiere comunicar.
En el ambiente laboral este método de fijar y transmitir ideas se volvió muy
famoso con las presentaciones gráficas de Microsoft Power Point, una
herramienta de ofimática que permite realizar presentaciones sobre uno o varios
temas de forma visual, con varios recursos animados y multimedia.
Fuente: http://www.tecnofanatico.com/wp-content/uploads/2014/10/keynote_powerpoint-400x354.jpg
Un dicho muy famoso dice:
“Una imagen dice más que mil palabras”
Este es el principio básico para trabajar con Power Point.
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Introducción al Tema
Power Point es una herramienta para el desarrollo de presentaciones gráficas
que se ha convertido en la herramienta por excelencia en exposiciones y
presentaciones profesionales, desde el desarrollo de un tema hasta
presentaciones en convenciones y cursos grupales.
Las presentaciones de Power Point son fáciles de crear, dinámicas y con un
gran impacto (siempre y cuando el contenido sea atractivo).
En esta sesión conoceremos más a fondo esta herramienta de ofimática que
seguramente utilizarás varias veces en la escuela o el trabajo.
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Explicación
4. Presentaciones gráficas (Power Point):
4.1 Componentes de la interfaz de Microsoft PowerPoint 2003
Al igual que Word, Power Point se conforma de barras, menús, herramientas,
comandos, estilos, etc. Comencemos por identificar sus componentes.
4.1.1 Las barras
En la parte superior de la ventana se encuentra la barra de título donde por
default el valor inicial será Presentación 1, tras guardar el archivo, este nombre
cambiará, también se encuentran los clásicos botones de minimizar, maximizar y
cerrar.
Así mismo se encuentra la barra de menú, desde la cual podemos realizar
diversas acciones sobre la presentación actual.
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La barra de herramientas de texto, permite dar estilos y formato a los campos de
texto que se estén agregando en la presentación.
La barra de estado que muestra información sobre la presentación, ubicación de
diapositiva activa, tipo de diseño, idioma, etc.
4.1.2 Panel de tareas
Power Point también cuenta con un panel de tareas inteligente, el cual permitirá
realizar diversas tareas dependiendo en el contexto en el que nos encontremos
trabajando, funciona de la misma forma que el panel de Word 2003. Sólo que
agrega algunas funciones debido al tipo de documentos que se crean en Power
Point, las más destacadas son:
Diseño de diapositiva: permite predeterminar que tipo de diapositiva se
va a insertar para trabajar con ella.
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Estilo de diapositiva: permite tomar un estilo predefinido para la
diapositiva, montando estos estilos en el tipo de diapositiva seleccionada
para trabajar.
Personalizar animación: permitirá seleccionar los elementos contenidos
en la diapositiva, ordenarlos y desatar un tipo de interacción o animación
durante la ejecución de la presentación, por ejemplo, algún efecto de
entrada, ocultar elementos o remarcar un objeto.
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Transición de diapositivas: permite al usuario definir cómo aparecerá la
siguiente diapositiva durante la presentación, definir con que método se
cambiará y el tiempo de duración de cada diapositiva.
4.2 Operaciones básicas con Power Point:
4.2.1 Creación de una presentación
Al abrir Power Point se puede seleccionar del panel de tareas las siguientes
opciones:
Presentación en blanco: abrirá un
documento en blanco para iniciar a
trabajar.
A partir de una plantilla: ofrece una
serie de plantillas para seleccionar y
definir estilos a todas las diapositivas que conforman la presentación.
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A partir del asistente para auto contenido: esta opción nos ofrece una
herramienta que te ira guiando paso a paso para la creación de contenido,
al dar clic se mostrara una ventana como ésta:
A partir de una opción existente: nos permite elegir una presentación
previamente guardada para crear un documento nuevo a partir de esa
diapositiva, manteniendo la original sin alteraciones.
4.2.2 Insertar, copiar, duplicar, mover y eliminar diapositivas
El objeto principal de trabajo en una presentación son las diapositivas, éstas
pueden contener estilos (tipo de diapositiva, títulos, colores, fuentes, etc.),
objetos (imágenes, cuadros de texto, tablas, organigramas, dibujos, etc.) y
acciones (animaciones y transiciones). éstas son las acciones que pues hacer
con ellas:
Insertar.- Para iniciar a trabajar con diapositivas es necesario ir
agregando tantas como desees, para hacerlo puedes dar clic en el botón
Nueva diapositiva.
O seleccionar del menú Insertar la opción Nueva diapositiva o con la
combinación de teclas Ctrl + M.
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Existen varios tipos de diapositivas que puedes insertar, en el panel de tareas
podrás visualizar los diferentes tipos que se pueden insertar.
Copiar diapositiva.- Una vez insertada la diapositiva (y
probablemente terminada), se puede copiar y pegar tantas
veces como se desee a lo largo de la presentación, para
hacerlo, se debe identificar en el panel izquierdo donde
aparecen pequeñas imágenes de las diapositivas en general.
Una vez seleccionada, presiona las teclas Ctrl + C para copiar
y posteriormente Ctrl + V para pegar, la podrás arrastrar en el
panel de diapositivas hasta la ubicación deseada.
Duplicar diapositiva.- De igual forma, se selecciona la diapositiva que
desea duplicarse y con la ayuda del menú Edición, podemos seleccionar
la opción Duplicar o bien presionar el comando de teclas Ctrl + Alt+ D, a
diferencia del comando Copiar, la opción duplicar no permitirá sacar la
diapositiva de Power Point, acción que al copiar si puede ser pegada en
otros programas.
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Mover Diapositiva.- Es probable que tras varias
diapositivas se tenga la necesidad de reordenarlas, para
hacer esto sólo debes seleccionar la diapositiva del panel
de diapositivas y arrastrarla hasta la posición que desees,
suéltala y de forma automática tendrá su nueva posición,
para distinguirlas, aparecerán enumeradas indicando su
posición. Más adelante cuando veamos los tipos de vistas,
veras que desde esta vista también es posible reordenarlas
arrastrando las diapositivas en el orden que desees.
Eliminar diapositiva.- Para removerla de la presentación,
sólo se debe seleccionar del panel y presionar la tecla
suprimir o desde el menú edición, seleccionar la opción
Eliminar diapositiva.
4.2.3 Configuración de una presentación
En ocasiones se necesitan ciertas reglas para la creación de una presentación,
estas configuraciones se pueden hacer desde el menú archivo, en la opción
configurar página.
La configuración permitirá modificar algunos parámetros como son:
Diapositivas dimensionadas para pantalla.
Ancho de diapositiva, el valor por default es 25,4 cm.
Alto de diapositiva el valor por default es 19,05 cm.
Numerar diapositivas desde el valor por default es 1.
Orientación -Diapositivas el valor por default es Horizontal.
Orientación - Notas, documentos, esquema el valor por default es
Vertical.
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4.2.4 Tipos de Vistas, reglas y guías
Para trabajar con Power Point, es necesario modificar el espacio de trabajo de
vez en cuando, algunas de las vistas ayudan a trabajar mejor con las
diapositivas, ordenar, pre visualizarla y corregirlas, las vistas con las que cuenta
Power Point 2003 son Normal, Clasificador de diapositivas y Presentación de
diapositivas:
Tipo de vista Normal.- Es la vista convencional con la que Power Point
inicia al abrir, permite trabajar diapositiva por diapositiva y navegar entre
ellas con el panel izquierdo, agregar objetos a las diapositivas y configurar
sus animaciones.
Clasificador de diapositivas.- Muestra un panel amplio con las
diapositivas creadas que permite reordenarlas a conveniencia, para
hacerlo sólo se deben arrastrar a la posición en la que se desea colocar.
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Presentación con diapositivas.- Ésta es la vista de la presentación final
de las diapositivas como fueron configuradas, es decir el resultado final, la
aparición de las diapositivas con sus objetos, transiciones, etc.
Para intercambiar entre vistas sólo es necesario dar clic en los botones de vistas
ubicados en la parte inferior izquierda de la pantalla donde verás estos botones:
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Reglas y guías. Power Point al ser una herramienta de apoyo visual requiere en
muchos de los casos de orden y estructura en cuanto al contenido de las
diapositivas se refiere. Para esto se agregan las herramientas de Reglas y guías.
Reglas.- Son barras que contienen elementos de medición para la diapositiva,
estas sirven para modificar los objetos contenidos en la diapositiva y obtener
mejores dimensiones en el espacio de la misma. Para visualizarlas se pueden
abrir dando clic en el menú Ver en la opción Regla.
Guías.- Las guías son una cuadricula virtual pero visible que se traza sobre la
diapositiva con el objetivo de obtener ubicaciones para colocar los objetos de
forma estructurada, es decir, misma altura, mismo tamaño, etc.
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4.3 Manejo de objetos
Los objetos son todos aquellos elementos que se integran a una diapositiva, ya
sea un cuadro de texto o una imagen. Veamos qué acciones se pueden realizar
sobre estos objetos.
4.3.1 Seleccionar, copiar y duplicar
Al igual que las diapositivas, cada objeto en la diapositiva puede seleccionarse,
copiarse y duplicarse, para hacerlo basta con dar clic sobre el objeto y oprimir
las teclas Ctrl +C y pegarla con las teclas Ctrl + V, para ubicarla en un nuevo
punto de la diapositiva sólo debes arrastrarla hasta el punto final que desees.
4.3.2 Mover, alinear y modificar
Utilizando las guías y reglas de la diapositiva se pueden ordenar los objetos
contenidos en ellas, sólo basta con arrastrarlas para ubicarlas en la posición
adecuada utilizando estas referencias y obtener un orden y distribución correctos.
Para poder modificar un objeto sólo se debe hacer clic sobre él, esto activará los
nodos para cambiar tamaño y dimensión, sólo hay que dar clic en el nodo y
arrastrar hasta conseguir el resultado deseado.
4.3.3 Girar y voltear, distancia y distribución
Girar y voltear. Todos los objetos dentro de las
diapositivas, son seleccionables, tras seleccionar
alguno de los dispuestos en ella, se puede acceder a
un menú contextual desplegando el menú Dibujo de
la barra de Dibujo y seleccionando la opción Girar y
Voltear.
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Ésta nos mostrara cinco posibles opciones para girar el objeto:
Girar libremente, permite girar la figura en 360° hasta dejarla como le
convenga al usuario.
Girar a la izquierda 90° gira linealmente un objeto 90° en el sentido
contrario de las manecillas del reloj.
Girar a la derecha 90° gira linealmente un objeto 90° en el sentido de las
manecillas del reloj.
Voltear horizontalmente, permite invertir la figura de forma “espejeada”
invirtiendo la figura sobre el eje X del plano cartesiano.
Voltear verticalmente, permite invertir la figura de forma “espejeada”
invirtiendo la figura sobre el eje Y del plano cartesiano.
Distancia y distribución. En Power Point también es posible medir a distancia
entre objetos o entre un objeto y los bordes de la diapositiva, con la finalidad de
buscar una buena distribución de ellos en las diapositivas. Para poder realizar
esta acción es necesario primero activar las guías de la diapositiva, una vez
activadas tomaremos la del eje sobre el cual queramos medir haciendo clic
sobre él y arrastrándolo hasta el objeto 1, oprimiendo la tecla Shift, arrastra de
nuevo el eje sobre el objeto 2, verás un recuadro que indica la distancia que
existe entre ambos.
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4.4 Textos
4.4.1 Operaciones
Para agregar un texto a las diapositivas puedes partir de la selección del diseño
de diapositiva desde el panel de tareas, eso facilitara la ubicación y diseño de los
texto, al ir a la diapositiva nueva, encontrarás algunos recuadros con el texto
“Haga clic para agregar título, subtitulo, texto etc.” Similar a la siguiente figura:
Si deseas agregar algún texto extra, se deberá insertar un cuadro de texto, para
agregarlo puedes ir al menú Insertar y seleccionar la opción “Cuadro de texto” o
buscar el botón en la barra de herramientas de dibujo, una vez seleccionada
la acción, podrás dibujar el recuadro donde deseas que aparezca el texto.
4.4.2- 4.4.3 Estilos y Formatos
Una vez que ya se encuentras los textos deseados en su posición, podemos
trabajar con ellos para hacer textos más personalizados, hay que recordar que la
intención muchas de Power Point en dar un mensaje más visual que ayude a
facilitar la transición de una idea, para ayudar a esto se pueden dar varios estilos
a los textos que se incluyen en las diapositivas.
Para lograrlo, puedes poyarte de la abarra de herramientas de texto, en ella
encontrarás herramientas para cambiar el tipo de fuente, tamaño, color, etc.
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Conclusión
Como se pudo ver en esta sesión, PowerPoint es una herramienta fácil de
utilizar para realizar presentaciones descriptivas, el nivel de profesionalismo lo
marcaras tú con el contenido que viertas en tus presentaciones.
El uso de esta herramienta es cada vez más común desde exposiciones en las
escuelas como presentaciones de empresas e incluso conferencias
empresariales, el uso de esta se concentra en la distribución inteligente de los
objetos y la capacidad de síntesis explicativa sobre el tema a exponer, recuerda:
“Una imagen dice más que mil palabras”
En la siguiente sesión nos adentraremos más en esta herramienta, veremos
cómo animar los objetos, hacer transiciones entre diapositivas, agregar audio y
video, etc.
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Para aprender más
Al ser una herramienta muy utilizada y en la cual la creatividad es la base
fundamental del éxito, existen muchos sitos en Internet donde puedes tomar
algunas buenas ideas para desarrollar una buena presentación.
A continuación encontrarás algunas ligas con recomendaciones para crear tus
presentaciones publicadas por la organización.
Funcionarios eficientes (s/f). Página disponible
en: http://www.funcionarioseficientes.es/videotutoriales/
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Actividad de Aprendizaje
“Presentación Power Point”
Con el objetivo de que te familiarices con el programa de Power Point 2003,
realiza la siguiente actividad:
Instrucciones: Realiza una presentación en Power Point donde incluyas los
siguientes elementos:
Al menos 5 diapositivas donde expongas un tema de tu interés, la presentación
deberá contener una portada de presentación, imágenes y textos con estilos,
animaciones, puedes apoyarte de los tutoriales recomendados en la página
mencionada en la sección “Para aprender más”.
Esta actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en consideración
lo siguiente:
Desarrollo de presentación en PowerPoint de un tema de tu propio gusto
con las especificaciones antes citadas.
Ortografía y redacción.
Organización y estructura de la información.
Creatividad.
Guarda tu actividad y recuerda que no debe pesar más de 5 Mb y entrégala de
acuerdo a las indicaciones de tu profesor.
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Bibliografía
Facal, R. (2005). Microsoft Office PowerPoint 2003: nociones básicas: elementos
básicos, añadir gráficos y completar una presentación. España: Ideas propias
Editorial S.L.
Cibergrafía
Funcionarios eficientes (s/f). Página disponible
en: http://www.funcionarioseficientes.es/videotutoriales/