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A. DEFINICIÓN DE INVENTARIOS.
Algunos conceptos básicos de inventarios son:
Cantidad de materiales de diferentes tipos, almacenados a lo largo de la
cadena de suministro, que se utiliza para facilitar la producción y/o
satisfacer las demandas del consumidor.
Son los bienes tangibles que se tiene para la venta o para ser utilizados en
el proceso de producción.
Registro total de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona u
organización, hecho con orden y precisión.
Se denomina inventario a la comprobación y recuento, de las existencias
físicas en sí misma y/o con las teóricas documentadas.
Es la relación o lista de los bienes y derechos que tiene almacenada toda
empresa.
B. TIPOS DE INVENTARIOS.
Inventario de Mercancías:
Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea
comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser
modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para
la Venta. Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones
particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancías
en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún), las mercancías dadas
en consignación o las mercancías pignoradas (aquellas que son propiedad de la
empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido
recibido en efectivo u otros bienes).
Inventario de productos terminados:
Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o
industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos
elaborados.
Inventario de Productos en Proceso de Fabricación:
Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o
industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su
cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de
fabricación, aplicables a la fecha de cierre.
Inventario de Materias Primas:
Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero
que todavía no han recibido procesamiento.
Inventario de Suministros de Fábrica:
Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser
cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).
C. FUNCIONES DE LOS INVENTARIOS.
Inventario de ciclo:
la porción del inventario total que varía en forma directamente proporcional al
tamaño del lote se conoce como inventario de ciclo. La frecuencia con que deben
hacerse los pedidos y la cantidad del mismo recibe el nombre de
dimensionamiento de lote. En estos casos aplican dos principios:
a) El tamaño de lote, Q, varia en forme directamente proporcional al tiempo
transcurrido (o ciclo) entre los pedidos, si se hace un pedido cada cinco
semanas, el tamaño promedio del lote deberá ser igual a la demanda
correspondiente de las cinco semanas.
b) Cuanto más tiempo transcurra entre dos pedidos sucesivos de un artículo
determinado, tanto mayor debe ser el inventario del ciclo.
Inventario de seguridad:
para evitar problemas en el servicio al cliente y ahorrase los costos ocultos de no
contar con los componentes necesarios, las compañías mantienen un acopio de
seguridad. Este inventario de seguridad es un excedente de inventario que
protege contra la incertidumbre de la demanda, el tiempo de espera y los
abastecimientos. Los inventarios de seguridad son convenientes cuando los
proveedores no entregan la cantidad deseada, en la fecha convenida y con una
calidad acéptale, o cuando en la manufactura de los artículos se genera
cantidades considerables de material de desperdicio o se requieran muchas
rectificaciones. El inventario de seguridad garantiza que las operaciones no se
interrumpan cuando se presenten esos problemas, lo cual permite que las
operaciones subsiguentes se lleven a cabo normalmente.
Para crear un inventario de seguridad, la empresa hace un pedido para que sea
entregado en una fecha anterior a aquella en la cual se necesita habitualmente
dicho artículo. Por lo tanto el pedido de reabastecimineto llega antes de tiempo,
por lo cual proporciona un “colchón” contra la incertidumbre.
Inventario de previsión:
el inventario que utilizan las empresas para absorber las irregularidades que se
presentan a menudo en las tasas de la demanda y oferta se conoce como
inventario de provisión. Los patrones de demanda estacional predecibles se
prestan para el uso de inventarios de previsión. Las irregularidades de la demanda
provocan que un fabricante acumule un inventario de previsión durante los
periodos de baja demanda, a fin de no tener que incrementar demasiado sus
niveles de producción cuando la demanda alcance sus niveles máximos, el
inventario de previsión también puede ser útil cuando los proveedores se ven
amenazados por huelgas o tienen limitaciones graves de capacidad.
Inventario en tránsito: es el sistema de flujo de materiales, el inventario que se
mueve de un punto a otro se le llama inventario en tránsito. Los materiales se
mueven de los proveedores a la planta, de una operación a la siguiente dentro de
la fábrica, de la planta a un centro de distribución o cliente, y dentro de la
distribución a un comerciante detallista. El inventario en tránsito está constituido
por los pedidos que se han colocado, pero que todavía no se ha recibido.
D. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS INVENTARIOS.
Ventajas:
a) Reduce costos de pedido: al comprar un lote de materias primas de un
proveedor, se incurre en un costo para el procesamiento de la compra, el
seguimiento de la orden, y la recepción de la compra en almacén. Al
producir mayor cantidad de lotes, se mantendrán mayores inventarios.
b) Reduce costos por material faltante: al no tener material disponible en
inventario para continuar con la producción o satisfacer la demanda del
cliente, se incurren en costos entre estos costos mencionamos las ventas
perdidas, los clientes insatisfechos, costos por retrasar o parar producción.
Para poder tener una protección para evitar faltantes se puede mantener un
inventario adicional, conocido como inventario de seguridad o inventario
mínimo.
c) Reduce costos de adquisición: en la compra de materiales, la adquisición
de lotes más grandes pueden incrementar los costos de materias primas,
sin embargo los costos menores pueden reducirse debido a que se aplican
descuentos por cantidad y a menor costo de flete y manejo de materiales.
Desventajas:
a) Costo de almacenaje: entre los costos en los que se incurren para
almacenar y administrar inventarios se encuentran: intereses sobre la
deuda, intereses no aprovechados que se ganarían sobre ingresos, alquiler
del almacén, acondicionamiento, energía eléctrica, limpieza,
mantenimiento, protección, flete, recepción, manejo de materiales,
impuestos, seguros y administración.
b) Dificultad para responder a los clientes: al existir grandes inventarios en
proceso se obstruyen los sistemas de producción, aumenta el tiempo
necesario para producir y entregar los pedidos a los clientes, con ello
disminuye la capacidad de respuesta a los cambios de pedidos de los
clientes.
c) Costo de coordinar la producción: inventarios grandes obstruyen el proceso
de producción, lo cual requiere mayor personal para resolver problemas de
tránsito, para resolver congestionamiento dela producción y coordinar
programas.
d) Costos por reducción en la capacidad: los materiales pedidos, conservados
y producidos antes que sean necesarios desperdician capacidad de
producción.
e) Costos por productos defectuosos en lotes grandes: cuando un lote grande
sale defectuoso se almacenan grandes cantidades de inventario
defectuoso. Los lotes de menor tamaño pueden reducir la cantidad de
materiales defectuosos.
D. TIPOS DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS.
1 Sistema de revisión periódica.
Un sistema alternativo de control de inventarios es el sistema de revisión periódica
(P), en el cual la posición de un inventario de un artículo se revisa periódicamente
y no en forma continua. Un sistema de ese tipo puede simplificar la programación
de las entregas por que establece una rutina. Los nuevos períodos se colocan
siempre al final de cada revisión y el tiempo entre periodos (TBO) tiene un valor
fijo de P. la demanda es una variable aleatoria, por lo que la demanda total entre
revisiones es variable. En un sistema P el tamaño de lote, Q, puede cambiar de un
periodo a otro, pero el tiempo entre periodos es fijo. Un ejemplo de un sistema de
revisión periódica es el de un repartidor de refrescos que visita semanalmente a
las tiendas de abarrotes. Cada semana, el proveedor revisa el inventario de
refrescos de la tienda y vuelve a provisionarla con un volumen de artículos
suficientes para satisfacer tanto la demanda como los requisitos de inventario de
seguridad. Hasta la semana siguiente.
Un sistema P, se mantienes cuatro suposiciones: (1) que no existan restricciones
en cuanto al tamaño de lote; (2) que los costos pertinentes sean los de costo de
mantenimiento de inventario y los de hacer pedidos; (3) que las decisiones
referentes a un artículo sean independientes de las decisiones correspondientes
a otros artículos, y (4) que no exista incertidumbre a los tiempos de entrega y se
conozca la oferta.
2 Sistema de punto de reorden.
En un sistema de punto de reorden se lleva el control del inventario remanente de
un artículo cada vez que se hace un retiro para determinar si ha llegado el
momento de hacer un nuevo pedido. En la práctica, estas revisiones se realizan
con frecuencia (por ejemplo, todos los días) y muchas veces de modo continuo
(después de cada retiro. El advenimiento de las computadoras y las cajas
registradoras electrónicas enlazadas con los registros de inventarios ha fallado las
revisiones continuas. Si se considera que es demasiado baja, el sistema prepara
automáticamente un nuevo pedido. La posición de inventario (IP) mide la
capacidad del artículo para satisfacer la demanda futura. Esto incluye las
recepciones programadas (SR), que consisten en los pedidos que ya se hicieron,
pero que aún no se han recibido, más el inventario disponible (OH), monos los
pedidos aplazados. A veces, las recepciones programadas se conocen como
pedidos abiertos.
Selección del punto de reorden cuando la demanda se cono con certeza: la figura
12.7 ilustra como funciona el sistema cuando la demanda y el tiempo son
constantes. La lines cuya pendiende es descendiente presenta el inventario
disponible, el cual se va agotando a ritmo constante. Cuando llega el punto de
reorden R (linea horizontal), coloca un nuevo pedido por Q unidades. El nuevo
pedido llega precisamente cuando el inventario se reduce 0. El tiempo entre
pedidos (TBO) es el mismo cada ciclo.
3 Planificación de Requerimientos de Materiales (PRM).
La Planificación de Requerimientos de Materiales (PRM), es un conjunto de
técnicas que toma el Plan Maestro de Producción y otra información de registros
de inventario y documentos de estructura de productos como entradas para
determinar los requisitos y el cronograma de tiempos para cada artículo.
Con base en un plan maestro de producción, un sistema de planificación de
requerimientos de materiales:
o Crea cronogramas que identifican las piezas específicas y los materiales
requeridos para producir artículos finales
o Determina los números exactos necesarios
o Determina las fechas en las que se deben realizar los pedidos de dichos
materiales, según los plazos de entrega
Funcionamiento de la PRM.
Hay dos preguntas importantes de hacer. ¿Qué cantidad de un artículo es
necesaria? ¿Cuándo se necesita un artículo para terminar un número dado de
unidades, en un periodo de tiempo específico? El proceso PRM incluye los
siguientes pasos:
Desarrollo de un plan maestro de producción para el artículo final (éste es el
resultado de la planificación conjunta / de producción). El PMP se ajusta en
consecuencia como sigue:
1. Determinar los requerimientos brutos de un artículo particular.
2. Determinar los requerimientos netos y cuando se harán las órdenes de
fabricación.
Requerimientos netos = Requerimientos totales - inventario disponible
Requerimientos netos = (Requerimientos brutos + asignaciones) - (a
mano) + Recibos programados
Crea cronogramas que identifican las partes específicas y los materiales
requeridos para producir los artículos finales. La lista de materiales es útil
en este caso.
Determina los números exactos necesarios.
Determina las fechas en las que se deben realizar los pedidos de dichos
materiales, según los plazos de entrega.
E. MÉTODO “CLASIFICACIÓN ABC”.
Una organización típicamente mantiene miles de artículos en inventario, pero solo
un porcentaje pequeño de ellos la misma cuidadosa atención y el mayor grado de
control de la gerencia el análisis ABC es el proceso que consiste en dividir los
artículos en tres clases, de acuerdo con el valor de su consumo, modo que los
gerentes puedan concentrar su atención en los que tengan el valor monetario más
alto. Este método es equivalente de crear un gráfico de Pareto, excepto que se
aplica a los inventarios en vez de a los errores en los procesos. Como se observa
en la figura 12.2 los artículos A generalmente representan sólo cerca de 20% del
total de artículos, pero les corresponde el 80% del valor de consumo. Los artículos
B representan otro 30% del total, pero les corresponde únicamente el 15% del
valor de consumo. Por último, el 50% de los artículos pertenecen a la clase C y
representan apenas 5% del valor de consumo. El objetivo del análisis ABC es
identificar los niveles de inventario de los artículos clase A para que la gerencia las
controle cuidadosamente usando las palancas que acaban de describirse.
Para empezar el análisis, se multiplica la tasa de la demanda anual de un artículo
con el valor monetario (costo) de una unidad para determinar el valor de consumo.
Después de clasificar los artículos con base en el valor de consumo y crear el
gráfico de Pareto, el analista observa si se presentan cambios “naturales” en la
pendiente.