Post on 07-Dec-2015
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CONTRALORIAGENERALDELESTADO
MANUALDE
AUDITORIADE
GESTION
PRESENTACION
l.aContraloraGeneraldelEstado,ensucalidaddeOrganismoTcnicoSuperiordeControl,presentaelManualdeAuditoradeGestinparaconsultayusodelosauditoresgubernamentalesdelaContraloraGeneraldelEstadoydelasentidadesyorganismosdelsectorpblicosometidosasucontrol,encumplimientodelasdisposicionesqueconstanenlosartculos211delaConstitucinPolticadelaRepblicay303,numeral8,letraa)delaLeyOrgnicadeAdministracinFinancierayControl.
S?ifinalidadesladeproporcionarcriteriostcnicosylegales,quesirvandeguaparauniformarelenfoqueylosprocedimientosdecontrolqueosauditoresexternoseinternosguberoaraentales,debernaplicarenlaejecucindeauditorasdegestiKaontidadesyorganismospblicos,enat4;ncinasusactividadesycaractersticaspropias.
E!autordeestemanualese!Dr.CPARamiroAndradePuga,DirectordeAuditora1,quieneneidesarrollodeestaherraoiientadetrabaja,sebasenswexperienciainstitucional,enactividadesdecontrolgbersiamental,especialmenteenlaauditoraoperacional;ascooiotambinenexperienciasyconocimientosexpresadosenmanuales,guasyotrosinsrumentos.delasEntidadesFiscalizadorasSuperioresqueintegranlaOLACEFS.
Lasbasesconceptualesymetodolgicasfuerondesarrolladasyexperimentadasenlaejecucindelascuatroauditorasdegestinpilotoquerealiz,bajoladireccindelreferidoDirector,laUnidaddeAuditora1,deesteOrganlnrol.
Dr.CONTRALC.K)
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INDICE
CONTENIDOPAGINA
PRIMERAPARTE.-GESTIONGUBERNAMENTAL
CAPITULOI:GENERALIDADES
1.1.Introduccin11.2ElRoldelEstado31.3ElControldeGestin161.4ElControlGubernamental29
SEGUNDAPARTE.-AUDITORIADEGESTION
CAPITULOII:BASESCONCEPTUALES
2.1LaauditoradegestinenlasEntidadesFiscalizadorasSuperioresintegrantesdelOLACEFS332.2FundamentosdelaAuditoradeGestinenelSectorPblicoEcuatoriano36
CAPITULOIII:HERRAMIENTASDELAAUT)ITORIADEGESTION
3.1EquipoMultidisciplinario423.2ControlInterno423.3RiesgosdeAuditoradeGestin613.4MaestreoenlaAuditoradeGestin633.5EvidenciasSuficientesyCompetentes663.6TcnicasUtilizadas673.7PapelesdeTrabajo723.8Parmetroseindicadoresdegestin82
CAPITULOIV;METODOLOGIADEEJECUCIONDEAUDITORIASDEGESTION
4.1FlujodelProcesodelaAuditoradeGestin1284.2FasesdelProcesodelaAuditoradeGestin129
TERCERAPARTE.-CONSECUENCIASOEFECTOSDELAAUDITORIADEGESTION
CAPITULOV:DETERMINACIONYTRAMITEDERESPONSABILIDADES
5.1.BasesDoctrinariasyFundamentoJurdico2515.2.TipodeResponsabilidadesysuTrmiteAdministrativo2525.3.EjerciciodelaFacultadCoactiva260
ANEXO
Guapara!aelaboracindeIndicadoresdeGestinGubernamental
oilACUERDOCG
ElContralorGeneraldelEstado
Considerando:
QuelaConstitucinPolticadelaRepblicadelEcuador,enelTtuloX,Captulo1,artculo211,establecequelaContraloraGeneraldelEstadodeberealizarauditorasdegestinalasentidadesyorganismosdelsectorpblicoysusservidores,ydebepronunciarsesobrelalegalidad,transparenciayeficienciadelosresultadosinstitucionales;
Queespropiodelaauditoradegestin,sinperjuiciodelcontroldelegalidadyproteccindelosrecursospblicos,medirlosresultadosdelagestininstitucionalycoadyuvarparaalcanzarlosobjetivosymetasestablecidas;
Que,esnecesarioquelosauditoresgubernamentales,tantodelaContraloraGeneraldelEstadocomodelasunidadesdeauditorainternadelasentidadesyorganismosdelsectorpblico,dispongandeuninstrumentonormativoquecontengalosfundamentostericosylametodologauniformequesirvadeguaenlarealizacindeauditorasdegestin;
Enejerciciodelasatribucionesqueleconfierenelincisotercerodelartculo211delaConstitucinPolticadelaRepblicayelartculo303,numeral8,letraa)delaLeyOrgnicadeAdministracinFinancierayControl.
ACUERDA:
Art.lExpediryponerenvigenciaelManualdeAuditoriadeGestinparalaContraloraGeneraldelEstadoyEntidadesyOrganismosdelSectorPblicosometidosasucontrol.
Art.2Lasentidadesyorganismosdelsectorpblico,sometidosalcontroldelaContraloraGeneraldelEstado,disearn,pondrnenvigenciayactualizarnlosindicadoresdegestinteniendocomoantecedentelaspropuestastcnicascontenidasenelpresentemanualyanexo,yelaportedesuspropiasunidadesadministrativasysusservidores.
Art.3LaContraloraGeneraldelEstadoperidicamenteactualizarelManualdeAuditoradeGestin,abasedelosnuevoscriteriostcnicosylegalesqueseemitanalrespecto,
Art.4EsteManualentrarenvigenciaapartirdelapresentefecha,sinperjuiciodesupublicacinenelRegistroOficial.
DadoenlaciudaddeSanFrajiiscodeQuito,Distritoetropolitanoa;,,,,,90MOv''"''COMUNIQUESE'-
Dr.AJredoCorralBorreroCONTRALGfeGENERALDELESTADO//'
">---"'~anttecedeelDictyfirmelAcuerdoque-vV-JUseoroctordonAlfredoCorralBorrero,ContralorGeneral\delEstado,enlaciudaddeSanFranciscodeQuito,DistritoMet-rolitano,alosveinteydosdasdelmesdenoviembredelaodosmil\mo.-CERTIFICO,
PRIMERAPARTE.-GESTIONGUBERNAMENTAL
CAPITULOI:GENERALIDADES
1.1.Introduccin
Enelcontextointernacional,laeconomaalfindesigloanterioryenelpresentesigloXXI,esladeunmundosometidoaunaespeciedeimperativotecnolgico;elprocesohistricoyanoesmonitoriadoporelpoderejercidopor"grandespotencias",sinoporlairmovacintcnica,quepareceorientadaaladesarticulacindelossistemassocialesquedieronformaanuestracivilizacin.Lastendenciasdominantesdeladinmicasocialcontemporneason:a)elaumentodedesempleoyb)laconcentracindelpatrimonio.
Porestarealidad,enelmundoseestnproduciendoreformaseinclusoverdaderastransformacionesenlosmbitospoltico,econmicoysocial,yaseacomoproductodelpropiodesarrollohumanooinfluenciadoporavancesdelacienciaylatecnologa,tendientesasatisfacerlasnecesidadesbsicasyansuntuariasdelahumanidad;estasituacinobligaaquelospasesysusorganizacionesseadhieranaunmundoglobalizado,internacionalizadoymultilateral,dondesedinamiceelmovimientodeloscapitales,lascomunicacionesyelcomerciointernacional,puesseentiendequelaproduccindebienesyserviciosserparamercadosuniversales.Enlapresentedcada,dosfuerzasdiferentesdirigenelprocesohacialaglobalizacin,laprimeraeslaliberacin,elllamadoallibrecomercio;lasegundafuerzaes,latecnologa.
EnelEcuador,vivimosentreajustefinancierointernoyajustesmacro-econmicos;losingresosfiscaleshanidoaumentandoperoelEstadosiguetanpobrecomoantes,continareclamandomsrecursosyteniendoundficitquepuedetomaseinmanejable;mientrastantolosecuatorianos,cadavez,sentimosconmsfuerzaquelosserviciosrecibidosnoguardanrelacinconelaportequehacenlasesferasestatales.Perologravees,queladeficientesituacinfinancieravieneacompaadadeundeteriorodelacalidad
1devidadelosecuatorianos,loquenoslosignificaunadesgraciadesdeelpuntodevistapersonalsinouncostoeconmicoimportanteparalasociedad.Lacrisiseconmicaysocialseevidenciaenlossiguientesindicadores:
SegnelINECel31,10%delapoblacinecuatorianasehallanenlaindigenciayel36,38%vivenencondicionesdepobreza.Lospobresseduplicaronentre1995y2000(pasaronde3.9millonesa8.4millones,concrecimientodel115%);siendolosmsafectadoslosnios(sehicieronpobres2millonesdeniosms,esdecir1.500porda).
ElPIBporhabitante(pasde1.621dlaresen1998a1.109dlaresen1999).ElBancoCentraldeEcuadorparaelao2000reconoceunPIBporhabitantedeUS$1.079.
SegnelmismoInstituto,aoctubredel2001lainflacinmensualllega1,17%,laacumuladaal19,71%ylaanualal25,31%.Lapolticaeconmicacontribuyalempobrecimiento(en1999,ladevaluacinfuedel200%,lainflacinfuedel60%,lossalariosrealescayeronen40%ylasalidadecapitalesprivadosfiieequivalenteal20%delPIB).
Losindicadoresdeempleoenelao2000,sealaron:-Ocupadosplenos29.8%-Subempleo49.9%-Desocupados10.3%.
ElINECsealacomocanastafamiliarbsicaUS$304.006ylacanastafamiliarvitaldeUS$229,20paraelao2001,sinembargoansemantieneelsalariomnimovitalgeneralelUS$4,00.
Aproximadamenteun25%delapoblacinemigrarondelpasenbuscadetrabajoydeseguridadparasusvidasysusfamilias,registrndoseunaprdidadeunimportantecapitalhumano.
ElEcuadorsindudaannoalcanzasucapacidaddedesarrolloeconmico,nitampoco,estpreparadoparaparticiparenunaeconomamundialcadadamscompetitivay
exigente;estosedebe,aqueenelpas,juntoconlapobrezaydesigualdad,hacoexistidolacorrupcinadministrativa,queesunaformadeinjusticiasocial,calificadacomolaepidemiadelfindesigloqueconstituyeunverdaderofrenoparaeldesarrollosocioeconmicoyfuncionamientodelademocracia;porloshechosocurridosypublicitadosenelcontextointernacional,llegandoacalificamoscomounodelospasesmscon-uptosdeAmricaLatina.
Otroproblemafundamentaleslaingobemabilidadquesepuedeapreciarenlos18aosdedemocraciadondesehatenidomsde20MinistrosdeFinanzasy7Presidentes,todosdepartidospolticosdiferentes.Endefinitiva,setieneunademocraciaineficiente,sinembargo,nopuedeseguircondificultadesparasergobernado,correspondeatodoselhacerunesfuerzoparaidentificarlosproblemasestructurales(envezdecircunstanciales)yelofrecersolucionesespecficasyposiblesdealcanzarse.
1.2ElRoldelEstado
ElEstadotradicional
EnelEcuadoryaligualqueenotrospasessemantieneenlaactualidadunEstado,quehacedetodoylohacesinningunalgica,nisocialnieconmica,nosloporqueparticipaentodotipodeactividades,desdelatelefonahastaelcemento,pasandoporlaeducacinylahotelera.Nonicamenteporquemuchasdelasactividades(tantoeconmicascomosociales)lasrealizaenunentornodeengaoalapoblacin,porejemplo:pretendemanejarunaeducacingratuitacuandolagratuidadmismanoexiste(niparalospadresdefamilia,niparaloscontribuyentes,engeneral)oporquelagratuidadsimplementesignificalainexistenciadeunservicio.SinoqueelEstadoesabsolutamenteirracionalensuaccionar,porquenotrabajaconincentivosadecuados,nodelegaresponsabilidades,ladescentralizacinnoconllevaunsentidodebsquedademejoresserviciosamejorescostos,encontraposicinpodracombinarseunmejorservicioycostosmsrazonablesyasequibles.
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ElEstadomoderno
CaractersticasdeestenuevoEstado
Estadomodernodebesergil,eficienteydescentralizado;congrandecisinylegitimidad;conatribucionesparafijarrumbosyentregarorientaciones;unEstadoquealestablecernormasqueregulanelquehacerdetodoslosmiembrosdelasociedad,permiteypotencialainiciativaprivadaensuexpresinlibreyrealizadora,porquealmismotiempoacometeconaudaciaproyectosyactividadesqueayudanahacerrealidadelprincipiodeigualdaddeoportunidadesydemayorequidadsocial.
EsunEstadonormativoporcuantocontemplareglasquesonrequisitosdecalidadquedelimitanelcomportamientosocial:estableciendojerarquas,creandorangos,fijandolmitesycompensandodesigualdades.Elsentidorazonabledetalesreglas,launiversalidadensuaplicacin,lacapacidadparaexigirsurespetoyladecisinparasuperarerrores,determinanelEstadolegtimo.
Ademsdebesercapazdeinterpretarequitativamentelasaspiracionesdetodossusmiembros,constituyndoseenunrealservidordelapersonahumana.Estaconnotacindelegitimidadincluyeeinvolucraunacondicindeeficienciayefectividad.
ElEstadodebesereficienteyefectivoenelusodelosrecursos,peroporsobretodo,enelmanejodela"cosapblica"queincluyenoslolosaspectoseconmicos,sinoqueinvolucraademsaspectosticos,polticos,sociales,cientficos,culturalesycualquierotroinherentealserhumanoviviendoensociedad.
EsunEstadocompetidoryaquelaeficienciaylaefectividadnecesitandelacompetenciaparadesarrollarse,todavezquestaimplicadesafosyesenestaltimacondicin,enlacualelhombredespliegasusmayorespotencialidades.Sinembargo,parapodercompetir,elEstadonecesitaagilidadparavencerobstculosyalcanzarlasmetasyasotorgarelmejorservicioalacomunidad.
4
Laagilidadimplicarapidezenlasrespuestasyademssolucionesacertadas.Porlocualesnecesarioladescentralizacin,yaquepermiteacercarlasolucinallugardecadauno,esdecirdondesenecesita.
UnEstadoquecontengaestascaractersticaspuedeserdenominadounEstadoModerno.Sinembargo,noesslounaexpresindenormas,sinoque,tambindelasinstitucionesquelocomponenydelaspersonasquelointegran.Esaqudondelascaractersticasanterioresadquierenlamayorrelevancia,esdecir,enlaactitudycomportamientodelosfuncionariospblicosyenlagestindelosadministradorespolticosdelEstado.Losprimerossontrabajadorespermanentes,lossegundossontransitoriosysustentanelpoderpolticoqueleshasidodelegadoporlaautoridadsoberanaqueeslaciudadana.
Tantoelmandatarioelegidocomoelfuncionariopermanenteactanenrepresentacinyalserviciodelaciudadanayrecibendestalosmedios,recursosybienes,queconformanelcapitalqueentretodosaportamosparalograrelbiencomn.Porlotanto,elprimercompromisoyresponsabilidaddelentepblicodicerelacinconlautilidadycalidaddelservicioquepresta;enseguida,enunmismoplano,estlaobligacinderesponderporelusodelosrecursos,suproteccinymantenimiento.Nohayaesterespectodiferenciaalgunaentrelaactividadpblicayprivada,todavezqueenunoyotrosector,quienesdebenrealizarlasfuncionesrecibendesusmandanteslosmediosyelementosquepermitenconseguirlosobjetivosinstitucionales,ycadacualesresponsableanteestemandanteporlosresultadosqueseobtienen.Enambossectoreselquemandaeselqueaportaelcapital,lanicadiferenciaradicaenqueenelmbitoprivadoesmsfcilidentificaraldueodelcapital,encambioenelmbitopblicolosaportantessontodoslosciudadanosyavecesresultadifcilentenderqueanteelloshayqueresponder.
Elsentidodelademocraciaesqueestaresponsabilidadsehagaefectiva,poresocadaciertotiempo,elpuebloenlaexpresinmsclaradesusoberana,desplazaomantieneenelpoderaquieneshabaelegidoparaejercerensurepicsentacinlaAdministracindelEstado.
EsenestecontextodondelafiincindelaEntidadFiscalizadoraSuperiorencuentrasumisinyfundamento,esdecir,enlosdosaspectosquedeterminanelcompromisoyresponsabilidaddequienesejercenelserviciopblico,estoes,enlautilidadycalidaddelafuncinqueprestanyenlaobligacinderesponderporelusodelosrecursos,suproteccinymantenimiento.Parapronunciarse,laciudadananecesitaestarenteradadelosresultadosdelagestindesusmandatariosysistaseefectadeacuerdoaloqueestablecelanormaydeterminaelbiencomn.EstaeslafuenteyelsentidodelcontrolenlaAdministracindelEstado.Elporquyparaqu,elcmo,dicerelacinconlaformaylosprocedimientos.
Elpropsitodeestemanualesproponerunomsdeesosprocedimientos.
ElnuevoroldelEstado
AIEstadomodernolecorrespondeorientaralosciudadanos,dirigirsealosresultados,preocuparseporelquehacerpblico,fortalecersuimagencompetitiva,actuarconmentalidadempresarial(creatividad),tenersentidodefuturoyanticipacin,desconcentrarydescentralizaroportunamente,notemerlealmercadoyasumirquesusserviciossondemandadosporconsumidoresexigentes.LosgrandeslincamientosdelEstadodebenser,planearobjetivosespecficos,evitarduplicidaddefunciones,reducircostosoperativos,eliminarelburocratismo,buscarresultados,combatirlacorrupcin,modernizarlainfraestructura,asimilarlainnovacinycapacitaralosfuncionarios.
EnlaactualidadycomoproyeccinfuturaserequieretenerunEstadopequeoymuyeficiente,quecumplaunrolpromotor,facilitadordelosproyectosdeinversinyexpansindelaproduccin,queestcercadelciudadanoydesusnecesidades,quepresteasistenciaalossectoresmsdeprimidosdelasociedad,queprioricesusrecursosyquecuenteconelpersonalprofesionalymoralmenteidneo,queensuma,seapilardeapoyoparaeldesarrollodelpas.
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ElEstado,aligualqueenlaactividadprivada,requierentenerVisin,Misin,ObjetivosyMetaspai'apodermedirresultadosyevaluarsugestinentrminosdeeficiencia,eficaciayeconoma,paralocualelEstadonecesitaimplantaryprofundizarunaCulturadeServicio.
ElEstadoestobligadoareconceptualizarsupapelenfuncindelasnecesidadesurgentesdelapoblacin;consecuentementelaAdministracinPblicasereestructuraparacumplirnuevosretosyproveerserviciosdecalidad,unidoaunaptimautilizacindelosrecursosasignados,quetraeconsigomayoresexigenciasparalosfuncionariosyservidorespblicos,estosdebentenerunaactituddelLder,vocacindeservicio,profesionalidadylahonestidad.
EnelEcuadorelprocesodemodernizacindelEstado,esunhechoirreversibleydeaplicacinentodalaadministracinpblicayporende,laContraloraGeneraldelEstadonoseencuentraalmargendeestasituacin,porelloesnecesarioquelaInstitucinemprendaestetipodeaccionesconunnuevoenfoquedecontrol,locualimplicauncambioestructuraldevisinalfuturoylaobligatoriedaddecontarconmodernastcnicasdeevaluacin,controlyauditoraperoalavezesmenestercrearunanuevaculturaorganizacional,potenciarelrecursohumanomediantelacapacitacincontinuaylabsquedapennanentedelaexcelenciaprofesional.
ParalograrestosobjetivosesimportanteeinminenteseemprendaenlaaplicacindelaAuditoradeGestin,comoinstrumentobsicodemedicindelagestinpblicaycomounarespuestamseficazparacombatirlacorrupcinadministrativa.Perotambinesnecesarioquesimplifiqueprocedimientosyagiliteeltrmiteparaladeterminacinderesponsabilidadesderivadasdesuactividaddecontrolgubernamental.
GestinenelNuevoEstado
Elpropsitodelamodernizacinnodebeserotroqueelsatisfacer,enmejorforma,elbiencomn.LamodernizacindelEstadonodebeserotraqueelsatisfacer,enmejorforma,elbiencomndelasociedadmediantelautilizacinptimadelosrecursosexistentes.Paraconseguirlo,sehanplanteadounaseriedecriterios,quesinllegara
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tenerelcarcterdedogmas,circunscribenydelimitanelmbitodelaccionarpblicodelEstado.
Lasubsidiaridad:ElEstadosloactaenaquellosmbitosdondenosemanifiestalaactividadprivada.
RolRegulador:Lasubsidiaridadtambinimplicaaquelloquesedaensocorroosubsidiodeotro.Cuandoelmercadonoasignabienlosrecursos,cuandolaparticipacindelosdistintosactoresnosedaenigualdaddecondiciones,elEstadodebeasumirsuresponsabilidadparaprotegeralosmsdesvalidos.
Igualdaddeoportunidades;losesfuerzospblicosdebenestarencaminadosalograrunpasintegradoenloeconmico,losocialylocultural.
Estructuramnimanecesaria:eltamaodelestadodebeestarenjustoequilibrioentrelasubsidiaridad,surolreguladoryposibilitadordelaigualdaddeoportunidades.
Polticafiscalsana:losequilibriosmacroeconmicossonlabasesustentabledetodoprocesodemodernizacin.
Descentralizacin:paraquelaaccindelEstadotengaefectividaddebetenersentidoparalaspersonas,sonestaslasquesabendesusnecesidades,porlotanto,hayqueacercarlagestinalaspersonas,locualimplicallevarlaoficinaallugardondeestelusuario.
Servicioalusuario:esnecesarioconoceralcliente,identificarsusnecesidades,saberdesusdemandas;sloentonces,sepodroptimizarelservicioqueotorgaelEstado.
MisinyObjetivos:identificarlamisin,planificarydeterminarobjetivos,elmejorarlascomunicaciones,maximizarlascompetenciasdelaentidadymejorarlacoordinacinentrelosdistintosniveles,eseldesafodehoyenlasinstitucionesestatales.
8Eldesempeoylasnormas:lagestinimplicatomardecisiones,oseaimplicatenerlibertaddemaniobradentrodelasnormas;sinembargo,seexigeeficienciayefectividadenlaadministracinauncuandotodoseencuentrareglado.Lainiciativa,lacreatividadylasuperacinestnsubyugadasporlasnormas,noobstanteesnecesarioflexibilizarlaaplicacindelasnormasyvalorizarmseldesempeo,perodentrodelcumplimientodeellas.
Lacontinuidaddepolticas,planesyprogramas,cadavezsehacenmsrelevanteslassituacionesquedebenserenfi-entadasconvisindepas,independientementedelasvisionespolticaseinteresespartidistas.ElEstadoysusInstitucionesdebenestarcapacitados,nosloparaidentificarrpidamenteestassituaciones,sinoqueademspararesponderyenfi-entaruniformementelasolucindelasmismas.Deestamaneralosplanesyprogramasqueseimplementenparasolucionarlosproblemas,permanecerneneltiempocualquieraseaelrgimendelgobiernoqueadministreelestado.
Administrarconvisinestratgica:ladireccindelosOrganismospblicosesunaactividadcomplejayprofesionalcomoconsecuenciadelaglobalizacindelaactividadeconmica,elavancetecnolgico,lafacilidadcomunicativayporsobretodoporlosmayoresrequerimientossociales.Laciudadanaseencuentracadavezmejorinformadaymseducada,requiereunamejorgestin,porlotanto,quienadministraadquierexmcompromisotcito,encuantoautilizarlosrecursosconeficacia,eficiencia,economicidadyefectividad.
Lagestinconvisinestratgicarespondeadecuadamenteaesecompromisotodavezquesucumplimientodependefundamentalmentedelasdecisionesinternasdecadainstitucinynodedecisionesexternasodefactoresexgenoscomopodranserelniveldelaactividadeconmica,loscambiospolticosylasdecisionesdelosagentesprivados.Estagestinconvisinestratgicadicerelacinconlosmediosatravsdeloscualeslaentidadasegurasucontinuidadyxitoenellogrodelosobjetivos,yseapoyaentrespilaresfundamentalesqueson:losnuevosesquemasorganizacionales,eldesarrollodeestrategiasylosnuevossistemasymetodologasdeinformacin.
Aplicandoestosaspectosdegestinconvisinestratgicaalmbitopblicosellegaalconvencimientoqueesnecesariocambiarlasformasdeadministrarelserviciopblico,asaber:
a)Conrelacinalosnuevosesquemasorganizacionales;
Tradicionalmentequienesejercenlasjefaturasenlasentidadessedeterminandeacuerdoacriteriosnosiempretcnicos.Enadelante,sisequiereadministrarenformaeficienteslodeberprimarlacalidadgerencialylacapacidaddegestin.
Comolaasignacindefuncionesdecadacargoescadavezmsdinmicadebidoalarapidezdeloscambios,laAdministracindebereaccionaryreadecuarseconstantemente,porlotanto,lainamovilidadfuncionarasetransformaenunapesadacargaquesedebemodificar.Msancuandosemanifiestaconfuerzalaposibilidaddeextemalizacin(outsourcing)dealgunaslaboresdeserviciopblicohacialosprivados.
EnunagestinconvisinestratgicacadaniveldelaInstitucingestionasupropiaactividad:ladireccinsuperiorejerceunagestinpolticaestratgica,losmandosintermediosunagestinlogsticaylosmandosoperativosunagestintcticadeejecucindeplanesyproyectos.Deestamanera,elprocesodetomadedecisionessemanifiestamsdeformahorizontalqueenunsentidovertical,esdecirsedaentreparesfuncionales,locualfavorecelaformacindeequiposdetrabajo.Enlaadministracinpblicasehaceimperiosamentenecesariolacapacitacindelosmandosintermediosparaqueseancapacesdeformaryliderarequiposdetrabajo.
b)Conrelacinaldesarrollodeestrategias:
Lasestrategiasconstituyenunconjuntodedecisionesycriteriosunificados,coherenteseintegradores,queorientanlagestinhacialaobtencindedeterminadosobjetivosestratgicos;porlotanto,constituyenelmedioqueutiliza
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ladireccindelaentidadparareafiimarsucontinuidadvitalyfacilitarsuadaptacinaunarealidadcambiante.
Contodo,eldesarrollodeestrategiasdebeserparaliderar,ynosloparareaccionarfrentealavanceoliderazgodeotros.Enesteaspecto,lafuncindelgerentepblicodebeserpropositivaynosolamentecontestatariaalosrequerimientosdelacomunidad.
c)Conrelacinalosnuevossistemasymetodologasdeinformacin:
Esenestecontextodondesurgelanecesidaddecontarconinformacinrelevantecomounelementoquehaceposiblelagestineficienteyefectiva.Dichainformacinseobtienemedianteelusocrecientedelatecnologadelainformticayatravsdelautilizacindeindicadorescuantitativosycualitativosparamedirlagestin.
Lagerenciapblica
LaGerenciaenlaactualidadconsisteen"dirigirunaentidad,unidadoperativaoprogramadeunamaneraeficiente,eficaz,efectiva,econmicaytranspai-ente".
Laresponsabilidadgerencialsedefineporelmanejodelosrecursosenfuncindesurentabilidad(enlasactividadesquelesseaaplicable),elcriteriodeeconomaensuadministracin,procuraeldesarrolloorganizacionaldelainstitucin,aseguraunapositivaimageninstitucionalypreservaunimpactofavorableensumbitodeaccin.
ElposicionamientoafuturodelgerentepblicosebasarensuActituddeServicioalPblico,suCompetitividad,enbaseauntrabajoexcelentenohabrgrandesdiferenciasentreelgerentepblicoyelgerenteprivado;peroademsdeellodebesersiempreejemplodehonestidad.
ParaunamejorcomprensindelagestingubernamentalesnecesariodefinirlossiguientestiTninos:
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LaResponsabilidadyelDeberdeResponder
Laresponsabilidaddeacuerdoalosealadoporeldiccionariodelarealacademiaespaola:es"lacalidadderesponsable",queprovienedellatnresponsum,locualesaplicableaaquelqueest"obligadoaresponderdealgunacosaoporalgunapersona".
Esdecirque,enprimertrmino,laresponsabilidadeseminentementeunacondicinsocial,estoes,propiadelhombreviviendoensociedad,unaobligacindelhombreensuinteraccinconlosdemshombres;obien,desdeelpuntodevistateolgico,ensuinteraccinconlodivino.
Ensegundotrmino,ysloanalizandolarelacindelhombreconlosdemshombres,estaresponsabilidadsemanifiestahaciavariosaspectosyendiversossentidos,comoporejemplo;laresponsabilidadticaymoraldelhombrehaciasussemejantes;laresponsabilidadporelentorno,lanaturaleza;laresponsabilidadderesponderanteloscompromisosquecontrae,ydentrodeesto,laresponsabilidadderesponderanteunaautoridadsuperiorsegnunconvenio,acuerdo,pactoocontrato,yaseaescritooconsuetudinario.
Porsuparteeltrminoresponderimplica"satisfacerelargumento,duda,dificultadodemanda".
Deestamanera,sibien,laresponsabilidadesinherenteal"sersocial"porqueinvolucraalhombreviviendoensociedad,cuandoserelacionaconotroshombresobienconladivinidadenelcasodesurelacinconDios;adems,implicaimarelacinendistintosplanosencuantoajerarqua,estoes,puededarseenunarelacindepares,obienentresuperioresysubordinados.
LosanglosajonesutilizaneltrminoACCOUNTABILITYparareferirseal"deberderesponderanteunaautoridadsuperior",trminoeste,quealtrasladarloalespaol,ha
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sidotraducidocomo"RESPONSABILIDAD".Porlotanto,laresponsabilidadesunaaccinderendicindecuenta.
Larendicindecuentaconstituyeensmisma,unarelacindejerarqua,ysemanifiestaenunaconnotacinnaturalalentenderque"todoslosindividuossonresponsablesdesuspropiosactos",obienensuconnotacinlegal,cuandosuponeque"todoactooaccindebesertransparente,sujetoalaley,asusreglamentosyaljuicioprudentedelindividuoydelentesocial".
Deestamanera,eldeberderesponder,orendircuenta,esaplicableatodoindividuooconjuntodeindividuos(cualquierasealaformadesucomunidad)cuandoserelacionaconunaautoridad(cualquierasealaformadeesarelacin)
Asseevidenciaporlodems,enlasociedadpolticasegnveremosacontinuacin:
Liderazgo
Enprimerlugar,empecemosporentenderelconceptodeOrganizacinyparacomenzardealgunaparte,vemoslodesdelaperspectivadelprocesoadministrativo.EnAdministracincuandohablamosdeorganizacinlaentendemosensuformaverbal:comoestructurar,distribuir,ordenaruotro;sinembargo,tambinsepuedetomarcomounsustantivoaldecirque:organizacineslaformadetodaasociacinhumanaparaellogrodeunobjetivo.
Cadavezquedosomspersonasseunenconalgnpropsito,deinmediatoseproduceunactoconjuntoqueessinnimodeorganizacinydecoordinacinqueessuprincipiosubyacente.
Lacoordinacinnacedesdeelmismomomentoenqueesaspersonascombinansusesfuerzosparaconseguirunobjetivo,todavezqueparaconseguirlaunidaddeaccinquepermitelograrlametacomn,esosesfuerzosdebenseralunsono,o,almismotiempo.Esaunidaddeaccinsloesposiblesexisteorganizacin.Sinembargo,
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tampocopodrahaberorganizacinsinoexisteenelgrupoalguienconpoderparaconseguirelesfuerzocoordinado,dandoorigenasalaJefatura.
Elpodereslacapacidadparahaceralgoyesmanifiestamenteunafacultadindividualquetieneoseentregaaunapersonaoentidad.Encambiolaautoridadesinherentealaorganizacin,yaquesegeneraenelgrupo,emanadesteporqueparahacerseefectivanecesitadelacuerdodetodos,porlomismoessubyacentealesfuerzocoordinado,laautoridadpertenecealcolectivoyesentregadaaunindividuoenlaformadeunmandato,determinandodeesamanerael"poder"deutilizarlaautoridadennombredetodos,locualesreconocidoportodoscomolegtimo.
Assurgela"Jefatura",comoexpresindelaautoridaddelegadaporelgrupo,esdecir,eslaformaqueasumelaautoridadcuandopenetraenlaOrganizacin.Poresodondelademocraciaprevalece,laautoridademanadelpueblo,essteelquetieneelpodersoberanoyesquiendelegalaautoridadenjefesymandatariosmedianteelsufragio.Porlotanto,lajefaturaeslainvestiduraqueseotorgaaestosmandatariosparaactuarrevestidosdelaautoridadqueemanadelpueblo.
Porotraparte,esimportantetenerpresentequelaautoridadadquierevalorcuandoseejerceconjuicioymedianteelbuenusodelarazn,delajusticia,delofundadoydelolegtimo,solamenteentoncespasaaserunderechoqueseganayqueseejerceconcalidad.Poresousamoslaexpresin"autoridadmoral"cuandoelpoderseconjugaconlatica.
Enelejerciciodelapolticaesevidenteladistincinentregobiernoselegidosygobiernosdefacto,quecorrespondealadiferenciaentreelderechodeautoridadadquiridomedianteunprocesoreconocidocomolegtimoylameraposesindelpoderobtenidoporelusodelafuerzaodeotraforma,perosiempredemanerailegtima.Porlotanto,podemosafirmarenfticamentequelaautoridadseapoyaenunderechomoralycomolosderechosnopuedensepararsedelosdeberes,cuandolaJefaturanousasusderechosenlaformaquesusdeberesloexigen,estarexpuesta,antesodespus,alfracaso.
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Todoestonosllevaaafirmarqueningunaorganizacintieneposibilidadesdepermanecersinoestasentadasobreunabaseslidade"valoresmorales",entreloscualesdestacala"comunidaddeinteresesoserviciomutuo";queimplicaobligacionesrecprocasentresusmiembros,encuantoaquenoslodebencomprenderseyservirsemutuamente,sinoqueadems,todosycadaunodeellosdebensabercualeselfinperseguido,cmostesatisfaceelintersindividualdecadacual,ycmotambinsatisfaceelintersdetodos,esdecir,debenaprenderqueellogrodelobjetivoesesencialparaelbienestarcolectivoyademsentenderporquloes.
ElPrincipiodeGradacin.EscalamientoodeJerarqua
SehasealadoquelajefaturaeslaformacomolaautoridadsupremasehaceefectivadentrodelaOrganizacin.Elprincipiodegradacinpermitedarnoscuentacomosemanifiestaatravsdetodalaestructura,constituyendounprocesomedianteelcualseexpresalacoordinacinhaciatodoslosnivelesconformandounacadenadegradosquedaorigenalaescalaydeterminalaJerarqua.
Esteprocesojerrquicotieneprincipio,procedimientoyforma,ellosson:lajefatura,ladelegacinyladelimitacindefunciones.
LaJefaturarepresentalaautoridad,yancuandopuedenexistirorganizacionesdondeelsoberanoejerzatambinlajefatura,elprocesonaturalesqueestesoberano,cualquieraqueseaodonderesida,designealosjefes.Asocurrealmenosendemocracia,dondeeselpuebloquiendesignayeligesusmandatarios,llmense;Presidente,PrimerMinistro,Senador,Alcaldeuotro.
Porotraparte,laJefaturaalfluirhacialosdistintosniveles,determinalaformacomoseconstruyelaescala.Esemovimientoeslallamada"delegacindelpoder".Delegarsignificatraspasarlafacultaddehaceralgoyesconsecuenciadirectadelaformacmoseejercelajefatura;aparececadavezqueunaactividadexcedelasposibilidadesdeunjefedemaneraquedebecomenzaradelegarunaautoridadigualalasuya,esdecir,debedelegarinclusolafacultaddedelegar,generandoenaquelquerecibelaautoridadrespectodelactoquemotivladelegacin.Assevadandosucesivamentehastallegar
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alltimonivel,construyndoseunaverdadera"cadenadegrados"entresuperioresysubordinados,dondeelsubordinadoesresponsableanteelsuperiorporlaejecucindeltrabajo,perosteesresponsabledequeeltrabajoserealice,continuandodeestamanerahastallegaraljefemximo,cuyaautoridadlohaceresponsabledetodo.
Finalmente,laDELIMITACIONDEFUNCIONESesconsecuenciadeladelegacin,yaqueeselprocedimientomedianteelcual,cadamiembrodelaorganizacinsabequseesperadel,culessudeberycuntaautoridadlehasidotraspasadaparallevarloacabo.
1.3ElControldeGestin
Defnicones
Gestin
Gestinesunprocesomedianteelcuallaentidadaseguralaobtencinderecursosysuempleoeficazyeficienteenelcumplimientodesusobjetivos.Estobuscamdamentalmentelasupervivenciaycrecimientodelaentidad,sedesarrolladentrodelmarcodeterminadoporlosobjetivosypolticasestablecidosporelplandedesarrolloestratgicoeinvolucraatodoslosnivelesderesponsabilidaddelaentidad.
Gestincomprendetodaslasactividadesdeunaorganizacinqueimplicaelestablecimientodemetasyobjetivos,ascomolaevaluacindesudesempeoycumplimiento;ademsdeldesarrollodeunaestrategiaoperativaquegaranticelasupervivencia.
Control
Controlesunconjuntodemecanismosutilizadosparaaseguraryevaluarelcumplimientodelosobjetivosyplanesdiseadosyparaquelosactosadministrativos
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seajustenalasnormaslegalesyalosreferentestcnicosycientficosestablecidosparalasdiferentesactividadeshumanasdentrodelaorganizacinsocial.
Controldegestin
Elcontroldegestineselexamendelaeconoma,efectividadyeficienciadelasentidadesdelaadministracinenelejercicioyproteccindelosrecursospblicos,realizadomediantelaevaluacindelosprocesosadministrativos,lautilizacindeindicadoresderentabilidadpblicaydesempeoylaidentidaddeladistribucindelexcedentequestasproducen,ascomodelosbeneficiosdesuactividad.
Propsitodelcontroldegestin
AlEstadolecorrespondeproveerdeobras,serviciosybienesalpueblocomoretribucinalacontribucinquesterealiza,mediantelostributosqueentrega,esahdondenacesurealderechodeexigirquelosmismosseandebuenacalidad,yentregadosenformaoportunaasuservicio;perotambinleinteresaalasociedadsaberquelaproduccinseacomoconsecuenciadeunagestinpblica,queprocurelamximaproductividadauncostorazonablequesignificalautilizacinptimaylaproteccindelosrecursosfinancierosmaterialesyhumanosdisponibles,evitandoeldesperdiciodelosmismosolaapropiacinindebidaparafinesparticularessinimportarelperjuicioquesecausealasociedadydescubriendoelfi-audeylosindiciosderesponsabilidadpenal.
Lagestinpblicanecesariamentetienequerealizarsecomounimperativosocial,entendidoesto,quelasautoridades,directivosyfuncionariosqueprestansucontingenteenlosdiversosPoderesdelEstadoyenlasinstitucionesyorganismospblicos,manifiestenyactenconprofesionalismo,msticadeservicioytransparencia.Lagestingubernamental,comprendetodaslasactividadesdeunaorganizacinqueimplicaelestablecimientodemetasyobjetivos,ascomolaevaluacindesu
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desempeoycumplimiento;ademsdeldesarrollodeunaestrategiaoperativaquegaranticelasupervivencia.
ElEstado,aligualqueenlaactividadprivada,requierentenerVisin,Misin,Objetivos,Metas,PolticasyEstrategias,aefectosdepodermedirresultadosyevaluarsugestinentrminosdeeficiencia,eficacia,economa,ticayecologa,paralocualelEstadonecesitaimplantaryprofundizarunaCulturadeServicio.
Ambitoyobjetivogeneraldelagestinpublica
Laevaluacindegestinenlossistemasdecontrolinterno,serefiereamedirlaeconomaefectividadyeficienciadelasactividades,paralocualesnecesariorealizarunprocesodeevaluacindelosmtodosqueladireccindeunaentidaduorganismoestableceenformaperidicaysistemticasobreloscontrolesparacumplirconlasnormaslegales,elbuenusoyproteccindelosrecursos,laidentificacinycubrimientoderiesgosylaresponsabilidaddelfuncionarioenrelacinconunosestndaresderesultadosesperadosproyectandoaccionesafuturoenbuscadeunmejoramientocontinuo.
Elmbitoyobjetivodelagestinpblica,selopuedeconcebirdelasiguientemanera:
GestinOperativa.-Sectores:delosserviciosgeneralesdelestado,deldesarrollosocialycomunitario,delainfraestructuraeconmica,productiva,financiera,devaloresyotros,propiosdelamisinyfinalidaddelaentidaduorganismo.
GestinFinanciera.-Queincluyelapresupuestaria,delcrdito,latributaria,decajaotesorera,lacontableyladecontratacinpblica,estaltimaencuantosignificafinanciamientoparalaadquisicindebienes,adquisicindeserviciosyrealizacindeobras,ypropiamentealagestincontractualconsucontenidolegalytcnico.
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GestinAdministrativa.-General,debienes,detransporteyconstruccionesinternas,decomunicaciones;dedocumentos(secretariado,biblioteca,imprenta,reproduccindedocumentosyotros),deseguridad,limpiezaymensajera,derecursoshumanos,dedesarrollosocialinternoeinformtica
Nivelesdedecisin
Nivelpolticoestratgico:dondesetomanlasdecisionesquepermitenllevaracaboconxitoelprogramadegobiernoyloscompromisoscontradosconlaciudadana,expresadoenplanesanualesdeaccinoparaunperodomayor,segnhayasidodefinidoconanterioridad.Estenivelsealimentadelainformacinquesepreparaenlosotrosniveles,particularmenteenelestratgicooperativo.
Nivelestratgicooperativo,dondesedesarrollalafuncindeseguimientoyevaluacin,tantoenlosmbitosadministrativoscomodelosresultadosalcanzadosporlagestingubernamental.
Niveldepolticasyplanes,dondeseejecutanloslincamientosyorientacionesdefinidasenelnivelpolticoestratgico.
Niveldeejecucindeprogramasyproyectosquecorrespondealaofertaqueelgobiernolehacealaciudadanaparaalcanzarlosobjetivosquesepropusieronenlaspolticasyplanescorrespondientes.
Instrumentosparaelcontroldegestin
Elcontroldegestincomocualquiersistema,poseeunosinstrumentosparaentenderlo,manejarloyevaluarlo,entreellosseencuentran:Indices:Permitendetectarvariacionesconrelacinametasonormas.Indicadores:Sonloscocientesypai'metrosquepermitenanalizarrendimientos.CuadrosdeMandos:Permitenladireccinyenfoquehacialosobjetivos.Grficas:Representacindeinformacin(variacionesytendencias).-Anlisiscomparativo:Compararseconelmejor,paralograrunamayorsuperacin.ControlIntegral:Participacinsistemticadecadareaorganizacionalenellogrodelosobjetivos.
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-Fluogramas:Representacinsimblicaopictricadeunprocedimientoadministrativo.
Unodelosinstrumentosparalograrunbuencontroldegestineslautilizacindeindicadoresdeeconoma,eficacia,eficiencia,calidadeimpacto.
Elementosdegestin
ElEstadorequieredeplanificacinestratgicaydeparmetroseindicadoresdegestincuyodiseoeimplantacinesderesponsabilidaddelosadministradoresdelasinstitucionespblicasenrazndesuresponsabilidadsocialderendicindecuentasydedemostrarsugestinysusresultados,ydelaactividadprofesionaldelauditorgubernamentalqueevalalagestin,encuantoalasseis"E",estoes,ECONOMIA,EFICIENCIA,EFICACIA,ECOLOGIA,EQUIDADYETICA,enlaformaqueacontinuacinsedescriben:
Economa,sonlosinsumoscorrectosamenorcosto,olaadquisicinoprovisinderecursosidneosenlacantidadycalidadcorrectasenelmomentoprevisto,enellugarindicadoyalprecioconvenido;esdecir,adquisicinoproduccinalmenorcostoposible,conrelacinalosprogramasdelaorganizacinyalascondicionesyopcionesquepresentaelmercado,teniendoencuentalaadecuadacalidadyproejandoevitardesperdicios.Laresponsabilidadgerencialtambinsedefineporelmanejodelosrecursosenfuncindesurentabilidad(enlasactividadesquelesseaaplicable),elcriteriodeeconomaensuadministracin.
Eficiencia.-insxunosqueproducenlosmejoresresultadosconelmenorcostoolautilizacinprovechosadelosrecursos,enotrostrminos,eslarelacinentrelosrecursosconsumidosylaproduccindebienesyservicios,seexpresacomoporcentajecomparandolarelacininsumo-produccinconunestndaraceptableonorma;laeficienciaaumentaenlamedidaenqueunmayornmerodeunidadesseproducenutilizandounacantidaddadadeinsumo.Sugradovienedadodelarelacinentrelosbienesadquiridosoproducidososerviciosprestados,conelmanejodelosrecursoshumanos,econmicosytecnolgicosparasuobtencin;incluyelarelacindelosrecursosprogramadosconlosrealmenteutilizadosparaelcumplimientodelasactividades;portanto,eslarelacinentreelrendimientodelosbienes,serviciosuotrosresultadosylosrecursosutilizadosparaproducirlos.Laeficienciaeslograrquelasnormasdeconsumoydetrabajoseancorrectasyquelaproduccinylosserviciosse
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ajustenalasmismas;queseaprovechenalmximolascapacidadesinstaladas;quesecumplanlosparmetrostcnicos-productivos,quegaranticenlacalidad;quelasmermasylosdesperdiciosqueseoriginenenelprocesoproductivooenelservicioprestadoseanlosmnimos;y,quetodoslostrabajadoresconozcanlalaborarealizar.Semanifiestaenlamisinofinalidadcompartida,tenerobjetivosypolticas,unaestructuraoperativadefinida,disponerdelpersonalidneo,ytenerunaculturadeperfeccionamiento.
Eficacia,sonlosresultadosquebrindalosefectosdeseados,enotrapalabras,eslarelacinentrelosserviciosoproductosgeneradosylosobjetivosymetasprogramados;esdecir,entrelosresultadosesperadosylosresultadosrealesdelosproyectos,programasuotrasactividades;porloquelaeficaciaeselgradoenqueunaactividadoprogramalograsusobjetivos,metasuotrosefectosquesehabapropuesto;tienequeverconelresultadodelprocesodetrabajodelaentidad,porloquedebecomprobarsequelaproduccinoelserviciosehayacumplidoenlacantidadycalidadesperadas;yqueseasocialmentetilelproductoobtenidooelservicioprestado.
Laeficaciasedeterminacomparandolorealizadoconlosobjetivospreviamenteestablecidos,osealamedicindelcumplimientodeobjetivosymetas.Semidelaeficaciainvestigandolasnecesidadesdesusclientesactualesypotenciales,comotambindeldesempeodeloscompetidoresactualesypotenciales,lapermanenterelacinconlosclientes,laconsultadesugradodesatisfaccinylarespuestaasusreclamosysugerencias.
Ecologa,sonlascondiciones,operacionesyprcticasrelativasalosrequisitosambientalesysuimpacto,quedebenserreconocidosyevaluadosenunagestininstitucionaldeunproyecto,programaoactividad.
Etica,esunelementobsicodelagestininstitucional,expresadaenlamoralyconductaindividualygrupal,delosftincionariosyempleadosdeunaentidad,basadaensusdeberes,ensucdigodetica,enlasleyes,enlasnormasconstitucionales,legalesyconsuetudinariasvigentesenunasociedad.
Equidad.Implicadistribuiryasignarlosrecursosentretodalapoblacin,teniendoencuentaelterritorioensuconjunto,lanecesidaddeestimularlasreasculturalyeconmicamentedeprimidas,yconabsolutorespetoalasnormasconstitucionalesy
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legalesimperantessobreelrepartodelacargatributaria,losgastos,lasinversiones,lasparticipaciones,lassubvencionesytransferenciaspblicas.
InterrelacinentreEconoma,Eficiencia,Eficacia,Ecologa.EticayEquidad
Enelprocesogerencialseobservalainterrelacinentrelaeconoma(recursosoinsumosalmenorcosto),laeficiencia(recursosoinsumosqueproducenlosmejoresresultados),laeficacia(resultadosquebrindanlosefectosdeseados),laecologa(anlisisdelosesfuerzosrealizadosparapreservarelmedioambienteylaconservacindelosrecursos,determinandosuscostosyevaluandosuimpacto),latica(laconductaticadelaorganizacinysusintegrantes,traducidaenaccionesconcretasqueevidencianlatransparenciaenlagestin)ylaequidad(encuantoalaentregadeserviciosbienesyobrasatodalacomunidadconlarecuperacindesuscostosdeacuerdoalacapacidadcontributivadelosusuarios).
Larelacinsedaporcuanto,laEconomaseentiendeporlaadquisicinderecursosoinsumos(financieros,materiales,humanosytecnolgicos)correctosalmenorcosto,paraserutilizadoseficientementeenlaproduccindebienes,serviciosuobrasprevistos,permitiendoellogrodelosobjetivos,metasobeneficiosesperados,quealserentregadosenlascantidades,calidades,acostosrazonablesyenformaoportuna,garantizandounefectofavorableenelentornosocio-econmico,sinafectaralmedioambienteydisminuyendoeldaoycostoecolgico,evidenciandoenlagestinunaconductaymoralinstitucionalquegaranticelatransparenciaensuaccionar.
Amsdelasseis"E",sonpartedelcontroldegestinlosseistrminosqueacontinuacinseindica:
Rendimiento,eslagestingerencialodesempeoenbuscadelaEficienciaconEficaciamsEconoma;esdecir,lamedicindecalidaddetrabajomsellogrodeobjetivosqueenconjuntonosaseguranunagestinunitariaenunsentidosistemticoyrealizadorporelesfuerzoproductivo,objetivosversusmetas.Esindispensableorientarsehacialaexcelenciamedianteunagestintrascendente,quepermitalasatisfaccindelclienteinclusoporencimadesusexpectativas.
Calidad,eslacantidad,gradoyoportunidadenqueelproductooservicioprestadosatisfacelanecesidaddelusuarioocliente.Serefierealosprocesossistemticosutilizadosporlainstitucinparaasegurarlaejecucinoentregadesusproductoso
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servicios,cadavezconmejorcalidad;seevalaademselcontroldedichosprocesosysumejoramientocontinuo,demododeasegurarlaentregadeserviciosy/oproductos;y/oelcumplimientodeprogramasdemaneraquesatisfagancrecientementealusuarioyasegurenelusoeficientedelosrecursosinstitucionales.
Resultados,eslarelacinconlosnivelesdecalidadymejoramientoobtenidosobrelabasedelanlisisdelasatisfaccindelasnecesidadesyexpectativasdelosusuarios,ydelanlisisdelasdistintasoperacionesdelservicio,atodolocualpodranydeberanestarcontenidosenlosindicadoresdegestin.Sonloselementosdegestinmsimportantes,porcuantoelauditorpuedecomprobarsilosparmetrosoindicadoresdiseadosporlaadministracindelaentidad,setraducenosirvenparamedirefectivamente;lacalidaddelosprogramas,productososervicios;elmejoramientodelaproductividadylacalidadenlosprocesosprincipalesyenlasreasdeapoyo;enlacalidaddelosproveedores,enlagestinfinanciera,enlasatisfaccindelusuarioylasatisfaccindelpersonal.
Impacto:Repercusinamedianoolargoplazoenelentornosocial,econmicooambiental,delosproductososerviciosprestados.Incluyelaobtencindeinformacinypercepcindelacomunidadrespectodelosservicios,prestacionesyproductosqueseponenadisposicindelosciudadanos,desuscompromisosdecalidad,deservicio,sugradodecumplimientoylascompensacionesporincumplimientos.Partedelamedicindelimpactoesreferirsealaproteccindelmedioambienteyalaconservacindelosrecursos.
ExcelenciaGerencial.-Eslabsquedadellogrodelosobjetivoscorporativos,asegurarladinmicadelaorganizacin,mantenerunaadecuadamoraldelpersonal,yprincipalmentebuscarlasatisfaccindelosclientes.
ControlInterno.-Esuninstrumentodegestin,porconsiguiente,laresponsabilidadencuantoalaidoneidad,eficaciayestmcturadelcontrolinternoincumbeenprimerainstancia,alpersonaldirectivo.Elcontrolinternogerencialesimportanteparalosejecutivosoadministradoresdeentidadespblicasporcuantoproporcionacondicionesparapoderconfiarenlasolidezdelasoperacionesyactividadesrealizadasendistintosnivelesylugares;cuantomayoreseltamaodelaentidadpblica,anmsimportanteessusistemadecontrolinternoparalasfuncionesquetienenencomendadassuadministracin.
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Planfcacnestratgica
Unaherramientamuytilparalagestininstitucional,eslaplanificacinestratgica,todavezqueconstituyeunprocesoestructuradoyparticipativo,medianteelcualunaorganizacinapuntaalaespecificacindesumisin,alaexpresindeestamisinenobjetivoyalestablecimientodemetasconcretasdeproductividadydegestin.
Paraconocerenquemedionosdesenvolvemos,esimportantequelosdirectivossepregunten;dndeestamos?,qusomos?,quhacemos?,haciadondevamos?.Paraelloesnecesariodefinirlavisin,queeslahabilidadparaubicamosenunentornoreal,puesdesarrollandounaclaravisinhaciadondelaentidadnecesitadirigirseoubicarseenlosprximosaos.Administrandolapregunta:qusomos?yquseremos?,seiniciaelprocesodireccionalyelestablecimientodeunasolventeidentidadorganizacional.
Comosesabe,determinarlamisindeunaorganizacin,llmeseEstado,InstitucinoServicio,esformalizarsupropsito,estoes,surazndeser.Contodo,unaspectoimportanteestratardesuperar,elenunciadomuchasvecesformaleimprecisodelarespectivaleyorgnicainstitucional,todavezque,generalmenteestasleyessonantiguasycasisiemprerecogensolamenteobjetivosyfiincionesinstitucionales,peronolamisinqueesdistinta.
Ladefinicindelamisindebeconstituirseenunprocesomuchomsdinmico,abiertoalarevisindelasfunciones,necesidades,productosygruposdeusuariosdelrespectivoservicio.Algunasdelaspreguntasquecasisiempreestnpresentesenestecasosonlassiguientes:Paraquexistelainstitucin?Culeselmbitointernoyextemoenqueoperalaentidad?Culessonlosprincipalesproductosyserviciosqueentrega?Culessuespecificidad?Qurestriccionesyposibilidadesotorgaelmarcolegal?Culeslapercepcindelosdirectivosdelasituacindelaentidad?Culeslapercepcindelosfuncionariosentomoalasituacindelservicio?Qupiensanlosfuncionariosrespectodesupropiorolofimcin?
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Coincidenlaspercepcionesdelasjefaturasconladelosftincionarios?Quinessonlosusuarios?Quopinanlosusuariosacercadelacalidaddelservicio?Culeslapoblacinobjetivoyculeslacoberturaactual?
Porsuparte,losobjetivosinstitucionales,constituyenunadeclaracinformaldeloqueelconjuntodeactoresdeseaalcanzarproductodelagestininstitucional.Porlogeneral,enalgunasentidades,losobjetivosconstituyenunadeclaracinpermanentedelasaspiracionesinstitucionalesenelfuturo,obienenotras,contemplanlospropsitosdemedianoylargoplazoasercumplidosmediantelagestininstitucional.Losobjetivosinstitucionalessurgencomorespuestaaunapreguntaesencial:Qudebemoshacerenelmedianoylargoplazo,oenformapermanente,paraquelainstitucintengaunaccionarcoherenteconsumisin?
Porlotanto,tienenqueserrelevantesalaactividadinstitucional,tantoensuimpactohaciaelinteriordelaorganizacinencuantoareestructuracin,planificacin,procesosproductivos,etc.;comotambinhaciaelexterior,encuantoalograrmayorcobertura,mejorarlacalidadyoportunidaddelservicio,etc.
Lasmetasdeproductividadsonlaexpresindeloquesequierealcanzarencadareaosector,entrminodeproductososerviciospuestosadisposicindelosusuarios.Contienenunadeclaracinexplcitadelosnivelesdeactividadodelosestndaresdeproductividadquesonnecesariosyposiblesdelograr.Sepuedenproyectarenplazoscortos(unao),medianos(entreunoytresaos),ylargo(msdetresaos);sinembargo,debensersusceptiblesderevisaramedidaquesevanalcanzando.
Puedensercualitativos,cuandohacenreferenciayaccionesnocuantificables,comoseraporejemplo,laregulacindemercados,laformulacindepolticasolasrelacionesexteriores,ocuandorespondenaobjetivosdecarcternormativo,cuyafinalidadesdarunmarcoticopolticoalaccionardelainstitucin.Tambinserncuantitativos,cuandoserefierenacantidadesdeproductos,servicios,tiempos,etc.Lasmetasdeproductividad,generalmenterespondenalapregunta:Cunto?.
Lasmetasdegestinsondiferentesalasanteriores,encuantoaque,aquellasserefierenbsicamentealosnivelesdeactividadoproduccin,encambioestashacenreferenciaa
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lacalidaddelosprocesosquedanlugaralaobtencindedichasactividadesoproductos.Lametapuedeserinterna(eficaciayeficiencia),oextema(calidaddelservicio).Unametadegestindebecontenerelpropsitodemejorarlosprocesosinstitucionalesenalgunadesusdimensiones,estoes:calidad,eficiencia,eficaciayeconoma.Enciertosentidorespondealapregunta:Cmo?.
Contodo,unametadegestindeberseruncompromisoinstitucional,cuyocumplimientodependabsicamentedesupropiaaccininternaynodelasdecisionesdeotrosentesextemos,odefactoresexgenoscomopodranser:elniveldeactividadeconmica,lasdecisionesdeagentesprivados,cambiodedemandayotros.
Alcanceyorientacindelcontroldegestin
Orientacinalusuario:elimpactofinaldebeestarcentradoenelusuario,locualselogracuandolaadministracinadoptalasmedidascorrectivasquepermitenmejorarelservicioyporendelasatisfaccindelagente.
Integracinconelsistemanacionaldecontrol:laslaboresdecontrolinternoyextemodebenserplanificadasconlavisindequeexisteunSistemaNacionaldeControl,paracoordinarlosesfuerzosyevitarduplicaciones.
Valorarlaimportanciadelpersonal:losesfuerzosparalograrmejorasdebenconcentrarseenlosrecursoshumanosporsobrelasirmovacionesdeestractiirasysistemas,todavezqueestosconstituyensolamenteunapoyodelcuallaspersonassevalenparalograrlosobjetivosinstitucionales.
Incorporacindeindicadores:Paraorientarlalaborverificadora,sindudaquedebernconsiderarseciertosindicadoresdegestinquepuedanserposiblesdeutilizaraldeterminarplanesyprogramas,comoser:montoderecursosinvolucrados,sensibilidaddelimpactosocial,riesgoinherente,importanciaasignadaporlapropiaadministracin,costodeoportunidadyotros.
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Aspectosquedebenserverificadosporelcontroldegestin
LiderazgovCompromisodelaDireccin,seraindagarcmolosmximosresponsablesdelainstitucinestninvolucradosencrearcondiciones,asignarrecursosparaellogrodemetasdecalidad,sosteneryapoyarsusvaloresenconducirlaorganizacinhacialaexcelencia.
ValoresdelaInstitucinencuantoacomprobarlavigenciadelosprincipiosdelservidorpblico,esdecirelauditordeberverificarsiesosprincipiosestnpresentesenelquehacerinstitucional.
GestinparalograrCalidad,serefierealaspolticasyprcticasaplicadasparainvolucraralasjefaturasdelosdistintosniveles,profesionales,tcnicosyadministrativosyalosrepresentantesdelostrabajadoresenlagestinysupervisindelacalidad.
SatisfaccindelUsuario,corresponderaalconocimientoyhabilidaddelainstitucin,hayasidocapazdedetectarysatisfacerlasexpectativasynecesidadespresentesyAlturasdelusuario,utilizandolasestrategiasyplanesparamejorarycrearunambientequeprivilegielaorientacindelusuario.Enconsecuencia,debercomprobarselosmecanismosqueutilizalaorganizacinparaconocer,antes,duranteydespusdelservicioprestado,gradodesatisfaccinoinsatisfaccindelosusuariosconrelacinalosdiferentesserviciosquelaentidadentregayestoasuvezcompararconotrasorganizacionesnacionalesyextranjeras.
DesarrollodelasPersonasvlaOrganizacin,correspondealosesfuerzosquerealizalaorganizacinparacrearunambientequeprivilegielaparticipacindelosfuncionarios,eldesplieguedesucreatividad,lainteraccindecooperacinycolaboracinenelmejoramientodelosprocesosydelaentregafinaldelservicio.Paraobtenerunamejorgestindepersonal,sedebemotivareincrementarlaresponsabilidad,autoridadycapacidaddelpersonal.
Planificacin,examinalosprocesosdeplanificacinrealizadosporlainstitucinparadefinirylograrlosobjetivosestratgicos,operativosyfinancierosquesehapropuesto,
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segnlaorientacindelaspolticasmasgeneralesvigentes,seincluyeadems,elprocesodegeneracindeplanesdecorto,medianoylargoplazorelacionadoconelmantenimientoomejoramientodelosserviciosentregados.Deberconocerselavisin,misin,objetivosgeneralesymetas,priorizadosporlaentidadconelpropsitodelograraltosnivelesdecalidadenelservicio,comprobandoqueparacadaobjetivogeneral,seincluyanlosreferentesacalidad.
GestindelaCalidaddelosServiciosv/oProductosEntregados,serefierealosprocesossistemticosutilizadosporlainstitucinparaasegurarlaejecucinoentregadesusproductososervicioscadavezconmejorcalidad.Seevaluarademselcontroldedichosprocesosysumejoramientocontinuo,elmododeasegurarlaentregadeserviciosy/oproductos;y/oelcumplimientodeprogramasdemaneraquesatisfagancrecientementealusuarioyasegurenelusoeficientedelosrecursosinstitucionales.Paraellosedeberexaminarlossistemasdediseo,redisefioeintroduccindenuevosproductososervicioscuandoseafactible,determinndosesilasnecesidadesdelosusuariossetransformanencaractersticasdelproductoodelservicioqueseotorgadeacuerdoaestndarespreviamentedefinidosparaellos.Unaspjectoimportanteesdeterminarlaformacomolaentidadpriorizasusmetasconrelacinalmantenimientoymejoramientocontinuodelacalidaddesusprocesos,productosy/oservicioseldesarrollodesusprogramas.Tambindebemosconsiderarlosmtodosdeidentificacindedebilidadesenlosprocesoslasmedidasaplicadasparaelmejoramientoefectivo,lametasplanteadasylasmedidasdedescentralizacinydedesconcentracin.
InformacinyAnlisis,serefierealaefectividad,alcance,validez,anlisisyutilizacindelosdatoseinformacinconsideradosenlagestindelainstitucin.Determinacmoestossonpertinentesaltipodeorganismooentidadyasuspropsitosysipermitenmejorarpermanentementelosprocesosparaalcanzarlasatisfaccindelusuario,elbienestardelpersonalyunaptimautilizacindelosrecursosdisponibles.
RelacinconlaComunidadyelMedioAmbiente,serefierealosesfiierzosdemejoramientorealizadosporlaentidadconrelacinasuentornonaturalysocial.Cmotrabajaporafectarpositivamentesuentornoycmomejorasusdistintosprocesospara
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conseguirlo.Ademsanalizalosdistintosesfuerzosrealizadosparapreservarelmedioambienteylaconservacindelosrecursos,inclusolaconductaticadelaorganizacinoentidadtraducidaenaccionesconcretas.Tambinseconsideralaefectividadytransparenciaconqueelserviciooinstitucininformaalacomunidaddesusactividades.Paraelloseanalizanlossiguientesaspectos:InformacinypercepcindelacomunidadyProteccindelmedioambienteyconservacindelosrecursos.
Resultados,eslarelacinconlosnivelesdecalidadyelmejoramientoobtenidosobrelabasedelanlisisdelasatisfaccindelasnecesidadesyexpectativasdelosusuariosydelanlisisdelasdistintasoperacionesdelservicio,lasmismosquedeberanestarcontenidasenIndicadoresdeGestin.
1.4ElControlGubernamental
ElEstadonoessolamentelaexpresindenormassinotambindelasinstitucionesquelocomponenydelaspersonasquelointegranyenesecontextosedijotambinqueelserviciopblicotienedossentidosquedeterminanelcompromisoylaresponsabilidaddequienesejercenylaboranenl,unodicerelacinconlacalidaddelservicioquesepresta,elotro,tienerelacinconlaobligacinderesponderporelusodelosrecursos,suproteccinymantenimientoyque,tantoelAdministradorpolticodelEstado,esdecirlosmandatarioselegidos,comoasuvezlosfuncionariosquetrabajanparaelEstadoSONRESPONSABLESYDEBENRESPONDERporlaformacomodancumplimientoaestosdosaspectosdelserviciopblico.Losprimerosantelaciudadanaylossegundos,antestos.
Parapronunciarse,laciudadana,necesitaconoceryestarenteradadelosresultadosdelagestindesusmandatarios,yaquelasdistintasopciones,lavariedaddealternativasylasprioridades,implicandecisionesqueinvolucranatencinparcialoglobaldelasnecesidades.
29
Enelcomienzo,cuandolosEstadoseranpequeosobienlaexpresinciudadanaestabaradicadaenunpequeogrupodeelegidos,erafcilqueestosciudadanosseenterarandelas"cosas"degobiernoypudierandecidirdeacuerdoalascircunstancias.Sinembargo,cuandoelEstadocreceysehacemscomplejoensuactividad,perosobretodo,cuandolaexpresinciudadanaalcanzaamsymsactores;esindispensableparastacontarconlaasistenciadeentesespecializados,cuyamisinsea:verificarparaella,silagestindelosmandatariosseefectadeacuerdoaloqueestablecelanormaydeterminaelbiencomn,yleinformenoportunamente,ayudndoleaadoptarladecisinquecorresponda.
AlaContraloraGeneraldelEstado,lecorrespondepronunciarseantelaopininpublicasobreelgradodeatencindepartedelEstadoqueharecibidoelciudadanocomnydeprecautelaratravsdelcontrollosinteresespblicosquelaactividadadministrativapuedeeventualmentecomprometeryespecialmenteencuantoaprotegerlaintegridaddelpatrimoniopblicoatravsdelcontroldelacorrectainversindelosrecursosestatales.
ElEirtculo211delaactualConstitucinPolticadelaRepblica,textualmenteestablecelosiguiente:
"LaContraloraGeneraldelEstadoeselorganismotcnicodecontrol,conautonomaadministrativa,presupuestariayfinanciera...Tendratribucionesparacontrolaringresos,gastos,inversin,utilizacinderecursos,administracinycustodiadebienespblicos.Realizarauditoriasdegestinalasentidadesyorganismosdelsectorpblicoysusservidores,ysepronunciarsobrelalegalidad,transparenciayeficienciadelosresultadosinstitucionales.Suaccinseextenderalasentidadesdederechoprivado,exclusivamenterespectodelosbienes,rentasyotrassubvencionesdecarcterpblicodequedispongan".
Elmandatoconstitucionalcitado,concibealcontrolgubernamentalcomogarantadelbuenusoyproteccindebienesyrecursospblico(bienesdeusopblico:puentes,carreteras,etc.ybienesdelasinstitucionespblicasutilizadosparalaprestacindelserviciopblico),quelecorrespondealaentidaddecontrol.
30
ElOrganismoTcnicoSuperiordeControl,concibecomosumisin,alosdeberes,funcionesyatribucionesinstitucionales;porestemotivodebe:
"Examinaryevaluarlagestinfinanciera,administrativayoperativacumplidaporlasentidadesdelsectorpblicoysusservidoressinexcepcinalguna,ydelsectornogubernamentalqueparticipaenbienes,rentasyotrasprerrogativasdecarcterpblico,verificandolegalidad,correccin,transparencia,eficaciayeconomaenelusoderecursos,pronuncindosesobrelaefectividaddelosresultadosinstitucionalesyestableciendolasresponsabilidadesinherentes;adems,brindarasesoraenlareasdesucompetencia.Lafacultaddecontroltambinlatieneconlasentidadesdederechoprivadoexclusivamentedelosrecursospblicosqueellasdispongan.
Laentidaddecontrolhafijadocomovisindefuturo,losiguiente:"LaContraloraGeneraldelEstado,sersiempreunorganismotcnicoconplenaautonomaadministrativayfinanciera,dereconocidoprestigio,confianzaycredibilidad,porlaefectividaddelcontrolqueejerce,porsugestintransparenteyporsupermanenteluchaporcombatirlacorrupcin.-Seremosunainstitucinsininjerenciapartidistaqueapliquemetodologasmodernasdecontrolparaprocurarquelagestindelaadministracinpblicaseaefectivayqueutilizaralosrecursosparasatisfacerlasnecesidadesdelacomunidad.-LaContraloraGeneraldelEstadosustentarsusaccionesenunmarcolegalactualizado;enlaplanificacinestratgicayoperativa;ensuslidaestructura;enunsistemaintegradodelainformacinbasadoentecnologamoderna;ensurecursohumanocapacitadoycomprometido;y,ensucapacidadparaadaptarsealoscambiosdelentornoyalasnuevasnecesidadesdesususuarios.".
Paraviabilizarsugestindecontroldelosbienes,tambinsehafijadopolticasentendidascomoorientacionesdecarctergeneralqueguanlagestininstitucional.Adems,objetivos,entendidoscomolospropsitos,losproductosinstitucionalesquesedeseealcanzar,expresadoscomoproductoscuantificables,medibles,identificablesensucalidadytiemposparaobtenerlosy,conlosatributosdelosindicadoresdegestininstitucionalantesmencionados.
ElmbitoyelpapeldelEstadocambiaatravsdelahistoria,semodificaenelmedianoylargoplazo;enformasimilarsucedeconelcontrolestatal,dependedeconcepcionesideolgicas,factorespolticos,sociales,nacionaleseinternacionales.Alcontrolestatalselopuedeclasificaras:
Segneltiempoenqueseaplica:Previo,ContinuoyPosteriorSegnelsujetoactivo:InternoyExtemo
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Segnlamateria:Poltico,Tributario,Fiscal,Gubernamental,Financiero,Econmico,Social,ConstitucionalyJurdico.
ElcontrolestataldelaContraloraGeneraldelEstadoselorealizaatravsdelaauditoragubernamental,constituyeunelementoesencialdeapoyoalagerenciapblicamoderna,queaportasustantivamente,enbaseasusopinionesyrecomendaciones,aunaoportunayadecuadatomadedecisiones;asuvez,quecontribuyealaptimautilizacindelosrecursosparaunagestinpblicamseficaz.EstecontroloauditoragubernamentalespracticadoporlosauditoresexternosdelaContralorayporlosauditoresinternosdelasdiversasentidadesyorganismosdelsectorpblico.DiferentesfuncionesdelEstado,institucionespblicasyprivadasylamismasociedadcivilhanreconocidolagestineficazytransparentedelaContralora,noobstante,debemodernizarseparaqueofrezcaunmejorservicioensusactividadesdecontrolgubernamental;conestepropsitocabelassiguientesacciones:
ElfortalecimientoinstitucionaldelaContralorapuedeserhechoporpropiostcnicosycomofrutodeunesfiierzoconcertadodeautoridadesyservidores;peroesfundamentalquecuenteconelapoyohumanoyfinancieroextemo.EsprioritarialaexpedicinysancindelaLeyOrgnicadeControl,FiscalizacinyAuditoradelEstadodelaContraloraGeneraldelEstadoqueseencuentraenelCongresoNacionalyquefueelresultadodelaexperienciaypreparacindetodoslosintegrantesdelamisma.Paralelamenteyportratarsedesistemascomplementarios,esurgentesepresentealaLegislaturaelproyectodelaLeyOrgnicadeGestinFinancieradelEstadoquetienepreparadoelMinisteriodeEconomayFinanzas.Elimpulsoalaauditoradegestinparatodaslasentidadesyorganismosdelsectorpblicoanivelnacional,comoactividaddecontrolprincipal,llegndoseaconstituircomocomplementariaslaauditorafinancieraylosexmenesespeciales.EsreconocidoeldesarrolloprofesionalyexperienciadelosservidoresdelaContralora,peroesevidentelanecesidaddemayorcapacitacinytecnificacin,amsdedotarleslasherramientasnecesarias.ElesfuerzoinstitucionaldelaContraloradebeorientarsehaciaellogrodelosresultadosplanificados,conproductosdecalidadyalmenorcostoposible.
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SEGUNDAPARTE.-AUDITORIADEGESTION
CAPITULOII:BASESCONCEPTUALES
2-1LaauditoradegestinenlasEntidadesFscalizadorasSuperioresintegrantesdelOLACEFS
Enlaactividaddecontrolconstituyeunaetapasuperiorlaauditoradegestin,quetienecabalaplicabilidadtantoenlasentidadespblicascomoprivadas.Sinembargo,ennuestropasannosepracticaestetipodeauditoras,lasfirmasprivadasgeneralmenterealizanauditorasparadictaminarestadosfinancierosyocasionalmenteauditorasoperativas;laContraloraGeneraldelEstado,desdehacemsde20aos,ensucontrolgubernamentalhabitualmenterealizaexmenesespeciales(70%),auditorasfinancieras(20%)yauditorasoperacionales(10%).
Enotrospasesencambio,yasetieneexperienciaenlaejecucindeauditorasdegestinquehangeneradoresultadospositivosenfavordelasentidadesyredifinicionesimportantesenlaconcepcindelaprofesindeauditora.Deloqueseconoceennuestromedio,estaauditoralavienenrealizandolasContralorasGeneralesuOrganismosSuperioresdeControlGubernamental,taleselcasodeCanadyMxicodesdelasdcadasdelosaos70y80respectivamente,dePeryCubadesde4y3aosensuorden.
Acontinuacinsepresentaladefinicinyelprocesodeauditoradegestindevariospasesyposteriormente,basadosenlaexperienciadeauditoragubernamentalennuestromedioydelasexperienciasdeauditoradegestinenotrospases,conunenfoquegubernamental,sedefinirenquconsiste,lospropsitosylametodologadelaAuditoradeGestin.
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PAISKM.i'1l'KOCESO
PERUEsunexamenobjetivo,sistemticoyprofesionaldeevidencias,IPlaneamiento
realizadoconelfindeproporcionarunaevaluacinnEjecucin
independientesobreeldesempeo(rendimiento)deunaentidad,mInforme
programaoproyecto,orientadaamejorarlaefectividad,
eficienciayeconomaenelusodelosrecursospblicos,para
facilitarlatomadedecisionesporquienessonresponsablesde
adoptaraccionescorrectivasymejorarsuresponsabilidadanteel
pblico.
CUBALaAuditoradeGestinconsisteenelexamenyevaluacinqueIExploracinyexamenpreliminar
serealizaenunaentidad,paraestablecerelgradodeeconoma,nPlaneamiento
eficienciayeficaciaenlaplanificacin,controlyusodesusmEjecucin
recursosycomprobarlaobservanciadelasdisposicionesIVInforme
pertinentes,conelobjetivodeverificarlautilizacinmsVSeguimiento
racionaldelosrecursosymejorarlasactividadesomaterias
examinadas.
VENEZUELAProcesoparaexaminaryevaluarlasactividadesrealizadas,enunIEstudiopreliminaryplanificacin
sector,entidad,programa,proyectouoperacinconelfin,dentronEvaluacindelsistemadecontrolinterno
delmarcolegal,dedeterminarsugradodeeficiencia,eficacia,IIIEvaluacindelresultadodegestinyexamen
economa,calidadeimpactoyporconductodelasprofundodereascrticas
recomendacionesquealefectoseformulen,promoverlacorrectaIVPresentacinderesultados
administracindelpatrimoniopblicoVSeguimiento
34COLOMBIAElControldeGestinydeResultados,comoherramientadeIPlaneacin
controlfiscal,eselanlisissistemticodelosresultadosIIExamen
obtenidosporlasentidadesdelsectorpblico,enlanElaboracindelinforme
administracinyutilizacindelosrecursosdisponiblesparaelIVSeguimiento
desarrollodesuobjetosocialestablecidomedianteel
cumplimientodeobjetivosymetas,laevaluacindelaeconoma
ylaeficienciaenlautilizacindelosmismos,laidentificacin
delosbeneficiariosdesuaccin;yelimpactomacroeconmico
derivadodesusactividades
NICARAGUAEselinstrumentomedianteelcualserealizaelexamenobjetivo,IPlaneacin
sistemtico,estructurado,profesionalyposteriordelasnEjecucin
operacionesfinancieras,administrativasydegestin,practicadamInforme
enunsector,enunaorganizacin,unprograma,proyectooIVSeguimiento
actividadconlafinalidaddeverificarla,evaluarla,determinarsu
conformidadconlosobjetivosestablecidosenplanesy
disposicionesnormativasyformularlasopiniones,comentarios,
observacionesyrecomendacionesqueseconsiderenpertinentes.
MEXICOLaAuditoraIntegraleslaevaluacinmultidisciplinaria,IAnlisisgeneralydiagnstico
independienteyconenfoquedesistemas,delgradoyformadeIIPlanificacinespecfica
cumplimientodelosobjetivosdeunaorganizacin,delarelacinniEjecucin
consuentorno,ascomodesusoperaciones,conelobjetodeIVInformedeResultados
proponeralternativasparaellogromsadecuadodesusfinesy/oVDiseo,implantacinyevaluacin
elmejoraprovechamientodesusrecursos.
ARGENTINAEslaevaluacindelasacciones,resultadosyoperacionesconIPlanificacin
relacinalosplanes,programas,proyectosdeunaorganizacinoIIEjecucin
entidadpblica,afindeinformarsobreellogrodeobjetivosmConclusiones
previstos,lautilizacindelosrecursospblicosenformaIVInforme
econmicayeficiente,ylafidelidadconquelosresponsables
cumplenlasnormasjurdicasinvolucradasencadacaso.
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2.2FundamentosdelaAuditoradeGestinenelSectorPblicoEcuatoriano
Marcolegalynormativo
LaConstitucinPolticadelaRepblicadelEcuador,enelArt.211establecequelaContraloraGeneraldelEstadorealizarauditorasdegestinalasentidadesyorganismosdelsectorpblicoysusservidores;sepronunciarsobrelalegalidad,transparenciayeficienciadelosresultadosinstitucionales.
ElContralorGeneraldelEstadoalemitirlosobjetivos,estrategiasypolticasaaplicarseparalaPlanificacinOperativadeControldelAo2000,prevcomoobjetivoquesedesarrollarydiindirunametodologadetrabajoparalasauditorasdegestin,cuyaactividaddecontroliniciarlainstitucinapartirdelao2000,conlasauditoraspilotosqueplanifiquenlasdireccionesdeauditora.
Defnicin
Laauditoradegestin,eselexamensistemticoyprofesional,efectuadoporunequipomultidisciplinario,conelpropsitodeevaluarlagestinoperativaysusresultados,ascomo,laeficaciadelagestindeunaentidad,programa,proyectouoperacin,enrelacinasusobjetivosymetas;dedeterminarelgradodeeconoma,efectividadyeficienciaenelusodelosrecursosdisponibles;establecerlosvaloresticosdelaorganizaciny,elcontrolyprevencindelaafectacinecolgica;ymedirlacalidaddelosservicios,obrasobienesofrecidos,y,elimpactosocio-econmicoderivadodesusactividades.
Propsitosyobjetivos
Entrelospropsitostenemosalossiguientes.-Determinarsitodoslosserviciosprestados,obrasybienesentregadossonnecesariosy,siesnecesariodesarrollarnuevos;ascomo,efectuarsugerenciassobreformasmseconmicasdeobtenerlos.
-Determinarloadecuadodelaorganizacindelaentidad;laexistenciadeobjetivosyplanescoherentesyrealistas;laexistenciaycumplimientodepolticasadecuadas;laexistenciayeficienciademtodosyprocedimientosadecuados;y,laconfiabilidaddelainformacinydeloscontrolesestablecidos.
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-Comprobarsilaentidadadquiere,protegeyempleasusrecursosdemaneraeconmicayeficienteysiserealizanconeficienciasusactividadesyinciones.-Cerciorarsesilaentidadalcanzlosobjetivosymetasprevistasdemaneraeficazysisoneficaceslosprocedimientosdeoperacinydecontrolesinternos;y,-Conocerlascausasdeineficienciasoprcticasantieconmics.
Losprincipalesobjetivosson:-Promoverlaoptimizacindelosnivelesdeeficiencia,eficacia,economa,calidadeimpactodelagestinpblica.-Determinarelgradodecumplimientodeobjetivosymetas.-Verificarelmanejoeficientedelosrecursos.-Promoverelaumentodelaproductividad,procurandolacorrectaadministracindelpatrimoniopblico.-Satisfacerlasnecesidadesdelapoblacin.
Alcance
Laauditoriadegestinpuedeabarcaratodaentidadoapartedeella,enesteltimocasoporejemplounproyecto,unproceso,unaactividad,ungrupodeoperaciones,etc.Peroelalcancetambincomprendelacoberturaaoperacionesrecientementeejecutadasoenejecucin,denominadasoperacionescorrientes.
LaAuditoradeGestinexaminaenformadetalladacadaaspectooperativo,administrativoyfinancierodelaorganizacin,porloque,enladeterminacindelalcancedebeconsiderarseprincipalmentelosiguiente:
a)Logrodelosobjetivosinstitucionales;niveljerrquicodelaentidad;laestructuraorganizativa;y,laparticipacinindividualdelosintegrantesdelainstitucin.b)Verificacindelcumplimientodelanormatividadtantogeneralcomoespecficaydeprocedimientosestablecidos.c)Evaluacindelaeficienciayeconomaenelusodelosrecursos,entendidocomorendimientoefectivo,oseaoperacinalcostomnimoposiblesindesperdicioinnecesario;ascomo,delaeficaciaenellogrodelosobjetivosymetas,enrelacinalosrecursosutilizados.d)Medicindelgradodeconfiabilidad,calidadycredibilidaddelainformacinfinancierayoperativa.e)Atencinalaexistenciadeprocedimientosineficacesomscostosos;duplicacindeesfuerzosdeempleadosuorganizaciones;oportunidadesdemejorarla
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productividadconmayortecnificacin;excesodepersonalconrelacinaltrabajoaefectuar;deficienciasimportantes,enespecialqueocasionendesperdicioderecursosoperjuicioseconmicos.f)Controlsobrelaidentificacin,deriesgossuprofundidadeimpactoyadopcindemedidasparaeliminarlosoatenuarlos.g)Controldelegalidad,delfraudeydelaformacomoseprotegenlosrecursosh)Evaluacindelambienteymecanismosdecontrolinternosobreelalcancedelaauditoria,debeexistiracuerdoentrelosadministradoresyauditores;elmismodebequedarbiendefinidoenlafasedeConocimientoPreliminar,porquepermitedelimitareltamaodelaspruebasosealaseleccindelamuestrayelmtodoaplicable,ademsmedirelriesgoquetieneelauditorensutrabajo.
Enfoque
LaContraloradelEcuadorseproyectaalaejecucindeauditorasdegestinconunenfoqueintegral,portanto,seconcibecomounaAuditoradeEconomayEficiencia,unaAuditoradeEficaciayunaAuditoradetipoGerencial-OperativoydeResultados.
EsunaAuditoradeEconomayEficienciaporqueestorientadahacialaverificacindequesehayanrealizadoadquisicionesderecursosenformaeconmica(insumos)ysuutilizacineficienteoprovechosaenlaproduccindebienes,serviciosuobra,expresadaenunaproduccinmaximizadaenlacantidadycalidadproducidaconelusodeunadeterminadaymnimacantidadderecursos,esdecir,incrementarlaproductividadconlareduccindecostos.
EsunaAuditoradeEficaciaporqueestorientadaadeterminarelgradoenqueunaentidad,programaoproyectoestncumpliendolosobjetivos,resultadosobeneficiospreestablecidos,expresadosentrminosdecantidad,calidad,tiempo,costo,etc.
EsunaAuditoraconenfoqueGerencial-operativoyderesultados,porqueevalalagestinrealizadaparalaconsecucindelosobjetivosymetasmediantelaejecucindeplanes,programas,actividades,proyectosyoperacionesdeunaentidad,expresadosenlaproduccindebienes,serviciosyobrasenlacalidadycantidadesperados,queseansocialmentetilesycuyosresultadosseanmediblesporsucalidadeimpacto.
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ELEMENTOOPERACIONALTDEGESTION
1.ObjetivoEvaluarlasactividadesparaestablecerelgradodeeficiencia,efectividadyeconomadesusoperaciones.Evaluarlaeficaciaenobjetivosymetaspropuestas;determinarelgradodeeconoma,eficiencia,ticayecologa,enelusoderecursoyproduccindebienes;medirlacalidaddeservicios,bienesuobras;yestablecerelimpactosocioeconmico.
2.AlcanceExaminaaunaentidadoapartedeella;aunaactividad,programa,oproyecto.Secentranicamenteenreascrticas.Examinaaunaentidadoapartedeella;aunaactividad,programa,oproyecto.Seinteresadeloscomponentesescogidos,ensusresultadospositivosynegativos.
3.EnfoqueAuditoraorientadahacialaefectividad,eficienciayeconomadelasoperaciones.Auditoraorientadahacialaeficacia,eficiencia,economa,ticayecologa,delasoperaciones;delagestingerencial-operativaysusresultados.
4.Interssobrelaadministracin.Enloselementosdelprocesoadministrativo:planificacin,organizacin,integracindelpersonal,direccinycontrolAdemsdelprocesoadministrativo,laplanificacinestratgica,elanlisisFODAylarendicindecuentasdelaGerencia.
5.FasesIEstudioPreliminarIIRevisindelaLegislacin,objetivos,polticasynormasIIIRevisinyevaluacindelControlInternoIVExamenprofundodereascrticas.VComunicacindeResultadosIConocimientoPreliminarIIPlanificacinIIIEjecucinIVComunicacindeResultadosVSeguimiento
6.ParticipantesAuditores,aunquepuedenparticiparotrosespecialistasdereastcnicas,nicamenteporeltiempoindispensableyenlacuartafase"examenprofiandodereascrticas".EquipoMultidisciplinario,integradoporauditoresyotrosprofesionales,participandesdelaprimerahastacuartafase.
7.ParmetroseindicadoresdegestinNoutiliza.Usoparamedireficiencia,economa,eficacia,ticaeimpacto;ademsevaluarlagestinoperativa
SimilitudesydiferenciasconotrasAuditoras
Laauditoradegestinseoriginayfundamentaenlaauditoraoperacional,constituyeunaauditoraintegralyperfeccionada,respectodequiensebasa,noobstantesexistendiferenciasentreellas,aunquesonmayoresrespectoalaauditorafinanciera,comosepuedeapreciarenlossiguientescuadros:
AUDITORIADEGESTION/AUDITORIAOPERACIONAL
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yresultados,ascomolacalidadysatisfaccindelosusuarioseimpacto.
8.ControlInternoSecumpleenlatercerafase"revisinyevaluacindecontrolinterno".Enlasegundafase"planificacin"seevalalaestructuradecontrolinterno;yenlatercerafaseserealizaevaluacinespecficaporcadacomponente.
9.InfonneSerevelannicamentelosaspectosnegativos(deficiencias)msimportantes.Serevelatantolosaspectospositivos(conmayornfasis)comonegativos(deficiencias)msimportantes.
ELEMEOTOSFINANCIERA.-"'DEGESTION
1.ObjetivoDictaminarlosestadosfinancierosdeunperodo.RevisayevalalaEconomayeficienciaconlosquesehanutilizadolosrecursoshumanos,materialesyfinancierosy,elresultadodelasoperacionesencuantoallogrodelasmetasyeficaciadelosprocesos,evalalaticaylaecologa,ypromuevemejorasmedianterecomendaciones.
2.AlcanceyEnfoqueExaminaregistros,documentoseinformescontables.Losestadosfinancierosunfin.Enfoquedetipofinanciero.Cubretransaccionesdeunaocalendario.Evalalaeficacia,eficiencia,economa,ticayecologa,enlasoperaciones.Losestadosfinancierosunmedio.Enfoquegerencialyderesultados.Cubreoperacionescorrientesyrecinejecutadas.
3.ParticipantesSloprofesionalesauditoresconexperienciayconocimientocontable.Equipomultidisciplinarioconformadoporauditoresconocedoresdelagestinyotrosprofesionalesdelasespecialidadesrelacionadasconlaactividadqueseaudite.
6.FormadeTrabajoNumrica,conorientacinalpasadoyatravsdepruebasselectivas.Nonumrica,conorientacinalpresenteyfuturoyeltrabajoserealizaenformadetallada.
7.PropsitoEmitiruninformequeincluyeeldictamensobrelosestadosfinancieros.Emitiruninformequecontenga;comentarios,conclusionesyrecomendaciones.
8.InformeRelativoalarazonabilidaddelosestadosfinancierosysobrelasituacinfinanciera,resultadosdelasoperaciones,cambiosenelpatrimonioyflujosdeefectivo.Comentarioyconclusionessobrelaentidadycomponentesauditados,yrecomendacionesparamejorarlagestin,resultadosycontrolesgerenciales
AUDITORIADEGESTION/AUDITORIAFINANCIERA
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CAPITULOIII:HERRAMIENTASDELAAUDITORIADEGESTION
3.1EquipoMultidsciplinaro
ParalaejecucindeAuditorasdeGestinesnecesariolaconformacindeunequipomultidisciplinario,quedependiendodelanaturalezadelaentidadydelasreasaexaminarse,amsdelosauditoresprofesionales,podraestarintegradoporespecialistasenotrasdisciplinas,talescomo:ingenieros,abogados,economistas,siclogos,mdicos,etc.
AuditoresDestegrupo,entrelosdosmsexperimentados,sedesignaaljefedegrupoyalsupervisor,quienestendrnlamximaentegraresponsabilidaddelaAuditoradeGestin.Asmismo,estetrabajodeberealizarseacargodeunaDireccindeAuditoraybajoladireccindesutitular.
EspecialistasEstosprofesionalesamsdesucapacidaddebentenerlaindependencianecesariaconrelacinalaentidadobjetodelaauditora,afindeobtenermayorconfianzadequesutrabajoserejecutadocontotalimparcialidad.
Esconvenientequelosequiposmultidisciplinariosseconformenenlasdireccionesodepartamentosdeauditora,losespecialistaspodranparticiparinclusodesdelaFasedeConocimientoPreliminar.
Esimportanterecalcar,queestaparticipacinnoesencalidaddeapoyocomoseconcibeenlaauditoratradicional,sinoqueelespecialistadebeserunomsdelosintegrantesdelequipoqueinteracteconlosdems,conlaparticipacinatiempocompletoyrequerido.
3.2ControlInterno
Enfoque
ElAmericanInstitutePublicAccovmtantsemitelaDeclaracinsobreNormasdeAuditora,SAS-55,sobrelaevaluacindelaestructuradecontrolinterno,cuyavigenciaesapartirdel1deenerode1990,quereemplazaaladeclaracincontenidaenelSAS-1,SEC.320.ConelSAS78emitidoendiciembrede1995sereemplazalSAS55encuantoserefierealenfoquedelcontrolinternodeunaentidad.
LasegundanormadetrabajodecampodelasNAGA,quedacomoseindica:"Unsuficienteentendimientodelcontrolinterno,tendralplanearlaauditoriayparadeterminarlanaturaleza,tiempoyextensindelaspruebasaserdesarrolladas".
42
Definicin:
"Elcontrolinternoesunproceso-afectadoporelConsejodeDirectoresdelaentidad,gerenciaydemspersonal-designadoparaproporcionarunarazonableseguridadenrelacinconellogrodelosobjetivosdelassiguientescategoras:(a)seguridaddelainformacinfinanciera,(b)efectividadyeficienciadelasoperaciones,y(c)cumplimientoconlasleyesyregulacionesaplicables."ElinformeCOSOdelCommitteeofSponsoringOrganizationsoftheTreadwayCommission(ComitdelaOrganizacindePatrociniodelaComisindeMarcas)sobreControlInterno,publicacineditadaenlosEstadosUnidosen1992,delaversineningls,cuyarelacindelinformefueencomendadaaCoopers&Lybrand,presentalasiguientedefinicin:
ElControlInternoesunprocesoefectuadoporelconsejodeadministracin,ladireccinyelrestodelpersonaldeunaentidad,diseadoconelobjetodeproporcionarungradodeseguridadrazonableencuantoalaconsecucindeobjetivosdentrodelassiguientescategoras:EficaciayeficienciadelasoperacionesFiabilidaddelainformacinfinancieraCumplimientodelasleyesynormasaplicables
Deladefinicinanteriorsedesprendelosiguiente:-Elcontrolinternoesunprocesoyunmedioutilizadoparaellogrodeunfin,portantonoesunfin.-Elcontrolinternosellevaacaboporpersonasencadaniveldelaorganizacin,quesonquienesestablecenlosobjetivosdelaentidadeimplantanlosmecanismosdecontrol,porloque.nosetratanicamentedemanuales,polticasyotranormativa-ElcontrolinternosolamentepuedeaportarungradodeseguridadrazonablealadireccinyalaadministracindeunaEntidad,porendenobrindaseguridadtotal.-Elcontrolinternoprocuralaconsecucindeobjetivosdediversanaturaleza
Laestructuradecontrolinternodeunaentidadconsisteenlaspolticasyprocedimientosestablecidosparaproporcionarunaseguridadrazonabledepoderlograrlosobjetivosespecficosdelaentidad,relevantesydeintersparalaauditoradegestin,comoson:-Salvaguardarlosbienes,valores,propiedadesydemsactivosdelaentidad.-Promoverlaeficienciadelpersonal,minimizarloserroreshumanosydetectarrpidamentelosqueseproduzcan.-Dificultarlacomisindehechosirregularesyfacilitarsudescubrimientosiseprodujeran.-Garantizarlarazonabilidaddelainformacincontableyadministrativaengeneral.
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ParafinesdelaAuditoradeGestin,sedenominaestructuradeControlInternoalconjuntodeplanes,mtodosyprocedimientos,incluyendolaactituddedireccindeunaentidad,paraofrecerseguridadrazonablerespetoaqueestnlogrndoselosobjetivosdecontrolinterno.Elconceptomodernodelcontrolinternodiscurreporcomponentesydiversoselementoslosqueseintegranenelprocesodegestinyoperanendistintosnivelesdeefectividadyeficiencia.
Elcontrolinternodelasentidadesyorganismospblicosoperanofuncionancondistintosnivelesdeeficacia,perocuandolosmismosalcanzanelestndarsepuedecalificarcomounsistemaeficaz,paraelloserequierequelaaltadireccintengaseguridadrazonabledelosiguiente:
Dedisponerdeinformacinoportunayadecuadasobreelcxmiplimientodelosobjetivosoperacionales.-Deprepararenformaoportunainformesdelagestinoperativafiablesycompletos.-Dequesecumplanlasnormasconstitucionales,legalesysecundarias.
Paraladeterminacindequeunsistemadecontrolinternoeseficaz,esnecesariotambinquesetomenencuentalossiguientesaspectos:
-Elcontrolinternoespartedelprocesodegestin,portantosuscomponentesdebenanalizarseenelcontextodelasaccionesqueladireccindesarrollaenelmomentodegestionarsuactividadinstitucional.Loscomponentesadefinirsepuedenserimplantadosencualquierentidad,deltamaoquestasea,aunquepodranserdistintosdetratarsedepequeasymedianas.Existenfactoresparaevaluarcadaunodeloscomponentes,noobstantesinsertodos,acontinuacinseenlistanlossiguientes:ActividadesdegestinControlInternoPreguntasRespuestas1.Establecimientodelosobjetivosdelaentidad:declaracionesdemisinydevalores2.Planificacinestratgica3.Establecimientodelosfactoresdelentornodecontrol4.Establecimientodelosobjetivosparacadaactividad
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5.Identificacinyanlisisderiesgos6.Gestinderiesgos7.Direccindelasactividadesdegestin8.Identificacin,recopilacinycomunicacindeinformacin9.Supervisin10.AccionesCorrectivas
Componentes
Loscomponentesdelsistemadecontrolinternopuedenconsiderarsecomounconjuntodenormasquesonutilizadasparaevaluarelcontrolinternoydeterminarsuefectividad.Laestructura(tambindenominadosistema)decontrolinternoenelsectorgubernamentaltienelossiguientescomponentes:
Sereconocenenlaactualidad5componentesrelacionadosentres,destossederivanelestilodedireccindeunaentidadyestnintegradosenelprocesodegestin.Estoselementossonlossiguientes:
1.Ambientedecontrolinterno
SegnelSAS78,"Elambientedecontrolestableceeltonodeunaorganizacin,influyendolaconcienciadelcontroldelagente.Constituyeelfundamentodelosotroscomponentesdelcontrolinterno,proporcionandodisciplinayestructura".
Elncleodeunaentidadessupersonal(susatributosindividuales,incluyendolaintegridad,losvaloresticosylaprofesionalidad)yelentornoenelquetrabaja,queeselqueestimulaeinfluencialastareasdelpersonalconrespectoalcontroldesusactividades.Enesteescenario,elpersonalresultaserlaesenciadecualquierentidad,aligualquesusatributosindividuales,constituyendoelmotorquelaconduceylabasesobrelaquetododescansa.Elambientedecontroltienengraninfluenciaenlaformaenquesondesarrolladaslasoperaciones,seestablecenlosobjetivosyestimanlosriesgos,ascomotienerelacinconelcomportamientodelossistemasdeinformacinyconlasactividadesdemonitoreo.
Elentornodecontrolmarcalaspautasdecomportamientoenunaorganizacin,tieneunainfluenciadirectaenelniveldeconcienciadelpersonalconrelacinalcontrol;esteentornodecontrolconstituyelabasedelosotroselementosdelcontrolinterno,aportandodisciplinayestructura,amasdelaincidenciageneralizadaenlamacroestructura,enelestablecimiento
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deobjetivosylaevaluacindelosriesgos,tambinlotieneenlossistemasdeinformacinycomunicacinyenlasactividadesdesupervisin.Loselementosqueconformanelentornodecontrolson:
-Integridadyvaloresticos.-Serefiereaquelosobjetivosdeunaentidadylaformaenqueseconsiguenestnbasadosenlasdistintasprioridades,juiciosdevaloryestilosdegestin,quesetraducenennormasdecomportamiento,reflejanlaintegridaddeladireccinysucompromisoconlosvaloresticos,quesonproductodeuna"culturacorporativa"expresadasenlasnormasdeticaycomportamientoexistentesyenaplicacindelasmismas.
-Autoridadyresponsabilidad.-Comprendetantolaasignacindeautoridadyresponsabilidadparalasactividadesdegestincomoparaelestablecimientodelasrelacionesdejerarquaydelaspolticasdeautorizacin;tambinserefierealamedidaenqueseautorizaeimpulsaalpersonalseaenformaindividualocomoequipodetrabajo,paraqueutilicesuiniciativaparatratarysolucionarproblemas,perotambinparaestablecerlmitesasuautoridad.
-Estructuraorganizacional.-Proporcionaelmarcoenqueseplanifican,ejecutan,controlanysupervisanlasactividadesparalaconsecucindeobjetivosaniveldeinstitucin;paraelestablecimientodelaestructuraorganizativa,sedebedefinirlasreasclavedeautoridadyresponsabilidadylasvasadecuadasdecomunicacin,aunqueparasudeterminacindependeenparte,desutamaoydelanaturalezadelasactividadesquedesarrolla.
-Polticasdepersonal.-Serefierenalasprcticasaplicadasenelcampodelosrecursoshumanosqueindicanalosfiincionariosyempleadoslosnivelesdeintegridad,comportamientoticoycompetenciaqueseesperadeellos;perotambinserelacionanconlasaccionesdecontratacin,orientacin,formacin,evaluacin,asesoramiento,promocin,remuneracinycorreccin.
AspectosaconsiderarseenlaevaluacindelelementoELAMBIENTEDECONTROL:
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-Enlaintegridadyvaloresticos.-Laexistenciadeuncdigodeticaopolticasrelacionadasconprcticasprofesionalesaceptables;laformacomosedanlasrelacionesconfuncionarios,proveedores,otrasentidades,etc.;y,lapresinparaalcanzarobjetivosderendimientopocorealistas.Enelcompromisodecompetenciaprofesional.-Laexistenciadeunmanualdeclasificacindepuestosqueincluyaladefinicindelastareas;y,elanlisisdeconocimientosyhabilidadesnecesariasparalarealizacindeuntrabajo.Enlafilosofadedireccinyelestilodegestin.-Lanaturalezadelosriesgosorganizacionalesaceptados;lafrecuenciadeloscontactosentrelaaltadireccinyladireccinoperativa;y,lasactitudesyactuacionesdeladireccinrespectoalapresentacindelainformacinfinanciera.Enlaestructuraorganizativa.-Laidoneidaddelaestructuraorganizativadelaentidadysucapacidadparaproporcionarelflujodeinformacinnecesarioparagestionarsusactividades;lasuficienciadeladefinicindelasresponsabilidadesdelosdirectivosclaveysuconocimientodelasmismas;y,lasuficienciadelosconocimientosyexperienciadelosdirectivosclaveteniendoencuentasusresponsabilidades.Enlaasignacindeautoridadyresponsabilidad.-Laasignacinderesponsabilidadydelegacindeautoridadparahacerfirentealasmetasyobjetivosorganizativos,funcionesoperativasyrequisitosreguladores,incluyendolaresponsabiUdadencuantoalossistemasdeinformacinylaautorizacindecambios;lasuficienciadelasnormasyprocedimientosrelacionadosconelcontrolincluyendolasdescripcionesdepuestosdetrabajo;y,elnmerodepersonasadecuado,sobretodoenrelacinconlasfuncionesdeprocesodedatosycontabilidad,deacuerdoaltamaodelaentidadascomolanaturalezaycomplejidaddesusactividadesysistemas.EnlasPolticasyprcticasderecursoshumanos.-Lamedidaenqueestnvigenteslaspolticasyprocedimientosadecuadosparacontratacin,fomacin,promocinyremuneracindelosempleados;lasuficienciadelasaccionesdisciplinariastomadascomorespuestaalasdesviacionesdelaspolticasyprocedimientosaprobados;laidoneidaddeloscriteriosparalaseleccindepersonalyparalaretencinypromocindelpersonalabasedelasevaluacinderendimientoycomportamiento.
2.Lavaloracindelriesgo
SegnelSAS78;"Lavaloracindelriessoeslaidentificacindelaentidadyelanlisisdelosriesgosimportantesparalograrlosobjetivos,formandounabaseparaladeterminacindecmolosriesgosdebensermanejados".
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Esunaactividadquedebepracticarladireccinencadaentidadgubernamental,puesstadebeconocerlosriesgosconlosqueseenfrenta;debefijarobjetivos,integrarlasactividadesdeventas,produccin,comercializacin,etc.,paraquelaorganizacinmcioneenformacoordinada;perotambindebeestablecermecanismosparaidentificar,analizarytratarlosriesgoscorrespondientes.
Todaentidad,independientementedesutamao,estructura,naturalezaosectoralquepertenecen,debehacerfrenteaunaseriederiesgostantodeorigeninternocomoextemoquedebenevaluarse;unacondicinpreviaalaevaluacindelosriesgosesenelestablecimientodeobjetivosencadaniveldelaorganizacinqueseancoherentesentres.Laevaluacinderiesgoconsisteenlaidentificacinyanlisisdelosfactoresquepodranafectarlaconsecucindelosobjetivos,abasedelcualsedeterminalaformaenquelosriesgosdebensersubsanados,implicaelmanejodelriesgorelacionadoconlainformacinquegenerayquepuedeincidirenellogrodelosobjetivosdecontrolinternoenlaentidad;esteriesgoincluyeeventosocircunstanciasquepuedenafectarsuconfiabilidaddelainformacinsobrelasactividadesylagestinquerealizaladireccinyadministracin.
Losriesgosafectanlahabilidaddecadaentidadparasobrevivir,competirconxitodentrodesusector,mantenerunaposictnfinancierafuerteyunaimagenpblicapositiva,ascomolacalidadglobaldesusproductos,serviciosuobras;noexisteningunaformaprcticadereducirelriesgoacero,pueselriesgoesinherenteaunaactividadinstitucional;noobstante,competealadireccindeterminarcualeselnivelderiesgoaceptable.Loselementosqueformanpartedelavaloracindelriesgoson:-Identificacindelosobjetivosdelcontrolinterno-Identificacindelosriesgosinternosyextemos-Losplanesdebenincluirobjetivoseindicadoresderendimiento-Evaluacindelmedioambienteyextemo-Identificacindelosobjetivosdelcontrolinterno
Laidentificacindelosriesgosdebeseraniveldelaentidad,considerandolossiguientesfactores:
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a)Extemos:Losavancestecnolgicos,lasnecesidadesyexpectativascambiantesdelosclientes,lacompetencia,lasnuevasnormasyreglamentos,losdesastresnaturalesyloscambioseconmicos.
b)Internos:Lasaverasenlossistemasinformticos,lacalidaddeempleadosylosmtodosdeformacinymotivacin,loscambiosderesponsabilidadesdelosdirectivos,lanaturalezadelasactividadesdelaentidadyotros.
Laidentificacindelosriesgostambintienequeseraniveldecadaactividaddelainstitucin,especialmenteenlasunidadesofiincionesmsimportantes,comoproduccin,desarrollotecnolgico,administracindebodegas,etc.,quecontribuyenparaquetambinsemantengaunnivelaceptablederiesgoparaelconjuntodelaentidad.
Unavezidentificadolosriesgosdelaentidadyporactividadescabeunanlisisdelosriesgoscuyoprocesoincluye:-Unaestimacindelaimportanciadelriesgo.Unaevaluacindelaprobabilidad(olafrecuencia)dequesematerialiceelriesgo.Unanlisisdecmoadesolventarseelriesgosealandolasmedidasquedebenadoptarse.
ElcomponenteLAVALORACIONDELRIESGO,debeserevaluadoconsiderandolossiguientesfactores:-Enlosobjetivosglobales.-Contestarsilosobjetivosdelaentidadseexpresanclaraycompletamente,conlaformacomoseprevconseguirlos;.laeficaciaconquelosobjetivosglobalesdelaentidadsecomunicanalpersonalyalaaltadireccin;vinculacinycoherenciadelasestrategiasconlosobjetivosglobales.,-Enlosobjetivosasignadosacadaactividad.-Laconexindelosobjetivosporactividadconlosobjetivosglobalesyplanesestratgicosdelaentidad;coherenciaentrelosobjetivosasignadosacadaactividadconlarelevanciaycaractersticasespecficas;idoneidaddelosrecursosenrelacinconlosobjetivos;identificacindelosobjetivosporactividadparalaconsecucindelosobjetivosgenerales;y,participacinenlosobjetivosporquienesocupanpuestosde