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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PLANTA FISICA
CÓDIGO P-06-04PF
FECHA 04/10/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
OBJETIVO DEL MANUAL
Establecer el alcance, los procedimientos de los servicios y recursos de infraestructura física necesarios para el buen desempeño de las actividades propias de cada una de las unidades académicas y administrativas de la Universidad La Gran Colombia.
ALCANCE MANUAL
Comprende el mantenimiento preventivo y correctivo, atención de la infraestructura física en obras civiles, instalaciones eléctricas e hidrosanitarias, equipos de apoyo, aseo y cafetería de la Universidad La Gran Colombia en la sede de Bogotá.
DEFINICIONES
- Actividad: Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas, consiste en la ejecución de
ciertos procesos o tareas mediante la utilización de los recursos humanos, materiales, técnicos, y financieros asignados a la actividad con un costo determinado, y que queda a cargo de un Departamento específico.
- Brigadas: Actividad realizada por un grupo de personas con el fin de efectuar una tarea o prestar un servicio en
un tiempo mínimo y de la manera más eficiente. - Control: Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la Dependencia que permite la oportuna
detección y corrección de desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la ejecución y evaluación de las acciones, con el propósito de procurar el cumplimiento de los objetivos, metas y asignación de recursos.
- Proveedor: Empresa, profesionales o personas naturales, que contando con la capacidad técnica y económica
adecuada, asumen la responsabilidad de ejecutar por orden de un mandante la compra de servicios, determinadas acciones profesionales o técnicas bajo condiciones previamente definidas.
- Contrato: Documento firmado entre las partes interesadas que regula cualitativa y cuantitativamente las acciones de mantenimiento efectuadas por contratistas o servicios técnicos ajenos al establecimiento. En él se definen los compromisos adquiridos, plazos de ejecución, montos y forma de pago, garantías, sanciones, etc.
- Cotización: Solicitud escrita de cotización a varios contratistas, proveedores o servicios técnicos, por un determinado producto. Dicho documento es de carácter formal y remitido por conducto regular en igualdad de condiciones de exigencias técnicas y administrativas.
- Indicador de servicio: es el conjunto de datos referidos al servicio cuyo análisis indica el grado de cumplimiento
de los niveles de servicio previamente establecidos. - Infraestructura: Es el término que se utiliza para describir las instalaciones necesarias para el desarrollo de las
actividades académicas y administrativas de la Institución, entre las que se cuentan caminos, electricidad, sistema de agua potable y alcantarillado, servicios de telecomunicaciones y transporte.
- Higiene: El término higiene se designa al conjunto de conocimientos y técnicas que se ocupan de controlar
aquellos factores nocivos para la salud de los seres humanos, pero también hace referencia al aseo, limpieza y cuidado de nuestro cuerpo y espacio donde desarrollamos nuestras actividades.
- Mantenimiento: Acción eficaz para mejorar aspectos operativos relevantes de un establecimiento tales como
funcionalidad, seguridad, productividad, confort, imagen corporativa, salubridad e higiene. Otorga la posibilidad de racionalizar costos de operación. El mantenimiento debe ser tanto periódico como permanente, preventivo y correctivo.
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- Mantenimiento Correctivo: Conjunto de actividades u operaciones que se realizan para corregir fallas o daños que se han presentado, o sustituir algún elemento deteriorado que afecte el desarrollo normal de las actividades de los otros procesos del SIGEC de la Institución o su ambiente físico de trabajo.
- Mantenimiento Preventivo: Conjunto de actividades u operaciones que corresponden a una programación
periódica de inspecciones, ajustes y reparaciones menores de las instalaciones, edificios, etc., para conservarlos en buen estado y evitar grandes fallas, de manera que los otros procesos del SIGEC puedan permanecer en buen funcionamiento.
- Proceso: Un proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la participación de un número de
personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un objetivo previamente identificado. - Presupuesto: Es un plan integrador y coordinador que expresa en términos financieros con respecto a las
operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.
- Revisión Técnica: hace referencia a la revisión de un equipo utilizando instrumentos de medida y parámetros de
referencia, que permitan emitir un diagnóstico. - Supervisión: Es la actividad de apoyar, vigilar y coordinar las actividades de tal manera que se realicen en forma
satisfactoria y prestando un óptimo adecuado de servicios. - Equipos de apoyo: Son los necesarios para el funcionamiento y ambientación de las áreas académicas y
administrativas, tales como, equipos de bombeo, ascensores, plantas eléctricas, aires acondicionados, excluyendo para este manual equipos de cómputo, servidores y medios audiovisuales
1. PLANIFICACIÓN ESPACIAL
El Departamento de Planta Física planifica, coordina, gestiona y optimiza el uso de la infraestructura física de la institución, de manera que la comunidad universitaria desarrolle sus actividades administrativas, académicas y extra académicas en un ambiente apropiado. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1 Planta Física Planea, coordina, gestiona y optimiza el uso de la infraestructura física para la optimización de los espacios.
2 Usuario Solicita mediante correo electrónico la necesidad de adecuación, asignación o modificación de espacio y/o mobiliario.
3 Planta Física Programa visita in situ, coordina la distribución espacial con el usuario y plantea las modificaciones o las adecuaciones pertinentes al usuario mediante correo electrónico.
4 Planta Física Ejecutar la actividad requerida de acuerdo a lo planeado o a la solicitud recibida.
5 Planta Física Realizar la entrega mediante informe o acta al usuario solicitante
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FLUJOGRAMA
PLANIFICACIÓN ESPACIAL
PL
AN
TA
FÍS
ICA
US
UA
RIO
PLANTA FISICA
PLANEAR
COORDINAR
GESTIONAR
OPTIMIZAR
INICIO
SOLICITAR
MEDIANTE
CORREO
ELECTRÓNICO
PROGRAMA
VISITA
EJECUTAR LA
ACTIVIDAD
ENTREGA
MEDIANTE ACTA FIN
2. ACTUALIZACIÓN PLANIMÉTRICA Tiene como finalidad actualizar la planimetría arquitectónica de la Universidad La Gran Colombia en todas sus sedes de acuerdo con los parámetros técnicos establecidos, el levantamiento arquitectónico de sus espacios conforme a la guía de estándares para el desarrollo grafico del Consejo Profesional Nacional de Arquitectura y ciencias afines (CPNA) y las modificaciones que sean pertinentes en la Universidad. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1 Planta Física
Programa la actualización de planimetría arquitectónica de todas las sedes de la Universidad a través de un cronograma.
2 Delineante
Arquitectónico
Ejecuta el cronograma establecido por la Dirección, consultando los archivos digitales o impresos existentes, replantea medidas en sitio, (levantamiento Arquitectónico) según las normas correspondientes y digitaliza cada espacio mediante software de diseño CAD o BIM dentro del plazo establecido.
3 Planta Física Recibe y revisa los planos realizando las observaciones a que haya lugar.
4 Delineante Arquitectónico
Imprime los planos finales de la actualización de los espacios solicitados en un formato definido para su entrega final.
5 Planta Física
Realiza seguimiento al cronograma y aprueba los planos entregados autorizando la custodia.
6 Delineante Arquitectónico
Archiva la información actualizada para futuras consultas en físico o digital y registro en base de datos.
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FLUJOGRAMA
ACTUALIZACIÓN PLANIMETRICA
PL
AN
TA
FÍS
ICA
DE
LIN
EA
NT
E
AR
QU
ITE
CT
ON
ICO
PLANTA FÍSICA
INICIO
EJECUTAR EL
CRONOGRAMA
RECIBE Y
REVISA PLANOS
IMPRIME LOS
PLANOS
FINALES
FINPROGRAMA LA
ACTUALIZACIÓN
REALIZA
SEGUIMIENTO
AL
CRONOGRAMA
ARCHIVA LA
INFORMACIÓN
3. SEGUIMIENTO A PROYECTOS
Tiene como finalidad concentrar toda la información referente a un proyecto determinado de manera digital de acceso compartido con los interesados del Departamento de Planta Física para su manejo y control según corresponda. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1 Planta Física Establece los parámetros para organizar la información y define los permisos de acceso a los interesados en el proceso.
2 Auxiliar
Departamento de Planta Física
Crea y comparte la carpeta del proyecto al cual se realizará el seguimiento, ingresando y actualizando la documentación necesaria como: solicitud, cotizaciones, órdenes de compra o servicio según corresponda, actas, planimetría si se requiere, registro fotográfico o audiovisual del proceso.
3 Auxiliar
Departamento de Planta Física
Elabora informe resumen del proyecto ejecutado y lo incluye dentro de la carpeta.
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FLUJOGRAMA
SEGUIMIENTO A PROYECTOS
PLANTA FÍSICA
AUXILIAR DEL
DEPARTAMENTO DE PLANTA
FÍSICA
PL
AN
TA
FÍS
ICA
INICIO
PARAMETROS
ORGANIZACIÓN DE
INFORMACIÓN
ELABORAR INFORME
RESUMEN DEL
PROYECTO
EJECUTADO
CREAR Y COMPARTIR
LA CARPETA DE
PROYECTOS
FIN
4. DISEÑO DE REMODELACIONES O ADECUACIONES ESPACIALES Este proceso consiste en elaborar la planimetría arquitectónica de proyectos de remodelaciones o adecuaciones espaciales que se requieran para optimizar la infraestructura física. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1 Planta Física Solicita la ejecución de la planimetría para la realización de: Diseño de proyectos, distribución de espacios o de mobiliario, permisos y licencias.
2 Delineante Arquitectónico
Ejecuta el diseño solicitado consultando inicialmente los archivos digitales o impresos de los bloques a actualizar, replantea medidas en sitio de los espacios Arquitectónicos, (levantamiento Arquitectónico) según las normas correspondientes y digitaliza cada espacio mediante software de diseño CAD o BIM dentro del plazo establecido.
3 Planta Física Recibe y revisa los planos realizando observaciones para su correspondiente aprobación.
4 Delineante Arquitectónico
Imprimir los planos finales de la actualización de los espacios solicitados en un formato definido para su entrega final y correspondiente firma.
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FLUJOGRAMA
DISEÑO DE REMODELACIONES O ADECUACIONES
ESPACIALES
PLANTA FÍSICADELINEANTE
ARQUITECTÓNICO
PL
AN
TA
FÍS
ICA
INICIO
SOLICITA LA
EJECUCIÓN DE
PLANIMETRÍA
FIN
RECIBE Y
REVISA LOS
PLANOS
IMPRIME LOS PLANOS
EJECUTA
DISEÑO
SOLICITADO
REPLANTEA
MEDIDAS
DIGITALIZA
CADA ESPACIO
5. PLANEACIÓN DE MANTENIMIENTO El Departamento de Planta Física establece el cronograma de mantenimiento anual de equipos de apoyo e instalaciones para el correcto funcionamiento de la infraestructura física de la Universidad.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1 Dirección
Departamento de Planta Física
Planea y presupuesta mediante cronograma las actividades de mantenimiento anual de equipos de apoyo e instalaciones locativas de la infraestructura física.
2 Dirección
Departamento de Planta Física
Reporta a la Vicerrectoría Administrativa para asignación presupuestal y aprobación.
3 Planta Física Gestiona ante el Departamento de Compras y Suministros la solicitud del servicio y/o suministro requerido.
4 Proveedor Ejecuta la solicitud asignada de acuerdo a los tiempos de entrega establecidos.
5 Planta Física Realiza seguimiento y control a las actividades planeadas.
6 Proveedor Entrega informe, remisión y/o acta de las actividades realizadas.
7 Planta Física Aprueba mediante firma de remisión y/o acta de entrega.
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FLUJOGRAMA
PLANEACIÓN DE MANTENIMIENTO
DIR
EC
CIÓ
N
DE
PA
RT
AM
EN
TO
PL
AN
TA
FÍS
ICA
PR
OV
EE
DO
R
PLANTA FÍSICA
INICIO
PLANEA Y
PRESUPUESTA
SEGÚN
CRONOGRAMA
REPORTA A LA
VICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
GESTIONA CON
COMPRAS Y
SUMINISTROS
EJECUTA LA
SOLICITUD
REALIZA
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
ENTREGA INFORME Y
REMISIÓN
APRUEBA CON FIRMA
Y REMISIÓNFIN
6. SOLICITUD DE OBRA CIVIL, MOBILIARIO Y SERVICIOS. El Departamento de Planta Física solicita la obra civil, mobiliario y servicios que requieran las dependencias o facultades de la Universidad.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1 Planta Física Según lo establecido en el plan de acción de programa de adecuación de infraestructura física, se realiza la solicitud de obra civil, mobiliario y servicios requeridos.
2 Planta Física Realiza solicitud de proveedores mediante correo electrónico a compras@ugc.edu.co, solicitando su citación especificando lugar, fecha, hora y objeto.
3 Proveedores
1. Firma el registro de asistencia. 2. Realiza recorrido dirigido por el representante de Planta Física quien informa los requisitos y especificaciones al proveedor sobre el trabajo o servicio que se requiere.
4 Planta Física Realiza la solicitud de suministro a través del aplicativo vigente con las especificaciones técnicas, si ello lo requiere y lo entrega a presupuesto.
5 Presupuesto 1. Realiza trámite correspondiente colocando sello presupuestal en el suministro. 2. Entrega el suministro al Departamento de Planta Física.
6 Planta Física Radica el suministro en la oficina de compras.
7 Planta Física
Realiza el acta de inicio de acuerdo al Contrato, Orden de Compra u Orden de Servicio *El acta de inicio será realizada para las solicitudes en las cuales se realizó citación a proveedores.
8 Planta Física Si el proveedor requiere anticipo, se realiza memorando para
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solicitarlo al Departamento de Compras.
9 Proveedores/contratista Realiza la obra, el bien o servicio de acuerdo a lo solicitado, bajo la revisión del Departamento de Planta Física y de acuerdo al cronograma de ejecución.
10 Planta Física
Recibe la obra, bien o servicio a través de remisión o *acta final de entrega. * El acta final de entrega aplica para las adquisiciones a las cuales se les haya generado acta de inicio.
11 Planta Física Mediante memorando o acta, se entrega la obra, servicio o el mobiliario a la Facultad o Dependencia.
FLUJOGRAMA
SOLICITUD DE OBRA CIVIL, MOBILIARIO Y SERVICIOS
PL
AN
TA
FÍS
ICA
PR
OV
EE
DO
R
CO
NT
RA
TIS
TA
PR
ES
UP
UE
ST
O
PLANTA FÍSICA
INICIO SOLICITU OBRA CIVILSOLCIITU DE
PROVEEDORES
1. FIRMA DE
REGISTRO DE
ASISTENCIA
2. REALIZA
RECORRIDO
REALIZA LA
SOLICITUD DE
SUMINISTRO
1. SELLO
PRESUPUESTAL
2. ENTREGA
SUMINISTRO
RADICA SUMINISTRO
EN COMPRAS
ACTA DE INICIO
ORDEN DE COMPRA ANTICIPOMEMORANDO
SI
REALIZA LA OBRA, EL
BIEN O SERVICIO
NO
RECIBE LA OBRA
SE ENTREGA OBRA
CON ACTA O
MEMORANDO FIN
7. MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Tiene como finalidad mantener en óptimas condiciones la infraestructura física de la Universidad ejecutando
diariamente actividades de inspección y obra por la Sección de Servicios Generales en las áreas de:
- Mantenimiento General de planta física - Pintura en general por dependencias - Soldadura y ornamentación - Carpintería y ebanistería - Jardinería y poda de vegetación - Plomería y fontanería - Sistema eléctrico revisión de subestaciones, tableros eléctricos instalaciones eléctricas, iluminación
etc. - Sistema telefónico análogo.
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DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1 Sección de Servicios
Generales
Asigna personal por bloques para el mantenimiento preventivo de la infraestructura física.
2 Personal Asignado
De acuerdo a la novedad diligencia formato de inspección e informa al Jefe de la Sección Servicios Generales.
3 Sección de Servicios
Generales Autoriza y asigna la labor a desarrollar mediante registro de actividades.
4 Sección de Servicios
Generales Verifica el cumplimiento de las actividades
FLUJOGRAMA
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
SECCIÓN SERVICIOS
GENERALESPERSONAL ASIGNADO
PL
AN
TA
FÍS
ICA
INICIO
ASIGNA PERSONAL
POR BLOQUES
FIN
VERIFICA
CUMPLIMIENTO
DILIGENCIA FORMATO
DE INSPECCIÓN
AUTORIZA Y ASIGNA
LABOR
8. MANTENIMIENTO CORRECTIVO
Es el mantenimiento que se realiza luego de evidenciar una falla en la infraestructura física y que debe ser corregido en el menor tiempo posible, en las áreas de:
- Mantenimiento General de planta física - Pintura en general por dependencias - Soldadura y ornamentación - Carpintería y ebanistería - Jardinería y poda de vegetación - Plomería y fontanería
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- Sistema eléctrico revisión de subestaciones, tableros eléctricos instalaciones eléctricas, iluminación etc. - Sistema telefónico análogo.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1 Usuario Mediante correo electrónico a serviciosgenerales@ugc.edu.co informa el o los requerimientos respectivos.
2 Sección de Servicios
Generales
Diariamente recibe, planea y asigna mediante el formato de registro de actividades, el personal, materiales, herramientas y equipos necesarios para las actividades de mantenimiento correctivo según solicitud recibida.
3 Personal asignado
Recibe indicaciones, solicita materiales al sub-almacén y acude al área a ejecutar la actividad.
4 Sección de Servicios
Generales
Controla tiempo de ejecución de las actividades programadas, o las necesidades de su reprogramación.
5 Área solicitante Recibe el trabajo mediante formato de registro de actividades.
6 Personal asignado
Entrega el formato debidamente diligenciado e informa al Jefe de Servicios Generales sobre la culminación del servicio.
7 Sección Servicios
Generales Verifica y aprueba el servicio de mantenimiento correctivo y da fin al trámite diligenciado la correspondiente base del indicador de seguimiento.
FLUJOGRAMA
MANTENIMIENTO CORRECTIVO
USUARIOSECCIÓN DE SERVICIOS
GENERALESPERSONAL ASIGANDO AREA SOLICITANTE
PL
AN
TA
FÍS
ICA
INICIO
REQUERIMIENTO
MEDIANTE CORREO
ELECTRÓNICO
FIN
RECIBE,
PLANTEA, Y
ASIGNA
CONTROLAN TIEMPO
DE EJECUCIÓN
RECIBE INDICACIONES,
SOLICITA MATERIALES
ACUDE AL AREA
A SOLICITAR
RECIBE EL TRABAJO
ENTREGA EL
FORMATO
VERIFICA Y APRUEBA
EL SERVICIO
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9. SOLICITUD DE INSUMOS PARA MANTENIMIENTO.
La finalidad de este proceso es solicitar los insumos y equipos para realizar el mantenimiento en cada una de las áreas de la Universidad.
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1 Sección de Servicios
Generales
Elabora el suministro de compra de insumos y equipos a través del aplicativo vigente.
2 Director de Planta
Física Verifica y aprueba la requisición de compra de insumos.
3 Sección de Servicios
Generales Se entrega suministro para la validación de presupuesto.
4 Sección de Servicios
Generales
Elabora el suministro de retiro de insumos y equipos a través del aplicativo vigente.
5 Sección de Servicios
Generales Verifica y aprueba el suministro de retiro de insumos y equipos.
FLUJOGRAMA
SOLICITUD DE INSUMOS PARA MANTENIMIENTO
SECCIÓN DE SERVICIOS
GENERALESDIRECTOR
PL
AN
TA
FÍS
ICA
INICIO
ELABORAR EL
SUMINISTRO DE
COMPRA
FIN
ELABORA EL
SUMINISTRO DE
RETIRO
VERIFICAR Y
APROBAR LA
REQUISICIÓN
ENTREGA DE
SUMINISTRO
VERIFICA Y APRUEBA
SUMINISTRO
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10. CONTROL DE MOBILIARIO USADO
El objetivo de este proceso es controlar, relacionar, inventariar, distribuir, instalar o reportar para dar de baja el mobiliario existente que por solicitudes o necesidad de las diferentes dependencias sean requeridos.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1 Usuario
Directores, Decanos o Jefes de unidad generan la solicitud de retiro o asignación de mobiliario por correo electrónico a serviciosgenerales@ugc.edu.co justificando la necesidad de retiro y/o suministro de mobiliario. (Este requerimiento no implica compra).
2 Sección de Servicios
Generales
Retiro: Verifica que se haya realizado la respectiva comunicación a la Sección de Contabilidad para el descargue del mobiliario en el inventario de la Facultad o Dependencia. Asignación: Revisa si el requerimiento es viable, si se cuenta con elementos en buen estado y si es o no prioritario, para lo cual se hace una visita al espacio.
3 Sección de Servicios
Generales
Desfavorable: se informa a la facultad o dependencia solicitante la decisión de no aprobación y la justificación. Favorable: Se programa y coordina el retiro o la entrega del mobiliario mediante formato.
4 Sección de Servicios
Generales
Retiro: Realiza el traslado del mobiliario correspondiente y lo registra en el inventario general de la Sección de Servicios Generales. Asignación: Entrega el mobiliario a la facultad o dependencia, registra la salida en el inventario general de la Sección de Servicios Generales y mediante correo electrónico se informa al Departamento de Contabilidad para los trámites correspondientes.
5 Usuario Valida el retiro o asignación firmando el registro de actividades o formato de entrega de mobiliario.
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FLUJOGRAMA
CONTROL DE MOBILIARIO USADO
USUARIOSECCIÓN SERVICIOS
GENERALES
PL
AN
TA
FÍS
ICA
INICIO
SOLICITUD DE RETIRO O
ASIGNACIÓN
FIN
RETIRO
DESFAVORABLE
VALIDA EL RETIRO O
ASIGNACIÓN
RETIRO
ASIGNACIÓN
11. SERVICIO DE LIMPIEZA ORDEN Y CAFETERÍA
La finalidad de este proceso es prestar el servicio de limpieza, orden y cafetería en cada una de las áreas de la Universidad, bajo la operación del personal capacitado, contando con elementos necesarios de aseo y cafetería.
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1 Jefe de Aseo y Mantenimiento
Asignación de personal, horarios y funciones, teniendo en cuenta la necesidad en cada una de las dependencias y facultades.
2 Supervisora Asigna elementos de cafetería y aseo al personal y supervisa la labor que realiza cada uno de ellos.
3 Personal Cada uno de los trabajadores ejecuta las actividades de aseo y cafetería en las áreas correspondientes.
4 Sección de Aseo y Mantenimiento
Verifica la asistencia del personal y la ejecución de la actividad según corresponda.
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FLUJOGRAMA
SERVICIO DE LIMPIEZA ORDEN Y CAFETERÍA
JEFE DE ASEO Y
MANTENIMIENTOSUPERVISORA PERSONAL
SECCIÓN DE ASEO Y
MANTENIMIENTO
PL
AN
TA
FÍS
ICA
INICIO
ASIGNACIÓN DE
PERSONAL
HORARIOS
FUNCIONES
ASIGNACIÓN DE
ELEMENTOS Y ASEO
PERSONAL
EJECUTAR ACTIVIDAD
DE ASEO Y
CAFETERIA
VERIFICA LA
ASISTENCIA DEL
PERSONAL
FIN
12. EJECUCIÓN DE BRIGADAS
Con el ánimo de mantener en óptimas condiciones de limpieza y orden las instalaciones de la universidad se organizan brigadas de aseo, como jornadas semanales, lavado de fachadas, jornadas extras. Estas jornadas podrán ser programadas o imprevistas.
DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1 Jefe de Aseo y Mantenimiento
Selecciona el grupo de trabajo y se les indica la actividad a desarrollar
2 Supervisora Asigna elementos de aseo al personal y supervisa la labor a realizar.
3 Personal En conjunto desarrollan la actividad indicada
4 Supervisoras Verifica el cumplimiento de la actividad establecida e informan al Jefe inmediato.
5 Sección de Aseo y Mantenimiento
Revisa y evalúa el cumplimiento de las actividades.
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FLUJOGRAMA
EJECUCIÓN BRIGADAS
JEFE DE ASEO Y
MANTENIMIENTOSUPERVISORA PERSONAL
SECCIÓN DE ASEO Y
MANTENIMIENTO
PL
AN
TA
FÍS
ICA
INICIO
SELECCIONA EL
GRUPO
INDICA LA
ACTIVIDAD
ASIGNA ELEMENTOS
DE ASEO PERSONAL
EN CONJUNTO
REALIZAN ACTIVIDAD
VERIFICAEL
CUMPLIMIENTO
FIN
REVISA Y EVALUA EL
CUMPLIMIENTO
13. SOLICITUD DE PRODUCTOS DE ASEO Y CAFETERÍA
Este proceso consiste en solicitar los productos de aseo y cafetería requeridos por la Universidad ante el Departamento de Compras y Suministros, especificando referencias y cantidades previstas para que periódicamente se pueda suministrar a las diferentes dependencias.
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1 Jefe de Aseo y Mantenimiento
Realiza la solicitud de elementos de aseo y cafetería con cantidades, unidades de medida y especificaciones de cada uno de los productos a través del aplicativo vigente.
2 Dirección
Departamento de Planta Física
Revisa y aprueba el suministro.
3 Jefe de Aseo y Mantenimiento
Entrega suministro para validación en la Oficina de Presupuesto
4 Jefe de Aseo y Mantenimiento
Realiza el cronograma para entrega de productos.
5 Supervisora Recibe, registra y entrega los productos solicitados según el cronograma.
6 Jefe de Aseo y Mantenimiento
Realiza periódicamente una revisión selectiva en inventario, confrontando la información del sistema con los elementos en físico.
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FLUJOGRAMA
SOLICITUD DE PRODUCTOS DE ASEO Y CAFETERÍA
JEFE DE ASEO Y
MANTENIMIENTODIRECCIÓN SUPERVISORA
PL
AN
TA
FÍS
ICA
INICIO
REVISA Y APRUEBA
EL SUMINISTRO
ENTREGA EL
SUMINISTRO
REALIZA EL
CRONOGRAMA
REALIZA LA
SOLICITUD DE
ELEMENTOS
RECIBE
REGISTRA
ENTREGA LOS
PRODUCTOS
REVISIÓN SELECTIVA
EN INVENTARIO
FIN
13. ATENCIÓN DE EVENTOS
Se brinda el apoyo requerido a los eventos solicitados por la Oficina de Protocolo con el fin de que estos se desarrollen oportuna y eficientemente por el área solicitante.
DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1 Usuario Diligencia y hace llegar a la Oficina de Protocolo el formato de Atención de Eventos
2 Oficina de Protocolo
Recibe, estudia la solicitud de eventos y remite el formato a la Sección de Aseo y Mantenimiento
3 Sección de Aseo y
Mantenimiento Asigna personal, horarios y recursos.
4 Funcionarios
asignados Ejecutan la actividad
5 Oficina de Protocolo
Evalúa y califica el servicio de apoyo prestado.
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FLUJOGRAMA
ATENCIÓN DE EVENTOS
USUARIOOFICINA DE
PROTOCOLO
SECCIÓN DE ASEO Y
MANTENIMIENTO
FUNCIONARIOS
ASIGNADOS
PL
AN
TA
FÍS
ICA
INICIO
REVISA Y APRUEBA
EL SUMINISTRO
ASIGNACIÓN
PERSONAL
HORARIOS,
RECURSOS
EJECUTAN ACTIVIDAD
EVALUA Y CALIFICA
FIN
DILIGENCIA FORMATO
DE ATENCIÓN A
EVENTOS
ANEXO No.1
Escenarios de Intervención
Procesos del Departamento de Planta Física con las secciones de Servicios Generales y Aseo y
Mantenimiento
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN
0 01/03/2010 Emisión inicial
1 02/07/2013
Reestructuración de procesos y procedimientos del Departamento y sus secciones de Servicios Generales y Aseo y Mantenimiento.
2
01/04/2016
Se realizaron cambios en proceso de gestión de Compras frente a la Adquisición de Mobiliario y Obra Civil y por inclusión de la Oficina de Protocolo en el proceso de “Atención de Eventos” Se actualizaron los diagramas de flujo 4.5.3 y la 2.5.2.
3 04/10/2016 Se realizan ajustes generales al documento.