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NORMATIVO PARA EL CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS DEL INDE
ÍNDICE:
PÁGINA
CAPÍTULO I Disposiciones Generales
Artículo 1. Objeto y Ámbito de Aplicación 6
Artículo 2. Administración y control 6
Artículo 3. Definiciones 6
Artículo 4. Integración de los Activos Fijos del INDE 8
CAPÍTULO II Normas para el Control de Activos Fijos
Artículo 5. Registros Contables en el Sistema Auxiliar 10
Artículo 6. Código de Identificación de los Activos Fijos 10
Artículo 7. Inventarios 10
Artículo 8. Adiciones, Bajas y Traslados de Activos Fijos 11
Artículo 9. Acceso de los Encargados de Activos Fijos al
Sistema Auxiliar
11
Artículo 10. Adquisición de Activos Fijos, con Renglón
Presupuestario de diferente Centro Gestor
11
Artículo 11. Responsabilidad 11
Artículo 12. Recepción o Entrega del Cargo de Encargado de
Activos Fijos o Guardalmacén
12
Artículo 13. Solvencia de Activos Fijos 12
Artículo 14 Entrega de Bienes por Cambio de Sede de Trabajo 13
Artículo 15. Autorización e Impresión de Formularios 13
Artículo 16. Anotación de Características de Activos 14
CAPÍTULO III Control Administrativo de Activos Fijos en Bodega
Artículo 17. Control Administrativo de Activos Fijos en Bodega 14
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
CAPÍTULO IV Control Administrativo de Activos Fijos en Servicio
Artículo 18. Bienes Muebles 16
Artículo 19. Cálculo de Depreciación y Amortización 19
Artículo 20. Estudios Pre Factibilidad y Factibilidad de un
Proyecto
21
Artículo 21. Revaluación de Bienes Inmuebles 21
Artículo 22. Construcciones o Mejoras a Bienes Inmuebles 21
Artículo 23. Conciliación de Saldos de Obras en Proceso 22
CAPÍTULO V Otros Casos de Control de Activos Fijos
Artículo 24. Control de Bienes Fungibles 23
Artículo 25
Artículo 26.
Compra de Bienes Fungibles
Devolución de Activos Usados
23
23
Artículo 27. Traslado de Activos Fijos 24
Artículo 28. Salidas de Activos Fijos de las Instalaciones del INDE 24
Artículo 29. Registro de Terrenos 25
Artículo 30. Repotenciación de Computadoras 26
CAPÍTULO VI Control Administrativo para la Baja de Activos
Fijos
Artículo 31. Causas para la Baja de Bienes Muebles e
Inmuebles
27
Artículo 32. Requisitos para la Baja de Bienes Muebles e
Inmuebles
27
Artículo 33. Baja del Inventario de Accesorios o Componentes
de Bienes Inmuebles
33
Artículo 34. Consultas y Dictámenes 34
Artículo 35. Autoridad Competente 34
Artículo 36. Informe a la Contraloría General de Cuentas 34
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
CAPÍTULO VII Sanciones
Artículo 37. Negligencia en la Recepción de Activos 34
Artículo 38. Incumplimiento 35
CAPÍTULO VIII. Disposiciones Finales y Transitorias
Artículo 39. Casos no Previstos 35
Artículo 40. Derogatoria 35
Artículo 41. Vigencia 35
Artículo 42. Expedientes en Trámite 35
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
CONSIDERANDO:
Que el Decreto Número 64-94 del Congreso de la República de Guatemala y sus
Reformas, Ley Orgánica del Instituto Nacional de Electrificación -INDE-, establece
que el mismo, es una entidad estatal, autónoma y descentralizada, que goza de
autonomía funcional, patrimonio propio, personalidad jurídica y plena capacidad
para adquirir derechos y contraer obligaciones en materia de su competencia. El
cual se rige por su Ley Orgánica, disposiciones legales aplicables, reglamentos
internos y acuerdos que emita el Consejo Directivo.
CONSIDERANDO:
Que el artículo 16 de la Ley Orgánica del Instituto Nacional de Electrificación
-INDE- Decreto 64-94 del Congreso de la República y sus Reformas, en su literal
k), regula que son atribuciones del Consejo Directivo del INDE dictar las
disposiciones adecuadas para proteger y defender el patrimonio del INDE.
CONSIDERANDO:
Que el INDE necesita optimizar sus procesos y controles financieros por lo que se
hace necesario crear un instrumento que proteja los Activos Fijos del INDE, ya que
por ser una entidad que se encuentra en un mercado competitivo debe garantizar
que sus prácticas lo mantengan en dicho mercado.
POR TANTO:
El Consejo Directivo con base en lo considerado, ley citada y en ejercicio de las
facultades y atribuciones que le confiere el Decreto número 64-94, Ley Orgánica
del Instituto Nacional de Electrificación,
ACUERDA:
Aprobar el siguiente:
NORMATIVO PARA EL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS DEL INDE
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. Objeto y Ámbito de Aplicación. Tiene por objetivo determinar y
regular el control de activos fijos, enmarcado en lo que estipula el Artículo 16,
literal k) del Decreto 64-94 del Congreso de la República de Guatemala, Ley
Orgánica del Instituto Nacional de Electrificación, INDE y sus Reformas.
Artículo 2. Administración y Control. La División de Contabilidad y las
Jefaturas de las Unidades Administrativas, son las encargadas de velar por el
cumplimiento de este Normativo. Es responsabilidad de Auditoría Interna
Corporativa evaluar e informar a la Administración Superior, sobre las fallas de
control interno detectadas en la aplicación de este Normativo.
Artículo 3. Definiciones. Para los efectos del presente Normativo, se establecen
las siguientes definiciones:
a) Activo Fijo: Son todos aquellos bienes muebles o inmuebles propiedad del
INDE, que son utilizados en los procesos administrativos y productivos, cuya
vida útil sea mayor de dos años.
b) Activos en Bodega: Son todos los activos muebles, nuevos, adquiridos por
el INDE y que se encuentran en bodega para ser utilizados.
c) Activos en Servicio: Son todos los activos muebles e inmuebles, que se
encuentran en servicio en los diferentes frentes de trabajo.
d) Activos usados en Bodega: Son todos los activos fijos muebles que ya no
están en servicio y fueron devueltos a bodega para su control.
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
e) Amortización: Es la acción de desvalorizar periódicamente un activo
intangible cuyo valor disminuye con el tiempo y con el uso.
f) Bienes Fungibles: Son todos aquellos bienes que se adquieren por medio
del renglón presupuestario del grupo 2 (gasto) cuya vida útil no exceda de
dos años y su costo sea menor a setecientos quetzales (Q. 700. 00).
g) Bienes Inmuebles: Son los activos que por su naturaleza no pueden
trasladarse de un lugar a otro, tales como terrenos, edificios, carreteras,
plantas generadoras de energía eléctrica, subestaciones, líneas de
transmisión y otros que apliquen según lo que estipula el Artículo 445 del
Código Civil y el Artículo 4 literal b) de este normativo.
h) Bienes Muebles: Son los activos que por su naturaleza, pueden trasladarse
de un lugar a otro, sin menoscabo de ellos mismos ni del inmueble donde
estén colocados.
i) Centro de Costos: Es la Unidad Administrativa, en donde contablemente se
registran y controlan todos los activos fijos y gastos.
j) Centro Gestor: Es la Unidad Administrativa, que cuenta con disponibilidad
presupuestaria.
k) Computadora: Equipo de computación compuesto por: CPU, monitor,
teclado, mouse, bocinas y protector de pantalla, que en su conjunto, integran
un solo activo.
l) Depreciación: Es el desgaste o deterioro que sufren los bienes en el
transcurso de su vida útil.
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
m) Equipo de Computación: Equipo electrónico que el INDE utiliza en sus
diferentes procesos. Este equipo comprende: computadoras, impresoras,
lectores de códigos de barras, servidores, lectores ópticos, escáner y otros
equipos que funcionen en forma separada de la computadora, pero que
constituyen equipo de cómputo.
n) Encargado de Activos Fijos: Es la persona responsable del control de los
bienes muebles e inmuebles.
o) Guardalmacén: Es la persona responsable del manejo, custodia y
funcionamiento de un almacén donde se controlan las existencias de activos
fijos, materiales, combustibles y lubricantes.
p) Inventario de Bienes Inmuebles: Es el recuento físico que se practicará por
instrucciones de las autoridades superiores del INDE.
q) Inventario de Bienes Muebles: Es el recuento físico que debe practicarse
anualmente por los Encargados de Activos Fijos.
r) Repotenciación de computadora: Es la sustitución de alguno de los
componentes de una computadora.
s) Sistema Auxiliar: Es el Sistema que utiliza la Institución para el
procesamiento de información.
t) Solvencia de Activos Fijos: Es el documento que extiende la División de
Contabilidad, una vez entregados los bienes por las autoridades, funcionarios
y trabajadores regulares, cuando terminan su relación laboral con el INDE.
ARTÍCULO 4. Integración de los Activos Fijos del INDE. Los activos fijos se
integran de la siguiente forma:
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
a) Bienes Muebles:
1. Equipo de almacén
2. Equipo de computación
3. Equipo de comunicación
4. Equipo de ingeniería, topografía y dibujo
5. Equipo de laboratorio
6. Equipo de taller
7. Equipo de transporte
8. Equipo militar y de seguridad
9. Equipo y maquinaria de construcción
10. Herramienta de taller
11. Mobiliario y equipo de oficina
12. Obras de arte
13. Plantas auxiliares de generación
14. Útiles y enseres educacionales
15. Transformadores que en su propósito se hubieren adquirido para
repuesto y/o mantenimiento
16. Otros bienes muebles
b) Bienes Inmuebles:
1. Carreteras
2. Edificios
3. Embalses, presas y canales
4. Equipo de caldera
5. Equipo de subestaciones
6. Equipo eléctrico (seccionadores, tableros, paneles de control,
generadores, entre otros.)
7. Equipo misceláneo de planta (turbinas, tubería de presión, pararrayos,
entre otros.)
8. Estructuras y mejoras
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
9. Generadores térmicos
10. Líneas de transmisión o distribución
11. Plantas generadoras de energía eléctrica
12. Postes, torres y accesorios
13. Ruedas de Agua, turbinas y generadores hidráulicos
14. Subestaciones
15. Terrenos
16. Otros considerados bienes inmuebles
17. Transformadores que por su uso estén adheridos a un bien inmueble
CAPÍTULO II
NORMAS PARA EL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Artículo 5. Registros Contables en el Sistema Auxiliar. El INDE llevará sus
registros contables de activos fijos por medio del Sistema Auxiliar. La División de
Contabilidad es la responsable y encargada de realizar todas las operaciones
contables en el Sistema Auxiliar, de conformidad con los procedimientos que se
establezcan para el efecto.
Artículo 6. Código de Identificación de los Activos Fijos. Todos los activos
del INDE deben estar identificados por un Código asignado por el Sistema Auxiliar.
La División de Contabilidad, es la unidad responsable de la adjudicación del
número de código de los activos que se adquieran. Es condición indispensable
para el trámite de compra de activos, que conste en el expediente el número de
código asignado por el Sistema.
Artículo 7. Inventarios. El INDE debe llevar el registro de sus inventarios de
activos fijos, por medio del Sistema Auxiliar, debiéndose imprimir en folios
autorizados por la Contraloría General de Cuentas, para formar el libro de
inventarios en cumplimiento a lo regulado por las leyes de la materia.
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
Artículo 8. Adiciones, Bajas y Traslados de Activos Fijos. Las adiciones,
bajas y traslados de activos fijos, deben ser operados en el Sistema Auxiliar
únicamente con base a los expedientes en donde debe constar la debida
autorización según corresponda.
Artículo 9. Acceso de los Encargados de Activos Fijos al Sistema Auxiliar.
Todos los Encargados de Activos Fijos deben tener acceso al Sistema Auxiliar,
únicamente para la visualización del Inventario de Activos de su unidad
administrativa. Quedan obligados a consultar constantemente el Sistema Auxiliar,
para darle el seguimiento a los movimientos contables que se realicen, elaborando
dentro del mes correspondiente las tarjetas de responsabilidad o las notas de
traslado, según corresponda, con el fin de que el inventario de cada unidad
administrativa se encuentre siempre actualizado.
Artículo 10. Adquisición de Activos Fijos, con Renglón Presupuestario de
Diferente Centro Gestor. No pueden adquirirse activos fijos utilizando el renglón
presupuestario de un centro gestor diferente, exceptuándose los casos de
emergencias debidamente aprobados por la autoridad que corresponda, de
conformidad con el Reglamento de Compras, Contrataciones y Enajenaciones del
INDE, en cuyo caso, para el debido control en el Sistema Auxiliar del activo que se
adquiera, la Jefatura Administrativa y el Encargado de Activos Fijos del centro de
costo, son los responsables de darle el seguimiento a la nota de traslado, para que
la misma sea operada en el Sistema Auxiliar dentro del mes en que se adquirió el
activo.
Artículo 11. Responsabilidad. Son responsables mancomunadamente del
manejo y control de los activos fijos, así como del cumplimiento del presente
Normativo, el Jefe principal de cada unidad administrativa, los Encargados de
Activos Fijos o Guardalmacenes y el usuario de los bienes.
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
Para el caso de los empleados que se hayan retirado de la Institución y no hayan
solventado el pago o la entrega de activos fijos, de oficio la División de Recursos
Humanos, debe trasladar el expediente a la Asesoría Jurídica Corporativa para la
aplicación de medidas legales para la recuperación de los bienes. El Encargado
de Activos Fijos debe revisar y actualizar constantemente los registros de bienes
muebles y la persona responsable que tiene en uso los activos. Al detectarse un
faltante en los mismos, se deben iniciar de forma inmediata los procedimientos
para su reposición o pago, para evitar llegar hasta el cese de la relación laboral
con esta situación.
Artículo 12. Recepción o Entrega del Cargo de Encargado de Activos Fijos o
Guardalmacén. En caso que el Encargado de Activos Fijos o Guardalmacén
reciba o haga entrega de su cargo, el Jefe de la Unidad Administrativa y el Jefe
Administrativo deben suscribir el acta correspondiente, para dejar constancia de
los activos fijos, controles y documentos recibidos o entregados. Para hacer
entrega del cargo o recepción del mismo, los controles respectivos deben estar
debidamente actualizados y conciliados contablemente.
Para el caso que el Encargado de Activos Fijos en servicio deba ser sustituido por
cualquier razón, el Jefe Principal de cada Unidad Administrativa, debe nombrar a
una persona que se haga cargo de los controles correspondientes.
Artículo 13. Solvencia de Activos Fijos. Las autoridades, funcionarios y
trabajadores regulares que por cualquier causa terminen su relación laboral con el
INDE, previo al pago de las prestaciones laborales a que tengan derecho, están
obligados a hacer entrega de los activos fijos bajo su responsabilidad, al
Encargado de Activos Fijos que corresponda, quien a su vez debe informar a la
División de Contabilidad, para que ésta si es que procede, extienda la Solvencia
de Activos Fijos.
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
Los empleados que no estén solventes, al terminar su relación laboral con la
Institución, pueden demostrar su consentimiento en documento privado, con
firmas legalizadas, para que se les deduzcan de sus prestaciones el monto de los
faltantes o bien depositarlo en efectivo en la Tesorería General del INDE y si no
están solventes por el caso de robo o hurto y hayan iniciado proceso de baja,
deben dejar depósito en garantía, por el total de los activos afectados, hasta que
termine dicho proceso y si éste fuera favorable, el INDE debe devolver la cantidad
depositada a requerimiento del interesado.
La División de Recursos Humanos y el Jefe Principal de las Unidades
Administrativas, deben velar por el cumplimiento de las disposiciones contenidas
en este Artículo.
Artículo 14. Entrega de Bienes por Cambio de Sede de Trabajo. Es
responsabilidad del Jefe Principal de la unidad administrativa y Encargado de
Activos Fijos, velar porque cada trabajador que se traslade de un centro de costo a
otro, deje finiquitado por medio de una constancia la entrega de los activos
cargados en Tarjeta de Responsabilidad, del centro de costo en donde estuvo
trabajando.
Artículo 15. Autorización e Impresión de Formularios. Para la autorización e
impresión de formularios, debe cumplirse con lo siguiente:
a) Las Unidades Administrativas del INDE, deben solicitar a la División de
Contabilidad, se gestione por escrito a la sección de talonarios de la
Contraloría General de Cuentas de la Nación, la autorización e impresión de
los formularios.
b) La División de Contabilidad, debe iniciar el trámite conforme el correlativo
correspondiente de los formularios solicitados.
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
c) Obtenida la autorización y/o impresión, la División de Contabilidad debe
notificar a la unidad interesada, quien debe realizar los trámites
correspondientes para el pago de autorización e impresión.
d) Concluida la impresión, debe constituirse a la Sección de Talonarios de la
Contraloría General de Cuentas, un delegado de la División de Contabilidad,
para obtener el Envío Fiscal, el cual debe quedar en poder de la División de
Contabilidad y los formularios al delegado de la unidad administrativa
interesada, previo a la firma del conocimiento respectivo, para su guarda y
custodia.
e) La División de Contabilidad, debe llevar el control correlativo de los
formularios conservando el envío fiscal, a efecto de presentarlo cuando los
Entes Fiscalizadores lo requieran.
Artículo 16. Anotación de Características de Activos. Es obligación de los
Encargados de Activos Fijos o Guardalmacenes, anotar en los formularios de
control que realicen, las características de los activos fijos tales como marca,
modelo, serie, color, código, entre otros, con el fin de poder identificarlos en
cualquier momento.
CAPÍTULO III
CONTROL ADMINISTRATIVO DE ACTIVOS FIJOS EN BODEGA
Artículo 17. Control Administrativo de Activos Fijos en Bodega:
a) Recepción de Activos. El Encargado de Activos Fijos o Guardalmacén
recibe los activos: mobiliario y equipo de oficina, equipo de transporte,
maquinaria y equipo de construcción, entre otros, independientemente que
su adquisición haya sido por orden de compra, contrato y/o donación, debe
constatar que la documentación cumpla con las formalidades administrativas
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
establecidas, de estar de conformidad se continuará con el trámite de ingreso
al inventario donde corresponda.
En el caso de la Recepción de Equipo de Computación, el Encargado de
Activos Fijos debe identificarlo plenamente incluyendo sus características:
marca, color, números de serie, modelo, código, precio, entre otros. Se
registrará como un solo activo, identificando cada uno de sus componentes.
b) Registro en Tarjeta Kardex. El Encargado de Activos Fijos o
Guardalmacén, es el responsable del registro de la Tarjeta Kardex para el
Control de Activos, los activos fijos existentes, conforme los datos de la
Constancia de Ingreso a Almacén e Inventario. Dicha tarjeta debe estar
numerada y autorizada por la Contraloría General de Cuentas.
c) Entrega de Activos Fijos. El Encargado de Activos Fijos o Guardalmacén,
debe elaborar el Movimiento de Salida de Almacén de Activos Fijos, hasta el
momento que el código de activo, aparece valorizado en el Sistema, para
proceder a la entrega y/o despacho de los activos solicitados a donde
corresponda, debiendo llevar las firmas de quien entrega, autoriza y de la
persona que recibe el bien. Así mismo, debe cumplir con lo regulado en el
Artículo 18, literal b) del presente Normativo.
Para los casos especiales, previamente calificados por el Gerente General
y/o Gerente de Área, se puede autorizar la entrega del activo al Encargado
de Activos Fijos o Guardalmacén, por medio de un acta la cual debe llamarse
“Acta de Entrega de Activos Emergentes”, en la misma se consignará que
queda pendiente la elaboración del movimiento de almacén y que la persona
que recibe el bien, se compromete a firmar dicho documento 5 días
posteriores a que la fecha en que se encuentre valorizado el bien.
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
d) Elaboración del Informe Mayor Control Kardex de Activos Fijos. El
encargado de Activos Fijos o Guardalmacén, debe elaborar mensualmente el
Informe Mayor Control Kardex de Activos Fijos en Bodega.
e) Elaboración del Inventario Físico de Bienes Muebles en Bodega. El
Encargado de Activos Fijos o Guardalmacén, debe practicar al treinta y uno
(31) de diciembre de cada año, un inventario o recuento físico de los bienes
muebles en bodega.
f) Visualización de Saldos de Inventario de Activos Fijos en Bodega. Para
efectos de conciliación o depuración de saldos, el Encargado de Activos Fijos
o Guardalmacén debe visualizar el inventario de activos fijos en bodega,
conforme los datos del Sistema Auxiliar y compararlos con los resultados del
inventario físico de bienes muebles.
g) Conciliación de Saldos Mensuales. El Encargado de Activos Fijos o
Guardalmacén, debe realizar la conciliación de saldos del reporte de
inventario de activos fijos del Sistema Auxiliar, contra los controles auxiliares
de la bodega: Formulario Mayor Control Kardex y bienes físicos, para el
efecto debe utilizar el formulario Comparación de Saldos Contables de
Activos Fijos en Bodega.
CAPÍTULO IV
CONTROL ADMINISTRATIVO DE ACTIVOS FIJOS EN SERVICIO
Artículo 18. Bienes Muebles:
a) Recepción de Activos. La recepción de activos que se encuentren en
servicio, se da cuando la persona que los tiene bajo su responsabilidad los
devuelva, en cuyo caso el Encargado de Activos Fijos de cada centro de
costo, procede a su recepción. Corroborando que las características
17
Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
específicas del bien mueble (marca, serie, código, entre otros) corresponden
a las consignadas en la tarjeta de responsabilidad, realizando de inmediato la
actualización de dichas tarjetas.
En el caso de la recepción de equipo de computación, el Encargado de
Activos Fijos debe identificarlo plenamente, incluyendo sus características:
marca, color, número de serie, modelo, código, precio, entre otros. La
recepción de computadoras, se debe registrar como un solo activo,
identificando cada uno de sus componentes con sus respectivas
características.
b) Registro en Tarjeta de Responsabilidad. El Encargado de Activos Fijos o
Guardalmacén debe controlar los activos en servicio, efectuando el cargo de
los mismos en la Tarjeta de Responsabilidad, autorizada por la Contraloría
General de Cuentas. Para efectos de control general del inventario físico y
contable, todo bien mueble propiedad del INDE, debe estar cargado en
tarjeta de responsabilidad, dichos activos deben contener las características
principales, por ejemplo: marca, modelo, serie, color, valor, entre otros.
A los empleados a quienes se les hayan entregado activos para su uso o
servicio, deben verificar que cada uno de los bienes recibidos esté
debidamente registrado en la Tarjeta de Responsabilidad, con las
características indicadas, ya que los mismos quedan bajo su custodia y
responsabilidad. Dicha tarjeta debe estar firmada por el empleado
responsable en cada línea correspondiente.
Se exceptúan de la tarjeta de responsabilidad, los Software en general y las
licencias de uso. La División de Desarrollo Informático, debe llevar control
auxiliar de los Software y las licencias de uso en la Tarjeta de Control de
Software, siendo al mismo tiempo la responsable de dichos software y
licencias, que se encuentren registrados en los bienes del INDE, para el
18
Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
efecto la unidad ejecutora responsable del uso debe trasladar el documento
que avala el derecho de uso del mismo. Así mismo, las repetidoras y los
equipos adheridos a la misma para su funcionamiento.
c) Elaboración de Tarjeta de Inventario General de Bienes Muebles. El
Encargado de Activos Fijos o Guardalmacén, debe elaborar la Tarjeta de
Inventario General de Bienes Muebles, para llevar el control auxiliar de
activos de la unidad administrativa correspondiente. Dicha tarjeta debe estar
numerada y autorizada por la Contraloría General de Cuentas.
d) Reporte de Activos Fijos en Servicio. El Encargado de Activos Fijos o
Guardalmacén, debe elaborar mensualmente el Reporte de Activos Fijos en
Servicio, consignando saldos anteriores, monto de cargos y abonos, a este
informe se le deben adjuntar los documentos que amparen los ingresos y/o
egresos (Movimiento de Almacén, Actas de Recepción y/o Traslados de
Equipo) y proceder a trasladar la documentación respectiva a la División de
Contabilidad para conciliación y registro.
e) Inventario Físico de Bienes Muebles en Servicio. El Encargado de
Activos Fijos o Guardalmacén, debe practicar al 31 de diciembre de cada
año, un inventario o recuento físico de los bienes muebles en servicio,
consignando todas las características de los mismos, conforme a lo requerido
en el respectivo formulario de Inventario Físico de Bienes Muebles,
debidamente totalizado y firmado por el responsable y el jefe inmediato, el
cual debe remitir a la División de Contabilidad, en los primeros cinco (5) días
hábiles posteriores a la fecha fijada.
f) Visualización de Saldos de Activos Fijos en Servicio. Para efectos de
codificación, conciliación o depuración de saldos, el Encargado de Activos
Fijos o Guardalmacén, debe visualizar el inventario de bienes en servicio,
19
Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
conforme los datos del Sistema Auxiliar y compararlos con los resultados del
inventario físico de bienes muebles.
g) Conciliación de saldos mensual. El Encargado de Activos Fijos, debe
realizar mensualmente la conciliación de saldos del reporte de inventario de
bienes en servicio del Sistema Auxiliar, contra los controles auxiliares
respectivos: (Tarjetas de Responsabilidad, Tarjeta de Inventario General,
Reporte de Activos Fijos en Servicio e Inventario Físico), para el efecto debe
utilizar el formulario de Comparación de Saldos Contables de Activos Fijos en
Servicio. Si no cuadra la conciliación se debe establecer la diferencia e
investigar. En caso de no integrar la misma, se debe suscribir acta, y remitir
la certificación a la División de Contabilidad, quien de oficio continuará el
trámite, para los efectos que correspondan y si lo considera conveniente,
puede informar a Auditoría Interna Corporativa de lo sucedido.
h) Codificación de Activos Fijos. El Encargado de Activos Fijos o
Guardalmacén, debe codificar los activos para su identificación y localización,
utilizando una etiqueta codificada (sticker). Dicho código se encuentra
registrado en el reporte de inventario de activos en servicio, del Sistema
Auxiliar, que proporciona la División de Contabilidad. Para el efecto la
División de Contabilidad debe hacer entrega de los sticker 5 días hábiles
después de recibida la solicitud.
Artículo 19. Cálculo de Depreciación y Amortización. La División de
Contabilidad, debe realizar el cálculo de depreciación y amortización de todos los
bienes en servicio por medio del Sistema Auxiliar, para lo cual se debe aplicar los
porcentajes que se detallan en la siguiente tabla:
No. De Clase
Nombre de Clases de Activos Fijos
% residual % depreciación
anual
5000 Estructuras y Mejoras - Vapor 10 3.33
5100 Estructuras y Mejoras - Geotérmicas 10 6.25
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
No. De Clase
Nombre de Clases de Activos Fijos
% residual % depreciación
anual
5200 Estructuras y Mejoras - Hidráulicas 10 2
5300 Estructuras y Mejoras - Turbos Gas 10 6.67
5400 Estructuras y Mejoras - Transmisión 10 3.33
5500 Estructuras y Mejoras – Administración
10 1.67
6000 Embalses, Presas y Canales 10 2
7000 Equipo de Caldera 10 3.33
8000 Equipo Eléctrico - Vapor 10 3.33
8100 Equipo Eléctrico - Hidráulica 10 2
8200 Equipo Eléctrico - Turbo Gas 10 6.67
8300 Equipo Eléctrico - Transmisión 10 3.33
9000 Mobiliario y Equipo de Oficina 10 10
10000 Equipo de Computación 12 33.33
11000 Equipo Educacional 10 10
12000 Equipo de Transporte 10 16.67
13000 Equipo de Almacenes 10 10
13100 Equipo de Bodega - Combustible 10 10
14000 Herramienta de Taller 10 8.33
15000 Equipo de Taller 10 8.33
16000 Equipo de Laboratorio 10 10
17000 Maquinaria y Equipo de Construcción
10 12.5
18000 Equipo de Comunicación 10 10
19000 Equipo de Uso Doméstico 10 10
19100 Equipo de Protección 10 10
19200 Equipo Médico para Uso en Clínica 10 8.33
19300 Equipo de Uso General 10 12.5
19400 Armamento 10 10
20000 Equipo de Ingeniería, Topografía y Dibujo
10 8.33
21000 Plantas Auxiliares de Generación 10 6.67
22000 Generadores Hidráulicos 10 2
23000 Equipo de Uso General Planta 10 2
24000 Generadores Térmicos 10 6.67
25000 Equipo de Subestaciones 10 3.33
26000 Torres, Postes y Accesorios 10 3.7
26100 Conductores Aéreos y Accesorios 10 3.33
26200 Ductos Subterráneos 10 3.33
26300 Ductos y Accesorios Subterráneos 10 3.33
27000 Transformadores 10 3.33
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
No. De Clase
Nombre de Clases de Activos Fijos
% residual % depreciación
anual
28000 Ruedas de Agua y Turbinas 10 2
29000 Libros, Revistas y Otros Elementos de Colección
10 10
30000 Activos Intangibles (Amortizables) 0 33.33
Artículo 20. Estudios Pre factibilidad y Factibilidad de un Proyecto. Para los
casos de los estudios que no son factibles según opinión técnica de la unidad
ejecutora, con visto bueno de la Gerencia de Área responsable, se debe solicitar al
Honorable Consejo Directivo por medio de Gerencia Financiera y el Gerente de
Área con las justificaciones técnicas, el ajuste correspondiente. Una vez
autorizado por el Honorable Consejo Directivo por medio de resolución respectiva,
la División de Contabilidad debe proceder a la amortización correspondiente, en
un plazo entre cinco a veinte años, según autorización del Honorable Consejo
Directivo del INDE, utilizando el método de línea recta, aplicando la cuenta de
gasto que corresponda.
Artículo 21. Revaluación de Bienes Inmuebles. El INDE debe realizar
revaluación de sus bienes inmuebles cada cinco años, para lo cual debe contratar
los servicios de un experto valuador.
Artículo 22. Construcciones o Mejoras a Bienes Inmuebles:
a) Por Contrato. Cuando el INDE construya obras por medio de contrato,
realice mejoras a bienes inmuebles como (líneas de transmisión,
subestaciones, edificios, hidroeléctricas, muros perimetrales, entre otros),
ésto debe ser del conocimiento del Encargado de Activos Fijos o
Guardalmacén, para que cuando se finalice la construcción o mejora de la
obra y/o inmueble, y la misma haya sido recibida por la parte técnica del
INDE a entera satisfacción, se debe suscribir el acta de recepción conforme
al procedimiento creado para el efecto el cual debe contener el detalle de
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
activos y/o materiales debidamente valorizados en quetzales y coincidir con
el valor total del contrato.
La certificación original del acta, debe ser enviada a la División de
Contabilidad, en un plazo de diez días, para que se realicen los registros
contables que correspondan y enviar copia de la misma, al encargado de
Activos Fijos o Guardalmacén para que tenga conocimiento.
b) Con Recursos INDE. Cuando se construyan o realicen mejoras a bienes
inmuebles con personal y materiales del INDE en donde no exista contrato u
orden de compra y pago matriz, como (líneas de transmisión, subestaciones,
hidroeléctricas, edificios, entre otros.), se debe nombrar temporalmente un
Encargado de Control de Costos, nombrado por la Unidad Ejecutora, quien
debe ser el enlace con la División de Contabilidad, para reportar todos los
costos incurridos en dicha construcción y/o mejora, hasta que se concluyan
los trabajos. La obra debe ser supervisada por técnicos del INDE; al finalizar
el proyecto se debe suscribir el acta de conclusión de la obra, la cual debe
incluir el detalle de activos y/o materiales utilizados. El acta debe estar
debidamente valorizada en quetzales y conciliada con lo reportado por el
Encargado de Control de Costos. En la suscripción del acta debe participar
el Supervisor de la Obra, el Encargado de Control de Costos y el Técnico del
área responsable. La certificación del acta debe ser remitida a la División de
Contabilidad en un plazo máximo de diez días, para los efectos
correspondientes y enviar copia de la misma, al encargado de Activos Fijos o
Guardalmacén para que tenga conocimiento.
Artículo 23. Conciliación de Saldos de Obras en Proceso. El Administrador de
Contrato y el Contador asignado por el Departamento de Contabilidad de Bienes,
deben realizar una conciliación de saldos por cada proyecto construido, en la cual
se debe llevar el control de los avances físicos y financieros. Esta conciliación de
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
saldos, debe realizarse en los primeros diez días calendario de cada mes, hasta
que los avances presenten un 100% de su conclusión.
CAPÍTULO V
OTROS CASOS DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Artículo 24. Control de Bienes Fungibles. El Encargado de Activos Fijos o
Guardalmacén, deben llevar registro y control de los bienes fungibles en Tarjeta
de Control de Bienes Fungibles, debiendo tener actualizado su inventario físico de
bienes fungibles, el cual debe ser remitido anualmente a la División de
Contabilidad en la fecha que se indique en la Circular de Cierre Presupuestario y
Contable del ejercicio fiscal correspondiente.
El Encargado de Activos Fijos, es el responsable de dar baja de las tarjetas a
todos los bienes que hayan cumplido dos (2) años de vida útil y que se encuentren
inservibles, suscribiendo para el efecto el acta correspondiente. Posteriormente
debe proceder a la destrucción o desecho de los mismos; en caso de extravío del
bien fungible y si el jefe principal considera la exoneración de la responsabilidad
del usuario, debe hacer constar en acta las causas fundamentales para la
exoneración, en caso contrario el Jefe Principal deberá indicar la reposición o
pago del mismo.
Artículo 25. Compra de Bienes Fungibles. Los bienes fungibles, son
adquiridos por medio del grupo dos de presupuesto, para su registro en el Sistema
Auxiliar debe utilizarse la opción de no generar stock en bodegas. Al momento de
ser entregados se debe utilizar lo indicado en el Artículo 24 de este Normativo.
Artículo 26. Devolución de Activos Usados. Los activos fijos en servicio que
dejen de utilizarse o que se encuentren en mal estado, deben ser devueltos al
Encargado de Activos Fijos o Guardalmacén, a través de la Nota de Devolución de
Activos Fijos Usados, para su resguardo en un lugar adecuado, teniendo el
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
cuidado de no registrar e incrementar los saldos de activos nuevos en bodega.
Para el efecto, debe realizar el registro del descargo en Tarjeta de
Responsabilidad de la persona que lo haya utilizado y registrar el cargo en Tarjeta
Auxiliar de Activos Usados, que debe estar bajo el control del Encargado de
Activos Fijos o el Guardalmacén, para mantener el registro de los mismos,
mientras se define su situación.
Artículo 27. Traslado de Activos Fijos. El traslado de activos fijos debe
aplicarse en los siguientes casos:
a) Cuando un activo fijo nuevo es trasladado de una bodega a otra.
b) Cuando el activo fijo en servicio deje de utilizarse en determinada unidad
administrativa y sea utilizado en otra.
c) Cuando surjan traslados de computadoras de una unidad administrativa a
otra, se hará como un solo activo, es decir en conjunto con todos sus
componentes: CPU, monitor, mouse, bocinas y protector de pantalla,
anotando las características del activo que se traslada y de cada uno de sus
elementos.
Los casos de traslados de activos fijos antes mencionados, los debe realizar el
Encargado de Activos Fijos o Guardalmacén, a través del formulario Traslado de
Activos Fijos y tener actualizados sus controles respectivos.
Artículo 28. Salidas de Activos Fijos de las Instalaciones del INDE. Para el
control de salidas de activos fijos de las instalaciones del INDE, se debe proceder
de la forma siguiente:
a) Por Préstamo o Reparación. Cuando un bien mueble tenga que ser
retirado de cualquier dependencia del INDE, por préstamo de una Unidad
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
Administrativa a otra o por reparación, el Encargado de Activos Fijos o
Guardalmacén, debe llenar el formulario Autorización Salida de Activos Fijos
de las Instalaciones del INDE, la que debe llevar nombres, firmas y sellos de
las personas responsables, incluyendo al Jefe de la Unidad Administrativa
que autoriza la salida. Se exceptúan de esta disposición, el flujo normal de
vehículos.
b) Por Razones de Trabajo. Los trabajadores que por razones de trabajo,
previa autorización de su Jefatura, retiren bienes muebles de las
instalaciones del INDE, quedan obligados a llenar el Formulario Autorización
Salida de Activos Fijos de las Instalaciones del INDE, solicitando al personal
de seguridad, el sello de salida en el duplicado y triplicado de dicho
formulario. Si no se cumpliera con este requisito, se tendrá como una
sustracción ilegal y en caso de pérdida o robo del activo, quien lo tenga en su
tarjeta de responsabilidad lo repondrá o hará efectivo su valor, siguiéndose
para el efecto el trámite de baja de activos regulado en el presente
normativo, sin que ello lo exima de las demás responsabilidades en que haya
incurrido.
c) Salida de Accesorios o Componentes de Bienes Inmuebles. Cuando
tengan que ser retirados accesorios o componentes de un activo inmueble de
las instalaciones del INDE, por reparación, el Encargado de Activos Fijos o
Guardalmacén, debe suscribir acta con la participación del Jefe de la Unidad
Administrativa que corresponda, detallando en la misma los accesorios o
componentes con su respectivo valor, según Sistema Auxiliar, remitiendo
certificación de la misma, a la División de Contabilidad para el control
correspondiente.
Artículo 29. Registro de Terrenos. La División de Contabilidad debe registrar
los terrenos que adquiera el INDE, basándose en las escrituras públicas de
compra-venta y las certificaciones que emita el Registro General de la Propiedad.
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
Dichos documentos quedarán en calidad de resguardo en el Departamento de
Información Catastral, División de Registro y Control de Bienes Inmuebles de la
Asesoría Social Ambiental, o en el Área que la Gerencia General designe, para
protección del patrimonio del Instituto.
Artículo 30. Repotenciación de Computadoras. Por necesidades del servicio
previo dictamen técnico de la División de Desarrollo Informático, puede realizarse
la repotenciación de computadoras, utilizando la asignación presupuestaria, de
cada unidad administrativa.
Para el efecto se debe cumplir con los siguientes requisitos:
a) Por los procedimientos ya establecidos y habiendo obtenido dictamen técnico
favorable de la División de Desarrollo Informático, la unidad administrativa
interesada adquirirá el componente de computadora requerido.
b) El Jefe de la Unidad Administrativa y el Encargado de Activos Fijos o
Guardalmacén, deben suscribir acta describiendo los componentes nuevos y
sustituidos, haciendo constar el activo al que corresponde.
c) El Encargado de Activos Fijos, debe realizar los cambios en la tarjeta de
responsabilidad de quien tenga cargado el activo repotenciado y a su vez,
debe llenar la Nota de Repotenciación de Computadoras, la que
conjuntamente a la certificación del acta, remitirá a la División de
Contabilidad, para que se proceda a realizar los cambios en la descripción
del activo en el Sistema.
d) El Encargado de Activos Fijos mediante oficio comunicará a la División de
Contabilidad, para que realice los cambios correspondientes en los registros
contables; de la misma forma del componente obsoleto de la computadora, el
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
Encargado de Activos Fijos debe proceder al desecho de los mismos, con
autorización de la Jefatura.
CAPÍTULO VI
CONTROL ADMINISTRATIVO PARA LA BAJA DE ACTIVOS FIJOS
Artículo 31. Causas para la Baja de Bienes Muebles e Inmuebles. Los bienes
del INDE pueden ser dados de baja del inventario, siempre que se cumpla con el
procedimiento regulado para el efecto y cuando ocurran las causales siguientes:
a) Venta
b) Bienes inservibles
c) Faltante o pérdida
d) Robo o hurto, Destrucción, daño o desaparición, motivado por incendio,
terremoto, inundación, atentado o cualquier otro hecho natural o acción
humana
e) Donaciones o permutas
f) Fallecimiento del trabajador
Artículo 32. Requisitos para la Baja de Bienes Muebles e Inmuebles. Cuando
se da de baja un activo fijo debe ser sobre el 100% de su valor registrado
contablemente y la continuidad de su trámite se debe realizar conforme a lo
dispuesto en el Normativo aprobado para el efecto.
Para la baja de bienes se deben cumplir los siguientes requisitos:
a) Por Venta. Cuando se opte por vender los bienes:
1. La División de Contabilidad es la responsable de dar baja del inventario a
los bienes que hayan sido objeto de venta, con base en el expediente
formado para el efecto, en el que debe constar la autorización de venta
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
del Honorable Consejo Directivo y la certificación del acta de lo actuado,
de conformidad con el Reglamento de Compras, Contrataciones y
Enajenaciones del INDE.
b) Por ser Bienes Inservibles. Cuando se encuentren bienes inservibles:
1. Las empresas o dependencias del INDE, por intermedio de sus
Encargados de Activos Fijos y del Jefe de la Unidad Administrativa que
corresponda, deben suscribir Acta, en la que deben describir el o los
activos inservibles, indicando su valor registrado. Solicitando a su vez a
la División de Contabilidad, certificación del Ingreso al Inventario.
Asimismo, se deben ubicar en un lugar aparte los activos inservibles,
para su verificación en el momento oportuno.
2. Con la Certificación del Acta y la Certificación de Ingreso al Inventario se
forma el expediente, el cual debe ser remitido a la División de
Contabilidad, solicitando se proceda con el trámite para baja de activos
inservibles.
3. La División de Contabilidad luego de recibido el expediente debe verificar
el estado de los activos, debiendo suscribir acta en la que se hace
constar si procede la baja del inventario y según el caso deben
recomendar la enajenación o desecho de los mismos.
4. La División de Contabilidad es la responsable de elevar al Honorable
Consejo Directivo por medio de la Gerencia Financiera el expediente de
baja de activos.
5. El Honorable Consejo Directivo es el órgano competente el cual tiene la
potestad de dar la instrucción para la baja de activos fijos.
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
6. La División de Contabilidad es la responsable de proceder a dar baja del
Inventario de los bienes inservibles, con base al expediente formado para
el efecto y en el que debe constar la autorización del Honorable Consejo
Directivo.
c) Por Falta o Pérdida. Cuando se detecten faltantes o pérdidas de activos
muebles:
1. El Jefe de la unidad administrativa conjuntamente con el Encargado de
Activo Fijos y con la intervención de la persona responsable del activo
faltante o perdido, deben suscribir acta dejando constar lo relativo al
caso, formulando la Jefatura el requerimiento de pago o reposición del
activo.
i. Si el responsable opta por el pago, el mismo debe realizarse en
el Departamento de Tesorería del INDE, de conformidad con los
precios vigentes en el mercado interno, lo que se debe
comprobar por medio de tres cotizaciones, que serán
presentadas y avaladas por el Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera correspondiente.
ii. Si el responsable opta por la opción de reposición, el bien
restituido debe ser de idénticas o mejores características y
calidad similar o superior a las del activo faltante o perdido, y
previo a que se acepte el activo repuesto, debe contar con:
dictamen técnico en la materia, dependiendo de la clase de
activo faltante o perdido que se trate, y demostrar
fehacientemente que el activo es de su propiedad.
Para el efecto el pago o reposición, se fija un plazo que no exceda de
treinta días contados a partir de la fecha en que se suscribe el acta.
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
2. Una vez cancelado o repuesto el activo faltante o perdido, se debe
suscribir acta, haciendo constar en ella las características que identifican
el activo faltante o perdido y su valor. Asimismo, se consigna las
características y valor del activo de reposición, dejando constancia del
número de documento que ampara la opción elegida (número de recibo
de ingreso a tesorería y/o número de factura).
3. Con las certificaciones de las actas, certificación de ingreso al inventario
extendida por la División de Contabilidad, el comprobante de pago y las
respectivas cotizaciones, si fuera el caso, se forma el expediente
respectivo, el que debe ser remitido por el Jefe de la Unidad
Administrativa a la División de Contabilidad, solicitando que se registre la
baja del activo e incorporación al inventario del activo en reposición si
fuera el caso.
4. Recibido el expediente por la División de Contabilidad, debe conocerlo y
si cumple con todos los requisitos descritos en los numerales anteriores,
suscribe acta en la que se hace constar si procede la baja del activo
pagado o la incorporación al inventario del nuevo activo y de manera
directa hace el registro contable correspondiente.
5. La División de Contabilidad luego de cumplido los requisitos anteriores es
la responsable de dar baja del inventario contable de forma directa los
bienes faltantes o perdidos que han sido pagados e incorpora los que
hayan sido repuestos con base al expediente formado para el efecto.
d) Por robo, hurto o por destrucción, daño o desaparición, provocado por
incendio, terremoto, inundación, atentado o cualquier otro hecho
delictivo. Cuando se de una o más causales de las señaladas en el título de
este inciso, se deben de cumplir los siguientes requisitos para darle baja a
los activos:
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
1. El o los empleados que tengan bajo su responsabilidad los activos de
que se trate, presentará (n) la denuncia ante la Autoridad Policiaca o la
Fiscalía del Ministerio Público más cercana. Inmediatamente dará (n)
aviso al Jefe de la Unidad Administrativa que corresponda.
2. El Jefe de la Unidad Administrativa, conjuntamente con el Encargado de
Activos Fijos y con la participación de quien o los que tengan bajo su
responsabilidad el o los activos de que se trate deben suscribir acta, en
la que se deja constar lo sucedido, detallando pormenorizadamente los
activos afectados. Si dichos activos estuvieran asegurados, se procede
con el trámite que corresponda ante la Aseguradora, lo que se hará de
forma escrita.
3. El Jefe Principal de la Unidad Administrativa, debe emitir opinión, en
donde declare, la responsabilidad de la persona que tiene cargado el
activo afectado siempre que se hayan cumplido con los procedimientos
establecidos, de existir responsabilidad:
i. Si no se percibiera ningún pago por parte de la Aseguradora, se
continuará el proceso por falta o pérdida, con base al Artículo
31 literal c) del presente Normativo.
ii. Si se percibiera de la Aseguradora el pago del activo objeto del
ilícito, el deducible corresponde a la persona que tiene cargado
el activo afectado, sin perjuicio de las medidas disciplinarias
que establece el Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo.
De no existir responsabilidad alguna, se continúa con el trámite con base
a la literal d) del presente Artículo.
4. Con la certificación del acta, certificación del ingreso al inventario
extendida por la División de Contabilidad, certificación de la
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
desestimación del Ministerio Público y la constancia escrita del trámite
ante la aseguradora, fotocopia de la Tarjeta de Responsabilidad y
opinión del Jefe de la Unidad Administrativa, se forma el expediente
respectivo, y debe ser remitida por el Jefe de la Unidad Administrativa a
la División de Contabilidad, solicitando que se de baja a los activos
afectados de forma directa de acuerdo al artículo 32 literal d), numeral 3,
inciso ii.
e) Donaciones o Permutas:
1. La División de Contabilidad debe proceder a dar baja del inventario a los
bienes muebles que sean objeto de donación o permuta, según
Resolución del Honorable Consejo Directivo con base al expediente
formado para el efecto, en el que debe constar la aprobación del órgano
supremo del Instituto.
f) Fallecimiento del Trabajador: En el caso de falta o pérdida de activos del
trabajador fallecido la responsabilidad quedará totalmente extinguida, una
vez se pruebe fehacientemente que los activos faltantes estén cargados en
la tarjeta de Responsabilidad correspondiente. Para el efecto se debe dejar
constancia en acta, con la participación del Jefe Principal y el Encargado de
Activos Fijos de la Unidad Administrativa que corresponda, debiendo cumplir
con los siguientes requisitos:
1. El expediente respectivo debe contener lo siguiente:
i. Certificación del Acta
ii. Certificación del Ingreso al Inventario extendida por la División
de Contabilidad
iii. Tarjeta de Responsabilidad
iv. Certificado de Defunción
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
2. Se debe enviar el expediente por medio del Jefe Principal a la División de
Contabilidad, solicitando la baja de los activos faltantes o perdidos.
3. La División de Contabilidad, con base al expediente formado para el
efecto debe proceder a dar baja del inventario a los bienes muebles, en
el que debe constar la autorización del Honorable Consejo Directivo.
Artículo 33. Baja del Inventario de Accesorios o Componentes de Bienes
Inmuebles. El INDE puede dar baja a accesorios o componentes de bienes
inmuebles, cuando los mismos por el tiempo de servicio ya han concluido su vida
útil o necesitan ser sustituidos por accesorios o componentes nuevos. Siguiendo
para el efecto el procedimiento correspondiente y cumpliendo los siguientes
requisitos:
a) La Jefatura de la Unidad Administrativa y el Encargado de Activos Fijos que
corresponda o Guardalmacén, suscriben acta, describiendo las
características y valor del accesorio o componente que se retira, tomando de
base la información que figura en el Sistema Auxiliar, así como las del
accesorio o componente de reposición.
b) Los accesorios o componentes retirados quedan bajo la responsabilidad del
Encargado de Activos Fijos o Guardalmacén, quien elabora tarjetas
auxiliares para su control, e inicia el proceso de enajenación o desecho de
acuerdo al normativo aprobado para el efecto.
c) La Jefatura de la Unidad Administrativa con certificación del acta, debe
solicitar a la División de Contabilidad se actualicen los registros contables del
Inventario.
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
Artículo 34. Consultas y Dictámenes. El Honorable Consejo Directivo y la
División de Contabilidad pueden realizar las consultas o solicitar dictámenes a la
Asesoría Jurídica Corporativa y/o a la Auditoria Interna Corporativa del INDE,
cuando los casos lo ameriten.
Artículo 35. Autoridad Competente. Corresponde al Honorable Consejo
Directivo como autoridad suprema del Instituto, la aprobación o no de toda baja del
inventario de los activos fijos, excepto aquellos que son pagados o repuestos por el
responsable y los pagados por la aseguradora cuando no exista responsabilidad por
parte del trabajador. La Gerencia Financiera debe presentar ante el Honorable
Consejo Directivo un informe semestral que contenga información documentada de
todos los bienes que fueron registrados de baja.
Artículo 36. Informe a la Contraloría General de Cuentas. De cada
procedimiento regulado en el Capítulo VI del presente Normativo, la División de
Contabilidad, debe rendir un informe a la Contraloría General de Cuentas, de las
bajas de activos fijos que se hayan realizado en el año inmediato anterior, cuando
este sea requerido por el Ente Fiscalizador.
CAPÍTULO VII
SANCIONES
Artículo 37. Negligencia en la Recepción de Activos. Si por negligencia en la
recepción de activos, no se hiciere oportunamente el reclamo por fallas, daños o
averías ocasionadas en los activos o se recibieran los mismos sin cumplir con lo
especificado en la documentación respectiva, los empleados involucrados serán
sancionados de conformidad con el Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo,
sin perjuicio de las responsabilidades penales y civiles que procedan.
Se considera como obligación del Encargado de Activos Fijos o Guardalmacén y
el Jefe de la Unidad Administrativa, informar y presentar la documentación del
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Normativo para el Control de Activos Fijos del INDE
caso, a la División de Contabilidad para efecto de las anotaciones que
correspondan, en los registros contables.
Artículo 38. Incumplimiento. El incumplimiento de las disposiciones
establecidas en el presente Normativo, se considera como una infracción laboral y
se sanciona de conformidad a lo regulado en el Pacto Colectivo de Condiciones de
Trabajo. Para efecto de lo anterior, la División de Contabilidad informará del
incumplimiento a quien corresponda para que se inicie el respectivo
procedimiento.
CAPÍTULO VIII
DISPOSICIONES FINALES Y TRANSITORIAS
Artículo 39. Casos no Previstos. Casos no previstos en el presente Normativo,
deben ser resueltos por el Honorable Consejo Directivo.
Artículo 40. Derogatoria. Quedan derogados el Normativo 51 para el Control de
Activos Fijos y sus reformas, así como todas las disposiciones internas que se
opongan o contradigan lo dispuesto en el presente Normativo.
Artículo 41. Vigencia. El presente Normativo fue aprobado por medio de
Resolución emitida por el Honorable Consejo Directivo y cobra vigencia cinco días
después de la fecha en que se notifique.
Artículo 42. Expedientes en Trámite. Los expedientes que se encuentren en
trámite al momento de entrar en vigencia el nuevo Normativo, deben continuarse
conforme a las disposiciones contenidas en el presente documento.
Aprobado según Resolución emitida por el Consejo Directivo en el Punto Tercero
del Acta número 50-2016, de la sesión extraordinaria celebrada el 06 de
septiembre de 2016.