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Organización de Gestión de Empresas
Nicia Corín García Ramírez
Organización y Gestión de Empresas
Nicia Corín García Ramírez
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INDICE
Índice……………………………………………………………………..Pág.01
Introducción…………...………………….……………………………..Pág.03
Objetivos…………………………………………………………………Pág.04
Objetivo general…………………………………..………………….....Pág.04
Objetivos específicos………………...………..…………………….....Pág.04
I. Estructura Organizacional………………………………………...Pág.05
1. Concepto….……………………………...…………………….Pág.05
2. Propósito…….....……..………………………………………..Pág.05
3. Utilidad……………………………..…………………………...Pág.06
4. Características………………..……………………...………..Pág.06
5. Clases de Estructuras Organizacional...………..….....……Pág.07
6. Tipos de Estructuras Organizativas…………………………Pág.07
6.1. Estructura organizacional lineal……...……..……..…..Pág.07
6.2. Estructura organizacional lineal y staff……………..…Pág.08
6.3. Estructura organizacional en comité...…...……….…..Pág.08
6.4. Estructura organizacional matricial……………………Pág.08
7. Elementos de la Estructura Organizacional….…………….Pág.09
7.1. Autoridad…………………………………………………Pág.09
7.2. Especialización………………………………………….Pág.09
7.3. Departamentalización…………………………….…….Pág.09
7.4. Cadena de mando………………………………………Pág.09
7.5. Tramo de control………………………………………...Pág.09
7.6. Centralización…………………………………………...Pág.09
II. Órganos y Unidades Administrativas…………………………….Pág.09
1. Principios de Organización…………………………………...Pág.11
2. Propósitos de la Organización……………………………….Pág.12
3. Procesos de Organización……………………………………Pág.12
3.1. Pasos Básicos para Organizar………………………...Pág.13
3.2. Aspectos Fundamentales del Proceso de
Organización…………………………………………….Pág.14
3.3. Procedimiento de Organización……………………….Pág.14
3.4. Importancia de la Organización………………………..Pág.15
4. Estatuto…………………………………………………………Pág.15
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5. Reglamento de Organización y Funciones………………....Pág.16
6. El Manual de Organización y Funciones……………….…..Pág.16
7. Esquema del Manual de Organización y Funciones……....Pág.17
Título I…………………………………………………….…….Pág.17
Título II…………………………………………………….……Pág.17
Título III…………………………………………………………Pág.18
8. Niveles Jerárquicos de la Empresa………………………….Pág.21
8.1. Nivel Directivo……………………………………………Pág.21
8.2. Nivel Ejecutivo…………………………………………...Pág.21
8.3. Nivel Asesor……………………………………………..Pág.21
8.4. Nivel Auxiliar o de Apoyo………….……………………Pág.21
8.5. Nivel Operativo………………….……………………….Pág.22
8.6. Coordinaciones…………….……………………………Pág.22
8.7. Puestos Operativos……………………………………..Pág.22
9. Organigramas………………………………………………….Pág.23
9.1. Tipos de Organigramas………………………………...Pág.23
9.2. Ventajas y Desventajas de los Organigramas……….Pág.26
9.3. Representación General de un Organigrama………..Pág.28
9.4. Importancia y Usos……………………………………...Pág.28
Conclusiones...……..………………………………………….......Pág.30
Bibliografía……………..…………………………………………...Pág.31
Anexos……..…………….…………………………………………..Pág.32
Organización y Gestión de Empresas
Nicia Corín García Ramírez
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INTRODUCCIÓN
Organizar una empresa, entidad o institución consiste en dotarla de todos los
elementos necesarios para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento
adecuado de sus funciones para lograr los objetivos propuestos.
La organización para el cumplimiento de sus actividades cuenta con recursos
como: los humanos, materiales, económicos, tecnológicos, y para que la
administración de estos recursos sea eficiente, existen instrumentos o directrices
que permiten apoyar la atención o realización de tareas diarias, las cuales se
constituyen en elementos eficientes de comunicación, coordinación, dirección y
evaluación administrativa.
Por ello, la estructura organizacional, es fácil de entender, son similares a las
estructuras de los edificios.
Toda organización privada o pública, debe contar con políticas, estrategias,
procedimientos y normas para su desenvolvimiento, desarrollo normal de sus
actividades cotidianas, de acuerdo a su tamaño y giro, varían en el grado en el
que se les da autonomía a la gente y las distintas unidades que la conforman.
Si se considera a la administración como la fuerza ordenada para que opere una
organización, en ese ámbito será necesario la aplicación de directrices
esenciales con las cuales podrá funcionar eficientemente.
En este sentido, una organización basada en principios administrativos debe
contar con elementos tales como: i) personal, constituido por directivos,
ejecutivos y funcionarios ii) materiales, constituido por el mobiliario, maquinarias,
enseres, otros y; iii) estatutos, normas reglamentos, procedimientos y políticas.
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OBJETIVO
OBJETIVO GENERAL
Diseñar una estructura organizacional asociada al proceso de gestión
económico-financiera con enfoque de mejoramiento en la admistración de las
empresas.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Argumentar teóricamente la necesidad de la coherencia estructura
organizativa y la proyección estratégica de cualquier tipo de organización,
concretando las particularidades de los procesos administrativos.
Analizar la factibilidad de la estructura organizacional actual de unidad
objeto de estudio en el cumplimento de la nueva proyección estratégica
para el proceso de gestión económico y financiero de una empresa.
Diseñar una estructura que perfeccione las deficiencias detectadas
demostrando la factibilidad práctica de la misma.
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I. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
1. CONCEPTO.
Es la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la
organización en las relaciones entre los gerentes y los empleados.
Para seleccionar una estructura adecuada es necesario comprender que
cada empresa es diferente, y puede adoptar la estructura organizacional
que más se acomode a sus prioridades y necesidades (es decir, la
estructura deberá acoplarse y responder a la planeación), además “Debe
reflejar la situación de la organización – por ejemplo, su edad, tamaño,
tipo de sistema de producción el grado en que su entorno es complejo y
dinámico, etc.”
En la búsqueda de la mejor forma de organización de la empresa se han
establecido cuatro estructuras: lineal, matricial, circular por
departamentalización e híbrida. A continuación estudiaremos cada una de
las anteriores.
Modelos de estructuras organizacionales en términos generales un
“modelo” es la representación de alguna cosa, ó como lo definió Jorge
Etkin. “En el sentido más general se llama modelo aun conjunto de
elementos, sean estos materiales, símbolos gráficos, ideas ó palabras
que son utilizadas para representar un fenómeno real con una finalidad
práctica”; se pueden clasificar los modelos de estructuras
Organizacionales, en cuatro clases ó tipos fundamentales.
2. PROPOSITO.
Las estructuras organizacionales ayudan a todos a saber quién hace qué.
Para tener un negocio eficiente y que funcione correctamente, es
necesario saber que hay gente que maneja cada tipo de tarea. Al mismo
tiempo, quieres asegurarte de que la gente no está corriendo el uno contra
el otro.
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La creación de una estructura con roles claramente definidos, funciones,
ámbitos de autoridad y sistemas ayudan a asegurar que tu gente está
trabajando en conjunto para lograr todo lo que la empresa debe hacer.
3. UTILIDAD.
A. Elaborar productos organizacionales y alcanzar objetivos
organizacionales.
B. Se diseñan para minimizar o por lo menos regular la influencia de las
variaciones individuales sobre la organización.
C. Las estructuras se imponen para asegurarse de que los individuos se
ajustan a los requisitos de las organizaciones y no viceversa.
A partir de las diversas formas que toman las estructuras organizacionales
se destacan varias características estructurales como son:
a. La complejidad.
b. La formalización.
c. La centralización
4. CARACTERISTICAS.
Especialización: forma según la cual se divide el trabajo en tareas
más simples y cómo estas son agrupadas en unidades organizativas.
Coordinación y áreas de mando: hay determinados grupos bajo el
mando de un supervisor.
Formalización: grado de estandarización de las actividades y la
existencia de normas, procedimientos escritos y la burocratización.
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5. CLASES DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
A. Estructura Horizontal:
Están las diferentes áreas de actividad de la empresa: el área técnica
(o sea la producción, que administra materiales), el área
mercadotecnia (es decir, la de marketing, el área de finanzas (que
administra los recursos financieros), el área de personal (que
administra los recursos humanos), etc. Este crecimiento horizontal se
da cuando se producen a un mismo nivel de los ya establecidos.
B. Estructura Vertical:
Están los diferentes niveles de autoridad o escalones jerárquicos: en
el nivel más elevado, la dirección, después la gerencia, la jefatura, los
supervisores y los diversos funcionarios. Va creciendo cuando se van
creando nuevos niveles jerárquicos.
6. TIPOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS.
6.1. Estructura organizacional lineal:
Es el tipo de estructura más sencillo y antiguo que existe. La cadena
de mando es muy clara y es difícil que alguien se la salte. Las
decisiones se pueden tomar rápidamente, dado que solo tienen que
consultarse con el inmediato superior. Sin embargo este tipo de
estructuras tiene inconvenientes importantes.
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6.2. Estructura organizacional lineal y staff:
Esta estructura combina la rapidez en la toma de decisiones que es
propia de la estructura lineal, y la rapidez de comunicación directa con
los conocimientos expertos de los especialistas de los departamentos
staff que son necesarios para dirigir numerosas actividades de muy
diversa índole.
6.3. Estructura organizacional en comité:
Es aquella en la cual la autoridad y la responsabilidad son compartidas
conjuntamente por un grupo de personas en lugar de asumirlas una
sola. En la estructura en comité, para tomar una decisión, el grupo se
reúne, se intercambian opiniones, se discute y se llega a la elección
final. Normalmente se utiliza conjuntamente con la estructura en línea
y staff, y solo para la toma de algunas decisiones en concreto.
6.4. Estructura organizacional matricial:
Esta estructura parte de un nuevo enfoque al que han ido sumándose
un número creciente de empresas, para ajustar sus estructuras a las
necesidades que imponen los cambios del entorno, especialmente en
las áreas de investigación y desarrollo y de nuevos productos.
7. ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.
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7.1. Autoridad: Derechos y deberes inherentes a una posición de jefe para
dar órdenes y esperar que sean obedecidas.
7.2. Especialización: Grado en que las tareas en la organización se
subdividen en puestos separados.
7.3. Departamentalización: Identificación y clasificación de las
actividades para cumplir los objetivos de la organización, asignando
las actividades a administradores con autoridad para supervisarla.
7.4. Cadena de mando: Es la línea de toma de decisiones.
7.5. Tramo de control: Es la respuesta a: ¿Cuántos subordinados tiene
un jefe? Puede ser grande o breve.
7.6. Centralización: Hablamos de Centralización o Descentralización
cuando vemos si la toma de decisiones se concentra o se reparte.
II. ÓRGANOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Está constituida por los distintos órganos y unidades administrativas que se han
establecido en la organización, constituye el “cuerpo Óseo” de la empresa y
deben establecerse de acuerdo a las necesidades, tamaño, giro, u
otra característica especial de la organización; para su establecimiento hay
principios esenciales que se deben tener en consideración:
a. Determinación del trabajo que debe realizar para alcanzar los objetivos.
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b. Delegación de autoridad y responsabilidad para evitar la excesiva
centralización de mando.
c. Niveles jerárquicos.
d. Nivel de coordinación.
e. Comunicación entre los diferentes puestos o cargos dentro de cada
unidad administrativa, para facilitar el trabajo en equipo y hacerlo más
rentable.
f. Control del recurso humano, Etc.
Generalmente para la elaboración de las estructuras empresariales, se tiene en
cuenta las unidades administrativas y los órganos, siendo estos los siguientes:
Órganos de Alta Dirección.
Órganos de Dirección.
Órganos de línea.
Órganos de Asesoría.
Órganos de consultaría.
Órganos de control.
Órganos de apoyo.
Órganos Descentralizados.
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Los procesos
Conjunto de procedimientos que debe realizarse para ejecutar las
operaciones y/o actividades de la empresa; para la producción de bienes
debe seguirse un proceso, para la venta de igual manera, para las
compras, etc.
La infraestructura física
Esta referido a las áreas y/o ambientes físicos donde la empresa deba de
funcionar.
1. PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN.
Los principios de una organización, deben reflejar las características propias
de cada empresa y estar en concordancia con los objetivos, políticas y
estrategias de la misma
Sin embargo algunos principios son de aplicación general y sirven de punto
de partida para el análisis de una organización específica, Estos son:
a. Principio de la División del trabajo: se refiere a descomponer
una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las personas
sean responsables de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas
en general.
b. Principio del Objetivo: Toda organización y sus componentes deben
orientarse a alcanzar determinados objetivos y metas preestablecidas.
c. Principio de Coordinación: En toda organización debe haber unidad de
criterio, y por ende, unidad de esfuerzo.
d. Principio de Autoridad-Responsabilidad: En toda organización debe
existir una clara línea de autoridad, que se extienda hacia cada
uno de los escalones subordinados, y cada trabajador debe ser
responsable del cumplimiento de las funciones asignadas.
e. Principio de Racionalidad: La organización debe mejorar, pero teniendo
en cuenta el empleo racional de los recursos disponibles.
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f. Principio de la Participación: La organización debe garantizar en su
estructura interna, las formas y mecanismos pertinentes para desarrollar
la participación de sus trabajadores.
g. Principio de Flexibilidad: Para que alcance sus objetivos y metas, frente
a situaciones cambiantes.
2. PROPÓSITOS DE LA ORGANIZACIÓN.
Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa
lo más eficientemente y con un mínimo esfuerzo.
Eliminar duplicidad de trabajo.
Establecer canales de comunicación.
Representar la estructura oficial de la empresa.
3. PROCESO DE ORGANIZACIÓN.
3.1. PASOS BÁSICOS PARA ORGANIZAR.
Dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en
forma lógica y cómoda, por personas o grupos. Esto se conoce como la
división del trabajo.
Combinar las tareas en forma lógica y eficiente, la agrupación
de empleados y tareas se suele conocer como la departa mentalización.
Especificar quien depende de quién en la organización, esta vinculación
de los departamentos produce una jerarquía de la organización.
Establecer mecanismos para integrar las actividades de los
departamentos en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha
integración. Este proceso se conoce con el nombre de coordinación.
División del trabajo: se refiere a descomponer una tarea compleja
en sus componentes, de tal manera que las personas sean
responsables de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en
general. Todas las tareas de la organización desde la producción hasta la
administración se pueden subdividir.
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La división del trabajo crea tareas simplificadas que se pueden aprender a
realizar con relativa velocidad por consiguiente comenta la
especialización, pues cada persona se convierte en experta en cierto trabajo.
Además como crea una serie de trabajo, las personas pueden elegir puestos,
o puedan ser asignadas a aquellas, que se ciñan a sus talentos e intereses.
Departamentalización: se refiere agrupar en departamentos aquellas
actividades de trabajo que son similares o tiene una relación lógica,
para ello se labora un organigrama donde mediante cuadros se
representan los diferentes departamentos que integran la organización. Por
ejemplo los colaboradores se pueden agrupar en departamentos de
compras, departamento de producción, etc.
La Departamentalización es el resultado de las decisiones que toman los
gerentes en cuanto a las actividades laborales una vez que han sido dividida
las tareas se pueden relacionar en grupos "parecidos" como pueden suponer
existen muchas variedades de trabajos y departamentos en las
organizaciones y los trabajos y departamentos de una organización serán
deferentes a las de otras.
Jerarquía: desde los primeros días de la industrialización los gerentes se
preocupan por la cantidad de personas y departamentos que podrían manejar
con eficacia, este interrogante pertenece al tramo de control administrativo
(con frecuencia llamado tramo de control o tramo administrativo) cuando se
ha dividido el trabajo, creados departamentos y elegido el tramo de control
los gerentes pueden seleccionar una cadena de mando; es decir, un plan que
especifique quien depende de quién.
Estas líneas de dependencia son características fundamentales de cualquier
organigrama para representar la jerarquía que es plan que específica quien
controla a quien en una organización.
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Coordinación: consiste en integrar las actividades de departamentos
interdependientes a efecto de perseguir las metas de organización con
eficiencia, sin coordinación los miembros de la organización perderían de
vista sus papeles dentro de la misma y enfrentarían la tentación de
perseguir los intereses de los departamentos, a espesa de las metas de la
organización. Un grado importante de organización con toda posibilidad
beneficiara un trabajo que no es rutinario ni pronosticable, un trabajo
en el cual los factores del ambiente están cambiando y existe mucha
interdependencia.
3.2. ASPECTOS FUNDAMENTALES DEL PROCESO DE ORGANIZACIÓN.
Entre los aspectos fundamentales de la organización tenemos:
Subdividir el trabajo, la autoridad y responsabilidad entre los
trabajadores;
Establecer claramente los deberes de cada empleado;
Establecer las áreas de autoridad y responsabilidad;
Proporcionar a los empleados todos los recursos necesarios para que
desempeñen su trabajo.
3.3. PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN.
Fijación del objetivo general
Determinación de las actividades o áreas
Establecimiento de las unidades administrativas
Elaboración de la estructura orgánica
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Estructuración del organigrama
Fijación de las funciones y responsabilidades
Elaboración del cuadro de cargos
Asignación de personal.
3.4. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN
La organización promueve la colaboración y negociación entre los
individuos en un grupo y mejora así la efectividad y la eficiencia
de las comunicaciones en la empresa. Al mismo tiempo, la función
organizadora crea áreas definidas de autoridad y responsabilidad
en una empresa, mejorando así el desarrollo de todas las
actividades que se necesitan para alcanzar los objetivos y metas
propuestas.
De una u otra manera la mayoría de las personas han sido miembros
de una "organización" equipos, clases, grupos sociales, culturales,
etc. En resumen podemos sintetizar la importancia de la organización
en:
Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos).
Es un medio que establece la mejor manera de alcanzar los objetivos.
Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las
actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos.
Evita lentitud e ineficiencia.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar
funciones y responsabilidades.
4. ESTATUTO
Es el primer documento normativo administrativo, el mismo que da origen a
su constitución y funcionamiento legal de la empresa: Contiene las normas
básicas, en cuanto a su constitución, organización asociativa y empresarial
así como el sistema de gestión.
El Estatuto debe estar registrado en los Registros Públicos mediante
una escritura pública, extendida por un Notario.
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CONTENIDO
Capítulo l. Antecedentes y Constitución
Capitulo II. De la Naturaleza: Denominación, Objeto, Responsabilidad.
Duración y Domicilio.
Capítulo III. Régimen Económico. Capital Social, Situación de los aportes
y/o acciones.
Capítulo IV. Régimen Administrativo. De los órganos de la empresa.
Capítulo V. Del Balance y Distribución de Utilidades.
Capítulo VI. De la Liquidación y Disolución de la Empresa.
Capitulo VIl. Disposiciones Transitorias.
5. REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES.
Es un documento técnico organizativo, que tiene como finalidad dar
formalidad legal a la estructura, tanto de la parte asociativa como empresarial
y, de esta manera facilitar el entendimiento del rol de la empresa y la
responsabilidad de quienes la conducen y de quienes ejecutan tareas. Este
reglamento se deriva delos estatutos y está en función del tipo de actividades
de la empresa y de la forma en que ésta desarrolla su actividad
6. EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES.
Los Manuales de Organización y Funciones son documentos operativos
que detallan la estructura, funciones, relaciones de coordinación y
tareas de las diferentes unidades orgánicas de una institución, en
estrecha relación con el Reglamento de Organización y Funciones; Así
mismo establece los cargos y requisitos para ocuparlos por las personas
dentro de la estructura orgánica.
OBJETIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES.
a. Indicar las funciones básicas de cada unidad orgánica, delimitando
la naturaleza y amplitud del trabajo.
b. Determinar la ubicación y las tareas específicas que cumplirán los cargos,
dentro de la institución.
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c. Precisa las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas
dela dependencia.
d. Proporciona información a los funcionarios y trabajadores sobre
sus funciones, ubicación dentro de la estructura general de la empresa, de
las interrelaciones formales y funcionales (de autoridad, responsabilidad y
de coordinación).
e. Sirve como instrumento básico para la racionalización de los
procedimientos administrativos, en concordancia con la Ley de
Simplificación Administrativa.
7. ESQUEMA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES.
TITULO I
GENERALIDADES.
1. FINALIDAD DEL MANUAL: Especificar lo que se pretende lograr a través
de la aplicación de las normas que contiene el Manual.
2. BASE LEGAL: Señalar las normas legales que aprueban los documentos
de organización y gestión.
3. ALCANCE: Determinar el ámbito sobre el cual tiene jurisdicción orgánica
el Manual.
4. APROBACIÓN: Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que
aprueba y pone en vigencia el Manual.
TITULO II
DEL DISEÑO ORGÁNICO.
i. FUNCIONES GENERALES DEL ÓRGANO.
Describir las funciones generales que le compete desarrollar al órgano, como
parte integrante de la organización institucional.
ii. ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ÓRGANO.
Señalar la distribución de las unidades orgánicas que comprende la
institución, en orden decreciente, desde el más alto nivel de decisión hasta el
último escalón organizativo:
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De Alta Dirección
De Dirección
De consulta
De Línea
De Apoyo
De Asesoría,
De Control, y
De descentralización
iii. RELACIÓN JERÁRQUICA DE UNIDADES ORGÁNICAS.
Precisar niveles de Autoridad, Grados de Responsabilidad y de
Líneas de Coordinación.
iv. ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIÓN.
Establecer el diseño gráfico de la estructura orgánica de la empresa.
v. CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE CARGOS POR ÓRGANOS.
Consignar la relación de cargos, precisando su nomenclatura,
estructural y clasificada.
TITULO III
DEL MANUALFUNCIONES GENERALES DEL ÓRGANO.
Describir las funciones generales del órgano
i. FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LOS CARGOS.
Determinar las funciones específicas de los cargos, observando
el siguiente esquema:
Denominación del cargo
Naturaleza del cargo (función resumen)
Funciones específicas del cargo
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Línea de dependencia de los cargo
Grado de responsabilidad
Canales de coordinación
Requisitos mínimos de los cargos
Conocimiento y/o Instrucción,
Experiencia laboral
Cualidades
ii. FUNCIONES DE LOS LÍDERES DE ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL.
Gerente General
Está facultado para tomar decisiones de la empresa, referente a
contratos, costos, aspectos financieros y el funcionamiento general de la
empresa en proyección al futuro. Particularmente se encarga de:
Representar legalmente a la organización.
El cumplimiento de la legislación, estatutos y acuerdos tomados.
Regularización de las existencias de bienes consignados en los
inventarios.
Tomar decisiones inmediatas en la función administrativa de la
empresa.
Firmar y autorizar pagar a los trabajadores cuando el caso lo requiera.
Reunirse mensualmente con los directivos
Jefe del Área de Contabilidad
Tiene como primordial misión elaborar los costos diarios de la producción
y la mano de obra directa.
El jefe de contabilidad se encarga de:
Planificar, organizar, dirigir y controlar el buen funcionamiento del
sistema de contabilidad.
Preparar los datos necesarios para la planificación y control de la
empresa.
Liquidar y registrar los sueldos y salarios, descuentos, retenciones y
ajustes; de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
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Jefe del Área de Producción
Es el responsable directo de la producción, teniendo a su cargo el área de
control de calidad.
Específicamente, el jefe de producción tiene como tarea:
Controlar la programación de las actividades productivas.
Reducir el costo de la producción al mínimo posible.
Efectuar y fomentar relaciones óptimas.
Jefe del Área de Ventas
Se encarga de establecer la política de comercialización del
producto final (al contado o al crédito), las zonas donde entrará el
producto, en qué porcentajes de la producción final.
Además de estas funciones, el jefe de ventas tiene como objetivos:
La rápida recuperación de crédito (si existiera), y
mantenimiento de la liquidez necesaria para el proceso productivo.
Capacitar a los vendedores y orientarlos en seguridad, rotación del
producto y cobro inmediato.
Jefe del Área de Compras
Se encarga de comprar lo necesario según la demanda del producto y
requerimientos de producción Al mismo tiempo, el Jefe de Compras tiene
como labores fundamentales:
Asegurar la rapidez en la entrega, calidad del producto y seguridad en
el transporte.
Identificación de proveedores específicos, de tal manera que
sean convertidos en clientes seguros y obtener beneficios futuros,
como descuentos, abastecimiento oportuno, etc.
Realizar compras al por mayor y menor en un plazo no mayor de 30
días ni menor de 15, según las necesidades de la empresa.
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8. NIVELES JERÁRQUICOS DE LA EMPRESA.
Son la dependencia y relación que tienen las personas dentro de la empresa.
8.1. Nivel directivo.
Las funciones principales son; legislar políticas, crear y normas
procedimientos que debe seguir la organización. Así como también
realizar reglamentos, decretar resoluciones que permitan el mejor
desenvolvimiento administrativo y operacional de la empresa. Este
organismo constituye el primer Nivel jerárquico de la empresa, formado
principalmente por la Junta General de Accionistas.
8.2. Nivel ejecutivo.
Es el segundo al mando de la organización, es el responsable del manejo
de la organización, su función consistente en hacer cumplir las políticas,
normas, reglamentos, leyes y procedimientos que disponga el nivel
directivo. Así como también planificar, dirigir, organizar, orientar y controlar
las tareas administrativas de la empresa. Este nivel, se encarga de
manejar Planes, Programas, Métodos y otras técnicas administrativas
de alto nivel, en coordinación con el nivel operativo y auxiliares, para su
ejecución. Velara el cumplimiento de las leyes y reglamento obligatorios y
necesarios para el funcionamiento de la organización.
El nivel ejecutivo o directivo es unipersonal, cuando exista un Director o
Gerente.
8.3. Nivel asesor.
No tiene autoridad en mando, únicamente aconseja, informa, prepara
proyectos en materia jurídica, económica, financiera, contable, industrial y
demás áreas que tenga que ver con la empresa.
8.4. Nivel auxiliar o de apoyo.
Apoya a los otros niveles administrativos, en la
prestación de servicios, en forma oportuna y eficiente.
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8.5. Nivel operativo.
Constituye el nivel más importante de la empresa y es el responsable
directo de la ejecución de las actividades básicas de la empresa, siendo
el pilar de la producción y comercialización.
Tiene el segundo grado de autoridad y es responsable del cumplimiento de
las actividades encomendadas a la unidad, bajo su mando puede delegar
autoridad, más no responsabilidad.
8.6. Coordinaciones.
Tiene autoridad solo hacia sus dependientes y asesora, puede delegar
autoridad, más no responsabilidad. Consiste en integrar las actividades de
departamentos independientes para perseguir las metas de la organización
con eficacia. El grado de coordinación dependerá de la naturaleza de las
tareas realizadas y del grado de interdependencia que existe entre las
personas de las diversas unidades.
Cuando el intercambio de información es menos importante, el trabajo se
puede efectuar con mayor eficiencia, con menos interacción entre
departamentos o secciones.
Un grado importante de coordinación con toda probabilidad beneficiará un
trabajo que no es rutinario ni pronosticable.
8.7. Puestos operativos.
Es la parte fundamental en la producción o realización de tareas primarias
y/o. No tiene autoridad ni delega responsabilidad.
Nota: Es importante que esto tenga relacionó en el Manual de Funciones de cada
puesto de los colaboradores.
Manual de funciones.
Es un libro de intrusiones para el personal de una organización que
describe vinculación, responsabilidad y actividades a desarrollar en un
puesto o área específica para cada integrante de la organización.
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9. ORGANIGRAMA.
Se define como una organización gráfica de la estructura de una empresa
u organización en donde se describe los departamentos y las relaciones
jerárquicas, las interrelaciones, obligaciones y autoridad para visualizar la
agrupación detallada dentro de ella.
Además el organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite
obtener una idea uniforme y sintética de la estructura formal de una
organización:
Desempeña un papel informativo.
Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la
relación entre ellos.
Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:
Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
Debe contener únicamente los elementos indispensables.
9.1. TIPOS DE ORGANIGRAMA.
Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba abajo.
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Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.
Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.
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Circular: La autoridad máxima está en el centro, y alrededor de ella se
forman círculos concéntricos donde figuran las autoridades en niveles
decrecientes.
Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanto mayor es
la sangría, menor es la autoridad de ese cargo.
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Tabular: Es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva líneas
que unen los mandos de autoridad.
Es importante tener en cuenta que ningún organigrama puede ser fijo o
invariable. Es decir, un organigrama es una especie de fotografía de la
estructura de una organización en un momento determinado.
9.2. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS ORGANIGRAMAS.
Ventajas.
El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las
que sobresalen las siguientes:
Conocimiento profundo de la estructura de dicha entidad .Por cuanto
la toma de datos para su elaboración obliga a una investigación
meticulosa.
Obliga a sus autores a aclarar sus ideas.
Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones
de trabajo en la compañía, y sus puntos fuertes o débiles.
Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y
medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo
de la compañía.
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Son apropiados para lograr que los principios de la
organización operen.
Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se
integran a las organizaciones.
Posibilidad de revisiones de los puestos de trabajo.
Estudio de anomalías existentes según los principios generales
de organización.
Posibilidad de trazar un plan de corrección de esas anomalías en
una visión de conjunto de toda organización empresarial.
Desventajas de los organigramas.
No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los
organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales
defectos que son:
Ellos muestran solamente las relaciones formales
de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales
significativas y las relaciones de información.
No señala el grado de autoridad que dispone a distintos niveles,
aunque sería posible construirlos en líneas de diferentes
intensidades para indicar diferentes grados de autoridad. Esta en
realidad ni se puede someter a esta forma de medición.
Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como
era, más bien no como es en realidad.
Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la
organización es dinámica y permiten que los organogramas se
vuelvan obsoletos.
Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de
autoridad con el status.
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9.3. Representación General de un organigrama.
9.4. IMPORTANCIA Y USOS.
Los organigramas tienen una gran importancia pues dan a conocer el sitio
o lugar que le corresponde a cada persona dentro de la organización; por
esta razón toda empresa por grande o pequeña que sea requiere de
organigramas, a fin de que los Directivos y los trabajadores en general
sepan la posición que ocupan y la relación que tienen con el resto de la
estructura.
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Los organigramas son usados también como elementos de comunicación
y análisis. En la comunicación se utilizan para:
Representar las diferentes unidades que constituyen la compañía con
sus respectivos niveles jerárquicos.
Informar la posición relativa que ocupan los miembros de la
organización.
Proveer un cuadro global de la estructura empresarial.
Facilitar a los nuevos empleados el contacto con la estructura misma.
Facilitar la comprensión de futuras posiciones para ascensos y
promociones.
Informar a terceros de cómo se encuentra estructurada la empresa.
Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:
Los cargos existentes en la compañía.
Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
Como la autoridad se le asigna a los mismos.
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CONCLUSIONES
Toda empresa necesita establecer adecuadamente su estructura
organizacional y darla a conocer a sus empleados, lo cual le dará sentido
de ubicación y pertenencia, además, si las actividades son descritas en
los análisis de puestos, los empleados conocerán las actividades que se
espera realizar, esto facilitara su desempeño y evitara la duplicidad de
trabajo.
También existe la posibilidad de replantear la estructura de la
organización, si esta última no está alineada con los objetivos que se
desean lograr, por lo que puede plantearse una reestructura
organizacional, adecuándola a los resultados que se desean obtener y
que beneficien al desarrollo de la organización.
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LINKOGRAFÍA
http://nivelesdelaempresa.blogspot.pe/.
http://www.gestiopolis.com/estructura-organizacional-tipos-organizacion-
organigramas/.
http://www.gestiopolis.com/la-estructura-organizacional/
https://es.wikipedia.org/wiki/Estructura_organizacional
http://www.enciclopediafinanciera.com/organizaciondeempresas/estructur
a-organizacional.htm
https://es.wikipedia.org/wiki/Organigrama
http://www.monografias.com/trabajos11/organig/organig.shtml
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ANEXOS
Estructura Organizacional
Unidades Administrativas
Niveles Jerárquicos