Es un profesional de las comunicaciones que crea, organiza, y produce, congresos, exposiciones, ferias, o festivales.

Debe tener amplio criterio y sentido común para manejar diversas situaciones. Debe tener habilidad para el manejo de personal, una mente innovadora y creativa para tomar decisiones, suministrar ideas productivas y tener capacidad coordinadora.

Debe ser metódico, pragmático, detallista, flexible, organizado, tener sentido del humor, conocimientos de administración e informática, buena reputación y presentación. En lo posible manejo de otro idioma.

Tener capacidad de mando y poder de coordinación.

Ser creativo, innovar en cada evento.

Ser exigente y selectivo en los servicios que va a tercerizar y representar ante la empresa contratante.

Ser original, impulsar un sello propio.

Como comunicador debe saber oir, para conocer bien a sus clientes y proveedores, como hablar, para ser un buen interlocutor.

Demostrar eficiencia y responsabilidad.

Ser exigente consigo mismo, perfeccionándose con prácticas y cursos.

Ser autocrítico.

Relacionarse con empresas, particulares, otros organizadores y asociaciones afines que permitan posicionarlo y darlo a conocer mejor en el mercado de eventos.

Para que el evento evolucione correctamente, es necesario tener en cuenta todos los aspectos para tener un mejor control sobre el desarrollo del acto, coordinar mejor las tareas y realizar un mejor seguimiento al Proyecto.

Planificación.

Primero se define el objetivo del evento, con qué medios se cuenta, audiencia prevista (asistentes, público en general, etc.) y que objetivo se desea transmitir a los asistentes.

Se debe establecer un calendario, asignar

recursos, hacer todas las especificaciones

necesarias para llevar a cabo el acto y definir con

claridad todos los objetivos.

Gestión

Se realizan las actividades

previas al evento, Pre-

evento.

Se organizan equipos de

trabajo, se asignan tareas,

se establecen vías de

comunicación entre los

equipos y con personas y

equipos del exterior, se

define la imagen al

completo del acto.

Operación

Se pone en marcha todo

aquello que se ha

planificado (fase 1) y

que se ha producido

(fase 2). Cada punto

debe llevarse a cabo tal

y como se ha

planificado, ajustándose

al calendario previsto.

También es bueno

contar con planes

alternativos para

situaciones imprevistas.

En actos o eventos importantes,

es muy importante hacer un

ensayo general, para que todo

discurra con normalidad llegado

el día. Sería un paso intermedio

entre la fase de producción y la

de explotación.

Sus funciones Principales son:

Recibir al cliente,

escucharlo, acordar

aspectos generales del

Evento. Coordinar y

ejecutar visitas guiadas

Establecer enlaces entre

personas que pueden ser

autoridad es, clientes o

proveedores.

Definir programas

para realizar eventos,

según solicitud del

cliente. Hacer

informes o Listas de

Chequeo

Reservar lugares e

Instalaciones,

contratar servicios,

gestionar

alojamientos,

traducciones, sonido,

regalos corporativos,

servicio de restaurante

y festejo.

Fungir como

maestro de

Ceremonias,

guía o edecán.

Solucionar

Problemas de

Logística

Coordinar las funciones

que realiza el resto del

equipo a su cargo.

Atender la Distribución de los

Espacios, en lo que se refiere a:

decoración y mobiliario, sonido e

iluminación, área de fotografía,

contratar animación.

Realizar Invitaciones,

confirmar asistentes,

seleccionar conferencistas,

ponentes, entre otros

1. Ser recibido y atendido, con un trato cordial y entusiasta

2. Que se le escuchen con atención sus necesidades

3. Recibir propuestas de servicios que satisfagan sus requerimientos

4. Ampliar su visión del servicio con otras alternativas

5. Información escrita sobre los detalles del servicio o producto, presupuestos a su medida

6. Asesoría, Recursos Humanos, suministros, servicio Técnico e Instalaciones

7. Excelente desarrollo del Evento, observando que se cumplan con las metas y los objetivos Propuestos

8. Identificar el correcto empleo del capital y las inversiones en el evento