DIALOGOS CON GRUPOS DE INTERÉS

2013

Como parte del Modelo de Responsabilidad

Global, y como parte de nuestros planes de

relacionamiento,EEB realiza anualmente diálogos

con sus grupos de interés prioritarios.

En el ejercicio 2013 se obtuvieron los resultados

que se muestran a continuación.

Diálogos Grupos de Interés 2013

Proveedores

Con base en la calificación EEB que entre realiza para sus proveedores, se llevó a cabo 3 sesiones de diálogo dividido en: Proveedores Críticos, Proveedores Estratégicos y Mipymes. Esto permitió identificar posiciones y expectativas en función de la realidad de cada tipo de proveedor, sus necesidades particulares y el tipo de relación que sostienen con EEB.

• Fecha: 3 de diciembre de 2013

• Duración: 3 horas por sesión

• Método: Taller

Temas relevantes para Proveedores

Los temas relevantes fueron:

• Entendimiento del concepto y estrategia de sostenibilidad del proveedor

• Transparencia en la contratación de proveedores

• Implementación de mecanismos para dar a entender la información necesaria de forma oportuna en relación con los requerimientos de la empresa y el alcance de dicha información.

• Existencia e implementación prácticas de transparencia, ética y buen gobierno

• Relacionamiento adecuado con los grupos de interés

• Monitoreo de la calidad del servicio prestado por parte de los proveedores a EEB.

• Implementación de prácticas de compras responsables

Temas Positivos / Oportunidades

Positivos:

• Información clara sobre los requerimientos para contratar• Aplicación de prácticas de transparencia y buen gobierno.

Oportunidades

• Retroalimentación sobre la evaluación del proveedor con el fin de tomar correctivas. • Mejorar tiempos de respuesta en procesos de realización de contratos y pagos.

Clientes

En EEB entendemos que el grupo de interés “Clientes” está conformado por entidades que forman parte de la cadena de valor: generadores, distribuidores, entidades de administración del sistema y organizaciones gremiales.

Para este grupo de interés se definió instancia para el diálogo realizar entrevistas en los que se revisan conjuntamente temas relevantes.

• Entrevistas realizadas en diciembre de 2013.

• Duración: 30 minutos por entrevista.

• Método: Entrevista presencial.

Temas relevantes para Clientes

Los temas relevantes fueron:

• Existencia y aplicación de un sistema de gestión de riesgos que incluya aspectos sociales, ambientales, éticos, de gobierno corporativo, gestión de emergencias y contingencias.

• Existencia y aplicación de una política y un sistema de gestión ambiental aplicable a proveedores y contratistas .

• Existencia y aplicación de unas políticas o directrices formales alrededor del comportamiento ético de los funcionarios de EEB y otros miembros de su cadena de valor (proveedores, representantes del ente regulador, distribuidores, generadores, entre otros.

• Gestión para prevenir y tratar incidentes relacionados con corrupción; canales para denuncias y gestión de las mismas.

• Existencia y aplicación de una estrategia de gestión de la relación con los clientes incluyendo sistemas de interacción permanentes para soporte operativo y administración de dudas, quejas y expectativas.

Aspectos positivos / Oportunidades

Aspectos Positivos: • Los canales de interacción son adecuados. • Actúan y operan bien. • Tienen negocios bien desarrollados en Colombia y en el Exterior. Aspectos por Mejorar: • Mejorar divulgación de prácticas y la formulación de aportes.

Representantes del sector Ambiental

El Grupo Energía de Bogotá declara su compromiso con la sostenibilidad ambiental mediante el respeto y la protección ambiental, para lo cual planea, construye y mantiene su infraestructura administrativa y operativa en armonía con el medio ambiente, y promueve iniciativas y actividades que contribuyen al desarrollo sostenible.

Los representantes del grupo de interés convocados son autoridades ambientales, organizaciones ambientales y miembros de la academia. Como mecanismo de relacionamiento se definió una reunión presencial.

• Fecha: 16 de diciembre de 2013

• Duración: 2 horas

• Asistencia: La sesión contó con la asistencia de 11 representantes del grupo de interés, 8 de ellos de autoridades ambientales, 1 de gremios, 1 de organizaciones ambientales y 1 de la academia.

• Método: Taller y encuesta.

Los temas relevantes fueron:

• Inversión Social.• Inclusión de aspectos Ambientales, Sociales y Económicos en el sistema de gestión de riesgos.• Trabajo conjunto con las autoridades ambientales que permitan fortalecer su gestión en las zonas de

influencia. Contribución en el desarrollo de capacidades. • Integración y apadrinamiento de iniciativas sostenidas por las autoridades ambientales en las zonas de

operación, donde se tengan en cuenta los instrumentos de planificación ambiental. • Iniciativas de la compañía para apoyar la investigación y desarrollo en materia ambiental.• Prevención y mitigación de riesgos hídricos.

Aspectos relevantes para Representantes del sector Ambiental

Aspectos Positivos:

• Disposición por parte de la EEB para acercarse a las autoridades ambientales. • La EEB son muy diligentes para el cumplimiento de sus obligaciones ambientales. • La EEB es una empresa receptiva, para incluir dentro de la cadena de valor las sugerencias a los grupos de

interés.

Aspectos por Mejorar:

• Fortalecer cooperación en términos ambientales con el distrito. • Apadrinamiento a empresas más pequeñas. Para fortalecerlos en temas socio-ambientales.

Aspectos positivos / Oportunidades

Colaboradores

La empresa tiene el compromiso de estimular la satisfacción de sus colaboradores mediante un entorno de trabajo sano, donde el desarrollo humano, el respeto, la confianza y el liderazgo faciliten la construcción de escenarios participativos.

Los asistentes a la sesión fueron enviados por las áreas como representantes de las mismas, elegidos por cada área previamente para que pudieran recoger las expectativas de sus compañeros y transmitirlas durante la sesión.

• Fecha: 11 de diciembre de 2013

• Duración: 3 horas

• Método: Reunión presencial con representantes de cada una de las áreas

• Asistencia: La sesión contó con la asistencia de 24 colaboradores, 14 hombres y 10 mujeres, representando la totalidad de áreas de la empresa.

Temas relevantes para Colaboradores

Los temas relevantes fueron:

• Igualdad de Oportunidades, Diversidad y No Discriminación.• Programas de Bienestar para Colaboradores. • Plan de Capacitación para Colaboradores. • Gestión de Incidentes Relacionados con Corrupción y Canales de Denuncias. • Directrices Formales alrededor del Comportamiento Ético.• Programa de Desarrollo de Colaboradores vinculado a Objetivos Corporativos e intereses de los

Trabajadores.• Canales de Comunicación Pertinentes con los Grupos de Interés.• Evaluaciones de Desempeño para la Retroalimentación a Colaboradores.• Gestión para la prevención de situaciones de riesgo en Seguridad y Salud Ocupacional.• Medición y Gestión para el Mejoramiento del Clima Laboral.

Aspectos Positivos / Oportunidades Colaboradores

Aspectos Positivos:

• Balance vida - trabajo. • Buenas iniciativas en beneficios que ofrece la empresa. • Reconocimiento del interés de la compañía por escuchar colaboradores y hacer cosas.

Oportunidades:

• Compensación variable vinculada a crecimiento de utilidades de la empresa. • Fortalecer los procesos de inducción y reconocimiento de las personas nuevas en el proceso. • Plan de promoción visto como grupo: transferencias entre las empresas del grupo.

Accionistas

La evaluación de temas importantes para el grupo de interés Accionistas se llevó a cabo por medio encuestas aplicadas a los accionistas.

• Método: Encuesta

• Asistencia: 6 encuestas realizadas a los accionistas, con lo que se logró una representatividad de más del 80% de las acciones de la empresa.

Temas relevantes para Inversionistas

Los temas relevantes fueron:

• Existencia y aplicación de una estrategia frente a los impactos de la Empresa en el cambio climático. • Gestión de los procesos de transmisión de energía, controlando las pérdidas y asegurando la prestación

del servicio. • Transporte masivo de electricidad en Bogotá • Reemplazo de Cascos aéreos por subterráneos • Existencia de igualdad de oportunidades, diversidad y no discriminación con colaboradores y en los

procesos de selección de personal. • Respeto por la libertad de asociación e interacción con organizaciones de los trabajadores. • Programas e inversiones sociales alineadas con la estrategia del negocio para la reducción de sus impactos

y el desarrollo de los grupos de interés, especialmente las comunidades.

Medios de comunicación

Con el fin de comunicar información relevante de la gestión de la empresa y conocer expectativas de este grupo de interés, se llevó a cabo un taller liderado por la Presidente de EEB.

• Fecha: 27 de noviembre de 2013

• Duración: 2 horas

• Método: Reunión presencial y encuesta.

• Asistencia: 17 periodistas /17 medios de comunicación.

Temas relevantes para Medios de comunicación

Los temas relevantes fueron:

• Gestión de Emergencias y Contingencias • Política y Sistema de Gestión Ambiental • Prácticas para el respeto de los Derechos Humanos • Eficiencia Energética • Gestión Ética

Aspectos Positivos:

• La empresa es muy receptiva y abierta, en otras empresas no obtiene la misma respuesta. • La relación con los medios de comunicación ha mejorado en comparación con periodos anteriores.

Aspectos por Mejorar:

• Se requiere mayor información sobre cómo van los proyectos y planes de generación de energía. • Fortalecer mecanismos de comunicación como la página y los comunicados de prensa.

Aspectos positivos / Oportunidades

Comunidades

Para el grupo de interés comunidades se realizó una encuesta de temas relevantes y mecanismos de relacionamiento.

• Fecha: 18 al 29 de noviembre de 2013

• Duración: 30 minutos por entrevista.

• Método: Encuesta presencial.

• Asistencia: se realizaron 58 encuestas.

Temas relevantes para Comunidades

Los temas relevantes fueron:

• Existencia y aplicación de unas políticas o directrices formales alrededor del comportamiento ético de los funcionarios de EEB y otros miembros de su cadena de valor (proveedores, representantes del ente regulador, distribuidores, generadores, entre otros. Gestión para prevenir y tratar incidentes relacionados con corrupción; canales para denuncias y gestión de las mismas.

• Existencia de canales de comunicación pertinentes con los grupos de interés de la empresa. • Inclusión de las expectativas y preocupaciones de los grupos de interés en la gestión de asuntos de la

Compañía en materia de sostenibilidad.• Prácticas de promoción y respeto de los Derechos Humanos: - Gestión de riesgos relacionados con

derechos humanos: Identificación, prevención, mitigación, reparación. - Promoción del respeto de los derechos humanos por parte de proveedores y contratistas. - Monitoreo de la gestión de proveedores y contratistas frente al respeto de los derechos humanos. - Respeto de los derechos de las comunidades en las áreas de influencia de EEB. Gestión de tierras y servidumbres teniendo en cuenta este aspecto.

Aspectos Positivos:

• Se siente que han tenido en cuenta a la comunidad en el proceso y desde el principio. • Acercamiento y apertura por parte de los representantes de EEB. • Disposición para el diálogo.

Aspectos por Mejorar:

• Mayor información sobre el proyecto. • Contratación de mano de obra local. • Mejorar las convocatorias a las reuniones.

Aspectos positivos / Oportunidades

Autoridades

Para este grupo de interés se definió como mecanismo el realizar entrevistas en las que se revisen temas relevantes.

• Fecha: 17 de diciembre de 2013

• Duración: 30 minutos.

• Método: Entrevista presencial.

Temas relevantes para Autoridades

Los temas relevantes fueron:

• Existencia y aplicación de un sistema de gestión de riesgos que incluya aspectos sociales, ambientales, éticos, de gobierno corporativo, gestión de emergencias y contingencias.

• Existencia y aplicación de unas políticas o directrices formales alrededor del comportamiento ético de los funcionarios de EEB y otros miembros de su cadena de valor (proveedores, representantes del ente regulador, distribuidores, generadores, entre otros.

• Gestión para prevenir y tratar incidentes relacionados con corrupción; canales para denuncias y gestión de las mismas.

• Redes y su papel en el futuro energético, por ejemplo: redes inteligentes

Aspectos Positivos / Negativos para Autoridades

Aspectos Positivos:

• Participación en el CNO que agrega valor. • La empresa cuenta con liderazgo en temas técnicos. • Creciente preocupación por solucionar temas y problemas.

Aspectos por Mejorar:

• Es necesario trabajar sobre la continuidad de la participación de EEB ante autoridades.

Junta directiva

Dada la importancia del grupo de interés, se realizó para la vigencia de 2013 una autoevaluación de la junta directiva. Este fue realizado a través de encuestas donde se mide el desempeño individual, participación colectiva, temas tratados en junta y preguntas abiertas.

• Fecha: 10 al 30 de Febrero de 2014.

• Método: Autoevaluación.

• Asistencia: 10 miembros de la Junta Directiva.

Hallazgos: principales temas de interés

La siguiente tabla representa los temas relevantes para los diferentes grupos de interés.