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8/6/2019 Procedimiento Elaboracion de Documentos v.3
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PROCEDIMIENTOELABORACIN DE DOCUMENTOS
Documento No Versin PaginasGC-PR-001 3 Pgina 1 de 5
CONTENIDO.
1. CONTROL DE FIRMAS .............. .............. .............. .............. ............... .............. .............. .............. ............ ..... ..... ...1COORD. GESTIN DE CALIDAD .............. .............. .............. ............... .............. .............. .............. ........ ..... ..... ......1
ANA URIBE .............. .............. .............. .............. ............... .............. .............. .............. .............. .............. ....... ..... ..... .....2
2. OBJETIVO ............... .............. .............. .............. .............. .............. ............... .............. .............. .............. .......... ..... ....2
3. ALCANCE ............. .............. .............. .............. .............. ............... .............. .............. .............. .............. .............. ..... ...2
4. RESPONSABILIDADES ............. .............. .............. .............. .............. .............. ............... .............. ......... ..... ...... ......2
5. DEFINICIONES ............ ............... .............. .............. .............. .............. .............. ............... .............. ......... ..... ...... ......2
6. DIAGRAMA DE FLUJO .............. .............. .............. .............. ............... .............. .............. .............. ............ ..... ..... ...3
7. ACTIVIDADES ............. .............. .............. ............... .............. .............. .............. .............. ............... .............. ............ .3
8. REQUISITOS QUE SE DEBEN CUMPLIR .........................................................................................................5
9. RECURSOS UTILIZADOS .....................................................................................................................................5
10. MONITOREO .........................................................................................................................................................5
11. REGISTROS .............. .............. .............. ............... .............. .............. .............. .............. .............. ........... ...... ...... ......5
12. CONTROL DE CAMBIOS .............. .............. .............. .............. ............... .............. .............. .............. .............. ......5
1. CONTROL DE FIRMAS
EMITIDO:Ana Uribe
REVISADO:Alexander Quiroga
APROBADO:Antonio Saavedra
Coord. Gestin deCalidad
Representante de laGerencia
Gerente General
FECHA: 27 diciembre 07 FECHA: 14 enero 08 FECHA: 30 enero 08
COPIA CONTROLADA - La Versin vigente de este documento se encuentra en la Intranet, siest revisando una versin impresa o ubicada en otro sitio electrnico, verifique que corresponde a laversin vigente, de lo contrario, podra estar utilizando un documento obsoleto!
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PROCEDIMIENTOELABORACIN DE DOCUMENTOS
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FIRMA: ANA URIBE FIRMA: ALEXANDER QUIROGAFIRMA: ANTONIOSAAVEDRA
2. OBJETIVO
Establecer y dar los parmetros necesarios para la elaboracin de los documentos propiosdel Sistema de Gestin de la Calidad y de aquellos que por su importancia incidandirectamente en la calidad del producto o servicio brindado por PRODESEG S.A.
3. ALCANCE
Este procedimiento debe usarse como gua obligatoria en la elaboracin de losprocedimientos documentados identificados por las reas y por los requisitos propios delsistema de Calidad.
4. RESPONSABILIDADES
- Del Representante de la Gerencia. Da las pautas para la correcta aplicacin de este procedimiento, as como de
mantenerlo actualizado y verificar que se cumplan los requerimientos establecidos enel mismo.
- Del Coord. gestin de calidad.
Emite y/o difunde los documentos elaborados, teniendo en cuenta los parmetrosestablecidos.
Elabora los procedimientos de acuerdo a las pautas dadas por el jefe de cada rea. Revisa que los documentos cumplan con los parmetros establecidos en la Norma ISO
9001:2000.
- De los Jefes de rea. Elabora los documentos propios de su rea, ajustndose a los parmetros
establecidos en el presente procedimiento. Informa las modificaciones generadas en los documentos al coord. de calidad y las
reas que le apliquen. Controlan los documentos de origen externo.
- De los Gerentes:
Aprueban los documentos
5. DEFINICIONES
Para la elaboracin, aplicacin y cumplimiento del presente documento se tendrn en cuentalas siguientes definiciones:
- Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestin de Calidad de laCompaa, as como, la declaracin del compromiso Gerencial con relacin a la Calidadbien sea del servicio y/o producto ofrecido por la compaa.
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- Procedimiento: Documento perteneciente a las actividades propias del Sistema deGestin de la Calidad en los que se definen actividades y responsabilidades queinvolucran a ms de una funcin o rea de la organizacin.
- Documentos: Son todos las normas, procedimientos, planes, etc, generados para el
desarrollo del sistema de calidad.
6. DIAGRAMA DE FLUJO
- No Aplica.
7. ACTIVIDADES
Para la elaboracin de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad se deben tenerpresente las siguientes actividades:
7.1. Elaboracin de Documentos. Para la elaboracin de procedimientos se debe
utilizar el formato GC-FO-001. Para el correcto Diligenciamiento se deben seguir lassiguientes pautas:
- Logo de la empresa (1). En este espacio, debe ir obligatoriamente el logo smbolo dePRODESEG, de manera que al imprimir el documento se note claramente.
- Nombre del Procedimiento (2). En este espacio debe ir claramente relacionado elnombre del procedimiento al cual haga referencia el documento (Ej.: ProcedimientoElaboracin de Documentos).
- Documento No (3). En esta casilla se coloca el cdigo del documento de acuerdo a lassiguientes tablas.
Tabla No. 1CODIFICACIN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
CDIGO DEL REA TIPO DE DOCUMENTO CONSECUTIVO POR REA
XX - YY - ZZZ
Tabla No. 2CODIFICACIN DE LAS REAS
AREA INICIALESGERENCIA GENERAL GG
GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA GF
GESTIN DE CALIDAD GC
DEPARTAMENTO INGENIERIA DIVENTAS VE
BODEGA BO
PRODUCCIN PR
ENSAMBLE Y RECARGAS ME
COMPRAS NACIONALES CN
COMPRAS DE IMPORTACION CI
RECURSOS HUMANOS RH
CONTABILIDAD CO
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COSTOS CT
CARTERA CA
SISTEMAS ST
SALUD OCUPACIONAL SO
GESTION AMBIENTAL GA
Tabla No. 3
CODIFICACIN TIPOS DE DOCUMENTOS
NOMBRE INICIALESMANUAL MAGUIA GUPROCEDIMIENTO PRINSTRUCTIVO INFORMATO FO
- Versin (4). Indica el nmero de las revisiones que haya tenido el documento.- Pagina __de __ (5). Se relaciona el nmero de pgina con relacin al total de pginas
que contenga el documento.- Contenido (6). Se colocan los ttulos principales contenidos en el documento.- Control de Firmas (7). En este cuadro se debe registrar nombre, cargo y fecha de las
personas que emiten, revisan y aprueban los documentos.- Objetivo (8). Se debe redactar de forma clara y precisa el objetivo que se quiere
cumplir con la elaboracin del documento; as como describir el producto principal quegenera ese proceso, la razn de ser del proceso y los requisitos generales que debecumplir.
- Alcance (9). Se relaciona el alcance que tenga el procedimiento con relacin a lasactividades y/o reas, indicar en cual actividad comienza el proceso y en cual finaliza,cules salidas cubre y cuales no y que se generan en otro proceso, que incluye y/oexcluye, es decir establecer el contorno del proceso.
-
Responsabilidades (10). Se enumeran los cargos que tienen responsabilidad directatanto en la implementacin de las actividades relacionadas, como en el mantenimiento yactualizacin del documento; igualmente indicar quienes toman las decisiones claves(autoridad) y en qu consisten, as como quienes efectan las tareas (responsabilidad) yen qu consiste esa responsabilidad (en trminos muy generales).
- Definiciones (11). Para aquellos documentos en los cuales se utilice terminologatcnica o especfica de difcil entendimiento, se utilizar este espacio, donde serelacionar el (los) termino (s) con su respectiva interpretacin.
- Diagrama de Flujo (12). se elabora el diagrama de flujo cuando el Coordinador de realo considere necesario, en caso tal que no sea necesario se debe especificar que noaplica.
- Actividades (13). Se relacionan en forma secuencial, clara y precisa los pasos que serequieren para el cumplimiento del objetivo planteado inicialmente. Para efectos de la
Documentacin se podr utilizar fotos, videos, etc.- Requisitos que se debe cumplir (14). Destacar los requisitos del cliente, legales y de
la organizacin, que debe cumplir el proceso y sus productos.- Recursos Utilizados (15). Mostrar de manera general los recursos humanos y fsicos
que se utilizan para efectuar el proceso.- Monitoreo (16). Se menciona los puntos a controlar a la entrada, durante y al final del
proceso.
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- Registros (17). Los registros que se generen en la aplicacin del procedimiento sedeben relacionar en este tem, as como una copia fsica del (los) mismo (s), debe hacerparte de los anexos.
- Control de Cambios (18). Se especifica la fecha de las revisiones que haya tenido el
documento as como una descripcin resumida del motivo de la revisin o modificacin.
8. REQUISITOS QUE SE DEBEN CUMPLIR
- Que el procedimiento para la elaboracin de documentos, sea lo suficientemente claro yfcil de interpretar para su correcta aplicacin.
- Que el procedimiento cumpla con los requerimientos de la Norma ISO 9001 / 2000- Que todo el personal de la compaa, siga con las pautas dadas en este procedimiento
para la documentacin de los procesos.
9. RECURSOS UTILIZADOS
- Personal que desempea funciones que incidan en el cumplimiento de los Objetivos de
Calidad.- Computador con Procesador de Palabras Word,- Papelera necesaria
10. MONITOREO
- Verificar mediante auditorias internas el cumplimiento de este procedimiento y de losrequisitos establecidos en la norma ISO 9001:2000.
11. REGISTROS
Anexo No 1: Formato para la elaboracin de Procedimientos, GC-FO-001
12. CONTROL DE CAMBIOS
VER. FECHA MODIFICACIN
1 01-10-2003Se modifican los cdigos de las reas numeral 7.1. Se elimina el tem depresentacin de procedimientos.
2 22 - DIC - 06
Actividad 4. Se modifican asistente de calidad por coordinador degestin de calidad y se adicionan y actualizan responsabilidades.Actividad 7. Se cambian la codificacin de las reas de compras,separando las nacionales de las importaciones.
327 DICIEMBRE
07
Se modifica la tabla n 2, se cambia APOYO TECNICO porDEPARTAMENTO INGENIERIA MANTENIMIENTO Y ENSAMBLE porENSAMBLE Y RECARGAS.Las abreviaturas de Gerencia Administrativa se modifican y queda comoGF.
Se adicionan las abreviaturas para costos, cartera, sistemas, gestinambiental y salud ocupacional.
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