Post on 26-Mar-2020
CONSULTOR : ING. MANUEL E. LAVAYEN, M.SC. SCML
Gabriel Rangel Especialista de Compras para el Fondo Estratégico
Departamento de Gestión de Compras y Suministros, PRO
OPS/OMS
Recomendaciones para procesos
de compras públicas en
adquisición de productos de salud
Temas a tratar
La función de compras públicas
Planificación y manejo de riesgos
Estrategia de Compras
Desarrollo de especificaciones
Métodos de compras
Identificación de proveedores
Proceso de Licitaciones
Evaluación de ofertas
Manejo de contrato y seguimiento
Compras públicas:
Son actividades estratégicas para el Estado
• Permite la ejecución de las Políticas Públicas
• Son un Catalizador del desarrollo nacional de la
industria y el comercio.
• Permiten mejorar la calidad de vida de la población
• Buscan optimizar los recursos del estado
”Fin último, satisfacer necesidades sociales
mediante el uso eficiente y transparente de los
recursos del Estado”
Fuente: Las compras públicas como herramienta de desarrollo en América Latina y el Caribe
SELA 2014 SP/Di No. 11-14
Principios de Compras de la OPS:
Mejor relación costo-beneficio
Equidad
Integridad
Responsabilidad
Transparencia
Competencia
Priva el Interes de la organización
Principios de Compras:
Calidad Costo Mejor relación
costo-beneficio
Calidad mínima requerida
Seguridad de uso y ambiental
Confiable - vída útil
Precio de compra
Costo administrativo interno
Costos de instalación y Mantenimiento
Costo de retiro
Tiempo
Ciclo de vida de la tecnología sanitaria y el proceso de compras
Guía de recursos para el proceso de adquisición; WHO 2011
Adquisición
La Planificación de Compras
Desarrollo de la Estrategia de
compras
Elaboración de especificaciones
Selección del Método de Compras
Identificación y selección de proveedores
Proceso de Licitación
Evaluación de Ofertas
Contratación y seguimiento
Evaluación del proceso y lecciones
aprendidas
El Proceso de Compras:
Fuente: Curso de Compras Públicas
PNUD/CIPS nivel 2
La Planificación de Compras
Desarrollo de la Estrategia de
compras
Elaboración de especificaciones
Selección del Método de Compras
Identificación y selección de proveedores
Proceso de Licitación
Evaluación de Ofertas
Contratación y seguimiento
Evaluación del proceso y lecciones
aprendidas
• Confirmar el requerimiento/necesidad
• Definir objetivos, tiempos e indicadores de
desempeño
• Identificar riesgos
• Identificar y gestionar recursos disponibles
• Definir el método de adquisición
• Definir criterios de elegibilidad y selección
• Cuales son la misión, visión y objetivos de
la organización? Como estamos
alineados?
• Cual es el perfil de compras
Análisis de compras anteriores (por categoría, por
monto, por proveedor, ordenes por proveedor,
tiempo promedio, etc.
Análisis de riesgos (Suministro vs gastos)
La Planificación de Compras
Desarrollo de la Estrategia de
compras
Elaboración de especificaciones
Selección del Método de Compras
Identificación y selección de proveedores
Proceso de Licitación
Evaluación de Ofertas
Contratación y seguimiento
Evaluación del proceso y lecciones
aprendidas
Fuentes: Gestión Estratégica de Compras – blogger; Los siete niveles de una estrategia de
abastecimiento. https://goo.gl/Yz5qJj
Gestión Estratégica de Compras – blogger; ¿Qué es Global Sourcing? https://goo.gl/y9re5a
Modelo de Kraljic: Perfil de Compras
”Las especificaciones, descripciones de las obras y
términos de referencia deben ser claros y
suficientemente detallados para permitir que los
proveedores se ajusten a ellos en sus ofertas”. Manual de adquisiciones de Naciones Unidas; 2010
Los solicitantes deben describir sus necesidades
de una manera clara y concisa que no favorezca
injustamente a los productos, servicios o métodos
de un proveedor con respecto a los de otro. Manual de adquisiciones de OPS; 2013
La Planificación de Compras
Desarrollo de la Estrategia de
compras
Elaboración de especificaciones
Selección del Método de Compras
Identificación y selección de proveedores
Proceso de Licitación
Evaluación de Ofertas
Contratación y seguimiento
Evaluación del proceso y lecciones
aprendidas
Planes y guías nacionales
Pruebas y procedimientos validados en el país
Evaluación de necesidades en diferentes niveles de atención
Infraestructura y tecnologías existentes
Recomendaciones de un grupo de trabajo multidisciplinario
Recursos financieros disponibles
Horizonte de 1 a 2 años
Las especificaciones técnicas se alimentan del resultado
de la fase de planificación:
La Planificación de Compras
Desarrollo de la Estrategia de
compras
Elaboración de especificaciones
Selección del Método de Compras
Identificación y selección de proveedores
Proceso de Licitación
Evaluación de Ofertas
Contratación y seguimiento
Evaluación del proceso y lecciones
aprendidas
La Planificación de Compras
Desarrollo de la Estrategia de
compras
Elaboración de especificaciones
Selección del Método de Compras
Identificación y selección de proveedores
Proceso de Licitación
Evaluación de Ofertas
Contratación y seguimiento
Evaluación del proceso y lecciones
aprendidas
Especificaciones
Define la necesidad
Establece estándares de calidad Indica
claramente que se compra
Fuente: Curso de Compras Públicas
PNUD/CIPS nivel 2
La Planificación de Compras
Desarrollo de la Estrategia de
compras
Elaboración de especificaciones
Selección del Método de Compras
Identificación y selección de proveedores
Proceso de Licitación
Evaluación de Ofertas
Contratación y seguimiento
Evaluación del proceso y lecciones
aprendidas Rol del área Compras en la creación
de especificaciones
Proveer especificaciones ya existentes para referencia a los
usuarios solicitantes
Apoyar a los usuarios solicitantes con investigación de
mercado de productos nuevos y sus especificaciones
Examinar las especificaciones de los productos o los
términos de referencia para verificar si están completos y
asegurarse de que los proveedores puedan presentar
ofertas competitivas.
La Planificación de Compras
Desarrollo de la Estrategia de
compras
Elaboración de especificaciones
Selección del Método de Compras
Identificación y selección de proveedores
Proceso de Licitación
Evaluación de Ofertas
Contratación y seguimiento
Evaluación del proceso y lecciones
aprendidas
Si se requiere una marca/modelo específico, dejar record
que está suficientemente justificado.
Asegurarse que se cumplen las normas y procedimientos
para maximizar la competencia.
Rol del área Compras en la creación
de especificaciones
Tipos de especificaciones
Funcionales Describen para qué se usará un producto o
cuál ha de ser el resultado de un servicio.
Ejemplo bienes: Proporcionar unidades portátiles de
refrigeración para transportar muestras de laboratorio a
una temperatura de entre 8 y 12
grados centígrados en una variedad de condiciones
climáticas.
Ejemplo servicios: Llevar a cabo una encuesta de salud
en una población preescolar en Santo Domingo.
Desempeño
Describen lo que debe lograrse con el uso del
producto. Estas especificaciones pueden
mencionar normas sobre el producto y
requisitos ambientales.
Para garantizar la calidad y el desempeño de un kit de
diagnostico, este debe estar pre-calificado por OMS y
tener los siguientes certificados vigentes: ISO9001,
ISO13485, ECC 93/42 y ECC 98/79
Técnicas
Definen el diseño y los detalles de un producto.
Los solicitantes usan estas especificaciones
cuando es fundamental que el pedido se haga
de una manera específica por razones de
compatibilidad o seguridad.
Microscopio de luz básico:
Distancia inter pupila ajustable con rango mínimo de
54 a 74 mm
Lámpara halógena de 20W o diodo emisor de luz
(LED)
Tubos oculares con 45 grados aprox.
Con objetivos acromáticos de plano 4x, 10x, 40x y
100x Inmersión en aceite).
Fuente: Manual de adquisiciones de OPS; 2013
Tipos de especificaciones
Las especificaciones de la OPS combinarán con claridad los aspectos de
función, desempeño y características técnicas, y deben recibir la aprobación
de la entidad correspondiente.
Manual de adquisiciones de OPS; 2013
Las especificaciones, en lo posible; deben ser:
Sin nombre comercial (Si es necesario como referencia, indicar “o su equivalente”)
Sin ambigüedad (Sin frases como etc., a la satisfacción del cliente)
Amplias y con requisitos mínimos a cumplir (rango min y máximo)
Especificaciones para equipos
médicos: Componentes
Fuente: OMS, taller equipos médicos (2013)
1. Nombre y códigos de referencia
2. Descripciones de uso general
3. Detalles Técnicos 1. Características Técnicas
2. Características físicas
3. Fuente de poder
4. Accesorios, repuestos y consumibles
4. Licitación/Términos de compras/Requerimientos para donaciones
1. Consideraciones ambientales e institucionales
2. Estándares de calidad y de seguridad
3. Instalación y entrenamiento
4. Garantías y mantenimiento
5. Documentación
Especificaciones para equipos médicos: Microscopio de luz
NAME, CATEGORY AND CODING
1 WHO Category / Code (under development)
2 Generic name Microscope
3 Specific type or variation
(optional)
4 GMDN name Basic light microscope
5 GMDN code 35484
6 GMDN category 04 Electro mechanical medical devices , 06 In vitro diagnostic devices , 16 Laboratory equipment
7 UMDNS name Microscopes, Light, Laboratory, Stereo
8 UMDNS code 17439
9 UNSPS code (optional)
10 Alternative name/s
(optional)
Microscope, light; Microscope, general-purpose; Microscope, laboratory, light
11 Alternative code/s (optional) S 43191; S 36659; S 15156
12 Keywords (optional) microscopic, visual
13 GMDN/UMDNS definition
(optional)
A magnification instrument designed with a standard microscope configuration [the object viewed through an
ocular(s) from above] used to magnify and study specimens and small objects by transmitted visible light. It is
widely used in laboratories and for research and in healthcare facilities where there is a need for such
magnification. The device consists of a stand that supports the main components, an ocular body in which the
eyepieces are mounted, a nosepiece to support the objectives, a specimen stage, a condenser to focus the light
on the specimen, and a source of light [e.g., tungsten (W), halogen] and light port.
Fuente: OMS, Especificaciones Técnicas para equipos médicos
http://www.who.int/medical_devices/management_use/mde_tech_spec/en/
Especificaciones para equipos médicos: Microscopio de luz PURPOSE OF USE
14 Clinical or other purpose To magnify and study specimens and small objects by transmitted visible light
15 Level of use (if relevant) Health Centre / District Hospital / Provincial Hospital / Specialized Hospital
16 Clinical department/ward(if relevant) Laboratory
17
Overview of functional requirements White light, either daylight or a bulb, shall illuminate a slide from below, allowing viewing through a lens system from above.
Focus shall be possible through a movable slide table or movable lens system
Lens selection shall allow for variable magnification
TECHNICAL CHARACTERISTICS
18
Detailed requirements Adjustable inter-pupil distance.
Variable user eye function shall be compensated for by fine focus adjustments on each eyepiece
Movement of the slide in X and Y directions shall enable smooth viewing of features and cell counting
Objectives shall be held on rotating changer, with ribbed grip for easy rotation and click stops, accommodating at least 3 at once
Objectives to be achromatic, oil immersion and spring loaded
Substage illumination to be approx. 20W halogen lamp or a Light-Emitting Diode (LED).
Eyepiece tubes shall be mounted at approx. 45 deg
Eyepiece interpupillary distance adjustable with a minimum range of 54 to 74 mm
Sub-stage condenser shall be fitted with aspherical lens and iris diaphragm
Focusing shall be achieved by coaxial coarse and fine adjustments with a safety stop at end of range
At least one eyepiece shall include dipotric adjustment
A mirror with substage mounting shall be supplied for direct light operation with no electricity
Slide holder shall have spring loaded side clamps
Slide stage shall have Vernier gauge rule in at least one dimension, with movement possible in both X and Y directions with range not smaller
than 60mm for x-direction and 40 mm for y-direction.
Wide-field eyepieces at least 10x and 15x.
At least the following plan achromatic objectives provided: 4x, 10x, 40x and 100x (oil immersion) with Numerical Aperture (N.A.) for each objective
respectively of at least 0.10, 0.25, 0.65 and 1.25.
Anti fungus treated observation tubes, eyepieces and objectives.
19 Displayed parameters
20 User adjustable settings Light power on / off and intensity control shall be fitted
Fuente: OMS, Especificaciones Técnicas para equipos médicos
http://www.who.int/medical_devices/management_use/mde_tech_spec/en/
Especificaciones para equipos médicos: Microscopio de luz PHYSICAL/CHEMICAL CHARACTERISTICS
21 Components(if relevant) Main body and lenses shall be supplied in airtight protective container(s)
22 Mobility, portability(if relevant)
23 Raw Materials(if relevant) All material shall be non-ferrous and corrosion proof
UTILITY REQUIREMENTS
24
Electrical, water and/or gas supply
(if relevant)
Electrical source requirements: Amperage: ______; Voltage: ______; Frequency: ______; Phases: ______.
Power input to be ************* fitted with ********** compatible mains plug
Fuse protection of mains line to be incorporated
ACCESSORIES, CONSUMABLES, SPARE PARTS, OTHER COMPONENTS
25
Accessories (if relevant) At least n. 1 blue filter for the condenser.
Dust cover and hard box.
Windows compatible software for data transmission, printing and storage (if available).
One bottle immersion oil, lens tissue paper, lens cleaning solution and anti-static cleaning brush with each unit
26 Sterilization process for
accessories (if relevant)
27 Consumables / reagents (if
relevant)
28
Spare parts (if relevant) Two spare bulbs to be supplied (in case LED is not provided)
Two spare fuses to be supplied
List to be provided of other spare parts anticipated during one year's operation, with costs
29 Other components (if relevant)
Fuente: OMS, Especificaciones Técnicas para equipos médicos
http://www.who.int/medical_devices/management_use/mde_tech_spec/en/
Especificaciones para equipos médicos: Microscopio de luz PHYSICAL/CHEMICAL CHARACTERISTICS 21 Components(if relevant) Main body and lenses shall be supplied in airtight protective container(s)
22 Mobility, portability(if relevant)
23 Raw Materials(if relevant) All material shall be non-ferrous and corrosion proof
UTILITY REQUIREMENTS
24
Electrical, water and/or gas
supply (if relevant)
Electrical source requirements: Amperage: ______; Voltage: ______; Frequency: ______; Phases: ______.
Power input to be ************* fitted with ********** compatible mains plug
Fuse protection of mains line to be incorporated
ACCESSORIES, CONSUMABLES, SPARE PARTS, OTHER COMPONENTS
25
Accessories (if relevant) At least n. 1 blue filter for the condenser.
Dust cover and hard box.
Windows compatible software for data transmission, printing and storage (if available).
One bottle immersion oil, lens tissue paper, lens cleaning solution and anti-static cleaning brush with each unit
26 Sterilization process for
accessories (if relevant)
27 Consumables / reagents (if
relevant)
28
Spare parts (if relevant) Two spare bulbs to be supplied (in case LED is not provided)
Two spare fuses to be supplied
List to be provided of other spare parts anticipated during one year's operation, with costs
29 Other components (if relevant)
Fuente: OMS, Especificaciones Técnicas para equipos médicos
http://www.who.int/medical_devices/management_use/mde_tech_spec/en/
Especificaciones para equipos médicos: Microscopio de luz WARRANTY AND MAINTENANCE
39
Warranty Duration of warranty to be stated, minimum one year.
Specific inclusions and exclusions to be listed.
Contact details of manufacturer, supplier and local service agent to be provided
40
Maintenance tasks List shall be provided of equipment and procedures required for local calibration and routine maintenance
Advanced maintenance tasks required shall be documented
41 Type of service contract Costs and types of post-warranty service contract available shall be described.
42 Spare parts availability post-
warranty
Guaranteed time period of availability of spare parts post-warranty shall be described.
43 Software / Hardware upgrade
availability
Guaranteed time period of support availability post-warranty shall be described.
DOCUMENTATION
44
Documentation requirements User, technical and maintenance manuals to be supplied in ************** language. Supplier to describe any materials contained in
the device that are classified as hazardous under local regulations.
DECOMMISSIONING
45 Estimated Life Span Supplier to describe estimated lifetime of fully maintained device
Fuente: OMS, Especificaciones Técnicas para equipos médicos
http://www.who.int/medical_devices/management_use/mde_tech_spec/en/
Especificaciones para equipos médicos: Microscopio de luz
SAFETY AND STANDARDS 46 Risk Classification Class A (GHTF Rule 12); Class I (USA)
47 Regulatory Approval /
Certification
Certificate of factory calibration and inspection to be provided.
48
International standards ISO 9001:2008 Quality management systems -- Requirements
ISO 8038:2011 Microscopes -- Screw threads for objectives and related nosepieces
ISO 8039:2012 Microscopes -- Values, tolerances and symbols for magnification
ISO 8040:2001 Optics and optical instruments -- Microscopes -- Dimensions of tube slide and tube slot connections
ISO 8578:2012 Microscopes -- Marking of objectives and eyepieces
ISO 9344:2011 Microscopes -- Graticules for eyepieces
ISO 9345-1:2012 Microscopes -- Imaging distances related to mechanical reference planes -- Part 1: Tube length 160 mm
ISO 9345-2:2003 Optics and optical instruments -- Microscopes -- Imaging distances related to mechanical reference planes --
Part 2: Infinity-corrected optical systems
ISO 10935:2009 Microscopes -- Interfacing connection type C
ISO 10937:2000 Optics and optical instruments -- Microscopes -- Diameter of interchangeable eyepieces
ISO 12853:1997 Optics and optical instruments -- Microscopes -- Information provided to the user
ISO 19012-1:2013 Microscopes -- Designation of microscope objectives -- Part 1: Flatness of field/Plan
ISO 19012-2:2013 Microscopes -- Designation of microscope objectives -- Part 2: Chromatic correction
49 Reginal / Local Standards
50 Regulations US regulations 21 CFR section 864.3600
Microscopes and accessories
Fuente: OMS, Especificaciones Técnicas para equipos médicos
http://www.who.int/medical_devices/management_use/mde_tech_spec/en/
Ejercicio: Termómetro digital
Se requiere un termómetro digital para uso en hospitales y laboratorios para
el control de temperaturas de diferentes insumos
Características
Operación continua y capacidad de registro
Rango entre -10 y 50 Celsius
Especificaciones para servicios: Terminos de referencia
Por qué es necesario?
Quién lo necesita?
Por qué es importante?
Cómo se hace?
Cómo se define y mide su calidad?
Hay limitaciones? Tiempo / Dinero / otros
Cuáles son los riesgos?
Que tiene que hacer el proveedor?
Cuáles son los entregables y como se miden?
Cuáles son las acciones en caso de incumplimiento?
Fuente: Curso de Compras Públicas
PNUD/CIPS nivel 3
Especificaciones para servicios: Terminos de referencia
Elementos a incluir:
Alcance
Hitos / entregables
Horario de trabajo
Soporte/ recursos que aporta el cliente
Riesgos y limitantes
Reportes: formato y frecuencia
Indicadores de medición
Matriz de evaluación de oferta: criterios y pesos
Fuente: Curso de Compras Públicas
PNUD/CIPS nivel 3
Especificaciones para servicios: Terminos de referencia
Recomendaciones:
Lenguaje simple
No utilizar jerga o acrónimos
Establece un orden lógico de pasos
Se corto y al punto
Evita redundancias en los requerimientos
Crea un grupo de revisión de los términos (colegas, usuario final,
terceros en la organización, área legal)
Fuente: Curso de Compras Públicas
PNUD/CIPS nivel 3
La Planificación de Compras
Desarrollo de la Estrategia de
compras
Elaboración de especificaciones
Selección del Método de Compras
Identificación y selección de proveedores
Proceso de Licitación
Evaluación de Ofertas
Contratación y seguimiento
Evaluación del proceso y lecciones
aprendidas
Maximizar la competencia
Minimizar riesgos
Minimizar costos administrativos
Métodos de Compra
Fuentes: Gestión Estratégica de Compras – blogger; Los siete niveles de una estrategia de
abastecimiento. https://goo.gl/Yz5qJj
Gestión Estratégica de Compras – blogger; ¿Qué es Global Sourcing? https://goo.gl/y9re5a
Modelo de Kraljic: Perfil de Compras
Métodos de Compra
Comparación de precios (Shopping): Bienes y/o servicios sencillos
• Representa en promedio entre 50% y 70% de las operaciones en muchas
organizaciones
• Garantizar tener al menos 3 ofertas
• Sólo para compras menores y/o casos de emergencia justificada
• Compra con orden de compra, tarjeta de crédito corporativa o caja chica
contra factura.
Métodos de Compra
Solicitud de cotización (SC/RFQ): Bienes, servicios, obras bien definidos
• Detalle de la solicitud se hace en un formato oficial
• Toda comunicación debe ser por escrito (auditable)
• Invitar al menos a 5 proveedores y recibir 3 ofertas que cumplen los requisitos
mínimos aceptables (Selladas, fecha de oferta, precio, tiempo de entrega y condiciones comerciales).
Métodos de Compra
Invitaciones a licitar (IL/ITB): Bienes, servicios definidos, obras con lista de materiales
• Detalles de la solicitud se hace en un formato oficial
• Requiere anuncio (abierta) o notificación (cerrada)
• Específica los criterios de elegibilidad y de evaluación (pasa/no pasa)
• No hay puntaje adicional por exceder las requisitos mínimos
• Apertura formal por un comité de compras (mínimo 3 personas)
• Adjudicación es por precio mas bajo
Métodos de Compra
Solicitud de propuestas (SP/RFP): Bienes y servicos complejos. Soluciones son
variables
• Detalles de la solicitud se hace en un formato oficial
• Requiere publicación (abierta o cerrada)
• Específica los criterios de elegibilidad
• Criterio de evaluación se basa en precio más bajo técnicamente aceptable o
el puntaje más alto de una matriz de evaluación técnico / financiero
• Se utilizan 2 sobres separados (Técnico y Financiero)
• Se puede utilizar proceso de 1 o 2 etapas.
• Apertura por un comité de compras (mínimo 3 personas)
Métodos de Compra
Solicitud de propuestas (SP/RFP): Ejemplo de Matriz de evaluación técnica
Métodos de Compra
Solicitud de propuestas (SP/RFP): Ejemplo de Matriz de evaluación técnica
(cont.)
Métodos de Compra
Tipo de Proceso Comparación
de precios (Shopping)
Solicitud de cotización
(SC/RFQ)
Invitaciones a licitar
(IL/ITB)
Solicitud de
propuestas
(SP/RFP)
Monto:
Requiere
competencia? NO SI* SI* SI*
Más utilizado en
Bienes y Servicios
sencillos
Bienes y servicios con
especificaciones claras para
proveedores precalificados y
para fuente única
Bienes con
especificaciones claras
No se aceptan
desviaciones
Bienes o Servicios con
especificaciones
complejas donde existe
más de una solución
Base de selección Precio más bajo
técnicamente aceptable
(PBTA)
PBTA PBTA
PBTA o puntaje más alto
en combinación de
precio y calidad
Tipo de
comunicación con
proveedores Teléfono, correo
electrónico
Formato de SC vía correo
electrónico o sistema e-
licitaciones
Formato de SC vía correo
electrónico o sistema e-
licitaciones
Formato de SC vía correo
electrónico o sistema e-
licitaciones
Tipo de contrato a
utilizar
Pago contra factura,
Tarjeta de Crédito, Orden
de Compra
Orden de Compra/ Servicios
Orden de Compra/
Servicios
Contrato Largo Plazo
Orden de Compra/
Servicios
Contrato Largo Plazo
*Cuando sólo existe un proveedor debe ser justificado y hay que dejar constancia en el
expediente
Métodos de Compra
Proceso de Apertura de ofertas formales: 1 o 2 etapas
IL (ITB) o SP (RFP) 1 ETAPA 2 ETAPAS
Especificaciones Técnicas y Funcionales Desempeño y Funcionales
Técnicas
Tipo de bien o servicio Estándar, con especificaciones claras Complejos y/o con combinación de
bienes, servicios y obras
Ejemplo Compra e instalación de PCR Construcción y equipamiento de
hospitales
Sobres 1 sobre técnico (1ro)
1 sobre financiero (2do) 2 o 3 sobres
Cotización 2 sobres que se abren de forma seguida:
1ro técnico + 2do financiero
Oferta técnica (1era etapa)
Oferta técnica + financiera (2da etapa)
Ajustes a cotización No permitido Los que pasan la primera etapa pueden
ajustar para la segunda etapa
Fuente: Curso de Compras Públicas
PNUD/CIPS nivel 2
Excepciones a la competencia
Fuente única
Monopolio
Restricciones de patentes
Restricciones comerciales
Elegibilidad
La Planificación de Compras
Desarrollo de la Estrategia de
compras
Elaboración de especificaciones
Selección del Método de Compras
Identificación y selección de proveedores
Proceso de Licitación
Evaluación de Ofertas
Contratación y seguimiento
Evaluación del proceso y lecciones
aprendidas
La Planificación de Compras
Desarrollo de la Estrategia de
compras
Elaboración de especificaciones
Selección del Método de Compras
Identificación y selección de proveedores
Proceso de Licitación
Evaluación de Ofertas
Contratación y seguimiento
Evaluación del proceso y lecciones
aprendidas
Estructura del mercado
Situación de competencia
Cadena de suministro
Capacidad de productos alternativos
Valor como cliente
Factores ambientales
Identificación de proveedores
Investigación de Mercado
La Planificación de Compras
Desarrollo de la Estrategia de
compras
Elaboración de especificaciones
Selección del Método de Compras
Identificación y selección de proveedores
Proceso de Licitación
Evaluación de Ofertas
Contratación y seguimiento
Evaluación del proceso y lecciones
aprendidas Identificación de proveedores
Situación del
mercado Tipo?
Nro. de proveedores
Distribución geográfica
Características de productos
Barreras de entrada
Nivel de concentración
Factores sobre el precio
Regulaciones y normas de
calidad existente
Cuál es nuestra posición?
• Competencia
• Oligopolio
• Monopolio
• Alto
• Medio
• Bajo
La Planificación de Compras
Desarrollo de la Estrategia de
compras
Elaboración de especificaciones
Selección del Método de Compras
Identificación y selección de proveedores
Proceso de Licitación
Evaluación de Ofertas
Contratación y seguimiento
Evaluación del proceso y lecciones
aprendidas Identificación de proveedores
Fuentes de Información:
Cámaras de Comercio Agencias de Naciones Unidas
Agencias Nacionales Reguladoras (FDA, Health Canada, EMA)
Páginas web de oficinas de compras estatales
Catálogos Compras previas
Conferencias de la industria
Consultores Guías telefónicas
La Planificación de Compras
Desarrollo de la Estrategia de
compras
Elaboración de especificaciones
Selección del Método de Compras
Identificación y selección de proveedores
Proceso de Licitación
Evaluación de Ofertas
Contratación y seguimiento
Evaluación del proceso y lecciones
aprendidas Identificación de proveedores
Anuncios/Solicitud de expresiones de interés:
Solicitud de Información (SI/RFI)
Pre-calificación
Expresión de Interés (EI/EOI)
Licitación Abierta
La Planificación de Compras
Desarrollo de la Estrategia de
compras
Elaboración de especificaciones
Selección del Método de Compras
Identificación y selección de proveedores
Proceso de Licitación
Evaluación de Ofertas
Contratación y seguimiento
Evaluación del proceso y lecciones
aprendidas Proceso de Licitación
Pliego de Licitación: Componentes
1. Carta de invitación
2. Instrucciones a los proveedores
3. Descripción de los requerimientos
4. Criterios de evaluación
5. Información contractual
6. Formularios para la presentación de ofertas.
7. Modelo de contrato u orden de compra
La Planificación de Compras
Desarrollo de la Estrategia de
compras
Elaboración de especificaciones
Selección del Método de Compras
Identificación y selección de proveedores
Proceso de Licitación
Evaluación de Ofertas
Contratación y seguimiento
Evaluación del proceso y lecciones
aprendidas Proceso de Licitación
Pliego de Licitación: Contenido
• Formato estándar (SC, IL o SP)
• Instrucciones para los oferentes
• Hoja de datos (Complementa las instrucciones)
• Términos generales
• Términos especiales
• Lista de requererimientos y cantidad
• Especificaciones o términos de referencia
• Formulario para de presentación de la oferta
• Garantía de mantenimiento de oferta
• Garantia de desempeño
• Ejemplo: Hoja de datos OPS
La Planificación de Compras
Desarrollo de la Estrategia de
compras
Elaboración de especificaciones
Selección del Método de Compras
Identificación y selección de proveedores
Proceso de Licitación
Evaluación de Ofertas
Contratación y seguimiento
Evaluación del proceso y lecciones
aprendidas Proceso de Licitación
Pliego de Licitación: Hoja de datos
a) Invitación a licitar
b) Plazo para la presentación de ofertas
c) Instrucciones para la preparación y presentación de ofertas
d) Descripción de la actividad de adquisición
e) Conferencia previa a la oferta y visita al sitio
f) Moneda de la oferta y del pago y estipulación del tipo de cambio
g) Idioma
h) Instrucciones sobre la validez de la oferta
i) Método de evaluación y criterios de evaluación
La Planificación de Compras
Desarrollo de la Estrategia de
compras
Elaboración de especificaciones
Selección del Método de Compras
Identificación y selección de proveedores
Proceso de Licitación
Evaluación de Ofertas
Contratación y seguimiento
Evaluación del proceso y lecciones
aprendidas Proceso de Licitación
j) Discrepancias y errores en el componente del precio
k) Condiciones de pago
l) Modificaciones
m) Reservas a los términos de los contratos
n) Garantías de oferta/propuesta y formulario de garantía de
oferta/propuesta, si son aplicables.
o) Información sobre garantías de cumplimiento de contrato y
pagos anticipados
p) Oferta alternativa
q) Órdenes parciales
Pliego de Licitación: Hoja de datos
La Planificación de Compras
Desarrollo de la Estrategia de
compras
Elaboración de especificaciones
Selección del Método de Compras
Identificación y selección de proveedores
Proceso de Licitación
Evaluación de Ofertas
Contratación y seguimiento
Evaluación del proceso y lecciones
aprendidas Proceso de Licitación
Pliego de Licitación: Ejemplo PAHO
La Planificación de Compras
Desarrollo de la Estrategia de
compras
Elaboración de especificaciones
Selección del Método de Compras
Identificación y selección de proveedores
Proceso de Licitación
Evaluación de Ofertas
Contratación y seguimiento
Evaluación del proceso y lecciones
aprendidas Proceso de Licitación
Pliego de Licitación: Consideraciones para equipos
médicos
• Lugar de Entrega
• Incoterm aplicable
• Lenguaje de etiquetas, manuales de uso, ect.
• Certificaciones y normas internacionales (ISO 9001, ISO 13485, CE
mark, 93/42/EEC)
• Autorización de venta y uso en el país de origen
• Número de registro en país de origen y en el país de destino (si existe)
• Vida útil remanente al momento de la entrega
La Planificación de Compras
Desarrollo de la Estrategia de
compras
Elaboración de especificaciones
Selección del Método de Compras
Identificación y selección de proveedores
Proceso de Licitación
Evaluación de Ofertas
Contratación y seguimiento
Evaluación del proceso y lecciones
aprendidas Proceso de Licitación
Pliego de Licitación: Consideraciones para equipos
médicos
• Costo de: producto, consumibles para x periodo de tiempo, instalación,
entrenamiento, mantenimiento y retiro.
• Inspección previo despacho por un auditor
• Inspección al arribo del equipo.
• Inspección del área donde va a estar el equipo
• Derecho de rechazar un producto no conforme dentro de un tiempo X
de su entrega.
• Garantía del equipo (mínimo 2 años)
• Condiciones de servicio (disponibilidad de repuestos, mantenimiento,
máxima vida útil)
La Planificación de Compras
Desarrollo de la Estrategia de
compras
Elaboración de especificaciones
Selección del Método de Compras
Identificación y selección de proveedores
Proceso de Licitación
Evaluación de Ofertas
Contratación y seguimiento
Evaluación del proceso y lecciones
aprendidas Proceso de Licitación: INCOTERMS
Fuente: Cargo Club Forwarders, 2017
Evaluación de Ofertas La Planificación
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Identificación y selección de proveedores
Proceso de Licitación
Evaluación de Ofertas
Contratación y seguimiento
Evaluación del proceso y lecciones
aprendidas
Las cotizaciones se evaluarán a partir de los criterios
establecidos antes de la publicación de la solicitud de ofertas.
La evaluación busca asegurarse que el licitante es técnicamente
capaz de satisfacer la solicitud, de que el precio ofrecido está
completo y el licitante tiene la solidez financiera necesaria para
cumplir su cometido y la capacidad para hacerlo en el plazo
estipulado.
Evaluación de Ofertas
Criterio de
Evaluación Definición Ejemplos de clausulas
FORMALES Verifican que la cotización responde a la
solicitud de ofertas y cumple con las
normas y los reglamentos.
• Cumple con todos los puntos de la carta de invitación del documento de solicitud de ofertas;
• Se recibió antes de la hora límite para la recepción de cotizaciones;
• Proporciona todo los detalles y certificados necesarios;
• Y acepta los términos y condiciones de la organización y los requisitos de cumplimiento legal del
contrato ilustrativo propuesto
TÉCNICOS Garantizan que la oferta cumple con las
específicaciones necesarias para
satisfacer la necesidad del usuario final
• Requisitos de rotulación (por ejemplo, idioma, fecha de vencimiento)
• Certificación de calidad (certificados de control de calidad por lote, certificación de buenas
prácticas de fabricación o de la Comisión Electrotécnica Internacional, según corresponda)
• Precalificación de proveedores por la OMS (kits de diagnóstico)
• Aprobación de FDA, EMEA, Salud Canadá, KFDA o TGA (si no hay precalificación de la OMS)
FINANCIEROS Los criterios financieros se usan para
evaluar los componentes del precio total
de la oferta.
• Precio por unidad
• Costo de mantenimiento y repuestos para
la vida del producto
• Insumos o costos operativos adicionales
• Costo de cambiar de un equipo a otro
• Costos de entrega
• Mejoras y apoyos conexos
• Costos de almacenamiento
• Personal
• Capacitación
• Comisión de licencia
• Costos de seguro
• Costo por descarte o devolución
Evaluación de Ofertas
Criterio de
Evaluación Características Ejemplos de clausulas
Mandatorios
Normalmente se usan para bienes.
Se usan como primer filtro (pasa / no
pasa).
Ofertas que no cumplen con todos estos
criterios son descartadas.
Sólo miden las condiciones mínimas de
desempeño.
No tienen un peso específico.
• Acepta nuestros términos y condiciones (Si / No)
• Tiene el certificado ISO 9001 (Si / No)
• Presentó garantía del producto (Si / No)
Ponderados
Más utilizadas para servicios y obras.
Pueden incluir criterios mandatorios.
Se organizan de acuerdo a su
importancia.
Los pesos de cada criterio deben ser
definidos de forma que un criterio no
domine la suma de puntos y vicecersa.
• Experiencia en el mercado local (0 a 1 año: 1 punto / >1 a 5: 2 puntos / >5: 3 puntos)
• Tiene certificado ISO 9001 (Si: 1 punto / No: 0 puntos)
Evaluación de Ofertas
Método de
Evaluación Definición Ejemplos de clausulas
PRECIO MÁS
BAJO
TECNICAMENTE
ACEPTABLE
(PBTA)
Se evalúan las ofertas con criterios
mandatorios (pasa / no pasa).
De las ofertas que cumplen todos los
criterios se elige la más económica.
Para las solicitudes de cotizaciones e invitaciones a licitar, una oferta técnicamente
aceptable combinada con el precio total más bajo constituirá la mejor relación calidad-
precio.
COMBINACION
DE PRECIO Y
CALIDAD
Puede ser:
A. De las ofertas que pasén el
mínimo puntaje técnico se escoge
la más económica.
B. Puntaje acumulado Para las solicitudes de propuestas, la oferta ganadora puede seleccionarse
sobre la base de la cotización técnicamente aceptable de menor precio,
una combinación ponderada de calidad y precio o el costo/efectividad más
bajo.
RELACION
COSTO -
EFECTIVIDAD
Similar al anterior.
Se calcula Costo Total / Puntaje
técnico total.
El resultado más bajo es el ganador.
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Contratación y seguimiento
Evaluación del proceso y lecciones
aprendidas
Consideraciones Financieras
Fuente: portal GTS, 2017 https://goo.gl/images/eximhq
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aprendidas
• Precio y Costo no son iguales
Precio Costo
Lo define el proveedor
Costo + ganancia
Considerar
Precios del mercado
Precios Históricos de compra
Lo definen las condiciones de
producción
Considerar
Pedir en el pliego una oferta detallada
de costos
Consideraciones Financieras
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Contratación y seguimiento
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aprendidas
Contratos: Tipos
• Orden de Compra
• Contrato de Servicios
• Contratos por tiempo y materiales
• Tarjetas Corporativas
• Contratos de costos más honorarios fijos
• Contratos a Largo Plazo (Bienes y/o Servicios)
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Contratación y seguimiento
Evaluación del proceso y lecciones
aprendidas
Contratos: Consideraciones
• Detalle y cantidad de lo que está comprando
• Precio por unidad
• Duración
• Términos y condiciones generales
• Términos y condiciones especiales
• Términos de entrega y pago
• Nombre y dirección del proveedor
• Nombre y dirección del consignatario
• Clausulas de daños
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Contratación y seguimiento
Evaluación del proceso y lecciones
aprendidas
Seguimiento
• Utilizar indicadores para medir:
• Calidad del producto/Servicio
• Desempeño en la entrega, servicio al cliente
• Precio (si hay ajustes)
• Cronograma de entregas
• Cambios y/o enmiendas al contrato
• Recepción del producto/servicio conforme
• Otros (ejemplos: cadena de frio, aduanas)
Evaluación y Lecciones Aprendidas La Planificación
de Compras
Desarrollo de la Estrategia de
compras
Elaboración de especificaciones
Selección del Método de Compras
Identificación y selección de proveedores
Proceso de Licitación
Evaluación de Ofertas
Contratación y seguimiento
Evaluación del proceso y lecciones
aprendidas
• Una vez finalizado el proceso y el producto y servicio ha
sido completado se recomienda:
• Establecer un grupo de trabajo donde el comprador
encargado explica el proceso y puntos críticos.
• Identificar desviaciones e imprevistos y establecer
soluciones para mitigar su recurrencia.
Medicamentos
Enfermedades Transmisibles
Enfermedades no-
transmisibles
Enfermedades desatendidas
Diagnósticos y Dispositivos médicos
Pruebas rápidas para
VIH , malaria, Chagas,
leishmaniosis, otros
GenExpert
Pruebas diagnosticas
para Rubeola, sarampión,
leptos., parvovirus,
otros
Insumos para control Vectorial
Insecticidas Mosquiteros
Fondo Estratégico OPS – portafolio de productos
Caso 1
Adquisición de Equipos Médicos
Compra o Renta
“comodato”
Instalación
Entrenamiento
Precio por test / Cantidad
Vida útil
Términos y Condiciones
Incoterms
Términos de entrega
Adquisición local
Distributores locales
Otros
Mantenimiento
Calibración
Seguro and cobertura de la garantía
Caso 1
Adquisición de Equipos Médicos
Sistema de análisis de resistencia de tuberculosis vs. Farmacos de 1ra y
2da línea
• Múltiples rondas de consultas sobre especificaciones
• Consultas con expertos en OPS sobre opciones de equipos disponibles
• Ejercicio de solicitud de información con proveedores regulares
Resultado: Ejercicio no competitivo con fabricante
• Negociación de aspectos comerciales (pago anticipado vs. Neto 30)
• Incoterms
• Entrenamiento, garantía extendida, mantenimiento y consumibles
Caso 2
Adquisición de Medicamentos
Multi-fuente vs. Fuente
única
Precio único
Precio diferenciado
Fuentes limitadas para productos clave
Restricciones
Patentes
Propiedad Intelectual (IP)
Distributores exclusivos
Inteligencia de mercado
Mercados descentralizados
Relaciones directas con el Ministerio
“engagement” de Proveedor
Caso 2
Adquisición de Medicamentos
Retos
Cantidades limitadas y leyendas
especiales
Solicitudes de emergencia
Fuentes limitadas de los productos clave
Cambios en los procesos de
nacionalización
Desempeño de los proveedores
clave
Barreras para consolidar la
demanda
Patentes y protección de
datos
Caso 3
Adquisición de Kits de Diagnóstico
País hace solicitud de kit de malaria
Consideraciones a tomar en cuenta:
• Especie de plasmodio a identificar?
• Plasmodium falciparum sólo y/o otras especies no-falciparum
• Vida útil y temperatura en condiciones de uso y almacenaje (zona 4)
• Pre-calificación de OMS
• Sensitividad y especificidad
Recomendación del área técnica
Consulta al área técnica de OPS
Caso 3
Adquisición de Kits de Diagnóstico
• Proveedores “engagement”
• Standard Diagnostics, Inc.
• Alere
• Siemens
• Access Bio
• BD
WHO PQ Diagnostic
• Kits de Diagnostico para Dengue, Hepatitis B/C, HIV, Leishmania, Malaria and Syphilis.
Joint Tender WHO/UNICEF
• Negociaciones clave
• Qiagen
• Altona
• Fisher Scientific
• Innova Tecnologies
• Quidel
NON - WHO PQ Diagnostic
Mercado muy extenso y diversos con gran variedad de proveedores y productos. Solicitudes “Ad-Hoc” sin planificación de demanda anual Criterio de elegibilidad bajo discusión.
“SOURCING” – INTELIGENCIA DE MERCADO
GRACIAS
Fuentes de Información
• Publicaciones OMS sobre equipos médicos: http://www.who.int/medical_devices/publications/en/
• Guía de recursos para el proceso de adquisición:
http://apps.who.int/iris/bitstream/10665/44826/1/9789243501376_spa.pdf?ua=1
• Publicaciones OMS sobre diagnóstico por imágenes:
http://www.who.int/diagnostic_imaging/publications/en/
• OMS, Adquisición de diagnósticos in-vitro: http://www.who.int/diagnostics_laboratory/procurement/en/
• OMS, Especificaciones técnicas para equipos médicos:
http://www.who.int/medical_devices/management_use/mde_tech_spec/en/
• Manual de adquisiciones de Naciones Unidas:
https://www.un.org/Depts/ptd/sites/www.un.org.Depts.ptd/files/files/attachment/page/pdf/pmrev6-
spanish.pdf
• Manual de adquisiciones de PNUD:
• Manual de adquisiciones UNOPS:
https://www.unops.org/SiteCollectionDocuments/Procurement/UNOPS%20procurement%20manual%20E
S.pdf
• OPS, Guía práctica para planificación de compras y gestión de insumos de salud:
http://apps.who.int/medicinedocs/documents/s19024en/s19024en.pdf?ua=1
• OMS, Portal de Información - Medicamentos Esenciales y Productos de Salud:
http://apps.who.int/medicinedocs/es/
Fuentes de Información
• OMS, Guía de recursos para el proceso de adquisición:
http://apps.who.int/iris/bitstream/10665/44826/1/9789243501376_spa.pdf
• Guide How to Procure and Commission Your Healthcare Technology:
http://apps.who.int/medicinedocs/documents/s17711en/s17711en.pdf
• OMS, Manual for procurement of diagnostics and related laboratory items and equipment:
http://www.who.int/diagnostics_laboratory/procurement/131024_procurement_of_diagnostics_finalversio
n.pdf?ua=1
• Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS): https://www.cips.org/
Cursos
Public Procurement Training Courses World Bank:
https://www.procurementlearning.org/index.php
Curso de Compras públicas PNUD:
http://www.undp.org/content/undp/en/home/operations/procurement/procurement-
training.html
Formación en adquisiciones sostenibles UNOPS:
https://www.unops.org/espanol/Services/Procurement/Paginas/Sustainable-
procurement-workshop.aspx