Post on 25-Jul-2016
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Índice
1. Cosas que debes saber antes de empezar
2. Vocabulario técnico
3. La compañía
4. Plan de trabajo
4.1. Inventario
4.2. Imagen para tu compañía
Aprendizaje sobre logotipos
4.3. Atraer al público
Listado de medios
Lista de personas / organizaciones
4.4. Notas de prensa Seguimiento
4.5. Carta formal
4.6. Carteles /folletos
4.7. Programa de mano
5. Tareas durante la representación
6. Tareas durante el desmontaje
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¡ENHORABUENA!
Has sido seleccionad@ para ser parte del equipo de
relaciones públicas de la SERENDIPITY Ópera
Company.
Tu objetivo es crear una identidad para vuestra
compañía y vuestra ópera, saber transmitirla y así
atraer espectador@s a las representaciones.
Sois l@s representantes de la compañía en los
medios de comunicación y redes sociales. Si
desarrollas tus vocaciones en este trabajo destacarás
y disfrutarás del éxito en equipo.
El propósito de este cuadernillo es el de ayudarte en tu
trabajo como relaciones públicas.
Necesitarás pensar por ti mism@ y crear soluciones
a los problemas y retos que aparezcan.
No aceptes la primera solución que aparezca para
cada problema… ¡Buscad siempre la mejor solución!
¡Buena suerte!
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1. COSAS QUE DEBES SABER ANTES DE EMPEZAR
Como relaciones públicas, sois l@s representantes de la
compañía de ópera hasta que el trabajo se vea en
escena.
A este respecto, tu trabajo tendrá que ser lo mejor
posible… quizás incluso mejor de lo que te puedes
imaginar.
No es necesario decir que todo lo que hagas deberá
ser claro y correcto. No hay excusas para cometer
faltas de ortografía o para descuidar el trabajo. La
frase “Intentémoslo de nuevo” tiene un especial
significado para un/a Relaciones Públicas.
Estamos en un momento de sobresaturación
informativa, necesitarás CREATIVIDAD para
comunicar y convocar.
Empaparte de la obra y transmitirla con emoción y
entusiasmo te ayudará a hacer mejor tu trabajo.
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2. Vocabulario técnico
Tema: Idea sobre la que se basa la ópera.
Inventario: Lista de herramientas y proveedores
disponibles.
Programa de mano: anuncio de una sola página sobre
vuestro evento que se distribuye al público.
Reconocimientos: Agradecimientos en los
programas y notas de prensa a las personas u
organizaciones que han donado fondos o han
ayudado en la creación de vuestra ópera.
Medios: Periódicos y radiodifusión por los cuales la
información llega al público.
Nota de prensa: Información escrita que se le da a
los periódicos y revistas para su publicación.
Servicio público de anuncios: Comunicado que se lee
en la radio o televisión y que proporciona
información esencial sobre un evento.
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4. Plan de trabajo
4.1. Inventario
Aseguraros de que tenéis una caja de herramientas que
contenga elementos de dibujo y oficina: pinturas,
rotuladores, papeles para reutilizar (para bocetos, etc),
sobres y folios nuevos, fichas de seguimiento,
pegamento, celo, tijeras, cartulinas, folios de colores,
etc Guardad el inventario, quizás pegado a la caja y así lo
actualizáis cada vez que sea necesario. Lo necesitaréis otra
vez al final de la última representación.
Necesitaréis acceso a un par de ordenadores con
Internet, para difundir la ópera en redes sociales, crear
eventos y poder diseñar y escribir vuestras notas de
prensa, programas de mano, carteles, etc
4.2. Imagen para tu compañía
Aprendizaje sobre logotipos
Busca en periódicos y revistas y entre 5 y 10 logos.
Recórtalos y pégalos en un papel, llévalo al siguiente encuentro para que discutáis en grupo acerca
de:
- Que logos os gustan, cuáles no y por qué
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- ¿Se ha creado el logo de una palabra, de una imagen o
de ambos?
- ¿Cómo se relaciona la imagen con el nombre de la
compañía? ¿Qué te lleva a pensar el logo? (utiliza
adjetivos)
Un logotipo debe ser simple, ser exclusivo de tu
compañía, atraer la atención del público, ser fácil de
duplicar o copiar
Reflexionad sobre vuestro logo y realizad ajustes si
lo veis necesario.
El logo se usará para todo aquello que se produzca
para el público: carteles, programas, notas de prensa,
folletos e invitaciones.
Pensad antes de hacer algún tipo de cambio en el
logo, sobre las siguientes cuestiones:
- ¿Qué hace que tu compañía sea especial? ¿Hay algo inusual
sobre ella?
- ¿Puedes crear interés sobre algún aspecto especial de tu
compañía?
- ¿Qué puede atraer la atención de la gente?
- Puede ser de ayuda crear una lista de adjetivos que
describan a tu compañía
Guardad todos los bocetos para l@s
documentalistas.
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4.3. Atraer al público
Querréis invitar a gente de vuestro entorno a
vuestra ópera. Hoy existen muchas formas de
convocar, los carteles y los flyers se quedaron
atrás frente a las redes sociales, podéis usar todos
los canales posibles, sois un equipo y podéis
abarcar más que una sola persona.
Es importante que invitéis con carta o mail directo y
personalizado a las personas que colaboraron en el
proyecto desde el inicio.
Cada tipo de público requiere un tipo de invitación:
- Los medios de comunicación reciben notas de
prensa y anuncios.
- El público VIP y otras organizaciones o centros
educativos recibe cartas formales.
- Familiares, amig@s y otros miembros de tu
entorno reciben flyers o convocatoria por redes
sociales.
Listado de Medios, por correo electrónico previa
llamada telefónica.
Haced una lista de la gente a la que tenéis planeado
invitar.
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Cread una lista de m e d i o s ( d i g i t a l e s
y n o ) c o m o radios, televisiones locales,
periódicos y revistas que contengan artículos sobre
eventos culturales, educación artística, música, ópera
o teatro. Lleva toda esta información a la siguiente
reunión de la compañía.
- ¿Qué departamentos y periodistas pueden tener
interés en vuestra compañía y en vuestra obra?
- ¿Cómo puedes podéis poneros en contacto con
ell@s?
Repartiros las llamadas y correos electrónicos por
enviar. Ensayad primero la conversación entre
vosotr@s y para el correo electrónico escribid un
texto tipo que iréis adaptando a cada destinatari@.
Para ordenar toda la información usad los formularios
de contacto que tenéis en la caja de
herramietnas . Este formulario es muy útil para
llevar un control sobre vuestros contactos con los
medios.
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FORMULARIO DE CONTACTO
Organización
Fecha (1ª llamada) Fecha (2ª llamada)
Persona de contacto
Departamento
Dirección
Número de teléfono
Invitación enviada (fecha)
¿Asistirá a la representación?
Lista de Personas/organizaciones
Escribid una lista de personas, organizaciones,
asociaciones que puedan estar interesadas en
vuestra ópera. Esta lista puede incluir tiendas de
vuestro barrio, profesor@s y otr@s trabajador@s
del centro, dirigentes y trabajadores locales,
regionales o provinciales…
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4.4. Notas de Prensa
Son un potente vehículo para informar a los
periódicos, revistas, radio y televisión. Tienen un
formato fácil de leer. Las frases y los párrafos
deben ser cortos y concisos. Cada párrafo debe ser
más importante que el que le sigue.
Aseguraos de incluir el nombre de al menos un/a del
equipo de relaciones públicas y un teléfono de
contacto por si alguien necesita aclarar alguna duda.
Las notas de prensa están formadas normalmente
por cuatro párrafos que contienen la siguiente
información, en este orden:
- Título
- Quiénes sois, lo que hacéis, dónde y cuándo lo haréis
- Algo especial que quieras contar sobre vuestra
compañía u obra
- Otros detalles importantes
- Agradecimientos
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Para crear una nota de prensa interesante, hazte
las siguientes preguntas:
- ¿Qué tiene de especial vuestra compañía?
- ¿Qué es interesante en vuestra obra? (¿Cuál es el
tema?)
- ¿Qué tipo de espectáculo es?
Las notas de prensa requieren perfeccionamiento.
Probablemente necesitarás hacer varias revisiones
antes de la versión final.
Asegúrate de escribir la fecha en la que envías tu
nota de prensa en tu formulario de medios.
4.5. Carta formal
La carta formal es una invitación para asistir a la
ópera. Contiene la misma información que la nota de
prensa pero está escrita cómo carta formal.
Debe ser más personal que la nota de prensa y
puede incluir más detalles sobre la compañía y la
obra.
Debe empezar con “Estimado/a..........”
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Seguimiento
Cada una de las notas de prensa y cartas que se envíen
debe llevar un seguimiento telefónico.
Hay que realizar una llamada una semana después del
envío de cartas y notas de prensa. Preguntad por la
persona de contacto de cada organismo y haced las
siguientes preguntas:
- ¿Ha sido recibida la nota de prensa?
- ¿Están interesad@s en escribir sobre vuestra
compañía y vuestra ópera?
- ¿Asistirán a alguna representación?
- En caso afirmativo ¿Cuándo?
Asegúrate de escribir la información en el
formulario de contacto.
4.7. Carteles/ Flyers
Observad carteles, elegid uno y escribid las respuestas a
las siguientes preguntas:
- ¿Por qué este cartel llama tu atención?
- ¿Qué colores usan?
- ¿Qué tipo de línea? ¿Qué textura? ¿Qué forma?
- ¿Cómo está colocada la información en el papel?
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- ¿Qué tipo de letra usan?
Crea un diseño abstracto usando el color, textura,
forma y tipo de línea que mejor represente el tema de
vuestra ópera.
Usa tu diseño abstracto como punto de partida para
crear algunos carteles y flyers que informen a tu
centro y a tu barrio de las representaciones de la
ópera.
Será útil la siguiente guía:
- Incluye información necesaria (quién, qué, cuándo y
dónde)
- Coloca el logotipo en un lugar visible haz que sea
llamativo colorido, que capte la atención) se simple,
claro y limpio.
- Vuestros carteles y flyers deben atraer, informar y
estimular la curiosidad.
Guardad todas las pruebas de flyers y carteles.
4.7. Programa de mano
El programa informa al público que va a ver la
representación sobre quién participa en vuestra
ópera.
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Vuestro programa de mano debe incluir:
- Portada
Nombre de la Compañía
Título del espectáculo
Fecha, hora y lugar - Interior
Título del espectáculo
Nombres de los miembros de la Serendipity
Ópera company por departamentos
escritor@s
compositor@s
intérpretes
director@s de producción
director@s de escena
diseñador@s de vestuario
diseñador@s de maquillaje
escenógraf@s
diseñadores de iluminación y sonido
documentalistas
relaciones públicas
- Contraportada:
colaborador@s
agradecimientos
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5. Tareas durante las representaciones
Durante la representación estaréis encargados de recibir
al público y acomodarlo.
CONTROLAD EL AFORO con las entradas, haced
exactamente las que hay en la sala.
Tendréis que:
- Saber aproximadamente quién va a asistir a cada
representación.
- Aseguraros de que la sala está limpia y
presentable
- Reservad sitios para personas con movilidad,
audición y/o visión reducida
- Repartid en la entrada los programas de mano y/o
entradas
Si asisten los medios de comunicación con los que
contactasteis, tendréis que presentarles a algunos
miembros de la compañía. Deberéis organizaros y
expresaros bien. Repartiros estas tareas.
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6. Tareas durante el desmontaje.
Seréis l@s encargad@s de la limpieza después de la
salida del público. Recoged la basura y los
programas que hayan sobrado, y guardadlos
adecuadamente.
Deberéis recorrer el centro y recoger todos los
carteles y folletos que publicitaban vuestra ópera.
Haced un inventario final de vuestro material y
guardadlo.