Solución de

Gestión de Facturas

EmpresasReducción de costes, productividad y

automatización de procesos de negocio

• Mejora de organización empresarial y digitalización de procesos• Agilizar la respuesta a los clientes y mejorar su nivel de satisfacción• Reducción de costes fijos de mano de obra no cualificada• Fomentar la innovación, vía para retornar a la senda del crecimiento

Empresa

Soluciones de Tramitación Electrónica de Expedientes

Nuestra experiencia en el diseño, desarrollo e implantación de soluciones tramitación electrónica de expedientes, nos ha convertido en especialistas líderes de nuestro sector, ya que nos adecuamos a los requerimientos exigidos por un cambiante marco legal, y nos adaptamos, de forma ágil, sencilla y no intrusiva, a las infraestructuras existentes, acortando los tiempos de implantación y optimizando los recursos.

Empresa

Soluciones verticales

pre-diseñadas

Adecuación a un

cambiante marco legal

Pixelware, socio ideal en sus proyectos de

Tramitación Electrónica

Módulos tecnológicos

en continua evolución

Experiencia en diseño,

desarrollo e implantación

Empresa

Solución de Gestión de FacturasSoluciones

Gestión de Facturas

Portal del Proveedor y de Factura-e

Diseñamos, desarrollamos e implantamos Soluciones de Negocio.

Digitalización Certificada

Gestión de Compras

Registro Electrónico y de Entrada / Salida

Gestión de Recursos Administrativos

Contratación Electrónica

Solución de Gestión de FacturasSoluciones

Adaptación de nuestra solución a la normativa vigente

LEY 59/2003 DE FIRMA ELECTRÓNICA

Que equipara jurídicamente la firma electrónica a la firma en papel, dotándola así de

plena validez legal para las transacciones electrónicas públicas y privadas.

Real Decreto 1496/2003, DE 28 DE NOVIEMBRE,

Se consolida la posibilidad de remitir las facturas por medios electrónicos.

Orden EHA/962/2007, DE 10 DE ABRIL

Ofrece la posibilidad de destruir las facturas recibidas en papel tras realizar un

proceso de digitalización certificada a través de un software homologado de

digitalización.

Solución de Gestión de FacturasSoluciones

Situación actual del proceso de gestión de facturas

La Facturación es el punto clave en cualquier organización.

Los procesos de facturación implican:

• Recepción de cientos de facturas en diferentes formatos (papel, fax, correo

electrónico, factura electrónica, factura-e, etc.).

• Emisión de numerosas facturas.

• Numerosas revisiones, autorizaciones y firmas.

• Distintos pasos hasta aprobar las facturas.

Solución de Gestión de FacturasSoluciones

Situación actual del proceso de gestión de facturas

Resultado de esta situación:

• Retrasos en la aprobación de facturas y su pago.

• Dependencia de diferentes personas y departamentos.

• Fallos en los plazos de pago y de cobro.

• Dificultad de almacenamiento y localización.

Solución:

• Automatizar la realización de las tareas lo máximo posible.

• Disponer de la información centralizada y accesible.

• Cumplir la nueva normativa.

Solución de Gestión de FacturasSoluciones

Estructura de módulos de la solución

Portal

Tramitación de

FacturasDigitalización

Integraciones

• Sistema financiero.

• Registro de entrada.

• Notificaciones automáticas.

• Generación y recepción de

facturas electrónicas.

• Gestión de la documentación

administrativa de los

trabajadores.

• Procedimiento de aprobación de facturas.

• Archivo de la información.

• Generación de informes.• Reconocimiento

automático.

• Digitalización certificada.

Solución de Gestión de FacturasSoluciones

Módulo de Portal electrónico

El módulo contempla las siguientes funcionalidades básicas para los proveedores:

• Consulta del histórico de facturas y del estado de aprobación de las facturas en curso.

• Creación o subida de facturas electrónicas que automáticamente iniciarán un proceso

de aprobación.

• Publicación de auto-facturas.

• Envío de la documentación administrativa necesaria de los empleados

subcontratados (elaboración de informes y agendas de vigencias).

• Consulta de avisos y comunicaciones.

Histórico de

facturas

Consulta del

estado

Publicación de

auto-facturas

Emisión y recepción de

factura electrónica

Aportar o actualizar

documentación

Solución de Gestión de FacturasSoluciones

Módulo de Digitalización

Las facturas recibidas en papel se pueden digitalizar para su archivo y consulta

remota. Esta acción permite incorporar las siguientes ventajas:

• Reconocimiento automático de caracteres (OCR) para la extracción de la información

de las facturas (Importes, fecha de factura, razón social del proveedor, CIF,

conceptos, etc.).

• Digitalización certificada. La aplicación Pixelware Legal Scan ha sido homologada

por la Agencia Tributaria para poder digitalizar las facturas manteniendo su valor

legal , posibilitando con esta acción la destrucción de los originales en papel.

• Inicio automático del proceso de aprobación.

DigitalizaciónIndexación

automática

Proceso de

aprobación

Archivo

documental

Solución de Gestión de FacturasSoluciones

Módulo de Tramitación de Facturas

El módulo automatiza la tramitación de las facturas, permite definir el proceso, asignar

sus actores y establecer luna clasificación lógica que permita relacionar las facturas

con la información de negocio (pedidos, contratos, albaranes, proyectos, etc.).

• Permite establecer ilimitados niveles de aprobación.

• Permite seleccionar centros de coste o cuentas contables para la imputación del gasto.

• Establece la información o documentos obligatorios para cada paso del proceso.

• Tratamiento individualizado de las facturas en función de su tipo o naturaleza.

• Integración automática con los sistemas financieros.

Integraciones

Solución de Gestión de FacturasSoluciones

Módulo de Tramitación de Facturas

• Posibilidad de completar los datos de la factura con documentación adicional.

• Obtención inmediata de información relevante (Ventas por clientes, saldos, IVA

repercutido, facturación a clientes nuevos, etc.).

• Control del estado del proceso de facturación.

• Información de la previsión interna de la contabilidad.

• Control de informes de la situación comercial.

Solución de Gestión de FacturasSoluciones

Integraciones con otros sistemas

En la tramitación de las facturas, el sistema debe interactuar con

distintos módulos adicionales; estos completan la solución y permiten

automatizar los procesos existentes.

• Sistemas contables y financieros.

• Aplicaciones de negocio.

• Buzones electrónicos de recepción de

facturas.

• Plataformas de firma electrónica.

• Registro de proveedores.

• Catálogos de productos y servicios.

• Sistemas de emisión de Burofax.

• Pasarelas de pagos.

• Gestores documentales corporativos.

• Sistemas de digitalización masiva de

documentos.

• Registros de entrada.

• Directorios de usuarios (LDAP).

• Enterprise Service Bus.

• Notificaciones electrónicas.

• Bases de datos externas.

• Cuadros de mando (BI).

Casos de éxito de la SoluciónReferencias

Sector Privado: algunos casos de éxitoReferencias

Sector Privado: algunos casos de éxitoReferencias

Homologación por parte de la Agencia Tributaria del producto de

Digitalización Certificada Pixelware Legal Scan

Empresa

Clasificación Administrativa V-2-D

Inclusión en el acuerdo marco de software 16/1999 de

Patrimonio del Estado

Certificado de conformidad en contenido de Innovación Tecnológica

(emitido por AIDIT)

Certificación UNE ISO/IEC 27001:2007 de

Gestión de Seguridad de la Información (en proceso)

Certificación UNE ISO 9001: 2008 de Gestión de la Calidad (en proceso)

Certificaciones y homologaciones

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900 351 192

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