Post on 02-Nov-2014
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PROYECCIÓN DE LA IMAGEN CORPORATIVACOMUNICACIÓN INTERNA
Pontevedra,
LA COMUNICACIÓN Toda acción comunicativa conlleva la
necesidad de crear un plan que contemple y defina los objetivos deseados, la estrategia a seguir y el calendario de actuación.
La comunicación externa prioriza incrementar el conocimiento de la empresa, posicionarse como líder y consolidar su reputación.
La comunicación interna pretende alcanzar los objetivos de la política de personal, mejorar las condiciones de trabajo y la calidad del producto.
LA COMUNICACIÓN La comunicación institucional tiene
como metas: Adquirir un grado de presencia en los
medios y configurar un espacio estable y definido en los canales de comunicación.
Adquirir la reputación necesaria para afrontar situaciones de crisis, generando al final de proceso sensación de confianza
Consolidar el prestigio y solvencia de la institución y facilitar el alcance de todos los objetivos estratégicos.
LA COMUNICACIÓN La dirección debe aprobar y asumir la política
de comunicación, respetarla y respaldarla. El gabinete de comunicación plasmará
directrices políticas y de gestión y los recursos a emplear.
A veces existen filtraciones o solapamiento de funciones que repercuten en la comunicación.
Se debe subdividir cualquier estrategia en tramos o segmentos cortos en los que se pueda actuar.
LA COMUNICACIÓN INTERNA Toda organización es una realidad
pública y una realidad humana, comunicante.
Ejemplos….
La comunicación interna es la interrelación permanente y sistemática entre todos y cada uno de los cuadros de la empresa/institución y debe ser: Efectiva Coherente Igual
¿Cuánto y a quién comunicar?
LA COMUNICACIÓN INTERNA
LA COMUNICACIÓN INTERNALa comunicación interna se articula en
unos principios básicos:- Transmitirse por canales rápidos y eficaces.- Facilitar la integración y la implicación- Imponer un estilo (de la base a la cúspide y viceversa).
LA COMUNICACIÓN INTERNA En un mundo invadido por los media y la
opinión pública, la comunicación interna se convierte en instrumento decisivo para la administración empresarial ante la creciente complejidad de los recursos humanos.
Los rumores son una amenaza para la comunicación interna que provocan: Falta de motivación o inseguridad laboral Falta de información- Conflictos y rivalidades personales.
Argumentación: provocar adhesión del público Pragmática: orientarla a las consecuencias y
efectos que transmite. Sistemas: el todo lo forman las partes, con
cualidades no posibles individualmente. Estructuras: los procesos sólo son posibles en
relación a cierto ambiente. Relación sistema/medio sólo posible si
cumple ProducciónDifusión Aceptación
LA COMUNICACIÓN INTERNA
Antonio de Oliveira (2007)
Instrumento para MOTIVAR, DIFERENCIAR, PROMOVER e INTEGRAR vivencias internas.
Debe cumplir: Innovación Rigor Coherencia Continuidad
Sistema de comunicación de pertenencia Caracteriza en su totalidad a la imagen de
empresa
LA COMUNICACIÓN INTERNA
Los clientes internos desconocen a veces el valor y la importancia del producto o servicio que ofrecen. Integrar la noción de cliente en los procesos de la estructura organizacional hace ver el beneficio y motiva al personal, aumentando la productividad y su nivel de satisfacción.
La comunicación interna en la empresa no es sólo crear un buen sistema de información, es necesario que la misma sea efectivamente compartida.
LA COMUNICACIÓN INTERNA
LA COMUNICACIÓN INTERNA La comunicación interna es fundamental,
clave y estratégica, para obtener máxima rentabilidad del factor humano: una imagen positiva y un clima adecuado.
Sirve para INFORMAR IMPLICAR ESCUCHAR FIDELIZAR MOTIVAR
El capital humano es nuestro mayor activo. Cumple dos finalidades importantes:
Cohesiona a la organización Moviliza, motiva y compromete al capital humano
NO ES una política de gestos ni semántica Se trata de ESCUCHAR, PROCESAR y VALORAR
los mensajes que emiten los otros. TODOS los elementos del proyecto EMPRESA
reciben información para participar en el PROCESO
LA COMUNICACIÓN INTERNA
Con la comunicación interna se pretende:
Alcanzar los objetivos de la política de personal, en colaboración con el departamento de RR.HH.
Mejora de las condiciones de trabajo y del sistema de producción y organización.
Mejora de la calidad final del producto o servicio.
PLAN DE COMUNICACIÓN
Contenidos de la comunicación interna Metas, planes y orientaciones Actividades Situación de temas controvertidos Estímulo de flujo regular Garantía de discusión Convocatorias Información periódica
CLARIDAD, TRANSPARENCIA Y CONFIANZA
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA
Ser los primeros
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA
Saber escucharReclamaciones ReivindicacionesDatos PersonalesOpinionesPreguntas Mantener el flujo de informaciónReunionesPresentacionesObservacionesVerificacionesSondeosValoraciones
Videos institucionales Manuales técnicos Boletines o revistas Periódicos internos Hojas informativas Comunicación directa Conferencias Merchandising interno Intranet Actividades lúdicas Manual seguimiento
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA
FORMAL vs INFORMAL VERTICAL
Descendente Ascendente
HORIZONTAL RUMORES
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA
COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN
COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN Cualquier persona tiene ideas sobre como
hacer más productivo su trabajo. Muchas veces desaprovechamos la creatividad
y los conocimientos de las personas. Las personas están dispuestas a compartir sus
ideas. Si participas en una decisión, te implicarás más
en su implantación. No siempre los jefes tienen las mejores
respuestas.
COMUNICACIÓN INTERNA Obstáculos en la comunicación
Semánticos: vocabulario, diferentes idiomas, códigos del lenguaje
Físicos: interferencias del ambiente (ruido, cortes de luz – Internet-, voces entrecruzadas, etc.)
Psicológicos: Diferentes interpretaciones en función de la
persona. Ideas o culturas distintas. Posición jerárquica Emociones
COMUNICACIÓN INTERNA La comunicación descendente:
Es la comunicación que procede de la Dirección y progresa hacia abajo en cascada
Transmite instrucciones y órdenes; cada empleado recibe una parte de ella, la necesaria para su trabajo.
Debe ser PERIÓDICA, VERAZ y CREÍBE, la mejor arma contra el rumor.
COMUNICACIÓN DESCENDENTEBeneficios
Mejora el clima interno Potencia el rendimiento Prevé problemas Identifica problemas Evita rumores. Evita especulaciones. Reduce incertidumbres
Problemas más habituales
Temor a perder influencia. Ambigüedad de mensajes. Prioridad a mensajes de
ejecución de tareas frente a los institucionales.
Distorsión del mensaje tras varios niveles organizativos.
Falta de formación, actitud o habilidad en los mandos.
CANALES DE COMUNICACIÓN DESCENDENTE Publicaciones
internas. Manuales de acogida. Eventos internos. Reuniones. Tablones de
anuncios. Video-conferencias. Cartas. Memorandums.
Correo electrónico. Intranet. Programas de
reciclaje. Balance social. Sesión de puertas
abiertas. Desarrollo
profesional. Redes sociales.
COMUNICACIÓN INTERNA La comunicación ascendente:
Circula desde la base de la empresa hacia arriba.
El objetivo que persigue es conocer las opiniones, informaciones de la base y lo que ocurre en la empresa.
COMUNICACIÓN ASCENDENTEBeneficios
Incentiva a mejorar la capacitación profesional.
Reduce la conflictividad.
Incrementa el grado de adhesión con la empresa.
Eleva la autoestima del personal.
Problemas más habituales
Desconfianza de los superiores hacia sus empleados.
Refuerza informaciones positivas y sanción de quejas.
Crítica entre compañeros vs crítica formal.
Acciones no coherentes con la información que se pide.
CANALES DE COMUNICACIÓN ASCENDENTE
Buzón de sugerencias.
Visitas en el trabajo.
Círculos de calidad.
Grupos de mejora. Encuestas de
clima.
Reuniones aleatorias con la Dirección.
Blog corporativo interno.
Portal del empleado
COMUNICACIÓN INTERNA La comunicación horizontal:
Es la efectuada entre personas y departamentos que se encuentran en niveles jerárquicos similares.
Su objetivo es lograr la coordinación y armonía entre departamentos, evitando duplicidades de trabajo y compartiendo la información en el mismo nivel.
COMUNICACIÓN HORIZONTALBeneficios
Aumenta la coordinación.
Mejora el clima interno. Integra la organización. Fomenta la innovación. Desarrolla trabajo en
equipo.
Problemas más habituales
Exceso de departamentos.
Existencia “reinos de taifas”.
Culturas excesivamente competitivas.
Falta de medios. Falta de canales
adecuados.
CANALES DE COMUNICACIÓN HORIZONTAL
Informes. Correo interno. Memorándums. Revistas de empresa. Comisiones de
estudio. Reuniones. Equipos de trabajo.
ELEMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA
1. Objetivos claros de qué se pretende conseguir
2. Conocer a los diferentes públicos/destinatarios
3. Adaptarse a los diferentes públicos/destinatarios
4. Ser creíble desde el terreno
5. Anticiparse, tomar la iniciativa
6. Invertir en comunicación: ¡actitud de escucha!
7. Coordinar a los diferentes implicados
8. Articular comunicación interna/externa (coherencia)
9. Combinar método y creatividad (participación)
10. Evaluar el impacto,… ¡para ir mejorando!
ESTRUCTURA PLAN COMUNICACIÓN INTERNA
COMUNICACIÓN
ACCIONES / CANAL
DESTINATARIOS
CALENDARIO
Descendente (mensajes)
Ascendente (escuchar)
Transversal(compartir)
UTILIDADES DE LA COMUNICACIÓN INTERNA Estrategias y nuevos proyectos. Estructura de la organización. Cultura corporativa. Imagen Corporativa. Implantación nuevas herramientas de
comunicación. Fusiones y adquisiciones. Traslado de instalaciones. Marca interna. Regulación de empleo, ERES, convenios colectivos,
…
LA COMUNICACIÓN INTERNA EN LAS EMPRESAS
ERRORES DE COMUNICACIÓN INTERNA
Los directores ejecutivos no siguen sus propias normas Los empleados reciben la información importante de la prensa No se involucra a los empleados en procesos de cambio
sustanciales Los procesos de toma de decisiones no se comunican eficazmente Los correos electrónicos están sobreestimados Los líderes prefieren la comunicación del @ en vez de la presencia
personal y la comunicación La comunicación interna es unilateral Los directores subestiman la comunicación no verbal Los empleados y sus contribuciones no son valorados
suficientemente Las decisiones no son justas