Tema 1 Sistemas de Archivos06 0

GESTION DE SISTEMAS DE ARCHIVOS

Tema 1: Los Sistemas de archivos: concepto y

CURSO 2006-2007

2Raquel Gómez Díaz rgomez@usal.es

Curso 06-07 GESTION DE SISTEMAS DE ARCHIVOS

T. 1. Los Sistemas de archivos: concepto y tipos1. Bibliografía

2. Introducción

3. Introducción a la teoría general de sistemas

4. Sistema de archivos: concepto

5. Definiciones relacionadas con los Sistemas de Archivos

6. Tipos de Sistemas de Archivos

7. Elementos de los sistemas de archivos

8. Fines de los sistemas de archivos

9. Funcionamiento del sistema archivístico

10. Los sistemas archivísticos como sistemas de información Introducción

Bibliografía

Constitución Española.

Cornella, Alfonso. Los recursos de información: ventaja competitiva de las empresas. Madrid: McGrawHill, 1994

Enciso Carvajal, Berta. La Biblioteca : bibliosistemática e información. Edición digital basada en la 2ª ed., México, El Colegio de México, Biblioteca Daniel CosíoVillegas, 1997Alicante: Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes, 2000.

Jaén García, Luis Fernando. Los modelos teóricos de unificación de archivos. En Anales de Documentación. Nº 6, 2003 pp 121-135

Bibliografía

Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (BOE nº 155, 29/06/1985)

Ley 4/1993, de 21 de abril de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid

Ley 6/1991, de 19 de abril, de Archivos y de Patrimonio Documental de Castilla y León.

LLansó I Sanjuán, Joaquín. Gestión de documentos. Definición y análisis de modelos. Bergara: Irargi, 1993

Nuñez Fernández, Eduardo. Organización y gestión de archivos. Gijón: TREA, 1999

2.1. El concepto de archivo

Ley de P.H.E. (16/1985)

“ conjuntos orgánicos de documentos o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa”. (art. 59).

Ley de archivos de C y L (6/1991)

“el conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por cualquier entidad pública o privada, persona física o jurídica y conservados como garantía de derechos, como fuente de información para la gestión administrativa y la investigación o con cualquier otro fin.” (art. 3).

¿Quién lo crea, produce o genera?

¿Qué forma el archivo?

Los documentos, con independencia de su fecha, forma y/o soporte material.

Cualquier persona física o jurídica.

¿Cómo se forma?

¿Para qué se crean los documentos?

Mediante el ejercicio de la actividad propia de esa persona, en el transcurso de un proceso natural.

Para la gestión administrativa (que en el caso de los organismos públicos incluye la información al ciudadano). Posteriormente pueden ser fuente de información, para la investigación y la difusión cultural.

2.2. Funciones de los archivos

o Organizar y poner en servicio la documentación administrativa

Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos

Establecer una clasificación de los fondos y mantener ordenada la documentación, respetando el principio de procedencia y el orden según fue creada.

Describir la documentación, a través de los instrumentos de descripción, de manera que se posibilite el acceso y consulta de la misma.

2.2. Funciones de los archivos

Determinar los plazos de vigencia y períodos de utilización de manera que transcurrido el tiempo solo perduren aquellos que adquieran la condición de históricos

Acondicionar la documentación mediante las instalaciones y equipamiento adecuados, de manera que se garantice su conservación.

Procurar que las funciones a desempeñar en cada uno de los archivos aparezcan recogidas y desarrolladas en un reglamento o norma técnica que venga a sancionar estas actividades.

3. Introducción a la teoría general de sistemas

Berta EncisoEl propósito de la T.G.S es estudiar las semejanzas de las estructuras y las relaciones entre sus elementos.

Sirve para la búsqueda de soluciones a problemas comunes

SISTEMAConjunto de elementos interrelacionados

3. Introducción a la T.G.S.Relación entre la TGS y los Sistemas de Información

Teoría general de sistemas de información

Importancia del diseño de sistemas

1. Los componentes de un sistema interactúan

Delinear componentes e interrelaciones en etapa de análisis

2. El sistema es un todo Definir el sistema total antes de examinar los subsistemas

3. Los sistemas persiguen metas ¿Cuál es la meta de un sistema de información?

4. Los sistemas tienen insumos y productos

La tarea principal del diseño es especificar insumos y productos

5. Los sistemas transforman insumos en productos

Al diseñar se especifica el proceso para obtener productos del insumo

Fuente: Berta Enciso

3. Introducción a la T.G.S.

Relación entre la TGS y los Sistemas de InformaciónTeoría general de sistemas de información

Importancia del diseño de sistemas

6. Los sistemas muestran entropía El proceso de la información es esencial para el éxito de la organización

7. Los sistemas deben tener control Los sistemas de información deben tener retroalimentación en su funcionamiento controlarse y ayudar en el control de la organización;

8. Los sistemas forman una jerarquía

El diseño es una tarea de jerarquización; el sistema consiste en jerarquías o subsistemas.

9. Los sistemas muestran diferenciación

Los sistemas de información cuentan con partes especializadas

10. Los sistemas muestran equifinalidad

Existen muchas formas de diseño para lograr las metasFu

4. Sistema de archivo: concepto

María Moliner, un conjunto de normas y procedimientos con que funciona o se hace funcionar una cosa

Constitución EspañolaDebe hacer funcionar la administración pública sometida al principio de legalidad (art. 103.1)Garantizar el acceso a los ciudadanos a los archivos y registros administrativos (art. 105.b)Promover y tutelar el acceso de los ciudadanos a la cultura (art. 44)Los poderes públicos garantizarán la conservación y promoverán el enriquecimiento del P.H.E. (art. 46)

Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de Cultura

SISTEMA conjunto de normas e instituciones que participan en la dirección, seguimiento, coordinación e inspección de los programas para la conservación, tratamiento y difusión del Patrimonio Documental. Componen el sistema archivístico los archivos los servicios archivísticos, la Administración de archivos, la legislación archivística y el personal

Ley de P.H.E. (16/1985)

Art. 66 Constituyen los Sistemas Españoles de Archivos,

de Bibliotecas y de Museos, respectivamente, los

Archivos, Bibliotecas y Museos, así como los servicios

de carácter técnico o docente directamente

relacionados con los mismos, que se incorporen en

virtud de lo que se disponga reglamentariamente

Ley de Castilla y LeónEl sistema de archivos es el conjunto de órganos, centros y servicios cuya misión es la conservación, enriquecimiento y difusión del Patrimonio Documental de Castilla y León

Ley de Archivos de la C. Madrid Sistema de archivos es un conjunto ordenado de normas, medios y procedimientos para proteger y hacer funcionar los archivos de competencia autonómica

4. Sistemas de archivo: concepto

Sistema de Archivos

Luis Fernando Jaén: conjunto de centros archivísticos de las diversas instituciones públicas y privadas (que lo deseen) de una región en concreto.

Martín Fuertes“es un conjunto de órganos colectivos y personales un conjunto de centros administrativosuna legislación que regula el funcionamiento y el cumplimiento de los fines”.

5. Definiciones relacionadas con los Sistemas de archivo

Sistema Archivístico Institucional (SAI): modelo de integración de todos los archivos de una institución, pública o privada, cuya finalidad es la organización de la información archivística para ponerla al servicio de los clientes internos y externos.

Los elementos son:

Redes de Archivos (RA).Conjunto de centros archivísticos que comparten una

serie de características análogas y que están afincados en un espacio territorial determinado

Sistema Nacional de Archivos (SNA): Tiene como principal objetivo la integración de todos los

archivos públicos y privados (que así lo deseen) y los archiveros de todo el territorio nacional. Le corresponde diseñar y dictar las políticas archivísticas para toda esa geografía. Tiene que estar respaldado y regulado por un precepto legal.

6. Tipos de sistemas de archivos

Personalidad jurídica: PúblicosPrivados

Por el ámbito geográficoSupranacionales: Caso de la Unión Europea, OTAN, ONU, ACNURNacionalesAutonómicos….

ÓRGANOS

CENTROS

SERVICIOS

RECURSOS

NORMATIVA

7. Elementos de los sistemas de archivo

Centros archivísticos (Archivos) que estructuran el sistema

La Administración que se encarga de la gestión y planificación

Los servicios técnicos que sirven de apoyo

Los recursos que los hacen funcionar: las instalaciones o infraestructuras, el personal, los medios técnicos….

La legislación y demás normativa que lo regula

8. Fines de los sistemas de archivos

Eficacia y economía de la Administración al posibilitar la búsqueda de información para la toma de decisiones, normalización de procedimientos de transferencia y eliminación

Garantizar la salvaguarda de derechos y obligaciones de la Administración Pública y los ciudadanos

Favorecer la transparencia administrativa al permitir la difusión de los documentos sustentada en normas de accesibilidad

Fomentar la investigación

9. Funcionamiento de los sistemas archivísticos

1. Quien y para qué se crea la documentación

2. Donde se custodia la documentación

3. La legislación tanto de la documentación como del centro

10. Los sistemas archivísticos como sistemas de informaciónCaracterísticas de la información en los archivos

1. La información no es arbitraria, sino que está sujeta a normas sociales e institucionales.

2. La información contenida en el documento está mediatizada por el propio documento, su génesis, tipología, soporte… que es la que determina su información.

3. La información está sometida a secuencias repetitivas.

4. El documento de archivo es único, pero su información es repetible

5. La información ha de estar contextualizada, los documentos aislados pierden gran parte de su valor informativo

6. El motivo que genera los documentos no tienen que ver con las demandas futuras de la información que contienen

10. Los sistemas archivísticos como sistemas de informaciónCaracterísticas

1. Organización programada y jerarquizada de la información

2. Método archivístico como factor de acceso a la información

3. Determinismo de la producción documental sobre la información

4. Un sistema de información limitado por las medidas cautelares de conservación y preservación de los originales.

5. Una información acotada entre el derecho de acceso y las limitaciones a ese derecho.

10. Los sistemas archivísticos como sistemas de informaciónCaracterísticas

6. Una información selectiva en función de los procesos propios del tratamiento archivístico de la documentación.

7. Una información deficitaria en función de la tradicional relación desproporcionada entre fondos y recursos en los archivos.

8. Un sistema de información necesitado de normalización

9. Un sistema de información homologado por un sistema de calidad

10. Las formas de comunicar la información como peculiaridad de los archivos como sistemas de información: la comunicación.

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