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“Enseñar la explotación de
la tierra, no la del hombre”
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE VEHÍCULOS OFICIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE VEHÍCULOS OFICIALES
Chapingo, Méx., 20 de Abril de 2015.
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la tierra, no la del hombre”
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE VEHÍCULOS OFICIALES
ÍNDICE PÁGINA
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………………………………….......... 4 DIRECTORIO………………………………………………………………………………………………………………. 5 OBJETIVO DEL MANUAL………………………………………………………………………………………………... 6 OFICIO DE AUTORIZACIÓN…………………………………………………………………………………………….. 7 PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE SOLICITUDES DE VIAJES DE ESTUDIO Objetivo……………………………………………………………………………………………………………………... 8 Políticas…………………………………………………………………………………………………………………….. 8 Descripción del Procedimiento…………………………………………………………………………………………... 9 Diagrama: Recepción y Trámite de Solicitudes de Viajes de Estudio………………………………………………. 10 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE RECURSOS ECONÓMICOS PARA LOS VIAJES DE ESTUDIO Objetivo……………………………………………………………………………………………………………………... 11 Políticas…………………………………………………………………………………………………………………….. 11 Descripción del Procedimiento…………………………………………………………………………………………... 12 Diagrama: Trámite de Recursos Económicos para los Viajes de Estudio…………………………………………. 13 PROCEDIMIENTO: PROGRAMCIÓN DE VIAJES DE ESTUDO ………………………………………………….. 14 Objetivo……………………………………………………………………………………………………………………... 14 Política………………………………………………………………………………………………………………………. 14 PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y/O CORRECTIVO DE VEHÍCULOS Objetivo……………………………………………………………………………………………………………………... 14 Políticas…………………………………………………………………………………………………………………….. 14 Descripción del Procedimiento…………………………………………………………………………………………... Diagrama: Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de Vehículos……………….…………………………………
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PROCEDIMIENTO: ALTA DE VEHÍCULOS NUEVOS Objetivo……………………………………………………………………………………………………………………... 17 Políticas…………………………………………………………………………………………………………………….. 17 Descripción del Procedimiento…………………………………………………………………………………………... 18
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL
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Diagrama: Imprevistos durante los Viajes de Estudio………………………………………………………………… 19 PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DE SINIESTROS EN VEHÍCULOS OFICIALES Objetivo……………………………………………………………………………………………………………………... 20 Políticas…………………………………………………………………………………………………………………….. 20 Descripción del Procedimiento…………………………………………………………………………………………... 21 Diagrama: Atención de Siniestros en Vehículos Oficiales……………………………………………………………. 22 PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN A FALLAS MECÁNICAS DE LOS VEHÍCULOS DURANTE VIAJES Objetivo……………………………………………………………………………………………………………………... 23 Políticas…………………………………………………………………………………………………………………….. 23 Descripción del Procedimiento…………………………………………………………………………………………... 24 Diagrama: Atención a Fallas Mecánicas de los Vehículos durante Viajes de Estudio…………………………….. 25 SIMBOLOGÍA A USAR…………………………………………………………………………………………………… 29
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL
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INTRODUCCIÓN
Dada la necesidad de contar con manuales administrativos actualizados y cumpliendo con las disposiciones
jurídicas aplicables en los Artículos 1º, 3º y 19º de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, así como el
Artículo 3º de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales y del Estatuto Universitario de la UACh; el Departamento de
Vehículos Oficiales, con el apoyo técnico de la Unidad de Planeación, Organización y Métodos (UPOM), se elabora el
presente documento denominado Manual de Procedimientos del Departamento de Vehículos Oficiales de la UACh, cuyos
propósitos fundamentales están centrados en dar a conocer al personal que labora en esta unidad administrativa, los
procedimientos que deben desarrollar en forma ordenada, secuencial y detallada, así como los órganos administrativos
que intervienen en dichos procedimientos.
En el presente documento se precisan las responsabilidades operativas pertinentes de acuerdo a la actividad, así
como la ejecución y control de la misma. Proporcionándole al personal una visión integral de sus funciones al contar con
la descripción de los procedimientos en conjunto, además de permitir una adecuada coordinación de actividades a través
de los flujos de información emanados de la interrelación del personal del Departamento de Vehículos Oficiales.
De la misma forma, en el presente documento se destacan el objetivo del manual y de cada procedimiento dentro
del Departamento de Vehículos Oficiales, los oficios de autorización, las políticas y/o normas de operación, la descripción
de los procedimientos, los diagramas de los procedimientos, la simbología utilizada y anexos de formatos utilizados.
Finalmente, es importante señalar que este manual deber ser revisado y actualizado por lo menos anualmente o
antes si ocurren modificaciones que sustancialmente modifiquen las actividades del Departamento de Vehículos Oficiales.
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DIRECTORIO
DR. JOSÉ ANTONIO YAM TZEC ING. ROBERTO LUCATERO VIRRUETA
JEFE DEL DEPARTAMENTO SUBJEFE ADMINISTRATIVO
C. LUCIO GARCÍA RAMÍREZ ENCARGADO DE PROGRAMACIÓN DE VIAJES DE ESTUDIO
C. ADÁN MORALES MUÑOZ ENCARGADO DEL ÁREA DE CONTROL DE VEHÍCULOS
C. JOSÉ MARIO GONZÁLEZ FRANCO ENCARGADO DEL TALLER MECÁNICO
RESPONSABLE DE LA INTEGRACIÓN DEL DOCUMENTO
ING. SAÚL CARRASCO PÉREZ ASESOR TÉCNICO
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OBJETIVO DEL MANUAL
Contar con un instructivo de apoyo a través del cual permita realizar con eficiencia y eficacia las actividades dentro del
Departamento de Vehículos Oficiales de la UACh, logrando tener una buena distribución de trabajo, asimismo facilitar la
delimitación de responsabilidades del personal que labora en esta área administrativa.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL
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PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE SOLICITUDES DE VIAJES DE ESTUDIO Objetivo: Recibir solicitudes de viajes de estudio de las Unidades Académicas y Administrativas, autorizadas por la Subdirección de Administración Escolar, así como asignar el vehículo y operador correspondiente. Políticas:
Los formatos de solicitud de vehículos se recibirán debidamente requisitados de lunes a viernes en un horario de 9:00 a 14:00 hrs., a más tardar el día 22 del mes anterior al que se realizará el viaje.
Las solicitudes extemporáneas se recibirán solo los días 24 y 25 de cada mes y se autorizarán previa verificación de disponibilidad de vehículos y de acuerdo a la prioridad del viaje.
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DEPARTAMENTO: Vehículos Oficiales ÁREA: Programación de Viajes de Estudio NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción y trámite de solicitudes de Viajes de Estudio
Órgano Participante Act. No. Descripción de Actividades
Jefatura de Vehículos Oficiales 1 Recibe solicitudes de viajes de estudio autorizadas por la Subdirección de
Administración Escolar y se turna a la Subjefatura Administrativa.
Subjefatura Administrativa 2 Cotiza los viajes (kilometraje, viáticos, peajes, combustible, imprevistos, etc.)
3 Tramita los recursos económicos para los viajes ante la Jefatura Administrativa de la Subdirección de Servicios Generales.
Área de Programación 4 Programa el vehículo y operador
Operador 5 Verifica las condiciones físico-mecánicas del vehículo, carga el combustible y
realiza el aseo de la unidad
Subjefatura Administrativa 6 Entrega la póliza, recibo de gastos, pagaré y los recursos económicos
destinados para la ejecución del viaje al operador.
Operador 7 Firma la póliza, recibo de gastos, pagaré y recibe los recursos económicos
destinados para la ejecución del viaje.
Área de Programación 8 Entrega al operador el pase de salida, formato de inspección del vehículo,
formato de pago de compensación, bitácora e itinerario del viaje.
Operador
9 Inspecciona el vehículo, llena el formato de inspección y le entrega una copia de éste y del pase de salida al encargado de programación.
10 Entrega otra copia del pase de salida en la caseta de vigilancia ubicada en la salida de la Universidad.
11 Al término del viaje, entrega el vehículo, formato de pago de compensación y bitácora del viaje debidamente requisitados.
12 Justifica los recursos económicos a comprobar asignados al viaje y gastos imprevistos en caso de haberlos, ante la Subjefatura Administrativa.
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Si
Subjefatura Administrativa: Cotiza los viajes (kilometraje, viáticos, peajes, combustible, imprevistos, etc.)
No
Subjefatura: Tramita los recursos económicos para los viajes ante la Jefatura Administrativa de la Subdirección de Servicios Generales.
Jefatura: Recibe solicitudes de viajes de estudio d los DEIS autorizadas por la Subdirección de Administración Escolar y turna a la Subjefatura Administrativa.
Programación: Programa el vehículo y operador.
Operador: Verifica las condiciones físico-mecánicas del vehículo, carga el combustible y realiza el aseo de la
unidad.
Operador: Firma La póliza, recibo de gastos, pagaré y recibe los recursos económicos destinados para la ejecución del viaje.
Fin.
Inicio Programación: Entrega al operador el pase de salida, formato de inspección del vehículo, formato de pago de compensación, bitácora e itinerario del viaje.
Reprogramación: Se reprograma el viaje de acuerdo a disponibilidad de vehículo y operador, de acuerdo a la prioridad del viaje y respetando la programación mensual.
Operador: Inspecciona el vehículo, llena el formato de inspección y le entrega una copia de éste y el pase de salida al encargado de programación.
Operador: Justifica los recursos económicos a comprobar asignados al viaje y gastos imprevistos en caso de haberlos, ante la Subjefatura Administrativa.
Operador: Al término del viaje, entrega el vehículo, formato de pago de compensación y bitácora del viaje debidamente requisitados.
Operador: Entrega otra copia del pase de salida en la caseta de vigilancia ubicada en la salida de la Universidad.
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PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE RECURSOS ECONÓMICOS PARA LOS VIAJES DE ESTUDIO
Objetivo: Tramitar, recibir, distribuir, supervisar y verificar la aplicación de los recursos económicos para la realización de los viajes de estudio, elaborar recibos de gastos, pólizas y pagarés al recibir la comprobación documental por parte de los operadores, así como llevar a cabo la correcta comprobación de los gastos a la Jefatura Administrativa de la Subdirección de Servicios Generales. Políticas:
Los operadores deberán comprobar en su totalidad y en una sola exhibición los recursos económicos asignados para cada viaje realizado, a más tardar al quinto día hábil siguiente a su regreso a la UACh; en caso de que éstos no sean comprobados completamente, el operador deberá reembolsar la diferencia en efectivo dentro del mismo plazo.
Toda la documentación comprobatoria deberá contener la firma del operador y el número económico del vehículo asignado.
No se aceptarán facturas de combustibles expedidas por gasolineras ubicadas en un radio menor de 50 kilómetros de la UACh, salvo por causas de fuerza mayor
Las facturas que se reciben por carga de combustible son las que el Departamento de Vehículos Oficiales autoriza al momento de cargar cada unidad antes de iniciar el viaje autorizado.
Para el caso de gastos no previstos durante el viaje, los comprobantes o facturas deberán tener la firma de visto bueno del profesor responsable del viaje.
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DEPARTAMENTO: Vehículos Oficiales ÁREA: Subjefatura Administrativa NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite de Recursos Económicos para los Viajes de Estudio
Órgano Participante Act. No. Descripción de Actividades
Subjefatura Administrativa
1 Recibe solicitudes de viajes de estudio autorizadas por la Subdirección de Administración Escolar (SAE) y cotiza los viajes (kilometraje, viáticos, peajes, combustible, imprevistos, etc.). Recibe el recurso asignado a cada viaje autorizado por la SAE de parte de la Jefatura de Administración de la Subdirección de Servicios Generales (SERGE).
Jefatura de Vehículos Oficiales
2 Concentra las solicitudes de viajes de estudio de los DEIS y realiza la relación mensual para su autorización por parte de SAE, marcando copia a SERGE, Jefatura Administrativa de SERGE y Subjefatura Administrativa de Vehículos oficiales. Envía relación de viajes de estudio de cada mes a la Jefatura Administrativa de la Subdirección de Servicios Generales, para iniciar los trámites de requisición de gastos. Autoriza composturas mayores a la flotilla vehicular.
Jefatura Administrativa 3 Entrega el recurso económico a comprobar para los viajes de estudio a la Subjefatura
Administrativa.
Subjefatura Administrativa 4 Elabora pólizas de egresos de los viajes de estudio.
Jefatura de Vehículos Oficiales
5 Autoriza la carga de combustible inicial de las unidades para los viajes.
Subjefatura Administrativa 6 Entrega al operador la póliza, recibo de gastos, pagaré y los recursos económicos
destinados para la ejecución del viaje.
Operador
7 Firma la póliza, recibo de gastos, pagaré y recibe los recursos económicos destinados para la ejecución del viaje.
8 Una vez finalizado el viaje, tiene un plazo de 5 días hábiles para comprobar ante la Subjefatura Administrativa de Vehículos oficiales los recursos asignados.
Subjefatura Administrativa
9 Comprobado el recurso, otorga al operador recibo de comprobación de gastos del viaje realizado con estatus de pendiente de revisión y aceptación total del Departamento de Contabilidad.
10 Envía a la Jefatura Administrativa la documentación comprobatoria de los viajes.
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DEPARTAMENTO: Vehículos Oficiales ÁREA: Subjefatura Administrativa NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite de Recursos Económicos para los Viajes de Estudio
Órgano Participante Act. No. Descripción de Actividades
Jefatura Administrativa 11 Tramita la requisición de fondos a Tesorería.
Subjefatura Administrativa 12 Realiza la descarga de fondos en registros contables.
Jefatura: Envía relación de viajes de estudio de cada mes a la Jefatura Administrativa de la Subdirección de Servicios Generales para iniciar los trámites de requisición de gastos.
Jefatura Administrativa: Entrega el recurso económico a comprobar para los viajes de estudio a la Subjefatura Administrativa.
Subjefatura: Recibe solicitudes de viajes de estudio autorizadas por la Subdirección de Administración Escolar y cotiza los viajes (kilometraje, viáticos, peajes, combustible, imprevistos, etc.)
Jefatura: Autoriza la carga de combustible inicial de las unidades para los viajes.
Subjefatura: Entrega al operador la
póliza, recibo de gastos, pagaré y los recursos económicos destinados para la ejecución del viaje.
Operador: Firma la póliza, recibo de gastos, pagaré y recibe los recursos económicos destinados para la ejecución del viaje.
Fin.
Inicio
Operador: Una vez finalizado el viaje, justifica ante la Subjefatura Administrativa entregando, facturas, peajes, firmando viáticos asignados al viaje de estudio correspondiente.
Subjefatura: Elabora pólizas de egresos de los viajes de estudio.
Subjefatura: Comprobado el recurso, otorga al operador recibo de comprobación del viaje.
Subjefatura: Realiza la descarga de
fondos en registros contables.
Jefatura Administrativa: Tramita la
requisición de fondos a Tesorería.
Subjefatura: Envía a la Jefatura Administrativa la documentación comprobatoria de los viajes.
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PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIÓN DE VIAJES DE ESTUDIO Objetivo: Asignar operadores y unidades vehiculares a los viajes programados de acuerdo a la programación de los viajes de estudio de los DEIS. Políticas:
Vigilar que los operadores sean asignados a cada viaje programado y autorizado por la SAE.
El programador de viajes de estudio deberá dar prioridad a los viajes académicos, antes de los viajes de apoyo,
quedando estos últimos a disponibilidad de vehículo y de operador.
Los operadores serán designados en igualdad de carga de trabajo combinando viajes cortos y largos, nacionales y
extranjeros.
Los viajes de apoyo a los DEIS que no forman parte de los programados y autorizados por la SAE quedan a
disponibilidad de unidades vehiculares y de operadores.
Los viajes de apoyo no programados de los DEIS o Unidades Administrativas, serán los responsables de los
gastos que incurra el viaje y de la comprobación de los mismos.
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PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y/O CORRECTIVO DE VEHÍCULOS
Objetivo: Realizar de manera oportuna y adecuada el mantenimiento preventivo y/o correctivo de la flotilla vehicular del Departamento, así como trabajos de hojalatería y pintura. Políticas:
Vigilar que los vehículos se encuentren en buenas condiciones físico-mecánicas previas al viaje de estudios.
Los operadores deberán presentar un informe de las condiciones físico-mecánicas de los vehículos al término de cada viaje, con la finalidad de realizar el mantenimiento y/o reparaciones necesarias si así lo requieren.
Los operadores deberán reportar e ingresar de manera oportuna los vehículos al taller mecánico automotriz, para su revisión y mantenimiento preventivo.
Realizar el diagnóstico, elaborar lista de refacciones y/o materiales que se utilizarán en la reparación de fallas detectadas.
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DEPARTAMENTO: Vehículos Oficiales
ÁREA: Taller Mecánico Automotriz
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de Vehículos
Órgano Participante Act. No. Descripción de Actividades
Operador
1 Elabora el reporte por escrito del estado físico-mecánico del vehículo determinando el tipo de servicio preventivo o correctivo y lo entrega a la Jefatura del Departamento de Vehículos Oficiales para su autorización
2 Una vez autorizada la reparación, ingresa el vehículo al Taller mediante orden de reparación
Encargado del Taller 3 Entrega una copia de la orden de reparación al mecánico responsable, otra al
operador y las otras dos se archivan en los expedientes del vehículo
Operador 4 Completa formato de inventario del vehículo
Encargado del Taller 5 Asigna personal adecuado de acuerdo al tipo de reparación
Personal del Taller 6 Realiza revisión del vehículo y elabora la lista de material y/o refacciones a utilizar, en
caso de ser necesario
Encargado del Taller 7 En caso de requerir refacciones y/o material para realizar el mantenimiento y/o
reparación, solicita autorización por oficio a la Jefatura con copia a la Subjefatura Administrativa para que sean adquiridas.
Subjefatura Administrativa 8 Realiza el trámite de recursos ante SERGE para la adquisición de material y/o
refacciones
Personal del Taller 9 Realiza el mantenimiento y/o reparación al vehículo
Encargado del Taller 10 Realiza la entrega del vehículo reparado al operador mediante orden de reparación
Operador 11 Retira el vehículo del Taller, firmando de conformidad la orden de reparación
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Operador: Una vez autorizada la reparación, ingresa el vehículo al Taller mediante orden de reparación.
Operador: Elabora el reporte por
escrito del estado físico-mecánico del vehículo y lo entrega a la Jefatura del Departamento de Vehículos Oficiales para su autorización.
Encargado Del Taller: Asigna personal adecuado de acuerdo al tipo de reparación.
Personal Del Taller: Realiza revisión del vehículo y elabora la lista de material y/o refacciones a utilizar, en caso de ser necesario.
Encargado Del Taller: En caso de requerir refacciones y/o material para realizar el mantenimiento y/o reparación, solicita autorización a la Jefatura para que sean adquiridas.
Fin.
Inicio Subjefatura Administrativa: Realiza la adquisición de material y/o refacciones.
Operador: Completa formato de inventario del vehículo y entrega una
copia al encargado del taller mécanico.
Personal Del Taller: Realiza el mantenimiento y/o reparación al vehículo.
Operador: Retira el vehículo del Taller, firmando de conformidad la orden de reparación.
Encargado Del Taller: Realiza la
entrega del vehículo reparado al operador mediante orden de reparación.
Encargado del Taller: Entrega una copia de la orden de reparación al mecánico responsable, otra al operador y las otras dos se archivan en los expedientes del vehículo.
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DEPARTAMENTO DE VEHÍCULOS OFICIALES
PROCEDIMIENTO: ALTA DE VEHÍCULOS NUEVOS
Objetivo: Lograr que la flotilla de vehículos oficiales tenga su documentación legal en tiempo y forma y sean dados de alta con la Compañía Aseguradora para recibir pólizas de seguro de cada unidad de manera oportuna, así como realizar los pagos de pólizas de seguro tenencia, revista y tramitar la verificación, altas, bajas, placas, Políticas:
Realizar en tiempo y forma los pagos de tenencia, revista, tramites de verificaciones, altas, bajas, placas., con el fin de evitar multas o pagos extraordinarios y de esta forma tener la seguridad que en caso de siniestros aplique el seguro contratado para las unidades y los ocupantes.
Dar de alta las unidades y los operadores de manera oportuna ante la Compañía Aseguradora.
Los operadores o unidades que no tengan sus documentos completos y en regla, no podrán salir de viaje.
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DEPARTAMENTO: Vehículos Oficiales ÁREA: Control de Vehículos NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Alta de Vehículos Nuevos
Órgano Participante Act. No. Descripción de Actividades
Subdirección de Recursos
Materiales
1 Recibe el vehículo procedente de la Agencia incluyendo la documentación respectiva
y lo entrega al área a la cual fue asignado
2 Solicita el aseguramiento del vehículo a la Compañía Aseguradora en turno
Departamento de Inventarios 3 Revisa, registra y asigna número de inventario al vehículo
Subdirección de Recursos
Materiales
4 Entrega la documentación de la unidad al Departamento de Vehículos Oficiales para
integrarla al expediente del vehículo y realizar los trámites respectivos
Control de Vehículos
5 Registra la unidad en la base de datos y le asigna número económico
6 Rotula el vehículo con el logotipo de la Universidad y número económico
7 Realiza los trámites de emplacamiento y pago de tenencia ante la Secretaría de
Finanzas del Estado de México
Área usuaria 8 Realiza las verificaciones de contaminantes del vehículo de acuerdo con el calendario
establecido
Control de Vehículos 9 Da de alta el vehículo en la gasolinera para asignarle código de barras para la carga
de combustible
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DEPARTAMENTO DE VEHÍCULOS OFICIALES
Subdirección de Recursos Materiales: Solicita el aseguramiento del vehículo a la Compañía Aseguradora en turno.
Subdirección de Recursos Materiales: Recibe el vehículo procedente de la Agencia incluyendo la documentación respectiva y lo entrega al área a la cual fue asignado.
Control de Vehículos: Registra la unidad en la base de datos y le asigna número económico.
Control de Vehículos: Rotula el vehículo con el logotipo de la Universidad y número económico.
Control de Vehículos: Realiza los trámites de emplacamiento y pago de tenencia ante la Secretaría de Finanzas del Estado de México.
Fin.
Inicio
Área usuaria: Realiza las verificaciones de contaminantes del vehículo de acuerdo con el calendario
establecido.
Subdirección de Recursos Materiales: Entrega la documentación de la unidad al Departamento de Vehículos Oficiales para integrarla al expediente del vehículo y realizar los trámites respectivos.
Departamento de Inventarios: Revisa, registra y asigna número de inventario al vehículo.
Control de Vehículos: Da de alta el vehículo en la gasolinera para asignarle código de barras para la carga de combustible.
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PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DE SINIESTROS EN VEHÍCULOS OFICIALES
Objetivo:
Apoyar en caso de accidente a los usuarios y mantener coordinación con la Compañía Aseguradora contratada por la
Universidad para atender los casos de siniestros de vehículos.
Políticas:
• No conducir en estado de ebriedad o bajo la influencia de alguna droga o enervante.
• En caso de siniestro, reportar en lo inmediato posible al jefe del Departamento de Vehículos Oficiales y a la
Compañía Aseguradora.
• Los operadores deberán llevar consigo y en regla, todos los documentos de su persona y del vehículo.
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DEPARTAMENTO DE VEHÍCULOS OFICIALES
DEPARTAMENTO: Vehículos Oficiales
ÁREA: Control De Vehículos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención de Siniestros en vehículos oficiales
Órgano Participante Act. No. Descripción de Actividades
Operador
1 Verifica el estado físico de los pasajeros y terceras personas, de ser necesario
2 Da Aviso a la Compañía Aseguradora, a su jefe inmediato y al Departamento de Vehículos Oficiales
3 Permanece en el lugar del percance hasta que llegue el ajustador, personal médico y
de tránsito, en su caso
4 Elabora un reporte por escrito y detallado del accidente
Control de Vehículos
5 Asiste de manera personal o telefónica según sea el caso, para asesorar al operador
en cuanto a los trámites a que tenga lugar
6 Da seguimiento a los trámites legales del vehículo ante las instancias respectivas, de
acuerdo al caso
Jefatura de Vehículos Oficiales
7 Si la unidad y/o operador no está en condiciones de continuar el viaje, se envía un
vehículo y/o operador de reemplazo, para continuar el viaje y/o trasladar de regreso a
la Universidad a los pasajeros
Control de Vehículos 8 Da seguimiento a los trámites de reparación de la unidad y documenta ante la
Compañía Aseguradora si el vehículo se declara como pérdida total
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE VEHÍCULOS OFICIALES
Operador: Da Aviso a la Compañía Aseguradora, a su jefe inmediato y al Departamento de Vehículos Oficiales.
Operador: Verifica el estado físico de los pasajeros y terceras personas, de ser necesario.
Control de Vehículos: Asiste de manera personal o telefónica según sea el caso, para asesorar al operador en cuanto a los trámites a que tenga lugar.
Control de Vehículos: Da seguimiento a los trámites legales del vehículo ante las instancias respectivas, de acuerdo al caso.
Jefatura: Si la unidad y/o operador no está en condiciones de continuar el viaje, se envía un vehículo y/o operador de reemplazo, para continuar el viaje y/o trasladar de regreso a la
Universidad a los pasajeros.
Fin.
Inicio
Operador: Elabora un reporte por escrito y detallado del accidente.
Operador: Permanece en el lugar del percance hasta que llegue el ajustador, personal médico y de tránsito, en su caso.
Control de Vehículos: Da seguimiento a los trámites de reparación de la unidad y documenta ante la Compañía Aseguradora si el vehículo se declara como pérdida total.
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PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN A FALLAS MECÁNICAS DE LOS VEHÍCULOS DURANTE VIAJES DE ESTUDIO
Objetivo: Resolver o reparar en el menor tiempo posible cualquier falla o desperfecto que pueda tener el vehículo, a fin de afectar mínimamente el itinerario de los viajes de estudio, otorgando un servicio eficiente en tiempo y forma. Políticas:
La Universidad deberá proporcionar las herramientas necesarias para efectuar las reparaciones de emergencia que se puedan suscitar durante los servicios.
Los operadores deberán reportar de inmediato al Departamento de Vehículos Oficiales cualquier falla mecánica o desperfecto que note en la unidad, a fin de prevenir cualquier accidente o una falla mayor.
Los operadores deberán realizar las reparaciones de emergencia que permitan sus conocimientos y de acuerdo a la disponibilidad de herramienta y refacciones; si esto no es posible y el vehículo puede continuar circulando, conducirlo hasta el poblado más próximo o hasta el lugar señalado para su reparación, siempre que tal circunstancia no propicie un daño de mayor consecuencia al vehículo.
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DEPARTAMENTO: Vehículos Oficiales ÁREA: Control de Vehículos NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención a fallas mecánicas de los vehículos durante viajes de estudio
Órgano Participante Act. No. Descripción de Actividades
Operador
1 Da aviso de la falla al Departamento de Vehículos Oficiales
2 Si sus conocimientos lo permiten y de acuerdo a la disponibilidad de herramienta y refacciones, intentará realizar las reparaciones necesarias a la unidad
3 En caso de no poder realizar dicha reparación y si la falla es reparable, conduce el vehículo al taller mecánico más próximo
4 En caso de que la falla no permita avanzar al vehículo, da aviso al área de control de vehículos para hacer el trámite de arrastre ante la Compañía Aseguradora
5 Elabora reporte por escrito
Jefatura de Vehículos Oficiales
6 Si la unidad no está en condiciones de continuar el viaje, se envía un vehículo de reemplazo y/o operador, según sea el caso para continuar el viaje y/o trasladar de regreso a la Universidad a los pasajeros
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Operador: Si sus conocimientos lo permiten y de acuerdo a la disponibilidad de herramienta y refacciones, intentará realizar las reparaciones necesarias a la unidad.
Operador: Da aviso de la falla al
Departamento de Vehículos Oficiales. Operador: Elabora reporte por escrito.
Fin.
Inicio Operador: En caso de que la falla no permita avanzar al vehículo, da aviso al área de control de vehículos para hacer el trámite de arrastre ante la Compañía Aseguradora.
Operador: En caso de no poder realizar dicha reparación y si la falla es reparable, conduce el vehículo al taller mecánico más próximo.
Jefatura: Si la unidad no está en condiciones de continuar el viaje, se envía un vehículo de reemplazo y/o operador, según sea el caso para continuar el viaje y/o trasladar de regreso a la Universidad a los pasajeros.
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la tierra, no la del hombre”
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE VEHÍCULOS OFICIALES
SIMBOLOGÍA A USAR
1
Inicio o fin del procedimiento
Representa cualquier actividad que se desarrolla en el Procedimiento
Documento original
Documento original y copia
0
28
“Enseñar la explotación de
la tierra, no la del hombre”
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE VEHÍCULOS OFICIALES
Indica toma de decisión. Indica el momento del procedimiento en donde se debe de tomar una decisión entre dos opciones.
Indica el flujo del documento o del procedimiento
Archivo de documento
Archivo de documento temporal
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“Enseñar la explotación de
la tierra, no la del hombre”
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE VEHÍCULOS OFICIALES
Conector de páginas
Conector de procedimiento
Interruptor temporal y continuo (Línea de comunicación)
Unión de documentos