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MATRIZ DE RIESGOS INSTITUCIONAL IDU ACTUALIZADA : 5/5/2017

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA FACTIBILIDAD DE PROYECTOS GESTIÓN CONTRACTUAL GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO EVALUACIÓN Y CONTROLDT/ CONTRACTUAL CONTROL INTERNO

DT / SELECTIVOS CONTROL DISCIPLINARIO

OFICINA ASESORA PLANEACION

GESTIÓN LEGAL MEJORAMIENTO CONTINUO

OFICINA ASESORA PLANEACION

CONTROL DISCIPLINARIO

DISEÑO DE PROYECTOS GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD Y S&SO GESTIÓN DOCUMENTAL CONTROL INTERNO

GESTIÓN INTERINSTITUCIONAL GESTIÓN PREDIAL GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS GESTIÓN FINANCIERA

ST / TESORERÍA Y RECAUDO

COMUNICACIONES EJECUCIÓN DE OBRAS

GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS CONSERVACIÓN DE INFRAESTRUCTURA

DT / ADMION INFRAESTRUCTURA

DT / MANTENIMIENTO

Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión

Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción

INNOVACIÓN Y GESTIÓN DEL CONOCIMENTO

GESTIÓN DE LA VALORIZACIÓN Y FINANCIACIÓN

TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión

Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción

GESTIÓN SOCIAL Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión

Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción

Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión ST / PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD Riesgos de Gestión

Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción Riesgos de CorrupciónRiesgos de Corrupción

Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción

Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión

Riesgos de Corrupción


RIESGOS ESTRATEGICOS

PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS MISIONALES PROCESOS DE APOYO PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL

EVALUACIÓN Y CONTROL

MEJORAMIENTO CONTINUO

Riesgos de Gestión


Riesgos de Gestión


RIESGOS ESTRATEGICOS

PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL

Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 3 Vo.Bo:

FORMATO PROCESO: ESTRATÉGICOS - EN CONJUNTO FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN ÁREA: TODO - IDU 18-Oct-15FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0

IDENTIFICACIÓN TIPOS RIESGOS ANÁLISIS VALORACIÓN

PROCESO ACTIVIDAD CÓDIGO RIESGO TIPO CAUSA / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS Ri. Inherente CONTROL Riesgo Residual

PDD SI AMB S&SL Pc P I Ic Ri DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE Documentación Tipo Valor Efecto Pc Ic P I Rr NIVEL

OBJ EST: 1,2,3 R.E.01

Externo 1

X

3.9

3.10 3.63

3.6

11.2

Medio Ambos 2.9 2.6

2.36 2.63 6.2 MODERADO

Externo 2 3.5 3.6 Medio Ambos 2.5 2.6

Cliente 3 2.8 3.6 Medio Ambos 1.8 2.6

Financiero 4 Aumento en los costo de la obra. 3.3 3.6 Medio Ambos 2.3 2.6

legal 5 2.1 3.6 Posterior Medio Impacto 2.1 2.6

Externo 6 2.3 3.6 Posterior Medio Impacto 2.3 2.6

Estratégicos- En Conjunto

Interrumpir, cancelar o modificar el alcance y/o

desarrollo de los proyectos misionales del IDU

(disminución de metas físicas)

Decisiones de la Administración Distrital que suprima o modifique proyectos ya planificados y priorizados o que se encuentren en etapas previas a la ejecución.

Afectación de la Imagen: Pérdida de la credibilidad ante la

ciudadanía.Detrimento patrimonial al no

concluir proyectos los cuales ya han gastado recursos.

Posibles demandas hacia la entidad.

No ejecución del Plan de Desarrollo.

Desfinanciamiento de proyectos.

1. El IDU realiza Consejos Directivos y reuniones con directivos de la Alcaldía, donde se analiza el avance de los proyectos, las problemáticas actuales y se toman decisiones que quedan soportadas.2. De acuerdo con las decisiones el cuerpo Directivo se prioriza y viabiliza los proyectos de infraestructura procurando el menor impacto.

Actas de reunión: concejo directivo, comité directivo.

Pre. y Post.

Coordinación interinstitucional deficiente para el desarrollo de los proyectos de infraestructura, retardando o deteniendo trámites relevantes para la planificación, ejecución y cierre de los mismos.

1. La SGDU realiza la coordinación interinstitucional, con el acompañamiento de la SGI. Actualmente existen convenios con Empresas de Servicios Públicos y en cada proceso se determinan las acciones, actividades y controles para los trámites con las Entidades.2. Implementación de acciones definidas en la ley de infraestructura, para así dar cumplimiento con la Ley y minimizar los trámites con entidades de servicios públicos para los proyectos de infraestructura.3. Aplicación de la guía de gestión interinstitucional en cada una de las etapas de los proyectos

ConveniosManual de

Interventoría, Manual de Gestión contractual.

Procedimiento procesos misionales.

Guía de Gestión Interinstitucional

Pre. y Post.

Mecanismos de acciones constitucionales (acciones populares, tutelas, acciones de grupo, acciones de cumplimiento, entre otras)

1. De forma preventiva, se realiza una gestión social y participación ciudadana en las diferentes etapas de los proyectos misionales. 2. Una vez se haga efectiva una acción popular existe un acompañamiento jurídico (SGJ, DTGJ, DTGC) y un análisis técnico (áreas técnicas) para dar continuidad al proyectos con los cambios que se requieran.2. El presupuesto de la Entidad cuenta con una partida habilitada atender las acciones constitucionales.

Procedimiento de Atención de procesos

judiciales

Pre. y Post.

1. Para las aprobaciones de los costos adicionales, se aplica lo establecido en el manual de interventoría y de ejecución de los procedimientos misionales, de igual manera se cuentan con la guía de presupuesto de Obra.

Guía de presupuesto de obra

Procedimiento de anteproyecto de

presupuesto, Modificaciones presupuestales

Manual de Interventoría.

Procedimientos misionales

Pre. y Post.

Cambios normativos que modifiquen funciones o responsabilidades del Instituto

1. El IDU continuamente actualiza los manuales, procedimientos, normogramas y actuaciones operativas para adecuación con lo requerido por la normatividad vigente.2. La SGJ asesora a la Dirección General en los aspectos jurídicos y en los diferentes efectos de la normatividad para su aplicación en la Entidad.

Manuales y procedimientos de los

procesos.Normogramas

La aplicabilidad de la Ley de infraestructura en algunas entidades no se ha llevado a cabo, lo que ha obstaculizado la ejecución de algunos proyectos.

1. El IDU modifica sus manuales, procedimientos y actuaciones operativas para adecuación a lo requerido por la normatividad vigente.2. Implementación de acciones definidas en la ley de infraestructura, para así dar cumplimiento con la Ley y minimizar los trámites con entidades de servicios públicos para los proyectos de infraestructura.3. Aplicación de la guía de gestión interinstitucional en cada una de las etapas de los proyectos

Manuales y procedimientos de los procesos misionales


FORMATO PROCESO: ESTRATÉGICOS - EN CONJUNTO FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN ÁREA: TODO - IDU 18-Oct-15FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0




OBJ EST: 2,3 R.E.02

Cliente 1

X

2.4

2.88 2.63

2.6

7.6

Medio Ambos 1.4 1.6

1.92 1.63 3.1 INFERIOR


R.E.03

Tecnológico 1

X

2.3

1.85 2.75

2.8

5.1

Medio Ambos 1.3 1.8

1.10 1.75 1.9 INFERIORExterno 2 1.6 2.8 PEC Medio Ambos 1.0 1.8

Naturales 3 1.5 2.8 Medio Ambos 1.0 1.8

Revisión y aprobación del líder del proceso y líder(es) Operativo(s):

ÁREA (SIGLA) NOMBRE CARGO FIRMA

DG WILLIAM FERNANDO CAMARGO TRIANA DIRECTOR GENERAL

OAP ADRIANA BAREÑO ROJAS


Manifestaciones ciudadanas, en contra de los servicios y trámites

realizados por la Entidad

Aglomeración de ciudadanos en las oficinas de atención al ciudadano, en especial en las fechas de vencimiento de los pagos de valorización o de la expedición de las licencias

Afectación en la prestación de los servicios IDU.

No consecución de los recursos de valorización por el no pago.

Posibles daños a la integridad del personal que atiende a la

ciudadanía.

1. La DTAV realiza con acompañamiento de la OTC y la OAC divulgaciones a la comunidad sobre el cobro de la valorización.2. Se generan procesos de facturación y cobro de la valorización, de acuerdo con los tiempos definidos en los Acuerdos.3. Se realiza divulgación por diferentes medios de comunicación sobre los plazos e información de la valorización.4. Personal de Atención al contribuyente capacitado para atender al ciudadano en las instalaciones del IDU y en los CAD de la ciudad.

Actas de reunión.Presentaciones con la

comunidad

Pre. y Post.

Descontento de la ciudadanía por no entrega oportuna de los proyectos de infraestructura y/o situaciones de movilidad actual de la ciudad.

1. Definición de metas del plan de desarrollo específicas para infraestructura y movilidad, las cuales se encuentran en el SEGPLAN, plan estratégico, enfocados en metodologías innovadoras para proyectos de desarrollo urbano integral.2. Gestión con Medios de comunicación masivos (proceso a cargo de la OAC).3. Metodología basada en el ciclo de los proyectos, seguimiento permanente a la ejecución de los proyectos.4. Gestión social y participación ciudadana en las etapas de los proyectos.

Plan de DesarrolloPlan estratégico

Aplicativo SEGPLANweb del IDU

Guía de Gestión Social para el

desarrollo urbano sostenibleCartilla de

Participación Ciudadana y Control

Social

Pre. y Post.


OBJ EST: 1,2,3,4

Afectación en la continuidad de la operación del Instituto

Fallas en los servicios de TI: aplicativos, datos, seguridad, redes, canales de comunicación.

Afectación de la misionalidad del IDU.

Posibles demandas

1. Plan estratégico de Tecnología. Plan de contingencia Tecnológico. Procesos de Mantenimiento preventivo y correctivo sobre la infraestructura tecnológica.2. Implementación del Sistema de Seguridad de la Información.

Política del SGSIPlan estratégico de

TecnologíaPlan de contingencia

Tecnológico

Pre. y Post.

Afectación de los servicios vitales para la operación: energía, internet, agua.

1. Planta eléctrica, sistema de UPS para equipos de tecnología.Contratos con proveedores de comunicación e Internet con condiciones de servicio. Aplicación del PEC Plan de Emergencias y Contingencias

Pre. y Post.

Eventos catastróficos: incendio, terremoto, inundaciones

1. Existe un Panorama de Riesgos y un Plan de emergencias y contingencias. 2. Implementación del SIGERDE y PIRE.

Plan EmergenciasPIRE

Resol. SIGERDE

Pre. y Post.

JEFE DE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Participó: Luz Marina Díaz (OCI); OctavioTorres Rivera (SGDU); John Alexander Quiroga (OAP); Omar García (SGGC); Lina María Guzmán Gómez (DG); Rosa Helena Junco (SGJ); John Byron Isaza Salazar (OAP)


FORMATO PROCESO: FACTIBILIDAD FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN ÁREA: DIRECCIÓN TÉCNICA DE PROYECTOS 31-May-16FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0



PDD SI AMB S&SL Pc P I Ri DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE Documentación Tipo Valor Efecto Pc Ic P I Rr NIVEL

R.FP.01

Financiero 1 2.3

1.95 3.50 6.8

Medio Ambos 1.3 2.5

1.14 2.50 2.8 INFERIORExterno 2 1.5 Medio Ambos 1.0 2.5

Otro 3 2.5 Medio Ambos 1.5 1.0

R.FP.02

Método 1 3.0

2.51 2.50 6.3

1) Estudio previos Previo Medio Probabilidad 2.0 2.5

1.60 2.50 4.0 INFERIOR

Externo 2 2.3 Previo Medio Probabilidad 1.3 2.5

Método 3 1.5 Previo Medio Probabilidad 1.0 2.5

Financiero 4 2.8 Previo Medio Probabilidad 1.8 2.5



SGDU JOSÉ FÉLIX GÓMEZ PANTOJA Subdirector General ORIGINAL FIRMADO

DTP MARTHA ROCÍO CALDAS NIÑO Directora Técnica ORIGINAL FIRMADO

Factibilidad de Proyectos

Estructuración de proyectos

Estudios en etapa de preinversión sujetos a

reprocesos por modificaciones de factores

externos e internos

Falta de recursos económicos para la ejecución del proyecto.

1) Desgaste administrativo.2) Los proyectos no generan el

impacto esperado.3) Sobrecostos de los proyectos

por necesidad de actualización de diseños y modificaciones en el

cronograma de obra.4) Pérdida de credibilidad Falta de credibilidad hacia el exterior de la

entidad.

1. Elaboración del Anteproyecto de presupuesto(DTP)2. Plan anual de inversión

1) Procedimiento y formato de

anteproyecto de presupuesto

2) POAI3) Formato de presupuesto

Pre. y Post.

Cambios en las priorizaciones de proyectos por parte de la administración

1. Procedimiento y formato de anteproyecto de presupuesto.2. Plan de Desarrollo.3. Aplicación del Procedimiento Elaboración y Estructuración de Planes, Programas y Proyectos.4. Guía alcance y requerimientos técnicos de los productos de los estudios en la etapa de pre inversión.

1) Guía alcance y requerimientos técnicos de los

productos de los estudios en la etapa

de pre inversión.2) Aplicar los formatos

vigentes.

Pre. y Post.

Condiciones técnicas que afectan el alcance de los estudios de preinversión

1. Reuniones internas e interinstitucionales para revisar y tratar los temas técnicos2. Aplicación del Procedimiento Formulación, Evaluación y Seguimiento de Proyectos

1) Actas, listas de asistencia

2) Procedimiento Formulación, Evaluación y

Seguimiento de Proyectos

Pre. y Post.

Factibilidad de Proyectos

Estructuración de Proyectos

Perdida de oportunidad en la presentación de los Estudios en etapa de

preinversión .

Formulación de proyectos en etapa de preinversión efectuados con información desactualizada, o insumos (topografía, redes, geotecnia, transito) faltantes.

1) Retrasos en la entregas de los productos a cargo de la DTP.

1) Recopilación y revisión de Estudios Previos. 2) Procedimiento PR-EP-088 FORMULACION, EVALUACION Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS3) Guía alcance y requerimientos técnicos de los productos de los estudios en la etapa de pre inversión.

Demoras en conceptos técnicos de las empresas de servicios públicos y/o entidades involucradas en el proyecto.

1) Mesas de trabajo internas e interinstitucionales 2) Diligenciamiento de la matriz institucional que permite realizar la trazabilidad de la gestión.

1) Actas de reunión.2) Matriz institucional.

Modificación del alcance e insumos por parte de otras entidades

1) Se adelantan reuniones con las entidades externas con el fin de coordinar y acordar las diferentes modificaciones que éstas realizan, teniendo presente que esto modifica el alcance del proyecto que se adelanta desde el proceso.

1) Actas de reunión.2) Comunicaciones

ORFEO

Falta de asignación de recursos físicos, tecnológicos, humanos y presupuestales.

1) Anteproyecto de presupuesto (DTP)2) Reporte de necesidades al área correspondiente al interior de la entidad.

1) Correos electrónicos.

2) Anteproyecto de presupuesto (DTP)


FORMATOPROCESO: GESTIÓN DE LA VALORIZACIÓN Y FINANCIACIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN

MATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓN

CÓDIGO PROCESO VERSIÓNÁREA: 31 DE MAYO DE 2016

FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0



PDD SI AMB SST Pc P I Ic Ri DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE Documentación Tipo Valor Efecto Pc Ic P I Rr NIVEL

R.VF.01

R. Humano 1

X

1.9

1.04 4.00

4.0

4.2

Previo Medio Probabilidad 1.0 4.0

1.50 3.40 5.1 INFERIOR

Método 2 2.0 4.0 Previo Medio Impacto 2.0 3.0

Externo 3 1.4 4.0 Posterior Medio Ambos 1.0 3.0

R.VF.02 Método 1 X 2.3 2.29 3.71 3.7 8.5 Medio Ambos 1.3 2.7 1.29 2.71 3.5 INFERIOR

Liquidación R.VF.04

Externo 1

X

2.3

1.89 3.67

3.7

6.9

Previo Limitado Probabilidad 2.3 3.7

1.02 2.02 2.1 INFERIOR

Externo 2 2.0 3.7 Fuerte Ambos 1.0 1.7

Método 3 1.7 3.7 Medio Ambos 1.0 2.7

Método 4 1.8 3.7 Fuerte Ambos 1.0 1.7

Método 5 1.3 3.7 Previo Medio Ambos 1.0 2.7

DIRECCIÓN TÉCNICA DE APOYO A VALORIZACIÓN OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

GESTION DE LA VALORIZACION Y

FINANCIACION

Estructuración de Acuerdos de Valorización

Que se presente deficiencia en la planificación de los acuerdos de valorización

Insuficientes estudios socio económicos para las zonas de influencia

1. Reacciones adversas de la comunidad. 2. Afecta el normal desarrollo del proceso.3. Desgaste para la gestión de cobro.4. Afecta la credibilidad de la entidad

La DTAV contrata un estudio socio económico o estudio de capacidad de pago para estimar la capacidad de los contribuyentes de acuerdo a la zona de influencia que va a cobrar por concepto de valorización.

Contrato de prestación de servicio o consultoría. Manual de

Interventoría. Oficios Orfeo

Que no exista coordinación entre las diferentes áreas del proceso.

La DTAV realiza reuniones de planificación para la identificación de los recursos y la forma como se va a realizar toda la contratación para el nuevo cobro de valorización.

Memorandos, actas de reunión

Debilidad en la Coordinación interinstitucional e intersectorial.

La DTAV coordina la entrega de la información con las entidades distritales que tienen relación con la contribución de valorización, como son la UAECD, SDP, SDH.

Oficios Orfeo. Actas de reunión

Que se presenten fallas en la comunicación e insuficiente divulgación del Proyecto de Acuerdo de Valorización

Falta de articulación con el proceso de comunicaciones, para aplicar las estrategias comunicativas de un proyecto de acuerdo de valorización a nivel interno y a la comunidad en general.

1. Reacciones adversas de la comunidad. 2. Afecta el normal desarrollo del proceso.3. Desgaste para la gestión de cobro.

Aplicación de los formatos establecidos por parte de la Oficina de Comunicaciones, para el acompañamiento de la estrategia de comunicación.Reuniones de seguimiento.

Procedimiento de Estructuración de

Acuerdos de Valorización.

Actas de reunión y/o listado

de asistencia

Pre. y Post.


FINANCIACION

Que la liquidación de la contribución de valorización presente inconsistencias.

Inconsistencia en la estructura de datos de la información suministrada por otras entidades.

1. Llamados de atención o apertura de investigaciones por parte de los entes de control sobre el accionar del Instituto de Desarrollo Urbano.

2. Desprestigio de la imagen institucional.

3. Aumento en la tasa promedio de las reclamaciones.

La STOP revisa que se cumplan los estándares mínimos de aceptación.

Oficio de solicitud, en el cual se establece el protocolo .

Inconsistencia en el contenido de la información suministrada por entidades externas, relacionada con la veracidad del dato.

La revisión de la consistencia de la información se realiza sobre predios con características especiales, (grandes contribuyentes), antes del proceso de liquidación. (Estudios técnicos de casos especiales)

Manuales y procedimientos para la gestión de estudios técnicos.

Pre. y Post.

Desactualización de documentos técnicos o manual de procesos y procedimientos.

Aplicación de la memoría técnica, del Acuerdo correspondiente.Manual de la contribución de valorización.

Manual MG-IDU-015Memoría Técnica Pre. y

Post.

Implementación inadecuada del proceso de control de calidad de la información.

Realizar el control de calidad a la completitud de los datos que se utilizan en el proceso de liquidación y se realiza control de calidad por muestreo aleatorio simple o estratificado.

Solicitudes de control de calidad generadas en el sistema de valoricemos.

Pre. y Post.

Insuficiente generación de escenarios de liquidación o pre liquidaciones, que permitan sensibilizar el valor de la contribución de valorización.

Se analizan los picos existentes en el valor de la contribución pre liquidada o liquidada, para identificar los casos atípicos o especiales.

En el sistema de información valoricemos.


FORMATO PROCESO: GESTIÓN DE LA VALORIZACIÓN Y FINANCIACIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓN

CÓDIGO PROCESO VERSIÓN ÁREA: 31 DE MAYO DE 2016FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0





Cobro y Recaudo R.VF.05

Tecnológico 1

X

1.9

1.79 3.57

3.6

6.4

Medio Ambos 1.0 2.6

1.00 2.57 2.6 INFERIOR

Tecnológico 2 Integridad y confiabilidad de la información. 1.7 3.6 Medio Ambos 1.0 2.6

Cobro y Recaudo R.VF.06

R. Humano 1

X

2.4

2.50 3.80

3.8

9.5

Memorandos Orfeo Posterior Medio Ambos 1.4 2.8

2.18 2.80 6.1 MODERADO


R.VF.07 Método 1 X 2.8 2.80 3.40 3.4 9.5 Posterior Fuerte Probabilidad 1.0 3.4 1.00 3.40 3.4 INFERIOR


FINANCIACION

Que se genere incorrectamente las cuentas de cobro mensual

Errores en la parametrización del aplicativo por proyecto de valorización, de acuerdo con decretos o normatividad que afecte los procesos de liquidación y facturación mensual.

1. Error en el cálculo de los intereses y en el valor de la cuota a pagar2. Retrasos en los procesos de generación de archivos para impresión, distribución, pagos por Internet y control de calidad3. inducir al error en el pago de la contribución a los contribuyentes.

El coordinador del grupo, realiza revisiones aleatorias. Se realiza retroalimentación de acuerdo con las solicitudes presentadas por los contribuyentes.

Correos electrónicos y llamadas

Pre. y Post.

Se realizan controles de calidad a los procesos de liquidación y facturación mensual cada mes. Así como controles aleatorios a todos los procesos de liquidación y ajustes

Base de datos control de calidad

Pre. y Post.


FINANCIACION

Que las gestiones realizadas para el trámite del proceso de cobro coactivo, no conduzcan al recaudo efectivo de la obligación.

La identificación jurídica y física de los predios no es acorde con el CDA.

1. No se pueden decretar y efectuar medidas cautelares dentro del proceso.2. Desgaste administrativo.

Validación de datos del CDA por parte del abogado ejecutor, si los mismos no son congruentes se devuelven los documentos a STOP.

Predios con gravámenes tales como patrimonio de familia o afectación a vivienda familiar.

Se realiza verificación de las anotaciones registradas en los certificados de libertad, una vez recibidos los CDA a fin de determinar que otras medidas de coacción se pueden adelantar por parte del abogado ejecutor.

Certificado de Libertad y Tradición, boletín catastral


FINANCIACION

Asignación y Notificación

Error en la identificación de los atributos y factores de liquidación, los cuales, se verán reflejados en las Resoluciones de Asignación.

Información incompleta en las bases de datos respecto a dirección del predio, dirección de correspondencia, factores y/o atributos gravables y nombre del propietario.

1. Reclamaciones por parte de los sujetos pasivos. 2. Requerimientos provenientes de entes de control.

Verificación de la información predial y del propietario frente a la información que reporta el VUR y UEACD (Catastro).

Aplicativo VUR, oficio por parte del contribuyente, aplicativo valoricemos. Oficios Orfeo, aplicativos SIIC


FORMATO PROCESO: GESTIÓN DE LA VALORIZACIÓN Y FINANCIACIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓN






R.VF.08

Método 1

X

3.1

3.12 3.71

3.7

11.6

Posterior Fuerte Probabilidad 1.1 3.7

1.47 3.71 5.45 MODERADOR. Humano 2 3.4 3.7 Previo Fuerte Probabilidad 1.4 3.7

Externo 3 2.7 3.7 Posterior Medio Probabilidad 1.7 3.7

RVF.09

Método 1

X

3.4

5.09 3.38

3.4

17.2

Fuerte Ambos 1.4 1.4

3.89 1.38 5.4 MODERADO


Método 3 Proyección errada de un concepto técnico. 2.3 3.4 Fuerte Ambos 1.0 1.4

RVF.10

Tecnológico 1 X

3.5 3.50 4.00

4.0

14.0

Medio Impacto 3.5 3.0

2.59 3.73 9.7 ALTOMétodo 2

X

4.0 Previo Medio Probabilidad 1.0 4.0

R. Humano 3 4.0 Previo Medio Probabilidad 1.0 4.0


FINANCIACION

Asignación y Notificación

Que los documentos que notifican el cobro de la

contribución de valorización, como cuentas

de cobro, actos de notificación, resoluciones, no lleguen oportunamente

al contribuyente.

Teniendo en cuenta la dinámica urbana de la ciudad, la información que reposa en la base de datos de la UEACD no se encuentra actualizada con la nomenclatura física del predio.

1. Si el contribuyente reclama, y efectivamente se comprueba que

no quedó debidamente notificado, debemos iniciar el

proceso de notificación, reversando todas las actuaciones

en el sistema y restituirle términos.

2. Los predios cuyas

asignaciones no están notificadas tienen una fecha de

exigibilidad incierta que impide la facturación.

3. Aumento de las quejas y reclamos por parte de los

contribuyentes por el no recibo de los documentos.

Solicitar la base catastral con el fin de actualizar los sectores. Se realiza una verificación manual al SIIC (Sistema Integrado de información Catastral) y VUR (Ventanilla Única de Registro).Actualización del registro.

Oficios Orfeo, aplicativos SIIC y VUR, Aplicativo Valoricemos

No entrega de la cuenta de cobro por parte de la empresa de correo, por equivocación, negligencia, no existe predio, nomenclatura errada; entre otras.

Seguimiento y auditoría continua a los reportes presentados por la empresa de correo y aplicación de las sanciones establecidas en el contrato por incumplimiento.

Contrato, oficios, informe, memorandos.

Entrega de información errada a la empresa de correo por parte del IDU, por no contar con bases de datos actualizadas, ni en terreno por parte de Catastro.

Continuamente los funcionarios de la STOP desde varias perspectivas están validando y depurando la información del sistema, si se tiene en cuenta que el IDU no cuenta con información 100% actualizada, por lo que dentro del proceso de cobro persuasivo, se hace gestión de visitas a terreno, depuración de información para predios a los cuales la empresa de correo devuelve la documentación enviada.

Reportes e informes de auditoria.


FINANCIACION

Tramitar las solicitudes y

reclamaciones

Que no se elabore la respuesta oportuna a requerimientos y/o reclamaciones

Que la información requerida de otras áreas y/o entidades no sea entregada a tiempo

1. Inicio de investigaciones 2. Interposición de demandas ante la jurisdicción contencioso administrativa.3. Declaratorias de nulidad por parte de la jurisdicción contencioso administrativa 4. Alto volumen de derechos de petición 5. Mayores costos a nivel operativo 6. Inadecuada atención al contribuyente

Se realiza seguimiento oportuno en ORFEO y en valoricemos y a los requerimientos de información.

Reportes por generación de actividades en Valoricemos y Orfeo

Pre. y Post.

No estar preparados para atender un alto volumen de reclamaciones, (por periodos específicos en el año)

Revisar el RH que se requiere para atender oportunamente los requerimientos y reclamaciones. Para la vigencia actual, esta causa no se materializará. No obstante los controles definidos para esta causa son: Incluir en el anteproyecto del presupuesto los requerimientos del recurso humano y/o redistribución de tareas en la STJEF.

Formato anteproyecto de presupuesto.

Pre. y Post.

Se valida la información, verificando la planilla de terreno, la dirección del predio con la fotografía de la verificación predial y la información de UAECD, de igual manera se efectúan las visitas necesarias a los predios, notarias y entidades competentes con el fin de revisar las características prediales y se hace un filtro por el revisor y supervisor. Se aplica el procedimiento de elaboración de conceptos técnicos.

Planillas, registro fotográficos, procedimiento No.2DTFGF22.1.6_ELABORAR_CONCEPTO_TECNICO_PARA_RECLAMACIONES_POR_VALORIZACION

Pre. y Post.


FINANCIACION

Tramitar las solicitudes y

reclamaciones

Que la entidad incurra en la configuración de un

posible silencio administrativo, frente a una

reclamación presentada por parte del contribuyente.

Deficiente disponibilidad y conectividad de los servicios de los aplicativos de valoricemos y orfeo al acceder desde equipos externos, para resolver los recursos.

Que se configuere un silencio administrativo positivo.

1. Realizar las pruebas necesarias para garantizar el correcto funcionamiento de los aplicativos de ORFEO y VALORICEMOS.2. Solicitar a la STRT a través de la plataforma ARANDA o la línea de ayuda (Helpdesk) la solución del incidente.

Correo Electrónico, actas, memorandos

Pre. y Post.

Las reclamaciones allegadas no cuentan con la suficiente claridad para dar respuesta de fondo a la solicitud por parte del contribuyente. 1. Demandas ante la Jurisdicción

Contencioso Administrativa, con decisiones desfavorables que

implican devoluciones en el pago de la Contribución de

Valorización.

Análisis minucioso por parte del abogado sustanciador de las reclamaciones efectuadas por el contribuyente, en caso de ser necesario abre periodo probatorio y solicita lo que requiere, el cual queda registrado en VALORICEMOS.

Memorandos y oficios y reportes del sistema Valoricemos.

No contar con el recurso humano suficiente y a tiempo para atender las diferentes actividades del proceso

1. Identificación del personal requerido para las diferentes actividades del proceso, el cual es informado a la SGGC y a la OAP, a través de la aplciabilidad.2. Aplicación del procedimiento de Anteproyecto de Presupuesto.

Formato anteproyecto de presupuesto.Memorandos .


FORMATOPROCESO: GESTIÓN DE LA VALORIZACIÓN Y FINANCIACIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN

MATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓN






RVF.11

Tecnológico 1

X

2.8

3.01 3.40

3.4

10.2

Medio Probabilidad 1.8 3.4

1.48 3.40 5.02 INFERIORTecnológico 2 2.4 3.4 Posterior Medio Probabilidad 1.4 3.4

Financiero 3 1.4 3.4 Previo Medio Probabilidad 1.0 3.4

RVF.12

Tecnológico 1

X

2.5

2.50 3.17

3.4

7.92

Memorandos y correos Medio Probabilidad 1.5 3.4

1.50 3.40 5.1 INFERIOR

R. Humano 2 2.5 3.4 Correo institucional Medio Probabilidad 1.5 3.4

Devoluciones RVF.13

R. Humano 1

X

1.3

2.30 3.33

3.3

7.7

Posterior Medio Ambos 1.0 2.3

1.49 2.17 3.2 INFERIOR

R. Humano 2 Inconsistencia en los valores a devolver 1.8 3.3 Posterior Fuerte Ambos 1.0 1.3

Externo 3 2.0 3.3 Correo Electrónico Medio Ambos 1.0 2.3

R. Humano 4 3.2 3.3 Correo Electrónico Medio Ambos 2.2 2.3



SGGC CARLOS HUMBERTO MORENO BERMUDEZ Subdirector General ORIGINAL FIRMADO

DTAV HERNANDO ARENAS CASTRO Director Técnico ORIGINAL FIRMADO

OAP ISAURO CABRERA VEGA Jefe de Oficina ORIGINAL FIRMADO


FINANCIACION

Atención al contribuyente

Que se expidan paz y salvos con deuda y que el contribuyente realice transferencia del inmueble.(O que se expidan paz y salvos con datos erróneos del predio.)

Desactualización de la base de datos que proporciona la UEACD.

1. Demandas, lo que le genera al IDU pagar a los contribuyentes cláusulas pecuniarias que se encuentran estipuladas en los contratos de compraventa de los inmuebles. 2. También sanciones disciplinarias a los funcionarios responsables.

Se realiza una verificación manual al SIIC (Sistema Integrado de información Catastral) y VUR (Ventanilla Única de Registro).Y se realizar la actualización del registro asignando un CHIP IDU.

Oficios Orfeo, aplicativos SIIC y VUR, Aplicativo Valoricemos

Pre. y Post.

Información de predios cuente con más de un ID (CHIP IDU, CHIP CASTASTRAL)

Verificación en las bases de datos Valora y Valoricemos, utilizando el CHIP IDU o el CHIP CATASTRAL Aplicativos Valora y

Valoricemos.

No socializar la información de actualización de procedimientos, cambios en el sistema y lineamientos.

Realizar entrenamiento de toda la documentación actualizada que afecte la atención al contribuyente.

Planillas de asistencia, actas y correo institucional.


FINANCIACION

Atención al contribuyente

Demoras en la atención al contribuyente en los puntos de atención.

Caídas en la plataforma tecnológica que dificulta la atención oportuna al contribuyente

1. Inconformidad de la comunidad

Se solicita a la STRT oportunamente el soporte tecnológico, a través de correos electrónicos, llamadas y memorandos.

Pre. y Post.

Colapso en los puntos de atención por afluencia masiva de los contribuyentes, cuando están próximos a vencer plazos de pagos, entre otros

Conformación de equipos de trabajo adicional para soportar la atención en los diferentes puntos.

Pre. y Post.


FINANCIACION

Demora en los tiempos de devolución

Identificar incorrectamente a quien se le va realizar la devolución.

1. Incumplimiento del estatuto tributario al superar los 50 días estipulados en el documento

Consulta de los documentos jurídicos plataforma VUR, conformación de equipos de trabajo para el análisis, revisión y aprobación y la asignación de roles para los usuarios en el sistema.

Plataforma VUR, estudio técnico,

Instructivo INVF020 Trámite Devoluciones

Ordenada por el Acuerdo 523 de 2013

Demoras en la disponibilidad documental en el sistema Orfeo.

Solicitud al proceso de gestión documental para digitalización de la información

Pre. y Post.

Entrega de la documentación incompleta por parte del contribuyente, en los puntos de atención.

Se socializa periódicamente la lista de chequeo de requisitos con todos los técnicos de atención.

Pre. y Post.


FORMATO PROCESO: DISEÑO DE PROYECTOS FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN ÁREA: DIRECCIÓN TÉCNICA DE DISEÑO DE PROYECTOS 31-May-16FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0




R.DP.01 Externo 1 X 3.3 3.25 2.50 2.5 8.1 Posterior Limitado Impacto 3.3 2.5 3.25 2.50 8.1

R.DP.02

Método 1

X

3.8

3.75 3.50

3.5

13.1


2.75 3.50 9.6 ALTO

Método 2 3.8 3.5 Previo Medio Probabilidad 2.8 3.5

Diseño de proyectos

4. Verificar y aprobar los

productos de los estudios y diseños.

Demora en la entrega de insumos por parte de las

ESPs, y Entidades Distritales para el desarrollo

de los diseños.

Demora en la entrega de la información, por parte de las Empresas de Servicios

Públicos y demás Entidades

1. Incumplimiento en el cronograma aprobado por la interventoría o el supervisor

del contrato del IDU.2. Posibles reclamaciones por parte de los consultores

1. Realizar mesas de trabajo con los consultores e interventores, de donde se generan actas con compromisos.2. Plataforma ORFEO para realizar las diferentes comunicaciones oficiales.3. Mesas de trabajo con las ESP y demás Entidades para la coordinación y viabilidad pertinente de los productos. Visitas a terreno.4. Elaborar solicitud de concepto de viabilidad a las ESPs, y demás Entidades.5. Aplicación de Convenios existentes

1. FOIDU131_ACTA_ DE_ REUNION_ V_4.0.doc2. Conceptos3. Convenios existentes con las ESP.4. Oficios, Memorandos.

MODERADO


6. Elaborar los pliegos de

condiciones de los proyectos de construcción y conservación.

Inexactitud en el presupuesto de obra de

acuerdo con la modalidad de contrato. Estudios,

Diseños y Construcción.

Al no contar con Estudios y diseños definitivos, no es posible proyectar un

presupuesto de obra pues no se cuenta con cantidades de obra y alta

incertidumbre en el cálculo de obras de redes de servicios públicos.

1. Modificaciones en el valor de la obra proyectada.

2. Demoras en la contratación de Obra

3. Afectación de las metas de la entidad y del Plan de

Desarrollo

1. Utilización de los formatos de productos en estudio prefactibilidad y productos en estudio factibilidad, para el inicio de la fase de diseño.

FOFP01_Productos_Estudio_Prefactibilidad_Lista_ChequeoFOFP02_Productos_Estudio_Factibilidad_Lista_Chequeo

Los presupuestos de factibilidad tienen un alto nivel de incertidumbre

1. Seguimiento de la Interventoría y/o supervisor IDU.2. Aplicación de la Guía Elaboración de Presupuestos para contratos de obra, consultoría, interventoría y apoyo a la gestión. (Esta guía se encuentra en ajustes por parte de las DTs Estratégica, de Proyectos, y de Construcciones, de la Subdirección Técnica de Ejecución del Subsistema Vial, de la Subdirección Ténica de Mantenimiento del Subsistema Vial, y la Subdirección General de Infraestructura).

1. Manual de Interventoría.2. GUDP017_ELABORACION_PRESUPUESTO_CONTRATOS_OBRA_CONSULTORIA_INTERVENTORIA_V1.03. Actas de seguimiento


FORMATO PROCESO: DISEÑO DE PROYECTOS FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN ÁREA: DIRECCIÓN TÉCNICA DE DISEÑO DE PROYECTOS 31-May-16FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0




R.DP.04

Externo 1

X

3.0

3.29 3.50

3.5

11.5

Pre. y Post. Medio Ambos 2.0 2.5

2.31 2.50 5.8 INFERIORProveedor 2 3.0 3.5 Pre. y Post. Medio Ambos 2.0 2.5

Método 3 3.8 3.5 Pre. y Post. Medio Ambos 2.8 2.5

R.DP.05

Financiero 1

X X

2.5

2.92 2.50

2.5

7.3

Proyección del presupuesto anual Posterior Limitado Impacto 2.5 2.5

2.92 2.50 7.3

Método 2 3.3 2.5 No se evidencia control - frente al riesgo Ninguna. Posterior Limitado Impacto 3.3 2.5



SGI SANDRA LILIANA ANGEL ALMARIO SUBDIRECTOR GENERAL DE INFRAESTRUCTURA ORIGINAL FIRMADO

DTD IVAN ALEJANDRO GARCIA GRAJALES DIRECTOR TÉCNICO DE DISEÑO DE PROYECTOS ORIGINAL FIRMADO


3. Ejecutar o realizar los estudios y diseños.

Que se termine el plazo de ejecución de los estudios y diseños sin recibir los productos aprobados.

Demora en la coordinación con las ESPs y demás entidades por parte del

consultor.

Reprogramación del cronograma para la entrega

de productos, lo que conlleva a ampliar el plazo de entrega

final de los mismos.Modificaciones Contractuales

1. Aplicación del Procedimiento sancionatorio.2. Se controla con la forma de pago por productos, la cual queda establecida en el contrato.3. Realización de reuniones semanales y mensuales, por parte de la supervisión del proyecto o interventoría.

1. Memorandos enviados a la DTGC.2. Actas de pago.3. Acta de seguimiento al contrato.4. Manual de Interventoría.

Demora en la revisión y aprobación por parte de la interventoría.

1. Aplicación del Procedimiento de declaratoria de incumplimiento, imposición multa, cláusula penal caducidad y o afectación de la garantía única de cumplimiento2. Realización de reuniones de seguimiento, semanales y mensuales, con el supervisor del proyecto e interventoría.3. Reprogramación del cronograma aprobado por la interventoría, debidamente justificado y aprobado por la interventoría

1. Memorandos enviados a la DTGC.2. Actas de pago.3. Acta de seguimiento al contrato.4. Manual de Interventoría.5. Cronograma reprogramado aprobado por la interventoría.6. PRGC06 Procedimiento Declaratoria de incumplimiento, imposición multa, cláusula penal, caducidad y o afectación de la garantía única de cumplimiento

Incumplimiento del consultor en los plazos establecidos en el cronograma

aprobado por la interventoría.

1. Seguimiento y control del cronograma del contrato de consultoría, cuando la interventoría es interna.2. Reprogramación del cronograma aprobado por la interventoría, debidamente justificado.3. Aplicación del Procedimiento de declaratoria de incumplimiento, imposición multa, cláusula penal caducidad y o afectación de la garantía única de cumplimiento

1. Cronograma2. Actas de seguimiento3. Contratos suscritos4. Oficios - ORFEO5. PRGC06 Procedimiento Declaratoria de incumplimiento, imposición multa, cláusula penal, caducidad y o afectación de la garantía única de cumplimiento


1. Planificar los estudios y diseños.

Reprocesos en la estructuración de los

pliegos por cambio en el alcance del objeto de obra

con respecto al alcance definido en el diseño

Recursos limitados y falta de definición de presupuesto real en el momento de definir el alcance del diseño.

Rediseño, detrimento, aumento en tiempos, menor

alcance del proyecto.

PRPE02 Procedimiento de Elaboración del anteproyecto de presupuesto

MODERADO

6. Elaborar los pliegos de

condiciones de los proyectos de construcción y conservación.

Cambios en las prioridades de la Administración.


FORMATO PROCESO: GESTIÓN PREDIAL FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN ÁREA: DIRECCIÓN TÉCNICA DE PREDIOS 31-May-16FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0




R.GP.01

Financiero 1

X

3.2

3.58 3.50

3.5

12.5

Medio Ambos 2.2 2.5

2.59 2.50 6.5Método 2 3.8 3.5 Medio Ambos 2.8 2.5

Financiero 3 3.7 3.5 Medio Ambos 2.7 2.5

R.GP.02

Financiero 1

X

3.9

3.87 3.38

3.4

13.0

Medio Ambos 2.9 2.4

2.87 2.38 6.8

Financiero 2 3.9 3.4 Solicitud de recursos faltantes formalmente. Memorandos Medio Ambos 2.9 2.4

Gestión Predial

Elaborar insumos técnicos, jurídicos y sociales.

Realizar la adquisición

predial

Demoras en la asignación de Recursos

para la Adquisición Predial de los Proyectos

Falta de apropiación presupuestal para la Gestión predial (adquisición, venta y administración de predios).

1. Retrasos en la gestión predial

2. Demora en el inicio de las obras

3. Demandas por parte de los vendedores o

afectados por las nuevas obras.

1. Solicitud de recursos desde el anteproyecto de presupuesto en donde se tiene previstas todas las necesidades de la DTDP. Mediante Formato FO-PE-225.2. En el transcurso de la vigencia se realiza la solicitud de recursos faltantes formalmente o de acuerdo con la demanda de los proyectos de gestión predial.

Comunicación OficialFormato

FO-PE-225

Pre. y Post.

INFERIORTrámites y asignación de recursos financieros en forma pausada



FO-PE-225

Pre. y Post.

Falta de recursos humano de apoyo a la gestión predial, por demoras en la apropiación presupuestal y contratación en los casos que aplica.



FO-PE-225

Pre. y Post.

Gestión Predial



predial

Falta de apropiación presupuestal de la caja

menor del área.

Falta de asignación de recursos financieros para gestionar la obtención de insumos prediales

1. Retrasos en la gestión predial

Solicitud de recursos desde el anteproyecto de presupuesto en donde se tienen previstas todas las necesidades de la DTDP y así obtener todos los recursos necesarios para llevar a cabo el proceso predial.


FO-PE-225

Pre. y Post.

MODERADO

Demoras en la aprobación del acto administrativo de apertura de la Caja Menor.

Pre. y Post.






R.GP.03

Cliente 1

X

4.1

3.90 4.25

4.3

16.6


3.20 3.59 11.5 ALTO


Cliente 3 4.3 4.3 Previo Medio Probabilidad 3.3 4.3

Cliente 4 4.1 4.3 Limitado Probabilidad 4.1 4.3

Externo 5 3.5 4.3 Medio Probabilidad 2.5 4.3

Proveedor 6 4.1 4.3 Posterior Fuerte Ambos 2.1 2.3


Método 8 3.3 4.3 Posterior Fuerte Impacto 3.3 2.3

Método 9 3.6 4.3 1. Oficios Posterior Fuerte Ambos 1.6 2.3

Gestión Predial



predial.Realizar el

reasenatemiento integral de la

población.Realizar viabilidad predial.

Retrasos en la Gestión Predial por falta de Insumos prediales

Los propietarios no permiten el acceso a los predios para cumplir con el debido levantamiento de insumos prediales.

1. Incumplimiento en los tiempos previstos para elaboración de

Registros Topográficos, solicitud de avalúos y ofertas de

compra.

2. Demoras en la adquisicón predial.

3. Retrasos en la posible entrega de los predios al proceso de Ejecución de Obras.

4. Inconformismo por el valor comercial del

inmueble

5. Demoras en la adquisicón predial.

6. Retrasos en la entrega del predio al proceso de Ejecución

de Obras

7. Incremento en los contratos de vigilancia

de predios

8. Retrasos en la expedición de ofertas

de compra

1. Envío de oficios previos a la visita de propietarios con el acompañamiento social y técnico. 2. Levantamiento fotográfico como referencia. 3. Levantamiento Planimerico, VUR, VUC, folio matricula.

1. Comunicaciones Oficiales 2. Actas de Visita

Diferencias de áreas (Cabidas y Linderos) que no son certificadas a tiempo por la UAECD para el levantamiento definitivo de los Registros Topográficos, corrección de avalúos y elaboración de ofertas de compra.

1. Programación de visita entre la UAECD, el IDU- DTDP y el propietario, con el fin de establecer el área real y poderla certificar para continuar con el proceso correspondiente.

1. Seguimiento del convenio con UAECD

Pre. y Post.

Demora en la entrega de documentos soporte para el cálculo de las Indemnizaciones (Daño Emergente y Lucro Cesante), parte fundamental del insumo para la fijación del valor del avaluó.

1. Tasación de indemnizaciones con los conceptos básicosque se encuentran en el Procedimiento de Adquisición Predial 2. Aplicación del Procedimiento de Gestión Social (PRGP01) 3. Elaboración y envío de oficios a los propietarios solicitando los documentos requeridos.4. Programar y adelantar reuniones con los propietarios.

1. Carpeta con soportes y solicitud de tasación enviada a la UAECD.

2. Oficios.3. Actas de Visita

Retrasos en la Negociación por oposición del propietario

1. Tramitar y redireccionar las peticiones de los propietarios a la UAECD.2. Seguimiento social3. Aplicación de los Términos de ley para adelantar la expropiación por vía administrativa.

1. Oficios enviados a la UAECD

2. Actas levantadas por el área Social.

3. Actas de visita sociales

Pre. y Post.

Problemas de titularidad de los predios en procesos de adquisición (poseedores, sucesiones, embargos)

1. Conforme a lo establecido en el Manual de Gestión Predial, se debe realizar el análisis jurídico del predio con 10 años de anterioridad para la emision del Estudio de títulos, siempre y cuando no requiera un análisis mayor, de ser así se debe realizar un análisis a 20 años sobre la tradición del predio, con el fin de establecer el propietario real de Dominio.

Estudio de Títulos FOGP11

Pre. y Post.

Incumplimiento de los tiempos previstos por la Ley para la emisión de los avalúos por parte de la UAECD.

1. Conforme al Capítulo 3 Parágrafo 2 del DECRETO 1420 DE 1998, el plazo de entrega de los avalúos por parte de la UAECD, son 30 días, de ser necesario el IDU reiterara la solicitud de los avalúos por medio de oficio a la UAECD.

1. Oficios enviados a la UAECD solicitando los

avalúos

Reproceso en la corrección, validación y aprobación de avalúos

1. Se diligencia y alimenta el seguimiento y control de avalúos (herramienta de excel), que indica la trazabilidad del estado de las solicitudes realizadas y de los derechos de petición dirigidos a la UAECD.2. Reuniones quincenales de seguimiento con el interlocutor de la UAECD.

1. Oficios Quincenales a la UAECD

2. Cuadro de Alerta Seguimiento de Avaluos3. Actas de seguimiento

Pre. y Post.

Que el avaluó comercial no esté debidamente soportado o justificado.

1. Validación y confrontación de la información por el equipo de avalúos de la DTDP, esta revisión se realiza por fases: - Revisión método valuatorio empleado por UAECD.- Verificación los Datos Básicos.- Verificación la parte Indemnizatoria.

1. Carpeta y documentos soportes enviados a la

UAECD

Entregas masivas de avalúos por parte de la UAECD que generan represamientos en la aprobación de los mismos.

Ejecución de contingencias para aprobación masiva de avalúos en la DTDP, a través de la plataforma de ORFEO






R.GP.04

Método 1

X

2.3

3.37 3.75

3.8

12.6


3.37 3.75 12.6 ALTO

Método 2 3.4 3.8 Limitado Ambos 3.4 3.8

Externo 3 Titulación irregular de la tierra en Bogotá 3.9 3.8 Limitado Ambos 3.9 3.8

Otro 4 3.1 3.8 Posterior Limitado Impacto 3.1 3.8

Otro 5 3.8 3.8 Actas Social- Juridica Posterior Limitado Impacto 3.8 3.8

Externo 6 3.4 3.8 Posterior Limitado Impacto 3.4 3.8

Gestión Predial



predial.Realizar el



Demoras en la entrega del predio, al área

ejecutora para construcción

Adjudicar los contratos de obra sin contar con el certificado de viabilidad predial.

1. Retraso en la inicio de la obra

2. Sobrecostos

3. Investigaciones por parte de los Entes de

Control

4. Problemas con las comunidades

5. Reproceso en la gestión predial

1. Emisión del certificado de viabilidad predial conforme a lo establecido en el Manual de Gestión Predial del IDU, en el cual se establece que el 100% de los predios que integran el área del proyecto se encuentren con oferta de compra debidamente notificada, al momento de iniciar la obra. Que se cuente con la disponibilidad del 80% del área requerida para el proyecto al momento de iniciar la obra. Que el 20% restante del área requerida, no podrá estar integrada por un número plural de predios que representen más del 80% de los inmuebles que se deba adquirir, al momento de iniciar la obra.

Manual de Gestión Predial

Memorandos

Estudios sociales desactualizados al momento de iniciar el proceso de Adquisición Predial.

1. Caracterización de la unidad social, conforme a lo establecido en el Procedimiento de Gestión Social Predial (PRGP01), Diligenciar el formato de caracterización de la Unidad Social y realizar el informe para incluir en carpeta por cada unidad social.

Censo Social.Formatos 0,1,2,3

Pre. y Post.

1. Conforme a lo establecido en el Manual de Gestión Predial , que se debe realizar el analisis juridico del predio con 10 años de anterioridad para la emision del Estudio de títulos, siempre y cuando no requiera un análisis mayor, de ser así se debe realizar un análisis a 20 años sobre la tradición del predio, con el fin de establecer el propietario real de Dominio.

Actas de Visita (Social- Técnico).

Pre. y Post.

Reprogramación y/o ajustes a los diseños iniciales

1. Depende a situaciones imprevisibles Técnicas, juridicas y sociales.

Comunicaciones Oficiales

Por vencimiento de términos en los procesos de enajenación voluntaria se pasen a expropiación administrativa y entregas con apoyo policivo.

1. Seguimiento semanal de avance a las etapas jurídica y social, para determinar el avance de cada proyecto y reforzar si es necesario el acompañamiento y asesoría a las Unidades Sociales en el proceso de gestión predial.2. Aplicación de los Términos de ley para adelantar la expropiación por vía administrativa.

Demoras en los procesos de expropiación judicial

1. Seguimiento y actualización de los procesos judiciales en el sistema SIPROJ.

Plan de Contratación Anual.

Sistema SIPROJ






R.GP.05

Financiero 1

X

3.7

3.03 3.75

3.8

11.4


1.47 2.19 3.2Método 2 2.6 3.8 Previo Fuerte Ambos 1.0 1.8

Método 3 2.5 3.8 Acta de Entrega Medio Ambos 1.5 2.8

R.GP.06 R. Humano 1 X 4.0 4.00 3.25 3.3 13.0 Listado Publicado Posterior Medio Impacto 4.0 2.3 4.00 2.25 9.0 ALTO

Gestión Predial



predial.Realizar el



Dificultades en la administración o

mantenimiento de los predios adquiridos o en

posesión del IDU

No disponer de recursos financieros suficientes para los contratos de administración. 1. Invasión a los

predios en administración.

2. La no demolición de predios por falta de

contrato lo cual genera inseguridad

3. Reclamos de la comunidad por

limpieza de los predios

4. Mala imagen de La

Entidad

1. Incorporar en el Anteproyecto de Presupuesto los recursos requeridos para financiar los contratos de administración, vigilancia y mantenimiento de predios; así mismo hacer la gestión correspondiente con el fin que dichos recursos se incorporen en el presupuesto de cada anualidad. Mediante Formato FO-PE-225

Comunicacion OficialFormato FO-PE-225

Pre. y Post.

INFERIORNo disponer de contratos para la administración de los predios (Demolición, mantenimiento y vigilancia)

1. Solicitud y gestión de la disponibilidad de los recursos ante la DG y las dependencias correspondientes. Mediante Formato FO-PE-225.

Comunicacion OficialFormato FO-PE-225

Que no se entregue el predio con el registro de titularidad.

1. Diligenciamiento del acta de Entrega por el cual se da por recibido el inmueble y entrega al Contratista.

Pre. y Post.

Gestión Predial

Administrar y vender predios sobrantes de

obra

Que los predios sobrantes de obra permanezcan bajo

custodia del IDU por tiempo indeterminado

Desfinanciación de Proyectos en ejecución por cambio de politicas

1. Invasiones a los predios en venta

2. Se pueden convertir en basureros públicos aumentando los costos

de administración.

3. Aumento en el valor de los contratos de

vigilancia y mantenimiento.

1. Custodia y mantenimiento del predio adquirido conforme a lo establecido en el Procedimiento de Administración y Ventas vigente.






R.GP.07

Cliente 1

X

3.5

3.50 3.88

3.9

13.6


2.05 3.03 6.2

Cliente 2 3.5 3.9 Fuerte Ambos 1.5 1.9


Externo 4 Presencia de asentamientos informales. 3.5 3.9 Previo Medio Probabilidad 2.5 3.9


Gestión Predial



predial.Realizar el



Demora en el Reasentamiento Integral

de la Población.

Problemas con la entrega de los arrendatarios de los predios en proceso de adquisición.

1. Retraso en los traslados y reubicación

de las Unidades Sociales

2. Vencimiento de Términos que

ocasionan procesos de Expropiación.

3. Demoras en el Reasentamiento de las

unidades sociales

4. Demora en la entrega del predio

5. Demandas para la Entidad

6. Invasión de predios IDU

1. Ejecución de los programas del PGS para las Unidades Sociales que ocupan o residen en inmuebles objeto de afectación por el proceso de adquisición predial, para lo cual se prestan asesorías Sociales, Técnicas, Jurídicas e inmobiliarias, como parte del acompañamiento a los propietarios, arrendatarios o tenedores durante el proceso de reasentamiento integral en iguales o mejores condiciones.

1. Formato de verificación de traslado

de la unidad social.2. Acta de Reunión

MODERADO

Problemas con unidades económicas arrendatarias vs arrendadores debido a incumplimiento en pagos y otros.

1. Atención personalizada intermediación y acompañamiento de los gestores sociales y económicos.

1. Actas de atención y seguimiento.

Pre. y Post.

Dificultades en la consecución de inmuebles de reposición con características similares a las iniciales

1. Acompañamiento social e inmobiliario con el fin de dar varias opciones de vivienda a las unidades sociales a trasladar.

2. Entrega portafolio Inmobiliario y se coordina con la unidades visitas a diferentes inmuebles para verificar condiciones de los nuevos predios.

1. Acta de visita y 2. Ficha Atención

Inmobiliaria.

Pre. y Post.

1. Censo y Diagnostico Socio- Económico.2. Seguimiento de la atención realizada a las us identificadas en el CENSO, destacadas en el Diagnóstico y el Estudio de impactos.

1. Censo Social.Formatos 0, 1, 2, 3

2. Actas de Seguimiento. 3. Actas de Asesoría

tanto Económica, Social, Jurídica e Inmobiliaria.

Nuevos asentamientos en predios entregados al IDU.

1. Censo, Diagnostico Socio- Economico, Estudio de Impactos, Plan de Gestión Social. 2. Seguimiento a las necesidades identificadas en el CENSO, según las caracteristicas determinadas y las necesidades de la unidad social.

1. Censo Social.Formatos 0, 1, 2, 3

2. Actas de Seguimiento. 3. Actas de Asesoría

tanto Económica, Social, Jurídica e Inmobiliaria.

Pre. y Post.






R.GP.08

Método 1

X

2.9

3.10 2.88

2.9

8.9

Fuerte Probabilidad 1.0 2.9

2.45 2.63 6.52 Falta de archivadores y archivos. 3.4 2.9 Medio Ambos 2.4 1.9

Método 3 3.0 2.9 Posterior Limitado Ambos 3.0 2.9



SGI Sandra Liliana Angel Almario Subdirectora General ORIGINAL FIRMADO

DTDP Maria Del Pilar Grajales Restrepo Directora Técnica ORIGINAL FIRMADO

Gestión Predial



predial.Realizar el



Perdida de la Documentación de los

expedientes del predio y de las unidades sociales (cambiar la redacción)

Manipulación inadecuada del expediente.1. Se pueden presentar

suplantaciones

2. Pérdida de información y

recuperación de expedientes

3. No poder contestar requerimientos a los Entes de Control por

no contar con el expediente original

4. Demoras en la entrega del predio por posibles pérdidas de la documentación al estar al alcance del público

1. Implementación de la Carpeta Única Consulta DTDP2. Digitalización de la información y cargue de la misma en el aplicativo SIGES y OPEN

1. Expediente.2. Aplicativo SIGES y

OPEN

Pre. y Post.

MODERADO

Otros recursos

1. Mediante el formato (FODO06) se hace entrega del archivo inactivo al archivo central.2. Solicitud de archivadores a recursos físicos por medio de formato ( F-ARF-030).

1. Formato de Trasferencia de Archivos

y orden de pedido de elementos de consumo

Pre. y Post.

Falta de control y seguimiento a los Expedientes

1. Implementación de planillas apra el control préstamos de Expedientes.2. Adecuación de las instalaciones para brindar una mayor seguridad al archivo y acceso restringuido al área de archivo.

1. Registro de entrega de expedientes


FORMATO PROCESO: EJECUCIÓN DE OBRAS FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN ÁREA: DIRECCIÓN TÉCNICA DE CONSTRUCCIONES 3-Jun-16FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0




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Método 1

X X

3.2

2.97 2.83

2.8

8.4

Medio Ambos 2.2 1.8

1.97 2.42 4.8 INFERIOR

Método 2 Retraso en la apropiación de los Diseños. 3.5 2.8 Previo Medio Probabilidad 2.5 2.8



Humano 5 2.5 2.8 Fuerte Ambos 1.0 1.0


No contar con los requisitos y aprobaciones por parte de las entidades distritales y nacionales necesarios para la el incio de la etapa de ejecución

1. Posibles reclamaciones del contratista y/o interventor, por restablecimiento del equilibrio

económico.2. Demandas de la comunidad,

acciones populares.3. Inicio de investigaciones

administrativas y disciplinarias por parte de los entes de control.

4. Retraso en plazos del contrato.

5. Mayores costos de obra. (Reajuste en precios).

1. Aplicación de la lista de chequeo Verificación de requisitos para inicio de la fase de ejecución de obra. FO-C-155. en la que se describen los documentos que se deben entregar en previo al acta de inicio.2. Aplicación de la Guia GUDP01 Guia de Alcance Entregables Etapa de Diseños.3. Aplicación de lo contemplado en el Pliego de Condiciones y Anexos relacionado con el Analisis de Niveles de Servicio (ANS) ó Cronogramas de Hitos.4. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.

1. Lista de chequeo Verificación de requisitos para inicio de la fase de

ejecución de obra. FO-C-155.2. Guia de Alcance Entregables Etapa

de Diseños.3. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos de

Infraestructura Vial y de Espacio Público

4. Ley 1682 de 2013 Ley de Infraestructura

5. Actas de Comité

Pre. y Post.

1. Aplicacion del manual de Interventoría 2. Comités, recepción de informes por parte de la interventoria, supervisión realizada por parte de la Entidad a la gestión realizada por el constructor, la interventoría y las ESP.3. Aplicación de la lista de chequeo "Verificación de requisitos para inicio de la fase de ejecución de obra" y verificación de los entregables de la etapa de Diseño.

1. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos de

Infraestructura Vial y de espacio Público.

2. Guia de Alcance Entregables Etapa de Diseños.

3. Procedimiento PR-C-044 "Ejecución de proyectos de construcción de

infraestructura vial y espacio público4. Lista de chequeo Verificación de requisitos para inicio de la fase de

ejecución de obra. FO-C-155.

Estudios y Diseños incompletos y/o desactualizados y/o deficientes.

1. Aplicacion del manual de Interventoría 2. Aplicación del Procedimiento Ejecución de Proyectos de contrcucción de infraestrucutra vial y de espacio público.3. Aplicación del procedimiento Cambio de esudios y diiseños aprobados en la etapa de construcción y/o conservación.4. Control por parte del interventor al contratista cuando se presenten rediseños.5. Aplicacion de la Guia de los entregables de la etapa de Estudios y Diseños.


Infraestructura Vial y de espacio Público.

2. Guia de Alcance Entregables Etapa de Diseños.

3. Procedimiento PR-C-044 "Ejecución de proyectos de construcción de

infraestructura vial y espacio público4. Lista de chequeo Verificación de requisitos para inicio de la fase de

ejecución de obra. FO-C-1555. Procedimiento PR-DP-080 "Cambio de Estudios y Diseños aprobados, en

etapa de construcción y/o conservación."

Acciones por parte de la comunidad para evitar el inicio de la obra.

1. Aplicacion del manual de Interventoría 2. En el Apéndice E de los contratos se establecen las obligaciones del contratista, en donde se encuentra la creación de un punto CREA en el cual se deberán realizar reuniones periódicas inicial en la obra y se llevan acabo reuniones de concertación a lo largo del proyecto en los puntos CREA, con la participación de la comunidad, Contratista, Interventoría y el IDU.



2. Apéndice E de los contratos de obra.

3. Actas de Reunión y/o de comité Crea con la comunidad.

Pre. y Post.

Demora en la aprobación y revisión de las hojas de vida de los equipos de trabajo en el contrato de obra y en el de interventoría.

1. Apliación de la Lista de chequeo Verificación de requisitos para inicio de la fase de ejecución de obra. FO-C-155.2. Verificación en el SIAC de las dedicaciones de los profesionales y que no estén al mismo tiempo en el contrato de obra y de Interventoría.3. Comunicaciones oficiales de aprobación de las hojas de vida de la interventoría y de los contratistas



2. Lista de chequeo Verificación de requisitos para inicio de la fase de

ejecución de obra. FO-C-1553. ORFEO

4. Sistema de Acompañamiento contractual SIAC.

Pre. y Post.

No disponer de la totalidad de los predios requeridos para la ejecución de la obra.

1. Lista de chequeo Verificación de requisitos para inicio de la fase de ejecución de obra. FO-C-1552. Aplicación del Manual de Gestión Predial en lo concerniente a la expedición del concepto de viabilidad predial.Que el 100 % de los predios que integran el área del proyecto se encuentren con oferta de compra debidamente notificada y, Que se cuente con la disponibilidad del 80% del área requerida para el proyecto. Es entendido que el 20% restante del área requerida, no podrá estar integrada por un número plural de predios que representen más del 80% de los inmuebles que se deba adquirir, caso en el cual, no se expedirá el certificado de viabilidad predial.


Infraestructura Vial y de Espacio Público.

2. Listas de chequeo FO-C-155.3. Manula de Gestion Predial.






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Método 1

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2.33 2.67

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6.2


2.33 2.67 6.2 MODERADO

Método 2 2.3 2.7 Previo Limitado Probabilidad 2.3 2.7

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3

Método 1

X X X X

3.0

2.74 3.33

3.3

9.1

Limitado Ambos 3.0 3.3

2.52 3.33 8.4 MODERADOMétodo 2 2.5 3.3 Limitado Ambos 2.5 3.3


Presiones administraitvas (internas y/o externas) para suscribir acta de inicio sin el cumplimiento de los requisitos establecidos.

1. Posible Inicio de investigaciones administrativas y

disciplinarias por parte de los entes de control.

1. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.2. Elaborar comunicaciones oficiales entre áreas y/o Interventoría, reportando las situaciones, para hacer cumplir los requisitos mínimos establecidos o inicio del proceso sancionatorios a que haya lugar.

1. Contrato, pliego de condiciones y anexos.



3. Manual de Gestión Contractual4. Procedimiento PR-GC-074

"Declaratoria de incumplimiento contractual para la imposición de

multa, cláusula penal, caducidad y/o afectación de la garantía única de

cumplimiento"5. Actas de Seguimiento

Falta de coordinación entre las áreas del IDU.

1. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.




3. Actas de Seguimiento

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Inadecuado seguimiento por parte de la interventoría.

1. Mala imagen para el IDU.2. Afecta la durabilidad de la

obra por deficiencia en calidad de materiales y en los procesos

constructivos.3. Afecta servicio de espacio

público y transporte de la ciudad.4. Posibles Demandas de la

comunidad, acciones populares.5. Posibles demandas por parte

del contratista de obra e Interventoría

6. Posible Inicio de investigaciones administrativas y

disciplinarias por parte de los entes de control.

1. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.2. Recorridos de obras.3. Aplicación del procedimiento PR-GC-074.



2.Manual de Gestión Contractual3.Procedimiento PR-GC-074

"Declaratoria de incumplimiento contractual para la imposición de


cumplimiento".

Pre. y Post.

Deficiencia en diseños y/o especificaciones técnicas particulares para situaciones especificas

1. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.2. Informes Mensuales de Interventoría.3. Mesas de trabajo con la DTE y la DTD4. Control por parte del interventor al contratista cuando se presenten rediseños.



2. Procedimiento PR-DP-080 "Cambio de Estudios y Diseños aprobados, en

etapa de construcción y/o conservación."

3. IDU_ET_GE_007_TOMO I, II, III y IV Especificaciones Técnicas del IDU

Pre. y Post.

Personal no competente por parte del contratista e interventoría y/o dedicaciones insuficientes.

1. Contrato, pliego de condiciones y anexos.2. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones..3. Elaborar comunicaciones oficiales entre áreas y/o Interventoría, reportando las situaciones, para hacer cumplir los requisitos mínimos establecidos o inicio del proceso sancionatorios a que haya lugar.4. Aprobación de Hojas vida.



2. Procedimiento PR-GC-074 "Declaratoria de incumplimiento contractual para la imposición de


cumplimiento".






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3.7

3.00 3.50

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2.18 3.50 7.6 MODERADO



Externo 4 2.5 3.5 1. Ajuste de Cronogramas por parte del contratista. Previo Limitado Probabilidad 2.5 3.5

Externo 5 2.5 3.5 Previo Medio Probabilidad 1.5 3.5


No contar con los requisitos y aprobaciones por parte de las entidades distritales y nacionales necesarios para la etapa de ejecución de Obra.

1. Posibles investigaciones administrativas y disciplinarias

por parte de los entes de control.2. Demoras en la entrega de las

obras a la comunidad.3. Perjuicios ocasionados a

terceros.4. Posibles demandas y

reclamaciones.5. Mala imagen para el IDU.

1. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.2. Elaborar comunicaciones oficiales entre áreas y/o Interventoría, reportando las situaciones, para hacer cumplir los requisitos mínimos establecidos o inicio del proceso sancionatorios a que haya lugar.



2. Apéndice E de los contratos de obra.

3. Actas de Seguimiento4. Actas de Reunión con la

comunidad.

No disponer de la totalidad de los predios requeridos para la ejecución de la obra.

1. Lista de chequeo Verificación de requisitos para inicio de la fase de ejecución de obra. FO-C-1552. Aplicación del Manual de Gestión Predial en lo concerniente a la expedición del concepto de viabilidad predial.Que el 100 % de los predios que integran el área del proyecto se encuentren con oferta de compra debidamente notificada y, Que se cuente con la disponibilidad del 80% del área requerida para el proyecto. Es entendido que el 20% restante del área requerida, no podrá estar integrada por un número plural de predios que representen más del 80% de los inmuebles que se deba adquirir, caso en el cual, no se expedirá el certificado de viabilidad predial.



2. Listas de chequeo FO-C-155.3. Manula de Gestion Predial.

Falta de coordinación entre las áreas del IDU.

1. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.2. Memorandos y reuniones solicitando, explicando y anexando la infiormación requerida para que se emitan conceptos técnicos y/o juridicos.3. En el manual de Gestión Contractual, se establece en el numeral 6,1,3 los lineamientos para el manejo de los Ítems no previstos. 4. Formato 4-MIN-C-M-23 ACTA DE FIJACION DE PRECIOS NO PREVISTOS.xls ( En cada una de las Subdirecciones Técnicas, se tienen asignadas a dos personas para la revision y verificación de los precios no previstos que se generan en los contratos)5. Procedimiento PR-GAF-058 EXPEDICION CERTIFICADOS DISPONIBILIDAD Y REGISTRO PRESUPUESTAL y procedimiento PR-GAF-087 MODIFICACIONES PRESUPUESTALES, para consecución recursos adicionales.

1. Acuerdo 002 de 2009 " Por el cual se establece la estructura organizacional del IDU, las funciones y sus dependencias y se dictan otras disposiciones"2. Manual de Gestión Contractual3. Actas de Seguimiento4. Formato 4-MIN-C-M-23 ACTA DE FIJACION DE PRECIOS NO PREVISTOS

Condiciones climáticas desfavorables para la ejecución de las obras



Inconvenientes con la comunidad y/o sectores interesados

1. Se llevan acabo reuniones de concertación a lo largo del proyecto en los puntos CREA, con la participación de la comunidad, Contratista, Interventoría y el IDU. 2. Cierre de acciones interpuestas por la comunidad.3. Comunicaciones oficiales.

1. Procedimiento PR-AC-064 "Atención al ciudadano en Proyectos

de Infraestructura Urbana"

No contar con los CDP´s de las adiciones o Mayores cantidades en el momento en que son solicitados y/o requeridas (Transmilenio o la Entidad)

1. Convenio Interadministrativo No. 020 de 2001, se establece en la clausula 2, que " Los certificados de disponibilidad presupuestal, necesarios para la apertura de las licitaciones y concursos, para la contratación misma para respaldar los eventuales contratos adicionales con la ejecución de las obras a que se refiere el objeto del presente convenio serán otorgados por TRANSMILENIO.2. Aplicar el procedimiento de Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos para solicitar los CDP´S en el tiempo establecido

1. Convenio Interadministrativo No. 020 de 2001, Celebrado entre el IDU y Transmilenio.2. Procedimiento PR GF - 01 Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos






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Método 1

X X X

3.3

3.42 3.83

3.8

13.1

Medio Ambos 2.3 2.8

2.42 3.41 8.2 MODERADO

Método 2 3.5 3.8 Medio Probabilidad 2.5 3.8

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Método 1

X X X X

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2.82 3.50

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Posterior Limitado Impacto 2.5 3.5

2.45 2.98 7.3 MODERADO

Financiero 2 2.5 3.5 Posterior Medio Impacto 2.5 2.5

3 2.8 3.5 Posterior Limitado Impacto 2.8 3.5


Externo 5 Interferencias por parte de la comunidad. 2.5 3.5 Medio Ambos 1.5 2.5

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Método 1

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Limitado Ninguno 2.3 2.2

2.11 1.82 3.8 INFERIOR


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Estudios y diseños deficientes y/o desactualizados, que inciden en hacer nuevos diseños y nuevos presupuestos.

1. Perjuicios ocasionados a terceros

2. Desfinanciación de otros proyectos.

3. Posibles investigaciones administrativas y disciplinarias

por parte de los entes de control.4. Desgaste operativo para

conseguir recursos.

a) Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.b) Comunicaciones oficiales.c) Informes de Interventoría.d) Aplicación del procedimiento de Cambio de Estudios y Diseños

a) PR-DP-080 -CAMBIO DE ESTUDIOS Y DISEÑOS

APROBADOS EN ETAPA DE Construcción y/o Conservación"

b) Formato 4-MIN-C-M-23 ACTA DE FIJACION DE PRECIOS NO

PREVISTOS

Pre. y Post.

Mayores cantidades de obra, cantidades no previstas y/o adicionales

1. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.2. Comunicaciones oficiales.3. Informes de Interventoría.

a) Manual de Gestión Contractualb) Oficios - ORFEO

Pre. y Post.

Cantidades de obra no previstas y/o adicionales.

1. Que no se entregue la obra en el 100% a la comunidad.

2. Demora en el trámite de liquidación, por factores ambientales o sociales.

3. Demora en el recibo de obra.4. Posibles reclamaciones del contratista y/o interventor, por restablecimiento del equilibrio

económico.5. Posibles demandas de la

comunidad, acciones populares.6. Inicio de investigaciones


7. Perdida de Imagen del IDU.

1. En el Manual de Gestión contractual se establecen los lineamientos en cuanto a Mayores cantidades de obra e ítems no previstos.2. La Interventoría verifica los ítems no previstos y/o las mayores cantidades de obra presentados por el contratista para que sean revisados para aprobadón o desaprobación.3. La Interventoría presenta la solicitud ante el IDU para gestionar la validación de los ítems no previstos (Utilizacion del formato 4MINCM23 Acta de Fijación de Precios No previstos) y/o las mayores cantidades de obra. Utilización del formato FOIDU57 Acta de Mayores Cantidades de obra4. El área ejecutora dará el aval a los ítmes de obra no previstos y/o adicionales y se pagarán de acuerdo con las memorias que presenta el contratista luego de ser ejecutadas. 5. Suscripción de actas de recibo parcial de obra en donde se soprotan las cantidades.

1. Manual de Gestión Contractual2. Manual de Interventoría y

Supervisión de Contratos3. Formato 4MINCM23 Acta de Fijación de Precios No previstos

4. Formato FOIDU57 Acta de MAyores Cantidades de obra

5. Formato 4MINCM22 Acta de Recibo PArcial de obra.

Falta de recursos financieros para cubrir mayores costos.

1. Procedimiento PR-GAF-058 EXPEDICION CERTIFICADOS DISPONIBILIDAD Y REGISTRO PRESUPUESTAL y 2. Procedimiento PR-GAF-087 MODIFICACIONES PRESUPUESTALES. en donde se indican los pasos para hacer modificaciones presupuestales.2. Convenio Interadministrativo No. 020 de 2001, se establece en la clausula 2, que " Los certificados de disponibilidad presupuestal, necesarios para la apertura de las licitaciones y concursos, para la contratación misma para respaldar los eventuales contratos adicionales con la ejecución de las obras a que se refiere el objeto del presente convenio serán otorgados por TRANSMILENIO.

1. PR-GAF-058 EXPEDICION CERTIFICADOS DISPONIBILIDAD Y

REGISTRO PRESUPUESTAL2. PR-GAF-087 MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES.3. Convenio Interadministrativo No.

020 de 2001 entre TM e IDU

Otros recursos

No contar con el 100% de la disponibilidad de los predios.

1. Armonización de los cronogramas de entrega de predios emiido por la DTDP y del cronograma de obra aprobado por la Interventoría.2. Comités de seguimiento.



2. Cronogramas ajustados 3. Actas de Reunión

Demora en aprobaciones de las E.S.P.o de otras Entidades.

1. Que no se entregue la obra en el 100% a la comunidad.

2. Demora en el trámite de liquidación, por factores ambientales o sociales.

3. Demora en el recibo de obra.4. Posibles reclamaciones del contratista y/o interventor, por restablecimiento del equilibrio

económico.5. Posibles demandas de la

comunidad, acciones populares.6. Inicio de investigaciones


7. Perdida de Imagen del IDU.

1. Comités interinstitucionales.2. Aplicación de la Guía GUIN02 Cordinación IDU, ESP Y TIC en Proyectos de Infraestructura3. Aplicación de la Ley de Infraestructura 1682 de 2013.

1. Convenios con las E.S.P2. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos

3. Guía GUIN02 Cordinación IDU, ESP Y TIC en Proyectos de Infraestructura.

4. Ley de Infraestructura 1682 de 2013.

Pre. y Post.

1. Dar aplicacion al manual de Interventoría. 2. Se realizan reuniones de concertación a lo largo del proyecto en los puntos CREA, con la participación de la comunidad, Contratista, Interventoría y el IDU. 3. En el procedimiento PR-AC-064 "Atención al ciudadano en Proyectos de Infraestructura Urbana V 1,0", en donde establece que se deberá implementar y desarrollar estrategias, programas, proyectos, planes y acciones necesarias en materia de atención, Participación y control ciudadano, cultura ciudadana y responsabilidad social corporativa en los proyectos de infraestructura de los sistemas de movilidad y espacio público4. Aplicación del procedimiento PR-AC-016 " Defensor del ciudadano" en donde se establecen los mecanismos de recepción y trámite de los requerimientos por parte del defensor del ciudadano con el fin de brindar una solución confiable y oportuna a los mismos.5. Solicitar el acompañamiento a la OTC para atender a la comunidad que está afectando el avance del proyecto



2. Actas de reunión con la comunidad.3. Procedimiento PR-AC-064

"Atención al ciudadano en Proyectos de Infraestructura" Urbana

4. Procedimiento PR-AC-016 " Defensor del ciudadano"

Pre. y Post.

Falta de coordinación interna para evitar que queden Pasivos Ambientales

1. Atrasos en la liquidación del contrato

2. Posibles Investigaciones por parte de los entes de control

3. Que la entidad deba asumir los costos de los pasivos

4. Demandas por posibles accidentes con los individuos

arbóreos.5. Posibles sanciones por parte

de la SDA.






Pre. y Post.

Falta de gestión por parte del Contratista, Interventoría y supervisión.

1. Dar aplicacion del manual de Interventoría.2. Dar cumplimiento a las normas y leyes que rigen la parte ambiental en cuanto a los términos y plazos máximos

1. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos de Infraestructura Vial y de Espacio Público.2. Código de recursos Naturales.3. Ley 99 de 19934. Código contencioso Administrativo.5. Decreto 2041 de 2014.

Pre. y Post.






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Método 1

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2.59 1.40 3.6 INFERIOR2 2.7 1.8 Medio Ambos 1.7 1.0

Método 3 3.5 1.8 Posterior Medio Impacto 3.5 1.0

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2.02 2.03 4.1 INFERIOR



Humano 4 2.5 2.5 Previo Medio Probabilidad 1.5 2.5

Humano 5 2.8 2.5 1. Actas de Reuniones de seguimiento Medio Ambos 1.8 1.5



SGI SANDRA LILIANA ÁNGEL ALMARIO SUBDIRECTORA GENERAL ORIGINAL FIRMADO

DTC JOANNY CAMELO YEPEZ DIRECTORA TÉCNICA ORIGINAL FIRMADO

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Falta de coordinación interna para atender los tramites ambientales

1. Mala calificación al contratista.2. Demoras en el recibo y Liquidación.3.Demora en los pagos a interventorías y contratistas.4. Posibles demoras en la ejecución de la obra






OtrosRecursos

No contar en la DTC con los recursos (personal y transporte) necesarios para realizar la supervisión directa del contrato de obra.

1. Procedimiento PR-GAF-021 de Gestión de Recursos Físicos Formato y F-AFR-020- SOLICITUD SERVICIO DE TRANSPORTE EN HORARIO LABORAL, en cual se solicita con anticipación el transporte en caso de requerirse a la STRF.2. Para el caso del personal, se identifia en el anteproyecto de presupuesto la cantidad de profesionales para la vigencia.

1. PR-GAF-021 de Gestión de Recursos Físicos 2. Formato F-AFR-020- SOLICITUD SERVICIO DE TRANSPORTE EN HORARIO LABORAL

Pre. y Post.

Por la entrega inoportuna por parte la interventoria de los informes y formatos relacionados del componente ambienta, SST y social

1. Requerir al interventor para que cumpla con los plazos contractuales establecidos para la entrega de los informes.2. En el manual de Gestión Contractual, numeral 7 Garantías se encuentra el amparo de cumplimiento en donde el contratista deberá cubrir todos los perjuicios derivados del incumplimiento de las obligaciones legales o contráctales del contratista multas y clausula penal.

1. Oficios - Plataforma ORFEO.2. Manual de gestión contractual.

Negligencia de parte del contratista y/o de la Interventoria para suscribir el acta de recibo final de obra y entregas documentales requeridas

1. Inicio de posibles acciones disciplinarias contra el

coordinador del contrato.2. Futuras demandas por parte

de los contratistas por la demora en el saldo que se debe cancelar

contra acta de liquidación.3. Investigaciones por parte de los organismos de control por la demora en la liquidación de los

contratos.4. Perdida de potestad para

Liquidar el contrato.5. Perdida de la trazabilidad de

los documentos del contrato dificultando su liquidación.

1. Mesas de trabajo de seguimiento a la liquidacion.2. Comuncaciones Oficiales a la Interventoría ( informe estado del cumplimiento del contrato) 3 Instrucción Juridica de 2012, establece el Procedimiento para la toma de poseción de las obras (hace las veces de acta de recibo).4. Requerimientos formales al contratista y/o interventor , en caso que no los atienda se aplica el procedimiento PRGC-06 Imposicion Multa clausula penal , caducidad y/o Afectación de garantia Unica de Cumplimiento, en caso tal del que el contratista autorice se efectuan los descuentos de los saldos a su favor si el convenio Interadminstrativo lo permite.

1. Actas de Reuniones de seguimiento.2. Instrucción Juridica del procedimiento para la toma de posecion de las obras.3. Oficios - ORFEO.4. Procedimiento PRGC-06 Imposicion Multa clausula penal , caducidad y/o Afectación de garantia Unica de Cumplimiento

Pre. y Post.

Que se presenten daños a las redes imputables al contratista y éste no las pague o no las arregle

1. Requerimientos formales al contratista, en caso que no los atienda se aplica el procedimiento PRGC-06 Imposicion Multa clausula penal , caducidad y/o Afectación de garantia Unica de Cumplimiento, en caso tal del que el contratista autorice se efectuan los descuentos de los saldos a su favor si el convenio Interadminstrativo lo permite.2. Aplicación del convenio vigente.

1. Manual de Intervnetoria y supervisión de contratos2. Oficios - ORFEO.3. Procedimiento PRGC-06 Imposicion Multa clausula penal , caducidad y/o Afectación de garantia Unica de Cumplimiento.4. Convenios Interadminstrativos con las ESP

Pre. y Post.

Que las ESP, la SDM y otras entidades no reciban las obras construidas en los tiempos pactados para la liquidación.

1. Requerimientos formales al contratista, en caso que no los atienda se aplica el procedimiento PRGC-06 Imposicion Multa clausula penal , caducidad y/o Afectación de garantia Unica de Cumplimiento.2. Gestion y mesas de trabajo con las ESP para suscribir el acta de recibo de las obras.3. Reuniones con las ESP, entidades e internventoría.4. Aplicación del convenio vigente

1. Manual de Intervnetoria y supervisión de contratos2. Procedimiento PRGC-06 Imposicion Multa clausula penal , caducidad y/o Afectación de garantia Unica de Cumplimiento.3. Convenios Interadminstrativos con las ESP.4. Formatos de Actas de recibo de las obras con las ESP.

Por no aplicar desde la coordinación del contrato los mecanismos contractuales para hacer exigible los productos pendientes para la liquidación del mismo

1. Grupo de seguimiento a las Liquidaciones de los contratos.2. De acuerdo al procedimiento PR-TH-120 " CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO" En donde se establece que se debe Efectuar de manera eficiente, ágil y oportuna los planes y programas de capacitación y entrenamiento para los funcionarios de la entidad, de manera que contribuyan al desarrollo de sus capacidades, destrezas y habilidades; dentro del marco del cumplimiento de las políticas del Talento Humano de la Entidad. en donde la DTC, la STEST y la STESV deberán Elaborar y enviar a la STRH las necesidades de Capacitación..

1. Actas de Reuniones de seguimiento2. Procedimiento PR-TH-120 " CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO"

Falta de coordinación interna (Legal, Financiera)

1. Seguimientos por parte del grupo de Liquidacion .2. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.

Pre. y Post.


FORMATO PROCESO: CONSERVACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓN

CÓDIGO PROCESO VERSIÓN ÁREA: 26-Jul-16FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0



PDD SI AMB SST Pc P I Ri DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE Documentación Tipo Valor Efecto Pc Ic P I Rr NIVEL

R.G.CI.01 Método 1 X X 3.0 3.0 2.5 7.5 Medio Ambos 2.0 1.5 2.0 1.5 3.0 INFERIOR

R.G.CI.02 Externo 1

Ocupación indebida del espacio público

X X

2.0

2.28 2.00 4.6

Medio Ambos 1.0 1.0

1.30 1.00 1.3 INFERIOR

2.5 Medio Ambos 1.5 1.0

R.G.CI.03

Externo 1

X

2.0

3.73 3.00 11.2

Previo Fuerte 1.0 3.0

3.86 2.60 10.0 ALTO

R. Humano 2 4.5 Posterior Medio Impacto 4.5 2.0

R.G.CI.04

Método 1

X

3.0

3.27 3.00 9.8

Medio Ambos 2.0 2.0

2.95 2.60 7.7 MODERADO

Método 2 3.5 Posterior Limitado Impacto 3.5 3.0

R.G.CI.05 Externo 1 X 3.0 3.0 2.0 6.0 Fuerte Ambos 1.0 1.0 1.0 1.0 1.0 INFERIOR

DIRECCIÓN TÉCNICA DE ADMIINISTRACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURADIRECCIÓN TÉNCNICA DE MANTENIMIENTO

CONSERVACIÓN DE LA INFRAESTR

UCTURA

Seguimiento a la estabilidad y

calidad de las obras con póliza

vigente

No recibir oportunamente el

informe final para el seguimiento a las

obras con pólizas de estabilidad y/o calidad

vigente

Una vez recibidas las obras por parte de las áreas ejecutoras, éstas no remitan el "informe final para seguimiento" a la Dirección Técnica de Administración de Infraestructura.

1. Vencimiento de la vigencia de las garantías, sin que se efectúe el seguimiento.2. Deterioro de la infraestructura vial y espacio público por falta de recuperaciones oportunas.3. Agravación del riesgo por parte de la entidad, argumentado por las aseguradoras.4. Mayor inversión de la entidad en la recuperación de los daños no tratados en la vigencia de las pólizas.

1. Periódicamente se realiza el cruce de información de SIAC Vs. SIP a fin de verificar si los contratos terminados han sido entregados.2. Mediante memorando se requiere a las áreas ejecutoras la entrega del informe final de seguimiento de los contratos que se encuentran terminados y no se han remitidos. 3. En el "Manual de interventoría y/o supervisión de contratos" quedo establecido el plazo limite para la entrega del Informe final para seguimiento, como insumo principal para el inicio del seguimiento.

* Reporte de verificación de contratos terminados

* Memorandos* Manual de interventoría y o supervisión de contratos del

IDU

Pre. y Post.


UCTURA

Administración del espacio

público a cargo de la entidad

Falta de control de los titulares autorizados

para el uso del espacio público.

1. No restitución del espacio público dentro de los tiempos

estipulados.2. Generación de acciones

policivas para la recuperación del espacio público.

3. Deterioro del espacio público.4. Quejas por parte de la

comunidad.

1. Se elabora el acta de entrega y el acta de recibo por parte del IDU y del autorizado2. Se realizan visitas aleatorias de inspección al espacio público objeto del permiso de acuerdo con los plazos autorizados.3. Requerimientos por parte del IDU hacia el autorizado de usar el espacio público.

* Contrato u oficio que autoriza el uso del espacio

público* Formato FO-CI-15 Acta de entrega y recibo de espacio

público

Pre. y Post.

Falta de supervisión por parte del autorizado

1. Se elabora el acta de entrega y el acta de recibo por parte del IDU y del autorizado2. Se realizan visitas aleatorias de inspección al espacio público objeto del permiso de acuerdo con los plazos autorizados.3. Requerimientos por parte del IDU hacia el autorizado de usar el espacio público.

* Contrato u oficio que autoriza el uso del espacio

público* Formato FO-CI-15 Acta de entrega y recibo de espacio

público

Pre. y Post.


UCTURA

Expedición, seguimiento y

recibo de Licencias de Excavación

Intervención del espacio público por parte de las ESP o particulares para

intervención de redes de servicios públicos,

sin contar con la licencia de excavación o el incumplimiento de

la misma.

Falsedad en los documentos radicados con la solicitud.

1. Reclamaciones por parte de la comunidad.2. Pérdida de control de las intervenciones.3. Falta de recuperación o mala recuperación del espacio público.4. Deterioro del espacio público y consecuente afectación de la movilidad.

1. Revisión calificada de la solicitud en la Oficina de Atención al Ciudadano. 2. Revisión técnica de los documentos aportados por el solicitante (Solicitud de Licencia de Excavación, validez de documentos y firmas autorizadas)

1. Formato de recepción de documentos en la OTC.

2. Formato FO-CI-02 V_5.0 Solicitud de Licencia de

Excavación3. Formato FO-CI-28 Acta de

verificación de las obras autorizadas y contratadas por

las ESP

Probabilidad

Insuficiencia de personal para realizar las visitas a campo para confirmar el estado del espacio público intervenido.

1. Debido al alto volumen de frentes de intervención, se realiza la visita de verificación del estado de recuperación del espacio público de forma aleatoria. 2. Recepción y verificación del informe de solicitud de recibo del espacio público.


UCTURA

Monitoreo de los pasos elevados y vehiculares y

peatonales

Que no se detecten los daños

estructurales en los puentes peatonales y/o vehiculares de la

ciudad

No se pueda acceder a algunos elementos que conforman la estructura, al momento de realizar la inspección del puente. 1. Deterioro en la estructura de los

puentes por causas no detectadas oportunamente.2. Afectación en la movilidad por posibles accidentes de transito.

1. Se efectúan visitas periódicas y de ley, las cuales se consolidan en un informe de seguimiento, donde reposa el estado cada estructura.2. Adopción de la metodología de Inventario y diagnóstico de puentes.

1. Informe de visita de seguimiento

2. Memorandos a la DTP y DTE

3. Procedimiento PR-CI-06 V_1.0 Monitoreo de pasos

elevados y a nivel tanto vehiculares como peatonales.

Pre. y Post.

Información desactualizada y/o incompleta de inventario y estado de los puentes.

1. Solicitar a la DTE información del inventario actualizado de los pasos vehiculares y peatonales


UCTURA

Administración de Parqueaderos

a cargo de la entidad

No recibir el valor del recaudo real de los

ingresos por parqueaderos por

parte del concesionario

Que el concesionario reporte cifras menores o mayores, que las arrojadas por el ingresos diario de vehículos.

1. Incumplimiento de obligaciones contractuales.2. Afectación de los ingresos esperados para el presupuesto de la vigencia.

1. Se realizan visitas periódicas donde se validan la información de ingreso de la base de datos del concesionario versus las cifras reportadas por el este.2. Verificación de la información reportada por el concesionario.3. Revisión y validación del informe presentado por el concesionario.4. Solicitudes formales al concesionario para aclaraciones de posibles desviaciones de las validaciones.

1. Informe del concesionario 2. Informe de supervisión

3. Información de la base de datos del concesionario

Pre. y Post.








R.G.CI.06

Externo 1

X X

3.0

2.60 2.00 5.2

Previo Medio 2.0 2.0

2.00 1.67 3.3 INFERIOR

Externo 2 2.0 Posterior Medio Impacto 2.0 1.0

R.G.CI.07

Método 1

X X X X

2.4

3.33 4.00 13.3


1.77 3.10 5.5 MODERADO

Método 2 3.5 Medio Ambos 2.5 3.0

Método 3 4.1 Posterior Medio Impacto 4.1 3.0



UCTURA

Interventoría a Urbanizadores

No expedición de la constancia de entrega

y recibo de vías locales e intermedias

a cargo del urbanizador, aunque

se encuentren construidas.

Que el urbanizador no cumpla con los requisitos mínimos para iniciar la obra.

* Vías locales y/o intermedias inconclusas.* Afectación de la calidad de vida de la comunidad residente en el sector en urbanización.* Demandas por parte de los Urbanizadores* Exceso de reclamaciones por terceros

1. Para la aprobación de diseños, se aplica el formato FO-Cl-20 "Lista de chequeo para aprobación de estudios y diseños".2. Para la aprobación del inicio de obra, se aplica el formato FO-Cl-21 "Lista de chequeo para inicio de obra".3. Elaboración de oficio de respuesta con la aprobación de los diseño o las observaciones a que haya lugar o para el inicio de obra.

1. Instructivo IN-CI-01 Intervención de urbanizadores

V_2.02. FO-Cl-20 Lista de chequeo para aprobación de estudios y

diseños3. FO-Cl-21 Lista de chequeo

para inicio de obra4. Oficio de requerimiento al

Urbanizador

Probabilidad

No cumplimiento de los requisitos técnicos y normativos (garantía de estabilidad) por parte del Urbanizador.

1. Aplicación del formato FO-CI-22 Lista de chequeo para recibo e informe final de las áreas de cesión, el cual contiene el Informe final y presupuesto.2. Recepción de la garantía de estabilidad.

1. FO-CI-22 Lista de chequeo para recibo e informe final de

las áreas de cesión.2. Oficio de requerimiento al

Urbanizador.


UCTURA

Ejecución y seguimiento

Mayores tiempos y/o mayores costos en la

ejecución de obra objeto de los contratos

de conservación y/o mantenimiento

Estudios y diseños con falencias o incompletos y/o desactualizados

* Sobrecostos para el IDU* Eventual desequilibrio económico

para cualquiera de las partes* Afectación en la planeación de nuevos proyectos que pueden

sufrir interferencias

* Pérdida de credibilidad con la comunidad y afectación de la

imagen institucional* Desgaste administrativo en aplicación de medidas como

sanciones, multas, caducidad, entre otras, lo que conlleva a que el personal técnico asignado al seguimiento a los contratos se dedique a otras tareas de índole

administrativoQue no se intervengan todos los

frentes contemplados en el objeto del contrato

Reclamaciones y controversias presentadas por el contratista

1. Aplicación del procedimiento Cambio de estudios y diseños aprobados en la etapa de construcción y /o conservación.2. En la mayoría de los contratos de conservación se están realizando los diseños como parte del objeto del contrato, los cuales cuentan con aprobación de la interventoría de conservación.

Procedimiento Cambio de estudios y diseños aprobados

en etapa de conservación Diseños elaborados y/o

actualizados a través de los contratos de conservación

Oficios - Memorandos ORFEO

Pre. y Post.

Gestión deficiente de la interventoría frente a la toma de decisiones relacionadas con el seguimiento al cronograma de obra y sus reprogramaciones

1. En los pliegos de condiciones y el contrato de interventoría se establecen las obligaciones de la interventoría respecto al seguimiento y control al cronograma de obra2. Comités de seguimiento a las obras en los cuales participa el supervisor IDU, espacio en el cual se revisa el cronograma de obra3. En los informes mensuales de interventoría se exige la presentación del avance de la programación de obra por frente de obra, así como la gestión de la interventoría orientada al cumplimiento del cronograma4. En el IDU se designa mediante memorando u oficio un supervisor IDU quien hace seguimiento a las obligaciones del interventor 5. Se contemplan los apremios y multas en los pliegos de condiciones de la interventoría por deficiencias en el seguimiento y control de la misma al cumplimiento del contratista de obra6. Aplicación del manual de interventoría y/o supervisión de contratos.

Memorando / oficio Contratos de obra e

interventoría, y pliegos de condiciones

Informes mensuales de interventoría

Manual de interventoría y/o supervisión de contratos

Actas de comité de seguimiento al contrato

Pre. y Post.

Inadecuada e inoportuna respuesta por parte de las ESP y otras entidades distritales frente a la gestión realizada por el IDU ante éstas

1. Durante la ejecución del contrato de obra se realizan comités interinstitucionales con las ESP2. Aplicación de los convenios con ESP existentes 3. Aplicación Guía Coordinación IDU, ESP, TIC en proyectos de infraestructura 3. Comités de seguimiento entre IDU, interventor, contratista y con cada delegado designado por las ESP, lo cual se documenta mediante actas y oficios


Actas de comité de seguimiento al contrato

Actas de reunión y/o comités interinstitucionales

OficiosConvenios con las ESP Ley

de Infraestructura

Oposición o condicionamiento de la comunidad a la ejecución del proyecto

1. Implementación en obra del Plan de Gestión Social por parte del contratista y del respectivo plan de acción por parte de la interventoría2. Reuniones extraordinarias con la comunidad3. Recorridos conjuntos: contratista, interventoría e IDU.4. Comités sociales de seguimiento

Plan de Gestión Social del contratista

Plan de Acción de Gestión Social de la interventoría

Actas de reunión y comités

Pre. y Post.








R.G.CI.07

Externo 5

X X X X

3.0

3.33 4.00 13.3

Medio Ambos 2.0 3.0

1.77 3.10 5.5 MODERADOExterno 6 3.0 Guía Ambiental IDU Previo Limitado 3.0 4.0

Externo 7 1.6 Medio Ambos 1.0 3.0

Externo 8 4.1 Previo Medio 3.1 4.0

Externo 9 2.0 Fuerte Ambos 1.0 2.0


Externo 11 2.8 Previo Medio Ambos 1.8 3.0


UCTURA


Mayores tiempos y/o mayores costos en la

ejecución de obra objeto de los contratos

de conservación y/o mantenimiento

Gestión deficiente del contratista y/o interventor ante las ESP y demás entidades distritales

* Sobrecostos para el IDU* Eventual desequilibrio económico

para cualquiera de las partes* Afectación en la planeación de nuevos proyectos que pueden

sufrir interferencias

* Pérdida de credibilidad con la comunidad y afectación de la

imagen institucional* Desgaste administrativo en aplicación de medidas como

sanciones, multas, caducidad, entre otras, lo que conlleva a que el personal técnico asignado al seguimiento a los contratos se dedique a otras tareas de índole

administrativoQue no se intervengan todos los

frentes contemplados en el objeto del contrato

Reclamaciones y controversias presentadas por el contratista

1. En los pliegos de condiciones y el contrato de obra e interventoría se establecen las obligaciones que debe cumplir el contratista y el interventor para un adecuado desarrollo de los contratos2. Los controles los realiza la interventoría y consisten en hacer seguimiento a las acciones del contratista y a las radicaciones ante estas empresas, como PMT, inventarios forestales, etc. incluido la ejecución de los ajustes requeridos por las mismas si es del caso, coordinación de visitas a las obras y en la adecuada implementación en la obra. Lo anterior se documenta mediante actas y oficios que se cursen para tal efecto3. Comités de seguimiento a las obras en los cuales participa el supervisor IDU y se revisa el estado de tales trámites ante otras entidades4. En los informes mensuales de interventoría se exige la presentación del avance en los trámites ante las ESP y demás empresas distritales, así como la gestión de la interventoría al respecto

Pliegos de condiciones y contrato

Manual de interventoría y/o supervisión de contratos Actas de reunión y oficiosInformes mensuales de

interventoríaActas de reunión con las

diferentes empresas referidas

Pre. y Post.

Escasez de escombreras disponibles particularmente en épocas de invierno

1. La Guía ambiental del IDU contempla acopios temporales por parte de los contratistas de obra hasta por 24 horas

Probabilidad

Falta de recursos del contratista ( de personal, materiales, maquinaria y equipo y financieros) para dar cumplimiento al contrato

1. Los pliegos de condiciones y el contrato contemplan las obligaciones del contratista en materia de los recursos que debe disponer para la ejecución del contrato 2..Contractualmente se contemplan apremios y multas al contratista ante incumplimiento a cualquiera de las obligaciones contraídas3. El control directo lo ejerce la interventoría quien en cumplimiento de sus obligaciones continuamente verifica el cumplimiento de las obligaciones del contratista4.Contractualmente se tienen establecidos los comités de seguimiento a las obras en los cuales participa el supervisor IDU, a través de los cuales se aborda el aspecto del cumplimiento 5. En los informes mensuales de interventoría se exige la presentación de la verificación por parte de la interventoría con respecto al cumplimiento del contrato

Pliegos de condiciones Contratos de obra e

interventoríaManual de interventoría y/o

supervisión de contratosActas de comité de

seguimiento al contratoInformes mensuales de

interventoría

Pre. y Post.

Información inconsistente y desactualizada sobre las redes existentes

1. El control se inicia con la obligación del contratista prevista contractualmente, en cuanto a la identificación e inspección de redes existentes en las vías objeto del contrato, que debe realizar según la necesidad, actividad que cuenta con la aprobación del interventor. El contratista adquiere los planos de las redes existentes.

Pliegos de condiciones Contrato

Planos de redes existentes de cada una de las ESP

Probabilidad

Calidad deficiente de las obras de conservación y/o mantenimiento

1. Los pliegos de condiciones y el contrato contemplan las obligaciones del contratista en lo relacionado con la calidad de las obras; de igual manera, el pliego de condiciones y el contrato de interventoría establecen las obligaciones de ésta, relacionadas con la verificación del cumplimiento de las especificaciones técnicas y de calidad, así como la adopción de procesos constructivos adecuados por parte del contratista de obra2. Contractualmente se contemplan apremios y multas al contratista ante incumplimiento a cualquiera de las obligaciones contraídas incluidas las de calidad de las obras3. Comités de seguimiento al contrato en los que participa el supervisor IDU, a través de los cuales se aborda el aspecto del cumplimiento en lo relacionado con calidad de las obras4. El Informe mensual de interventoría contiene lo referente a los ensayos de laboratorio realizados con objeto de verificación de la calidad de las obras

Pliegos de condiciones y contrato de obra e

interventoríaActas de comités de

seguimiento al contratoManual de interventoría y/o

supervisión de contratos Especificaciones técnicas

Informe mensual de interventoría

Pre. y Post.

Actividades no previstas que generen precios no previstos

1. El pliego de condiciones y el contrato de interventoría establecen la obligación del interventor de efectuar la verificación sobre la necesidad de ejecución de las actividades no previstas planteadas por el contratista, así como de las demás condiciones que deben cumplir los ítems no previstos según los manuales de Gestión Contractual y de Interventoría, debiendo la interventoría impartir la aprobación al respectivo precio2. El interventor y el contratista suscriben el acta de fijación de precios no previstos con el oficio de no objeción por parte del ordenador del gasto.

Pliegos de condiciones y contrato de interventoríaOficio de la Interventoría

Lista de precios contractuales del contrato

con la remisión de los ítems no previstos


Manual de Gestión Contractual

Acta de fijación de precios no previstos

Cuadro de reversión

Pre. y Post.

Inclusión de metas físicas no contempladas inicialmente en el contrato

1. Durante el desarrollo del contrato se informa a la DTP, área que prioriza las vías a intervenir en los contratos de conservación, sobre el estado del contrato en cuanto a ejecución de metas físicas y recursos financieros invertidos

Memorandos con destino a la DTP








R.G.CI.08 Método 1 X 1.5 1.50 3.88 5.8 Fuerte Ambos 1.0 1.9 1.00 1.88 1.9 INFERIOR

R.G.CI.09

Método 1

X

3.6

3.39 2.50 8.5

Previo Limitado 3.6 2.5

2.87 2.27 6.5 MODERADO

Externo 2 3.1 Previo Medio 2.1 2.5


R.G.CI.10

Humano 1

X X

2.6

2.69 1.88 5.0


1.69 1.57 2.7 INFERIOR

Tecnológico 2 2.8 Medio Ambos 1.8 1.0


UCTURA


Frentes de obra abandonados por el

contratista de manera temporal o definitiva

Una vez iniciado el contrato no se refleja la capacidad financiera real del contratista demostrada en la propuesta

* Atrasos en el recibo y la liquidación de la obra

* Perdida de la competencia de la entidad para liquidar

Afectación de la imagen de la Entidad

* Procesos sancionatorios o aplicación de pólizas

* Reclamaciones de la comunidad

1. Contractualmente el contratista tiene la obligación de dar cumplimiento al cronograma que apruebe la interventoría, así mismo esta establecido los apremios y sanciones por eventuales incumplimientos al respecto2. Seguimiento al cronograma de obra que hace la interventoría 3. El supervisor IDU hace seguimiento al cronograma de obra a través de los comités y con base en los informes de interventoría.

Pliegos, contrato y demás documentos contractuales-

obligaciones de obra e interventoría

Informes mensuales de interventoría-seguimiento al

cronograma

Pre. y Post.


UCTURA

Recibo de obra y liquidación

Que no se realice la liquidación en el plazo

establecido en el contrato

Que las ESP no expidan los paz y salvos

* Perdida de la competencia temporal de la entidad para liquidar

* Pasivos exigibles que pueden conllevar al castigo presupuestal

de la siguiente vigencia

1. El contratista es quien debe responder por los daños que con objeto del contrato se causen a la infraestructura de las ESP2. Requerir al contratista e interventor para dirimir la situación con las ESP

Pliego de condiciones y contrato de obraOficios - ORFEO

Probabilidad

Que la SDM, JBB, SDA y demás entidades distritales que aplique no reciban las obras ejecutadas para las mismas

1. Los pliegos de condiciones y los contratos de obra e interventoría contienen las obligaciones del contratista e interventor que deben cumplir frente a las obras que se ejecuten para tales empresas.2. Se tienen establecidas mesas de trabajo periódicas y cuando se requiera, entre IDU y SDA, orientadas a coordinar y agilizar los tramites relacionados con el tema ambiental para los contratos a cargo del área.

*Pliego de condiciones *Contratos de obra e

interventoría*Manual de interventoría y/o

supervisión de contratos*Correos electrónicos, oficios

y actas

Probabilidad

Que exista discrepancia entre las partes del contrato y se generen reclamaciones o controversias por eventos que durante la ejecución no se solucionaron o no fueron expuestos por el contratista en dicha etapa de ejecución

1. Contractualmente está establecido el procedimiento para atender controversias y reclamaciones2. Existen comités técnicos para tratar de resolver las controversias que se generen, esto en forma previa a la aplicación del procedimiento; de no solucionarse en esas instancias el IDU aplica dicho procedimiento

Contratos de obra e interventoría

Pre. y Post.


UCTURA


Que se pierda la documentación e información del

contrato (gestión documental del

contrato)

Falta de continuidad de los supervisores durante el desarrollo de los contratos, esto por rotación de personal * Atrasos en la liquidación de la

obra* Investigaciones por parte de los

entes de control* Falta de soportes para responder requerimientos relacionados con el

contrato

A cada contrato se asigna un supervisor, sin embargo no siempre éste permanece hasta la liquidación del mismo, caso en el cual se suscribe el Acta de Cambio de Supervisor y se debe acompañar de un informe del supervisor saliente con destino al supervisor entrante, en el que se describa el estado del contrato

Memorando de asignación de supervisor

Formato de Acta para cambio de supervisor

Probabilidad

Que las información de los contratos no sea incluida en las herramientas tecnológicas

1. La STRT realiza anualmente un plan, orientado a brindar un adecuado soporte de los sistemas y herramientas tecnológicas a ser utilizadas.2. La documentación de los actuales contratos se digitaliza e incorpora en el respectivo expediente3. Con base en la información procedente de las interventorías, que suministran las áreas operativas involucradas , la DTM actualiza la información de los contratos en el aplicativo SIAC

Políticas y acciones implementadas por la STRT

Informes de Interventoría

Pre. y Post.








R.G.CI.11

Método 1

X X

1.5

2.63 3.25 8.5

Actas de coordinación Oficios Posterior Medio Impacto 1.5 2.3

1.84 2.25 4.2 INFERIORMétodo 2 2.3 Medio Ambos 1.3 2.3


R.G.CI.12

Método 1

X

3.1

2.9 3.9 11.4


2.49 3.88 9.64 ALTOExterno 2 3.0 Posterior Limitado Impacto 3.0 3.9

Método 3 2.9 Previo Fuerte 1.0 3.9

Método 4 2.8 Previo Limitado 2.8 3.9


UCTURA

Componentes Ambiental,

S&ST, Forestal y Mecánico

Que queden pasivos ambientales, SST,

forestales y de maquinaria, vehículos

y equipos

Que no se realice una adecuada coordinación interinstitucional con la autoridad ambiental

* Atrasos en la liquidación del contrato

* Que la entidad deba asumir los costos de los pasivos ambientales

* Que el contratista y/o el interventor no respondan al momento que la autoridad

ambiental genera alguna multa* Que ocurran posibles accidentes por causa de individuos arbóreos

que estén en peligro de volcamiento

1. Se tienen establecidas mesas de trabajo periódicas y cuando se requiere entre el IDU y la SDA, orientadas a coordinar y agilizar los trámites relacionados con el tema ambiental para los contratos a cargo del área2. Mediante oficios se requiere a la SDA agilizar la emisión de los actos administrativos requeridos

Deficiencias en el cumplimiento de las obligaciones de seguimiento y control frente a los temas de naturaleza ambiental, forestal, SST y de maquinaria, vehículos y equipos por parte de la interventoría

1. Contractualmente se encuentran establecidas las obligaciones en materia ambiental tanto de contratista como de la interventoría, así mismo apremios y sanciones ante eventuales incumplimientos 2. Cada contrato de obra cuenta con interventoría quien ejerce el control y seguimiento en todos los aspectos incluido el ambiental, así mismo, cada contrato de interventoría cuenta con un supervisor del tema ambiental por parte de la Entidad 3. En los comités de seguimiento al contrato que usualmente se realizan en forma semanal, se hace control y seguimiento a los temas ambientales4. Mensualmente se cuenta con informe de la interventoría sobre el cumplimiento del contratista en la gestión ambiental5. Se realizan recorridos entre contratista, interventoría y supervisor IDU6. A través de un informe de cierre ambiental se consolida la información y se determina el grado de cumplimiento7. Se adelantan mesas de trabajo con in interventoría y/o contratista de obra, con el fin de retroalimentar su gestión y elaboración de sus entregables.

Pliegos de condiciones y contratos de obra e

interventoríaInforme mensual de

interventoría.Actas de comités de

seguimiento al contratoInforme de cierre ambientalManual de interventoría y/o

supervisión de contratosFormatos IDU vigentes

Actas de reuniónCorreos electrónicos

Pre. y Post.

Que se presenten demoras en la emisión de actos administrativos por parte de las autoridades ambientales (SDA y CAR, y la EAAB cuando aplique)

1. Mediante el seguimiento del contratista, la interventoría y el IDU a través del supervisor , a las solicitudes efectuadas a estas empresas, se detecta la necesidad de reiterar las mismas o adelantar alguna gestión adicional para obtener los productos requeridos2. Se tienen establecidas mesas de trabajo periódicas y cuando se requiere entre el IDU y la SDA, orientadas a coordinar y agilizar los trámites relacionados con el tema ambiental para los contratos a cargo del área

OficiosActas de reunión

Correos electrónicos

Pre. y Post.


UCTURA

Componentes social,

ambiental, forestal, SST y de maquinaria,

vehiculos y equipos

Que se genere incumplimientos de los

requerimientos ambiental, forestal,

SST, social y de maquinaria, vehiculos

y equipos en el desarrollo de los

contratos de conservación

Que el contratista y la interventoría incumplan la obligación de llevar a cabo la gestión de alguno de los componentes durante el desarrollo de los contratos

*Alta probabilidad de reclamaciones a la Entidad por

parte de contratistas e interventores derivadas de las

inconsistencias, ambigüedades y demás problemas que contengan

los pliegos.

*Inconvenientes durante el desarrollo del contrato a causa de

inconsistencias entre el componente técnico de los pliegos

y los documentos internos aplicables, lo que a su vez puede

generar retrasos en la facturación o avance de obra.

*Reclamaciones permanentes por parte de la comunidad durante la

ejecución del contrato y posterior a su culminación.

*Desgaste administrativo por el incremento de quejas y reclamos

provenientes de la comunidad.

*Ejecución de actividades inicompletas o no atendidas al

finalizar el contrato.

*Procesos administrativos contra el IDU por parte de las autoridades

competentes.

*Deterioro de la imagen institucional.

1. En los documentos contractuales de los contratos de obra e interventoría (pliegos de condiciones - componente social, contrato de conservación, etc.) se establecen las obligaciones de cumplimiento y seguimiento en el aspecto social y mecanismos para apremiar y multar ante eventuales incumplimientos.2. Contractualmente se realizan comités de seguimiento al contrato de obra, el cual incluye recorridos a las obras objeto del mismo, con la participación del contratista, la interventoría y el IDU lo que permite detectar las debilidades o fallas que se puedan presentar y adoptar correctivos oportunamente.3. La DTM asigna a cada proyecto de conservación un equipo de apoyo conformado por profesional por cada componente, quienes deben cumplir con lo establecido en el Manual de Interventoría y Supervisión del IDU y demás documentos que le apliquen.4. El supervisor está facultado para apremiar e iniciar procesos sancionatorios a los contratista cuando se detectan inclumplimientos

*Pliegos de condiciones y contratos de obra y de

interventoría

*Manual de interventoría y Supervisión del IDU y demas

documentos que apliquen durante la ejecución del

contrato.

*Actas de Comités de seguimiento y demás comités,

mesas de trabajo y/o reuniones que se realizan

*Memorandos y/o correos electrónicos de

retroalimentación entre áreas y/o profesionales de apoyo

* Guía de Gestión Social, Guía de Manejo Ambiental y

Manual de Seguimiento Ambiental del IDU

* Normograma IDU, especificamente el

correspondiente al proceso de infraestructura

Probabilidad

Pliegos de condiciones con falencias o deficiencias, particularmente relacionadas con contradicciones e inconsistencias entre los pliegos y demás documentos contractuales que se aplican en desarrollo de los contratos (guías, manuales, otros)

1, La DTM retroalimenta en todos los componentes la versión preliminar de anexo técnico separable de los pliegos de condiciones y remite por correo electrónico los aportes a la DTD.

1. Entre los coordinadores o preofesionales de apoyo (DTM, STMSV, STMST) se retroalimentan conocimientos, experiencias y lecciones aprendidas.

El profesional de opoyo que ingresa a la DTM a coordinar contratos desconoce el rol que ejerce, los procedimientos del IDU o l anormativa que aplique al momento de la ejecución del contrato debido a la falte de inducción en el puesto de trabajo.

1. Entre los coordinadores o profesionales de apoyo (DTM, STMSV, STMST) se retroalimentan conocimientos, experiencias y lecciones aprendidas, entre otros temas el normativo.

2. La SGJ lidera en el IDU la actualización del normograma institucional, por procesos, minimo dos (2) veces al año, con el fin de que todas la áreas revisen, actualicen y depuren lo propio en los casos que aplique. La DTM convoca los profesinales de cada Subdirección y por componente para este proceso.

Probabilidad

Falta de coordinación al interior del equipo de apoyo y supervisor en el IDU y/o desestimación por parte de alguno de los integrantes del equipo de apoyo o del supervisor respecto a algunos de los componentes que conforman la supervisión.

Se realizan reuniones o mesas de trabajo por parte de la DTM, STMSV y STMST, donde se fortalecen los mecanismo de comunicación entre todos los coordinadores, lo que permite a unos y otros conocer y estar al tanto de la información relacionada con las obras.

Probabilidad








R.G.CI.13

Método 1

X

2.1

1.95 2.88 5.6


1.00 2.39 2.4 INFERIOR

Externo 2 1.7 Acta de cierre social Previo Fuerte 1.0 2.9

Fresado

R.G.CI.14

Externo 1

X X

2.7

2.92 3.00 8.8


2.08 2.80 5.8 MODERADO

Externo 2 3.0 No hay control - Previo Limitado Ninguno 3.0 3.0


Externo 4 2.6 Se atienden atienden los requerimientos escritos que presente la ciudadanía al IDU Fuerte Ambos 1.0 1.0

R.G.CI.15

Método 1

X X

4.0

4.07 3.25 13.2


3.45 3.25 11.2 ALTOExterno 2 4.4 No hay control - Previo Limitado Ninguno 4.4 3.3



UCTURA


Que no se cierren los requerimientos de la

comunidad

Que no haya atención adecuada por parte del contratista y/o el debido control y seguimiento de la interventoría a las solicitudes y requerimientos de la comunidad

* Demoras en la liquidación del contrato

* Pérdida de la competencia de la entidad para liquidar entrando a

liquidar un tercero*Desgaste administrativo por

eventuales demandas

1. Esta establecido contractualmente las obligaciones del contratista en el aspecto social, de las cuales hace parte la atención de solicitudes y requerimientos de la comunidad; igualmente, la interventoría contractualmente tiene la obligación de hacer control y seguimiento a tales obligaciones del contratista. 2. Se realizan comités sociales de seguimiento y se cuenta con los informes de la interventoría

Pliegos de condiciones y demás documentos

contractualesActas de reunión

Informe de interventoría

Pre. y Post.

Que la comunidad no acceda o apruebe el cierre (Formato PQRS del aplicativo BACHUE)

1. Esta establecido realizar el acta de cierre social por medio de la cual se verifican el cumplimiento de los compromisos con la comunidad.

Probabilidad


UCTURA

El cierre definitivo del patio de fresado

No cumplir con los requerimientos exigidos entidades como la Secretaría Distrital de Ambiente- SDA y la Secretaría Distrital de Planeación- SDP

*Incumplimiento de normas ambientales*Posible contaminación al aire por material articulado*Multas pecuniarias al IDU por parte de la SDA* Los contratistas pueden optar por botar el material de fresado en las escombreras o implementar prácticas ilícitas * Desaprovechamiento del material de fresado

1. La DTM está ejecutado el Contrato de interventoría No 1807 de 2015 para administrar el ingreso y egreso de material del SATPAF; este contrato finaliza el 25 de octubre de 2016. 2. La SDA ha realizado 15 requerimientos de los cuales 9 se tienen controlados y se esta trabajando en la mitigación de los 6 restantes; lo anterior, mediante control en el sitio y manejo a través de la Subdirección Técnica de Recursos Físicos del IDU.3. Se tiene conocimiento que a la fecha la DTM está estructurando los pliegos de condiciones para abrir un proceso de selección que entregue la administración del patio a un contratista externo 4. Entre julio de 2015 y mayo de 2016, la DTM ha solicitado a la Subdirección Técnica de Recursos Físicos - STRF del IDU las adecuaciones requeridas en el SATPAF mediante memorandos STMSV 20153560075613, 20153560270673, 20153560344953, 201635600652063 y 20163560076503.

*Contrato de interventoría para administración del patio

de fresado*Proceso de selección en

curso

*Comunicaciones dirigidas a

la SDA*Memorandos de la DTM a

STRF

Probabilidad

Proyecto de construir la Avenida ALO de Occidente, teniendo en cuenta que el patio está localizado en la zona de reserva vial prevista para esa vía

El acopio temporal de material fresado es una actividad restringida para adelantarse en la zona en que está ubicado

1. Cada año, la DTM presenta solicitud de permiso para funcionar en horario restringido ante la Alcaldía Local de Engativá. En enero de 2016, se presentó la solicitud con radicado STMSV 20163560064521 del 28 de enero de 2016.

Oficio de solicitud ante la alcaldía local, suscrito por la

DTM

Probabilidad

Quejas y reclamos que presente la ciudadanía porque el patio continúa en mismo sitio contrariando el deseo de la comunidad que vive alrededor

Respuesta a PQRSPre. y Post.


UCTURA

Afectaciones o accidentes de trabajo al personal que presta servicios en el patio de

fresado

No contar con una solución definitiva de servicio de baño dotado con los elementos necesarios para el personal que allí laboral

*Demandas laborales al IDU por parte del personal que labora en el patio

1. Existe un baño portátil que hace parte del inventario del IDU; no obstante no se le hace aseo con las técnicas requeridas para su funcionamiento. 2. Como parte del contrato de administración, se cuenta con dos (2) baños portátiles para servicio del personal

Contrato de interventoría para administración del patio de

fresado

Probabilidad

Por la mitad del patio pasa una línea de 11400 voltios

No contar con la totalidad de elementos requeridos para atención del plan de emergencias acorde con la actividad que allí se desarrolla

1. Actualmente el personal que presta sus servicios en el patio dispone de elementos básicos de seguridad como camilla y botiquín2. Por el contrato de interventoría que actualmente administra el patio, se cuenta con el kit básico de elementos para atención de emergencias, extintores, camillas, pala, conos y botiquín

Contrato de interventoría para administración del patio de

fresado

Probabilidad








Emergencias R.G.CI.16

Método 1

X

2.0

2.00 4.25 8.5


1.39 4.25 5.9 MODERADO

2 1.6 No hay control Previo Limitado Impacto 1.6 4.3



SGI SANDRA LILIANA ANGEL ALMARIO SUBDIRECTORA GENERAL ORIGINAL FIRMADO

DTM LUIS ERNESTO BERNAL RIVERA DIRECTOR TÉCNICO ORIGINAL FIRMADO

DTAI GUSTAVO MONTAÑO RODRIGUEZ DIRECTOR TÉCNICO ORIGINAL FIRMADO


UCTURA

Incapacidad en la atención de una

emergencia a nivel distrital por parte del

IDU

Insuficiencia en la disponibilidad de recursos en los contratos de conservación o mantenimiento para atender adecuadamente una eventual emergencia

*Incumplimiento de las obligaciones establecidas para el l IDU en el Plan de Emergencias

de Bogotá*Impacto negativo y deterioro de la

imagen de la Entidad por la no atención de la infraestructura a

cargo del Instituto*Pérdidas económicas

1. Los contratos de mantenimiento contemplan obligaciones para atención de emergencias, sin embargo, los recursos con que cuentan son mínimos y muy limitado el campo de acción de la atención de la emergencia

Contratos de mantenimiento y/o conservación

Probabilidad

Que la DTM no tenga contratos en ejecución

* Actas de comité, reunión, mesas de trabajo.

* Comunicaciones escritas.


FORMATO PROCESO: PLANEACIÓN ESTRATÉGICA FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN ÁREA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 30-Jun-16FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0




R.PE.01

Externo 1

X

3.5

3.64 4.00

4.0

14.6

Medio Ambos 2.5 3.0

2.71 2.82 7.6 ALTOMétodo 2 2.5 4.0 Fuerte Ambos 1.0 2.0



R.PE.02

Método 1

X

2.8

2.88 3.75

3.8

10.8

Previo Medio Ambos 1.8 2.8

1.88 2.75 5.2 MODERADO

Externo 2 3.0 3.8 Previo Medio Ambos 2.0 2.8

R.PE.03

Externo 1

X

2.0

2.31 3.00

3.0

6.9

Previo Medio Impacto 2.0 2.0

2.18 2.43 5.3 INFERIORTecnológico 2 Error o daño en base de datos. 2.0 3.0 Medio Ambos 1.0 2.0

Externo 3 2.8 3.0 Generar reporte de seguimiento de SEGPLAN y PREDIS Limitado Ambos 2.8 3.0

R.PE.05 Humano 1 X 3.8 3.75 2.25 2.3 8.4 Previo Fuerte Ambos 1.8 1.0 1.75 1.00 1.8 INFERIOR

Planeación Estratégica

Programación y Seguimiento de

Inversión

Deficiencia en la programación presupuestal

Inadecuada planeación del gasto para la siguiente vigencia, por parte de los ordenadores del gasto.

1. Incumplimiento del Plan de Desarrollo

2. Continuas modificaciones presupuestales

3. Observaciones de Auditorías Internas

4. Investigaciones Disciplinarias y/o Administrativas

1. Socialización y Aplicabilidad del procedimiento Anteproyecto de Presupuesto y del procedimiento de PRPE01 Modificaciones Presupuestales y el formato FOPE02 Modificaciones Presupuestales. 2 Aplicabilidad del Manual Operativo de Presupuesto Distrital.3. Mesas de trabajo

PRPE01_MODIFICACIONES_

PRESUPUESTALES_ V_1.0

FOPE02_MODIFICACIONES_

PRESUPUESTALES_ V_1 0

ORFEOListados de asistencia

Pre. y Post.

Falencias en la definición de lineamientos o ausencia de los mismos para orientar el gasto dentro de la programación presupuestal.

1. Existen políticas de control y su planificación documentadas en el Procedimiento PRPE02. "Elaboración del anteproyecto de presupuesto".

Procedimiento de Elaboración del Anteproyecto de

PresupuestoORFEO

Pre. y Post.

Proyecciones no ajustadas al ciclo de vida del proyecto con estimaciones inexactas (plazo, alcance y/o de presupuesto), pretendiendo su programación y ejecución dentro de la misma vigencia fiscal.

1. Socialización y aplicación de la circular conjunta SDP - SHD sobre programación y cierre presupuestal2. Aplicabilidad del procedimiento de elaboración del anteproyecto de presupuesto.3. Se realizan mesas para análisis y definición del presupuesto por las áreas.


Presupuesto

Pre. y Post.

Inexactitud en la proyección de los costos y gastos de los proyectos

1. La definición de los costos y gastos para los proyectos son definidos por las áreas. 2. Aplicabilidad del procedimiento de Gestión Integral de Proyectos


Presupuesto

Pre. y Post.



Inversión

Priorizar proyectos que no cuenten con la

culminación de etapas predecesoras dentro del

ciclo de vida del proyecto

Que el proyecto no se ajuste a un modelo de priorización técnico (Estudios y Diseños terminados, predios adquiridos, etc., No aplicación del ciclo de vida del proyecto)

1. Posterior incumplimiento de las metas proyectadas.

2. Retraso en la ejecución del presupuesto.

3. Investigaciones administrativas.

1. La priorización se realiza periódicamente, cuando sea necesario, en mesas de trabajo con las áreas involucradas en el proyecto. 2. Validación de la información del Anteproyecto de Presupuesto que cumple con la información requerida y es solicitada en el formato de Anteproyecto de Presupuesto. 3. Se envían correos electrónicos y/o memorandos a los responsables de entrega de la información.4. Cruce de información del seguimiento a los proyectos con la información enviada por las áreas para la programación presupuestal


PresupuestoPlataforma Correo

electrónicoORFEO

Reportes del Visor de Obras

Sistema de Información ZIPA

Requerimientos del Concejo Distrital o Alcaldía

Los requerimientos son revisados en las reuniones de priorización, se analiza su adecuación y priorización

PRPE01_MODIFICACIONES_

PRESUPUESTALESOficios - ORFEO



Inversión

Que se entregue el anteproyecto sin el ajuste a la cuota global de gasto.

Cambio imprevisto y la no consulta de los topes por fuente de financiación comunicados

1. Atrasos en el cumplimiento de las fechas de entrega por la SHD al

Concejo Distrital.2. Represamiento de labores y picos exagerados de trabajo.

Aplicación de topes de fuentes que la Secretaría Distrital de Hacienda habilita. Efectuar seguimiento y cambios que se presenten por fuentes de financiación.


Presupuesto

Copia en varios equipos de la misma área. (OAP).Versionamiento de las Back_up

Pre. y Post.

Modificación unilateral por parte de la SDH de los montos de los conceptos de gasto o fuentes de financiación de acuerdo con el costo global informado

Pre. y Post.



Inversión

Que haya diligenciamiento incompleto o incorrecto del módulo Validación POAI-

SIAC

Inconsistencias en el registro de la información por parte del ordenador del gasto

1. Mayor tiempo para ejecución del presupuesto, lo que genera

aumento en las reservas presupuestales y baja ejecución

por mes en los indicadores de las áreas.

2. No cumplimiento de la resolución aprobada para tal fin, conllevando a

posibles observaciones por parte de la Contraloría

Aplicabilidad del procedimiento Aprobación de validación POAI, en donde se revisa por parte de la OAP la validación POAI, la información registrada en dicha validación debe se consistente tanto financiera como físicamente (metas).

Reporte Aplicativo POAI

Procedimiento Aprobación y

validación POAI






R.PE.06

Humano 1

X

3.0

3.20 3.00

3.0

9.6

Listas de asistencia Previo Medio Impacto 3.0 2.0

2.57 2.00 5.1 INFERIORMétodo 2 3.3 3.0 Envío trimestral de memorando a las áreas responsables de reportar ORFEO Medio Ambos 2.3 2.0

Tecnológico 3 3.3 3.0 Reportes del sistema Previo Medio Ambos 2.3 2.0

R.PE.07

Humano 1

X

3.8

3.19 2.75

2.8

8.8

Previo Fuerte Ambos 1.8 1.0

1.48 1.00 1.5 INFERIOR

Método 2 2.3 2.8 Previo Fuerte Ambos 1.0 1.0

R.P.08

Método 1

X

2.0

2.29 2.25

2.3

5.2

Medio Ambos 1.0 1.3

1.27 2.12 2.7 INFERIOR


Humano 3 2.6 3.8 Medio Ambos 1.6 2.8

R.PE.09

Método 1 Incorrecta definición de las caracterizaciones

X X

2.2

2.71 2.50

2.5

6.8


2.62 2.05 5.4 MODERADO



Inversión

No contar con la información necesaria

para la programación y/o seguimiento del módulo de

seguimiento de territorialización y/o del

módulo de Plan de Acción de SEGPLAN

Desconocimiento de la metodología de seguimiento por parte de las personas involucradas (SEGPLAN) 1. La SDP cierra el sistema,

generando incumplimiento de la circular de seguimiento.

2. Retrasos en el proceso de programación y seguimiento de la

territorialización.3. No contar con informes de

territorialización para brindar a la comunidad

Observaciones .

Capacitación en el tema y uso de la aplicación a las personas encargadas de cada área, como mínimo una vez al año.Asignación de un par que funciona como back up para garantizar a ejecución de la actividad.

Incumplimiento de plazos establecidos para el reporte por parte de las áreas

Pre. y Post.

Diferencias metodológicas de los software de información geográfica del IDU vs. SDP

Verificación por parte del grupo de información geográfica de la base a la que acceden las áreas para construir el Shape, con el fin de ajustarlo desde su raíz a los requerimientos de la SDP.



Inversión

Que se Incumplan los parámetros establecidos

para modificaciones presupuestales internas.

Por registro indebido de información por parte del personal encargado. 1. Retraso o no ejecución del

presupuesto, generando incumplimiento de la ley 819-2003

2. No cumplimiento de los compromisos pactados por la

Entidad.3. Incumplimiento de los

indicadores presupuestales de las áreas.

1. Aplicabilidad del procedimiento de Modificaciones Presupuestales y aplicación del diligenciamiento del formato FO-PE-02 Modificaciones Presupuestales por parte de las áreas y la OAP revisa y aprueba según validez de la justificación y de la información. Este formato es enviado a través de memorando y/o correo electrónico.

FO-PE-02 MODIFICCIONES

PRESUPUESTALES Aplicativo SIAC

(Módulo de Aprobación de

Validación POAI)

Efectuar traslados sin la debida formalización y/o aprobación de la OAP

1. Aplicabilidad del procedimiento de Modificaciones Presupuestales y aplicación del diligenciamiento del formato FO-PE-02 Modificaciones Presupuestales por parte de las áreas y la OAP revisa y aprueba según validez de la justificación y de la información.

FO-PE-02 MODIFICCIONES

PRESUPUESTALES


Administración del Riesgo

Inadecuada Gestión del Riesgo en el Instituto.

Indebida aplicabilidad de la metodología de riesgos por parte de los involucrados en el proceso

1. Limitación en la oportunidad para detectar eventos que

impactan negativamente los procesos y productos que presta el

IDU.2. Afectación de la Continuidad del

Negocio3. Incumplimiento de normatividad,

que puede ocasionar sanciones administrativas y/o disciplinarias.

1. La metodología de riesgos se documenta teniendo como línea base la guía publicada por la Función Pública y la competencia del personal de la OAP designado. La metodología se documenta en el manual de Administración del Riesgo el cual fue aprobado por las Directivas respectivas de acuerdo con la norma de documentación. 2. La metodología incluye lo requerido por la normatividad vigente, para cada tipo de riesgo. 3. Documentación y aplicación del procedimiento de Administración de Riesgos 4. Sensibilización de la metodología de administración del riesgo.

1. Manual de Administración del

Riesgos2.

PRPE04_GESTION_DE_RIESGOS_IDU3. Actas de reunión4. Presentaciones

Pre. y Post.

Que el personal del IDU no cuente con el conocimiento sobre administración del riesgo.

1. Se planifican actividades de sensibilización al personal en el tema de riesgos, específicamente a los facilitadores de las áreas y Equipo Operativo. 2. Definición y socialización del plan de acción de la vigencia en Administración del riesgo.

1. Manual de Riesgos2. Plan de Acción de Administración del

Riesgo3. Listados de

asistencia4. Presentación

Pre. y Post.

Baja participación por parte de los Directivos en la aplicación de la metodología de administración de riesgos

Aplicación del procedimiento de Gestión del Riesgo, en donde se establece como política, que las matrices de riesgos, los contextos y los planes de tratamiento, deben ser revisados y firmados por los lideres de los procesos y los líderes operativos. Se efectúa presentación de la gestión del riesgos en el comité SIG

Manual de Administración del

RiesgosCaracterizaciones de

procesosPresentaciones

Listado de Asistencia

Pre. y Post.


Seguimiento a la gestión

Medición incorrecta de la Gestión del IDU por medio

del sistema de indicadores.

1. No medir el desempeño del Instituto, limitando la identificación de oportunidades de mejora y el

alcance de los objetivos.2. Informes de gestión inoportunos

o con información inexacta3. Incumplimiento de normatividad,

que puede ocasionar sanciones administrativas o disciplinarias.

1. Acompañamiento por parte de los profesionales de la OAP asignados a los procesos, en la formulación de los indicadores y el procedimiento para el reporte periódico. 2. Se realizan sensibilizaciones sobre la definición de indicadores.3. Cuando se requiera el ajuste de la información de indicadores, se solicita aprobación del gerente y su superior jerárquico.

1. Formato de Caracterización de Indicadores firmado

2. Listados de Asistencia





PDD SI AMB S&SL Pc P I Ic Ri DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE Documentación Tipo Valor Efecto Pc Ic P I Rr NIVELR.PE.09

Método 3

X X

3.3

2.71 2.50

2.3

6.8

Posterior Medio Impacto 3.3 1.3

2.62 2.05 5.4 MODERADO

Tecnológico 5 2.3 3.0 Posterior Medio Impacto 2.3 2.0



OAP ISAURO CABRERA VEGA JEFE DE OFICINA ASESORA ORIGINAL FIRMADO

Participó: Cristina Navarro (OAP), Adriana Parra (OAP), Dickson Pinzón (OAP), Oscar Bustos (OAP), Edynzon Gallego (OAP), Luis Arnulfo Sarmiento (OAP), Jhonny Hernández (OPA), John Alexander Quiroga (OAP) y John Byron Isaza (OAP)


Seguimiento a la gestión

Medición incorrecta de la Gestión del IDU por medio

del sistema de indicadores.

1. No medir el desempeño del Instituto, limitando la identificación de oportunidades de mejora y el

alcance de los objetivos.2. Informes de gestión inoportunos

o con información inexacta3. Incumplimiento de normatividad,

que puede ocasionar sanciones administrativas o disciplinarias.

Que la información que se reporta por parte de las áreas no sea verídica, o sea incongruente.

1. Los jefes de cada área revisan y firman el registro de indicadores.2. La OAP realiza un análisis del dato y se informa a los involucrados de las inconsistencias y/o incumplimientos.

Registro de Indicadores

Falencias en la parametrización de la herramienta tecnológica utilizada para la consolidación y verificación de los indicadores.

Se realizan los ajustes una vez se identifican las falencias, de igual manera se amplia el nivel de herramientas

Herramienta vba - Excel


FORMATO PROCESO: INNOVACIÓN Y GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN ÁREA: DIRECCIÓN TECNICA ESTRATEGICA 31-May-16FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0




R.IC.01

Financiero 1

X X

2.0

2.62 2.67

2.7

7.0

Medio Ambos 1.0 1.7

2.36 2.28 5.4 INFERIORMétodo 2 3.3 2.7 Limitado Ambos 3.3 2.7

R. Humano 3 Resistencia al cambio por parte de los usuarios del proceso 2.0 2.7 Limitado Ambos 2.0 2.7

R. Humano 4 Inconvenientes en la etapa precontractual y contractual 2.7 2.7 Medio Ambos 1.7 1.7



SGDU JOSE FELIX GOMEZ PANTOJA ORIGINAL FIRMADO

DTE SULLY MAGALIS ROJAS BAYONA DIRECTORA TECNICA ESTRATEGICA ORIGINAL FIRMADO

Innovación y Gestión del

Conocimiento

Información Geográfica, Precios de Referencia,

Directorio de Proveedores,

Especificaciones Técnicas y

Documentos Técnicos de

Infraestructura Vial y Espacio

Publico.

Afectación del buen desarrollo del Plan de

Acción

Insuficiencia de recursos (económicos, tecnológicos, humanos y físicos)

1. No cumplimiento de las metas asociadas al Plan de Acción

2. Base de datos desactualizada por falta de información

suministrada por áreas tecnicas y entidades del distrito lo cual afecta la toma adecuada de decisiones.

3. Retraso en la ejecución de proyectos de Consultoría

4. Estancamiento en las prácticas no convencionales, relacionadas

con la ejecución de obras de infraestructura vial y espacio público que no permiten una

probabilidad de mejoramiento en la calidad de las obras

5. Incumplimiento en la publicación del Directorio de proveedores

1. Se realiza una identificación de las necesidades de personal y se remite la solicitud a la Subdirección General de Gestión Corporativa, a comienzo de cada vigencia o cuando la situación lo amerite.2. Se informa a la Subdirección Técnica de Recursos Tecnológicos de las necesidades del proceso para la vigencia correspondiente. 3. Se diligencia el formato de Anteproyecto de Presupuesto el cual es enviado a la Oficina Asesora de Planeación.

1. Correo electrónico y/o Orfeo

2. Solicitud a la STRT con las necesidades tecnológicas de esta Dirección (Memorando-Email)

3. PRPE02 _ELABORACION_ DEL_ ANTEPROYECTO_ DE_ PRESUPUESTO, vigente

Pre. y Post.

No entrega de la información relacionada antes, durante y al finalizar las intervenciones a la malla vial de la ciudad, oportunamente, por parte de las áreas ejecutoras y otras Entidades.

1. Inclusión en la lista de chequeo del proceso licitatorio en obras IDU, el reporte de elementos viales objeto de la contratación FC-IC-01. 2. Generación de reportes periódicamente mediante el formato FC-IC-02, para realizar el seguimiento a las intervenciones viales y de espacio publico que realiza tanto el IDU y Entidades Externas.3. PRIC02_ACTUALIZACION_DEL_SISTEMA_DE_ INFORMACION_ GEOGRAFICA_ V_1.0

1. FO-IC-01 reporte de elementos viales objeto de la contratación v_2.0.xlsx

2. FO-IC-02 reporte para la actualización de los estudios diagnósticos diseños e intervenciones realizadas en la infraestructura vial de la ciudad v_2.0.xlsx

3. Comunicación de reportes de información.

Pre. y Post.

1. Sensibilización a través de Boletines Técnicos, visores, foros, conversatorios, publicación en la WEB de los diferentes productos asociados al proceso de Innovación

Boletín, Listados de Asistencia, pagina WEB, Flash IDU.

Pre. y Post.

1. Alistamiento de la documentación precontractual y contractual 2. Aplicación de Manual de interventoría para las Consultorías asociadas al proceso de Innovación y Gestión del Conocimiento.

1. Documentación precontractual, lsta de chequeo apra inciar proceso de selección.2. Plataforma ORFEO3. Manual de Interventoría

Pre. y Post.

SUBDIRECTOR GENERAL DE DESARROLLO URBANO


FORMATO PROCESO: GESTIÓN SOCIAL Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN ÁREA: OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 31-May-16FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0




R.SC.01

R. Humano 1

X

1.5

2.30 3.17 7.3

1. Capacitación permanente del personal de atención al ciudadano. Previo Fuerte Probabilidad 1.0 3.2

1.40 2.91 4.1 INFERIORR. Humano 2 2.2 Fuerte Probabilidad 1.0 3.2

Método 3 2.8 Previo Medio Ambos 1.8 2.2

R. Humano 4 2.0 Medio Ambos 1.0 1.0 1.00 1.00 1.0 INFERIOR

R.SC.02

Externo 1

X

2.5

2.46 2.50 6.1


2.15 2.33 5.0 INFERIOR



Tecnológico 4 2.3 Posterior Limitado Impacto 2.3 2.5

R.SC.03

Método 1

X

2.2

### 3.00 ###


1.49 2.56 3.8 INFERIOR

Método 2 2.8 Previo Fuerte Probabilidad 1.0 3.0

Método 3 1.8 Directorios sociales Medio Ambos 1.0 2.0

Método 4 1.7 Fuerte Ambos 1.0 1.0

GESTIÓN SOCIAL Y

PARTICIPACION

CIUDADANA

ADMINISTRACIÓN Y

POLÍTICAS DE CANALES

Que se de una respuesta y/o atención deficiente,

incompleta o no pertinente de acuerdo a la solicitud

Que el personal que atiende la queja por los canales de atención dispuestos por la OTC no sea competente para este fin

1. Insatisfacción de la ciudadanía.2. Investigación disciplinaria.

3. Pérdida de imagen del IDU.Reprocesos.

Soportes de Capacitación, listados de asistencia, actas de reunión

Que no exista un adecuado análisis del requerimiento del ciudadano por parte del funcionario que recibe la queja inicialmente (Tipología de las solicitudes)

1. Capacitación al personal de correspondencia y del área de canales, en clasificación de los requerimientos ciudadanos


Pre. y Post.

Que el personal de atención al ciudadano no reciba actualización en los temas de interés de los ciudadanos referentes a los servicios que presta el IDU.

1. revisiones periódicas del área de canales para actualizar la información sobre tramites, servicios y avances de obra


Que el personal que atiende la solicitud no cuente con la competencia, habilidad o actitud requerida

1. Realización de encuestas de satisfacción a los ciudadanos frente al servicio recibido por los encargados de responder a los requerimientos de la ciudadanía.2. Entrenamiento a las personas que atienden a la ciudadanía.

1. FOSC02_ ENCUESTA_ DE_ SATISFACCION_ CIUDADANA_ FRENTE_ A_ LA_ ATENCION_ V_2.0.xls2. Informe de satisfacción3.Capacitaciones

Pre. y Post.

GESTIÓN SOCIAL Y

PARTICIPACION

CIUDADANA

ADMINISTRACIÓN Y

POLÍTICAS DE CANALES

No responder en el tiempo oportuno una queja o

reclamo

Que en el punto CREA no de trámite a un requerimiento del ciudadano.

1. Insatisfacción de la ciudadanía.2. Investigación disciplinaria.

3. Pérdida de imagen del IDU.

1. El sistema de gestión de PQR controla el termino de respuesta y permite su seguimiento por parte de la interventoría y del supervisor social del IDU para cada contrato.

Aplicativo para el seguimiento de requerimiento ciudadanos

Fallas en el proceso de comunicación interna entre las áreas del IDU.

1. Solicitud de respuesta a las áreas competentes por diferentes medios

Correo electrónico, memorando, actas de reunión

Pre. y Post.

Que existan fallas en la plataforma Orfeo, afectando la radicación y seguimiento de quejas.

1. Informar al personal de Correspondencia y Recursos Tecnológicos cada vez que hay una falla, con el procedimiento de soporte Técnico


Que existan fallas o deficiencias en las plataformas tecnológicas del IDU, que demore o imposibilite la consulta de información para el ciudadano.

1. Informar a Recursos Tecnológicos cada vez que hay una falla, con el procedimiento de soporte Técnico


GESTIÓN SOCIAL Y

PARTICIPACION

CIUDADANA

GESTIÓN SOCIAL Y

PARTICIPACIÓN

Que no se creen, mantengan o fortalezcan

espacios o mecanismos de gestión social y

participación ciudadana en los proyectos de Desarrollo

Urbano.

Desconocimiento de los espacios y derechos de la ciudadanía por parte de quienes representan a la entidad en los proyectos. (contratistas y áreas ejecutoras)

1. Falta de legitimidad del IDU frente a las comunidades

2. Bajos niveles de participación de la comunidad en el desarrollo de

los proyectos, lo que repercute en el bajo control social a contratistas

e interventores. 3. Aumento de PQRS por falta de información o mala calidad de la misma a la comunidad, sobre los

proyectos IDU.

1. Espacios de formación, información y divulgación a los servidores de las áreas técnicas, contratistas e interventores sobre participación y servicio a la ciudadanía .

Actas de Reunión Listados de asistencia

Que en los pliegos no estén definidos los requisitos de la gestión social de acuerdo con la etapa y magnitud del proyecto.

1. La Guía de gestión social y la asesoría en la elaboración de pliegos, dan parámetros para la construcción de los pliegos acordes con cada proyecto.

GUSC01_GESTION_SOCIAL_PARA_EL_DESARROLLO_URBANO_SUSTENTABLE_V_1.0.pdf

Que las organizaciones sociales de cada territorio no estén identificadas

1. Permanentemente se actualizan los directorios locales de organizaciones, líderes y ciudadanía en general.

Pre. y Post.

No establecer canales efectivos de diálogo continuo con los ciudadanos del área de influencia de los proyectos

1. La OTC participa, acompaña y promueve espacios de participación ciudadana en cada una de las localidades, de acuerdo a los requerimiento o necesidades, mesas de dialogo, capacitaciones, seguimientos comités CREA.

1. Ayudas de Memoria2. Actas de Reunión3. FOSC228_FORMATO_ DE_ ASISTENCIA_ A REUNIONES CON POBLACIONES Y O ORGANIZACIONES V_2.0.xlsx

Pre. y Post.


FORMATO PROCESO: GESTIÓN SOCIAL Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN ÁREA: OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 31-May-16FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0




R.SC.04

Tecnológico 1

X

3.0

2.92 3.00 8.8


2.92 3.00 8.8 ALTO


R.SC.05

Tecnológico 1

X

2.0

2.01 2.83 5.7

Previo Fuerte Probabilidad 1.0 2.8

1.00 2.59 2.6 INFERIORR. Humano 2 1.8 Medio Ambos 1.0 1.8




OTC JULIO CESAR HIGUERA VASQUEZ JEFE OFICINA (E) ORIGINAL FIRMADO

GESTIÓN SOCIAL Y

PARTICIPACION

CIUDADANA

GESTIÓN SOCIAL Y

PARTICIPACIÓN

Que no se consolide de manera suficiente y

adecuada la información relacionada con la gestión

social y la participación ciudadana en proyectos de

desarrollo Urbano

Falta del sistema o aplicativo que permita consolidar la información de gestión social y participación ciudadana

1. Incumplimiento de normatividad.2. Posibles sanciones

disciplinarias. 3. Carencia de información necesaria para legitimar los

procesos sociales que ejecuta la entidad.

4. Que la alta dirección no pueda tomar decisiones adecuadas para

la transformación y mejora continua sobre la gestión social que

desarrolla5. No contar con un reporte claro

de las labores desarrolladas con la comunidad en las etapas de

factibilidad y diseño.6. En el evento de presentar

informes, el acopio de la información de la gestión social de las etapas de factibilidad y diseños

se hace dispendioso

1. Consolidación de información en un aplicativo temporal, con el fin de resguardar la información de la gestión social de los proyectos de Infraestructura.2. Requerimientos a la STRT, para el diseño y puesta en marcha de una herramienta de seguimiento que permita controlar la gestión social en todas las etapas del ciclo de proyecto.

Actas de Reunión Listados de asistenciaFormatos de levantamiento de requerimientos funcionales

Ausencia o insuficiencia de información de la gestión social en las diferentes etapas de los proyectos, especialmente en las etapas de prefactibilidad, factibilidad, estudios y diseños y predios

1. Solicitar a las áreas la información de gestión social de los proyectos a través de la plataforma ORFEO o el correo institucional.

1. Solicitudes a la STRT2. Memorando3. Correo electrónico

GESTIÓN SOCIAL Y

PARTICIPACION

CIUDADANA

SEGUIMIENTO Y EVALUACION

Implementación inoportuna de los instrumentos de seguimiento, medición,

análisis y evaluación, de la gestión del IDU para medir el grado de satisfacción de

la ciudadanía

Falta de equipos tecnológicos para el análisis y procesamiento de la información.

1. No entregar información oportuna y pertinente de la

percepción ciudadana a la OTC, la alta dirección y a las dependencias

técnicas para la toma de decisiones.

Diagnóstico de necesidades tecnológicas y proyección de recursos a solicitar a través del anteproyecto de presupuesto anual

1. Anteproyecto de presupuesto

Indebida o incompleta recopilación, diligenciamiento y consolidación de la información en las herramientas de captura y análisis

Realizar capacitación personalizada y /o grupal a cada contratista de prestación de servicios al inicio del contrato y actualizaciones permanentes sobre temas de la entidad.


Pre. y Post.

Bajo aprovechamiento de los canales de comunicación para socializar los resultados

Socializar los resultados de temas relevantes para la ciudad en los espacios de decisión internos y externamente a través de los medios de la entidad

Pagina WEB, espacios de comunicación


FORMATO PROCESO: GESTIÓN INERINSTITUCIONAL FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓN

CÓDIGO PROCESO VERSIÓNÁREA: 31-May-16

FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0



PDD SI AMB S&SL Pc P I Ic DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE Documentación Tipo Valor Efecto Pc Ic P I Rr NIVEL

R.GI.01

Externo 1

X

3.8

1.50 2.80

2.8

###


1.77 1.73 3.1 INFERIORMétodo 2 3.2 2.8 Previo Medio Probabilidad 2.2 2.8

R. Humano 3 2.6 2.8 Previo Medio Probabilidad 1.6 2.8

R.GI.02

Externo 1

X

2.0

2.97 2.40

2.4

###


1.04 1.61 1.7 INFERIOR

Proveedor 2 No cumplir con lo dispuesto en el convenio suscrito. 1.6 2.8 Posterior Medio Probabilidad 1.0 2.8


R.GI.03

Externo 1

X

3.6

3.68 3.20

3.2

###


2.69 2.20 5.9 MODERADOExterno 2 4.0 3.2 Previo Medio Ambos 3.0 2.2

Externo 3 Inventario desactualizado de las redes de servicios públicos. 3.4 3.2 Previo Medio Ambos 2.4 2.2



SGDU José Félix Gómez Pantoja Subdirector General de Desarrollo Urbano ORIGINAL FIRMADO

SGI Sandra Liliana Ángel Almario Subdirector General de Infraestructura ORIGINAL FIRMADO

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO URBANOSUBDIRECCIÓN GENERAL DE INFRAESTRUCTURA

Ri

Gestión Interinstitucio

nal

Estructuración y Suscripción de

Convenios

Que el IDU suscriba convenios marco, acuerdos o actas de compromiso con las Empresas de Servicios

Públicos, asumiendo responsabilidades más allá

del marco misional institucional.

Desconocimiento del inventario actual, localización y el estado físico de las redes de servicios públicos en el área de influencia del proyecto.

1. Retrasos en la ejecución y entrega de las obras.

2. Posibles costos adicionales de los proyectos, por obras de redes de las ESP.

3. Afectación de meta física.

4. Reclamaciones de los Contratistas.

5. Requerimientos Entes de Control.

1. Levantamiento inventario, en el área de influencia del proyecto.2. Aplicación de convenios marco, acuerdos o actas de compromiso. 3, Diagnóstico inicial de redes IDU.

GU-IN-02 Guía coordinación IDU, ESP y TIC en proyectos de

Infraestructura de Transporte.

IN-IN-2014 Instructivo "elaboración, suscripción, ejecución y terminación

de convenios y contratos interadministrativos"

PR-GC-036 Procedimiento "Elaboración y suscripción de

convenios y-o contratos interadministrativos"

Desconocimiento en la aplicación de los documentos o instrumentos establecidos en la entidad para el cumplimiento de la ley de infraestructura vial por parte del personal del IDU.

1. Aplicación de los instructivos, guías o procedimientos vigentes en el IDU

Participación de funcionarios del IDU a las mesas de negociación, sin la experticia requerida o sin el poder de decisión para la definición de los convenios.

1. Actas de reunión.2. Aplicación de los convenios marco, acuerdos o actas de compromiso.3. Designación de funcionarios con conocimiento en el tema relacionado con la cooridinación interinstitucional.


nal

Cargas Urbanísticas a

Cargo de Terceros

Que el IDU asuma o modifique la ejecución de obras que se encuentran a cargo de terceros, por la no

aplicación de los actos administrativos de cargas urbanísticas emitidas por

las SDM y SDP.

Dentro de la ejecución del convenio suscrito con el tercero, no se incluya toda la carga urbanística contemplada en el acto administrativo.

1. Asumir cargas urbanísticas que no corresponden con la misión institucional.

2. Retrasos o no entrega de las obras programadas según actos administrativos de la SDP y/o SDM.


4. Impacto en la movilidad de la ciudad.

1. Aplicación de los convenios marco, acuerdos o actas de compromiso.2. Resolución o acto administrativo emitido por la SDP y SDM.3. Elaboración del estudio previo para la elaboración del convenio.4. Revisión del convenio elaborado antes de la firma por parte del tercero y el IDU.

1. GU-IN-01 Guía"intervención de infraestructura vial y

espacio publico a cargo deTerceros"

2. Convenio suscrito con tercero.

3. Memorandos

4. Estudios previos revisados y aprobados.

5. Convenios con terceros suscritos

Pre. y Post.

1. El seguimiento y reporte trimestral de la información relacionada con las intervenciones a cargo de terceros y su seguimiento hasta la entrega final.

El no reporte del seguimiento de los convenios suscritos con terceros.

Aplicación de los instructivos, guías o procedimientos vigentes en el IDU.


nal

Entrega de obras a la ciudad

Retrasos en la entrega de las obras establecidas en el PDD por el no cumplimiento

de los acuerdos por parte de las Empresas de Servicios Públicos.

Solicitud extemporanea de ejecución redes de servicios públicos por parte de las ESP.

1. Entrega no oportuna de las obras para mejorar la movilidad de la ciudad.


3. Mala imagen de la entidad

1. Aplicación de los convenios marco, acuerdos o actas de compromiso.2. Actas de reunión.



Falta de apropiación presupuestal por parte de las ESP(S) para la ejecución de obras de su competencia

1. Aplicación de los convenios marco, acuerdos o actas de compromiso.



1. Aplicación de los instructivos, guías o procedimientos vigentes en el IDU.




FORMATO PROCESO: COMUNICACIONES FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN ÁREA: OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES 31-May-16FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0




CO

MIN

UC

AC

ION

ES

R.CO.01

Método 1 3.0

2.48 2.60

2.6

6.4


1.53 2.43 3.7 INFERIORExterno 2 2.6 2.6 Medio Ambos 1.6 1.6

Otros recursos 3 2.0 2.6 Medio Probabilidad 1.0 2.6

Método 4 2.0 2.6 Previo Fuerte Probabilidad 1.0 2.6

R.CO.02

R. Humano 1 2.0

2.19 3.40

3.4

7.4

Medio Ambos 1.0 2.4

1.27 2.34 3.0 INFERIOR


R.CO.03 Método 1 2.6 2.60 2.20 2.2 5.7 Medio Probabilidad 1.6 2.2 1.60 2.20 3.5 INFERIOR



OAC EDWIN GONZÁLEZ CALDAS JEFE DE OFICINA ORIGINAL FIRMADO

COMUNICACIÓN EXTERNA

NO INFORMAR LA GESTION Y/O

PROYECTOS DE LA ENTIDAD A LA COMUNIDAD

QUE LAS AREAS DEL IDU NO ENTREGUEN DE MANERA CLARA Y OPORTUNA LA INFORMACION A DIVULGAR

DESACREDITACION DE LA ENTIDAD ANTE LACIUDADANIA, POSIBLES

SANCIONES DISCIPLINARIAS

1. Solicitudes realizadas a las áreas a trav´s de correo electrónico.2. Actualización de la pagina web de la entidad cumpliendo con los requerimientos exigidos en el manual de GEL vigente del MInTIC3. Diariamente se actualiza la pagina web de la entidad cumpliendo con los requerimientos exigidos en el manual de GEL vigente del MInTIC.

*Correo electrónico.* Procedimiento PR-CO-026 Medios de Comunicación V1.0* FOCO02_ SOLICITUD_ DE_ MATERIAL_ DE_ DIVULGACION_ Y_ BOLETINES_ DE_ PRENSA_ PARA_ PROYECTOS_ IDU* Manual GEL vigente

ASPECTOS DE CARACTER POLITICO/ADMINISTRATIVO, QUE INFLUYAN EN EL MOMENTO DE LA COMUNICACION

1. Se aplican los criterios definidos en el manual de comunicaciones. 2. Se sigue el estilo y coordinación de la Dirección del IDU.

Manual de Comunicaciones MG-IDU-004 _V2.0

Pre. y Post.

NO CONTAR CON LOS RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO DE COMUNICACIONES

1. Se aplica el procedimiento y formato de anteproyecto de presupuesto en donde se identifican las diferentes necesidades para el proceso de comunicaciones.

Procedimiento y formato de anteproyecto de presupuesto

Pre. y Post.

QUE LAS AREAS DEL IDU NO UTILICEN LOS CANALES Y/O PROCESOS DE COMUNICACION INTERNOS ESTABLECIDOS

1. Socialización al interior del IDU de los diferentes canales de comunicacióin interna.2. Medición del conocimiento de lso canales de comunicación al interior del IDU:3. Aplicación del procedimiento PR-CO-026 Medios de Comunicación V1.0. y PR-CO-027 Canales de Información V1.0.4. Se realizan encuestas sobre el conocimiento en el uso de los medios de comunicación.

PR-CO-026 Medios de Comunicación V1.0. y PR-CO-027 Canales de Información V1.0.

COMUNICACIÓN EXTERNA

DAR INFORMACION INEXACTA ACERCA DE

LA GESTION Y/O PROYECTOS DE LA

ENTIDAD

QUE VOCEROS NO AUTORIZADOS POR PARTE DE LA ENTIDAD, SUMINISTREN INFORMACIÓN YA SEAN SERVIDORES PUBLICOS O PERSONAL DE LOS CONTRATISTAS DESACREDITACION DE LA ENTIDAD

ANTE LACIUDADANIA, POSIBLES SANCIONES DISCIPLINARIAS

1. En el manual de comunicaciones se encuentra definido quienes son los voceros para cada de las situaciones que se presenten.

2. La oficina asesora de comunicaciones realiza seguimiento a cada una de las publicaciones o entrevistas que se dan a los medios de comunicación.

Manual de Comunicaciones MG-

IDU-004 _V2.0Formato

SOLICITUDES DE INFORMACIÓN Y

ENTREVISTAS EXTERNAS

Pre. y Post.

QUE NO SE APLIQUE UN PROTOCOLO PARA DAR INFORMACIÓN A LAS PARTES INTERESADAS

1. Aplicación de la politica definida en el Manual de Comunicaciones del IDU.

Manual de Comunicaciones MG-IDU-004 _V2.0

Pre. y Post.

COMUNICACIÓN INTERNA

FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA COMUNICACION

INTERNA

DEFICIENCIA EN LA PLANIFICACIÓN POR PARTE DE LAS ÁREAS AL MOMENTO DE REALIZAR LAS SOLCIITUDES.

ACTIVIDADES DEL IDU QUE REQUIEREN DE DIVULGACION NO

LOGREN LOS RESULTADOS ESPERADOS

1. Existe el procedimiento PR-CO-026 Canales de información y el formato FOCO01_ ELABORACION_ DE_ ELEMENTOS_ DE_DIVULGACION_ V_1.0.xls

2. Utilización del correo electrónico [email protected]

PR-CO-026 Canales de información y el formato FOCO01_ ELABORACION_ DE_ ELEMENTOS_ DE_DIVULGACION_ V_1.0.xls

Pre. y Post.


FORMATO PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN ÁREA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 30-Jun-16FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0




R.SP.01

R. Humano 1

X

4.0

2.25 3.00

3.0

6.8

Previo Limitado Impacto 4.0 3.0

3.00 3.00 9.0 ALTO

R. Humano 2 2.0 3.0 Previo Limitado Impacto 2.0 3.0

R. Humano 3 2.0 3.0 Limitado Ambos 2.0 3.0

R.SP.02

R. Humano 1

X

1.7

1.44

2.33

3.0

3.4

Plan de contratación PSP Previo Medio 1.0 3.0

2.28 2.60 5.9 INFERIOR


Método 3 2.7 3.0 Posterior Medio Ambos 1.7 2.0

Método 4 4.0 3.0 Previo Medio 3.0 3.0

GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS

Realizar el seguimiento y monitoreo a

cada una de las etapas del ciclo

de vida del proyecto en

forma periódica

No recibir y/o reportar información inexacta o

incompleta del desempeño de los proyectos

El reporte de desempeño (Project) que recibe la OAP de las áreas, no incluye todos los proyectos ni todas las etapas en que se encuentra el proyecto en un momento dado.

No conocer el estado real de los proyectos.

No generar en forma oportuna acciones de mejora para promover el cumplimiento de los proyectos.

No identificar en forma oportuna lecciones aprendidas.

Se remite información inexacta como parte de las respuestas a grupos de interés y/o entes de

control que solicitan información de los proyectos.

No contar con información actualizada para la toma oportuna

de decisiones

1. Elaborar e informar a los líderes de procesos de proyectos de infraestructura vial y espacio público sobre la circular 13 de 2016 emitida por la Dirección General, en donde se indica la obligatoriedad de reportar el desempeño de los proyectos a cargo.2. Implementación de un mecanismo de alertas electrónicas del sistema ZIPA, que informa al responsable de reportar el avance del proyecto y al jefe inmediato cuando no se ha producido el reporte oportuno.

Circular 013 de 2016Plataforma Google correo

institucional

Inexactitud de la infomación contenida en los archivos de Excel y/o MS-Project durante la generación del reporte de desempeño (que elaboran las áreas) o el tablero de control (que consolida la OAP).

1. Se realiza una segunda verificación de la información que se ingresa al tablero de control por parte del personal asignado para el seguimiento a proyectos (OAP). 2. En los casos que la información sea inexacta se solicita a través de correo electrónico institucional, el ajuste del reporte de desempeño.3. Se realizan visitas periódicas a terreno en las etapas de construcción con el fin de corroborar la consistencia de la información reportada.

1. MS Project2. Plataforma Google correo

institucional3. Actas de visita o registro en la bitacora del contratista

4. Registro fotográfico cuando haya lugar

El personal asignado en las áreas para consolidar el reporte no cuenta con el conocimiento necesario de la metodología de seguimiento a proyectos que se aplica.

1. Aplicación de la Guía para el seguimiento de los proyectos de infraestructura vial y espacio público.2. Acompañamiento de la OAP a las áreas involucaras en las etapas del ciclo de vida de proyectos infraestructura vial y de espacio público.3. Reforzamiento de conocimientos al personal de planta en gestión de proyectos, a través de iniciativas corportivas de capacitación.

1. GUSP01 Guía para seguimiento de los

proyectos de infraestructura vial y espacio publico2. Actas de reunión

3. Listas de asistencia

Pre. y Post.

Que algunos de los proyectos de infraestructura vial y de espacio público, no implementen la metodología de seguimiento a proyectos

Personal insuficiente en la OAP para abarcar el monitoreo y seguimiento a todos los proyectos misionales en una vigencia (nuevos, en ejecución y/o en liquidación).

No identificar acciones de mejora para promover el cumplimiento de

otros proyectos en ejecución y/o en liquidación

No identificar lecciones aprendidas.

1. Conformación de un grupo de profesionales en la OAP dedicados al seguimiento de a proyectos dedicados inicialmente a proyectos de cupo y valorización.

Probabilidad

Ausencia de obligación contractual en los contratos de infraestructura vial y de espacio público orientada a implementar la metodología de seguimiento a proyectos adoptada en el IDU.

1. Alimentar el sistema ZIPA, con la información del avance del contrato presentada periódicamente por la interventoria y los contratistas de los proyectos de infraestructura vial y de espacio público.

Sistema de Información ZIPA

Desconocimiento de la metodología de seguimiento a proyectos por parte de las áreas ejecutoras.

1. Aplicación de la Guía para el seguimiento de los proyectos de infraestructura vial y espacio público.2. Acompañamiento de la OAP a las áreas involucaras en las etapas del ciclo de vida de proyectos infraestructura vial y de espacio público.3. Reforzamiento de conocimientos al personal de planta en gestión de proyectos, a través de iniciativas corportivas de capacitación.

1. GUSP01 Guía para seguimiento de los

proyectos de infraestructura vial y espacio publico2. Actas de reunión

3. Listas de asistencia

Las modificaciones y/o ajustes a la línea base de los proyectos que realizan las áreas técnicas no se comunican oportunamente a la OAP.

1. Se cuenta con el procedimiento PR-PS-02 Reporte de desempeño por etapa de ciclo de vida del proyecto y el formato FO-SP-01 Control de cambios para la solicitud de control de cambios en los proyectos.

FO-SP-01 CONTROL DE CAMBIOS

Probabilidad


FORMATO PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN ÁREA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 30-Jun-16FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0




R.SP.03

Método 1

X

2.0

1.67 2.33

2.3

3.9

Medio Ambos 1.0 1.3

1.00 1.76 1.8 INFERIORExterno 2 1.0 2.3 Previo Limitado Ambos 1.0 2.3

R. Humano 3 1.7 2.3 Excel (Dinámicas) Fuerte Ambos 1.0 1.0



OAP ISUARO CABRERA VEGA ORIGINAL FIRMADO

GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS

Realizar el seguimiento y monitoreo a

cada una de las etapas del ciclo

de vida del proyecto en

forma periódica

No contar con la información necesaria para

generar los indicadores requeridos para cada fase

del proyecto

Información incompleta de la cartografía social en la etapa de factibilidad.

No identificar acciones de mejora para promover el cumplimiento de

otros proyectos en ejecución y/o en liquidación

Actualización de la Matriz de Indicadores (etapa de factibilidad), de igual manera se realizan acercamientos con la comunidad con el fin de levantar la información requerida.

Matriz de IndicadoresListas de Asistencia

Acta dee reunión

Pre. y Post.

Negación por parte de la comunidad para suministrar información por no estar de acuerdo con el proyecto ejecutado.

Entablar relaciones con la comunidad apra sensibilizar de los beneficios de la obra y llegar a posibles acuerdos.

Listas de AsistenciaActa dse reunión

Captura errónea de la información de los encuestados.

Relizar control de calidad al momento de la digitación y procesamiento de la información a través de cruce de variables con el fin de identificar posibles errores o inconsistencias

Pre. y Post.

JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN


FORMATO PROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN ÁREA: 11-Jul-16FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0



PDD SI AMB S&SL P P Pc P I Ri DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE Documentación Tipo Valor Efecto Pc Ic P I Rr NIVEL

R.GC.01

R. Humano 1

X X

3.7

3.27 3.00 9.8

Medio Ambos 2.7 2.0

2.28 2.60 5.9 INFERIOR


Proveedor 3 3.3 Medio Ambos 2.3 2.0

DIRECCIÓN TÉCNICA DE GESTIÓN CONTRACTUALDIRECCIÓN TÉCNICA DE PROCESOS SELECTIVOS

Part.1:

Part.18:

Gestión Contractual

ELABORAR, SUSCRIBIR Y LEGALIZAR

LOS CONTRATOS Y

CONVENIOS CON SUS

MODIFICACIONES

Mayor tiempo en la elaboración, suscripción,

legalización de los contratos y sus modificaciones contractuales.

Descentralización de la información producto de la alta rotación del personal que elabora los contratos.

1. Demora en el inicio y/o ejecución de los contratos.

2. Demora en los plazos de elaboración y entrega de los

contratos y/o convenios3. Atraso en el inicio y ejecución de los proyectos asociados al Plan de

Desarrollo Distrital.4.Obras y/o proyectos inconclusos.

5. Demandas a la entidad.6.Deterioro de la imagen de la

Entidad.7. Reclamaciones económicas de

los contratistas.

1. Publicación de la minuta definitiva para cada proceso de selección en los portales de contratación pública CAV y SECOP.2. Existe proceso para entrega de la información y presentación de informe de gestión, acta de entrega y formato de paz y salvo del personal que se retira o finaliza su contrato. (se debe anexar CD de la información).3. Acompañamiento jurídico permanente a los diferentes comités de obra 4. Plan de Contratación de PSP, Cargas de trabajo

1. Minuta del contrato 2. Formatos de informe de gestión y 3. Acta de entrega y formato de Paz y Salvo4. Informe de acompañamiento a comité de obra

Pre. y Post.

Los documentos recibidos de procesos selectivos o de la dependencia ordenadora del gasto, se encuentran incompletos y/o presentan inconsistencia entre la etapa precontractual y contractual.

1. Lista Chequeo Verificación documental de Contratos.2. Aplicación del procedimiento para la Elaboración, suscripción, legalización de contratos derivados de procesos de selección.3. Aplicación del procedimiento para la elaboración y suscripción de convenios y contratos bajo la modalidad de contratación directa por casuales distintas a PSP.4. Aplicación del Procedimiento para la modificación y suspensión a contratos estatales excepto PSP.

1. FOGC10 lista chequeo verificación documental de contratación2. PRGC05 Suscripción de contratos derivados de procesos de selección producto convocatoria publica4. PRGC09 Elaboración y suscripción de convenios y contratos bajo la modalidad de contratación directa por casuales distintas a PSPAG5. PRGC072 Modificación y suspensión a contratos estatales excepto PSP

Demoras en la entrega de la documentación por parte de los contratistas para la elaboración del contrato (UT y/o consorcios), la legalización (garantías, anexos) y las modificaciones contractuales .

1. En el contrato y sus documentos previos se expresan los requisitos y la documentación que se exigen para su suscripción y legalización (cláusulas de perfeccionamiento y legalización).2. El abogado asignado verifica y gestiona para que el proponente seleccionado realice la entrega en las condiciones exigidas, en caso que no cumpla se le informará al supervisor del contrato de la novedad para que este proceda con las acciones pertinentes.3. Aplicación de la FO-GC-108 Lista Chequeo Para Legalización De Contratos.4. Aplicación del Procedimiento para la Elaboración, suscripción, legalización de contratos derivados de procesos de selección.5. Aplicación del Procedimiento para la contratación de prestación de servicios profesionales y los de apoyo a la gestión.5. Aplicación del procedimiento para la elaboración y suscripción de convenios y contratos bajo la modalidad de contratación directa por casuales distintas a PSP.6. Aplicación del Procedimiento para la modificación y suspensión a contratos estatales excepto PSP.

1. Cláusula de perfeccionamiento y legalización en el contratoMemorandos - ORFEO2. FO-GC-108 PRGC05 Suscripción de contratos derivados de procesos de selección producto convocatoria publica.3. PRGC12 Contratación de prestación de servicios profesionales4. PRGC09 Elaboración y suscripción de convenios y contratos bajo la modalidad de contratación directa por casuales distintas a PSPAG.5. PRGC072 Modificación y suspensión a contratos estatales excepto PSP

Pre. y Post.







Part.1:

Part.18:

R.GC.01

R. Humano 4

X X

3.0

3.27 3.00 9.8


2.28 2.60 5.9 INFERIOR

R.GC.02

R. Humano 1

X X

3.7

3.75 2.67 10.0

Medio Ambos 2.7 1.7

2.75 2.28 6.3 MODERADO


R.GC.03

Método 1

X X

2.8

3.30 2.50 8.3


2.33 1.50 3.5 INFERIOR


R.GC.04

R. Humano 1

X

2 3.2

3.51 2.80 9.8


2.49 2.37 5.9 INFERIOR

Método 2 3 4.0 Medio Ambos 3.0 1.8

Método 3 1 2.2 Previo Fuerte Ambos 1.0 1.0

R. Humano 4 4 4.0 Previo Medio Probabilidad 3.0 2.8


ELABORAR, SUSCRIBIR Y LEGALIZAR

LOS CONTRATOS Y

CONVENIOS CON SUS

MODIFICACIONES

Mayor tiempo en la elaboración, suscripción,

legalización de los contratos y sus modificaciones contractuales.

1. Demora en el inicio y/o ejecución de los contratos.

2. Demora en los plazos de elaboración y entrega de los

contratos y/o convenios3. Atraso en el inicio y ejecución de los proyectos asociados al Plan de

Desarrollo Distrital.4.Obras y/o proyectos inconclusos.

5. Demandas a la entidad.6.Deterioro de la imagen de la


los contratistas.

Demora en los plazos para la revisión y firma del contrato y/o modificación por parte del ordenador del gasto y/o contratista.

1. La resolución de adjudicación en los procesos de selección, establece un plazo para la suscripción del contrato a partir de la fecha de adjudicación del proceso.2. Aplicación del procedimiento para la Elaboración, suscripción, legalización de contratos derivados de procesos de selección.3. Aplicación del procedimiento para la contratación de prestación de servicios profesionales y los de apoyo a la gestión.4. Aplicación del Procedimiento para la elaboración y suscripción de convenios y contratos bajo la modalidad de contratación directa por casuales distintas a PSP.5. Aplicación de Procedimiento para la modificación y suspensión a contratos estatales excepto PSP.

1. Resolución de adjudicación.2. FO-GC-1083. PR-GC-09 4. PRGC05 Suscripción de contratos derivados de procesos de selección producto convocatoria pública5. PRGC12 Contratación de prestación de servicios profesionales6. PRGC072 Modificación y suspensión a contratos estatales excepto PSP


EFECTUAR APOYO

JURÍDICO DURANTE LA

EJECUCIÓN DE LOS

CONTRATOS Y CONVENIOS

CELEBRADOS POR EL IDU

Mayor tiempo en la proyección de actos

administrativos

Cambio y/o rotación del personal en las áreas involucradas.

1. Acciones populares2. Perjuicios económicos que

podrían terminar en demandas3. Vencimiento de las actuaciones administrativas dentro del término

legal.4. Deterioro de la imagen de la


los contratistas.

1. Existe proceso para entrega de la información y presentación de informe de gestión, acta de entrega y formato de paz y salvo del personal que se retira o finaliza su contrato. (se debe anexar CD de la información)2. Acompañamiento jurídico permanente a los diferentes comités de obra.3. Plan de Contratación de PSP

1. Formatos de informe de gestión y Acta de entrega y formato de Paz y Salvo.2. Informe de acompañamiento a comité de obra

Pre. y Post.

Demora en la entrega y/o inconsistencia del concepto técnico, y del documento de las etapas precontractual, contractual, frente al desarrollo del procedimientos administrativos.

1. Aplicación del procedimiento de declaratoria de incumplimiento para la imposición de multa, cláusula penal, caducidad y/o afectación de la garantía única de cumplimiento.2. Aplicación del procedimiento para la liquidación de contratos y/o convenios.

PR-GC-06PR-GC-105


VERIFICAR LA OPORTUNIDAD

EN LA PUBLICACIÓN

EN LOS PORTALES DE CONTRATACIÓ

N

No publicación oportuna de documentación contractual en los

portales de contratación pública CAV y SECOP

Requisitos incompletos en los formatos entregados por las áreas, solicitando publicaciones. 1. Investigaciones disciplinarias a

funcionarios y/o contratistas.2. Deterioro de la imagen de la

Entidad.3. Violación al principio de

transparencia en la contratación pública.

Socialización y seguimiento al cumplimiento de:1. Memorando de instrucción jurídica 20144350361733 del 14 de mayo de 2014.2. Memorando de instrucción jurídica 20134350150453 del 16 de julio de 2013.3. Memorando de instrucción jurídica 20125050215243 del 23 de octubre de 2012.

Memorandos de instrucción jurídica

ORFEO

Fallas en la conexión a internet en el Instituto o fallos propios de los portales de contratación pública.

Informar a la STRT, soporte tecnológico. Procesos de Mantenimiento en STRT.Envío de correos electrónicos y/o memorandos de solicitud de restablecimiento del servicio en casos mayores

Plataforma de correo electrónico institucionalPlataforma ARANDAPlataforma ORFEO

Pre. y Post.


Procesos Selectivos

DEMORAS EN LA REVISIÓN DE LOS

DOCUMENTOS PARA LA ESTRUCTURACIÓN

DEL PROCESO

Desconocimiento de la normatividad por parte de las áreas ordenadoras del gasto

1. Tramite de procesos por fuera de los tiempos establecidos Plan

Anual de Adquisiciones2. Se tramita el proceso con baja

calidad 3. Inconvenientes en la ejecución

contractual.4. Investigaciones administrativas

y/o judiciales en contra de los funcionarios y/o contratistas de

apoyo a la gestión

1. Actualización y socialización semestral del Normograma como herramienta en la Entidad por parte de la SGJ.2. Acompañamiento a las áreas ordenadoras del gasto para el ajuste de las observaciones.

NormogramaMemorandos

Listas de asistencia

Tramitología y demoras (Vo.Bo.'s y firmas) de los documentos del proceso cuando se generan observaciones y/o solicitudes de aclaración.

1. Seguimiento a los cronogramas individuales por proceso.2. Seguimiento a través de plataforma ORFEO

Cronogramas de las AOGORFEO

Pre. y Post.

Diferencias entre los documentos físicos de los procesos versus la documentación digitalizada en la plataforma ORFEO (Incompletos y/o inconsistencias)

1. Utilización de lista de chequeo de Procesos de selección y formatos para traslado del expediente.2. Trazabilidad de los procesos radicados a través de la bitácora de seguimiento.

1. Listas de chequeo2. Bitácora de los procesos

Insuficiente equipo humano para atender la demanda de procesos programados

1. Identificación del personal requerido de acuerdo con las necesidades del área, la cual es informada a la SGGC e incluida en el anteproyecto de presupuesto de la vigencia de acuerdo con el procedimiento de Elaboración de Anteproyecto de Presupuesto vigente. (La aprobación de contratación depende directamente de la alta dirección).

1. Memorando 2. Procedimiento Elaboración de Anteproyecto de Presupuesto.







Part.1:

Part.18:

R.GC.05

Método 1

X X

3 2.0

2.00 3.00 6.0


1.00 1.00 1.0 INFERIOR

R. Humano 2 2 2.0 Fuerte Ambos 1.0 1.0

R.GC.06

Método 1 Pliego de Condiciones deficientes

X X

2 2.6

2.36 2.80 6.6


1.38 2.80 3.9 INFERIOR

Externo 2 Ausencia de Proponentes 2 2.4 Previo Medio Probabilidad 1.4 2.8

R. Humano 3 Errores en la Evaluación 1 2.0 Previo Fuerte Probabilidad 1.0 2.8


Procesos Selectivos

DEFICIENTE ELABORACIÓN DE LOS

PLIEGOS DE CONDICIONES

Aplicación de Modelos de Pliegos de Condiciones desactualizados o no aprobados

1. Adendas y Reprocesos (Observaciones y Aclaraciones)2. Dificultades en la evaluación3. Declaratoria de Desierto del

Proceso4. Reprocesos Administrativos5. Demandas y conciliaciones

6. Inconvenientes en la ejecución contractual.

8. Inadecuada atención a requerimientos

9. Investigaciones administrativas y judiciales en contra de los

funcionarios.

1. Actualización de los modelos de pliegos cada vez que se requiera.2. Aprobación de los modelos de pliegos por Comité de Contratación.3. Publicación y socialización de los modelos de pliegos en la Intranet del IDU.

1. Modelos de pliegos actualizados2. Actas Comité de Contratación

Pre. y Post.

Desconocimiento de los aspectos técnicos, legales, financieros y administrativos para la elaboración de los pliegos

1. Designación de plieguista desde el inicio de la elaboración del pliego.2. Capacitación para la elaboración de pliegos.3. Revisión de pliegos por pare de equipo revisor (Siempre y cuando se cuente con el personal requerido) 4. Divulgación de procedimientos a través de la publicación en la Intranet.5 Aplicación de los procedimientos:* PRGC01 Mínima cuantía contratación hasta el 10 de la menor cuantía* PRGC02 Licitación publica* PRGC03 Selección abreviada menor cuantía* PRGC04 Concurso de méritos abierto o con precalificación* PRGC07 Selección abreviada subasta inversa

1. Carpeta de Proceso de Selección.2. PRGC01 Mínima cuantía contratación hasta el 10 de la menor cuantía3. PRGC02 Licitación publica4. PRGC03 Selección abreviada menor cuantía5. PRGC04 Concurso de méritos abierto o con precalificación6. PRGC07 Selección abreviada subasta inversa

Pre. y Post.


Procesos Selectivos

DECLARATORIA DE DESIERTA EN LOS

PROCESOS DE SELECCIÓN

1. Demoras e incumplimientos a las necesidades del IDU2. Demoras e incumplimientos en el Plan de Adquisiciones del IDU3. Demoras e incumplimientos en el Plan de Desarrollo4. Demoras e incumplimientos en la ejecución presupuestal5. Prorrogas de contratos vigentes6. Reprocesos Administrativos7. Demandas y conciliaciones8. Inconvenientes en la ejecución contractual.9. Inadecuada atención a requerimientos10. Investigaciones administrativas y judiciales en contra de los funcionarios11. Afectación de la Imagen del IDU

1. Designación de plieguista desde el inicio de la elaboración del pliego.2. Capacitación de estructuración de pliegos y acompañamiento de pares para la estructuración de pliegos.3. Revisión de pliegos por pare de equipo revisor (Siempre y cuando se cuente con el personal requerido) 4. Términos de Observaciones al proyecto de pliego y pliego definitivo.5. Aplicación de los procedimiento establecidos para los procesos de selección PR-GC-01, PR-GC-02, PR-GC-03, PR-GC-04 y PR-GC-076. Retroalimentación a través de las Observaciones realizadas por los proponentes o partes interesadas para perfeccionar el pliego de condiciones en cualquiera de sus etapas.

1. Carpeta de Procesos de Selección.

1. Aplicación de los procedimientos establecidos para los procesos de selección PR-GC-01, PR-GC-02, PR-GC-03, PR-GC-04 y PR-GC-072. Publicación del pliego y demás documentos inherentes a cada proceso en los portales web de contratación.

Carpeta de Procesos de Selección.Portales web de contratación

1. Reuniones de revisión por parte del comité evaluador de la DTPS2. Reunión Interna Precomité de contratación3. Comité de contratación, cuando lo requiera la alta dirección 4. Observaciones y contra observaciones a la evaluación5. Audiencias de Adjudicación.

Informe de EvaluaciónActas de comité evaluador Actas Comité de contrataciónActo Administrativo de Adjudicación







Part.1:

Part.18:

R.GC.07

Método 1

X

3 2.4

2.43 3.40 8.3

Medio Ambos 1.4 2.4

1.46 2.40 3.5 INFERIOR

Método 2 Reglas no claras o confusas en los pliegos 2 2.8 Actas de reunión Medio Ambos 1.8 2.4

Método 3 2 2.0 Medio Ambos 1.0 2.4

Método 4 2 2.4 Actas de reunión Medio Ambos 1.4 2.4



SGJ NURY ASTRID BLOISE CARRASCAL SUBDIRECTORA GENERAL ORIGINAL FIRMADO

DTGC SANDRA LILIANA ROYA BLANCO DIRECTORA TÉCNICA ORIGINAL FIRMADO

DTPS CLARA MARGARITA MONTILLA HERRERA DIRECTORA TÉCNICA ORIGINAL FIRMADO


Procesos Selectivos

AMBIGUEDADES Y/O ERRORES EN LA

EVALUACIÓN

Indebida aplicación de los procedimientos administrativos y/o de la normatividad al momento de realizar la evaluación

1. Investigaciones administrativas y/o judiciales en contra del

funcionario o contratista de apoyo a la gestión

2. Reclamaciones y/o demandas por parte de los proponentes.3. Reprocesos Administrativos

4. Selección no objetiva

1. Designación de evaluadores desde la fecha de cierre de los procesos a través del formato FO-GC-162. Capacitación para la elaboración de pliegos y acompañamiento y revisión de pares6. Aplicación de los procedimientos establecidos para los procesos de selección:* PRGC01 Mínima cuantía contratación hasta el 10 de la menor cuantía* PRGC02 Licitación publica* PRGC03 Selección abreviada menor cuantía* PRGC04 Concurso de méritos abierto o con precalificación* PRGC07 Selección abreviada subasta inversa

1. Listas de asistencia2. Actas de reunión3. PRGC01 Mínima cuantía contratación hasta el 10 de la menor cuantía4. PRGC02 Licitación publica5. PRGC03 Selección abreviada menor cuantía6. PRGC04 Concurso de méritos abierto o con precalificación7. PRGC07 Selección abreviada subasta inversa

Pre. y Post.

1. Revisión de los pliegos con el ordenador del gasto, con el fin de determinar las inconsistencias y aclararlas.2. Mesas de trabajo para revisar los pliegos entre la DT procesos selectivos, el área ordenadora del gasto y la SG Jurídica.

Pre. y Post.

Respuestas a observaciones contrarias a reglamentación del pliego

1. Revisión de las respuestas por parte de la DT de procesos selectivos, por parte del equipo revisor. En los casos que no sean claras y/o coherentes las respuestas de las observaciones, se revisarán con el ordenador del gasto para el respectivo ajuste o aclaración.

1. Memorandos.2. Documento de consolidación de observaciones3. Actas de reunión

Pre. y Post.

Deficiente o errada elaboración de pliegos de condiciones

1. Revisión de los pliegos con el ordenador del gasto, con el fin de determinar las inconsistencias y aclararlas.2. Mesas de trabajo para revisar los pliegos entre la DT procesos selectivos, el área ordenadora del gasto y la SG Jurídica.

Pre. y Post.


FORMATO PROCESO: GESTIÓN LEGAL FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN

ÁREA: 28-Jul-16FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0




Gestión Legal R.PJ.01

R. Humano 1

X

2.2

1.32 2.00 2.6

Plataforma ORFEO Previo Medio Probabilidad 1.2 2.0

1.22 1.60 2.0 INFERIORMétodo 2 2.5 Fuerte Ambos 1.0 1.0

Método 3 2.2 Memorando ORFEO Previo Medio Probabilidad 1.2 2.0


R. Humano 1

X

3.3

3.25 2.50 8.1

Posterior Medio Ambos 2.3 1.5

2.25 1.50 3.4 INFERIOR

R. Humano 2 3.2 Medio Ambos 2.2 1.5


R. Humano 1 2.7

2.84 2.83 8.1


1.67 2.36 3.9 INFERIOR

Financiero 2 3.0 Plan de contratación de apoyo a la gestión. Presupuesto anual. Plan de Contratación Previo Medio Probabilidad 2.0 2.8


Método 1 2.2

2.65 2.33 6.2


1.69 1.97 3.3 INFERIOR

2 3.0 Aplicación del procedimiento de daño antijurídico Medio Ambos 2.0 1.3

Gestión Legal R.PJ.05 Método 1 2.8 2.83 2.50 7.1 Medio Ambos 1.8 1.5 1.83 1.50 2.8 INFERIOR

Gestión Legal R.PJ.06 Tecnológico 5 X 3.0 3.00 2.00 6.0 Plataforma Google app Medio Ambos 2.0 1.0 2.00 1.00 2.0 INFERIOR



SGJ NURY ASTRID BLOISE CARRASCAL Subdirectora General ORIGINAL FIRMADO

DTGJ JOSE FERNANDO SUÁREZ VENEGAS Director Técnico ORIGINAL FIRMADO

SUBDIRECCIÓN GENERAL JURÍDICA / DIRECCIÓN TÉCNICA DE GESTIÓN JUDICIAL

Recepción de información,

análisis preliminar y

ejecución del proceso

No conocer por parte de la DTGJ de forma oportuna

las solicitudes provenientes de los diferentes despachos

judiciales y de los ciudadanos radicadas en el

IDU

Indebida clasificación de la correspondencia recibida en DTGJ

* Incumplimiento en los términos que generan sanciones disciplinarias

* No ejercer en debida forma la defensa judicial

Para ello se realiza seguimiento y trazabilidad en la plataforma de ORFEO, SIPROJ y registros en excel que se adminsitran en el área.

Se presentan inconsistencias en la parametrización de términos dados por el sistema ORFEO

Solicitudes realizadas a través de memorando al Grupo ORFEO para realizar la parametrización correspondiente. De otro lado, se lleva a cabo lo definido en el Manual de Archivo y Derechos de Petición

Memorando ORFEOManual de Archivo y Correspondencia

Pre. y Post.

Falta de inmediatez en la reasignación de los documentos que no son de competencia del área al cual se le radicó

Solicitudes realizadas al Grupo de Archivo y Correspondencia para que apliquen una debida clasificación de los documentos radicados en el IDU.




No contar con los suficientes insumos

técnicos para ejercer una defensa idónea de la

entidad.

La rotación de contratistas afecta la memoria técnica

* Fallos desfavorables al IDU * Condenas para la Entidad Acciones de Repetición.

Brindar capacitaciones a los nuevos contratistas en el manejo de Orfeo con relación a las tablas de retención documental. Así mismo verificar por parte de la DTGJ la entrega del informe final con su respectivo backup y acta de entrega.

* Formato de Paz y Salvo debidmente firmado* Acta de entrega.

Deficiencia de insumos para contestar la demanda por falta de verificación y pronunciamiento de los hechos enunciados en la demanda por parte de las áreas técnicas.

Solicitud de información a través de la plataforma de ORFEO, o en ocasiones realizar reuniones de trabajo para solicitar y aclarar sobre la información requeridaControl por parte del Jefe de cada una de las dependencias procedimientos de investigación.

* Memorando ORFEO* Actas de reunion

Pre. y Post.




Falta de Representación Judicial del IDU

Insuficiencia de personal y/o alta rotación de personal.

* Perdida de memoria institucional * Fallos desfavorables al IDU por no contar con la conitunidad y dedicación de los procesos

1. Identifiación del recurso humano requerido en el Plan de contratación de apoyo a la gestión. 2. Solicitud de Informes de entrega y control de la información.3. Existe clausula para abogados contratista donde se prevee un tiempo de 15 días calendario una vez finalizado el contrato para no perder la Representación Judicial de la Entidad.

* Plan de Contratación* Informes de gestión del personal del proceso* Minuta del Contrato

Pre. y Post.

Asignación insuficiente de recursos financieros para la contratación de abogados que ejerzan la Representación Judicial




Reiteración de conductas omisivas por parte de los funcionarios y contratistas

de la entidad.

Desconocimiento de los lineamientos consignados en la instrucción jurídica de prevención del daño antijurídico. * Aumento en las demandas Fallos

desfavorables * Condenas para la entidad Acciones de Repetición

Continuar con la socialización de las instrucciones juridicas a cada una de las áreas del IDU.

* Instrucciones Jurídicas* Listas de asistencia a la socialización

Pre. y Post.

Otros recursos

Falta de análisis de sentencias, conceptos jurídicos y solicitudes de conciliación prejudicial, en el marco del procedimiento de prevención del daño antijurídico

Procedimiento de daño Antijurídico

Pre. y Post.




Demora de los términos de la sentencia que ordena el

pago

Tramites dispendiosos al interior de la entidad.

* Pago de intereses *Posible incidente de desacato *Repetición

Aplicación del procedimiento de Gestión para el pago de providencias judiciales y decisiones extrajudiciales y de la guia de pagos a terceros e informar al área responsable cuando el pago no se genere en la DTGJ.Relizar comunicados informando los tiempos y la responsabilidad de cumplir con lo ordenado por los jueces.

* Guia pagos a terceros* Procedimiento Gestión para el pago de providencias judiciales y decisiones extrajudiciales

Pre. y Post.

Actualización del Sistema de

Información de Procesos Judiciales SIPROJ

Desactualizacion del sistema de información

SIPROJ, incumpliendo con el Decreto 654 de 2011

Articulo 110 de la Alcaldia Mayor de Bogotá.

Continúas caídas de la red que impiden ingresar al aplicativo SIPROJ, perjudicando la ejecución normal de las actividades.

* Investigaciones disciplinarias * Hallazgos Contraloria

Comunicar a la mesa de ayuda para solicitar asistencia técnica de las personas de Helpdesk (mesa de servicio).

Pre. y Post.


FORMATO PROCESO: GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD Y SST FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN

ÁREA: 30-Jun-16FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0




R.AC.01

Externo 1

X

3.0

2.50 2.75

2.8

6.9

Medio Ambos 2.0 1.8

2.31 2.41 5.6 INFERIOR


R. Humano 3 3.0 2.8 Medio Ambos 2.0 1.8

R. Humano 4 1.8 2.8 Intranet Medio 1.0 2.8


Financiero 6 2.8 2.8 Previo Limitado 2.8 2.8

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓNSUBDIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO URBANOSUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS

Gestión Ambiental, Calidad y

SISO

Sistema Integrado de Gestión (SIG)

Implementación inadecuada del Sistema Integrado de

Gestión

Cambio constante en la normatividad, las normas de gestión, técnicas y lineamientos por parte de los órganos rectores.

1. Implementación de un Sistema Integrado de Gestión deficiente

2. Reprocesos de procedimientos

3. Incumplimiento de normatividad, que puede ocasionar sanciones administrativas y/o disciplinarias

1. Actualización del Normograma periódicamente.2. Realización de los comités operativos en donde se socializan los diferentes cambios que surten las normas.3. Divulgación a los servidores públicos del IDU, de los cambios que sufre la norma y cómo afecta al SIG. 4. Revisión y validación de los documentos generados dentro del Sistema Integrado a fin de evaluar que estos estén acordes a los lineamientos vigentes al interior de la entidad.

1. FO-IDU-131 Actas de Reunión,

2. FO-CO-01 Piezas de comunicación

3. FO-IDU-051Listados de asistencia

4. Normograma IDU.

Pre. y Post.

Que la metodología o el modelo SIG y/o su implementación no sea acertado tanto técnica y/o administrativamente.

1. Visto Bueno o Aprobación de las metodologías de implementación del SIG por el Representante del SIG o los Lideres de Subsistemas2. Se cuenta con un grupo de auditores internos conocedores de procesos y normas técnicas 3. La Oficina Asesora de Planeación controla los documentos que son adoptados formalmente de acuerdo con lo estipulado en la Guía de Elaboración y Formalización de Documentos, los cuales se identifican con versión y código, identificando así que documentos se pueden estar utilizando que no se hayan adoptado formalmente.4. Aplicación del procedimiento Control de Documentos

1. Manual de Funciones, 2. Obligaciones contractuales

prestaciones de servicios3. FO-IDU-051 Listas de

Asistencia

Pre. y Post.

Que los servidores públicos, así como los directivos de la entidad, no demuestren el compromiso requerido para la implementación del Sistema Integrado de Gestión de acuerdo con sus responsabilidades.

1. Conformación del comité directivo y comité operativo por subsistema.2. Divulgación interna con la utilización de los medios de comunicación interna, como lo son las piezas comunicacionales (Intranet, correos IDU, carteleras, flash IDU) de información relevante del SIG.3. Aplicación del procedimiento de Control de Documentos

1. GU-AC-01 Documentación del Sistema Integrado de

Gestión2. PR-AC-01 Control de

Registros3. FO-EC-02 Cuestionario de Autoevaluación Institucional

Pre. y Post.

Que los Servidores Públicos del IDU no cuente con el conocimiento sobre el Sistema Integrado de Gestión y sus componentes.

1. Publicación de los documentos del SIG en la intranet, para consulta de los servidores públicos.

Pre. y Post.

Probabilidad

Que las dependencias responsables de definir la implementación del SIG no cuenten con el personal idóneo para tal fin.

1. Identificación y definición de perfiles en los estudios previos para la contratación de prestación de servicios2. Definición y divulgación de las instancias de coordinación del IDU, en donde se establece la obligatoriedad del sistema SIG. 3. Se realiza inducción a los directivos, donde se incluye las generalidades del SIG. Se crea el comité del SIG para los directivos, donde al inicio del año se explica el modelo.

FO-GC-10 Lista de Chequeo verificación documental de

contratación

Pre. y Post.

Recursos insuficientes (económicos, tecnológicos, físicos y humanos) necesarios para una adecuada implementación.

1. Inclusión en el plan anual de adquisiciones de las necesidades identificadas en las áreas tendientes a apoyar la implementación del SIG.2. Se establece un rubro presupuestal específico que incluye un componente para la implementación del SIG o su equivalente. En cada vigencia se asignan recursos que son presentados y revisados en el Anteproyecto de Presupuesto.

1. PR-EP-02 Elaboración de Anteproyecto de Presupuesto

2. Plan Anual de Adquisiciones

Probabilidad








R.AC.02

Método 1

X

2.5

2.59 2.75

2.8

7.1


1.21 1.35 1.64 INFERIOR

Método 2 2.8 2.8 1. Aplicación del procedimiento de control de documentos Resolución vigente del SIG. Fuerte Ambos 1.0 1.0


R.TH.03

Método 1

X

2.5

2.56 3.25

3.3

8.3

Medio Ambos 1.5 2.3

1.57 2.93 4.6 INFERIOR

Financiero 2 2.5 3.3 Presupuesto anual aprobado Previo Medio 1.5 3.3


Método 4 2.8 3.3 Plan Anual de SST Previo Medio 1.8 3.3

Humano 5 2.8 3.3 Previo Medio 1.8 3.3



OAP ISAURO CABRERA VEGA ORIGINAL FIRMADO

SGGC CARLOS HUMBERTO MOERNO BERMÚDEZ SUBDIRECTOR GENERAL ORIGINAL FIRMADO

SGDU JOSÉ FÉLIX GÓMEZ PANTOJA SUBDIRECTOR GENERAL ORIGINAL FIRMADO


SISO


Que la documentación publicada se encuentre

desactualizada y/o incompleta

Desconocimiento y deficiente aplicación del procedimiento de control de documentos establecido por parte de las usuarios del sistema.

Que no existan criterios claros para actividades de seguimiento y auditoria sobre los procesos.

Poca estandarización y mejora de los procesos.

Incumplimiento de normatividad, que puede ocasionar

Investigaciones administrativas y sanciones disciplinarias

1. Divulgación del procedimiento de control de documentos a los servidores públicos del IDU.2. Divulgación de la normatividad Distrital del SIG .

1. FO-IDU-051 Listas de Asistencia

2. NTDSIG-001-2011 Norma Distrital de SIG.

3. Decreto 176-2010

Pre. y Post.

Que exista demora en el trámite de revisión y aprobación por parte de los Directivos.

Pre. y Post.

Desconocimiento de nueva normatividad que aplique al proceso por parte de los responsables.

1. Actualización permanente del Normograma2. Consultar página SISJUR de la Alcaldía Mayor de Bogotá.3. Aplicabilidad del Marco normativo identificado y comunicado sobre la obligatoriedad del sistema (Resolución vigente SIG). 4. Se realiza inducción a los directivos, donde se incluye las generalidades del SIG. 5. Realización de los comités SIG: para los directivos y operativo.6. Se establece un proyecto de inversión que incluye un componente para implementación del SIG.

Resolución interna de coordinación

Actas de comité

Pre. y Post.


SISO


Accidentes de trabajo y/o enfermedades laborales

No dar cumplimiento a los programas de vigilancia epidemiológica, estudios de la ARL.

Afectación del Recurso Humano del IDU

Bajo desempeño laboral.

Incumplimiento de la normatividad de seguridad y salud en el trabajo.

Ambiente Laboral Inadecuado

Demandas para el Instituto

El comité COPASST vigila el desarrollo de actividades del SST y promueve su divulgación y cumplimiento.Aplicabilidad de: Resolución 2013 de 1986 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Ley 1562 de 2012 por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional y el decreto 1072 de 2015.

Actas de comité Informes de seguimiento

Pre. y Post.

Presupuesto insuficiente para desarrollar el plan anual de Seguridad y Salud en el Trabajo

Definición del presupuesto e inclusión en el anteproyecto de presupuesto de acuerdo con el procedimiento vigente para la ejecución del plan anual de seguridad y salud en el trabajo.Publicación en la web del IDU del plan anual de SST.

Probabilidad

Que los exámenes de ingreso, periódicos y/o de retiro no sean realizados.

1. Aplicación de los instructivos:INRH18 Ingreso de personal de carrera, encargo y/o provisional y INRH04 Desvinculación de planta.2. Ejecución del plan anual SST en lo concerniente a los exámenes periódicos.3. Para el caso de los contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión se solicita la realización y presentación del examen médico ocupacional.

1. INRH18 Ingreso de personal de carrera, encargo

y/o provisional 2. INRH04 Desvinculación de

planta.3. Procedimiento PRGC12 Contratación de servicios

profesionales de apoyo a la gestión con personas

naturales

Pre. y Post.

Desconocimiento de técnicas de prevención de accidentes de trabajo

Se realizan jornadas de sensibilización y entrenamiento para los servidores públicos del IDU.

Probabilidad

Inadecuado uso de los elementos de protección personal

Capacitaciones periódicas sobre el uso de los elementos de protección personal.Campañas de divulgación del uso adecuado de los elementos de protección personal.

Actas de comité Piezas comunicacionales.

Probabilidad









STRH ADRIANA CAROLINA PIEDRAHITA ARÉVALO ORIGINAL FIRMADO

PARTICIPO: OCTAVIO TORRES RIVERA SGDU; OMAR FRANCISCO GARCIA BATTE SGGC; CARLOS FERNANDO CAMPOS OAP; JOHN BYRON ISAZA OAP; NESTOR FABIÁN GÓMEZ CARVAJAL OAP; ANA ROSALBA TORRES, CLAUDIA AMPARO MOJÍCA - STRH.

SUBDIRECTORA TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS


FORMATO PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓN

CÓDIGO PROCESO VERSIÓN ÁREA: SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECURSOS FÍSICOS 30-Jun-16FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0


ACTIVIDAD CÓDIGO RIESGO TIPO CAUSA / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS Ri. Inherente CONTROL Riesgo Residual


R.RF.08

Método 1 1.8

2.13 3.75

3.8

8.0


1.00 3.75 3.8Método 2 2.0 3.8 Fuerte 1.0 3.8

Método 3 2.5 3.8 Fuerte 1.0 3.8

R.RF.01

Humano 1

X

3.3

2.78 3.50

3.5

9.7

Previo Fuerte Impacto 3.3 1.5

2.67 2.56 6.8Humano 2 2.5 3.5 Previo Fuerte Ambos 1.0 1.5

3 2.8 3.5 Impacto 2.8 3.5

4 2.5 3.5 Medio Impacto 2.5 2.5

R.RF.02

1

1. Detrimento patrimonial

3.3

3.38 3.50

3.5

11.8

Ambos 3.3 3.5

3.38 3.50 11.8 ALTO

2 3.5 3.5 Previo Impacto 3.5 3.5

PROCESO

Gestión de

Recursos

Físicos

Adquisición de

bienes

Mala calidad en los insumos

entregados por los proveedores

Falta de identificación clara de las características técnicas de los bienes requeridos.

1. La devolución de pedidos.

2. Incumplimiento contractual por parte del

proveedor3. Que la entidad nocuente

con los insumos para su funcionamiento

4. Deficiente prestación del servicio.

Elaboración de fichas técnicas para elaboración de estudios de mercado, anexos técnicos de los estudios previos.

1. Estudios de ercado2. Ficha técnica de

estudios de mercado3. Estudios previos

Probabilidad

MODERADO

Falta de comunicación al momento del recibo de insumos de las referencias no contratadas

1. Informar las características de los bienes a recibir, al personal de almacén y a los responsables de los centros de costos para insumos de oficina.2. Aplicar el procedimiento de Declaratoria de incumplimiento para la imposición de multa claúsula penal caducidad y/o afectación de la garantía única de cumplimiento.

1. Contrato y especificaciones técnicas de los

bienes

Pre. y Post.

Probabilidad

Que los productos presenten defectos de fábrica.

1. Se incluye en el contrato el cambio de los productos que registren fallas por defectos de fábrica o calidad.

2. Solicitud de cambio del producto a través de oficio o acuerdo en reunión de seguimiemto

1. Contrato 2. Oficios - ORFEO3. Actas de reunión

Pre. y Post.

Probabilidad

Gestión de

Recursos

Físicos

Administración de Bienes

Información desactualizada de inventarios

Que los funcionarios no informen traslados de bienes a su cargo o lleven a cabo el procedimiento en forma indebida

1. Posibles pérdidas físicas de los elementos

2. Falta de confiabilidad en la información del sistema

3. Solicitud de investigación de procesos disciplinarios

1. Se realizan arqueos mensuales e inventarios físicos obligatorios anuales a los funcionarios y contratistas del IDU.

2. Diseño y difusión del protocolo de mudanza dirigido al personal que realiza traslados en las sedes del Instituto.

1. FORF226 Acta de control de elementos

en servicio.2. FO-GAF-170

Comprobante del sistema Stone

Reporte de bienes a cargo

3. Comunicación con protocolo de mudanzas

MODERADO

Falta de conocimiento de servidores públicos y contratistas de la responsabilidad que les asiste sobre bienes asignados.

1. Campañas de sensibilizacion de uso y cuidado de los bienes del IDU.

2. En obligaciones generales del contratista se incluye la establecida con el cuidado de los bienes asignados para la ejecuciòn del contrato.

3. En formato de entrega de bienes se incluye responsabilidad que le asiste al receptor del bien

1. Piezas comunicacionales

2. Contrato

3. Formato de entrega de bienes

Tecnológico

No se cuenta con migración de datos del Software de inventarios a las lectoras de código de barras.

1. Se realiza lectura de los inventarios en forma manual y se compara frente a la información del sistema Stone.

2. Se elabora junto con la STRT, los requerimientos necesarios de la actualización del software para la toma inventarios con las lectoras de código de barras.

1. Plnatilals de requerimientos para el Software Stone

2. Solicitudes a través de memorando -

ORFEO

Pre. y Post.

Limitado

Tecnológico

Falta de mantenimiento y actualización del software de inventarios y activos fijos

Se realizan ajustes al software por parte de la STRT, previa solicitud del área y con el acompañamiento del encargado manejo de Bienes

Evidencias del mantemiento

software del IDU

Posterior

Deterioro de los bienes

almacenados

Otros recursos

Falta de espacios adecuados y de mantenimiento preventivo y correctivo de las bodegas existentes.

1. Definición, ejecución y seguimiento del Plan de mantenimiento de sedes.

2. Contrato cambio cubierta sede Panalpina

1. Plan mantenimiento sedes

2. Contrato

Pre. y Post.

Limitado

Otros recursos

Acumulación o sobre stock de bienes inservibles en bodega

1. Aplicación del Manual de Administración de Bienes.2. Expedición y aplicación de la Resolución de baja de bienes.3. Clasificacion de bienes servibles e inservibles y a estos últimos se les realiza baja definitiva.4. Actualización del sistema STONE.

1. Manual de Administración de

bienes 2. Resolución 3. Acta comité

4. Sistema Stone

Limitado


FORMATO PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN ÁREA: SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECURSOS FÍSICOS 30-Jun-16FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0



PDD SI AMB S&SL Pc P I Ic Ri DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE Documentación Tipo Valor Efecto Pc Ic P I Rr NIVELPROCES

O

R.RF.03

Método 1

X

3.5

3.71 4.00

4.0

14.8


3.18 3.31 10.5 ALTO

Método 2 3.0 4.0 Previo Ambos 3.0 4.0


Método 4 3.5 4.0 Previo Medio Impacto 3.5 3.0

R.RF.04

Externo 1

X X

2.8

2.41 4.00

4.0

9.6


1.75 3.31 5.8


3 2.3 4.0 Previo Medio Impacto 2.3 3.0


R.RF.05

Método 1

X

1.8

1.88 4.00

4.0

7.5


1.00 3.33 3.3 INFERIOR

Método 2 2.0 4.0 Actas de Comité Previo Fuerte 1.0 4.0


Método 4 2.0 4.0 Actas de Comité Fuerte Ambos 1.0 2.0

Gestión de

Recursos

Físicos

Todas las actividade

s del Proceso de GRF

Demora en la adjudicación de

contratos

Los proveedores no cotizan dificultando la elaboración de los estudios de mercado.

1. No ejecutar las acciones del plan de mantenimiento según lo programado.2. Retrasos en la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones.3. Afectación del PAC del proceso

1. Se cuenta con fichas técnica para solicitud de cotizaciones

2. Se identifican bases de datos de otros procesos y consultas al SECOP para identificar precios de mercado

1. Fichas técnicas

2. Consultas de bases de datos de referencia y/u otros

procesos de contratación

Las áreas de contratación solicitan ajustes en los estudios previos de aspectos técnicos que no tienen relación con el objeto contratado

Se revisa e idaga en el mercado y se estudian aspectos técnicos que sustenten la solicitud presentada al área de procesos selectivos.

1. Estudios de mercado

2. Ficha técnica de estudios de mercado3. Estudios previos

Limitado

Falta de planeación de las necesidades de mantenimiento y contratación en sedes

Diseño y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones del Instituto

Plan Anual de Adquisiciones

Actualización y seguimiento al Plan

Solicitud de ampliación de plazos para evaluación de ofertas u otras actividades dentro del proceso de selección.

Programación de necesidades de bienes y/o servcios en el Plan de Adquisiciones, teniendo en cuenta los tiempos de los procesos de selección establecidos por la DTPS .

Plan Anual de Adquisiciones

Gestión de

Recursos

Físicos

ADECUACIONES Y MANTENIMIENTO LOCATIV

No prestación adecuada del

servicio de mantenimiento en las sedes del

IDU

Baja calidad del suministro de bienes y/o servicios

1. Deterioro de la imagen Institucional

2. Graves retrazos en la prestación del servicio

3. Incumplimiento de metas del plan de acción

1. Se cuenta con factores de verificación de la calidad del suministro de bienes y/o servcios, al momento de realizar la supervisión del contrato.2. Efectuar reuniones periódicas de seguimiento, revisión y aprobación de informes. 3. Aplicar el procedimiento de Declaratoria de incumplimiento para la imposición de multa claúsula penal caducidad y/o afectación de la garantía única de cumplimiento.

1. Estudios previos2. Contrato

3. Manual de interventoría y supervisión de

contratos4. Actas de reunión.

5. Informes se seguimiento

MODERADO

Contratista no cuenta con la capacidad financiera real para ejecutar el contrato

1. Establecer factores de evaluación para que sea por calidad y servicio y de esta manera poder exigir al momento de la supervisión.2. Efectuar reuniones periódicas de seguimiento, revisión y aprobación de informes. 3. Aplicar el procedimiento de Declaratoria de incumplimiento para la imposición de multa claúsula penal caducidad y/o afectación de la garantía única de cumplimiento.





Otros recursos

Falta de organización para la ejecución del contrato por parte del contratista

Identificación de las actividades y plazos para cumplir con la ejecución de las obligaciones contractuales.

1. Contrato, 2. Manual de contratacion,

supervision de contratos, 3. Actas de seguimiento

Personal no idóneo contratado o subcontratado por la empresa que presta servicios al IDU

1. Verificación del personal por parte de la entidad frente a los requisitos exigidos en pliegos y a lo pactado en el contrato.2. Efectuar reuniones periódicas de seguimiento, revisión y aprobación de informes. 3. Aplicar el procedimiento de Declaratoria de incumplimiento para la imposición de multa claúsula penal caducidad y/o afectación de la garantía única de cumplimiento.





Probabilidad

Gestión de

Recursos

Físicos

ADMINISTRACIÓN

DE SEGURO

S

Inadecuada atención y

agilidad en la definición de siniestros y

reclamaciones por parte de la aseguradora.

Falta de celeridad y competencia de la aseguradora en la definición y/o trámite de un siniestro.

1. Posibles demandas por parte de los afectados,

2. Castigo en el presupuesto

3. Desamparo de bienes, 4. Posibilidad de ocurrencia de un siniestro y el bien no

se encuentre reportado (asegurado).

1. Se da estricto cumplimiento a lo ofrecido en la propuesta por parte de la aseguradora y seguimiento mediante los comités de siniestros caso a caso.

1. Oficios2. Actas de reunión Probabilid

ad

Atención inoportuna a los requerimientos de la entidad

1. Se realiza seguimiento continuo para obtener una respuesta mediante los comités de siniestros con el fin de obtener respuesta lo mas pronto posible.

Probabilidad

Corredor de seguros que no agilice el procedimientos de atencion al programa de seguros

1. Se realiza seguimiento a la documentación entregada al corredor de seguros mediante acercamiento diario con la persona encargada y en los comités de siniestros.

1. Oficios2. Actas de reunión

Pre. y Post.

Falta de planeación y verificación de cumplimiento de las necesidades de la entidad en seguimiento por parte de la aseguradora y el corredor

1. Se realizan los comités de siniestros se efectuara el respectivo control y seguimiento de las reclamaciones y siniestros presentados a la aseguradora a través del corredor de seguros.

Pre. y Post.


FORMATO PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓN





O

R.RF.06

Método 1 2.5

2.31 3.50

3.5

8.1


1.83 3.50 6.4Método 2 1.8 3.5 Previo Medio 1.0 3.5

3 2.5 3.5 Archivo en excel Previo 2.5 3.5

R.RF.07

Humano 1 3.5

2.70 3.25

3.3

8.8

1. Pautas publicitarias Medio Ambos 2.5 2.3

1.70 2.68 4.5


3 2.3 3.3 Fuerte Ambos 1.0 1.3

Método 4 2.5 3.3 Previo Fuerte 1.0 3.3


R.RF.09

1 2.0

2.27 3.75

3.8

8.5


1.14 3.75 4.3

Método 2 1.5 3.8 Previo Medio 1.0 3.8


Financiero 4 2.5 3.8 Previo Medio 1.5 3.8

Financiero 5 2.5 3.8 Previo Fuerte 1.0 3.8

Gestión de

Recursos

Físicos

Administración del Parque

automotor del IDU

Inadecuada prestación del

servicio de transporte del

IDU

Desconocimiento y/o aplicación indebida de los procedimientos establecidos por los servidores y contratistas del IDU para realizar la solicitud del servicio de transporte

1. Graves retrazos en la prestación del servicio

2. Deterioro de la imagen del área

3. Aumento de consumo de los recursos (combustible,

personal, horas extras)

1. Socialización de los procedimientos para la prestacion del servicio de parque automotor

Piezas comunicacionales

Probabilidad

MODERADO

Que el área que solicitó el servicio de transporte cambie el horario o destino inicialmente programado.

1. Se asigna el servicio del transporte de acuerdo con lo solicitado por el usuario y se controla con el formato FOGAF117 BITACORA DE TRABAJO POR VEHICULO y el formato FORF05 SOLICITUD Y PRESTACION_DE_SERVICIO (Se verifica con el área solicitante el destino y vía avantel (voz) con el conductor se verifica el destino)

FOGAF117 y FO-RF-05

Probabilidad

Tecnológico

Falta de una plataforma o software para registro y control de los servicios de transporte solicitados a la STRF así como del control al parque automotor.

1. Se cuenta con archivo en excel en el cual se registran los servicios solicitado.

Limitado

Probabilidad

Gestión de

Recursos

Físicos

Servicio de

Vigilancia y

Seguridad y Control

de Acceso a la

Entidad

Robos en la

entidad a servidores públicos,

contratistas y/o visitantes

Servidores públicos y contratistas del IDU que no cumplen con los protocolos de seguridad establecidos por la Entidad

1. Pérdida de activos de la entidad y/o de los

servidores públicos y contratistas,

2. Posibles demandas,3. Reclamación y afectación

a pólizas.

1. Socialización de manual de seguridad y vigilancia a todo el personal del IDU

2. Campañas para el uso del carne, registro de bienes y empleo del sistema de control de acceso a servidores y contratistas del IDU

Pre. y Post.

MODERADO

Incumplimiento del manual de seguridad y vigilancia del IDU por parte del equipo vigilancia y servidores públicos.

1. Aplicación del manual de Seguridad y Vigilancia.2. Campañas de socialización del manual.3. Solicitud de aplicación de sanciones o investigaciones a guardas y servidores de seguridad al no cumplir con lo establecido en el manual vigente.

1. Manual de seguridad y vigilancia

2. Documentos de socialización

Comunicaciónes oficiales durante la

ejecucion del contato

Pre. y Post.

Tecnológico

Fallas en los equipos tecnológicos que soportan el control de acceso a la Entidad

1. Solicitar y exigir la entrega del estudio de seguridad.2. Realización de recorridos con la empresa de vigilancia para optimizar el sistema de CCTV .3. Contrato de mantenimiento al sistema de control de acceso.

1. Estudio de Vigilancia

2. Actas de recorridos3. Contrato

Pre. y Post.

Ingreso y retiro de elementos sin el previo registro y autorizacion por parte de los responsables

1. Regitro de entrada y salida de elementos personales en la minuta de la empresa de vigilancia. 2. Verificación de la autorización de salida de los bienes del IDU, por parte del personal de la compañía de vigilancia.

1. Minuta de registro de la empresa de

vigilancia2. Formato orden de

salida elementos

Probabilidad

Ausencia de autocontrol y descuido de los objetos personales y de la entidad, por parte de funcionarios y contratistas y de personal de vigilancia y seguridad.

1. Aplicación del manual de seguridad y vigilancia2. Campañas de socialización del manual.3. Aplicar el procedimiento de Declaratoria de incumplimiento para la imposición de multa claúsula penal caducidad y/o afectación de la garantía única de cumplimiento.

1. Manual de seguridad y vigilancia

2. Documentos de socialización

3. Comunicaciónes oficiales durante la

ejecucion del contato

Probabilidad

Compras a través de caja menor

No atención oportuna a

requerimientos urgentes e

imprescindibles

R. Humano

No contar con la constitución de la caja menor de acuerdo con las normas vigentes

No adquisición del bien y/o prestación del servicio a

tiempo

1. Al inicio de cada vigencia se constituye la caja menor, cumpliendo con los requisitos de ley.

Resolucion de constitucion de caja

menor

Probabilidad

MODERADO

La no presentación de las solicitudes en las fechas establecidas

1. Informar a los jefes para que a su vez socialicen con todos los funcionarios y contratistas a su cargo, que las solicitudes de compras por caja menor siempre se deben hacer en las fechas que los responsables del manejo de la caja menor establezcan.

Comunicaciones internas

Pautas publicitarias

Probabilidad

Solicitud de bienes y/o servicios que se encuentran incluidos en otros contratos vigentes.

1. Gestionar solicitud a través de caja menor cumpliendo el procedimiento establecido para ello.2. Se solicita visto bueno en el formato de Caja Menor del personal que apoya a la Supervisión, de la no existencia del elemento o servicio dentro del contrato relacionado.

Procedimiento de Ejecución de

compras

Probabilidad

No contar con disponibilidad financiera en algunos de los rubros por los cuales se debe efectuar el pago.

Antes de ejecutar el 70% de cada rubro, solicitar el reembolso de caja menor


compras

Probabilidad

No contar con el reembolso a tiempo para atender las necesidades del mes siguiente.

Las compras a través de caja menor se deben hacer siempre y cuando el dinero reembolsado se encuentre consignado en las cuentas del banco designadas para caja menor


compras

Probabilidad


FORMATO PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN ÁREA: SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECURSOS FÍSICOS 30-Jun-16FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0




O

R.RF.10

Externo 1

X

2.5

2.77 4

3.5

9.7


1.59 3.00 4.8 INFERIOR

Externo 2 2.5 3.5 Previo Fuerte Ambos 1.0 1.5

3 2.3 3.5 Formato FO-RF-02 Previo Fuerte Ambos 1.0 1.5

Natural 4 3.0 3.5 Medio 2.0 3.5

Humano 5 3.3 3.5 Fuerte 1.3 3.5

6 3.3 3.5 Previo Medio 2.3 3.5

Humano 7 2.8 3.5 Previo Medio Ambos 1.8 2.5

8 2.3 3.5 Medio Ambos 1.3 2.5



SGGC CARLOS HUMBERTO MORENO BERMÚDEZ SUBDIRECTOR GENERAL ORIGINAL FIRMADO

DTAF JANETH FLÓREZ PARDO DIRECTORA TÉCNICA ORIGINAL FIRMADO

STRF DIANA MARÍA CALDAS GUALTEROS SUBDIRECTORA TÉCNICA ORIGINAL FIRMADO

Gestión de

Recursos

Físicos

Seguridad ViaL

Accidentalidad de conductores,

pasajeros o peatones

No contar con contrato de mantenimiento de vehículos

1. Parque automotor en mal estado

2. Arrollamientos,3. Choques

4. Volcamientos5. Demandas contra la

Entidad6. Baja oferta del parque automotor afectando los servicios de la entidad

1. El Instituto suscribe contrato por el cual se presta el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de su parque automotor

1. ContratoPR-RF-01

2. Mantenimiento Preventivo y Correctivo

Probabilidad

Talleres contratados no realizan el mantenimiento en forma adecuada

1. Se cuenta con Conductor mecánico que revisa las actuaciones del taller y apoya la supervisiòn de los contratos.2. Aplicación del Manual de Interventoria y Supervisión de Contratos.

1. Manual de Funciones

3. Manual de Interventoría y Supervisión de

Contratos

Tecnológico

Fallas en los sistemas del vehículo por falta de inspección preoperacional

1. Aplicación de la lista de chequeo diario de la entrega y recepcion de los vehículos.

Condiciones fìsicas inadecuadas del entorno tanto interno como externo.

1. Señalización e iluminación de las zonas de parqueo en el Instituto2. Diseño, adopción y socialización del PESV para prevención de accidentes en entornos que frecuente el parque automotor del IDU

Parqueaderos iluminados y señalizados.

Plan Estratégico de Seguridad Vial

Pre. y Post.

Probabilidad

Fatiga fisica y mental, pérdida progresiva de la capacidad de respuesta debido a la ejecución prolongada de una tarea, por falta de personal por incapacidades, vacaciones, compensatorios y alta demanda de servicios.

Pausas activas y sensibilización de realización ejercicio y mejora en la seguridad y salud en el trabajo.

Existencia del comité de seguridad Vial

Plan Estratégico de Seguridad Vial - PESV

Control de servicio y asignación de horas extras de los conductor

1. Planillas de pausas activas a conductores

IDU2. Resolucion 6315

de 2016, crea comitè seguridad vial3. FO-TH-28 - BITÁCORA DE TRABAJO POR

VEHÍCULOvehiculo y FO-TH-28 -

RELACIÓN DE TRABAJO

SUPLEMENTARIO

Pre. y Post.

Probabilidad

Biomecanica

Biomecanica (postura forzada) Postura sedente durante mas del 50% de la jornada laboral.

1. Realizar pausas activas enmarcadas en el Programa de vigilancia epidemiológica de riesgo biomecánico.

Plan Anual de Seguridad y Salud en

el Trabajo STRH

Probabilidad

Situaciones que alteren las condiciones fisiologícas del conductor, tal como ingerir Alcohol, drogas y/o medicamentos

1. Establecimiento polìtica de consumo de Alcohol y drogas.2. Creaciónn y funcionamiento del comité de seguridad Vial 3. Plan Estratégico de Seguridad Vial - PESV Jornadas de sensibilización epidemiológica, y programa de prevención del consumo de sicoactivos.

Resolucion 6315 de 2016.

Plan y evidencias de ejecución de jornadas

de sensibilizacion

Humano comporta

mental

Enfermedades Crónicas, Episodios de sueño al volante, Transtornos Emocionales

1. Aplicación de exámenes de ingreso2. Aplicación de exámenes de permanencia a conductores3. Documentación mèdica de cada conductor.4. Jornadas de sensibilización epidemiológica, y programa de prevención del consumo de sicoactivos.

Resolucion 6315 de 2016

Programas de vigilancia

epidemiológica y sustacias psicoactivo

Posterior


FORMATO PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN

ÁREA: 7-Apr-17FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0

IDENTIFICACIÓN TIPOS ANÁLISIS VALORACIÓN



RECAUDO R.GF.01

Método 1

X

1.5

2.40 3.00

3.0

7.2


1.84 2.33 4.3 INFERIOR

Método 2 2.5 3.0 Posterior Fuerte impacto 2.5 1.0


Externo 4 2.7 3.0 Previo Fuerte 1.0 3.0

Humano 5 2.3 3.0 Previo Medio Impacto 2.3 2.0

Tecnológico 6 2.7 3.0 Solicitud al proceso de Gestión TIC para reportar incidencia. Medio Ambos 1.7 2.0

RECAUDO R.GF.02


1.21 2.00 2.4 INFERIOR


Tecnológico 3 2.0 3.0 Medio Ambos 1.0 2.0

R.GF.03

Método 1

X

2.7

2.95 2.83

2.8

8.4


1.92 2.44 4.7 INFERIOR


Humano 3 3.7 2.8 Previo Fuerte 1.7 2.8

SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE TESORERÍA Y RECAUDOSUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD

GESTIÓN FINANCIERA

Realizar una aplicación incorrecta o inoportuna

del recaudo realizado en el sistema Valorización

Desconocimiento o no aplicación del procedimiento

1) Quejas, reclamos, derechos de petición

2) Errores en los reportes o informes generados

3) Aplicación de pagos a otro predio

4) Imposibilidad de expedición de paz y salvos

Se socializa a los servidores públicos del proceso (STTR) cuando se presentan cambios en los procedimientos.

1. Actas de reuniones2. Presentaciones .ppt3 PRGAFO054 Conciliación Bancaria

Probabilidad

Error en la expedición de facturas de valorización por falta de revisión de la información

Verificación de la información en el sistema y físicamente (funcionarios Apoyo a la valorización - Documentado) En los casos en que el pago se ha realizado se solicita a la STRT el ajuste del valor pagado por el contribuyente en el sistema Valoricemos.

1. Memorandos2. Sistema VALORICEMOS

Deficiencia en la información enviada por los bancos

Aplicación del procedimiento de conciliación bancaria de la información con los reportes de los bancos (servidores públicos de la STTR)

PR-GAF-054 Conciliación Bancaria

Pre. y Post.

Abono inoportuno de recursos recaudados por los bancos

Conciliaciones bancarias, cláusulas del convenio, exigencia de abono inmediato del dinero y verificación de los pagos en las cintas de recaudo (Técnicos profesionales - Documentado)

1. PR-GAF-054 Conciliación Bancaria2. Oficios para los Bancos - ORFEO

Probabilidad

Ingreso de dato erróneo en las aplicaciones manuales (depósitos judiciales, abono a unidad predial) en el sistema VALORICEMOS

Conciliaciones bancarias, cuadre diario de caja y verificación de registros por parte de los servidores públicos del proceso Gestión Financiera (STTR)

1. PR-GAF-054 Conciliación Bancaria2. SISTEMA VALORICEMOS

Falla en los sistemas de información (valoricemos, Stone)

MemorandoPlataforma Aranda, Help Desck

Pre. y Post.

GESTIÓN FINANCIERA

Que no se encuentren disponibles los medios de pago que ofrece la

entidad (pago electrónico y bancos)

Que los bancos no tengan habilitada la plataforma para el recaudo

1) Quejas, reclamos, derechos de petición

2) No recepción oportuna de recursos para desarrollar la

misión del IDU

1. Realización de pruebas para el recaudo y disponibilidad de las plataformas dispuestas por los bancos. (IDU-Banco)2. Aplicación de cláusulas de cumplimiento de los convenios y supervisión permanente de los mismos. (Funcionarios técnicos, profesionales universitarios y especializados - No documentado)

1. Documento de Certificación de pruebas exitosas (STRT)2. Convenios de Recaudo

Demoras en el envío de la información por parte del IDU a los bancos, la cual es necesaria y oportuna para alimentar los sistemas para la recepción de pagos.

1. Envío oportuno de la información a través de oficio institucional, así mismo la supervisión de los convenios.2. Para cada nueva facturación, el área de Valorización actualiza la información para los bancos.

ConveniosSistema VALORICEMOS

Pre. y Post.

Que los sistemas de información del IDU no estén habilitados para la conectividad con los bancos

Informar al proceso de Gestión TIC (STRT) ya sea vía correo electrónico a Help desk o registrar la incidencia en la plataforma dispuesta para ello. (ARANDA)

MemorandosCorreos electrónicos

Pre. y Post.

GESTIÓN FINANCIERA

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

Consolidación y/o solicitud inoportuna de los recursos para dar cumplimiento con los

compromisos que adquiere la entidad.

Demora en la entrega de información por parte de las áreas ordenadoras del gasto, lo que conlleva a la no ejecución inicial programada por parte de las áreas usuarias.

1) No contar con los recursos necesarios para el pago de

obligaciones. 2) Cobro de intereses de mora

en los pagos3) Quejas y reclamos de

beneficiarios del pago

1. Procedimiento PR-GAF-053 establece que al no recibir información del PAC se toma la recibida del mes anterior para garantizar los recursos. (Técnico STTR - Se encuentra documentado)2. Generación de Informes de ejecución de PAC mensual. (Técnico STTR - Se encuentra documentado)3. Comunicaciones a las áreas informando sobre la programación y ejecución del PAC.

PR-GAF-053InformesMemorandos - ORFEO

Probabilidad

Desconocimiento o no aplicación de los procedimientos por parte de las áreas usuarias, al igual que la alta rotación de personal de apoyo a la gestión.

1. Capacitación permanente y personalizado por parte de la STTR a usuarios de otras áreas, sobre la aplicación del procedimiento PR-GAF-053 y del uso del módulo PAC del sistema STONE.

1. Listas de Asistencia2. Procedimiento PR-GAF-0533. Manual de Usuario STONE

Pre. y Post.

Pagos no incluidos en la programación mensual reportada por las áreas

1. Solicitar (ORFEO) al área ejecutora, el definir la disponibilidad de los recursos para cumplir con el compromiso no programado.2. Validación en SISPAC la existencia de recursos disponibles de otros rubros programados para solventar lo no programado por las áreas. 3. Informes de ejecución de PAC mensual.

1. Procedimiento PR-GAF -0532. Memorandos - ORFEO3. Reporte SISPAC

Probabilidad








R.GF.03

Tecnológico 4

X

2.7

2.95 2.83

2.8

8.4

Reporte STONE Posterior Medio Impacto 2.7 1.8

1.92 2.44 4.7 INFERIORGESTIÓN FINANCIERA


Consolidación y/o solicitud inoportuna de los recursos para dar cumplimiento con los

compromisos que adquiere la entidad.

1) No contar con los recursos necesarios para el pago de

obligaciones. 2) Cobro de intereses de mora

en los pagos3) Quejas y reclamos de

beneficiarios del pago

Fallas en el módulo PAC del sistema de información- Stone al momento de cargar la información de las áreas ejecutoras

1. Recibir y atender la incidencia funcional, reportada por las áreas. En caso que la incidencia sea técnica, se remite al usuario al proceso de Gestión TIC.2. Utilización de formatos en Excel para luego generar migración de datos y actualizar el módulo PAC del sistema STONE (funcionario Profesional de las áreas)








R.GF.04

Método 1

X

1.2

2.23 2.17

2.2

4.8

Medio Ambos 1.0 1.2

2.07 1.17 2.4 INFERIOR


Externo 3 Fallas en los portales bancarios 2.8 2.2 Posterior Medio Impacto 2.8 1.2

R.GF.05

Método 1

X

1.6

1.50 2.57

2.6

3.9

Fuerte 1.0 2.6

1.00 2.57 2.6 INFERIOR


R.GF.06 Método 1 X 1.5 1.50 2.67 2.7 4.0 Previo Fuerte 1.0 2.7 1.0 2.7 2.7 MODERADO

GESTIÓN FINANCIERA


Oportunidad en los traslados según los

tiempos establecidos en los convenios bancarios

Desconocimiento o no aplicación de procedimiento Traslado entre cuentas bancarias

1) Detrimento económico2) Hallazgos e investigaciones

de entes de control 3) Pérdidas de recursos

dinerarios para el IDU

1. Socialización interna de procedimientos, capacitaciones, actualizaciones.2. Verificación de la reciprocidad y control de fechas de vencimientos de redención de títulos, pago WEB deceval y depositante directo Helmbank (CDT).2. Aplicación del procedimiento Traslados entre cuentas Bancarias

1. Procedimiento PRGAF079 _TRASLADOS_ ENTRE_ CUENTAS_ BANCARIAS

Pre. y Post.

Errores en los registros del sistema de información financiera - Stone

1. Conciliaciones bancarias y de saldos para identificar los errores. 2. Conciliación de inversiones a corto plazo con la Subdirección Técnica de Presupuesto y Contabilidad (funcionarios profesionales universitarios y especializados)

1. PR-GAF-054 Conciliación Bancaria y 2. Procedimientos PR-GF-04 Administración de Inversiones de Tesorería3. FOGA005 Conciliación Bancaria4. FOGF01 Conciliación mensual de recaudo

Pre. y Post.

Solicitud de apoyo a la mesa de ayuda de los bancos por parte de los servidores públicos del proceso.

OficiosCorreos electrónicos

GESTIÓN FINANCIERA


Pérdida de recursos por inadecuada inversión

Que las inversiones se realicen por fuera de las políticas establecidas para el IDU, de acuerdo con lo publicado en la página web de la Secretaria de Hacienda Distrital en materia de inversión.

1) Hallazgos e investigaciones de entes de control

2) Procesos disciplinarios 3) Pérdidas de recursos

dinerarios para el IDU

1. Aplicación de la Política establecida por la Secretaría Distrital de Hacienda - SHD. 2. Consulta continua en la web de la SHD para determinar el ranking de los bancos. 3. Realización del Comité de Seguimiento y Control Financiero.4. Aplicación del protocolo de seguridad establecido mediante Resolución SDH-314 de sep-30 de 2009 " Por el cual se adopta el Protocolo de Seguridad para las Tesorerías de las Entidades Descentralizadas que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital".5. Aplicación del procedimiento PR-GAF-056 Administración de Inversiones.

1. Directiva 001 de 20132. Resolución 22477 de 2014 "Por la cual se modifica y actualiza el sistema de Coordinación Interna del IDU" y Resolución 57365 de 2015 " Por la cual se modifica la Resolución 22477 de 2014. 3. PR-GAF-056 Administración de Inversiones4. Protocolo de seguridad de la SHD.5. Actas de comité.

Pre. y Post.

Probabilidad

Suplantación de funcionarios bancarios y/o suministro de información errónea

1, Validación de conexión segura de páginas de los portales de las entidades bancarias y presentación previa por parte de los gerentes de cuenta de los funcionarios encargados del manejo de las cuentas bancarias. 2. Para inversiones, de acuerdo con las políticas de la Secretaria de Hacienda Distrital, se solicita la actualización de la información para la gestión de las inversiones (información del trader, gerente de cuenta, responsables de la Mesa de operaciones, calificación de los bancos, información básica del contacto y firmas autorizadas). 3. Grabación de llamadas para operaciones de la STTR.4. Aplicabilidad de las políticas emitidas por la Secretaría de Hacienda Distrital, así como del protocolo de seguridad.5 Aplicabilidad del procedimiento PRGF04 Administración de inversiones de Tesorería.

1. Contrato de Recaudo2. Solicitud y apertura de producto.3. FOGAF-122 Inventario de Inversiones Financieras4. PRGF04 Administración de inversiones de Tesorería5. Actas de inversiones

Probabilidad

TESORERÍA Y RECAUDO

PAGO A TERCEROS

Realizar un pago diferente a lo ordenado

(valor mayor, menor valor o a un tercero

diferente)

Indebida aplicación del procedimiento de pago a terceros (Ingreso erróneo de datos, selección incompleta de beneficiarios, entre otros)

1) Reprocesos 2) Incumplimiento del tiempo

establecido para el pago 3) Pérdida de recursos dinerarios para el IDU

1. Socialización y publicación de la Guía de pago a terceros, procedimientos y personal capacitado (funcionarios Subdirector Técnico de Tesorería y Recaudo, profesionales universitarios y especializados )2. Validaciones del sistema que cruza la información. (Manual Técnico del sistema).3. En los picos altos de giros se debe realizar una verificación adicional, con el fin de no incurrir en errores.4. Exigencia del sistema para realizar el pago en tres pasos: alimentar el sistema, aprobar el pago y firmar el pago, los cuales son realizados por personas diferentes.5. Diligenciamiento de hoja de ruta por parte de los servidores públicos del proceso para determinar la trazabilidad del pago.6 Validación por parte de los sistemas OPGET de la SHD y STONE del IDU. (Creación de la cuenta y número de identificación).

1. GU-GAF-015 Guía pago a terceros. Proc Pagos a terceros 2. Procedimiento de PR-GAF-053 Gestión Financiera

Probabilidad

BK25

Sandra María Moreno Sanchez: Actualizar la resolución de Coordinación Interna








R.GF.07

Método 1

X X

2.2

2.0 3.0

3.0

5.9


1.1 2.9 3.2 MODERADO

Método 2 Que se gire a cuentas incorrectas 1.3 3.0 Previo Fuerte 1.0 3.0


Tecnológico 4 Fallas en los portales bancarios 2.3 3.0 Medio Ambos 1.3 2.0



Tecnológico 7 Fallas en el servidor de Internet del IDU 2.3 3.0 Medio 1.3 3.0

GESTIÓN FINANCIERA

PAGO A TERCEROS

Inoportunidad en el pago a proveedores y/o

contratistas

Que no se programe oportunamente el PAC

1) Quejas y reclamos del beneficiario

2) Incumplimiento de indicadores de gestión

3) Pago de intereses de mora 4) Pérdida de imagen

institucional5) Apertura de procesos

disciplinarios

1. Socialización del calendario de reprogramaciones y enviarlo las áreas ejecutoras.2. Envío de email de alerta a las áreas ejecutoras recordando las fechas de entrega de la información.3. Cumplir con las fechas establecidas en la circular enviada por la Secretaría Distrital de Hacienda - SHD, para solicitar los recursos.

1. GU-GAF-003 Guía programación inicial y reprogramación del PAC.2. Circular SHD3. Plataforma de correo electrónico

Probabilidad

1. Exigencia de los documentos: certificación bancaria y formato transferencia electrónica y cuenta bancaria debe estar relacionada en la factura y la orden de pago firmada por el ordenador del gasto. (Documentado en el procedimiento y guía de pago a terceros)2. Los bancos validan que el No de Nit se encuentre relacionado con la cuenta bancaria del beneficiario. Esta información es validada por la STTR .3. Validación por parte de los sistemas OPGET de la SHD y STONE del IDU. (Creación de la cuenta y número de identificación).

1. GU-GAF-015 Guía pago a terceros.2. Orden de Pago del sistema PRONTO PAGO.

Probabilidad

Que no se cuente con liquidez en las cuentas bancarias

1. Verificación de saldos bancarios en los libros (STONE) y en los extractos bancarios, previo al giro.2. Verificación del saldo en las cuentas por parte del sistema OPGET.

1. GU-GAF-003 Guía programación inicial y reprogramación del PAC.

Probabilidad

Solicitud de soporte a la mesa de ayuda de los bancos, al igual que el soporte técnico a la mesa de ayuda del IDU (funcionarios subdirector técnico de Tesorería y Recaudo, técnicos, profesionales universitarios y especializados - No documentado).

ARANDA.Registro de llamadas call CenterEmail IDU

Pre. y Post.

Que el IDU no realice la solicitud de los recursos a la SHD en los tiempos establecidos.

Cumplimiento del cronograma establecido por la SHD, para que la colocación de recursos sea efectiva. (funcionarios subdirector técnico de Tesorería y Recaudo, técnicos, profesionales universitarios y especializados)

GU-GAF-003 Guía programación inicial y reprogramación del PAC.

Probabilidad

Errores en el ingreso de la información de los pagos en los portales bancarios

1. Exigencia del sistema para realizar el pago en tres pasos: alimentar el sistema, aprobar el pago y firmar el pago, los cuales son realizados por personas diferentes.2. Diligenciamiento de hoja de ruta por parte de los servidores públicos del proceso para determinar la trazabilidad del pago.3. Validación por parte de los sistemas OPGET de la SHD y STONE del IDU. (Creación de la cuenta y número de identificación).

GU-GAF-015 Guía pago a terceros.PRGAFO053 Gestión Financiera

Probabilidad

Soporte técnico del área de sistemas de manera oportuna, alta disponibilidad del canal de Internet (funcionarios subdirector técnico de Tesorería y recaudo, profesionales universitarios y especializados)

OrfeoCorreo electrónicoARANDA.

Pre. y Post.

Probabilidad








R.GF.08

Método 1

X X

2.0

1.7 3.3

3.3

5.7

Protocolo de seguridad Previo Fuerte 1.0 3.3

1.3 3.1 3.8 MODERADO

Método 2 1.4 3.3 Protocolo de seguridad Previo Fuerte 1.0 3.3

3 1.7 3.3 Protocolo de seguridad Previo Ambos 1.7 3.3

Tecnológico 4 1.7 3.3 Fuerte Ambos 1.0 1.3

R.GF.09

Método 1

X

3.1

2.98 3.25

3.3

9.7

Posterior Fuerte Impacto 3.1 1.3

2.94 2.38 7.0 MODERADOTecnológico 2 3.4 3.3 Posterior Fuerte Impacto 3.4 1.3

Humano 3 2.1 3.3 Lista de asistencia Medio 1.1 3.3

R.GF.10

Externo 1

X

1.4

1.64 2.25

3.3

3.7

Páginas web entes de control Previo Medio 1.0 3.3

1.35 2.93 4.0 INFERIORExterno 2 1.8 3.3 Previo Medio 1.0 3.3

Humano 3 1.8 3.3 Oficios, Memorandos Posterior Fuerte Impacto 1.8 1.3

GESTIÓN FINANCIERA

PAGO A TERCEROS

Robo o desviación de dineros o pérdida

Omisión del protocolo de seguridad y manejo de títulos valores

1) Investigaciones fiscales, penales, disciplinarias etc.

2) Detrimento patrimonial 4) Pérdida

de imagen institucional

A todos los funcionarios que intervienen en el proceso se les socializa el protocolo de seguridad del área, se cuenta con uan caja de seguridad en donde se custodian los títulos de valor y documentos (funcionarios subdirector técnico de Tesorería y Recaudo, técnicos, profesionales universitarios y especializados- Documentado en el protocolo de seguridad)

Probabilidad

Administración inadecuada de claves, tokens y títulos valores

1. A todos los funcionarios que intervienen en el proceso se les socializa el protocolo de seguridad del área, se cuenta con uan caja de seguridad en donde se custodian los títulos de valor y documentos (funcionarios subdirector técnico de Tesorería y Recaudo, técnicos, profesionales universitarios y especializados - Documentado en el protocolo de seguridad)2. Auditorías internas y externas permanentes (OCI y entes de control).3. Los instrumentos de seguridad son activados previa verificación con el administrador de la seguridad bancaria (funcionarios subdirector técnico de Tesorería y Recaudo, técnicos, profesionales universitarios y especializados - Documentado en el protocolo de seguridad)Informar al banco de la falla de los dispositivos "Tokens" (llamada, correo electrónico, oficio)

Probabilidad

Otros recursos

Acceso no autorizado al sitio en donde se custodian los tokens y clases de documentos de valores

1. Asignación de llaves de seguridad de acceso a personal autorizado al área del home banking. (funcionarios subdirector técnico de Tesorería y Recaudo, técnicos, profesionales universitarios y especializados - Documentado en el protocolo de seguridad)2. Asignación de clave de la caja de seguridad a personal autorizado.3. Asignación de llaves de acceso a las cajillas de la caja fuerte a personal autorizado el cual es monitoreado por el responsable de administrar la caja de seguridad.4. Aplicación del protocolo de seguridad establecido por la SHD.

Limitado

Manipulación y/o Fallas en la seguridad informática

1. Control a través de dirección IP, firewall, tokens, diferentes perfiles en los usuarios que acceden en la banca electrónica. (funcionarios subdirector técnico de Tesorería y Recaudo, técnicos, profesionales universitarios y especializados)Aplicación del protocolo de seguridad establecido por la SHD3. Registro de acceso a servidores en bitácora

Protocolo de seguridadBitácora

Pre. y Post.

GESTIÓN FINANCIERA

PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD

Registrar valores inexactos en los

aplicativos Administrativos y

Financieros

Errores en operaciones matemáticas de las solicitudes presentadas o que vienen en ellas (contratos, facturas y otros)

1) Reprocesos, ajustes y reclasificaciones.

2) Retrasos en la producción y entrega de los estados,

informes y reportes.3) Estados, informes y reportes presupuestales y contables no confiables y/o no relevantes.

Los servidores públicos del proceso verifican los diferentes soportes de documentos presupuestales y contables, en el momento que se detecten inconsistencias se informa para verificación y corrección a las áreas generadoras del tramite

Soportes de los documentos presupuestales y contables.Memorandos - ORFEO

Los aplicativos de información financiera no se encuentran completamente integrados

Se efectúa conciliación con las áreas generadoras de la información.

Formatos de conciliación.ORFEOPlataforma de correo electrónico

Desactualización de conocimientos técnicos presupuestales, contables y tributarios de los servidores públicos de la dependencia

Se realiza capacitación, actualización y consulta permanente a través de la páginas de la Contaduría General de la Nación, SHD y DIAN.

Pre. y Post.

Probabilidad

GESTIÓN FINANCIERA


Que se reporte información

presupuestal con errores a los entes de control

Falta de uniformidad y cambio continuo, por parte de los entes de control y vigilancia, en los formatos para el reporte de información.

1) Observaciones de los entes de control

La STPC periódicamente realiza consultas sobre la actualización de los formatos en las páginas web de los entes de control.

Probabilidad

Desconocimiento de cambios en la normatividad y en las disposiciones reglamentarias

La STPC periódicamente realiza consultas sobre la actualización de las normas, asociadas al procesoSe consulta periódicamente la Pag. de la SHD, DIAN, entes de control, entre otras.Nota: Se efectúan socializaciones al interior del área.

Página web de la SHD, DIAN, entes de controlOficios - ORFEO

Probabilidad

Indebido diligenciamiento de la información Verificación de datos por personas diferentes a quien diligencia los documentos, reportes, Vo Bo, verificaciones, aprobación etc.








R.GF.11

Método 1

X

2.4

2.01 2.13

2.1

4.3


1.22 2.13 2.6 INFERIOR


R.GF.12

Humano 1

X

3.3

2.74 4.00

4.0

10.9


1.37 2.57 3.5 INFERIORMétodo 2 3.0 4.0 Oficios y correos enviados. Previo Medio 2.0 4.0

Humano 3 2.8 4.0 Lista de asistencia Previo Medio 1.8 4.0



OBSERVACIÓN: ÁREA (SIGLA) NOMBRE CARGO FIRMA

La actualización del 7 de abril de 2017, incluyó un nuevo riesgo el R.GF.12. los demás riesgos no se modificaron.SGGC CARLOS HUMBERTO MORENO BERMUDEZ Subdirector General de Gestión Corporativa

DTAF CARLOS FRANCISCO RAMIREZ CARDENAS Director Técnico Administrativo y Financiero (E)

STTR GUIOVANNI CUBIDES MORENO Subdirector Técnico de Tesorería y Recaudo

STPC VLADIMIRO ALBERTO ESTRADA MONCAY O

GESTIÓN FINANCIERA


Que la información presupuestal no sea

veraz y oportuna

Desconocimiento y/o diferencias en el manejo presupuestal por parte de las áreas


La STPC realiza socialización y capacitación a las áreas del Instituto

Procedimientos PR-GF-01. Listas de Asistencia

Probabilidad

Incumplimiento de los plazos de entrega de información

Envío de comunicación del calendario programación, ejecución y cierre presupuesta a las áreas del IDU.

Procedimientos PR-GF-01. Circular

Probabilidad

GESTIÓN FINANCIERA


Inadecuada clasificación de los hechos, transacciones y

operaciones en los estados contables de la

entidad y/o en los informes

presupuestales.

Utilización de Planes de Cuentas desactualizados.

1) Estados, informes y reportes contables no confiables y/o no

relevantes.2) Los estados, informes y

reportes conducen a decisiones erradas.


1. Se realiza capacitación y consulta permanente a través de la páginas de la Contaduría General de la Nación, SHD y DIAN. 2. El aplicativo administrativo y financiero es parametrizado y revisado permanentemente; así como los análisis y revisiones necesarios por parte del equipo de trabajo del área, se realiza consulta permanente a los Planes de Cuentas.

1. Correo electrónico2. Plan de Cuentas

Probabilidad

Hecho económico no considerado en el Plan General de la Contabilidad Pública y no definido en la doctrina contable pública.

Se hace consulta directa a la SHD-Dirección Distrital de Contabilidad o a la CGN.

Probabilidad

Falta de competencia técnica y/o de conocimiento de la regulación aplicable

Se realiza capacitación, actualización y consulta permanente a través de la páginas de la Contaduría General de la Nación, SHD y DIAN.

Probabilidad

Documentos soportes sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en la guía de pagos a terceros

Revisión previa técnico-contable y documental de la información a registrar en el aplicativo administrativo y financiero del IDU, por parte de los servidores públicos de la STPC

Procedimientos PR-GAF-053 y PR-GF-03

Pre. y Post.

Subdirector Técnico de Presupuesto y Contabilidad


FORMATO PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN ÁREA: SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS 30-Jun-16FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0




NÓMINA R.RH.01

Método 1

X

1.3

2.45 2.83 6.9


1.20 2.66 3.2 INFERIOR



Método 4 Ingreso del registro de forma errónea. 2.0 Previo Medio Probabilidad 1.0 2.8

R.RH.02 R. Humano 1 X 1.8 1.83 1.33 2.4 Reportes KACTUS Medio Probabilidad 1.0 1.3 1.00 1.33 1.3 INFERIOR

R.RH.03

R. Humano 1

X

3.3

2.49 4.00 10.0


1.66 3.73 6.2 ALTOMétodo 2 2.0 Previo Medio Probabilidad 1.0 4.0


Talento Humano

NO REPORTE Y/O CARGUE NO OPORTUNO DE LAS NOVEDADES DE

NÓMINA

Seguridad Social: No reporte oportuno del ingreso al IDU a la EPS, AFP, ARL y CCF o el reporte de traslado entre entidades.

DEMANDAS CONTRA LA ENTIDAD.

INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS

SANCIONES AL IDU

REPROCESOS

1. Verificación de las afiliaciones actuales a través del reporte de novedades de seguridad social del aplicativo RUAF.2. Al momento de la posesión del servidor, se diligencia el formato de Información Base al Ingreso de Personal, así como, se hace la revisión y validación de los documentos de afiliación de seguridad social aportados con las entidades respectivas.3. Comunicación y vinculación de las entidades de seguridad social a través de los mecanismos establecidos por éstas, para lo cual se cuenta con una base de datos de los asesores por entidad.

1. Formato FO-TH-31 INFORMACIÓN BASE AL

INGRESO DE PERSONAL 2. Formato FO-TH-23 RUTA

DE SEGUIMIENTO POSESIONES

3. Reportes, Certificados y/o formularios de afiliación,

generados por cada entidad.

No reporte oportuno de las incapacidades o novedades de ausentismo por parte de los servidores o jefes de áreas.

1. Recibo y revisión de las incapacidades radicadas por el servidor a través de la plataforma ORFEO.2. Recibo y revisión del formato de permisos y licencias debidamente diligenciado y aprobado. 3. Recibo y revisión de los actos administrativos de aprobación de los permisos y licencias según corresponda.

1. Formato FO-TH-12 PERMISOS Y LICENCIAS

2. Oficios3. Actos Administrativos

Liquidación de nómina: Recibo de las novedades de nómina por fuera de lo establecido en la Circular de programación de pagos de nómina.

1. Divulgación de la programación de pagos de nómina a comienzo de la vigencia a las partes interesadas (Interna y externa).2. Solicitud a los jefes de área de la programación anual de vacaciones.3. Aplicación de la Circular de programación de pagos de nómina.4. Aplicación de la Lista de Chequeo de Nómina, con el fin de garantizar la inclusión de todos los factores requeridos para la liquidación de la nómina.

1. Flash IDU2. Memorandos

3. Circular de Programación de Pagos de Nómina.4. Formato FO-TH- 29 LISTA DE CHEQUEO

NÓMINA

1. Generación de prenómina y verificación de la misma para constatar liquidación contra soportes y cuando haya lugar, realizar los ajustes necesarios.

Liquidación de Prenómina (KACTUS)

Talento Humano

Reportes de Información

(DIAN y Secretaría de

Hacienda Distrital)

NO REPORTE OPORTUNO DE INFORMACIÓN

REQUERIDA POR LA STPC

Se encuentre erróneamente parametrizado el sistema Kactus

SANCIONES ECONÓMICAS Y DISCIPLINARIAS

1. Por medio del Sistema Kactus se descarga la nómina acumulada (mensual y/o anual) la cual es verificada contra el reporte del módulo de bases de retención, para identificar diferencias y realizar los ajustes pertinentes.2. Se extracta la información del Sistema Kactus de forma manual, la cual es procesada y se genera reporte en el formato solicitado por la STPC quienes verifican dicha información.3. La información es generada del sistema Kactus e ingresada a los archivos requeridos por la STPC.

Pre. y Post.

Talento Humano

PROCESOS JURÍDICOS

QUE LA DEFENSA DEL DE LOS INTERESES JUDICIALES DE

NATURALEZA LABORAL NO SEA CONTUNDENTE

El proceso se encuentra centralizado en un profesional del área.

PERDIDA ECONÓMICA POR DEMANDAS

CONDENAS AL IDU

ACCIÓN REPETITIVA

1. El control es ejercido por los profesionales encargados y se cuenta con la base de datos del SIPROJWEB que es manejada por la DTGJ.2. En la actualización del Manual de Funciones, se incluyó en el cargo Profesional Especializado 222-05, la función de apoyar la defensa laboral.

Contrato de PSP

Manual de Funciones

Pre. y Post.

Pérdida de información en la custodia, traslado y uso de las Historias Laborales.

1. Se cuenta con la base de datos del SIPROJWEB que es manejada por la DTGJ, así como Orfeo.2. Se gestiona la creación de permisos especiales a los abogados de la STRH que lleven casos por demanda laboral, para la consulta de los expedientes laborales.3. Se solicita formalmente mediante correo electrónico las Historias Laborales de las personas que se encuentran activas. Para el caso de los servidores inactivos, se diligencia una ficha en el centro de documentación para la solicitud del expediente y para la entrega del mismo.

* Reporte SIPROJWEB

* ORFEO

Toma de decisiones desacertadas que han hecho las administraciones del IDU.

1. Se cuenta con un servidor de amplia experiencia en la STRH y un contratista de apoyo, quienes se encargan de brindar acompañamiento en los procesos.2. Los casos son llevados al Comité de Conciliación para su revisión.

Actas de Comité de Conciliación

Pre. y Post.


FORMATO PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN ÁREA: SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS 30-Jun-16FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0




CAPACITACIÓN R.RH.05

Método 1

X

3.0

2.79 3.75 10.4

Previo Fuerte Ambos 1.0 1.8

1.44 3.48 5.0 INFERIOR

Financiero 2 3.0 Previo Medio Probabilidad 2.0 3.8

Externo 3 1.3 Previo Limitado Ambos 1.3 3.8

4 3.0 Agenda del auditorio Previo Fuerte Probabilidad 1.0 3.8

BIODATA R.RH.06 Humano 1 X 4.0 4.00 2.00 8.0 Medio Ambos 3.0 1.0 3.00 1.00 3.0 INFERIOR

BIODATA R.RH.07

Humano 1

X

1.5

2.73 2.33 6.4

Tarjeta de préstamos Medio Ambos 1.0 1.3

1.84 2.11 3.9 INFERIORHumano 2 3.3 Previo Medio Probabilidad 2.3 2.3

Humano 3 2.7 Previo Medio Probabilidad 1.7 2.3

R.RH.08

Método 1

X

3.0

2.33 4.00 9.3


1.50 4.00 6.0 MODERADO

2 2.0 Previo Medio Probabilidad 1.0 4.0

Humano 3 1.0 Medio Probabilidad 1.0 4.0



SGGC CARLOS HUMBERTO MORENO BERMÚDEZ SUBDIRECTOR GENERAL ORIGINAL FIRMADO

DTAC JANNETH FLÓREZ PARDO DIRECTORA TÉCNICA ORIGINAL FIRMADO

STRH ADRIANA CAROLINA PIEDRAHÍTA ARÉVALO SUBDIRECTORA TÉCNICA ORIGINAL FIRMADO

Talento Humano

DEMORA EN LA EJECUCIÓN DEL PIC (Plan Institucional de

Capacitación)

No asistencia a los eventos de capacitación por parte de los servidores programados, lo que generaría suspensiones o prórrogas en los contratos y no cumplimiento del PIC.

SERVIDORES DEL IDU SIN CAPACITACIÓN ORIENTADA HACIA LAS NECESIDADES

REALES Y PRIORIZADAS, DE ACUERDO CON LO REQUERIDO

POR LA ENTIDAD PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS

OBJETIVOS Y METAS ORGANIZACIONALES

1. Formulación del Plan Institucional de Capacitación teniendo en cuenta los Proyectos de Aprendizaje en Equipo y las necesidades institucionales, al igual que las solicitudes de los jefes de las dependencias. 2. Para los eventos de capacitación que implican asignación de recursos es necesaria la firma de la Carta de Compromiso por parte del servidor y de su jefe inmediato.

* PIC

* PAE

Demora en el proceso de contratación de proveedores

Iniciar el proceso de estudio de mercados y elaboración de los estudios previos una vez se cuente con el PIC aprobado, de acuerdo con lo definido en la Guía para la Formulación del Plan Institucional de Capacitación.

1. Estudio de mercados2. Estudios previos

Falta de calidad en los proveedores de servicios de capacitación

1. Definición y precisión en el momento de estructurar las obligaciones y requerimientos del contrato dentro de los estudios de mercado, estudios previos y términos de referencia. 2. Durante la ejecución del contrato se reciben las observaciones de los servidores respecto a la calidad del servicio contratado, se analizan las mismas y se toman las acciones que correspondan con el contratista.3. Al finalizar el evento de capacitación se aplica la evaluación de satisfacción.

1. Estudios previos2. Informe del Proveedor y

Anexos

Otros recursos

Cancelación de espacios físicos previamente programados por la STRH, por otros eventos de la entidad.

Programación de actividades de capacitación de acuerdo con disponibilidad del auditorio Calle 22.

Talento Humano

SISTEMA KACTUS DESACTUALIZADO

Que los servidores no carguen en el sistema Kactus y/o no entreguen la documentación en radicación

INCUMPLIMIENTO EN LOS PROCEDIMIENTOS

ESTABLECIDOS PARA LA ACTUALIZACIÓN DE HISTORIAS

LABORALES

El sistema Kactus cuenta con el módulo cajero, en donde cada servidor puede revisar la información que reposa en su historia laboral, por lo cual, cada servidor se encarga de remitir a la STRH por medio de radicado en ventanilla la documentación que requiera aportar.

1. ORFEO2. KACTUS

3. Historia Laboral

Pre. y Post.

Talento Humano

HOJAS DE VIDA DE SERVIDORES NO ARCHIVADAS DE ACUERDO A LA

NORMATIVIDAD EN GESTIÓN DOCUMENTAL

No devolución de documentos de la historia laboral que fueron prestados

INCUMPLIMIENTO A LO ESTABLECIDO EN LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

1. Cuando se presta una historia laboral, se le pide al servidor de la STRH que firme la tarjeta de préstamos como acuse de recibo para saber en poder de quien se encuentra.2. Después de hacer la devolución se hace control de documentos.

Pre. y Post.

Documentos aportados por los servidores para la actualización de la Historia Laboral en fechas posteriores a la que se produjo el documento

1. Solo se reciben documentos de actualización de carpeta de Historia Laboral que sean radicados en ORFEO por control de fechas de entrega.2. Se organizan de acuerdo a la TRD de la Serie hojas de vida, de acuerdo con la normatividad vigente.

1. ORFEO2. Historia Laboral

No entregar la documentación a tiempo por parte de servidores de la STRH al responsable de la historia laboral

Directriz por parte del Subdirector Técnico de Recursos de entregar la documentación generada máximo cada 15 días.

Plataforma correo institucional

Talento Humano

RESPUESTA A ENTES DE CONTROL

RETRASOS EN LA RESPUESTA A LAS

SOLICITUDES DE LOS ENTES DE CONTROL

Que las Historias Laborales estén incompletas o no sea fácil su consulta


INCUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD

INSATISFACCIÓN DEL CLIENTE

1. Los servidores comunican a la persona encargada de las Historias Laborales de los documentos faltantes.2. Se encuentra en proceso de digitalización las historias laborales activas. 3. Aplicación del procedimiento Creación y Gestión Documental de Historias Laborales

1. Tarjeta de préstamos2. Procedimiento PR-TH-03

Creación y gestión documental de las historias

laborales

Otros recursos

Que otras áreas entreguen información de manera inoportuna

Se envía una comunicación al área involucrada y se gestiona de manera verbal el tema con el fin de dar celeridad.

1. Plataforma Orfeo2. Correo institucional

No clasificación y análisis adecuado de la correspondencia

Asignación de correspondencia por parte del Subdirector(a) Técnico(a) de Recursos Humanos, teniendo presente el conocimiento y rol de los integrantes del área para dar respuesta pertinente, oportuna y veraz.

1. Plataforma Orfeo2. Procedimiento de Trámite de comunicaciones oficiales

recibidas y trámite de comunicaciones oficiales

enviadas internas y externas

Pre. y Post.


FORMATOPROCESO: Gestión de Tecnologías de Información y Comunicación FECHA DE ACTUALIZACIÓN

MATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN

ÁREA: Subdirección Técnica de Recursos Tecnológicos 23/Jun/2016FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0




R.TI.01

R. Humano 1

X

2.7

3.12 3.43

3.4

10.7


2.63 2.94 7.7 ALTO

R. Humano 2 3.9 3.4 Previo Medio Ambos 2.9 2.4

Tecnológico 3 3.0 3.4 Documentación de la arquitectura. Previo Limitado 3.0 3.4

R. Humano 4 2.6 3.4 Documentación de la arquitectura. Previo Limitado 2.6 3.4

R.TI.02

Tecnológico 1

X

2.6

3.00 3.57

3.6

10.7


1.86 3.57 6.6 MODERADO

R. Humano 2 3.1 3.6 Previo Fuerte 1.1 3.6


Tecnológico 4 2.3 3.6 Previo Medio 1.3 3.6


Gestión de Tecnologías de la Información y la Comunicación

Desarrollo de Aplicaciones

Inadecuada definición de los requerimientos del software

a desarrollar

Las buenas prácticas para transferir y consignar el conocimiento no se están dejando documentadas.

Proyectos no funcionales para atender los requerimientos de la

entidad

Verificación del contenido de los formatos para el ciclo de desarrollo de soluciones de TI por parte del arquitecto de software.

Formatos de Ciclo de Vida de construcción de soluciones:

(lFO-TI-06 SOLICITUD REQUERIMIENTOS APLICACIONES

FO-TI-14 ANALISIS DE ACTIVIDADESFO-TI-10 CRUCE DE ENTRADAS

ACCIONES A EJECUTAR SALIDASFO-TI-13 ESPECIFICACION DE

REQUERIMIENTOSFO-TI-12 DISEÑO ALTO NIVEL

FO-TI-16 ACEPTACION DE PRUEBAS REALIZADAS A LAS APLICACIONES

DESARROLLADASFO-TI-18 ACEPTACION DE CODIGO

FUENTE DE APLICACIONES DESARROLLADAS

FO-TI-17 ACEPTACION DE MANUALES PARA APLICACIONES

DESARROLLADASFO-TI-15 ACEPTACION DE

APLICACIONES DESARROLLADASFO-TI-19 ACTA DE INICIO DE

OPERACION DE APLICACIONES DESARROLLADAS

FO-TI-21 ACTA DE ENTREGA DE APLICACIONES DESARROLLADAS

FO-TI-20 ACTA DE CIERRE DE OPERACION DE APLICACIONES

DESARROLLADAS)

Pre. y Post.

Falta de compromiso y responsabilidad de los usuarios en la definición de los requerimientos o mala documentación de los mismos.

Aplicación de metodologías de conocimiento general de especificación de requerimientos donde se establezca participación de las áreas especialistas con los usuarios. Se involucra al usuario en la aceptación del producto o servicio de software.Validación de los requerimientos identificados por las partes interesadas.

Formato de Especificaciones(FO-TI-13 ESPECIFICACION DE

REQUERIMIENTOS)

Actas de Reunión(FO-IDU-131 ACTA DE REUNION)

Falta de aplicación e investigación de arquitecturas de integración.

Actualmente se está implementando la arquitectura de información que fue definida previamente.

Probabilidad

Baja aplicación de metodologías de desarrollo de software orientadas a la gestión de procesos y flujos de trabajo.

Se ha identificado un conjunto de actividades a realizar para que se apliquen los métodos para la integración de los sistemas de información y estas son asignadas a un grupo de trabajo interno del proceso.

Probabilidad


Direccionamiento estratégico de TIC

Insuficiente asignación de recursos para el

cumplimiento de los objetivos o actividades requeridas al proceso.

Que no se cuente con suficiente espacio para el almacenamiento de datos institucionales (por: a) Duplicidad en el almacenamiento de información; b) Fallas en el cálculo de dimensionamiento de la arquitectura de almacenamiento; c) Falta de monitoreo de los recursos de almacenamiento instalados vs asignados)

Actividades importantes que se deben aplazar.

Proyectos inconclusos o sin entregables acordes con lo

requerido.

Detención o demora en el registro de datos en los sistemas de

información.

Las solicitudes no puedan ser atendida en los tiempos esperados.

Proyectos con prioridad de alto impacto para el funcionamiento del Instituto no puede ser realziados.

Demoras en procesamiento de información relevante para el

instituto.

Aislamiento o lentitud en el intercambio de información interna

o externa.

El documento de formalización de uso de los recursos de almacenamiento de datos, se encuentra en construcción.

Establecer el control de asignación de espacios mediante la formalización del instructivo de administración de almacenamiento que tenga en cuenta los cálculos para dimensionamiento de arquitectura para los recursos dedicados a los sistemas de información y para la asignación de cuotas a los procesos del Instituto.

Instructivo de uso de las carpetas compartidas.

Campaña de divulgación.

Instructivo de administración del almacenamiento.

Probabilidad

Que no se cuente con suficiente personal para desarrollar los proyectos requeridos por el Instituto

Definición del anteproyecto de presupuesto, contratación de personal de apoyo (PSP) ajustada a las necesidades del PETIC. Tercerización de proyectos complejos.

Anteproyecto de presupuesto, Planes de contratación PSP,

Plan Anual de AdquisicionesPETIC

Probabilidad

Que no se asigne presupuesto suficiente para adquirir las herramientas necesarias.

Definición del anteproyecto de presupuesto, Plan Anual de Adquisiones y Plan de contratación de apoyo a la gestión, formulación del PETIC y remisión del mismo a la CDS.

Anteproyecto de presupuesto, Plan Anual de Adquisiciones

PETIC

Probabilidad

Que no se cuente con suficiente capacidad de procesamiento para desplegar los proyectos requeridos por el Instituto

Revisión periódica de los registros de los servidores físicos y validando diariamente la consola de administración de los servidores virtuales y consignando los registros de capacidad según el corte de periodo correspondiente en el formato diseñado para tal fin.

Procedimiento PRTI16 Gestión de capacidad y disponibilidad.

PRTI17 Gestión de servidoresFOTI30 Control de capacidad de los

recursos de TI

Probabilidad

Que no se cuente con suficiente capacidad de transmisión de datos desde, hacia y al interior del Instituto.

Realización diaria del monitoreo al uso de los canales de comunicación internos y externos y registro de la capacidad usada al corte de periodo para facturación.

Procedimiento PRTI16 Gestión de capacidad y disponibilidad.

PRTI23 Gestión de Telecomunicaciones

FOTI30 Control de capacidad de los recursos de TI

Probabilidad








R.TI.03

Otros recursos 1

X

2.4

2.26 3.43

3.4

7.8

Contratos y polizas de cumplimiento. Previo Fuerte 1.0 3.4

1.73 3.43 5.9 MODERADO

Tecnológico 2 2.3 3.4 Previo Limitado 2.3 3.4

Método 3 2.6 3.4 Medio 1.6 3.4

Tecnológico 4 2.3 3.4 Medio 1.3 3.4

Tecnológico 5 1.7 3.4 Posterior Fuerte 1.0 3.4

Método 6 Falta de mantenimiento periódico 1.6 3.4 Previo Medio 1.0 3.4

Tecnológico 7 2.1 3.4 Instructivo del Aplicativo WSUS Previo Limitado 2.1 3.4


R. Humano 9 2.1 3.4 Instructivos y guias de trabajo internas. Previo Limitado 2.1 3.4

Infraestructura R.TI.04

R. Humano 1

X

3.1

2.38 2.71

2.7

6.5

Medio 2.1 2.7

1.30 2.71 3.5 INFERIOR

Método 2 2.6 2.7 Posterior Medio 1.6 2.7

Método 3 3.1 2.7 Reportes de la Herramienta Aranda Posterior Medio 2.1 2.7


Método 5 Alta rotación de personal. 3.0 2.7 Posterior Medio 2.0 2.7

Método 6 Desactualización del catálogo de servicios 2.6 2.7 Revisiones y/o actualizaciones periódicas. Posterior Medio 1.6 2.7


Gestión de Infraestructura de

T.I.

Inadecuada gestión de la Infraestructura de TI

Fallas del servicio prestado por el proveedor en el suministro de: ( a). canales de comunicación; b). Servicio de energía; c). Soporte técnico especializado.

Se afecta la operación y continuidad del servicio.

Perdida de información.

No disponibilidad de la información oportuna para respaldar o restaurar datos en procesos de contingencia.

Afectación a la integridad, disponibilidad y confidencialidad de

la información

Daños en cualquiera de los elementos o equipos del centro de

cómputo

Se cuenta con las obligaciones contractuales definidas en cada uno de los contratos (Definición y cumplimiento de los Acuerdos de Nivel de Servicio -ANS-), asi como la suscripción de las polizas de cumplimiento. Las incidencias sobre los servicios son reportadas a través de las herramientas suministradas por cada proveedor, y el cierre de las mismas son revisadas periódicamente a corte de facturación.

Probabilidad

Falta de calidad en el cableado estructurado y los equipos de comunicación que soportan la red.

Se está elaborando un documento de formalización de acuerdos de trabajo con el proceso de gestión de recursos físicos, para que los proyectos de obra civil y mantenimiento locativo cuenten con visto bueno de TI.

Documento de acuerdo de trabajo colaborativo

Probabilidad

Bajo nivel de control en la generación y restauración de copias de seguridad

El procedimiento contempla las validaciones para correcta y completa ejecución de las tareas programadas.

Procedimientos de Generación y resturación de copias de seguridad

(PR-TI-11 y PR-TI-12)FOTI24 Bitácora de control de

restauraciones de copias de seguridad

Pre. y Post.

Probabilidad

Debilidades en la administración de la actualización de la infraestructura.

Aplicación de metodologías conocidas para la definición del PETIC, el plan anual de adquisiciones.

PETICPlan Anual de Adquisiciones

Pre. y Post.

Probabilidad

Obsolescencia no controlada de los recursos tecnológicos.

Módulo Asset Management de la herramienta Aranda y Módulo Almacén sistema STONE para ejercer el control automatizado y su comparación.

Reportes de los sistemas ARANDA y STONE

Informe de seguimiento

Probabilidad

Plan de mantenimiento que se establece con una periodicidad semestral, adicionalmente se pacta como obligaciones establecidas para los contratistas.

Plan de mantenimiento de elementos de TI

Probabilidad

Desactualización de los últimos parches de seguridad en los servidores.

Aplicación del Instructivo de uso del aplicativo WSUS que se encuentra en proceso de publicación, que contiene los pasos necesarios para mantener actualizado el software de los servidores y aplicaciones requeridas.

Probabilidad

Ausencia de controles para evitar el uso de software no licenciado o realizar copias del software licenciado por el Institiuto.

Construcción de documentos para lograr el control de licencias a partir de un servidor de licenciamiento, para restringir el uso de Llaves USB y fortalecer las clausulas de confidencialidad en los contratos con terceros.

IN-TI-06 Instructivo de Uso de Recursos Tecnológicos

IN-TI-07 Instructivo de administración del Directorio Activo

Instructivo de preparación de un equipo para usuario final.

Probabilidad

Apagado forzado de los equipos servidores, bandejas de almacenamiento y/o elementos activos de red del centro de cómputo.

Construcción de la documentación operacional para identificación de fallas, instrucciones de apagado y encendido, restricciones de acceso al centro de cómputo.

Probabilidad


Mala relación entre usuarios finales y prestadores de los

servicios de T.I.

Falta de personal especializado y competente para la atención de incidentes en forma oportuna

Demoras en la operación de los procesos.

Insatisfacción por parte del cliente interno.

Deterioro de la credibilidad del proceso frente a las necesidades

institucionales.

Conformación de equipo de trabajo para atender la Mesa de servicios de la entidad. Este grupo atiende la definición de ANS internos para la atención de las diferentes solicitudes, según el catálogo de servicios de TI vigente.

Portafolio y Catálogo de servicios de tecnologías de la información (DUTI01)

Pre. y Post.

Probabilidad

Incumplimiento de los Acuerdos de Niveles de Servicio ANS

Seguimiento periódico a los registros de la herramienta de mesa de servicios y a los ANS pactados en el catálogo de servicios de TI. Mesa de trabajo de la STRT para seguimiento de proyectos y gestión de la mesa de servicios.

Informe de seguimientoe Indicador STRT385

Actas de la mesa de trabajo de la STRT

Probabilidad

No gestionar la base de conocimiento de manera adecuada.

Se realizan capacitaciones con el personal de mesa de servicios para que se realice el registro adecuado en la herramienta Aranda.Verificación del cierre y documentación de los casos por parte del líder de mesa de servicios.

Probabilidad

No registrar el 100% de las incidencias / requerimientos de los usuarios en el software Aranda.

Implementación y fomento del uso del Módulo USDK de Aranda, para autogestion de radicación de casos por los usuarios del Instituto.Se han realizado las campañas de divulgación sobre el uso de la herramienta de usuario USDK.

Instructivo de Solicitud de Soporte Técnico por Aranda - USDK (IN-TI-02)

Campañas de divulgación Listas de asistencia

Probabilidad

Transferencia de conocimiento. Personal de planta. Plan de contratación de apoyo a la gestión.Control de cierre de todos los casos en curso de los colaboradores que se retiran antes de efectuar el último pago.

Informes de gestión del personal PSPActas de entrega de puesto al finalizar

los contratos.Paz y salvos

Probabilidad

Portafolio y Catálogo de servicios de tecnologías de la información (DUTI01)

Actualizado

Probabilidad








Seguridad R.TI.05

R. Humano 1

X

2.1

2.48 3.43

3.4

8.5

Desarrollo de la politica de seguridad para el acceso remoto (VPN). Previo Fuerte 1.0 3.4

1.75 3.24 5.7 MODERADO

R. Humano 2 3.1 3.4 Previo Medio 2.1 3.4

R. Humano 3 2.3 3.4 Medio 1.3 3.4

R. Humano 4 2.0 3.4 Posterior Medio Impacto 2.0 2.4

RIESGOS DE SEGURIDAD DE LA INFROMACIÓN

Seguridad R.SI.TI.01

R. Humano 1

X

4.0

2.97 3.43

3.4

10.2

Medio Ambos 3.0 2.4

2.61 3.01 7.9 ALTO


R. Humano 3 2.9 3.4 Previo Limitado 2.9 3.4

Tecnológico 4 2.6 3.4 Previo Limitado Impacto 2.6 3.4

Tecnológico 5 2.1 3.4 Previo Limitado Impacto 2.1 3.4



Tecnológico 1

X

3.0

3.15 3.29

3.3

10.3

Previo Limitado Ambos 3.0 3.3

3.15 3.29 10.3 ALTO

R. Humano 2 Uso de software ilegal o malicioso 3.3 3.3 Limitado Ambos 3.3 3.3


Manipulación o alteración de información en los sistemas

de información.

Conexión remota no segura para acceder a los sistemas de información institucionales.

Perdida de información.

Afectación de la imagen del IDU.

Reprocesos informáticos de reconstrucción de información

Procedimiento de creación de conexión segura VPN (PR-TI-10)

Formato Solicitud de acceso remoto a través de VPN (FO-TI-22)

Resolución 34217 de 2015.

Probabilidad

Mal manejo o utilización de las contraseñas de acceso

Política de seguridad para el control de acceso. Campañas de divulgación.

Políticas de seguridad. Ayudas de memoria, Listas de asistencia y medios visuales en carteleras, flash IDU, email

Probabilidad

Acceso forzado a los sistemas de información por piratas informáticos.

Controles de seguridad perimetral y protección de información de usuarios a través del antivirus institucional. Asignación de credenciales de usuario acordes a los perfiles solicitados por los líderes de procesos.

Reportes del firewall y de la herramienta de antivirus

Pre. y Post.

Probabilidad

Usuarios que pueden acceder directamente a los manejadores de bases de datos sin control

Delimitación y control de las cuentas de usuario que acceden directamente a los manejadores de bases de datos y Separación de ambientes de trabajo que están siendo documentados en instructivos que están en construcción.

PR-TI-19 Procedimiento de gestión de bases de datos.

Instructivo de uso de ambientes de trabajo.


Acceso interno no autorizado a los sistemas de

información o a los documentos.

No se bloquea la sesión de usuario cuando se abandona la estación de trabajo

Fuga de información

Uso indebido de datos institucionales

Pérdida de la confidencialidad

Se cuenta con la política de Escritorio limpio y pantalla despejada que reglamenta, y política del directorio activo que aplica el control.

Campaña de comunicaciones, para bloquear la estación de trabajo "Peligro. Equipo en riesgo" (Teclas Windows + r + a).

Resolución 34217 de 2015Instructivo de administración del

directorio activo

Pre. y Post.

Que sea aplicada ingeniería social al personal de la entidad.

Registro de solicitudes y requerimientos en herramienta de mesa de servicio (Aranda SDK)Capacitación a los miembros de la mesa de servicio sobre medidas de prevención.

Instructivo Solicitud de Soporte Técnico por Aranda USDK (IN-TI-02)

Deficiencias en la metodología de clasificación, codificación o etiquetado de activos de información.

Definición y publicación de la resolución de mecanismos para la clasificación de la información.

Circular 17 de 2015.

Campaña de sensibilización por procesos.

Instructivo de clasificación y etiquetado (Reunión Gestión Documental y OAP)

Probabilidad

Los enlaces de comunicaciones que permanecen activos al completar las transmisiones a través de las redes

La arquitectura de red minimiza la posibilidad tener conexiones abiertas sin corresponsal activo.

Documento interno de Gestión de las Telecomunicaciones del Instituto (en

construcción)

Se hace recuperación de información a partir de medios de almacenamiento o procesamiento reciclados o desechados.

Los equipos de cómputo y los dispositivos de almacenamiento son sometidos a procesos de preparación y/o borrado seguro dependiendo si van a ser reutilizados o entregados a almacén para baja de activos.

Instructivo de borrado seguro de datos y formateo final de equipos (en

construcción)

Deficiencia o ausencia de pistas o registros de auditoria

Los diferentes componentes de la Infraestructura tecnológica están configurados para dejar registros automáticos de eventos, los cuales son revisados periódicamente.

Procedimiento de revisión a la plataforma de tecnología de

información (PR-TI-18)


Acceso externo no autorizado, alteración y/o

pérdida de datos institucionales.

Ingreso a los sistemas operativos o a las aplicaciones por "puertas traseras" no controladas

Pérdida de la imagen institucional y/o filtrado de información

Pérdida de la confidencialidad

Los equipos de cómputo especializados (servidores) y de usuario (PC de escritorio), son instalados y configurados con medidas de prevención que minimizan el uso de puertos de comunicación.

Procedimiento de Gestión de Servidores (PR-TI-17)

Instructivo de preparación de un equipo de usuario. (En construcción)

Solamente el personal de mesa de servicios puede hacer cambios en la configuración de los equipos de usuarios, incluyendo la instalación y desinstalación de aplicaciones bajo una solicitud radicada en la herramienta de dicho grupo de trabajo.Adicionalmente, la herramienta de antivirus, impide que un usuario sin privilegios de administrador instale aplicaciones en el equipo de cómputo y en caso de saltarse el control de instalación, esta herramienta detecta y reporta software malicioso.

Casos registrados para cambios en la instalación de software en la

herramienta de mesa de servicios Aranda.

Instructivo de administración del antivirus. (En construcción)

Pre. y Post.









R. Humano 1

X

2.4

2.46 3.71

3.7

9.1


2.00 3.32 6.6 MODERADO



R. Humano 4 2.9 3.7 Fuerte Ambos 1.0 1.7

R. Humano 5 2.0 3.7 Previo Limitado Ambos 2.0 3.7

Seguridad R.SI.TI.04 Tecnológico 1 X 3.0 3.00 3.29 3.3 9.9 Previo Limitado Ambos 3.0 3.3 3.00 3.29 9.9 ALTO


Tecnológico 1

X

2.3

1.80 2.86

2.9

5.1

Previo Medio Impacto 2.3 1.9

1.83 2.48 4.5 INFERIOR

Tecnológico 2 1.7 3.3 Se dispone del software de antivirus institucional Bit defender. Previo Limitado Ambos 1.7 3.3

R. Humano 3 2.6 2.9 Previo Fuerte Ambos 1.0 1.0


Alteración de la configuración de los

elementos usados para la prestación de servicios y/o modificación no autorizada

de estos datos.

Mal uso o abuso de los derechos otorgados como usuario o como administrador

Fuga de información y/o uso indebido de datos institucionales

Pérdida de la Integridad

Se cuenta medidas de revisión periódica de los accesos que tienen los usuarios a los recursos

Instructivo Revisión de los Derechos de Acceso de los Usuarios (en revisión)

Probabilidad

Control inadecuado de fechas, tratamiento de los formatos y/o falta de control para la sincronización de tiempo en los equipos del Instituto

Se cuenta con el servicio de NTP centralizado en el servidor de dominio que hace que todos los equipos que se autentiquen en la red del Instituto mantengan actualizados los datos de fecha y hora.

Instructivo de sincronización de hora y uso de fechas en las aplicaciones (En

construcción)

Probabilidad

Realización de análisis de flujo de mensajes, análisis de tráfico, infiltración de comunicaciones, engaño o suplantación de direcciones IP, engaño o suplantación de los servicios de directorio de nombres (DNS) o enrutamiento no autorizado de comunicaciones

Revisión periódica del módulo de prevención de ataques (IPS) del dispositivo de seguridad perimetral.

Registros automáticos (logs) del firewall.

Pre. y Post.

Registro inadecuado de cambios y/o modificaciones

Las condiciones para realizar cambios a cualquier elemento de configuración tecnológico están sujetas a la aprobación o rechazo de solicitudes presentadas a la mesa de trabajo de gestión de cambios, que deben ser registrados en la herramienta de mesa de servicios (Aranda)

Procedimiento de Gestión de cambios (PR-TI-08)

Formato Control de Cambios Tecnológicos (FO-TI-29)

Formato Cambios presentados a la mesa de trabajo (en publicación)

Registros de cambios en Aranda

Pre. y Post.

Abuso de medidas de seguridad para realizar seguimientos no autorizados, o mal uso de los registros de acceso

Los usuarios finales de la plataforma de TI del Instituto, no cuentan con privilegios de administración local o de red, que permitan cambios o accesos no autorizados.

Periódicamente, se hacen revisiones a los registros automáticos (logs) de los diferentes servidores y equipos de red, para identificar alertas y advertencias de seguridad.

Instructivo revisión de los Derechos de Acceso de los Usuarios (en revisión)

Instructivo de revisión los registros automáticos la plataforma de TI (En

construcción)


Degradación de aplicaciones de software.

Interrupción de los servicios de red lógica o eléctrica durante instalación o actualización de los equipos y ejecución de las aplicaciones.

Pérdida de la Disponibilidad

Indisponibilidad y/o retrasos de los servicios

La instalación de software se realiza cuando son preparados y configurados los equipos que se entregan al usuario. Las instalaciones de aplicaciones por demanda deben ser autorizadas por los dueños de proceso y realizados por personal autorizado de la mesa de servicios.



Daño a los equipos de cómputo de usuario y/o a los archivos contenidos en ellos.

Falta de instalación de actualizaciones o parches de seguridad para remediar debilidades conocidas de los programas de software



Se revisa la adecuada instalación de "parches de seguridad" a través de las consolas de monitoreo de los elementos de tecnología y se hacen revisiones periódicas de dichas aplicaciones a través del procedimiento de revisión de la plataforma.



Instructivo de Uso de WSUS (En construcción)

Falta de protección contra virus y código malicioso

Instructivo de uso del antivirus (En construcción)

Falta de información o conciencia respecto al uso de los recursos de tecnología asignados

Se realizan charlas de inducción a los colaboradores que ingresan al Instituto, para hacer uso de los recursos de tecnología que les son asignados.

Se llevan a cabo campañas de divulgación a través de carteleras virtuales, sobre el uso de los recursos de tecnología y sobre la protección de la información.

Circular 1 de 2016

Circular 15 de 2016

Instructivo de uso adecuado de los recursos de TI (IN-TI-06)









Naturales 1

X

2.4

2.56 3.43

3.4

8.8

Posterior Medio Impacto 2.4 2.4

2.32 2.69 6.2 MODERADO


Tecnológico 3 Almacenamiento no protegido de datos 2.7 3.4 Posterior Medio Ambos 1.7 2.4

Método 4 2.1 3.4 Posterior Medio Ambos 1.1 2.4



Tecnológico 1

X

2.9

2.66 3.43

3.4

9.1


1.67 2.43 4.1 INFERIOR


Seguridad R.SI.TI.08 R. Humano 1 X 3.1 3.14 3.29 3.3 10.3 Posterior Medio Ambos 2.1 2.3 2.14 2.29 4.9 INFERIOR

Seguridad R.SI.TI.09 Proveedor 1 Dificultad para encontrar fallas y/o problemas X 2.9 2.86 2.86 2.9 8.2 Posterior Limitado Ambos 2.9 2.9 2.86 2.86 8.2 ALTO


Tecnológico 1

X

3.3

2.83 3.00

3.0

8.5

Previo Limitado Impacto 3.3 3.0

2.73 2.60 7.1 MODERADO

Tecnológico 2 2.1 3.0 Previo Medio Ambos 1.1 2.0


Degradación de la calidad o legibilidad de la información

almacenada.

Daños a la información provocado por animales (insectos o roedores)



La información física (impresa) que cumple lo ciclos de vida según las tablas de retención es enviada a custodia externa que ofrece controles ambientales y contra deterioro.

Contrato IDU-1695-2015 con la firma TANDEM

Susceptibilidad de daño en almacenamiento de medios

La información institucional centralizada en los servidores que se exporta en medios magnéticos extraíbles (cintas) es remitida al proveedor de custodia que ofrece controles ambientales y contra deterioro.

Procedimiento de generación de copias de seguridad (PR-TI-11)

Circular 15 de 2016

Para documentos físicos, contrato de custodia con proveedor certificado.Para medios de almacenamiento lógico en área de preparación del DataCenter aislado y protegido de manipulación y medio ambiente controlado. Envío periódico a custodia externa certificada.


Ubicación de los medios que no cumple con las condiciones ambientales requeridas.

Para documentos físicos, contrato de custodia con proveedor certificado.Para medios de almacenamiento lógico en área de preparación del DataCenter aislado y protegido de manipulación y medio ambiente controlado. Envío periódico a custodia externa certificada.


Almacenamiento no estructurado de datos y/o poca disponibilidad de datos respaldados

Se cuenta con repositorios de almacenamiento centralizado que asignan cuotas a los procesos y áreas del Instituto, para que se consigne la información no estructurada (documentos de ofimática).

Instructivo de uso adecuado de las carpetas compartidas (en construcción)

Probabilidad


Denegación de los servicios de TI.

Gestión inadecuada de contraseñas, claves, certificados



El acceso a la información y servicios institucionales debe hacerse mediante la autenticación de los usuarios en la red de datos en el Directorio Activo, en donde se cuenta con la política de gestión de contraseñas. Algunas aplicaciones y servicios adicionan certificados digitales o algoritmos de cifrado de la información en las transacciones que se realizan a través de redes públicas.

Instructivo de Administración del Directorio Activo (IN-TI-07)

Instructivo de protección de la información digital (IN-TI-08)

Uso inapropiado de equipos de comunicaciones o de medios de almacenamiento

Se han contemplado las condiciones de uso de los recursos de tecnología y se hace divulgación de dichas condiciones en conjunto con la OAC.

Instructivo Uso adecuado de los recursos TI (IN-TI-06)

Piezas de divulgación OAC

Pre. y Post.


Explotación de una debilidad conocida.

Ausencia de mecanismos de monitoreo establecidos para las brechas en la seguridad


Pérdida de la DisponibilidadPérdida de la Integridad

Se revisa la adecuada instalación de "parches de seguridad" a través de las consolas de monitoreo de los elementos de tecnología y se hacen revisiones periódicas de dichas aplicaciones a través del procedimiento de revisión de la plataforma.



Instructivo de Uso de WSUS (En construcción)


Incumplimiento de los acuerdos de atención de servicios en los términos

pactados.

Incumplimiento de los tiempos acordados para atender solicitudes


Para los servicios de tecnología se cuenta con documentación clara de los procedimientos que se requieren para atender caso reportado y evaluar su debida gestión.

Procedimiento de Gestión de Servicios de TI PR-TI-06

Procedimiento de Gestión de Incidentes de seguridad de la

información (en revisión)


Lentitud en la respuesta de los servicios de red interna o

de consumo de la red externa.

Descarga no controlada de archivos o aplicaciones



El acceso a los servicios de consulta de información digital externa por medio de Internet está restringido por tipos de contenidos presentados y operado a través de los dispositivos de seguridad perimetral.

Documento Definición de Perfiles de navegación para Internet. (En

construcción)

Uso de herramientas no autorizadas para revisión de la red o de los equipos de cómputo

Preventivamente se hace el seguimiento y monitoreo del tráfico de la red interna a través de Nagios.Adicionalmente se tiene el control de instalación de software que está restringido por el directorio activo y apoyado por la aplicación de antivirus.

Instructivo de Administración del Directorio Activo (IN-TI-07)

Instructivo de uso del antivirus (En construcción)

Registros de tráfico de red en los dispositivos.









Método 1

X

2.4

2.66 3.14

3.1

8.4

Previo Limitado Ambos 2.4 3.1

2.18 2.74 6.0 MODERADO



Método 1

X

2.6

2.77 3.14

3.1

8.7


2.24 2.14 4.8 INFERIORMétodo 2 2.9 3.1 Previo Medio Impacto 2.9 2.1


Seguridad R.SI.TI.13 Método 1 Ausencia de planes de continuidad X 2.9 2.86 3.29 3.3 9.4 Previo Limitado Impacto 2.9 3.3 2.86 3.29 9.4 ALTO


STRT GUSTAVO ADOLFO VÉLEZ ACHURY Subdirector Técnico ORIGINAL FIRMADO

DTAF JEANETH FLÓREZ PARDO Directora Técnica ORIGINAL FIRMADO

SGGC CARLOS HUMBERTO MORENO BERMÚDEZ Subdirector General ORIGINAL FIRMADO


Negligencia o mal uso de los recursos de tecnología.

No existencia de políticas sobre el uso del correo electrónico


Pérdida de Disponibilidad

El servicio de correo electrónico es prestado por un tercero, se realizaron sesiones de capacitación respecto al uso del servicio. En acciones coordinadas con la OAC, se trabaja en la divulgación y toma de conciencia sobre conceptos de uso adecuado de los recursos de TI, incluyendo el correo electrónico.

Instructivo Uso del servicio de correo institucional (en revisión)

Frustración o inconformidad por parte de los usuarios

Aplicación de los conceptos y actividades que el proceso de talento humano realiza para mantener el clima laboral, atender las inquietudes de los colaboradores (de planta o contratistas).

Procedimiento Bienestar Social y Desarrollo (PR-TH-118)

Instructivo Acuerdo Ético Gente IDU (CA-TH-02)

Pre. y Post.


Manipulación de equipo de cómputo de usuario o

especializado por familiar o visitante.

No se cuenta con una política formal sobre la utilización de computadores portátiles


Pérdida de imagen y/o fuga de información


En acciones coordinadas con la OAC, se trabaja en la divulgación y toma de conciencia sobre conceptos de uso adecuado de los recursos de TI.

Instructivo de Uso adecuado de los recursos de TI (IN-TI-05)

Instructivo de uso adecuado de los dispositivos de almacenamiento (IN-TI-

05)

No se tiene control de los activos que se encuentran fuera de las instalaciones

Para protección de los recursos tecnológicos físicos, se dispone de pólizas de seguros que pretenden reponer el recurso perdido.

Para la protección de la información contenida en los equipos se dispone del procedimiento de generación de copias y del instructivo de uso adecuado de los dispositivos de almacenamiento.

Procedimiento de generación de copias de seguridad (PR-TI-11)

Instructivo de Uso adecuado de dispositivos de almacenamiento de

información (IN-TI-05)

Dificultad para hacer verificaciones y/o validaciones

La configuración de los equipos de usuario, queda restringida a perfiles de USUARIO, no se habilitan perfiles de ADMINISTRADOR LOCAL.Condiciones de validación aplicables a los "tele-trabajadores" en cuanto al manejo de los recursos asignados.


Libro blanco de Teletrabajo IDU (GU-TH-01)


Pérdida de disponibilidad de la información a usuarios

autorizados.



Se han identificado los elementos y servicios críticos del proceso de GTIC.Se ha diseñado el Plan de continuidad de los servicios de TI.Se están actualizando los planes de contingencia e instructivos de recuperación.

Documento de Plan de Continuidad de Servicios de TI (en construcción)


FORMATOPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓN





R.DO.01

Humano 1

X

3.9

4.01 3.86

3.9

15.5

Actas de Comité Medio 2.9 3.9

3.18 3.59 11.4 ALTO

Humano 2 4.4 3.9 Medio 3.4 3.9

Humano 3 3.4 3.9 Medio 2.4 3.9


Método 5 4.0 3.9 Fuerte 2.0 3.9

Financiero 6 4.4 3.9 Previo Medio Impacto 4.4 2.9

R.F.02

Humano 1

X

3.9

3.89 3.29

3.3

12.8

Medio Impacto 3.9 2.3

3.46 2.61 9.0 ALTO

Humano 2 2.4 3.3 Socializacion de la asignación de la TRD. Medio Ambos 1.4 2.3

Método 3 Procesamiento técnico inadecuado 2.9 3.3 Medio Impacto 2.9 2.3

Método 4 Traslado de documentos entre sedes 4.1 3.3 Previo Limitado Ninguno 4.1 3.3


6 4.9 3.3 Medio Ambos 3.9 2.3

GESTION DOCUMEN

TAL

GESTIÓN DOCUMEN

TAL

Que no se implemente completa y

correctamente el Subsistema de Gestión

Documental

Que no exista apoyo de nivel gerencial

HALLAZGOS DE LOS ENTES DE

CONTROL

INCUMPLIMIENTO EN LA APLICACIÓN

DE LA NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA

POSIBLES INVESTIGACIONES

DISCIPLINARIAS

1. Seguimiento a los compromisos suscritos en el comité de archivo

Pre. y Post.

Probabilidad

Personal insuficiente y no capacitado

1. Identificación y definición de los perfiles y número de personas requeridas y registradas en el proyecto de Antepresupuesto.2. Se realiza en forma permanente entrenamiento al personal asignado al proceso.

1. Anteproyecto de Presupuesto.

2. Presentacion y lista asistencia,

correos electrónicos

Pre. y Post.

Probabilidad

Resistencia al cambio y/o falta de compromiso

1. Se promueven espacios de sensibilización y soporte al personal de la Entidad

Presentacion, lista asistencia y soporte

de seguimiento

Pre. y Post.

Probabilidad

Desconocimiento de la normatividad archivística y de los beneficios que esta brinda

1. Actualizacion de procedimientos de acuerdo con normatividad vigente.2. Actualización periódica del normograma.

1. Listado maestro de documentos y

registros2. Normagrama

Desconocimiento de procesos técnicos en Gestion Documental

1. Se socializan los procesos técnicos en Gestión documental al personal asignado.2. Actualización periódica del normograma.

1. Presentacion y correos

electrónicos2. Normograma

Pre. y Post.

Probabilidad

No contar con el presupuesto requerido para la implementación del Sistema de Gestión Documental

1. Se analizan necesidades y se solicita el presupuesto anual (la asignacion de estos recursos no está bajo control directo del proceso)

1. Anteproyecto de Presupuesto.

GESTION DOCUMEN

TAL

GESTIÓN DOCUMEN

TAL

Que se presente pérdida o deterioro de la

información

Robo o sustracción de información, no devolución de documentos, pérdida o extravío de los mismos.

SANCIONES LEGALES POR NO

PROTEGER EL PATRIMONIO CULTURAL

DOCUMENTAL DE LA CIUDAD

PERDIDA DE LA MEMORIA

DOCUMENTAL E INSTITUCIONAL

DEL IDU

DEMORA EN LA TOMA DE

DECISIONES

HALLAZGOS DE LOS ORGANISMOS

DE CONTROL

DUPLICIDAD DE ESFUERZOS EN LA

RECUPERACIÓN DE LA

INFORMACIÓN (TIEMPO,

PERSONAL, COSTOS)

Se verifica el control de los préstamos de documentos y la devolución de los mismos, .

Sistema ORFEO y correos

electrónicos

Pre. y Post.

Indebida aplicación de la Tabla de Retención Documental lo que conlleva a la inadecuada preservacion de la información

1. TRD2. Lista de asistencia

Pre. y Post.

Se socializan los procesos técnicos en organización documental al personal asignado.

1. Presentación 2. Correos

electrónicos

Pre. y Post.

Se cuenta con planillas de que permiten el control de documentos

Planillas de traslado de documentos

Alta rotación del Recurso Humano en el IDU

Se realiza control de devolucion de documentos para retiro de personal con formato de paz y salvo y para el ingreso se realiza capacitación sobre importancia de la documentación.

FOTH22 PAZ YSALVO

Otros recursos

Áreas inadecuadas y falta de presupuesto para contar con infraestructura óptima que permita la conservación y preservación de la información así como la ubicación del recurso humano

1. Se identifican y presentan las necesidades de infraestructura y se incluyen el Anteproyecto de Presupuesto. La decisión de realizar las adecuaciones depende de la alta gerencia y de la disponibilidad de recursos.2. Se cuenta aproximadamente con un 70% del material bibliográfico y un 30% de documentos de archivos, digitalizados para el servicio de consulta.

1. Anteproyecto de Presupuesto. 2. Repositorio Institucional

Dspace y ORFEO

Pre. y Post.


FORMATOPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓN





R.F.02

7

X

3.9

3.89 3.29

3.3

12.8

Previo Limitado Ninguno 3.9 3.3

3.46 2.61 9.0 ALTO


R.DO.03

Humano 1 Pesonal insuficiente y no capacitado

X

3.9

3.91 3.43

3.4

13.4


3.14 2.69 8.5 ALTO



Financiero 4 4.3 3.4 Previo Medio Ambos 3.3 2.4

5 Posibles fallas del sistema 3.6 3.4 Previo Limitado Ambos 3.6 3.4

R.RF.04

Método 1

X

3.9

3.66 3.57

3.6

13.1


3.31 3.15 10.4 ALTO

Financiero 2 3.4 3.6 Previo Medio Ambos 2.4 2.6



SGGC CARLOS HUMBERTO MORENO BERMÚDEZ ORIGINAL FIRMADO

DTAF JEANETH FLÓREZ PARDO ORIGINAL FIRMADO

STRF DIANA MARÍA CALDAS GUATEROS ORIGINAL FIRMADO

GESTION DOCUMEN

TAL

GESTIÓN DOCUMEN

TAL

Que se presente pérdida o deterioro de la

información

SANCIONES LEGALES POR NO

PROTEGER EL PATRIMONIO CULTURAL

DOCUMENTAL DE LA CIUDAD

PERDIDA DE LA MEMORIA

DOCUMENTAL E INSTITUCIONAL

DEL IDU

DEMORA EN LA TOMA DE

DECISIONES

HALLAZGOS DE LOS ORGANISMOS

DE CONTROL

DUPLICIDAD DE ESFUERZOS EN LA

RECUPERACIÓN DE LA

INFORMACIÓN (TIEMPO,

PERSONAL, COSTOS)

Tecnológico

No aplicación del Manual para realizacion y restauracion de back-Up de informacion.

1. Seguimiento a la aplicación del manual de Backup, el cual corresponde al proceso de gestion de TIC

1. Comunicación a STRT

2. Manual MGTI016

Los supervisores de contratos al liquidar, no transfieren al Centro de Documentación los informes y planos finales definitivos

El Manual de Interventoría y supervisión de Contratos establece la transferencia de productos generados con ocasión del cumplimiento del contrato deben ser entregados al Centro de Documentación y al Archivo del IDU.

Manual de Interventoría y supervisión y

coordinación de contratos

Pre. y Post.

GESTION DOCUMEN

TAL

GESTIÓN DOCUMEN

TAL

Que se preste servicio ineficiente al usuario

INSATISFACCION Y POSIBLES QUEJAS DE LOS USUARIOS

Se realiza capacitación permanente a los nuevos funcionarios por parte de los coordinadores.

Presentacion y listas de asistencia

Alta rotación del Recurso Humano en el IDU

1. Al momento del ingreso de personal se realiza inducción al manejo documental sobre importancia de la documentación.2. Para la salida del personal, se realiza control de devolucion de documentos para retiro de personal con formato de paz y salvo.

FO_PAZ Y SALVOPresentacion

planillas

Pre. y Post.

Desconocimiento de los procedimientos del proceso

Socialización de los procesos técnicos en gestión documental al personal asignado.

Presentacion y correos

electrónicos

No contar con el presupuesto requerido para la implementación del Sistema de Gestión Documental

Se analizan necesidades y se solicita el presupuesto anual (la asignacion de estos recursos no está bajo control directo del proceso)

Formatos procesos Gestion Financiera

Tecnológico

Se cuenta con backup de la información y mecanismos manuales para atencion a usuarios

Radicacion manual o registro

GESTION DOCUMEN

TAL

GESTIÓN DOCUMEN

TAL

Que el Centro de Documentación no

cuente con la versión final de los documentos

o que el existente se encuentre

desactualizado

Los supervisores de contratos al liquidar, no transfieren al Centro de Documentación los informes y planos finales definitivos


POR CONSULTAR INFORMACIÓN

DESACTUALIZADA. TOMAR

DECISIONES ERRADAS POR CONSULTAR

INFORMACIÓN DESACTUALIZADA

1. Aplicación del Manual de Interventoría y de Supervision de Contrato, en donde se establece la tranferencia de productos documentales finales al Centro de Documentación o al área a archivo

Manual de Interventoría y Supervisión y

coordinación de contratos

Probabilidad

Falta de presupuesto para actualizar colecciones de información de apoyo a la gestión

Se presenta solicitud para ser incluido en el anteproyecto de presupuesto para la siguiente vigencia. (la asignacion de estos recursos no está bajo control directo del proceso)

Anteproyecto de presupuesto

SUBDIRECTOR GENERAL DE GESTIÓN CORPORATIVA

DIRECTORA TÉCNICA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

SUBDIRECTORA TÉCNICA DE RECURSOS FÍSICOS


FORMATO PROCESO: MEJORAMIENTO CONTINUO FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓN





R.MC.01

Método 1

X

1.7

2.37 2.56

2.6

6.0


1.19 2.38 2.8 INFERIOR


Humano 3 2.6 2.6 Previo Medio Probabilidad 1.6 2.6

4 2.4 2.6 Previo Fuerte Probabilidad 1.0 2.6

R.MC.02

Método 1

X

2.8

2.41 2.56

2.6

6.2


1.72 1.80 3.1 INFERIOR



OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN OFICINA DE CONTROL INTERNO

OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO

Mejoramiento Continuo

Planes de Mejoramiento

NO CONTAR CON EL PLAN DE

MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL

CONSOLIDADO DENTRO DE LOS PLAZOS

ESTABLECIDOS POR EL ENTE DE CONTROL

Desconocimiento del procedimiento del plan de mejoramiento por parte de los responsables

1. Inicio de procesos sancionatorios por parte del Ente

de control.2. Inicio de procesos disciplinarios

por parte del ente competente.3. Desmejora en la calificación del

Sistema de Control Interno4. Bajos niveles de la Gestión

Institucional

1. Aplicación del procedimiento PR-MC-121 respuesta informe auditoria y gestión plan mejoramiento organismos control.2. Sensibilización del Procedimiento. dirigidos a los Directivos y personal de las Dependencias del Instituto responsables de gestionar planes de mejoramiento.

1. PR-MC-121 Respuesta informe auditoria y gestión plan mejoramiento organismos control2. Listados de Asistencia

Pre. y Post.

Falta de compromiso de responsables involucrados en el tema

Se actualiza el Procedimiento con enfoque preventivo para generación de alertas tempranas y evitar incumplimiento.1. Seguimientos y acompañamientos periódicos a planes de mejoramiento.2. Comunicaciones oficiales por parte de la alta dirección hacia las dependencias del IDU

1. PR-MC-121 Respuesta informe auditoria y gestión plan mejoramiento organismos control2. Informes de seguimiento presentados a dirección general.3. Rendición de cuenta anual - formato CB-4024. Memorandos

Pre. y Post.

Constante rotación de personal de apoyo en la gestión de planes de mejoramiento en los diferentes procesos y/o dependencias

1. Sensibilización a los diferentes procesos en lo concerniente a la formulación y seguimiento a los planes de mejoramiento.

1. Listas de asistencia.2. Memorandos, email, actas de reunión.

Otros recursos

Dificultades en la consecución de información requerida para la formulación del plan de mejoramiento

1. Aplicación de las políticas de operación contenidas en el procedimiento PR-MC-04 Respuesta informe auditoria y gestión plan mejoramiento organismos control.

1. PR-MC-04_V4 Respuesta informe auditoria y gestión plan mejoramiento organismos control2. Memorandos



INCUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES PLANTEADAS DENTRO DE LAS FECHAS

ESTABLECIDAS EN EL PLAN DE

MEJORAMIENTO

Inadecuada formulación de las acciones planteadas (definición de plazos muy cortos, indicadores, responsables, acciones)



por parte del ente competente.3. Desmejora en la clasificación del


Institucional

Aplicación de los procedimientos y metodologías existentes, que incluyen entre otros controles:1. Análisis de causas2. Instructivo para formulación de plan de mejoramiento y acciones correctivas y/o preventivas3. Aprobación y V.B del plan de mejoramiento por parte de los jefes de las Dependencias involucradas en el plan.4. Acompañamiento por parte de la OAP, si las áreas lo solicitan, en la formulación de los planes de mejoramiento.5. Vo. Bo de pertinencia metodológica y suficiencia del plan formulado por parte de la OCI previo al inicio de su ejecución.6. Seguimiento por parte de la OCI.

1. Procedimiento PRMC01 formulación monitoreo y seguimiento a planes de mejoramiento interno y/o por procesos.2. Procedimiento de PRMC121 respuesta informe auditoria y gestión plan mejoramiento organismos control.3. Procedimiento PRMC115 Acciones Correctivas y/o Preventivas4. Formato FO-MC-01 Plan de mejoramiento internoFormato FOMC150 Lluvias de ideasFormato FOMC151 Diagrama causa efectoFormato FOMC152 5 por qué.

Pre. y Post.

No involucrar a las diferentes áreas que tienen ingerencia y/o responsabilidades en la formulación de un plan de mejoramiento

Aplicación de los procedimientos y metodologías existentes, que incluyen entre otros controles:1. Análisis de causas2. Instructivo para formulación de plan de mejoramiento y acciones correctivas y/o preventivas3. Aprobación y V.B del plan de mejoramiento por parte de los jefes de las Dependencias involucradas en el plan.4. Acompañamiento por parte de la OAP, si las áreas lo solicitan, en la formulación de los planes de mejoramiento.5. Vo. Bo de pertinencia metodológica y suficiencia del plan formulado por parte de la OCI previo al inicio de su ejecución.6. Seguimiento por parte de la OCI.

1. Procedimiento PRMC01 Formulación monitoreo y seguimiento a planes de mejoramiento interno y/o por procesos2. Procedimiento de PRMC121 respuesta informe auditoria y gestión plan mejoramiento organismos control3. Procedimiento PRMC115 Acciones Correctivas y/o Preventivas4. Formato FO-MC-01 Plan de mejoramiento interno5. Formato FOMC150 Lluvias de ideas6. Formato FOMC151 Diagrama causa efecto7. Formato FOMC152 5 Por qué.

Pre. y Post.

Inexistencia y/o inadecuado seguimiento y compromiso por parte del director o jefe de la dependencia responsable

1. El sistema de información "CHIE" planes de mejoramiento, cuenta con alertas cuando se genera un nuevo plan de mejoramiento o nueva acción; ante el vencimiento de los plazos de las acciones y ante la calificación de seguimiento realizada por el auditor responsable.2. Garantizar el cargue oportuno y adecuado de los soportes por parte del ejecutor responsable de la acción.3. Aprobación oportuna por parte del jefe del área.4. Seguimiento periódico a planes de mejoramiento por parte de la OCI5. Informes de seguimiento presentados por la OCI a la D.G y dependencia responsable5. Reuniones periódicas de acompañamiento por parte de la OCI.

1. reportes del sistema de información CHIE. Plataforma correo electrónico.2. procedimiento PRMC01 Formulación monitoreo y seguimiento a planes de mejoramiento interno y/o por procesos2. Procedimiento de prmc04 respuesta informe auditoria y gestión Plan Mejoramiento organismos control3. Formato FO-MC-01 plan de mejoramiento interno.









R.MC.02

Humano 4

X

2.4

2.41 2.56

2.6

6.2

Medio Ambos 1.4 1.6

1.72 1.80 3.1 INFERIOR

Financiero 5 1.7 2.6 Medio Ambos 1.0 1.6

R.MC.03

Método 1

X

2.1

2.24 2.75

2.8

6.2

Medio Ambos 1.1 1.8

1.30 2.26 2.9 INFERIOR



4 1.7 2.8 Medio Impacto 1.7 1.8


R.MC.04

R. Humano 1

X

2.6

2.45 2.25

2.3

5.5

Medio Ambos 1.6 1.3

1.45 1.25 1.8 INFERIOR




INCUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES PLANTEADAS DENTRO DE LAS FECHAS

ESTABLECIDAS EN EL PLAN DE

MEJORAMIENTO



por parte del ente competente.3. Desmejora en la clasificación del


Institucional

Constante rotación de personal de apoyo a la gestión para el seguimiento de planes de mejoramiento

1. Sensibilización a los diferentes procesos en lo concerniente a la formulación y seguimiento a los planes de mejoramiento.2. Informe mensual y final de gestión para los contratos de PSP.

1. Procedimiento de planes de mejoramiento2. Listas de asistencia 3. Informes mensuales y final

Pre. y Post.

Insuficiencia de recursos presupuestados para la ejecución del plan de mejoramiento

1. Elaboración de proyecto de presupuesto para la vigencia correspondiente. 2. Aplicación del procedimiento prpe01 modificaciones presupuestales

1. Procedimiento Elaboración Anteproyecto del Presupuesto2. Procedimiento PRMC01 formulación monitoreo y seguimiento a planes de mejoramiento interno y/o por procesos3. Aplicación del procedimiento prpe01 modificaciones presupuestales

Pre. y Post.


Acciones correctivas (AC),

Acciones Preventivas (AP)

Que las Acciones Correctivas, Acciones

Preventivas, Acciones de Mejora no sean eficaces

para subsanar la causa raíz o resolver el problema

detectado

Que las áreas del IDU no tengan el conocimiento del procedimiento de acciones correctivas y preventivas

Modelos de Gestión poco efectivos que impactan la eficiencia, eficacia

y efectividad de los procesos y productos que presta el IDU.

Incumplimiento de normatividad, que puede ocasionar sanciones administrativas o disciplinarias.

1. Aplicación y socialización de los procedimientos prmc115 acciones correctivas y/o preventivasY de formulación monitoreo y seguimiento a planes de mejoramiento interno y/o por procesos a todas las áreas IDU.

1. Formulación monitoreo y seguimiento a planes de mejoramiento interno y o por procesos.2. PRMC115 Acciones Correctivas y/o Preventivas vigente

Pre. y Post.

Que dentro del grupo que define las AC-AP, no estén presentes las personas que están relacionadas con la responsabilidad y ejecución de las mismas. Que los ejecutores no conozcan las acciones a implementar.

1. Aplicación de los procedimientos Formulación monitoreo y seguimiento a planes de mejoramiento interno y/o por procesos2. PRMC115 Acciones Correctivas y/o Preventivas3. El procedimiento establece en las políticas operacionales que los jefes de las áreas involucradas deben suscribir el correspondiente plan de mejoramiento.4. El sistema de información CHIE, cuenta con la opción de aprobar las acciones del plan de mejoramiento por parte del jefe de dependencia

1. ProcedimientosPRMC01 Formulación monitoreo y seguimiento a planes de mejoramiento interno y/ o por procesosPRMC115 Acciones Correctivas y/o Preventivas.2. Reportes sistema CHIE3. Informes de seguimiento de la OCI.

No realizar una adecuada identificación de causas relacionadas con los eventos ocurridos o potenciales.

1. Diligenciamiento del formato por parte del líder del proceso en compañía de la OAP, cuando lo solicite el líder del proceso, y posterior aval de la OCI de la información consignada en el mismo. 2. En los informes de auditoria se incluye la solicitud a las dependencias de enviar a la OCI junto con el plan de mejoramiento, los formatos diligenciados de análisis de causas, con el fin de alimentar el sistema de información CHIE.

1. PRMC115 Acciones Correctivas y/o Preventivas2. Formato FOMC150 Lluvias de ideas3. Formato FOMC151 Diagrama causa efecto.4. Formato FOMC152 5 PORQUES5. Informe final de auditoria6 Memorandos - ORFEO

Otros recursos

Que no se asignen los recursos necesarios financieros o logísticos para una adecuada implementación de las AC-AP, originadas en la autoevaluación del proceso.

1. Elaboración de proyecto de presupuesto para la vigencia correspondiente. 2. Aplicación del procedimiento prpe01 modificaciones presupuestales

1. Procedimiento Elaboración Anteproyecto del Presupuesto2. Procedimiento PRMC01 formulación monitoreo y seguimiento a planes de mejoramiento interno y o por procesos3. Aplicación del procedimiento prpe01 modificaciones presupuestales

Pre. y Post.

Constante rotación de personal de apoyo en la gestión de planes de mejoramiento

1. Sensibilización a los diferentes procesos en lo concerniente a la formulación y seguimiento a los planes de mejoramiento.2. Informe mensual y final de gestión para los contratos de PSP.

1. Procedimiento de planes de mejoramiento2. Listas de asistencia 3. Informes mensuales y final

Pre. y Post.


Asesoría Independiente

OCI

Que se desvirtúe el concepto de asesoría y se

confunda con auditoría

Desconocimiento del concepto y/o rol de asesoría de la Oficina de Control Interno 1. Perdida potencial de

oportunidades para mejorar los procesos de la entidad al no disponer de la asesoría que puede brindar la OCI.

Aplicación de procedimiento PRMC02 Asesoría o Acompañamiento en la Gestión por Parte de Control Interno V.2.0.

1. PRMC02 Asesoría o Acompañamiento en la Gestión por Parte de Control Interno

Pre. y Post.

Desconocimiento del procedimiento existente por parte de los líderes de proceso y servidores públicos del IDU..

1. Sensibilización en Comités y en piezas de comunicación sobre la función asesora de la OCI.2. Generación de Informes de Asesoría

Actas ComitéPiezas comunicacionales

Informes de Asesoría

Pre. y Post.









R.MC.05

R. Humano 1

X

1.6

2.35 2.63

2.6

6.2


1.80 2.07 3.7 INFERIOR


R. Humano 3 3.0 2.6 Plan de contratación y memorandos (Orfeo) Medio Ambos 2.0 1.6



OAP ISAURO CABRERA VEGA JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN ORIGINAL FIRMADO

OCI LUIS ANTONIO RODRÍGUEZ OROZCO JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO ORIGINAL FIRMADO

OCD CECILIA DE LOS ÁNGELES ROMERO MORALES JEFE OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO ORIGINAL FIRMADO


Labor Preventiva(Disciplinario)

Deficiente desarrollo de la labor preventiva

Que las actividades de promoción y prevención no correspondan a una planeación previa

1- Incumplimiento de la labor preventiva por parte de la OCD2- El destinatario desconoce el producto enviado por la OCD

3-Procesos disciplinarios

1. La OCD elaborará un cronograma para el segundo semestre de 2016, de elaboración del flash disciplinario y envío mensual por correo electrónico a toda la Entidad por parte de la Oficina, y de la solicitud de su divulgación a través de otros medios por parte de la OAC.2. El envío de recomendaciones por parte de la OCD a las diversas dependencias del Instituto se hará cuando así se ordena dentro de un proceso disciplinario. El control de su cumplimiento será el expediente en donde se ordenó emitir la recomendación.3. Las actividades de promoción y prevención correspondientes a inducciones y capacitaciones se realizan de conformidad con los requerimientos y programación dispuestos por la STRH y la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios de la Alcaldía Mayor de Bogotá, sobre lo cual se deja el correspondiente registro de participación, tanto de servidores públicos, como de contratistas

Cronograma de envío del flash disciplinarioCorreo institucionalListas de asistencia

Presentaciones OCD

Fallas en la plataforma tecnológica para la elaboración y envío del flash disciplinario y/o productos de la labor preventiva de la OCD

1. El IDU pone a disposición los dispositivos de tecnología y los medios de comunicación interna para la difusión de los productos elaborados por la OCD para desarrollar la labor preventiva

Reportar a la Subdirección Técnica de Recursos Tecnológicos de la incidencia

presentada para su pronta solución

Insuficiencia de personal para atender las diferentes necesidades y requerimientos de la OCD para el desarrollo de la labor preventiva

1. Identificar el personal requerido para atender las diferentes necesidades de la OCD en cuanto al desarrollo de la labor preventiva.2. Gestionar ante la dependencia correspondiente la asignación del personal requerido.

Pre. y Post.


FORMATO PROCESO: EVALUACIÓN Y CONTROL FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN





R.EC.01

Humano 1 1.8

1.96 2.33 4.6

Medio Ambos 1.0 1.3

1.10 2.17 2.4 INFERIOR




R.EC.02

Externo 1 1.3

1.58 2.17 3.4

1. Actualización 2014 Normograma proceso Evaluación y Control Previo Medio Probabilidad 1.0 2.2

1.00 2.17 2.2 INFERIORHumano 2 1.5 Previo Medio Probabilidad 1.0 2.2


Etapa de Hacer R.EC.03

Externo 1 2.0

1.93 2.00 3.9

1. Control y Asignación por parte del jefe de cada área evaluada. Memorando - ORFEO Previo Medio Probabilidad 1.0 2.0

1.10 1.86 2.0 INFERIOR

Humano 2 2.3 Memorando - ORFEO Previo Medio Probabilidad 1.3 2.0



OFICINA DE CONTROL INTERNOOFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIOOFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Evaluación y Control

EtapaPlanearHacer

VerficiarActuar

No contar con un adecuado compromiso por parte del

equipo directivo para desarrollar el proceso

Insuficiente apropiación conceptual del elemento Autoevaluación del control y la gestión

1. Autoevaluación del control y de la gestión de baja cobertura y/o

calidad.2. Desvío de políticas, objetivos y metas establecidos por la Entidad.3. Desviación de los controles de

los procesos evaluados.4. Debilitamiento del Sistema de

Control Interno.5. Pérdida de recursos.

6. Incumplimiento de objetivos del SCI

7. Posibles sanciones por parte de entes de control

1. Inducciones en Sistema de Control Interno a Directivos.2. Procedimiento PR-EC-030 ASESORIA INDEPENDIENTE EN LA GESTION DE CONTROL INTERNO

Procedimiento PR-EC-030 ASESORIA INDEPENDIENTE EN LA GESTION DE CONTROL INTERNO_V1.0

Pre. y Post.

Insuficiente divulgación del concepto de autocontrol

1. Inducciones en Sistema de Control Interno a Directivos.2. Instructivo Autoevaluación Institucional.3. Procedimiento PR-EC-030 ASESORIA INDEPENDIENTE EN LA GESTION DE CONTROL INTERNO

1. INEC02 AUTOEVALUACION

INSTITUCIONAL2. PR-EC-030 ASESORIA INDEPENDIENTE EN LA GESTION DE CONTROL

INTERNOInsuficiencia en la implementación y divulgación del elemento Autoevaluación del control y la gestión

1. Inducciones en Sistema de Control Interno a Directivos.2. Instructivo Autoevaluación Institucional3. Procedimiento PR-EC-030 ASESORIA INDEPENDIENTE EN LA GESTION DE CONTROL INTERNO

Insuficiente conocimiento del proceso por parte del equipo directivo

1. Inducciones en Sistema de Control Interno a Directivos.2. Instructivo Autoevaluación Institucional3. Reuniones Comité Directivo SIG y Comité de Coordinación de Control Interno4. Procedimiento auditorías PR-EC- 01 EVALUACION INDEPENDIENTE

1. Procedimiento PR-GAF-069 Capacitación e inducción para personal de planta 2. INEC02 AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL3. PR-EC- 01 EVALUACION INDEPENDIENTE


Etapa de planeación y

ejecución

No contar con una adecuada metodología de

evaluación (Eval. Independiente - Autoevaluación)

No tener en cuenta la normatividad o sus modificaciones asociadas a los temas de Evaluación y autoevaluación 1. Inapropiada autoevaluación del

control y de la gestión por parte de los dueños de los procesos.

2. Desvío de políticas, objetivos y metas establecidos por la Entidad.3. Desviación de los controles de


Control Interno.5. Pérdida de recursos


Normograma actualizado y publicado

No tener la competencia requerida para definir la metodología por parte de los responsables

1. Requisitos Nombramiento Jefe control Interno Parágrafo 1 Art. 8 Ley 1474/2011.2. Capacitaciones en Auditoría Interna y Sistema Integrado de Gestión3. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACION INDEPENDIENTE

PR-EC- 01 EVALUACION INDEPENDIENTE V_2.0

Que la metodología no sea debidamente apropiada por parte de los servidores responsables de su aplicación.

1. Capacitaciones en Auditoría Interna y Sistema Integrado de Gestión2. Procedimiento auditorías PR-EC- 01 EVALUACION INDEPENDIENTE

Procedimiento auditorías PR-EC- 01 EVALUACION INDEPENDIENTE V_2.0


No contar con la información oportuna,

pertinente, suficiente, veraz y confiable para desarrollar el proceso de evaluación

Que las personas designadas por las áreas no sean las idóneas

1. Inapropiada evaluación del sistema de control interno,

Sistemas de Gestión y/u objetos de auditoría.





Insuficiente colaboración de los evaluados en la entrega de la información.

1. Formalización Planeación de la Auditoría a través de memorando interno.

Inadecuada solicitud de la información por parte del evaluador

1. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACION INDEPENDIENTE.2. Capacitación en auditorías internas y Sistemas Integrados de Gestión.

1. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACION INDEPENDIENTE.2. Listas de asistencia

No contar con sistemas de información actualizados.

1. Verificación en la fuente primaria2. Periódicamente la OCI verifica el estado de actualización del sistema SIAC, con el cual se apoya el compromiso de las áreas para actualizar dicho sistema3. Auditorias independientes al SCI

Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACION INDEPENDIENTE V_2.0

Pre. y Post.








R.EC.04

Humano 1 1.7

1.59 2.50 4.0


1.06 2.31 2.4 INFERIOR

2 1.7 Previo Medio Probabilidad 1.0 2.5

Humano 3 1.8 Resolución 6315 de 2016 Medio Ambos 1.0 1.5

Humano 4 1.3 Previo Limitado Probabilidad 1.3 2.5


Humano 6 1.2 Comité de Coordinación del sistema de Control Interno. Resolución 6315 de 2016 Medio Ambos 1.0 1.5


R.EC.05

Humano 1 1.5

1.56 2.00 3.1

Medio Ambos 1.0 1.0

1.00 1.00 1.0 INFERIORHumano 2 1.7 Medio Ambos 1.0 1.0

Humano 3 Utilización de lenguaje no asertivo 1.5 Fuerte Ambos 1.0 1.0

Evaluación y Control Etapa de Planear

No contar con una adecuada planeación para

evaluar el sistema de control interno

No contar con las adecuadas competencias profesionales, experiencia y calidades éticas del equipo evaluador del Sistema de Control Interno

1. Evaluación del sistema de control interno y/o Sistemas de Gestión de baja cobertura y/o

calidad.2. Desvío de políticas, objetivos y metas establecidos por la Entidad.3. Desviación de los controles de




7. Posibles sanciones por parte de entes de control

1. Proceso de Gestión de Talento Humano (Selección de Personal)2. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACION INDEPENDIENTE3. Capacitación en auditorías internas y Sistemas Integrados de Gestión.

2. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACION INDEPENDIENTE V_2.0.

Otros recursos

Insuficiente asignación de recursos para gestionar el proceso (Tecnológicos, físicos, humanos)

Se realiza una programación presupuestal y se asignan recursos, conforme solicitud y disponibilidad

Procedimiento Presupuesto

No contar con el adecuado respaldo de la alta dirección

Aprobación de Programa Anual de Auditorías en el Comité de Coordinación del Control Interno.

Pre. y Post.

Falta de liderazgo en el equipo evaluador y/o el líder del proceso

1. Seguimiento a la ejecución de la planeación ( plan de trabajo) para evaluar el sistema, a través de reuniones internas.2. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACION INDEPENDIENTE.3. Capacitación en auditorías internas y Sistemas Integrados de Gestión.

Plan Anual de Auditorías Actas de seguimiento|

Imposición de restricciones y limitación de alcances al equipo evaluador.

1. Aplicación de lso procedimientos (Evaluación independiente, Plan de mejoramiento continuo)2. Aprobación de Programa Anual de Auditorías en el Comité De Coordinación del sistema de Control Interno

Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACION INDEPENDIENTE

Inadecuada coordinación con el Representante de la Dirección para el Sistema de Control Interno

Pre. y Post.

Insuficiente conocimiento de la entidad por parte del equipo evaluador

1. Proceso de Gestión de Talento Humano (Selección de Personal)2. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACION INDEPENDIENTE3. Capacitación en auditorías internas y Sistemas Integrados de Gestión.

1. PRGC12 CONTRATACI ON DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES2. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACION INDEPENDIENTE


Evaluación Independiente al

Sistema de Control Interno

Inadecuada comunicación de resultados de la

evaluación

No contar con las adecuadas competencias profesionales, experiencia y calidades éticas del equipo evaluador del Sistema de Control Interno

1. Baja aceptación y apropiación de los resultados de la evaluación por

parte de los evaluados2. Desvío de políticas, objetivos y metas establecidos por la Entidad.3. Desviación de los controles de




7. No propiciar el mejoramiento de la entidad y/o los procesos

evaluados

1. Planeación de la Auditoría2. Comunicaciones escritas - Formatos3. Revisión por parte del Jefe de la Oficina4. Reunión de presentación final del informe

1. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACION INDEPENDIENTE.2. Papeles de trabajo Auditorias de Gestión

Pre. y Post.

Estilo de dirección con enfoque en el rol de fiscalización.

1. Planeación de la Auditoría2. Comunicaciones escritas - Formatos3. Revisión por parte del Jefe de la Oficina4. Reunión de presentación final del informe

1. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACION INDEPENDIENTE. 2. Auditorias de Gestión

Pre. y Post.

1. Capacitación en auditorías internas y Sistemas Integrados de Gestión.2. Revisión por parte del Jefe de la Oficina3. Reunión de revisión del Informe Preliminar

1. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACION INDEPENDIENTE.2. Auditorias de Gestión

Pre. y Post.








R.EC.06

Método 1 2.0

1.93 2.17 4.2

Medio Ambos 1.0 1.2

1.05 1.17 1.2 INFERIOR

Humano 2 1.7 Medio Ambos 1.0 1.2

3 1.8 Medio Ambos 1.0 1.2


R.EC.07

R. Humano 1 3.3

2.42 1.67 4.0


1.58 1.56 2.5 INFERIOR

R. Humano 2 2.3 Previo Fuerte Probabilidad 1.0 1.7

R. Humano 3 1.3 Previo Medio Probabilidad 1.0 1.7



Evaluación Independiente al

Sistema de Control Interno

Inadecuada planeación del Programa Anual de Auditoría internas

No tener en cuenta la totalidad de las actividades a realizar durante la vigencia.



Control Interno.4. Pérdida de recursos


6. No propiciar el mejoramiento de la entidad y/o los procesos

evaluados.7. Inoportunidad en la presentación

de informes.

1. Cumplimiento del Plan de acción de la OCI para la vigencia.2. Reuniones de seguimiento al cumplimiento de actividades.

1. Plan de Acción OCI2. Actas de Reunión

Pre. y Post.

No contar con las adecuadas competencias profesionales, experiencia y calidades éticas del equipo evaluador del Sistema de Control Interno.

1. Evaluación del desempeño2. Reuniones de seguimiento en la OCI3. Capacitación en auditorías internas y Sistemas Integrados de Gestión.

1. Formato Evaluación del Desempeño Laboral.

2. Informe Mensual de Ejecución de Contratos de Prestación de Servicios.

3. Actas de Reunión y listados de asistencia

Pre. y Post.

Otros recursos

No contar con los insumos (sistemas de información, documentación, presupuesto, intenet, intranet) adecuados para el desarrollo y finalización de las evaluaciones o no disponer de ellos oportunamente.

1. Planeación de la Auditoría2. Revisión por parte del Jefe de la Oficina3. Información dispuesta en Sistemas de Información (Orfeo, Siac, Kactus, etc).

1. Procedimiento PR-EC-01 Evaluación Independiente.

Pre. y Post.

Otros recursos

No contar con suficiente asignación de recursos para gestionar el proceso (Tecnológicos, físicos, humanos).

1. Solicitud anual de necesidades de la dependencia a la Dirección General y a la Subdirección General de Gestión Corporativa.2. Identificar y definir requerimientos de necesidades de aplicativos y/o sistemas de información y hacer solicitud.

Plataforma ORFEO y/o plataforma de correo

electrónico.

Pre. y Post.


Proceso Disciplinario

Inadecuado manejo de la información en los asuntos de carácter disciplinario a

cargo de la OCD

Que la información relacionada con los expedientes a cargo de la OCD no se actualice en el expediente, ni en el Sistema de Información Disciplinaria, y que las bases de datos de la Oficina no se mantengan actualizadas.

1. Desactualización de los sistemas de información de la OCD

2. Falta de fiabilidad en los reportes que emita la OCD

3. Pérdida parcial o total de información de los expedientes a

cargo de la OCD4. Inicio de acciones disciplinarias

y/o penales en contra de los responsables

5. Imposibilidad de reconstrucción de expedientes

6. Violación de la reserva procesal7. Violación de la reserva legal a que están sometidos los datos

personales sensibles8. Posibilidad de declaratoria de

nulidades en los procesos disciplinarios o que se revoquen las

decisiones adoptadas en la OCD9. Acciones legales en contra de la

OCD

a. Se cuenta con acceso restringido a personal ajeno a la Oficina y con el correspondiente formato de control de entrada y salida de visitantes.b. Se cuenta con archivadores con llave para guardar los expedientes a cargo de la Oficina.c. Se continúa con la instrucción de no dejar expedientes sobre el puesto de trabajo al finalizar actividades o la jornada laboral.d. Se cuenta con cámaras de seguridad dentro de la OCD y con las que se encuentran ubicadas en el pasillo del piso sexto.

1. Formato vigente de control de acceso a áreas

restringidas2. Actas de reuniones

Que el personal de la Oficina a cargo del manejo de expedientes no los ponga a salvo al final de la jornada laboral o de la realización de las actividades contractuales.

a. Se dio la instrucción de que los expedientes sólo pueden ser prestados para consulta en las áreas de la Oficina que cuenten con cámara de seguridad y de preferencia, que la misma se realice en la sala de audiencias.b. Se cuenta con un formato de constancia de revisión de expedientes que debe suscribir la persona que está haciendo la revisión.c. Se cuenta con cámaras de seguridad dentro de la OCD y con las que se encuentran ubicadas en el pasillo del piso sexto.d. Para el caso en que se hayan solicitado fotocopias del proceso y éstas se encuentren autorizadas, únicamente el personal de la Oficina puede llevar el expediente a la fotocopiadora y en ningún momento éste puede quedar sin la supervisión de quien lo haya llevado.

1. Actas de reuniones2. Constancia de revisión

de expedientes

Que los expedientes de los procesos se presten para consulta de los sujetos procesales, y de terceros -en los casos en que la información sea pública-, en espacios diferentes a los destinados en la Oficina para tal fin, o que estos se presten para ser fotocopiados sin el acompañamiento y supervisión de un servidor o contratista de la OCD.

a. Instrucciones por parte de la jefatura de la Oficina sobre el deber de no divulgar a terceras personas ninguna información relacionada con las decisiones disciplinarias a cargo de la Oficina, ni con la documentación recibida con ocasión de las mismas.b. En los contratos de prestación de servicios se tiene pactada la obligación de guardar la confidencialidad y reserva sobre la información y documentos que por razón del cumplimiento de las obligaciones se llegue a conocer, la cual se mantiene aún después de finalizado el contrato.c. En el formato de notificación personal, se incluye la advertencia para el notificado del deber que tiene de guardar la reserva del proceso.

1. Actas de reuniones2. Formato constancia de

notificación personal3. Contratos de prestación de servicios profesionales

R. HumanoCliente

Que se difunda la información sometida a reserva legal de los expedientes a cargo de la Oficina.

1. Solicitud anual de necesidades de la dependencia a la Dirección General y a la Subdirección General de Gestión Corporativa.2. Identificar y definir requerimientos de necesidades de aplicativos y/o sistemas de información y hacer solicitud.

1. Plataforma ORFEO y/o plataforma de correo

electrónico.

Pre. y Post.

Previo

Previo

BL37

Previo

BL38

Previo








R.EC.08

R. Humano 1 2.3

3.15 1.67 5.2

Medio Ambos 1.3 1.0

2.22 1.00 2.2 INFERIOR

R. Humano 2 3.7 Medio Ambos 2.7 1.0

R.EC.09

R. Humano 1 2.3

2.23 1.67 3.7


1.50 1.00 1.5 INFERIOR

R. Humano 2 2.0 2. Memorandos Previo Medio Impacto 2.0 1.0

R. Humano 3 2.3 Fuerte Ambos 1.0 1.0



OCI LUIS ANTONIO RODRÍGUEZ OROZCO ORIGINAL FIRMADO

OCD CECILIA DE LOS ÁNGELES ROMERO MORALES ORIGINAL FIRMADO

OAP ISAURO CABRERA VEGA ORIGINAL FIRMADO



Incumplimiento de los términos legales en los procesos disciplinarios

Desconocimiento de las normas que regulan la materia

1. Violación del derecho al debido proceso.

2. Dilación de términos en los procesos disciplinarios.

3. Los procesos disciplinarios podrían no contar con el debido soporte probatorio para tomar la

decisión que en derecho corresponda.

4. Prescripción de la acción disciplinaria.

5.Procesos disciplinarios en contra de los responsables.

a. Controles de la jefatura de la Oficina y autocontroles de los profesionales del área.b. Aplicación de la Ley disciplinaria y del Manual Distrital de Procesos y Procedimientos Disciplinarios de la Alcaldía Mayor de Bogotá.c. Actualización permanente del Sistema de Información Disciplinaria, en donde se emiten alertas sobre el estado de cada proceso.d. Capacitación de los abogados de la OCD en temas relacionados con el quehacer diario de la Dependencia, a través de la consulta de las herramientas jurídicas que existen en internet, y de la participación en las charlas, encuentros, cursos, talleres, seminarios y diplomados, entre otros eventos, que se programen en el Distrito y respecto de los cuales la Entidad brinde el apoyo requerido para poder inscribirse en los mismos.

1. Actas de reuniones2. Ley 734 de 2002 y

demás normas relacionadas

3. Manual Distrital de Procesos y

Procedimientos Disciplinarios

4. Registros en el SID5. Diplomas o constancias

de asistencia a capacitación

Pre. y Post.

Insuficiente personal para atender el volumen de trabajo de la Oficina / Incremento inusitado del volumen de trabajo en la Oficina

a. El reparto interno de los asuntos de conocimiento de la Oficina se realiza de manera equitativa y de forma aleatoria.b. Se realizó la distribución de las tareas de tipo administrativo a las secretarias de la Oficina y a la auxiliar administrativa vinculada mediante contrato de prestación de servicios, con el fin de que los abogados puedan dedicar mayor tiempo al estudio, práctica de pruebas y proyección de decisiones en los procesos que tienen a su cargo.c. La labor de capacitación, en cumplimiento de la función preventiva de la Oficina, se realizará de manera turnada por todos los abogados que hacen parte de la OCD.

1. Actas de reparto y bases de datos de

seguimiento2. Actas de reuniones de

la OCD

Pre. y Post.



Indebida aplicación de la normatividad de carácter

disciplinario

Desconocimiento de las normas que regulan la materia, así como de la jurisprudencia relacionada

1. Violación del derecho a la defensa y al debido proceso.2. Declaratorias de nulidad.

Revocatoria de las decisiones disciplinarias.

3. Inicio de acciones disciplinarias en contra de los responsables.

Se establecerá un punto obligatorio en las reuniones de la OCD para dar espacio a que se hagan aportes en materia de actualización normativa, discusiones jurídicas, directrices para unificar criterios de decisión en la Oficina, y efectuar estudios normativos, entre otros.

1. Actas de reuniones de la OCD

Pre. y Post.

No acceder a capacitaciones relacionadas con temas de carácter disciplinario o a la consulta de material jurídico relacionado con las labores que se desarrollan en la Oficina

a. Solicitud de apoyo institucional para la inscripción y participación en capacitaciones relacionadas con el quehacer de la Oficina.b. Solicitud de apoyo institucional para el acceso a herramientas y medios en los que se puedan consultar y estudiar temas relacionados con las labores que desarrolla la Oficina.

Aplicación subjetiva de las normas y procedimientos por parte del operador disciplinario

a. Normatividad disciplinaria y normas que regulan aspectos relacionados con la materiab. Manuales, procedimientos, guías, instrucciones y criterios orientadores en materia disciplinaria.c. Controles y autocontroles de la jefatura de la Oficina y del personal que tiene a cargo el trámite de los procesos disciplinarios.

1. Ley 734 de 2002 y demás normas relacionadas

2. Manual Distrital de Procesos y

Procedimientos Disciplinarios;

3. Decretos distritales en relación con el tema

disciplinario; directrices y guías de la Procuraduría

General de la Nación; artículos, libros, periódicos

y material jurídico4. Actas de reuniones de

la OCD

Pre. y Post.

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

JEFE OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO



FORMATOFECHA ACTUALIZACIÓN

MATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN

28/04/2017FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4

ENTIDAD: PROCESO: PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

IDENTIFICACIÓN MONITOREO Y REVISIÓN

CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

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CONTROLES

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ENTI

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CO

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ECTI

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nero

- 30

de

Abr

il

Firmas de revisión por parte del líder del proceso y líder(es) Operativo(s):

ÁREA NOMBRES CARGO FIRMA

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN ISAURO CABRERA VEGA JEFE DE OFICINA

INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO

OBJETIVO DEL PROCESO:

Proveer al IDU de una estructura de gestión estratégica, táctica y operativa, capaz de aportar a la entidad un enfoque sistémico e integral, proyectado en el tiempo y en el territorio de conformidad con los estatutos

institucionales y el Plan Distrital de Desarrollo. para garantizar la sostenibilidad y reconocimiento institucional de la entidad por la generación de valores públicos.

ANÁLISIS (Riesgo inherente)

VALORACIÓN DELRIESGO

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

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CIÓ

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ACCIONES ASOCIADAS AL

CONTROL

PER

IOD

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ITO

REO

ACCIONES DE MONITOREO

1. Desconocimiento de las normas

presupuestales.

2. Presiones de funcionarios internos con

poder de decisión que solicitan modificaciones para incluir gastos no

autorizados.

3. Preseiones externas a funcionarios.

Alterar la asignación y

destinación de recursos,

omitiendo las políticas y

procediientos presupuestales,

con el fin de favorecer un

tercero.

1. Investigaciones disciplinarias y/o

fiscales y/o Administrativas y/o

penal.2. Reprocesos

3. Incumplimiento de planes y proyectos

4. Mala imagen de la entidad frente a la

comunidad

30A

LTA

1. Verificación, aprobación o devolución

de las solicitudes mediante el

procedimiento "PRPE01 Modificaciones

Presupusestales V 1.0" Validaciones POAI y

modificaciones presupuestales usando el

formato "FOPE02 Modificaciones

Presupusestales V1.0"2. Aplicabilidad de las

normas presupuestales.

20M

OD

ER

AD

A

Verificación, aprobación o

devolución de las solicitudes

Validaciones POAI y modificaciones presupuestales.

Formatos de Solicitudes de modificación presupuestal debidamente diligenciadas.

Indique los ajustes realizados en:

Causas: Se mantienen

Riesgo: conseerva su probabilidad e impacto, no se materializó.

Consecuencias: Se mantienen las identificadas.

Controles: Se contnuan aplicando.

Acciones asociadas: Se mantienen.

Jefe Oficina Asesor

a de Plenaciónn /

Profesional

Especializado 06 y

Profesional

Especializado

04

Número de solicitudes aprobadas de modificaciones presupuestales / Total de

solicitudes radicadas en OAPde enero a marzo de 2017:

Se atendieron 163 solicitudes de modificaciones presupuestales las

cuales fueron validadas, revisadas y aprobadas por la OAP.

(163/163)* 100 = 100% ejecutado

Riesgos Materializado = 0

1. Información enviada por las áreas que no se ajuste a la realidad de la

gestión institucional y operacional.

2. Presiones de funcionarios con poder de

decisión para ajustar resultados de la gestión.

Ocultar o manipular

información, relacionada con la planeación, la inversión, sus resultados y

metas alcanzados para

favorecer a terceros

(externos o internos)

1. Presentar información inexacta a

la SHD y/o a la comunidad.

2. Investigaciones disciplinarias y/o administrativas3. Reprocesos

10B

AJA

1. Seguimiento por parte de la OAP, a la entrega

de informes de las áreas ejecutoras.

2. Seguimiento por parte de la OAP a la

información reportada de las áreas ejecutoras para

registro en SEGPLAN, haciendo una verificación

de las inconsistencias10

BA

JA

No Aplica. Se cubre con los controles

identificados

1. Verificación y consistencia de los datos y avance de los proyectos de

inversión, son registrados en

SEGPLAN y PREDIS.2. Reportes de plan

de acción3. Reportes de

inversión y gestión.4. Reporte de

componente de inversión.

5. Reporte de teritorialización de la

inversión


Causas: Se continua con las 2 causa, y no se incluye ninguna.

Riesgo: No se conoce de su materialización. y la descripción continua en los mismos terminos.

Consecuencias: Se mantienen las mismas posibles.

Controles: Solamente se eliminó la frase final que se repetía sobre "inconsistencias de los datos"

Acciones asociadas: Se cubre con los controles del riesgo.

Jefe de Oficina Aseora

de Planeac

ión / Profesional 03

(# de cargues ejecutados) / # de cargues (programados en SEGPLAN y PREDIS) Cargues realizados primer cuatrimestre1 Cargue de seguimeinto a 31 de dic,

ejecutado en enero, 1 cargue de programacion de la vigencia 2017 hecho

en fecbrero, y 1 cargue de reprogramacion a 31 de marzo hecho en

abril. (3 cargues/ 3 cargues) * 100 = 100%

ejecurtado

Riesgo materializado = 0

OBSERVACIONES:JUSTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS ELIMINADOS:N.A.

"Oculte las filas no diligenciadas"

X14






ENTIDAD: PROCESO:

IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS (RiesgVALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN

CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

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CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

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PRO

BA

BIL

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IMPA

CTO

REGISTRO ACCIONES DE MONITOREO

RES

PON

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il

DTE



Subdirección General de Desarrollo Urbano Rafael Eduardo Abuchaibe López Subdirector General

Dirección Técnica Estratégica Luis Hernán Pérez Silva Director Técnico ( E )


INNOVACIÓN Y GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO


Implementar y controlar los procesos de acopio, producción, actualización, análisis y disposición correspondiente a Información Geográfica, precios de referencia, directorio de proveedores, especificaciones técnicas y documentos técnicos de infraestructura Vial y espacio público para brindar información eficiente y

efectiva en los procesos misionales del instituto y a la ciudadanía en general.

RIESGODescripción

ZON

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CONTROL

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REO

1. Presión interna y externa de

interesados.2. Ausencia de

conocimiento técnicos por parte del equipo

de trabajo.3. No cumplir con los

procedimientos internos del IDU.

Que por omisión o por presiones mal

intencionadas internas o externas, se incluyan en las especificaciones técnicas generales de

materiales y construcción IDU-ET

y/o documentos técnicos, productos,

técnicas y/o tecnologías, con el

ánimo de favorecer un particular.

1. Baja calidad en las obras de

Infraestructura Vial y Espacio Público.

2. Detrimento Patrimonial

3. Pérdida de credibilidad institucional

10B

AJA

1. Aplicación del protocolo de adopción

y adaptación de nuevos productos,

técnicas y/o tecnologías. (ORFEO)

2. Generación de mesas de trabajo o

solicitudes con interesados internos. 3. Actualización de la documentación y/o

secciones de la especificación IDU-ET.

10B

AJA

1. Equipo interdisciplinario para la revisión del tema.

2. Socialización cuando aplique.

3. Publicación pagina Web

1. FOIC240_Carta _de_ presentación_ de_

nuevos_ productos_ técnicas _y tecnologías_

por_ parte_ de_ una_ persona_ natural_ o_

jurídica_ oferente_ a_ la_ entidad_ v_1.0.docx

2. FOIC241_Presentacion_ de_ nuevo_ producto_

técnica_ o_ tecnología_ v_1.0.xls

3. Oficios y memorandos (ORFEO)

4. Actas y/o lista de asistencia

5. Correo electrónico institucional

6. Acto administrativo - especificaciones técnicas.


Causas: Se mantienen iguales las causas 1, 2 y 3.Riesgo: Se eliminan las palabras "sin el debido

cumplimiento del protocolo"Consecuencias: Se mantiene las consecuencias 1, 2 y 3.

Probabilidad: Se mantiene igual.Impacto: Se mantiene igual.

Controles: Se ajustan controles en los numerales: 2. Se incluye el texto "o solicitudes" 3. Se incluye la palabra

"secciones".Acciones asociadas al control: Se adicionan los numeral 1.

Equipo interdisciplinario para la revisión del tema. 2. Socializaciones cuando aplique. 3. Publicación página

Web.Registro: Se adicionan los numerales: 4. Acta y/o lista de

asistencia, 5. Correo electrónico institucional y 6. Acto administrativo - especificaciones técnicas. Se ajusta el

numeral 3 incluyendo la palabra "memorandos".Indicador: Se modifican los indicadores número 1 y 2 y se

elimina el indicador número 3 porque no establece la forma de medición.

Indicador No. 1 Formula: (Cantidad de propuestas de aplicación de protocolo atendidas) /

(Cantidad de propuestas de aplicación de protocolo presentadas (Orfeo)) x 100Cálculo Indicador: 2/2= 100%

Durante el primer cuatrimestre (Enero – Abril) personas naturales o jurídicas radicaron a la entidad, propuestas de nuevos productos, técnicas y tecnologías,

como se relaciona a continuación:1. Toxement (Concreto estampado) 2. Reforplas (Pisos para puentes hormigón

polímero)

Indicador No. 2 Formula: (Secciones de especificaciones técnicas IDU-ET y/o documentos técnicos, revisados y aprobados) / (Total Secciones de especificaciones

técnicas IDU-ET y/o documentos técnicos, generados y/o actualizados) x 100Cálculo Indicador: 1/1= 100%

Durante el primer cuatrimestre (Enero – Abril) se generó por parte de la DTE el documento técnico “Anexo técnico de diagnóstico para conservación de

infraestructura vial para Bogotá” y fue revisado por la DTP y aprobado por la SGDU.

1. Concusión generada por la aprobación de

documentación falsa.2. Por falta de verificación y/o

conocimiento de requisitos.

Por presiones internas o externas se incluyan

en el directorio de proveedores del IDU,

empresas que suministran materiales

para las obras de construcción sin el

cumplimiento de los requisitos ambientales y mineros vigentes, con el

fin de favorecer un particular.

1. Retiro de material instalado.

2. Retraso en obras de infraestructura

vial y espacio público.

3. Sanciones económicas y ambientales.

4, Requerimiento de entes de control

20M

OD

ER

AD

A

1. Solicitud de información mediante oficio a autoridades

ambientales municipales y mineras.

2. Consulta a CAR y

Secretaria Distrital de Ambiente

3. Aplicación de procedimiento PRIC03

Directorio de Proveedores

20M

OD

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AD

A

1. Socialización2. Publicación pagina

Web

1. FOIC07_INSCRIPCION_ Y_ O_ RENOVACION_

EN_ EL_ DIRECTORIO_ DE_ PROVEEDORES_

V_1.0.2.FOIC04_VISITA_DIRECTORIO_PROVEEDORES

_IDU_V_1.0.xls3. OFICIOS (ORFEO)


Causas: Se mantiene igual.Riesgo: Se mantiene igual.

Consecuencia: El numeral 1 y 3 se mantienen, se modifico en el numeral 2 la palabra levantamiento por retiro de

material instalado, y se adiciona el numeral 4 Requerimiento de entes de control.

Probabilidad: Se mantiene igual.Impacto: Se modifica a catastrófico.

Controles: Se mantienen los controles 1, 2 y 3.Acciones: Se adicionan las acciones 1. Socialización y 2,

Publicación en pagina Web.Registro: Se mantiene igual.

Indicador: Se mantiene el indicador número 1, se ajustó el contenido de la formula del indicador número 2 y se

especifica la fecha de corte para el seguimiento realizado en el cada periodo de la vigencia.

Indicador No. 1Formula: Número de solicitudes revisadas / Número de solicitudes recibidas

Calculo del Indicador: 48/48 = 100%

De las Cuarenta y ocho (48) solicitudes radicadas para la renovación o inscripción ante el Directorio del IDU, Nueve (9) presentaron inconsistencias a los requisitos ambientales y mineros, a Cinco (5) les falto aportar documentos

diferente al requerido en cuanto a aspectos ambientales y mineros, por lo tanto se les solicitó actualiza la información y de momento no fueron activados en el Directorio. Treinta y cuatro (34) solicitudes cumplieron con los requisitos y se

procedió a activar su registro y realizar la actualización en la Base de Datos del Directorio de Proveedores.

Nota: El corte del periodo es el 27 de abril de 2017En este indicador solo se tiene encuentra las solicitadas que fueron radicadas donde solicitaban o presentaban documentos para proceso de inscripción o

renovación., en razón a que al Directorio llegan otro tipos de radicados.

Indicador No. 2Formula: Número de denuncias, reclamos o informes por parte de entes de

control, donde se evidencie que se incluyeron Proveedores en el Directorio sin el debido cumplimiento del procedimiento /Número Total de solicitudes

recibidas del Directorio en el periodo

Calculo del Indicador: 0/48= 0

No se tuvieron denuncias, reclamos o informes por parte de Entes de Control donde se evidencie o identifique la materialización de hechos de corrupción

asociados a este riesgo.

Nota: El corte del periodo es el 27 de abril de 2017

OBSERVACIONES:JUSTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS ELIMINADOS:


X17



FORMATO FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

CÓDIGO PROCESO VERSIÓN30/04/2017

FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4

ENTIDAD: PROCESO:


CAUSAS

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OTC LUCY MOLANO RODRIGUEZ JEFE DE OFICINA


GESTIÓN SOCIAL Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA


Asesorar, diseñar, implementar y evaluar la gestión social y el servicio a la ciudadanía, relacionados con los procesos misionales; en el marco de la participación ciudadana, cultura ciudadana, derecho a la ciudad y

responsabilidad social aplicables a la entidad, conforme a la normatividad vigente y los ejes estratégicos del Plan de Desarrollo con el fin de vincular a la ciudadanía en el Desarrollo Urbano de Bogotá.



RIESGODescripción

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CONTROL

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REO


No divulgación clara y oportuna de la

información a la ciudadanía de los

procedimientos a seguir para los tramites y

servicios ofrecidos por el IDU.

Cobrar o recibir prebendas por trámites o

servicios que sean gratuitos, así como por el

desarrollo de las actividades

desempeñadas por los profesionales sociales en

los territorios.

C-GS-01

Tráfico de influencias

para la atención y/o

gestión de las necesidades

expuestas por un ciudadano o

grupo de ciudadanos, con el fin de favorecer a

estos.


penales.2. Pérdida de

legitimidad institucional.

5B

AJA

1. Publicación de todos los trámites y servicios en

la Guía de Trámites y Servicios

2. Intervención del Defensor del Ciudadano

IDU.3. Aplicación y análisis de

encuestas de satisfacción.

4. Aplicación del procedimiento de Quejas

y Reclamos.

5BA

JA

Publicación de la guía de trámites y

servicios, pagina Web, Observatorio

Formato de encuestas de satisfacción.


Causas: Se mantienen las identificadas

Riesgo: No varia la descripción

Consecuencias: Se mantienen las identificadas

Controles: Se mantienen los identificados

Acciones asociadas: No se identificaron acciones adicionales

Encuesta ejecutada en el periodo / Encuesta programada en el periodo 937/937

Se mantiene actualizada la guía de tramites y servicios, se aplican los procedimientos de atención a PQRS y se realizaron 799 encuestas para medir la satisfacción por la atención en el

servicio al ciudadano con un 84%* de satisfacción.

* indicador primer trimestreNo de denuncias por trafico de influencias en la atención al ciudadano por cualquier canal en el cuatrimestre. Cero (0)

No disponer de información, así como

ausencia de las condiciones físicas y de accesibilidad minimas para la atención de la

ciudadanía

Que el servidor público y/o contratista, oculte o no gestione las solicitudes de

la ciudadanía.

C-GS-02

No permitir o limitar el

control social de la

ciudadanía frente a los

proyectos de infraestructura

vial y de espacio

público de competencia

del IDU, con el fin de

beneficiar un particular.

1. Pérdida de legitimidad de la

entidad.2. Disminución de la

participación ciudadana.

30A

LTA

1. Aplicación de la política de gestión social y

servicio a la ciudadanía del IDU.

2. Inclusión y cumplimiento de

requisitos de puntos de atención al ciudadano 3. Divulgación de los

proyectos y sus avances a través de la WEB y de

medios masivos de comunicación.

10BA

JA

1. Política de Gestión Social y atención a la

ciudadanía (Resolución 49906 de

2015) Procedimiento de 2.

Gestión Social y Participación

ciudadana


Causas: Se elimina la causa 3

Riesgo: No varia la descripción

Consecuencias: Se mantienen las identificadas

Controles: Se mantienen los identificados

Acciones asociadas: No se identificaron acciones

adicionales

No de denuncias de la ciudadania, allegados a la OTC, por no permitir el control social de los proyectos.

Cero denuncias

OBSERVACIONES:JUSTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS ELIMINADOS:N.A.


X21






ENTIDAD: PROCESO: GESTIÓN INTERINSTITUCIONAL


CAUSAS CÓDIGO CONSECUENCIASPR

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Subdirección General de Desarrollo Urbano Rafael Eduardo Abuchaibe López Subdirector General

Subdirección General de Infraestructura Edgar Francisco Uribe Ramos Subdirector General



Definir acciones interinstitucionales para facilitar la ejecución de los proyectos de infraestructura urbana de los sistemas de movilidad y espacio público, en el marco de las funciones y misión institucional del IDU, mediante la articulación y coordinación de actuaciones entre el Instituto y Particulares, Empresas de Servicios Públicos y Entidades del orden Nacional, Departamental

y Distrital.



RIESGODescripción

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ACCIONES ASOCIADAS AL CONTROL

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REO

1. Posible Incumplimiento de las competencias

normativas u obligaciones definidas en los

convenios o acuerdos suscritos con las

Empresas de Servicios Públicos, Entidades Públicas del Orden

Nacional, Departamental, Municipal, Distrital y

Privados.2. Falta de participación del IDU a las mesas de

reunión con las Empresas de Servicios Públicos, Entidades Públicas del

Orden Nacional, Departamental, Municipal, Distrital y/o Privados, que

interactúan en la estructuración de

convenios o acuerdos.3. Aprovechamiento de la

información y conocimiento en la estructuración de

convenios o acuerdos para beneficio de un

tercero.

Que por omisión o

extralimitación de

competencias, se realice la

estructuración y seguimiento de convenios o acuerdos, con

fines o intereses

particulares, en detrimento del IDU y la ciudad.

1. La no entrega oportuna de los

proyectos de infraestructura de transporte, vial y espacio público,

afectando la movilidad en la

ciudad.

2. Alteración del presupuesto

asignado para la ejecución de las

metas físicas de los proyectos de obra

pública.

3. Investigaciones disciplinarias,

fiscales y penales por eventual detrimento patrimonial

40A

LTA

1. Contar con un equipo interdisciplinario (entre

dependencias) que participe en la

estructuración de convenios o acuerdos y

las actividades de gestión interinstitucional con las

ESP, Entidades del Orden Nacional, Departamental,

Municipal, Distrital y Privados.

2. Realizar seguimiento periódico a los convenios o acuerdos suscritos con las ESP, Entidades del

Orden Nacional, Departamental, Municipal,

Distrital y Privados.

3. Normatividad vigente de las Entidades Públicas

del Orden Nacional o Territorial para la ejecución de los

proyectos de infraestructura vial, transporte y espacio

público.5

BA

JA

1. Participación y asistencia a comités sectoriales e

intersectoriales y/o mesas de reunión por parte de los

funcionarios delegados para velar por el cumplimiento de la

normatividad vigente, funciones y competencias de las entidades que participan

en los proyectos de infraestructura.

2. Seguimiento y control periódico a la ejecución de los

convenios o acuerdos vigentes con ESP, Entidades Públicas del Orden Nacional,

Territorial y Privados.3. Identificación y aplicación

de propuestas de mejora para la implementación de nuevos

convenios, como resultado del seguimiento efectuado a los

convenios vigentes.4. Se realiza sensibilización

de los compromisos u obligaciones a cargo de las ESP, Entidades Públicas del Orden Nacional, Territorial y

Privados y de la normatividad vigente al interior del IDU.

1. Actas de reunión y listas de asistencias vigentes.

2. Oficios de requerimientos.

3. Guía Intervención de Infraestructura Vial y

Espacio Público a Cargo de Terceros.

4. Guía Coordinación Idu, ESPs y Tic en Proyectos de


5. Instructivo Elaboración, Suscripción, Ejecución y

Terminación de Convenios y Contratos

Interadministrativos.6. Formato de seguimiento y evaluación de convenios

marco para ESP.7. Ley 1682 de 2013, Ley

142 de 1993 y Ley 1341 de 2009

8. Estatuto Orgánico de Bogotá

9. Plan de Desarrollo Distrital

Indique los ajustes realizados en:Causas: Causa No. 1: Se adiciona al contenido de la causa a las Entidades Públicas del Orden Nacional, Territorial y Privados.Causa No. 2: Se reformula la causa inicial y se adiciona al contenido de la causa a las Empresas de Servicios Públicos, las Entidades Públicas del Orden Nacional, Territorial y Privados.Causa No. 3: Se cambia el contenido inicial de la causa, el cual se encontraba limitado a cargas urbanísticas con terceros.Riesgo: El riesgo no se ha materializado y continúa en los términos iniciales.Consecuencias: No cambian, se mantienen en los términos iniciales.Controles: Control No. 1: Se amplia la existencia del equipo interdisciplinario a la Entidades del Orden Nacional, Territorial y Privados. Control No.2: Se aclara que el seguimiento periódico a los convenios o acuerdos suscritos incluye a las Entidades del Orden Nacional, Territorial y Privados. Se elimina el formato de seguimiento y evaluación de convenios marco, el cual es un documento específico para las Empresas de Servicios Públicos.Control No. 3: Se modifica el control a la normatividad vigente de las Entidades Públicas del Orden Nacional o Territorial.Acciones asociadas: Acción No. 1: Se adiciona el cumplimiento de funciones y competencias de las entidades y se cambia gestión interinstitucional por proyectos de infraestructura.Acción No. 2: Se amplia el seguimiento periódico a las Entidades Públicas del Orden Nacional, Territorial y Privados Acción No. 3: Se mantiene en los términos iniciales.Acción No. 4: Se cambia la acción inicial y se amplia la sensibilización de los compromisos y obligaciones a cargo de las ESP, Entidades Públicas del Orden Nacional, Territorial y Privados al interior del IDU.Indicadores: Se mantiene la fórmula inicial y se alimenta el denominador, con el número de convenios o acuerdos suscritos.

SGDUSGI

No. de convenios que presentan denuncias,

quejas, investigaciones,

reclamos o requerimientos de

particulares y entes de control, / No. convenios o

acuerdos suscritos

0 Denuncias, quejas, investigaciones,

reclamos o requerimientos de

entes de control =0%

0 / 12 = 0

El Instituto no ha recibido ninguna denuncia, queja,

investigación, reclamo o requerimiento de

particulares o de los entes de control,

relacionado con la materialización del riesgo identificado.



X17






ENTIDAD: PROCESO: COMUNICACIONES


CAUSAS

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OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES CARLOS ANDRES ESPEJO OSORIO JEFE DE OFICINA



Divulgar de manera eficaz, eficiente y oportuna la gestión de la entidad, con el fin de garantizar el derecho de la información, dar a conocer la ejecución de los recursos públicos, lograr la identidad

institucional al interior de la organización y fortalecer la cultura ciudadana.ANÁLISIS (Riesgo inherente)


RIESGODescripción

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CONTROL

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REO


Publicar informacion en la cual se presenten omisiones o cubrimientos de la misma por parte de las áreas fuente, teniendo conocimiento de este hecho la OAC

Presión externa o interna del sector publico o privado, para alterar la informacion a publicar de algún tema específico

Ocultar y/o manipular la

información que se publica sobre la

entidad y su gestión, en

beneficio de un tercero, una

dependencia de la entidad o la entidad

en general

1. Desinformacion a la comunicadad y

medios2. Desprestigio en la imagen de la entidad

3. Ocurrencia de procesos

disciplinarios, penales y fiscales4. Afectacion del

clima organizacional

10B

AJA

1. El profesional de comunicaciones gestiona las solicitudes allegadas por las areas y de igual manera realiza la gestión

para que las áreas entreguen la información que aun no ha sido recibida.

Asi mismo se aplica la política de comunicación definida en el

Procedimiento PR-CO-026 Medios de Comunicación y el procedimiento PR-

CO-027 Canales de información.

2. De acuerdo con la información suministrada por las áreas técnicas de la

entidad, la Oficina realiza un registro fotográfico y/o en video para ilustrar y

divulgar los avances de las obras.Adicionalmente, toda información que

vaya a ser publicada, debe contar con el visto bueno, aprobación o aval de la

correspondiente área que es responsable de dicha información. (Este soporte

puede ser mediante correo electrónico, firma sobre el documento a publicar o con base en los formatos vigente para solicitud de elaboración de material de

divulgación y boletines de prensa)

10B

AJA

1. Realizar seguimiento para que las fuentes de

información la entreguen

siempre a través de un medio que

permita su seguimiento y trazabilidad

(correo electrónico)

2. Seguimiento a través del formato FO-CO-193 para

registro de solicitudes de información y entrevistas externas.

1. FO-CO-01 Elaboración de elementos de divulgación

2. FO-CO-02 Solicitud de material de

divulgación y boletines de prensa para

proyectos IDU

3. FO-CO-193 Registro de

solicitudes de información y entrevistas externas.


Causas: Se mantienen las mismas

Riesgo: No se materializó en el periodo reportado

Consecuencias: Se mantienen las mismas

Controles: Se mantienen los mismos

Acciones asociadas: Se mantienen las mismas

Solicitudes gestionadas / Solicitudes recibidas * 100%

1. FO-CO-01 Elaboración de elementos de divulgación 100%

gestionadas correspondiente a 18 solicitudes - 18/16*88,88%

2. FO-CO-02 Solicitud de material de divulgación y boletines de

prensa para proyectos idu, 100% gestionadas, correspondiente a 45

solicitudes 45/45*100%

3. FO-CO-193 Registro de solicitudes de información y entrevistas externas, 100%

gestionadas, correspondiente a 37 solicitudes 37/37*100%


La OAC no eliminó ningun riesgo


X16






ENTIDAD: PROCESO: FACTIBILIDAD DE PROYECTOS


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RAFAEL EDUARDO ABUCHAIBE

DIRECCIÓN TÉCNICA DE PROYECTOS YOLANDA OVIEDO ROJAS DIRECTORA TÉCNICA DE PROYECTOS



Desarrollar proyectos sostenibles para mejorar las condiciones de movilidad en términos de equidad, integración, seguridad y accesibilidad de los habitantes del Distrito Capital, mediante la construcción y

conservación de obras de infraestructura de los sistemas de movilidad y espacio público.ANÁLISIS (Riesgo inherente)


RIESGODescripción

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CONTROL

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REO

1. Acuerdos o influencia de

funcionarios de alto nivel para beneficio

particular.

C.FP.01

Omisión de los requisitos en la

selección de alternativas

viables en los proyectos de

Infraestructura vial y/o de

conservación vial o espacio

público, desde el punto de vista economico y/o técnico para

favorecer Intereses

particulares.

1.Incremento en los costos de los

proyectos.2.Beneficios del proyecto a un

particular.3.Demandas al

Instituto y al Distrito.

4.Mala imagen de la Entidad hacia las

comunidades. 5.Hallazgos de los entes de control.

10B

AJA

1. Aplicación de la Matriz multicritierio para la selección

de alternativas de los proyectos a construir de infraestructura

vial y de espacio público.

2. Alimentación y aplicación de la base de datos "Resultado del modelo de priorización .xls", en

donde se registra las observaciones para la

priorización de los proyectos a construir de infraestructura vial

y espacio público. 3. Aplicación de la guía Alcance

de los entregables de Prefactibilidad y Factibilidad, para los proyectos a construir

de infraestructura vial y espacio público.

5B

AJA

1.Trabajo interdisciplinario para

evaluar la mejor alternativa del

proyecto

Matriz Multicriterio diligenciada en etapa

de Factibilidad.

Lista de chequeo de Entregables


Causas: Se ajustarón las causas, dejando solo una.

Riesgo: Se mantiene con corte al 30 de abril. No se materializó en el periodo

analizado.

Consecuencias: Se enumeran las consecuencias existentes. Se eliminó la

consecuencia relacionada con el incumplimiento al PDD, y se adiciona la de

hallazgos de entes de control.

Controles: Se elimina el segundo control y se ajustan y complementan los los

controles 3 y 4.

Acciones asociadas: Se mantienen las acciones asociadas.

Registros: Se mantienen los registros asociados inicialmente.

1. No de matriz multicriterio elaboradas / No. Factibilidades Entregadas.

Durante el periodo de enero a abril no se ha llevado a cabo Factibilidades.

2. Número de Programas estructurados / Número de Programas de Conservación

incluidos en el cronograma DTP =1/1Este programa sirve como soporte para el proceso que se esta estructurando para subcontratación, el cual se encuentra en

proceso de radicación para estrcuturación de pliegos.

3. Número de quejas, reclamos, denuncias y/o informes de entes de control sobre Omisión de

los requisitos en la selección de alternativas viables en los proyectos = 0

No se han presentado quejas, reclamos, denuncias o informes de entes de control con

respecto al riesgo identificado.


SUBDIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO URBANO

SUBDIRECTOR GENERAL DE DESARROLLO URBANO


X23






ENTIDAD: PROCESO:

IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN

CAUSAS

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STOP


GESTIÓN DE LA VALORIZACIÓN Y FINANCIACIÓN


Estructurar e implementar los acuerdos de valorización conforme a la planeación y formulación de proyectos de infraestructura para la ciudad, de tal forma que se garantice su financiación y el recaudo efectivo de la contribución de valorización, así como desarrollar proyectos de iniciativa comunitaria bajo el esquema de

valorización.ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

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REO

Presiones por intereses de terceros

Que por omisión o extralimitación de funciones se estructure un Acuerdo de Valorización, el cual se encuentre formulado de manera que favorezca los intereses de particulares

Impacto social.Impacto económico

al no percibir posibles cobros de

valorización.

20M

OD

ER

AD

A

1. Formulación del proyecto de Acuerdo soportado por un grupo interdisciplinario

2. Revisión del Proyecto de Acuerdo por diferentes dependencias (SGJ - DTAV- DG) del IDU y su aprobación por el Concejo.

3. Procedimiento de Estructuración Proyectos de Acuerdos.

20M

OD

ER

AD

A

Verificación de cumplimiento de

requisitos y procedimientos.

Planillas que incluyen la actualización de factores prediales.

Proyecto de Acuerdo revisado por las

dependencias según procedimiento de Estructuración.


Causas: Se mantienen igual

Riesgo: El riesgo continua igual.

Consecuencias: Permanece igual

Controles: Se mantienen y se aplican conforme a lo establecido en el procedimiento de estructuración de proyectos de valorización.

Se complementó redacción del control 2 y 3 pasó de Acuerdos a (Proyectos de Acuerdo)

Acciones asociadas: Siguen igual

No. revisiones ejecutadas para aprobacion del proyecto de Acuerdo / No. de revisiones planificadas en el procedimiento.

I = ( 3 revisiones x 100 / 3) = 100%

Análisis:

Se realizó la revisión del proyecto de Acuerdo por las (3) dependencias internas del instituto establecidas en el procedimiento PR-VF05 una vez finalizada, se recibió aprobación para radicar el Proyecto de Acuerdo en la SDM , realizada mediante Oficio 20175650302051 del 25/04/2017 para continuar con las demás actividades administrativas, llegará al Concejo Gobierno responsable de radicar en el Concejo de Bogotá para respectivo debatey posible aprobación

Introducir datos errados o falsos para

favorecer a terceros en registros ya

incorporados al sistema

Manipular o alterar la información de los predios en cuanto a los factores y atributos requeridos para la liquidación y/o visita de verificación, omitiendo o extralimitándose en funciones u olbigaciones contractuales, con el fin de beneficiar un particular

Afectación en el monto individual de

los cobros de valorización.

Menor recaudo percibido

40A

LTA

1. STOP realiza la verificación de los registros con las bases de datos oficiales.

2. Revisión por parte de los profesionales designados para tal fin, verificando que la información de los predios coincidan con los datos oficales

3. Revisión de una muestra aleatoria de los predios liquidados

20M

OD

ER

AD

A

Comparación bases de datos IDU frente a

la de CATASTRO Verificar la

información de las planillas con la

información almacenada en el

sistema de información

Revisar coincidencia de datos del

inventario con los de las bases y verificar

con la fotografía

Documento descriptivo de los procedimientos y

resultados generados en el control de

calidad

Registro de datos e imágenes


Causas:Permanece igual



Controles: Siguen los mismos


No.datos de predios con inconsistencias / Total de datos de predios analizados.

Análisis:Este indicador no aplica para el período debido a que no se realizó ninguna implementacion y produccion de un nuevo cobro de la valorizacion, sin embargo, se han adelantando diferentes actividades concernientes a la liquidación del proyecto de Acuerdo que se presentará al Consejo de Bogotá.



CAUSAS

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ANÁLISIS (Riesgo

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RIESGODescripción

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il

STOP

Introducir datos errados que favorecen

al contribuyente.

Que por omisión se expidan paz y salvos de predios con deuda pendiente, con el fin de favorecer un tercero|.

Realizar un trámite indebido ante la

notaria yMenor recuado

percibido por parte del IDU

30A

LTA

1. Activación de alertas en el aplicativo VALORICEMOS de la expedición de paz y salvos2. Revisión períodica de una muestra representativa de los paz y salvos emitidos, .3. Parametrización del módulo de paz y salvos en el aplicativo Valoricemos mediante el log de auditoría.

5B

AJA

Alertas en la homologación de los

predios y en la detección del chip

Comparación contínua entre el

estado de cuenta de los predios con paz y

salvos emitidos

Instructivo para generar CECTN (Paz

y salvos)Archivos mensuales de las verificaciones

realizadas


Causas:Permanece igual



Controles: Siguen los mismos


Total paz y salvos revisados con deuda (De una muestra) / Total de paz y salvos revisados (De la muestra) (300*100)/300 = 100%

Análisis:Para el período comprendido entre enero y marzo de 2017, la STRT entregó un reporte de 100,419 estados de cuenta para trámite notarial. Se revisaron 300 estados de cuenta para trámite notarial, los cuales se encontraron correctamente, bajo los procedimientos establecidos para realizar el trámite y cumpliendo con los estandares de calidad y transparencia. Lo único que se encontró en la revisión, es que faltaron códigos en la homologación, sin embargo esto no afecta la entrega correcta del paz y salvo. Sin embargo, con el fin de generar una retroalimentación del seguimiento, se realiza una reunión mensual con las personas que expedieron los paz y salvos para aclarar las dudas y así mejorar el trámite.

Acuerdos entre el propietario y el

profesional que haga visita a terreno

Emisión de conceptos técnicos omitiendo los procedimientos definidos, con la intención de favorecer un contribuyente en cuanto a factores gravables

Menor recaudo percibido por parte

del IDU

10B

AJA

Revisión por parte del funcionario designado para tal fin, verificando que la información de los predios coincidan con los datos oficalesRevisión periódica de una muestra aleatoria de los conceptos técnicos emitidos

10B

AJA

Comparación entre los datos cargados en

el sistema, datos oficiales, imágenes y

cartografíasVerificación de las

bases de datos en el sistema valoricemos

Instructivo para elaborar conceptos

técnico


Causas: Se mantienen iguales

Riesgo: Se mantiene igual

Consecuencias: Se mantiene igual

Controles: Se mantiene igual

Acciones asociadas: Se mantiene igual

La probabilidad se modifica de improbable a rara vez y el impacto se modifica de catastrófico a mayor

Número de conceptos con inconsistencias / Total de conceptos revisadosI: (140*100)/140 100%

Análisis:Durante el período entre enero y marzo de 2017, la STRT entregó un reporte de 477 conceptos técnicos que tuvieron modificaciones en sus atributos, que en la mayoría de casos pertenecen a unidades de propiedad horizontal. Se estableció una muestra de 140 conceptos técnicos para ser revisados por el equipo y se evidenció que se han generado bajo los parámetros establecidos en los procedimientos y conservando los estandares de calidad y transparencia. Aunque al hacer la revisión, en algunos conceptos técnicos se evidenciaron algunas diferencias entre el aplicativo Valoricemos y la base de datos reportada, después de revisar detalladamente los conceptos, se concluyó que estaban correctamente cargados con sus respectivos soportes en la ruta registrada.



CAUSAS

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il

STJEF

Acuerdos entre propietarios y el

profesional que realice las liquidaciones de

cartera

Manipular o excluir la informacion de los intereses, afectando la liquidación, con el ánimo de beneficiar a un tercero

Menor recaudo por parte del IDU 20

MO

DE

RA

DA

El sistema solo permite las modificaciones de los predios a los perfiles autorizados

5B

AJA

Se están haciendo revisiones periódicas al riesgo, para evitar que se materialice.

Registro en el sistema de Valoricemos,

forma IAJU Documento 300 de

liquidación.Guía del Calculo de la

deuda….


Causas: Se mantienen iguales

Riesgo: Se modifica la redacción, pero continúa el mismo riesgo

Consecuencias: Se mantienen iguales

Controles: Se mantienen iguales

Acciones asociadas: Se modificóAdemás se ajustó la naturaleza del control y algunos criterios de medición

Número de registros ajustados en el período /Total de registros liquidados en el períodoI (104/174,264)/*100%

Análisis:Durante los meses de Enero, Febrero y Marzo de 2017, se generó de manera masiva la liquidación y facturación para 174.264 predios en total, con cuenta de cobro previa la aprobación masiva de las cuentas de cobro, se realizaron los controles de calidad mensuales después de generados los procesos masivos para los diferentes procesos de liquidación y generación de cuentas de cobro de los proyectos AC180, AC398 y AC523, para los siguientes escenarios que corresponden a predios que presentan deuda por concepto de la contribución de valorización tales como: pago por cuotas, acuerdos de pago, planes de abono y predios en mora. Se evidenciaron 104 predios con inconsistencias, las cuales son objeto de ajuste, con el fin de garantizar la integridad de la información.Los ajustes más frecuentes que se presentan son: inconsistencia en el cálculo de los intereses (mora o financiación), ajustes a la centena, inconsistencia en la fecha de vencimiento y variación al consolidacion el saldo, así como alteración en variables de facturación.Con el fin de detectar las inconsistencias se realiza la importación de los archivos planos a Excel, en donde se muestran las variables de facturación, las cuales se validan de acuerdo a los meses en mora, cuentas de cobro procesadas y etapa de cobro, entre otras. Después de adelantar todo el proceso, no se materializó el riesgo de corrupción.

Proyectar oficios con solicitud de

levantamiento de medidas sin estar

cancelada la contribución.Acuerdos

entre funcionarios y contribuyentes

Afectación en la tradición de inmuebles sin que la contribución de valorización haya sido cancelada por el interesado, para favorecer a terceros

Se genera detrimento

patrimonial y acciones de

repetición en contra del IDU

10B

AJA

Verificar que en el certificado de tradición y libertad conste una medida de gravamen vigente y que el estado de cuenta de la contribución este al día, para solicitar el levantamiento de la misma en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos que corresponda

5B

AJA

Previa verificación del estado de cuenta del

inmueble, se proyectará un oficio con la solicitud de levantamiento del

gravamen de valorización para ser remitido a la Oficina

de Registro de Instrumentos Públicos

que corresponda

Registro en el sistema de correspondecia

Orfeo y en el aplicativo

Valoricemos.


Causas: Se mantienen igual

Riesgo: Se mantienen igual

Consecuencias: Se mantienen igual

Controles: Se mantienen igual

Acciones asociadas:Se mantienen igualSe modificó un criterio de medición del control.

Número de oficios con errores en la solicitud de levantamiento de gravamen / Número de oficios revisados con solicitud de levantamiento de gravamen. I: (0/159)*100% = 0 Análisis:Para los meses de enero, febrero, marzo y abril se generaron 159 oficios de levantamiento de gravamen que corresponden a 4.620 predios, a los cuales se les realizo la respectiva revisión y verificación de los certificados de tradición y libertad y el estado de cuenta en el sistema Valoricemos, no encontrando errores en dichos oficios.



CAUSAS

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STJEF



SGGC CARLOS HUMBERTO MORENO BERMUDEZ Subdirector General de Gestión Corporativa

DTAV HERNANDO ARENAS CASTRO Director Técnico de Apoyo a la Valorización

STOP JOSÉ ANTONIO VELANDIA CLAVIJO Subdirector Técnico de Operaciones

STJEF CARLOS FRANCISCO RAMIREZ CARDENAS

Proyectar actos administrativos con información errada.

Acuerdos entre funcionarios y contribuyentes

Omitir o extralimitarse en la elaboración y aprobación de un acto adminsitrativo con contenido no congruente con la normatividad con el ánimo de favorecer a un particular

Menor recaudo percibido por parte

del IDU

20M

OD

ER

AD

AGeneración de la resolución a través de Valoricemos que se encuentra en interfaz con Orfeo. El revisor realiza el control de calidad de los actos administrativos proyectados por el abogado y lo asigna, a través de la plataforma Orfeo a la SGJ.

20M

OD

ER

AD

A

Constatar que tanto la infomación jurídica

como la perteneciente a los atributos

prediales corresponda a los que se

encuentran en el sistema de información

Valoricemos.

Lista de chequeo de los Actos

Administrativos revisados y su físico



Riesgo: Se mantienen

Consecuencias: Se mantiene

Controles: Se mantien

Acciones asociadas: Se mantieneSe modifico un criterio de medición de probabilidad.

Devolucion de proyecto de actos administrativos con informacion no congruente con la normatividad x 100/ Total de Actos Proyectados

I:( 0/327)*100% =0

AnálisisSe realizó la revisión de los actos administrativos remitidos para firma de la Subdirectora General Jurídica, durante los meses de Enero, Febrero, Marzo y Abril se verifico que efectivamente cada una de los 327 proyectos de acto administrativo enviados por la STJEF, conto con el control de calidad correspondiente, el cual fue avalado con el VoBo de cada uno de los intervinientes, no se encontró devoluciones en lo que respecta a incongruencia con la normatividad aplicable.


Subdirector Técnico Jurídico y de Ejecuciones Fiscales


FORMATO FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 28/04/2017FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4

ENTIDAD: PROCESO: DISEÑO DE PROYECTOS


CAUSAS

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CONSECUENCIAS

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REGISTRO ACCIONES DE MONITOREO INDICADOR

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franc

isco

Dua

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DTD



Rafael Eduardo Abuchaibe López Subdirector General

Dirección Técnica de Proyectos - DTP Yolanda Oviedo Rojas Directora Técnica



Elaborar los estudios y diseños requeridos para la ejecución de los proyectos, basados en la factibilidad, verificando que incluyan todos los componentes y cumplan las normas técnicas y urbanísticas vigentes.


RIESGODescripción

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ACCIONES ASOCIADAS

AL CONTROL

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Que en los contratos de Estudios y Diseños, donde no hay interventoría se concierte y/o realicen acuerdos con el consultor, supervisor y/o Directivos IDU, para aceptar productos no conformes.

Validar y aprobar los productos de diseño que no cumplen requisitos y/o normatividad vigente, en contratos de Estudios y Diseños donde no hay interventoría, con el fin de beneficiar a un tercero.

1. Posible demora en los trámites de aprobación y armonización con las ESP. 2. Sobrecostos por la necesidad de ajustes y actualizaciones a los diseños aprobados. 3. Inicio de procesos legales, tales como disciplinarios en contra de los funcionarios y demandas en contra de los consultores implicados.4. Posibles hallazgos de los Entes de Control

10B

AJA

Elaborar y remitir oficio de validación por parte de los especialistas, de cada uno de los productos de diseño, y hacer el seguimiento y control durante la ejecución del contrato de todos los productos, utilizando el formato FO-DP-200 Lista de chequeo y recibo de productos en la etapa de estudios y diseños.

10B

AJA

• Verificar que en el Formato FO-DP-200 se haya diligenciado el concepto de conformidad y aprobación del producto en el periodo.

• Oficios, *ORFEO.• Formato FO-DP-200 en cada contrato monitoreado.

Indique los ajustes realizados en:Causas: Se modifica la redacción del texto.Riesgo: Se mantiene el riesgo en los términos iniciales.Consecuencias: Se enumeran y mantiene el contenido de los numerales 1, 2 y 3, se adiciona el numeral 4.Controles: Se mantienen en los términos iniciales.Valoración del Riesgo: Preventivo: Se modifico NO a SI.Correctivo: Se modifico SI a NO.Acciones Asociadas al Control: Se mantienen en los términos iniciales.Registro: Se mantienen los definidos inicialmente.

Análisis y Valoración del Riesgo: Según el análisis realizado al riesgo, se reflejan los siguientes resultados:Probabilidad: Rara VezImpacto: Mayor. En el periodo monitoreado (Enero 1-Abril 30-17) no hay contratos sin Interventoría que se encuentren en ejecución.

I = N/A

• Fórmula: N° productos validados y aprobados que cumplen con la normatividad / Total de productos revisados * 100

En el periodo de monitoreo, no aplica en razón a que no existen contratos en ejecución, sin interventoría.

Que en los contratos de Estudios y Diseños, donde hay interventoría se concierte y/o realicen acuerdos el consultor, interventor, supervisor y/o Directivo IDU, para aceptar productos no conformes

Aceptar y aprobar productos de diseño que no cumplen requisitos y/o normatividad vigente, en contratos de Estudios y Diseños donde hay interventoría, con el fin de beneficiar a un tercero

1. Posible demora en los trámites de aprobación y armonización con las ESP. 2. Sobrecostos por la necesidad de ajustes y actualizaciones a los diseños aprobados. 3. Inicio de procesos legales, tales como demandas, en contra de los consultores e interventores implicados. 4. Posibles hallazgos de los Entes de Control.

10B

AJA

1. Oficio por parte del IDU (Especialista) de declaratoria de cumplimiento de la aprobación los productos de diseño entregados por la Interventoría.2. Hacer el seguimiento y control durante la ejecución del contrato de todos los productos, utilizando el formato FO-DP-200 Lista de chequeo y recibo de productos en la etapa de estudios y diseños.

10B

AJA

• Verificar que en el Formato FO-DP-200 se haya diligenciado la aprobación del producto en el periodo.

• Oficios, ORFEO.• Formato FO-DP-200 en cada contrato monitoreado

Indique los ajustes realizados en:Causas: Se modifica la redacción del texto.Riesgo: Se mantiene el riesgo en los términos iniciales.Consecuencias: Se enumeran y se mantiene el contenido de los numerales 1, 2 y 3, se adiciona el numeral 4.Valoración del Riesgo:Controles: Se enumeran y se mantienen en los términos iniciales.Preventivo: Se modifico NO a SI.Correctivo: Se modifico SI a NO.Acciones Asociadas al Control: Se mantienen en los términos iniciales.Registro: Se mantiene.Análisis y Valoración del Riesgo: Según el análisis realizado al riesgo, se reflejan los siguientes resultados:Probabilidad: Rara VezImpacto: Se mantiene en mayor.En el periodo monitoreado enero - abril de 2017, los contratos en ejecución se iniciaron a finales de enero del presente año.Contratos:IDU-1109-2016, IDU-1106-2016IDU-1110-2016, IDU-1101-2016IDU-1113-2016, IDU-1107-2016IDU-1073-2016, IDU-1104-2016IDU-933-2016, IDU-934-2016

I = N/A

• Fórmula:N° productos con declaratoria de cumplimiento / Total productos aprobados por la Interventoría y recibidos por el IDU

No aplica el monitoreo, los contratos en ejecución se iniciaron a finales de enero de 2017:DU-1109-2016, IDU-1106-2016IDU-1110-2016, IDU-1101-2016IDU-1113-2016, IDU-1107-2016IDU-1073-2016, IDU-1104-2016IDU-933-2016, IDU-934-2016

OBSERVACIONES:

Subdirección General de Desarrollo Urbano - SGDU


X18






ENTIDAD: PROCESO: GESTIÓN PREDIAL


CAUSAS CÓDIGO CONSECUENCIAS

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Emitir la Resolución de Cierre

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DIRECCIÓN TÉCNICA DE PREDIOS MARIA DEL PILAR GRAJALES RESTREPO DIRECTORA TÉCNICA DE PREDIOS

RAFAEL EDUARDO ABUCHAIBE LOPEZ SUBDIRECTOR GENERAL



Realizar la adquisición predial, reasentamiento integral de población y expedir viabilidades prediales basados en Decreto de Urgencia, oferta de compra, evaluación técnica, jurídica ysocial para desarrollar proyectos de infraestructura vial y espacio público adelantados por el IDU, en el marco del Plan de Ordenamiento Territorial, el Plan Maestro de Movilidad y losPlanes de Desarrollo Distrital, de acuerdo con las normas legales vigentes y garantizando los Derechos Constitucionales de la ciudadanía



RIESGODescripción

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ITO

REO

1. Romper el proceso de confidencialidad previo a la notificación de la Oferta

de Compra mediante el acto administrativo

Omitir o extralimitar funciones u

obligaciones, para entregar información a los afectados

por obras públicas, antes

de la formalización de la compra, con

el fin de beneficiar un

particular

1. Inconformidad de los afectados

2. Mala imagen institucional

3. Investigaciones disciplinarias

20M

OD

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AD

A 1. Sistematización de la información en aplicación PREDIOS.

2. Restricción de permisos a los Usuarios del Aplicativo de Predios

por actividades, a través de la solicitud de creación de usuarios

5B

AJA

1. Inclusión de una cláusula de confidencialidad en los contratos de prestación de

servicios de apoyo a la gestión

2. Campaña de concientización de

confidencialidad de la información

1. Contratos de prestación de servicios SIAC

2. Reporte de la aplicación PREDIOS generado pro la

STRT (Reporte de recepción)

3. Solicitud de creación de usuarios


Causas: Se mantienen las mismasRiesgo: Se mantienen los términos inicialesConsecuencias: Se ajusta la consecuencia 1 en relación a la palabra propietarios por afectadosLas consecuencias 2 y 3 se mantienenControles: Se mantienen en los términos establecidosAcciones asociadas: Se mantienen en los términos establecidosRegistros: Se mantienen los inicialesIndicador: Indicadores:Se mantiene y se actualizan los numeradores a corte del 25 de Abril

( # de actividades realizadas / Total de actividades a realizar) * 100%

3/3*100% = 100%

Se adelantaron tres actividades programadas así:

1. Inclusión de la clausula de confidencialidad en los PSP2. Generar reporte de la aplicativo para identificar uso de la aplicación3. Aprobación de las solicitudes de creación de usuario y determinación de perfiles según roles

1. Romper la cadena de custodia de la carpeta del predio, incumpliendo así

las instrucciones de cuidado y archivo los

expedientes a cargo del área social y predial.

Manipular y/o alterar la

documentación contenida en los

expedientes prediales por

parte de usuarios o personas internas o

externas del IDU, para

favorecer un tercero

1. Perdida de documentos que

hacen parte de un expediente.

2. Alteración o falsedad de

documentos de un expediente.

3. Reprocesos.

4. Vencimientos de términos

5. Demandas

6. Retrasos en la entrega de los

predios afectados

20M

OD

ER

AD

A

1. Aplicación de la lista de chequeo de la entrega de carpetas de adquisición predial y social que permite guardar la trazabilidad del expediente.

2. Digitalización de cada documento producido en el proceso de gestión predial una vez firmados los documentos por la Directora de Predios.

3. Actualización de documentos digitales por expediente y por RT que cubra los cuatro componentes sociales (social, jurídico, inmobiliario y económico), en la carpeta compartida DTDP.

4. Alimentación del tablero de control que permite realizar seguimiento a los proyectos

5. Trasferencias documentales al archivo central.

5B

AJA

1. Verificación de la documentación de los expedientes por parte del articulador garantizando la completitud de la misma.

1. FO-GP-23 lista chequeo expedientes gestión social2. FO-GP-16 lista chequeo para la entrega de carpetas adquisición predial3. Carpeta Virtual


Causas: Se mantienen las causasRiesgo: Se mantiene el RiesgoConsecuencias: Se mantienen las consecuenciasControles: Se mantienen los controlesAcciones asociadas: Se mantienen las acciones asociadasIndicadores: Indicadores:Se mantiene y se actualizan los numeradores a corte del 25 de Abril

(# de listas de chequeo aplicadas en expedientes / # de expedientes del proyecto) * 100%

= 413 listas de chequeo / 413 RT * 100% = 100%

Se toma como muestra el proyecto de valorización 523, el cual contiene 413 RT de los cuales cuentan con la aplicación de la lista de chequeo de adquisición predial, garantizando así la eficacia del control en el total de la muestra seleccionada.

1. Por beneficiar a un tercero.

2. Por soborno de un tercero.

3. Manipulación de la información.

4. Acuerdos entre el contratista y el funcionario

IDU.

5. Acuerdos entre contratistas y grupo

social.

Alterar y/o modificar de la

información levantada en el Censo Social

para dar beneficio a un

particular.

1. Demoras en el cumplimiento de los tiempos previstos

para el reasentamiento

integral de la población afectada.

2. Reprocesos.

20M

OD

ER

AD

A

1. Elaboración precisa del censo socioeconómico.

2. Verificación de la información por parte de los articuladores tanto en

campo como en la Entidad.

3. Seguimiento a la Unidad Social

5B

AJA 1. Fichas Censales

2. Resolución de Cierre


Causas: Se mantiene las causasRiesgo: Se mantiene el RiesgoConsecuencias: Se mantienen las ConsecuienciasControles: Se mantienen los mismos.Acciones asociadas:Se mantienenIndicadores:Se mantiene y se actualizan los numeradores a corte del 25 de Abril

(No. de fichas censales verificadas y aprobadas en el período / No. de fichas censales realizadas al período) * 100% =

65/65*100% = 100%

Se adelantaron 65 fichas censales de los siguientes proyectos, las cuales fueron verificadas y aprobadas:

* PROYECTO MUTIS 110* PROYECTO MUTIS 116* PROYECTO AV. LAUREANO GÓMEZ

(No de Resoluciones de Modificación al mes / No. de fichas modificadas al mes) * 100% =

1/1 * 100% = 100%

Se generó la resolución de modificación 1665 de 2016, del 1 de febrero de 2016, en el periodo reportado para el proyecto TABOR.




X17






ENTIDAD: PROCESO: EJECUCIÓN DE OBRAS


CAUSAS

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85- d

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Rar

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Men

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01 d

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- 30

de

Abr

il



Realizar seguimiento a la ejecución de los proyectos del sistema vial, de transporte y espacio público, de acuerdo con las características de diseño para construir las obras definidas en el plan de desarrollo y cumplir

la misión del IDU.

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

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CONTROL

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1. Que la interventoría no ejerce el debido control y seguimiento a la elaboración y/o ajuste de estudios y diseños requeridos en el etapa

de ejecución de obra.2. Que los diseños iniciales no se ajustan a la realidad del proyecto.3. Solicitud de nuevas obras en la etapa de ejecución de obras por

parte de las ESP y otras entidades.

Uso indebido del poder para la aprobación por parte del

interventor en la elaboración y/o ajuste de estudios y

diseños sobredimensionados por

parte del constructor en la etapa de ejecución de obras.

1. Estudios y diseños sobredimensionados generando

sobrecostos en las obras y la necesidad de realizar

modificaciones contractuales (prórrogas, suspensiones,

adiciones, mayores cantidades, ítems no previstos.)

2. Entrega tardía de las obras3. Detrimento patrimonial.4. Que no se ejecuten la

totalidad de las metas físicas contempladas en el proyecto.5. Desfinanciacion de otros

proyectos por la necesidad de nuevos recursos.

60E

XTR

EM

O

1. Aplicación del Manual de Interventoría y/o Supervisión de

contratos.2. Aplicación del procedimiento Cambio de Estudios y Diseños

aprobados en etapa de Construcción y/o Conservación"

3. aplicación de la guía "Coordinación IDU, ESP y TIC EN

PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA DE

TRANSPORTE"

20M

OD

ER

AD

A

1. Oficios y documentos Técnicos de aprobación de

Cambios de Estudios y Diseños por parte de los

Interventores en Etapa de Ejecución de Obras.

2. Memorando dirigido a la DT de Proyectos, solicitando revisión a las modificaciones

presentadas por el Interventor.

3. Actas de competencias de pago debidamente suscritas

por las ESP.

1. Comunicaciones oficiales y/o informes de Interventoría

Nota. El Control de los productos de Estudios y

Diseños es ejercido por la DT de Proyectos.

2. Acta de competencia de pago debidamente suscritas

por las ESP

Causas: Se mantienen la mismas.Riesgo: Se mantiene el mismo.Consecuencias: Se mantienen las mismas.Controles: Se mantienen los mismos. Acciones asociadas: Se mantienen las mismas y se modifica la N. 2 cambiando el nombre de la DT de Diseños por la DT de Proyectos.

N° diseños modificados aplicando el Procedimiento PR-DP-080 / N° de diseños modificados en la etapa de construcción.

No se presento modificaciones a los estudios y Diseños en etapa de construcción en este periodo.

1. Que la interventoría no ejerce el debido control y seguimiento a la

inversión del anticipo

Que por extralimitación u omisión por parte de la

interventoría y/o contratista y/o supervisión del contrato, se dé mal uso por parte del contratista de los dineros girados por concepto de

anticipo, con el fin de favorecer un tercero.

1. Desfinanciación del contrato, incumplimiento del objeto

contractual2. Mala imagen hacia el IDU por

parte de la ciudadanía, los medios de comunicación y

partes interesadas3. Sanciones a los contratistas

e interventores4. Detrimento patrimonial

5. Peculado por apropiación y/o destinación.

20M

OD

ER

AD

A

1. Aplicación del Manual de Interventoría y/o Supervisión de

contratos de Infraestructura Vial y Espacio Publico del IDU.

2. Formato 4-MIN-C-M-25 Plan de Inversión del Anticipo.

3. Aplicación de la guía de pago a terceros.

4. Exigir las Pólizas de cumplimiento de los contratos.

5. Utilización de la Fiducia.6. Aplicar lo establecido en los

Contratos (valores y condiciones de pago y amortización del

anticipo).7. Mecanismo de Fiducia.

20M

OD

ER

AD

A

1. Oficio de Aval del plan de inversión del anticipo por

parte de la coordinación del contrato.

2. Verificación y seguimiento de la

amortización del anticipo, por parte de la Interventoría y/o

coordinador.

1. Oficios de aprobación de la interventoría de los

informes de plan de manejo del anticipo.

2. Formato Plan de Inversión del Anticipo

Causas: Se mantienen la mismas.Riesgo: Se mantiene el mismo.Consecuencias: Se mantienen las mismas.Controles: Se mantienen los mismos y se adiciona " mecanismos de FiduciaAcciones asociadas: Se mantienen las mismas. D

IRE

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S # de contratos que amortizaron en el periodo /# de Contratos que facturaron actas de recibo que debian amortizar el anticipo en el periodo x 100 %

5/5 x 100% = 100%

Análisis: Se da cumplimiento a lo establecido en los controles establecidos , se amortizan en el periodo anticipos en los siguientes contratos:

IDU-1300-2014, IDU-1654-2014, IDU-1725-2014, IDU-1877-2014, IDU-1829-2015.







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INDICADOR




la misión del IDU.

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

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S

1. Que la interventoría no ejerce el debido control y seguimiento a la

elaboración de los análisis de precios unitarios No previstos que no se encuentren en la base de

Datos del IDU.2. Productos de estudios y diseños

deficientes o desactualizados.

Uso indebido del poder por parte del interventor para

aprobar Ítems no previstos por fuera de los valores del

mercado con el fin de beneficiar al contratista y/o

el mismo interventor

1. Desfinanciación del contrato.2. Disminución de las metas

físicas del proyecto3. Mala imagen hacia el IDU por



e interventores5. Detrimento patrimonial.

6. Incremento en el valor del contrato.

7. Desfinanciación de otros proyectos por la necesidad de

nuevos recursos

20M

OD

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AD

A1. Aplicación del Manual de

Interventoría y/o Supervisión de contratos

2. Listado de precios del IDU.3. Cotizaciones.

4. Aprobación de APUS por parte de la interventoría. 5. Mesas de trabajo.

6. Manual de gestión cotractual vigente.

7. comunicación de no objecion por parte del IDU de los APUS

20M

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A

1. Oficio de aprobación por parte de la Interventoría.2. Suscripción de acta de

fijacioón de precios

1. Comunicaciones oficiales (Aval por parte del IDU de los

APUS No previstos)2. Formato Análisis de

Precios Unitarios.3. Formato Acta de Fijación

de Precios No Previstos.4. Cuadro de reversión de

precios.

Causas: Se mantienen la mismas.Riesgo: Se modifica el riesgo, indicando del riesgo la "funcionario Público", teniendo en cuenta que este es el que finalmente va a realizar el control y va a aplicar las acciones asociadas al control.Consecuencias: Se mantienen las mismas.Controles: Se mantienen los mismos y se adicionan " Manual de gestión cotractual vigente" y "comunicación de no objecion por parte del IDU de los APUS"Acciones asociadas: Se mantienen las mismas y se adiciona "Suscripción de acta de fijacioón de precios"

# de ítems no previstos que son revisados o que se encuentran en revisión / # de ítems no previstos que llegan para revisión.

256/256 x 100% = 100%

Análisis: de los 256 reportados, 67 fueron devueltos, 124 fueron avalados y 65 se encuentran en revisión:

Patio Garaje: Devueltos 1, radicado(s) 20173350064581, En revisión: 14, radicado(s): 20175260104502 y 20175260228512 Total: 15

Estación intermedia: Devueltos 8, radicado(s) 20173460233281, 20173460233291 y 20173460233301, En revisión: 40, radicado(s): 20165260920102 y 20175260068372,

Total: 48 Parque Bicentenario: No objetados: 31, radicado(s): 20173460184351, Total: 31 Deprimido de la 94: Devueltos 19, radicado(s) 20173360299411, No objetados: 8,

radicado(s): 20173360319341 Total: 27 Raps Teusaquillo: Devueltos 11, radicado(s) 20173360045411, 20173360045421,

20173360089111, 20173360115781, 20173360115901, 20173360115931 y 20173360115931, No objetados: 9, radicado(s): 20173360096351, 20173360112411 y

20173360116091, Total: 20 Av. Sirena.: Devueltos 7, radicado(s) 20173360115691, 20173360115961., No

objetados: 19, radicado(s): 20173360203821 y 20173360134291, En revisión: 11, radicado(s): 20175260119762 y 20175260187312. Total: 37

Av. Ciudad de Cali.: Devueltos 5, radicado(s) 20173360134421, 20173360089181 y 20173360089131., No objetados: 2, radicado(s): 20173360096341 y 20173360101621,

Total: 7 Av. Rincon Tabor: Devueltos 15, radicado(s) 20173360116011, No objetados: 15,

radicado(s): 20173360134491,Total: 30 Av. Cerros: Devueltos 1, radicado(s) 20173360064651, No objetados: 10, radicado(s):

20173360090461, Total: 11 Raps Suba: Devueltos 10, radicado(s) 20173360255421, No objetados: 34, radicado(s):

20173360096331, Total: 44 Av. Bosa: Devueltos 1, radicado(s) 20173360134651, No objetados: 4, radicado(s):

20173360299331, Total: 5 Red Tintal: Devueltos 8, radicado(s) 20173360265551, Total: 8.

1. Que la Interventoría no realiza eficientemente la supervisión en

las actividades de difícil medición y verificación (como por ejemplo, la

excavación, bases, capas asfálticas)

Que por omisión o extralimitación de funciones o de común acuerdo con el

contratista el interventor apruebe Mayores cantidades de obra injustificados con el

fin de beneficiar al contratista y/o el mismo

interventor

1. Desfinanciación del contrato.2. Disminución de las metas

físicas del proyecto3. Mala imagen hacia el IDU por



e interventores5. Detrimento patrimonial.

6. Incremento en el valor del contrato.

7. Desfinanciación de otros proyectos por la necesidad de

nuevos recursos

20M

OD

ER

AD

A 1. Aplicación del Manual de Interventoría y/o Supervisión de

contratos. 2. Aplicación de la guía de pago a

terceros. 3. Aplicar lo establecido en los

Contratos.4. Manual de Gestion Contractual

20M

OD

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A

1. Verificar que el acta de mayores cantidades se

encuentre aprobada por el Interventor.

1. Formato Acta de Mayores Cantidades de Obra.

Causas: Se mantienen la mismas.Riesgo: Se modifica el riesgo, indicando del riesgo la "funcionario Público", teniendo en cuenta que este es el que finalmente va a realizar el control y va a aplicar las acciones asociadas al control.Consecuencias: Se mantienen las mismas.Controles: Se mantienen los mismos y se agrega el "Manual de Gestion Contractual"Acciones asociadas: Se mantienen las mismas.

# de mayores cantidades de obra aprobadas por el Interventor / # de mayores cantidades de obra presentados por la interventoría x 100%

Análisis: No se suscriben actas de mayores cantidades de obra en el periodo.







CAUSAS

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PRO

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CTO

REGISTRO

RES

PON

SAB

LE

INDICADOR




la misión del IDU.

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

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Subdirección General de Infraestructura Edgar Francisco Uribe Ramos Subdirector General de Infraestructura

Dirección Técnica de Construcciones Joanny Camelo Yépez Directora Técnica de Construcciones

1. Que la interventoría no ejerce el debido control y seguimiento a la ejecución reportada en las actas de recibo parcial y/o final de obra

Que por omisión o extralimitación de funciones se suscriba el acta de recibo parcial y/o final de obra, sin el debido cumplimiento de los requisitos técnicos ni contractuales, con el fin de favorecer al contratista y/o

interventor.

1. Desembolsos injustificados2. Detrimento patrimonial

3. Incumplimiento de obligaciones contractuales.

4. Mala imagen por parte del IDU al no entregar los

productos a la ciudadanía.5. Sanciones y procesos

judiciales.6. Obras inconclusas, sin

acabados.7. Calidad deficiente de las

obras.8. Aplicación de la póliza de

garantía.

60E

XTR

EM

O 1. Aplicación del Manual de Interventoría y/o Supervisión de

contratos. 2. Aplicación de la guía de pago a

terceros. 3. Aplicar lo establecido en los

Contratos.

20M

OD

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AD

A 1. Oficio de Aprobación por parte de la Interventoría de los informes presentados para el desembolso de los pagos parciales y/o finales.

2. Aval por parte de la coordinación para el pago de las actas parciales y/o final.

1. Formato Acta de Recibo Parcial de Obra.

2. Formato Acta de Recibo Final de Obra.

Causas: Se mantienen la mismas.Riesgo: Se modifica el riesgo, indicando del riesgo la "funcionario Público", teniendo en cuenta que este es el que finalmente va a realizar el control y va a aplicar las acciones asociadas al control.Consecuencias: Se mantienen las mismas.Controles: Se mantienen los mismos. Acciones asociadas: Se mantienen las mismas.

# de actas de recibo parcial y/o final tramitadas / # de actas de recibo parcial y/o final con el cumplimiento de los requisitos x 100%

93/93 x 100% = 100%

Análisis: Se realiza en el periodo la verificación de las actas de recibo parcial y/o final de los siguientes contratos:

IDU-5-2012, IDU-1900-2014, IDU-1300-2014, IDU-47-2011, IDU-1500-2014, IDU-1512-2014, IDU-1840-2014, IDU-1540-2014, IDU-1838-2015, IDU-1783-2014, IDU-715-2014, IDU-1807-2014, IDU-1836-2015, IDU-1864-2014, IDU-1920-2013, IDU-420-2015, IDU-1887-2013, IDU-1725-2014, IDU-73-2009, IDU-1822-2014, IDU-1782-2014, IDU-1843-

2015, IDU-1877-2014, IDU-1510-2013, IDU-1662-2014, IDU-1279-2013, IDU-1727-2014, IDU-1-2013, IDU-1856-2013, IDU-1688-2014, IDU-561-2015, IDU-1804-2014, IDU-1478-

2014, IDU-1829-2015, IDU-1839-2015, IDU-1654-2014, IDU-5-2013.

OBSERVACIONES:JUSTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS ELIMINADOS:No se elimino ninguno de los Riesgos.

Forma to: F O-AC-07 Versión: 2 Pág ina 90 Vo. Bo:


CÓDIGO PROCESO VERSIÓN 30/04/2017FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4

ENTIDAD: PROCESO: CONSERVACIÓN DE INFRAESTRUCTURA


CAUSAS

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C.CI.08

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EJ ECU TAR PROGR AM AS PARA EL MANT EN IMIENT O, REHABILIT ACIÓN, Y RECONSTRU CCIÓN DE L A MALL A VI AL Y EL ESPACI O PÚBLICO A TRAVÉS DE LA SUPERVISIÓ N Y CONT ROL DE CONTR AT OS Y CONVENIO S Y

REAL IZAR EL CONT ROL Y SEGUIM IENT O A LAS INT ERVENCI ONES EJECUTADAS POR T ERCER OS, PARA MEJO RAR LA MO VI LIDAD Y SEGURIDAD VIAL EN LA CIUDAD



RIESGODescripción CONSECUENCIAS

ZON

A RI

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ZON

A RI

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IODO

DE

EJEC

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ÓN


PER

IODO

DE

MON

ITO

REO

Que los d iner os d el an ticipo no se an utilizad os p ara el fin

destin ado

Que la inte rve ntor ía n o e jerza un ade cua do se gu im ien to y contr ol a la inv ersió n y b uen

ma nejo de l antic ipo

Desviación de los dineros girados al

contratista por concepto de

anticipo en los contratos de conservación

Detrimento patrimonial por pérdida de los

di neros del antic ipo

Que no se cumpla con el objeto del

cont rato

Que se afecte l a comunidad

beneficiada con las obras objeto del

cont rato

Se afecte la imagen de la entidad

20M

ODE

RAD

A

En e l Man ual de I nter ven torí a nu mer al 6 .3, Anticip o, se esta blece n lo s con trole s y con dicion es q ue s e de ben ten er en cu ent a pa ra e l con tro l del a nticip o.

NO 5BA

JA

Med iant e of icio, h acer énf asis a la in ter vento ría re spect o al

cum plim iento de lo pr evisto pa ra el tr atam ien to d el an ticipo

con tenid o e n el n um era l 6,3 del Man ual de I nter vent oría y/o

Supe rvisión de Cont rato s IDU, incluid a la entr ega me nsu al de l info rm e so bre inver sión y bu en ma nejo de l ant ic ipo o bser van do

los r eq uisitos de q ue trat a el nu mer al an tes men ciona do

Revisa r m ens ualm ent e los infor me s de ant ic ipo r em itidos por

la in terv ento ría , con el ifn de ver ificar el cu mplim ien to de los ind ic ado en el nu mer al 5 ,2,1 del

Ma nua l de Inte rven tor ía y/i Supe rvisió de contr ato s IDU,

vers ió n 3

*M inuta del contrato

*Manual de Interventoría y/o Supervisión de

Cont ratos del IDU

*Informe mensual de Inversión y buen

manejo del antic ipo

*Of icios remitdos

Indique los ajustes reali zados en:

Causas: No presenta modif icaciones.

Riesgo: No presenta modificaciones.

Consecuencias: No presentan modif icaciones.

Controles: Se ajusta la redacci ón.

Acciones asociadas: No presentan modif icaciones.

No. de informes de antic ipo no objetados / No. de informes de los contratos para los

cuales aplica el manejo del antic ipo

4 informes / 8 inf romes

Cumpl imiento indicador: 50%

Durante el periodo de monitoreo se reci bieron 4 informes de antici po, l os cuales,

en desarrollo de las activ idadesd de siguimiento y supervis ión que adelanta la

DTM, fueron revisados y obj etados por presentar observaciones respecto a su

presentaci ón y contenido, Se solic itó a las respect ivas i nterventorías realizar los

ajustes necesarios.

Precio s un itario s no pre vistos es truc tura dos por con tra tista

e in terv ento ría con fines frau dule nto s

Sobrecostos en actividades del contrato de

obra para beneficio del contratista.

Ejecución de meta fís ica menor a la

previta

Detrimento patrimonial

Afectación a la comunidad

benef iciada al no ej ecutarse la

totalidad de la obra prevista

60EX

TREM

O

En e l Man ual de I nter ven torí a y M an ual d e Ges tión C ontr actu al se esta blece el pr oced imien to a seg uir al p actar pr ecios no pr evisto s o p recio s ad iciona les a las p acta dos con tra ctualm en te, co n lo que se b usca con tro la r y obte ner ra ciona lidad en dich os pr ecios.El con tro l es e fectu ad o po r e l inte rven tor qu ien co mo par te d e su s ob ligacio nes deb e re visar, valid ar y ap rob ar el APU no pre visto pa ra s er p res enta do al IDU. (for ma to APU, ap rob ado por la I nter ven torí a)Se cu enta con los p rec ios co ntra ctua les los cua les so n inm od ificable s du ran te e l de sarr ollo del co ntr atoLa supe rvisió n ve rifica que los p re cios no pr evisto s ap rob ado s po r la inter ven torí a cum plan ,en tre otr os, co n lo s sigu ie nte s re quisito s:-Q ue n o su per e e l pre cio d e r efer en cia IDU -En caso que lo su per e, q ue e ste deb idam ente justif ic ado-Q ue n o se a un pr ecio pro ducto de l fra ccion amie nto de a ctivida des -Q ue e l pr ecio rea lmen te a pliqu e pa ra la o bra qu e se ejecu taQue no cor resp ond a a un pre cio co ntra ctua l y no ten ga n ingu na equ iv alen cia té cnica con lo s mism osSe r ealiza n co mités sem ana les p ara seg uimie nto al co ntra to d e o bra qu e in cluyen re corr idos a lo s fre nte s en ejecu ción , lo q ue pe rmit e a la DT M a tra vés d e la supe rvisió n, eje rcer alg una ver if icación au nqu e m acro sob re las a ctivida des que se r ealiz an.

NO 5BA

JA

1. L a DT M cont inua rá imp lem enta ndo y a ctua liz and o la ba se d e da tos c on lo s pr ecios no

pre vistos s urg idos en lo s con tra tos a car go, c on e l fin d e eje rcer con tro l, esp ecífica me nte

la u nifica ción d e lo s mism os

2. L a DT M, med iant e m emo ran do env ia do men sua lmen te, rem itirá

a la DTE lo s pr ecio s no pre vistos que sur jan e n lo s

cont rato s a carg o co n el fin qu e la citad a de pe nde ncia, como pa rte

de la ge stión de pre cios q ue rea liza, e valué la p ertin enc ia de

incor po rar los e n la b ase de pr ecios oficiale s de la e ntid ad.

3. A tr avé s de oficio se h ará én fasis a las inter ven torí as q ue

justifiq uen ple nam ente los nu evos pre cios p res enta dos de acue rd o a lo est ablec ido e n los

docu me ntos cont ractu ales .

4. La DT M ha ce p rese ncia en obr a co n pe rson al de a poyo a la

sup erv is ión, q ue a tr avés de re corr idos y m edia nte

inspe cción visua l ver ifiqu e los fre ntes de o bra en ejec uciónefe ctua ndo los r espe ctivos

infor me s .

5. A tr avé s de oficio hace r é nfas is a la I nter ven torí a qu e la s cant id ade s de ob ra s ean

de term ina das y apr oba das de ma ner a p revia al in icio d e la

activid ad.

*Documentos contractuales

*Manual de Interventoría

*Manual de Gestión contractual

*Formato APU diligenciado y aprobado por Interventoría

*Actas de seguimiento al

cont rato.

* Informe semanal de Interventoría

*Informe mensual de supervis ión

*Of icios remitidos

*M emorandos remiti dos


Causas: Se elimi na la qui nta causa relacionada.


Consecuencias: No presenta modif icaciones.

Cont roles: Se el imina el tercer control planteado y se incluye uno nuevo.

Acciones asociadas: Se elimina l a sexta acción.

No. de APUs No Previstos no objetados / No. de APUs No Previstos aprobados por la

interventoría reci bidos

178APUs NP no objetados / 376 APUs NP recibidos


En cumplimiento a la acción de mejora durante el periodo que se reporta y en

desarrollo de las act ividades de segui miento y supervisión que adelanta la DTM, fueron

revisados 376 APUs NP aprobados y remitidos por l a interventoría.

Es i mportante aclarar, que en l os 178 APUs NP no objetados, así como en los 376 APUs

NP reci bidos, datos requeridos para el calculo del indicador, se tuvieron en cuenta

25 APUs NP que fueron radicados en el cuatri mestre anterior, pero que fueron

aprobados durante el periodo del preseten reporte.

Respecto a los APUs obj etados, se remiti ó a las interventoria las respect ivas

observaciones, con el proposito que adelantaran la revis ión y ajuste.

Elimina ción del % de piso en los p roce sos d e se lecció n, lo

qu e limit a el c ontr ol q ue ejer cía la Entid ad orie ntad o a

evita r q ue lo s licitan tes pre sent en e n su s pr opu esta s pre cios a rtificia lmen te b ajos,

lo q ue tra e co mo con secu encia pro pue stas con

pre cios m uy b ajos que no cor resp ond an a la

cond icione s de l me rcad o, lo que tra e co mo cons ecue ncia, pr opu esta s con pre cios m uy bajo s y qu e q uien suscr iba la

min uta del c ontr ato , lue go acud a a accio nes t ales c omo pre ten der gen era r p recio s no pr evisto s alto s y posib les

re cono cimie ntos arg ume nta ndo sup uesto de sequ ilibrio eco nóm ico

Qu e la in ter vent oría ap rue be y pa gue can tidad es d e ob ra

no ejecu tada s ap rove cha ndo activid ade s no cua ntifica bles

visua lmen te.

Por even tua les ac uer dos entr e lo s con tra tistas d e o bra

y los inter ven tore s y/o la sup erv isión

El con trat ista d ebe info rma r d e fo rma pr evia las a ctivida des y can tidad es d e o bra a re alizar , b asad o e n u n dia gnó stico y en la s con dicion es e ncon tra das en te rr eno .Con bas e en ello el In ter vento r r ealiz a los ba lance s de l con trat o pa ra verif ic ar e l alca nce de los r ecur sos, tenie ndo en cuen ta e l an álisis de los e specia listas. As í mism o, r evisa , cua ntifica las ca ntid ade s, ap rue ba y aut oriza el p ago .Se llev an a cab o co mités de segu imien to y re corr idos de obr a a tra vés d e los cuale s la sup ervis ión v erifica los f ren tes d e o bra en eje cución y las activid ade s qu e se rea lizan, lo qu e le p er mite llevar con trol macr o so br e las activ id ad es qu e se pa gan en c ada per íod o.

La DTM imp art ió a la STM ST y ST M SV lo s sigu iente s line amie nto s:- Pa ra e l pa go d e las cue ntas de lo s con tra tos de obr a e inte rven tor ía, a dem ás d e lo s re quisito s e stable cidos en el M an ual d e Int erve nto ría y/o Su per visión de Cont rato s de l IDU y en la Gu ía Pa go a T erce ro s de l IDU, s e de be verifica r e l cum plimie nto del p lan de calida d ( Pla n d e In specció n d e Ensa yos) y ad elan tar la r evisió n d e los re spect ivos en sayos de labo rat orio , en cua nto a que sus resu ltad os se e ncue ntr en den tro de l ra ngo qu e la s esp ecifica cion es té cnicas de finen o e n su def ecto, la inc lusión del con cept o de l esp ecialist a de inte rven tor ía q ue sop ort a la a pr oba ción d e lo s mism os p or par te de la int erve nto ría.- I ndica r a las int erve nto ría y con trat ista d e ob ra m ed iante oficio , qu e en ad elan te las a ctas de r ecib o pa rcial de o bra de ber án re mitir se al IDU tre s (3 ) d ías h ábile s an tes d e la p ro gra mac ió n d el PAC, y de ber án estar aco mpa ña das por las p re actas , me mor ias, en sayos de la bor ato rio y dem ás s opo rtes a qu e ha ya lu gar .

Pres unta apr ob ación de vales po r pa rte del Ad min is trad or de l pat io sin el ing res o o

eg reso de l mat eria l de fre sado al p atio t ran citor io, lo

ante rior con fine s frau dule nto s

Po r p resu nto acu erd o e ntre el con tra tista e inte rve ntor

par a r epo rtar pa rcialm en te, o no r ep orta r e l ma teria l

resu ltant e de l fre sad o cua ndo se r ecicla e n la mism a o bra ,

Pérdida de material de

fresado


Posible afectación de obras

Pérdida de imagen institucional

15M

DOER

ADA

En la actu alidad, (a p ar tir d el 1/0 3/2 017 ), la adm initr ación de l patio de fre sado esta sien do

ade lant ada a tr avés de un co ntr ato de inter ven torí a . Se efect úa el con tro l del

volum en del m ate rial, tan to el que ent ra com o el d e sa lida, labo r qu e se re aliza

du ran te la s 24 hor as d el dí a.Las difer ent es int erve nto rías de lo s con tra tos

IDU en cuyo s fr ente s de obr a se ge ner a el ma ter ial de fre sad o, em iten info rm es co n

rela ción a l ma ter ial de fre sado ge ner ado , el reu tilizado en la m isma obr a, e l en treg ado al

pat io d e aco pio tran sitor io y e l en treg ado a otr as o bra s.

La DTM , a tra vés d e Co ord inad or, efe ctúa la ge stión per tinen te entr e lo s dife ren tes a ctor es y pa rticu larm en te e l cont rol d el m ater ial c on

bas e en la in form ació n re cibid a de la inter ven torí a qu e a dmin istra el p atio y los

infor me s de las in terve nto ría s de los co ntra tos de obr a.

Exist e ver ificación d e ve hículo s au tor iz ado s pa ra

trasla do o re tiro de mat eria l del p atio , en cua nto a nu me ro d e p laca, tipo de ve hícu lo,

nom br e de l con ducto r q ue lo op era y PIN d e la Secr etar ía d e Am bient e.

NO 5BA

JA

1. Contin uar co n la Imp le me ntac ión d el M anu al de

Fre sad o a dop tado2. se m ant end rá el coo rd in ad or y p erso nal de a poyo ne cesar io, quien es a dela nta n la la bor de segu imie nto y con trol a la s

act ividad es e je cuta das por el ad ministr ad or d el p atio q ue

alm acen a el mat eria l de fres ado3. Se ma nten dr á el c ontr ol p or par te d e las inter ven torí as so bre el m ate rial q ue s e ge ner a e n las obr as ob jeto de cada con trat o (e l reu tilizado en la m iisma obr a, e l ent reg ado al p atio, de a cop io y e l

ent reg ado a o tras obr as)

*Docum en tos contr actu ales del

con trat o de inte rve ntor ía

*Pr otoco lo q ue c ontie ne el pr oced imie nto a seg uir

en lo que re spec ta a l tem a d e fr esad o al cual se a coge n las alcald ías locale s, co ntra tistas de obr a, in ter vento re s y el

mism o IDU

*Vale s ge ner ado s ta nto de in gre so co mo de salida del mate ria l

*Ce rtifica cione s e info rme s de las

inte rven tor ías d e ca da con trat o de ob ra





Cont roles: Se actualiza la fecha indi cada.

Acciones asociadas: No presenta modif icaciones.

Verif icación del volúmen de i ngreso y ret iro del material de f resado y expedición de certificación / volúmen de material de

ingreso y retiro reportado para certifi cación

2082 m3 / 2082 m3

Cumplimiento indicador: 100%

Mediante resolución 26700 del 15 de abril de 2015, la Entidad adopta el manual para la

supervic ión, cont rol, manej o y operación de los si tios de almacenamiento tansitorio de

pavi mento asfált ico fresado - SATPAF, versión 1.0.

En consecuencia, actualm ente se cuenta con un documento ofic ial que compila los lineamientos de seguimiento y control del

uso y disposic ión del material de pavimento asfáltico fresado generado en el desarrollo

de los contratos a cargo de la entidad, por lo que se cont inuará con la apli cación de

dichos lineamientos, Este manual respal da las acciones y deciciones tomadas frente a

la expedición de certi ficaciones relacionadas con el retiro e ingreso del

material al patio.

No. informes periodicos de interventoría recibidos que cuenten con los regist ros

relacionados con la gestión de fresado / No. de informes periodicos de interventoria

recibidos

2 i nformes con registos rel acionados con la gestión de fresado / 3 informes periodicos de interventoría recibidos que requieran incluir

regist ros relacionados con la gestión de fresado



desarrollo de las act ividades de segui miento y supervisión que adelanta la DTM, se

verifico que los informes de interventoría radi cados contaran con l os regist ros

relacionados con la getión de fresado, en aquell os casos que aplicara.

Es importante mencionar que los tres informes cuentan con los regist ros

relacionados con la gestión de f resado, sin em bargo solo se i ncluyen 2 en el numerador del indicador por cuanto solo 2 cuentan con

aprobación del IDU

Que el in ter vento r y/ o el cont ratist a re alice n pa gos por trá mite s y/o apr oba cione s a

fun ciona rios y/o e spec ialistas par a q ue acep ten y re ciban obr as s in la t otalid ad d e lo s

re quisito s est able cidos, ma nipu land o y/o alte ran do do cum enta ción par a ta l fin.

Qu e la I nter ven torí a ava le y ap rue be p roc esos

con struc tivos y/ o en sayo s de labo rat orio def iciente s y/o

que nu nca f uer on r ealiz ado s por el co ntr atista ,

ma nipu land o y/o alte ran do do cum enta ción par a ta l fin.

Recibo de actividades del

contrato de obra sin el

cumplimiento de los

requisitos técnicos y de calidad por

acuerdo entre contratista e interventor


Afectación en la calidad de las obras

Afectación a la comunidad

benefi ciada por reprocesos o daño prematuro de las

obras

60EX

TREM

O

El inter ven tor del co ntr ato es el prim er con trol par a as egu rar que se suscr ib an todo s los

docu me ntos que da n cue nta del cump limien to de la s con dicion es e stab lecida s pa ra e l re cibo

de las o bra s.Existe f orm ato IDU pa ra recib o d e ob ra. Este

es r evisad o y apr oba do p or la In terv ento ría del con trat o.

El recib o d e ob ra deb e re alizar se c onfo rm e lo des crito en e l Ma nua l de Inte rven tor ía.Se re alizan com ités s ema nale s pa ra

segu imien to a l con trat o de ob ra que inclu yen rec orr idos a los fre ntes en ejecu ción, lo q ue pe rm it e a la DT M a tra vés lo s pr ofe siona els

de apo yo a la su per visión, ejer cer algu na verif ic ación au nqu e m acro sob re las

activida des qu e se rea lizan.Previo al r ecibo se r ealiza n r ecor rid os de ob ra

po r pa rte de la su per ivisión rea lizand o inspe cción visua l, re quir iend o co rre cción de no conf orm idad es p or calida d de las o br as.

Se cu ent a con pó lizas d e est ablid ad y calida d de obr a.

NO 5BA

JA

1. La DT M ha ce p rese ncia en obr a co n pe rson al de a poyo a la

sup erv is ión, q ue a tr avés de re corr idos y m edia nte

inspe cción visua l ver ifiqu e los fre ntes de o bra en ejec uciónefe ctua ndo los r espe ctivos

infor me s

2, A tr avé s de oficio, La DTM har á é nfas is a la inte rven tor ía, efe ctua r las ver if icacion es q ue

gar ant ic en q ue las ob ra s ejecu tad as d e ob ra cum plan con el lle no d e lo s re quisito s téc nicos

y de calid ad.

* Informe mensual de interventoría

* Manual de Interventoría

manual de Gest ión Contractual

* Acta de Recibo Parcial De obra

* Acta de Recibo Final de Obra

*Of icios remitidos





Controles: Se ajusta la redacci ón.

Acciones asociadas: No presenta modif icaciones.

No. de ensayos de laboratorio remit idos en el informe mensual de interventoría en

cumplimiento al Plan de Calidad del contrat ista de obra e interventoría no

objetados / No. de ensayos de l aboratorio remtidos en el informe periodi co de

interventoría en cumplimiento al Plan de Calidad del cont ratista de obra e

interventoría reci bidos

219 ensayos de laboratorio no objetados / 699 ensayos de laboratorio remitidos



desarrollo de las act ividades de segui miento y supervisión que adelanta la DTM, se verif ico que los ensayos de l aboratorío remit idos cumpli eran con los rangos de resultado y periodi cidad definidos en los

planes de calidad aprobados y en las normas técnicas respecti vas. Para quellos

que no cumpl ian se requirió a las interventorías adelantar la revisión y

verif icación respectiva.

Es importante mencionar que de los 699 ensayos all egados al IDU, se encuent ran en

revis ión 197

No. de Planes de Calidad de obra e interventoría no objetados / No. Planes de

Calidad de obra e interventoría recibidos de los contratos en ej ecución

7 pl anes de calidad no objetados / 12 planes de cal idad recibidos




verifico que los planes de calidad cumplieran con los requisitos necesarios para el

aseguramiento de l a calidad de las obras ejecutadas por el cont ratista de obra, de

acuerdo a l os requerimientos de l as normas técnicas. Para quellos que no cumplian se

requirió a las interventorías.

Que no se r emit an so po rtes de ded icació n y vin culac ión, tale s com o co ntr atos , pa gos al SGSSS, ac ta de com it[e y/o reco rrid o, co nce ptos

firm ad os, e ntre otr os.

Prea cue rdo s en tre con trat istas e e in terv ento res

Que en los pagos

efectuados a contratistas e interventores se contemple

el personal que no haya cumplido los requisitos de dedicación

previstos para el contrato y/o que el personal

de la interventoría y contratista de

obra se encuentre vinculado a

proyectos IDU con más del

100% de dedicación


Afectación en la calidad de las

obras

15M

DOER

ADA

Se cue nta con los d ocum ent os co ntra ctua les que con tiene n las oblig acion es d e co ntra tista

e int erve ntor en cua nto a de dicac ione s del pe rson al.

El Inte rve ntor es el pr imer con tro l con el obje to de ver ificar qu e el per sona l del

con trat ista c ump le co n las ded icacion es pa ctad as.

La supe rvisió n IDU lle va c ontr ol so bre las hojas de vida d el p erso nal m ínim o d e la

inte rven tor ía.

La inte rven tor ía llev a con tro l sob re la s ho jas de vid a d el pe rso nal m ínim o d el con tra tista.

La sup ervisió n ID U, re spe cto a l com pon ente SST ve rifica el pa go del p ers ona l mín imo de

la inte rve ntor ía.

En la DTM se lle va u na base de dato s me dian te la cua l se co ntr ola q ue la de dicació n de l per son al en los co ntr atos no exce da d el

100 %.

NO 5BA

JA

1, Ha cer g estió n e ntre coor dina dor es y adm inistr ado re s

SIAC en co njun to la s dep end encia s eje cutor as o mision ales y STRT , c on la

fina lidad de actua lizar las b ases de dato s de pro fesio nale s y su

ded icació n en con tra tos IDU

2. A trav és de oficio ha cer énfa sis a la inte rve ntor ía, que

como pa rte del Infor me Me nsua l de que tra ta e l nu mer al 5 .1.7 del

Man ual de I nter vent oría y/o Su per visión de Cont rato s IDU,

se ind ique en det alle la s activid ade s re alizad as p or

cont ratist a e inter ven torí a a que se r efier e e l pun to 3.8 del lite ral b), Cont enid o In form e M en sual , pág ina 32 d el cita do man ual.

3, Re mitir a la SGI m emo ran do sugir iend ole req uer ir a las ár ea s ejec utor as m ant ene r a ctualiza do el SIAC e n lo rela ciona do a la

infor ma ción de d e los pro fesio nale s apr ob ado s par a lo s con tra tos d e ob ra e int erve nto ría

*Documentos contractuales

*Manual de interventoría y/o supervisi ón de cont ratos IDU

*Of icios remitidos

*M emorandos remiti dos


Causas: No presenta modificaci ones.



Controles: No presenta modi ficaciones.

Acciones asociadas:Se i ncluye una acción.

No. de regist ros de profesi onal es ingresados al apli cativo S IAC / No. de nuevos

profesionales vinculados a los cont ratos de obra e interventoría DTM

194 registros i ngresados / 194 profesionales vinculados


Haciendo uso de los permisos obtenidos en SIAC se ha continuado con el ingreso en el módulo de especialistas y profesionales del mencionado aplicativo SIAC, ingresando la información sobre los 194 profesionales y

especialistas que se vincularon a los contratos en ejecución dentro del periodo de

monitoreo de la presente mat riz.

Evidencias: Se cuenta con evi dencias f ísicas de las consul tas, para verifi car antecedentes en Procuraduría y % de dedicaci ón asociada

a la vinculación de cada profesional en los contratos para los que labora.

No. de personas de la plantilla minima de cont ratista de obra e i nterventoría que

cuenta con soportes de pago al SGSSS y de cumplimiento de dedicación / No. de

personal de planti lla minima formalmente vinculados a los contratos de obra e

interventoría

548 personas / 548 personas




verifico que las 548 presonas de pl antilla minima de contrat ista de obra e interventoría

vinculadas durante el periodo evaluado cuentan con soportes de pago al SGSSS y

de cumplimiento de dedicación en los inf romes de interventoría aprobados

Acuerdo entr e el contratis ta con profesionales de la entidad para no reportar el daño o afectación de la

infraestructura vial.

Omisión en la identificación de

daños en la infraestructu ra vial,

favoreciendo a terceros en el

procedimiento de seguimiento a

pólizas.

* D eter ioro de la infraestructura v ial y espacio

público de la C iudad* A fectac ión a la calidad de

vida de los c iudadanos

15M

DOER

ADA 1- El procedimiento establece que la identificac ión de

daños se realice en v is ita de seguimiento, a la cual no asis te el contratis ta ( no hay acuer dos).

2- Los daños identificados se ingresan al aplicativo SIP (tiene controles de usuario) par a generar el informe de

v isita, que finalmente es rev isado y aprobado por el Coordinador T écnico.

NO NO 5BA

JA 1- Revis iones periódicas con muestras aleatorias.

1- Procedimiento PR-C I-03 Seguimiento a la

estabil idad y calidad de obras con póliza v igente V _5.0

Riesgo : Se mantiene el riesgo

Causas : Al revisar las causas establec idas, éstas continúan. No se identificaron nuevas causas.

Contr oles: Revisados los controles, estos se mantienen, se l levan a cabo y son tenidos en cuenta para las activ idades relacionadas que se desar rollan en el área.

Acciones asociadas: Para el per iodo analizado se revisaron seis (6) informes de v isita de seguimiento, con el fin de rev isar los daños encontrados de los s iguientes contratos: 1. ID U- 1510/13 Vis ita de seguimiento # 1 de E ner o 17 de 2017.2. ID U- 071/09 Vis ita de seguimiento # 1 de E nero 26 de 2017.3. ID U- 066/09 Vis ita de seguimiento # 2 de F ebr er o 06 de 2017.4. URB -151/12 V is ita de seguimiento # 7 de Febrero 01 de 2017.5. ID U- 066/08 Vis ita de seguimiento # 8 de Marzo 07 de 2017.6. URB -158/12 V is ita de seguimiento # 6 de Abril 26 de 2017.Los soportes se encuentran en la car peta de los contratos.

(# de revis iones periódicas con muestra aleatoria realizadas / # de r ev is iones periódicas con muestra aleatoria programadas)

Ejecutado: 6 / 6 = 100%

Se efectuó la rev is ión de seis (6) infor mes de v is ita de seguimiento acorde a lo programado, encontrando que la información recopilada en terreno fue efectivamente reportada e ingresada al aplicativo de seguimiento a pólizas, con el total de daños encontrados.

Así mismo, los seis ( 6) informes se encuentran firmados por el Líder de Grupo lo que confirma que fueron revisados y aprobados.

Con esto podemos evidenciar que los controles establecidos son efectivos, lo que nos permitió alcanzar el 100% de control.

Acuerdo entre el contratista y los pr ofes ionales de la entidad para

recibir las reparac iones de la infraestructura v ial s in el

cumplimiento de las especificac iones técnicas ex igidas.

Ignorar el cumplimiento de especif icaciones

técnicas vigent es, al momento de efectuar

el recibo de reparaciones de la

infraestructu ra vial.




15M

DOER

ADA

1- Se realiza v is ita conjunta para poner en conocimiento del C ontratis ta los daños previamente evidenciados y se

firma en terr eno un Acta de Compromiso de Reparac iones (FO-A I-012) la cual contiene los parámetr os para el rec ibo de las reparac iones.

2- En v isita de verificación de reparaciones se evalúa el cumplimiento y calidad de las reparaciones realizadas por el contratis ta, dejando como ev idencia el A cta de

Verificac ión de R eparación de Daños (FO-AI-013) firmada en terreno.

3- Los resultados obtenidos en terreno se inc luyen en el aplicativo S IP para gener al el infor me correspondiente,

que finalmente es rev isado y aprobado por el Coordinador T écnico.

NO 5BA


1- Procedimiento PR-C I-03 Seguimiento a la

estabil idad y calidad de obras con póliza v igente V _5.0

2- Especificaciones técnicas vigentes

Riesgo : Se mantiene el riesgo

Causas : Al rev isar las causas establecidas, éstas continúan. No se identificaron nuevas causas.

Contr oles: Revisados los controles, estos se mantienen, se l levan a cabo y son tenidos en cuenta para las activ idades relacionadas que se desar rollan en el área.

Acciones asociadas: Para el periodo analizado se revisaron seis (6) informes de v isita de verificac ión de reparaciones, en donde se verifico que el rec ibo se realizo adecuadamente en los siguientes contratos: 1. ID U- 065/11 Vis ita de verificac ión de r eparac iones # 3 de Enero 23 de 2017.2. URB -205/15 V is ita de verificación de reparaciones # 2 de E nero 20 de 2017.3. ID U- 138/07 Vis ita de verificac ión de r eparac iones # 7 de Febrero 14 de 2017.4. URB -217/16 V is ita de verificación de reparaciones # 1 de F ebr er o 16 de 2017.5. ID U- 067/12 Vis ita de verificac ión de r eparac iones # 1 de Mar zo 15 de 2017.6. ID U- 1825/13 Vis ita de verificac ión de reparac iones # 1 de A bril 19 de 2017.Los soportes se encuentran en la car peta de los contratos.


Ejecutado: 6 / 6 = 100%

Acorde a lo programado, se efectuó la rev is ión de seis (6) informes de v is ita de verificac ión de repar aciones, pr ev ia ver ificación del acta de verificac ión de reparac ión de daños (FO-AI-013) suscrita en terreno, encontrando que efectivamente fueron reportados e ingresados al aplicativo de seguimiento a pólizas los diferentes pr ocesos de los daños.

Así mismo, los seis ( 6) informes se encuentran firmados por el Líder de Grupo lo que confirma que fueron revisados y aprobados.

Con esto podemos evidenciar que los controles establecidos son efectivo, lo que nos permitió alcanzar el 100% de control.

Acuerdo entr e el ti tular de la l icencia y los profes ionales de la entidad

para recibir las recuperac iones del espacio público inter venido con

Licencia de Excavación sin el cumplimiento de las

especificac iones v igentes.

Desconocer el cumplimiento del

an exo t écn ico vigente al momento

de recibir las recuperaciones del

espacio público intervenido con

Licencia de Excavación .




15M

DOER

ADA

1- En el artículo tercero de la resolución que otor ga la l icencia de excavación establece la obligac ión de

recuper ac ión del espacio público cumpliendo con lo dispuesto en la Guía GU -CI-01_vers ión 3.0.

2- Se realiza v is ita de rec ibo de recuperaciones, previa solicitud y cumplimiento de requisitos (Art. 4 de la

Resolución que otor ga la l icencia) por parte del contr atis ta, dejando como ev idencia el regis tro

fotográfico tomado en terreno.3- Se elabor a el correspondiente infor me de v isita (FO-

AI-047) donde se establece el cumplimiento o incumplimiento de la recuperac ión.

NO NO 5BA


1- Guía GU -CI-01 V_3.0 Anexo técnico par a la

recuperac ión del espacio público intervenido bajo Licencia de E xcavación2- Instructivo IN -CI- 02

Expedic ión y rec ibo de obra del espacio público

intervenido con l icencia de excavación V_1.0

Riesgo : Se mantiene el riesgo.

Causas : No se identificar on nuevas causas.

Contr oles: Los controles se s iguen efectuando.

Acciones asociadas: Para el periodo analizado se revisaron ocho (8) informes de vis ita a espacio público intervenido con l icencia, así:a. LE -281-2015 e. LE-443-2016b. LE -102-2015 f. LE-771-2014 c. LE -369- 2016 g. LE-325-2016d. LE -265-2016 h. LE-106-2016La información puede ser verificada tanto en los expedientes de cada Licencia, como en los aplicativos dispuestos para tal fin en la DTA I.


Ejecutado: 8 / 8 = 100%

Acorde a lo programado, se efectuó la rev is ión de ocho ( 8) informes de v is ita de r ecibo de reparaciones del espacio público (FO-AI-047) de l icencias otorgadas en el 2014, 2015 y 2016, encontr ando que en el 10% de los r ecibos, el benefic iario no cumplió con las especificac iones técnicas, mientras que en el restante 90% de los recibos, el benefic iario cumplió con las especificaciones técnicas.

Con esto podemos evidenciar que los controles establecidos son efectivo, lo que nos permitió alcanzar el 100% de control.


Forma to: F O-AC-07 Versión: 2 Pág ina 91 Vo. Bo:


CAUSAS

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C.CI.11 * Detrimento patrimonial.

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Firmas de revis ión por parte del líder del proceso y líder(es) Operativo(s):


SGI EDGAR FRANCISCO URIBE RAMOS Subdirector General de Infraestructura

DTM LUIS ERNESTO BERNAL RIVERA Director Técnico de Mantenimiento

DTAI GUSTAVO MONTAÑO RODRIGUEZ

Pago a profes ionales de la entidad par a que otorguen el permisos s in el cumplimiento de los requisitos

exigidos.

Oto rgar perm iso s d e uso temporal del

espacio pú blico y/o antejardines a cargo

del Instituto, sin el cumplimiento de la

totalidad de requisitos.

* U so indebido del espacio público y/o antejardines.

* Daño del espacio público y correspondiente mobil iario

urbano.* A fectac ión a la calidad de

vida de los c iudadanos.

15M

DOER

ADA Dentro de la Guía de tramites y ser vic ios:

1- Están establecidos los requis itos para la ocupación tempor al acorde con el Decreto 190 de 2004.

2- Se establece que la solic itud de ocupación se debe dirigir al IDU con información ex igida.

3- Se establecen los documentos necesarios que debe apor tar el solic itante par a la expedic ión del permiso.

NO 5BA


1- Decreto 190-2004. E n sus Art. 270 y 279 r eglamenta «…

normas aplicables a los antejardines y usos

tempor ales en los elementos que constituyen el sis tema de espacio público construido...»

1- Procedimiento PR -CI-02 V_2.0 Expedic ión de permisos

de uso temporal del espacio público y antejardines




Acciones asociadas: Para el periodo analizado, se revisaron ocho (8) solicitudes de uso temporal de espacio público, las cuales fueron radicadas mediante ofic ios 20175260048302, 20175260049002, 20175260057242, 20175260080282, 20175260111232, 20175260177992, 20175260185732 y 20175260197152.La información puede ser verificada en Orfeo.

(# de rev is iones periódicas con muestra aleator ia realizadas / # de revis iones periódicas con muestra aleatoria

programadas)

Ejecutado: 8 / 8 = 100%

Una vez rev isadas ocho ( 8) solic itudes de acuerdo con lo pr ogr amado, se encontró que el 50% cumplía con los

requis itos ex igidos por tanto se otorgó el permiso corr espondiente para el uso temporal del espacio público,

mientras que el 50% restante no cumplía con los r equis itos ex igidos par a el uso temporal del espacio público, por tanto

fueron negadas dichas solic itudes.

Así las cosas, se puede ev idenciar que el control establec ido es efectivo, lo que nos permitió alcanzar el 100% de control.

Pago a profes ionales de la entidad par a que otorguen la l icencia de

excavación s in el cumplimiento de requisitos exigidos.

Otorgar licencias de excavación sin el

cumplimiento de la totalidad de los

requisitos.


público de la C iudad.* Fomentar practicas

indebidas por parte de tramitadores.

* A fectac ión a la calidad de vida de los c iudadanos.

15M

DOER

ADA

1- La solicitud de Licencia de Excavación (FO-CI-02) debe radicarse en correspondencia, donde al momento

de recibir efectúan un primer fil tro de verificac ión de documentac ión requerida, dejando por escrito y como

par te del expediente las observaciones respecto al cumplimiento de requisitos (formato de r ev is ión de

información) .2- Una vez la solic itud es rec ibida por el profesional se

verifica el cumplimiento y validez de la información entregada como soporte, acorde con la l is ta de chequeo

establec ida en el formato de solic itud (FO-CI-02).3- Si en el momento de la rev is ión se encuentra

documentos faltantes o que no tienen validez dentro del proceso, se requiere al solic itante mediante A cta de

observaciones y cor recc iones.

NO NO 5BA


1- Decreto Nacional 1469-2010 «...r eglamenta las

disposic iones relativas a las licencias urbanísticas...»

2- Procedimiento PR -CI-09 Expedic ión y rec ibo de

l icencias de excavación V_5.0




Acciones asociadas: Para el periodo analizado se revisaron los expedientes fís icos de seis (6) tramites de expedic ión de l icencia de excavación, así:a. LE -045-2017 e. LE-164-2017b. LE -052-2017 f. LE-166-2017c. LE -102- 2017 d. LE -077-2017 La información puede ser verificada tanto en los expedientes de cada Licencia, como en los aplicativos dispuestos para tal fin en la DTA I.

(# de rev is iones periódicas con muestra aleator ia realizadas / # de revis iones periódicas con muestra aleatoria

programadas)

Ejecutado: 6 / 6 = 100%

Acorde a lo programado, se rev isar on los expedientes fís icos de seis ( 6) solic itudes a las cuales se les otorgo Licencia de

Excavación, encontrando que en cada carpeta se encontraba la totalidad de documentos ex igidos para la expedición. Se

ev idencio que algunas solic itudes estaban inic ialmente incompletas y fueron ajustadas luego del env ió del A cta de

Observaciones por parte de la D TAI.

Así las cosas, se puede ev idenciar que el control establec ido es efectivo, lo que nos permitió alcanzar el 100% de control.

Acuerdos entre el concesionario y el profes ional de la entidad, par a no

reportar la totalidad de costos var iables

Que se pr esent e manipulación de los

sist em as electrónicos

in st alad os en parqueaderos de

manera que no se reporte la tot alidad

de los componentes var iables.

15M

DOER

ADA 1- El superv isor del contrato se encarga de r ev isar y

calcular el valor que el concesionario debe consignar mensualmente al ID U.

2- Se realizan v is itas de inspección a los parqueaderos con el fin de tomar información de las bases de datos e

imprimir reporte de operac ión, en tiempo real por muestreo.

NO 10BA

JA 1- Revis iones periódicas aleatorias V s. Informe del Concesionario.

1- Contratos de concesión de parqueader os v igentes2- Instructivo IN -CI- 03

Superv is ión de contratos de concesión de parqueaderos

V_1.0

Riesgo: Se mantiene el riesgo.

Causas: No se identificaron nuevas causas.


Acciones asociadas: Para el periodo analizado se realizaron veinticuatr o ( 24) vis itas de recolecc ión de información a tr avés de las cuales se pudieron confirmar los reportes presentados por el C oncesionario en el Infor me Mensual.La información puede ser verificada en Orfeo y en los expedientes del contr ato en la DTA I.

(# de revis iones periódicas aleatorias realizadas / # de revis iones periódicas aleatorias programadas)

Ejecutado: 24 / 24 = 100%

Acorde a lo programado, se efectuaron veinticuatro (24) rev is iones en las cuales se comparó la información de la base de datos del concesionario contr a el informe mensual, lo que

permitió determinar la verac idad de las c ifras reportadas.

Con esto podemos evidenciar que el control establec ido es efectivo, lo que nos permitió alcanzar el 100% de contr ol.


Director Técnico de Administración de Infraest ructura


X32






ENTIDAD: PROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL


CAUSAS

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Subdirección General Jurídica Nury Astird Bloise Carrascal Subdirectora General

Dirección Técnica de Procesos Selectivos Evelyn Julio Estrada Directora Técnica

Dirección Técnica de Gestión Contractual Sandra Liliana Roya Blanco Directora Técnica



Estructurar, adelantar, orientar y acompañar la gestión precontractual y contractual, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, para el éxito de los procesos institucionales.AN

ÁLISIS (Riesgo inherente)


RIESGODescripción

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Falta de idoneidad y/o desconocimiento de procedimientos y normas por parte servidores públicos (Personal de planta y contratistas de prestación de servicios) que permiten injerencia indebida de terceros en desarrollo de los proceso de selección.

C.GC.01

Que por acción u omisión en la

aplicación de los procedimientos

y/o inobservancia de las

competencias y funciones

establecidas en la entidad y/o por

uso indebido del poder se

adelanten procesos de

selección direccionados

para favorecer a un particular

1. Detrimento Patrimonial2. Investigaciones disciplinarias, fiscales y/o penales3. Necesidades no satisfechas4. Mala imagen de la entidad ante la comunidad5. No ejecución del contrato6. Acciones judiciales en contra del instituto.7. Incumplimiento de las obligaciones contractuales.8. Perdida de confianza y credibilidad ante la comunidad y partes interesadas.

10B

AJA

1. Comité de contratación del IDU.2. Pliegos modelo por modalidad de selección, estructurados por DTPS - SGJ, aprobados por Comité de contratación y divulgados a través de intranet, que incluyen la aplicación de una fórmula aleatoria que puede depender de índices definidos por el mercado bursátil, con el fin de establecer el orden de elegibilidad en la etapa de evaluación de las ofertas en la licitaciones públicas adelantadas por el Instituto.3. Procedimientos documentados para los tipos de contratación.4. Capacitación y/o entrenamiento específica por parte de los que intervienen en los procesos de selección.5. Establecimiento de periodo de Contraobservaciones a los informes de evaluación.6. Se realiza un pre comité por parte de la DTPS, donde participa el comité evaluador y el Director Técnico de la DTPS. 7. Mesas de trabajo con las áreas solicitantes de los procesos antes y/o durante la consolidación de los pliegos de condiciones.8. Inclusión en los pliegos modelo por modalidad de selección, de cláusulas sobre las inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de interés y la exigencia a los proponentes de manifestaciones juramentadas sobre la incursión en causales de inhabilidad, incompatibilidad y/o conflicto de intereses.9. Verificación de la certificación emitida por la DTGC, sobre inhabilidades de los proponentes, por parte del evaluador jurídico.10. En el informe de evaluación se emite el concepto de rechazo o habilidad del proponente.

10B

AJA

Continuar con la celebración de sesiones del Comité de Contratación y/o el que haga sus veces, con el fin de determinar políticas de contratación que se verán reflejadas eventualmente en los modelos de pliegos de condiciones por modalidad de selección, manual de contratación y/o en los procedimientos del área, que según el caso serán debidamente socializadas y aplicados.En el término de evaluación de los procesos de selección, particularmente en desarrollo de la evaluación legal verificar RUP, antecedentes penales, fiscales y/o disciplinarios y consulta a la DTGC y declaración de los oferentes en sus propuestas.

1. Actas de Comité de Contratación.2. Modelos de pliegos de condiciones por modalidad de selección estandarizados y publicados.3. Procedimientos y formatos relacionados con los procesos de selección implementados y aplicados4. Solicitud de ajustes de los documentos previos al área técnica mediante memorando (ORFEO).5. Actas de pre comité 6. Certificaciones emitidas por la DTGC para verificar inhabilidad y RUP.7. Evaluación legal


Causas: Se fusionan las causas de los riesgos C.GC.01 y C.GC.02 por

considerar que el riesgo No.2 es una causa del riesgo No. 1

Riesgo: Analizado el riesgo se determina que continua, aunque no se ha materializado en el período

reportado.

Consecuencias: Se fusionan las con las correspondientes de los

riesgos C.GC.01 y C.GC.02

Controles: Se ajusta la redacción del control No. 4


Número de procesos con observaciones que contegan requisitos atípicos / Total

de procesos recibidos en el período

0 / 50 = 0 procesos

Durante el periodo analizado se radicaron 50 procesos de contratación en la DTPS, de los cuales 50 procesos de contratación tuvieron observaciones

comunes a los mismos.

Evaluaciones legales finales publicadas / Evaluaciones legales

finales programadas según cronogramas

1/1* 100% = 100% de evaluacionesPara el periodo analizado, se programó

1 proceso de contratación para ser adjudicado, del cual solo de ese proceso

se realizó la evaluación legal.

Intervención colusiva de los directivos, funcionarios y/o contratistas que intervienen en el proceso de selección con personas ajenas al área para favorecer la adjudicación del proceso de selección.

Establecimiento de condiciones técnicas, reglas o parámetros en la estructuración técnica de los procesos de selección que permiten direccionar previamente su adjudicación.

Indebida aplicación de los criterios de evaluación

uso indebido del poder y/o acción u omisión que permita la adjudicación a un proponente incurso en causal de inhabilidad.

Complicidad de personal del (planta y/o contratistas de prestación de servicios, outsourcing) de la DTPS y de las áreas estructuradoras.

Deficiencias en el control de la información de los procesos de selección

C.GC.03

Utilización irregular y/o fuga de la información conocida con ocasión de sus funciones y/u obligaciones contractuales por quienes intervienen en el proceso de selección, con el propósito de favorecer a un particular

1. Investigaciones disciplinarias, fiscales y/o penales2. Inequidad en la participación de los proponentes favoreciendo un particular3. Acciones judiciales en contra del Instituto.4. Empleo de la información iregularmente obtenida para manipular la adjudicación5. Mala imagen de la entidad ante la comunidad y partes interesadas

10B

AJA

1. Cláusula de confidencialidad en los contratos de prestación de servicios.2. Perfiles de usuario restringido para el acceso a la red por parte de los servidores públicos y contratistas de la DTPS.3. Designación de un responsable de la documentación para cada proceso4. Registro de control de acceso a la oficina de la DTPS5. Políticas de confidencialidad en los procedimientos estandarizados y socializados mínimo una vez en el trimestre.

10B

AJA

Integración de las políticas de confidencialidad a los procedimientos estandarizados, a las minutas PSP y fortalecimiento de los mecanismos de ingreso a DTPS (físico y tecnológico).

1. Minuta de contrato de prestación de servicios. 2. Planilla de registro de ingreso al área restringida DTPS.3. Solicitud de perfiles de usuarios restringidos a la STRT4. Formato de designación de evaluadores.



Riesgo: Analizado el riesgo se determina que continua, aunque no se ha materializado en el período reportado. Se modifica un conector (o por u)



Socializacion de procedimientos de DTPS realizados (presentaciones, Noti

DTPS o memorando)___________

Socializacion trimestral de políticas y/o procedimientos de DTPS que incluyan

políticas de confidencialidad

2/2 *100 = 100%

El 3 de abril de 2017 se realizó una reunión con los servidores públicos de la

DTPS con el fin de revisar los roles, procedimientos y responsabilidades del

área.

El 27 de abril de 2017 se realizó una reunión con los servidores públicos de la DTPS con el fin de revisar el modelo de pliego mixto y otros aspectos comunes a

los diferentes modelos de pliegos

Maniobras dilatorias de quienes tienen a su cargo el tramite de los documentos precontractuales (contratistas y/o servidores públicos) que conllevan a la publicación extemporánea de estos documentos.

Acuerdos entre personal del IDU (servidores públicos y/o contratistas de prestación de servicios) y proponentes para no publicar oportunamente la información del proceso de contratación.

C.GC.04

Omisión o inoportunidad de la publicación de los documentos en los portales de contratación, con el fin de manipular la información y favorecer a un particular

1. Investigaciones disciplinarias, fiscales y penales2. Inequidad en la participación de los proponentes favoreciendo un particular3. Acciones judiciales en contra del Instituto4. Impacto reputacional del instituto en cuanto la perdida de confianza y credibilidad.

20M

OD

ER

AD

A

1. Procedimientos estandarizados segun modalidad de selección.2. Designación de personal responsable del trámite operativo de las publicaciones en los portales de contración 3. Adopción procedimiento de publicación de documentos de procesos de selección.

5B

AJA

Generación de reporte semanal de publicaciones.

1. Constancia de publicación de los documentos precontractuales incluida en el expediente físico del proceso, conforme lo establecen los procedimientos estandarizados.


Causas: Se ajusta redacción de la primera y segunda causa.

Riesgo: Analizado el riesgo se determina que continua, aunque no se ha materializado en el período reportado

Consecuencias: Se adiciona la consecuencia No. 4

Controles: Se elimina el control No. 4 por estas la actividad relacionada con los tres controles anteriores.


Número de procesos con publicación de documentos por fuera de tiempo /

Número de procesos con publicación de documentos del periodo

1 / 7 * 100% = 14%

Publicación oportuna de 168 documentos, correspondientes a los 7 procesos de contratación equivantes a

un 86%; publicación extemporánea de 1 documento del proceso IDU-SAMC-DTAF-002-2017 equivalente al 14%

Intereses economicos de terceros (proponentes), dirigidos a obtener por medios persuasivos no licitos determinado comportamiento por parte del comité evaluador.

C.GC.05

Presiones indebidas de terceros, tendientes a obtener el favorecimiento a un particular, mediante la adjudicación irregular de un proceso de selección.

1. Investigaciones disciplinarias, fiscales y penales2. Inequidad en la participación de los proponentes favoreciendo un particular3. Acciones judiciales en contra del Instituto4. Impacto reputacional del instituto en cuanto la perdida de confianza y credibilidad.

20M

OD

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AD

A

1. Procedimientos documentados para los tipos de contratación.2. Cláusula de confidencialidad en los contratos de prestación de servicios.3. Perfiles de usuario restringidos4. Socialización y aplicación a los funcionarios y contratistas de prestación de servicios de apoyo a la gestión de política operacional de confidencialidad de no suminsitrar información de los procesos de contratación.5. Aplicación de politica de confidencialidad para el comité evaluador designado.

20M

OD

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AD

A

1. Integración de las políticas de confidencialidad a los procedimientos estandarizados, a las minutas PSP y fortalecimiento de los mecanismos de ingreso a DTPS (físico y tecnológico).2. Perfiles de usuario restringido para el acceso a la red por parte de los servidores públicos y contratistas de la DTPS.

1. Minuta de contrato de prestación de servicios. 2. Planilla de registro de ingreso al área restringida DTPS.3. Solicitud de perfiles de usuarios restringidos a la STRT4. Formato de designación de evaluadores.


Causas: Se mantienen las mismas.

Riesgo: Analizado el riesgo se determina que continua, aunque no se ha materializado en el período reportado.

Consecuencias: se adiciona la consecuencia No. 4.

Controles: Se ajusta la redacción del control No.4 y 5

Acciones asociadas: Se adiciona la acción No. 2.

Incumplimiento de los procedimientos internos y de la normatividad vigente, por omisión o desconocimiento.

No identificación previa de las competencias y requisitos adecuados que deba cumplir un perfil para la contratación.

Posible falsedad en los documentos requeridos para el perfeccionamiento del contrato.

C.GC.06

Que por omisión o extralimitación de funciones o por instrucciones de la alta gerencia o por indebida presión de terceros se celebren contratos sin el cumplimiento de los requisitos establecidos por la normatividad con el ánimo de favorecer un particular.

1. Investigaciones Disciplinarias 2. Hallazgos por parte de los entes de control.3. Contratación de personal no idóneo para la ejecución del objeto 4. Incumplimientos contractuales5. Reprocesos adminsitrativos6. Impacto reputacional del instituto en cuanto la perdida de confianza y credibilidad.

20M

OD

ER

AD

A

1. Plan anual de adquisiciones.2. Procedimiento actualizado y estandarizado para la contratación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.3.Validación del objeto y las obligaciones especificas contemplados en los estudios y documentos previos. 4. Certificado de Idoneidad y experiencia.5. Revisión y validación por parte del abogado de la documentación soporte de la contratación de acuerdo con la lista de chequeo para la legalización de contratos.6. Jornadas de capacitación internas de los procedimientos del área.7. Revisión periódica de la normatividad aplicable a la contratación estatal y actualización de la documentación soporte del Proceso de Gestión Contractual.

10B

AJA

1. Sistema de Gestión Documental ORFEO.2. Sistema de Información y Acompañamiento Contractual - SIAC.3. Estudios y documentos Previos.4. Matriz de riesgos.5. Certificado de Idoneidad.6. Formato reporte de verificación de cumplimiento de categoría.7. Formato único de Hoja de Vida validado por la STRH.8. Certificados de estudio y experiencia.9. Registros de jornadas de capacitación.


Causas: Se mantienen los mismas.

Riesgo: Se ajusta la redacción incliyendo "o por indebida presión de terceros".

Consecuencias: Se mantienen los mismas.

Controles: Se mantienen los mismas.

Acciones asociadas: Se mantienen las mismas.

Número de contratos suscritos sin el lleno de requisitos / Total de contratos

suscritos en el periodo

0 / 973 * 100% = 0 %

Para el periodo analizado no se evidencia la suscripción de contratos sin

el lleno de los requisitos legales.

Adición de actividades que no guarden relación directa con el alcance del objeto del contrato.(Deficiente análisis de la imputabilidad de las causas que generan la modificación).

El uso inadecuado de figuras establecidas por la Ley para la modificación del contrato.

Dar visto bueno a la solicitud de modificación, omitiendo los requisitos establecidos para realizar modificaciones (Adición, Prorroga otrosí, etc.)

C.GC.07

Realizar modificaciones contractuales omitiendo los requisitos legales, técnicos y/o presupuestales con el fin de favorecer un tercero.

1. Investigaciones Disciplinarias, fiscales y/o penales.2. Hallazgos por parte de los entes de control.3. Peculado por apropiación.4. Sobrecosto de los proyectos.5. Impacto reputacional del instituto en cuanto la perdida de confianza y credibilidad.

20M

OD

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AD

A

1. Aplicación del Procedimiento de Modificación y suspensión a contratos estatales excepto PSP.2. Aplicación del formato estandarizado Lista de chequeo verificación documental de contratación.3. Actualización del normograma, publicación y socialización de este.4. Procedimiento contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

10B

AJA

1. Revisión de las solicitudes y verificación de los soportes técnicos y financieros por parte del abogado asignado para la elaboración de la modificación y del Director (a) Técnico (a) de Gestión Contractual.

1. Memorando de solicitud de modificación radicado por el sistema de gestión documental ORFEO y sus respectivos documentos soporte.2. Normograma Institucional publicado en la pagina Web institucional con sus respectivas actualizaciones.3. Lista de chequeo verificación documental de contratación debidamente validado por el abogado asignado.







Número de hallazgos u observaciones realizados por entes de control y la OCI

de modificaciones contractuales realizadas sin el lleno de requisitos legales en el periodo a reportar = 0

Los informes presentados por los entes de control en lo corrido de la vigencia 2017, no presentan observaciones y/o

hallazgos en los cuales se pueda establecer la elaboración de

modificaciones contractuales sin el lleno de requisitos legales.

Omisión y/o modificación al momento de incluir la información en la elaboración de las minutas (clausulado específico del contrato)

Presiones internas o externas para alterar los documentos contractuales

C.GC.08

Alteración de las condiciones del proceso de selección adjudicado, las cuales se plasman a través de la minuta contractual con el fin de beneficiar a un particular.

1. Investigaciones Disciplinarias. 2. Hallazgos por parte de los entes de control.3. Demandas a la entidad.4. Alteración del alcance del proyecto.5. Reprocesos administrativos.6.Impacto reputacional del instituto en cuanto la perdida de confianza y credibilidad.

40A

LTA

1. Estructuración de minutas tipo.2. Envió de minuta al área técnica para revisión con anterioridad a la suscripción del contrato.3. Revisión periódica de las minutas por cambios normativos en materia de contratación.4. Revisión por parte del abogado asignado y del Director (a) Técnico (a) de Gestión Contractual de la información contrastando la minuta, la resolución de adjudicación, los estudios previos, pliegos de condiciones, anexos técnicos, adendas y en general toda la documentación de la etapa precontractual. 5. Solicitud del expediente físico al Archivo de la entidad para verificar cada uno de los documentos de la etapa precontractual.

20M

OD

ER

AD

A

1.Memorando de solicitud para la elaboración de contrato y sus correspondientes anexos radicados en el Sistema de Gestión Documental ORFEO. 2. Sistema de Información y Acompañamiento Contractual SIAC.3. Portal de contratación pública de Colombia Compra Eficiente4. Lista de chequeo de verificación documental validada por el abogado asignado.







Número denuncias, quejas y/o hallazgos u observaciones realizados por

funcionarios, ciudadanos o entes de control o de la OCI, sobre

inconsistencias de las minutas frente a la documentación del proceso

adjudicado = 0

Los informes presentados por los entes de control en lo corrido de la vigencia 2017 no presentan observaciones y/o

hallazgos en los cuales se pueda establecer la alteración de las

condiciones del proceso de selección adjudicado lo cual se evidencie en la

minuta. Tampoco se cuenta con denucuas o quejas



X22






ENTIDAD: PROCESO: GESTIÓN LEGAL


CAUSAS

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CONSECUENCIAS

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DIRECCIÓN TÉCNICA DE GESTIÓN JUDICIAL JOSE FERNANDO SUÁREZ VENEGAS DIRECTOR TÉCNICO

SUBDIRECCIÓN GENERAL JURÍDICA NURY ASTRID BLOISE CARRASCAL SUBDIRECTORA GENERAL



Garantizar la representación judicial y extrajudicial en los procesos en que el Instituto haga parte como demandante o como demandado.



RIESGODescripción

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REO

Que el profesional del IDU (abogado) induzca al Comité de Conciliación a tomar una decisión con

un fundamento probatorio que no corresponde a la realidad para favorecer a

un tercero.

Que la información dada por las diferentes áreas

del IDU no sea real, confiable y oportuna, no permitiendo el debido recaudo probatorio.

Tráfico de influencias. (Acuerdos entre el

responsable IDU y la contraparte)

C.GL.01

Que no se inicien o

adelanten las acciones

judiciales de demanda y/o

de defensa que cursan en la entidad, por omisión y/o

extralimitación del

responsable del proceso al

interior del IDU, con el fin de favorecer un

tercero.

1 Detrimento Patrimonial.

2. Investigaciones disciplinarias.3. Perdida de

credibilidad del IDU ante la ciudadanía.

40A

LTA

1. Aplicación del procedimiento de

Conciliación Prejudicial y Judicial. (Generación de

Ficha de conciliación, Concepto Técnico y Actas

de Comite de Conciliación).

2. Alimentar el sistema de información de la

Alcaldia SIPROJ. 3. Archivos Fisicos por

expediente

20M

OD

ER

AD

A 1. Realización de Comites y Precomites de Conciliación. 2.

Comites de Autocontrol y Seguimiento.

1. Actas de Comité.2. Ficha de Análisis

de Sentencias. 3.Expediente fisico po

expediente


Causas: Al revisar las causas establecidas, éstas continúan. No se identificaron nuevas causas.

Riesgo: Se mantienen las condiciones del Riesgo a pesar que en el periodo al que se le hace seguimiento no se ha evidenciado la materialización del mismo.

Consecuencias: Al revisar las consecuencias establecidas, éstas continúan. No se identificaron nuevas consecuencias.

Controles: Se revisaron los controles y no hay lugar a ninguna modificación.

Acciones asociadas: No hay modificacion.

Número de denuncias, quejas, conocimiento de oficio e informes de auditoría recibidos / Número denuncias, quejas, conocimiento de oficios e informes de auditoría tramitados.

En el periodo a evaluar la Dirección Técnica de Gestion Judicial no fue notificada de ninguna denuncia, queja o informe de auditoria que mostrara alguna conducta de corrupción que se requiera investigar.



X21






ENTIDAD: PROCESO: GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD Y SST


CAUSAS

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CONSECUENCIASPR

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CONTROLES

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Abr

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RAFAEL EDUARDO ABUCHAIBE LÓPEZ SUBDIRECTOR GENERAL

CARLOS HUMBERTO MORENO BERMÚDEZ SUBDIRECTOR GENERAL

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN ISAURO CABRERA VEGA JEFE OFICINA ASESORA

ADRIANA CAROLINA PIEDRAHITA ARÉVALO SUBDIRECTOR TÉCNICO



Definir e Implementar prácticas en Calidad, Gestión Ambiental y Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo con las necesidades organizacionales, los requisitos legales y normativos con el fin de mejorar el desempeño

de la Entidad.

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

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CONTROL

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REO


Servidores con poder de decisión que influyen en la eliminación de controles o crean excepciones para la aplicación de los procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión.

Que al aplicar el procedimiento y los controles necesarios para la creación, actualización o eliminación de documentos del SIG, se aprueben los mismos con el fin de favorecer a un tercero.

Omitir responsabilidades, manipular

controles, procedimientos y documentos

a través del uso indebido

del poder para beneficiar a un

particular.

1. Investigaciones disciplinarias2. Perdida de

recursos (Detrimento patrimonial)

3. Pérdida de credibilidad en el

SIG4, Pérdida de

trazabilidad de la documentación del

SIG5. Reprocesos

10B

AJA

1. Aplicación del procedimiento de control de documentos, de la Guía de Documentación y del formato

de eliminación ó derogación, cuenta con diferentes puntos de

control entre los que se destacan: revisión y aprobación por parte de los responsables de los procesos

y validación por parte de la jefatura de la OAP quien analiza

la pertinencia de creación o derogación de los documentos.

2. Para la elaboración o modificación de manuales

adicional a los controles anteriores se requiere la

aprobación por acto administrativo de la Dirección

General.3. Comité Directivo del SIG, para revisión y aprobación del Sistema

Integrado de Gestión y documentos directrices.

10B

AJA

1. Validación por parte de la OAP

(profesionales y jefe) de la documentación a implementar en el

SIG, verificando adecuación con

respecto al Sistema Integrado de Gestión y su integración con

la estructura organizacional del

IDU. 2. Revisiones y

aprobaciones de documentos

direcetrices por parte del Comité de SIG

1. Formato de derogación de documentos

2. Resoluciones3. Memorandos

4. Actas de reunión para modificación de

documentos.5. Actas de reunión

de comité SIG


Causas: Se elimina la causa tres, asociada a contratistas, por considerarse que está inmersa en la causa 2 al pasar por las revisiones y aprobaciones, ya que el contratista no tiene la autoridad para modificar los documentos.Riesgo: No se materializó en el períodoConsecuencias: Se mantienen las mismas consecuencias. Controles: Se ajusta al formato de eliminación, y se incluye el Comité SIG.Acciones asociadas:Se aclara las revisiones del comité solo a documentos directrices.Indicador:Se ajusta para este periodo.

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# Documentos que contienen criterios que incumplen requisitos

normativos ó internos / # Documentos tramitados

= 0/47 = 0



SUBDIRECCIÓN GENERAL DE GESTIÓN CORPORATIVA

SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS


X16






ENTIDAD: PROCESO: RECURSOS FÍSICOS


CAUSAS

CÓ

DIG

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CONSECUENCIAS

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CARLOS HUMBERTO MORENO BERMÚDEZ

ALBA CLEMENCIA ROJAS ARIAS

DIANA MARÍA CALDAS GUALTEROS



Administrar, gestionar y suministrar los bienes muebles e inmuebles de la entidad así como, los recursos físicos de forma oportuna, adecuada y eficiente, asegurando el normal funcionamiento de los procesos y las áreas del Instituto y la

correspondiente satisfacción de las necesidades internas.



RIESGODescripción

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REO

1. Administración inadecuada del inventario (desactualización de la información, no identificación de activos, etc.)

2. No cumplimiento de políticas y procedimientos para entrega y recibo de elementos en el almacén y/o bodega.

3. Fraude por parte de funcionarios y/o proveedores en la recepción de elementos.

ROBOS DE ACTIVOS

FÍSICOS EN EL ALMACEN, O

BODEGAS DEL IDU O EN USO

DEL PERSONAL

DEL IDU

Pérdida de los bienes muebles de la EntidadDetrimento patrimonial

Investigaciones disciplinarias y/o fiscales

Afectación de los activos fijos

Pérdida de los bienes muebles de la EntidadDetrimento patrimonial

Investigaciones disciplinarias y/o fiscales


5BA

JA

Uso del procedimiento Administración de Inventario de Bienes PR-RF-103 Así mismo al Manual MGFR02- Manual de administracion de Bienes muebles e Inmuebles del IDU

5B

AJA

1 Realización de inventario físico anual

2. Realización de inventario mensual a Quince (15) funcionarios de planta y

contratistas.3. Aplicación y control de inventarios, a través del

formato de paz y salvo del IDU al retiro decontratistas y

funcionarios.4. Realización mensual de informe de existencia en

bodegas.5. Realización de arqueos

trimestrales de los bienes en bodega.

Registro en el sistema STONE módulo inventarios

Revisión para validación y firma del formato de paz y

salvo de la Entidad

Reporte de existencias del aplicativo Stone y planilla de arqueos en Bodega


Causas: Se mantienen las causas identificadas

Riesgo: El riesgo no sufre ningún tipo de modificación y se evidencia que no se ha materializado

Consecuencias: Se mantienen las consecuencias identificadas

Controles: Se mantienen los mismos controles. Solo se combinaron las filas para que estén asociadas a cada riesgo.

Acciones asociadas: Se mantienen las mismas acciones

Número de denuncias, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se evidencie el robo de activos físicos en el almacén, o bodegas del IDU en el periodo a reportar

Resultado: Cero (0)

Análisis: Durante el periodo reportado no se han presentado denuncias, reclamos o informes por parte de entes de control respecto a la materialización del riesgo

1. Realización de pagos a terceros sin el cumplimiento de los requisitos establecidos para el manejo de la caja menor

2. Compra de bienes y/o servicios no autorizados

PÉRDIDA DE RECURSOS

FINANCIEROS DE LA CAJA MENOR DEL

IDU

No contar con los recursos presupuestales para adquirir bienes imprescindibles, necesarios y/o urgentes.

Clausura de la caja menor

Investigaciones disciplinarias

Sanciones de inhabilidad para ser nombrado en el Estado.

20M

OD

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DA

Uso del Manual de Manejo y Control de cajas menores de la Secretaria de Hacienda Distrital (Resolución No. DDC-000001 12 de mayo de 2009)Uso del procedimiento Ejecución de compras (PR-GAF-098)Registro de doble firmas para autorización de transacciones bancarias de la cuenta de caja menor.

Uso y verificación del correcto diligenciamiento y aprobación del formato SOLICITUD DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS POR CAJA MENOR (FO-RF-01) .

Uso de la guía GU-GF-01 Guía pago a terceros.

20M

OD

ER

ADA Arqueos de autocontrol en el

manejo de la caja menor

Arqueos de control por parte de la Oficina de Control

Interno.

Actas de arqueo

Saldos en Bancos

Reporte del aplicativo Stone


Causas: Se suprime la causa N° 3: "Pago a terceros que no cumplan con los requisitos para ser girados por caja menor" en razón a que la causa se encuentra contenida en la N° 1

Riesgo: El riesgo no sufre ningún tipo de modificación




No. De desviaciones por faltantes presentadas en el periodo (cuatrimestre).

Resultado: Cero (0)

Análisis: En el periodo comprendido entre del 01/01/2017 a 30/04/2016 se han realizado 2 arqueos por parte de la Oficina de Control Interno, uno por parte de la ordenadora del gasto y ocho por parte de la responsable del manejo de la caja, no registrándose faltante alguno.

1. Ausencia de protocolos para el acceso a la información de los videos e ingreso de personal

2. Acuerdos entre funcionarios y personal de vigilancia para adulterar información de ingreso y videos de las cámaras del IDU.

3. Administración inadecuadas de los registros de ingreso y backups de videos.

MANIPULACIÓN DE LA

INFORMACIÓN DE INGRESO

DE PERSONAL Y DE LAS

CÁMARAS DE VIDEO CON EL

FIN DE OCULTAR

INFORMACIÓN

Pérdida o manipulación indebida de información o bienes del IDU

Falsedad o adulteración en la información de accesos y registros de seguridad. Investigaciones disciplinarias y/o administrativas

10BA

JA

Uso del Manual de Seguridad Física (MG-GAF-003)Se da cumplimiento al contrato de Vigilancia y Seguridad de las desde Administrativas del IDU

Preservación como obligación del contratista del servicio de vigilancia, de los archivos, carpetas de ingreso y salida de elementos y visitantes, consignas, libros, cuadernos de minuta, grabaciones y demás documentos relativos a la ejecución del contrato, por un término no inferior a cinco (5) años, después de finalizado el contrato y los cuales estarán a disposición del IDU.

Cumplimiento del contrato de Vigilancia y Seguridad Privada a las desde Administrativas del IDU

5B

AJA

* Implementación del Manual de Seguridad Física (MG-GAF-003).

* Reporte de la empresa de vigilancia indicando la realización del Back Up de las grabaciones del circuito cerrado de televisión. • Reporte mensual de la empresa de vigilancia con el registro de visitantes en las sedes IDU.

* Back up de la información del software de control de acceso de la Entidad por parte de la STRT

* Oficio dirigido a la firma de vigilancia, solicitando la estricta implementación y cumplimiento del Manual de Seguridad Física (MG-GAF-003).

• Capacitación a los guardas de vigilancia en el Manual de Seguridad Física (MG-GAF-003).

• Inclusión de clausula contractual en donde se establece la responsabilidad de conservar los archivos, carpeta de ingreso y salida de elementos y visitantes, consignas, libros, cuadernos de| minuta, grabaciones y demás documentos relativos a la ejecución del contrato por un término no inferior a cinco (5) años, después de finalizado el contrato, los cuales estarán a disposición del IDU.

• Informe mensual del la empresa de vigilancia con el registro de visitantes en las sedes IDU.



Riesgo: Se mantiene la descripción. El riesgo no se materializó en el período.


Controles: Se adiciona un control en cuanto a la inclusión de una clausula contractual


Número de denuncias, quejas, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se evidencie la manipulación de la información de ingreso de personal y de las cámaras de video.

Resultado: Cero (0)

Análisis: Durante el periodo reportado no se han presentado denuncias, reclamos o informes por parte de entes de control respecto a la manipulación de la información de ingreso de personal y de las cámaras de video con el fin de ocultar información

Trámite ineficiente a reclamaciones por parte del IDU, ante el corredor de seguros, por acuerdo en beneficio de un tercero.

MANEJO INADECUADO

DE RECLAMACIO

NES ANTE CORREDORES DE SEGUROS, CON EL FIN DE BENEFICIAR A UN TERCERO.

(se materializa con

reclamaciones no efectivas, o menor valor pagado por parte de la

aseguradora ante una

reclamación)

Imposibilidad de recuperar los bienes muebles o inmuebles siniestrados



10BA

JAVerificación y seguimiento de la presentación de reclamaciones ante el corredor de seguros dentro del tiempo regular. (60 días)

Exigencia de la presentación del informe de seguimiento del programa de seguros de la Entidad.

• Campañas de capacitación a conductores para minimizar siniestralidad

* Diseño Plan Estratégico de Seguridad Vial - PESV

5B

AJA

Seguimiento a la ejecución del contrato

Informes de Ejecución generados por el profesional que apoya la supervisión del

contrato

Oficios dirigidos a los corredores de seguros y a la compañía aseguradora



Riesgo: Se mantiene la descripción.




Número de denuncias, quejas, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique el manejo inadecuado de reclamaciones ante corredores de seguros para beneficiar un tercero.

Resultado: Cero (0)

Análisis: En la actualidad y durante lo corrido de la actual vigencia no se tiene conocimiento de denuncias, quejas, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique el manejo inadecuado de reclamaciones ante corredores de seguros para beneficiar un tercero.

1. Inadecuado control al contrato de suministro de combustible

2. Por acuerdo entre conductores (planta o contrato) suministro de menor cantidad de combustible y posteriores favores por parte de la Estación de Gasolina

ROBO CONTINUADO

DE COMBUSTIBLE O REPUESTOS

DE VEHÍCULOS

Detrimento en el patrimonio público 5

BAJA

Control del soporte físico del suministro de gasolina el cual es generado automáticamente por la máquina que expende el combustible.

Instalación de Chip de control en el vehículo y no puede ser suministrado en ningún carro diferente al de la Entidad

Control en la plataforma de la empresa que suministra combustible

5B

AJA

Seguimiento del presupuesto del contrato contra los

comprobantes de suministro de combustible

Revisión y control quincenal de la plataforma de suministro

de combustible

Reportes de consumo quincenal por vehículo

Cuadro consolidado mensual de consumos para control de estadísticas por vehículo y generación de

alertas







Número de denuncias, quejas, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique el robo continuado de combustible o repuestos de vehículos.

Resultado: Cero (0)

Análisis:

En la actualidad y durante lo corrido de la actual vigencia no se tiene conocimiento de denuncias, quejas, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique el robo continuado de combustible o repuestos de vehículos

1. Uso inadecuado de la información requerida para la realización de los estudios previos de los procesos de la Subdirección.

2. Favorecimiento de los contratistas mediante la elaboración de documentos precontractuales direccionados

MANEJO INADECUADO

DE LA INFORMACIÓN

REQUERIDA PARA LA

REALIZACIÓN DE PROCESOS CONTRACTUA

LES

CONTRATACIÓN SUBJETIVA

Contratación indebida


Afectación en la prestación del servicio

Favorecimiento a terceros

20M

OD

ERA

DA Aplicación del manual de

gestión contractual del Instituto, para dar cumplimiento a las etapas precontractuales de los procesos

10B

AJA

Cumplimiento con lineamientos de la DTGC

según cuantías de contratación

Comités de seguimiento a los procesos contractuales que

lidera la DTPS

1) Ficha técnica de la necesidad de bien o servicio a adquirir

2) Estudios de sector

3) Cotizaciones para análisis de mercado

4) Estudio de mercado

5) Estudios y documentos previos que describen la necesidad y anexan las conclusiones del análisis

del sector.



Riesgo: Se mantiene el mismo y no se evidencia materialización en el período.


Controles: Se mantienen los mismos.


Número de denuncias, quejas, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique el manejo inadecuado de la información requerida para la realización de procesos contractuales o se presente contratación subjetiva.

Resultado: Cero (0)


1. Carencia de políticas y procedimientos de supervisión

2. Concentración del ejercicio de supervisión en cabeza de la Subdirección Técnica

3. Supervisión inadecuada de los contratos de bienes y servicios del IDU.

4. Inadecuados estudios y pliegos precontractuales

5. Personal no idóneo para ejercer el apoyo a la supervisión técnica y administrativa de contratos.

EJECUCIÓN DE

CONTRATOS REALIZADA

PARA FAVORECIMIE

NTO A TERCEROS

Detrimento en el patrimonio público

Afectación al servicio

Pérdida de confianza hacia la Entidad


10BA

JA

Aplicación del manual de Interventoría y supervisión contractual del Instituto lograr una ejecución que permita el cumplimiento de los objetivos Estatales.

5B

AJA

Actividades de socialización al personal de la STRF en el cumplimiento del manual interventoría y supervisión de contratos

Revisión de informes de supervisión frente a las obligaciones contractuales

Reuniones de seguimiento con el contratista para verificar ejecución y cumplimiento de los contratos.

Designación por parte del supervisor del contrato del personal de apoyo a esta labor.

Actas de seguimiento a la ejecución contractual

Informes de ejecución de los contratos y seguimiento al mismo


Causas: Se incluye la causa # 5 y adicionalmente se precisa la redacción de la causa #2.

Riesgo: Se mantiene el mismo y no se evidencia materialización en el período.


Controles: Se mencionan dos controles adicionales.Acciones asociadas: Se mantienen las mismas

Número de denuncias, quejas, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique la ejecución inadecuada de contratos para el favorecimiento de terceros.

Resultado: Cero (0)





DIRECCIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA


SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECURSOS FÍSICOS



X18






ENTIDAD: PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO



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STRH Adriana Carolina Piedrahita Arévalo

DTAF Alba Clemencia Rojas Arias Directora Técnica Administrativa y Financiera

SGGC Carlos Humberto Moreno Bermúdez Subdirector General de Gestión Corporativa



Desarrollar las competencias del talento humano, gestionando planes, programas y proyectos que contribuyan a mejorar su calidad de vida para el cumplimiento de la misión, visión y objetivos estratégicos bajo la normatividad vigente.



RIESGODescripción

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REO

Aporte de documentación falsificada por parte de los

servidores de planta.

Que por omisión de los

procedimientos establecidos, se

reciban documentos

falsificados que soportan la hoja de vida de los servidores que

se posesionaran en planta (LNR y Provisionalidad) con el ánimo de beneficiar a un

particular.


fiscales.2. Falta de

credibilidad hacia la Institución y funcionarios.

3. No contar con el personal idóneo

para desarrollar las funciones.

30A

LTA

1. Recepción y verificación del Formato Único de Hoja de Vida Persona Natural contra soportes

presentados por los funcionarios y/o contratistas de prestación de

servicios.2. Diligenciamiento de la Lista de

Chequeo de Documentos Requeridos para la Posesión de

Funcionarios.3. Elaboración de oficio de

convalidación de estudios a las instituciones educativas para verificar la autenticidad de los soportes de estudio aportados.

5B

AJA

1. Verificar a las personas que ingresan mediante

nombramiento provisional y de Libre Nombramiento y

Remoción la autenticidad de los títulos de formación

1. Oficios de solicitud de autenticidad a instituciones

educativas.2. Lista de chequeo de documentos requeridos

para la posesión de funcionarios.

3. Formato Único de Hoja de Vida Persona Natural del funcionario o del contratista


Causas: Se elimina la causa asociada al aporte de documentos no autenticos por parte de los contratistas PSP, dado que el proceso se trasladó a la DTGC

Riesgo: Se actualiza el riesgo en lo relacionado a la revisión de la autenticidad de la documentación aportada para los contratos de PSP dado que se trasladó a la DTGC.

Consecuencias: Se mantienen las mismas consecuencias.

Controles: No varían.


* Número de personas que aportó

documentos no auténticos / Número de

personas en provisionalidad y/o libre nombramiento que conforman la

planta 0 / 97 = 0,0%

Fraude por parte de funcionarios que administran la nómina, o por funcionarios que administran los sistemas.

Que por omisión y/o

extralimitación se altere las

bases de datos de la

información asociada a la

nómina beneficiando y/o afectando a un

servidor.


fiscales.2. Detrimento patrimonial

20M

OD

ER

AD

A

Seguimiento y revisión por parte del coordinador de nómina, analistas y

técnicos de nómina. Se hace revisión detallada manual y

automática por medio de un aplicativo desarrollado para la

validación de Nómina

El Sistema de Nómina cuenta con controles de acceso. Además que cuando se realiza la liquidación de nómina se hace un barrido de la

información que permite establecer aquellos alteraciones ocurridas.

El personal encargado del manejo de la nómina es de alto grado de

confianza que lleva gran trayectoria en el Instituto. Además se da

cumplimiento a la programación establecida para la vigencia y existe

un profesional que realiza las revisiones pertinentes.

5B

AJA

Verificar los registros de la liquidación para el pago de la nómina de los servidores, se encuentren de acuerdo a la

normatividad vigente y con los conceptos y valores a

devengar

Lista de chequeo Nómina

Novedades radicadas por Orfeo

Procedimiento Liquidación de Salario - PR-TH-01


Se incluye este nuevo riesgo para la vigencia

No. de alteraciones de las bases de datos de Kactus que generaron mal pago de la nómina

= 0

OBSERVACIONES:JUSTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS ELIMINADOS:Abr 2017: Se elimina el riesgo C.RH.02 relacionado con la categorización inadecuada debido dicha actividad fue trasladada a la DTGC, saliendo del alcance del proceso de Talento Humano Subdirectora Técnica de

Recursos Humanos


X17






ENTIDAD: PROCESO:


CAUSAS

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CONSECUENCIAS

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Subdirección General de Gestión Corporativa Carlos Humberto Moreno Bermúdez Subdirector General de Gestión Corporativa

Dirección Técnica Administrativa y Financiera Alba Clemencia Rojas Arias Directora Técnica Administrativa y Financiera

Subdirección Técnica de Recursos Tecnológicos Leydy Yohana Pineda Afanador Subdirectora Técnica de Recursos Tecnológicos


GESTIÓN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN


Gestionar la implementación, actualización y mantenimiento de los sistemas de información y la infraestructura tecnológica de acuerdo con las necesidades de la entidad y la incorporación de nuevas

tecnologías, para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información requerida en el logro de los objetivos institucionales.



RIESGODescripción

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CONTROL

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Inadecuada aplicación de los controles de acceso a los servicios de TI en la

red.

Componendas entre funcionarios y terceros.

Inadecuada gestión de privilegios de usuario.

Interceptación de datos de las transferencias de

recaudo electrónico

C.TI.01

Acceso indebido para manipular o

adulterar datos almacenados

en los servidores de la Entidad, en

beneficio propio o de un

tercero. (Integridad)

Pérdida de la integridad de la

información.

Procesos poco transparentes.

Pérdida de imagen institucional.

Responsabilidades Disciplinarias y/o

fiscales.

10B

AJA

Control físico y lógico para el acceso al centro de cómputo. Control de acceso lógico a las aplicaciones y a las bases de

datos.Cámaras de video.

Sistema de copias de seguridad de la información.

Política de bloqueo de estación. Requerimiento por parte de los

funcionarios para el acceso a los servicios con autorización del jefe

de la dependencia. Implementación y seguimiento a

los acuerdos de transmisión segura de datos entre las entidades financieras y los

servicios internos de recaudo.

10B

AJA

1. Sensibilización a los operadores del

centro de cómputo y a los ingenieros de

soporte y desarrollo, sobre la aplicación de

protocolos de administración y los

controles que se deben aplicar a los

recursos de TI.

2. Elaboración del documento para la

definición de ambientes de trabajo

en desarrollo de software.

3. Elaboración del documento SCM (repositorio de

documentos y código fuente)

Copias de seguridad.

Bitácoras de acceso a la STRT y al centro

de cómputo.

Formato solicitud de creación de usuarios

(FO-TI-11).



Riesgo: Se mantiene y en el periodo no se materilaizó.

Consecuencias: Se mantienen

Controles: Se mantienen

Acciones asociadas: Se hace seguimiento a las siguientes acciones: * Entrega para revisión del documento para la definición de ambientes de trabajo en desarrollo de software. * Entrega para revisión (repositorio de documentos y código fuente)

Detalle de actividades para el periodo:N/A

Que el número de informes o registros automáticos o quejas o reclamos o denuncias o informes de auditorías,

evidencien el acceso indebido a los equipos servidores de la Entidad para manipular o

adulterar datos almacenados, en beneficio propio o de un tercero, sea mayor o igual a

uno.

-------Informes = 0

Para el periodo monitoreado, no se tiene ningún registro.

Cambios no controlados sobre las versiones de los

documentos.

Falta de apropiación de las políticas de privacidad

de la información.

C.TI.02

Revelar información de

carácter confidencial a

terceros que se vean

beneficiados por la

oportunidad de la misma

Pérdida de la confidencialidad de

la información.Procesos poco transparentes.



fiscales.Fuga de información

reservada.

10B

AJA

1. Verificación de la aplicación de la clasificación de los documentos

en cuanto a privacidad.

2. Aplicación de las políticas de Seguridad de la Información.

10B

AJA

1. Revisión trimestral de la efectividad de

los controles existentes.

2. Socialización de las políticas de Seguridad de la Información con

base en el plan de comunicaciones.

Actas de reunión o actos administrativos

de soporte


Causas: Se mantienen.

Riesgo: Se mantiene y no se materializó en el periodo.

Consecuencias: Se mantienen.

Controles: Se mantienen.

Acciones asociadas: Se hace seguimiento a la socialización de las políticas de Seguridad de la Información con base en el plan de comunicaciones.



evidencien que se ha revelado información de carácter confidencial a terceros que se vean beneficiados por la oportunidad de la

misma, sea mayor o igual a uno.

-------Informes = 0


Conflictos de Interés.

Desactualización de la información en los medios

de comunicación institucionales

C.TI.03

Ocultar o NO divulgar a la ciudadanía información considerada pública en beneficio

propio o de un tercero.

Pérdida de la disponibilidad de la

información.




fiscales.

10B

AJA

1. Aplicar las directrices y seguimientos que el Comité GEL

ha determinado para dar cumplimiento a los lineamientos de Gobierno para transparencia de la gestión hacia el Ciudadano, en lo

relacionado con el proceso gestión TIC.

2. Mantener los portales web de la entidad en niveles de

disponibilidad aceptables

10B

AJA

Ejecución y control del plan de acción de

la estrategia GEL.

Verificación del porcentaje de

disponibilidad del portal web

Página web actualizada



Riesgo: Se mantiene y en el periodo no se materializó.



Acciones asociadas: Se hace seguimiento a las acciones propuestas:

Ejecución y control del plan de acción de la estrategia GEL.

Verificación del porcentaje de disponibilidad del portal web

Detalle de actividades para el periodo:2707/2880= 94%


evidencien que se ha ocultado o dejado de divulgar a la ciudadanía información

considerada pública en beneficio propio o de un tercero, sea mayor o igual a uno.

-------Informes = 0


Empleado descontento y sin cultura de la legalidad

Exceso de tramitología

C.TI.04

Omitir intencionalmente la aplicación

de los procedimientos

para la prestación de

los servicios de T.I. o cambiar la prioridad en la prestación

del mismo, en beneficio

propio o de un tercero.

Pérdida de la confianza en los

procesos involucrados


10B

AJA

Herramienta de gestión de eventos (incidentes o requerimientos -

Aranda) correctamente diligenciada, en orden de llegada, o evento priorizado según criterios

descritos en el Catálogo de Servicios.

Revisiones periódicas de los registros en la herramienta de gestión por parte del líder del grupo de mesa de servicios.

5B

AJA

Revisión cuatrimestral de la efectividad de

los controles existentes.

Informe de casos atendidos y en

proceso



Riesgo: Se mantiene y en el periodo no se materializó.



Acciones asociadas: Se mantienen.



evidencien que se ha omitido intencionalmente la aplicación de los

procedimientos para la prestación de los servicios de T.I. o cambiar la prioridad en la prestación del mismo, en beneficio propio o

de un tercero, sea mayor o igual a uno.

-------Informes = 0




X17






ENTIDAD: PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL


CAUSAS

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CARLOS HUMBERTO MORENO BERMÚDEZ

ALBA CLEMENCIA ROJAS ARIAS

DIANA MARÍA CALDAS GUALTEROS



Determinar e implementar las directrices para la administración documental mediante la aplicación de políticas y lineamientos, para garantizar la recuperación, consulta y conservación

de la memoria institucional.



RIESGODescripción

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CONTROL

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1. En los préstamos de documentación, los

funcionarios o contratistas sustraigan o adulteren

documentación y colecciones, u otros

documentos en general

2. Acuerdos entre funcionarios que administran la

documentación y terceros interesados en manipular o sustraer la información.

3. Ineficiencia de los controles y mecanismos

de préstamos de documentos digitalizados

4. Falta de divulgación y socialización de las

políticas de seguridad de la documentación

Adulteración, sustracción,

robo y manipulación

de los archivos y documentos del IDU con el

fin de beneficiar a un

particular

Obstaculización o desvío de investigaciones por parte de entes de control o usuarios de la información.

Pérdida de la memoria institucional (acervo documental)

Deterioro de imagen Institucional

5B

AJA

Uso y aplicación de la documentación asociada al proceso de Gestión Documental, dentro de la cual se encuentra: - Manual de Gestión Documental del IDU. - Guía del usuario de gestión documental.- Procedimiento "Consulta y préstamo de documentos" - Procedimiento "Procesos y servicios del centro de documentación"- Guía "Entrega de productos en formato digital de proyectos realizados en la infraestructura de los sistemas de movilidad y espacio púbico"

Acceso para la consulta de los documentos mediante los sistemas de información de gestión documental ORFEO, DSpace y PMB (Catalogo, circulación y préstamo de documentos)

Uso del Sistema de Información de Gestión Documental y Base de Datos Winisis;

Suscripción de cláusulas de Confidencialidad en los contratos de prestación de servicios y firma del documento de confidencialidad de las personas que manejan y/o procesan la información documental de la Entidad.

Procedimiento de consulta y préstamo documental que incluye políticas de no préstamo de documentos físicos cuando éstos se encuentren digitalizados y en caso de préstamo de documentos físicos, se cuentan con mecanismos de control del préstamo.

Disposición legal (Resolución 34217 de 2015), por la cual el Instituto adopta el marco de políticas de control para la seguridad de la información de la Entidad.

5B

AJA

Se cuenta con reporte impreso de los

préstamos realizados como mecanismo de

control en caso de fallo de los sistemas

Verificación de la firma del acuerdo de

confidencialidad.

Revisión y control de los expedientes

virtuales frente a los físicos que impida

pérdida de documentación

Formatos de préstamo

Formato PRÉSTAMO_DE_DOCUMENTOS_EN_EL_ARCHIVO_CENTRAL

Minuta de Contrato

Formato de confidencialidad de la empresa de Outsourcing







Número de denuncias, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique la adulteración, sustracción, robo y manipulación de los archivos y documentos del IDU con el fin de beneficiar a un particular = 0

Resultado:

Durante la actual vigencia no se tiene conocimiento de denuncias, quejas, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique la materialización del riesgo.

1. Falla de Políticas para el manejo de información.

2. Complicidad de funcionarios o

proveedores para cometer actividades de

fraude o corrupción.

Uso indebido de información

crítica y sensible de los procesos de la Entidad, por parte de las

personas que realizan el

procesamiento técnico,

almacenamiento y custodia de la información

Investigaciones disciplinarias

Investigaciones administrativas

Obstaculización de investigaciones

Deterioro de la imagen institucional

5B

AJA

Inclusión de cláusula de confidencialidad en los contratos de prestación de servicios profesionales y de outsoucing.

Socialización a los contratistas de prestación de servicios profesionales y de outsoucing, acerca de de las políticas de gestión documental, en especial sobre el uso adecuado de la información física y digital.

Capacitación y divulgación de recomendaciones por parte de la OCD sobre las conductas inapropiadas de los servidores públicos ysus consecuencias frente al uso de la información.

5B

AJA

Capacitaciones en la administración documental física y digitalizada

Comunicaciones y programación de la transferencia documental

Aplicación del Manual de Gestión Documental

Listas de asistencias a Capacitaciones

Manual de Gestión Documental y documentación actualizada del proceso

Actas de capacitación

Planillas de transferencia documental al archivo central Memorandos de transferencia





Controles: Se mantienen los mismos controles.


A) Número de reportes de indebida manipulación de la información

B) Número de denuncias, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique eluso indebido de información crítica ysensible de los procesos de la Entidad

Resultado: A) Cero (0)

B) Cero (0)

Análisis: Se observa que en los procesos de G. Documental no se presentó ningún reporte por la indebida manipulación de la información.

Para el indicador B, se observa que durante lo corrido de la actual vigencia no se han presentado denuncias, quejas, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique la materialización del riesgo.

OBSERVACIONES:JUSTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS ELIMINADOS: En el presente seguimiento no se han eliminado riesgos.



DIRECCIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA


SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECURSOS FÍSICOS



X13






ENTIDAD: PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA



PRO

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CARLOS HUMBERTO MORENO BERMÚDEZ SUBDIRECTOR GENERAL

DIRECCCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ALBA CLEMENCIA ROJAS ARIAS DIRECTORA TÉCNICA

GUIOVANNI CUBIDES MORENO SUBDIRECTOR TÉCNICO

VLADIMIRO ALBERTO ESTRADA MONCAYO SUBDIRECTOR TÉCNICO



Administrar y disponer oportunamente los recursos financieros para la ejecución de los planes, programas y proyectos, en el desarrollo de los procesos de la entidad.



RIESGODescripción

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Acuerdos entre servidores publicos y terceros

Manipular o divulgar

información de las ofertas

realizadas por los bancos al momento de

efectuar inversiones, a

cambio de prerrogativas, o favores a los

servidores públicos

1. Pérdida de recursos públicos2. Investigaciones disciplinarias y/o fiscales3. Mala imagen de la entidad ante el sector financiero y la comunidad

10B

AJA

1. Aplicación de las políticas para el manejo de excedentes de liquidez de la SDH 2. Obligatoriedad de invertir de acuerdo con los cupos (ranking) que envía la SDH, en los cuales están inmersos los análisis de la solidez de cada entidad financiera, aprobados por el Comité de Control de Riesgo de la SDH 3. Seguimiento en las inversiones (fechas de vencimiento de inversiones; planeación y seguimiento del PAC) 4. Comunicados enviados por los bancos (email) y audios de las comunicaciones con los bancos.5. Comité de seguimiento y control financiero IDU, mensual.6. Aplicación del procedimiento Administración de inversiones de tesorería

5B

AJA

1. Comité de seguimiento y control financiero del lDU con reunión mensual para verificación del cumplimiento a las políticas de la SDH.2. Continuamente se hace seguimiento a las fechas de vencimiento de las invesiones, con el ánimo de contar con la disponibilidad de los recursos, adicionalmente se realiza seguimiento al PAC para programar las inversiones.3. Conciliaciones bancarias. 4. Solicitud de ofertas a los emisores habilitados, con términos para la recepción de las mismas.

1. Comunicados con los bancos (email, audios)2. Actas de inversión y del Comité de Seguimiento y Control Financiero.


Causas: Se Mantinene las mismasRiesgo: No se materializo y se mantiene el mismo.Consecuencias: Se mantienen las mismas.Controles: se mantienen los mismo. Se ajusta la sigla SDHAcciones asociadas: Se mantienen las mismas.Indicador: Se reporta seguimiento.

1. Número de quejas, denuncias y/o no conformidades en los informes de auditoría sobre manipulación o divulgación información de las ofertas realizadas por los bancos para realizar inversiones

ANALISIS: En el periodo comprendido entre enero y abril de 2017, no se presentaron quejas, denuncias y/o no conformidades en los informes de auditoria sobre manipulación o divulgación información de las ofertas realizadas por los bancos para realizar inversiones.

Captura manual, aplicación y/o reversión por parte de los usuarios del sistema valoricemos en la Subdirección Técnica de Tesorería y Recaudo y/o en la Subdirección Técnica de Operaciones y/o por parte del administrador del sistema

Manipulación de la

información en el Sistema

VALORICEMOS con el ánimo de aplicar y/o

reversar pagos, con el fin de

favorecer a un tercero.

1. Investigaciones disciplinarias y/o fiscales.2. No recaudo de recursos por concepto de valorización.3. Pérdida de Información.4. Perdida de credibilidad de la entidad.5. Afectación de la ejecución de los proyectos por falta de recursos

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A

1. Aplicación del procedimiento de Conciliación Bancaria, donde se constate el movimiento de las cuentas contra la aplicación efectuada en los sistemas de informacion del IDU. Actividad que se realiza diaria y mensualmente.2. Aplicación del procedimiento PRGF05 Recaudo_ V_ 3.0.3. Restricción de acceso de perfiles de usuarios en el sistema valoricemos.4. Aplicación de pagos a través de Webservice con entidades financieras: Banco de Occidente, BBVA, Helm Bank, Davivienda y Bogotá, situación que reduce el porcentaje de aplicaciones manuales de pagos.(Archivos planos de recaudo).

5B

AJA

1. Cualquier reversión debe quedar en el movimiento diario de tesorería, con sus respectivos soportes como evidencia2. Control dual para las reversiones de las aplicaciones en el Sistema VALORICEMOS. 3. Cualquier reversión debe ser autorizada mediante memorando firmado por el Subdirector Técnico de Tesorería y Recaudo.

1. FO-GAF-005 Conciliación Bancaria2. Informe diario de caja 3. Reportes de. Anulación de Pagos y Consolidado de Ingresos Tesorería, generados en el Sistema de VALORICEMOS . 4.PRGF05 Recaudo_ V_ 3.0.

Indique los ajustes realizados en:Causas: Se Mantinene las mismasRiesgo: No se materializó y se mantiene el mismo.Consecuencias: Se mantienen las mismas.Controles: se mantienen los mismo.Acciones asociadas: Se mantienen las mismas. Se aclara el cargo del subdirector. Indicador: se hace seguimiento

1. Número de quejas, denuncias y/o no conformidades en los informes de auditoría, sobre la manipulación de la información en el Sistema VALORICEMOS en la aplicacion y/o reversion de pagos.

ANALISIS: En el periodo comprendido entre enero y marzo 2017, no se presentaron quejas, denuncias y/o no conformidades en los informes de auditoia sobre manipulación de información en el sistema Valoricemos, referente a reversiones de pagos con favorecimiento a terceros.

1. Sustitución o manipulación de documentos financieros por parte de terceros o por parte de funcionarios.

2. Uso indebido del poder para modificar el orden de turno de las cuentas.

Tramitar pagos, con

documentos incompletos,

falsos o adulterados,

así como violar el derecho al

turno, consignado en el articulo 19

de la Ley 1150 de 2007, con el fin de favorecer

un tercero.

1. Pérdida de recursos.2. Investigaciones disciplinarias, fiscales, penales y/o administraitvas

10B

AJA

1. Revisión de los documentos contemplados en la Guía de Pago a Terceros, por los profesionales de la STPC en lo pertinente a la parte contable y presupuestal de las ordenes de pago.

2. Revisión por parte de la STTR de la documentación anexa a la cuenta (factura) radicada, en concordancia con lo establecido en la guia de pago a terceros.

3. Seguimiento al trámite de la orden de pago en STTR y STPC, soporte con aplicativo PRONTOPAGO)

5B

AJA

1. Aplicativo PRONTO PAGO que permite establecer la trazabilidad de la orden de pago, Aplicativo SIAC, STONE y ORFEO2. Se cuenta con lista de chequeo en STTR que permite controlar la revisión de los documentos de la orden de pago, durante su trámite.

Ordenes de pago, GUGF01_Guía de pago a terceros y Reportes del Aplicativo Pronto Pago.Lista de chequeo para controlar de orden de pago (STTR).

Indique los ajustes realizados en:Causas: Se Mantinene las mismasRiesgo: No se materializo y se mantiene el mismo.Consecuencias: Se mantienen las mismas.Controles: Se incluye el de seguimiento con aplicativo Pronto pago.Acciones asociadas: Se mantienen las mismas.Indicador: Se reporta seguimiento.

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Número de quejas, denuncias y/o no conformidades en los informes de auditoría, sobre el tramite pagos con documentos incompletos, falsos o adulterados y/o de violación del turno.

ANALISIS: En el periodo comprendido entre enero y marzo de 2017, no se presentaron quejas, denuncias y/o no conformidades en los informes de auditoria sobre trámite de pagos efectuados con documentos incompletos, falsos o adulterados, asi como tampoco que se hubiere violado el derecho al turno, con el fin de faborecer a terceros.

1. Desconocimiento de los servidores publicos de la STPC de la normatividad.2. Tráfico de influencias3. Decisiones de nivel directivo.

Tomar decisiones que contradicen la

ejecución presupuestal

las cuales alteran la

destinación inicial de los

recursos, omitiendo la normatividad presupuestal

vigente.

1. Desvío de recursos.2. Investigaciones penales, fiscales, disciplinarias y/o administrativas, al cometer errores que contradicen la normatividad vigente.

10B

AJA

1. Aplicación del Manual Operativo Presupuestal del Distrito Capital.2. Aplicación de la normativad presupuestal vigente.3. Socialización continua de los procedimientos vigentes.

10B

AJA 1. Capacitaciones a

servidores publicos en normatividad presupuestal

1. Informes de ejecución presupuestal.2. Listados de asistencia a capacitaciones

Indique los ajustes realizados en:Causas: Se Mantinene las mismasRiesgo: No se materializo y se mantiene el mismo.Consecuencias: Se mantienen las mismas.Controles: se mantienen los mismo.Acciones asociadas: Se mantienen las mismas.Indicador: Se rerpota el seguimiento.

Número de quejas, denuncias y/o no conformidades en los informes de auditoría, sobre la alteración de la destinación incial de los recursos.

ANALISIS: En el periodo comprendido entre enero y marzo de 2017, no se presentaron quejas, denuncias y/o no conformidades en los informes de auditoria sobre alteración de la destinación inicial de recursos y/o omisión de la normatividad vigente.



SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE TESORERÍA Y RECAUDO

SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD


X17






ENTIDAD: PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS


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OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN ISAURO CABRERA VEGA JEFE OFICINA



Implementar buenas prácticas de gestión de proyectos basadas en los lineamientos del Project Management Institute – PMI® aplicables al entorno corporativo del IDU, que contribuyan al cumplimiento de los objetivos

institucionales, al mejoramiento integral de la organización y al desempeño eficiente y eficaz de los proyectos y/o etapas del ciclo de vida que desarrolla la entidad.



RIESGODescripción

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1) Los informes de avance de los proyectos generados por los contratistas y/o interventores

contienen información adulterada y/o falsa.

2) Presión indebida de los grupos de interés del proyecto (internos y/o externos) para manipular u

omitir la información de avance de los proyectos que se registra en el

Sistema de Gestión Integral de Proyectos ZIPA.

3) Acuerdo entre las partes para omitir y/o dilatar el cargue de la información de avance de los proyectos en el Sistema de

Gestión Integral de Proyectos ZIPA.

La información de avance de los

proyectos registrada en el

Sistema de Gestión Integral

de Proyectos ZIPA se

encuentra desactualizada,

adulterada y/o se omiten aspectos relevantes de la realidad de la

ejecución de los proyectos.

1) Desconocimiento del estado real de los proyectos.

2) No contar con información actualizada para la toma oportuna de decisiones.

3) No generar en forma oportuna acciones de mejora

para promover el cumplimiento de las metas de los proyectos.

4) Remitir información inexacta como parte de las

respuestas a grupos de interés y/o entes de control que

solicitan información de los proyectos.

5) Pérdida de credibilidad de la entidad tanto a nivel interno

como externo.

6) Procesos sancionatorios a contratistas y/o interventores y

procesos disciplinarios a funcionarios.

7) Reprocesos administrativos.

20M

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A

1) Incorporación de Anexo Técnico en los Pliegos de Condiciones en donde se describen las especificaciones para la

elaboración y aprobación de cronogramas de los proyectos.

2) Construcción de líneas base del alcance, tiempo y costo al inicio de cada etapa del ciclo de vida de los proyectos.

3) Equipo interdisciplinario que apoya la elaboración de los informes de avance

de los proyectos, la revisión por parte del responsable y la consolidación,

validación y análisis de los resultados.

4) Inspecciones en terreno.

5) Controles propios del Sistema de Gestión Integral de Proyectos ZIPA (alertas por desactualización de la

información, filtros de aprobación para la información que se publica en el Visor

de Proyectos, etc.).

6) Disponibilidad de la información de avance de los proyectos para los grupos

de interés (internos y/o externos).

7) Auditorías internas y/o externas.

5B

AJA

1) Realizar reuniones periódicas entre el

equipo interdisciplinario y los

responsables de elaborar, revisar y

aprobar los informes de avance de los

proyectos.

2) Revisar los informes de avance

de los proyectos recibidos por las áreas misionales.

3) Actualizar y consolidar la

información de avance de los

proyectos en el Sistema de Gestión

Integral de Proyectos ZIPA.

4) Realizar el seguimiento del

desempeño de los proyectos con base en la información registrada en el

Sistema de Gestión Integral de Proyectos

ZIPA.

1) Pliegos de Condiciones (Anexo

Técnico).

2) Cronograma con líneas base incluidas.

3) Actas de reunión.

4) Memorandos.

5) Información de avance de los

proyectos reportada en el Sistema de


6) Alertas del Sistema de Gestión Integral de

Proyectos ZIPA.

7) Informes de auditoría.


- Causas: Se eliminaron dos (2) causas anteriores, quedando tres (3) causas descritas en la matriz.

- Riesgo: Se ajustó la descripción del riesgo.

- Consecuencias: Continúan las siete (7) posibles consecuencias descritas en la matriz; no es necesario modificar ninguna.

- Controles: Se eliminaron dos (2) controles anteriores y se incluyeron tres (3) controles nuevos, quedando siete (7) controles que se vienen aplicando conforme a la descripción de los mismos.

- Acciones asociadas: Continúan las acciones asociados identificadas en monitoreos anteriores.

# de casos detectados de información de avance de los proyectos desactualizada, adulterada y/o con aspectos relevantes omitidos

= 0

Inspecciones múltiples de la Dirección General en terreno a las obras en ejecución, en el marco del Programa Con las Botas

Puestas

Después de surtir etapas previas de pruebas y socialización con las áreas misionales, mediante Circular No. 5 del 28 de Abril de

2017 la Dirección General definió el 2 de Mayo de 2017como fecha oficial de inicio del Sistema de Gestión Integral de

Proyectos ZIPA a nivel corporativo. En consecuencia, a partir de dicha fecha las áreas misionales deben realizar el cargue de la

información actualizada de avance de los proyectos directamente en el sistema.

La Dirección General, las Subdirecciones Generales y las Direcciones Técnicas se encargarán de monitorear de manera

permanente el cumplimiento de la anterior instrucción y desarrollarán las reuniones de seguimiento y control de los

proyectos con base en la información reportada en el Sistema de Gestión Integral de Proyectos ZIPA, que a partir de la fecha citada

se convertirá en la única fuente oficial de información de los proyectos al interior de la entidad y alimentará el Visor de

Proyectos al cual tendrán acceso en tiempo real los interesados externos y los entes de control.

1) Presión indebida de los grupos de interés del proyecto (internos y/o externos) y/o acuerdo entre

las partes para favorecer a alguna de ellas.

Tomar decisiones amañadas para

favorecer a alguna de las

partes interesadas, sin

tener en cuenta la información

registrada en el Sistema de

Gestión Integral de Proyectos

ZIPA.

1) Procesos disciplinarios a funcionarios.

2) Reprocesos administrativos.

3) Incumplimiento de las metas y/o objetivos de los

proyectos.

4) Pérdida de credibilidad de la entidad tanto a nivel interno

como externo.

10B

AJA

1) Implementación de Comités corporativos (de Dirección, de

Contratación, de Presupuesto, etc.) donde se analizan los casos puntuales, se conoce el avance de los procesos de selección y de los proyectos en curso y

se toman decisiones oportunas sobre los mismos.

2) Contratación, designación e implementación de interventorías para

los contratos que lo requieren y supervisión interna por parte de

profesionales de la entidad.

3) Aplicación del Manual de Gestión Contractual y Manual de Interventoría

y/o Supervisión de Contratos.

4) Disponibilidad de la información de avance de los proyectos para los grupos

de interés (internos y/o externos).

5) Auditorías internas y/o externas.

5B

AJA

1) Realizar seguimiento a los

compromisos establecidos en los

Comités.

2) Monitorear la actualización de la

información de avance de los

proyectos en el Sistema de Gestión

Integral de Proyectos ZIPA.

1) Actas de Comité.

2) Contratos de interventoría.

3) Memorandos.

4) Contratos de prestación de

servicios.

5) Actas de reunión.

6) Información de avance de los

proyectos reportada en el Sistema de


7) Informes de auditoría.


- Causas: Se eliminó una (1) causa, quedando una (1) causa descrita en la matriz.

- Riesgo: Se ajustó la descripción del riesgo.

- Consecuencias: Se eliminó una (1) consecuencia anterior y se incluyó una (1) consecuencia nueva, quedando cuatro (4) consecuencias descritas en la matriz.

- Controles: Se eliminó un (1) control anterior y se incluyeron dos (2) controles nuevos, quedando cinco (5) controles que se vienen aplicando conforme a la descripción de los mismos.

- Acciones asociadas: Continúan las acciones asociados identificadas en monitoreos anteriores.

# de casos detectados de toma de decisiones amañadas para favorecer a alguna de las partes interesadas = 0

Inspecciones múltiples de la Dirección General en terreno a las obras en ejecución, en el marco del Programa Con las Botas

Puestas

Después de surtir etapas previas de pruebas y socialización con las áreas misionales, mediante Circular No. 5 del 28 de Abril de

2017 la Dirección General definió el 2 de Mayo de 2017como fecha oficial de inicio del Sistema de Gestión Integral de

Proyectos ZIPA a nivel corporativo. En consecuencia, a partir de dicha fecha las áreas misionales deben realizar el cargue de la

información actualizada de avance de los proyectos directamente en el sistema.

La Dirección General, las Subdirecciones Generales y las Direcciones Técnicas se encargarán de monitorear de manera

permanente el cumplimiento de la anterior instrucción y desarrollarán las reuniones de seguimiento y control de los

proyectos con base en la información reportada en el Sistema de Gestión Integral de Proyectos ZIPA, que a partir de la fecha citada

se convertirá en la única fuente oficial de información de los proyectos al interior de la entidad y alimentará el Visor de

Proyectos al cual tendrán acceso en tiempo real los interesados externos y los entes de control.

OBSERVACIONES:JUSTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS ELIMINADOS: N.A.


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ENTIDAD: PROCESO: EVALUACIÓN Y CONTROL


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Verificar el cumplimiento de metas, planes y normas en los procesos de la Entidad y en las actuaciones de los servidores públicos, para asegurar el cumplimiento de los fines institucionales a través de la

aplicación de los instrumentos pertinentes.

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

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1. Presión por parte del nivel directivo2. Tráfico de influencias3. Interpretaciones subjetivas dentro de los informes de auditoría y/o evaluación en provecho propio o de un tercero4. Carencia de valores y/o falta de aplicación del código de ética por parte de los auditores.

Informes de Ley e informes de evaluación ajustados a intereses personales y/o de un

tercero

1.Direccionamiento en la toma de decisiones favoreciendo a partes interesadas.2.Planes de mejoramiento inocuos.3. Incumplimiento de la Ley 87 de 1993 (objetivos y caracterísiticas del sistema de control Interno).

10B

AJA

1. Designación del jefe de Control Interno, por parte del Alcalde Mayor.2. Procedimiento de Evaluación Independiente y Auditorías Internas3. Equipos interdisciplinarios en la realización de auditorias.4. Revisar los informes de Ley y los de auditorías internas, por el Jefe de la OCI antes de ser oficializados y/o comentados con la dependencia auditada.

5B

AJA

1. Informes de Ley presentados y/0 radicados2. Informes de auditorías radicados3. Correos con las revisiones de informes por parte del Jefe de la OCI


Causas: Se incluye la causa 4 (carencia de valores).

Riesgo: Se incluye informes de leyConsecuencias: Se incluye la 3 ley 87.Controles: Se incluye control 4: Revisión de informes de leyAcciones asociadas:Ninguno

(Informes Direccionados/ Evaluaciones Efectuadas en el Período)*100

Datos: (0/56)= 0%

Análisis: A la fecha no se han detectado informes direccionados

1. Negligencia por parte de la Alta Dirección y/o de los auditados.2. Deseo de obtener una ventaja para si o para un tercero. 3. Intención de desviar posibles responsabilidades derivadas de los informes de auditoría.

Que la Alta Dirección y/o los auditados no

atiendan, sin la debida justificación o

intencionalmente, las observaciones, hallazgos y/o no conformidades,

presentadas por la Oficina

de Control Interno en susinformes de auditoría y/o

evaluaciones

1. No formulación de Planes de

Mejoramiento2. Planes de mejoramiento

inocuos.3. Materialización de riesgos identificados

en los informes

80E

XTR

EM

O

1. Informe Cuatrimestral del Estado delSistema de Control Interno Ley 1474/20112. Procedimiento de Evaluación Independiente y Auditorías Internas3. Aplicativo Planes de Mejoramiento4 Procedimientos Planes de Mejoramiento internos y externos

10B

AJA

1.Informes cuatrimestrales del estado del Sistema de Control Interno2.Informes de auditorías3. Reportes de seguimiento generados por el aplicativo


Causas:NingunoRiesgo: NingunoConsecuencias: NingunoControles: NingunoAcciones asociadas:Ninguno.Indicador: Se aclara que es un indicador de la alerta.

Indicador de Alerta: (Planes de Mejoramiento Recibidos Oportunamente / Planes de Mejoramiento Solicitados por la OCI en el período) * 100

Datos: 5/10= 50%

Análisis: a la fecha cinco áreas no han presentado oportunamente el plan solicitado. Lo anterior, para el corte a 25 de abril de 2017.

1. Relaciones familiares y/o de amistad entre el auditor y auditado2. Tráfico de influencias3. Amenazas 4. Carencia de valores y/o falta de aplicación del código de ética por parte de los auditores.

No informar, cuando sea pertinente, a las

autoridades competentes respecto de la existencia

de presuntas irregularidades

encontradas en los procesos de auditoría y/o

evaluación.

1.Materialización de riesgos identificados en el proceso u objeto de auditoría2.Apertura de investigaciones penales o disciplinarias o administrativas.

10B

AJA

1. Inducción y/o re inducción con énfasis en Código de Ética y Buen Gobierno2. Procedimiento Evaluación Independiente y Auditorías Internas.

5B

AJA

Oficios con reportes a las autoridades competentes.


Causas:Se incluye la causa 4 (Carencia de valores)Riesgo: Se cambia "Informes" por "proceso" Consecuencias: NingunoControles: NingunoAcciones asociadas:NingunoRegistros: Se incluye Oficios con reportes.

(Informes Reportados / Informes que lo exigen) * 100

Datos: 0/0 = 0%

Análisis: A la fecha no se han presentado casos de informe para trasladar a las autoridades competentes.Por lo tanto la materialización es del 0%.



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1. Tráfico de influencias2. Baja cultura de autocontrol en los auditores3. Bajo nivel de supervisión, control y evaluación por parte del jefe de la Oficina de Control Interno4. Coacción

Dilatación del proceso de auditoría y/o evaluación

para beneficiar a un tercero

1.Inoportunidad en la toma de correctivos2.Materialización de riesgos identificados en el proceso u objeto de auditoria

5B

AJA

1.Capacitaciones en tema de autocontrol adelantadas en la Oficina de Control Interno2.Seguimiento al Programa de Auditorías3.Plan de Acción de la Oficina de Control Interno, aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

5B

AJA

1.Listado de asistencias2. Actas de las reuniones de

seguimiento de la OCI


Causas:NingunoRiesgo: NingunoConsecuencias: NingunoControles: Se ajusta el nombre del comitéAcciones asociadas:Ninguno

(Información Recibida Oportunamente para la Evaluación/ Evaluaciones Efectuadas en el Período)*100

Datos: 1 /56 = 1,78%

Análisis: Se evidenciaron demoras injustificadas en la entrega de información para las evaluaciones adelantadas en 1 caso de los 56 casos evaluados.

1. Ocultar irregularidades en laoperación2. Intención de generar mala imagen institucional al área evaluadora. 3. Buscar que se incumplan los objetivos de la evaluación que se adelanta.

Imprecisión y/o inoportunidad

intencionadas en la entrega de

información por parte delauditado

1. Retraso en la entrega del informe

2.Redución del Alcance de la

auditoría3. Incumplimiento total y/o parcial de

Logros de los objetivos de la

auditoría4.Afectación en los

resultados de la auditoría

10B

AJA

1.Procedimiento de Evaluación Independiente y Auditorías Internas2.Plan de Auditoría.3.Socialización de Informes y Gestión en Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.4. Comunicaciones Oficiales a las dependencias

5B

AJA

1.Comunicaciones Oficiales

2. Listas de Asistencias3. Acta de Comité de

Coordinación del Sistema de Control

Interno.


Causas:NingunoRiesgo: NingunoConsecuencias: Se incluye la 3: incumplimiento total y/o parcialControles: NingunoAcciones asociadas:Ninguno

(Información Recibida Oportunamente para la Evaluación/ Evaluaciones Efectuadas en el Período)*100

Datos: 1 /56 = 1,78%

Análisis: Se evidenciaron demoras injustificadas en la entrega de información para 1 de las 56 evaluaciones adelantadas equivalente al 1,78%

1. Negligencia por parte de la Alta Dirección y/o los auditados.2. Deseo de obtener o mantener una ventaja para si o para un tercero.3. Intención de desviar posibles responsabilidades derivadas de los informes de auditoría.

Que la Alta Dirección y/o los potenciales auditados

interfieran en la planeación de las

auditorías, de manera que impidan su programación o

realización

1.Inoportunidad en la toma de correctivos2.Materialización de riesgos identificados en el proceso u objeto de auditoria3. Direccionamien to de la toma de decisiones

20M

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A 1.Procedimiento de Evaluación Independiente y Auditorías Internas2.Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

5B

AJA

1.Comunicaciones Oficiales

2. Listas de Asistencias3. Acta de Comité de

Coordinación del Sistema de Control

Interno.


Causas:NingunoRiesgo: NingunoConsecuencias: NingunoControles: Se ajusta el nombre del comitéAcciones asociadas:Ninguno

(Actividades de Evaluación Eliminadas por solicitud de la administración / Actividades de Evaluación Programadas) * 100

Datos: 0/56= 0%

Análisis: la administración no ha solicitado la eliminación de alguna auditoría, lo que significa materialización del 0%.



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1-Acuerdos privados entre el operador disciplinario y el particular interesado.

2-Pérdida intencionada de información

3-Interés particular en un proceso disciplinario específico.

4-Falta de controles de seguridad para el acceso a los expedientes de los procesos disciplinarios.

Manipulación indebida de la información en las

actuaciones disciplinarias que se adelantan o adulteración de la

misma, en provecho propio o de un tercero

Afectación del proceso disciplinario

Necesidad de reconstrucción del expediente o piezas procesales

Acciones legales contra la Entidad

Acciones disciplinarias y/o penales, en contra del responsable(s)

Impunidad.

Pérdida de credibilidad del operador disciplinario.

10B

AJA

1. Controles físicos de acceso a la oficina y a la consulta de expedientes2. Base de datos OCD3. Back-up de los documentos de la oficina en servidor virtual del Instituto, cuyo acceso es restringido4. Sistema de gestión documental ORFEO, con control de confidencialidad a los documentos.5. Control de préstamo y revisión de expedientes6. Autocontrol del jefe de la oficina y del personal de la misma

10B

AJA

1-Acceso restringido a la oficina, control de

ingreso, archivadores en los que se guardan

bajo llave los expedientes, formatos

OCD

2-Bases de datos

3-Servidor virtual IDU con acceso restringido a

los documentos de la OCD

4-Sistema de gestión documental ORFEO

5-Formato OCD de préstamo y revisión de

expedientes

6-Registros propios


Causas: Ninguno.Riesgo: Se aclara "manipulación indebida"Consecuencias: Ninguno.Controles: Se incluye control de confidencialidad por ORFEO.Acciones asociadas: Ninguno.Se modifica el indicador por el de informes revisados por el Jefe OCD

Informes devueltos por el Jefe de la OCD (que no cumplen requisitos de ley) / informes presentados x 144 0/144=0

1-Dilación injustificada de términos en los procesos disciplinarios, en provecho propio o de un tercero

2-Omisión del deber de dar trámite a las quejas e informes que se reciban en la oficina, en beneficio propio o de un tercero

Incumplimiento injustificado de los

términos legales para adoptar las decisiones

correspondientes, que dé lugar a caducidad o

prescripción, en beneficio propio o de un tercero

Pérdida de competencia disciplinaria

Impunidad

Acciones disciplinarias y/o penales, en contra del responsable(s)

Pérdida de credibilidad del operador disciplinario.

30A

LTA

1.1-Aplicación de la Constitución Nacional y de la Ley1.2-Manual distrital de procesos y procedimientos disciplinarios1.3-Bases de datos de procesos disciplinarios1.4-Reuniones de autocontrol en la OCD1.5-Controles externos (Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios y entes de control)

2.1-Control del jefe de la oficina

3- Aplicativo SIDD de la Alcaldía.

10B

AJA

1.1-Expedientes de los procesos disciplinarios

1.2-Bases de datos1.3-Actas de reuniones

OCD1.4-Actas de visitas de

entes de control

2.1-Registro propio2.2-Base de datos de

datos de ORFEO

Indique los ajustes realizados en:Causas: Ninguno.Riesgo: Ninguno.Consecuencias: Ninguno.Controles: Ninguno.Acciones asociadas: Ninguno.

# de procesos en los que se declare prescripción o caducidad de la acción disciplinaria por razon de la inactividad de la OCD / # de procesos en curso en el periodo

El indicador no debería ser mayor a 0.

0/144=0



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Firmas de revisión por parte del líder del proceso y líder(es) Operativo(s): OBSERVACIONES:


OFICINA DE CONTROL INTERNO LUIS ANTONIO RODRIGUEZ OROZCO JEFE DE OFICINA

OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO CECILIA DE LOS ÁNGELES ROMERO MORALES JEFE DE OFICINA


1-Valoración y/o aplicación arbitraria de la norma o de los procedimientos por parte del operador disciplinario

2-Tráfico de influencias

3. No solicitar las pruebas pertinentes, conducentes y útiles.

Adopción de decisiones amañadas en beneficio propio o de un tercero

Nulidades en materia disciplinaria

Impunidad

Acciones legales en contra de la Entidad

Acciones disciplinarias y/o

penales, en contra del responsable(s)

Pérdida de credibilidad del

operador disciplinario.

10B

AJA

1.1-Control y autocontrol del jefe de la OCD1.2-Reuniones de autocontrol de la OCD1.3-Controles externos (control judicial, entes de control, Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios, acciones legales -recursos, revocatoria, nulidad-, informe de servidor público y denuncia ciudadana)

2.1-Aplicación de la Constitución Nacional y de la Ley2.1-Manual distrital de procesos y procedimientos disciplinarios

3.1-Control y autocontrol del jefe de la OCD3.2-Reuniones de autocontrol de la OCD

10B

AJA

1.1-Registro propio1.2-Actas de reuniones

OCD1.3-Actas de visitas de

entes de control, acciones legales de

control, quejas e informes de terceros.

2.1 Expedientes de los procesos disciplinarios

3.1.Registro propio3.2-Actas de reuniones

OCD


Causas: Ninguno.Riesgo: Ninguno.Consecuencias: Ninguno.Controles: Ninguno.Acciones asociadas: Ninguno.

# de procesos en los que se evidencie la existencia de decisiones amañadas / # de decisiones adoptadas por la oficina en el período

0/144=0


X20






ENTIDAD: PROCESO: MEJORAMIENTO CONTINUO


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Firmas de revisión por parte del líder del proceso y líder(es) Operativo(s): OBSERVACIONES:


OFICINA DE CONTROL INTERNO LUIS ANTONIO RODRIGUEZ OROZCO JEFE DE OFICINA

OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO CECILIA DE LOS ÁNGELES ROMERO MORALES JEFE DE OFICINA




Identificar, establecer, implementar y ejecutar acciones para incrementar el desempeño de los procesos con el propósito de fortalecer el Sistema Integrado de Gestión a través de la aplicación de metodologías de mejoramiento y acciones de

prevención.

ANÁLISIS (Riesgo

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1. Baja apropiación de los valores éticos establecidos en el Acuerdo Ético de la entidad.

2. Omitir de manera intencionada la aplicación de las metodologías establecidas para identificar las causas raíz , y/o su correcta y pertinente formulación, en la determinación de acciones correctivas, preventivas, y/o de mejoramiento.

3. Omisión intencional de la revisión de las acciones correctivas, preventivas, y/o de mejoramiento.

Formulación de acciones correctivas, preventivas, y/o de mejoramiento cuyo contenido esté dirigido a evadir y/o eliminar controles necesarios, así como a proponer acciones inocuas o que favorezcan intereses de terceros.

1. Materialización de riesgos institucionales.2. Investigaciones disciplinarias y/o administrativas y/o fiscales y/o penales.3. Reprocesos.4. Ineficacia del proceso.5. Pérdida de credibilidad en el proceso de mejoramiento continuo.

20M

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1. OCI Verifica la pertinencia de las acciones formuladas 2. Aplicación del Procedimiento acciones correctivas y/o preventivas.3. Utilización de Formatos para análisis de causas: diagrama espina de pescado, lluvias de ideas y cinco porqués.4. Procedimientos y formato para la Elaboración y Monitoreo a Planes de Mejoramiento Institucional y por Procesos. 5. Fomento de la cultura ética. 6. Revisión y aprobación por parte del(os) Gerente(s) Público(s) responsables de la(s) acción(es) de mejoramiento.7. El registro de las acciones de mejora se realiza en el aplicativo CHIE de planes de mejoramiento. Permite la trazabilidad en la formulación, ejecución y monitoreo.

5B

AJA

1. Verificar los registros de la aplicación de las metodologías de identificación de causas en la formulación de los planes de mejoramiento.

2. Realizar seguimiento de las acciones de mejoramiento con Organismos de Control, en el marco del indicador transversal.

3. Campañas de prevención en materia disciplinaria.

4. Actualización del procedimiento de planes de mejoramiento interno V3.0.

5. Solicitar a STRH la implementación del Plan de Gestión Ética para la vigencia 2017

1. FOMC01 Formato Planes de Mejoramiento.

2. FMC150 / FMC151 / FMC152 Formato análisis de causas.

2. FO-IDU-131 4. Actas de reuniones de seguimiento al cumplimiento.

3. Reportes del aplicativo de plan de mejoramiento.

4. Piezas comunicativas de prevención en materia disciplinaria

6. Memorando de solicitud a STRH

Indique los ajustes realizados en:Causas: No se modificanRiesgo: No se materializó el riesgo, su identificación sigue igual. Se cambia disminución por "eliminación", y se especifica que son controles "necesarios".Consecuencias: Se mantienen las mismas identificadas.Controles: Se incluye fomento de la cultura ética.Acciones asociadas: 1. Se incluye la solicitud a STRH para implementar Plan de Gestión Ética

Indicador:Se elimina el indicador de Actividades de prevención disciplinaria. no tiene relación diretamente con la medición de éste riesgo de corrupción.

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RIO No. Acciones formuladas

pertinentemente(avaladas OCI) / No. Acciones Formuladas X 100Para el Primer Periodo (Enero - Abril) el indicador produjo los siguientes resultados:(165 Acciones formuladas pertinentemente / 165 Acciones Formuladas ) * 100= 100 %

Total Acciones Formuladas en la vigencia 165.

Fuente: Registro Sistema CHIE Plan de mejoramiento Reportes al 30 de Abril de 2017.

1. Servidores con poder de decisión que influyen

en el direccionamiento del mejoramiento

institucional, definiendo políticas o instrucciones

que impactan negativamente los

mecanismos de control y el mejoramiento efectivo.

2. Intereses políticos y presiones de terceros,

que influyen en decisiones de la administración.

Formulación intencional del mejoramiento

institucional para favorecer

intereses de terceros

perjudicando la misión de la

Entidad.

1. Desviación De recursos,detrimento

patrimonial.2. Perdida de

credibilidad de la Entidad.

3. Afectación de la misionalidad.

4. Investigaciones administrativas, disciplinarias,

penales y fiscales.

20M

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1. Proceso y Procedimeinto para la Planeación Estratégica.

2. Código de Buen Gobierno.3. Sistema de Control Interno.

4. La independencia en la elección del Jefe de Control

Interno.5. Proceso de Evaluación y

Control.6. Procedimiento de control de documentos que definen las

validaciones, revisiones y aprobaciones en la adopción de

documentos.

5B

AJA

Actualización del Código de Buen Gobierno.

Ejecución del Plan de Acción del Sistema de Control

Interno.

Plataforma EstratégicaDocumentos del SIG

aprobadosRegistros de Auditoría

Presentación Informe de la Ley 1474 del 2011

Nuevo Riesgo identificado en éste periodo.

# de riesgos materializados en el periodo. = 0


X15


PROBABILIDADDescriptor Descripción Frecuencia

Rara vez Ocurre en excepcionales. No se ha presentado en los últimos 5 años

Improbable Puede ocurrir. Se presentó una vez en los últimos 5 años

Posible Es posible que suceda. Se presentó una vez en los últimos 2 años

Probable Se presentó una vez en el último año

Casi seguro Se ha presentado más de una vez al año

IMPACTO

# Respuestas Descripción Nivel

1 - 5 Moderado 56 -11 Mayor 10

12 - 18 Catastrófico 20

CRITERIOS DE MEDICIÓN DEL CONTROL

NIVEL TEMA PREGUNTA

1 Documentación ¿Existen manuales, instructivos o procedimientos para el manejo del control?

2 Responsable ¿Está(n) definido(s) el(los) responsable(s) de la ejecución del control y del seguimiento?

3 Automático ¿El control es automático?

4 Manual ¿El control es manual?

5 Frecuencia ¿La frecuencia de ejecución del control y seguimiento es adecuada?

6 Evidencias ¿Se cuenta con evidencias de la ejecución y seguimiento del control?

7 Efectividad ¿En el tiempo que lleva la herramienta ha demostrado ser efectiva?

Calificación de los controles Puntaje a disminuirDe 0 a 50 0

De 51 a 75 1De 76 a 100 2

Ocurre en la mayoría de los casos.

El evento ocurre en la mayoría de las circunstancias. Es muy seguro que

se presente

PROBABILIDADNivel

1

2

3

4

5

CRITERIOS DE MEDICIÓN DEL CONTROL

PREGUNTA VALOR¿Existen manuales, instructivos o procedimientos para el manejo del control? 15¿Está(n) definido(s) el(los) responsable(s) de la ejecución del control y del seguimiento? 5¿El control es automático? 15¿El control es manual? 10¿La frecuencia de ejecución del control y seguimiento es adecuada? 15¿Se cuenta con evidencias de la ejecución y seguimiento del control? 10¿En el tiempo que lleva la herramienta ha demostrado ser efectiva? 30

PROBABILIDAD

IMPACTO

Moderado Mayor Catastrófico

5 10 20

Casi Seguro 5

Probable 4

Posible 3

Improbable 2

Rara vez 1

25MODERADA

50ALTA

100EXTREMO

20MODERADA

40ALTA

80EXTREMO

15MDOERADA

30ALTA

60EXTREMO

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20MODERADA

40ALTA

5BAJA

10BAJA

20MODERADA

Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 109 Vo. Bo.:

FORMATOMATRIZ RIESGOS INSTITUCIONAL IDU

CÓDIGO PROCESO VERSIÓNFO-XX-XX PLANEACIÓN 1

CONTROL DEL FORMATO.

Participaron en la elaboración:John Alexander Quiroga Fúquene - Profesional Especializado (OAP)

John Byron Isaza Salazar - Profesional Especializado (Contratista OAP)

(El alcance de participación en la elaboración de este documentocorresponde a las funciones del área que representan)

Control de VersionesVersión Fecha Descripción Modificación Folios

1 4/30/2015 44 hojas

2 8/30/2015 44 hojas

3 9/16/2015 Actualización de Riesgos de Gestión 44 hojas

4 12/14/2015 44 hojas

5 12/24/2015 44 hojas

6 2/1/2016 44 hojas

7 7/15/2016 44 hojas

8 8/1/2016 44 hojas

Validado y Aprobado por:

ADRIANA BAREÑO ROJASJefe Oficina Asesora de Planeación

Actualización de Riesgos de Corrucpión primer cuatrimestre 2015 Actualización de Riesgos de Corrucpión segundo cuatrimestre 2015

Actualización Matriz de Riesgos de Gestión (Inclusión de los procesos estratégicos en Conjunto

Actualización de Riesgos de Corrucpión tercer cuatrimestre 2015

Actualización de las matrices de riesgos de corrupción de acuerdo con el documento "Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de atención al ciudadanoV2" y la "Guía para la Gestión de Riesgo de Corrupcion"Guía para la Gestión de Riesgo de Corrucpión" emitidas por la Presidencia de la República.

Actualización del seguimiento de las matrices de riesgos de corrupción de los 22 procesos del IDU. Actualización de las matrices de riesgos de Gestión de los 22 procesos del IDU

Actualización de la matriz de riesgos de gestión del proceso de Conservación, teneindo en cuenta que se fuisionó el Riesgo R-G-CI-12 y R-G-CI-18, por lo que el seguimiento de los coponentes que conforman estos proyectos etabán separados, por lo tanto se fusionaron. De igual manera se revisaron las causas del riesgo R-G-CI-16 y se realizó de nuevo el análisis individual.

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