Es imprescindible para los profesionales del secretariadoconocer las caractersticas bsicas de las empresas en lasque habrn de desarrollar su trabajo. La presente Unidadayudar a los futuros profesionales a conocer las estruc-turas en las que van a desarrollar su trabajo. Asimismo,les facilitar su incorporacin a la empresa y su rpidaintegracin.

A. Concepto

Son numerosos los estudios que se han realizado sobrela empresa, as como las definiciones que se han dadoal respecto. Cada una de ellas resalta algunos de los

aspectos sobre los que se puede incidir, aspectos jur-dicos o comerciales, entre otros. A continuacin, vere-mos algunas de estas definiciones.

Como vemos, estamos ante una definicin jurdico-mer-cantil del tema basada en el concepto de ejercicio pro-fesional.

La empresa es un sistema social en el que se integra unconjunto de personas y medios con los que conseguirunos objetivos. El logro eficaz de estos objetivos nece-sita de una organizacin que haga posible la coordina-cin coherente de todos los medios y personas que for-man parte de la misma.

Al igual que el concepto de empresa ha ido evolucio-nando a medida que la realidad empresarial se iba modi-ficando, los sistemas de organizacin empresarial hansufrido notables cambios, provocados por la evolucintcnica que se ha producido en los ltimos aos.

La empresa es, a su vez, un lugar en el que se desarrollauna parte importante de la vida de las personas queaportan su trabajo a la misma. La integracin de un tra-bajador en una empresa no se termina al conseguir elpuesto de trabajo. Es precisamente a partir de estemomento cuando se le exige al trabajador un esfuerzo eneste sentido.

Esta integracin se ve favorecida si el trabajadorconoce cuanto antes la organizacin de la que se ha

dotado la empresa y asume su puesto con el conjuntode posibilidades y deberes que se le asignan; asume suresponsabilidad en cuanto a sus subordinados, ascomo las relaciones con sus superiores, descubre la cul-tura de la empresa y se adapta a ella. Es precisamenteeste ltimo elemento, la cultura empresarial, el quedeterminar en gran medida el reparto del poder, el sis-tema de toma de decisiones y los sistemas de informa-cin presentes en la empresa, que sern la clave de sufuncionamiento.

La empresa se ha servido durante muchos aos de per-sonas que han asumido las funciones propias del secre-tariado. Los trabajadores que han asumido durante aosestas tareas han visto cmo su trabajo ha ido evolucio-nando a lo largo de los aos.

Hoy da, el trabajo de secretariado exige personas pre-paradas para un conjunto amplio de funciones, que vandesde la recepcin y transmisin de informaciones, latoma de decisiones, hasta el trabajo en grupo. Funcio-nes todas ellas desarrolladas dentro del mbito de unaentidad dotada de una estructura.

1. La empresa y su organizacin1.1 La empresa

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Introduccin

1.1 La empresa

Todos tenemos, de una manera u otra, relacin conalguna empresa. Podemos haber trabajado en algunade ellas o bien nuestros padres o amigos formanparte de su plantilla. Teniendo en cuenta esto, res-ponde a las siguientes preguntas:

Qu tipos de empresas conoces? Cul es su acti-vidad?

Si has trabajado en alguna empresa, podras decircmo estaba organizada?

Qu relacin exista entre trabajadores y jefes? Cules son las funciones ms importantes que

tiene que tener en cuenta la empresa a la que terefieres para que se cumplan sus objetivos?

Cul crees que son las funciones esenciales deuna secretaria o de un secretario en la empresa?

Opina y comenta

Para Rodrigo Ura (catedrtico de DerechoMercantil por la Universidad de Madrid),la empresa sera el ejercicio profesionalde una actividad econmica planificada,con la finalidad de intermediar en el mer-cado de bienes o servicios.

usuarioCuadro de texto05) Franklin, F. (2013). La empresa y su organizacin. En Organizacin de empresas (pp. 7-11). Mxico: McGraw Hill.

UserCuadro de textoMaterial compilado con fines acadmicos, se prohbe su reproduccin total o parcial sin la autorizacin de cada autor.

UserSello

Vicente Tena sita la empresa dentro del campo de lasorganizaciones y seala que hay que considerar laempresa como un ente que necesita organizacin paraobtener sus metas.

De estas definiciones se deduce que la empresa tiene uncomponente jurdico, uno econmico y un componenteque se desenvuelve dentro del campo de las organiza-ciones.

El componente jurdico centra el marco de derechosobre el que la empresa ha de crearse y funcionar enla sociedad.

La empresa es, a su vez, uno de los elementos msimportantes para las economas de los pases, tantoen lo macroeconmico como en lo microeconmico.

Las actividades empresariales estn sometidas a unriesgo claro: un particular o un grupo de personas oinstituciones ha de invertir su capital para su puestaen marcha. Por ello, su finalidad es conseguir bene-ficios. La organizacin, tanto financiera como pro-ductiva y administrativa, se convierte en un ele-mento clave para intentar lograr la maximizacin debeneficios.

En el lenguaje habitual puede confundirse el conceptode empresa con otros vocablos que conviene precisarpara evitar posibles confusiones. No es lo mismo unaempresa que un negocio o una explotacin, aunque seusen los dos trminos para designar una misma realidad(vase Tabla 1.1).

La empresa combina elementos productivos, decisorios,financieros y organizativos para convertir un input en unoutput (vase Esquema 1.1).

B. Elementos de la empresa

La creacin de una empresa supone tener que pensaracerca de los instrumentos necesarios para que la acti-vidad planeada pueda desarrollarse. Las teoras clsicassobre la empresa nos hablan de la existencia de tres ele-mentos esenciales para ello:

La tierra. Como factor productivo ha sido durantemuchos aos un factor clave. Hoy utilizamos el tr-mino tierra en un sentido global, incluyendo el con-junto de recursos naturales imprescindibles para laproduccin, sin los que la organizacin empresarialno podra funcionar. Podemos citar, por ejemplo, elagua y la energa.

El trabajo. La empresa no puede funcionar sin elesfuerzo y la dedicacin de los seres humanos.Entendemos por trabajo el esfuerzo que realizamoslas personas para crear bienes o prestar serviciosdentro de una organizacin empresarial. Incluyetanto el trabajo fsico como el intelectual.

Dentro de este factor productivo incluimos tanto eltrabajo que desarrolla el empresario, que ser quiencoordine los recursos materiales y humanos de laempresa, como el trabajo que desarrollan los traba-jadores asalariados.

1. La empresa y su organizacin1.1 La empresa

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Tabla 1.1. Diferencias entre sociedad, negocio y explotacin.

Tierra Trabajo Capital

Sociedad

Negocio

Explotacin

La palabra sociedad tiene una clara dimensin jurdico-mercantil. sta integra a un grupo

de personas o entidades que ponen en comn sus bienes para lograr un fin. Reparten los

riesgos de la actividad.

Hablamos de negocio para referirnos a una actividad en la que se espera obtener xito y

beneficios. Es comn la expresin: Esto es un gran negocio.

Para funcionar, la empresa necesita un conjunto de instrumentos tcnicos y factores de pro-

duccin. A este conjunto de elementos se denomina explotacin. Una explotacin agrcola

estara formada por la tierra, los inmuebles, el instrumental y aperos necesarios para la pro-

duccin.

Fig. 1.1. Capital financiero.

Esquema 1.1. Elementos de la empresa.

Produccin

Planificacin Finanzas

Decisin

Input Output

Eduardo Bueno Campos (catedrtico deEconoma de la Empresa de la UniversidadAutnoma de Madrid) define la empresacomo un conjunto de elementos o factoreshumanos, tcnicos y financieros, localizadosen una o varias unidades fsico-espaciales ocentros de gestin y combinados y ordena-dos segn determinados tipos de estructuraorganizativa.

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Mara Gmez es la nica accionista de la Sociedad Limitada NICAFES.L. La empresa se dedica a la importacin de caf de comerciojusto de Nicaragua. NICAFE S.L. importa el grano sin tostar, lotuesta, lo envasa y lo distribuye.

Actualmente vende un caf llamado Clsico, que es una mezcla de50 % torrefacto y 50 % natural. Los clientes demandan este tipode caf sin parar, por lo que ha decidido aumentar la produccin.

Identifica los elementos de la Propiedad Industrial que aparecenen el siguiente texto.

Solucin:

NICAFE S.L. sera el nombre comercial de la empresa.

Clsico sera la marca del producto que ms vende la empresa.

1

Caso prctico

El capital. Se denomina as al conjunto de bienes oderechos que la empresa tiene y que se incluyen den-tro de su patrimonio. El capital est formado tantopor los bienes inmuebles (fincas, solares, edificios,naves) como por los bienes muebles.

Dentro de los bienes muebles, podemos destacartanto el capital financiero (dinero, bonos, acciones)como el capital tcnico, que est formado por losinstrumentos que se utilizan para la produccin.

Mencin relevante precisa, dentro del capital, la lla-mada Propiedad Industrial. Segn Rodrigo Ura, laPropiedad Industrial engloba:

El nombre comercial. Identifica al empresario oempresa que ejerce una actividad empresarial.

La marca. Es el signo o medio que distingue losproductos de una empresa en el mercado. La marcapuede registrarse en el Registro de la PropiedadIndustrial.

La patente. Es un derecho de uso y explotacin quetiene un particular o empresa sobre un invento. Lalegislacin espaola establece como requisitoimprescindible para el disfrute de este derecho lainscripcin del invento en el Registro de la Propie-dad Industrial.

A estos factores productivos hemos de aadir otros dosque se consideran esenciales, y que son los clientes y losproveedores. Los clientes son las personas fsicas o jur-dicas que compran los productos de la empresa. Los pro-veedores son las personas fsicas o jurdicas que sumi-nistran a la misma los bienes o servicios que sonimprescindibles para que la actividad empresarial puedadesarrollarse.

C. Los objetivos empresariales

El desarrollo de cualquier actividad implica una claratarea de diseo y planificacin de la misma. Entendemospor planificacin la elaboracin de un proyecto tempo-ralizado que nos lleve a conseguir un fin. La tarea deplanificacin empresarial incluye la fijacin de objeti-vos. El anlisis de los objetivos de la empresa nos lleva-ra directamente al estudio de las siguientes cuestiones.

Qu son los objetivos?

En la vida cotidiana hablamos de objetivo para referir-nos a una meta que deseamos alcanzar. Esta idea es defcil comprensin, teniendo en cuenta que en nuestravida personal, constantemente nos enfrentamos a tareaso metas que hemos de conseguir. Estas metas unas vecesnos vienen impuestas (pensemos, por ejemplo, en losobjetivos que los alumnos de este mdulo han de con-seguir) y en otras ocasiones somos nosotros mismosquienes las fijamos.

Existen numerosos estudios que intentan sistematizarcules son los objetivos que se han de marcar las empre-sas. Estos estudios han dado lugar a variadas teorassobre los mismos.

Los estudios tradicionales sobre la empresa hablan de ladoble finalidad que tiene la empresa.

Los denominados signos distintivos delempresario, de la empresa, del estableci-miento y de los productos y servicios quesean objeto de la actividad empresarial(nombre comercial, marcas de productos oservicios, y rtulo del establecimiento). Ypor otro lado, estn determinadas creacio-nes intelectuales... (patentes de invencin,modelos de utilidad y modelos y dibujosindustriales y artsticos).

Ura, R.: Derecho Mercantil. Marcial Pons.

Se distingue entre el objetivo econmico, que se asociaa la maximizacin del beneficio, y el objetivo social, quese asocia a la idea de que la empresa tambin intentacubrir necesidades sociales.

La empresa pondra a disposicin de los ciudadanos losbienes y servicios necesarios para cubrir sus necesidades,a la vez que creara puestos de trabajo para los miembrosde la sociedad, quienes a su vez consumiran los bienesy servicios producidos por esa u otras empresas.

Los estudios recientes sobre la economa de la empresaponen de manifiesto que los objetivos de las empresasson una realidad mucho ms compleja. Hablar sobreobjetivos empresariales nos hace tener presente que lasempresas pueden tener objetivos muy diferentes, y queen una misma empresa tambin suelen convivir objeti-vos diferenciados.

Una parte de la doctrina, con gran autoridad en la mate-ria, distingue entre fines y objetivos:

Los fines seran las metas que a largo plazo se plan-tea la empresa.

Los objetivos seran las metas concretas que se fijala organizacin a corto y a largo plazo.

En cuanto a los objetivos tambin se distingue entre:

Objetivos generales. Abarcaran toda la organi-zacin.

Objetivos especficos. Sirven de gua para el trabajoen cada uno de los departamentos o secciones queforman la estructura empresarial.

Es lgico tener presente que en una organizacin ambostipos de objetivos han de ser complementarios y estarcoordinados. Lo contrario podra paralizar la propia acti-vidad y conducir al fracaso al ente organizacional.

Eduardo Bueno Campos y otros autores, en su obra Economa de la Empresa. Anlisis de las decisionesempresariales (Editorial Pirmide. Madrid, 1988), realizan una clasificacin de los objetivos generales delas empresas.

Distinguen tres objetivos generales:

Objetivo de rentabilidad. Objetivo de crecimiento. Objetivo social.

El objetivo de rentabilidad centrar a la empresa en laconsecucin del mximo beneficio. Para ello tendr

que controlar de forma minuciosa los gastos de suactividad, as como los ingresos que tal actividad lereporta.

A travs del objetivo de crecimiento, se intentar conse-guir la expansin empresarial una vez que la empresaest consolidada. Puede realizarse de muy diversasmaneras: mediante nuevos productos, nuevos servicios ynuevos mercados.

El objetivo social centra su atencin en el equilibrio dela empresa con el conjunto de personas que formanparte de la misma y con las personas, entes e institu-ciones con los que se relaciona.

Quin los ha de fijar y cmo se establecen los objetivos?

Parece evidente que ser la direccin de la empresa laque tendr que determinar los objetivos generales.

Los objetivos especficos de cada departamentopodrn ser establecidos por los responsables de losmismos. Ahora bien, es importante no olvidar que los objetivos especficos habrn de llevar a conseguirlos generales y que es necesaria una labor interna decoordinacin que potencie el trabajo y que no lolimite.

La direccin de la empresa tiene una funcin tan rele-vante en este campo que incluso ya se habla de unanueva forma de direccin, denominada Direccin estra-tgica por objetivos.

A la hora de establecerlos, deben tenerse presentes lossiguientes criterios:

El tipo de empresa. No pueden ser iguales los obje-tivos de una pequea empresa y los objetivos de unagran multinacional. El tamao, por ejemplo, eincluso el origen pblico o privado de capital, influi-rn decisivamente en su seleccin.

El tipo de direccin que se ejerza.

El entorno de la organizacin. La empresa no viveaislada, se relaciona con el entorno en el quehabita. Tiene que coordinar sus objetivos con laeconoma, la poltica, la legislacin, la cultura, losclientes, e incluso los proveedores con los que tra-baja.

Sus posibilidades econmicas tambin determina-rn sus objetivos, as como la tecnologa que puedaadquirir.

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El encargado de determinar los objetivos tendr queplantearse el desarrollo de las siguientes fases:

1. Qu se desea conseguir?

2. Con qu cuenta? El anlisis de este apartado puederealizarse a travs de la matriz DAFO (vaseEsquema 1.2), que ayuda a analizar las debilidades,fortalezas, amenazas y oportunidades de las organi-zaciones. En el esquema adjunto se aprecia cmopuede desarrollarse este anlisis.

3. Tomar las decisiones oportunas. Los objetivoshabrn de ser ambiciosos, pero nunca inalcanza-bles, y lo suficientemente flexibles, de forma que amedida que se vaya evaluando el desarrollo de laactividad puedan ir modificndose aquellos que semuestren incorrectos para el logro de los finesplanteados.

4. Los plasmar por escrito.

5. Los dar a conocer a la organizacin a travs de losdiferentes cauces de comunicacin.

6. Los evaluar.

La medicin de objetivos

Uno de los aspectos ms importantes para analizar lamarcha de la empresa es la medicin de objetivos. Unode los principios bsicos en la teora sobre los objetivoses la necesidad de que stos vengan formulados de talmanera que se permita su evaluacin.

La evaluacin permitir, por un lado, controlar si laempresa est en el camino correcto para conseguir susmetas, o si por el contrario existen desviaciones.

Las desviaciones pueden deberse a problemas en el pro-pio trabajo o a elementos externos a la empresa queobligaran a reformularlos.

Es importante que cada empresa se dote de mecanismosconcretos para la medicin del grado de consecucin desus objetivos.

D. La cultura empresarial

La denominada cultura empresarial merece una mencinen este epgrafe de la Unidad que estamos estudiando.

Una cultura est formada por un conjunto de rasgos queidentifican a una colectividad humana.

La palabra cultura tambin forma parte de la termino-loga de la empresa, y con ella se hace referencia al con-junto de valores, creencias, ideas, ritos, actitudes que seviven en la organizacin.

La cultura de la empresa se genera a travs de muchos ele-mentos, pero, en su configuracin, es decisiva la influen-cia de los propietarios de la misma. Son ellos, junto conquienes realizan labores directivas, las personas que van adeterminar los principios bsicos con los que se trabajar.

Una cultura empresarial viene determinada tambin porla influencia que los propios grupos que existen dentrode la empresa ejercen sobre sta y por el propio entornoque la rodea.

Qu caracteres tiene una culturaen la empresa?

Suele ser invisible e informal, pero determina en granmedida los comportamientos de los trabajadores ydirectivos.

Atraviesa todas las lneas jerrquicas y afecta a directi-vos, a mandos intermedios y a los trabajadores.

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El trmino cultura se utilizaen mbitos muy diversos:

En el campo de laantropologa, se designacon l a gruposhumanos que viven ovivieron con tradiciones,ritos y valores propios;por ejemplo, se habla de la cultura maya o la cultura azteca.

Se utiliza tambin laexpresin tenercultura como sinnimode tener conocimientos.

Fig. 1.2. Mujer masai (Tanzania).

Esquema 1.2. Matriz DAFO.

Debilidades Amenazas

Fortalezas Oportunidades