Etapas de un proyecto de Seis Sigma

Identificación y selección de proyectos

Formación de equipos

Desarrollo del documento marco del proyecto

Capacitación de los miembros del equipo

Ejecución del DMAIC e implementación de soluciones

Traspaso de la solución

Equipo de Mejora Seis Sigma

Equipos y Selección de proyectos: etapa previa

• Un aspecto fundamental en el éxito de un programa Seis Sigma es la selección adecuada de proyectos y la formación de equipos que atenderá cada proyecto. Ya que un proyecto SS aborda un problema o una situación que se desconoce si va a poder encontrar su solución, es importante seleccionar proyectos adecuados y asigna la gente apropiada.

Criterios de selección de proyectos

• ConectadoConectado con las prioridades del negocio

• Gran importancia para la organización

• Alcance razonable (3 a 6 meses)

• Se pueden definir métricas adecuadas

• Importancia del proyecto es clara para la organización

• Proyecto tiene el apoyo y la aprobación de la dirección de la empresa

Criterio para seleccionar proyectos

EstrategiaPlan de negocio

Objetivos del Negocio

OtrosEmpleadosRegulación

Fuentes

Voz del NegocioVOB

Voz del consumidorVOC

Voz del ProcesoVOP

Lentes

Realizar analisis financieros para encontrar oportunidades

Identificar “gaps” en las que se puedan aumentar la satisfaccion del cliente

Analizar los procesos para detectar oportunidades operacionales.

Formación del Equipo

• Debe estar dirigido por un Black Belt, que conozca el problema pero que no sea parte del mismo

• Que tenga capacidad motivadora

• Que le gusten los retos

• Los demás miembros se deben elegir entre personas que conocen la situación y que tienen diferentes puntos de vista.

Etapas en el desarrollo de un equipo

Recognition

Storming

adjourning

Performing

Norming

Forming Entender las metas y su significado para ellos

Etapa de desacuerdos e ideas propias

Inicio del entendimiento del rol del equipo

Trabajo en conjunto, Metas comunes

Acuerdo final

Recopnocimiento

Marco del Proyecto

• Un elemento vital es un marco o compromiso en el que se establece por escrito lo que se espera del proyecto, la necesidad de que el equipo se mantenga concentrado en el mismo y la importancia de que el e1qupo esté acorde con las prioridades de la organización

Definir

Etapa de Definir el proyecto

• En esta etapa se definen las variables criticas, se establecen metas y alcances del proyecto, se precisan sus impactos en el cliente y los beneficios esperados

• Se hace con base en el conocimiento que el equipo tiene sobre las prioridades del negocio, de las necesidades del cliente y del proceso que necesita ser mejorado

Actividades para definir el proyecto

• Dar una descripción general del problema

• Hacer un diagrama de flujo del proceso completo y una narración general o un mapeo de proceso

• Narración del proceso (tres niveles)

• Seleccionar las variables críticas para la calidad

• Delimitar el problema

Objetivos de la etapa de definir

• Definicion del proyecto– Articular el alcance, las metas y los objetivos,

la programación y lo que pretende entregar

• Definir el alcance del proyecto– Entradas, salidas y los “stakeholders”

• Formación del equipo– Formar capaz de entender el proyecto

propuesto

Definir

• Alcance del Proyecto• Métricas• Definición del problema• Herramientas y técnicas

– Project Charter– SIPOC– Análisis de interés del consumidor– Definición del perfil del consumidor– Diagrama de Pareto– Rendimiento combinado– Voz del consumidor– Diagrama de afinidad– Modelo Kano

Definición del Proyecto

• Los detalles claves del; proyeco son

documentados en un “Project CharterProject Charter” y es actualizado regularmente a medida que nueva informacion es recopilada

• Los elementos principales del Project Charter son:

• A)Proposito B)Beneficio

• C)Alcance D) Resultados

Específicamente en el Project Charter estará

• La definición del problema y la necesidad del negocio para realizar el proyecto

• Defincion del alcance del proyecto usando datos preliminares

• Desarrollo de los “deliverables” (cosas que resultarán) en terminos financieros

• Una programacion inicial• Define los Stakeholders y formacion del equipo• Mapeo del proceso• Aprobacion del champion de los elementos del proceso

Ejemplo de charter• SIX SIGMA PROJECT CHARTERNombre del iniciador__________________________________Fecha_____________________________________________Draft Numero:TITULO__________________________________________________PROPOSITO:

________________________________________________________________________________________________________________________

ESTABLECIMIENTO DEL PROBLEMA_______________________________________________________________

____________________________________________________________OBJETIVO_______________________________________________________________

____________________________________________________________ALCANCE_______________________________________________________________

____________________________________________________________

CONTINUACIONROLES Y RESPONSABILIDADESSTAKEHOLDER _________________________________________________________________________________________________________SPONSORS/CHAMPION ___________________________________________________________________________________________________MIEMBROS DEL EQUIPO___________________________________________________________________________________________________RECURSOS NECESARIOS (NO PERSONAL)____________________________________________________________________________________________________________________________________________METRICA A UTILIZAR PARA RECONOCER EL AVANCE DEL

PROYECTO_____________________________________________________________________________________________________________

FECHA DE INICIO_________ FECHA PLANEADA DE TERMINO__________DOMO SABRA SI HA TENIDO EXITO? QUE BENEFICIOS MEDIBLES ENTREGARA

ESTE PROYECTO?___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Proposito de Proyecto

• Una oración breve que revela la intención del proyecto. Tipicamente utiliza métrica de beneficio financiero, incluyendo retorron sobre inversión, sobre tiempo de ciclo DPMO, etc.

• Ejemplo– Reducir el tiempo de ciclo de las compras

relacionadas con la aprobación del vendedor

Objetivo (business need addressed)

• Indica el caso de negocio por el cual se implementa el proyecto; resonde al la pregunta Porqué preocuparnos por esto?

• Siempre es bueneo que esten ligados a las metas estratégicas de la organización,

• Según Welch, los mejores se enfocan en resolver problemas del cliente.

Ejemplo de Walmart y el pago de facturas

EjemploLas ordenes tardias son la queja numero uno de

los clientes en el año 2005. El tiempo que tardan los Intermediarios en entregar la orden a producción, ha sido identificada como una de las causas de la entrega tarde a los clientes. Cuando los Intermediarios se atrasan, hay que pagar sobre tiempo en producción para poder cumplir. Reduciendo el tiempo que los vendedores tardan en entregar las ordenes podemos cortar los gastos de sobre tiempo y mejorar la satisfaccion del cliente, reduciendo el tiempo de entrega

Establecimiento del Problema

• Es un resumen del problema que se va a resolver. Se basa en situacioens actuales o historicas como la tas a de defectos, dinero perdido como resultado de un desempeño pobre, etc.

• EjemploEl ciclo de tiempo de la PO es definido como el tiempo desde que se

recibe la orden de compra hasta que esta es enviada al suplidor. Para intermediarios no aprobados esto dura en promedio 27 dias, con 95% de alas ordenes enviadas dentro de 45 dias. El promedio por PO con intermediario aprobado es de 7 dias con 95% de las ordenes enviadas dentro de 11 dias. Esto provoca aumento en los niveles de horas extras trabajadas.

Objetivos

• Es una descripción especifica de que se espera como resultado

• Deben ser especificos, medibles, con retos pero lograble, relevante y poder alcanzarse en terminos de tiempo.

• Ejemplo reducir la tasa de rechazo del producto a de 60% a 15% dentro de tres meses.

Alcance del Proyecto

• Se refiere a los limites del mismo.• Algunas de estas limitaciones quedan

determinada por el tiempo que debe durar un proyecto six sigma ( 3 a 5 mese)

• Se debe elegir un área que realmente se pueda resolver, para no generar frustaciones.

• Por ejemplo: limitar el análisis de las ordenes de compra a las partes moldeadas por inyección.

• El diagrama de pareto es esencial para esto

Stakeholders, sponsor y equipo

• Stakeholder: instancias que seran influenciadas por las actividades del proyecto o por sus resultados

• Miembros del equipo, quienes van a realizar las mejoras.

• Champion/sponsors: miembro de la gerencia media o alta que sera responsable de proveer recursos y desarrollar el proyectos

• Importante usar el mapeo del proceso y el SIPOC

Recursos y necesidades

• Se refiere a los procesos, equipos,base dedatos o trabajadores necesarios para mantener el proyecto en tiempo y prover los datos necesarios para las conclusiones.

Deliverables (cosas a entregar)

• Es una de las areas donde más errores se cometen pues se presentan cosas que realmente son medios para lograr los resultados, como si fueran estos.

• Realmente lo que entrega el proyecto son todos los beneficios medibles que se derivaran de la implementacion del proyecto.

• Responden a la pregunta de cómo se si el proyecto ha sido exitoso?

Ejemplos de que se puede poner como un resultado del proyecto

• Reducion en el costo de materiales• Increemento en ventas, debedio al incremento de

capacidad• Disminucion del los costos de mano de obra• Reduccion de los costos de llevar los inventarios• Reduccion de las perdidsa debido a accidentes• Reducción de los costos de uso de material incidental• Reduccion de los costos de manteimiento• Reduccion de las penalidads por embarques taredes• Reduccion del turnover• Incremento de la moral de los empleados• Reduccion del costo de las horas extras.

Marco de tiempo

• Al establecer las fechas de duracion de las distintas etapas del proyecto, se pueden usar graficas de gantt tal como las de microsoft project, las tecnicas de PERT y ruta critica sirven para este proposito.

• Normalmente las 5 etapas del SS se dividen en elementos que son claves a los cuales se les ponen fechas de inicio y fin

Herramientas para trabajar con ideas

• Brainstorming

• Diagrama de afinidad

• Multivoting

Herramientas para describir el proceso

• Process Mapping

• Swim lane

• Value stream map

• Time value map

• Takt time chart

• SIPOC

• Diagrama de transporte

Suplidor Entrada/Requeri. Proceso Salida clilente

Fabricante

Suminisatro de oficina

Uno MIsmo

edeeste

Equipo

Papel

Toner

Origina

Electricidad

Poner original en el vidrio

Cerrar tapa

Ajustar botones

Presionar Start

Remover el original y las

copias

Copias Uno

Otros

Archivo

Voice of the Customer

Identificar losClientes y la Información

Necesaria

Recoger InformacionPor medios Reactivos y

Luego Completar

Con proactivos

Analizar los Datos para Generar unaLista de las NecesidadesDel cliente en

Su propioLenguaje

Traqducir loAnterior

A lso CTQ

Establecer lasEspecificaciones

Para CTQ

Modelo de KANO

Satisfacción del Cliente

Insatisfactores

Valor extra

Insatisfacción

Satisfacción

Elevada Satisfacción

Satisf

acto

res

Requerimientos del Cliente

Arbol CTQ

Necesidad CTQDriver

Buen servicio

Rep. Conocedores

Repr. Amistosos

Espera corta

Respuestas correctas

Contesta sin tener que preguntar

Utiliza el nombre del cli

No interrumpe

10 minutos

Se transfiere rápido

QFD

• Una técnica que se utiliza con mucha frecuencia en esta parte del proceso es el despliegue en la función de calidad en la cual se ponen juntas las expectativas del cliente y las partes del proceso que determinan el cumplimiento de estos niveles de expectativas.