1. INTRODUCCIÓN

La Contraloría Municipal de Armenia, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, Ley 42 de 1993, Acuerdo 032 de diciembre de 1996, artículo 43, instructivo del Departamento de Planeación Nacional, Audite 3.0 Guía de Auditoria de la Contraloría General de la República, Resolución Nº 003 del 15 de enero de 2007, por medio de la cual se adopta el Plan General de Auditoria (PGA), para la vigencia 2007, expedida por la Contraloría Municipal de Armenia, practicó Auditoría Especial al Área Financiera del Instituto Municipal del Deporte y la Recreación de Armenia, vigencia 2007.

En desarrollo del proceso Auditor se evaluó el presupuesto de Ingresos y Gastos, evaluación y dictamen de los Estados Contables, para determinar la razonabilidad de los mismos, formulación de indicadores, análisis horizontal y vertical del Balance General y el concepto de Control Interno Contable. Que de acuerdo al ejercicio de Auditoria, se establecerán unos presuntos hallazgos que serán incluidos en este informe. Se espera que la información suministrada en este proceso auditor contribuya al mejoramiento continuo de la entidad, buscando con ello una eficiente administración de sus recursos públicos.

2. HECHOS RELEVANTES El Instituto Municipal del Deporte y la Recreación de Armenia, IMDERA es un establecimiento público de carácter municipal con autonomía administrativa y presupuestal; que forma parte del Sistema General del Deporte, cuya misión es contribuir a la promoción, fomento y masificación de la actividad física como alternativa de la salud, generando con la población programas de uso constructivo del tiempo libre, que permitan mejorar la calidad de vida en la comunidad a través del deporte y la recreación con sentido social. Mediante la evaluación de sus estados contables y financieros se evidencio algunos hechos relevantes descritos a continuación. Los Bancos a 31 de diciembre de 2007, reflejan un saldo de $2.568 (miles) discriminados en las cuentas corrientes y de ahorro que posee la entidad. (4 corrientes y 4 de ahorro), este saldo no coincide con el auxiliar de esta cuenta. La cuenta Deudores presenta un saldo al 31 de diciembre de 2007 un de $55.141 (miles), correspondiente a Transferencias por cobrar al Municipio de Armenia, el IMDERA debe hacer gestión para que estas Transferencia se realizan antes de culminar la vigencia. El Instituto para la vigencia 2007 no realizo depreciación de sus bienes de la Propiedad, Planta y Equipo durante los meses de abril, mayo, junio, septiembre, además no se les hizo depreciación en el mes de diciembre a equipo científico, equipo de comunicación y computación; por lo tanto este cálculo y registro de la depreciación no es confiable. La entidad no amortizó la cuenta Otros Activos en la cuenta 1970 intangibles, subcuenta (19700801) denominada Software. Las Cuentas por Pagar con un saldo de $8.996 (miles), presentan una diferencia de $55.136 (miles), con respecto a la resolución N° 158 de Cuentas por Pagar a 31 de diciembre de 2007, generando incertidumbre.

3. RESULTADOS DE LA PRESENTE AUDITORIA 3.1 ANALISIS DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS 2007 Mediante Resolución Nº 198 de diciembre 29 de 2006, por medio de la cual se liquida el presupuesto de Captación y Demanda Económica del Instituto Municipal del Deporte y la Recreación de Armenia “IMDERA” para el periodo fiscal del año 2007 en $1.281.928 (miles). El IMDERA al terminar la vigencia fiscal 2007, reporto en su Ejecución de Ingresos un recaudo de $1.333.768 (miles) equivalente al 95.97% del presupuesto definitivo, lo que significa que se realizo una aceptable gestión y planeación del presupuesto de Ingresos en las metas establecidas a nivel general, quedando un saldo por ejecutar de $55.957 (miles). Los ingresos del Instituto Municipal del Deporte y la Recreación de Armenia, están conformados por las Transferencias que genera el Gobierno Nacional que corresponde al Sistema General de Participaciones de $340.659 (miles) y se logró un recaudo por el mismo valor, donde se evidencia que de esto recursos se logro el recaudo del 100% del total presupuestado, por Ingresos Propios la suma de $661.349 (miles), se logro un recaudo de $606.236 (miles) que corresponde a las metas que por mandato legal gira el Municipio producto de las rentas municipales, donde se obtuvo de estos recursos 91.66% del total presupuestado; otro renglón económico que hace parte de este grupo es la Ley 181 de 1995, ley del Deporte por $139.347 (miles), de lo cual obtuvo un recaudo de $139.347 (miles) con un porcentaje de 100% del total definitivo y un 10.44% del recaudo total. Del grupo de Otros Ingresos existen Ingresos Financieros que son intereses sobre depósitos por valor de $5.200 (miles) y un total recaudado de $6.109 (miles) equivalente a un 117.48% del total definitivo y un 0.45% del recaudo total. Del grupo de los Ingresos Extraordinarios se tiene Arrendamientos con un presupuesto definitivo de $54.000 (miles), de lo cual obtuvo un recaudo de $58.941 (miles), equivalente a 109.15% y 4.6% del total definitivo y recaudado, dineros provenientes de los arrendamientos que recibe el IMDERA por sus bienes puestos al servicio como escenarios deportivos, tales como, Coliseo del Café, Plaza de Toros, etc.; Recuperaciones por $20.500 (miles), dineros que son reembolsados al IMDERA por incapacidades de las EPS y por daños ocasionados a los escenarios deportivos; de la cuenta Servicios se efectuó un recaudo de $129 (miles), que corresponde al 43% del total definitivo, que fue por el orden de $300 (miles).

De la cuenta Otros Ingresos Extraordinarios del renglón económico Convenios, se presupuestó $30.000 (miles), donde recaudo $23.000 (miles), que corresponde al 76.66% del total definitivo frente al 1.72% del total recaudado, dineros que se perciben por convenios nacionales para la promoción, organización y desarrollo de juegos deportivos celebrados en la ciudad de Armenia. Otros Ingresos se presupuestaron en $2.000 (miles) donde se alcanzo un recaudo $510 (miles) equivalente al 25.5% del total definitivo frente al 0.04% del total recaudado.

Con respecto a la cuenta Recursos de Capital (Excedentes Financieros), se adiciona mediante Resolución N° 144 de octubre 26 de 2007, la suma de $136.370 (miles) discriminados en los siguientes rubros: Ley 715 de 2001 (vigencia anterior) $58.848 (miles), Rentas del Municipio (vigencia anterior) $20.944 (miles), Ley 181 de 1995 $37.669 (miles), Recursos Propios (convenios) $18.910 (miles), ejecutándose cada uno de estos rubros en un 100%. La ejecución presupuestal de Ingresos nos muestra el total recaudado, frente al definitivo final, que de un presupuesto inicial aprobado en $1.281,928 (miles), sufrió modificaciones durante la vigencia mediante actos administrativos, quedando como resultado un presupuesto definitivo por $1.389.725 (miles), del cual recaudó una suma de $1.333.768 (miles). 3.2 ANALISIS DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS A 31 DE DICIEMBRE DE 2007 El Instituto Municipal del Deporte y la Recreación de Armenia, IMDERA para la vigencia 2007, con un presupuesto definitivo de $1.389.725 (miles) ejecuto la suma de $1.298.317(miles), es decir el 93.42% del presupuesto definitivo y aprobado. Dentro del presupuesto hay dos cuentas principales: Gastos Administración y Gastos de Inversión, en lo que se puede observar, los Gastos Administrativos representan el 44.91% de su ejecución total y la inversión de 55.09%. Los Gastos de Administración se ejecutaron en un 44.60%, es decir $579.103 (miles) ejecutados, los rubros más representativos en estos gastos son Sueldos y Salarios con $415.740 (miles) ejecutados equivalente al 32.02% del total, contribuciones Efectivas con $86.953 (miles) lo que equivale a un 6.69% del total y Gastos Generales con $54.109 (miles) equivalente al 4.17% del total, que corresponden a gastos propios de la entidad para su funcionamiento; los menos representativos son Aportes Sobre la Nomina, Impuestos, Contribuciones, Tasas y Provisión para Contingencias.

La Inversión del IMDERA para la vigencia 2007, se aprobó inicialmente en la suma de $640.079 (miles), que con las modificaciones ejecutadas en la vigencia quedó como presupuesto definitivo en $747.877 (miles), del cual ejecutó $715.135 (miles), que representa en porcentaje del total presupuestado definitivo de 95.62% y un 55.09% del total ejecutado en la vigencia del 2007, la Inversión se destinó para programas como Deporte y Recreación con Sentido Social (deporte formativo, deporte social comunitario, eventos y competencias, actividad física y recreación comunitaria), otro programa apoyo a la Gestión deportiva y recreativa (en proyectos como autogestión comunitaria, deportistas destacados del Municipio), programas de Capacitación deportiva y recreativa, construcción, reparación y administración de escenarios deportivos y convenios con instituciones, fondos, agencias de nivel nacionales e internacional, sus programas y proyectos se ejecutaron en un 97.42% y para el Área Urbana en 77.84%, en cuanto al Área Rural en deporte y recreación para el sector se ejecutó un 81.39% del total presupuestado definitivo; en cuanto al ejecutado total aparentemente no se cumplió con su misionalidad, teniendo en cuenta las cifras que se presupuestaron para la vigencia. Haciendo un análisis entre los Gastos de Administración y la Inversión, se evidencia que la Inversión supera en un pequeño margen a los Gastos, por lo que se determina que aunque existe un margen de burocratización organizacional y administrativo en el IMDERA, la Inversión supero su Funcionalidad. 3.3 ANALISIS DE LA SITUACIÓN PRESUPUESTAL A DICIEMBRE 31 DE 2007 El Instituto Municipal del Deporte y la Recreación de Armenia en la vigencia analizada presentó una situación presupuestal positiva por el orden de $35.451 (miles), resultado obtenido por un recaudo de $1.333.768 (miles), frente a unos pagos de $1.298.317 (miles), lo que significa que el excedente obtenido debe ser devuelto a la Tesorería Municipal de Armenia, según lo establece el decreto 111/96 artículo 16 parágrafo 1º. OBSERVACIÓN N° 1 El resultado positivo de $35.451 (miles) debió haber sido utilizada en Inversión (deporte y recreación con sentido social), contribuyendo a que la gestión de la entidad fuera más eficiente.

3.4 ANALISIS DE LA SITUACIÓN FISCAL A 31 DE DICIEMBRE DE 2007 Al término de la vigencia fiscal el IMDERA arrojó un resultado negativo por $1.288 (miles), producto de unos Activos Corrientes por $57.709 (miles) frente a unos Pasivos Corrientes que fueron por el orden de $58.997 (miles), donde la cuenta más representativa dentro del Activo son los Deudores con un valor de $55.141 (miles), lo que determina que la entidad posee deudas a corto plazo y unas Obligaciones Laborales por cancelar. 3.5 SITUACIÓN DE TESORERIA A 31 DE DICIEMBRE DE 2007 La situación de tesorería establece la disponibilidad de efectivo una vez descontados los giros pendientes de pago de la entidad. El Instituto Municipal del Deporte y la Recreación de Armenia, al cierre de la vigencia 2007 refleja un estado de tesorería de déficit por $6.428 (miles), el cual es desfavorable para la entidad porque no cuenta con un respaldo económico para cancelar los compromisos a corto plazo, por consiguiente la entidad no puede cumplir con su objeto social. 3.6 ANÁLISIS HORIZONTAL COMPARATIVO AL BALANCE GENERAL A 31 DE DICIEMBRE DE 2007 A 2006 Este análisis se ocupa de los cambios individuales en los movimientos financieros de un periodo a otro. ACTIVO Al término de la vigencia del año 2007, el Instituto Municipal del Deporte y la Recreación de Armenia, reportó unos Activos Totales por $264.935 (miles), que comparado con el año 2006, registra una disminución de 37.78% relativamente, es decir $-160.888 (miles) en términos absolutos. El Activo Corriente presenta una disminución de $154.019 (miles), lo que corresponde a un 72.74% de un año a otro. El Activo no Corriente, registra un valor absoluto de $-6.868 (miles), que representa en términos relativos un -3.20% del año 2007 al año 2006.

PASIVO Realizando el análisis comparativo entre las vigencias fiscales 2007 y 2006, los Pasivos Corrientes mostraron un aumento de $51.303 (miles), variación equivalente en términos porcentuales de 666.79%, lo que indica que su nivel de endeudamiento se incremento notablemente. PATRIMONIO El Patrimonio del IMDERA en la vigencia 2007, presento una variación negativa de un año a otro de $212.191 (miles), correspondiente a un 50.74% en términos de porcentaje. 3.7 ANÁLISIS VERTICAL COMPARATIVO AL BALANCE GENERAL A 31 DE DICIEMBRE DE 2007- 2006 ACTIVO

Los Activos de la entidad en la vigencia fiscal 2007 está compuesta por:

(Miles de Pesos)

CUENTA VALOR (MILES DE PESOS)

%

ACTIVO CORRIENTE 57.710 21.78

ACTIVO NO CORRIENTE

207.225 78.22

TOTAL ACTIVO 264.935 100

Los Activos Totales de la vigencia 2007, fueron por el orden de $264.935 (miles), los cuales están clasificados en Activos Corrientes y Activos no Corrientes. ACTIVO CORRIENTE Los Activos Corrientes están compuestos por: (Miles de Pesos)

CUENTA VALOR

(MILES DE PESOS)

%

EFECTIVO 2.568 0.96

DEUDORES 55.142 20.82

TOTAL ACTIVO CORRIENTE 57.710 21.78

Los Activos Corrientes para esta vigencia, representaron el 21.78% del Total de los Activos, lo equivalente a $57.710 (miles), donde las cuentas más representativas fueron: EFECTIVO: Correspondiente al 0.96% del Total del Activo por un valor de $2.568 (miles), rubro compuesto por la Caja General y Banco y Corporaciones. DEUDORES: Correspondiente al 20.82% de los Activos y que tiene un valor de $55.142 (miles).

ACTIVO NO CORRIENTE

Se puede analizar los Activos no Corrientes de la entidad durante la vigencia fiscal del 2007 de la siguiente manera:

(Miles de Pesos)

CUENTA

VALOR (MILES DE

PESOS)

%

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 166.755 62.94

OTROS ACTIVOS 38.350 14.47

BIENES HISTORICOS Y CULTURALES 2.120 0.80

TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE 207.225 78.22

Los Activos no Corrientes tiene una participación de $207.225 (miles), lo que equivale a un 78.22% del Total de los Activos; este valor está representado por $166.755 (miles) de Propiedad, Planta y Equipo equivalente a un 62.94% del total, $38.350 (miles) en la cuenta Otros Activos con un 14.47% y por los Bienes Históricos y Culturales con un valor de 2.120 (miles). PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO: Lo que corresponde a bienes que posee la entidad, con una participación de 62.94% del total de los Activos. OTROS ACTIVOS: Esta cuenta tiene una participación de 14.47% del total, donde su valor más representativo corresponde a los Intangibles con $38.350 (miles).

PASIVO Y PATRIMONIO El Análisis de los Pasivos y del Patrimonio para el año 2007, está compuesto así:

CUENTA

VALOR (MILES DE

PESOS)

%

CUENTAS POR PAGAR 8.996 3.39

OBLIGACIONES LABORALES 50.001 18.87

TOTAL PASIVO 58.997 22.26

Los pasivos representan el 22.26% del total Pasivo y Patrimonio determinado por un valor de $58.997 (miles), este rubro está compuesto por las Cuentas por Pagar que quedaron pendientes de cancelar en la vigencia analizada y que registran la suma de $8.996 (miles) y un 3.39% de participación del Pasivo y Patrimonio; Igualmente se encuentra las Obligaciones Laborales por un valor de $50.001 (miles) y que representan el 18.87% del total.

(Miles de Pesos)

CUENTA VALOR (MILES DE

PESOS)

%

PASIVO 58.997 22.26

PATRIMONIO 205.938 77.75

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 264.935 100

El Patrimonio del IMDERA en la vigencia 2007, refleja un valor de $205.938 (miles) representado en un 77.75% del capital social del Instituto.

3.8 ANÁLISIS HORIZONTAL COMPARATIVO AL ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL A 31 DE DICIEMBRE DE 2007 – 2006

INGRESOS OPERACIONALES Los Ingresos Operacionales al pasar del año 2006 al 2007, presentaron una disminución de $116.319 (miles), lo que equivale a un 8.64%, la disminución más representativa fue la del rubro Transferencias; esta situación no es favorable para el Instituto, por lo que se sugiere tomar medidas correctivas para incrementar sus recursos.

GASTOS OPERACIONALES Los Gastos Operacionales, presentaron un aumento de $165.194 (miles), lo que en términos porcentuales representa un 13.03%, esto desfavorece la entidad ya que se presenta una disminución en sus ingresos y un aumento en sus gastos, especialmente en los Gastos de Administración. 3.9 ANÁLISIS VERTICAL COMPARATIVO AL ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL A 31 DE DICIEMBRE DE 2007 – 2006

INGRESOS OPERACIONALES Dentro de los Ingresos Operacionales los más representativos son:

CUENTA VALOR (MILES DE

PESOS)

%

TRANSFERENCIAS 1.156.354 94.09

OTROS INGRESOS 72.656 5.91

TOTAL INGRESOS 1.229.010 100

Los Ingresos Operacionales durante la vigencia fiscal del 2007, fueron por $1.229.010 (miles), los cuales están representados en las Transferencias con el 94.09% y Otros ingresos con el 5.91%; la disminución de los Ingresos se produjo porque las Transferencias giradas por el ente territorial para el funcionamiento e inversión y al igual que los Otros Ingresos fueron de menor cuantía con respecto a la vigencia 2006. GASTOS OPERACIONALES De acuerdo a los resultados arrojados los Gastos Operacionales son:

CUENTA VALOR (MILES DE PESOS)

%

DE ADMINISTRACIÓN 1.401.379 97.80

PROV. AGOTA. AMORTIZA 21.059 1.47

OTROS GASTOS 10.383 0.73

TOTAL GASTOS 1.432.821 100

Los Gastos Operacionales tiene para esta vigencia una valor de $1.432.821 (miles), y su rubro más representativo son los Gastos de Administración por un valor de $1.401.379 (miles) equivalente a un 97.80% del total de gastos. De lo

anterior se puede concluir que se presenta un déficit de $203.811 (miles), lo que significa un Resultado del Ejercicio inaceptable, toda vez que el Instituto Municipal del Deporte y la Recreación de Armenia, debe encaminar sus esfuerzos hacia actividades deportivas y recreativas que coadyuven a mejorar la calidad de vida de la comunidad. 3.10. INDICADORES FINANCIEROS INSTITUTO MUNICIPAL DEL DEPORTE Y LA RECREACIÓN DE ARMENIA Los indicadores que se presentan a continuación fueron tomados del Balance General, los cuales permiten contribuir en la medición del diagnóstico financiero de la entidad.

INDICADOR DE LIQUIDEZ Activo Corriente

Pasivo Corriente

AÑO

AÑO

2007 2006 57.710 = 0.97 211.729 = 27.51

58.997 7.694

El IMDERA, tiene un Capital de Trabajo deficiente, ya que por cada peso ($1) de obligación a corto plazo la entidad tiene disponible $0.97 para su pago. Podemos observar que en la vigencia 2006, su capacidad de pago era superior a la del 2007, lo que significa que hay una tendencia decreciente en su capacidad de pago.

INDICADOR SOLIDEZ Activo Total

AÑO

Pasivo Total AÑO

2007 2006

264.935 =4.49 425.823 =55.34

58.997 7.694

El indicador de solidez calculado nos muestra que en el año 2007, el IMDERA posee una razón de $4.49, lo que significa que por cada peso ($1) que el Instituto tiene en Activo, posee una capacidad para financiar el Pasivo de $4.49. En la vigencia 2006 el indicador muestra un resultado de $55.34 y en la vigencia 2007 fue de $4.49, lo que concluye que la capacidad de financiación disminuyo significativamente.

4. CONCLUSIONES

4.1 Presupuesto El IMDERA al terminar la vigencia fiscal 2007, reporto en la Ejecución de Ingresos un recaudo de $1.333.768 (miles), realizando una aceptable gestión y planeación del presupuesto de Ingresos teniendo en cuenta las metas establecidas a nivel general, quedando un saldo por ejecutar de tan solo $55.957 (miles). Con respecto a la Ejecución de Gastos para la vigencia 2007, la entidad tenía un presupuesto definitivo de $1.389.725 (miles) ejecutando la suma de $1.298.317(miles), es decir el 93.42% del presupuesto definitivo y aprobado. Por lo anterior el equipo auditor establece una conclusión Favorable con Observaciones en este ítem. 4.2 Evaluación Financiera

Se efectuó análisis al Balance General consolidado a 31 de diciembre de 2007, donde se observaron numerosas inconsistencias por el no cumplimiento de normas legales vigentes en materia contable. Por lo anterior el equipo auditor establece una conclusión Desfavorable en este ítem.

4.3 Estados Contables En una muestra representativa de cuentas contenidas en el Balance General Consolidado, se hizo seguimiento al Efectivo, Propiedad, Planta y Equipo, Cuentas por Pagar y Patrimonio, el cual se dictaminó opinión Adversa o Negativa, debido a que los Estados Contables no presentan razonablemente la situación financiera, económica y social a 31 de diciembre de 2007. Por lo anterior el equipo auditor establece una conclusión Desfavorable en este ítem.

4.4 Control Interno Contable

Evaluada la aplicación del Control Interno Contable en la entidad, se pudo determinar que está presenta un RIESGO ALTO en el área Financiera. El Instituto Municipal del Deporte y la Recreación de Armenia no aplica en su totalidad el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP), ni las normas técnicas contables para el registro de sus operacioness, ni aplica el manual del sistema de procedimientos contables, en concordancia con los criterios y normas de la evaluación de Activos y Pasivos, la constitución de Provisiones, Amortizaciones y depreciaciones, el reconocimiento Patrimonial de los hechos Financieros, Económicos y Sociales; se efectúan conciliaciones de manera incorrecta y es primordial que la información financiera sea integrada en su totalidad a las áreas de contabilidad, presupuesto y tesorería con la finalidad de reducir los riesgos que existen en la razonabilidad de la información financiera. Independiente de la manera que se utilice para el proceso de la información, esta deberá garantizar eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento y generación de la información financiera, económica y social.

El Instituto Municipal del Deporte y la Recreación de Armenia, maneja un sistema contable obsoleto llamado DELFIN de 1996 mono usuario y para el Presupuesto únicamente manejan hoja de cálculo (EXCEL), debido a esto se afecta el proceso contable ya que se hace más dispendioso el trabajo para conciliar la información de contabilidad y presupuesto, además conlleva a que se presenten errores en los saldos ya que no se cuenta con un sistema integrado entre contabilidad, presupuesto y tesorería. Dentro de la institución no se realizan arqueos periódicos de Caja. La entidad no posee un software para el manejo de los Inventarios y para el cálculo de las depreciaciones lo que hace que la información sea lenta, ya que se registran en hojas electrónicas de EXCEL. Por lo anterior se concluye que el control interno contable es deficiente y no permite determinar que la información arrojada por la entidad sea razonablemente aceptada LA ENTIDAD NO HA TOMADO MEDIDAS CORRECTIVA PARA QUE ESTOS PROCEDIMIENTOS SEAN INTEGRADOS EN UN 100%.

5. DICTAMEN A LOS ESTADOS CONTABLES

(OPINION ADVERSA O NEGATIVA)

La Contraloría Municipal de Armenia con las facultades que le otorga el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoria Especial a los Estados Contables del Instituto Municipal del Deporte y la Recreación de Armenia, IMDERA, a 31 de Diciembre de 2007. Igualmente se utilizaron criterios y normas de valoración de activos, pasivos, la constitución de provisiones así como lo relacionado con la distribución de los activos al desarrollo del cometido estatal, tales como depreciación y amortización; para el reconocimiento patrimonial de los hechos financieros, económicos y sociales, en la cual se aplicó la base de causación. Las normas que fueron la base para llevar a cabo este proceso, entre ellas la Resolución Nº 048 de 2002, Circular Externa 064 de 2006, el Plan General de auditoría, normas contables de reconocimiento de registro y revelación de los hechos económicos que sugieren normas técnicas y procedimientos establecidos por la Contraloría General de la Nación. De acuerdo a lo anterior se tomaron las siguientes cuentas del Balance de Prueba. ACTIVO (1) EFECTIVO (11) DEUDORES (14) PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO (16) OTROS ACTIVOS (19) GRUPO PASIVOS (2) CUENTAS POR PAGAR (24) PATRIMONIO (3) INGRESOS (4) GASTOS (5) De las cuales se observó lo siguiente:

EFECTIVO (11) CAJA: A 31 de diciembre del 2007 arrojo un saldo de $ 0, el cual se cotejo con

libros auxiliares, aplicando los principios de contabilidad donde el saldo de Caja Menor y/o General debe estar en cero.

BANCOS Y CORPORACIONES: Está cuenta a 31 de diciembre de 2007

refleja un saldo de $2.568 (miles) discriminados en las cuentas corrientes y de ahorro que posee la entidad. (4 corrientes y 4 de ahorro), este saldo no coincide con el auxiliar de esta cuenta.

La cuenta de Efectivo está conformada por los movimientos de caja general, caja menor y movimientos bancarios.

Se hizo seguimiento a una muestra representativa de cuentas, donde se efectuaron cruces entre libros auxiliares, conciliaciones bancarias y extractos bancarios, los cuales no coinciden. DEUDORES (14) Esta cuenta presenta un saldo al 31 de diciembre de 2007, por valor de $55.141 (miles), correspondiente a Transferencias por cobrar al Municipio de Armenia y Otros Deudores que es una cuenta por cobrar a una funcionaria por concepto de un sobre cargo en el celular adscrito a la entidad; la deuda para el año 2008 quedo saldada. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO (15) En cuanto a la Propiedad, Planta y Equipo, se realizaron algunas compras durante el año, lo cual fue verificado por el equipo auditor, se realizo una compra de un Equipo de Computo por valor de $3.616.000 según comprobante de egreso N° 050 a la Empresa COMPU YA, donde se encontraban incluidas la compra de 3 licencias que debían ser registradas en la cuenta Otros Activos 1970; el valor del equipo de computo según factura N° 0406 es por valor de $1.710.000, 2 licencias de office 2003 Small Busnes por valor de $1.375.862 y 1 licencia de Windows XP Home por valor $267.241. La Institución para la vigencia 2007 no realizo depreciación de los bienes de la Propiedad, Planta y Equipo durante los meses de abril, mayo, junio, septiembre, además no se les hizo depreciación en el mes de diciembre a equipo científico, equipo de comunicación y computación; por lo tanto este cálculo y registro de la depreciación no es confiable.

La entidad no amortizó la cuenta Otros Activos en la cuenta 1970 intangibles subcuenta (19700801) denominada Software. CUENTAS POR PAGAR (24)

Las Cuentas por Pagar con un saldo de $8.996 (miles), presentan una diferencia de $55.136 (miles), con respecto a la resolución N° 158 de Cuentas por Cagar a 31 de diciembre de 2007, generando incertidumbre al no realizar los verificaciones mensuales entre las áreas; además algunas de sus subcuentas presentan un valor diferente en el balance con respecto al libro auxiliar dando como resultado que la información no sea fidedigna y razonable. PATRIMONIO (3) El Patrimonio registra un valor de $205.938(miles), mostrando una disminución con respecto a la vigencia 2006 por $212.191 (miles), esto se debe al Resultado del Ejercicio por valor $-203.812 (miles). De lo anterior se concluye: la entidad presenta desorden administrativo en el manejo de la documentación en general que soporta legalmente las cuentas. El software que tiene la entidad en materia contable se encuentra desactualizado en los programas que contiene ya que es de 1996; solo funciona el modulo de contabilidad, lo que determina que la información no es confiable ni razonable. No se presentan amortizaciones, ni depuraciones especialmente reflejada en la cuenta 19 (otros activos), tal como se recomienda en la Resolución 011 de 1996 relacionado con las normas técnicas relativas al reconocimiento y valuación de los activos, correspondientes a los conceptos de Depreciación, Agotamiento, Amortización y Provisión. Por lo expuesto en los párrafos anteriores y analizada la documentación, se concluye que el Dictamen tiene Opinión ADVERSA O NEGATIVA, debido a que los Estados Contables no presenta Razonablemente la situación financiera, económica y social a 31 de diciembre de 2007, del Instituto Municipal del Deporte y la Recreación de Armenia.

6. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

El Equipo Auditor mediante evaluación y verificación del Plan de Mejoramiento suscrito por El Instituto Municipal del Deporte y la Recreación de Armenia el 6 de julio del 2007 y de acuerdo a la Auditoria especial al Área Financiera de la vigencia 2006, realizo seguimiento a los puntos suscritos en dicho plan. Con respecto a la acción de mejoramiento N° 1, el equipo auditor concluye que El Instituto Municipal del Deporte y la Recreación de Armenia, para la vigencia 2007 subsano los errores presentados en la ejecución de ingreso de la vigencia 2006. En lo relacionado con la acción de mejoramiento N° 2 y 3, no se constituyeron para la vigencia 2007 Reservas Presupuestales, ratificando así el cumplimiento del plan de mejoramiento. En la acción de mejoramiento N° 4, el equipo auditor concluye que El Instituto Municipal del Deporte y la Recreación de Armenia, para la vigencia 2007 no tuvo los errores presentados en la ejecución de gastos de la vigencia anterior; subsanando así el hallazgo descrito por la Contraloría Municipal de Armenia. En la acción de mejoramiento N° 5, el equipo auditor concluye que en cuanto a los excedentes financieros la entidad no cumplió con el plan de mejoramiento suscrito. En cuanto a la acción de mejoramiento N° 6, el equipo auditor concluye que en lo relacionado con el desorden administrativo en documentación soporte relacionado con las cuentas de efectivo, no cumplieron con el plan de mejoramiento, ya que al efectuar el proceso auditor en la vigencia 2007 se presentan las mismas irregularidades. En la acción de mejoramiento N° 7, el equipo auditor concluye que en cuanto a lo relacionado en las cifras registradas en la Propiedad, Planta y Equipo, en su respectiva depreciación se presentan incoherencias, concluyendo así que no cumplió con el plan de mejoramiento, ya que al efectuar el proceso auditor en la vigencia 2007 se presentan las mismas irregularidades. En la acción de mejoramiento N° 8, el equipo auditor concluye que la acción de mejoramiento no se puede establecer ya que la entidad no acepto el hallazgo y las en las acciones correctivas no aplica. En cuanto a las acciones de mejoramiento N° 9, no se presenta saldo negativo en la cuenta Caja para la vigencia 2007, ratificando así el cumplimiento del plan de mejoramiento.

En cuanto a las acciones de mejoramiento N° 11, el equipo auditor concluye que no se cumplió con el plan de mejoramiento suscrito por la entidad, ya que en la cuenta Otros Activos (intangibles) no se refleja la provisión, agotamiento y amortización, lo que genera incertidumbre presentado cifras no confiables. En cuanto a las acciones de mejoramiento N° 12, el equipo auditor concluye que se cumplió con el plan de mejoramiento suscrito por la entidad.

PLAN DE MEJORAMIENTO

Acciones Cumplidas 6 50%

Acciones No Cumplidas 5 41.66%

Acciones No Aplica 1 8.34%

TOTAL 12 100%

7. SEGUIMIENTO A LA RENDICIÓN DE LA CUENTA VIGENCIA 2007

El equipo auditor verifico y analizo la rendición de la cuenta entregada por el Instituto Municipal del Deporte y la Recreación de Armenia vigencia 2007, y se guio por la Resolución N° 048 del 25 de abril de 2002, por medio de la cual la Contraloría Municipal de Armenia establece los Parámetros y los formatos por los cuales las entidades sujetas a control fiscal deben entregar la información durante cada vigencia, mediante este seguimiento se concluye: El Instituto rindió la cuenta en el plazo establecido para la entrega de la

información que debe de ser a más tardar el 28 de febrero de cada año.

En cuanto a los Estados Contables:

Balance General: Si se presento.

Estado de Actividad Financiera, Económica y Social: No se presento Estado de Cambios en el Patrimonio: No se presento

Notas y anexos a los estados contables: Si se presento.

7. CARTA DE CONCLUSIONES

Doctor LUIS CARLOS BUITRAGO ECHEVERRY Director

La Contraloría Municipal de Armenia, con fundamento en las facultades otorgadas por la constitución política y normas legales vigentes, practicó Auditoria Especial al área financiera del Instituto Municipal del Deporte y la Recreación de Armenia, a través de la evaluación presupuestal, financiera y contable, con el fin de determinar la situación de sus finanzas y la adecuada administración de los recursos que fueron puesto a su disposición. Mediante pruebas selectivas se conceptúa sobre cada una de las líneas que fueron objeto de evaluación y se concluye si las operaciones financieras, administrativas y de procedimientos se aplicaron de acuerdo a normas legales vigentes. Es responsabilidad de la Administración Central el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría Municipal, que consiste en producir un informe preliminar sobre los resultados de las líneas que fueron auditadas en el periodo comprendido entre el 1 de enero hasta el 31 de diciembre de 2007. La Contraloría Municipal de Armenia tiene como responsabilidad producir un informe integral que contengan el concepto sobre la evaluación del área financiera adelantada por la administración, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales. La evaluación se llevo a cabo de acuerdo a normas, políticas, procedimientos y leyes vigentes en esta materia, por lo tanto requirió de planeación y ejecución del trabajo con el fin de proporcionar una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe; el control incluye un examen de las pruebas selectivas de las evidencias y documentos soportes. ALCANCE DE LA AUDITORIA El presente informe de Auditoría obtuvo el siguiente Alcance de acuerdo a las líneas que se Auditaron: Se evaluó el presupuesto y sus principios presupuestales, modificaciones al presupuesto y documentos soportes, teniendo en cuenta las normas vigentes. El equipó Auditor da un porcentaje de importancia del 30%.

En la evaluación contable y financiera se analizó el Balance General en forma vertical y horizontal, el estado de resultados comparativo con el fin de conocer las variaciones del año 2007 frente al año 2006 en términos absolutos y términos relativos, se analizaron indicadores financieros, que reflejan los cambios efectuados de un año a otro. El equipo Auditor le da un porcentaje de importancia del 20% La evaluación contable se analizó tomando una muestra selectiva de cuentas del Balance General, donde se encontraron inconsistencias, por lo tanto se emitió una opinión con salvedades. El equipo Auditor le da un porcentaje de importancia del 30%. En cuanto al Control Interno contable el equipo Auditor emitió el concepto con base en la revisión efectuada, la cual arrojó inconsistencias que deben ser corregidas por la entidad rigiéndose por las normas legales vigentes. Se le da un porcentaje de importancia del 20%. Durante el trabajo de auditoría no se presentó ninguna limitación que afectara el alcance del presente proceso auditor.

RELACIÓN DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron 4 hallazgos administrativos, 1 con alcance disciplinario y 1 con alcance sancionatorio Atentamente,

ELIZABETH LOPEZ ROJAS Directora de Vigilancia Fiscal y Control de Resultados

7. INFORME FINAL CONSOLIDADO

ENTIDAD AUDITADA: INSTITUTO MUNICIPAL DEL DEPORTE Y LA RECREACIÓN DE ARMENIA VIGENCIA: 2007 MODALIDAD DE AUDITORIA: AUDITORIA ESPECIAL AREA FINANCIERA

No. OBSERVACIÓN C.M.A RESPUESTA ENTIDAD CONCLUSIÓN

1.

La cuenta Efectivo a diciembre 31 de 2007 refleja un saldo de $2.568 (miles), el cual no es acorde con el auxiliar de esta cuenta, lo que genera incertidumbre en sus saldos al no existir un control adecuado a las cuentas que componen este rubro. Este hecho constituye un Hallazgo Administrativo ya que se debe corregir la inconsistencia en un plan de mejoramiento, igualmente se está incumpliendo con las características cualitativas de la información contable pública de Confiabilidad y Razonabilidad establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública numeral 2.7, por lo tanto constituye un Hallazgo de tipo Disciplinario de acuerdo con lo establecido en la ley 734 de 2002 artículo 34 numeral 1.

La cuenta efectivo del balance refleja el saldo real disponible en bancos de la entidad, y es el resultado de tomar el saldo en las conciliaciones bancarias de las cuentas de ahorros menos los cheques pendientes de cobro a diciembre 31 de 2007. Saldo según extracto cuenta # 7462 10217-2 $10.676.656.88 Menos cheques pendientes de cobro 8.651.959,00 Saldo disponible $ 2.024.697.88 Saldo según extracto cuenta 7462 10217-2 $7.258.802.74 Menos cheques pendientes de cobro 6.715.107 Saldo disponible 543.695.74 Total cuenta efectivo a diciembre 31 de 2007 2.568.393.65 Este saldo se encuentra en el balance a diciembre 31 de 2.007. Cuyos datos fueron enviados a la Contaduría General de la Nación. Nota: en el momento de la auditoría el programa de contabilidad presentó fallas como lo pudieron comprobar los funcionarios de la contraloría, al sacar varias veces la misma información.

La explicación presentada por el IMDERA no es satisfactoria para el grupo auditor, puesto que el Plan General de Contabilidad Publica exige que los saldos presentados en el balance deben coincidir con los presentados en los auxiliares a 31 de diciembre, en este caso el saldo en el balance en la cuenta efectivo es de $2.568 (miles) y en el auxiliar es de $200.741 (miles). La existencia de fallas en el sistema no es motivo para que la información sea presentada de forma errada a un ente de control, sin dejar evidencia alguna de los errores generados por el sistema, induciendo a equívocos al grupo auditor, la repuesta presentada por la entidad no es de recibo puesto que no está explicando la razón por la cual las cuenta que existen en los auxiliares no coinciden con las del balance a 31 de diciembre. En cuanto a la comprobación de la existencia de fallas en el programa de contabilidad al momento de la auditoria, el equipó auditor constato únicamente la parte financiera en medio físico, debido a que la auditoría realizada a este sujeto de Control es

únicamente Financiera, cuyo alcance no cubre el análisis del Software de Contabilidad, ya que el grupo Auditor que se desplazó a la entidad no tiene la formación profesional en dicho campo. Teniendo en cuenta que nuestro memorando de encargo fue para una Auditoría Especial Financiera, nuestra labor se limito analizar la información contable y financiera suministrada por la entidad en medio físico. Por las razones antes expuestas el presente Hallazgo queda en firme, como Administrativo y Disciplinario.

2.

Se presentan diferencias en las cuentas bancarias del IMDERA a diciembre 31 del 2007, relacionadas a continuación:

- Cuenta de ahorros Colpatria N° 746210789-1 Saldo en libro físico $7.258.802 Saldo en conciliación bancaria $7.258.802 Saldo en extracto bancario $7.258.802 Saldo en auxiliares $21.632.144 Saldo en balance $543.695

- Cuenta de ahorros Colpatria N° 746210217-2 Saldo en libro físico $10.676.656 Saldo en conciliación bancaria $10.676.656 Saldo en extracto bancario $10.676.656 Saldo en auxiliares $0 Saldo en balance $2.024.697

- Cuenta de ahorros Colpatria N° 746210218-0

La razón por la cual se presentan diferencias en las cuentas bancarias del IMDERA a diciembre 31 de 2.007 es la misma a que hacemos alusión en el numeral anterior Al momento de la auditoría los señores del grupo auditor de la contraloría pudieron comprobar el daño en el programa de contabilidad que tenemos actualmente por lo cual los auxiliares no son correctos.

La respuesta presentada por la entidad a este hallazgo no justifica que las conciliaciones bancarias, saldos en libros y extractos bancarios presenten saldos diferentes, puesto que existían libros físicos de estas cuentas que pudieron haberse llevado de forma correcta manualmente, incumpliendo con el Plan General de Contabilidad Publica numeral 2.7 que establece “las características cualitativas de la información contable publica” que son confiabilidad, verificabilidad y razonabilidad. Algunas cuentas aparecen con saldo negativo varios meses, lo cual no es acorde con los objetivos de la información contable pública como es evaluar la aplicación y destinación eficiente de los recursos en los diferentes sectores de la acción social del estado, además la existencia de saldos negativos no depende de las presuntas fallas en el programa de Contabilidad. Por las razones señaladas, este Hallazgo se

Saldo en libro físico $23.595.802 Saldo en conciliación bancaria $23.595.802 Saldo en extracto bancario $23.595.802 Saldo en auxiliares $38.814.745 Saldo en balance $0

- Cuenta de ahorros BBVA N° 200101352 Saldo en libro físico $0 Saldo en conciliación bancaria $0 Saldo en extracto bancario $0 Saldo en auxiliares $62.810.466 Saldo en balance $0

- Cuenta corriente Colpatria N°7461003316 Saldo en libro físico $1.635.050 Saldo en conciliación bancaria según libro físico $6.715.107 Saldo en extracto bancario $0 Saldo en auxiliares $1.983.379 Saldo en balance $0

Las cuentas a continuación presentan saldo negativo mes a mes a 31 de diciembre de 2007

- Cuenta corriente Colpatria N°7461002565 Saldo en libro físico $-7.406.778 Saldo en conciliación bancaria $-7.374.278 Saldo en extracto bancario $-0.04 Saldo en auxiliares $35.033.186 Saldo en balance $0

En esta cuenta la conciliación solo llego hasta el mes de septiembre

modifica y se establece como Administrativo y Disciplinario, por incumplimiento al Plan General de Contabilidad, no se tipifica como Fiscal porque no es posible demostrar que exista un detrimento patrimonial para la entidad, sino que denota un mal manejo de la información contable que es susceptible de corrección en un plan de mejoramiento que suscriba la entidad.

- Cuenta corriente BBVA N°067-006643

Saldo en libro físico $-6.897.427 Saldo en conciliación bancaria $-6.215.402 Saldo en extracto bancario $0 Saldo en auxiliares $2.749.261 a 31 de dic. Saldo en balance $0 a 31 de dic.

En esta cuenta bancaria existen valores en la conciliación bancaria hasta el 31 de diciembre pero los movimientos del libro físico solo hasta julio, a demás la cuenta arroja saldos negativos en algunos meses.

- Cuenta corriente Colpatria N°746100919 Saldo en libro físico $-3.157.134 a julio de 07 Saldo en conciliación bancaria $-27.336.911 Saldo en extracto bancario $0 Saldo en auxiliares $37.718.121 Saldo en balance $0

Dando como resultado lo siguiente a 31 de dic 2007 Saldo según Balance General: $2.568.000 Saldo Total de Extractos Bancarios:$41.531.261 Saldo Total en Auxiliares:$200.741.302 Lo anterior constituye un Hallazgo de Tipo Administrativo por incumplimiento a las características cualitativas de la información contable como es la confiabilidad que se encuentra en el Plan General de Contabilidad

Pública numeral 2.7, al igual que no está acorde con la carta circular N° 074 de 2006 de la Contaduría General de la Nación sobre la periodicidad mensual de los principios contables, así como el principio de devengo o causación. Igualmente constituye un Hallazgo de Tipo Disciplinario por transgredir el Plan General de Contabilidad Pública, de acuerdo con lo establecido en el artículo 34 numeral 1 de la Ley 734 de 2002, Y constituye un Hallazgo presuntamente fiscal, puesto que al no coincidir los saldos, genera incertidumbre y poca confiabilidad en el manejo del efectivo, presentándose un detrimento patrimonial puesto que el saldo del balance no es concordante con el saldo en los auxiliares, ni con los extractos Bancarios. Igualmente un Hallazgo de Tipo Penal, de acuerdo con el Título XV de la ley 599 de 2000, Delitos contra la Administración Pública.

3.

El equipo auditor verifico las compras hechas durante el año 2007 y constató que se realizó una compra de un Equipo de Computo por valor de $3.616.000 según comprobante de egreso N° 050 a la Empresa COMPU YA, resultando que ahí se encontraban incluidas la compra de 3 licencias que debían ser incluidas en la cuenta Otros Activos 1970; el valor del equipo de computo según factura N° 0406 es por valor de $1.710.000, 2 licencias de office 2003 Small Busnes por valor de $1.375.862 y 1 licencia de Windows XP Home por valor $267.241. Lo anterior no está acorde con la carta circular 071 de 2006 de la Contaduría General de la Nación. Así mismo con los principios contables de “reconocimiento”, “causación”, “registro”, “revelación” y “periodo contable” contemplados

El comprobante 050 de Compuya, se codificó erradamente llevando el valor total a la cuenta equipo de cómputo sin diferenciar lo físico de lo intangible como son las licencias. Aceptamos el error y la entidad realizara la respectiva reclasificación.

Teniendo en cuenta que la entidad aceptó el hallazgo formulado por el grupo Auditor, el presente hallazgo se modifica en el sentido que no se tipificara como disciplinario puesto que no encuadra en ninguna conducta establecida en el libro segundo título único capítulo primero de la 734 de 2002. Por lo anterior este hallazgo queda en firme como administrativo para que sea plasmado en el plan de mejoramiento.

en el marco conceptual de la Contabilidad Pública Colombiana. Se determina administrativo ya que se debe corregir la inconsistencia en un plan de mejoramiento y Disciplinario por que se está incumpliendo las normas descritas anteriormente., de acuerdo con lo establecido en la ley 734 de 2002 artículo 34 numeral 1.

4.

Existe incertidumbre en la cuenta 17 Bienes Históricos y Culturales con un saldo a 31 de diciembre de 2007 de $2.120(miles), toda vez que no se cuenta con un inventario actualizado ni relación de los bienes donde se estime, clasifique, cuantifique y permita determinar su respectivo avaluó técnico, a demás este saldo pasa igual de una año a otro. Lo anterior se debe a la falta de conciliación entre las áreas de planeación y contabilidad e inaplicabilidad de los procedimientos para el cierre contable emitidos por la Contraloría General de la Nación en la Circular 074 de 2007. Este Hecho constituye una Hallazgo de tipo administrativo susceptible de corrección en un plan de mejoramiento y se considera disciplinario por que se está incumpliendo con la Resolución anterior, de acuerdo con lo establecido en la ley 734 de 2002.

La cuenta del activo 1715 Bienes Históricos y Culturales que aparecen en el balance con un saldo de $2.120.000 los cuales están relacionados en el programa de inventarios que maneja el almacén y corresponden a obras de arte, libros de consulta y fotografías de escenarios deportivos; de esta relación anexamos fotocopia. Aparece un saldo inicial que es el mismo final, puesto que no hubo movimiento durante la vigencia 2007. Esto quiere decir que no se adquirieron nuevos libros ni obras de arte ni otros bienes históricos y culturales.

Después de analizados los inventarios se verifico que estos bienes se encuentran clasificados dentro de la cuenta 1715 y la sumatoria de sus valores corresponde a la plasmada en el balance general a 31 de diciembre, sin embargo los bienes algunos bienes como los libros deben ser reclasificados en la cuenta 1665 muebles, enseres y equipo de oficina, puesto que los únicos bienes históricos y culturales que se encuentran en el inventario son el oleo divino rostro y cuadros de escenarios deportivos, teniendo en cuenta la declatoria y manejo del patrimonio cultural que debe realizar la Alcaldía Municipal de acuerdo con la Ley 734 de 2002. El presente hallazgo se modifica en el sentido que no se tipificara como disciplinario puesto que no se encuadra en ninguna conducta establecida en el libro segundo título único capítulo primero de la 734 de 2002. Por lo anterior este hallazgo queda en firme como administrativo para que sea plasmado en el plan de mejoramiento.

Las Cuentas por Pagar con un saldo de $8.996 (miles) presentan una diferencia de $55.136. (miles) con respecto a la resolución N° 158 de cuentas por pagar a 31 de diciembre de 2007

Dentro del balance general, los pasivos corresponden a la cuenta 2 dentro de los cuales están las cuentas por pagar, las obligaciones laborales, los pasivos estimados y otros. El total de

La Resolución 158 de 31 de diciembre de 2007 autoriza el pago de las reservas de caja según el P.A.C, del IMDERA de la vigencia fiscal por valor de $55.136.539.

5.

generando incertidumbre al no realizar los cotejos mensuales entre las áreas. Lo anterior no está acorde con la carta circular 074 de 2006 de la CGN así mismo con los principios de causación, reconocimiento, registro, revelación y periodo contable contemplado en el marco conceptual de la Contabilidad Pública Colombiana. Se determina administrativo ya que se debe corregir la inconsistencia en un plan de mejoramiento, se determina fiscal por que la entidad no ha reintegrado el dinero a su destino y se considera disciplinario por que se está incumpliendo las normas descritas anteriormente.

las cuentas por pagar, según la resolución 158 tienen un saldo de $55.136.000, de los cuales $8.996.000,oo se encuentran clasificados en contabilidad por la cuenta 24, el valor restante está contablemente clasificado en la cuenta 25 que corresponde a obligaciones laborales por pagar.

La respuesta formulada por la entidad no explica la razón de la diferencia encontrada en el hallazgo, puesto que aduce que la sumatoria de las cuentas 24 y 25 corresponde a la Resolución de Cuentas por Pagar. Si sumamos la cuenta 24 cuentas por pagar $8.996.720 y la cuenta 25 obligaciones laborales $50.001.235, nos da una valor de $58.997.955, el cual no corresponde al saldo de la respectiva Resolución, presentándose una diferencia de $3.861.416, por lo tanto esta cifra genera incertidumbre y transgrede el Plan General de Contabilidad Publica numeral 2.7 “Características cualitativas de la información contable pública”, confiabilidad, razonabilidad y verificabilidad. Este hallazgo queda en firme como administrativo y disciplinario.

6.

El rubro Cuentas por Pagar bienes código 240101 a 31 de diciembre de 2007 en el balance aparece con saldo de cero pesos ($0) originando una subestimación del balance puesto que en el respectivo auxiliar aparece un saldo de $66.000. Existe una cuenta en el auxiliar denominada servicios públicos código 24250401 por valor de $2.391.132, que no tiene movimiento durante el año y en el balance a 31 de diciembre de 2007 no aparece dicha cuenta. Lo anterior origina una subestimación del balance, además genera incertidumbre en los estados contables ya que no se le realiza control y seguimiento a cada una las cuentas del balance y no revelan saldos razonables. Las cuentas 24251501 estampilla pro-desarrollo, 02 pro-educación, 03 pro-hospital, 04 pro-cultura

La cuenta por pagar. 240101 bienes y servicios se encuentra en el balance con saldo 0 que es el real, cuando los auditores solicitaron el movimiento de esta cuenta se imprimió directamente del sistema ocurriendo lo mismo que en los casos anteriores con los auxiliares dando un saldo completamente errado. La cuenta por pagar del código 24250401 servicios públicos, quedó con un saldo en el balance 2006 por valor de 2.391.132,oo de diciembre/06 pagados en enero/07 según C.E. #001. Esta cuenta no se volvió a utilizar durante el período 2007 por cuanto el pago de los servicios públicos los llevamos directamente al gasto (cuenta 51111701) y solo utilizamos la cuenta por pagar cuando quedan servicios pendientes de pago de

La respuesta presentada por el IMDERA no es satisfactoria para el grupo auditor, puesto que los saldos presentados en el balance deben coincidir con los presentados en los auxiliares a 31 de diciembre, en este caso el saldo en las respectivas cuentas de los pasivos. La existencia de fallas en el sistema no es motivo para que la información sea presentada de forma errada a un ente de control, sin dejar evidencia alguna de los errores generados por el sistema, induciendo a equívocos al grupo auditor, la repuesta presentada por la entidad no es satisfactoria puesto que no está explicando la razón por la cual las cuentas que existen en los auxiliares

reflejan en el balance a 31 de diciembre de 2007 una saldo en $0, sin embargo al revisar los auxiliares de dichas cuentas se encontraron a 31 de diciembre de 2007 los siguientes saldos: $5.000, $1.500, $5.000, $2.500, respectivamente; Lo anterior originando una subestimación el balance y generando con ello incertidumbre en los estados contables, puesto que no se les realiza control y seguimiento a cada una las cuentas del balance por lo tanto no revelan saldos razonables. La cuenta Retención en la Fuente por honorarios código 243603 en el balance a 31 de diciembre tiene un saldo de $100.000, originando una subestimación del balance ya que el auxiliar a 31 de diciembre presenta un saldo de $867.200, reflejándose una diferencia por $767.200. La cuenta Retención en la Fuente por compras código 24360801 en el balance a 31 de diciembre de 2007 tiene un saldo de $0, originando una subestimación del balance ya que el auxiliar a 31 de diciembre de 2007 presenta un saldo de $150.862, reflejándose una diferencia por $150.862. La cuenta Impuesto a las Ventas Retenido código 24362501 en el balance a 31 de diciembre de 2007 tiene un saldo de $0, originando una subestimación del balance ya que el auxiliar a 31 de diciembre de 2007 presenta un saldo de $621.628, reflejándose una diferencia por $621.628. La cuenta Prima de Vacaciones en el balance a 31 de diciembre de 2007 tiene un saldo de $2.839.769, originando una subestimación del balance ya que el auxiliar a 31 de diciembre de 2007 presenta un saldo de $1.326.952, reflejándose una diferencia por $1.512.817.

una vigencia a otra. Los saldos registrados de las cuentas 24251501 Estampillas pro desarrollo $5.000,00, 24251502 estampilla pro educación $1.500.oo , 24251504 Estampilla pro hospital $5.000,00 y 24251505 estampilla pro cultura $2.500,00, son valores no cancelados en el año 2.006 y dejados como cuentas por pagar para el año 2.007, donde efectivamente se cancelaron quedando en 0 como aparece en el balance. En los auxiliares sacados posteriormente, aparece con saldo errado por falla en el programa de contabilidad La cuenta 24360301 de retención en la fuente por honorarios queda en el balance con un saldo de $100.000,oo en el 2007, los cuales se descontaron en el pago a Gustavo Portela los cuales fueron consignados en febrero de 2008. Al solicitar el grupo auditor el auxiliar de esta cuenta nos da un saldo completamente distinto por la falla del programa contable. La retención en la fuente por compras, cuenta 24360801, pasa con saldo 0, como está en el balance, por cuanto se canceló en su totalidad a la DIAN la cta por pagar, el auxiliar reflejaba un saldo incorrecto por daño del programa. El Rubro IVA Retenido 24362501 pasó en 0 a diciembre 31 de 2007, tal como aparece en el balance, el saldo que figura en auxiliares es errado La cuenta 25050501 prima de vacaciones tiene un saldo en el balance de $2.839.769,00 y corresponde a vr. Pendiente de cancelar al Dr. Hugo Tabares Sánchez no cancelados por que no

no coinciden con las del balance a 31 de diciembre y la entidad no presenta soportes que verifique que algunas de estas cuentas del pasivo se hayan pagadas durante la vigencia auditada. Por las razones antes expuestas el presente Hallazgo queda en firme, como Administrativo y Disciplinario para el funcionario responsable de presentar la información.

Lo anterior denota falta de procedimientos y controles previos al cierre contable, además no es acorde con las características de la información contable pública como es la Confiabilidad, Razonabilidad, Verificabilidad, contempladas en el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública numeral 2.7.incumpliendo con las normas básicas del marco conceptual de la contabilidad pública en Colombia de Causación, Reconocimiento y Registro, Periodo Contable. Así mismo con el art. 15 del Decreto 2649 de 1993 revelación plena, Lo anterior constituye un Hallazgo Administrativo por la deficiencia en los procesos contables, se determina disciplinario de acuerdo con lo establecido en la ley 734 de 2002 artículo 34 numeral 1.

había recursos por no haber recibido del Municipio la Transferencia del mes de Diciembre de 2.007. Este valor es correcto y el saldo de los auxiliares es errado por daño del sistema.

7.

La cuenta Otros Acreedores código 242590 en el balance a 31 de diciembre tiene un saldo de $4.413.070, originando una sobreestimación del balance ya que el auxiliar a 31 de diciembre de 2007 presenta un saldo de $4.240.177, reflejándose una diferencia por valor de $172.893. La cuenta Vacaciones código 25050401 en el balance a 31 de diciembre de 2007 tiene un saldo de $3.569.995, originando una sobrestimación del balance ya que el auxiliar a 31 de diciembre de 2007 presenta un saldo de $2.272.258, reflejándose una diferencia por $1.297.737. Lo anterior denota falta de procedimientos y controles previos al cierre contable, además no es acorde con las características de la información contable pública como es la Confiabilidad, Razonabilidad, Verificabilidad, contempladas en el marco conceptual del Plan

La cuenta de otros acreedores 242590 en el balance a 31 de diciembre/07, quedó con un saldo de $4.413.070 correspondiente a descuentos de nomina pendientes de pago, que es el real. El saldo en los libros auxiliares está errado por daño del programa de contabilidad. La cuenta en el balance de Vacaciones 25050401 por valor de $3.569.995,00 corresponde a vacaciones indemnizadas al Dr Hugo Tabares Sánchez, Director de la Entidad, es el saldo correcto; los auxiliares son errados por daño del programa contable.

La respuesta presentada por el IMDERA no es satisfactoria para el grupo auditor, puesto que los saldos presentados en el balance deben coincidir con los presentados en los auxiliares a 31 de diciembre, en este caso el saldo en las respectivas cuentas de los pasivos. La existencia de fallas en el sistema no es motivo para que la información sea presentada de forma errada a un ente de control, sin dejar evidencia alguna de los errores generados por el sistema, induciendo a equívocos al grupo auditor, la repuesta presentada por la entidad no es de recibo puesto que no está explicando la razón por la cual las cuentas que existen en los auxiliares no coinciden con las del balance a 31 de diciembre y la entidad no presenta soportes que verifique que algunas estas cuentas del

General de Contabilidad Pública numeral 2.7.incumpliendo con las normas básicas del marco conceptual de la contabilidad pública en Colombia de Causación, Reconocimiento y Registro, Periodo Contable. Así mismo con el art. 15 del Decreto 2649 de 1993 revelación plena, Lo anterior constituye un Hallazgo Administrativo por la deficiencia en los procesos contables, se determina disciplinario de acuerdo con lo establecido en la ley 734 de 2002 artículo 34 numeral 1. Es de anotar que las faltas Reiteradas a las normas de obligatorio cumplimiento pueden generar consecuencias Fiscales, Disciplinarias y penales.

pasivo sean pagadas durante la vigencia auditada. Por las razones antes expuestas el presente Hallazgo queda en firme, como Administrativo y Disciplinario para el funcionario responsable de presentar la información.

8.

La Circular 011 de 1996, establece las normas técnicas relativas al reconocimiento y evaluación de Activos correspondientes a los conceptos de agotamiento, depreciación, amortización y provisión de que trata el numeral 5.7.2.1 del Plan General de Contabilidad Pública adoptado mediante Resolución 444 de noviembre 21 de 1995 y expedido por el Contralor General de la Nación. Este sujeto de control para la vigencia 2007, no realizó depreciación de los bienes de la Propiedad Planta y Equipo durante los meses de abril, mayo, junio, septiembre, a demás no se les hizo depreciación en el mes de diciembre a los rubros de Equipo Científico, Equipo de Comunicación de computación; por lo tanto este cálculo y registro de la depreciación no es confiable, ni razonable. Al presupuesto ingresaron $1.333768 (miles) durante la vigencia 2007 y fue ejecutado $1.298.317 (miles) quedando pendiente por ejecutar $35.451 (miles), valor que debe ser devuelto como reintegro al tesoro municipal. (Decreto 111 de 1996 articulo 16 parágrafo 1,

La depreciación de propiedad planta y equipo correspondiente a los meses de abril-mayo-junio-septiembre si se tuvo en cuenta puesto que está en archivo de excel que se anexa y además se incluyó en el reporte al programa SIDEFF de la Contraloría General de la Nación, al imprimir el libro auxiliar correspondiente a esta cuenta no salen registrada la depreciación correspondiente a estos meses, lo cual confirma el daño en el programa de contabilidad. En cuanto al rubro equipo científico (1660) y equipo de comunicación y computación (1670), si se hizo depreciación en el mes de diciembre de 2007, tal como figura en la cuenta de depreciación del balance, la cual anexamos. Respecto a los $35.451.000 de excedentes, corresponden a recursos propios de la entidad ya que para la ejecución de la inversión por los rubros de Ley 715 (sistema general de participación), Ley 181/95 (Ley del deporte) y Rentas del Municipio, se cuenta con el valor de $629.549.799

La respuesta presentada por el IMDERA no es aceptada por el grupo auditor, puesto que los saldos presentados en el balance deben coincidir con los presentados en los auxiliares a 31 de diciembre, en este caso las depreciaciones; el documento de las depreciaciones que se anexa en el derecho de contradicción no corresponde al suministrado al momento de hacer el proceso de auditoria Por estas razones el presente Hallazgo queda en firme como Administrativo y Sancionatorio para el funcionario responsable de presentar la información de acuerdo al numeral 4 de la Resolución 048 de 202. Con lo relacionado del presupuesto el equipo auditor acepta la respuesta emitida por la entidad, una vez comparadas las cifras del informe preliminar con las explicaciones en el Derecho de Contradicción. Se pudo constatar que no existe violación al decreto 111 de 1996 art. 16 parágrafo 1,

principio presupuestal de unidad de caja que hace referencia a excedentes financieros). Se determina administrativo ya que se debe corregir la inconsistencia en un plan de mejoramiento, se determina fiscal por que la entidad no ha reintegrado el dinero a su destino y se considera disciplinario por que se está incumpliendo las normas descritas anteriormente y se determina sancionatorio ya que reinciden es este error.

recaudados durante la vigencia 2007 y se ejecutaron por inversión $715.871.620 o sea que los $86.321.821 de diferencia, corresponden a ingresos propios del IMDERA destinados a inversión, por lo tanto no se requiere hacer la devolución al tesoro Municipal por no corresponder a transferencias. Ingresos para inversión vigencia 2007 (recaudado) LEY 715......................................... . $340.659.635 LEY 181........................................... 139.346.764 RENTAS DEL MUNICIPIO.............. 32.083.333 Adiciones presupuestales 2007 (recursos de capital) LEY 715 .............................58.847.669 RENTAS DEL MUNICIPIO.............. 20.943.704 LEY 181................................... 37.668.694

______________

TOTAL INGRESOS 629.549.79 TOTAL EJECUTADO POR INVERSIÓN 715.871.620 DIFERENCIA........................ 86.321.821 Los cuales fueron ejecutados con ingresos propios del IMDERA.

puesto que no existen excedentes financieros que deban reintegrarse al tesoro municipal.

9.

El equipo auditor al verificar la documentación soporte relacionada con la cuenta de efectivo determinó que existe desorden en la presentación. El equipo auditor concluye que la cuenta Otros Activos (intangibles) no se refleja la provisión, agotamiento y amortización, lo que genera incertidumbre ya que la cifra no es confiable. Lo anterior constituye un Hallazgo de Tipo Administrativo por la inconsistencia en los procedimientos y Sancionatorio porque reincide en este error que se había plasmado en el plan de mejoramiento, por lo tanto constituye

En la cuenta otros activos 1970 intangibles líneas telefónicas si se amortizó en el mes de diciembre por el total del año $3.104.280 / 10 / 12 = $ 25.869 mensual, por 12 meses = $310.428,oo. Valor registrado en amortizaciones del mes de diciembre de 2.007 anexamos listado y auxiliar de amortización de intangibles.

De acuerdo con los soportes presentados por la entidad en el Derecho de contradicción, el equipo Auditor advierte la misma situación del Hallazgo anterior, la entidad suministró una información distinta y errada en el momento de la auditoría, obstaculizando la labor de auditoría y vigilancia de este ente de control, situación que amerita confirmar este hallazgo como de tipo Administrativo y Sancionatorio, de acuerdo con lo establecido en la Resolución 048 de 2002 artículo 49 numeral 4.

incumplimiento al mismo de acuerdo con lo establecido en la Resolución 048 de 2002, artículo 49 numeral 2 y 3.

10.

En la cuenta Otros Deudores aparece la funcionaria María Cleofe Gutiérrez Gil adeudándole a la entidad a 31 de diciembre de 2007 un valor de $29.585, este valor corresponde a un sobre cargo de la factura de celular que se encuentra a nombre del IMDERA y que por el envió de varios mensaje de texto la factura llego con valor superior; la funcionaria asumió el compromiso del pago del sobre cargo de la factura, sin embargo no se ha hecho el reembolso del dinero ya que la factura se cancelo con dinero público. Este hecho constituye un Hallazgo de tipo administrativo porque presenta una debilidad en los procesos contables, debe plasmarse en el plan de mejoramiento, de tipo Fiscal, porque se presenta un detrimento patrimonial para la entidad por valor de $29.585, de Tipo Disciplinario por incumplimiento con la ley 610 de 2000, de acuerdo con lo establecido en ley 734 de 2002 artículo 34 numeral 1, igualmente Penal de acuerdo con lo establecido en la ley 599 de 2000, Delitos Contra la Administración Pública.

El saldo de cuenta por pagar de la funcionaria María Cleofe Gutiérrez a 31 de diciembre de 2007, aparece saldado para la vigencia 2008.

Analizada la respuesta de la entidad en su derecho de contradicción, no se encontró soporte del pago, por tal razón el equipo auditor, se comunicó telefónicamente con la entidad para que enviaran soporte de dicho pago. A las 2:OO P.M del día 2 de abril de 2008, presentaron fotocopia de la consignación Nro.19864921 de Colpatria, por lo anterior el equipo auditor pudo comprobar que dicho dinero fue reembolsado a la cuenta de Ahorros número 7462102180 a nombre del IMDERA.

10. EVALUACION DEL HALLAZGO

No HALLAZGO CAUSA EFECTO CUANTIA A F D P S

1.

La cuenta Efectivo a diciembre 31 de 2007 refleja un saldo de $2.568 (miles), el cual no es acorde con el auxiliar de esta cuenta, lo que genera incertidumbre en sus saldos al no existir un control adecuado a las cuentas que componen este rubro. Al igual se presentan diferencias en las cuentas bancarias del IMDERA a diciembre 31 del 2007, relacionadas a continuación:

- Cuenta de ahorros Colpatria N° 746210789-1 Saldo en libro físico $7.258.802 Saldo en conciliación bancaria $7.258.802 Saldo en extracto bancario $7.258.802 Saldo en auxiliares $21.632.144 Saldo en balance $543.695

- Cuenta de ahorros Colpatria N° 746210217-2 Saldo en libro físico $10.676.656 Saldo en conciliación bancaria $10.676.656 Saldo en extracto bancario $10.676.656 Saldo en auxiliares $0 Saldo en balance $2.024.697

- Cuenta de ahorros Colpatria N° 746210218-0 Saldo en libro físico $23.595.802

La no aplicación de las características cualitativas contempladas en el Plan General de Contabilidad Pública, como son Confiabilidad, Razonabilidad, Verificabilidad, Racionabilidad y Comprensibilidad. La no aplicación de los principios de Contabilidad Publica contemplados en el PGCP como son: Registro, Devengo o Causación, Revelación Plena, Reconocimiento, Registro. Ausencia de control interno. Ausencia de control interno contable. Ausencia de procesos y procedimientos contables. Desconocimiento normativo. Falta de planeación y seguimiento contable. Desorden administrativo.

Deficiencia en los procesos contable. Acciones Administrativas. Acciones disciplinarias. Información contable no fidedigna. Vicios de forma y de fondo. El no cumplimiento del objetivo como entidad. Acciones sancionatorias por no cumplir con los correctivos que se suscriben en el plan de mejoramiento. Violación al Plan General de Contabilidad Pública y sus principios contables. Sobrestimación del balance en algunas de sus cuentas. Subestimación del balance en algunas de sus cuentas. Toma deficiente de decisiones

X

X

Saldo en conciliación bancaria $23.595.802 Saldo en extracto bancario $23.595.802 Saldo en auxiliares $38.814.745 Saldo en balance $0

- Cuenta de ahorros BBVA N° 200101352 Saldo en libro físico $0 Saldo en conciliación bancaria $0 Saldo en extracto bancario $0 Saldo en auxiliares $62.810.466 Saldo en balance $0

- Cuenta corriente Colpatria N°7461003316 Saldo en libro físico $1.635.050 Saldo en conciliación bancaria según libro físico $6.715.107 Saldo en extracto bancario $0 Saldo en auxiliares $1.983.379 Saldo en balance $0

Las cuentas a continuación presentan saldo negativo mes a mes a 31 de diciembre de 2007

- Cuenta corriente Colpatria N°7461002565 Saldo en libro físico $-7.406.778 Saldo en conciliación bancaria $-7.374.278 Saldo en extracto bancario $-0.04 Saldo en auxiliares $35.033.186 Saldo en balance $0

En esta cuenta la conciliación solo llego hasta el mes de septiembre

- Cuenta corriente BBVA N°067-006643 Saldo en libro físico $-6.897.427 Saldo en conciliación bancaria $-

gerenciales. Estancamiento en la entidad para el cumplimiento de su visión. .

6.215.402 Saldo en extracto bancario $0 Saldo en auxiliares $2.749.261 a 31 de dic. Saldo en balance $0 a 31 de dic.

En esta cuenta bancaria existen valores en la conciliación bancaria hasta el 31 de diciembre pero los movimientos del libro físico solo hasta julio, a demás la cuenta arroja saldos negativos en algunos meses.

- Cuenta corriente Colpatria N°746100919 Saldo en libro físico $-3.157.134 a julio de 07 Saldo en conciliación bancaria $-27.336.911 Saldo en extracto bancario $0 Saldo en auxiliares $37.718.121 Saldo en balance $0

Dando como resultado lo siguiente a 31 de diciembre de 2007 Saldo según Balance General: $2.568.000 Saldo Total de Extractos Bancarios:$41.531.261 Saldo Total en Auxiliares:$200.741.302 Las Cuentas por Pagar presentan un saldo de $8.996 (miles) presentan una diferencia de $55.136.(miles) con respecto a la resolución N° 158 de cuentas por pagar a 31 de diciembre de 2007 generando incertidumbre al no realizar los cotejos mensuales entre las áreas. Lo anterior no está acorde con la carta circular 074 de 2006 de la CGN así mismo con los principios de causación, reconocimiento, registro, revelación y

periodo contable contemplado en el marco conceptual de la Contabilidad Pública Colombiana. El rubro Cuentas por Pagar bienes código 240101 a 31 de diciembre de 2007 en el balance aparece con saldo de cero pesos ($0) originando una subestimación del balance puesto que en el respectivo auxiliar aparece un saldo de $66.000. Existe una cuenta en el auxiliar denominada servicios públicos código 24250401 por valor de $2.391.132, que no tiene movimiento durante el año y en el balance a 31 de diciembre de 2007 no aparece dicha cuenta. Lo anterior originando una subestimación el balance, además genera incertidumbre en los estados contables ya que no se les realiza control y seguimiento a cada una las cuentas del balance y no revelan saldos razonables. Las cuentas 24251501 estampilla pro-desarrollo, 02 pro-educación, 03 pro-hospital, 04 pro-cultura reflejan en el balance a 31 de diciembre de 2007 una saldo en $0, sin embargo al revisar los auxiliares de dichas cuentas se encontraron a 31 de diciembre de 2007 los siguientes saldos: $5.000, $1.500, $5.000, $2.500, respectivamente; Lo anterior originando una subestimación el balance y generando con ello incertidumbre en los estados contables, puesto que no se les realiza control y seguimiento a cada una las cuentas del balance por lo tanto no revelan saldos razonables. La cuenta Retención en la Fuente por honorarios código 243603 en el balance a 31 de diciembre tiene un saldo de $100.000, originando una

subestimación del balance ya que el auxiliar a 31 de diciembre presenta un saldo de $867.200, reflejándose una diferencia por $767.200. La cuenta Retención en la Fuente por compras código 24360801 en el balance a 31 de diciembre de 2007 tiene un saldo de $0, originando una subestimación del balance ya que el auxiliar a 31 de diciembre de 2007 presenta un saldo de $150.862, reflejándose una diferencia por $150.862. La cuenta Impuesto a las Ventas Retenido código 24362501 en el balance a 31 de diciembre de 2007 tiene un saldo de $0, originando una subestimación del balance ya que el auxiliar a 31 de diciembre de 2007 presenta un saldo de $621.628, reflejándose una diferencia por $621.628. La cuenta Prima de Vacaciones en el balance a 31 de diciembre de 2007 tiene un saldo de $2.839.769, originando una subestimación del balance ya que el auxiliar a 31 de diciembre de 2007 presenta un saldo de $1.326.952, reflejándose una diferencia por $1.512.817. La cuenta Otros Acreedores código 242590 en el balance a 31 de diciembre tiene un saldo de $4.413.070, originando una sobreestimación del balance ya que el auxiliar a 31 de diciembre de 2007 presenta un saldo de $4.240.177, reflejándose una diferencia por valor de $172.893. La cuenta Vacaciones código 25050401 en el balance a 31 de diciembre de 2007 tiene un saldo de $3.569.995, originando una sobrestimación del balance ya que el auxiliar a

31 de diciembre de 2007 presenta un saldo de $2.272.258, reflejándose una diferencia por $1.297.737. Por todo lo anterior se demuestra la falta de procedimientos y controles previos al cierre contable, además no es acorde con las características de la información contable pública como es la Confiabilidad, Razonabilidad, Verificabilidad, contempladas en el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública (PGCP) numeral 2.7; incumpliendo con las normas básicas del marco conceptual del (PGCP), como es la causación, Reconocimiento y Registro, Periodo Contable. Así mismo con los principios de la contabilidad contable pública en Colombia como es la revelación plena, Lo anterior constituye un Hallazgo Administrativo por la deficiencia en los procesos contables y debe ser corregidos en un plan de mejoramiento, se determina disciplinario de acuerdo con lo establecido en la ley 734 de 2002 artículo 34 numeral 1. Es de anotar que las faltas Reiteradas a las normas de obligatorio cumplimiento pueden generar consecuencias Fiscales, sancionatorias y penales.

El equipo auditor verifico las compras hechas durante el año 2007 y constató que se realizó una compra de un Equipo de Computo por valor de $3.616.000 según comprobante de egreso N° 050 a la Empresa COMPU YA, resultando que ahí se encontraban incluidas la compra de 3 licencias que debían ser incluidas en la cuenta Otros Activos 1970; el valor del equipo de

Desorden administrativo. Ausencia de control interno contable. La no clasificación correcta de las cuentas.

Acciones administrativas Vicios de forma y de fondo. Acciones sancionatorias por no cumplir con los correctivos que se suscriben en el plan de mejoramiento.

2.

computo según factura N° 0406 es por valor de $1.710.000, 2 licencias de office 2003 Small Busnes por valor de $1.375.862 y 1 licencia de Windows XP Home por valor $267.241. Lo anterior no está acorde con la carta circular 071 de 2006 de la Contaduría General de la Nación. Así mismo con los principios contables de “reconocimiento”, “causación”, “registro”, “revelación” y “periodo contable” contemplados en el marco conceptual de la Contabilidad Pública Colombiana. Se determina administrativo ya que se debe corregir la inconsistencia en un plan de mejoramiento.

Falta de procesos y procedimientos contables. No aplicación del PGCP de forma adecuada.

Información contable incorrecta. Violación del PGCP. Sobrestimación y subestimación del balance.

X

3.

Existe incertidumbre en la cuenta 17 Bienes Históricos y Culturales con un saldo a 31 de diciembre de 2007 de $2.120(miles), toda vez que no se cuenta con un inventario actualizado ni relación de los bienes donde se estime, clasifique, cuantifique y permita determinar su respectivo avaluó técnico, a demás este saldo pasa igual de una año a otro. Lo anterior se debe a la falta de conciliación entre las áreas de planeación y contabilidad e inaplicabilidad de los procedimientos para el cierre contable emitidos por la Contraloría General de la Nación en la Circular 074 de 2007. Este Hecho constituye una Hallazgo de tipo administrativo susceptible de corrección en un plan de mejoramiento.

Desorden administrativo. Ausencia de control interno contable. La no clasificación correcta de las cuentas. Falta de procesos y procedimientos contables.

Acciones administrativas Vicios de forma y de fondo. Acciones sancionatorias por no cumplir con los correctivos que se suscriben en el plan de mejoramiento. Información contable incorrecta. Sobrestimación y subestimación del balance.

X

La Circular 011 de 1996, establece las normas técnicas relativas al reconocimiento y evaluación de Activos correspondientes a los conceptos de

Desorden administrativo. Ausencia de control interno

Acciones administrativas Vicios de forma y de fondo.

4.

agotamiento, depreciación, amortización y provisión de que trata el numeral 5.7.2.1 del Plan General de Contabilidad Pública adoptado mediante Resolución 444 de noviembre 21 de 1995 y expedido por el Contralor General de la Nación. Este sujeto de control para la vigencia 2007, no realizó depreciación de los bienes de la Propiedad Planta y Equipo durante los meses de abril, mayo, junio, septiembre, a demás no se les hizo depreciación en el mes de diciembre a los rubros de Equipo Científico, Equipo de Comunicación de computación; por lo tanto este cálculo y registro de la depreciación no es confiable, ni razonable. El equipo auditor al verificar la documentación soporte, relacionada con la cuenta de efectivo determinó que existe desorden en la presentación. El equipo auditor concluye que la cuenta Otros Activos (intangibles) no se refleja la provisión, agotamiento y amortización, lo que genera incertidumbre ya que la cifra no es confiable. Lo anterior constituye un Hallazgo de Tipo Administrativo por la inconsistencia en los procedimientos y Sancionatorio porque reincide en este error que se había plasmado en el plan de mejoramiento, por lo tanto constituye incumplimiento al mismo de acuerdo con lo establecido en la Resolución 048 de 2002, artículo 49 numeral 2 y 3.

contable. El no cumplimiento con el plan de mejoramiento suscrito en la vigencia anterior. Falta de procesos y procedimientos contables

Acciones sancionatorias por no cumplir con los correctivos que se suscriben en el plan de mejoramiento. Información contable incorrecta. Sobrestimación y subestimación del balance.

X

X

TOTAL HALLAZGOS 4 0 1 0 1

11. ANEXOS

ANALISIS DE LA SITUACIÓN PRESUPUESTAL A DICIEMBRE 31 DE 2007

(Miles de pesos)

CONCEPTO VALOR TOTAL

I. Ingresos recaudados (a+b+c) 1.333.768

a) Ingresos corrientes de destinación específica 1.086.242

Transferencias S.G.P. 340.659

Rentas Municipio 606.236

Ley 181 de 1995 139.347

b) Recursos propios (Otros Ingresos) 111.155

c) Recursos de capital 136.371

2. Pagos 1.298.317

Gastos de funcionamiento 583.183

Inversión 715.135

Situación presupuestal 35.451 Fuente: Datos tomados de la ejecución rendida por la entidad.

CUADRO COMPARATIVO BALANCE GENERAL 2007 - 2006 (Miles de Pesos)

COD CUENTA BALANCE

2.007

% DEL TOTAL

BALANCE 2.006

% DEL TOTAL

VARIACIÓN RELATIVO (2007/2006)

VARIACIÓN ABSOLUTA (2007-2006)

1 ACTIVO

ACTIVO CORRIENTE 57.710 21.78 211.729 49.72 -72.74 -154.019

11 EFECTIVO 2.568 0.96 208.730 49.02 -98.76 -206.162

1109 Caja General 0 0 0 0 0 0

1110 Bancos y Corporaciones 2.568 0.96 208.730 49.02 -98.76 -206.162

14 DEUDORES 55.142 20.82 3.000 0.70 1.738,06 52.142

ACTIVO NO CORRIENTE 207.225 78.22 214.093 50.27 -3.20 -6.868

16 PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO 166.755 62.94 168.576 39.58 -1.08 -1.821

1655 Maquinaria y Equipo 115.946 43.76 105.966 24.88 9.41 9.980

1660 Equipo Científico 3.079 1.16 3.079 0.72 0 0

1665 Muebles, Enseres y Equipo de Oficina 28.158 10.62 27.938 6.56 0.78 220

1670 Equipo de Comunicación y Computación 87.905 33.17 83.258 19.55 5.58 4.647

1675 Equipo de Transporte 31.670 11.95 31.670 7.43 0 0

1680 Equipo de cocina y despensa 1.718 0.64 1.718 0.40 0 0

1685 Depreciación acumulada (101.721) 38.39 (85.052) 19.97 19.59 16.669

17 BIENES HISTORICOS Y CULTURALES 2.120 0.80 2.120 0.50 0 0

19 OTROS ACTIVOS 38.350 14.47 43.396 10.19 -11.62 -5.046

TOTAL ACTIVO 264.935 100 425.823 100 -37.78 -160.888

2 PASIVO

PASIVO CORRIENTE 58.997 22.26 7.694 1.81 666.79 51.303

24 CUENTAS POR PAGAR 8.996 3.39 4.884 1.14 84.19 4.112

2401 Adquisición de bienes y servicios 0 0 566 0.13 - -566

2425 Acreedores 8.866 3.34 2.578 0.60 243.91 6.288

2436 Retención en la Fuente 130 0.04 1.740 0.40 -92.52 -1.610

25 OBLIGACIONES LABORALES 50.001 18.87 2.810 0.65 1.679,39 47.191

TOTAL PASIVO 58.997 22.26 7.694 1.80 666.79 51.303

3 PATRIMONIO

31 HACIENDA PÚBLICA 205.938 77.75 418.129 98.19 -50.74 -212.191

3105 Capital Fiscal 409.750 154.66 418.429 98.26 -2.07 -8.679

3110 Resultado del Ejercicio (203.812) 76.92 (300) 0.07 67.837,33 203.512

TOTAL PATRIMONIO 205.938 77.75 418.129 98.19 -50.74 -212.191

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 264.935 100 425.823 100 -37.78 -160.888 Fuente: Elaborado por la Contraloría Municipal, basados en la información obtenida de la rendición de la cuenta del IMDERA

ANALISIS DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS 2007

(Miles de Pesos)

Fuente: Elaborado por la Contraloría Municipal de Armenia

Descripción Ppto Inicial

Ppto Definitivo

Recaudo Total

% de Ejecución

%del total

INGRESOS CORRIENTES 1.281.928 1.389.725 1.333.768 95.97 100

Transferencias Gobierno Nacional

1.169.928 1.141.354 1.086.242 95.17 81.44

Sistema General de Participación 312.271 340.659 340.659 100 25.54

Administración Central Rentas Municipales 2.2%

661.349 661.349 606.236 91.66 45.46

Ley 181 de 1995 196.308 139.346 139.347 100 10.44

OTROS INGRESOS 112.000 112.000 111.155 99.24 8.33

Intereses sobre depósitos 5.200 5.200 6.109 117.48 0.45

Extraordinarios 74.800 74.800 81.137 108.47 6.08

Arrendamientos 54.000 54.000 58.941 109.15 4.41

Recuperaciones 20.500 20.500 22.467 109.59 1.67

Servicios 300 300 129 43.00 0.009

Otros Ingresos Extraordinarios 32.000 32.000 23.510 73.46 1.76

Convenios 30.000 30.000 23.000 76.66 1.72

Otros Ingresos 2.000 2.000 510 25.5 0.04

Recursos de Capital 136.371 136.371 100 10.22

Ley 715 del 2001 - 58.848 58.848 100 4.41

Rentas del Municipio 2.2% - 20.944 20.944 100 1.57

Ley 181 de 1995 - 37.669 37.669 100 2.83

Recursos Propios (convenios) - 18.910 18.910 100 1.41

TOTAL INGRESOS 1.281.928 1.389.725 1.333.768 95.97 100

ANALISIS DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS A 31 DE DICIEMBRE DE 2007

(Miles de Pesos)

Descripción Ppto Inicial Ppto Definitivo

Total Ejecutado

% de Ejecución

% del Total

GASTOS 641.848 641.848 583.183 90.85 44.91

Gastos de Administración

641.348 673.768 579.103 85.94 44.60

Sueldos y Salarios 484.767 467.100 415.740 89.00 32.02

Contribuciones Imputadas 500 0 0 0 0

Contribuciones Efectivas 93.750 90.564 86.953 96.01 6.69

Aportes sobre la Nomina 18.700 18.085 17.382 96.11 1.34

Gastos Generales 38.313 57.060 54.109 94.82 4.17

Impuestos, Contribuciones y Tasas

5.318 4.919 4.919 89.83 0.37

Provisión para Contingencias

500 4.080 4.080 100 0.32

INVERSIÓN 640.079 747.877 715.135 95.62 55.09

Inversión Área Urbana 626.779 734.577 704.309 95.87 54.24

Deporte y Recreación con sentido social

193.975 193.975 187.938 96.88 14.48

Apoyo a la Gestión Deportiva y Recreativa

106.941 133.312 130.899 98.18 10.08

Capacitación Deportiva y Recreativa

19.555 19.555 19.474 99.58 1.49

Construcción, Reparación Escenarios Deportivos

256.308 327.735 319.289 97.42 24.59

Convenios nacionales e internacionales

50.000 60.000 46.709 77.84 3.60

Inversión Área Rural 13.300 13.300 10.826 81.39 0.85

Deporte y Recreación Sector Rural

13.300 13.300 10.826 81.39 0.85

TOTAL PRESUPUESTO DE GASTOS E INVERSION

1.281.927 1.389.725 1.298.317 93.42 100

Fuente: Elaborado por la Contraloría Municipal de Armenia.

ANALISIS DE LA SITUACIÓN FISCAL A 31 DE DICIEMBRE DE 2007 (Miles de Pesos)

CONCEPTO VALOR TOTAL

1. ACTIVO CORRIENTE 57.709

Efectivo 2.568

Deudores 55.141

2. PASIVO CORRIENTE 58.997

Cuentas por pagar 8.996

Obligaciones laborales 50.001

Reservas presupuestales 0

Situación Fiscal 1-2 -1.288 Fuente: Datos tomados de la ejecución rendida por la entidad.

SITUACIÓN DE TESORERIA A 31 DE DICIEMBRE DE 2007 (Miles de Pesos)

CONCEPTO VALOR TOTAL

1. DISPONIBLE 2.568

Efectivo 2.568

2. EXIGIBILIDADES 8.996

Cuentas por Pagar 8.996

3. SIITUACION DE TESORERIA (1-2) -6.428

ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL A 31 DE DICIEMBRE

DE 2007- 2006

(Miles de Pesos)

COD CUENTA BALANCE

2007

% TOTAL

BALANCE 2006

% TOTAL

ANÁLISIS RELATIVO (2007/2006)

VARIACIÓN ABSOLUTA (2007-2006)

4 INGRESOS OPERACIONALES 1.229.010 100 1.345.329 100 -8.64 -116.319

44 TRANFERENCIAS 1.156.354 94.09 1.233.311 91.67 -6.23 -76.957

4428 Otras Transferencias 1.156.354 94.09 1.233.311 91.67 -6.23 -76.957

48 OTROS INGRESOS 72.656 5.91 112.018 8.33 35.13 -39.362

5 GASTOS OPERACIONALES 1.432.821 100 1.267.627 100 13.03 165.194

51 DE ADMINISTRACIÓN 1.401.379 97.80 1.241.367 97.93 12.88 160.012

53 PROVISION AGOTAM. DEPREC. Y AMORT. 21.059 1.47 26.260 2.07 19.80 -5.201

58 OTROS GASTOS 10.383 0.73 0 0 - 10.383

5905 RESULTADO DEL EJERCICIO -203.811 77.702

Fuente: Elaborado por la Contraloría Municipal de Armenia, con base en la información rendida por el IMDERA