1. plan de calidad firmado1

PLAN CALIDADPL-ED-01Versión 1

13-08-2013

SOLICITUD DE OFERTA PARA “INSPECCIÓN GASODUCTO GIBRALTAR – BUCARAMANGA SECTOR PK 0+000 A PK 84 + 800”. PROMIORIENTE S.A.

E.P.S.


13-08-2013

1. OBJETIVO

Establecer los requisitos del Sistema de Gestión Calidad aplicables en el desarrollo del proyecto dando cumplimiento a los requisitos definidos por “PROMIORIENTE”.

2. ALCANCE

Este plan cubre todas las actividades que se desarrollan en el proyecto y es de obligatorio cumplimiento.

Su correcta aplicación permitirá cumplir con todos los requisitos de calidad pactados con

“PROMIORIENTE” para el proyecto: “Inspección Gasoducto Gibraltar – Bucaramanga Sector PK 0+000 A PK 84 + 800”. PROMIORIENTE S.A. E.P.S.

3. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

Establecer los lineamientos para llevar a cabo la inspección del gasoducto a fin de diagnosticar el estado actual del sistema y recomendar las medidas necesarias para el control de No conformidades halladas en el marco de la inspección.

4. ELEMENTOS DE ENTRADA

Para la ejecución del plan de calidad del presente proyecto se tendrá en cuenta las especificaciones y documentación del cliente así como los documentos generados en el sistema de gestión de E.D. INGEOTECNIA SAS, y estos son:

- Condiciones específicas de contratación para estudios de suelos identificado con código: SOM-0249-13672-IB-CIV-ET-001

- Requisitos TOR QA/QC identificado con código: PDE-MAI-QM-020

- Procedimientos de perforación manual, perforación mecánica y de apiques

- Procedimientos del Sistema de Gestión (se incluyen algunos procedimientos que se tienen integrados) de E.D. INGEOTECNIA SAS.

- Necesidades de personal para el desarrollo del proyecto Inspección Gasoducto Gibraltar – Bucaramanga Sector PK 0+000 A PK 84 + 800”.

5. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO


13-08-2013

Para asegurar la calidad del servicio se cuenta con un equipo de trabajo competente, revisión de la información de entrada del cliente al detalle y un sistema de gestión acorde a cada proyecto con el fin de prestar un servicio con excelente calidad.

5.1RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

E.D. INGEOTECNIA SAS cuenta con un representante por la dirección para el Sistema de Gestión quien es el encargado de:

Asegurar la calidad del servicio prestado, a través del seguimiento constante de los procesos operativos y a través de las encuestas de satisfacción al cliente.

Asegurar que el Sistema de Gestión se lleve a cabo teniendo en cuenta el ciclo planear, hacer, verificar y actuar (PHVA).

Determinar la secuencia e interacción de los procesos estratégicos, misionales y de apoyo.

Comunicar los requisitos del cliente y los requisitos legales que apliquen a E.D. INGEOTECNIA SAS a todo el personal involucrado según el área que aplique.

Asegurar que se promueva la toma de conciencia a todo el equipo de trabajo de E.D. INGEOTECNIA SAS sobre la importancia de la satisfacción del cliente.

Revisar el resultado de las auditorias realizadas en el proyecto y sus acciones correctivas y/o preventivas.

5.2MISIÓN

E.D. INGEOTECNIA SAS es una empresa que ofrece servicios de consultoría, interventoría e instrumentación en las áreas de geotecnia, geología, geofísica e hidrogeología; además de la evaluación de la amenaza, vulnerabilidad y riesgo, aportando soluciones de ingeniería basados en la excelencia técnica y el servicio.

5.3VISIÓN


13-08-2013

Consolidarnos entre las tres mejores empresas líderes en América Latina en consultoría e interventoría geotécnica, la cual se caracterice por ofrecer técnicas y soluciones modernas y eficientes a los problemas geotécnicos y facilite el desarrollo de proyectos de ingeniería civil.

5.4OBJETIVOS DE CALIDAD

Satisfacer los requerimientos del cliente, mediante la entrega de un servicio óptimo.

Fortalecer el talento humano de la organización, a través de programas de formación y capacitación.

Cumplir a cabalidad la normatividad vigente.

NOTA: La política de calidad esta integrada en la política de gestión integral la cual se encuentra en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

PLAN CALIDADPL-GI-02Versión 1

13-08-2013

6. CONTROL DE DOCUMENTOS

Con el fin de llevar un control de la documentación que maneja E.D. INGEOTECNIA SAS, se cuenta con los recursos y los profesionales que realizan el respectivo control, este se realiza de la siguiente manera:

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE

1. Se evalúa si existe la necesidad de crear un nuevo documento, o corregir un documento ya elaborado.

N/A Personal interesado

2. Se analiza si la modificación o la creación del documento es aplicable para la organización.

N/ACoordinación HSEQ Personal interesado

3. Se recoge toda la información necesaria y relevante para la elaboración del documento.


4. Elaborar el borrador del procedimiento para revisión y mejoramiento del mismo.

N/A Coordinador HSEQ

5. Se revisa que el documento cumpla con los parámetros y requisitos establecidos por el personal interesado y con otros elementos del sistema, como lo es el manual de Gestión Integral y la norma ISO 9001; OHSAS 18001 e ISO 14001.


6. La aprobación de los documentos elaborados por el Sistema de Gestión Integral, serán aprobados por el Líder Estratégico de E.D. INGEOTECNIA SAS.

N/ACoordinación HSEQ

Líder Estratégico

7. El código se asigna siguiendo las recomendaciones incluidas en la Guía codificación de documentos.

Guía de codificación de la documentación

Coordinación HSEQ

8. Se da inicio a la implementación del nuevo documento y se recogen los documentos obsoletos. Estos se identifican con una X o diagonal (/ \), y se reutiliza.

Listado maestro de documentos

Coordinación HSEQ

9. Las copias controladas son documentos que el Coordinador CALIDAD tiene que entregar al personal de la empresa, cada vez que se cree o modifique un documento. Dichas copias se identifican con el lema que dice “COPIA CONTROLADA”, el cual se aplica en las copias del documento original.

Documento aprobado

Listado maestro de documentos

Encargado de mantenimiento


13-08-2013

6.1CONTROL DE INFORMES TÉCNICOS

Para el control de cada uno del informe, documentación obtenida de las visitas al gasoducto, y demás servicios prestados por E.D. INGEOTECNIA SAS se cuenta con un ingeniero auxiliar quien es el encargado de llevar el control de los informes, con el fin de registrar la trazabilidad de los servicios prestados y los inconvenientes presentados, lo cual es una ventaja ya que se tiene conocimiento de lo presentado con el fin de no volver a incurrir en errores.

El LIDER DE CONTROL DE DOCUMENTOS es el encargado de salvaguardar toda la documentación producto de los servicios que presta la empresa.

Los documentos producto de los servicios prestados por la empresa se archivan en la oficina de E.D. INGEOTECNIA SAS y estos se archivan según lo definido en el registro control de registros.

7. CONTROL DE REGISTROS


13-08-2013

Para E.D. INGEOTECNIA SAS es indispensable contar con un control para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y la disposición final de los registros generados por el Sistema de Gestión y por los demás registros generados de los proyectos.


1. La identificación de los registros se realiza de acuerdo a la Guía de Codificación de la documentación, considerando que un formato se convierte en un registro cuando contiene datos que evidencian el trabajo realizado.

Una vez identificado el documento se registra en el listado maestro de registros.

Listado maestro de registros

Coordinador HSEQ

2. Identificado el registro se procede a almacenarlos en: dropbox, carpetas, folders y en medios magnéticos los cuales garantizan su conservación y su fácil recuperación.

N/APersonal

Involucrado

3. Almacenados los registros estos se mantienen en lugares limpios y en condiciones apropiadas que no permiten su deterioro, libre de polvo, humedad o cualquier elemento que afecte su legibilidad y conservación.

N/APersonal

Involucrado

4. Con la finalidad de asegurar su protección y recuperación, se cuenta con una copia de seguridad de los registros del Sistema de Gestión Integral.

N/APersonal

Involucrado

5. El tiempo de retención y disposición final de los registros se define en el listado maestro de registros.

Listado maestro de registros

Personal Involucrado


13-08-2013

8. RECURSOS

E.D. INGEOTECNIA SAS está conformado por un equipo de trabajo idóneo que cuenta con experiencia, conocimiento y las habilidades necesarias que se manifiestan en la prestación de un servicio con calidad y responsabilidad. Además para la determinación de las obras geotécnicas necesarias para el mantenimiento del derecho de vía y el gasoducto.

Para el desarrollo del presente proyecto E.D. INGEOTECNIA SAS está constituido así:

Para el presente proyecto se va a contar con el siguiente personal:

Un asistente administrativoUn ingeniero de auxiliarUn director HSEQUn Guía


13-08-2013

E.D. INGEOTECNIA SAS, cuenta con una oficina que cumple con los estándares requeridos para el respectivo funcionamiento y cuando se desarrollan trabajos en campo se cuenta con un vehículo para el respectivo desplazamiento.

8.1COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA

El equipo de trabajo que hace parte de E.D. INGEOTECNIA SAS que va a realizar las actividades en el estudio cuenta con el perfil requerido (educación, formación, experiencia y habilidades) para el desarrollo de sus funciones de los estudios geotécnicos.

Con el fin de fortalecer la formación la empresa realizará antes de iniciar el proyecto una inducción el cual abarca temas relacionados con:

Generalidades de la empresa: historia, misión, visión, política de gestión integral, objetivos de gestión integral, caracterización de los procesos, manual de funciones y estructura organizacional.

Aspectos generales referentes a requisitos legales relacionados con seguridad, salud ocupacional, medio ambiente y legislación aplicable a la organización.

Reglamento de higiene y seguridad industrial

Funcionamiento del COPASO

Plan de emergencia

Factores de riesgos y sus controles

Aspectos e impactos ambientales y sus controles


13-08-2013

Una vez finalice la inducción se realizará evaluación de esta y según los resultados obtenidos si no es aprobado se realizará un refuerzo en el tema.

Cada vez que cambie alguna actividad del proyecto se analizarán los riesgos, aspectos e impactos que se generen y se realizará nuevamente una capacitación.Finalizado el proyecto se realizará una evaluación de desempeño con el fin de implementar acciones que mejoren el desempeño de la labor prestada.

9. ESTÁNDARES, CÓDIGOS Y NORMAS APLICABLES

E.D. INGEOTECNICA SAS con el fin de prestar un excelente servicio cuenta con los siguientes estándares, códigos y normas pertinentes al servicio que presta la organización, estas son (según el servicio prestado si aplican):

ASTMF 2413-05 Protección para los pies

Estándares de la CEE e ISO 9002. Protección para las manos

NTC ISO 9001:2008. Requisitos

NTC ISO 19011:2012. Directrices para la auditoria de los sistemas de gestión

NTC ISO 10005:2005. Directrices para los planes de calidad

ASME B 31.8 (2010)

API 1104. (Última Versión)

SSPC SP 1 (2004) Limpieza con Solventes.

NACE No2 / SSPC SP 10.10.COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE


13-08-2013

Para el desarrollo del presente proyecto la comunicación la realizará el líder estratégico a través de comunicaciones formales (cartas), así como vía teléfono y por mail.

Se conservara una copia de las comunicaciones recibidas y enviadas ya sea vía mail o en medio físico con el fin de llevar una trazabilidad de las necesidades, quejas, reclamos y felicitaciones.

E.D.INGEOTECNIA SAS cuenta con un formato para quejas y reclamos, encuestas de satisfacción, los cuales están archivados y son comunicados a los clientes por correo o en medio físico con el fin de mejorar el servicio que presta la empresa.

Cuando se recibe una queja o reclamo se analizan las causas y se comunican las actividades a desarrollar con el fin de mejorar continuamente el servicio prestado.

A continuación se muestra una matriz de comunicaciones que se llevará a cabo:

QUE INFORMACIÓN SE COMUNICA

A QUIEN SE COMUNICA

RESPONSABLE DE COMUNICAR

COMO SE COMUNICA

CUANDO SE COMUNICA

Información básica del proyecto

Cliente Ingeniero Auxiliar Correo electrónico Inicio del proyecto

Visita Cliente Ingenieros Auxiliar

Ingeniero de AuxiliarVía correo, skype, telefónicamente, Verbalmente

Cada vez que surja y según programación

Los peligros, riesgos, aspectos e impactos ambientales

Ingeniero AuxiliarCliente

Director HSEQ

Charla diaria de seguridad, Formato Análisis de Riesgos del cliente

Todos los días antes del desarrollo de las labores

QUE INFORMACIÓN SE COMUNICA

A QUIEN SE COMUNICA

RESPONSABLE DE COMUNICAR

COMO SE COMUNICA

CUANDO SE COMUNICA

Observaciones e inconsistencias en el desarrollo del proyecto

Cliente Ingeniero de AuxiliarTelefónicamente, correo electrónico, Verbalmente

Cuando se presenten


13-08-2013

Resultados de los trabajos desarrollados

Cliente Ingeniero Auxiliar Telefónicamente Diariamente

Informe de HSE Cliente Coordinador HSEQ Vía mail Semanalmente

Entrega de informe Cliente Director Técnico Correo electrónico Finalizado el proyecto

Permisos de trabajoIngeniero Auxiliar, guía

Ingeniero AuxiliarCharlas, formato de permisos de trabajo del cliente

Antes de iniciar labores

11.COMPRAS


13-08-2013

Para la realización de las compras E.D. INGEOTECNIA SAS cuenta con un procedimiento para la selección, evaluación y re evaluación de proveedores. En el procedimiento de compras se definen las compras que afectan el servicio prestado así como todo lo relacionado con: seguridad, salud ocupacional y la parte ambiental. La empresa define un presupuesto anualmente en la empresa pero adicionalmente para cada proyecto se cuenta con un presupuesto donde se incluye: servicio, seguridad, salud ocupacional y la parte ambiental. Para la realización de cualquier compra se realiza según el siguiente procedimiento:


1.Parte de la necesidad de realizar una compra en materiales, herramientas, equipos, recursos para los proyectos, dotación y todo lo relacionado con seguridad, salud ocupacional, ambiental y calidad. (HSEQ)

Solicitud de compra Todo el personal

2.Generada la solicitud de compra, estas se recepcionan por la asistente administrativa quien es la encargada de remitirlas al líder estratégico.

Solicitud de compra Asistente administrativa

3.Una vez el líder estratégico recepciona todas las solicitudes, las revisa y da la aprobación a lo que considere necesario.

Solicitud de compra Líder Estratégico

4.Aprobada la solicitud, se envían a la asistente administrativa con el fin de recepcionar y proceder a realizar las cotizaciones para lo cual revisara el listado de proveedores existentes para verificar si se cuenta con alguno que suministre lo requerido, de lo contrario se buscaran nuevas proveedores.

Nota: se cotizará en 3 sitios diferentes

Solicitud de compra

Listado de proveedores

Cotizaciones

Asistente administrativa

5.Recepcionadas las cotizaciones se selecciona el proveedor que más convenga, según las necesidades de la empresa, la aprobación de la selección esta a cargo del líder estratégico.Nota: En la selección de proveedores nuevos no aplica el criterio de calidad.Seleccionado el proveedor este ingresa al listado de proveedores

Selección de proveedores

Administradora

Líder estratégico




13-08-2013

6.Seleccionado el proveedor, se realiza una orden de compra en el caso de productos, y para servicios se realizará un contrato donde se estipulan las siguientes clausulas de pago: 50% anticipo y 50% contra entrega y funcionando.

Nota: cuando se requiere de la elaboración de una pieza, máquina o demás este se comportará como un servicio.

Orden de compra

Contrato

Administradora


7.Una vez se haya realizado la compra, se recepciona lo solicitado verificando la orden de compra vs la factura y adicionalmente el producto. Sino cumple con las especificaciones se comunica con el proveedor con el fin de llegar a un acuerdo según sea el caso.

Orden de compra Ingeniero Auxiliar

8.Anualmente se realizará la evaluación y/o revaluación a los proveedores y si la calificación es muy baja se eliminara el proveedor del listado maestro de proveedores.

Evaluación y/o re evaluación de proveedores

Administradora

9. Una vez realizada la evaluación del proveedor se enviara vía mail los resultados de la evaluación y/o re evaluación de proveedores con el fin de mejorar el servicio.

Carta Asistente administrativa


13-08-2013

12. PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO

E.D. INGEOTECNIA SAS antes de iniciar un proyecto planifica todas las actividades en un cronograma según el tiempo que se pactó con el cliente y lleva un control de las actividades desarrolladas en campo, para que el proyecto SOLICITUD DE OFERTA PARA “INSPECCIÓN GASODUCTO GIBRALTAR – BUCARAMANGA SECTOR PK 0+000 A PK 84 + 800”. PROMIORIENTE S.A. E.P.S., se lleve a cabo eficientemente se cuenta con la siguiente información:

Características de la zona donde se desarrollaran los estudios de suelo.

Procedimientos internos del cliente para el desarrollo del proyecto.

Equipos, herramientas y materiales apropiados y en buen estado

Seguimiento a cada uno de los procesos a desarrollar en campo.

Revisión por parte de E.D. INGEOTECNIA SAS del informe y antes de hacer la liberación se realiza entrega parcial del informe al cliente y por último entrega del informe final al cliente.


13-08-2013

13.SERVICIO NO CONFORME

E.D.INGEOTECNIA SAS cuenta con un procedimiento donde se define cuando se presenta un servicio no conforme y además con un plan de acciones: preventivas, correctivas y de mejora.

Para E.D.INGEOTECNIA SAS es importante que el servicio prestado cumpla con las especificaciones y expectativas del cliente, por este motivo realiza la verificación y seguimiento de los estudios de la siguiente manera:

ACTIVIDAD DESCRIPCION REGISTRO RESPONSABLE

1. Recepción de los informes de los estudios realizados InformeGeólogo

2. Recepcionados los informes, se revisa su conformidad, si son conformes según lo requerido por el cliente, se transfiere el informe al líder estratégico del proyecto.Si no es conforme se verifica si es porque no cumple con lo requerido o si es porque no está completo según las especificaciones del cliente y se realizan las respectivas observaciones y se comunica a los auxiliares según la especialidad para que se realicen los respectivos ajustes.

Servicio no conforme

Geólogo

3. Recepcionado el informe, el líder estratégico revisa el informe vs las especificaciones del cliente y si esté cumple con lo requerido por el cliente hace la respectiva entrega del informe.Si no es conforme revisa si es porque no está completo o porque no cumple con lo requerido por el cliente y comunica las observaciones según sea el caso al especialista requerido.

Informe

Servicio no conforme

Líder Estratégico


13-08-2013

14.ACCIONES PREVENTIVAS Y/O CORRECTIVAS

Con el fin de eliminar las causas que generan las no conformidades reales y/o potenciales se definió el procedimiento de acciones preventivas y/o correctivas

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE1. Con base en las auditoria, resultados de indicadores, encuestas de satisfacción de clientes, revisión por la dirección, evaluación de requisitos legales, identificación de peligros y riesgos, valoración de aspectos e impactos ambientales, evaluación de programas y en general el análisis de datos, se identifica la necesidad

N/AResponsable del

proceso

2. Detectada la necesidad se revisa la no conformidad real o potencial y se registra en el formato de acciones correctivas y/o preventivas, analizando las causas.

Formato de acciones correctivas y/o

preventivas

Responsable del proceso

3. Analizadas las causas se identifican las acciones correctivas y/o preventivas, encaminadas a eliminar las causas


preventivas


4. Establecidas las acciones, se divulga al personal afectado con el fin de eliminar la no conformidad con el personal implicado


preventivas


5. Implementadas las actividades, se evalúa si las acciones tomadas eliminaron realmente las causas de las no conformidades evitando la ocurrencia.


preventivas


Coordinador HSEQ

6. Evaluadas las acciones, si fue eficaz si cierra y no de nuevo se establecen actividades.


preventivas


Coordinador HSEQ


13-08-2013

15.SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

E.D. INGEOTECNIA SAS lleva a cabo el siguiente seguimiento a cada uno de los procesos con el fin de satisfacer las necesidades del cliente:

Proceso Etapas Características Inspección Criterios de Liberación

Medición de los potenciales poste a poste

On-Off

Interpretación entre geología y datos de campo

Correlación entre los datosVerificación de los datos de

potenciales de campo y los datos protección catódica de la literatura

Correlación de los datos de potenciales de campo y los

datos protección catódica de la literatura

Descripción general de la geología del sitio

estudiado y sectores aledaños

Levantamiento topográficoToma de puntos

topográficos a partir de la subestación

Antes de iniciar labores y Al iniciar las labores

Levantamiento topográfico general del derecho de vía y

los predios aledaños

Recopilación de la información obtenida en campo, para diagnostico

preliminar de obras geotécnicas

Durante la visita a todo el recorrido, se propondrán obras geotecnias de

reparación al derecho de vía

Tomas fotográficas y proposición

Tener todos los EPP en buen estado. (Formato de inspección)

Observaciones especificas del derecho de vía para proposición de obras

geotecnias de mantenimiento o reparación

Realización de un censo a la población

Durante la visita se realizará dicho censo la población

Recopilación de información de los

habitantes de los predios aledaños al DDV

Toma de datos personales de los habitantes y de los predios en

general

Información exacta de los habitantes vivientes y de los

predios

Nota: finalizando el proyecto se le realizará una encuesta de satisfacción al cliente con el fin de mejorar la prestación del servicio por parte de E.D. INGEOTECNIA SAS.


13-08-2013

16.AUDITORIA

E.D. INGEOTECNIA SAS cuenta con un procedimiento para la realización de auditorias al Sistema de Gestión, y a definido para el desarrollo de los proyectos, realizar una auditoria documental en la mitad del proyecto y finalizando con el fin de mejorar continuamente la prestación del servicio e implementar planes de acción con el fin de eliminar las causas de las no conformidades detectadas en el desarrollo de los proyectos y así no incurrir nuevamente.

Para las auditorias se contará con un auditor competente que desarrolle dichas auditorias.

Finalizada la auditoria se retroalimentará a todo el personal sobre los resultados obtenidos.

17.ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

Para asegurar la calidad de los trabajos del proyecto, se contará con una planeación y cronograma de actividades el cual se revisará diariamente para verificar el avance y tomar decisiones de tal manera que no se vea afectada la programación de los trabajos.

Se llevarán a cabo el seguimiento de las especificaciones del proyecto y el cumplimiento de las normas aplicables a los trabajos de campo, de tal manera que se logre obtener la información de manera precisa y que permita realizar un diagnóstico y recomendaciones adecuadas. El ingeniero de campo será el profesional encargado de verificar el cumplimiento de estos estándares.

Se mantendrá una comunicación permanente con los líderes del proyecto por parte de Promioriente, para comentar el avance y las anomalías encontradas, de tal manera que las actividades no se desvíen del alcance del proyecto.

Utilización de herramientas computacionales y criterios avanzados de ingeniería que permitan realizar y presentar análisis y recomendaciones adecuadas y debidamente justificadas.


13-08-2013

En constancia firman:

Representante legal Coordinador HSEQCarlos A. Buenahora B. Yenni A. Hernández GómezC.C. 91.110.825 Socorro C.C.37.999.541 Socorro

1. plan de calidad firmado1

Engineering

Transcript of 1. plan de calidad firmado1