2012 12 30 Sesion 02 Cuentas Por Pagar

Carlos Javier Mandujano Leijahttp://VideoContabilidad.BlogSpot.com

CUENTAS POR PAGAR Objetivo: el alumno analizará y aplicará correctamente las cuentas por pagar y los movimientos correspondientes al nacimiento de obligaciones mediante sistemas de procesamiento de datos, así como la presentación del registro contable y las documentos por pagar.

CONCEPTO DE CUENTAS POR PAGAR

Por lo general, las compras realizadas por una empresa son a crédito por lo tanto al efectuarse la compra, el negocio adquiere una responsabilidad por pagar, la cual debe liquidarse en alguna fecha futura. Estas partidas por pagar en las que se a incurrido como consecuencia de compra de materiales o mercancías a crédito se convierten en pasivos que deben pagarse con dinero, mercancías o servidos.

Es costumbre que el comprador entregue al vendedor una orden de compra autorizando la operación. Cuando el proveedor embarca la mercancía, envía por correo una factura al comprador. Esta factura para el comprador es una factura de compra, mientras que para el vendedor es una factura de venta. Tanto el comprador como el vendedor la utilizan para anotar el asiento en los registros contables.

CLASES DE CUENTAS POR PAGAR

Las cuentas por pagar a proveedores representan la cantidad de dinero que se debe a los proveedores, por mercancías compradas con el propósito de revenderlas o de transformarlas, en el caso de la materia prima de la industria de la transformación.

Otros tipos de partidas que se producen a causa de sueldos que se deben a los empleados, cantidades que se deben a las compañías de servidos públicos, intereses acumulados sobre documentos por pagar e

importes que se deben por concepto de impuestos, se anotan por separado como "Sueldos por Pagar", "Servicios Públicos por Pagar", "intereses por Pagar" e "Impuestos por Pagar".

VALOR PRESENTE APLICADO A LOS DOCUMENTOS POR PAGAR

Existen algunas situaciones en las cuales el cargo por interés ya está considerado en la cantidad que presenta el documento por pagar. Por lo tanto, sí se adquiere un activo fijo y se firma un documento por pagar, hay que diferenciar aquella porción del documento que corresponde al valor del activo de aquella parte del documento que corresponde a cargos por intereses. Esta diferencia tiene como objetivo evitar la sobrevaloración del activo.

Ejemplo:La compañía FEMA, S.A. de C.V. compró una maquinaria a IMSA, S.A. de C.V.; donde se firma un documento por pagar con valor de $140,000.00 y vencimiento a un año sin especificar la tasa de interés.

Es lógico pensar que una porción de esos $ 140,00000 corresponde a intereses causados por ese documento. Si la compañía FEMA, S.A. de C.V. cargara el total de los $140,000 00 a la cuenta de maquinaria estaría sobrevaluando dicho activo así como su consiguiente depredación.

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Para ser más explícita esta afirmación, asuma que el precio de lista de esa maquinaria es de $ 100,000 00 y los restantes 140,000 00 corresponden a cargos por intereses, la tasa de interés causará que los $ 100,000.00 se incrementen hasta $ 140,000 00 al final del año, considerando unas tasa de interés del 40% anual; Por tanto, el documento actual incluyo $ 40,000.00 que corresponden exclusivamente a intereses.

Asiento de diario: “Registro de maquinaria”Nombre de la cuenta CARGO ABONO MAQUINARIA $ 100.000,00DESCUENTO EN DOCUMENTOS POR PAGAR

$ 40.000,00

DOCUMENTOS POR PAGAR $ 140.000,00* Compra de maquinaria por $ 100,000.00 emitiendo un

documento a plazo de un año con el interés del 40% incluido en el valor nominal del documento por pagar.

Los $ 40,000.00 registrados como descuento en documentos por pagar se amortizan en partes iguales entre los doce meses del plazo. La amortización se hará de la siguiente forma:

Asiento de diario: “Amortización del interés”Nombre de la cuenta CARGO ABONO GASTOS POR INTERESES (1 DE 12 MESES)

$ 3.333,33

DESCUENTO EN DOCUMENTOS POR PAGAR

$ 3.333,33

Al final de los 12 meses, la compañía FEMA, S.A. de C.V. habrá amortizado la cuenta de descuento en documentos por pagar, por lo que al momento del pago se haría el asiento siguiente:

Asiento de diario: “Pago ó liquidación del documento por pagar”

Nombre de la cuenta CARGO ABONO DOCUMENTOS POR PAGAR $ 140.000.00

BANCOS $ 140.000.00

NORMAS DE INFORMACIÓN FINANCIERAS APLICABLES

La NIF C-9 de la CINIF, establece las reglas particulares de aplicación de las normas de información financiera relativas a las cuentas por pagar de empresas industriales y comerciales.

Las reglas de valuación más importantes de esta partida son las siguientes:

1. Los adeudos que tienen su origen en la compra de mercancías o servidos, surgen en el momento de tomar posesión de las mercancías o recibir los servicios.

2. Es apropiado registrar los pasivos a favor de proveedores deduciendo los descuentos comerciales, pero sin deducir los descuentos por pronto pago.

3. En el caso de préstamos obtenidos en efectivo, el pasivo deberá registrarse por el importe recibido o utilizado.

4. Cuando se firmasen documentos amparando compras a crédito, deberá registrarse de inmediato tanto la adquisición del activo, como el pasivo correspondiente por el importe de la operación.

5. Es común que los pasivos a liquidarse mencionados en las tablas de amortización que forman parte de los contratos formales de crédito, o bien el valor nominal de descuentos por pagar suscritos, incluya el importe de los intereses por financiamiento.

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Las reglas de presentación más importantes de esta partida son las siguientes:

1. Es importante presentar por separado los adeudos a favor de proveedores por la adquisición de bienes o servidos que representan las actividades principales de la empresa.

2. Los saldos deudores de importancia que formen parte de las cuentas por pagar a proveedores, deberán reclasificarse como cuentas por cobrar o como inventarios, dependiendo de su procedencia y de la aplicación final que se estime tendrán.

3. Los pasivos que representen financiamientos bancarios a corto plazo deberán presentarse por separado.

MAYORES AUXILIARES DE PROVEEDORESRepresenta una compra de materiales o mercancías a crédito que se registra en "cuentas por pagar a proveedores". El saldo de esta cuenta se forma con la suma total que se debe a todos los proveedores. El importe que se debe a un proveedor particular solo se puede determinar. Para obtener esta información se mantiene un registro por separado para cada proveedor. Estos registros de cuentas auxiliares de proveedores se clasifican por orden alfabético en un mayor llamado mayor auxiliar de cuentas por pagar, o mayor auxiliar de proveedores.

La cuenta de mayor general “Proveedores" se conoce como cuenta de control. Esta cuenta contiene el total o

saldo de todas las cuentes individuales de proveedores que aparecen en el mayor auxiliar. El saldo para cada proveedor individual aparece en el mayor auxiliar.

EJEMPLO DEL MAYOR AUXILIAR DE PROVEEDORES

Nombre del proveedor Cuenta numero: XXXX

Fecha Detalle Ref. (O.C.)

Debe Haber Saldo

01-Ene-13 CARMONA, S.A. DE CV 0001 $ 45.000.00 $ 45.000.00

03-Ene-13 MORALES, S.A. DE C.V. 0017 $ 6.000.00 $ 51.000.00

08-Ene-13 FONTANEROS PUBLICOS, S.A. DE C.V.

Pago 0001

$ 40.000.00 $ 11.000.00

…* O.C. = Orden de compra* Debe ser considerado que la orden de compra en este ejemplo es salteada debido que

otras órdenes fueron emitidas a nombre de un proveedor distinto.

RELACIÓN DE PROVEEDORESEl total de todos los saldos de las cuentas individuales de proveedores en el mayor auxiliar debe ser igual que el saldo acreedor de la cuenta de control de proveedores en el mayor general.

En forma periódica, por lo general cada mes, se debe preparar una relación de proveedores, a fin de comprobar la exactitud del mayor auxiliar de proveedores. Este total debe coincidir con el saldo de la cuenta de control de proveedores.

EJEMPLO DE RELACIÓN DE PROVEEDORES

COMPAÑÍA XXXXX, S.A. DE C.V.Relación de proveedores al 31 de enero del 2013

COMPAÑÍA AJAX, S.A. DE C.V. $ 8.000,00

INDUSTRIAS BOJORGES, S.A. DE C.V. $ 8.000,00

SANTILLANA S.A DE CV. $ 30.000,00

TOTAL DE CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES $ 46.000,00

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REGISTRO Y TRATAMIENTO CONTABLE DE LOS PROVEEDORESEn la mayor parte de las compañías cada vez que se compran mercancías se emite una orden de compras en donde existen distintos modelos de órdenes de compras.Después de que la orden de compra es recibida por el proveedor se embarca la mercancía y se envía una factura al comprador donde se emite un documento, por el comprador, donde se indica la mercancía que se recibió.

Este ultimo informe muestra el tipo de mercancía recibida, la cantidad y sí el material se recibió en buenas condiciones antes de efectuarse el pago.

Siempre que se devuelve mercancía se hace un cargo a "Proveedores” y se abono a la cuenta " Devoluciones y bonificaciones sobre compras".

Asiento de diario: “Devolución de mercancía”

Nombre de la cuenta CARGO ABONO PROVEEDORES $ 30.000.00

DEV. Y BON. SOBRE COMPRAS $ 30.000.00

EJEMPLO DE REGISTRO DE CUENTAS DE REGISTRO Y TRATAMIENTO CONTABLE DE LOS PROVEEDORES

1. 1 de febrero la compañía AIAN, S.A. DE C.V. compro mercancía por $ 60,000 00 incluyendo

I.V.A. a la compañía AJAX, S.A. DE C.V. bajo condiciones de 2/10, n/30.

2. El 8 de febrero, AIAN, S.A. DE C.V. devolvió mercancías y se le abonaron $ 5,000 00 más I.V.A. a cuenta.

3. El 10 de febrero AIAN, S.A. DE C.V. pago la deuda completa obteniendo un descuento del 2%

Asiento de diario:“Compra de mercancía”

Fecha Cuenta CARGO ABONO 1-Feb-2013 COMPRAS $ 51.724.14

I.V.A. PEND. DE PAGO $ 8.275.76AJAX, S.A. DE C.V. $ 60.000.00

* La tasa del I.V.A. corresponde al 16 %

Asiento de diario: “Devolución de mercancía”

Nombre de la cuenta CARGO ABONO IANSA, S.A. DE C.V. $ 5.800.00

DEV. Y BON. SOBRE COMPRAS $ 5.000.00

I.V.A. PEND. DE PAGO $ 800.00* La tasa del I.V.A. corresponde al 16 %

Asiento de diario: “Pago ó liquidación de la deuda con AJAX, S.A. DE C.V.”Nombre de la cuenta CARGO ABONO AJAX, S.A DE C.V. $ 54,200.00

I.V.A. ACREDITABLE $ 7.326.34

I.V.A. PEND. DE PAGO $ 7.475.86DESCUENTOS SOBRE

COMPRAS$ 934.48

BANCOS $53.116.00 * Tome en cuenta que el I.V.A. acreditable disminuye con la

devolución realizada pero que aun así se tiene que cancelar I.V.A. pendiente de pago generado en la compra y a este disminuirle el I.V.A que se genero con el descuento otorgado.

* En muchas ocasiones los descuentos se registran en el asiento de la compra de mercancías o servicios, en este caso no se realizo de esta forma pues por ser un descuento por pronto pago.

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REGLAS DE REVELACIÓN Y PRESENTACIÓN

1. Es importante presentar por separado los adeudos a favor de proveedores por la adquisición de bienes o servicios que representan las actividades principales de la empresa.

2. Los saldos deudores de importancia que formen parte de las cuentas por pagar a proveedores, deberán reclasificarse como cuentas por cobrar o como inventarios, dependiendo de su procedencia y de la aplicación final que se estime tendrán.

3. Los pasivos que representen financiamientos bancarios a corto plazo deberán presentarse por separado.

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