personeriarmenia.gov.co · 2020. 6. 13. · MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS...

MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Armenia (Quindío), Enero de 2016

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Código: M – GPI – 001

Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

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Calle 23 Nº 12 – 56 Ed. Palacio Episcopal. Teléfonos 7443283 / 7413474 – Armenia, Quindío www.personeriarmenia.gov.co

TABLA DE CONTENIDO

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS………………………..…………..……..10

CARACTERISTICAS…………………………………………………………………..…….......11

NORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS………………………………………….................12

APLICACIONES…………………………………………………...….……………...................15

MODELO DEL MANUAL………………………………………….….……….………………...16

1. PROCESOS ESTRATEGICOS.……………………………….………….…………..……..19

1.1 GESTION PLANEACIÓN INSTITUCIONAL.………………….…..….………………..…20

1.1.1 PROCEDIMIENTO: GPI – 1. Plan estratégico……………………………………..….. 20

1.1.2 PROCEDIMIENTO: GPI – 2. Plan de Acción…..…………………….………………... 22

1.1.3 PROCEDIMIENTO: GPI – 3. Informe de Gestión…..…………………….…………... 25

1.1.4 PROCEDIMIENTO: GPI – 4. Apoyo Interinstitucional...…………………………...…. 27

1.2 GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS………………………………….…………...…….. 29

1.2.1 PROCEDIMIENTO: GRF – 1. Formulación Plan Anual de Adquisiciones………..…29

1.2.2 PROCEDIMIENTO: GRF – 2. ADMINISTRACION DEL SERVIDOR: Ejecutar

mantenimiento preventivo y correctico del servidor de la entidad……………………..……31

1.2.3 PROCEDIMIENTO: GRF – 3. ASISTENCIA TECNICA: Brindar asistencia técnica en sistemas y redes a las diferentes dependencias cuando la entidad lo requiera……………………………………………………………………………………………34 1.2.4 PROCEDIMIENTO: GRF – 4. ASISTENCIA TECNICA: Realizar la actualización de las Hojas de vida de los equipos………………………………………………………………..36 1.2.5 PROCEDIMIENTO: GRF – 5. ASISTENCIA TECNICA: Capacitar a los funcionarios en el manejo de sistemas de los programas acordes a su trabajo………………………….38 1.3 GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN E IMAGEN INSTITUCIONAL………………..…40 1.3.1 PROCEDIMIENTO: COM –1. Boletines………………………………………………....40



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1.3.2 PROCEDIMIENTO: COM – 2. Publicaciones en la Web…………………………..….43 1.3.3 PROCEDIMIENTO: COM – 3. Diseños publicitarios…………………………………..46 1.3.4 PROCEDIMIENTO: COM – 4. Administración de Sistema de PQRS Virtual…………………………………………………………………………………………….49 1.3.5 PROCEDIMIENTO: COM – 5. Documentación Fotográfica…………….…………....52 1.3.6 PROCEDIMIENTO: COM – 6. Elaboración de discursos……………………………..55 1.3.7 PROCEDIMIENTO: COM – 7. Apoyar al comité en la revisión de los elementos faltantes de acuerdo al manual 3.1 del GEL (Gobierno en Línea) y efectuar el correspondiente dictamen para su implementación, incluyendo estas recomendaciones en el acta mensual del Comité de Gobierno en Línea………………………………………...…58 1.3.8 PROCEDIMIENTO: COM – 8. Publicar la información legalmente requerida de la contratación que realice la entidad (en los portales de SECOP Y COVI)………………….60 1.4 GESTIÓN DE ATENCIÓN AL CIUDADANO………..………………………………....63 1.4.1 PROCEDIMIENTO: GAC – 1. VENTANILLA UNICA VIRTUAL - ATENCION AL USUARIO……………………………………………………………………………………..…63 1.4.2 PROCEDIMIENTO: GAC – 2. VENTANILLA UNICA VIRTUAL Recepción y radicación de comunicaciones oficiales externas recibidas…………………………………66 1.4.3 PROCEDIMIENTO: GAC – 3. VENTANILLA UNICA VIRTUAL Recepción y radicación de comunicaciones oficiales externas despachadas…………………………….68 1.4.4 PROCEDIMIENTO: GAC – 4. MANTENIMIENTO VENTANILLA UNICA VIRTUAL: Ejecutar el mantenimiento del aplicativo de la ventanilla única virtual en la Personería Municipal de Armenia…………………………………………………………………………...70 1.4.5 PROCEDIMIENTO: GAC – 5. IMPLEMENTACIÓN VENTANILLA UNICA VIRTUAL: Ejecutar la Implementación del aplicativo de la ventanilla única virtual en la Personería Municipal de Armenia…………………………………………………………………………….72 2. PROCESOS MISIONALES……………………………………...………………………….74

2.1 DIVISIÓN DERECHOS FUNDAMENTALES Y VICTIMAS………………....………...75

2.1.1 PROCEDIMIENTO: DDF – 1. Acción de Tutela (Salud, Pensión, Educación, Adulto Mayor, Tutelas Generales)………………………………………………………………………75 2.1.2 PROCEDIMIENTO: DDF – 2. Derecho de Petición (Servicios Públicos domiciliarios, Sisben, Pensión, Educación, Salud, Derechos generales)…….........................................78



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2.1.3 PROCEDIMIENTO: DDF – 3. Incidentes de Desacato…………………….………….82 2.1.4 PROCEDIMIENTO: DDF – 4. Amparo de Pobreza (mediadores)…………….……..85 2.1.5 PROCEDIMIENTO: DDF – 5. Impugnación Acciones de Tutela (falla)…………..…88 2.1.6 PROCEDIMIENTO: DDF – 6. Seguimiento derecho de petición………………….....91 2.1.7 PROCEDIMIENTO: DDF – 7. Recursos en Reposición en Subsidio de Apelación…………………………………………………………………………………….….…94 2.1.8 PROCEDIMIENTO: DDF – 8. Asesorías Jurídicas……………………………….…....97 2.1.9 PROCEDIMIENTO: DDF – 9. Manuales de Convivencia……………………….…..100 2.1.10 PROCEDIMIENTO: DDF – 10. Capacitaciones…………………………………….103 2.1.11 PROCEDIMIENTO: DDF – 11. Diplomado Personeros Estudiantiles……………106 2.1.12 PROCEDIMIENTO: DDF – 12. Elección de Junta Directiva Personero estudiantil…………………………………………………………………………………….…..109 2.1.13 PROCEDIMIENTO: DDF – 13. Atención a victimas……………………………..…112 2.1.14 PROCEDIMIENTO: DDF – 14. Información externa con entidades SNARIV (sistema Nacional de atención y reparación integral a las victimas) y no SNARIV de acuerdo la ruta establecida entre las entidades y conforme a los acuerdos de cooficialidad suscrito……………………………………………………………………………………..……115 2.1.15 PROCEDIMIENTO: DDF – 15. Participación efectiva de las víctimas…………..117 2.1.16 PROCEDIMIENTO: DDF – 16. Participación de los subcomités de justicia transicional………………………………………………………………………………………120 2.2 DIVISIÓN PENAL……………………………………………………….…………………122 2.2.1 PROCEDIMIENTO: DP – 1. Allanamiento y Registro………………………………..122 2.2.2 PROCEDIMIENTO: DP – 2. Imputación de cargos………………………..…………125 2.2.3 PROCEDIMIENTO: DP – 3. Medida de Aseguramiento…………………….………127 2.2.4 PROCEDIMIENTO: DP – 4. Legalización……………………………………………129 2.2.5 PROCEDIMIENTO: DP – 5. Acusación…………………………………………...…132 2.2.6 PROCEDIMIENTO: DP – 6. Preparatorio…………………………………….…..…..135



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2.2.7 PROCEDIMIENTO: DP – 7. Juicio Oral y público……………………….……….….137 2.2.8 PROCEDIMIENTO: DP – 8. Preclusión………………………………………..…..…140 2.2.9 PROCEDIMIENTO: DP – 9. Preacuerdo……………………………………..….…...142 2.2.10 PROCEDIMIENTO: DP – 10. Principio de oportunidad…………………...………..144 2.2.11 PROCEDIMIENTO: DP – 11. Asistencias a las audiencias, allanamientos, legalización, imputación y solicitud de internamiento………………………................……146 2.2.12 PROCEDIMIENTO: DP – 12. Realización del respectivo documento al usuario en la solución del problema (Amparo de pobreza, Derecho de Petición, Acción de Tutela, Recursos, Etc.)…………………………………………………………………..…………...…148 2.2.13 PROCEDIMIENTO: DP – 13. Asistir como Ministerio Público a los reconocimientos fotográficos y en filas de personas llevadas a cabo por el CTI y SIJIN……………………………………………………………………………………….…….150 2.2.14 PROCEDIMIENTO: DP – 14. Asistir como Ministerio Público en la destrucción y pesaje de sustancias alucinógenas incautadas por el CTI, SIJIN y Fiscalía. Estipulado por la Ley 906 del 2004…………………………………………………………………………….152 2.2.15 PROCEDIMIENTO: DP – 15. Revisar y firmar los procesos que cursan en las Fiscalías locales para Archivo. Estipulados en la Ley 906 del 2004…………………..…..155 2.2.16 PROCEDIMIENTO: DP – 16. Revisar y firmar las Tutelas que cursan en los juzgados penales de garantía, jueces penales de adolescentes y juzgados penales municipales. Estipulados en la ley 906 del 2004……………………………………..……..157 2.2.17 PROCEDIMIENTO: DP – 17. Asistir como Ministerio Público a los consejos de Disciplina que se realizan en las Cárceles de Armenia. Ley 1709 del 20 enero 2014) ley 65 93……………………………………………………………………………………….……..159 2.3 DIVISIÓN VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL……………………..…..…162 2.3.1 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 1. Proceso Disciplinario Etapa I…………...…………162 2.3.2 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 2. Proceso Disciplinario Etapa II………………...……166 2.3.3 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 3. Proceso Disciplinario Etapa III……………………..170 2.3.4 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 4. Auto Aceptado recurso de Apelación....................174 2.3.5 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 5. Despacho Comisorio…………………………..…...176 2.4 CONCILIACION……………………………..………………………..…………..….….…179



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2.4.1 PROCEDIMIENTO: CC – 1. Centro de Conciliaciones (Civil, Familia, Penal y comercial)…………………………………………………………………………………..…….179 3. PROCESO DE APOYO…………………………….……………………………..……..…184 3.1 DIRECCION FINANCIERA…………………………………….………..…………...…..185 3.1.1 PROCEDIMIENTO: PDF – 1. Elaboración de proyecto de presupuesto……………………………………………..………………………………….…...185 3.1.2 PROCEDIMIENTO: PDF – 2. Movimiento presupuestal mensual………………….187 3.1.3 PROCEDIMIENTO: PDF – 3. Modificación Presupuestal………………….……….189 3.1.4 PROCEDIMIENTO: PDF – 4. Plan Anual Mensualizado de Caja PAC…………....191 3.1.5 PROCEDIMIENTO: PDF – 5. Elaboración y pago de nómina personal de planta………………………………………………………………………………………...…...193 3.1.6 PROCEDIMIENTO: PDF – 6. Pago a Contratistas.……………………………..…..195 3.1.7 PROCEDIMIENTO: PDF – 7. Pago Proveedores……………………….…………..197 3.1.8 PROCEDIMIENTO: PDF – 8. Pago de servicios públicos…………………..……...199 3.1.9 PROCEDIMIENTO: PDF – 9. Certificado de Disponibilidad Presupuestal………………………………………………………………………….…………201 3.1.10 PROCEDIMIENTO: PDF – 10. Registro Presupuestal en Contratos………….…203 3.1.11 PROCEDIMIENTO: PDF – 11. Registro Presupuestal cuentas en general (Proveedores bienes y servicios, servicios públicos, Arrendamientos, Caja menor, Viáticos, Nomina, Prestaciones, Seguridad Social etc.)………………………………..…..205 3.1.12 PROCEDIMIENTO: PDF – 12. Comisión de Estudios………………………….…..207 3.1.13 PROCEDIMIENTO: PDF – 13. Presentación de Informes trimestrales al Ente de Control…………………………………………………………………………………………..209 3.1.14 PROCEDIMIENTO: PDF – 14. Presentación de Informes trimestrales contaduría general de la Nación y copia para el Ente de Control……………………………………….211 3.1.15 PROCEDIMIENTO: PDF – 15. Presentación de Informes trimestrales contaduría general de la Nación y copia para el Ente de Control……………………………………….213 3.1.16 PROCEDIMIENTO: PDF – 16. Información Medios Magnéticos DIAN………………………………………………………………………………….………….215



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3.1.17 PROCEDIMIENTO: PDF – 17. Presentación oportuna y con información fidedigna que permita su verificación por el Ente de Control…………………………………..……...217 3.1.18 PROCEDIMIENTO: PDF – 18. Giro Recaudo Estampillas……………………..….219 3.1.19 PROCEDIMIENTO: PDF – 19. Giro Retenciones en la fuente por concepto de Renta, IVA y CREE y retenciones de Industria y Comercio ICA……………………….….221 3.1.20 PROCEDIMIENTO: PDF – 20. Causación Prestaciones sociales y Seguridad Social…………………………………………………………………………………….……...223 3.1.21 PROCEDIMIENTO: PDF – 21. Calculo y registro Depreciación Acumulada……………………………………………………………………………………...225 3.1.22 PROCEDIMIENTO: PDF – 22. Consignación de Cesantías al Fondo Nacional del Ahorro……………………………………………………………………………………….…..227 3.1.23 PROCEDIMIENTO: PDF – 23. Reporte Anual Consolidado de Cesantías al Fondo Nacional del Ahorro……………………………………………………..…………………..…229 3.1.24 PROCEDIMIENTO: PDF – 24. Consignación de Cesantías a Fondos Privados………………………………………………………………………………………....231 3.1.25 PROCEDIMIENTO: PDF – 25. Liquidación y pago periodo vacacional………………………………………………………………………………………233 3.1.26 PROCEDIMIENTO: PDF – 26. Pago Seguridad Social……………………..……236 3.1.27 PROCEDIMIENTO: PDF – 27. Apertura Caja Menor de la vigencia………….....238 3.1.28 PROCEDIMIENTO: PDF – 28. Manejo de la caja menor…………………..…….240 3.2 ARCHIVO GESTIÓN DOCUMENTAL……………………………………..............…242 3.2.1 PROCEDIMIENTO: PGD – 1. CONSULTA DE DOCUMENTOS……………..…242 3.2.2 PROCEDIMIENTO: PGD – 2. CAPACITACIÓN A PRODUCTORES DOCUMENTALES……………………………………………………………………..…..…..245 3.2.3 PROCEDIMIENTO: PGD – 3. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS…………….......251 3.2.4 PROCEDIMIENTO: PGD – 4. INVENTARIOS DOCUMENTALES……….……….254 3.2.5 PROCEDIMIENTO: PGD – 5. ELIMINACION DOCUMENTAL…………………...257 3.2.6 PROCEDIMIENTO: PGD – 6. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL…………………………………………………………………………………260



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3.3 GESTIÓN TALENTO HUMANO…………………….…………………………………..263 3.3.1 PROCEDIMIENTO: PTH – 1. VINCULACION DEL PERSONAL Nombramiento Ordinario……………………………………………………………………………..………….263 3.3.2 PROCEDIMIENTO: PTH – 2. VINCULACION DEL PERSONAL Nombramiento Provisional………………………………………………………………………………………..268 3.3.3 PROCEDIMIENTO: PTH – 3. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Realización de Encargos)……………………………273 3.3.4 PROCEDIMIENTO: PTH – 4. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Realización de Traslados)……………………….…..276 3.3.5 PROCEDIMIENTO: PTH – 5. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Comisión de servicios)…………………………….…279 3.3.6 PROCEDIMIENTO: PTH – 6. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Comisión para adelantar estudios)………………....282 3.3.7 PROCEDIMIENTO: PTH – 7. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Concesión de permisos)………………………..……286 3.3.8 PROCEDIMIENTO: PTH – 8. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Licencia Ordinaria)……………………………….…..289 3.3.9 PROCEDIMIENTO: PTH – 9. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Manejo de hojas de vida)…………………………...292 3.3.10 PROCEDIMIENTO: PTH – 10. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Capacitación de Funcionarios)…………………..….296 3.3.11 PROCEDIMIENTO: PTH – 11. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Expedición de Certificados)……………………..…..300 3.3.12 PROCEDIMIENTO: PTH – 12. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Bienestar Familiar)………………………………..….303 3.5 GESTIÓN DE CONTRATACIÓN ..…………………………………………………..…..306 3.5.1 PROCEDIMIENTO: PGC – 1. CONTRATACIÓN DIRECTA – SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO…………………...........................................................306 3.5.2 PROCEDIMIENTO: PGC – 2. CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA……………………………………………………………………………................312 3.5.3 PROCEDIMIENTO: PGC – 3. Adquisición de Bienes……………….………….…324



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4. PROCESOS DE EVALUACIÓN………………………………………..………….…..…340 4.1 CONTROL INTERNO…………………………………………………………………….341 4.1.1 PROCEDIMIENTO: PCI – 1. AUDITORIAS - Plan anual de Auditorias………………………………………………………………………………….…….341 4.1.2 PROCEDIMIENTO: PCI – 2. AUDITORIAS INTERNAS……………………………344 4.1.3 PROCEDIMIENTO: PCI – 3. PLAN DE MEJORAMIENTO……………………….348 4.1.4 PROCEDIMIENTO: PCI – 4. GESTION DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO. Procedimiento de identificación, análisis y valoración de riesgos……………………………………………………………………………….…………..351 4.1.5 PROCEDIMIENTO: PCI – 5. GESTION DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO. Procedimiento relación con los entes de control………………………...…….354



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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA

PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Los manuales de procedimientos son un compendio de acciones documentadas

que contienen en esencia la descripción de las actividades que se realizan

producto de las funciones de una unidad administrativa; dichas funciones se

traducen en lo que denominamos procesos y que entregan como resultado un

producto o servicio específico, el cual se alcanza más eficientemente cuando las

actividades y recursos relacionados se gestionan como un proceso. A su vez el

Decreto No. 1537 de 2001 los define como el instrumento que garantiza el

cumplimiento del control interno en las organizaciones públicas, razón por la cual

la Personería Municipal de Armenia Quindío decide elaborar, adoptar y aplicar los

presentes manuales, a través de los cuales se documentan y formalizan los

procedimientos a partir de la identificación de los procesos institucionales

enmarcados en el Mapa de Operación por Procesos.

El manual de procesos y procedimientos es más importante de lo que aparenta

ser, ya que no es simplemente una recopilación de procesos, sino también incluye

una serie de estamentos, políticas, normas y condiciones que permiten el correcto

funcionamiento de la empresa. Los manuales de procedimientos, son comparables

con la constitución Política de nuestro país, que al igual que en esta, el manual de

procedimientos reúne las normas básicas y no tan básicas de funcionamiento de

la empresa, es decir el reglamento, las condiciones, normas, sanciones, políticas y

todo aquello en lo que se basa la gestión de la organización.

Para hablar de manera concreta, podríamos decir que una empresa en donde no

se aplique correctamente o para nada el uso de los manuales de procesos y

procedimientos, se presentaran seguramente uno o varios síntomas mencionados

adelante como los más comunes.

Confusión en las responsabilidades: Al no existir una definición y

delimitación clara de las responsabilidades de cada departamento, nos

enfrentaremos a serios problemas de abuso de autoridad, irresponsabilidad

e inclusive hostilidad entre departamentos y trabajadores, ya que si no hay

nada definido, todo el mundo buscara el máximo de provecho con el

mínimo esfuerzo (simulacro de trabajo por ejemplo) y al momento de

reclamos por incompetencia, todo el mundo le echara la culpa al vecino.



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No habrá normas establecidas: Lo cual representa una grave desventaja

en el uso de la autoridad frente a la incompetencia o irresponsabilidad de

los trabajadores. Por ejemplo, el trabajador que llegue tarde, y si el

reglamento no especifica la hora de la llegada y sanción por retrasos, el

seguramente alegar falta de reglas, y dirá que el no sabía.

No hay un control eficaz de las actividades: El manual de

procedimientos permite controlar de manera ágil todos los procesos y

procedimientos que se llevan a cabo en la empresa, lo cual facilita la toma

de correctivos en el momento de presentarse una falla, porque enumera

uno a uno los pasos que se realizan lo cual simplifica al máximo el proceso

de búsqueda del factor deficiente (el que causa la falla) y corregirlo. Cuando

este no es aplicado, los procesos son vistos como un solo paso, y si algo

“sale mal” seguramente deberá optarse por cambiar todo el proceso.

No hay un procedimiento establecido: Podríamos referirnos a la

administración científica de Taylor que en resumidas cuentas dice que el

analizar el proceso de producción y aplicar la administración científica, se

puede obtener el máximo de bienestar. Al no existir un procedimiento pre-

establecido, (es decir al concepto de cada trabajador) habrá un gran

desperdicio de recursos (unos trabajadores usaran demasiados y otros muy

pocos) y una gran deficiencia en cuanto a efectividad (los distintos métodos

utilizados por cada trabajador pueden no ser los más efectivos).

CARACTERISTICAS DEL MANUAL:

Estos manuales se encuentran escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permite garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador. Están elaborados mediante una metodología conocida que permite flexibilidad para su modificación y/o actualización de acuerdo con las políticas que emita la organización. Cuando el proceso de actualización se hace en forma automatizada, se debe dejar registrada la fecha, tipo de novedad, contenido y descripción del cambio, versión, el funcionario que lo aprobó y el del que lo administra, entre otros aspectos. Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para su apropiación, uso y operación. Las dependencias de la organización deben contar con mecanismos que garanticen su adecuada difusión. Los manuales deben cumplir con la función para la cual fueron creados; y se debe evaluar su aplicación, permitiendo así posibles cambios o ajustes. Cuando se



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evalué su aplicabilidad se debe establecer el grado de efectividad de los manuales en las dependencias de la organización.

NORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS:

Por medio de las siguientes instrucciones se busca normalizar y estandarizar la producción y elaboración de documentos y formatos de uso general en la Personería de Municipal de Armenia Quindío, los cuales se ajustan a los parámetros establecidos de imagen corporativa consignados en el Manual de identidad corporativa, cuyo propósito es contar con una herramienta que permita el manejo adecuado de la imagen institucional.

Los formatos de uso general se elaboran preferiblemente con letra tipo Arial, a un tamaño de texto en 12 puntos para el cuerpo del documento y con interlineado sencillo, tablas o cuadros incluidos en los documentos se debe utilizar el mismo tipo de fuente, su tamaño puede estar entre 8 y 12 puntos.

Los títulos van centrados y en negrilla, los subtítulos y numerales de las secciones del documento se alinean al lado izquierdo sin negrilla. Los títulos en mayúscula fija, los subtítulos y numerales en mayúscula inicial.

Se emplean márgenes de cuatro (4) cm. en el nivel superior y tres (3) cm en las partes izquierda, inferior y derecha.

Para las citas bibliográficas se emplean números consecutivos en formato de superíndice al final del texto y el documento que se referencia se coloca en el pie de página en un tamaño de texto de ocho (8) puntos.

La redacción del texto sebe ser clara, simple, completa y precisa. Adicionalmente debe redactarse en infinitivo o en tiempo presente y en forma impersonal, evitando el uso de términos en idioma extranjero, excepto cuando corresponda al lenguaje común de uso técnico.

La fecha en los documentos emplea el formato DD/MM/AAAA.

A lo largo de los textos se debe garantizar uniformidad en la terminología y en la redacción, empleando un mismo término para designar cada concepto.



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El texto debe estar libre de términos subjetivos como suficientemente, generalmente, adecuadamente, apropiadamente o similares.

Los párrafos que conforman el documento deben escribirse a una interlinea (espacio sencillo) y justificarse en la hoja.

En la redacción del texto se deben usar frases cortas para facilitar el entendimiento, se deben construir en orden directa: sujeto, verbo y complemento.

Para la versión de los documentos se utilizan tres números ordinales desde el 001 y avanzando consecutivamente con cada modificación

Encabezado

Todo formato de uso general debe cumplir con la estructura relacionada a continuación, excepto las comunicaciones oficiales definidas en la Guía de Gestión Documental y Comunicaciones Oficiales. a) Bloque Izquierdo: Logo y Eslogán b) Bloque central: TIPO Y NOMBRE DEL DOCUMENTO. c) Bloque Derecho: 4 filas con los siguientes campos:

Código: Los procesos y sus caracterizaciones tienen la finalidad de identificar y controlar los documentos que se desprendan de estos, como son los procedimientos, instructivos, y formatos especialmente, los cuales se codifican mediante una combinación de letras y números separados por guiones (-) de la siguiente forma:

La letra inicial que indica el tipo de documento; Instructivo o Guía (I), Manual (M) y Formato (F). El segundo grupo conformado por letras se relaciona con la identificación del proceso para el cual aplica el documento.

CÓDIGO NOMBRE

PROCESOS ESTRATEGICOS

GPI GESTIÓN PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

GRF GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS

COM GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN E IMAGEN



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INSTITUCIONAL

PROCESOS MISIONALES

DDF DIVISIÓN FUNDAMENTALES - VICTIMAS

DP DIVISIÓN PENAL

DVAJ DIVISIÓN VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL

CC CONCILIACIÓN

PROCESOS DE APOYO

PDF DIRECCIÓN FINANCIERA

PGD GESTIÓN DOCUMENTAL- ARCHIVO

PTH GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

JUR JURIDICO

PGC GESTIÓN DE CONTRATACIÓN

PROCESOS DE EVALUACIÓN

PCI CONTROL INTERNO

La numeración consecutiva está dada por los tres números finales. Ejemplo: I – PGD – 001 Fecha: corresponde a la de creación del formato, debe ir compuesta por 8 dígitos, día, mes, año (DD/MM/AAAA). Versión: es el número correspondiente a la adopción y/o posibles cambios del formato. Página: Número de página y total de páginas del formato.

Esquema del Encabezado Formatos de uso general:

TIPO Y NOMBRE DEL DOCUMENTO

DEPENDENCIA O AREA

Código:

Fecha: DD/MM/AAAA

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Página x de y

Pie de página

Como se ilustra a continuación, tipo y tamaño de fuente Arial 10:




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NOTA: Se sugiere COPIAR el encabezado y pie de página, seleccionando la tabla y llevarla al documento debidamente ajustada a la ventana, según la orientación (vertical, horizontal) y tamaño del documento (oficio, carta).

APLICACIÓN DE LOS MANUALES:

La existencia del manual de procesos en la configuración de la organización

permite facilitar la adaptación de cada factor de la empresa (tanto de planeación

como de gestión) a los intereses primarios de la organización. Identificamos las

siguientes funciones básicas del manual de procesos:

El establecimiento de objetivos

La definición de políticas, guías, procedimientos y normas

La evaluación del sistema de organización

Las limitaciones de autoridad y responsabilidad

Las normas de protección y utilización de recursos

La aplicación de un sistema de méritos y sanciones para la

administración de personal

La generación de recomendaciones

La creación de sistemas de información eficaces

El establecimiento de procedimientos y normas

La institución de métodos de control y evaluación de la gestión

El establecimiento de programas de inducción y capacitación del

personal

La elaboración de sistemas de normas y trámites de los procedimientos.

Como podemos ver, los factores en los que influye el manual son de máxima importancia en la entidad, y son fundamentales para la correcta gestión. Teniendo en cuenta lo anterior podemos determinar que cada procedimiento está desarrollado según el siguiente modelo: LOS PRINCIPIOS:

Enfoque al cliente: Las dependencias y organismos auxiliares deben

captar y comprender las necesidades y expectativas de sus usuarios para

satisfacer sus demandas.



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Liderazgo: La dirección debe orientar la organización al logro de sus

objetivos con latos niveles de calidad.

Participación del personal: Se requiere el involucramiento y compromiso

del personal en todos los niveles de la organización.

Enfoque basado en procesos: La organización debe estructurarse

mediante procesos, a fin de mejorar el uso de los recursos y generar

resultados de valor para los usuarios.

Enfoque de sistema para la gestión: Implica entender las relaciones de

procesos como un sistema en el que se identifican insumos, transformación

y resultados. Procesos para elaborar el mejor desempeño de la

organización.

Enfoque basado en hechos para la toma de decisión: Implica el análisis

de información documentada para la adecuada toma de decisiones.

MODELO DEL MANUAL

PROCESO Denominación del proceso de acuerdo con los determinados en el Mapa de Procesos y su correspondiente clasificación en Procesos Estratégicos, Procesos Misionales y Procesos de Apoyo PROCEDIMIENTO La forma en que se realizan las actividades que recibe uno o más pasos creando un producto de valor para otro usuario, formando una cadena orientada a obtener un resultado final. Especifica las actividades para la provisión de los servicios que muestra la manera como debe ofrecerse el servicio. Algunos criterios de proceso son la precisión, la oportunidad, la comunicación, aplicación de procedimientos. Es “la gestión del proceso” corresponde a la tipificación del procedimiento administrativo que parte del proceso general utilizando un esquema alfanumérico estructurado así: Código del proceso base de acuerdo a Tabla Codificación Procesos. El número de orden y nombre que identifica el procedimiento específico. Ejemplo: PGC-1. Contratación directa

A. OBJETIVO Enuncia lo que se proyecta alcanzar con el procedimiento en un periodo de tiempo determinado.



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B. DEPENDENCIA Es la unidad administrativa dentro de la estructura organizacional en la cual se centraliza parte de la realización y responsabilidad del procedimiento.

C. RELACIONES Debido a que la mayor parte de los procedimientos tienen un carácter horizontal, los cuales involucran la participación de varias dependencias, en cada uno se presentan unas relaciones de entrada y salida en cuanto a dependencia o persona y una necesidad propia del procedimiento.

D. FORMATOS Concierne a la estandarización de los contenidos mínimos de cada uno de los documentos que se elaboran en desarrollo de cada procedimiento, incluyendo el responsable de su diligenciamiento y la dependencia.

E. INFORMES Se refieren a los diferentes soportes administrativos como medios de registro y transferencia de información que se deben elaborar en desarrollo del procedimiento especificando sus objetivos, finalidades, periodicidad y destino del mismo.

F. RIESGOS Y CONTROLES En este aspecto se consideran los inconvenientes que puedan surgir en desarrollo del procedimiento y las formas de evitarlos o solucionarlos.

G. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Se hace una descripción detallada del desarrollo que sigue el procedimiento para lo cual se emplean los siguientes items.

DEPENDENCIA: Señala del área administrativa al cual esta adscrito el Responsable y dentro del cual se realiza la actividad. RESPONSABLE: Identifica el cargo de la persona que es el encargado de

realizar la actividad. NUMERO DE ORDEN: Corresponde a la ubicación de la actividad dentro

del desarrollo del procedimiento. ACTIVIDAD: Se relaciona con el conjunto de acciones que integran los

diferentes pasos que desarrollan los procedimientos.

H. DIAGRAMA DE FLUJO Es la representación gráfica del proceso se convierte en un instrumento muy importante para guiar su ejecución en forma ordenada; busca mostrar en forma dinámica y lógica la secuencia del trabajo, permitiendo conocer y comprender el



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proceso que se describe, a través de los elementos como los pasos, los documentos y las unidades administrativas y cargos que intervienen en él, los símbolos utilizados en la diagramación son los siguientes:

SIMBOLO

REPRESENTA

TERMINAL. Indica la iniciación ó la terminación del procedimiento pude ser acción o lugar. Además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que reciba o proporciona información.

OPERACIÓN. Representa la acción necesaria para transformar una información recibida o crear una nueva. Se usa para describir el trabajo de añadir información a cualquier documento o registro existente.

DECISIÓN O ALTERNATIVA. Indica un punto dentro del flujo en que son posibles caminos alternativos.

DOCUMENTO. Representa cualquier tipo de documento que se utilice en el proceso y aporte información para que este se pueda desarrollar. Cuando el documento tiene copias se ubica el original en primera instancia, luego el número de copias a utilizar.

ARCHIVO. Representa el almacenamiento o la acción de archivar documento tanto en forma temporal como definitiva en las unidades administrativas.

CONECTOR. Es un símbolo que facilita la continuidad de las rutinas de trabajo, evitando la intersección de líneas. Normalmente se indica la continuidad de un paso con otro a través de números insertos en el símbolo.

SENTIDO DE CIRCULACIÓN DEL FLUJO DE TRABAJO. Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben ejecutar los distintos pasos, definiendo de esta manera la secuencia del proceso.

¿

1



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El Direccionamiento Estratégico de la Personería Municipal de Armenia, involucra la elaboración del Plan Estratégico y su operacionalización a través de la formulación de los planes de acción por dependencia.

Con base en los lineamientos del Direccionamiento Estratégico de la Personería Municipal de Armenia, se contribuirá a la guarda y promoción de los Derechos Humanos, la protección del interés común, la vigilancia de la conducta oficial y la solución alternativa de conflictos.

Para la Personería Municipal de Armenia es indispensable la existencia de concordancia institucional en la ejecución de todos los procesos de la entidad, por tanto, la consideración de las mismas serán razonadas como un insumo fundamental en la proyección estratégica de la organización.

La formulación de acciones correctivas y preventivas frente a las evaluaciones de los Sistemas de Control Interno, serán consideradas como estratégicas en el éxito de la gestión de la organización, por tanto, el nivel directivo asumirá con compromiso y responsabilidad la ejecución eficaz, eficiente y oportuna de las mismas.

Incluyen los relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, comunicación, disposición de recursos necesarios y revisiones por la Dirección. Incluye las acciones correspondientes a formular y evaluar el plan Estratégico y el Plan de Acción.



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1.1 PROCESO: GESTIÓN DE PLANEACIÓN INSTITIUCIONAL

1.1.1 PROCEDIMIENTO: GPI – 1. Plan estratégico

A. OBJETIVO: Dar cumplimiento a los propósitos de la entidad por medio de

lineamientos de políticas institucionales.

B. DEPENDENCIA: Despacho del Personero

C. RELACIONES: Procedencia: se definen las líneas y los objetivos estratégicos para el cuatrienio de acuerdo a la misionalidad de la Entidad. Salida: documento

D. FORMATOS: No existen formatos para este procedimiento.

E. INFORMES: Se rinde un informe de gestión anual sobre la operacionalizacion del Plan Estratégico contenido en el plan de acción de la vigencia al Concejo Municipal.

F. RIESGOS Y CONTROLES:

Riesgos:

Que no se prevea el presupuesto necesario para ejecutarlo.

No se cuente con el personal idóneo para ejecutar las acciones que se proyectan. Controles:

Análisis del comportamiento de ingresos de la q entidad para presupuestal en base real el plan estratégico.

Revisión y ajuste de la planta de personal necesaria con respecto al presupuesto.

G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD

1 Personero Se definen las líneas y los objetivos estratégicos para el cuatrienio, con respecto a la misionalidad de la institución.

2 Se Elabora el documento.

3 Se Aprueba y se adopta el respectivo plan.

4 se socializa y se publica en la página web



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5 Se hace seguimiento del Plan Estratégico.

6 Se evalúa semestralmente

H. FLUJOGRAMA

PERSONERO

INICIO

Definir las líneas y los

objetivos estratégicos

Elaborar el

Documento

Se Adopta el

plan

Socializarlo y publicarlo

en la página web

Seguimiento del

Plan Estratégico

Se evalúa el

plan

FIN



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1.1 PROCESO: PROCESO GESTIÓN DE PLANEACIÓN INSTITIUCIONAL:

1.1.2 PROCEDIMIENTO: GPI – 2. Plan de Acción

A. OBJETIVO: Operacionalizar el plan estratégico en anualidades, teniendo en cuenta las necesidades identificadas de la comunidad.

B. DEPENDENCIA: Todas las dependencias

C. RELACIONES: Procedencia: Recolección de las actividades por áreas

(plan operativo de cada área) Salida: documento plan de acción anual

D. FORMATOS: No existen formaros para este procedimiento.

E. INFORMES: Informe de gestión anual al Concejo de las actividades desarrolladas por cada dependencia.


Riesgos:

Las actividades que se proyecten no se puedan llevar a cabo o por que la normatividad cambie o por que las personas involucradas en le proceso no dispongan de los recursos o de la capacidad para ejecutarlos Controles:

Revisión semestral al cumplimiento de metas y objetivos



1

Personero

Definir las actividades que se van a ejecutar respecto a los procesos de cada área para alcanzar las metas propuestas, en concordancia con la identificación de las necesidades de la comunidad.

2

Se definen y consolidan los compromisos de cada área y se escribe el documento institucional donde se recoge el plan operativo por dependencia para la respectiva anualidad.

3 Se define cronograma de trabajo.



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4 Se establecen los indicadores de cumplimiento del plan de acción.

5 Aprueba y adopta el respectivo plan.

6 se socializa y se publica en la página web.

7 Se hace seguimiento.

8 Se evalúa el Plan de acción.

H. FLUJOGRAMA

PERSONERO

INICIO

Definir las actividades de

los procesos de las áreas

Escribir el documento

Institucional

Se definen y consolidan

los compromisos

Definir cronograma de

trabajo

Establecer indicadores de

cumplimiento del plan de acción

Se Adopta el plan



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Seguimiento del

Plan Estratégico

Se evalúa el Plan

FIN

Socializarlo y publicarlo

en la página web



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1.1 PROCESO: PROCESO GESTIÓN DE PLANEACIÓN INSTITIUCIONAL

1.1.3 PROCEDIMIENTO: GPI – 3. Informe de Gestión

A. OBJETIVO: cumplir con el mandamiento de ley 136 del 1994 Artículo 178 numeral 9 a los Personeros Municipales.

B. DEPENDENCIA: Todas las dependencias

C. RELACIONES: Procedencia: recolección de información.

Salida: Presentación ante el concejo.


E. INFORMES: No se rinde informe en este procedimiento.

F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:

Que no se pueda recoger la información a tiempo.

Que los datos registrados no sean coherentes a la realidad.

Que se pierda información por que no se registra adecuadamente. Controles:

Cronograma de trabajo

Verificando la información solicitada

Tener mecanismos de control en la recolección de los estadísticos.



1

Personero

Semestralmente se recolecta la información, estadísticos de atención de cada una de las dependencias, paralelamente el comunicador va registrando en un archivo virtual las intervenciones del personero municipal en los diferentes ámbitos de su competencia.

2 Igualmente se incluye la información financiera, la información de talento humano y la información de control interno de la vigencia de informe.



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3 Se escribe el documento y se complementa con una presentación virtual que puede ser un video de las actividades realizadas.

4 Se envía el informe al concejo municipal y se espera citación para sustentarlo.

5 El Personero sustenta el Informe ante el Concejo.

6 Se evalúa

H. FLUJOGRAMA

PERSONERO OTRAS DEPENDECIAS

INICIO

Recolectar información y

los estadísticos

Información Financiera,

Talento Humano y

Control Interno

Sustentación del

Informe

Escribir el Documento y

presentación Virtual de las

Actividades realizadas

Enviar el Informe

(Concejo Municipal)

Se Evalúa

FIN



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1.1 PROCESO: PROCESO GESTIÓN DE PLANEACIÓN INSTITIUCIONAL

1.1.5 PROCEDIMIENTO: GPI – 4. Apoyo Interinstitucional

A. OBJETIVO: Incluye las acciones correspondientes al desarrollo y participación en los comités municipales, el trámite y envío de comisiones y al apoyo a otras instituciones en el desarrollo de sus labores misionales.

B. DEPENDENCIA: Despacho del Personero, División Derechos

Fundamentales, División Penal.

C. RELACIONES: Procedencia: citaciones, requerimientos, solicitudes de acompañamiento. Salida: asistencia o delegación


E. INFORMES: los de ley


Que no se agenden adecuadamente los compromisos

Que se crucen fechas de participación o asistencia a comités indelegables.

Controles:

Llevar un cronograma de compromisos

Identificar los compromisos indelegables



1

Personero

2

3



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4

5

H. FLUJOGRAMA

PERSONERO DIRECCION FINANCIERA



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1.2 PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS

1.2.1 PROCEDIMIENTO: GRF – 1. Formulación Plan Anual de Adquisiciones

A. OBJETIVO: Dirigir y proyectar todas las acciones de las diferentes dependencias encaminadas a la consecución de la misión de la Personería de Armenia, en especial ejercer las funciones de ordenador del gasto del presupuesto de la entidad, la competencia nominadora, art. 168 ley 136 de 1994, y dando cumplimiento a la Resolución No. 145 del 01 de octubre de 2015 por medio de la cual se ajusta y actualiza el Manual de Contratación de la Personería Municipal de Armenia

B. DEPENDENCIA: Despacho del Personero, Dirección Financiera

C. RELACIONES: Procedencia: Recolección de información.

Salida: Presentación ante el concejo.

D. FORMATOS:

E. INFORMES:


no hacer una evaluación objetiva de las necesidades

no cumplir con los cronogramas de trabajo

que se presente una contingencia que no se había presupuestado

Controles:

seguimiento al cumplimiento de los cronogramas de trabajo

hacer una lista de chequeo de necesidades



1 Todas las Áreas de la Entidad.

Reporte de necesidades a la Dirección Financiera

2 Coordinadores de Área

Reporte de necesidades a la Personería Auxiliar



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3 Dirección Financiera

Consolidación de las necesidades e inscripción en el Plan Anual de adquisiciones

4

Dirección Financiera

Una vez identificada la necesidad, cuando se conozca el bien, obra o servicio que la va a satisfacer, se debe identificar, usando el Clasificador de Bienes y Servicios de Colombia Compra.

5


Indicar el valor estimado del contrato, y el tipo de

recursos con cargo a los cuales la entidad los

pagará.


Establecer la modalidad de selección del contratista y la fecha aproximada en la cual la Entidad Estatal iniciará el proceso de contratación

7


Realizar las reuniones necesarias para la

implementación del Plan Anual de Adquisición,

dejando evidencias por medio de actas u otros

documentos que sirvan para evidenciar la

planeación del mismo.

8

Se solicita por parte del PERSONERO (A) Municipal de Armenia, al área financiera.

Solicitud del certificado de disponibilidad

presupuestal – CDP-

9

Expedido por parte de la Dirección Financiera

Expedición del certificado de disponibilidad presupuestal - CDP

10 Asesor Jurídico si existiere en la Entidad.

Elaboración de Estudios Previos, de acuerdo a las especificaciones recibidas de cada área solicitante.



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1.2.2 PROCEDIMIENTO: GRF – 2. ADMINISTRACION DEL SERVIDOR: Ejecutar mantenimiento preventivo y correctico del servidor de la entidad.

A. OBJETIVO: Garantizar el correcto funcionamiento del servidor de la entidad.

B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar - SISTEMAS

C. RELACIONES: Procedencia: Determinar los posibles riesgos y fallas.

Salida: Aplicar las respectivas correcciones.

D. FORMATOS: No existe formato algún para este procedimiento.

E. INFORMES: se rinde un informe mensual al supervisor del contrato y a la dependencia de personería auxiliar, de las actividades desarrolladas.


Trasmitir la energía estática a los diferentes dispositivos internos del servidor. Controles:

Usar como medida de prevención manilla antiestática.



1 Ingeniero de

Sistemas

Se apaga el equipo.

2 Se procede a destapar y extraer las partes internas.

3

Se utiliza el líquido limpiador de contactos y se usa

el blower para expulsar el polvo y otras suciedades

del interior de equipo.

4 Se ensamblan las partes internas y se tapa el



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equipo.

5 Se enciende el equipo.

6 Una vez encendido el equipo se verifica el correcto

funcionamiento del sistema.

7

Se utiliza el software para la eliminación de

archivos innecesarios como archivo temporales,

prefetch y se diagnostica el funcionamiento del

registro de Windows.

8

Se verifica el funcionamiento de las aplicaciones

instaladas, se actualizan componentes y se hace el

escaneo con el software antivirus.

9

Supervisor y

Personería

auxiliar

Entrega de informe del mantenimiento realizado

con soportes.

H. FLUJOGRAMA

SISTEMAS PERSONERIA AUXILIAR



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INICIO

Se apaga el equipo

Se utiliza el líquido

limpiador de contactos

Usa el blower para

expulsar suciedades

Entrega de informe del

mantenimiento

realizado

Se ensamblan las partes

internas

Se utiliza el software

(eliminación de archivos)

Prender equipo

Verificar correcto

funcionamiento del sistema

Verificación y

actualización

Se escanea (software

antivirus)

FIN



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1.2.3 PROCEDIMIENTO: GRF – 3. ASISTENCIA TECNICA: Brindar asistencia técnica en sistemas y redes a las diferentes dependencias cuando la entidad lo requiera.

1. OBJETIVO: Permitir el correcto funcionamiento de los equipos de cómputo

y la red de la entidad.

2. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar - SISTEMAS

3. RELACIONES: Procedencia: solicitud de alguna dependencia. Salida: Asistencia, diagnóstico y corrección de la falla.

4. FORMATOS: No existe formato alguno.

5. INFORMES: se rinde un informe al supervisor del contrato y a la

dependencia de personería auxiliar, de la actividad desarrollada.

6. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:

Que no exista inventario como plan de contingencia. Controles:

Crear el plan de contingencia de la entidad.

7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:


1 Ingeniero de

Sistemas

Solicitud verbal o virtual para acudir a la

dependencia solicitante.

2 Revisión, adecuación, diagnostico, corrección y

recomendaciones de la falla.

3 Si hubo un daño de hardware y/o software que

requiera cambio.

4 Secretaria de

despacho.

Solicitad el insumo requerido.



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5 Ingeniero de

sistemas

Si no requiere cambio ni de hardware y/o software

se aplica la corrección necesaria.

6

Supervisor y

Personería

auxiliar

Informe del proceso que se realizó.

FLUJOGRAMA


INICIO

Solicitud de asistencia

técnica (verbal o virtual)

Revisión, adecuación,

diagnostico, corrección y

recomendaciones de la falla

Capacitaciones

pertinentes del uso del

aplicativo.

Informes

mensuales de las

actividades

FIN



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1.2.4 PROCEDIMIENTO: GRF – 4. ASISTENCIA TECNICA: Realizar la actualización de las Hojas de vida de los equipos.

A. OBJETIVO: tener actualizados el inventario de equipos de cómputo de la entidad.

B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar – SISTEMAS.

C. RELACIONES: Procedencia: control de inventario.

Salida: crear y actualizar las hojas de vida de cada equipo.

D. FORMATOS: No existe formato alguno.

E. INFORMES: se rinde un informe al supervisor del contrato y a la dependencia de personería auxiliar, de la actividad desarrollada.


Que se presente falla en alguno de los equipos y no permita realizar su inventario. Controles:

Se hace un listado de insumos necesarios para reparación de los equipos que fallen.



1 Ingeniero de

Sistemas

Instalación del software PC auditor y el software

produtc key.

2 Guardar los datos arrojados por estos programas

en formato Pdf.

3 Imprimir el formato Pdf en cada equipo.

4 Supervisor y

Personería

Informe de las actividades que se llevan a cabo.



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auxiliar

H. FLUJOGRAMA


INICIO

Instalación del software PC

auditor y el software produtc

key

Guardar los datos

arrojados por estos

programas en formato Pdf

Imprimir el formato Pdf

en cada equipo.

Informe de las

actividades que

se llevan a cabo

FIN



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1.2.5 PROCEDIMIENTO: GRF – 5. ASISTENCIA TECNICA: Capacitar a los funcionarios en el manejo de sistemas de los programas acordes a su trabajo.

A. OBJETIVO: Capacitación para suplir las necesidades de los funcionarios.

B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar – SISTEMAS.

C. RELACIONES: Procedencia: diseñar temas y modelos de capacitación. Salida: Métodos de capacitación.

D. FORMATOS: formato pertinente sobre el cual se va dar la capacitación.

E. INFORMES: se rinde un informe al supervisor del contrato y a la

dependencia de personería auxiliar, de la actividad desarrollada.


No exista disposición y conocimientos necesarios para brindar capacitaciones requeridas por el personal.

Controles:

Personal competente y dispuesto a brindar las capacitaciones. G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:


1 Ingeniero de

Sistemas

Preparación de temas a exponer.

2 Acordar fecha y hora para la capacitación.

3 Se cumple con el proceso de capacitación a los

funcionarios de la entidad.

4 Se debaten ideas y se resuelven dudas.

5 Supervisor y

Personería

Informe de la actividad desarrollada.



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auxiliar

H. FLUJOGRAMA


INICIO

Preparación de temas a

exponer

Capacitación a los

funcionarios de la entidad

Se debaten ideas y se

resuelven dudas.

Informe de la

actividad

desarrollada

FIN



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1.3. PROCESO: GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN E IMAGEN INSTITUCIONAL

1.3.1 PROCEDIMIENTO: COM –1. Boletines

A. OBJETIVO: Realizar un boletín de prensa que permita difundir las actividades más importantes de la instituciones a los diferentes públicos.

B. DEPENDENCIA: Despacho del Personero

C. RELACIONES: Procedencia: Dependencias de la Personería

Salida: Envío de boletines por diferentes canales.

D. FORMATOS: Digital Correo electrónico. Digital aplicativo e-mail. Digital Página Web. Digital redes Sociales

E. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales se soportan con los diferentes formatos


Riesgos:

Falta de información de las dependencias hacia la oficina de comunicaciones para difundir la información

Poca claridad en los beneficios de informar a la comunidad

Falta de criterio para emitir información de las actividades relevantes

Ausencia de actividades por parte de las dependencias

Controles:

Permanente requerimiento de información a las dependencias relacionadas con sus actividades

Socializar constantemente los beneficios de la información oportuna

Difusión oportuna de la información para incentivar la cultura de la misma



1 Dependencias

Direccionamiento de información de las

actividades a realizar por parte de la

dependencia para ser difundidas



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2 Comunicaciones

Recepción de la información a difundir. Se da a

través de diálogo con el funcionario/contratista

de la dependencia y se establecen las

preguntas base de la información: Qué – Cómo

– Cuándo – Dónde – Quién – Por qué

3

A partir de esto se elabora una nota periodística

con los elementos distinguibles de la

información. Se utiliza un procesador de texto.

4

Se redacta toda la noticia con su respectivo

título. Luego se le pone el número del boletín, la

fecha y el año del consecutivo.

5

Se envía a la base de datos de correos

electrónicos de los Medios de Comunicación. Se

utiliza el correo

[email protected]

6

Se envía a la base de datos de correos

electrónicos de los usuarios de la entidad. Se

utiliza el aplicativo “emailing” instalado en

servidor de la página

www.personeriarmenia.gov.co

7

Se publica en la página web

www.personeriarmenia.gov.co sección

“noticias”.

8

Se publica el enlace de la noticia de la página

web en las redes sociales de la Entidad:

Facebook y Twitter

9 Personería

auxiliar

Se imprimen pantallazos de estos envíos y se

presentan en informe mensual.

mailto:[email protected]

http://www.personeriarmenia.gov.co/




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H. FLUJOGRAMA

COMUNICACIONES PERSONERIA AUXILIAR

Actividades a realizar

(DEPENDECIAS)

INICIO

Recepción de la

Información a Difundir

Elaboración de nota

Periodística

Redactar la noticia

observando las Políticas de

Comunicación

Enviar correos Electrónicos

(Entidad y Usuarios)

Publicar en la Página Web,

Redes sociales “Noticias”

FIN

Pantallazos e informe

mensual



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1.3 PROCESO: GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN E IMAGEN INSTITUCIONAL

1.3.2 PROCEDIMIENTO: COM – 2. Publicaciones en la Web

A. OBJETIVO: Publicar la información básica de la entidad en la página

www.personeriarmenia.gov.co

B. DEPENDENCIA: Despacho del Personero - Comunicaciones.

C. RELACIONES: Procedencia: Dependencias de la Personería Salida: Publicación en la Página Web.

D. FORMATOS: Información con formato HTML de la página web




Poca claridad en los beneficios de informar a la comunidad

Falta de criterio para emitir información de las actividades relevantes


Controles:


Socializar constantemente los beneficios de la información oportuna




1 Dependencias

Direccionamiento de información de las actividades

a realizar por parte de la dependencia para ser

difundidas con el requerimiento específico de en

dónde debe ser publicada.




Fecha: 27/01/2016

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2 Comunicaciones

Recepción de la información a difundir. Se recibe

en formato digital (correo electrónico o en medio

magnético).

3

A partir de esto se abre el administrador de

contenidos de la página web

(www.personeriarmenia.gov.co/usuario-admin), se

busca la sección en donde debe ser publicada la

información y luego se convierte la información al

formato html requerido.

4

Se publica la información y luego se abre la página

www.personeriarmenia.gov.co para verificar que la

información fue subida correctamente

5 Se toma pantallazo de la publicación y se envía por

correo electrónico o se imprime.

6 Luego se remite la prueba (virtual o física) a la

Dependencia

7 Personería

auxiliar

Se imprimen pantallazos de estos envíos y se

presentan en informe mensual.




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H. FLUJOGRAMA


Actividades a realizar

(DEPENDECIAS)

INICIO

Recepción de la

Información a Difundir

Convertir la información en

formato HTML requerido

Remitir la prueba a la

Dependencia

Enviar correo Electrónico e

Imprimir

Tomar pantallazo de la

publicación

FIN

Pantallazos e informe

mensual



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1.3.3 PROCEDIMIENTO: COM – 3. Diseños publicitarios

A. OBJETIVO: Realizar diseños publicitarios de acuerdo a las actividades

trazadas dentro del Plan de Acción de la personería de Armenia

B. DEPENDENCIA: Despacho del Personero - Comunicaciones.

C. RELACIONES: Procedencia: Dependencias de la Personería Salida: Diseños para imprimir.

D. FORMATOS: Diseños en PDF y Adobe Ilustrator





Falta de rubros dentro del presupuesto para impresos publicitarios

Controles:


Acordar en cada periodo las acciones de difusión requeridas por la Entidad



1 Dependencias Direccionamiento de información básica.

2 Comunicaciones

Recepción de la información a diseñar. Se recibe

en formato digital (correo electrónico o en medio

magnético).

3 Se realiza propuesta de diseño utilizando la

información básica suministrada por la



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dependencia.

4 Los diseños se realizan teniendo en cuenta la

imagen corporativa de la Entidad.

5 Se realiza un borrador que será revisado por el

Personero y por el encargado de la dependencia.

6

Después de esto se harán las modificaciones

respectivas y se pasa para aprobación final del

diseño.

7

Se utiliza la opción de “convertir a curvas” o “definir

contorno” para que no sea modificado al enviar

impresión.

8 Se envía por correo electrónico a la Empresa

encargada de imprimir los artes finales.

9

Al recepcionar los impresos se hace un proceso de

verificación para garantizar el cumplimiento de lo

requerido.

10

Después de esto se entregará a la dependencia los

impresos, o se administrarán para las diferentes

actividades.

11 Personería

auxiliar

Se pasan muestras de los impresos en el informe

mensual.



Fecha: 27/01/2016

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H. FLUJOGRAMA


Direccionamiento de

información básica

(DEPENDECIAS)

INICIO

Recepción de la

Información a Diseñar

Realizar un borrador para

revisión del Personero

Informe mensual de los

impresos

Modificar el diseño

Realizar propuesta de

diseño

FIN

Entregar los Impresos

a la Dependencia

Enviar por correo

electrónico para Imprimir

Verificar los impresos



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1.3.4 PROCEDIMIENTO: COM – 4. Administración de Sistema de PQRS Virtual

A. OBJETIVO: Administrar el sistema de PQRS de la página

www.personeriarmenia.gov.co disponible para los usuarios de la Entidad.

B. DEPENDENCIA: Despacho del Personero – Comunicaciones, Personería Auxiliar.

C. RELACIONES: Procedencia: Página Web, Enlace de Servicios al Ciudadano Salida: Respuesta al ciudadano.

D. FORMATOS: Información publicada en página web



Falta de uso de los ciudadanos de este servicio web

Digitación incorrecta de datos personales por parte de los ciudadanos (nombres, correo electrónico, teléfonos, etc.)

Demora en las respuestas a los ciudadanos por parte de la Entidad

Controles:

Permanente socialización a los ciudadanos del servicio de PQRS Web con el que cuenta la Entidad

Claridad en las instrucciones de uso para que los ciudadanos eviten cometer errores de digitación

Clarificación de los plazos de respuesta a cada una de las solicitudes enviadas



1 Ciudadanos Envío de Peticiones, quejas, reclamos y/o

solicitudes por parte de los ciudadanos a través

de la página www.personeriarmenia.gov.co ,




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Sección “Servicio al Ciudadano”

2 Comunicaciones Recepción de la PQRS a través del

Administrador de la Página Web

3 Impresión de la PQRS

4 Direccionamiento de la PQRS a la Secretaria

Ejecutiva

5 Secretaria

Ejecutiva

Recepción de la PQRS por parte de

Comunicaciones

6 Direccionamiento de la PQRS a la Dependencia

correspondiente

7 Dependencias Recepción de la PQRS y su debida tramitación

(respuesta al ciudadano)

8 Personería

auxiliar

Se imprime el Formulario de Reporte de las

PQRS y se entrega en el informe mensual



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H. FLUJOGRAMA

COMUNICACIONES SECRETARIA PERSONERIA

AUXILIAR

Recepción e Impresión de

las PQRS

INICIO

Recepción de las

PQRS

Informe mensual de

las PQRS

Direccionamiento de las

PQRS

FIN

Direccionamiento de

las PQRS a la

Dependencia

correspondiente



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 52 de 356



1.3.5 PROCEDIMIENTO: COM – 5. Documentación Fotográfica

A. OBJETIVO: Realizar cubrimiento fotográfico de las actividades realizadas

en la Entidad

B. DEPENDENCIA: Comunicaciones.

C. RELACIONES: Procedencia: Dependencias de la Personería Salida: Tomar fotografías.

D. FORMATOS: Fotografías tomadas por cámara digital en formato jpg




Falta de equipos para realizar fotografías y edición de las mismas

Controles:


Equipos específicos para la captura de imágenes



1 Dependencias Solicitud de cubrimiento fotográfico de las

actividades realizadas por la dependencia

2 Comunicaciones

Recepción de la solicitud de cubrimiento fotográfico

con la información básica (lugar, fecha, tipo de

actividad). Se hace de manera digital o verbal.

3 Realización de las fotografías de acuerdo a los

datos suministrados por la entidad.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 53 de 356


4

Edición de las fotografías tomadas. Elección de las

mejores capturas.

5 Almacenamiento en el archivo digital de

comunicaciones

6 Publicación en la página web de las mejores

fotografías al igual que en redes sociales

7 Personería

auxiliar

Impresión de dos fotografías como evidencia del

cubrimiento de la actividad para anexar al informe

mensual.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 54 de 356


H. FLUJOGRAMA


Solicitud de cubrimiento

fotográfico (DEPENDECIAS)

INICIO

Recepción de la solicitud

de cubrimiento fotográfico


impresos

Edición de las fotografías

tomadas

Realización de las

fotografías

FIN

Almacenamiento en el

archivo digital

Publicación en la página

web de las fotografías



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 55 de 356



1.3.6 PROCEDIMIENTO: COM – 6. Elaboración de discursos

A. OBJETIVO: Redactar discursos protocolarios para representar a la Entidad

en eventos y actividades

B. DEPENDENCIA: Comunicaciones.

C. RELACIONES: Procedencia: Personero Salida: Discurso impreso.

D. FORMATOS: Escrito impreso en hojas tamaño carta



Falta de claridad sobre los propósitos de la actividad o evento

Controles:

Documentación precisa sobre los objetivos y temáticas de la actividad o

evento



1 Personero Solicitud verbal para la realización de un discurso

protocolario

2 Comunicaciones

Recepción de la información básica para la

elaboración del documento (nombre del evento,

propósito, lugar, invitados, etc)

3 Investigación documental para profundizar en el

tema a tratar.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

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4 Realización de borrador del discurso

5 Impresión del borrador del discurso para

aprobación del Personero

6 Personero Lectura del documento y observaciones

7 Comunicaciones Inclusión de las observaciones realizadas.

Impresión del discurso final para el Personero

8 Personería

auxiliar

Se imprime copia del discurso y se anexa al

informe mensual.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 57 de 356


H. FLUJOGRAMA


Solicitud verbal para realzar discurso

protocolario (DEPENDECIAS)

INICIO

Recepción de la

información básica


impresos

Impresión del Discurso

final

Investigación documental para

profundizar en el tema

FIN

Aprobación del Discurso

PERSONERO

Publicación en la página

web de las fotografías

Borrador del Discurso



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 58 de 356


1.3 PROCESO: GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN E IMAGEN INSTITUCIONAL - ESTRATEGIA GOBIERNO EN LINEA

1.3.7 PROCEDIMIENTO: COM – 7. Apoyar al comité en la revisión de los elementos faltantes de acuerdo al manual 3.1 del GEL (Gobierno en Línea) y efectuar el correspondiente dictamen para su implementación, incluyendo estas recomendaciones en el acta mensual del Comité de Gobierno en Línea.

A. OBJETIVO: Dar cumplimiento a la directriz de gobierno en línea.

B. DEPENDENCIA: Despacho Personero – Sistemas

C. RELACIONES: Procedencia: revisar los elementos faltantes de la directriz de acuerdo al manual. Salida: Efectuar el adecuado funcionamiento de cada fase.

D. FORMATOS: No existe formato alguno.


F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: no existen riesgos en la ejecución de este proceso.



1 Ingeniero de

Sistemas

Analizar las seis bases que componen el manual de

gobierno en línea.

2

Se empezara a ejecutar la implementación de la

información de cada fase del manual del gobierno

en línea.

3 Se toman como modelos entidades que están más

avanzadas en el tema.

4 Supervisor y

Personería

Informe del proceso que se realizó.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 59 de 356


auxiliar

H. FLUJOGRAMA


INICIO

Analizar las seis bases que

componen el manual de

gobierno en línea

Implementación de la

información de cada fase

del manual del gobierno

en línea.

Toman como modelos

entidades que están

más avanzadas en el

tema

Informe del proceso

que se realizó

FIN



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 60 de 356


1.3 PROCESO: GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN E IMAGEN INSTITUCIONAL - ESTRATEGIA GOBIERNO EN LINEA

1.3.8 PROCEDIMIENTO: COM – 8. Publicar la información legalmente requerida de la contratación que realice la entidad (en los portales de SECOP Y COVI).

A. OBJETIVO: Cumplir con los lineamientos de ley para publicar la información de la contratación realizada en la entidad.

B. DEPENDENCIA: Despacho del Personero – Sistemas.

C. RELACIONES: Procedencia: recepción de los contratos en medio físico.

Salida: Escaneo y publicación de los contratos.

D. FORMATOS: formato SECOP y COVI.



Que los portales SECOP y COVI estén inaccesibles.

Que el servicio de internet no esté funcionando en la entidad.

Escáner fuera de servicio.

Controles:

Se acude a las líneas de soporte técnico del SECOP y COVI.

Se solicitad soporte técnico a las líneas telefónica del proveedor del servicio de internet de lo contrario se debe buscar la alternativa de acceso a internet por otros medios.

Se obtiene otro medio de escaneo.



1 Ingeniero de

Sistemas

Verificar la información del contrato.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

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2 Escanear el total de páginas que conforman el

contrato.

3 Ingresar a los respectivos portales con los datos de

acceso de la entidad.

4 Diligenciar el formato que se encuentra en la

página de ambos portales.

5 Adjunto el contrato previamente escaneado.

6

Supervisor y

Personería

auxiliar

Informe del proceso de publicación en el SECOP y

COVI.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 62 de 356


FLUJOGRAMA


INICIO

Verificar la información del

contrato

Escanear el total de páginas

que conforman el contrato en

línea.

Ingresar a los respectivos

portales tema

Informe del

proceso que se

realizó

Diligenciar el formato que se

encuentra en la página de

ambos portales

Adjunto el contrato

previamente escaneado

FIN



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 63 de 356


1.4 PROCESO: GESTIÓN DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

1.4.1 PROCEDIMIENTO: GAC – 1. VENTANILLA UNICA VIRTUAL - ATENCION AL USUARIO

A. OBJETIVO: Realizar la creación y/o el registro de los usuarios que soliciten el servicio de la Personería Municipal de Armenia, en la Ventanilla Única Virtual siguiendo las instrucciones de la Resolución 100 del 03 de junio de 2015, por medio de la cual se establecen las normas generales para la administración de las comunicaciones oficiales y gestión del servicio al ciudadano a través de la Ventanilla Única.

B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar

C. RELACIONES: Procedencia: solicitud del usuario

Salida: remisión al funcionario responsable.

D. FORMATOS: El registro de los usuarios se realiza mediante un aplicativo obtenido por la entidad para el manejo de los mismo, y/o en caso de emergencia se utiliza una guía de atención que es diligenciada de forma manual

E. INFORMES: Se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla


Riesgos:

Falla en la creación del usuario por digitación errónea de sus datos personales, lo que no permita la identificación plena del solicitante.

Falla en el servicio de energía de la entidad que no permita el registro en el aplicativo

Falta de mantenimiento en las redes de la entidad que provoquen perdida de información.

Controles:

Verificación por medio del funcionario de los datos consignados en la ventanilla única virtual.

Utilización de las guías para la recolección de los datos de los usuarios.

Realizar las copias de seguridad del aplicativo que permitan la recuperación de la documentación en caso de fallas.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

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1 Ventanilla única

virtual

Solicitud de atención del Usuario.

2

Escucha la necesidad del usuario para determinar

si es competencia o no de la personería municipal

de armenia.

3

En caso de no ser competencia de la personería

municipal se le explica por qué no es competencia

de la entidad y se le indica a que ente se debe

dirigir.

4

En caso de ser competente se diligencia en el

aplicativo los datos personales pertenecientes al

usuario (nombre, cedula, dirección y teléfono).

5 Se remite a la dependencia y funcionario

responsable la solicitud del usuario.

6 Rinde un informe mensual sobre los registros de

atención a Personería Auxiliar.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 65 de 356


H. FLUJOGRAMA

VENTANILLA UNICA

INICIO

Escuchar la necesidad del

usuario

Determinar si es

competencia de

la entidad

Diligenciar en el

aplicativo los datos

personales del usuario

SI

NO

Indicar a que ente

se debe dirigir

Remitir a la Dependencia y

funcionario correspondiente

Informe mensual

(personería Auxiliar)

FIN



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 66 de 356



1.4.2 PROCEDIMIENTO: GAC – 2. VENTANILLA UNICA VIRTUAL Recepción y radicación de comunicaciones oficiales externas recibidas

A. OBJETIVO: Radicar la correspondencia recibida y direccionarla al funcionario y/o dependencia correspondiente siguiendo las instrucciones de la Resolución 100 del 03 de junio de 2015 y la Guía de Gestión Documental y Comunicaciones Oficiales (I – PGD – 001).


C. RELACIONES: Procedencia: entrega de correspondencia

Salida: remisión al funcionario responsable.

D. FORMATOS: aplicativo ventanilla única virtual

E. INFORMES: Se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla única virtual.


Riesgos:

Falla en el servicio de energía de la entidad que no permita el registro en el aplicativo

Falta de mantenimiento en las redes de la entidad que provoquen perdida de información Controles:

Utilización de las guías para la recolección de los datos de los usuarios.

Realizar las copias de seguridad del aplicativo que permitan la recuperación de la documentación en caso de fallas.



1 Ventanilla única

virtual

Recibir la correspondencia.

2 Escanear la correspondencia para su respectiva



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

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digitalización.

3 Radicación de la correspondencia

4 Remisión de la correspondencia al funcionario y/o

dependencia responsable de esta.

5 Personería

Auxiliar

Se rinde un informe mensual de la

correspondencia.

H. FLUJOGRAMA

VENTANILLA UNICA

INICIO

Recibo de la

correspondencia

Radicación de la

correspondencia

Escaneo de la

correspondencia

Remisión de la

correspondencia al funcionario

Informe mensual de la

correspondencia


FIN



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

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1.4.3 PROCEDIMIENTO: GAC – 3. VENTANILLA UNICA VIRTUAL Recepción y radicación de comunicaciones oficiales externas despachadas

A. OBJETIVO: Realizar un manejo ordenado y sistemático de la correspondencia recibida y despachada a entidades externas siguiendo las instrucciones de la Resolución 100 del 03 de junio de 2015, y la Guía de Gestión Documental y Comunicaciones Oficiales.

B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar C. RELACIONES: Procedencia: entrega de correspondencia

Salida: remisión al funcionario responsable. D. FORMATOS: aplicativo ventanilla única virtual.

Correspondencia Despachada: Contiene la siguiente información: fecha y hora de recibida y despachada, remitente, destinatario, numero de radicación interna, número de antecedente que la genero si existiere, dependencia de origen y firma del secretaria ejecutivo o de quien hace la entrega.

E. INFORMES: Se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla única virtual.


Riesgos:

Extraviar o refundir correspondencia.

No contestar o dar respuesta en forma incorrecta o inoportuna. Controles:

Estricta radicación de toda la correspondencia despachada. Analizar y determinar el grado de importancia o de urgencia que se debe

dar respuesta de la correspondencia para ser entregada de inmediato.



1 Funcionario Allega la correspondencia a la ventanilla única para que sea remitida a la entidad o usuario correspondiente.

Ventanilla Única

Virtual Escanear la documentación que se va a despachar para que quede como registro de correspondencia.

2 Radicar la correspondencia que se va a despachar que contenga (fecha, destinatario, dependencia de



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 69 de 356


origen, número de radicación original y copia de la comunicación).

3

Finalizando el día laboral se entrega la correspondencia a la auxiliar administrativa para que haga su correspondiente reparto del recibido a cada dependencia.

H. FLUJOGRAMA

VENTANILLA UNICA

INICIO

Recibo de la

correspondencia

Radicación de la

correspondencia

Escaneo de la

correspondencia

Entregar la correspondencia a

la auxiliar administrativa para

su reparto

Informe mensual de la

correspondencia


FIN



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 70 de 356



1.4.4 PROCEDIMIENTO: GAC – 4. MANTENIMIENTO VENTANILLA UNICA VIRTUAL: Ejecutar el mantenimiento del aplicativo de la ventanilla única virtual en la Personería Municipal de Armenia.

A. OBJETIVO: asegurar el correcto funcionamiento del aplicativo de la

ventanilla única virtual de la entidad.

B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar - SISTEMAS

C. RELACIONES: Procedencia: determinar las necesidades para el mantenimiento. Salida: Efectuar los procedimientos de mantenimiento de la ventanilla única virtual.

D. FORMATOS: Formato virtual de ventanilla única.

E. INFORMES: Se rinde un informe mensual al supervisor del contrato y a la dependencia de personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla virtual.


Que falle el equipo servidor donde está alojado el aplicativo.

Que falle la red de datos por la cual se comparte la información de la aplicación.

Que se estropee los archivos de la aplicación como tal.

Controles:

Se realizan los correspondientes Back Ups o copias de seguridad.

Verificar el funcionamiento de los nodos de la red.

Se realizan los correspondientes Back y se cuenta con el apoyo de los diseñadores de la aplicación.





Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

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1 Ingeniero de

Sistemas

Semanalmente se realiza una copia de seguridad

del aplicativo en el servidor y en el disco duro

externo.

2 Se actualiza la base de datos de usuarios del

aplicativo.

3

Supervisor y

Personería

Auxiliar

Se hace entrega mensual de los informes propios a

la actividad.

H. FLUJOGRAMA


INICIO

Se realiza copia de

seguridad semanal

(servidor y disco duro

externo)

Actualización de base

de datos

Informes

mensuales de las

actividades

FIN



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 72 de 356



1.4.5 PROCEDIMIENTO: GAC – 5. IMPLEMENTACIÓN VENTANILLA UNICA VIRTUAL: Ejecutar la Implementación del aplicativo de la ventanilla única virtual en la Personería Municipal de Armenia.

A. OBJETIVO: asegurar el correcto funcionamiento del aplicativo de la ventanilla única virtual de la entidad.

B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar - Sistemas C. RELACIONES: Procedencia: Determinar las necesidades para la

implementación. Salida: Efectuar los procedimientos de implementación de la ventanilla única virtual.

D. FORMATOS: Formato virtual de ventanilla única. E. INFORMES: se rinde un informe mensual al supervisor del contrato y a la

dependencia de personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla virtual.


Que falle el equipo servidor donde está alojado el aplicativo.

Que falle la red de datos por la cual se comparte la información de la aplicación.

Que se estropee los archivos de la aplicación como tal. Controles:

Se realizan los correspondientes Back Ups o copias de seguridad.

Verificar el funcionamiento de los nodos de la red.

Se realizan los correspondientes Back y se cuenta con el apoyo de los diseñadores de la aplicación.



1 Ingeniero de

Sistemas

Creación, actualización y eliminación de

(Dependencias, Cargos, Usuarios y Grupos de

Trabajo de la aplicación)

2 Designar los roles de las dependencias dentro del

aplicativo.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

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3 Se coordina y se brindan capacitaciones

pertinentes al uso del aplicativo.

4

Supervisor y

Personería

auxiliar

Informe de las actividades que se llevan a cabo.

H. FLUJOGRAMA


INICIO

Creación, actualización y

eliminación, aplicativo

ventanilla única virtual.

Designar los roles de

las dependencias

Capacitaciones

pertinentes del uso del

aplicativo.

Informes

mensuales de las

actividades

FIN



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 74 de 356


Los procesos misionales de la Personería Municipal de Armenia, buscan generar dinámicas con las organizaciones sociales para enfatizar en lo preventivo, la construcción de conocimiento, el manejo de instrumentos de alerta, defensa y protección, en un lenguaje comunitario y participativo.

La Personería Municipal de Armenia, promoverá el mejoramiento de sus procesos misionales, con base en la modernización institucional con la aplicación de nuevos modelos administrativos, organizacionales y comunicacionales y el apoyo de tecnologías de información de actualidad.

Se promoverá en Armenia el fortalecimiento de la cultura ciudadana mediante la capacitación en derechos fundamentales, mecanismos de participación y en aspectos básicos del derecho.

En el acompañamiento y/o intervención en las actuaciones administrativas y judiciales, se procurará el respeto de los derechos individuales y colectivos.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 75 de 356


2.1 PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES - ATENCION AL CIUDADANO

2.1.1 PROCEDIMIENTO: DDF – 1. Acción de Tutela (Salud, Pensión, Educación, Adulto Mayor, Tutelas Generales)

A. OBJETIVO: Realizar un documento de acción de tutela que permita proteger los derechos fundamentales vulnerados o en amenaza.

B. DEPENDENCIA: División Derechos Fundamentales. C. RELACIONES: Procedencia: ventanilla única por parte del usuario que lo

solicite. Salida: elaboración de la demanda de acción de tutela.

D. FORMATOS: Registro de atención en el aplicativo de Ventanilla Única Virtual.

E. INFORMES: Se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla


Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales.

Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad.

No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de derechos fundamentales.

Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes. Controles:

Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división.

Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de intermediarios.

El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público.

Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja, solicitud o reclamo.





Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

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1 Ventanilla única

virtual

Direccionamiento de usuarios a la Dependencia de

Derechos Fundamentales.

2 Derechos

Fundamentales

Entrega de pruebas ( fotocopias, cedula, derecho

de petición, tarjeta de identidad en caso de menor

de edad)

3 Revisión de documentos, que cumplan con los

requisitos.

4

A partir de esto se elabora la Acción de Tutela de

acuerdo a los Artículos 23 (Derecho a la

información), 29 (debido proceso), 44 (Violación a

los niños), 67,68 de la constitución política de

Colombia, código de infancia y adolescencia y la

1620 Ley de convivencia escolar, el Decreto 2591

de 1991, Articulo 86 de la Constitución Política de

Colombia.

5

Informar al usuario que la acción de tutela se debe

llevar al palacio de justicia, debe esperar diez días

hábiles para que el juez pronuncie el fallo.

6

Después del fallo, siempre el juez concede 6 días,

para que si la entidad demandada no se ha

pronunciado o dado solución; deba acudir

nuevamente a la Personería Municipal con copia

del fallo de la tutela, para dar realización al

incidente de desacato a la tutela.

7

Si no sale a favor debe presentarse en 3 días

hábiles después del fallo para impugnar la acción

de tutela.

8 Personería

Auxiliar

Constancia del proceso que se llevó a cabo.

H. FLUJOGRAMA



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

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DERECHOS FUNDAMENTALES USUARIO PERSONERIA

AUXILIAR

INICIO

Direccionamiento de todos los

usuarios (ventanilla única) Entrega de

pruebas

Revisión de la

Documentación

(Requisitos)

Elaboración de Acción

de Tutela

Llevar al palacio de

justicia (10 días

hábiles-fallo del Juez)

FIN

Informe del

proceso (mensual)

Si la parte

demandada no se

pronuncia

Incidente de

Desacato

Copia del

fallo de la

tutela



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

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2.1.2 PROCEDIMIENTO: DDF – 2. Derecho de Petición (Servicios Públicos domiciliarios, Sisben, Pensión, Educación, Salud, Derechos generales).

A. OBJETIVO: proteger el derecho a la información.

B. DEPENDENCIA: División Derechos Fundamentales.

C. RELACIONES: Procedencia: ventanilla única por parte del usuario que lo solicite. Salida: Elaboración del Derecho de Petición.

D. FORMATOS: Registro de atención en el aplicativo de Ventanilla Única

Virtual.

E. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las

actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla

virtual.


Riesgos:

Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para

prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales.

Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados

en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la

atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad.

No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de

derechos fundamentales.

Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen

ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes.

Controles:

Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad

que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 79 de 356


Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio

que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de

intermediarios.

El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los

servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público.

Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y

que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja,

solicitud o reclamo.



1 Ventanilla única

virtual



2 Derechos

fundamentales

Entrega de pruebas (fotocopias, cedula, tarjeta de

identidad en caso de menor de edad, documentos,

recibos).

3 Revisión de documentos, que cumplan con los

requisitos.

4

A partir de esto se elabora el derecho de petición,

para ello se aplica el articulo 23 derecho a la

información de la constitución política de Colombia.

5

El derecho de petición se realiza con el nombre

completo de la entidad donde se va a dirigir,

dirección, narración de los hechos, hacer bien la

pretensión, notificaciones detalladas, anexos y

firma del solicitante.

6

Se le informa al usuario que debe enviarlo a la

entidad correspondiente, debe esperar 15 días

hábiles la respuesta, en caso de no obtener su

respectiva respuesta debe acercase nuevamente a

la Personería Municipal para la elaboración de la

acción de tutela, para proteger el derecho

fundamental a la información.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

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7 Personería

auxiliar

Entrega de la constancia del proceso que se llevó a

cabo.

LEYES QUE LOS RIGEN

Servicios públicos domiciliarios: ley 142 del 1094, ley 1480 del 2011 y estatuto de protección al consumidor.

Sisben: Artículo 23 de la Constitución Política de Colombia.

Pensión: Articulo 11-13-2346-48-49-50 de la Constitución Política de Colombia.

Educación: La Ley general de Educación 115 de 1994, el Código de Infancia y Adolescencia Ley 1098 del 2006, Ley 1620 convivencia Escolar y Articulo 44 de la Constitución Política de Colombia.

Salud: La Constitución Política de Colombia, Decretos Reglamentarios, la Ley 1616 Salud mental. La Ley 1618 Estatutaria de Policita Publica de personas en condiciones de discapacidad.

Derechos generales: Constitución Política de Colombia y el Código Contencioso Administrativo



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

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H. LUJOGRAMA

DERECHOS

FUNDAMENTALES USUARIO

PERSONERIA

AUXILIAR

INICIO


usuarios (ventanilla única) Entrega de

pruebas

Revisión de la

Documentación

(Requisitos)

Elaboración Derecho

de Petición

Enviarlo a la

entidad

correspondiente (15

días hábiles)

Si no responden-

Dirigirse nuevamente

a la Personería

Elaboración Acción de

Tutela

Constancia del

proceso que se

llevó a cabo



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 82 de 356



2.1.3 PROCEDIMIENTO: DDF – 3. Incidentes de Desacato

A. OBJETIVO: Proteger al usuario de que se Garanticen sus derechos Fundamentales al fallo dado por el Juez de Tutela.

B. DEPENDENCIA: División Derechos fundamentales.

C. RELACIONES: Procedencia: ventanilla única por parte del usuario que lo solicite. Salida: Elaboración del incidente de Desacato.


E. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla virtual.


Riesgos:










Controles:





intermediarios.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 83 de 356






1 Ventanilla Única

virtual

Direccionamiento de usuarios a la Dependencia

de Derechos Fundamentales.

2 Usuario Debe traer el fallo de la tutela para determinar el

incumplimiento del mismo.

3 Derechos

Fundamentales

Revisión de documentos, se procede a elaborar el

documento de acuerdo al Decreto 25 91, Articulo

52-53.

4

En el documento a realizar debe contener el

nombre del juzgado al que va dirigido, nombre del

usuario, cedula, dirección, teléfono; colocar en el

oficio textualmente el fallo que dio el juez y firma

del usuario y por ultimo definir qué es lo que se

está incumpliendo.

5 Personería

auxiliar Constancia del proceso que se llevó a cabo.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 84 de 356


H. FLUJOGRAMA

DERECHOS

FUNDAMENTALES USUARIO

PERSONERIA

AUXILIAR

INICIO


usuarios (ventanilla única) Fallo de la

Tutela

Revisión de la

Documentación

Elaborar documento

de acuerdo al Decreto

25 91, Art 52-53

Constancia del

Proceso

FIN



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 85 de 356



2.1.4 PROCEDIMIENTO: DDF – 4. Amparo de Pobreza (mediadores)

A. OBJETIVO: Asignar un abogado para que los represente ante un juzgado, para inicio de demanda.


C. RELACIONES: Procedencia: Ventanilla única por parte del usuario que lo

solicite. Salida: Elaboración del documento de Amparo de pobreza.


Virtual.



virtual.


Riesgos:










Controles:





intermediarios.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 86 de 356









1 Ventanilla única

virtual



2 Derechos

Fundamentales

Primero debe verificar que la persona sea nivel

1-2 máximo 3 en el Sisben

3 Usuario Debe traer dos testigos por escrito con dirección,

teléfono, numero de la cedula.

4 Derechos

Fundamentales

Se elabora el documento basándose en el

artículo 160-161 código procedimiento civil

haciendo referencia al juzgado correspondiente

(laboral, reparto, familia reparto y civil reparto).

5 Se informa que debe llevarlo al palacio de

justicia

6 Personería




Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 87 de 356


H. FLUJOGRAMA


AUXILIAR

INICIO


usuarios (ventanilla única)

Traer dos testigos por

escrito con dirección, teléfono, numero de

la cedula.

Verificar que el usuario sea

nivel 1,2 máximo 3 en el

Sisben

Se elabora el documento

basándose en el Art 160-

161 C.P.C haciendo

referencia al juzgado

correspondiente

Información al usuario

referente al documento

Constancia del

Proceso

FIN



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 88 de 356



2.1.5 PROCEDIMIENTO: DDF – 5. Impugnación Acciones de Tutela (falla)

A. OBJETIVO: Proteger los Derechos Fundamentales en caso de que la

Tutela sea negada.


C. RELACIONES: Procedencia: ventanilla única por parte del usuario que lo solicite. Salida: Elaboración de la Impugnación de Tutela.


Virtual.



virtual.











Controles:





intermediarios.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 89 de 356









1

Ventanilla única

virtual



2 Derechos

fundamentales

Revisar copia del fallo de la tutela y que cumplan

con todos los documentos.

3 Realizar la impugnación a ese fallo, con su

respectiva documentación e información.

4 Hacerle saber al usuario que debe llevar el

documento al juzgado donde fallo la tutela.

5 Personería




Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 90 de 356


H. FLUJOGRAMA


AUXILIAR

INICIO



Fallo de la

Tutela

Revisar el fallo de

la Acción de Tutela

Realización de

Impugnación del fallo

Constancia del

Proceso

Información al

usuario referente al

Documento

FIN



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 91 de 356


2.1. PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES - ATENCION AL CIUDADANO 2.1.6 PROCEDIMIENTO: DDF – 6. Seguimiento derecho de petición

A. OBJETIVO: Derecho a la información.


C. RELACIONES: Procedencia: Ventanilla única por parte del usuario que lo solicite. Salida: Se remite con oficio de la personería a la entidad correspondiente.


Virtual.











ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes

Controles:





intermediarios.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 92 de 356









1 Ventanilla única

virtual



2 Derechos

fundamentales

Seguimiento al derecho de petición, remitiendo a la

entidad correspondiente con papelería membretada

de la oficina, numero consecutivo, departamento

división fundamental 302 y el numero consecutivo

correspondiente, firmado por el funcionario

3 Informamos al usuario que ya se dio trámite a la

queja o reclamo a la entidad.

4 Una vez recibe la respuesta se le notificara.

5 Personería




Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 93 de 356


H. FLUJOGRAMA

DERECHOS FUNDAMENTALES PERSONERIA AUXILIAR

INICIO



Seguimiento al Derecho

de Petición

Remitiendo a la

entidad

correspondiente

Notifica la

Respuesta

Se informa al usuario

que ya se dio trámite

a la queja

Constancia del

proceso

FIN



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 94 de 356



2.1.7 PROCEDIMIENTO: DDF – 7. Recursos en Reposición en Subsidio de Apelación.

A. OBJETIVO: Proteger el derecho fundamental a un debido proceso.


C. RELACIONES: Procedencia: Ventanilla única por parte del usuario que lo solicite. Salida: Elaboración del documento final.


Virtual.



Riesgos:










Controles:





intermediarios.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 95 de 356






1 Ventanilla única

virtual



2 Derechos

fundamentales

Revisar las pruebas de la respuesta negativa del

usuario.

3

Se realiza un breve resumen de los hechos, se

explica por qué no está de acuerdo con la

determinación dada, basándose en el artículo 50 de

código contencioso administrativo.

4 Interponer el derecho a la defensa.

5 Informar al usuario que debe remitir el documento a

la entidad correspondiente.

6 Personería

auxiliar




Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 96 de 356


H. FLUJOGRAMA

DERECHOS FUNDAMENTALES PERSONERIA AUXILIAR

INICIO



Revisar las pruebas de la

respuesta negativa del

usuario

Se realiza un breve resumen

de los hechos, se explica por

qué no está de acuerdo

Informar al usuario que

debe remitir el documento

a la entidad

Constancia del

Proceso

FIN



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 97 de 356



2.1.8 PROCEDIMIENTO: DDF – 8. Asesorías Jurídicas

A. OBJETIVO: Asesorar a la personas dependiendo de su necesidad (Familia, Civil, Comercial, Laboral, Salud, Sisben, Pensión, Adulto Mayor).


C. RELACIONES: Procedencia: ventanilla única por parte del usuario que lo

solicite. Salida: Indicar al usuario donde debe dirigirse.


Virtual.



virtual.


Riesgos:










Controles:





Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 98 de 356




intermediarios.





1 Ventanilla única

virtual



2 Derechos

fundamentales

No genera documento ya sea porque se

soluciona el problema por diferentes medios o

porque no es competencia, entonces se remite

al área correspondiente.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 99 de 356


H. FLUJOGRAMA

DERECHOS FUNDAMENTALES

INICIO



Atención

al Usuario

SI

NO

Solucionar el

problema por

diferentes

medios

No es

competencia

(se Remite)

FIN



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 100 de 356


2.1 PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES - RELACIONES CON OTRAS ENTIDADES

2.1.9 PROCEDIMIENTO: DDF – 9. Manuales de Convivencia

A. OBJETIVO: Revisar todos los manuales de las instituciones públicas y privadas de la ciudad.


C. RELACIONES: Procedencia: ventanilla única por parte del usuario que lo

solicite. Salida: Institución Educativa correspondiente.


Virtual.



virtual.


Riesgos:










Controles:





Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 101 de 356




intermediarios.





1

Derechos

fundamentales

Solicita a las instituciones educativas, allegar los

manuales de convivencia con el fin de verificar que

si están cumpliendo con la ley general de

educación 115 de 1994 con la constitución política

de Colombia, el código de infancia, adolescentes y

el reglamento 1620 ley de convivencia escolar.

2 Estudiar y dar sugerencias para tomar en cuenta.

3 En caso de no estar al día se devuelve para sus

respectivas correcciones.

4

Se mira que cumplan con la reglamentación actual,

que se respete un debido proceso, defensa de los

derechos fundamentales de la constitución política

de Colombia.

5

Cuando el manual de convivencia este corregido se

le da la aprobación de este, por el ministerio

público.

6 Personería




Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 102 de 356


H. FLUJOGRAMA


INICIO

Solicitar a las Instituciones Educativas,

allegar los manuales de convivencia

Reglamentación

Actual

SI

NO

Verificar que cumplan

con la Ley estipulada

Estudiarlos y dar

sugerencias de mejora

Se devuelve

para sus

Correcciones

Se aprueba

Constancia de la

Revisión y

corrección de los

Manuales

FIN



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 103 de 356


2.1 PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES - RELACIONES CON OTRAS

ENTIDADES

2.1.10 PROCEDIMIENTO: DDF – 10. Capacitaciones

A. OBJETIVO: Capacitar a la comunidad en protección, promoción de los Derechos Fundamentales.


C. RELACIONES: Procedencia: Ventanilla única por parte del usuario que lo

solicite. Salida: Capacitaciones a la Comunidad en general.

D. FORMATOS:

Listado de Asistencia (F – PGD – 002).



Riesgos:










Controles:





Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 104 de 356




intermediarios.





1 Ventanilla única

virtual



2 Derechos

fundamentales

Elaboración de oficios para la convocaría de las

diferentes capacitaciones a realizar.

3 Realización de los talleres, diapositivas y folletos

del tema a socializar.

4 Acudir a la entidad o comunidad convocada para el

desarrollo de la actividad programada.

5 Personería

auxiliar




Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 105 de 356


H. FLUJOGRAMA


INICIO



Elaboración de oficios para la

convocaría de las diferentes

capacitaciones a realizar

Acudir a la entidad

convocada para el desarrollo

de la actividad

Realizar (talleres,

diapositivas y folletos del

tema a socializar)

Constancia de

Asistencia

FIN



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 106 de 356


2.1 PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES – RELACIONES CON OTRAS ETRAS ENTIDADES

2.1.11 PROCEDIMIENTO: DDF – 11. Diplomado Personeros Estudiantiles

A. OBJETIVO: Capacitar a los personeros estudiantiles en Derechos Humanos, para que ejerzan una buena labor.


C. RELACIONES: Procedencia: Convocatoria de los estudiantes.

Salida: Graduación de los estudiantes.

D. FORMATOS:

Listado de Asistencia (F – PGD – 002).












Controles:





intermediarios.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 107 de 356






1

Derechos

fundamentales

Una vez elegidos los personeros estudiantiles, se

convocan para informales del diplomado, convenio

con la Secretaria de Educación, la Edeq y la

Universidad la Gran Colombia esta última certifica

el diplomado.

2 Agenda de trabajos a realizaren, temas, asistencia.

3 Personería




Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 108 de 356


H. FLUJOGRAMA


INICIO

Cuando los Personeros

Estudiantiles ya están Ejercidos

Se convocan para el Diplomado

Cronograma de trabajo

Constancia del

Proceso

FIN



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 109 de 356


2.1 PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES - RELACIONES CON OTRAS ENTIDADES

2.1.12 PROCEDIMIENTO: DDF – 12. Elección de Junta Directiva Personero estudiantil.

A. OBJETIVO: Elegir la Junta Directiva Personero estudiantil.


C. RELACIONES: Procedencia: convocatoria de los Personero Estudiantiles. Salida: Elección de la junta Directiva.

D. FORMATOS:

Listado de Asistencia (F – PGD – 002)

Conformación de la Junta Directiva.












Controles:

encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad que nos

permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 110 de 356




intermediarios.





1 Derechos

Fundamentales

Una vez que son elegidos se convocan y se hace

una integración, para informarles que deben de

tener propuestas para ser elegidos en los cargos

de presidente, vicepresidente, secretario, fiscal y

vocal

2 Personería




Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 111 de 356


H. FLUJOGRAMA


INICIO

Se convocan a los

Personeros Elegidos

Se les hace una

Integración

Informarles que deben de tener

propuestas para ser elegidos

(presidente, vicepresidente,

secretario, fiscal y vocal)

Constancia del

Proceso FIN



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 112 de 356


2.1 PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES-VICTIMAS

2.1.13 PROCEDIMIENTO: DDF – 13. Atención a victimas

A. OBJETIVO: Asistir a las víctimas en cumplimiento en lo estipulado en la Ley 1448 de 2011 y sus Decretos reglamentarios.

B. DEPENDENCIA: División Derechos Fundamentales

C. RELACIONES: Procedencia: declaración

Salida: Entrega de la declaración a la unidad Victimas (UARIV)

D. FORMATOS: FUD (Formulario Único Declaración de solicitud de inscripción en el registro único de Victimas RUV)

E. INFORMES: Se rinde informe mensual a la personería Auxiliar de las actividades desarrolladas.


No existe privacidad que garantice la confidencialidad de los usuarios.




Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes.

Controles:

Ambiente privado.






Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 113 de 356





1 Ventanilla única

virtual Direccionamiento de los usuarios a la dependencia.

2 Victimas

Entrevista previa para conocer la situación del usuario y orientarlo sobre el proceso.

3 Identifican los hechos victimizantes a declarar.

4 Se rinde la declaración

5 Se entrega comprobante de la solicitud con su respectivo consecutivo FUD.

6

Después se envían las Declaraciones de solicitud de inscripción en el registro único de victimas (RUV), después se entrega las declaraciones a la unidad de victimas (UARIV).

7

Se hace remisión al ente territorial de la solicitud de ayuda inmediata que manifiesta requerir el declarante siempre y cuando se encuentre en las condiciones de la Ley para acceder a esta ayuda y la alcaldía, determina si la entregan o no.

8 UARIV

Ellos deciden si la solicitud de registro es aceptada o no.

9 Victimas

Si la solicitud es aceptada y el ministerio público conoce de este acto administrativo y considera que la inclusión no se ajustó a lo establecido en la Ley podrá recurrir la resolución y solicitar que no se incluya a esa persona en el RUD.

10 Se archivan los procesos realizados.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 114 de 356


H. FLUJOGRAMA

VICTIMAS UARIV

INICIO

FIN

Direccionamiento del Usuario

(Ventanilla Única)

Entrevista previa con el

usuario

Identificar los hechos

victimizantes a declarar

Enviar declaraciones de

solicitud en el RUV

Aceptar solicitud

Se Oponer si no cree

necesario

Se archivan

los

procesos



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 115 de 356



2.1.14 PROCEDIMIENTO: DDF – 14. Información externa con entidades SNARIV (sistema Nacional de atención y reparación integral a las victimas) y no SNARIV de acuerdo la ruta establecida entre las entidades y conforme a los acuerdos de cooficialidad suscrito.

A. OBJETIVO: Fortalecer y complementar los procedimientos de otras entidades y los de la misma entidad.

B. DEPENDENCIA: División Derechos Fundamentales

C. RELACIONES: Procedencia: Solicitud verbal o escrita

Salida: Brindar la información por el medio más idóneo.


E. INFORMES: Se rinde informe a la entidad SNARIV cuando lo requieran.


Violar acuerdos de confidencialidad y violar la privacidad e intimidad de las víctimas.

Dejar de proporcionar la información necesaria y de beneficio para la victima por garantizar la reserva.

Controles:

Tener un soporte que sustente la necesidad de brindar la información.



1 Victimas

Solicitar y/o suministrar información para dar trámite a otro procedimiento.

2

Se utiliza la información para lo requerido.

3 Se archivan los procesos de la información solicitada.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 116 de 356


H. FLUJOGRAMA

VICTIMAS

INICIO

FIN

Solicitar información para dar

trámite a otro procedimiento

Utilizar la Información

requerida

Se archivan

los

procesos



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 117 de 356



2.1.15 PROCEDIMIENTO: DDF – 15. Participación efectiva de las víctimas.

A. OBJETIVO: Ejercer la secretaria técnica de la mesa Municipal de víctimas.

B. DEPENDENCIA: División Derechos Fundamentales, División Penal

C. RELACIONES: Procedencia: Ley 1448 y el Decreto 4800 del 2011 Salida: conformación de la mesa Municipal de Victimas

D. FORMATOS: Inscripción de las organizaciones de victimas

Formato Acta de Reunión y/o Comitè (F - PGD – 001)

Listado de Asistencia (F – PGD – 002)

E. INFORMES: Se rinde informe en la mesa de justicia transicional y cuando alguna entidad SNARIV lo requiera.


No dar cumplimiento a las disposiciones legales frente a la participación efectiva de las víctimas.




Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes. Controles: Garantizar la participación efectiva de las victimas dando cumplimento a las leyes que regulan el tema y a las directrices de entidades relacionadas.





Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 118 de 356






1 Victimas

Realizar las inscripciones de las organizaciones de víctimas del nivel municipal.

2 Realizar las elecciones de los representantes de las víctimas de la mesa Municipal.

3 Conformar la mesa municipal de víctimas

4 Convocar a las reuniones de la mesa de víctimas y levantar la respectiva acta.

5 Ejercer la secretaria técnica de la mesa de justicia transicional.

6 Fortalecer las organizaciones de víctimas por medio de capacitaciones, acompañamientos entre otros.

7 Archivar los procesos realizados.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 119 de 356


H. FLUJOGRAMA

VICTIMAS

INICIO

FIN

Realizar las Inscripciones de las

organizaciones de Victimas

Realizar las Elecciones de los

representantes

Conformar la Mesa Municipal

Realizar Acta de la

reunión

Ejercer la secretaria técnica de la

mesa de justicia transicional

Se archivan

los

procesos

Fortalecer las organizaciones de

victimas



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 120 de 356



2.1.16 PROCEDIMIENTO: DDF – 16. Participación de los subcomités de justicia transicional.

A. OBJETIVO: Asistir a las víctimas en cumplimiento en lo estipulado en la Ley 1448 de 2011 y sus Decretos reglamentarios.

B. DEPENDENCIA: División Derechos Fundamentales, División Penal

C. RELACIONES: Procedencia: ley 1448 y el decreto 4800 del 2011

Salida: Asistencia al comité


E. INFORMES: No existen informes para este procedimiento.


Inasistencia por la parte de la personería Municipal con un funcionario idóneo.




Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes. Controles:

Agendar y cumplir con las fechas de los comités.






Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 121 de 356





1 Victimas

Invitación de la entidad que convoca el subcomité.

2

Confirmar asistencia y asistir en la fecha, hora y lugar programado.

3 Se archiva de acuerdo a la normatividad.

FLUJOGRAMA

VICTIMAS

INICIO

Invitación de la entidad que

convoca el subcomité

Confirmar asistencia

Se archiva de

acuerdo a la

normatividad

FIN



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 122 de 356


2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – Asistencia del Ministerio Público en el Sistema Penal Acusatorio (Ley 906 del 2004, Constitución Política de Colombia)

2.2.1 PROCEDIMIENTO: DP – 1. Allanamiento y Registro

A. OBJETIVO: Velar en cuanto no se vulnere ningún Derecho Fundamental en esta diligencia.

B. DEPENDENCIA: División Penal

C. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía, CTI y SIJIN.

Salida: Posesión del cargo.

D. FORMATOS: No existe formato alguno para este procedimiento.

E. INFORMES:

Durante el proceso de hace un acta de todo lo que se hace y se encuentre y la firma todos los interesados.

se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar.


Que se presente un riesgo para la vida de las personas que participan en el allanamiento por la peligrosidad que representa las personas que se les hace este, además el sitio por ser alejados del perímetro de la urbano de la cuidad y zonas de alta criminalidad.

Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema. Controles:

Que el funcionario del Ministerio Público cuando asista a estos registros y allanamientos se le debe brindar seguridad.

Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.



1 Ventanilla única

virtual

Direccionamiento a la Dependencia de División

Penal.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 123 de 356


2

División Penal

Se hace la Revisión en el Allanamiento de Bienes

inmuebles, que este acorde a lo estipulo en los

Artículos 220 y 221 y siguientes del código de

procedimiento penal, para que no se vulnere ningún

Derecho Fundamental de las personas

perjudicadas con este Allanamiento.

3

cualquier irregularidad que se encuentre la debe de

manifestar el funcionario del ministerio público ante

el juez de control de garantía

4

La participación del Ministerio Público queda en

audios en la misma audiencia en la oficina Judicial

del sistema penal acusatorio

5 Personería

Auxiliar

Paso Final Acta de Asistencia a las audiencias y

Personería Auxiliar.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 124 de 356


H. FLUJOGRAMA

DIVISION PENAL JUEZ PERSONERÍA

AUXILIAR

INICIO

Ventanilla Única

virtual

Revisión

Allanamiento

de Bienes

Inmuebles

NO

Si

Audios en la misma

audiencia en la oficina

judicial del sistema

penal acusatorio

Juez de control de

garantía

(Irregularidades)

FIN

Acta de Asistencia a

las audiencias



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 125 de 356



2.2.2 PROCEDIMIENTO: DP – 2. Imputación de cargos

A. OBJETIVO: Vigilar que la imputación realizada por la fiscalía sea la acorde al factor factico del hecho.


C. RELACIONES: Procedencia: la Fiscalía. Salida: Termina con una sanción o una preclusión.

D. FORMATOS: Estadística de audiencias del nuevo Sistema penal acusatorio (Ley 906 del 2004).

E. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar.


La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es desfavorable a ellos.

Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema.

Controles:

Protección policial.




1 Ventanilla única

virtual


Penal.

2

División Penal

El Funcionario del Ministerio Público debe estar

atento a la imputación que haga el fiscal

basándose en el delito del indiciado.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 126 de 356


3

Revisar que esté acorde con las circunstancias

de tiempo modo y lugar en el que se produjo el

hecho, tal como lo estipulan los artículos 286 y

siguientes del código de procedimiento penal

5 Personería

Auxiliar

Paso final acta de asistencia a la Imputación de

cargos.

H. FLUJOGRAMA

DIVISION PENAL PERSONERÍA AUXILIAR

INICIO

Ventanilla Única virtual

Acta de Asistencia a

la imputación de

cargos

FIN

Revisar la imputación que haga

el fiscal basándose en el delito

del indiciado

Revisar que esté acorde

(tiempo modo y lugar) en el

que se produjo el hecho



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 127 de 356


2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – Asistencia del Ministerio Público en el Sistema Penal Acusatorio (Ley 906 del 2004, Constitución Política de Colombia) 2.2.3 PROCEDIMIENTO: DP – 3. Medida de Aseguramiento

A. OBJETIVO: Privar de la libertad a la persona que no puede vivir en sociedad.


C. RELACIONES: Procedencia: la Fiscalía. Salida: Abalando o no abalando la decisión de la Fiscalía.

D. FORMATOS: Estadística de audiencias del nuevo Sistema penal acusatorio (Ley 906 del 2004)




La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del Sistema Penal Acusatorio.


Controles:


Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio.




1 Ventanilla única

virtual


Penal.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 128 de 356


2

División Penal

Es la solicitud que hace el fiscal o el representante

de las victimas solicitando medida de

aseguramiento en sitio carcelario en contra del

indiciado tal como lo estipula el artículo 306 y 308

y siguientes del código de procedimiento penal.

3 El ministerio público avala o no la solicitud de

medida de aseguramiento del fiscal.

4 Personería

Auxiliar

Paso final acta de asistencia.

H. FLUJOGRAMA


INICIO

Ventanilla Única

virtual

Acta de

asistencia

Avala o no la solicitud de

medida de

aseguramiento

FIN



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 129 de 356



2.2.4 PROCEDIMIENTO: DP – 4. Legalización

A. OBJETIVO: Vigilar que la persona privada de la libertad no se le haya vulnerado ningún derecho Fundamental y Constitucional.


C. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía

Salida: Abalando o no abalando la decisión de la Fiscalía.

D. FORMATOS: Estadística de audiencias del nuevo Sistema penal acusatorio (Ley 906 del 2004)






Controles:






1 Ventanilla única

virtual


Penal.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 130 de 356


2

División Penal

Es cuando se captura a la persona en la comisión

de un hecho ilícito tal como lo establece el artículo

301 del código de procedimiento penal y el agente

de ministerio público debe velar por el

procedimiento de esta captura tal como reza en el

artículo 302 y 303 del código de procedimiento

penal

3

Si nota alguna irregularidad en una vulneración de

un derecho fundamental debe de manifestarla en

forma verbal en la audiencia ante el juez de

control de garantía e interponer en la misma

audiencia los recursos de ley.

4 Personería

Auxiliar




Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 131 de 356


H. FLUJOGRAMA


AUXILIAR

INICIO

Ventanilla Única

virtual

Irregularidad

(vulneración

de los

Derechos

Fundamental

es)

NO

Si

Acta de asistencia

Juez de control de

garantía (Verbal)

FIN

Velar por el procedimiento de

la captura tal como reza en el

artículo 302 y 303 del código

de procedimiento penal



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 132 de 356



2.2.5 PROCEDIMIENTO: DP – 5. Acusación

A. OBJETIVO: Vigilar que la persona (Indiciada, Imputada y Acusada) no se le haya vulnerado ningún derecho Fundamental y Constitucional.


C. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía Salida: Abalando o no abalando la decisión de la Fiscalía.

D. FORMATOS:

Escrito de Acusación

Estadística de audiencias del nuevo Sistema penal acusatorio (Ley 906 del 2004).













Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 133 de 356


1 Ventanilla única

virtual


Penal.

2

División Penal

Es aquella audiencia en la cual el fiscal acusa

formalmente al imputado de la comisión de un

hecho delictivo tal como se estipulo en los

artículos 336 y siguientes del código de

procedimiento penal

3

Aquí en esta audiencia el agente del Ministerio

Público debe de manifestar la incompetencia el

impedimento, recusación y posibles nulidades que

afecten el desarrollo normal de la audiencia

4 Personería

Auxiliar

Paso final Acta de asistencia.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 134 de 356


H. FLUJOGRAMA


AUXILIAR

INICIO

Ventanilla Única

virtual

Manifestar la

incompetencia,

impedimento,

recusación y

posibles

nulidades

NO

Si

Acta de asistencia

Juez de control de

garantía (Verbal)

FIN

Acompañamiento en la

acusación formal al

imputado de la comisión

de un hecho delictivo.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 135 de 356


2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – Asistencia del Ministerio Público en el Sistema Penal Acusatorio (Ley 906 del 2004, Constitución Política de Colombia).

2.2.6 PROCEDIMIENTO: DP – 6. Preparatorio

A. OBJETIVO: Vigilar que la persona (Indiciada, Imputada y Acusada) no se le

haya vulnerado ningún Derecho Fundamental y Constitucional.


C. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía. Salida: Abalando o no abalando la decisión de la Fiscalía.


E. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la Personería Auxiliar.










1 Ventanilla única

virtual


Penal.

2 División Penal Esta audiencia tiene por objetivo principal

descubrir y anunciar todas las pruebas de la



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 136 de 356


fiscalía y de la defensa que se van a desarrollar y

practicar en el juicio oral tal como lo estipulan los

artículos 355 y siguientes del código de

procedimiento penal

3

El ministerio público si tiene alguna prueba la

puede solicitar, su función principal es garantizar

el debido proceso de las partes.

4 Personería

Auxiliar


H. FLUJOGRAMA

VENTANILLA

UNICA DIVISION PENAL

PERSONERIA

AUXILAR

INICIO

Ventanilla Única

virtual

Asistir a la

Audiencia

Puede solicitar

pruebas

Garantizar el

debido proceso

de las partes

Acta de

Asistencia

FIN



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 137 de 356


2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – Asistencia del ministerio público en el sistema penal acusatorio (ley 906 del 2004, constitución política de Colombia).

2.2.7 PROCEDIMIENTO: DP – 7. Juicio Oral y público.

A. OBJETIVO: Intervenir en forma activa en el análisis de las pruebas practicadas en el Juicio para dar el respectivo concepto.



Salida: Cuando se da el concepto por parte del Ministerio Público en el juicio Oral solicitando al Juez absolución o Condena al acusado.







Controles:






1 Ventanilla única Direccionamiento a la Dependencia de División



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 138 de 356


virtual Penal.

2

División Penal

Es aquella audiencia en la cual se decide la suerte

del acusado es decir, donde se le va a condenar o

se le va a absolver de lo que se le acusa, allí se

practicara y decepcionarán todos los testigos de la

fiscalía y de la defensa

3

El funcionario debe de estar atento a cada una de

esas pruebas y debe de interrogar a los testigos

de lo que dejo de preguntar algunas de las partes

y debe presentar en forma oral sus alegatos de

conclusión, está estipulado en el artículo 366 y

siguientes de la ley 906 de 2004.

4 Personería

Auxiliar




Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

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H. FLUJOGRAMA


INICIO

Ventanilla Única

virtual

Acta de asistencia

FIN

El funcionario debe de

estar atento a cada una de

las pruebas

Interrogar a los

testigos

Presentar en forma

oral sus alegatos de

conclusión



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 140 de 356



2.2.8 PROCEDIMIENTO: DP – 8. Preclusión

A. OBJETIVO: Vigilar que la persona (Indiciada, Imputada y Acusada) no se le haya vulnerado ningún derecho Fundamental y Constitucional.









Controles:






1 Ventanilla única

virtual


Penal.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 141 de 356


2

División Penal

En esta audiencia el fiscal solicita al juez de

conocimiento la preclusión de la investigación o

del proceso tal como lo estipula los artículos

331 y siguientes del código de procedimiento

penal.

3 El ministerio publico avala o no la solicitud de

preclusión (oponer).

4 Personería

Auxiliar


H. FLUJOGRAMA

DIVISION PENAL FISCAL PERSONERIA

AUXILIAR

INICIO

Ventanilla Única

Virtual

Asistencia

Ministerio Público

Solicita al juez de

conocimiento la

preclusión de la

investigación

Avala o se

opone

SI

NO Acta de

Asistencia

FIN



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 142 de 356



2.2.9 PROCEDIMIENTO: DP – 9. Preacuerdo

A. OBJETIVO: Vigilar que la persona (Indiciada, Imputada, Acusada y Victima) no se le haya vulnerado ningún derecho Fundamental y Constitucional.



Salida: Abalando o no abalando la decisión de la Fiscalía.







Controles:






1 Ventanilla única

virtual


Penal.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 143 de 356


2

División Penal

Es aquella audiencia en la cual se hace un

preacuerdo entre el fiscal y la defensa para minorar

la pena tal como lo estipula el artículo 348 del

código de procedimiento penal. El funcionario del

ministerio público debe de vigilar que ese

preacuerdo no vulnere el principio de legalidad del

debido proceso

3 Personería

Auxiliar


H. FLUJOGRAMA


INICIO

Ventanilla Única

virtual

Acta de

asistencia

Debe de vigilar que los

preacuerdos no vulnere el

principio de legalidad del

debido proceso.

FIN



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 144 de 356



2.2.10 PROCEDIMIENTO: DP – 10. Principio de oportunidad

A. OBJETIVO: Vigilar que la persona (Indiciada, Imputada, Acusada y Victima) no se le haya vulnerado ningún derecho Fundamental y Constitucional.









Controles:









Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

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virtual Penal.

2

División Penal

En esta audiencia el fiscal renuncia a la

investigación y se suspende e interpone a la

persecución penal tal como lo estipula el artículo

321 y siguientes del código de procedimiento pena

3

El funcionario del ministerio público debe de estar

atento para que no se vulnere el debido proceso del

principio de legalidad.

4 Personería

Auxiliar


H. FLUJOGRAMA


INICIO

Ventanilla Única

virtual

Acta de

asistencia

Debe de estar atento a

que no se vulnere el

debido proceso del

principio de legalidad.

FIN



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 146 de 356


2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – Asistencia del Funcionario del ministerio público a las audiencias realizadas en el sistema de responsabilidad penal para adolescentes (ley 1098 2006).

2.2.11 PROCEDIMIENTO: DP – 11. Asistencias a las audiencias, allanamientos, legalización, imputación y solicitud de internamiento.

A. OBJETIVO: Vigilar que la persona menor infractor o víctima no se le haya vulnerado ningún derecho Fundamental y Constitucional.


C. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía Salida: Posesión del cargo.







Controles:








Fecha: 27/01/2016

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1 Ventanilla única

virtual


Penal.

2

División Penal

se debe tener en cuenta la legalización de la

captura, imputación e internamiento preventivo,

que no se vulnere el debido proceso

3 El funcionario del ministerio público debe de

tener conocimiento de la ley 1098 2006.

4 Personería

Auxiliar


H. FLUJOGRAMA


INICIO

Ventanilla Única

Virtual

Acta de

asistencia

Vigilar que no se vulnere el

debido proceso (legalización

de la captura, imputación e

internamiento preventivo)

FIN



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

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2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – Asesorar y orientar a los usuarios que llegan a la personería en materia penal

2.2.12 PROCEDIMIENTO: DP – 12. Realización del respectivo documento al usuario en la solución del problema (Amparo de pobreza, Derecho de Petición, Acción de Tutela, Recursos, Etc.).

A. OBJETIVO: Saber orientar Jurídicamente al usuario.


C. RELACIONES: Procedencia: Ventanilla Única Salida: Orientación y la documentación realizada.




Que no exista personal preparado para brindar una buena asesoría y orientación al usuario.

La falta de funcionarios para asesorar a los usuarios. Controles:

Estudiar y actualizarse en base de la normatividad vigente.




1 Ventanilla única

virtual


Penal.

2 División Penal Orientar y asesorar a los usuarios de algún

problema penal que tengan.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

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3 Si es necesaria la realización de un oficio o

derecho de petición se le elabora.

4 Personería

Auxiliar

Constancia del proceso.

H. FLUJOGRAMA


INICIO

Ventanilla Única

Virtual

Constancia del

proceso

Orientar y asesorar a

los usuarios de algún

problema penal.

FIN

Si es necesario se

realiza (oficio o derecho

de petición).



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

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2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – ASISTENCIA MINISTERIO PUBLICO

2.2.13 PROCEDIMIENTO: DP – 13. Asistir como Ministerio Público a los reconocimientos fotográficos y en filas de personas llevadas a cabo por el CTI y SIJIN.

A. OBJETIVO: velar que la víctima en forma voluntaria y libre señale a la persona correcta.

B. DEPENDENCIA: División Penal C. RELACIONES: Procedencia: CTI y SIJIN.

Salida: Firma del acta. D. FORMATOS:

Acta de reconocimiento fotográfico

Acta de reconocimiento en fila de personas. E. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar. F. RIESGOS Y CONTROLES:

Riesgos:









1 Ventanilla Única

Virtual


Penal.

2

División Penal

Es aquella actividad en la cual la victima señala en

forma voluntaria y libre a la persona que cometió un

hecho delictivo. Estipulado en el artículo 252 del



Fecha: 27/01/2016

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Página 151 de 356


código de procedimientos penales

3

El funcionario del ministerio público debe velar por

que la persona que vaya a señalar al indiciado

acusado no esté presionada por ninguna de las

partes.

4 Firma del Acta.

5 Personería

Auxiliar


H. FLUJOGRAMA


INICIO

Ventanilla Única

Virtual

Constancia del

proceso

Velar por que la persona

que vaya a señalar al

indiciado acusado no esté

presionada

Firma del Acta

FIN



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 152 de 356


2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – ASISTENCIA MINISTERIO PUBLICO

2.2.14 PROCEDIMIENTO: DP – 14. Asistir como Ministerio Público en la destrucción y pesaje de sustancias alucinógenas incautadas por el CTI, SIJIN y Fiscalía. Estipulado por la Ley 906 del 2004.

A. OBJETIVO: Velar por que la sustancia destruida sea la que verdaderamente se incautó.


C. RELACIONES: Procedencia: CTI O SIGIN.

Salida: Firma del acta.

D. FORMATOS: Acta de destrucción de sustancias alucinógenas.






Falta de ética del funcionario en caso de pérdida o extravío de los elementos incautados. Controles:




Tener idoneidad y responsabilidad de sus funciones a cargo.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

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1 Ventanilla única

virtual


Penal.

2

División Penal

Esta actividad de pesaje y sustancias

alucinógenas se da cuando la SIJIN o el CTI y la

fiscalía incauta gran cantidad de sustancias, este

pesaje debe de hacerse en presencia del indiciado

y del ministerio público

3

pesar la droga para saber qué cantidad da y se

hace la respectiva acta que es remitida a la

fiscalía

4 Debemos de estar atentos que la sustancia

incautada sea la misma que se va a pesar.

5

Se debe de destruir una vez pesada la sustancia y

legalizada por la fiscalía se destruye en presencia

del funcionario del ministerio público es decir se

quema.

6 Personería

Auxiliar




Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

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H. FLUJOGRAMA


INICIO

Ventanilla Única

Virtual

Constancia del

proceso

Estar atentos que la

sustancia incautada sea

la misma que se va a

pesar

FIN

Firma del Acta

Estar presente en el

momento de la quema de

la droga incautada



Fecha: 27/01/2016

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2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – Vigilar el debido proceso.

2.2.15 PROCEDIMIENTO: DP – 15. Revisar y firmar los procesos que cursan en las Fiscalías locales para Archivo. Estipulados en la Ley 906 del 2004

A. OBJETIVO: Intervenir cuando sea necesario en defensa del Principio de Legalidad.

B. DEPENDENCIA: División Penal C. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía.

Salida: Firma del Archivo D. FORMATOS: No existen formatos para este procedimiento. E. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar.


Riesgos:


Controles:




1 Ventanilla única

virtual


Penal.

2 División Penal

La notificación de archivo se hace por los

fiscales locales cuando no haya mérito para

seguir con la investigación o cuando se concilia

o se desiste, el fiscal profiere una resolución de

archivo el cual es notificada a la víctima o

denunciante y ministerio público

3

Si el funcionario está de acuerdo con el

argumento del archivo lo firma o si no se utiliza

el recurso contra el archivo.



Fecha: 27/01/2016

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4 Personería

Auxiliar


H. FLUJOGRAMA

DIVISION PENAL PERSONERIA

AUXILIAR

INICIO

Ventanilla Única

Virtual

Avala el

argumento

del Archivo

Notificación de

Archivo (Fiscal)

SI

NO

Firma Recurso contra

el Archivo

Constancia del

Proceso

FIN



Fecha: 27/01/2016

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2.2.16 PROCEDIMIENTO: DP – 16. Revisar y firmar las Tutelas que cursan en los juzgados penales de garantía, jueces penales de adolescentes y juzgados penales municipales. Estipulados en la ley 906 del 2004

A. OBJETIVO: Interponer los recursos cuando sea necesario la para vigilancia del Principio de Legalidad.


C. RELACIONES: Procedencia: Los juzgados penales de garantía, Jueces

Penales de adolescentes, Juzgados penales municipales. Salida: Firma del Documento.

D. FORMATOS: Proceso de tutela.






Controles:









Fecha: 27/01/2016

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virtual Penal.

2

División Penal

Son aquellas tutelas que son asignadas por

reparto a los jueces penales de garantía, a los

municipales y a los de infancia y adolescencia,

una vez la fallan esa sentencia es notificada al

ministerio público y contra esta sentencia

proceden los recursos.

3 Personería

Auxiliar


H. FLUJOGRAMA

DIVISION PENAL PERSONERIA AUXILIAR

INICIO

Ventanilla Única

Virtual

Fallan la sentencia es

notificada (juez)

Proceden los

recursos

Constancia del

Proceso

FIN



Fecha: 27/01/2016

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2.2.17 PROCEDIMIENTO: DP – 17. Asistir como Ministerio Público a los consejos de Disciplina que se realizan en las Cárceles de Armenia. Ley 1709 del 20 enero 2014) ley 65 93.

A. OBJETIVO: Intervenir cuando sea necesario interponiendo los recursos y las constancias que sean necesarios para vigilar el Principio de Legalidad.


C. RELACIONES: Procedencia: Las Cárceles (INPEC)

Salida: Firma del acta.

D. FORMATOS: Acta del consejo de Disciplina.



La falta de funcionarios para asistir al consejo de Disciplina que se realizan en las Cárceles de Armenia Controles:




1 Ventanilla única

virtual


Penal.

2 División Penal

El Funcionario del Ministerio Público acude a los

consejos de disciplina que se programan en las

cárceles de Armenia, las cuales son celebradas

cada 15 días.

3 allí se califica la conducta de los internos que se

da en mala, buena, regular y ejemplar de



Fecha: 27/01/2016

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acuerdo sus comportamientos

4

se avala las solicitudes de traslado que hacen los

internos, permiso de 72 horas si se cumple con la

tercera parte de la pena impuesta, se sancionan

a los internos que han cometido alguna falta

5

Se resuelven los recursos que se han

interpuesto, todo esto de acuerdo a la ley 65 93 y

la ley 1709 del 2014.

6

Cada consejo está integrado por 6 personas y se

toman las decisiones finales de acuerdo a la

mayoría de ellas.

7 Personería

Auxiliar


H. FLUJOGRAMA

DIVISION PENAL PERSONERIA AUXILIAR



Fecha: 27/01/2016

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INICIO

Ventanilla Única

Virtual

Acudir a los consejos de

disciplina (cada 15 días)

Calificar la conducta de

los Internos

Constancia del

Proceso

FIN

Abalar la

solicitud de

traslados y

Permisos

SI

NO

Cumple con la

tercera parte

de la pena

impuesta

Sancionar a

los internos

que han

cometido

alguna falta

Resolver los recursos que

se han interpuesto

Tomar las decisiones

finales de acuerdo a la

mayoría de ellas (consejo)



Fecha: 27/01/2016

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2.3 PROCESO: DIVISIÓN VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL - DISCIPLINARIO

2.3.1 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 1. Proceso Disciplinario Etapa I

A. OBJETIVO: Verificar la ocurrencia de la conducta, si es o no constitutiva

de falta Disciplinaria y el posible o los posibles autores.

B. DEPENDENCIA: División Vigilancia Administrativa y Judicial.

C. RELACIONES: Procedencia: La instalación de la queja. Salida: La providencia que decide la indagación preliminar.

D. FORMATOS: Auto (auto administrativo), Declaraciones, Citaciones.

E. INFORMES: Se rinde un informe trimestral a la Personería Auxiliar y se rinde un informe anual a la Contraloría Municipal, adicionalmente a la Procuraduría cuando sea requerido.


Vencimiento de los términos por acumulación de Funciones.

El Funcionario que instruye el proceso sea objeto de corrupción interna o externa.

La falta de personal. Controles:

Un software que sistematice todos los procesos.

Auditorias de control interno.

Contratar el personal suficiente.



1 Vigilancia

Administrativa y Judicial

Recepción de la Queja: Se recibe la queja por escrito o de forma verbal. Viene del usuario, de oficio por remisiones de otras entidades. Sale con el reparto.

2 Radicación Quejas Disciplinarias: Se radica la queja de forma manual en el libro



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

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radicador de los procesos disciplinarios. Cuando es por remisión proviene del despacho del Personero y cuando es verbal proviene del funcionario que recibió la queja.

3

Estudio Previo: Análisis y/o requerimientos de información de ser necesario. Puede suceder:

Auto Inhibitorio: cuando los hechos son presentados de manera inconcreta, difusa, irrelevantes y de imposible ocurrencia.

Auto Remisorio por Competencia: cuando no es Competencia de la Personería se remite a la entidad competente.

Auto avocando el conocimiento y/o Auto Apertura de indagación preliminar: Actuación por medio de la cual se asume la competencia para adelantar el proceso.

En los dos primeros se comunica al quejoso y en el último caso además se notifica al implicado si existiere.

4

Citaciones para la Declaración Testimonial: son enviadas al quejoso o testigo del hecho.

5 Declaración Testimonial: Declaración bajo juramento acerca de la verificación de ciertos hechos, se hace de forma escrita, se recepciona por el funcionario instructor.

6 Citación Versión Libre: son enviadas al implicado.

7 Versión Libre y Espontánea: la versión de los hechos del implicado, se puede hacer en forma verbal ante el funcionario instructor o en forma escrita.

8

Solicitud de Documentos o de Información: Producción intelectual y Digitación del escrito.

9 Visita especial o inspección: Esta visita se realiza de forma eventual según la necesidad de dicha prueba dentro del proceso.

10

Solicitud de Peritaje: Esta prueba se realiza de forma eventual y de ser requerida dentro del proceso.

11

Análisis de las pruebas en la indagación preliminar: Evaluación de pruebas del proceso. Si con el análisis de la pruebas se determina que amerita continuar con el proceso sigue en la etapa 2, en caso de que no lo amerite se proyecta un Auto de Archivo Definitivo.



Fecha: 27/01/2016

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H. FLUJOGRAMA ETAPA I

INICIO

Recepción de la Queja por

escrito o verbal

Radicación de la Queja

Disciplinaria

Estudios Previos

Auto Inhibitorio Auto Remisorio

Auto Apertura de

indagación preliminar Comunica al

Quejoso

FIN

Entidad

competente

FIN

Comunica al

Quejoso

1

Comisiones y

Notificaciones



Fecha: 27/01/2016

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H. FLUJOGRAMA

ETAPA I

SI

NO

Citaciones para la

Declaración

Testimonial

Declaración

Testimonial

Citación Versión

Libre

Versión Libre y

Espontánea

Solicitud de

Documentos o de

Información

Visita especial o

inspección

Análisis

de las

pruebas

1

Solicitud de

peritaje

Auto de

Archivo

Definitivo

FIN ETAPA II



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

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2.3.2 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 2. Proceso Disciplinario Etapa II

A. OBJETIVO: Verificar la ocurrencia de la conducta, si es o no constitutiva de falta disciplinaria, si el grado de responsabilidad del presunto autor y las circunstancias de modo, tiempo y lugar en que se dieron los hechos.

B. DEPENDENCIA: División Vigilancia Administrativa y Judicial

C. RELACIONES: Procedencia: Auto de Apertura de investigación

Disciplinaria. Salida: Providencia de fondo que resuelve la investigación.





El funcionario que instruye el proceso sea objeto de corrupción interna o externa.







1 Auto de Apertura de investigación Disciplinario: Elaboración de providencia para indicar el inicio de la investigación Disciplinaria.

2 Notificaciones y Comunicaciones: Elaboración de documento de notificación al implicado y comunica la quejoso y al procurador general de la nación.



Fecha: 27/01/2016

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4 Citaciones para la Declaración Testimonial: son enviadas al quejoso o testigo del hecho.

5 Declaración Testimonial: Declaración bajo juramento acerca de la verificación de ciertos hechos, se hace de forma escrita.

6

Citación Versión Libre: son enviadas al implicado.

7 Versión Libre y Espontánea: la versión de los hechos del implicado, se hace de forma escrita.

8


9 Visita especial o inspección: Esta visita se realiza de forma eventual según la necesidad del caso.

10

Solicitud de Peritaje: Esta visita se realiza de forma eventual según la solicitud del caso.

11 Prorroga: se realiza en caso de práctica de pruebas por la mitad del término (eventual).

12 Auto Cerrando investigación: Es una providencia que determina el Cierre de la Etapa probatoria de la Investigación.

13

Evaluación de la Investigación Disciplinaria: examinar las pruebas del proceso.

Si se determina que el material probatorio no es suficiente para formular pliego de cargos o que el mismo se demuestra que se emite Auto de Archivo definitivo.

Si se determina que el material es suficiente para generar pliego de cargos se realiza esta acción como lo indica la etapa III A continuación



Fecha: 27/01/2016

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H. FLUJOGRAMA

ETAPA II

Citaciones para la

Declaración

Testimonial

Declaración

Testimonial

Citación Versión

Libre

Versión Libre y

Espontánea

Solicitud de

Documentos o de

Información

Visita especial o

inspección

(Eventual)

Solicitud de

peritaje

(Eventual)

INICIO Auto De Apertura de

Investigación Disciplinario

Prorroga de Investigación (por

falta de práctica de pruebas)

Eventual

1 Auto de Cierre

Investigación

Comunicaciones y

Notificaciones



Fecha: 27/01/2016

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H. FLUJOGRAMA

ETAPA II

SI

NO

Auto de

Archivo

Definitivo

Comunicación y

Notificación ETAPA III

1

Evaluación de

la investigación

Disciplinaria

FIN



Fecha: 27/01/2016

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2.3.3 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 3. Proceso Disciplinario Etapa III

A. OBJETIVO: Buscar una responsabilidad disciplinaria por la comisión de

una falta de objeto de reproche disciplinario.

B. DEPENDENCIA: División Vigilancia Administrativa y Judicial.

C. RELACIONES: Procedencia: formulación de pliegos de cargos Salida: el fallo de primera instancia












1

Proyecto Formulación pliego de Cargos: Elaboración de Acto Administrativo que Precede la Imposición de sanciones mediante resolución Independiente.

2 Citación para Notificación personal: Se Elabora un Oficio Citando al Implicado.

3 Notificación Personal: poner en conocimiento del Implicado la Providencia respectiva.

5 Auto Decretando pruebas en los descargos: Es una



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providencia que ordena la práctica de las pruebas solicitadas por los implicados o de oficio

6

Citaciones para la Declaración Testimonial: son enviadas al quejoso o testigo del hecho.


8



10

Solicitud de Peritaje: Esta visita se realiza de forma eventual según la solicitud del caso.

11 Auto Cerrando Etapa probatoria en descargos y corriendo traslado para presentar alegatos de conclusión.

12 Comunicación al Implicado del traslado para alegatos de conclusión.

13

Constancia de Remisión expediente a despacho para Fallo de primera instancia. -providencia por la cual se profiere fallo de primera instancia

14 Comunicación al Quejoso y Procurador.

15 Notificación personal al implicado del fallo del primera Instancia.



Fecha: 27/01/2016

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H. FLUJOGRAMA ETAPA III

INICIO

Proyecto Formulación

pliegos de Cargos

Notificación Personal

Visita Especial o

Inspección

Solicitud información

Auto Decretando

Pruebas y Descargos

Citación para

Declaración Testimonial

1

Citación para Notificación

Personal

Solicitud de Peritaje



Fecha: 27/01/2016

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H. FLUJOGRAMA ETAPA III

Comunicación al Implicado del

Traslado para alegatos de

conclusión

Proyecto primera Instancia

Auto Cerrando Etapa Probatoria en

Descargos y corriendo Traslado para

presentar alegatos de conclusión

Constancia de Remisión

Expediente a Despacho para Fallo

primera Instancia

Comunicación al Quejoso y

Procurador

1

Notificación Personal del

Fallo de primera Instancia

FIN



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 174 de 356



2.3.4 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 4. Auto Aceptado recurso de Apelación.

A. OBJETIVO: Dar trámite al recurso.

B. DEPENDENCIA: Vigilancia Administrativa y Judicial.

C. RELACIONES: Procedencia: Auto.

Salida: remisión del expediente a la segunda instancia.

D. FORMATOS: Auto, Oficio, Comunicación y Remisión.

E. INFORMES: Se rinde un informe de forma periódica en donde se manifiestan la cantidad de procesos que se han adelantado.










1

Vigilancia Administrativa y

Judicial

Auto aceptando Recurso de Apelación: Elaboración de providencia aceptando recurso de Apelación presentado bien sea por el quejoso o por el implicado.

2

Oficio remisorio del expediente: Realización de documento que remite el expediente al despacho del Personero Municipal para que se surta segunda instancia.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 175 de 356


H. FLUJOGRAMA

VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL

INICIO

Auto aceptando Recurso

de Apelación

Oficio Remisorio del

expediente

FIN



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 176 de 356


2.3 PROCESO: DIVISIÓN VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUIDICIAL - DISCIPLINARIO

2.3.5 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 5. Despacho Comisorio

A. OBJETIVO: Apoyo en la práctica de pruebas a oficinas de control

disciplinario interno de diferentes sedes.

B. DEPENDENCIA: Vigilancia Administrativa y Judicial

C. RELACIONES: Procedencia: La comisión ordenada por la oficina de control interno de otras entidades. Salida: La Remisión de actuaciones realizadas.

D. FORMATOS:

Citaciones, notificación personal y oficios de diferente índole dependiendo del caso en particular.

Actas de conciliación, constancias de no conciliación y constancia de archivo.

E. INFORMES: Se rinde un informe de forma periódica en donde se manifiestan la cantidad de procesos que se han adelantado.








1 Vigilancia

Administrativa y Judicial

Práctica de pruebas por funcionario comisionado: Se realizan las prácticas de las pruebas cuando se comisiona al Personero Municipal otra Oficina de Control Disciplinario Interno o la Procuraduría General de la Nación.

2 Radicación del despacho comisorio en forma manual

3 Citaciones para la Declaración Testimonial: son enviadas al quejoso o testigo del hecho.



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

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5 Citación Versión Libre: son enviadas al implicado.

6 Versión Libre y Espontánea: la versión de los hechos del implicado, se hace de forma escrita.

7 Solicitud de Documentos o de Información: Producción intelectual y Digitación del escrito.


9 Citación de Notificación: son enviadas al Implicado

10 Diligencia de Notificación: cuando el implicado asiste a la personería y se realiza un oficio o constancia de que fue notificado.

11 Oficio remisorio de las pruebas practicadas a la oficina de origen



Fecha: 27/01/2016

Versión: 002

Página 178 de 356


H. FLUJOGRAMA

INICIO

Práctica de pruebas por

funcionario comisionado

Visita Especial o

Inspección

Solicitud información Citación para

Declaración Testimonial

Oficio Remisorio del

expediente

Citación de

Notificación

Citación Versión Libre

Espontanea

Declaración

Testimonial Versión Libre y

Espontánea

Oficio Remisorio de las

pruebas practicadas

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA

MUNICIPAL DE ARMENIA

Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 179 de 356


2.4 PROCESO: CONCILIACIÓN

2.4.1 PROCEDIMIENTO: CC – 1. Centro de Conciliaciones (Civil, Familia, Penal y comercial)

A. OBJETIVO: solucionar conflictos, conciliar y agotar el requisito de

procedibilidad de la ley 640 de 2001.

B. DEPENDENCIA: Derechos Fundamentales.

C. RELACIONES: Procedencia: solicitud de audiencia Salida: por acta de conciliación, constancia de no conciliación o archivo.

D. FORMATOS:

Formato solicitud conciliación (F - CC – 001)

Citaciones, notificación personal y oficios de diferente índole dependiendo del caso en particular.

Actas de conciliación, constancias de no conciliación y constancia de archivo.

E. INFORMES: se rinde un informe de forma periódica en donde se manifiestan la cantidad de procesos que se han adelantado.


Que el solicitante abandone el proceso sin presentar desistimiento alguno por escrito, ya que genera un desgaste por parte de la dependencia y dificulta el normal desarrollo y la secuencia con la que se llevan a cabo los demás procesos. Controles:

Después de varias citaciones y oficios dirigidos al solicitante, si este hace caso omiso a los diferentes requerimientos por parte de la dependencia se procede a enviar un último documento en donde se le manifiesta que deben presentarse dentro de los 5 días siguientes al recibo de la misma, o se entenderá que desiste de la solicitud y se procede al archivo.



1 Ventanilla única Direccionamiento de usuarios a la Dependencia de Centro



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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virtual de Conciliaciones.

2 Centro de

Conciliaciones

Se asesora el usuario con el fin de establecer si el asunto

por el que se acude es objeto de audiencia de conciliación.

3

Una vez se establece que el asunto por el cual se consulta

si se pueda adelantar por este despacho, se procede a

hacer la entrega de la correspondiente solicitud, cuyo

formato es único de solicitud (F - CC – 001).

4

Cuando el usuario allega a la personería la solicitud en

mención se realiza la correspondiente radicación y se le

asigna el número de proceso.

5

Posteriormente se le realiza una llamada telefónica al

solicitante con el fin de darle a conocer por este medio la

posible fecha de la celebración de la audiencia y si está de

acuerdo se deja esta fecha como definitiva. Se avisa que

se debe acercar a las instalaciones tanto por su citación

como la del solicitado con su respectivo traslado.

6 Usurario y centro de

conciliaciones.

Cuando la persona se encuentra en la entidad recogiendo

los documentos enunciados anteriormente, se realiza la

respectiva notificación personal la cual debe firmar tanto el

usuario como la persona que hizo entrega de él.

7

Cuando el usuario se acerca por la citación se le hace

entrega del traslado del solicitado para que lo envíe por

correo certificado.

8

Centro de

conciliaciones

Al solicitado se le hace llegar por correo certificado con no

menos de 8 días de antelación, el correspondiente traslado

del proceso con su citación.

9 Día de la audiencia.

10

Solicitante o

solicitado y centro

de conciliaciones

Si solo viene una de las partes se procede a realizar la

correspondiente constancia de no realización de audiencia

que ira firmada por la parte asistida y el abogado

conciliador.

12 Centro de

Conciliaciones

Si no asiste ninguno la constancia ira firmada solo por la

conciliadora.

13 Se le concede un término de 3 días hábiles a la parte que

no asistió para que presente excusa.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 181 de 356


14 Solicitado o

solicitante

Si presenta la escusa dentro del término se procede a fijar

nueva fecha para lo cual se citan nuevamente las partes.

15 Si en la segunda citación tampoco asiste y no presenta

escusa se realizara la constancia de no comparecencia.

16 Si no presenta escusa

17 Solicitante y centro

de Concitaciones.

Si fue la parte solicitante quien no allego excusa, se

entiende que no está interesado en seguir con el proceso.

18 Centro de

Conciliaciones.

Se archiva

19

Centro de

Conciliaciones y

solicitada

Si es la parte solicitada quien no asistió y no allego excusa

se realiza una constancia de no comparecencia, la cual se

entrega a la parte solicitante en aras de que pueda iniciar

su proceso judicial ante la justicia ordinaria y se archiva

20 Centro de

Conciliaciones.

Si llega la fecha de la audiencia y no asiste la parte

convocada se procede a hacer la respectiva constancia de

no realización de la audiencia, la cual se le entregaría a la

parte asistida

21 Centro de

Conciliaciones

Si concilian, se levanta un acta de conciliación la cual

presta merito ejecutivo y hace tránsito a cosa juzgada

22

Si no concilian se levanta una constancia de conciliación

con la cual podrán acudir a la jurisdicción ordinaria en el

caso que la solicitud de audiencia haya sido para agotar el

requisito de procedibilidad de la ley 640 del 2001

23 En ambos casos se archiva y se registra en internet



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 182 de 356


H. FLUJOGRAMA

VENTANILLA UNICA

CENTRO DE CONCILIACIONES USUARIOS (SOLICITANTE,

SOLICITADO)

F

INICIO

Recepción de

usuario

Asesoramiento al usuario

esclarecer si es objeto de

Audiencia

Formato Único de

Solicitud

Radica y se asigna

número de proceso

Fecha celebración de

Audiencia Notificación

(Telefónica)

Elaboración de

Citación

Enviar al Solicitante

(correo Certificado)

Asistencia

completa

AUDIENCIA

SI

NO

1

Constancia de no

Realización

Presentación

escusa

NO

SI

Constancia de no

Comparecencia

2

3



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 183 de 356


VENTANILLA UNICA CENTRO DE

CONCILIACIONES USUARIOS (SOLICITANTE,

SOLICITADO)

1 2 3

Asistencia

completa

AUDIENCIA 2

SI

NO

Constancia de no

Realización

Presentación

escusa

NO

SI

CONCILIACION

Hay

conciliación

NO

SI

Archiva y

registra en

internet

Constancia de no

Comparecencia

Constancia de no

Conciliación

Acta de Conciliación la cual

presta merito ejecutivo y

hace tránsito a cosa juzgada

FIN



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 184 de 356


El proceso de Gestión Contable y Financiera se desarrollara bajo el principio de eficiencia, permitiendo garantizar los ingresos y racionalizar los gastos, sin reducir los niveles de calidad de los servicios prestados.

Será de vital importancia la administración financiera la cual debe garantizar la disponibilidad de recursos para el cumplimiento de las metas trazadas.

El Presupuesto de la Personería Municipal de Armenia será generado manteniendo todos los parámetros y condiciones establecidas en la normatividad que lo rige, igualmente el proceso de Gestión de Recursos a cargo de la Dirección Financiera estará enmarcado en los principios de eficacia, eficiencia y economía, garantizando la disponibilidad de los bienes y servicios que permitan mejorar el desempeño de los procesos de la entidad.

La Gestión Contable de la Personería Municipal estará enmarcada en las normas y disposiciones legales vigentes, en especial las expedidas por la Contaduría General de la Nación.

Los procesos de contratación de la entidad estará enmarcado en el cumplimiento de las normas constitucionales, legales y reglamentarias vigentes y se desarrollará de conformidad con lo establecido en el Manual de Contratación que la entidad adopte.

El proceso de talento humano de la entidad deberá lograr que los procesos cuenten con personal competente, con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas.

El proceso de gestión documental será el soporte del Sistema de Gestión de Calidad y será un proceso transversal a la organización que se implementara acorde con las disposiciones legales vigentes así como también en lo relacionado con la ley general de archivo.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA

3.1.1 PROCEDIMIENTO: PDF – 1. Elaboración de proyecto de presupuesto

A. OBJETIVO: Aprobación del Presupuesto de gastos de Funcionamiento de la Entidad para cada Vigencia.

B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera

C. RELACIONES: Procedencia: Secretaria de Haciendo Municipio

D. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento.



Que no se apruebe el presupuesto para la vigencia Controles:

Realización del reporte

G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO


1 Secretaria de

hacienda Reporte presupuestal secretaria de hacienda

2 Concejo municipal

Determinar aumento salarial de la planta de personal

3 División

financiera Proyectar prestaciones sociales y seguridad social

4 Proyección demás gastos de servicios personales indirectos

5 Proyección de gastos generales

6 Envió de este documento a la secretaria para inclusión en el proyecto de acuerdo

7 Alcaldía de

armenia Socialización n el concejo municipal del proyecto

8 Concejo municipal

Asistencia a debates

9 Dirección financiera

Una vez aprobado liquidarlo a través de acto administrativo

10 Implementación del plan de anual mensualizado de caja



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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H. FLUJOGRAMA

DIRECCION FINANCIERA ALCALDIA DE ARMENIA

INICIO

Secretaria de Hacienda

Municipal

Proyectar prestaciones sociales y

seguridad social

FIN

Determinar aumento salarial de

la planta de personal (concejo

municipal)

Proyectar demás gasto de

servicios personales indirectos

Proyectar gastos generales

Enviar documento a la secretaria

de hacienda para inclusión en el

proyecto

Socialización en el concejo

municipal del proyecto

Asistencia a debates Liquidación a través de acto

administrativo

Implementación del plan anual

mensualizado de caja

Reporte Presupuestal



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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3.1.2 PROCEDIMIENTO: PDF – 2. Movimiento presupuestal mensual.

A. OBJETIVO: Ejecución presupuestal mensual de gastos para el

Funcionamiento de la Entidad mensual.



D. FORMATOS: Ejecución del presupuesto de la entidad (formato creado en Excel).

E. INFORMES: No se rinde informes en este procedimiento.

F. RIESGOS Y CONTROLES: RIESGOS:

Que no sea ejecutado el presupuesto mensual CONTROLES:

Formatos de ejecución de presupuesto de la entidad




Crear hoja de trabajo de rubro presupuestal liquidado por el acto administrativo

2

Apropiación de los recursos mediante los certificados de disponibilidad.

3

Mitigar gastos que inciden en la entidad por cada rubro.

4

Cierre mensual mediante el cual se determina valor ejecutado, saldo disponible y comprometido

5

Control de formatos de la ejecución del presupuesto de la entidad mediante formato diseñado en Excel.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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H. FLUJOGRAMA

DIRECCION FINANCIERA

Apropiar recursos mediante los

certificados de disponibilidad

Mitigar gastos que inciden en la

entidad por cada rubro

Control de formatos de la ejecución

del presupuesto de la entidad

INICIO

FIN

Crear hoja de trabajo de rubro

presupuestal liquidado

Cierre mensual



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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3.1.3 PROCEDIMIENTO: PDF – 3. Modificación Presupuestal.

A. OBJETIVO: Realizar Ejecuciones mensuales, Base de datos

Presupuestal en Programa Excel, visto bueno personero a través de acto administrativo.




E. INFORMES: No se rinde informes en este procedimiento. F. RIESGOS Y CONTROLES:

Riesgos:

Que no se apruebe el presupuesto para la vigencia

Controles:

Realización del reporte



1 División

financiera Análisis de rubros que requieren traslados presupuestales

2 Verificación de excedentes presupuestales disponibles en cada rubro.

3 Despacho Personero

Acto administrativo donde se formaliza los traslados (créditos y contra créditos)


Aplicación de traslados en las hojas de trabajo, aplicando a cada rubro afectado.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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H. FLUJOGRAMA

DIRECCION FINANCIERA DESPACHO PERSONERO

INICIO

Analizar los rubros

FIN

Verificar los excedentes

presupuestales disponibles

Formalizar los traslados

(créditos y contra créditos)

Aplicación de traslados

en las hojas de trabajo



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 191 de 356


3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA 3.1.4 PROCEDIMIENTO: PDF – 4. Plan Anual Mensualizado de Caja PAC

A. OBJETIVO: Contar con los recursos económicos para los gastos de

funcionamiento de la Entidad.


C. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera


E. INFORMES: No se rinde informe en este procedimiento. F. RIESGOS Y CONTROLES:

Riesgos:

Que nos e cumpla a cabalidad el plan mensualizado de caja

Controles:

Plan anual mensualizado de caja




Durante los Primeros días del mes de Enero se envía a la Secretaría de Hacienda el Plan Anual Mensualizado de Caja para cada vigencia.

2

Durante los Primeros tres días de cada mes se envía un oficio a la Secretaría de Hacienda, solicitando la transferencia del PAC programado del mes.


Se consulta telefónicamente el número de cuenta asignada en el área de Presupuesto y Contabilidad del Municipio. Y posteriormente a la tesorería para constatar el giro del cheque

4 Tesorería Municipal

Se retira el cheque por parte de un funcionario de la Entidad, el cual debe llevar copia de la Cedula de Ciudadanía y sello de la Entidad.

5 INDEQUI Se consigna el Cheque en INDEQUI y expiden una nota crédito a favor de la Entidad.


Se efectúa el registro contable y presupuestal de dicho ingreso.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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H. FLUJOGRAMA

DIRECCION FINANCIERA OTRAS DEPENDENCIAS

INICIO

Enviar a la Secretaría de Hacienda

el Plan Anual Mensualizado

(Despacho Personero)

FIN

Se consulta el número de cuenta

asignada y a la tesorería para

constatar el giro del cheque

Retirar el cheque por parte de un

funcionario de la Entidad

(Tesorería Municipal)

Se consigna el Cheque en INDEQUI

Oficio solicitando la

transferencia del PAC

Efectuar el registro contable

y presupuestal de dicho

ingreso



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 193 de 356



3.1.5 PROCEDIMIENTO: PDF – 5. Elaboración y pago de nómina personal de planta.

A. OBJETIVO: Ejecución presupuestal para el pago oportuno del personal

de planta.


C. RELACIONES: Procedencia: Secretaria de Haciendo Municipio.


E. INFORMES: No se rinde informe para este procedimiento.


Que no sea realice el pago al personal

Controles:

Soporte del formato de pago de nomina

Registro de comprobante de egreso



1

Personería Auxiliar,

Entidades Crediticias,

Cooperativas, Juzgados.

Admisión de Novedades de Personal en materia de vacaciones, ingresos, retiros, incapacidades, suspensiones, descuentos de nómina, embargos etc.


Elaboración e impresión de la nómina aplicando las deducciones requeridas.

3 Despacho de

Personero Revisión y visto bueno por parte del ordenador del gasto


Expedición de Disponibilidad, registro presupuestal y Orden de pago.


Oficio Ordenando transferencia.


Recepción y revisión de cheques solicitados.

7 Elaboración, registro e impresión del



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 194 de 356


Comprobante de Egreso en el Programa Contable.

8 Pago y firma del formato de nómina manejado por la Entidad.

9 Registro Presupuestal del gasto en hojas de trabajo de los rubros afectados.

H. FLUJOGRAMA

DIRECCION FINANCIERA PERSONERO

INICIO

Revisión por parte del

ordenador del gasto

Expedición de Disponibilidad,

registro presupuestal y Orden de

pago.

Elaboración, registro e impresión

del Comprobante de Egreso

Recepción y revisión de cheques

solicitados

Pagar y firmar el formato de

nómina

Elaboración de nómina aplicando

las deducciones requeridas

Oficio Ordenando

transferencia

Registro Presupuestal del

gasto

FIN



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 195 de 356



3.1.6 PROCEDIMIENTO: PDF – 6. Pago a Contratistas

A. OBJETIVO: Pagos Oportunos a Contratista


C. RELACIONES: Procedencia: Dirección Financiera


E. INFORMES:


Que no se realice el pago a contratista

Que se realicen desembolso indebidos

Controles:

Conciliaciones bancarias

Desprendibles de pago



1 Personaría

Auxiliar

Recepción de actas de Vigilancia y Control, dentro de los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del mes.


Liquidación de honorarios o servicios de cada Contratista.


Orden de giro por parte del ordenador del gasto.

4 Elaboración, registro e impresión del Comprobante de Egreso en el Programa Contable.

5 Registro Presupuestal del gasto en la hoja de trabajo del rubro afectado.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 196 de 356


H. FLUJOGRAMA


INICIO

Recepción de actas de Vigilancia y

Control (Personería Auxiliar)

FIN

Liquidación de honorarios o

servicios (Personero)

Orden de giro por parte del

ordenador del gasto (Despacho

Personero)

Elaboración, registro e impresión

del Comprobante de Egreso

Registro Presupuestal del gasto

en la hoja de trabajo del rubro

afectado



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 197 de 356



3.1.7 PROCEDIMIENTO: PDF – 7. Pago Proveedores

A. OBJETIVO: Pagos oportunos a Proveedores



D. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el

desarrollo de este procedimiento.



Que no se realice el pago a contratista

Que se realicen desembolso indebidos

Controles:

Conciliaciones bancarias

Desprendibles de pago



1 Proveedor de

bienes y servicios Contar con factura o cuenta de cobro que cumpla con los requisitos de ley.


Adjuntar al Contrato con todos sus anexos.

3 Solicitar recibido a satisfacción del bien o servicio, por parte del funcionario que ejerce la vigilancia y control.

4 Liquidar el valor a pagar aplicando los descuentos de Ley y Expedir la Orden de pago.

5 Revisión y visto bueno ordenador del gasto

6 Elaboración del cheque.

7 Elaboración y registro Comprobante de Egreso

8 Entrega de cheque



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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H. FLUJOGRAMA


INICIO

Factura o cuenta de cobro que

cumpla con los requisitos de ley.

(Proveedor d Bienes y servicios)

FIN

Adjuntar al Contrato con todos

sus anexos

Solicitar recibido a

satisfacción del bien o

Servicio

Liquidar el valor a pagar

Elaboración del cheque

Revisión y visto bueno

ordenador del gasto

Entrega de cheque

Elaboración y registro

Comprobante de Egreso



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 199 de 356



3.1.8 PROCEDIMIENTO: PDF – 8. Pago de servicios públicos.

A. OBJETIVO: Realizar el pago oportuno de los servicios públicos de la

entidad.


C. RELACIONES: Procedencia: Secretaria de Haciendo Municipio.




Que no se realice el pago oportuno de cada servicio publico

Controles:

Registro de pago de factura



1 Recepción de documentos

Recepción y revisión facturas Servicios Público


Expedición de Certificado de Disponibilidad, Registro Presupuestal y Orden de pago

3

Elaboración de Cheque

4

Elaboración Comprobante de Egreso

5

Cancelación de la obligación



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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H. FLUJOGRAMA


INICIO

Recepción y revisión facturas

Servicios Público

Expedición de Certificado de

Disponibilidad, Registro

Presupuestal y Orden de pago.

FIN

Elaboración de Cheque

Cancelación de los servicios

públicos.

Elaboración




Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 201 de 356



3.1.9 PROCEDIMIENTO: PDF – 9. Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

A. OBJETIVO: Expedir Certificados de Disponibilidad Presupuestal

confiables y oportunos.




E. INFORMES:


Que se modifiquen los montos en beneficios de terceros

Controles:

Registro en libros de las solicitudes y de las expediciones




Solicitud de Disponibilidad por parte del Ordenador del gasto.


Verificación de Disponible Presupuestal en el rubro a afectar.

3 Si no hay disponible presupuestal, se procede a efectuar análisis de excedentes y se efectúan traslados a través de acto administrativo.

4 Registro en hojas de trabajo de acto administrativo (Traslados presupuestales)

5

Si hay disponible Presupuestal, se procede a asignar un consecutivo en el libro de control de disponibilidades.(Teniendo en cuenta Fecha, rubro y valor)

6 Se elabora e imprime El CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal)

7 Registro de Disponibilidad Presupuestal en hojas de trabajo por rubro.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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8 Entrega del CDP

H. FLUJOGRAMA


INICIO

FIN

Asignar un consecutivo en el

libro de control de

disponibilidades

Efectuar análisis de

excedentes y traslados

Entrega del CDP

Registro de Disponibilidad

Registro en hojas de trabajo

(Traslados presupuestales)

Se elabora e imprime El CDP

(Certificado de Disponibilidad

Presupuestal)

Solicitud de

Disponibilidad

SI

NO



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 203 de 356



3.1.10 PROCEDIMIENTO: PDF – 10. Registro Presupuestal en Contratos.

A. OBJETIVO: Expedición de registros Oportunos


C. RELACIONES: Procedencia: DIRECCION FINANCIERA



E. INFORMES:


Riesgos:


Controles:




1 Personería

Auxiliar

Solicitud de Registro Presupuestal con su soporte (Contrato firmado y legalizado, con información datos personales del Contratista.


Asignación de Consecutivo en libro de Control de Registros (Teniendo en cuenta rubro, fecha de inicio, información personal y valor).

3 Elaboración e impresión de Registro Presupuestal.

4 Entrega del Registro Presupuestal junto con el Contrato.

5 Registro de documento en las hojas de trabajo y base datos de Contratistas.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 204 de 356


H. FLUJOGRAMA

DIRECCION FINANCIERA PERSONERIA AUXILIAR

INICIO

Solicitud de Registro

Presupuestal

FIN

Asignación de Consecutivo en

libro de Control de Registros

Registro de documento en

las hojas de trabajo

Entregar el Registro

Presupuestal junto con

el Contrato

Elaboración e impresión

de Registro Presupuestal



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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3.1.11 PROCEDIMIENTO: PDF – 11. Registro Presupuestal cuentas en general (Proveedores bienes y servicios, servicios públicos, Arrendamientos, Caja menor, Viáticos, Nomina, Prestaciones, Seguridad Social etc.)

A. OBJETIVO: Expedición de registros Oportunos





E. INFORMES:


Riesgos:


Controles:





Una vez expedido el CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal), se procede a la asignación del consecutivo en el libro de Control de Registros.

2 Elaboración e impresión de Registro Presupuestal.

3 Registro de documento en las hojas de trabajo por rubro.

4 Se adjunta a la cuenta cancelada.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 206 de 356


H. FLUJOGRAMA


INICIO

FIN

Una vez expedido el CDP se

asigna del consecutivo en el

libro de Control de Registros.

Elaboración e impresión de

Registro Presupuestal.

Se adjunta a la cuenta

cancelada.

Registro de documento en las

hojas de trabajo por rubro.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 207 de 356



3.1.12 PROCEDIMIENTO: PDF – 12. Comisión de Estudios

A. OBJETIVO: Pago oportuno de la inscripción o matrícula del Programa

Académico.




E. INFORMES:


Riesgos:


Controles:

Revisión a los registros de inscripción de los programas académicos



1 Personería

Auxiliar-talento humano

Recepción de Acta del Comité de capacitación donde se aprueba la Comisión de estudios.


Expedición de Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal


Acto administrativo donde se ordena el gasto


Inscripción del Servidor Público al Programa académico.

5 institución Educativa

Expedición de factura y documentos legales por parte de la Institución educativa.


Liquidación del pago aplicando los descuentos de Ley.

7 Giro Institución Educativa o capacitadora.

8 Elaboración de Comprobante de Egreso.

9 Pago o Consignación a la Institución Educativa.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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H. FLUJOGRAMA

DIRECCION FINANCIERA PERSNERO

INICIO

FIN

Recepción de Acta del Comité de

capacitación (Personería Auxiliar)

Pago o Consignación a la

Institución Educativa

Inscripción del servidor Público

Elaboración de Comprobante de

Egreso

Liquidación del pago aplicando

los descuentos de Ley

Expedición de Certificado de

Disponibilidad y Registro

Presupuestal

Acto administrativo donde se

ordena el gasto



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 209 de 356



3.1.13 PROCEDIMIENTO: PDF – 13. Presentación de Informes trimestrales al Ente de Control

A. OBJETIVO: Presentación oportuna de la Rendición de la cuenta.





E. INFORMES: Informe CGN (Contaduría General de la Nación) Informe de ejecución presupuestal ingresos Contraloría Municipal


Riesgos:

Que se presenten a destiempo

Controles:

Revisión de las fechas de presentación de los informes




Cierre presupuestal del mes.

2 Extracción de saldos de cada rubro presupuestal.

3 Traslado de saldos de ejecución, compromisos, modificaciones presupuestales al formato de Ejecución presupuestal.

4 Actualización de la Ejecución de ingresos del mes.

5 Diligenciamiento de formatos.

6 Impresión de los informes (Ejecución Presupuestal de gastos y Ejecución de ingresos)

7 Revisión informe Señor Personero Municipal.


Enviar el Informe al Ente de Control.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 210 de 356


H. FLUJOGRAMA


INICIO

FIN

Enviar el informe al Ente de

control

Impresión de los informes

Actualización de la Ejecución de

ingresos del mes

Revisar el informe

Diligenciamiento de formatos

Cierre presupuestal del mes

Extracción de saldos de cada

rubro presupuestal.

Traslado de saldos de ejecución,

compromisos, modificaciones

Presupuestales



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 211 de 356



3.1.14 PROCEDIMIENTO: PDF – 14. Presentación de Informes trimestrales contaduría general de la Nación y copia para el Ente de Control.






E. INFORMES:

Informe CGN (Contaduría General de la Nación)

Informe de ejecución presupuestal ingresos Contraloría Municipal



Controles:





Cierres contables del mes

2 Impresión Balance de Prueba del trimestre.

3 Elaboración de formatos CGN2005,01 Y CGN2005,02, de notas contables y del FUT (Formato Único Territorial).

4 Diligenciamiento de formatos CGN2005,01 Y CGN2005,02, FUT (Formato Único Territorial)

5 Validación de la información en el CHIP

6 Impresión de formatos.


Revisión y firma del Representante Legal y Financiero.


Presentación Informe en medio impreso y magnético a la Secretaria de Hacienda del Municipio para la consolidación.

9 Se envía copia a la Contraloría Municipal de Armenia.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 212 de 356


H. FLUJOGRAMA


INICIO

FIN

Revisión y firma del

Representante Legal y Impresión de formatos

Validación de la información en

el CHIP


Impresión Balance de Prueba del

trimestre

Presentación Informe en

medio impreso y

magnético (Contraloría)

Elaboración de formatos y

Diligenciarlos



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 213 de 356



3.1.15 PROCEDIMIENTO: PDF – 15. Presentación de Informes trimestrales contaduría general de la Nación y copia para el Ente de Control.






E. INFORMES:

Informe CGN (Contaduría General de la Nación)

Informe de ejecución presupuestal ingresos Contraloría Municipal



Controles:






2 Establecer costos de Personal de cada trimestre de acuerdo a formato e Ítems establecidos por la Contraloría General.

3 Diligenciar formatos de Personal y costos con la información extraída (Trimestral)

4 Elaborar Ejecución Presupuestal de gastos (mensual)

5 Elaborar Ejecución Presupuestal de ingresos (mensual)

6 Impresión de los tres reportes y grabar en medio magnético

7 Oficio Remisorio a la División de Presupuesto del Municipio.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 214 de 356


H. FLUJOGRAMA


INICIO

FIN

Impresión de los tres reportes y grabar

en medio magnético consolidación.

Elaborar Ejecución Presupuestal

de gastos y de ingresos

Cierres Presupuestales del mes

Establecer costos de Personal

Diligenciar formatos de Personal y

costos con la información extraída

Oficio Remisorio a la División de

Presupuesto del Municipio



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 215 de 356



3.1.16 PROCEDIMIENTO: PDF – 16. Información Medios Magnéticos DIAN

A. OBJETIVO: Presentación oportuna Información medios magnéticos.





E. INFORMES: Medios Magnéticos DIAN

F. RIESGOS Y CONTROLES: RIESGOS:


CONTROLES:


Revisión de Presentación de los Medios magnéticos de la entidad




Impresión libros auxiliares de las cuentas de retención en la fuente del año inmediatamente anterior. Con información de terceros.

2

Verificar si la información en el sistema de cada tercero se encuentra completa para diligenciar el formato de medios magnéticos (No Cedula, RUT, Dirección)

3 Si no está completa se debe acudir a los Contratos para extractar la información.

4 Solicitar a la DIAN o en la página WEB de la DIAN el formato actualizado

5 Diligenciar el formato y validarlo.

6 Presentación del Informe en formato electrónico a través del MUISCA.

7 DIAN Expedición de acuse de recibo por parte de la DIAN.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 216 de 356


H. FLUJOGRAMA


INICIO

FIN

Solicitar a la DIAN el formato

actualizado

Diligenciar el formato y validarlo

Acudir a los Contratos para extractar

a información.

Impresión libros auxiliares de las

cuentas de retención en la fuente

Expedición de recibo por

parte de la DIAN

Verificar si la información se

encuentra completa para diligenciar

el Formato

Presentación del

Informe



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 217 de 356


3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA - PRESENTACIÓN INFORME ANUAL DE RENDICIÓN DE LA CUENTA

3.1.17 PROCEDIMIENTO: PDF – 17. Presentación oportuna y con información fidedigna que permita su verificación por el Ente de Control.





E. INFORMES: Informe de rendición de la cuenta



Controles:





Cierres del año (Contables y Presupuestales)

2 Diligenciamiento de Formatos establecidos por el Ente de Control relacionados con la División Financiera.

3

Elaboración reportes anexos a la rendición de la cuenta según Resolución 048 de 2002 (Estados Contables, Notas a los Estados Financieros, Plan de Compras y su ejecución

4 Coordinación con el Despacho y Personería Auxiliar para consolidar la información.


Firma de los Formatos por parte del Representante Legal.

6 Envío de la Información en medio impreso y Magnético al Ente de Control.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 218 de 356


H. FLUJOGRAMA

DIRECCION FINANCIERA PERSONERO

INICIO

FIN

Coordinación con el Despacho y Personería

Auxiliar para consolidar la información

Diligenciamiento de

Formatos

Firmar los Formatos

Elaboración reportes anexos a la

rendición de la cuenta

Envío de la Información en

medio impreso y Magnético

Cierres del año (Contables

y Presupuestales)



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 219 de 356



3.1.18 PROCEDIMIENTO: PDF – 18. Giro Recaudo Estampillas





E. INFORMES: No hay Informes


Que no se realice el giro

Controles:

Revisión de giros

Conciliación bancaria




Al finalizar el mes imprimir libros auxiliares de las cuentas donde se registra las retenciones por concepto de estampillas.

2 Efectuar revisión de terceros y valores retenidos para conciliar su correspondencia.

3 Giro de cheque.

4 Elaboración de Comprobante de Egreso

5 Elaboración relación de estampillas que contenga (Fecha, No Comprobante, Nombre Sujeto Retención, Concepto, valor bruto, valor retenido)

6

Consignación a la Entidad recaudadora y reclamación de la Estampilla si la Entidad es Hospital Departamental o Gobernación del Quindio y recibo de consignación cuando se trate de recaudos para el Municipio de Armenia.

7 Se adhiere estampilla a la relación y se perfora.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 220 de 356


H. FLUJOGRAMA


INICIO

FIN

Giro de cheque

Elaboración relación de estampillas

Efectuar revisión de terceros y valores

retenidos

Imprimir libros auxiliares de las

cuentas

Consignación a la Entidad

recaudadora y reclamación de la

Estampilla

Se adhiere estampilla a la relación

y se perfora

Elaboración de Comprobante de

Egreso



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 221 de 356



3.1.19 PROCEDIMIENTO: PDF – 19. Giro Retenciones en la fuente por concepto de Renta, IVA y CREE y retenciones de Industria y Comercio ICA

A. OBJETIVO: Declaraciones y Pagos oportunos obligaciones tributarias



D. FORMATOS: Formato de la DIAN



Que no se realice el giro

Controles:

Revisión de giros

Conciliación bancaria




Cierre del mes.

2 Impresión de libro auxiliar de las cuentas donde se registran los descuentos por retenciones en la fuente.

3 Conciliación de valores retenidos y terceros para verificar su correspondencia.

4 Elaboración de Declaración tributaria mensual sea de retenciones en la fuente o de Retenciones por Industria y Comercio

5 Firmas de las Declaraciones por parte del Representante Legal.

6 Giro de cheque o pago electrónico


8 Presentación y pago Declaraciones Tributarias.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 222 de 356


H. FLUJOGRAMA


INICIO

FIN

Conciliación de valores retenidos y

terceros para verificar su

correspondencia

Firmas de las Declaraciones

Impresión de libro auxiliar de

las cuentas

Cierre del mes

Giro de cheque o pago electrónico

Presentación y pago

Declaraciones Tributarias

Elaboración de Declaración

tributaria mensual

Se Elaboración de




Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 223 de 356



3.1.20 PROCEDIMIENTO: PDF – 20. Causación Prestaciones sociales y Seguridad Social.

A. OBJETIVO: Contar con unas obligaciones y balances ajustados a la

realidad.



D. FORMATOS:



Controles:

Revisión de Causaciones y registros contables




Al finalizar el mes se calcula las prestaciones y la seguridad social del mes inmediatamente anterior, con base en la nómina cancelada.

2 Se imprime las liquidaciones las cuales se encuentran en archivos de Excel.

3 Se registra la provisión en el Sistema a través de notas Contables.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 224 de 356


H. FLUJOGRAMA


INICIO

FIN

Se imprime las liquidaciones

Se registra la provisión en el

Sistema

Calcular las prestaciones y la

seguridad social



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 225 de 356



3.1.21 PROCEDIMIENTO: PDF – 21. Calculo y registro Depreciación Acumulada.

A. OBJETIVO: Activos llevados a su valor real y Balances ajustados a la

Realidad.



D. FORMATOS:



Llevar la depreciación de forma incorrecta Controles:

Revisión de causación y registros contables




Actualizar cada mes Cedula de Activos de la Entidad la cual se encuentra en archivo de Excel.

2 Verificar activos comprados en el mes para su inclusión en la Cedula de Activos de la Entidad.

3 Calculo de Depreciaciones de cada activo utilizando el método de línea recta.

4 Impresión de Cedula de activos.

Registro contable del cálculo de la Depreciación a través de nota contable



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 226 de 356


H. FLUJOGRAMA


INICIO

FIN

Verificar activos comprados en

el mes

Calculo de Depreciaciones

de cada activo

Actualizar cada mes Cedula de

Activos de la Entidad

Impresión de Cedula de activos

Registro contable del

cálculo de la Depreciación



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 227 de 356



3.1.22 PROCEDIMIENTO: PDF – 22. Consignación de Cesantías al Fondo Nacional del Ahorro

A. OBJETIVO Efectuar consignaciones de las doceavas de Cesantías

dentro de los términos que dicta la ley.



D. FORMATOS:



No realizar las consignaciones de las cesantías

Controles:

Consignaciones




Al iniciar cada vigencia se calcula el valor por concepto de cesantías de los funcionarios que se encuentren afiliados al Fondo Nacional del Ahorro.

2 Se establece la Doceava Mensual a girar al Fondo Nacional

3 Se Expide El certificado de disponibilidad Presupuestal, el registro presupuestal y la orden de pago.

4 Giro de Cheque.


6 Se consigna la doceava en el formato de Consignación dado por el Fondo Nacional

7 Se envía reporte de la consignación al Fondo Nacional del Ahorro en Bogotá para que sea cargado al Sistema.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 228 de 356


H. FLUJOGRAMA


FIN

INICIO

Se consigna la doceava en el formato

de Consignación dado por el Fondo

Nacional

Se establece la Doceava Mensual a

girar al Fondo Nacional.

Calcular el valor por concepto de

cesantías de los funcionarios

Giro de Cheque

Se envía reporte de la consignación

al Fondo Nacional del Ahorro

Se Expide El certificado de

disponibilidad Presupuestal

Elaboración de Comprobante

de Egreso



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 229 de 356



3.1.23 PROCEDIMIENTO: PDF – 23. Reporte Anual Consolidado de Cesantías al Fondo Nacional del Ahorro.

A. OBJETIVO Que el Fondo Nacional del Ahorro cuente con la información

necesaria para cargar al sistema las Cesantías de cada afiliado



D. FORMATOS:

E. INFORMES: No se rinde informes para este procedimiento.


No realizar las consignaciones de las cesantías Controles:

Consignaciones




Una vez finalizada la vigencia se realiza un informe consolidado que contiene relación de giros con fecha de consignación, valor y periodo al que corresponde.

2

Se realiza un reporte que contiene Numero de Cedula de Ciudadanía de cada afiliado, nombre y valor consignado por cada uno de ellos, este debe ir firmado por la persona que tiene la Firma Registrada en el Fondo.

3 Personería

Auxiliar

Se envían estos dos reportes al Fondo Nacional a través de un oficio que también debe estar firmado por la Personera Auxiliar.

4 Fondo Nacional Se espera el reporte por escrito del fondo, donde informan que las Cesantías de cada funcionario han sido cargadas satisfactoriamente al Sistema.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 230 de 356


H. FLUJOGRAMA


INICIO

Se realiza el reporte

Se espera el reporte por

escrito del fondo Nacional

FIN

Se realiza un informe

consolidado

Se envían estos dos

reportes al Fondo

Nacional



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 231 de 356



3.1.24 PROCEDIMIENTO: PDF – 24. Consignación de Cesantías a Fondos Privados

A. OBJETIVO Que el Fondo Nacional del Ahorro cuente con la información

necesaria para cargar al sistema las Cesantías de cada afiliado.



D. FORMATOS: Estipulados por los fondos privados



No realizar las consignaciones de las cesantías Controles:

Consignaciones




Liquidar el valor de las Cesantías que le corresponden a cada empleado.

2 Expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal.

3 Establecer a que fondo de Cesantías se encuentra afiliado cada empleado.

4 Diligenciar formatos de pago de cada Fondo y tomar firma de Representante Legal, Jefe de Personal o Director Financiero.

5 Giro de cheque para cada Fondo de Cesantías.

6 Elaboración Comprobante de Egreso

7 Se realiza la cancelación

8 Una vez realizada la Consignación se envía reporte a cada funcionario.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 232 de 356


H. FLUJOGRAMA


INICIO

Expedir el Certificado de Disponibilidad

Presupuestal y Registro Presupuestal

Liquidar el valor de las

Cesantías

Establecer a que fondo de Cesantías se

encuentra afiliado cada empleado

FIN

Giro de cheque

Se realiza la cancelación

Enviar reporte a cada funcionario

Diligenciar formatos de

pago de cada Fondo

Elaboración Comprobante

de Egreso



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 233 de 356



3.1.25 PROCEDIMIENTO: PDF – 25. Liquidación y pago periodo vacacional

A. OBJETIVO Cumplir con el Plan de Vacaciones programado al iniciar la

vigencia.



D. FORMATOS:

Solicitud del funcionario

Certificado disponibilidad presupuestal

Registro presupuestal

Orden del día



Riesgos:

Que no se haga efectiva la solicitud Controles:

Revisión del tiempo laborado




Se allega a la División Financiera oficio del funcionario solicitante con el visto bueno del Señor Personero.


Se liquida el valor de las Vacaciones y Prima de Vacaciones.

3 Se Expide El certificado de disponibilidad Presupuestal, el registro presupuestal y la Orden de pago.

4 Se elabora resolución autorizando el disfrute del Periodo Vacacional.

5 Se pasa al Despacho para firma del Señor Personero Municipal.

6 Giro de cheque

7 Elaboración del Comprobante de Egreso.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 234 de 356


8 Se archiva Resolución original en carpeta de Resoluciones de la vigencia.

9 Se archiva copia de la Resolución y la liquidación en la hoja de vida del Funcionario



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 235 de 356


H. FLUJOGRAMA


INICIO

Se liquida el valor de las

Vacaciones y Prima de Vacaciones

Se Expide El certificado de disponibilidad

Presupuestal, el registro presupuestal y

la Orden de pago

FIN

Se pasa al Despacho para firma

del Personero Municipal

Giro de cheque

Se allega oficio del

funcionario solicitante con el

visto bueno

Se elabora resolución

Elaboración del

Comprobante de

Egreso

Se notifica la Resolución

al Funcionario

Resolución

original y

copia



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 236 de 356



3.1.26 PROCEDIMIENTO: PDF – 26. Pago Seguridad Social

A. OBJETIVO Realizar Pagos oportunos de la Seguridad Social y aportes

parafiscales mensuales.



D. FORMATOS:



Que son se efectué el pago Controles:

Registro de pago de la seguridad social



1 Personería

Auxiliar

Al finalizar cada mes se recepcionan las novedades en materia de Personal que afecten la liquidación de la Seguridad Social (Incapacidades, Licencias, Vacaciones, etc.).


Se reportan dichas novedades en el SOI y se efectúa la liquidación de aportes mensuales.

3 Se efectúa revisión de cada aporte y cada fondo o EPS.

4 Se expide el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Registro y Orden de pago.

5 Orden de Transferencia electrónica.

6 Se ingresa al Sistema del SOI se recupera la planilla liquidada.

7 Se efectúa el pago a través del SOI.

8 Una vez llevada a cabo la transacción se imprime el reporte de pago exitoso.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 237 de 356


H. FLUJOGRAMA


INICIO

expedir Certificado de

Disponibilidad Presupuestal,

Registro y Orden de pago.

Recepcionar las novedades

en materia de Personal

Se reportan novedades en el SOI y

se efectúa la liquidación de aportes

mensuales

Efectuar revisión de cada aporte y

cada fondo o EPS

FIN

Orden de Transferencia electrónica

Ingresar al Sistema del SOI,

recuperar la planilla liquidada

Se efectúa el pago

Imprimir el reporte de pago



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 238 de 356



3.1.27 PROCEDIMIENTO: PDF – 27. Apertura Caja Menor de la vigencia.

A. OBJETIVO Efectuar una regulación y manejo de estos fondos de

acuerdo a la Ley.



D. FORMATOS:



Que no se cumpla con lo pactado en la planeación

Controles:

Resolución




Al iniciar vigencia se expide un acto administrativo que autoriza la apertura de la caja menor, el cual establece las directrices para su manejo.


Se verifica que el Funcionario designado cuente con su respectiva póliza de manejo de recursos públicos.

3 Se efectúa apertura de las hojas de trabajo por rubro y monto autorizado para el año, los cuales pueden sufrir modificaciones.

4 Se efectúa el giro para alimentar el fondo fijo de caja menor.

5 Elaboración del Comprobante de Egreso.

6 Se inicia ejecución de gastos



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 239 de 356


H. FLUJOGRAMA


INICIO

Efectuar el giro

Expedir el acto administrativo que

autoriza la apertura de la caja

menor

Verificar que el Funcionario

cuente con su r póliza de manejo

de recursos públicos

FIN

Se inicia ejecución de gastos

Efectuar apertura de las

hojas de trabajo

Elaboración del




Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 240 de 356



3.1.28 PROCEDIMIENTO: PDF – 28. Manejo de la caja menor.

A. OBJETIVO: cancelar los gastos de ocurrencia esporádica según lo establecido en el Manual de Caja Menor, vigilando que no se sobrepase el mínimo determinado.

B. DEPENDENCIA: Despacho del Personero - SECRETARIA

C. RELACIONES: Procedencia: Solicitud por parte del empleado Salida: Efectivo

D. FORMATOS: Vale y recibo de caja

E. INFORMES: Se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas.

Arqueos esporádicos por parte de Control Interno

Arqueo y verificación por parte de la Contraloría Municipal.


Que se sobrepase el tope estipulado para la vigencia.

Que se utilice los fondos de caja menor para compras que deben ser objeto de contratación.

Que no se de apertura de forma legal: Resolución

Que la persona encargada del manejo de caja menor no tenga la póliza de manejo obligatoria para tal fin. Controles:

Arqueos sorpresa por parte de la Oficina de Control Interno, que verifiquen topes de gasto y clase de gasto.

Verificación de la Legalidad de la existencia de Caja Menor a cargo de la División Financiera.

Control de Formatos por parte de Control Interno



1 Funcionario Solicitud verbal o escrita de un gasto inmediato.

2 Secretaria Realizar un vale para la entrega del efectivo.

3 Funcionario Entrega los soporte de la compra.

4 Secretaria Hacer un recibo de caja para legalizar el gasto y debe ir firmado por el funcionario que solicito el



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 241 de 356


efectivo.

5 Se registra en el libro de control de gastos de caja menor.

6 Cuando se agote el efectivo (70%), se solicita el reembolso a la dirección Financiera con sus debidos soportes.

7 Personería

auxiliar Se rinde un informe trimestral de registro de gastos.

H. FLUJOGRAMA

FUNCIONARIO SECRETARIA PERSONERIA AUXILIAR

INICIO

Registrar en el

libro de control

Solicitud gasto

inmediato

Informe trimestral

FIN

Entrega soporte

de la compra

Recibo de caja

Realizar un vale



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 242 de 356


3.2 PROCESO: ARCHIVO: GESTION DOCUMENTAL

3.2.1 PROCEDIMIENTO: PGD – 1. CONSULTA DE DOCUMENTOS: Facilitar el acceso y consulta de los Documentos custodiados en el Archivo Central, así como expedientes y unidades documentales.

A. OBJETIVO: Prestar el servicio de consulta y préstamo de documentos que reposan en el archivo central, a usuarios internos y externos, con base en las normas establecidas para tal fin

B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar - Archivo Central

C. RELACIONES: Procedencia: A través de una solicitud verbal, o escrita.

Salida: Oficio de respuesta o documento fotocopiado.

D. FORMATOS: Formato de Préstamo de Documentos (F – PGD – 003)

E. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la Personería Auxiliar de las actividades desarrolladas.


Riesgos:

El funcionario no entienda la importancia de cumplir con la entrega adecuada y oportuna de los archivos. El usuario en la solicitud no suministre datos precisos que faciliten la búsqueda de la información.

La respuesta enviada por correo, no llegue al usuario Controles:

Dar cumplimiento a las disposiciones de la Resolución No. 119 de 2015 Reglamento General de Archivos de la Entidad, sobre el particular.

Establecer un cronograma de trabajo.



1 Archivo Solicitud consulta documental, de usuario interno o

externo, de manera verbal o escrita.

2

Se inicia la búsqueda de información en el Archivo

Central, con base en los datos suministrados por el

solicitante tales como: Fechas, Número de

radicación, Número de expediente, Nombre de

persona jurídica o natural, Nombre del documento,

Dependencia responsable y funcionario que



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 243 de 356


atendió.

3

Se revisa y verifica en los inventarios documentales

(impreso o base de datos), en aras de confirmar la

existencia e identificar la ubicación del documento

en el archivo central.

4

Encontrado el documento se entrega de una copia

al solicitante o se le envía respuesta a través de un

oficio, observando que esta información no sea de

carácter confidencial.

5

En caso de no encontrase el documento en la base

de datos o físico, se notifica al peticionario

mediante llamada telefónica, email o

personalmente.

6

Si el documento o expediente, es solicitado para

consulta al interior de la institución: se diligencia el

formato “Control Préstamo de Documentos con

firma del funcionario de archivo y del peticionario.

Si es para préstamo y/o consulta fuera de la

institución: se solicitará autorización ante el

Personero Municipal, para el retiro del mismo,

diligenciándose el formato “Control Préstamo de

Documentos” se tomara copia del documento

original, y se entregara al peticionario.

7 Personería

Auxiliar

Se rinde informe mensual de las solicitudes y

respuestas dadas a los usuarios internos o

externos.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 244 de 356


H. FLUJOGRAMA

ARCHIVO SOLICITANTE PERSONERIA

AUXILIAR

INICIO

Solicitud de consulta

(oral o escrita) Búsqueda de información

Oficio

(información)

Información

solicitada

SI

NO

Informe mensual

(solicitudes y

respuestas)

No se halló el

documento

(escrito)

FIN



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 245 de 356


3.2 PROCESO: GESTION DOCUMENTAL

3.2.2 PROCEDIMIENTO: PGD – 2. CAPACITACIÓN A PRODUCTORES DOCUMENTALES: Prestar asesorías en los procesos técnicos de organización de archivos de gestión, siguiendo los lineamientos de la Resolución No. 119 del 21 de julio de 2015 por la cual se adopta el Reglamento General de Archivos de la Personería Municipal de Armenia y la Guía de Gestión Documental y Comunicaciones oficiales (I – PGD – 001).

A. OBJETIVO: Mejorar la organización documental en las diferentes Dependencias de la Personería Municipal. Promover en los funcionarios de la personería, la adquisición de conocimientos, y el desarrollo de habilidades que les permitan ejecutar con eficiencia, los procesos de organización documental en los archivos de gestión

B. DEPENDENCIA: Archivo Central.

C. RELACIONES: Procedencia: Cronograma de capacitaciones

Salida: realización de la asesoría.

D. FORMATOS: Formato de asesorías en gestión documental (F - PGD - 009)

E. INFORMES: Se un rinde informe a la Personería Auxiliar de las

capacitaciones impartidas.


Que los funcionarios no cumplan con las fechas establecidas en el cronograma de las capacitaciones.

Falta de compromiso y disposición en los funcionarios para recibir las diferentes asesorías. Controles:

Informar a la personería auxiliar de la inasistencia a las capacitaciones asignadas.

Charlas motivacionales por parte de talento humano donde sientan comprometidos con su trabajo.



1 Cada vez que ingresa un nuevo funcionario o contratista

a la entidad se le asigna una fecha con el fin explicarle



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Fecha: 12/07/2012

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Archivo el proceso técnico y administrativo de archivo de los

documentos que producen en el ejercicio de sus

funciones.

2

Se toma como referencia las tablas de retención

documental de la oficina productora de documentos

donde prestarán el servicio, y de acuerdo a las series y

subseries documentales que tramita, se identifican las

series y subseries les explican los procesos técnicos y

administrativos de organización documental, que son los

siguientes:

3

1.- Clasificación documental: se tiene en cuenta el

“principio de procedencia”, en el cual los documentos

producidos por una dependencia, no deben mezclarse

con los de otra. Luego, se agrupan los documentos que

tratan de un mismo asunto, que son los que forman las

series.

Para identificar series y subseries se agrupan los

documentos que tratan de un mismo asunto y se

archivan dentro de la carpeta. Las subseries forman

parte de las series. Ejem. Serie ACTAS.- Subserie:

Actas de Comité de Archivo.

4

2.- Ordenación documental: se basa en el “Principio

de Orden Original”; en el cual los documentos se

organizan atendiendo la secuencia propia de su

producción o tramite. Es decir, se archivan de acuerdo

con el orden cronológico. Ejem. de enero a diciembre.

5

3. Foliación documental: foliar cada una de las series y

subseries documentales, en la parte superior derecha

de la hoja, en forma legible, sin enmendaduras,

empezando por el documento más antiguo hasta el más

reciente que debe encontrarse al final de la carpeta y así

sucesivamente.

Numerar los folios solo por la cara recta, cada carpeta

no debe sobrepasar los 200 folios.

Si detecta algún error en la foliación esta debe

corregirse trazando una línea oblicua (/) sobre la

numeración anterior y colocando nuevamente el numero

correcto.



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Fecha: 12/07/2012

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6

4. Depuración y limpieza documental: consiste en

retirar del legajo, material metálico, como ganchos de

cosedora cintas adhesivas, revistas, folletos copias,

papel fax y duplicados.

7

En la organización del archivo debe hacerse una clara

separación entre los documentos de gestión y los

documentos de apoyo.

8

5.- Identificación de unidades documentales: las

carpetas y las cajas se deben rotular de la siguiente

manera: (fondo: nombre de la Dependencia, Código:

código, de la dependencia. Nombre de la Serie y Código

Nombre de la subserie (si Hay) y código de la misma,

Fechas Extremas: la primera y la última de cada

carpeta. No. de Folios, No. de tomo (si es tomo), No. de

Carpeta y No. de Caja.

9

6. Ubicación de unidades documentales dentro de los

archivadores: se archiva en orden alfabético por nombre

de series, de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo,

iniciando siempre por el espacio superior de cada

estante, o archivador.

Para identificar cada una de las series y subseries

documentales dentro de las respectivas gavetas del

archivador, son necesarias las guías separadoras.

Se debe realizar una distribución secuencial de las

gavetas de cada archivador o de las bandejas de

estantería, enumerando de uno (1) hasta el final, de

arriba abajo. Los medios de almacenamiento de

documentación deben ser solamente en carpetas. No se

debe utilizar AZ o fólderes.

10

Finalmente para realizar la retroalimentación, se aplica

la teoría a la práctica, es decir, se archivan los

documentos que los funcionarios o contratistas, tienen

sin archivar, teniendo en cuenta los conocimientos

adquiridos.

11 Personería

Auxiliar

Presentación de informe de cada capacitación realizada.



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H. FLUJOGRAMA

ARCHIVO FUNCIONARIO O

CONTRATISTA

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO

Proceso técnico y

administrativo de archivo

de los documentos

(Asesoría)

Se toma como base las

tablas de retención

Documental

Nuevo Personal

Clasificación Documentos

(identificar series y

subseries)

Ordenación

Documental Orden

Cronológico. Conserva la

secuencia propia de su

producción.

Simultáneamente con la

ordenación de los

documentos, se separan

las copias, duplicados

idénticos, documentos en

blanco, documentos sin

firma y en general todos

aquellos sin valor, o que

hagan parte de los

documentos de apoyo

1



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Fecha: 12/07/2012

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CONTRATISTA

PERSONERIA AUXILIAR

Numeración de Folios Se

numeran las hojas de los

documentos contenidos en la

carpeta. En la esquina

superior derecha, preferible/te

con lápiz, sin repetir

Números, ni usar A, B, C, o

Bis. Máximo 200 folios y solo

en la cara recta de la hoja.

En caso de error se debe

trazar una línea oblicua (/) y

sobre la numeración anterior,

y colocar nuevamente el

número correcto.

Rotulación de las carpetas: El

nombre dado a la carpeta debe

indicar de forma clara y en

letra imprenta, la serie y

subserie documental, el año de

apertura

1

El orden de la foliación, se

debe corresponder con el

orden cronológico, de los

documentos contenidos en la

carpeta

1



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Fecha: 12/07/2012

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CONTRATISTA PERSONERIA AUXILIAR

Se archiva en orden alfabético

por nombre de series, de

izquierda a derecha.

Realizar una distribución

secuencial de las gavetas de

cada archivador,

enumerando de uno (1)

hasta el final, de arriba

abajo

Informe de las

capacitaciones

realizadas.

1

FIN



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Fecha: 12/07/2012

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Página 251 de 356


3.2 PROCESO: GESTION DOCUMENTAL 3.2.3 PROCEDIMIENTO: PGD – 3. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS: Recibir, confrontar, corregir y descongestionar los archivos de gestión siguiendo los lineamientos de la Resolución No. 119 del 21 de julio de 2015, por la cual se adopta el Reglamento General de Archivos de la Personería Municipal de Armenia, y la Guía de Gestión Documental y Comunicaciones oficiales (I – PGD – 001).

A. OBJETIVO: Definir la metodología y herramientas necesarias para realizar el proceso de transferencia documental primaria, de acuerdo con los tiempos de retención establecidos en las T.R.D.

B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar – Archivo Central

C. RELACIONES: Procedencia: Cronograma de transferencias

documentales. Salida: Recibo de los documentos en el Archivo central.

D. FORMATOS:

Formato Único de inventario documental (F – PGD – 004)

Hoja Control Unidad Documental y Expedientes (F – PGD – 005)

Formato Rotulo Caja de Archivo (F – PGD – 006).

E. INFORMES: Se un rinde informe cada 2 años a la Personería Auxiliar de las transferencias primarias.


No se presentan las transferencias en las fechas estipuladas en el cronograma.

No existe mobiliario y espacio adecuado para el recibo de las transferencias en el Archivo Central. Controles:

A través de una circular recordarles las fechas de entrega de las transferencias.

Adquisición de nueva estantería para el almacenamiento de los documentos.



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1 Archivo Elaborar cronograma Trasferencias documentales

y comunicarlo a las oficinas productoras.

2

Cuando se reciben las trasferencias se hace una

verificación de que las series y las subseries

transferidas concuerden con el inventario que las

relaciona.

3

Si se detecta errores en las transferencias esta

será devuelta a respectiva dependencia para su

corrección oportuna.

4

Se hace nuevamente la revisión y si las

transferencias están corregidas, se ingresan al

sistema quedando como evidencia del inventario de

archivo documental.

5

Se rotula nuevamente las cajas con el número

consecutivo que cada dependencia tiene en el

archivo central.

6

Se procede a incorporarlas en los módulos

correspondientes de acuerdo al cuadro de

clasificación documental de cada dependencia.

7 Presentación de informe mensual de las

actividades realizadas.



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H. FLUJOGRAMA

ARCHIVO FUNCIONARIOS PERSONERIA

AUXILIAR

INICIO

Cronograma de

Transferencias Documentales

Posibles

errores o

correcciones

SI

NO

Informe mensual

de las actividades

realizadas

Envío de las

transferencias

documentales

CRONOGRAMA

(Fechas)

Se hace verificación de que

las series y las subseries que

concuerden con el inventario

Corregir las

transferencias

sugeridas

Se ingresan al sistema

quedando como evidencia

del inventario de archivo

Se rotula nuevamente las

cajas (# consecutivo)

Se procede a incorporarlas en

los módulos de acuerdo al

cuadro de clasificación

documental



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Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 254 de 356



3.2.4 PROCEDIMIENTO: PGD – 4. INVENTARIOS DOCUMENTALES Revisión y corrección de los inventarios documentales de los archivos de gestión.

A. OBJETIVO: asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases (Archivo de gestión, Archivo Central y Archivo Histórico)


C. RELACIONES: Procedencia: desplazamiento a las diferentes

dependencias. Salida: Formato de inventario Único Documental diligenciado.

D. FORMATOS: Formato de inventario Único Documental (F – PGD – 004)

E. INFORMES: se rinde un informe semestral a la personería auxiliar de los

inventarios Documentales.


No dar cumplimiento a la fecha establecida para la entrega de los inventarios de archivo. Controles:

Los inventarios documentales de cada dependencia deben estar permanentemente actualizados.

Informando a la personería auxiliar el incumplimiento de los funcionarios con la entrega del inventario.



1 Archivo

Comunicar por medio de circular, a los productores

documentales, la fecha establecida para que

elaboren los inventarios documentales de cada

dependencia.

2

Verificar que los documentos a inventariar estén

correctamente clasificados, ordenados y foliados y

que la información anotada en el formato, se

encuentre acorde con la información que contiene



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Página 255 de 356


cada una de las carpetas que se encuentran en las

cajas.

3

Realizar las correcciones respectivas y enviarlas a

través de oficio al funcionario responsable del

inventario.

4

Se levanta el inventario documental, diligenciando

para tal fin el Formato único de inventario

Documental el cual se encuentra en cada uno de

sus computadores, siguiendo las instrucciones de

la Guía de Gestión Documental y Comunicaciones

Oficiales (I – PGD – 001).

5

Firmar El inventario: se firma por quien elaboro,

reviso, entrego recibió y se devuelve a la oficina

productora de los documentos.

6

Los funcionarios de oficinas productoras de

documentos deben actualizar periódicamente, sus

inventarios documentales.

7 Personería

Auxiliar

Se rinde informe anual de la revisión de los

inventarios de todas las dependencias de la

entidad.



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Fecha: 12/07/2012

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H. FLUJOGRAMA


AUXILIAR

INICIO

Cronograma para la entrega

de Inventario

Posibles

errores o

correcciones

SI

NO

Informe Anual de

los inventarios de

las dependencias

Entrega de

inventario

CRONOGRAMA

(Fechas)

Verificar que la información

del formato único de

inventario documental este

acorde a la de las carpetas

Oficio (errores

en el inventario)

Se firma el inventario y se

devuelve a la oficina

productora de los documentos



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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3.2.5 PROCEDIMIENTO: PGD – 5. ELIMINACION DOCUMENTAL Realizar el proceso de Eliminación Documental siguiendo los lineamientos de la Resolución No. 119 del 21 de julio de 2015, por la cual se adopta el Reglamento General de Archivos de la Personería Municipal de Armenia, la Guía de Gestión Documental y Comunicaciones Oficiales (I – PGD – 001) y el Programa de Gestión Documental.

A. OBJETIVO: Eliminar técnicamente los documentos del archivo central que se han destinado en las T.R.D.


C. RELACIONES: Procedencia: Cronograma de eliminación Documental

Salida: Acta de eliminación Documental firmada por el comité de Archivo de la entidad.

D. FORMATOS: Formato de Eliminación Documental (F – PGD – 007)

E. INFORMES: Se rinde un informe anual a la Personería Auxiliar de las

eliminaciones Documentales.


La documentación eliminada Todavía este vigente y no se haya cumplido con el tiempo de reserva. Controles:

Conociendo el procedimiento y el tiempo de permanencia de cada documento, crear una hoja de ruta para la eliminación.



1 Archivo

Revisar anualmente las Tablas de Retención

documental, para determinar las series que han

cumplido el tiempo de permanencia en el archivo

central, y elaborar el cronograma anual de

eliminaciones

2 Informar a las oficinas productoras sobre el



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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vencimiento de los tiempos de retención de series

de su T.R.D. que deben eliminarse. teniendo en

cuenta la norma legal y los criterios institucionales

3 Archivo y

Dependencias

Reunirse con los productores documentales y

revisar de nuevo la valoración documental,

presentar la propuesta ante el Comité de Archivo,

este será quien apruebe las eliminaciones.

5

Levantar un acta firmada por los integrantes del

comité de archivo, con su correspondiente

inventario el cual es diligenciado en el formato que

para tal fin ha establecido el A.G.N.

6

Una vez aprobada su destrucción, por el jefe o

productor de la división y el comité de Archivo, se

deben picar y eliminar los Documentos.

7 Personería

Auxiliar

Se rinde informe anual de la eliminación de archivo

de las dependencias de la entidad.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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H. FLUJOGRAMA


AUXILIAR

INICIO

Establecer cronograma de

Eliminación, previa revisión de las

TRD

Posibles

errores o

correcciones

SI

NO

Informe Anual

Eliminación de

Archivos

Entrega de

inventario

CRONOGRAMA

(Fechas)

Informar a los productores sobre el

vencimiento de los tiempos de

retención, fijados para cada serie.

Reunirse con el productor

documental revisar la valoración y

presentar la propuesta ante el

Comité de Archivo

Oficio (errores

en el inventario)

Levantar acta con los

requerimientos establecidos en el

artículo 2 del acuerdo 46/2000

del A.G.N: y firmada por el

Comité.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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3.2.6 PROCEDIMIENTO: PGD – 6. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Actualización y seguimiento a las Tablas de Retención Documental.

A. OBJETIVO: Elaborar una herramienta para normalizar los procesos de Gestión Documental.


C. RELACIONES: Procedencia: compilación de la información institucional.

Salida: Tablas de Retención Documental aprobadas por el Comité de Archivo.

D. FORMATOS: Tabla de Retención Documental (F - PGD - 008)

E. INFORMES: Cada dos años se rinde un informe a la Personería Auxiliar.


Riesgos:

Que no se cumpla con los procedimientos establecidos, por desconocimiento. Controles:

Capacitación y cronograma de trabajo de las tablas de retención.



1 Archivo

Si se han presentado cambios en la estructura

orgánica o funcional de una dependencia o por

requerimientos de la misma gestión documental

(homologación de series) se procede a actualizar la

Tabla de Retención (suprimir o adicionar series,

subseries o tipos documentales, modificar tiempos

de retención o la disposición final).

2

Estos ajustes se pueden realizar porque la Unidad

de Archivo los detecte, o porque la oficina

productora lo solicite. La solicitud se hará de forma

escrita y corresponde a la Unidad de Archivo o

quien haga sus veces realizar el estudio



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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correspondiente y la propuesta de actualización de

la Tabla de Retención.

3

La propuesta de TRD será presentada a los

respectivos productores de la documentación para

su revisión, sugerencias de ajuste y validación.

4

La propuesta de actualización de la Tabla de

Retención se sustenta ante el Comité de Archivo

correspondiente, quien dará su aprobación, La

fecha de aprobación de la actualización se registra

en el encabezado de la Tabla.

5

Aprobadas las Tablas de Retención Documental por

la instancia competente, el representante legal

expedirá el acto administrativo correspondiente,

que ordene su difusión ante los servidores públicos

de la Entidad, para garantizar su aplicación.

6

La unidad de Archivo capacitara a todos los

servidores públicos de le entidad, para la aplicación

de las TRD, así mismo elaborará los instructivos que

refuercen y normalicen la organización de los

documentos y archivos de gestión y la preparación

de las transferencias documentales.

7 Cada año se hace seguimiento en las dependencias

o divisiones, para verificar la aplicación de las TRD.

8

La organización de los documentos en las diferentes

fases de archivo: gestión, central e histórico se hará

con fundamento en las Tablas de Retención

Documental.

9 Personería

auxiliar

Se rinde informe de actualización y seguimiento a

las Tablas de Retención Documental.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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H. FLUJOGRAMA

ARCHIVO COMITÉ DE ARCHIVO PERSONERIA

AUXILIAR

INICIO

Detectar los ajustes necesarios

como: suprimir o adicionar

series, subseries o tipos

documentales, modificar

tiempos de retención o la

disposición final.

Presentar la propuesta de

actualización, a los

productores documentales y al

comité, para su revisión,

sugerencias de ajuste,

validación y aprobación.

Actualizar la Tabla de

Retención documental,

atendiendo cambios en la

gestión documental

Capacitar a los funcionarios

sobre el manejo de las TRD, y

hacerles el seguimiento

respectivo, verificando su

aplicación en cada una de las

divisiones.

Aprobación de las

Tablas de

Retención

Expedir acto

administrativo

que ordene su

difusión ante los

servidores

públicos de la

Entidad, para

garantizar su

aplicación.

FIN

Informe de

capacitación,

seguimiento y

verificación de las

TRD.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 263 de 356


3.3 PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

3.3.1 PROCEDIMIENTO: PTH – 1. VINCULACION DEL PERSONAL Nombramiento Ordinario

A. OBJETIVO: Proveer empleos públicos de libre nombramiento y remoción con vacancia definitiva, que ha sido sometido a concurso.


C. RELACIONES: Procedencia: Vacante definitiva Salida: Provisión del empleo D. FORMATOS:

Formato único de hoja de vida: Se adoptará el formato establecido por el Gobierno Nacional para el efecto según mandato legal. Este debe ser diligenciado por el nuevo funcionario como requisito para el ingreso (solo original).

Requisitos generales para la vinculación: contiene la información sobre los requisitos necesarios para tomar posesión que será entregada por el Personero Auxiliar al aspirante como guía para la consecución de los mismos (solo original).

Declaración juramentada de bienes y rentas: en esta debe constar la identificación de sus bienes y rentas esta debe ser actualizada cada año y, en todo caso, al momento de su retiro.

Acta de Posesión: Formato único en que se resumen los aspectos tomados en cuenta al tomar posesión de un cargo al nuevo funcionario. Será firmado por el Personero, el posesionado y el Personero Auxiliar o el encargado del área Administrativa. Se diligencia en original y copia.

E. INFORMES: Se rinde un informe anual de gestión de la contratación

dirigido a los entes (contraloría municipal, consejo municipal).


se posesione una persona que no cumpla con todos los requisitos exigidos.

Provisión sin existir recursos presupuéstales. Controles:

Verificación de datos reportados en la hoja de vida por parte el

profesional universitario del área administrativa y financiera

Aplicación de régimen disciplinario y contencioso y/o penal según el

caso para quien posesione sin el lleno de requisitos.

Formato de control de requisitos.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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Expedir el Certificado de disponibilidad Presupuestal antes de abrir

cualquier vacante para los cargos a ocupar.



1 Personaría

Auxiliar

Detectar las vacantes definitivas que se presenten en Cargos de libre nombramiento y remoción; Y comunica a la comisión nacional del servicio civil para que esta dependencia convoque a concurso.

2 La comisión Nacional de servicio civil

Notifica a la entidad la terna de los posibles funcionarios seleccionados para el cargo.

3

Personería auxiliar

Identifica al seleccionado y comunica al Personero Municipal.

Solicitar certificado de disponibilidad presupuestal, proyectar la resolución del nombramiento ordinario y coordinar su digitación.

4 Secretaria Ejecutiva

Digitar proyecto de resolución en original y dos copias y pasar al Personero para revisión, en considerarse necesario, pasar a asesoría y revisión jurídica.

5 Personero Revisar, firmar y pasar a la secretaria ejecutiva.


Numerar y fechar la resolución, asentar en el consecutivo respectivo, archivar copia.

7 Personería

Auxiliar

Notificar la resolución haciendo firmar y entregando copia de la misma. En el mismo acto se le hará saber al designado que tiene diez (10) días hábiles a partir de la notificación para comunicar por escrito la aceptación o rechazo del nombramiento, de lo contrario se entenderá rechazada.

8

Recibir el oficio de aceptación por parte del interesado y comunicarle los requisitos que debe allegar para tomar posesión del cargo. En caso de no producirse respuesta alguna o de ser ésta negativa se comunicara al Personero para que designe una nueva persona.

9

Verificar el cumplimiento de todos los requisitos establecidos por las normas vigentes y concertar con el Personero la posesión del asignado cuando éste haya acreditado la totalidad de requisitos exigidos y diligenciar el formato del acta respectiva.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 265 de 356


10 Personero Tomar juramento y dar posesión al designado, firmar el acta, hacerla firmar del posesionado.


Numerar, fechar y radicar el acta. Archivar una copia de la misma.

12 Personero

Auxiliar

Entregar copia del acta de posesión al interesado y disponer el archivo del original en la hoja de vida del nuevo funcionario.

13

Coordinar proceso de inducción general y dando información sobre estatutos, reglamentos, dependencias y funcionarios y relacionarlo con el jefe inmediato para que éste realice la inducción especifica del cargo.

14 Jefe Inmediato Realizar inducción especifica de la funciones a realizar por el nuevo funcionario.

15 Personero

Auxiliar

Disponer la apertura de carpeta para el nuevo funcionario anexando el formato único de hoja de vida y sus respectivos soportes, original de resolución de nombramiento y acta de posesión.

16

Adelantar los trámites necesarios para el manejo de pensión, salud, caja de compensación familiar, cesantías y demás prestaciones a que tenga derecho de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes y según la elección realizada por el funcionario, así como la actualización de la nómina, expedición del carné y presentación oficial al funcionario en caso de ser necesario por relacionarse con otras entidades.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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H. FLUJOGRAMA

PERSONERO AUXILIAR. GERENCIA (PERSONERO) SECRETARIA

INICIO

Detectar vacantes

definitivas

Analizar posibilidades de

provisión

Consultar hojas de vida y

decidir

Digitar resolución de

nombramiento

Numera, fecha, y

archiva copia de la

resolución

Notificar la resolución del

nombramiento

Recibir aceptación del cargo

y comunicar los requisitos

Verificar el cumplimiento de

los requisitos

Entregar copia y archivar

original de acta en hoja de vida

del nuevo funcionario

Tomar Juramento y

posesionar al designado

Solicitar certificado de

disponibilidad presupuestal y

proyectar nombramiento ordinario

Revisar y Firmar

Numerar,

fechar y

archivar el

acta.

FIN

1



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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Realizar inducción especifica

Apertura carpeta del

nuevo funcionario

Adelantar trámites

prestaciones y seguridad

social

FIN

1



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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3.3 PROCESO: GESTIÓN TALENTO HUMANO

3.3.2 PROCEDIMIENTO: PTH – 2. VINCULACION DEL PERSONAL Nombramiento Provisional

A. OBJETIVO: Proveer empleos públicos de libre nombramiento y remoción con vacancia definitiva.


C. RELACIONES: Procedencia: Vacante definitiva Salida: Provisión del empleo

D. FORMATOS:

Formato único de hoja de vida: Se adoptará el formato establecido por el Gobierno Nacional que se encuentra disponible Para el público en la página del DAFP, según mandato legal. Este debe ser diligenciado por el nuevo funcionario como requisito para el ingreso (solo original).

Requisitos generales para la vinculación: se le entrega al nuevo funcionario la lista de chequeo que contiene la información sobre los requisitos necesarios para tomar posesión que será entregada por el Personero Auxiliar al aspirante como guía para la consecución de los mismos (solo original).

Declaración juramentada de bienes y rentas: igualmente el funcionario debe diligenciar el formato que se encuentra en la página del DAFP donde consta la identificación de sus bienes y rentas esta debe ser actualizada cada año y, en todo caso, al momento de su retiro.

Acta de Posesión: Formato único en que se resumen los aspectos tomados en cuenta al tomar posesión de un cargo al nuevo funcionario. Será firmado por el Personero, el posesionado y el Personero Auxiliar o el encargado del área Administrativa. Se diligencia en original y copia.




se vincule una persona que no cumpla con todos los requisitos exigidos.

Provisión sin existir recursos presupuéstales. Controles:

Verificación por parte de la entidad de datos reportados en la hoja de

vida por parte el profesional universitario del área administrativa y

financiera.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 269 de 356


Aplicación de régimen disciplinario y contencioso y/o penal según el

caso para quien posesione sin el lleno de requisitos.

Formato de control de requisitos

Expedir el Certificado de disponibilidad Presupuestal antes de abrir

cualquier vacante para los cargos a ocupar.



1

Personaría Auxiliar

Detectar las vacantes definitivas que se presenten en Cargos de libre nombramiento y remoción.

2 Analizar las formas posibles de provisión, bien sea mediante nombramiento en provisionalidad u ordinario.

3 Comunicar al Personero o quien haga sus veces sobre la vacante y las posibilidades de provisión.

Comisión

Nacional del servicio civil

Solicitar Autorización para nombrar en provisionalidad, cuando se vence el plazo de autorización nuevamente se hace el trámite de solicitud tantas veces sea necesario y antes de cumplirse el vencimiento del tiempo estipulado.

4 Personero

Consultar las hojas de vida de los aspirantes a ocupar el cargo, decidir la forma de provisión y designar la persona seleccionada para provisión del mismo.

5 Personería

Auxiliar

Solicitar certificado de disponibilidad presupuestal, coordinar la proyección y digitación con la secretaria ejecutiva.


Digita y proyectar la resolución en original y dos copias y pasa al Personero para su revisión, de considerarse necesario y si existe el funcionario de la dependencia se pasa a la revisión jurídica.

7 Personero Revisar, firmar y pasar a la secretaria ejecutiva.


Numerar y fechar la resolución, asentar en el consecutivo respectivo, archivar copia.

9 Personero

Auxiliar

Notificar la resolución haciendo firmar y entregando copia de la misma. En el mismo acto se le hará saber al designado que tiene diez (10) días hábiles a partir de la notificación para comunicar por escrito la aceptación o rechazo del nombramiento, de lo contrario se entenderá rechazada.

10

Recibir el oficio de aceptación por parte del interesado y comunicarle los requisitos que debe allegar para tomar posesión del cargo. En caso de no producirse respuesta alguna o de ser ésta negativa se comunicara al Personero para que



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 270 de 356


designe una nueva persona.

11

Verificar el cumplimiento de todos los requisitos establecidos por las normas vigentes y concertar con el Personero la posesión del asignado cuando éste haya acreditado la totalidad de requisitos exigidos y diligenciar el formato del acta respectiva.

12 Personero Tomar juramento y dar posesión al designado, firmar el acta, hacerla firmar del posesionado.


Numerar, fechar y radicar el acta. Archivar una copia de la misma.

14 Personero

Auxiliar

Entregar copia del acta de posesión al interesado y disponer el archivo del original en la hoja de vida del nuevo funcionario.

15

Coordinar proceso de inducción general y dando información sobre estatutos, reglamentos, misión, visión, código de ética, código de buen gobierno, plan de acción, evaluación del desempeño, dependencias, funcionarios y relacionarlo con el jefe inmediato para que éste realice la inducción específica del cargo.

16 Jefe Inmediato Realizar inducción especifica de la funciones a realizar por el nuevo funcionario.

17 Personero

Auxiliar

Disponer la apertura de carpeta para el nuevo funcionario anexando el formato único de hoja de vida y sus respectivos soportes, original de resolución de nombramiento y acta de posesión.

18

Adelantar los trámites necesarios para el manejo de pensión, salud, caja de compensación familiar, cesantías y demás prestaciones a que tenga derecho de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes y según la elección realizada por el funcionario, así como la actualización de la nómina, expedición del carné y presentación oficial al funcionario en caso de ser necesario por relacionarse con otras entidades.

19 Verificación por parte de la entidad de la información del funcionario radicada en el SIGEP.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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H. FLUJOGRAMA

PERSONERIA AUXILIAR GERENCIA (PERSONERO) SECRETARIA

INICIO

Detectar vacantes

definitivas

Analizar posibilidades de

provisión

Consultar hojas de vida y

decidir

Digitar resolución de

nombramiento

Numera, fecha, y

archiva copia de la

resolución

Notificar la resolución del

nombramiento

Recibir aceptación del cargo

y comunicar los requisitos

Verificar el cumplimiento de

los requisitos

Entregar copia y archivar

original de acta en hoja de vida

del nuevo funcionario

Tomar Juramento y

posesionar al designado

Solicitar certificado de

disponibilidad presupuestal y

proyectar nombramiento ordinario

Revisar y Firmar

Numerar,

fechar y

archivar el

acta.

FIN

1

Solicitar Autorización para

nombrar en provisionalidad

(Comisión nacional del

servicio civil)



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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Realizar inducción especifica

Apertura carpeta del

nuevo funcionario

Adelantar trámites

prestaciones y seguridad

social

FIN

1



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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3.3 PROCESO: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

3.3.3 PROCEDIMIENTO: PTH – 3. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Realización de Encargos)

A. OBJETIVO: Proveer temporalmente vacante definitiva o temporal de empleo público con un funcionario vinculado a la entidad como titular de otro empleo.


C. RELACIONES: Procedencia: Vacante temporal o definitiva

Salida: Posesión del cargo.

D. FORMATOS: Acta de Posesión: Formato único en que se resumen los aspectos tomados en cuenta al tomar posesión de un cargo al nuevo funcionario. Será firmado por el Personero, el posesionado y el profesional universitario encargado del área Administrativa y Financiera. Se diligencia en original y copia.

E. INFORMES: No existen informes especiales fuera de las comunicaciones establecidas en el procedimiento.


Que el funcionario no cumpla con los requisitos para ocupar el nuevo cargo.

Desmejorar al encargo.

Exceder los términos legales del encargo.

Controles:

Verificación exacta del sueldo y nivel so pena de incurrir en responsabilidades disciplinaria y civil.

Verificación puntual de novedades en liquidación de nómina.



1 Personaría

Auxiliar

Detectar y prever las vacancias definitivas o temporales que se presenten o pudiesen presentarse tomando en cuenta la programación de vacaciones, licencias de maternidad, comisiones de estudio, entre otras.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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2

Identificar el tipo de vacante, el periodo de la misma, las funciones y requisitos del encargo y los empleados que pudiesen tener derecho a ocuparla y que reúnan los requisitos.

3 Comunicar al Personero o quien haga sus veces sobre la posibilidad de encargar a otro funcionario, obteniendo su aceptación.

4

Proyectar la resolución realizando el encargo tomando en cuenta:

Que el empleado designado cumpla con los requisitos establecidos para el empleo objeto del encargo.

Que tratándose de una vacancia temporal el encargo se hará hasta por el término de ésta, tratándose de vacante definitiva en un empleo, será hasta por tres (3) meses término máximo tanto para vacantes temporales como para las definitivas.

Que en el acto debe quedar claro si el funcionario ejercerá plenamente las funciones del cargo y si deberá o no desligarse del cargo del cual es titular o ejercerá simultáneamente las dos.


Salario a devengar: se devengará el salario del nuevo cargo, en los casos en que este sea mayor al del cargo del cual es titular el encargado; siempre y cuando el sueldo del cargo objeto de encargo no esté siendo devengado por el titular y el encargo de funciones esa plena.

6 Personaría

Auxiliar

Digitar y proyectar la resolución en original y copia, pasar al Personero para revisión, de considerarse necesario y si existe el funcionario de la dependencia se pasa a la revisión jurídica.

7

Disponer lo necesario para adelantar los procesos de comunicación de la decisión, perfeccionamiento de la resolución y toma de posesión de manera análoga a lo contemplando en los pasos 4 al 12 del procedimiento de realización de traslados.


Introducir novedad a la nómina en los casos que el encargo implique asumir el salario del cargo objeto del mismo por cumplir las siguientes condiciones: no ser devengado por su titular, ser mayor al del empleado del cual es titular el encargado y ser realizado para asumir las funciones plenas del nuevo cargo.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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H. FLUJOGRAMA

PERSONERIA AUXILIAR DIRECCION FINANCIERA PERSONERO

INICIO

Detectar vacantes

definitivas o temporales

Identificar el tipo de

vacante

Proyectar la resolución

realizando el encargo

Digitar proyecto de

resolución

Introducir novedades a

la nomina

Comunicar la posibilidad

de encargo (Personero)

Firma de la

Resolución

FIN



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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3.3.4 PROCEDIMIENTO: PTH – 4. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Realización de Traslados).

A. OBJETIVO: Rotar el personal de la entidad como mecanismo de capacitación, de mejoramiento del clima organizacional y/o para aprovechar las cualidades de un funcionario para desempeñarse en otra área. Igualmente a solicitud del personal interesado y siempre que el movimiento no cause perjuicios al servicio.


C. RELACIONES: Procedencia: Vacantes definitivas o disposición de

organización interna. Salida: Registros de Novedades

D. FORMATOS: Acta de Posesión: Formato único en que se resumen los aspectos tomados en cuenta al tomar posesión de un cargo al nuevo funcionario. Será firmado por el Personero, el posesionado y el profesional universitario encargado del área Administrativa y Financiera. Se diligencia en original y dos (2) copias.

E. INFORMES: No existen informes específicos fuera de las

comunicaciones contempladas en el procedimiento.


Posesionar sin el lleno de requisitos.

Realizaciones de traslado en vacantes temporal.

Desmejorar al trasladado.

Controles:

Verificación previa de condiciones de los cargos y hoja de vida del trasladado y aplicación del régimen disciplinario y contencioso administrativo para quien se posesione en estas condiciones.

Verificación de vacancia definitiva o aplicación del procedimiento de encargo.

Verificación exacta de sueldo y nivel so pena de incurrir en responsabilidades disciplinarias y civiles



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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1 Personero

Auxiliar

Detectar posibles rotaciones de personal o vacantes definitivas que puedan ser cubiertas con otras personas ya vinculadas a la entidad y consultar con la gerencia sobre conveniencia y procedencia.

2

Verificar que las funciones y requisitos de los cargos ocupados y a ocupar por el funcionario objeto de traslado sean iguales o similares y el nivel salarial y jerárquico sea el mismo.

4

Coordinar la resolución de traslado, con la secretaria ejecutiva, en la cual debe estipularse la fecha a partir de la cual se hará efectivo el traslado y toma de posesión del nuevo cargo, coordinar su digitación en original y dos (2) copias.

5 Personero Revisar, firmar y disponer que se radique, feche y numere.


Fechar, radicar y numerar en forma consecutiva.

7 Personero

Auxiliar

Notificar la resolución entregando copia al interesado y disponer archivo de original firmado en hoja de vida del funcionario.

8 Coordinar con el Personero la posesión del funcionario en el nuevo cargo y diligenciar los datos básicos del acta en original y copia.

9 Personero Posesionar en el nuevo cargo al funcionario objeto del traslado, tomando juramento y firmando el acta respectiva.

10 Personero Auxiliar.

Numerar, fechar, radicar acta y archivar una(1) copia de la misma

11 Archivar original del acta en hoja de vida y entregar copia al funcionario.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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H. FLUJOGRAMA

PERSONERO AUXILIAR

PERSONERO

INICIO

Detectar vacantes definitivas

o rotación del personal

Verificar las funciones y que los

requisitos, nivel salarial sean

iguales y similares

Proyectar resolución de

traslado

Notificar resolución al

interesado y coordinar

posesión

Revisar y firmar la

resolución

Acta en la

hoja de

vida

FIN



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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3.3.5 PROCEDIMIENTO: PTH – 5. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Comisión de servicios).

A. OBJETIVO: Disponer que un funcionario de la entidad, ejerza las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales, asistir a conferencias o seminarios, o realizar visitas de observación que interesen a la entidad y que se relacionen con la naturaleza del cargo del comisionado.


C. RELACIONES: Procedencia: determinación de la necesidad.

Salida: Legalización del gasto.

D. FORMATOS: No se establecen formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento.

E. INFORMES: Informe de resultados de la comisión: Una vez terminada la

comisión, especialmente las que tiene por objeto programas de capacitación, el funcionario comisionado presentará informe al Personero sobre los logros y conocimientos adquiridos para que en Coordinación con éste se programe la difusión de los mismos.


Parcialización de recursos de capacitación.

No re vinculación del funcionario una vez vencida la comisión.

No difusión de los conocimientos adquiridos.

Controles:

Verificación de que la comisión se encuentre dentro del plan institucional de capacitación de la entidad.

Evaluación costo-beneficio de la misma.

Acciones según el régimen contencioso administrativo y disciplinario y declaratorio de abandono del cargo.

Generación de mecanismos de retroalimentación y trabajo colectivo que permita el fácil intercambio de información.



1 Personero o Detectar la necesidad de hacer presencia



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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funcionario interesado

desarrollando funciones en lugar diferente al habitual de trabajo, en reunión o eventos de capacitación, entre otros, por parte de uno o varios funcionarios de la entidad y comunicar al Personero.

2 Personería

Auxiliar

Analizar la solicitud, observar su concordancia con los programas de capacitación u otros programas aprobados y determinar los costos en que incurrirá la entidad (viáticos, gastos de viaje, inscripciones, etc.) y si presupuestalmente es viable.


Emite el certificado de Disponibilidad presupuestal de acuerdo al presupuesto asignado al rubro de capacitación.

4 Verificar todas las variables de análisis y presentar al Personero la solicitud con los datos investigados y corroborados.

5 Personero

Decidir sobre la solicitud, dando instrucciones a la secretaria ejecutiva para proyectar la resolución de comisión incluyendo los aspectos relacionados con avances si los hubiere, por concepto de viáticos.

6 Personería

Auxiliar

Realizar el trámite de perfeccionamiento de resolución (en forma análoga a las expedidas en otros procedimientos de personal), así mismo coordinar la consecución de pasajes, realización de inscripciones, presentaciones oficiales. Para la consecución de pasajes se guiará por el procedimiento de contratación directa sin formalidades plenas.

7

Comunicar al funcionario comisionado, entregando copia de la resolución de comisión, archivando original en la hoja de vida y enviando copia a la secretaria ejecutiva con la cual se procederá a ordenar el gasto.

8 Coordinar con el Personero la forma de sustituirlo temporalmente si es necesario y proyectar los actos administrativos respectivos.

9

Verificar junto con el Personero que el comisionado se reintegre al finalizar el periodo de la comisión y que presente los informes respectivos de las gestiones realizadas.

10

Coordinar con el funcionario comisionado la legalización de avances y/o el pago de viáticos, gastos de viaje y otros conceptos que le pudiese generar la comisión.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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H. FLUJOGRAMA

PERSONERO AUXILIAR

PERSONERO FUNCIONARIO INTERESADO


NO

SI

INICIO

Determinar necesidad

de comisión

Analizar la solicitud y

determinar su viabilidad

Verificar reintegro

oportuno del comisionado

Notificar y archivar.

Realizar tramite de

perfeccionamiento de

resolución

FIN

Determinar necesidad

de comisión

Decidir

sobre la

solicitud

Notificar, archivar

en hoja de vida y

coordinar el pago

Emite el

certificado

presupuestal

Verificar todas las

variables de

análisis

Presentar la

solicitud con los

datos investigados



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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3.3.6 PROCEDIMIENTO: PTH – 6. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Comisión para adelantar estudios).

A. OBJETIVO: Brindar al funcionario la posibilidad de realizar estudios dentro o fuera del país los cuales pueda revertir en beneficio de la entidad.


C. RELACIONES: Procedencia: Solicitud del funcionario o planes de

capacitación. Salida: Reincorporación al servicio.

D. FORMATOS: No se establecen formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento.

E. INFORMES:

Informe de evolución de la comisión: Presentado trimestral, o semestralmente según el caso, en que se informe al Personero sobre la evolución de sus estudios. Así mismo al finalizar el periodo de la comisión anexando los comprobantes (certificados o diplomas) expedidos por la entidad educativa respectiva.

Informe de interventoría: El interventor designado presentará trimestral o semestralmente según el caso, al Personero los informes producto del seguimiento realizado al desarrollo de la comisión.


Parcialización de recursos de capacitación.

Incumplimiento del convenio.

Controles:

Verificación de que la comisión se encuentre dentro del Plan Institucional de Capacitación de la entidad.

Evaluación costo-beneficio de la misma.

Acciones según el régimen contencioso, disciplinario y fiscal.



1 Funcionario interesado

Elevar solicitud dirigida al Personero, para que se autorice realizar los trámites de inscripción, adjuntando la información necesaria para tomar la



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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decisión.

2 Personería

Auxiliar

Consultar la hoja de vida del funcionario solicitante verificando su antigüedad (mayor a un año) su comportamiento laboral (ninguna falta disciplinaria en el último año) y su buen desempeño (evaluación de desempeño satisfactorio), capacitación recibida, entre otros aspectos.


Emite el certificado de Disponibilidad presupuestal de acuerdo al presupuesto asignado al rubro de capacitación.

4 Presentar al Personero el expediente con los datos fundamentales del funcionario para su análisis.

5 Personero Estudiar la solicitud y determinar su aceptación o negativa a la misma.


Comunicar la decisión tomada sobre la comisión al director del área administrativa y financiera y al interesado.


Realizar los trámites de inscripción, una vez obtenida la autorización y presentar las constancias respectivas de la entidad educativa ante el director del área administrativa y financiera.

8 Personería

Auxiliar

Coordinar la Proyección de la resolución con la secretaria ejecutiva, otorgando la comisión en los términos y condiciones establecidas por las normas legales vigentes sobre el tema y hacerla digitar en original y dos (2) copias. Así mismo coordinará con la secretaria ejecutiva la elaboración del proyecto del convenio realizado.

9

Proyectar el convenio entre la Personería y el funcionario beneficiado, en el que el segundo se comprometa para con la entidad a prestar sus servicios a la misma, en el cargo del cual es titular o en otro de superior jerarquía al terminar la comisión y al menos por el tiempo de ésta y pasar al Personero para su análisis.

10 Personero Revisar, firmar la resolución y el convenio, pasar a la secretaria ejecutiva.


Fechar, numerar y radicar resolución y convenio, pasar al director del área administrativa y financiera.

12 Personería

Auxiliar

Disponer archivo de originales en la hoja de vida, coordinar con la secretaria ejecutiva a efectos de realizar la orden de pago respectiva y de expedir su pago como mínimo con cinco (5) días de antelación a la fecha de iniciar la comisión para adelantar estudios.

13 Notificar al interesado y coordinar el reemplazo del funcionario en caso de que éste deba desligarse



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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total o parcialmente de las funciones del cargo.

14

Verificar el cumplimiento de la comisión y analizar la viabilidad de prorrogar la misma en los casos contemplados por las normas vigentes. En este caso, comunicará al Personero para que él decida en última instancia.

15 Personero

Coordinar el reintegro del funcionario al mismo cargo o a otro de superior jerarquía y verificar que se cumplan los términos de convenios o promover las acciones disciplinarias, penales y/o civiles a que haya lugar por incumplimiento del mismo.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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H. FLUJOGRAMA

PERSONERO AUXILIAR

PERSONERO SECRETARIA DIRECCION FINANCIERA

NO SI

INICIO

Revisar solicitud

Revisar la hoja de vida y

organizar el expediente

Fechar, numerar y

radicar la resolución

y convenio

Revisar y firmar la

resolución y convenio

FIN

Solicitar comisión al

Personero (Funcionario)

Aprobación

Notificar

y

archivar

Proyectar

resolución de

comisión

Proyectar convenio

Entidad-

funcionario

Notificar al interesado

Verificar el cumplimiento

de la comisión

Reintegrar al

funcionario al finalizar

la comisión

Emite el certificado

presupuestal



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 286 de 356



3.3.7 PROCEDIMIENTO: PTH – 7. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Concesión de permisos).

A. OBJETIVO: Reconocer a los funcionarios el derecho a ausentarse del

trabajo hasta por tres (3) días, mediando justa causa y percibiendo la

remuneración normal del empleo.


C. RELACIONES: Procedencia: Solicitud del funcionario Salida: Archivo de novedad en hoja de vida.

D. FORMATOS: Registro de ausentismo laboral – permisos (F - PTH –

001). Se diligenciará en original y copia.

E. INFORMES: No existen informes estandarizados fuera de las comunicaciones contempladas en el procedimiento


Proliferación de permisos.

No reintegro oportuno del funcionario a su puesto de trabajo.

Controles:

Verificación de justa causa, con los comprobantes requeridos.

Verificación periódica de hoja de vida.

Aplicar régimen disciplinario y declaratoria de abandono del cargo.




Solicitar el permiso en el formato establecido para el efecto (o por escrito en original y copia), indicando el tiempo solicitado y el motivo, con los soportes requeridos. Dirigido así:

Menor a un (1) día al director del área administrativa y financiera.

Entre 1 y 3 días al Personero.

2 Personería

Auxiliar Analizar la solicitud y ver si media justa causa (hechos ciertos y comprobables)



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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3

Si el permiso solicitado es inferior a un día otorgar o negar firmando original y copia de la solicitud y disponer su comunicación al interesado y archivar para control en la hoja de vida del funcionario.

4 Personero

Decidir sobre la razón del permiso, autorizando o negándolo, cuando es mayos a un día, firmando el original y copia de la solicitud y disponer su comunicación al Personero Auxiliar para el control en la hoja de vida del funcionario.

5 Personería

Auxiliar

Verificar que el permiso se haya concebido en los términos legales y reglamentarios vigentes y disponer archivo en la hoja de vida del funcionario respectivo.

6

Verificar que el funcionario se reintegre inmediatamente termine el permiso. Si éste no se presenta notificará para proceder a declarar el abandono del cargo sin perjuicio de la investigación respectiva.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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H. FLUJOGRAMA

FUNCIONARIO INTERESADO

PERSONERIA AUXILIAR

PERSONERO

INICIO

Solicitar permiso

Analizar solicitud y

verificar causas (entre 1

y 3 días)

FIN

Analizar solicitud y

verificar causas (1 día)

Archivar en

hoja de

vida

Firmar original y

copia de la solicitud

Firmar original y

copia de la solicitud

Verificar el permiso

(Términos Legales y

vigentes)

Notificar al

Funcionario

Verificar el reintegro

inmediatamente termine

el permiso



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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3.3.8 PROCEDIMIENTO: PTH – 8. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Licencia Ordinaria).

A. OBJETIVO: Garantizar a los funcionarios el derecho de ausentarse del trabajo hasta por sesenta (60) días al año, prorrogables treinta (30) días más, cuando medie justa causa, sin percibir el salario correspondiente durante este periodo.


C. RELACIONES: Procedencia: solicitud por parte del empleado o

trabajador. Salida: : Resolución autorizando la licencia.

D. FORMATOS: No se establecen formatos estandarizados en el desarrollo

de este procedimiento.

E. INFORMES: No existen informes específicos fuera de las

comunicaciones contempladas en el procedimiento.


Proliferación de licencias y dificultades de reemplazo.

No reintegro oportuno.

Controles:

Verificación de justa causa con comprobantes de ser necesario, especialmente para prorrogar el término de la licencia.

Rotación permanente de empleados y trabajadores como mecanismo de capacitación y para así mantener personal idóneo para suplir posibles vacancias temporales.

Régimen disciplinario y declaratoria de abandono del cargo.




Redactar comunicación dirigida al Personero con copia a la personería auxiliar, solicitando la licencia y señalando el periodo de la misma, suscribirla y



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 290 de 356


radicarla en la ventanilla única.

2 Personería

Auxiliar

Verificar que la solicitud sea justa y clara y que el término se encuentre dentro de los limites permitidos por la ley, sesenta (60) días continuos o discontinuos al año, prorrogables treinta (30) días más cuando medie justa causa, para lo cual consultará la hoja de vida del funcionario, pasar al Personero con recomendación en caso de ser necesario.

3 Personero

Decidir sobre el otorgamiento de la licencia, si la decisión es positiva visar y pasar comunicación al Personero Auxiliar, si es negativa así lo consignará y pasara a este mismo funcionario quien comunicará al interesado y archivará la solicitud en la hoja de vida respectiva.

4 Personero Auxiliar

Coordinar la proyección y digitación de la resolución concediendo la licencia, con la secretaria ejecutiva.


Digitar proyecto de resolución en original y dos copias y pasar al Personero para revisión, en considerarse necesario, pasar a asesoría y revisión jurídica

6 Personero Revisar, firmar la resolución y pasar a la secretaria ejecutiva.


Fechar, numerar y radicar resolución, archivar copia.

8 Personería

Auxiliar

Archivar original y solicitud en hoja de vida, comunicar al interesado entregando copia de la resolución.


Disponer de la modificación al programa de nómina de los periodos respectivos.

10

Personería Auxiliar

Verificar que el funcionario se reintegre oportunamente, vencido el término de la licencia.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 291 de 356


H. FLUJOGRAMA

PERSONERIA

AUXILIAR

PERSONERO SECRETARIA DIRECCION

FINANCIERA

NO

SI

Solicitud de

Licencia

(tiempo)

INICIO

Verificar la

solicitud, que

cumpla con los

términos de la ley

Otorgar

la

Licencia

Comunicar

Archivar

hoja de

vida

Comunicar al

Funcionario

Coordinar la

proyección y la

digitación de la

resolución

Digitar e imprimir

la resolución

Archivar

hoja de

vida Modificación al

programa de

nomina Verificar que el

reintegro del

funcionario

FIN

Revisar y firmar la

resolución



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 292 de 356



3.3.9 PROCEDIMIENTO: PTH – 9. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Manejo de hojas de vida).

A. OBJETIVO: Administrar y mantener actualizada la información laboral y personal de quienes presten sus servicios como servidores pública de la entidad.


C. RELACIONES: Procedencia: Documentación personal del nuevo

personal relacionadas con la hoja de vida y novedades de personal.

Salida: Actualización de hojas de vida.

D. FORMATOS:

Formato único de hoja de vida: Es el instrumento fijado por el Gobierno

Nacional para la obtención estandarizada de datos sobre el personal

que presta sus servicios a las entidades y organismos del sector público.

Este debe ser diligenciado por el nuevo funcionario como requisito para

el ingreso (solo original).

Declaración juramentada de bienes y rentas: formato desarrollado para

obtener la información de bienes del nuevo funcionario según lo

dispuesto en la Constitución Nacional y la Ley 190 de 1995. Será

presentado por el nuevo funcionario (solo original).

E. INFORMES: Informe de dictamen médico: Contiene los datos del

funcionario, el tiempo, motivos de incapacidad y persona responsable

del dictamen médico.


Que se posesione a una persona que no cumpla requisitos o que haya

presentado documentación falsificada para posesionarse.

Controles:

Formato guía de control de requisitos.

Verificación de datos reportados en hoja de vida, por parte del director del área administrativa y financiera.




Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 293 de 356



1 Personería

Auxiliar

Exigir el diligenciamiento y presentación del formato único de hoja de vida a los empleados públicos que se encuentren vinculados con la entidad o que se vinculen posteriormente en el momento previo a la posesión

2 Empleado

público

Diligenciar y presentar el formato único de hoja de vida, junto con la declaración juramentada de bienes y rentas. En caso de nuevos funcionarios anexar copia de todos los certificados y constancias que soportan la información suministrada.

3 Personería

Auxiliar

Verificar que el formato único de hoja de vida haya sido diligenciado completamente y de manera clara, que los datos consignados en el mismo sobre estudios y experiencia estén debidamente soportados con los respectivos documentos y refrendarlos con su firma.

4 Personería

Auxiliar

Mantener actualizado el registro de las hojas de vida con las anotaciones sucesivas que se produzcan hasta el momento del retiro. Las siguientes novedades deben ser llevadas a las respectivas hojas de vida.

Situaciones administrativas: licencias, permisos, comisiones, encargos, prestación del servicio militar, vacaciones y suspensiones en el ejercicio de las funciones.

Asensos Embargos y desembargos de salario. Autorizaciones para descuentos de salarios. Fallos absolutorios o sancionatorios

resultantes de procesos disciplinarios. Accidentes de trabajo y enfermedades

profesionales. Copia de liquidación y pago de prestaciones

económicas y sociales e indemnizaciones. Resultado de las evaluaciones de

desempeño. Reconocimiento y demás novedades que

tengan carácter individual.

5 Facilitar la consulta de las hojas de vida cuando la requiera el Personero o los organismos de inspección, control y vigilancia.

6

Suministrar la información en los términos que establezca el Departamento Administrativo de la Función Pública, con el fin de mantener actualizado el Sistema Único de Información de Personal.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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7

Expedir los certificados y constancias solicitadas por los funcionarios sobre la información que reposa en las respectivas hojas de vida y que no corresponda su expedición a otro funcionario de acuerdo con los diferentes procedimientos de la entidad.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 295 de 356


H. FLUJOGRAMA

PERSONERO AUXILIAR FUNCIONARIO INTERESADO

INICIO

Exigir presentación del

formato único de hoja de

vida

Verificar diligenciamiento

del formato, revisar

anexos y refrendar su

firma

Diligenciar y presentar el

formato único de hoja de

vida y anexos

Actualizar hoja de vida

con novedades

presentadas

Anexar documentación

exigida para el ingreso.

Facilitar consultas o

accesos a hoja de vida.

Suministrar información

a DAFP para

actualización del sistema

único

FIN

Expedir certificados y

constancias solicitadas



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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3.3.10 PROCEDIMIENTO: PTH – 10. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Capacitación de Funcionarios).

A. OBJETIVO: Son objetivos de la capacitación: a) Contribuir con el mejoramiento institucional fortaleciendo el

desarrollo del talento humano de los funcionarios de la personería municipal.

b) Promover el desarrollo integral del personal, además de crear un afianzamiento en la ética del servidor público.

c) Elevar el nivel de compromiso del personal con respecto a las políticas, planes, programas, proyectos y objetivos de la entidad.

d) Fortalecer la capacidad, tanto individual como colectiva, de aportar conocimientos, habilidades y actitudes para el mejor desempeño laboral y para el logro de los objetivos institucionales.

e) Facilitar la preparación permanente de los funcionarios con el fin de elevar sus niveles de satisfacción.

B. DEPENDENCIA: Personero Auxiliar y Comité de capacitación.

C. RELACIONES: Procedencia: Necesidades de actualización y/o

complementación. Salida: Funcionarios más idóneos y

comprometidos con la entidad.

D. FORMATOS: PIC (Plan Institucional de capacitación).

E. INFORMES:

Informes de actividades programadas o por desarrollar:

mensualmente o con la periodicidad u ocasión requerida, el Personero

Auxiliar, comunicará al personero, las actividades programadas en el

mes o periodo respectivo, tomando en cuenta presentarlo con la debida

oportunidad a efectos de designar las posibles asistencias organizando

el trabajo de cada una de las dependencias y contar con la respectiva

disponibilidad presupuestal si fuera necesario.

Informes de evaluación: como mínimo trimestralmente el Personero

Auxiliar presentara al Personero un informe de evaluación de los

programas y eventos de capacitación desarrollados en el periodo, junto

con las sugerencias para su mejoramiento.

Informe de resultados de los eventos de capacitación externos: Una

vez terminados los eventos de capacitación programados por otras

entidades a los que asistan delegados de la Personería, presentarán

informe al Personero Auxiliar sobre los conocimientos adquiridos para



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que en coordinación con este se programe la difusión de los mismos al

resto.


Dirigir recursos de capacitación hacia un solo grupo de funcionarios.

No se realice la correspondiente retroalimentación al resto del personal.

No se presenten a la capacitación los funcionarios designados. Controles:

Elaboración del plan institucional de capacitación (PIC) en el cual se debe concebir la integralidad de funcionarios de la entidad, consultando las reales necesidades de cada una de las áreas y funcionarios.

Registro y control de los asistentes a los eventos de capacitación programados y constancia de las asistencias en las hojas de vida de los funcionarios.

Aplicación y cumplimiento a las jornadas de capacitación que se programen para la óptima retroalimentación de la entidad



1 Personería

Auxiliar y comité de capacitación.

Identificar las falencias en cada una de las áreas buscando la necesidad de realizar capacitaciones para suplir cada una de estas.

2 Consultar los lugares o entidades en las cuales se puede apoyar para la realización de la capacitación teniendo en cuenta el costo de la misma.

3 Informar al personero sobre la necesidad de realizar las capacitaciones para su aprobación.

4 Personero Verificar la sustentación de la capacitación su costo y alcance para su aprobación.

5 Personería

Auxiliar y comité de capacitación.

Informar al personal designado para la capacitación con sus correspondientes viáticos o material de apoyo si esto diera lugar.

6

Realizar la correspondiente inscripción a la entidad que realizara la capacitación o si la realizara la misma Personería delegar las funciones para la realización de la misma.

7

Expedir los certificados y constancias solicitadas por los funcionarios sobre la capacitación realizada, guardando copia en la correspondiente hoja de vida.



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8 Empleado

Publico

Si la capacitación se realiza en entidades externas se debe entregar al personal auxiliar y a la dirección financiera todos los soportes necesarios que justifique su presencia en la misma.

9 Personería

Auxiliar y comité de capacitación

Coordinar con el asignado para realizar la retroalimentación con el resto de la entidad e informar la fecha y el lugar donde se llevara a cabo.



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H. FLUJOGRAMA

PERSONERO AUXILIAR GERENCIA (PERSONERO)

FUNCIONARIO INTERESADO

INICIO

Identificar la necesidad

de capacitación en cada

área de la entidad

Autorizar la capacitación

para los funcionarios de

la entidad.

Consultar las entidades

que pueden proporcionar

la capacitación

Realizar la inscripción y

diferentes documentos

que se requieran

Revisar y gestionar la

capacitación

Informar al personal

designado (comité de

capacitación)

Verificar la asistencia

oportuna del funcionario

FIN

Guardar en la hoja de

vida los certificados de

la capacitación



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3.3.11 PROCEDIMIENTO: PTH – 11. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Expedición de Certificados).

A. OBJETIVO: Atender de manera oportuna y eficiente, las solicitudes de expedición de certificados presentadas por los usuarios frente a la funcionalidad de la entidad.


C. RELACIONES: Procedencia: Presentación de la solicitud por parte del

interesado. Salida: Expedición de correspondiente certificado.



E. INFORMES: No existen informes especiales establecidos para el

procedimiento.


No expedir oportunamente el certificado requerido por el usuario.

Suministrar información incompleta, con inconsistencias o erróneas.

Controles:

Mantener estricto control en la entrada y salida de información controlando los lapsos de tiempo entre una operación y otra para una oportuna entrega.

Auditoria selectiva sobre la información manejada. Archivo temporal de las solicitudes recibidas para ser resueltas. Revisión minuciosa del documento al ser diligenciado e impreso

verificando la concordancia de la información del mismo.



1 Interesado o usuario de la información

Solicitar por escrito la respectiva constancia o certificación deseada, especificando el tipo de constancia y certificado, nombre del solicitante, fecha, destino del documento solicitado. Si es contratista enunciar el tipo y numero de contrato



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que tiene con la entidad. En caso de que lo solicitado sea una certificación, el solicitante de este documento debe traer las estampillas de ley exigidas en la institución y estas deben quedar anexas en la copia que reposa en la carpeta de certificaciones de la personería auxiliar.

2 Ventanilla única

Recibir las solicitudes en original y copia devolviendo la copia al interesado con el recibido: firma, fecha y hora.

3 Radicar la solicitud y la clasifica según corresponda, disponiendo el envío a la dependencia respectiva.

5 Personería

Auxiliar

Elabora y firma el documento solicitado en original y copia, verificando que sea competencia del área o dependencia y que los datos concuerden entre el solicitante y la que reposa en la dependencia, de no corresponder los datos requeridos por el usuario o peticionario se debe contestar mediante oficio los motivos de la negativa.

8 personería

Auxiliar

Registrar la fecha de la respuesta en el libro radicador y disponer lo necesario para entregar la constancia o certificado al interesado teniendo en presente que él debe firmar ya sea el libro radicador dando constancia de la entrega del documento o la copia correspondiente del mismo, la cual posteriormente se entrega para ser archivada.



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H. FLUJOGRAMA

VENTANILLA UNICA PERSONERIA AUXILIAR

INICIO

Solicitar por escrito el

certificado o constancia

(Interesado)

Recepción de la solicitud y

devolver copia

Radicar y clasificar la

solicitud

Revisar la solicitud

para su posterior

respuesta

Registrar la respuesta y

disponer para su entrega

Elabora y Firma el

Documento solicitado

Datos

requeridos

SI

NO

Motivos de la

negativa

Oficio

Se

Archiva

FIN



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3.3.12 PROCEDIMIENTO: PTH – 12. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Bienestar Familiar).

A. OBJETIVO: Programar actividades de bienestar social orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así mismo deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e identificación del empleado con la entidad.


C. RELACIONES: Procedencia: Identificación de las necesidades de

Bienestar social en la entidad.

Salida: Satisfacción de estímulo efectuado por la entidad de acuerdo al

cronograma establecido.



E. INFORMES:

Plan anual de Bienestar Social: Debe contener el cronograma de

actividades a seguir durante el año y su correspondiente seguimiento e

información de elaboración de las mismas.

Acta de aprobación del comité: La aprobación del acta está a cargo del

Personero con la participación del comité en pleno, el cual a principio de

año aprueba el cronograma de actividades a seguir presentado por la

personería auxiliar e igualmente solicita la información a la dirección

financiera del presupuesto asignado para tal fin.


Mala planeación y programación de las actividades a realizar.

No contar con el presupuesto necesario para realizar las actividades programadas.

Controles:

Analizar minuciosamente las fechas importantes para programar

oportunamente las actividades.



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Realizar reuniones que permitan la coordinación y cumplimiento de las actividades a programar.

Revisión con el director financiero de la disponibilidad presupuestal para la realización de las diferentes actividades a realizar durante el año.



1 personería

Auxiliar

Realizar un estudio de las necesidades de los empleados y de sus familias, con el fin de establecer prioridades y seleccionar alternativas, de acuerdo con los lineamientos señalados en las estrategias de desarrollo institucional y en las políticas del Gobierno Nacional.

2

Diseñar programas y proyectos para atender las necesidades detectadas, que tengan amplia cobertura institucional y que incluyan recursos internos e interinstitucionales disponibles.

3 Personero Analizar los programas y proyectos con su correspondiente cronograma de actividades para su aprobación.

4

Dirección financiera, personería

Auxiliar.

Ejecutar los programas y actividades en forma directa o mediante contratación con personas naturales o jurídicas, o a través de los organismos encargados de la protección, la seguridad social y los servicios sociales, según sea la necesidad o la problemática a resolver.

5 personería

Auxiliar

Realizar una evaluación y seguimiento a los programas adelantados, para verificar la eficacia de los mismos y decidir sobre su modificación o continuidad.



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H. FLUJOGRAMA

PERSONERO AUXILIAR GERENCIA (PERSONERO)

INICIO

Diseñar programas y proyectos

para atender las necesidades

detectadas

Realizar un estudio de las

necesidades de los empleados y

de sus familias

Realizar una evaluación y

seguimiento a los programas

adelantados

Ejecutar los programas y

actividades en forma directa o

mediante contratación.

FIN

Revisar y aprobar mediante

acta la consecución del

cronograma de actividades



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3.5 PROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN

3.5.1 PROCEDIMIENTO: PGC – 1. CONTRATACIÓN DIRECTA – SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO

A. OBJETIVO: Proveer personal de forma temporal dando cumplimiento a la Resolución No. 145 del 01 de octubre de 2015 por medio de la cual se ajusta y actualiza el Manual de Contratación de la Personería Municipal de Armenia


C. RELACIONES: Procedencia: necesidad de la dependencia

Salida: contrato suscrito

D. FORMATOS: Formato Solicitud Personal de Apoyo (F - PGC - 001), Solicitud Disponibilidad Presupuestal (F – PGC – 002), Estudios Previos (F - PGC - 003), Planeación de la contratación, Solicitud Registro Presupuestal (F – PGC – 004), Lista de chequeo contratos (F - PGC - 005), Hoja de vida, Lista de chequeos de hoja de vida de contratistas (F - PGC – 006), Acta de socialización (F - PGD - 001), Acta de Inicio (F - PGC - 007), Informe de Actividades (F - PGC – 008), Informe de Supervisor (F - PGC – 009), Solicitud de Modificación Contractual (F - PGC – 010), Acta de Liquidación (F – PGC – 011).




Que no se contrate el perfil del profesional que se necesita.

Que la documentación de la hoja de vida del contratista este adulterado o estén incompletos los requisitos.

Contratista no cumpla con el objeto del contrato Controles:

Planeación acorde a las necesidades profesionales de la entidad.

Tener una lista de chequeo y de verificación de la legalidad de los documentos aportados en la entidad

Supervisión





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1 Personería Auxiliar

Verificar la inclusión del requerimiento en el

Plan Anual de Adquisiciones previamente.

Aprobado por la Alta Dirección.

2

Área o dependencia

que requiere la

Contratación

Elaborar las necesidades de contratación de

cada dependencia.


1. Recepciona las necesidades de las

Dependencias, contenidas en el formato”

solicitud de personal de apoyo” y estudia con

el Sr Personero la priorización de

necesidades y el Presupuesto existente en

conjunto con Dirección Financiera.

2. En base a las líneas estratégicas y de

acuerdo al Plan de Acción de la vigencia, se

estudian los perfiles y se definen los

nombres del personal que coadyuvaran en el

cumplimiento de las metas misionales.


Solicitar documentos a potencial contratista,

verificando el cumplimiento de requisitos, la

experiencia e idoneidad. Igualmente el pago

de seguridad social confrontándola contra

los originales de pago.


Solicitar el Certificado de Disponibilidad

Presupuestal y obtener aprobación del

Personero Municipal.

6 Dirección Financiera Expedir el certificado de disponibilidad

presupuestal.


Enviar al Área Jurídica o al profesional que

ejerza estas funciones, el formato de

solicitud de personal de apoyo realizada por

la Dependencia con la Hoja de vida y el CDP

para la realización de los estudios previos, e

igualmente adjuntar la certificación en

donde se exprese la ausencia de personal

de planta suficiente.



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8

El Profesional que

cumpla funciones de

Asesor Jurídico

Elaborar los estudios previos, de acuerdo a

la información suministrada por Personería

Auxiliar en cuanto a la insuficiencia de

personal para desarrollar la actividad, de

acuerdo a la normatividad y la justificación

de cada contrato.

Se envía para firma del Sr Personero (a)

Municipal

9

El Profesional que

cumpla funciones de

Asesor Jurídico

Elaboración del Contrato

10 Personería auxiliar

El contrato elaborado y debidamente

revisado por el Jurídico se recibe por parte

de Talento Humano y se hace firmar por el

contratista para ser remitido al Personero

Municipal para su firma

11 Personería Auxiliar Solicitar registro presupuestal.

12 Dirección Financiera Expedir registro presupuestal.


Elaboración del Oficio suscrito por el

Personero(a) Municipal por medio del cual

designa el Supervisor y le informa las

actividades que deberán surtirse dentro de la

ejecución del contrato

14 Personería Auxiliar Requerir al contratista y entregar copia de

contrato.

15 Supervisor Suscribir acta de inicio.

16

Personería Auxiliar con

apoyo de sistemas en

caso de que la entidad

cuente con este

profesional.

Publicación en el SIA. REGISTRA EN EL

SIA los documentos exigidos, en relación

con el proceso contractual, y en el tiempo

estipulado por el aplicativo.

17 Personería Auxiliar con



Publicación SECOP en los tres días

posteriores a la expedición del contrato



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Fecha: 12/07/2012

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cuente con este

profesional

18 Supervisor Supervisar la ejecución y cumplimiento del

objeto y obligaciones contractuales

19 Supervisor

Entregar a Personería Auxiliar los informes

mensuales que conforman el contrato, con

los documentos anexos debidamente

revisados

20

El supervisor con el

acompañamiento de la

Oficina Jurídica (en la

parte normativa)

realiza la solicitud de

modificación

debidamente

sustentada para la

aprobación del

Personero(a) Municipal

Realizar la solicitud de modificación o

adición cuando la ejecución del objeto

contractual lo requiera

21

El Asesor Jurídico en


cuente con este

profesional, lo proyecta

para la firma del Sr

Personero Municipal,

DE LO CONTRARIO,

esta responsabilidad

queda a cargo de la

dependencia que lidera

el proceso de

contratación directa.

Otro si al contrato. EL Supervisor envía al Sr

Personero municipal la solicitud

debidamente sustentada para su aprobación.

22

Personería Auxiliar con



cuente con este

profesional

Publicación SECOP en los tres días

posteriores a la expedición del contrato

23 El Supervisor informa al

Personero Municipal

Liquidación del contrato



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de las causas para la

liquidación del contrato.

24



cuente con este

profesional, lo

proyecta para la firma

del Sr Personero

Municipal, DE LO

CONTRARIO, este

responsabilidad queda

a cargo de la


el proceso.

Revisar y ajustar el proyecto de liquidación y

efectuar los trámites pertinentes para su

Formalización CUANDO HAYA LUGAR)

25



cuente con este

profesional, lo proyecta

para la firma del Sr

Personero Municipal,

DE LO CONTRARIO,

este responsabilidad

queda a cargo de la


el proceso.

Cuando el contratista no atienda la solicitud

para liquidar por mutuo acuerdo el contrato,

proyectar resolución de liquidación unilateral

y enviar al Personero Municipal para su

firma con los soportes respectivos.

.(CUANDO HAYA LUGAR)

26

Personero Municipal y

acompañamiento del

Asesor Jurídico, si la

Entidad cuenta con

este profesional

Notificación al contratista del acto

administrativo de liquidación unilateral.

27

El Supervisor debe

escanear los informes

de supervisión a su

cargo y remitirlos a

través del Servidor en

la carpeta denominada

informes de

Supervisión 2015 a

Cumplimiento a la LEY 1712 DE 2014:..

Artículo 11... g) Sus procedimientos,

lineamientos, políticas en materia de

adquisiciones y compras, así como todos

los datos de adjudicación y ejecución de

contratos, incluidos concursos y

licitaciones;…



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más tardar en el primer

día hábil siguiente, a la

suscripción del acta de

supervisión respectiva.

La Dependencia

encargada del proceso

de contratación, hará

entrega al Área de

Comunicaciones de la

mencionada carpeta,

para que sea publicada

en la página web en el

link de transparencia y

acceso a la información

pública en el ítem

denominado

supervisión.

28 Personería Auxiliar Al término del contrato se efectúa la foliación

del mismo.

29 Personería Auxiliar Establecimiento de puntos de control al

proceso



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Fecha: 12/07/2012

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3.5 PROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN

3.5.2 PROCEDIMIENTO: PGC – 2. CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA

A. OBJETIVO: Reglamenta las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto, cuyas reglas se determinan exclusivamente en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, dando cumplimiento a la Resolución No. 145 del 01 de octubre de 2015 por medio de la cual se ajusta y actualiza el Manual de Contratación de la Personería Municipal de Armenia

B. DEPENDENCIA: Área o dependencia que requiere la contratación.

C. RELACIONES: Procedencia: necesidad de la dependencia Salida: contrato suscrito

D. FORMATOS: Estudios Previos (F - PGC – 003), Planeación de la contratación, Invitación Pública, Aviso de Convocatoria, Pliegos de Condiciones, Lista de chequeo contratos (F - PGC – 005), Acta de Inicio (F - PGC – 007), Acta de Liquidación (F - PGC - 011).

E. INFORMES: Se rinde un informe anual de gestión de la contratación dirigido a los entes (contraloría municipal, consejo municipal).


Que no se contrate los bienes, servicios y obras que se necesita.

Que la documentación del contratista este adulterado o estén incompletos los requisitos.

Contratista no cumpla con el objeto del contrato Controles:

Planeación acorde a las necesidades de bienes, servicios y obras de la entidad.

Tener una lista de chequeo y de verificación de la legalidad de los documentos aportados en la entidad

Supervisión



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Fecha: 12/07/2012

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G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: MINIMA CUANTIA ORDINARIO


1

Área o dependencia

que requiere la

contratación

Verificar la inclusión del requerimiento en el

Plan Anual de Adquisiciones previamente

aprobado.

2


con el acompañamiento

del Asesor Jurídico en


cuente con este

profesional o por quien

la Dirección lo estime

conveniente (AREA

SOLICITANTE o

comité.)

Realizar el estudio de mercado, de sector,

de riesgos y de requisitos habilitantes.

3 Personero Municipal Solicitar el Certificado de Disponibilidad

Presupuestal

4 Dirección Financiera Expedir el certificado de disponibilidad

presupuestal

5

Asesor jurídico o

profesional que ejerza

estas funciones

Elaborar los estudios previos, incluyendo el

Número de CDP.

6

Dependencia que lidera

el proceso

Elaboración de la respectiva Invitación Pública (En la misma se deben tener en cuenta los requisitos mencionados en el literal a) del artículo 94 de la ley 1474 de 2011 y en el Artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015 (Decreto 1510 de 2013, artículo 85). La designación del comité evaluador y asesor se realizara en el documento de invitación

7 Dependencia que lidera

el proceso

Publicar:

1- la invitación pública a contratar

2- los estudios previos efectuados

http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Decretos/2013/Documents/JULIO/17/DECRETO%201510%20DEL%2017%20DE%20JULIO%20DE%202013.pdf




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Fecha: 12/07/2012

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3- Aviso de Convocatoria y

4-Proyecto de Pliego de Condiciones, por

un término no inferior a un (1) día hábil.

8

Dirección Financiera Observaciones al Proyecto de Pliego de

Condiciones: plazo es de cinco (5) días

hábiles contados a partir de la fecha de

publicación de lo anterior; si las

observaciones no son procedentes se

responden, si son procedentes se cambia el

Pliego de Condiciones en el asunto causa de

observaciones.

9

Dirección Financiera Elaboración y publicación Acto

Administrativo de Apertura y publicación del

Pliego de Condiciones Definitivo

10


el proceso, con el

acompañamiento del

Asesor Jurídico en

caso de que la Entidad

cuente con este

profesional.

Recibir las ofertas presentadas por todos y

cada uno de los interesados.

11

Comité, con el

acompañamiento del

Asesor Jurídico en


cuente con este

profesional.

Realizar la verificación de las propuestas determinando la más económica a la cual se le verificarán los requisitos, en caso de que no cumpla se continuará con la verificación a la propuesta en el segundo lugar y así sucesivamente.

12

La Dependencia que

lidera el proceso con el

apoyo del Ingeniero de

Sistemas en caso de

que la Entidad cuente

con este profesional

Publicación de la verificación de los

requisitos habilitantes y de la evaluación del

menor precio

13

Proponentes y la


el proceso con el

acompañamiento del

Formulación de observaciones por parte de los proponentes durante un (1) día hábil y publicación de las respuestas a las observaciones en la página Web de la entidad y en www.colombiacompra.gov.co.

http://www.colombiacompra.gov.co/



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Fecha: 12/07/2012

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Asesor Jurídico, en


cuente con este

profesional.

14

Personero Municipal

en acompañamiento



cuente con este

profesional.

Elaboración y publicación de la comunicación de aceptación de la oferta o declaratoria de desierto debidamente motivada y de las respuestas a las observaciones al informe de verificación si a ello hubiera lugar.

15

Comité en

acompañamiento del

Asesor Jurídico en


cuente con este

profesional.

En caso de empate a menor precio, se adjudicará a quien haya entregado primero la oferta.

16

Personero Municipal


del Asesor Jurídico, en


cuente con este

profesional.

La comunicación de aceptación y la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado. (Numeral 7 del Artículo 85 Decreto 1510 de 2013)

17

Dependencia que lidere

el proceso

Solicitar registro presupuestal : Contrato

firmado y legalizado, con información datos

personales del Contratista

18 Dirección financiera Expedir registro presupuestal

19

Personero Municipal




cuente con este

profesional.

En el evento en que la Entidad lo considere

pertinente, requerir al contratista para la

constitución de la garantía. (No es

obligatoria la constitución de garantías en

este procedimiento)

20

Personero Municipal




Aprobar garantía (si se ha solicitado) y

remitir designación de supervisor



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Fecha: 12/07/2012

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cuente con este

profesional.

21 Supervisor y contratista Suscribir acta de inicio

22

Supervisor con el

acompañamiento del

Asesor Jurídico en


cuente con este

profesional.

Realizar la solicitud de modificación o adición cuando la ejecución del objeto contractual lo requiera.

23

Supervisor con el

acompañamiento del

Asesor Jurídico en


cuente con este

profesional.

Una vez vencido el plazo de ejecución, proyectar acta de liquidación bilateral o de común acuerdo, si fuere necesario.

24

Supervisor con el

acompañamiento del

Asesor Jurídico.

Revisar y ajustar el proyecto de liquidación y efectuar los trámites pertinentes para la formalización de la misma.

25

Supervisor con el

acompañamiento del

Asesor Jurídico.

Proyectar Acta de liquidación de mutuo acuerdo para firma del Personero Municipal y convocar al contratista para su suscripción.

26

Asesor Jurídico y en

caso de no contarse

con este profesional lo

hará el área que lidera

el proceso.

Cuando el contratista no atienda la solicitud para liquidar por mutuo acuerdo el contrato, proyectar resolución de liquidación unilateral y enviar al Personero Municipal para firma.

27

Personero Municipal




cuente con este

profesional.

Notificación al contratista del acto administrativo de liquidación unilateral.

MINIMA CUANTIA COMPRA EN GRANDES SUPERFICIES



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Fecha: 12/07/2012

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1

Dirección financiera Verificar la inclusión del requerimiento en el

Plan Anual de Adquisiciones previamente

aprobado por la Alta Dirección.

2





cuente con este

profesional y Área de

Almacén en caso de

bienes consumibles y

en caso de requerirse

estudios más

especializados podrá

contratarse concepto

técnico con tercero.

Realizar el estudio de mercado, de sector,

de riesgos y de requisitos habilitantes.

3 Personero Municipal Solicitud del Certificado de Disponibilidad

Presupuestal

4 Dirección financiera Expedir el certificado de disponibilidad

5





cuente con este


Almacén en caso de



estudios más




Elaboración de los estudios previos




Elaboración de la respectiva Invitación

Pública debe estar dirigida a por lo menos

dos (2) Grandes Superficies y debe



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Fecha: 12/07/2012

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cuente con este


Almacén en caso de



estudios más




contener: a) la descripción técnica, detallada

y completa del bien, identificado con el

cuarto nivel del Clasificador de Bienes y

Servicios; b) la forma de pago; c) el lugar de

entrega; d) el plazo para la entrega de la

cotización que debe ser de un (1) día hábil;

d) la forma y el lugar de presentación de la

cotización, y e) la disponibilidad

presupuestal

7





cuente con este

profesional.

La Personería debe evaluar las cotizaciones

presentadas y seleccionar a quien con las

condiciones requeridas, ofrezca el menor

precio del mercado y aceptar la mejor oferta.

En caso de empate, la Entidad aceptará la

oferta que haya sido presentada primero en

el tiempo

8





cuente con este

profesional.

Elaboración y publicación de la

comunicación de aceptación de la oferta o

declaratoria de desierto debidamente

motivada y de las respuestas a las

observaciones al informe de verificación si a

ello hubiera lugar

9 Dirección Financiera a través de correo institucional

Recepción de Observaciones a la Invitación Pública

10

Dirección Financiera en coordinación con el asesor jurídico si se cuenta con este profesional.

Respuesta a observaciones

11

Dirección Financiera en coordinación con el asesor jurídico si se cuenta con este profesional

Elaboración de adendas modificatorias a la Invitación cuando procedan

12 Secretaria del Despacho

Acto administrativo de designación de Comité de Evaluación

13 Dirección Financiera Recepción de ofertas

14 Comité evaluador Cierre Ofertas



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15

Dirección Financiera con Apoyo área de sistemas en caso que se cuente con este profesional.

Publicación Acta de Cierre en el SECOP

16

Secretaria de

Despacho

La comunicación de aceptación y la oferta

constituyen para todos los efectos el

contrato celebrado. (Numeral 8 del Artículo

2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015

(Decreto 1510 de 2013, artículo 85 numeral

7))

17 Dirección Financiera Elaboración del registro presupuestal

18


con Apoyo área de

sistemas en caso que

se cuente con este.

Publicación de carta de aceptación en el

SECOP

19 Secretaria del

despacho

Elaboración oficio y Notificación de

Supervisión del Contrato

20 Supervisor del Contrato Elaboración de Acta de Inicio

21 Supervisor del Contrato Elaboración Actas de Supervisión con

anexos y/o recibidos a satisfacción

22

Supervisor previa

aprobación del

Personero mpal, con el

acompañamiento del

Asesor Jurídico en


cuente con este

profesional.



contractual lo requiera.

23 Dirección Financiera Pagos de adquisición de bienes y servicios

24

Supervisor del

Contrato, con el

acompañamiento del

Asesor Jurídico en


Acta de Liquidación de Contrato en caso que

aplique.



Código:

Fecha: 12/07/2012

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cuente con este

profesional.

25





cuente con este

profesional.

En el evento en que la Entidad lo considere

pertinente, requerir al contratista para la

constitución de la garantía. (No es

obligatoria la constitución de garantías en

este procedimiento), No obstante si del

análisis previo se desprende la necesidad, la

Personería Municipal podrá exigirla, caso en

el cual, la Dirección Financiera analizará la

pertinencia o no de su exigencia y dejará

constancia escrita en el documento de

estudios previos explicando las razones que

conducen a esta decisión.

26

Personero en


Oficina Asesora

Jurídica y Dirección

Financiera

Aprobar garantía (si se ha solicitado) y

remitir designación de supervisor.

27 Supervisor y contratista Suscribir acta de inicio

28

Supervisor previa

aprobación del

Perspnero Municipal




cuente con este

profesional.



contractual lo requiera

29

Supervisor con el

acompañamiento del

Asesor Jurídico en


cuente con este

profesional.

Una vez vencido el plazo de ejecución,

proyectar acta de liquidación bilateral o de

común acuerdo y enviar con el estado

financiero Oficina Asesora Jurídica por

medio físico y electrónico

30 Dirección Financiera en


Oficina Asesora

Revisar y ajustar el proyecto de liquidación y

efectuar los trámites pertinentes para la

formalización de la misma cuando haya



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Fecha: 12/07/2012

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Jurídica lugar.

31





cuente con este

profesional.

Enviar Acta de liquidación de mutuo acuerdo

para firma del Personero Municipal y

convocar al contratista para su suscripción.

32

Cuando el contratista no atienda la solicitud

para liquidar por mutuo acuerdo el contrato,

proyectar resolución de liquidación unilateral

y enviar al Personero Municipal para firma

33

Notificación al contratista del acto

administrativo de liquidación unilateral.

Cuando haya lugar

MINIMA CUANTIA


1 Dirección Financiera-Control Interno

Verificación del bien o servicio en el Plan Anual de adquisiciones

2 Dirección Financiera Estudio de mercado.

3 Personero Municipal. Solicitud de Disponibilidad Presupuestal

4 Dirección Financiera. Expedición Certificado de Disponibilidad Presupuestal

5

Dirección Financiera con el acompañamiento del Asesor Jurídico en caso de que la Entidad cuente con este profesional y Área de Almacén en caso de bienes consumibles y en caso de requerirse estudios más especializados podrá contratarse concepto técnico con tercero.

Formulación Estudios Previos

6

Dirección Financiera en coordinación con el asesor jurídico, si se cuenta con este.

Elaboración de invitación pública.

7 Dirección Financiera o Apoyo área de

Publicación en el SECOP de estudios previos e Invitación Pública.



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sistemas en caso que se cuente con este.

8 Dirección Financiera a través de correo institucional

Recepción de Observaciones a la Invitación Pública

9

Dirección Financiera en coordinación con el asesor jurídico si se cuenta con este.

Respuesta a observaciones

10

Dirección Financiera en coordinación con el asesor jurídico si se cuenta con este.

Elaboración de adendas modificatorias a la Invitación cuando procedan

11 Secretaria del Despacho

Acto administrativo de designación de Comité de Evaluación

12 Dirección Financiera Recepción de ofertas

13 Comité evaluador Cierre Ofertas

14

Dirección Financiera o Apoyo área de sistemas en caso que se cuente con este.

Publicación Acta de Cierre en el SECOP

15 Comité evaluador

Evaluación de las ofertas y Elaboración de Acta.

16

Dirección Financiera con Apoyo área de sistemas en caso que se cuente con este.

Publicación Acta de Evaluación en el SECOP

17 Dirección financiera Elaboración de carta de aceptación oferta.

18 Dirección Financiera Elaboración del Registro Presupuestal

19

Dirección Financiera o

Apoyo área de

sistemas en caso que

se cuente con este.

Publicación de carta de aceptación en el

SECOP

20 Secretaria del

despacho

Elaboración oficio y Notificación de

Supervisión del Contrato

21 Supervisor del Contrato Elaboración de Acta de Inicio

22 Supervisor del Contrato Elaboración Actas de Supervisión con

anexos y/o recibidos a satisfacción



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Fecha: 12/07/2012

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23 Dirección Financiera Pagos de adquisición de bienes y servicios

24 Supervisor del

Contrato.

Acta de Liquidación de Contrato en caso que

aplique.



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3.5 PROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN 3.5.3 PROCEDIMIENTO: PGC – 3. Adquisición de Bienes

A. OBJETIVO: Adquirir bienes y servicios favorables y de calidad para la

Entidad, dando especial cumplimiento a las determinaciones y recomendaciones contenidas el Manual de Contratación de la Personería Municipal de Armenia, CAPITULO II DEL PROCESO CONTRACTUAL (pág. 16 a 88), el cual fue ajustado y actualizado por la Resolución No. 145 del 01 de octubre de 2015.



D. FORMATOS: Todos los formatos establecidos en el Manual de Contratación de la Personería Municipal de Armenia.

E. INFORMES:


Riesgos:


Controles:



LICITACIÓN PÚBLICA

No PROCEDIMIENTO OBSERVACIONES FORMATO

ETAPA PRECONTRACTUAL

1

Elaborar y publicar

Aviso de

Convocatoria

Dentro de los diez (10) a veinte (20)

días calendario anteriores a la

apertura de la licitación se publicarán

hasta tres (3) avisos con intervalos

entre dos (2) y cinco (5) días

calendario, según lo exija la

naturaleza, objeto y cuantía del

contrato, en la página Web de la

entidad y en

avisos



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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www.colombiacompra.gov.co.

2

Elaboración y

Publicación de los

Estudios Previos y

Proyecto de Pliego

de Condiciones

Se publican en la página Web de la

entidad y en

www.colombiacompra.gov.co, por

diez (10) días hábiles antes de la

Resolución de Apertura

Estudios previos

3

Observaciones al

Proyecto de Pliego

de Condiciones

Se dará un plazo para la

presentación de las mismas de diez

(10) días hábiles; si las

observaciones no se encuentran

procedentes se responden, si son

procedentes se cambia el Pliego de

Condiciones, en la parte que se

efectuaron las observaciones.

Oficio

4

Elaboración y

Publicación del

Pliego de

Condiciones

Definitivo y Acto

Administrativo de

Apertura

Se publicaran en la página Web de la

entidad y en

www.colombiacompra.gov.co,

después de vencido el plazo para la

presentación de las observaciones.

El Decreto 1510 y 1082 no

establecieron plazos para la

publicación del Pliego de

Condiciones, se tendrá presente

los tiempos que se deben respetar

para realizar la Audiencia de Riesgos

y las Adendas.

Pliego de

condiciones

definitivo y acto

administrativo

5

Observaciones al

Pliego de

Condiciones

El Decreto 1510 y 1082 no

establecieron plazos, pero la Entidad

establecerá dos (2) días hábiles

contados a partir de la publicación

del Pliego de Condiciones.

Oficio

6

Respuesta a las

Observaciones del

Pliego de

Condiciones

Se realizará en la misma Audiencia

de Riesgos, se publicarán en la

página Web de la entidad y en

www.colombiacompra.gov.co

Oficio

7 Audiencia de

Riesgos

La Entidad la realizará dentro de los

tres (3) días hábiles siguientes a la

publicación del Pliego de

Condiciones, en la página Web de la

entidad y en

Acta de Audiencia







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Fecha: 12/07/2012

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www.colombiacompra.gov.co se

publicará el acta de la Audiencia.

8 Adendas

Se realizarán tres (3) días hábiles,

antes del vencimiento del plazo para

la presentación de las propuestas

Adendas

9 Presentación de

ofertas

Se establecerá en el cronograma el

plazo, teniendo en cuenta los

tiempos para la Audiencia de

Riesgos y las Adendas.

10 Acta de Cierre

En el momento que se vence el plazo

para la presentación de las

propuestas, se publicará en la página

Web de la entidad y en


Acta de cierre

11 Evaluación de las

ofertas

Puede ser de uno (1) o dos (2) días

hábiles después de realizada el Acta

de Cierre.

12

Elaboración y

Publicación del

informe de

evaluación

Después de realizada la evaluación

de las ofertas y se publicara durante

de cinco (5) días hábiles para que los

proponentes presenten

observaciones.

informe

13

Audiencia pública

de adjudicación o

declaratoria de

desierta

Se realiza después de vencido el

plazo para la presentación de las

observaciones y dentro de la

Audiencia se procederá de acuerdo a

lo establecido en el artículo

2.2.1.2.1.1.2. Audiencias en la

licitación del Decreto 1082 de

2015 (Decreto 1510 de 2013, artículo 39).

14

Acto Administrativo

de Adjudicación o

declaratoria de

desierto

El resultado de la Audiencia de

Adjudicación, se publicara en la

página Web de la entidad y en


Acto

administrativo con

el resultado de

adjudicación

ETAPA CONTRACTUAL

15 Suscripción del

contrato

Dentro del tiempo establecido en el

Cronograma

contrato







Código:

Fecha: 12/07/2012

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16 Registro

Presupuestal

Se envía Acto Administrativo de

Adjudicación al Área de Financiera

para su expedición

RP

17 Otorgar Garantías

Según la etapa contractual en donde

sean exigibles, si hay lugar a ellas

el Contratista las constituirá a favor

de la Entidad, debiéndoselas

entregar al área respectiva de

Contratación

Garantías

constituidas

18 Aprobación de las

Garantías

Después de recibidas las garantías,

el área de contratación con el

acompañamiento del Asesor Jurídico

de la Entidad, verificará que dichas

pólizas se hayan constituido

conforme a lo establecido en el

Contrato

Garantias

19

Comunicación al

Supervisor o

Interventor del

Contrato

Oficio firmado por el Personero en

donde se comunica su designación y

las actividades que deberán surtirse

dentro de la ejecución del contrato

Oficio

ETAPA POSCONTRACTUAL

20

Después de

perfección comienza

la ejecución del

contrato

Comienza con la Acta de Inicio o con

la suscripción del Contrato, de

acuerdo con lo establecido en el

Pliego de Condiciones

ACTA DE INICIO

O CONTRATO

SUSCRITO

21

Liquidación del

Contrato

En caso de ser necesario la

liquidación del contrato por la

tipificación del mismo (contratos de

tracto sucesivo) o por la terminación

del contrato de forma atípica será el

Supervisor quien solicite y

especifique las circunstancias que

ameritan la liquidación del mismo,

dentro del tiempo establecido en el

Pliego de Condiciones o si no hubo

acuerdo dentro de los cuatro (4)

meses después de terminado el

contrato, como lo establece la ley 80

de 1993. El acta de liquidación del

contrato será firmada por el

Acta de

Liquidación si

fuere pertinente.



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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Contratista y el Representante Legal

de la Personería Municipal de

Armenia.

SELECCIÓN ABREVIADA

No PROCEDIMIENTO OBSERVACIONES formato


1 Elaboración y Publicación de Estudios Previos, Aviso de Convocatoria y Proyecto de Pliego de Condiciones

Deben publicarse en la página Web de la entidad y en www.colombiacompra.gov.co,

Avisos-Estudios Previos y Pliego.

2 Observaciones al Proyecto de Pliego de Condiciones

Plazo es de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de publicación de lo anterior; si las observaciones no son procedentes se responden, si son procedentes se cambia el Pliego de Condiciones, en la parte que se efectuaron las observaciones

Oficio

3 Acto Administrativo de Apertura y publicación del Pliego de Condiciones Definitivo

Se publicarán durante tres (3) días hábiles, en la página Web de la entidad y en www.colombiacompra.gov.co,

Acto administrativo

4 Observaciones al Pliego de Condiciones

Se dará traslado por dos (2) días hábiles Oficio

5 Respuesta a las Observaciones al Pliego de Condiciones

Se realizarán después de vencido el plazo para la presentación de las observaciones, publicándose en la página Web de la entidad y en www.colombiacompra.gov.co,

Oficio

6 Adendas Se pueden realizar un (1) día antes de la presentación de las propuestas

Adendas

7 Presentación de las propuestas técnica y económica.

Se presentarán vencido el plazo de la publicación del Pliego de Condiciones Definitivo.

8 Acta de Cierre Inmediatamente termina el plazo para la presentación de las propuestas, publicándose en la página Web de la entidad y en www.colombiacompra.gov.co,

Acta

9 Evaluación de las propuestas

Se evalúa los requisitos habilitantes y el cumplimiento de la ficha técnica, sin abrir la propuesta económica, ya que esta se abre en la Audiencia de Subasta Inversa

Acta

10 Informe de Evaluación de las propuestas

Se publica después de terminada la evaluación de las propuestas, debiéndose publicar en la página Web de la entidad y en www.colombiacompra.gov.co, durante tres (3) días hábiles.

Informe

11 Observaciones al Informe de Evaluación

Los proponentes tendrán tres (3) días hábiles para presentar las observaciones después de publicado el Informe de Evaluación.

12 Respuestas de las Un (1) día después de vencido el plazo Oficio



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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Observaciones del Informe de Evaluación

para la presentación de las observaciones

13 Audiencia de Subasta Inversa. (Artículo 41 del Decreto 1510 de 2013)

Se efectuara un (1) día hábil después de publicadas las respuestas a las Observaciones al Informe de Evaluación, en este momento donde se abren los sobres que contienen las propuestas económicas de los proponentes

Acta

14 Acto Administrativo de Adjudicación

Publicar en la página Web de la entidad y en www.colombiacompra.gov.co

Acto administrativo

ETAPA CONTRACTUAL

15 Suscripción del contrato Dentro del tiempo establecido en el Cronograma, su elaboración se realizará por el Asesor Jurídico de la Entidad o el profesional que ejerza esta funciones.

Contrato

16 Registro Presupuestal Se envía Acto Administrativo de Adjudicación al Área de Financiera para su expedición.

RP

17 Garantías Después de suscrito el Contrato, si hay lugar a ellas el Contratista las constituirá a favor de la Entidad, debiéndoselas entregar a los responsables de cada proceso de Contratación.

Garantías

18 Aprobación de Pólizas Después de recibidas las garantías, los responsables de cada proceso de Contratación, con el acompañamiento del Asesor Jurídico de la Entidad, verificarán que dichas pólizas se hayan constituido conforme a lo establecido en el Contrato

Pólizas

19 Comunicación al Supervisor o Interventor del Contrato

El Personero Municipal por medio de oficio designa el Supervisor y le informa las actividades que deberán surtirse dentro de la ejecución del contrato

Oficio

ETAPA POSCONTRACTUAL

20 Después de perfección comienza la ejecución del contrato

Comienza con el Acta de Inicio o con la suscripción del Contrato, de acuerdo con lo establecido en el Pliego de Condiciones

Acta de inicio

21 Liquidación del Contrato En caso de ser necesario la liquidación del contrato por la tipificación del mismo (contratos de tracto sucesivo ó aquellos que se prolonguen en el tiempo. No será OBLIGATORIA LA LIQUIDACION para aquellos contratos de ejecución instantánea, ello se determinará por la Personería de Armenia dentro del proyecto y Pliego de Condiciones e Invitación Pública). Igualmente si se presenta la terminación del contrato de forma atípica, será el Supervisor quien solicite y especifique las circunstancias que ameritan la liquidación del mismo, dentro del tiempo establecido en el Pliego de Condiciones o si no hubo acuerdo, dentro de los cuatro (4) meses después de terminado el contrato, como lo establece la ley 80 de 1993. El acta de liquidación del

Acta de liquidación si fuere necesario.




Código:

Fecha: 12/07/2012

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contrato será firmada por el Contratista y el Representante Legal de la Personería Municipal de Armenia.

MENOR CUANTÍA

No ETAPA O PROCEDIMIENTO

OBSERVACIONES FORMATO

1 Elaboración y publicación de los Estudios Previos, Aviso de Convocatoria y Proyecto de Pliego de Condiciones

Deben publicarse en la página Web de la entidad y en www.colombiacompra.gov.co

Avisos, estudios previos

2 Observaciones al Proyecto de Pliego de Condiciones

Plazo es de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de publicación de lo anterior; si las observaciones no son procedentes se responden, si son procedentes se cambia el Pliego de Condiciones en el asunto causa de observaciones.

Oficio

3 Elaboración y publicación Acto Administrativo de Apertura y publicación del Pliego de Condiciones Definitivo

Se publicaran por el tiempo que se establezca en el cronograma de cada proceso de selección, en la página Web de la entidad y en www.colombiacompra.gov.co.

Acto administrativo

4 Manifestación de Interés

En un término no mayor a tres (3) días hábiles contados a partir de la Apertura

5 Observaciones al Pliego de Condiciones

Dentro de los (3) días hábiles después de publicado el Pliego de Condiciones

6 Respuesta a las Observaciones al Pliego de Condiciones

Cuarto (4) día hábil después de publicado el pliego de Condiciones

Oficio

7 Audiencia Pública de Sorteo de Consolidación

Potestativa de la Entidad, procede cuando se presentan más de diez (10) manifestaciones de interés

8 Presentación de ofertas

Un (1) día hábil después de: a) Realizada la Audiencia de Sorteo de Consolidación, o b) publicada las respuestas a las observaciones.

9 Acta de Cierre Inmediatamente se vence el plazo para la presentación de las propuestas, es para dejar constancia de los oferentes que presentaron propuestas y posteriormente en la evaluación se deja constancia el proponente que cumplió con los requisitos habilitantes y especificaciones del objeto a ejecutar

acta

10 Evaluación de las Propuestas

Se evalúan los requisitos habilitantes, especificaciones técnicas y propuesta económica.



Código:

Fecha: 12/07/2012

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11 Publicación del informe de evaluación

Durante tres (3) días hábiles después de publicado el Informe de Evaluación.

Informe

12 Observaciones al Informe de Evaluación

Dentro de los tres (3) días de traslado del Informe Preliminar

13 Elaboración y Publicación de las Respuesta a las Observaciones del Informe de Evaluación

Después de vencido el plazo para la presentación de las Observaciones

Oficio

14 Acto administrativo de Adjudicación

Un (1) día después de vencido el plazo para las respuestas de las observaciones.

Acto administrativo

15 Comunicación de Supervisión o Interventoría


Oficio

ETAPA CONTRACTUAL

16 Suscripción del contrato

Dentro del tiempo establecido en el Cronograma, su elaboración se realizará después de expedido el Registro Presupuestal

Contrato

17 Registro Presupuestal Se envía el Acto Administrativo de Adjudicación al Área de Financiera

RP

18 Garantías Después de suscrito el Contrato, si hay lugar a ellas el Contratista las constituirá a favor de la Entidad, debiéndoselas entregar a los Asesores en Contratación

Pólizas

19 Aprobación de Pólizas

Después de entregas las garantías, los Asesores en Contratación verificarán que dichas pólizas se hayan constituido conforme a lo establecido en el Contrato

20 Comunicación de Supervisión o Interventoría


Oficio

ETAPA POSCONTRACTUAL 21 Ejecución de Contrato Comienza con el Acta de Inicio o con la

suscripción del Contrato, de acuerdo con lo establecido en el Pliego de Condiciones

22 Liquidación del contrato

En caso de ser necesario la liquidación del contrato por la tipificación del mismo (contratos de tracto sucesivo ó aquellos que se prolonguen en el tiempo. No será OBLIGATORIA LA LIQUIDACION para aquellos contratos de ejecución instantánea, ello se determinará por la Personería de Armenia dentro del proyecto y Pliego de Condiciones e Invitación Pública). Igualmente si se presenta la terminación del contrato de forma atípica, será el Supervisor quien solicite y especifique las circunstancias que ameritan la liquidación del mismo, dentro del tiempo establecido en el Pliego de Condiciones o si no hubo acuerdo, dentro de

Acta de liquidacion



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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los cuatro (4) meses después de terminado el contrato, como lo establece la ley 80 de 1993. El acta de liquidación del contrato será firmada por el Contratista y el Representante Legal de la Personería Municipal de Armenia.

MINIMA CUANTÍA:

No ETAPA O

PROCEDIMIENTO OBSERVACIONES

FORMATO


1

Elaboración y

publicación de

Estudios Previos e

Invitación Pública

Publicará durante tres días (3) hábiles

después de publicada la invitación

pública

Estudios

previos e

invitación

2 Observaciones a la

Invitación

Dentro de los dos (2) días hábiles

después de publicada la Invitación

Pública

3

Respuesta a las

observaciones de la

Invitación Pública

Un (1) hábil después de vencido el plazo

para la presentación de las

observaciones

Oficio

4 Presentación de las

propuestas

Un (1) día después de vencido el plazo

para la respuesta de las observaciones.

5

Acta de Cierre

Inmediatamente después de vencido el


propuestas

Acta

6

Solicitud para

subsanar

documentos

La Entidad Estatal puede solicitar a los

proponentes subsanar inconsistencias o

errores, siempre y cuando la corrección

de las inconsistencias o de los errores no

represente una reformulación de la

oferta.

Oficio

7

Elaboración y

publicación del

Informe de

Evaluación

El mismo día del vencimiento de la

presentación de las propuestas

iNFORME

8 Observaciones al

Informe de

Un (1) día hábil después de publicado el



Código:

Fecha: 12/07/2012

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Evaluación Informe de Evaluación

9

Respuesta a las

observaciones del

Informe

Se realizará el día hábil siguiente a la

publicación del Informe de Evaluación

Oficio

ETAPA CONTRACTUAL

10 Registro

Presupuestal

Envía el Informe de Evaluación al Área

de Financiera para su expedición ó

Oficio de solicitud suscrita por el

Personero Municipal requiriendo la

expedición del RP a la Dirección

Financiera

RP

10

Comunicación de

aceptación o

declaratoria de

desierto

Se realiza en la fecha establecida en el

Cronograma, aceptando la oferta del

oferente que haya cumplido con los

requisitos establecidos en la invitación y

que haya ofrecido el precio más bajo

mediante documento electrónico o físico.

En el documento de aceptación, la

Entidad Estatal debe indicar el supervisor

del contrato.

Acto

administrativo

11 Publicación en el

SECOP

La oferta y la comunicación de

aceptación de la misma conforman el

contrato y los dos documentos deben ser

publicados en el SECOP en la fecha

establecida en el Cronograma y si esta

no fue establecida se recomienda

publicar el día hábil siguiente a la

adjudicación. La comunicación de

aceptación de la oferta es el acto de

adjudicación.

Secop

ETAPA POSTCONTRACTUAL

13 Ejecución

Comienza con el Acta de Inicio o con la

comunicación de la aceptación de la

oferta, de acuerdo con lo establecido en

la Invitación Pública

Acta de inicio

14 Liquidación Solo aplica en dicho proceso cuando el

objeto es de tracto sucesivo o perdura en

el tiempo, o cuando la entidad lo

Acta de

Liquidación



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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requiera.

CONCURSO DE MERITOS ABIERTO

No ETAPA O

PROCEDIMIENTO

OBSERVACIONES FORMATO

1

Elaboración y

publicación de Aviso

de Convocatoria,

Estudios Previos y

Proyecto de Pliegos

de Condiciones,

Anexo Técnico.

Se publica durante (5) días

hábiles en la página Web de la

Entidad, y

www.colombiacompra.gov.co

Aviso, Estudios Previos

y Proyecto de Pliegos

2 Observaciones al

proyecto de pliegos

de condiciones.

Cinco (5) días hábiles

3 Respuestas a las

observaciones.

Un (1) día hábil después del

vencimiento del término para

la presentación de las

observaciones

Oficio

4

Acto Administrativo

de Apertura y

Publicación del Pliego

de Condiciones

Definitivo.

Un (1) día hábil después de

publicadas las respuestas a

las observaciones al Proyecto

de Pliego.

Acto adfministrativo

5

Observaciones al

Pliego de

Condiciones

Tres (3) días hábiles después

de publicado el Pliego de

Condiciones

6

Respuesta a las

Observaciones

presentadas al Pliego

de Condiciones

Un (1) hábil después de

publicada las respuestas a las

Observaciones

Oficio

7 Presentación de las

propuestas

Un (1) día después de

publicada las respuestas a las

observaciones




Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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8 Acta de Cierre

Inmediatamente después de

vencido el plazo para la

presentación de las

propuestas

Acta

9

Verificación de

Requisitos

Habilitantes e

Informe de

Evaluación

Un (1) día hábil después de

publicada el Acta de Cierre

informe

10

Observaciones al

Informe de

Evaluación

Durante tres (3) días hábiles

después de publicado el

informe de evaluación

11

Respuesta a las

observaciones del

Informe Preliminar

Un (1) día después de

vencido el plazo para la

presentación de las

Observaciones del Informe de

Evaluación

Oficio

12

Revisión entre la

Entidad Pública y el

Oferente en el primer

lugar de elegibilidad

Un (1) día hábil después de la

publicación de las respuestas

a las observaciones y si no se

llega a ningún acuerdo se

realizará con el oferente que

se encuentra en el segundo

orden de elegibilidad y si no

se declara desierto el proceso

de selección

Acta

ETAPA CONTRACTUAL

13 Elaboración del

Contrato

Dentro del tiempo establecido

en el Cronograma, su

elaboración se realizará por el

Asesor Jurídico

Contrato

14 Registro

Presupuestal

Con el acuerdo realizado entre

la Entidad y el oferente

RP

15 Garantías

Después de suscrito el

Contrato, si hay lugar a ellas

el Contratista las constituirá a

favor de la Entidad,

debiéndoselas entregar al

Garantías



Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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área financiera

16 Aprobación de

Pólizas

Después de recibidas las

garantías, la Dirección

Financiera con el

acompañamiento del Asesor

Jurídico o del profesional que

haga sus veces en la Entidad,

verificarán que dichas pólizas

se hayan constituido

conforme a lo establecido en

el Contrato

pólizas

17

Comunicación de

Supervisión o

Interventoría

El Personero Municipal por

medio de oficio designa el

Supervisor y le informa las

actividades que deberán

surtirse dentro de la ejecución

del contrato

Oficio


15 Ejecución del

Contrato

Comienza con el Acta de

Inicio o con la suscripción del

Contrato, según lo establecido

en el Pliego de Condiciones

Acta de Inicio

16 Liquidación del

Contrato

Solo aplica en dicho proceso

cuando el objeto es de tracto

sucesivo o perdura en el

tiempo, o cuando la entidad lo

requiera

Acta de liquidación

CONCURSO DE MERITOS PRECALIFICACIÓN

No ETAPA O PROCEDIMIENTO OBSERVACIONES

1

Publicar: i) El aviso de

convocatoria pública, ii) El

proyecto de pliego de

condiciones y iii) Los estudios

previos.

En la página www.colombiacompra.gov.co y

la página Web de la Entidad




Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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2

Recibir las observaciones

realizadas al proyecto de pliego.

Cinco (5) días hábiles contados a partir de la

publicación del Proyecto de Pliego de

Condiciones

3 Respuesta a las Observaciones

Un (1) días hábil después de vencido el


observaciones al proyecto de pliego

4 Manifestación de Interés

Dentro de los tres (3) días hábiles contados a

partir de la publicación del proyecto de pliego

de condiciones

5

Entrega de los requisitos

habilitantes de experiencia,

formación, publicaciones y la

capacidad de organización del

interesado y su equipo de

trabajo.

Un (1) día después de vencido el plazo para

las respuestas a las observaciones del

proyecto de pliego de condiciones

6 Acta de Cierre Después de vencido el plazo para la

presentación de los requisitos habilitantes

7 Evaluación de los requisitos

habilitantes En la fecha establecida en el cronograma

8 Publicación del Informe de

precalificación

El resultado de la evaluación realizada por el

Comité Evaluador, se publicará por el término

de dos (2) días hábiles

9 Observaciones al Informe de

Precalificación

Durante los dos (2) días hábiles siguientes a

la publicación del Informe de Evaluación

10 Audiencia de Precalificación Un (1) día después de vencido el plazo para la

presentación de las observación.

11 Publicar la conformación de lista

de precalificación

Después de terminada la Audiencia de

Precalificación

12

Acto Administrativo de Apertura

y Publicación del Pliego de

Condiciones Definitivo.

Se publicarán por el término de tres (3) días

hábiles después de que la entidad decida abrir

el proceso de selección, una vez haya

conformado la lista de precalificación

13 Observaciones al pliego de

condiciones

Dentro de los dos (2) días siguientes a la

publicación del Pliego de Condiciones



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14

Elaboración y publicación

Respuestas a las

Observaciones del Pliego de

Condiciones

Un (1) después de vencido el plazo para la

presentación de las Observaciones

15 Entrega de propuestas Un (1) día hábil después de las respuestas a

las observaciones

16 Acta de Cierre Inmediatamente se vence el plazo para la

presentación de las propuestas

17 Evaluación de propuestas Después de entregadas las propuestas, en la

fecha establecida en el cronograma

18 Elaboración y publicación al

Informe de Evaluación

Después de la verificación de los requisitos

habilitantes, se publicara por tres (3) días

19 Observaciones al Informe de

Evaluación Efectúa traslado durante (2) días

20

Respuesta a las observaciones

del Informe Preliminar

Un (1) día después de vendió el plazo para la

presentación de las observaciones a Informe

de Evaluación

21

Revisión entre la Entidad

Pública y el Oferente en el

primer lugar de elegibilidad

Un (1) día hábil después de la publicación de

las respuestas a las observaciones y si no se

llega a ningún acuerdo se realizará con el

oferente que se encuentra en el segundo

orden de elegibilidad y si no se declara

desierto el proceso de selección

ETAPA CONTRACTUAL

22 Contrato

Dentro del tiempo establecido en el

Cronograma, su elaboración estará a cargo

del área jurídica.

23 Registro Presupuestal

Se envía el acuerdo realizado entre la Entidad

y el oferente para su expedición a Dirección

Financiera

24 Garantías

Después de suscrito el Contrato, si hay lugar

a ellas el Contratista las constituirá a favor de

la Entidad, debiéndoselas entregar al área

financiera.

25 Aprobación de Pólizas Después de entregas las garantías, la

Direccion financiera con el acompañamiento



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del área jurídica verificarán que dichas

pólizas se hayan constituido conforme a lo

establecido en el Contrato

26 Comunicación de Supervisión o

Interventoría

El Personero Municipal por medio de oficio

designa el Supervisor y le informa las

actividades que deberán surtirse dentro de la

ejecución del contrato


27 Ejecución del Contrato

Comienza con el Acta de Inicio o con la

suscripción del Contrato, según lo establecido

en el Pliego de Condiciones

28 Liquidación del Contrato

Solo aplica en dicho proceso cuando el objeto

es de tracto sucesivo o perdura en el tiempo,

o cuando la entidad lo requiera



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Los procesos de evaluación y control comprenden las actividades de verificación, monitoreo y mejoramiento del estado de avance de los Sistemas de Gestión y de Control Interno y para tal fin se hará uso de herramientas administrativas que permitan ejecutarlos con objetividad y oportunidad.

La entidad implementará mecanismos de autoevaluación de la gestión y del control interno, los cuales permitirán a las áreas organizacionales tomar acciones de mejoramiento de manera oportuna y eficaz.

La Oficina de Control Interno será la dependencia responsable del proceso de evaluación independiente del Sistema de Control Interno de la entidad y de la verificación de la implementación del MECI 1000:2005.

El Sistema de Control Interno deberá ser implementado en todos los procesos, y áreas organizacionales de la entidad y en todos sus niveles jerárquicos.

El proceso de Control Interno Disciplinario será responsabilidad de la Personería Auxiliar y deberá estar enmarcado en la Ley 734 de 2002 y demás normas legales vigentes en esta materia.

La evaluación del Sistema de Control Interno permitirá verificar la calidad y efectividad de los controles en los procesos de cada área organizacional responsable, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas.

La entidad realizará seguimiento al Plan Estratégico, los planes de acción y los planes de mejoramiento producto de las auditorias de gestión.



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4.1 PROCESO: CONTROL INTERNO

4.1.1 PROCEDIMIENTO: PCI – 1. AUDITORIAS - Plan anual de Auditorias

A. OBJETIVO: Elaborar el plan anual de auditorías.

B. DEPENDENCIA: Oficina Asesora de Control Interno

C. RELACIONES: Procedencia: Ley 87 de 1993. Salida: Auditoria interna.

D. FORMATOS: Plan anual de auditorias

E. INFORMES: No existen informes para este procedimiento F. RIESGOS Y CONTROLES:

Riesgos:

Mal manejo de las dependencias auditar.

Controles:

Verificación por parte del jefe de la oficina de control interno el plan de auditorías del año, así como la revisión del Personero Municipal de dicho plan.



1

Jefe de Oficina Asesora de

Control Interno

Identificación de Dependencias o Procesos a Auditar Para identificar dependencias o procesos a auditar se analizaran o tendrán en cuenta

Auditorías realizadas durante la vigencia anterior

Solicitudes hechas por los jefes de dependencia

Informes anteriores de órganos de control

Planes de mejoramiento

Aquellas que son recurrentes en cada vigencia

Los aspectos estratégicos de la vigencia actual

2

Elaboración del Plan Anual de Auditoria Se elabora con la siguiente información.

Introducción

Objetivo general



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Objetivos específicos

Metodologías y técnicas de auditoria

Programación

Auditado

Dependencias o Proceso Correlacionados

Carácter

Objetivo

Elementos de control interno a auditar

Cronograma de auditorías

Cronograma de Seguimiento y Entrega

3

Aprobación del Plan Anual Revisa y aprueba lo contenido en el plan y en Reunión del Comité de Control Interno se le socializa a los miembros para que estos a su vez lo revisen y aprueben.

4 Comunicación del Plan Anual Una vez aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno se les informa a los jefes de dependencia.



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H. FLUJOGRAMA

CONTROL INTERNO

Identificación de

Dependencias o

Procesos a Auditar

Comunicación del

Plan Anual

Aprobación del Plan

Anual

Elaboración del Plan

Anual de Auditoria

INICIO

FIN



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4.1.2 PROCEDIMIENTO: PCI – 2. AUDITORIAS INTERNAS

A. OBJETIVO: Vigilar el buen funcionamiento de la entidad y de sus operaciones.


C. RELACIONES: Procedencia: Ley 87 de 1993. Salida: Auditoria interna. D. FORMATOS:

Hoja de verificación o lista de chequeo (F – PCI – 001)

Informe de auditoria (F – PCI – 002)

E. INFORMES: Informe de auditoria


No cumplimiento del plan de auditorias

Manejo de intereses individuales

Controles:

Revisión del plan anual de auditorias

Lista de chequeo aprobada por el auditor líder



1


Control Interno

Elaborar Programa Anual de Auditorías Define el Programa Anual de auditorías determinando el número, objetivo, alcance, frecuencia y duración de las auditorías. Para ello utiliza el formato Programa Anual de Auditorías Internas.

2


Control Interno

Designar Equipo Auditor: Designa el equipo auditor según el perfil establecido para cada auditoría establecida en el Programa Anual de Auditorías, especificando Auditor Líder y Auditores Acompañantes y notifica al personal designado aplicando el instructivo.

3 Jefe de Oficina Elaborar Plan de auditoría: Con base en los



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Asesora de Control Interno

documentos del MECI aplicados a los procesos o requisitos a auditar, el Auditor Líder y los Auditores Acompañantes designados, realizan las siguientes actividades, utilizando el formato Plan de Auditorías Internas, donde establece entre otros: Objetivo, alcance, criterios; así como la agenda detallada con fecha, hora, funcionario a entrevistar y lugar de la auditoría a realizar; lo cual se envía al Líder del Proceso a auditar para su aprobación.

4 Equipo Auditor

Elaborar listas de chequeo: Revisa la documentación y elabora la lista de verificación, utilizando el formato Listado de Verificación de Auditorías Internas, registrando aquí: Requisito ó Documento de Referencia, Aspecto a Verificar en la auditoría y Nombre del Auditado.

5 Auditor Líder

Realizar reunión de Apertura: Explica la metodología a utilizar para el desarrollo del Plan de la Auditoría, presenta los miembros del equipo auditor, los canales de comunicación, confirma la disponibilidad del personal auditado, y aclara las inquietudes que presenten los auditados.

6 Equipo Auditor

Ejecutar agenda: Analiza las evidencias objetivas que avalan las actividades verificadas y registra los resultados que se vayan obteniendo en el formato Listado de verificación de auditorías internas. Señala con una “X”, según corresponda una de las siguientes casillas de hallazgo: C (Conformidad), NC (No Conformidad) ú O (Observación) y en caso de que aplique anota el ítem de la norma. Cuando las evidencias objetivas no sean suficientes para definir una No Conformidad ú Observación, los auditores deben indagar más o pedir otras evidencias. Durante la realización del trabajo de campo, el equipo auditor debe realizar como mínimo una reunión de enlace, en la que se analicen las evidencias y se consoliden los hallazgos de no conformidad y las observaciones; lo anterior deberá quedar fijado en el formato Plan de Auditorías Internas.

7 Auditor Líder

Realizar reunión de cierre: Comunica las principales fortalezas y debilidades del proceso o requisitos auditados y procede a dar a conocer los hallazgos encontrados, registrados en el formato Listado de verificación de auditorías



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internas.

8 Equipo Auditor

Elaborar Informe de Auditoría: Elabora Informe de Auditoría que debe presentar en la fecha fijada en el plan de la auditoría. Los auditores diligencian y redactan en forma clara, sencilla y concisa el informe empleando el formato Informe General de auditorías internas.

9 Auditor Líder

Entregar informe: El Auditor Líder hace entrega del informe original al Representante de la Dirección para el MECI, y copias simples al Líder del proceso y al Jefe de Control Interno.

10 Jefe de Oficina


Informar: al Personero Municipal el resultado de la Auditoria



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H. FLUJOGRAMA

CONTROL INTERNO EQUIPO AUDITOR AUDITOR LIDER

Designar Equipo

Auditor

Elaborar Programa

Anual de Auditorías

Elaborar Plan de

auditoría

Realizar reunión

de Apertura

Ejecutar agenda

Elaborar listas de

chequeo

Realizar reunión

de cierre

Entregar informe

Informar

(Personero

Municipal)

Elaborar Informe

de Auditoría



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4.1.3 PROCEDIMIENTO: PCI – 3. PLAN DE MEJORAMIENTO

A. OBJETIVO: Elaborar el plan de mejoramiento


C. RELACIONES: Procedencia: Auditoria interna. Salida: plan de mejoramiento.

D. FORMATOS: Plan mejoramiento (F – PCI – 003)

E. INFORMES: no existen informes para este procedimiento


No suscripción del plan de mejoramiento

Controles:

Seguimiento al plan de mejoramiento suscrito



1


Control Interno

Identificación de Necesidades Se recogen las recomendaciones y análisis generados en

Auditorías internas por proceso o dependencia

Evaluación del Sistema de Control Interno teniendo en

cuenta los resultados de la encuesta por proceso o dependencia

Instrumentos de evaluación por desempeño.

Haciendo énfasis en la respuesta o gestión individual

2

Elaboración y Consolidación del Plan Se debe consignar en los compromisos asumidos por el servidor para mejorar aquellas actitudes o conductas laborales que inciden en su desempeño. Los parámetros de referencia del



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desempeño esperado están definidos de acuerdo con las funciones o actividades y competencias de cada cargo. En el plan debe quedar claro el compromiso del servidor de recibir la capacitación que brinda la Entidad a través del plan de capacitación establecido por la Oficina de Recursos Humanos.

3

Ejecución del Plan Llevar a cabo los compromisos asumidos, con el fin de mejorar su capacidad individual para el desempeño de su cargo.

4

Seguimiento y Evaluación del Plan Se desarrollan teniendo en cuenta las fechas establecidas por el jefe inmediato, con el fin de determinar el estado de avance en la capacidad individual de desempeño del servidor.



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H. FLUJOGRAMA

CONTROL INTERNO

Elaboración y Consolidación

del Plan

Identificación de

la Necesidad

Ejecución del Plan

Seguimiento y Evaluación

del Plan



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4.1.4 PROCEDIMIENTO: PCI – 4. GESTION DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO. Procedimiento de identificación, análisis y valoración de riesgos.

A. OBJETIVO: Evaluar y verificar la implementación y desarrollo de la política de la administración del riesgo a través del adecuado tratamiento de los riesgos para garantizar el cumplimiento de la Misión y Objetivos Institucionales.

B. DEPENDENCIA: Oficina Asesora de Control Interno.

C. RELACIONES: Procedencia: Ley 87 de 1993.

Salida: todas las dependencias

D. FORMATOS: Formato único de hoja de vida: Se adoptará el formato establecido por el Gobierno Nacional para el efecto según mandato legal. Este debe ser diligenciado por el nuevo funcionario como requisito para el ingreso (solo original).

E. INFORMES: No existen informes específicos en el procedimiento. F. RIESGOS Y CONTROLES:

Riesgos:

Es la posibilidad de que ocurra algo que tendrá un impacto negativo sobre los objetivos. Se mide en términos de consecuencias y probabilidades.

Controles:

Elemento de Control, conformado por el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos de la Entidad Pública.



1

Equipo

Dependencia / Oficina de

Control Interno

Realizar Sensibilización A través de diferentes estrategias se busca que los servidores tomen conciencia de la importancia de la administración del riesgo a través del cuestionario. .



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2

Realizar Capacitación Realizar a los servidores con responsabilidad de mando y otros un refuerzo y actualización de conocimientos, destrezas y aptitudes necesarias requeridas para administrar los riesgos. Preparación para conocimiento y aplicación en la metodología.

Valoración del Riesgo

3

Jefe de Dependencia

/ Todas las Dependencias

Identificar Riesgos Posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no bajo el control de la Entidad, que ponen en riesgo el logro de su Misión, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia

4

Analizar los Riesgos Permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la Entidad para su aceptación y manejo.

5

Identificar Controles Existentes Identificar aquellas medidas preventivas y correctivas que se vienen aplicando para evitar, reducir, dispersar y atomizar, transferir y/o asumir el riesgo.

6 Jefe / Oficina de Control Interno

Determinar el Nivel del Riesgo Resultado de confrontar el impacto y la probabilidad con los controles existentes al interior de los diferentes procesos y procedimientos que se realizan, con el fin de determinar si las acciones a tomar deben hacerse a corto, mediano o largo plazo con respecto a la vigencia.



Código:

Fecha: 12/07/2012

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H. FLUJOGRAMA

CONTROL INTERNO TODAS LAS DEPENDECIAS

Realizar

Capacitación

Analizar los

Riesgos

Determinar el Nivel

del Riesgo

Realizar

Sensibilización

Identificar

Riesgos

Identificar Controles

Existentes



Código:

Fecha: 12/07/2012

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4.1.5 PROCEDIMIENTO: PCI – 5. GESTION DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO. Procedimiento relación con los entes de control.

A. OBJETIVO: Servir como enlace entre los entes externos y la entidad, identificando previamente la información relevante y pertinente que estos requieran, así como los funcionarios responsables para diligenciar estos requerimientos.

B. DEPENDENCIA: Oficina Asesora de Control Interno.

C. RELACIONES: Procedencia: Ley 87 de 1993.

Salida: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de actividades desempeñadas

D. FORMATOS: Formatos de solicitud de información por parte de los

entes de control.

E. INFORMES: No existen informes específicos en el procedimiento. F. RIESGOS Y CONTROLES:

Riesgos:

Es la posibilidad de que ocurra algo que tendrá un impacto negativo sobre los objetivos. Se mide en términos de consecuencias y probabilidades.

Controles:



1

Jefe de Oficina


Realizar seguimiento. Se recibe copia de los requerimientos allegados a las diferentes dependencias con el fin de hacer seguimiento a su oportuna contestación.

2

Seguimiento a acciones de mejora. Realizar el seguimiento a los hallazgos realizados por el ente de control en las distintas dependencias

3

Recepcionar las respuestas y armar informe. Con todas las respuestas recibidas, se diligencia la información según los formatos o metodología que cada ente maneje.



Código:

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4

Revisar el informe. Con los responsables de los hallazgos, el Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno revisa cada uno de los documentos diligenciados para corregir o mejorar el informe final.

5

Organizar la información para la aprobación del personero municipal y/o personera auxiliar El funcionario designado se encarga de organizar toda la información requerida con sus adjuntos y con el oficio remisorio al ente o División respectivo y se lo envía al Personero Municipal y/o Personera Auxiliar

6

Enviar el Informe. Una vez firmado la información se envía al ente de control.



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H. FLUJOGRAMA

CONTROL INTERNO

Realizar

Seguimiento

Recepcionar las

respuestas y armar

informe

Revisar el

informe

Organizar la

información Para

aprobación

Solicitud del

ente de control

Formato de

informe

Oficio remisorio

Seguimiento de

Acción de mejora

Enviar el

informe

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