MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Armenia (Quindío), Enero de 2016
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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Fecha: 27/01/2016
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TABLA DE CONTENIDO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS………………………..…………..……..10
CARACTERISTICAS…………………………………………………………………..…….......11
NORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS………………………………………….................12
APLICACIONES…………………………………………………...….……………...................15
MODELO DEL MANUAL………………………………………….….……….………………...16
1. PROCESOS ESTRATEGICOS.……………………………….………….…………..……..19
1.1 GESTION PLANEACIÓN INSTITUCIONAL.………………….…..….………………..…20
1.1.1 PROCEDIMIENTO: GPI – 1. Plan estratégico……………………………………..….. 20
1.1.2 PROCEDIMIENTO: GPI – 2. Plan de Acción…..…………………….………………... 22
1.1.3 PROCEDIMIENTO: GPI – 3. Informe de Gestión…..…………………….…………... 25
1.1.4 PROCEDIMIENTO: GPI – 4. Apoyo Interinstitucional...…………………………...…. 27
1.2 GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS………………………………….…………...…….. 29
1.2.1 PROCEDIMIENTO: GRF – 1. Formulación Plan Anual de Adquisiciones………..…29
1.2.2 PROCEDIMIENTO: GRF – 2. ADMINISTRACION DEL SERVIDOR: Ejecutar
mantenimiento preventivo y correctico del servidor de la entidad……………………..……31
1.2.3 PROCEDIMIENTO: GRF – 3. ASISTENCIA TECNICA: Brindar asistencia técnica en sistemas y redes a las diferentes dependencias cuando la entidad lo requiera……………………………………………………………………………………………34 1.2.4 PROCEDIMIENTO: GRF – 4. ASISTENCIA TECNICA: Realizar la actualización de las Hojas de vida de los equipos………………………………………………………………..36 1.2.5 PROCEDIMIENTO: GRF – 5. ASISTENCIA TECNICA: Capacitar a los funcionarios en el manejo de sistemas de los programas acordes a su trabajo………………………….38 1.3 GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN E IMAGEN INSTITUCIONAL………………..…40 1.3.1 PROCEDIMIENTO: COM –1. Boletines………………………………………………....40
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1.3.2 PROCEDIMIENTO: COM – 2. Publicaciones en la Web…………………………..….43 1.3.3 PROCEDIMIENTO: COM – 3. Diseños publicitarios…………………………………..46 1.3.4 PROCEDIMIENTO: COM – 4. Administración de Sistema de PQRS Virtual…………………………………………………………………………………………….49 1.3.5 PROCEDIMIENTO: COM – 5. Documentación Fotográfica…………….…………....52 1.3.6 PROCEDIMIENTO: COM – 6. Elaboración de discursos……………………………..55 1.3.7 PROCEDIMIENTO: COM – 7. Apoyar al comité en la revisión de los elementos faltantes de acuerdo al manual 3.1 del GEL (Gobierno en Línea) y efectuar el correspondiente dictamen para su implementación, incluyendo estas recomendaciones en el acta mensual del Comité de Gobierno en Línea………………………………………...…58 1.3.8 PROCEDIMIENTO: COM – 8. Publicar la información legalmente requerida de la contratación que realice la entidad (en los portales de SECOP Y COVI)………………….60 1.4 GESTIÓN DE ATENCIÓN AL CIUDADANO………..………………………………....63 1.4.1 PROCEDIMIENTO: GAC – 1. VENTANILLA UNICA VIRTUAL - ATENCION AL USUARIO……………………………………………………………………………………..…63 1.4.2 PROCEDIMIENTO: GAC – 2. VENTANILLA UNICA VIRTUAL Recepción y radicación de comunicaciones oficiales externas recibidas…………………………………66 1.4.3 PROCEDIMIENTO: GAC – 3. VENTANILLA UNICA VIRTUAL Recepción y radicación de comunicaciones oficiales externas despachadas…………………………….68 1.4.4 PROCEDIMIENTO: GAC – 4. MANTENIMIENTO VENTANILLA UNICA VIRTUAL: Ejecutar el mantenimiento del aplicativo de la ventanilla única virtual en la Personería Municipal de Armenia…………………………………………………………………………...70 1.4.5 PROCEDIMIENTO: GAC – 5. IMPLEMENTACIÓN VENTANILLA UNICA VIRTUAL: Ejecutar la Implementación del aplicativo de la ventanilla única virtual en la Personería Municipal de Armenia…………………………………………………………………………….72 2. PROCESOS MISIONALES……………………………………...………………………….74
2.1 DIVISIÓN DERECHOS FUNDAMENTALES Y VICTIMAS………………....………...75
2.1.1 PROCEDIMIENTO: DDF – 1. Acción de Tutela (Salud, Pensión, Educación, Adulto Mayor, Tutelas Generales)………………………………………………………………………75 2.1.2 PROCEDIMIENTO: DDF – 2. Derecho de Petición (Servicios Públicos domiciliarios, Sisben, Pensión, Educación, Salud, Derechos generales)…….........................................78
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2.1.3 PROCEDIMIENTO: DDF – 3. Incidentes de Desacato…………………….………….82 2.1.4 PROCEDIMIENTO: DDF – 4. Amparo de Pobreza (mediadores)…………….……..85 2.1.5 PROCEDIMIENTO: DDF – 5. Impugnación Acciones de Tutela (falla)…………..…88 2.1.6 PROCEDIMIENTO: DDF – 6. Seguimiento derecho de petición………………….....91 2.1.7 PROCEDIMIENTO: DDF – 7. Recursos en Reposición en Subsidio de Apelación…………………………………………………………………………………….….…94 2.1.8 PROCEDIMIENTO: DDF – 8. Asesorías Jurídicas……………………………….…....97 2.1.9 PROCEDIMIENTO: DDF – 9. Manuales de Convivencia……………………….…..100 2.1.10 PROCEDIMIENTO: DDF – 10. Capacitaciones…………………………………….103 2.1.11 PROCEDIMIENTO: DDF – 11. Diplomado Personeros Estudiantiles……………106 2.1.12 PROCEDIMIENTO: DDF – 12. Elección de Junta Directiva Personero estudiantil…………………………………………………………………………………….…..109 2.1.13 PROCEDIMIENTO: DDF – 13. Atención a victimas……………………………..…112 2.1.14 PROCEDIMIENTO: DDF – 14. Información externa con entidades SNARIV (sistema Nacional de atención y reparación integral a las victimas) y no SNARIV de acuerdo la ruta establecida entre las entidades y conforme a los acuerdos de cooficialidad suscrito……………………………………………………………………………………..……115 2.1.15 PROCEDIMIENTO: DDF – 15. Participación efectiva de las víctimas…………..117 2.1.16 PROCEDIMIENTO: DDF – 16. Participación de los subcomités de justicia transicional………………………………………………………………………………………120 2.2 DIVISIÓN PENAL……………………………………………………….…………………122 2.2.1 PROCEDIMIENTO: DP – 1. Allanamiento y Registro………………………………..122 2.2.2 PROCEDIMIENTO: DP – 2. Imputación de cargos………………………..…………125 2.2.3 PROCEDIMIENTO: DP – 3. Medida de Aseguramiento…………………….………127 2.2.4 PROCEDIMIENTO: DP – 4. Legalización……………………………………………129 2.2.5 PROCEDIMIENTO: DP – 5. Acusación…………………………………………...…132 2.2.6 PROCEDIMIENTO: DP – 6. Preparatorio…………………………………….…..…..135
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2.2.7 PROCEDIMIENTO: DP – 7. Juicio Oral y público……………………….……….….137 2.2.8 PROCEDIMIENTO: DP – 8. Preclusión………………………………………..…..…140 2.2.9 PROCEDIMIENTO: DP – 9. Preacuerdo……………………………………..….…...142 2.2.10 PROCEDIMIENTO: DP – 10. Principio de oportunidad…………………...………..144 2.2.11 PROCEDIMIENTO: DP – 11. Asistencias a las audiencias, allanamientos, legalización, imputación y solicitud de internamiento………………………................……146 2.2.12 PROCEDIMIENTO: DP – 12. Realización del respectivo documento al usuario en la solución del problema (Amparo de pobreza, Derecho de Petición, Acción de Tutela, Recursos, Etc.)…………………………………………………………………..…………...…148 2.2.13 PROCEDIMIENTO: DP – 13. Asistir como Ministerio Público a los reconocimientos fotográficos y en filas de personas llevadas a cabo por el CTI y SIJIN……………………………………………………………………………………….…….150 2.2.14 PROCEDIMIENTO: DP – 14. Asistir como Ministerio Público en la destrucción y pesaje de sustancias alucinógenas incautadas por el CTI, SIJIN y Fiscalía. Estipulado por la Ley 906 del 2004…………………………………………………………………………….152 2.2.15 PROCEDIMIENTO: DP – 15. Revisar y firmar los procesos que cursan en las Fiscalías locales para Archivo. Estipulados en la Ley 906 del 2004…………………..…..155 2.2.16 PROCEDIMIENTO: DP – 16. Revisar y firmar las Tutelas que cursan en los juzgados penales de garantía, jueces penales de adolescentes y juzgados penales municipales. Estipulados en la ley 906 del 2004……………………………………..……..157 2.2.17 PROCEDIMIENTO: DP – 17. Asistir como Ministerio Público a los consejos de Disciplina que se realizan en las Cárceles de Armenia. Ley 1709 del 20 enero 2014) ley 65 93……………………………………………………………………………………….……..159 2.3 DIVISIÓN VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL……………………..…..…162 2.3.1 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 1. Proceso Disciplinario Etapa I…………...…………162 2.3.2 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 2. Proceso Disciplinario Etapa II………………...……166 2.3.3 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 3. Proceso Disciplinario Etapa III……………………..170 2.3.4 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 4. Auto Aceptado recurso de Apelación....................174 2.3.5 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 5. Despacho Comisorio…………………………..…...176 2.4 CONCILIACION……………………………..………………………..…………..….….…179
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2.4.1 PROCEDIMIENTO: CC – 1. Centro de Conciliaciones (Civil, Familia, Penal y comercial)…………………………………………………………………………………..…….179 3. PROCESO DE APOYO…………………………….……………………………..……..…184 3.1 DIRECCION FINANCIERA…………………………………….………..…………...…..185 3.1.1 PROCEDIMIENTO: PDF – 1. Elaboración de proyecto de presupuesto……………………………………………..………………………………….…...185 3.1.2 PROCEDIMIENTO: PDF – 2. Movimiento presupuestal mensual………………….187 3.1.3 PROCEDIMIENTO: PDF – 3. Modificación Presupuestal………………….……….189 3.1.4 PROCEDIMIENTO: PDF – 4. Plan Anual Mensualizado de Caja PAC…………....191 3.1.5 PROCEDIMIENTO: PDF – 5. Elaboración y pago de nómina personal de planta………………………………………………………………………………………...…...193 3.1.6 PROCEDIMIENTO: PDF – 6. Pago a Contratistas.……………………………..…..195 3.1.7 PROCEDIMIENTO: PDF – 7. Pago Proveedores……………………….…………..197 3.1.8 PROCEDIMIENTO: PDF – 8. Pago de servicios públicos…………………..……...199 3.1.9 PROCEDIMIENTO: PDF – 9. Certificado de Disponibilidad Presupuestal………………………………………………………………………….…………201 3.1.10 PROCEDIMIENTO: PDF – 10. Registro Presupuestal en Contratos………….…203 3.1.11 PROCEDIMIENTO: PDF – 11. Registro Presupuestal cuentas en general (Proveedores bienes y servicios, servicios públicos, Arrendamientos, Caja menor, Viáticos, Nomina, Prestaciones, Seguridad Social etc.)………………………………..…..205 3.1.12 PROCEDIMIENTO: PDF – 12. Comisión de Estudios………………………….…..207 3.1.13 PROCEDIMIENTO: PDF – 13. Presentación de Informes trimestrales al Ente de Control…………………………………………………………………………………………..209 3.1.14 PROCEDIMIENTO: PDF – 14. Presentación de Informes trimestrales contaduría general de la Nación y copia para el Ente de Control……………………………………….211 3.1.15 PROCEDIMIENTO: PDF – 15. Presentación de Informes trimestrales contaduría general de la Nación y copia para el Ente de Control……………………………………….213 3.1.16 PROCEDIMIENTO: PDF – 16. Información Medios Magnéticos DIAN………………………………………………………………………………….………….215
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3.1.17 PROCEDIMIENTO: PDF – 17. Presentación oportuna y con información fidedigna que permita su verificación por el Ente de Control…………………………………..……...217 3.1.18 PROCEDIMIENTO: PDF – 18. Giro Recaudo Estampillas……………………..….219 3.1.19 PROCEDIMIENTO: PDF – 19. Giro Retenciones en la fuente por concepto de Renta, IVA y CREE y retenciones de Industria y Comercio ICA……………………….….221 3.1.20 PROCEDIMIENTO: PDF – 20. Causación Prestaciones sociales y Seguridad Social…………………………………………………………………………………….……...223 3.1.21 PROCEDIMIENTO: PDF – 21. Calculo y registro Depreciación Acumulada……………………………………………………………………………………...225 3.1.22 PROCEDIMIENTO: PDF – 22. Consignación de Cesantías al Fondo Nacional del Ahorro……………………………………………………………………………………….…..227 3.1.23 PROCEDIMIENTO: PDF – 23. Reporte Anual Consolidado de Cesantías al Fondo Nacional del Ahorro……………………………………………………..…………………..…229 3.1.24 PROCEDIMIENTO: PDF – 24. Consignación de Cesantías a Fondos Privados………………………………………………………………………………………....231 3.1.25 PROCEDIMIENTO: PDF – 25. Liquidación y pago periodo vacacional………………………………………………………………………………………233 3.1.26 PROCEDIMIENTO: PDF – 26. Pago Seguridad Social……………………..……236 3.1.27 PROCEDIMIENTO: PDF – 27. Apertura Caja Menor de la vigencia………….....238 3.1.28 PROCEDIMIENTO: PDF – 28. Manejo de la caja menor…………………..…….240 3.2 ARCHIVO GESTIÓN DOCUMENTAL……………………………………..............…242 3.2.1 PROCEDIMIENTO: PGD – 1. CONSULTA DE DOCUMENTOS……………..…242 3.2.2 PROCEDIMIENTO: PGD – 2. CAPACITACIÓN A PRODUCTORES DOCUMENTALES……………………………………………………………………..…..…..245 3.2.3 PROCEDIMIENTO: PGD – 3. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS…………….......251 3.2.4 PROCEDIMIENTO: PGD – 4. INVENTARIOS DOCUMENTALES……….……….254 3.2.5 PROCEDIMIENTO: PGD – 5. ELIMINACION DOCUMENTAL…………………...257 3.2.6 PROCEDIMIENTO: PGD – 6. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL…………………………………………………………………………………260
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3.3 GESTIÓN TALENTO HUMANO…………………….…………………………………..263 3.3.1 PROCEDIMIENTO: PTH – 1. VINCULACION DEL PERSONAL Nombramiento Ordinario……………………………………………………………………………..………….263 3.3.2 PROCEDIMIENTO: PTH – 2. VINCULACION DEL PERSONAL Nombramiento Provisional………………………………………………………………………………………..268 3.3.3 PROCEDIMIENTO: PTH – 3. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Realización de Encargos)……………………………273 3.3.4 PROCEDIMIENTO: PTH – 4. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Realización de Traslados)……………………….…..276 3.3.5 PROCEDIMIENTO: PTH – 5. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Comisión de servicios)…………………………….…279 3.3.6 PROCEDIMIENTO: PTH – 6. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Comisión para adelantar estudios)………………....282 3.3.7 PROCEDIMIENTO: PTH – 7. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Concesión de permisos)………………………..……286 3.3.8 PROCEDIMIENTO: PTH – 8. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Licencia Ordinaria)……………………………….…..289 3.3.9 PROCEDIMIENTO: PTH – 9. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Manejo de hojas de vida)…………………………...292 3.3.10 PROCEDIMIENTO: PTH – 10. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Capacitación de Funcionarios)…………………..….296 3.3.11 PROCEDIMIENTO: PTH – 11. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Expedición de Certificados)……………………..…..300 3.3.12 PROCEDIMIENTO: PTH – 12. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Bienestar Familiar)………………………………..….303 3.5 GESTIÓN DE CONTRATACIÓN ..…………………………………………………..…..306 3.5.1 PROCEDIMIENTO: PGC – 1. CONTRATACIÓN DIRECTA – SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO…………………...........................................................306 3.5.2 PROCEDIMIENTO: PGC – 2. CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA……………………………………………………………………………................312 3.5.3 PROCEDIMIENTO: PGC – 3. Adquisición de Bienes……………….………….…324
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4. PROCESOS DE EVALUACIÓN………………………………………..………….…..…340 4.1 CONTROL INTERNO…………………………………………………………………….341 4.1.1 PROCEDIMIENTO: PCI – 1. AUDITORIAS - Plan anual de Auditorias………………………………………………………………………………….…….341 4.1.2 PROCEDIMIENTO: PCI – 2. AUDITORIAS INTERNAS……………………………344 4.1.3 PROCEDIMIENTO: PCI – 3. PLAN DE MEJORAMIENTO……………………….348 4.1.4 PROCEDIMIENTO: PCI – 4. GESTION DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO. Procedimiento de identificación, análisis y valoración de riesgos……………………………………………………………………………….…………..351 4.1.5 PROCEDIMIENTO: PCI – 5. GESTION DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO. Procedimiento relación con los entes de control………………………...…….354
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA
Los manuales de procedimientos son un compendio de acciones documentadas
que contienen en esencia la descripción de las actividades que se realizan
producto de las funciones de una unidad administrativa; dichas funciones se
traducen en lo que denominamos procesos y que entregan como resultado un
producto o servicio específico, el cual se alcanza más eficientemente cuando las
actividades y recursos relacionados se gestionan como un proceso. A su vez el
Decreto No. 1537 de 2001 los define como el instrumento que garantiza el
cumplimiento del control interno en las organizaciones públicas, razón por la cual
la Personería Municipal de Armenia Quindío decide elaborar, adoptar y aplicar los
presentes manuales, a través de los cuales se documentan y formalizan los
procedimientos a partir de la identificación de los procesos institucionales
enmarcados en el Mapa de Operación por Procesos.
El manual de procesos y procedimientos es más importante de lo que aparenta
ser, ya que no es simplemente una recopilación de procesos, sino también incluye
una serie de estamentos, políticas, normas y condiciones que permiten el correcto
funcionamiento de la empresa. Los manuales de procedimientos, son comparables
con la constitución Política de nuestro país, que al igual que en esta, el manual de
procedimientos reúne las normas básicas y no tan básicas de funcionamiento de
la empresa, es decir el reglamento, las condiciones, normas, sanciones, políticas y
todo aquello en lo que se basa la gestión de la organización.
Para hablar de manera concreta, podríamos decir que una empresa en donde no
se aplique correctamente o para nada el uso de los manuales de procesos y
procedimientos, se presentaran seguramente uno o varios síntomas mencionados
adelante como los más comunes.
Confusión en las responsabilidades: Al no existir una definición y
delimitación clara de las responsabilidades de cada departamento, nos
enfrentaremos a serios problemas de abuso de autoridad, irresponsabilidad
e inclusive hostilidad entre departamentos y trabajadores, ya que si no hay
nada definido, todo el mundo buscara el máximo de provecho con el
mínimo esfuerzo (simulacro de trabajo por ejemplo) y al momento de
reclamos por incompetencia, todo el mundo le echara la culpa al vecino.
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No habrá normas establecidas: Lo cual representa una grave desventaja
en el uso de la autoridad frente a la incompetencia o irresponsabilidad de
los trabajadores. Por ejemplo, el trabajador que llegue tarde, y si el
reglamento no especifica la hora de la llegada y sanción por retrasos, el
seguramente alegar falta de reglas, y dirá que el no sabía.
No hay un control eficaz de las actividades: El manual de
procedimientos permite controlar de manera ágil todos los procesos y
procedimientos que se llevan a cabo en la empresa, lo cual facilita la toma
de correctivos en el momento de presentarse una falla, porque enumera
uno a uno los pasos que se realizan lo cual simplifica al máximo el proceso
de búsqueda del factor deficiente (el que causa la falla) y corregirlo. Cuando
este no es aplicado, los procesos son vistos como un solo paso, y si algo
“sale mal” seguramente deberá optarse por cambiar todo el proceso.
No hay un procedimiento establecido: Podríamos referirnos a la
administración científica de Taylor que en resumidas cuentas dice que el
analizar el proceso de producción y aplicar la administración científica, se
puede obtener el máximo de bienestar. Al no existir un procedimiento pre-
establecido, (es decir al concepto de cada trabajador) habrá un gran
desperdicio de recursos (unos trabajadores usaran demasiados y otros muy
pocos) y una gran deficiencia en cuanto a efectividad (los distintos métodos
utilizados por cada trabajador pueden no ser los más efectivos).
CARACTERISTICAS DEL MANUAL:
Estos manuales se encuentran escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permite garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador. Están elaborados mediante una metodología conocida que permite flexibilidad para su modificación y/o actualización de acuerdo con las políticas que emita la organización. Cuando el proceso de actualización se hace en forma automatizada, se debe dejar registrada la fecha, tipo de novedad, contenido y descripción del cambio, versión, el funcionario que lo aprobó y el del que lo administra, entre otros aspectos. Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para su apropiación, uso y operación. Las dependencias de la organización deben contar con mecanismos que garanticen su adecuada difusión. Los manuales deben cumplir con la función para la cual fueron creados; y se debe evaluar su aplicación, permitiendo así posibles cambios o ajustes. Cuando se
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evalué su aplicabilidad se debe establecer el grado de efectividad de los manuales en las dependencias de la organización.
NORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS:
Por medio de las siguientes instrucciones se busca normalizar y estandarizar la producción y elaboración de documentos y formatos de uso general en la Personería de Municipal de Armenia Quindío, los cuales se ajustan a los parámetros establecidos de imagen corporativa consignados en el Manual de identidad corporativa, cuyo propósito es contar con una herramienta que permita el manejo adecuado de la imagen institucional.
Los formatos de uso general se elaboran preferiblemente con letra tipo Arial, a un tamaño de texto en 12 puntos para el cuerpo del documento y con interlineado sencillo, tablas o cuadros incluidos en los documentos se debe utilizar el mismo tipo de fuente, su tamaño puede estar entre 8 y 12 puntos.
Los títulos van centrados y en negrilla, los subtítulos y numerales de las secciones del documento se alinean al lado izquierdo sin negrilla. Los títulos en mayúscula fija, los subtítulos y numerales en mayúscula inicial.
Se emplean márgenes de cuatro (4) cm. en el nivel superior y tres (3) cm en las partes izquierda, inferior y derecha.
Para las citas bibliográficas se emplean números consecutivos en formato de superíndice al final del texto y el documento que se referencia se coloca en el pie de página en un tamaño de texto de ocho (8) puntos.
La redacción del texto sebe ser clara, simple, completa y precisa. Adicionalmente debe redactarse en infinitivo o en tiempo presente y en forma impersonal, evitando el uso de términos en idioma extranjero, excepto cuando corresponda al lenguaje común de uso técnico.
La fecha en los documentos emplea el formato DD/MM/AAAA.
A lo largo de los textos se debe garantizar uniformidad en la terminología y en la redacción, empleando un mismo término para designar cada concepto.
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El texto debe estar libre de términos subjetivos como suficientemente, generalmente, adecuadamente, apropiadamente o similares.
Los párrafos que conforman el documento deben escribirse a una interlinea (espacio sencillo) y justificarse en la hoja.
En la redacción del texto se deben usar frases cortas para facilitar el entendimiento, se deben construir en orden directa: sujeto, verbo y complemento.
Para la versión de los documentos se utilizan tres números ordinales desde el 001 y avanzando consecutivamente con cada modificación
Encabezado
Todo formato de uso general debe cumplir con la estructura relacionada a continuación, excepto las comunicaciones oficiales definidas en la Guía de Gestión Documental y Comunicaciones Oficiales. a) Bloque Izquierdo: Logo y Eslogán b) Bloque central: TIPO Y NOMBRE DEL DOCUMENTO. c) Bloque Derecho: 4 filas con los siguientes campos:
Código: Los procesos y sus caracterizaciones tienen la finalidad de identificar y controlar los documentos que se desprendan de estos, como son los procedimientos, instructivos, y formatos especialmente, los cuales se codifican mediante una combinación de letras y números separados por guiones (-) de la siguiente forma:
La letra inicial que indica el tipo de documento; Instructivo o Guía (I), Manual (M) y Formato (F). El segundo grupo conformado por letras se relaciona con la identificación del proceso para el cual aplica el documento.
CÓDIGO NOMBRE
PROCESOS ESTRATEGICOS
GPI GESTIÓN PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
GRF GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
COM GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN E IMAGEN
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INSTITUCIONAL
PROCESOS MISIONALES
DDF DIVISIÓN FUNDAMENTALES - VICTIMAS
DP DIVISIÓN PENAL
DVAJ DIVISIÓN VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL
CC CONCILIACIÓN
PROCESOS DE APOYO
PDF DIRECCIÓN FINANCIERA
PGD GESTIÓN DOCUMENTAL- ARCHIVO
PTH GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
JUR JURIDICO
PGC GESTIÓN DE CONTRATACIÓN
PROCESOS DE EVALUACIÓN
PCI CONTROL INTERNO
La numeración consecutiva está dada por los tres números finales. Ejemplo: I – PGD – 001 Fecha: corresponde a la de creación del formato, debe ir compuesta por 8 dígitos, día, mes, año (DD/MM/AAAA). Versión: es el número correspondiente a la adopción y/o posibles cambios del formato. Página: Número de página y total de páginas del formato.
Esquema del Encabezado Formatos de uso general:
TIPO Y NOMBRE DEL DOCUMENTO
DEPENDENCIA O AREA
Código:
Fecha: DD/MM/AAAA
Versión: xxx
Página x de y
Pie de página
Como se ilustra a continuación, tipo y tamaño de fuente Arial 10:
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NOTA: Se sugiere COPIAR el encabezado y pie de página, seleccionando la tabla y llevarla al documento debidamente ajustada a la ventana, según la orientación (vertical, horizontal) y tamaño del documento (oficio, carta).
APLICACIÓN DE LOS MANUALES:
La existencia del manual de procesos en la configuración de la organización
permite facilitar la adaptación de cada factor de la empresa (tanto de planeación
como de gestión) a los intereses primarios de la organización. Identificamos las
siguientes funciones básicas del manual de procesos:
El establecimiento de objetivos
La definición de políticas, guías, procedimientos y normas
La evaluación del sistema de organización
Las limitaciones de autoridad y responsabilidad
Las normas de protección y utilización de recursos
La aplicación de un sistema de méritos y sanciones para la
administración de personal
La generación de recomendaciones
La creación de sistemas de información eficaces
El establecimiento de procedimientos y normas
La institución de métodos de control y evaluación de la gestión
El establecimiento de programas de inducción y capacitación del
personal
La elaboración de sistemas de normas y trámites de los procedimientos.
Como podemos ver, los factores en los que influye el manual son de máxima importancia en la entidad, y son fundamentales para la correcta gestión. Teniendo en cuenta lo anterior podemos determinar que cada procedimiento está desarrollado según el siguiente modelo: LOS PRINCIPIOS:
Enfoque al cliente: Las dependencias y organismos auxiliares deben
captar y comprender las necesidades y expectativas de sus usuarios para
satisfacer sus demandas.
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Liderazgo: La dirección debe orientar la organización al logro de sus
objetivos con latos niveles de calidad.
Participación del personal: Se requiere el involucramiento y compromiso
del personal en todos los niveles de la organización.
Enfoque basado en procesos: La organización debe estructurarse
mediante procesos, a fin de mejorar el uso de los recursos y generar
resultados de valor para los usuarios.
Enfoque de sistema para la gestión: Implica entender las relaciones de
procesos como un sistema en el que se identifican insumos, transformación
y resultados. Procesos para elaborar el mejor desempeño de la
organización.
Enfoque basado en hechos para la toma de decisión: Implica el análisis
de información documentada para la adecuada toma de decisiones.
MODELO DEL MANUAL
PROCESO Denominación del proceso de acuerdo con los determinados en el Mapa de Procesos y su correspondiente clasificación en Procesos Estratégicos, Procesos Misionales y Procesos de Apoyo PROCEDIMIENTO La forma en que se realizan las actividades que recibe uno o más pasos creando un producto de valor para otro usuario, formando una cadena orientada a obtener un resultado final. Especifica las actividades para la provisión de los servicios que muestra la manera como debe ofrecerse el servicio. Algunos criterios de proceso son la precisión, la oportunidad, la comunicación, aplicación de procedimientos. Es “la gestión del proceso” corresponde a la tipificación del procedimiento administrativo que parte del proceso general utilizando un esquema alfanumérico estructurado así: Código del proceso base de acuerdo a Tabla Codificación Procesos. El número de orden y nombre que identifica el procedimiento específico. Ejemplo: PGC-1. Contratación directa
A. OBJETIVO Enuncia lo que se proyecta alcanzar con el procedimiento en un periodo de tiempo determinado.
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B. DEPENDENCIA Es la unidad administrativa dentro de la estructura organizacional en la cual se centraliza parte de la realización y responsabilidad del procedimiento.
C. RELACIONES Debido a que la mayor parte de los procedimientos tienen un carácter horizontal, los cuales involucran la participación de varias dependencias, en cada uno se presentan unas relaciones de entrada y salida en cuanto a dependencia o persona y una necesidad propia del procedimiento.
D. FORMATOS Concierne a la estandarización de los contenidos mínimos de cada uno de los documentos que se elaboran en desarrollo de cada procedimiento, incluyendo el responsable de su diligenciamiento y la dependencia.
E. INFORMES Se refieren a los diferentes soportes administrativos como medios de registro y transferencia de información que se deben elaborar en desarrollo del procedimiento especificando sus objetivos, finalidades, periodicidad y destino del mismo.
F. RIESGOS Y CONTROLES En este aspecto se consideran los inconvenientes que puedan surgir en desarrollo del procedimiento y las formas de evitarlos o solucionarlos.
G. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Se hace una descripción detallada del desarrollo que sigue el procedimiento para lo cual se emplean los siguientes items.
DEPENDENCIA: Señala del área administrativa al cual esta adscrito el Responsable y dentro del cual se realiza la actividad. RESPONSABLE: Identifica el cargo de la persona que es el encargado de
realizar la actividad. NUMERO DE ORDEN: Corresponde a la ubicación de la actividad dentro
del desarrollo del procedimiento. ACTIVIDAD: Se relaciona con el conjunto de acciones que integran los
diferentes pasos que desarrollan los procedimientos.
H. DIAGRAMA DE FLUJO Es la representación gráfica del proceso se convierte en un instrumento muy importante para guiar su ejecución en forma ordenada; busca mostrar en forma dinámica y lógica la secuencia del trabajo, permitiendo conocer y comprender el
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proceso que se describe, a través de los elementos como los pasos, los documentos y las unidades administrativas y cargos que intervienen en él, los símbolos utilizados en la diagramación son los siguientes:
SIMBOLO
REPRESENTA
TERMINAL. Indica la iniciación ó la terminación del procedimiento pude ser acción o lugar. Además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que reciba o proporciona información.
OPERACIÓN. Representa la acción necesaria para transformar una información recibida o crear una nueva. Se usa para describir el trabajo de añadir información a cualquier documento o registro existente.
DECISIÓN O ALTERNATIVA. Indica un punto dentro del flujo en que son posibles caminos alternativos.
DOCUMENTO. Representa cualquier tipo de documento que se utilice en el proceso y aporte información para que este se pueda desarrollar. Cuando el documento tiene copias se ubica el original en primera instancia, luego el número de copias a utilizar.
ARCHIVO. Representa el almacenamiento o la acción de archivar documento tanto en forma temporal como definitiva en las unidades administrativas.
CONECTOR. Es un símbolo que facilita la continuidad de las rutinas de trabajo, evitando la intersección de líneas. Normalmente se indica la continuidad de un paso con otro a través de números insertos en el símbolo.
SENTIDO DE CIRCULACIÓN DEL FLUJO DE TRABAJO. Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben ejecutar los distintos pasos, definiendo de esta manera la secuencia del proceso.
¿
1
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El Direccionamiento Estratégico de la Personería Municipal de Armenia, involucra la elaboración del Plan Estratégico y su operacionalización a través de la formulación de los planes de acción por dependencia.
Con base en los lineamientos del Direccionamiento Estratégico de la Personería Municipal de Armenia, se contribuirá a la guarda y promoción de los Derechos Humanos, la protección del interés común, la vigilancia de la conducta oficial y la solución alternativa de conflictos.
Para la Personería Municipal de Armenia es indispensable la existencia de concordancia institucional en la ejecución de todos los procesos de la entidad, por tanto, la consideración de las mismas serán razonadas como un insumo fundamental en la proyección estratégica de la organización.
La formulación de acciones correctivas y preventivas frente a las evaluaciones de los Sistemas de Control Interno, serán consideradas como estratégicas en el éxito de la gestión de la organización, por tanto, el nivel directivo asumirá con compromiso y responsabilidad la ejecución eficaz, eficiente y oportuna de las mismas.
Incluyen los relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, comunicación, disposición de recursos necesarios y revisiones por la Dirección. Incluye las acciones correspondientes a formular y evaluar el plan Estratégico y el Plan de Acción.
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1.1 PROCESO: GESTIÓN DE PLANEACIÓN INSTITIUCIONAL
1.1.1 PROCEDIMIENTO: GPI – 1. Plan estratégico
A. OBJETIVO: Dar cumplimiento a los propósitos de la entidad por medio de
lineamientos de políticas institucionales.
B. DEPENDENCIA: Despacho del Personero
C. RELACIONES: Procedencia: se definen las líneas y los objetivos estratégicos para el cuatrienio de acuerdo a la misionalidad de la Entidad. Salida: documento
D. FORMATOS: No existen formatos para este procedimiento.
E. INFORMES: Se rinde un informe de gestión anual sobre la operacionalizacion del Plan Estratégico contenido en el plan de acción de la vigencia al Concejo Municipal.
F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
Que no se prevea el presupuesto necesario para ejecutarlo.
No se cuente con el personal idóneo para ejecutar las acciones que se proyectan. Controles:
Análisis del comportamiento de ingresos de la q entidad para presupuestal en base real el plan estratégico.
Revisión y ajuste de la planta de personal necesaria con respecto al presupuesto.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Personero Se definen las líneas y los objetivos estratégicos para el cuatrienio, con respecto a la misionalidad de la institución.
2 Se Elabora el documento.
3 Se Aprueba y se adopta el respectivo plan.
4 se socializa y se publica en la página web
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5 Se hace seguimiento del Plan Estratégico.
6 Se evalúa semestralmente
H. FLUJOGRAMA
PERSONERO
INICIO
Definir las líneas y los
objetivos estratégicos
Elaborar el
Documento
Se Adopta el
plan
Socializarlo y publicarlo
en la página web
Seguimiento del
Plan Estratégico
Se evalúa el
plan
FIN
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1.1 PROCESO: PROCESO GESTIÓN DE PLANEACIÓN INSTITIUCIONAL:
1.1.2 PROCEDIMIENTO: GPI – 2. Plan de Acción
A. OBJETIVO: Operacionalizar el plan estratégico en anualidades, teniendo en cuenta las necesidades identificadas de la comunidad.
B. DEPENDENCIA: Todas las dependencias
C. RELACIONES: Procedencia: Recolección de las actividades por áreas
(plan operativo de cada área) Salida: documento plan de acción anual
D. FORMATOS: No existen formaros para este procedimiento.
E. INFORMES: Informe de gestión anual al Concejo de las actividades desarrolladas por cada dependencia.
F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
Las actividades que se proyecten no se puedan llevar a cabo o por que la normatividad cambie o por que las personas involucradas en le proceso no dispongan de los recursos o de la capacidad para ejecutarlos Controles:
Revisión semestral al cumplimiento de metas y objetivos
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1
Personero
Definir las actividades que se van a ejecutar respecto a los procesos de cada área para alcanzar las metas propuestas, en concordancia con la identificación de las necesidades de la comunidad.
2
Se definen y consolidan los compromisos de cada área y se escribe el documento institucional donde se recoge el plan operativo por dependencia para la respectiva anualidad.
3 Se define cronograma de trabajo.
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4 Se establecen los indicadores de cumplimiento del plan de acción.
5 Aprueba y adopta el respectivo plan.
6 se socializa y se publica en la página web.
7 Se hace seguimiento.
8 Se evalúa el Plan de acción.
H. FLUJOGRAMA
PERSONERO
INICIO
Definir las actividades de
los procesos de las áreas
Escribir el documento
Institucional
Se definen y consolidan
los compromisos
Definir cronograma de
trabajo
Establecer indicadores de
cumplimiento del plan de acción
Se Adopta el plan
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Seguimiento del
Plan Estratégico
Se evalúa el Plan
FIN
Socializarlo y publicarlo
en la página web
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1.1 PROCESO: PROCESO GESTIÓN DE PLANEACIÓN INSTITIUCIONAL
1.1.3 PROCEDIMIENTO: GPI – 3. Informe de Gestión
A. OBJETIVO: cumplir con el mandamiento de ley 136 del 1994 Artículo 178 numeral 9 a los Personeros Municipales.
B. DEPENDENCIA: Todas las dependencias
C. RELACIONES: Procedencia: recolección de información.
Salida: Presentación ante el concejo.
D. FORMATOS: No existen formatos para este procedimiento.
E. INFORMES: No se rinde informe en este procedimiento.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que no se pueda recoger la información a tiempo.
Que los datos registrados no sean coherentes a la realidad.
Que se pierda información por que no se registra adecuadamente. Controles:
Cronograma de trabajo
Verificando la información solicitada
Tener mecanismos de control en la recolección de los estadísticos.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1
Personero
Semestralmente se recolecta la información, estadísticos de atención de cada una de las dependencias, paralelamente el comunicador va registrando en un archivo virtual las intervenciones del personero municipal en los diferentes ámbitos de su competencia.
2 Igualmente se incluye la información financiera, la información de talento humano y la información de control interno de la vigencia de informe.
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3 Se escribe el documento y se complementa con una presentación virtual que puede ser un video de las actividades realizadas.
4 Se envía el informe al concejo municipal y se espera citación para sustentarlo.
5 El Personero sustenta el Informe ante el Concejo.
6 Se evalúa
H. FLUJOGRAMA
PERSONERO OTRAS DEPENDECIAS
INICIO
Recolectar información y
los estadísticos
Información Financiera,
Talento Humano y
Control Interno
Sustentación del
Informe
Escribir el Documento y
presentación Virtual de las
Actividades realizadas
Enviar el Informe
(Concejo Municipal)
Se Evalúa
FIN
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1.1 PROCESO: PROCESO GESTIÓN DE PLANEACIÓN INSTITIUCIONAL
1.1.5 PROCEDIMIENTO: GPI – 4. Apoyo Interinstitucional
A. OBJETIVO: Incluye las acciones correspondientes al desarrollo y participación en los comités municipales, el trámite y envío de comisiones y al apoyo a otras instituciones en el desarrollo de sus labores misionales.
B. DEPENDENCIA: Despacho del Personero, División Derechos
Fundamentales, División Penal.
C. RELACIONES: Procedencia: citaciones, requerimientos, solicitudes de acompañamiento. Salida: asistencia o delegación
D. FORMATOS: No existen formatos para este procedimiento.
E. INFORMES: los de ley
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que no se agenden adecuadamente los compromisos
Que se crucen fechas de participación o asistencia a comités indelegables.
Controles:
Llevar un cronograma de compromisos
Identificar los compromisos indelegables
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1
Personero
2
3
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4
5
H. FLUJOGRAMA
PERSONERO DIRECCION FINANCIERA
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1.2 PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
1.2.1 PROCEDIMIENTO: GRF – 1. Formulación Plan Anual de Adquisiciones
A. OBJETIVO: Dirigir y proyectar todas las acciones de las diferentes dependencias encaminadas a la consecución de la misión de la Personería de Armenia, en especial ejercer las funciones de ordenador del gasto del presupuesto de la entidad, la competencia nominadora, art. 168 ley 136 de 1994, y dando cumplimiento a la Resolución No. 145 del 01 de octubre de 2015 por medio de la cual se ajusta y actualiza el Manual de Contratación de la Personería Municipal de Armenia
B. DEPENDENCIA: Despacho del Personero, Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: Recolección de información.
Salida: Presentación ante el concejo.
D. FORMATOS:
E. INFORMES:
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
no hacer una evaluación objetiva de las necesidades
no cumplir con los cronogramas de trabajo
que se presente una contingencia que no se había presupuestado
Controles:
seguimiento al cumplimiento de los cronogramas de trabajo
hacer una lista de chequeo de necesidades
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Todas las Áreas de la Entidad.
Reporte de necesidades a la Dirección Financiera
2 Coordinadores de Área
Reporte de necesidades a la Personería Auxiliar
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3 Dirección Financiera
Consolidación de las necesidades e inscripción en el Plan Anual de adquisiciones
4
Dirección Financiera
Una vez identificada la necesidad, cuando se conozca el bien, obra o servicio que la va a satisfacer, se debe identificar, usando el Clasificador de Bienes y Servicios de Colombia Compra.
5
Dirección Financiera
Indicar el valor estimado del contrato, y el tipo de
recursos con cargo a los cuales la entidad los
pagará.
6 Dirección Financiera
Establecer la modalidad de selección del contratista y la fecha aproximada en la cual la Entidad Estatal iniciará el proceso de contratación
7
Dirección Financiera
Realizar las reuniones necesarias para la
implementación del Plan Anual de Adquisición,
dejando evidencias por medio de actas u otros
documentos que sirvan para evidenciar la
planeación del mismo.
8
Se solicita por parte del PERSONERO (A) Municipal de Armenia, al área financiera.
Solicitud del certificado de disponibilidad
presupuestal – CDP-
9
Expedido por parte de la Dirección Financiera
Expedición del certificado de disponibilidad presupuestal - CDP
10 Asesor Jurídico si existiere en la Entidad.
Elaboración de Estudios Previos, de acuerdo a las especificaciones recibidas de cada área solicitante.
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1.2 PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
1.2.2 PROCEDIMIENTO: GRF – 2. ADMINISTRACION DEL SERVIDOR: Ejecutar mantenimiento preventivo y correctico del servidor de la entidad.
A. OBJETIVO: Garantizar el correcto funcionamiento del servidor de la entidad.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar - SISTEMAS
C. RELACIONES: Procedencia: Determinar los posibles riesgos y fallas.
Salida: Aplicar las respectivas correcciones.
D. FORMATOS: No existe formato algún para este procedimiento.
E. INFORMES: se rinde un informe mensual al supervisor del contrato y a la dependencia de personería auxiliar, de las actividades desarrolladas.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Trasmitir la energía estática a los diferentes dispositivos internos del servidor. Controles:
Usar como medida de prevención manilla antiestática.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ingeniero de
Sistemas
Se apaga el equipo.
2 Se procede a destapar y extraer las partes internas.
3
Se utiliza el líquido limpiador de contactos y se usa
el blower para expulsar el polvo y otras suciedades
del interior de equipo.
4 Se ensamblan las partes internas y se tapa el
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equipo.
5 Se enciende el equipo.
6 Una vez encendido el equipo se verifica el correcto
funcionamiento del sistema.
7
Se utiliza el software para la eliminación de
archivos innecesarios como archivo temporales,
prefetch y se diagnostica el funcionamiento del
registro de Windows.
8
Se verifica el funcionamiento de las aplicaciones
instaladas, se actualizan componentes y se hace el
escaneo con el software antivirus.
9
Supervisor y
Personería
auxiliar
Entrega de informe del mantenimiento realizado
con soportes.
H. FLUJOGRAMA
SISTEMAS PERSONERIA AUXILIAR
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INICIO
Se apaga el equipo
Se utiliza el líquido
limpiador de contactos
Usa el blower para
expulsar suciedades
Entrega de informe del
mantenimiento
realizado
Se ensamblan las partes
internas
Se utiliza el software
(eliminación de archivos)
Prender equipo
Verificar correcto
funcionamiento del sistema
Verificación y
actualización
Se escanea (software
antivirus)
FIN
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1.2 PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
1.2.3 PROCEDIMIENTO: GRF – 3. ASISTENCIA TECNICA: Brindar asistencia técnica en sistemas y redes a las diferentes dependencias cuando la entidad lo requiera.
1. OBJETIVO: Permitir el correcto funcionamiento de los equipos de cómputo
y la red de la entidad.
2. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar - SISTEMAS
3. RELACIONES: Procedencia: solicitud de alguna dependencia. Salida: Asistencia, diagnóstico y corrección de la falla.
4. FORMATOS: No existe formato alguno.
5. INFORMES: se rinde un informe al supervisor del contrato y a la
dependencia de personería auxiliar, de la actividad desarrollada.
6. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que no exista inventario como plan de contingencia. Controles:
Crear el plan de contingencia de la entidad.
7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ingeniero de
Sistemas
Solicitud verbal o virtual para acudir a la
dependencia solicitante.
2 Revisión, adecuación, diagnostico, corrección y
recomendaciones de la falla.
3 Si hubo un daño de hardware y/o software que
requiera cambio.
4 Secretaria de
despacho.
Solicitad el insumo requerido.
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5 Ingeniero de
sistemas
Si no requiere cambio ni de hardware y/o software
se aplica la corrección necesaria.
6
Supervisor y
Personería
auxiliar
Informe del proceso que se realizó.
FLUJOGRAMA
SISTEMAS PERSONERIA AUXILIAR
INICIO
Solicitud de asistencia
técnica (verbal o virtual)
Revisión, adecuación,
diagnostico, corrección y
recomendaciones de la falla
Capacitaciones
pertinentes del uso del
aplicativo.
Informes
mensuales de las
actividades
FIN
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1.2 PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
1.2.4 PROCEDIMIENTO: GRF – 4. ASISTENCIA TECNICA: Realizar la actualización de las Hojas de vida de los equipos.
A. OBJETIVO: tener actualizados el inventario de equipos de cómputo de la entidad.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar – SISTEMAS.
C. RELACIONES: Procedencia: control de inventario.
Salida: crear y actualizar las hojas de vida de cada equipo.
D. FORMATOS: No existe formato alguno.
E. INFORMES: se rinde un informe al supervisor del contrato y a la dependencia de personería auxiliar, de la actividad desarrollada.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que se presente falla en alguno de los equipos y no permita realizar su inventario. Controles:
Se hace un listado de insumos necesarios para reparación de los equipos que fallen.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ingeniero de
Sistemas
Instalación del software PC auditor y el software
produtc key.
2 Guardar los datos arrojados por estos programas
en formato Pdf.
3 Imprimir el formato Pdf en cada equipo.
4 Supervisor y
Personería
Informe de las actividades que se llevan a cabo.
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auxiliar
H. FLUJOGRAMA
SISTEMAS PERSONERIA AUXILIAR
INICIO
Instalación del software PC
auditor y el software produtc
key
Guardar los datos
arrojados por estos
programas en formato Pdf
Imprimir el formato Pdf
en cada equipo.
Informe de las
actividades que
se llevan a cabo
FIN
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Fecha: 27/01/2016
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1.2 PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
1.2.5 PROCEDIMIENTO: GRF – 5. ASISTENCIA TECNICA: Capacitar a los funcionarios en el manejo de sistemas de los programas acordes a su trabajo.
A. OBJETIVO: Capacitación para suplir las necesidades de los funcionarios.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar – SISTEMAS.
C. RELACIONES: Procedencia: diseñar temas y modelos de capacitación. Salida: Métodos de capacitación.
D. FORMATOS: formato pertinente sobre el cual se va dar la capacitación.
E. INFORMES: se rinde un informe al supervisor del contrato y a la
dependencia de personería auxiliar, de la actividad desarrollada.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
No exista disposición y conocimientos necesarios para brindar capacitaciones requeridas por el personal.
Controles:
Personal competente y dispuesto a brindar las capacitaciones. G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ingeniero de
Sistemas
Preparación de temas a exponer.
2 Acordar fecha y hora para la capacitación.
3 Se cumple con el proceso de capacitación a los
funcionarios de la entidad.
4 Se debaten ideas y se resuelven dudas.
5 Supervisor y
Personería
Informe de la actividad desarrollada.
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auxiliar
H. FLUJOGRAMA
SISTEMAS PERSONERIA AUXILIAR
INICIO
Preparación de temas a
exponer
Capacitación a los
funcionarios de la entidad
Se debaten ideas y se
resuelven dudas.
Informe de la
actividad
desarrollada
FIN
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1.3. PROCESO: GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN E IMAGEN INSTITUCIONAL
1.3.1 PROCEDIMIENTO: COM –1. Boletines
A. OBJETIVO: Realizar un boletín de prensa que permita difundir las actividades más importantes de la instituciones a los diferentes públicos.
B. DEPENDENCIA: Despacho del Personero
C. RELACIONES: Procedencia: Dependencias de la Personería
Salida: Envío de boletines por diferentes canales.
D. FORMATOS: Digital Correo electrónico. Digital aplicativo e-mail. Digital Página Web. Digital redes Sociales
E. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales se soportan con los diferentes formatos
F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
Falta de información de las dependencias hacia la oficina de comunicaciones para difundir la información
Poca claridad en los beneficios de informar a la comunidad
Falta de criterio para emitir información de las actividades relevantes
Ausencia de actividades por parte de las dependencias
Controles:
Permanente requerimiento de información a las dependencias relacionadas con sus actividades
Socializar constantemente los beneficios de la información oportuna
Difusión oportuna de la información para incentivar la cultura de la misma
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Dependencias
Direccionamiento de información de las
actividades a realizar por parte de la
dependencia para ser difundidas
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2 Comunicaciones
Recepción de la información a difundir. Se da a
través de diálogo con el funcionario/contratista
de la dependencia y se establecen las
preguntas base de la información: Qué – Cómo
– Cuándo – Dónde – Quién – Por qué
3
A partir de esto se elabora una nota periodística
con los elementos distinguibles de la
información. Se utiliza un procesador de texto.
4
Se redacta toda la noticia con su respectivo
título. Luego se le pone el número del boletín, la
fecha y el año del consecutivo.
5
Se envía a la base de datos de correos
electrónicos de los Medios de Comunicación. Se
utiliza el correo
6
Se envía a la base de datos de correos
electrónicos de los usuarios de la entidad. Se
utiliza el aplicativo “emailing” instalado en
servidor de la página
www.personeriarmenia.gov.co
7
Se publica en la página web
www.personeriarmenia.gov.co sección
“noticias”.
8
Se publica el enlace de la noticia de la página
web en las redes sociales de la Entidad:
Facebook y Twitter
9 Personería
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Se imprimen pantallazos de estos envíos y se
presentan en informe mensual.
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H. FLUJOGRAMA
COMUNICACIONES PERSONERIA AUXILIAR
Actividades a realizar
(DEPENDECIAS)
INICIO
Recepción de la
Información a Difundir
Elaboración de nota
Periodística
Redactar la noticia
observando las Políticas de
Comunicación
Enviar correos Electrónicos
(Entidad y Usuarios)
Publicar en la Página Web,
Redes sociales “Noticias”
FIN
Pantallazos e informe
mensual
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1.3 PROCESO: GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN E IMAGEN INSTITUCIONAL
1.3.2 PROCEDIMIENTO: COM – 2. Publicaciones en la Web
A. OBJETIVO: Publicar la información básica de la entidad en la página
www.personeriarmenia.gov.co
B. DEPENDENCIA: Despacho del Personero - Comunicaciones.
C. RELACIONES: Procedencia: Dependencias de la Personería Salida: Publicación en la Página Web.
D. FORMATOS: Información con formato HTML de la página web
E. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales se soportan con los diferentes formatos
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Falta de información de las dependencias hacia la oficina de comunicaciones para difundir la información
Poca claridad en los beneficios de informar a la comunidad
Falta de criterio para emitir información de las actividades relevantes
Ausencia de actividades por parte de las dependencias
Controles:
Permanente requerimiento de información a las dependencias relacionadas con sus actividades
Socializar constantemente los beneficios de la información oportuna
Difusión oportuna de la información para incentivar la cultura de la misma
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Dependencias
Direccionamiento de información de las actividades
a realizar por parte de la dependencia para ser
difundidas con el requerimiento específico de en
dónde debe ser publicada.
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2 Comunicaciones
Recepción de la información a difundir. Se recibe
en formato digital (correo electrónico o en medio
magnético).
3
A partir de esto se abre el administrador de
contenidos de la página web
(www.personeriarmenia.gov.co/usuario-admin), se
busca la sección en donde debe ser publicada la
información y luego se convierte la información al
formato html requerido.
4
Se publica la información y luego se abre la página
www.personeriarmenia.gov.co para verificar que la
información fue subida correctamente
5 Se toma pantallazo de la publicación y se envía por
correo electrónico o se imprime.
6 Luego se remite la prueba (virtual o física) a la
Dependencia
7 Personería
auxiliar
Se imprimen pantallazos de estos envíos y se
presentan en informe mensual.
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H. FLUJOGRAMA
COMUNICACIONES PERSONERIA AUXILIAR
Actividades a realizar
(DEPENDECIAS)
INICIO
Recepción de la
Información a Difundir
Convertir la información en
formato HTML requerido
Remitir la prueba a la
Dependencia
Enviar correo Electrónico e
Imprimir
Tomar pantallazo de la
publicación
FIN
Pantallazos e informe
mensual
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1.3 PROCESO: GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN E IMAGEN INSTITUCIONAL
1.3.3 PROCEDIMIENTO: COM – 3. Diseños publicitarios
A. OBJETIVO: Realizar diseños publicitarios de acuerdo a las actividades
trazadas dentro del Plan de Acción de la personería de Armenia
B. DEPENDENCIA: Despacho del Personero - Comunicaciones.
C. RELACIONES: Procedencia: Dependencias de la Personería Salida: Diseños para imprimir.
D. FORMATOS: Diseños en PDF y Adobe Ilustrator
E. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales se soportan con los diferentes formatos
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Falta de información de las dependencias hacia la oficina de comunicaciones para difundir la información
Ausencia de actividades por parte de las dependencias
Falta de rubros dentro del presupuesto para impresos publicitarios
Controles:
Permanente requerimiento de información a las dependencias relacionadas con sus actividades
Acordar en cada periodo las acciones de difusión requeridas por la Entidad
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Dependencias Direccionamiento de información básica.
2 Comunicaciones
Recepción de la información a diseñar. Se recibe
en formato digital (correo electrónico o en medio
magnético).
3 Se realiza propuesta de diseño utilizando la
información básica suministrada por la
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dependencia.
4 Los diseños se realizan teniendo en cuenta la
imagen corporativa de la Entidad.
5 Se realiza un borrador que será revisado por el
Personero y por el encargado de la dependencia.
6
Después de esto se harán las modificaciones
respectivas y se pasa para aprobación final del
diseño.
7
Se utiliza la opción de “convertir a curvas” o “definir
contorno” para que no sea modificado al enviar
impresión.
8 Se envía por correo electrónico a la Empresa
encargada de imprimir los artes finales.
9
Al recepcionar los impresos se hace un proceso de
verificación para garantizar el cumplimiento de lo
requerido.
10
Después de esto se entregará a la dependencia los
impresos, o se administrarán para las diferentes
actividades.
11 Personería
auxiliar
Se pasan muestras de los impresos en el informe
mensual.
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H. FLUJOGRAMA
COMUNICACIONES PERSONERIA AUXILIAR
Direccionamiento de
información básica
(DEPENDECIAS)
INICIO
Recepción de la
Información a Diseñar
Realizar un borrador para
revisión del Personero
Informe mensual de los
impresos
Modificar el diseño
Realizar propuesta de
diseño
FIN
Entregar los Impresos
a la Dependencia
Enviar por correo
electrónico para Imprimir
Verificar los impresos
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1.3 PROCESO: GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN E IMAGEN INSTITUCIONAL
1.3.4 PROCEDIMIENTO: COM – 4. Administración de Sistema de PQRS Virtual
A. OBJETIVO: Administrar el sistema de PQRS de la página
www.personeriarmenia.gov.co disponible para los usuarios de la Entidad.
B. DEPENDENCIA: Despacho del Personero – Comunicaciones, Personería Auxiliar.
C. RELACIONES: Procedencia: Página Web, Enlace de Servicios al Ciudadano Salida: Respuesta al ciudadano.
D. FORMATOS: Información publicada en página web
E. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales se soportan con los diferentes formatos
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Falta de uso de los ciudadanos de este servicio web
Digitación incorrecta de datos personales por parte de los ciudadanos (nombres, correo electrónico, teléfonos, etc.)
Demora en las respuestas a los ciudadanos por parte de la Entidad
Controles:
Permanente socialización a los ciudadanos del servicio de PQRS Web con el que cuenta la Entidad
Claridad en las instrucciones de uso para que los ciudadanos eviten cometer errores de digitación
Clarificación de los plazos de respuesta a cada una de las solicitudes enviadas
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ciudadanos Envío de Peticiones, quejas, reclamos y/o
solicitudes por parte de los ciudadanos a través
de la página www.personeriarmenia.gov.co ,
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Sección “Servicio al Ciudadano”
2 Comunicaciones Recepción de la PQRS a través del
Administrador de la Página Web
3 Impresión de la PQRS
4 Direccionamiento de la PQRS a la Secretaria
Ejecutiva
5 Secretaria
Ejecutiva
Recepción de la PQRS por parte de
Comunicaciones
6 Direccionamiento de la PQRS a la Dependencia
correspondiente
7 Dependencias Recepción de la PQRS y su debida tramitación
(respuesta al ciudadano)
8 Personería
auxiliar
Se imprime el Formulario de Reporte de las
PQRS y se entrega en el informe mensual
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H. FLUJOGRAMA
COMUNICACIONES SECRETARIA PERSONERIA
AUXILIAR
Recepción e Impresión de
las PQRS
INICIO
Recepción de las
PQRS
Informe mensual de
las PQRS
Direccionamiento de las
PQRS
FIN
Direccionamiento de
las PQRS a la
Dependencia
correspondiente
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1.3 PROCESO: GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN E IMAGEN INSTITUCIONAL
1.3.5 PROCEDIMIENTO: COM – 5. Documentación Fotográfica
A. OBJETIVO: Realizar cubrimiento fotográfico de las actividades realizadas
en la Entidad
B. DEPENDENCIA: Comunicaciones.
C. RELACIONES: Procedencia: Dependencias de la Personería Salida: Tomar fotografías.
D. FORMATOS: Fotografías tomadas por cámara digital en formato jpg
E. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales se soportan con los diferentes formatos
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Ausencia de actividades por parte de las dependencias
Falta de equipos para realizar fotografías y edición de las mismas
Controles:
Difusión oportuna de la información para incentivar la cultura de la misma
Equipos específicos para la captura de imágenes
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Dependencias Solicitud de cubrimiento fotográfico de las
actividades realizadas por la dependencia
2 Comunicaciones
Recepción de la solicitud de cubrimiento fotográfico
con la información básica (lugar, fecha, tipo de
actividad). Se hace de manera digital o verbal.
3 Realización de las fotografías de acuerdo a los
datos suministrados por la entidad.
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4
Edición de las fotografías tomadas. Elección de las
mejores capturas.
5 Almacenamiento en el archivo digital de
comunicaciones
6 Publicación en la página web de las mejores
fotografías al igual que en redes sociales
7 Personería
auxiliar
Impresión de dos fotografías como evidencia del
cubrimiento de la actividad para anexar al informe
mensual.
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H. FLUJOGRAMA
COMUNICACIONES PERSONERIA AUXILIAR
Solicitud de cubrimiento
fotográfico (DEPENDECIAS)
INICIO
Recepción de la solicitud
de cubrimiento fotográfico
Informe mensual de los
impresos
Edición de las fotografías
tomadas
Realización de las
fotografías
FIN
Almacenamiento en el
archivo digital
Publicación en la página
web de las fotografías
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1.3 PROCESO: GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN E IMAGEN INSTITUCIONAL
1.3.6 PROCEDIMIENTO: COM – 6. Elaboración de discursos
A. OBJETIVO: Redactar discursos protocolarios para representar a la Entidad
en eventos y actividades
B. DEPENDENCIA: Comunicaciones.
C. RELACIONES: Procedencia: Personero Salida: Discurso impreso.
D. FORMATOS: Escrito impreso en hojas tamaño carta
E. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales se soportan con los diferentes formatos
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Falta de claridad sobre los propósitos de la actividad o evento
Controles:
Documentación precisa sobre los objetivos y temáticas de la actividad o
evento
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Personero Solicitud verbal para la realización de un discurso
protocolario
2 Comunicaciones
Recepción de la información básica para la
elaboración del documento (nombre del evento,
propósito, lugar, invitados, etc)
3 Investigación documental para profundizar en el
tema a tratar.
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Código: M – GPI – 001
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4 Realización de borrador del discurso
5 Impresión del borrador del discurso para
aprobación del Personero
6 Personero Lectura del documento y observaciones
7 Comunicaciones Inclusión de las observaciones realizadas.
Impresión del discurso final para el Personero
8 Personería
auxiliar
Se imprime copia del discurso y se anexa al
informe mensual.
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Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
Versión: 002
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H. FLUJOGRAMA
COMUNICACIONES PERSONERIA AUXILIAR
Solicitud verbal para realzar discurso
protocolario (DEPENDECIAS)
INICIO
Recepción de la
información básica
Informe mensual de los
impresos
Impresión del Discurso
final
Investigación documental para
profundizar en el tema
FIN
Aprobación del Discurso
PERSONERO
Publicación en la página
web de las fotografías
Borrador del Discurso
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Código: M – GPI – 001
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1.3 PROCESO: GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN E IMAGEN INSTITUCIONAL - ESTRATEGIA GOBIERNO EN LINEA
1.3.7 PROCEDIMIENTO: COM – 7. Apoyar al comité en la revisión de los elementos faltantes de acuerdo al manual 3.1 del GEL (Gobierno en Línea) y efectuar el correspondiente dictamen para su implementación, incluyendo estas recomendaciones en el acta mensual del Comité de Gobierno en Línea.
A. OBJETIVO: Dar cumplimiento a la directriz de gobierno en línea.
B. DEPENDENCIA: Despacho Personero – Sistemas
C. RELACIONES: Procedencia: revisar los elementos faltantes de la directriz de acuerdo al manual. Salida: Efectuar el adecuado funcionamiento de cada fase.
D. FORMATOS: No existe formato alguno.
E. INFORMES: se rinde un informe al supervisor del contrato y a la dependencia de personería auxiliar, de la actividad desarrollada.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: no existen riesgos en la ejecución de este proceso.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ingeniero de
Sistemas
Analizar las seis bases que componen el manual de
gobierno en línea.
2
Se empezara a ejecutar la implementación de la
información de cada fase del manual del gobierno
en línea.
3 Se toman como modelos entidades que están más
avanzadas en el tema.
4 Supervisor y
Personería
Informe del proceso que se realizó.
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auxiliar
H. FLUJOGRAMA
SISTEMAS PERSONERIA AUXILIAR
INICIO
Analizar las seis bases que
componen el manual de
gobierno en línea
Implementación de la
información de cada fase
del manual del gobierno
en línea.
Toman como modelos
entidades que están
más avanzadas en el
tema
Informe del proceso
que se realizó
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1.3 PROCESO: GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN E IMAGEN INSTITUCIONAL - ESTRATEGIA GOBIERNO EN LINEA
1.3.8 PROCEDIMIENTO: COM – 8. Publicar la información legalmente requerida de la contratación que realice la entidad (en los portales de SECOP Y COVI).
A. OBJETIVO: Cumplir con los lineamientos de ley para publicar la información de la contratación realizada en la entidad.
B. DEPENDENCIA: Despacho del Personero – Sistemas.
C. RELACIONES: Procedencia: recepción de los contratos en medio físico.
Salida: Escaneo y publicación de los contratos.
D. FORMATOS: formato SECOP y COVI.
E. INFORMES: se rinde un informe al supervisor del contrato y a la dependencia de personería auxiliar, de la actividad desarrollada.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que los portales SECOP y COVI estén inaccesibles.
Que el servicio de internet no esté funcionando en la entidad.
Escáner fuera de servicio.
Controles:
Se acude a las líneas de soporte técnico del SECOP y COVI.
Se solicitad soporte técnico a las líneas telefónica del proveedor del servicio de internet de lo contrario se debe buscar la alternativa de acceso a internet por otros medios.
Se obtiene otro medio de escaneo.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ingeniero de
Sistemas
Verificar la información del contrato.
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2 Escanear el total de páginas que conforman el
contrato.
3 Ingresar a los respectivos portales con los datos de
acceso de la entidad.
4 Diligenciar el formato que se encuentra en la
página de ambos portales.
5 Adjunto el contrato previamente escaneado.
6
Supervisor y
Personería
auxiliar
Informe del proceso de publicación en el SECOP y
COVI.
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FLUJOGRAMA
SISTEMAS PERSONERIA AUXILIAR
INICIO
Verificar la información del
contrato
Escanear el total de páginas
que conforman el contrato en
línea.
Ingresar a los respectivos
portales tema
Informe del
proceso que se
realizó
Diligenciar el formato que se
encuentra en la página de
ambos portales
Adjunto el contrato
previamente escaneado
FIN
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1.4 PROCESO: GESTIÓN DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
1.4.1 PROCEDIMIENTO: GAC – 1. VENTANILLA UNICA VIRTUAL - ATENCION AL USUARIO
A. OBJETIVO: Realizar la creación y/o el registro de los usuarios que soliciten el servicio de la Personería Municipal de Armenia, en la Ventanilla Única Virtual siguiendo las instrucciones de la Resolución 100 del 03 de junio de 2015, por medio de la cual se establecen las normas generales para la administración de las comunicaciones oficiales y gestión del servicio al ciudadano a través de la Ventanilla Única.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar
C. RELACIONES: Procedencia: solicitud del usuario
Salida: remisión al funcionario responsable.
D. FORMATOS: El registro de los usuarios se realiza mediante un aplicativo obtenido por la entidad para el manejo de los mismo, y/o en caso de emergencia se utiliza una guía de atención que es diligenciada de forma manual
E. INFORMES: Se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla
F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
Falla en la creación del usuario por digitación errónea de sus datos personales, lo que no permita la identificación plena del solicitante.
Falla en el servicio de energía de la entidad que no permita el registro en el aplicativo
Falta de mantenimiento en las redes de la entidad que provoquen perdida de información.
Controles:
Verificación por medio del funcionario de los datos consignados en la ventanilla única virtual.
Utilización de las guías para la recolección de los datos de los usuarios.
Realizar las copias de seguridad del aplicativo que permitan la recuperación de la documentación en caso de fallas.
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Fecha: 27/01/2016
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G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ventanilla única
virtual
Solicitud de atención del Usuario.
2
Escucha la necesidad del usuario para determinar
si es competencia o no de la personería municipal
de armenia.
3
En caso de no ser competencia de la personería
municipal se le explica por qué no es competencia
de la entidad y se le indica a que ente se debe
dirigir.
4
En caso de ser competente se diligencia en el
aplicativo los datos personales pertenecientes al
usuario (nombre, cedula, dirección y teléfono).
5 Se remite a la dependencia y funcionario
responsable la solicitud del usuario.
6 Rinde un informe mensual sobre los registros de
atención a Personería Auxiliar.
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H. FLUJOGRAMA
VENTANILLA UNICA
INICIO
Escuchar la necesidad del
usuario
Determinar si es
competencia de
la entidad
Diligenciar en el
aplicativo los datos
personales del usuario
SI
NO
Indicar a que ente
se debe dirigir
Remitir a la Dependencia y
funcionario correspondiente
Informe mensual
(personería Auxiliar)
FIN
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1.4 PROCESO: GESTIÓN DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
1.4.2 PROCEDIMIENTO: GAC – 2. VENTANILLA UNICA VIRTUAL Recepción y radicación de comunicaciones oficiales externas recibidas
A. OBJETIVO: Radicar la correspondencia recibida y direccionarla al funcionario y/o dependencia correspondiente siguiendo las instrucciones de la Resolución 100 del 03 de junio de 2015 y la Guía de Gestión Documental y Comunicaciones Oficiales (I – PGD – 001).
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar
C. RELACIONES: Procedencia: entrega de correspondencia
Salida: remisión al funcionario responsable.
D. FORMATOS: aplicativo ventanilla única virtual
E. INFORMES: Se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla única virtual.
F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
Falla en el servicio de energía de la entidad que no permita el registro en el aplicativo
Falta de mantenimiento en las redes de la entidad que provoquen perdida de información Controles:
Utilización de las guías para la recolección de los datos de los usuarios.
Realizar las copias de seguridad del aplicativo que permitan la recuperación de la documentación en caso de fallas.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ventanilla única
virtual
Recibir la correspondencia.
2 Escanear la correspondencia para su respectiva
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digitalización.
3 Radicación de la correspondencia
4 Remisión de la correspondencia al funcionario y/o
dependencia responsable de esta.
5 Personería
Auxiliar
Se rinde un informe mensual de la
correspondencia.
H. FLUJOGRAMA
VENTANILLA UNICA
INICIO
Recibo de la
correspondencia
Radicación de la
correspondencia
Escaneo de la
correspondencia
Remisión de la
correspondencia al funcionario
Informe mensual de la
correspondencia
(personería Auxiliar)
FIN
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1.4 PROCESO: GESTIÓN DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
1.4.3 PROCEDIMIENTO: GAC – 3. VENTANILLA UNICA VIRTUAL Recepción y radicación de comunicaciones oficiales externas despachadas
A. OBJETIVO: Realizar un manejo ordenado y sistemático de la correspondencia recibida y despachada a entidades externas siguiendo las instrucciones de la Resolución 100 del 03 de junio de 2015, y la Guía de Gestión Documental y Comunicaciones Oficiales.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar C. RELACIONES: Procedencia: entrega de correspondencia
Salida: remisión al funcionario responsable. D. FORMATOS: aplicativo ventanilla única virtual.
Correspondencia Despachada: Contiene la siguiente información: fecha y hora de recibida y despachada, remitente, destinatario, numero de radicación interna, número de antecedente que la genero si existiere, dependencia de origen y firma del secretaria ejecutivo o de quien hace la entrega.
E. INFORMES: Se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla única virtual.
F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
Extraviar o refundir correspondencia.
No contestar o dar respuesta en forma incorrecta o inoportuna. Controles:
Estricta radicación de toda la correspondencia despachada. Analizar y determinar el grado de importancia o de urgencia que se debe
dar respuesta de la correspondencia para ser entregada de inmediato.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Funcionario Allega la correspondencia a la ventanilla única para que sea remitida a la entidad o usuario correspondiente.
Ventanilla Única
Virtual Escanear la documentación que se va a despachar para que quede como registro de correspondencia.
2 Radicar la correspondencia que se va a despachar que contenga (fecha, destinatario, dependencia de
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origen, número de radicación original y copia de la comunicación).
3
Finalizando el día laboral se entrega la correspondencia a la auxiliar administrativa para que haga su correspondiente reparto del recibido a cada dependencia.
H. FLUJOGRAMA
VENTANILLA UNICA
INICIO
Recibo de la
correspondencia
Radicación de la
correspondencia
Escaneo de la
correspondencia
Entregar la correspondencia a
la auxiliar administrativa para
su reparto
Informe mensual de la
correspondencia
(personería Auxiliar)
FIN
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1.4 PROCESO: GESTIÓN DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
1.4.4 PROCEDIMIENTO: GAC – 4. MANTENIMIENTO VENTANILLA UNICA VIRTUAL: Ejecutar el mantenimiento del aplicativo de la ventanilla única virtual en la Personería Municipal de Armenia.
A. OBJETIVO: asegurar el correcto funcionamiento del aplicativo de la
ventanilla única virtual de la entidad.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar - SISTEMAS
C. RELACIONES: Procedencia: determinar las necesidades para el mantenimiento. Salida: Efectuar los procedimientos de mantenimiento de la ventanilla única virtual.
D. FORMATOS: Formato virtual de ventanilla única.
E. INFORMES: Se rinde un informe mensual al supervisor del contrato y a la dependencia de personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla virtual.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que falle el equipo servidor donde está alojado el aplicativo.
Que falle la red de datos por la cual se comparte la información de la aplicación.
Que se estropee los archivos de la aplicación como tal.
Controles:
Se realizan los correspondientes Back Ups o copias de seguridad.
Verificar el funcionamiento de los nodos de la red.
Se realizan los correspondientes Back y se cuenta con el apoyo de los diseñadores de la aplicación.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
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1 Ingeniero de
Sistemas
Semanalmente se realiza una copia de seguridad
del aplicativo en el servidor y en el disco duro
externo.
2 Se actualiza la base de datos de usuarios del
aplicativo.
3
Supervisor y
Personería
Auxiliar
Se hace entrega mensual de los informes propios a
la actividad.
H. FLUJOGRAMA
SISTEMAS PERSONERIA AUXILIAR
INICIO
Se realiza copia de
seguridad semanal
(servidor y disco duro
externo)
Actualización de base
de datos
Informes
mensuales de las
actividades
FIN
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Código: M – GPI – 001
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1.4 PROCESO: GESTIÓN DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
1.4.5 PROCEDIMIENTO: GAC – 5. IMPLEMENTACIÓN VENTANILLA UNICA VIRTUAL: Ejecutar la Implementación del aplicativo de la ventanilla única virtual en la Personería Municipal de Armenia.
A. OBJETIVO: asegurar el correcto funcionamiento del aplicativo de la ventanilla única virtual de la entidad.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar - Sistemas C. RELACIONES: Procedencia: Determinar las necesidades para la
implementación. Salida: Efectuar los procedimientos de implementación de la ventanilla única virtual.
D. FORMATOS: Formato virtual de ventanilla única. E. INFORMES: se rinde un informe mensual al supervisor del contrato y a la
dependencia de personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla virtual.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que falle el equipo servidor donde está alojado el aplicativo.
Que falle la red de datos por la cual se comparte la información de la aplicación.
Que se estropee los archivos de la aplicación como tal. Controles:
Se realizan los correspondientes Back Ups o copias de seguridad.
Verificar el funcionamiento de los nodos de la red.
Se realizan los correspondientes Back y se cuenta con el apoyo de los diseñadores de la aplicación.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ingeniero de
Sistemas
Creación, actualización y eliminación de
(Dependencias, Cargos, Usuarios y Grupos de
Trabajo de la aplicación)
2 Designar los roles de las dependencias dentro del
aplicativo.
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Fecha: 27/01/2016
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3 Se coordina y se brindan capacitaciones
pertinentes al uso del aplicativo.
4
Supervisor y
Personería
auxiliar
Informe de las actividades que se llevan a cabo.
H. FLUJOGRAMA
SISTEMAS PERSONERIA AUXILIAR
INICIO
Creación, actualización y
eliminación, aplicativo
ventanilla única virtual.
Designar los roles de
las dependencias
Capacitaciones
pertinentes del uso del
aplicativo.
Informes
mensuales de las
actividades
FIN
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Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
Versión: 002
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Los procesos misionales de la Personería Municipal de Armenia, buscan generar dinámicas con las organizaciones sociales para enfatizar en lo preventivo, la construcción de conocimiento, el manejo de instrumentos de alerta, defensa y protección, en un lenguaje comunitario y participativo.
La Personería Municipal de Armenia, promoverá el mejoramiento de sus procesos misionales, con base en la modernización institucional con la aplicación de nuevos modelos administrativos, organizacionales y comunicacionales y el apoyo de tecnologías de información de actualidad.
Se promoverá en Armenia el fortalecimiento de la cultura ciudadana mediante la capacitación en derechos fundamentales, mecanismos de participación y en aspectos básicos del derecho.
En el acompañamiento y/o intervención en las actuaciones administrativas y judiciales, se procurará el respeto de los derechos individuales y colectivos.
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Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
Versión: 002
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2.1 PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES - ATENCION AL CIUDADANO
2.1.1 PROCEDIMIENTO: DDF – 1. Acción de Tutela (Salud, Pensión, Educación, Adulto Mayor, Tutelas Generales)
A. OBJETIVO: Realizar un documento de acción de tutela que permita proteger los derechos fundamentales vulnerados o en amenaza.
B. DEPENDENCIA: División Derechos Fundamentales. C. RELACIONES: Procedencia: ventanilla única por parte del usuario que lo
solicite. Salida: elaboración de la demanda de acción de tutela.
D. FORMATOS: Registro de atención en el aplicativo de Ventanilla Única Virtual.
E. INFORMES: Se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales.
Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad.
No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de derechos fundamentales.
Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes. Controles:
Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división.
Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de intermediarios.
El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público.
Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja, solicitud o reclamo.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
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Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
Versión: 002
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1 Ventanilla única
virtual
Direccionamiento de usuarios a la Dependencia de
Derechos Fundamentales.
2 Derechos
Fundamentales
Entrega de pruebas ( fotocopias, cedula, derecho
de petición, tarjeta de identidad en caso de menor
de edad)
3 Revisión de documentos, que cumplan con los
requisitos.
4
A partir de esto se elabora la Acción de Tutela de
acuerdo a los Artículos 23 (Derecho a la
información), 29 (debido proceso), 44 (Violación a
los niños), 67,68 de la constitución política de
Colombia, código de infancia y adolescencia y la
1620 Ley de convivencia escolar, el Decreto 2591
de 1991, Articulo 86 de la Constitución Política de
Colombia.
5
Informar al usuario que la acción de tutela se debe
llevar al palacio de justicia, debe esperar diez días
hábiles para que el juez pronuncie el fallo.
6
Después del fallo, siempre el juez concede 6 días,
para que si la entidad demandada no se ha
pronunciado o dado solución; deba acudir
nuevamente a la Personería Municipal con copia
del fallo de la tutela, para dar realización al
incidente de desacato a la tutela.
7
Si no sale a favor debe presentarse en 3 días
hábiles después del fallo para impugnar la acción
de tutela.
8 Personería
Auxiliar
Constancia del proceso que se llevó a cabo.
H. FLUJOGRAMA
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Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
Versión: 002
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DERECHOS FUNDAMENTALES USUARIO PERSONERIA
AUXILIAR
INICIO
Direccionamiento de todos los
usuarios (ventanilla única) Entrega de
pruebas
Revisión de la
Documentación
(Requisitos)
Elaboración de Acción
de Tutela
Llevar al palacio de
justicia (10 días
hábiles-fallo del Juez)
FIN
Informe del
proceso (mensual)
Si la parte
demandada no se
pronuncia
Incidente de
Desacato
Copia del
fallo de la
tutela
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Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
Versión: 002
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2.1 PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES - ATENCION AL CIUDADANO
2.1.2 PROCEDIMIENTO: DDF – 2. Derecho de Petición (Servicios Públicos domiciliarios, Sisben, Pensión, Educación, Salud, Derechos generales).
A. OBJETIVO: proteger el derecho a la información.
B. DEPENDENCIA: División Derechos Fundamentales.
C. RELACIONES: Procedencia: ventanilla única por parte del usuario que lo solicite. Salida: Elaboración del Derecho de Petición.
D. FORMATOS: Registro de atención en el aplicativo de Ventanilla Única
Virtual.
E. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las
actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla
virtual.
F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para
prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales.
Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados
en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la
atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad.
No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de
derechos fundamentales.
Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen
ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes.
Controles:
Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad
que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
Versión: 002
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Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio
que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de
intermediarios.
El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los
servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público.
Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y
que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja,
solicitud o reclamo.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ventanilla única
virtual
Direccionamiento de usuarios a la Dependencia de
Derechos Fundamentales.
2 Derechos
fundamentales
Entrega de pruebas (fotocopias, cedula, tarjeta de
identidad en caso de menor de edad, documentos,
recibos).
3 Revisión de documentos, que cumplan con los
requisitos.
4
A partir de esto se elabora el derecho de petición,
para ello se aplica el articulo 23 derecho a la
información de la constitución política de Colombia.
5
El derecho de petición se realiza con el nombre
completo de la entidad donde se va a dirigir,
dirección, narración de los hechos, hacer bien la
pretensión, notificaciones detalladas, anexos y
firma del solicitante.
6
Se le informa al usuario que debe enviarlo a la
entidad correspondiente, debe esperar 15 días
hábiles la respuesta, en caso de no obtener su
respectiva respuesta debe acercase nuevamente a
la Personería Municipal para la elaboración de la
acción de tutela, para proteger el derecho
fundamental a la información.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
Versión: 002
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7 Personería
auxiliar
Entrega de la constancia del proceso que se llevó a
cabo.
LEYES QUE LOS RIGEN
Servicios públicos domiciliarios: ley 142 del 1094, ley 1480 del 2011 y estatuto de protección al consumidor.
Sisben: Artículo 23 de la Constitución Política de Colombia.
Pensión: Articulo 11-13-2346-48-49-50 de la Constitución Política de Colombia.
Educación: La Ley general de Educación 115 de 1994, el Código de Infancia y Adolescencia Ley 1098 del 2006, Ley 1620 convivencia Escolar y Articulo 44 de la Constitución Política de Colombia.
Salud: La Constitución Política de Colombia, Decretos Reglamentarios, la Ley 1616 Salud mental. La Ley 1618 Estatutaria de Policita Publica de personas en condiciones de discapacidad.
Derechos generales: Constitución Política de Colombia y el Código Contencioso Administrativo
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Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
Versión: 002
Página 81 de 356
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H. LUJOGRAMA
DERECHOS
FUNDAMENTALES USUARIO
PERSONERIA
AUXILIAR
INICIO
Direccionamiento de todos los
usuarios (ventanilla única) Entrega de
pruebas
Revisión de la
Documentación
(Requisitos)
Elaboración Derecho
de Petición
Enviarlo a la
entidad
correspondiente (15
días hábiles)
Si no responden-
Dirigirse nuevamente
a la Personería
Elaboración Acción de
Tutela
Constancia del
proceso que se
llevó a cabo
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Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
Versión: 002
Página 82 de 356
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2.1 PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES - ATENCION AL CIUDADANO
2.1.3 PROCEDIMIENTO: DDF – 3. Incidentes de Desacato
A. OBJETIVO: Proteger al usuario de que se Garanticen sus derechos Fundamentales al fallo dado por el Juez de Tutela.
B. DEPENDENCIA: División Derechos fundamentales.
C. RELACIONES: Procedencia: ventanilla única por parte del usuario que lo solicite. Salida: Elaboración del incidente de Desacato.
D. FORMATOS: Registro de atención en el aplicativo de Ventanilla Única Virtual.
E. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla virtual.
F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para
prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales.
Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados
en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la
atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad.
No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de
derechos fundamentales.
Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen
ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes.
Controles:
Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad
que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división.
Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio
que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de
intermediarios.
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Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
Versión: 002
Página 83 de 356
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El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público.
Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja, solicitud o reclamo.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ventanilla Única
virtual
Direccionamiento de usuarios a la Dependencia
de Derechos Fundamentales.
2 Usuario Debe traer el fallo de la tutela para determinar el
incumplimiento del mismo.
3 Derechos
Fundamentales
Revisión de documentos, se procede a elaborar el
documento de acuerdo al Decreto 25 91, Articulo
52-53.
4
En el documento a realizar debe contener el
nombre del juzgado al que va dirigido, nombre del
usuario, cedula, dirección, teléfono; colocar en el
oficio textualmente el fallo que dio el juez y firma
del usuario y por ultimo definir qué es lo que se
está incumpliendo.
5 Personería
auxiliar Constancia del proceso que se llevó a cabo.
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Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
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Calle 23 Nº 12 – 56 Ed. Palacio Episcopal. Teléfonos 7443283 / 7413474 – Armenia, Quindío www.personeriarmenia.gov.co
H. FLUJOGRAMA
DERECHOS
FUNDAMENTALES USUARIO
PERSONERIA
AUXILIAR
INICIO
Direccionamiento de todos los
usuarios (ventanilla única) Fallo de la
Tutela
Revisión de la
Documentación
Elaborar documento
de acuerdo al Decreto
25 91, Art 52-53
Constancia del
Proceso
FIN
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2.1 PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES - ATENCION AL CIUDADANO
2.1.4 PROCEDIMIENTO: DDF – 4. Amparo de Pobreza (mediadores)
A. OBJETIVO: Asignar un abogado para que los represente ante un juzgado, para inicio de demanda.
B. DEPENDENCIA: División Derechos fundamentales.
C. RELACIONES: Procedencia: Ventanilla única por parte del usuario que lo
solicite. Salida: Elaboración del documento de Amparo de pobreza.
D. FORMATOS: Registro de atención en el aplicativo de Ventanilla Única
Virtual.
E. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las
actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla
virtual.
F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para
prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales.
Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados
en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la
atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad.
No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de
derechos fundamentales.
Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen
ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes.
Controles:
Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad
que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división.
Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio
que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de
intermediarios.
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El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los
servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público.
Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y
que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja,
solicitud o reclamo.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ventanilla única
virtual
Direccionamiento de usuarios a la Dependencia
de Derechos Fundamentales.
2 Derechos
Fundamentales
Primero debe verificar que la persona sea nivel
1-2 máximo 3 en el Sisben
3 Usuario Debe traer dos testigos por escrito con dirección,
teléfono, numero de la cedula.
4 Derechos
Fundamentales
Se elabora el documento basándose en el
artículo 160-161 código procedimiento civil
haciendo referencia al juzgado correspondiente
(laboral, reparto, familia reparto y civil reparto).
5 Se informa que debe llevarlo al palacio de
justicia
6 Personería
auxiliar Constancia del proceso que se llevó a cabo.
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H. FLUJOGRAMA
DERECHOS FUNDAMENTALES USUARIO PERSONERIA
AUXILIAR
INICIO
Direccionamiento de todos los
usuarios (ventanilla única)
Traer dos testigos por
escrito con dirección, teléfono, numero de
la cedula.
Verificar que el usuario sea
nivel 1,2 máximo 3 en el
Sisben
Se elabora el documento
basándose en el Art 160-
161 C.P.C haciendo
referencia al juzgado
correspondiente
Información al usuario
referente al documento
Constancia del
Proceso
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2.1 PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES - ATENCION AL CIUDADANO
2.1.5 PROCEDIMIENTO: DDF – 5. Impugnación Acciones de Tutela (falla)
A. OBJETIVO: Proteger los Derechos Fundamentales en caso de que la
Tutela sea negada.
B. DEPENDENCIA: División Derechos fundamentales.
C. RELACIONES: Procedencia: ventanilla única por parte del usuario que lo solicite. Salida: Elaboración de la Impugnación de Tutela.
D. FORMATOS: Registro de atención en el aplicativo de Ventanilla Única
Virtual.
E. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las
actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla
virtual.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para
prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales.
Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados
en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la
atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad.
No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de
derechos fundamentales.
Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen
ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes.
Controles:
Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad
que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división.
Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio
que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de
intermediarios.
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Calle 23 Nº 12 – 56 Ed. Palacio Episcopal. Teléfonos 7443283 / 7413474 – Armenia, Quindío www.personeriarmenia.gov.co
El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los
servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público.
Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y
que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja,
solicitud o reclamo.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1
Ventanilla única
virtual
Direccionamiento de usuarios a la Dependencia de
Derechos Fundamentales.
2 Derechos
fundamentales
Revisar copia del fallo de la tutela y que cumplan
con todos los documentos.
3 Realizar la impugnación a ese fallo, con su
respectiva documentación e información.
4 Hacerle saber al usuario que debe llevar el
documento al juzgado donde fallo la tutela.
5 Personería
auxiliar Constancia del proceso que se llevó a cabo.
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H. FLUJOGRAMA
DERECHOS FUNDAMENTALES USUARIO PERSONERIA
AUXILIAR
INICIO
Direccionamiento de todos los
usuarios (ventanilla única)
Fallo de la
Tutela
Revisar el fallo de
la Acción de Tutela
Realización de
Impugnación del fallo
Constancia del
Proceso
Información al
usuario referente al
Documento
FIN
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2.1. PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES - ATENCION AL CIUDADANO 2.1.6 PROCEDIMIENTO: DDF – 6. Seguimiento derecho de petición
A. OBJETIVO: Derecho a la información.
B. DEPENDENCIA: División Derechos fundamentales.
C. RELACIONES: Procedencia: Ventanilla única por parte del usuario que lo solicite. Salida: Se remite con oficio de la personería a la entidad correspondiente.
D. FORMATOS: Registro de atención en el aplicativo de Ventanilla Única
Virtual.
E. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla virtual.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para
prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales.
Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados
en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la
atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad.
No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de
derechos fundamentales.
Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen
ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes
Controles:
Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad
que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división.
Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio
que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de
intermediarios.
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El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los
servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público.
Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y
que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja,
solicitud o reclamo.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ventanilla única
virtual
Direccionamiento de usuarios a la Dependencia de
Derechos Fundamentales.
2 Derechos
fundamentales
Seguimiento al derecho de petición, remitiendo a la
entidad correspondiente con papelería membretada
de la oficina, numero consecutivo, departamento
división fundamental 302 y el numero consecutivo
correspondiente, firmado por el funcionario
3 Informamos al usuario que ya se dio trámite a la
queja o reclamo a la entidad.
4 Una vez recibe la respuesta se le notificara.
5 Personería
auxiliar Constancia del proceso que se llevó a cabo.
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Código: M – GPI – 001
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H. FLUJOGRAMA
DERECHOS FUNDAMENTALES PERSONERIA AUXILIAR
INICIO
Direccionamiento de todos los
usuarios (ventanilla única)
Seguimiento al Derecho
de Petición
Remitiendo a la
entidad
correspondiente
Notifica la
Respuesta
Se informa al usuario
que ya se dio trámite
a la queja
Constancia del
proceso
FIN
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Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
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2.1 PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES - ATENCION AL CIUDADANO
2.1.7 PROCEDIMIENTO: DDF – 7. Recursos en Reposición en Subsidio de Apelación.
A. OBJETIVO: Proteger el derecho fundamental a un debido proceso.
B. DEPENDENCIA: División Derechos fundamentales.
C. RELACIONES: Procedencia: Ventanilla única por parte del usuario que lo solicite. Salida: Elaboración del documento final.
D. FORMATOS: Registro de atención en el aplicativo de Ventanilla Única
Virtual.
E. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla virtual.
F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para
prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales.
Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados
en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la
atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad.
No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de
derechos fundamentales.
Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen
ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes.
Controles:
Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad
que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división.
Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio
que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de
intermediarios.
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Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
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El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público.
Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja, solicitud o reclamo.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ventanilla única
virtual
Direccionamiento de usuarios a la Dependencia de
Derechos Fundamentales.
2 Derechos
fundamentales
Revisar las pruebas de la respuesta negativa del
usuario.
3
Se realiza un breve resumen de los hechos, se
explica por qué no está de acuerdo con la
determinación dada, basándose en el artículo 50 de
código contencioso administrativo.
4 Interponer el derecho a la defensa.
5 Informar al usuario que debe remitir el documento a
la entidad correspondiente.
6 Personería
auxiliar
Constancia del proceso que se llevó a cabo.
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Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
Versión: 002
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H. FLUJOGRAMA
DERECHOS FUNDAMENTALES PERSONERIA AUXILIAR
INICIO
Direccionamiento de todos los
usuarios (ventanilla única)
Revisar las pruebas de la
respuesta negativa del
usuario
Se realiza un breve resumen
de los hechos, se explica por
qué no está de acuerdo
Informar al usuario que
debe remitir el documento
a la entidad
Constancia del
Proceso
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
Versión: 002
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2.1 PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES - ATENCION AL CIUDADANO
2.1.8 PROCEDIMIENTO: DDF – 8. Asesorías Jurídicas
A. OBJETIVO: Asesorar a la personas dependiendo de su necesidad (Familia, Civil, Comercial, Laboral, Salud, Sisben, Pensión, Adulto Mayor).
B. DEPENDENCIA: División Derechos fundamentales.
C. RELACIONES: Procedencia: ventanilla única por parte del usuario que lo
solicite. Salida: Indicar al usuario donde debe dirigirse.
D. FORMATOS: Registro de atención en el aplicativo de Ventanilla Única
Virtual.
E. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las
actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla
virtual.
F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para
prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales.
Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados
en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la
atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad.
No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de
derechos fundamentales.
Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen
ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes.
Controles:
Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad
que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división.
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Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
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Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio
que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de
intermediarios.
El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público.
Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja, solicitud o reclamo.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ventanilla única
virtual
Direccionamiento de usuarios a la Dependencia
de Derechos Fundamentales.
2 Derechos
fundamentales
No genera documento ya sea porque se
soluciona el problema por diferentes medios o
porque no es competencia, entonces se remite
al área correspondiente.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
Versión: 002
Página 99 de 356
Calle 23 Nº 12 – 56 Ed. Palacio Episcopal. Teléfonos 7443283 / 7413474 – Armenia, Quindío www.personeriarmenia.gov.co
H. FLUJOGRAMA
DERECHOS FUNDAMENTALES
INICIO
Direccionamiento de todos los
usuarios (ventanilla única)
Atención
al Usuario
SI
NO
Solucionar el
problema por
diferentes
medios
No es
competencia
(se Remite)
FIN
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Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
Versión: 002
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2.1 PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES - RELACIONES CON OTRAS ENTIDADES
2.1.9 PROCEDIMIENTO: DDF – 9. Manuales de Convivencia
A. OBJETIVO: Revisar todos los manuales de las instituciones públicas y privadas de la ciudad.
B. DEPENDENCIA: División Derechos fundamentales.
C. RELACIONES: Procedencia: ventanilla única por parte del usuario que lo
solicite. Salida: Institución Educativa correspondiente.
D. FORMATOS: Registro de atención en el aplicativo de Ventanilla Única
Virtual.
E. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las
actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla
virtual.
F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para
prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales.
Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados
en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la
atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad.
No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de
derechos fundamentales.
Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen
ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes.
Controles:
Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad
que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división.
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Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
Versión: 002
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Calle 23 Nº 12 – 56 Ed. Palacio Episcopal. Teléfonos 7443283 / 7413474 – Armenia, Quindío www.personeriarmenia.gov.co
Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio
que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de
intermediarios.
El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público.
Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja, solicitud o reclamo.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1
Derechos
fundamentales
Solicita a las instituciones educativas, allegar los
manuales de convivencia con el fin de verificar que
si están cumpliendo con la ley general de
educación 115 de 1994 con la constitución política
de Colombia, el código de infancia, adolescentes y
el reglamento 1620 ley de convivencia escolar.
2 Estudiar y dar sugerencias para tomar en cuenta.
3 En caso de no estar al día se devuelve para sus
respectivas correcciones.
4
Se mira que cumplan con la reglamentación actual,
que se respete un debido proceso, defensa de los
derechos fundamentales de la constitución política
de Colombia.
5
Cuando el manual de convivencia este corregido se
le da la aprobación de este, por el ministerio
público.
6 Personería
auxiliar Constancia del proceso que se llevó a cabo.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
Versión: 002
Página 102 de 356
Calle 23 Nº 12 – 56 Ed. Palacio Episcopal. Teléfonos 7443283 / 7413474 – Armenia, Quindío www.personeriarmenia.gov.co
H. FLUJOGRAMA
DERECHOS FUNDAMENTALES
INICIO
Solicitar a las Instituciones Educativas,
allegar los manuales de convivencia
Reglamentación
Actual
SI
NO
Verificar que cumplan
con la Ley estipulada
Estudiarlos y dar
sugerencias de mejora
Se devuelve
para sus
Correcciones
Se aprueba
Constancia de la
Revisión y
corrección de los
Manuales
FIN
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Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
Versión: 002
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Calle 23 Nº 12 – 56 Ed. Palacio Episcopal. Teléfonos 7443283 / 7413474 – Armenia, Quindío www.personeriarmenia.gov.co
2.1 PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES - RELACIONES CON OTRAS
ENTIDADES
2.1.10 PROCEDIMIENTO: DDF – 10. Capacitaciones
A. OBJETIVO: Capacitar a la comunidad en protección, promoción de los Derechos Fundamentales.
B. DEPENDENCIA: División Derechos Fundamentales.
C. RELACIONES: Procedencia: Ventanilla única por parte del usuario que lo
solicite. Salida: Capacitaciones a la Comunidad en general.
D. FORMATOS:
Listado de Asistencia (F – PGD – 002).
E. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla virtual.
F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para
prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales.
Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados
en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la
atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad.
No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de
derechos fundamentales.
Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen
ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes.
Controles:
Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad
que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
Versión: 002
Página 104 de 356
Calle 23 Nº 12 – 56 Ed. Palacio Episcopal. Teléfonos 7443283 / 7413474 – Armenia, Quindío www.personeriarmenia.gov.co
Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio
que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de
intermediarios.
El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público.
Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja, solicitud o reclamo.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ventanilla única
virtual
Direccionamiento de usuarios a la Dependencia de
Derechos Fundamentales.
2 Derechos
fundamentales
Elaboración de oficios para la convocaría de las
diferentes capacitaciones a realizar.
3 Realización de los talleres, diapositivas y folletos
del tema a socializar.
4 Acudir a la entidad o comunidad convocada para el
desarrollo de la actividad programada.
5 Personería
auxiliar
Constancia del proceso que se llevó a cabo.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
Versión: 002
Página 105 de 356
Calle 23 Nº 12 – 56 Ed. Palacio Episcopal. Teléfonos 7443283 / 7413474 – Armenia, Quindío www.personeriarmenia.gov.co
H. FLUJOGRAMA
DERECHOS FUNDAMENTALES
INICIO
Direccionamiento de todos los
usuarios (ventanilla única)
Elaboración de oficios para la
convocaría de las diferentes
capacitaciones a realizar
Acudir a la entidad
convocada para el desarrollo
de la actividad
Realizar (talleres,
diapositivas y folletos del
tema a socializar)
Constancia de
Asistencia
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
Versión: 002
Página 106 de 356
Calle 23 Nº 12 – 56 Ed. Palacio Episcopal. Teléfonos 7443283 / 7413474 – Armenia, Quindío www.personeriarmenia.gov.co
2.1 PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES – RELACIONES CON OTRAS ETRAS ENTIDADES
2.1.11 PROCEDIMIENTO: DDF – 11. Diplomado Personeros Estudiantiles
A. OBJETIVO: Capacitar a los personeros estudiantiles en Derechos Humanos, para que ejerzan una buena labor.
B. DEPENDENCIA: División Derechos Fundamentales.
C. RELACIONES: Procedencia: Convocatoria de los estudiantes.
Salida: Graduación de los estudiantes.
D. FORMATOS:
Listado de Asistencia (F – PGD – 002).
E. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla virtual.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para
prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales.
Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados
en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la
atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad.
No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de
derechos fundamentales.
Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen
ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes.
Controles:
Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad
que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división.
Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio
que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de
intermediarios.
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El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público.
Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja, solicitud o reclamo.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1
Derechos
fundamentales
Una vez elegidos los personeros estudiantiles, se
convocan para informales del diplomado, convenio
con la Secretaria de Educación, la Edeq y la
Universidad la Gran Colombia esta última certifica
el diplomado.
2 Agenda de trabajos a realizaren, temas, asistencia.
3 Personería
auxiliar Constancia del proceso que se llevó a cabo.
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H. FLUJOGRAMA
DERECHOS FUNDAMENTALES
INICIO
Cuando los Personeros
Estudiantiles ya están Ejercidos
Se convocan para el Diplomado
Cronograma de trabajo
Constancia del
Proceso
FIN
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2.1 PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES - RELACIONES CON OTRAS ENTIDADES
2.1.12 PROCEDIMIENTO: DDF – 12. Elección de Junta Directiva Personero estudiantil.
A. OBJETIVO: Elegir la Junta Directiva Personero estudiantil.
B. DEPENDENCIA: División Derechos Fundamentales.
C. RELACIONES: Procedencia: convocatoria de los Personero Estudiantiles. Salida: Elección de la junta Directiva.
D. FORMATOS:
Listado de Asistencia (F – PGD – 002)
Conformación de la Junta Directiva.
E. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla virtual.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para
prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales.
Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados
en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la
atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad.
No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de
derechos fundamentales.
Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen
ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes.
Controles:
encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad que nos
permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división.
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Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio
que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de
intermediarios.
El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público.
Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja, solicitud o reclamo.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Derechos
Fundamentales
Una vez que son elegidos se convocan y se hace
una integración, para informarles que deben de
tener propuestas para ser elegidos en los cargos
de presidente, vicepresidente, secretario, fiscal y
vocal
2 Personería
auxiliar Constancia del proceso que se llevó a cabo.
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H. FLUJOGRAMA
DERECHOS FUNDAMENTALES
INICIO
Se convocan a los
Personeros Elegidos
Se les hace una
Integración
Informarles que deben de tener
propuestas para ser elegidos
(presidente, vicepresidente,
secretario, fiscal y vocal)
Constancia del
Proceso FIN
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2.1 PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES-VICTIMAS
2.1.13 PROCEDIMIENTO: DDF – 13. Atención a victimas
A. OBJETIVO: Asistir a las víctimas en cumplimiento en lo estipulado en la Ley 1448 de 2011 y sus Decretos reglamentarios.
B. DEPENDENCIA: División Derechos Fundamentales
C. RELACIONES: Procedencia: declaración
Salida: Entrega de la declaración a la unidad Victimas (UARIV)
D. FORMATOS: FUD (Formulario Único Declaración de solicitud de inscripción en el registro único de Victimas RUV)
E. INFORMES: Se rinde informe mensual a la personería Auxiliar de las actividades desarrolladas.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
No existe privacidad que garantice la confidencialidad de los usuarios.
Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales.
Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad.
No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de derechos fundamentales.
Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes.
Controles:
Ambiente privado.
Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división.
Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de intermediarios.
El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público.
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Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja, solicitud o reclamo.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ventanilla única
virtual Direccionamiento de los usuarios a la dependencia.
2 Victimas
Entrevista previa para conocer la situación del usuario y orientarlo sobre el proceso.
3 Identifican los hechos victimizantes a declarar.
4 Se rinde la declaración
5 Se entrega comprobante de la solicitud con su respectivo consecutivo FUD.
6
Después se envían las Declaraciones de solicitud de inscripción en el registro único de victimas (RUV), después se entrega las declaraciones a la unidad de victimas (UARIV).
7
Se hace remisión al ente territorial de la solicitud de ayuda inmediata que manifiesta requerir el declarante siempre y cuando se encuentre en las condiciones de la Ley para acceder a esta ayuda y la alcaldía, determina si la entregan o no.
8 UARIV
Ellos deciden si la solicitud de registro es aceptada o no.
9 Victimas
Si la solicitud es aceptada y el ministerio público conoce de este acto administrativo y considera que la inclusión no se ajustó a lo establecido en la Ley podrá recurrir la resolución y solicitar que no se incluya a esa persona en el RUD.
10 Se archivan los procesos realizados.
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H. FLUJOGRAMA
VICTIMAS UARIV
INICIO
FIN
Direccionamiento del Usuario
(Ventanilla Única)
Entrevista previa con el
usuario
Identificar los hechos
victimizantes a declarar
Enviar declaraciones de
solicitud en el RUV
Aceptar solicitud
Se Oponer si no cree
necesario
Se archivan
los
procesos
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2.1 PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES-VICTIMAS
2.1.14 PROCEDIMIENTO: DDF – 14. Información externa con entidades SNARIV (sistema Nacional de atención y reparación integral a las victimas) y no SNARIV de acuerdo la ruta establecida entre las entidades y conforme a los acuerdos de cooficialidad suscrito.
A. OBJETIVO: Fortalecer y complementar los procedimientos de otras entidades y los de la misma entidad.
B. DEPENDENCIA: División Derechos Fundamentales
C. RELACIONES: Procedencia: Solicitud verbal o escrita
Salida: Brindar la información por el medio más idóneo.
D. FORMATOS: No existen formatos para este procedimiento.
E. INFORMES: Se rinde informe a la entidad SNARIV cuando lo requieran.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Violar acuerdos de confidencialidad y violar la privacidad e intimidad de las víctimas.
Dejar de proporcionar la información necesaria y de beneficio para la victima por garantizar la reserva.
Controles:
Tener un soporte que sustente la necesidad de brindar la información.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Victimas
Solicitar y/o suministrar información para dar trámite a otro procedimiento.
2
Se utiliza la información para lo requerido.
3 Se archivan los procesos de la información solicitada.
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H. FLUJOGRAMA
VICTIMAS
INICIO
FIN
Solicitar información para dar
trámite a otro procedimiento
Utilizar la Información
requerida
Se archivan
los
procesos
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2.1 PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES-VICTIMAS
2.1.15 PROCEDIMIENTO: DDF – 15. Participación efectiva de las víctimas.
A. OBJETIVO: Ejercer la secretaria técnica de la mesa Municipal de víctimas.
B. DEPENDENCIA: División Derechos Fundamentales, División Penal
C. RELACIONES: Procedencia: Ley 1448 y el Decreto 4800 del 2011 Salida: conformación de la mesa Municipal de Victimas
D. FORMATOS: Inscripción de las organizaciones de victimas
Formato Acta de Reunión y/o Comitè (F - PGD – 001)
Listado de Asistencia (F – PGD – 002)
E. INFORMES: Se rinde informe en la mesa de justicia transicional y cuando alguna entidad SNARIV lo requiera.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
No dar cumplimiento a las disposiciones legales frente a la participación efectiva de las víctimas.
Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales.
Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad.
No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de derechos fundamentales.
Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes. Controles: Garantizar la participación efectiva de las victimas dando cumplimento a las leyes que regulan el tema y a las directrices de entidades relacionadas.
Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división.
Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de intermediarios.
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El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público.
Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja, solicitud o reclamo.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Victimas
Realizar las inscripciones de las organizaciones de víctimas del nivel municipal.
2 Realizar las elecciones de los representantes de las víctimas de la mesa Municipal.
3 Conformar la mesa municipal de víctimas
4 Convocar a las reuniones de la mesa de víctimas y levantar la respectiva acta.
5 Ejercer la secretaria técnica de la mesa de justicia transicional.
6 Fortalecer las organizaciones de víctimas por medio de capacitaciones, acompañamientos entre otros.
7 Archivar los procesos realizados.
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H. FLUJOGRAMA
VICTIMAS
INICIO
FIN
Realizar las Inscripciones de las
organizaciones de Victimas
Realizar las Elecciones de los
representantes
Conformar la Mesa Municipal
Realizar Acta de la
reunión
Ejercer la secretaria técnica de la
mesa de justicia transicional
Se archivan
los
procesos
Fortalecer las organizaciones de
victimas
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2.1 PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES-VICTIMAS
2.1.16 PROCEDIMIENTO: DDF – 16. Participación de los subcomités de justicia transicional.
A. OBJETIVO: Asistir a las víctimas en cumplimiento en lo estipulado en la Ley 1448 de 2011 y sus Decretos reglamentarios.
B. DEPENDENCIA: División Derechos Fundamentales, División Penal
C. RELACIONES: Procedencia: ley 1448 y el decreto 4800 del 2011
Salida: Asistencia al comité
D. FORMATOS: No existen formatos para este procedimiento.
E. INFORMES: No existen informes para este procedimiento.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Inasistencia por la parte de la personería Municipal con un funcionario idóneo.
Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales.
Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad.
No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de derechos fundamentales.
Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes. Controles:
Agendar y cumplir con las fechas de los comités.
Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división.
Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de intermediarios.
El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público.
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Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja, solicitud o reclamo.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Victimas
Invitación de la entidad que convoca el subcomité.
2
Confirmar asistencia y asistir en la fecha, hora y lugar programado.
3 Se archiva de acuerdo a la normatividad.
FLUJOGRAMA
VICTIMAS
INICIO
Invitación de la entidad que
convoca el subcomité
Confirmar asistencia
Se archiva de
acuerdo a la
normatividad
FIN
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Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
Versión: 002
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2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – Asistencia del Ministerio Público en el Sistema Penal Acusatorio (Ley 906 del 2004, Constitución Política de Colombia)
2.2.1 PROCEDIMIENTO: DP – 1. Allanamiento y Registro
A. OBJETIVO: Velar en cuanto no se vulnere ningún Derecho Fundamental en esta diligencia.
B. DEPENDENCIA: División Penal
C. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía, CTI y SIJIN.
Salida: Posesión del cargo.
D. FORMATOS: No existe formato alguno para este procedimiento.
E. INFORMES:
Durante el proceso de hace un acta de todo lo que se hace y se encuentre y la firma todos los interesados.
se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que se presente un riesgo para la vida de las personas que participan en el allanamiento por la peligrosidad que representa las personas que se les hace este, además el sitio por ser alejados del perímetro de la urbano de la cuidad y zonas de alta criminalidad.
Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema. Controles:
Que el funcionario del Ministerio Público cuando asista a estos registros y allanamientos se le debe brindar seguridad.
Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ventanilla única
virtual
Direccionamiento a la Dependencia de División
Penal.
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Código: M – GPI – 001
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Versión: 002
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2
División Penal
Se hace la Revisión en el Allanamiento de Bienes
inmuebles, que este acorde a lo estipulo en los
Artículos 220 y 221 y siguientes del código de
procedimiento penal, para que no se vulnere ningún
Derecho Fundamental de las personas
perjudicadas con este Allanamiento.
3
cualquier irregularidad que se encuentre la debe de
manifestar el funcionario del ministerio público ante
el juez de control de garantía
4
La participación del Ministerio Público queda en
audios en la misma audiencia en la oficina Judicial
del sistema penal acusatorio
5 Personería
Auxiliar
Paso Final Acta de Asistencia a las audiencias y
Personería Auxiliar.
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Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
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H. FLUJOGRAMA
DIVISION PENAL JUEZ PERSONERÍA
AUXILIAR
INICIO
Ventanilla Única
virtual
Revisión
Allanamiento
de Bienes
Inmuebles
NO
Si
Audios en la misma
audiencia en la oficina
judicial del sistema
penal acusatorio
Juez de control de
garantía
(Irregularidades)
FIN
Acta de Asistencia a
las audiencias
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Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
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2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – Asistencia del Ministerio Público en el Sistema Penal Acusatorio (Ley 906 del 2004, Constitución Política de Colombia)
2.2.2 PROCEDIMIENTO: DP – 2. Imputación de cargos
A. OBJETIVO: Vigilar que la imputación realizada por la fiscalía sea la acorde al factor factico del hecho.
B. DEPENDENCIA: División Penal
C. RELACIONES: Procedencia: la Fiscalía. Salida: Termina con una sanción o una preclusión.
D. FORMATOS: Estadística de audiencias del nuevo Sistema penal acusatorio (Ley 906 del 2004).
E. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es desfavorable a ellos.
Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema.
Controles:
Protección policial.
Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ventanilla única
virtual
Direccionamiento a la Dependencia de División
Penal.
2
División Penal
El Funcionario del Ministerio Público debe estar
atento a la imputación que haga el fiscal
basándose en el delito del indiciado.
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3
Revisar que esté acorde con las circunstancias
de tiempo modo y lugar en el que se produjo el
hecho, tal como lo estipulan los artículos 286 y
siguientes del código de procedimiento penal
5 Personería
Auxiliar
Paso final acta de asistencia a la Imputación de
cargos.
H. FLUJOGRAMA
DIVISION PENAL PERSONERÍA AUXILIAR
INICIO
Ventanilla Única virtual
Acta de Asistencia a
la imputación de
cargos
FIN
Revisar la imputación que haga
el fiscal basándose en el delito
del indiciado
Revisar que esté acorde
(tiempo modo y lugar) en el
que se produjo el hecho
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2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – Asistencia del Ministerio Público en el Sistema Penal Acusatorio (Ley 906 del 2004, Constitución Política de Colombia) 2.2.3 PROCEDIMIENTO: DP – 3. Medida de Aseguramiento
A. OBJETIVO: Privar de la libertad a la persona que no puede vivir en sociedad.
B. DEPENDENCIA: División Penal
C. RELACIONES: Procedencia: la Fiscalía. Salida: Abalando o no abalando la decisión de la Fiscalía.
D. FORMATOS: Estadística de audiencias del nuevo Sistema penal acusatorio (Ley 906 del 2004)
E. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es desfavorable a ellos.
La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del Sistema Penal Acusatorio.
Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema.
Controles:
Protección policial.
Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio.
Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ventanilla única
virtual
Direccionamiento a la Dependencia de División
Penal.
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2
División Penal
Es la solicitud que hace el fiscal o el representante
de las victimas solicitando medida de
aseguramiento en sitio carcelario en contra del
indiciado tal como lo estipula el artículo 306 y 308
y siguientes del código de procedimiento penal.
3 El ministerio público avala o no la solicitud de
medida de aseguramiento del fiscal.
4 Personería
Auxiliar
Paso final acta de asistencia.
H. FLUJOGRAMA
DIVISION PENAL PERSONERÍA AUXILIAR
INICIO
Ventanilla Única
virtual
Acta de
asistencia
Avala o no la solicitud de
medida de
aseguramiento
FIN
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2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – Asistencia del Ministerio Público en el Sistema Penal Acusatorio (Ley 906 del 2004, Constitución Política de Colombia)
2.2.4 PROCEDIMIENTO: DP – 4. Legalización
A. OBJETIVO: Vigilar que la persona privada de la libertad no se le haya vulnerado ningún derecho Fundamental y Constitucional.
B. DEPENDENCIA: División Penal
C. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía
Salida: Abalando o no abalando la decisión de la Fiscalía.
D. FORMATOS: Estadística de audiencias del nuevo Sistema penal acusatorio (Ley 906 del 2004)
E. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es desfavorable a ellos.
La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del Sistema Penal Acusatorio.
Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema.
Controles:
Protección policial.
Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio.
Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ventanilla única
virtual
Direccionamiento a la Dependencia de División
Penal.
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2
División Penal
Es cuando se captura a la persona en la comisión
de un hecho ilícito tal como lo establece el artículo
301 del código de procedimiento penal y el agente
de ministerio público debe velar por el
procedimiento de esta captura tal como reza en el
artículo 302 y 303 del código de procedimiento
penal
3
Si nota alguna irregularidad en una vulneración de
un derecho fundamental debe de manifestarla en
forma verbal en la audiencia ante el juez de
control de garantía e interponer en la misma
audiencia los recursos de ley.
4 Personería
Auxiliar
Paso final acta de asistencia.
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H. FLUJOGRAMA
DIVISION PENAL JUEZ PERSONERÍA
AUXILIAR
INICIO
Ventanilla Única
virtual
Irregularidad
(vulneración
de los
Derechos
Fundamental
es)
NO
Si
Acta de asistencia
Juez de control de
garantía (Verbal)
FIN
Velar por el procedimiento de
la captura tal como reza en el
artículo 302 y 303 del código
de procedimiento penal
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2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – Asistencia del Ministerio Público en el Sistema Penal Acusatorio (Ley 906 del 2004, Constitución Política de Colombia)
2.2.5 PROCEDIMIENTO: DP – 5. Acusación
A. OBJETIVO: Vigilar que la persona (Indiciada, Imputada y Acusada) no se le haya vulnerado ningún derecho Fundamental y Constitucional.
B. DEPENDENCIA: División Penal
C. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía Salida: Abalando o no abalando la decisión de la Fiscalía.
D. FORMATOS:
Escrito de Acusación
Estadística de audiencias del nuevo Sistema penal acusatorio (Ley 906 del 2004).
E. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es desfavorable a ellos.
La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del Sistema Penal Acusatorio.
Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema. Controles:
Protección policial.
Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio.
Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
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1 Ventanilla única
virtual
Direccionamiento a la Dependencia de División
Penal.
2
División Penal
Es aquella audiencia en la cual el fiscal acusa
formalmente al imputado de la comisión de un
hecho delictivo tal como se estipulo en los
artículos 336 y siguientes del código de
procedimiento penal
3
Aquí en esta audiencia el agente del Ministerio
Público debe de manifestar la incompetencia el
impedimento, recusación y posibles nulidades que
afecten el desarrollo normal de la audiencia
4 Personería
Auxiliar
Paso final Acta de asistencia.
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H. FLUJOGRAMA
DIVISION PENAL JUEZ PERSONERÍA
AUXILIAR
INICIO
Ventanilla Única
virtual
Manifestar la
incompetencia,
impedimento,
recusación y
posibles
nulidades
NO
Si
Acta de asistencia
Juez de control de
garantía (Verbal)
FIN
Acompañamiento en la
acusación formal al
imputado de la comisión
de un hecho delictivo.
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2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – Asistencia del Ministerio Público en el Sistema Penal Acusatorio (Ley 906 del 2004, Constitución Política de Colombia).
2.2.6 PROCEDIMIENTO: DP – 6. Preparatorio
A. OBJETIVO: Vigilar que la persona (Indiciada, Imputada y Acusada) no se le
haya vulnerado ningún Derecho Fundamental y Constitucional.
B. DEPENDENCIA: División Penal
C. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía. Salida: Abalando o no abalando la decisión de la Fiscalía.
D. FORMATOS: Estadística de audiencias del nuevo Sistema penal acusatorio (Ley 906 del 2004).
E. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la Personería Auxiliar.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es desfavorable a ellos.
La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del Sistema Penal Acusatorio.
Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema. Controles:
Protección policial.
Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio.
Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ventanilla única
virtual
Direccionamiento a la Dependencia de División
Penal.
2 División Penal Esta audiencia tiene por objetivo principal
descubrir y anunciar todas las pruebas de la
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fiscalía y de la defensa que se van a desarrollar y
practicar en el juicio oral tal como lo estipulan los
artículos 355 y siguientes del código de
procedimiento penal
3
El ministerio público si tiene alguna prueba la
puede solicitar, su función principal es garantizar
el debido proceso de las partes.
4 Personería
Auxiliar
Paso final acta de asistencia.
H. FLUJOGRAMA
VENTANILLA
UNICA DIVISION PENAL
PERSONERIA
AUXILAR
INICIO
Ventanilla Única
virtual
Asistir a la
Audiencia
Puede solicitar
pruebas
Garantizar el
debido proceso
de las partes
Acta de
Asistencia
FIN
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2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – Asistencia del ministerio público en el sistema penal acusatorio (ley 906 del 2004, constitución política de Colombia).
2.2.7 PROCEDIMIENTO: DP – 7. Juicio Oral y público.
A. OBJETIVO: Intervenir en forma activa en el análisis de las pruebas practicadas en el Juicio para dar el respectivo concepto.
B. DEPENDENCIA: División Penal
C. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía
Salida: Cuando se da el concepto por parte del Ministerio Público en el juicio Oral solicitando al Juez absolución o Condena al acusado.
D. FORMATOS: Estadística de audiencias del nuevo Sistema penal acusatorio (Ley 906 del 2004).
E. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es desfavorable a ellos.
La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del Sistema Penal Acusatorio.
Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema.
Controles:
Protección policial.
Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio.
Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ventanilla única Direccionamiento a la Dependencia de División
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virtual Penal.
2
División Penal
Es aquella audiencia en la cual se decide la suerte
del acusado es decir, donde se le va a condenar o
se le va a absolver de lo que se le acusa, allí se
practicara y decepcionarán todos los testigos de la
fiscalía y de la defensa
3
El funcionario debe de estar atento a cada una de
esas pruebas y debe de interrogar a los testigos
de lo que dejo de preguntar algunas de las partes
y debe presentar en forma oral sus alegatos de
conclusión, está estipulado en el artículo 366 y
siguientes de la ley 906 de 2004.
4 Personería
Auxiliar
Paso final acta de asistencia.
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H. FLUJOGRAMA
DIVISION PENAL PERSONERÍA AUXILIAR
INICIO
Ventanilla Única
virtual
Acta de asistencia
FIN
El funcionario debe de
estar atento a cada una de
las pruebas
Interrogar a los
testigos
Presentar en forma
oral sus alegatos de
conclusión
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2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – Asistencia del ministerio público en el sistema penal acusatorio (ley 906 del 2004, constitución política de Colombia).
2.2.8 PROCEDIMIENTO: DP – 8. Preclusión
A. OBJETIVO: Vigilar que la persona (Indiciada, Imputada y Acusada) no se le haya vulnerado ningún derecho Fundamental y Constitucional.
B. DEPENDENCIA: División Penal
C. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía Salida: Abalando o no abalando la decisión de la Fiscalía.
D. FORMATOS: Estadística de audiencias del nuevo Sistema penal acusatorio (Ley 906 del 2004).
E. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es desfavorable a ellos.
La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del Sistema Penal Acusatorio.
Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema.
Controles:
Protección policial.
Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio.
Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ventanilla única
virtual
Direccionamiento a la Dependencia de División
Penal.
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2
División Penal
En esta audiencia el fiscal solicita al juez de
conocimiento la preclusión de la investigación o
del proceso tal como lo estipula los artículos
331 y siguientes del código de procedimiento
penal.
3 El ministerio publico avala o no la solicitud de
preclusión (oponer).
4 Personería
Auxiliar
Paso final acta de asistencia.
H. FLUJOGRAMA
DIVISION PENAL FISCAL PERSONERIA
AUXILIAR
INICIO
Ventanilla Única
Virtual
Asistencia
Ministerio Público
Solicita al juez de
conocimiento la
preclusión de la
investigación
Avala o se
opone
SI
NO Acta de
Asistencia
FIN
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2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – Asistencia del ministerio público en el sistema penal acusatorio (ley 906 del 2004, constitución política de Colombia).
2.2.9 PROCEDIMIENTO: DP – 9. Preacuerdo
A. OBJETIVO: Vigilar que la persona (Indiciada, Imputada, Acusada y Victima) no se le haya vulnerado ningún derecho Fundamental y Constitucional.
B. DEPENDENCIA: División Penal
C. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía
Salida: Abalando o no abalando la decisión de la Fiscalía.
D. FORMATOS: Estadística de audiencias del nuevo Sistema penal acusatorio (Ley 906 del 2004).
E. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es desfavorable a ellos.
La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del Sistema Penal Acusatorio.
Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema.
Controles:
Protección policial.
Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio.
Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
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Direccionamiento a la Dependencia de División
Penal.
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2
División Penal
Es aquella audiencia en la cual se hace un
preacuerdo entre el fiscal y la defensa para minorar
la pena tal como lo estipula el artículo 348 del
código de procedimiento penal. El funcionario del
ministerio público debe de vigilar que ese
preacuerdo no vulnere el principio de legalidad del
debido proceso
3 Personería
Auxiliar
Paso final acta de asistencia.
H. FLUJOGRAMA
DIVISION PENAL PERSONERÍA AUXILIAR
INICIO
Ventanilla Única
virtual
Acta de
asistencia
Debe de vigilar que los
preacuerdos no vulnere el
principio de legalidad del
debido proceso.
FIN
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2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – Asistencia del ministerio público en el sistema penal acusatorio (ley 906 del 2004, constitución política de Colombia).
2.2.10 PROCEDIMIENTO: DP – 10. Principio de oportunidad
A. OBJETIVO: Vigilar que la persona (Indiciada, Imputada, Acusada y Victima) no se le haya vulnerado ningún derecho Fundamental y Constitucional.
B. DEPENDENCIA: División Penal
C. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía Salida: Abalando o no abalando la decisión de la Fiscalía.
D. FORMATOS: Estadística de audiencias del nuevo Sistema penal acusatorio (Ley 906 del 2004).
E. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es desfavorable a ellos.
La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del Sistema Penal Acusatorio.
Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema.
Controles:
Protección policial.
Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio.
Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
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virtual Penal.
2
División Penal
En esta audiencia el fiscal renuncia a la
investigación y se suspende e interpone a la
persecución penal tal como lo estipula el artículo
321 y siguientes del código de procedimiento pena
3
El funcionario del ministerio público debe de estar
atento para que no se vulnere el debido proceso del
principio de legalidad.
4 Personería
Auxiliar
Paso final acta de asistencia.
H. FLUJOGRAMA
DIVISION PENAL PERSONERÍA AUXILIAR
INICIO
Ventanilla Única
virtual
Acta de
asistencia
Debe de estar atento a
que no se vulnere el
debido proceso del
principio de legalidad.
FIN
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Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
Versión: 002
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2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – Asistencia del Funcionario del ministerio público a las audiencias realizadas en el sistema de responsabilidad penal para adolescentes (ley 1098 2006).
2.2.11 PROCEDIMIENTO: DP – 11. Asistencias a las audiencias, allanamientos, legalización, imputación y solicitud de internamiento.
A. OBJETIVO: Vigilar que la persona menor infractor o víctima no se le haya vulnerado ningún derecho Fundamental y Constitucional.
B. DEPENDENCIA: División Penal
C. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía Salida: Posesión del cargo.
D. FORMATOS: Estadística de audiencias del nuevo Sistema penal acusatorio (Ley 906 del 2004).
E. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es desfavorable a ellos.
La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del Sistema Penal Acusatorio.
Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema.
Controles:
Protección policial.
Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio.
Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
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1 Ventanilla única
virtual
Direccionamiento a la Dependencia de División
Penal.
2
División Penal
se debe tener en cuenta la legalización de la
captura, imputación e internamiento preventivo,
que no se vulnere el debido proceso
3 El funcionario del ministerio público debe de
tener conocimiento de la ley 1098 2006.
4 Personería
Auxiliar
Paso final acta de asistencia.
H. FLUJOGRAMA
DIVISION PENAL PERSONERÍA AUXILIAR
INICIO
Ventanilla Única
Virtual
Acta de
asistencia
Vigilar que no se vulnere el
debido proceso (legalización
de la captura, imputación e
internamiento preventivo)
FIN
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2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – Asesorar y orientar a los usuarios que llegan a la personería en materia penal
2.2.12 PROCEDIMIENTO: DP – 12. Realización del respectivo documento al usuario en la solución del problema (Amparo de pobreza, Derecho de Petición, Acción de Tutela, Recursos, Etc.).
A. OBJETIVO: Saber orientar Jurídicamente al usuario.
B. DEPENDENCIA: División Penal
C. RELACIONES: Procedencia: Ventanilla Única Salida: Orientación y la documentación realizada.
D. FORMATOS: Registro de atención en el aplicativo de Ventanilla Única Virtual.
E. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que no exista personal preparado para brindar una buena asesoría y orientación al usuario.
La falta de funcionarios para asesorar a los usuarios. Controles:
Estudiar y actualizarse en base de la normatividad vigente.
Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ventanilla única
virtual
Direccionamiento a la Dependencia de División
Penal.
2 División Penal Orientar y asesorar a los usuarios de algún
problema penal que tengan.
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3 Si es necesaria la realización de un oficio o
derecho de petición se le elabora.
4 Personería
Auxiliar
Constancia del proceso.
H. FLUJOGRAMA
DIVISION PENAL PERSONERÍA AUXILIAR
INICIO
Ventanilla Única
Virtual
Constancia del
proceso
Orientar y asesorar a
los usuarios de algún
problema penal.
FIN
Si es necesario se
realiza (oficio o derecho
de petición).
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2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – ASISTENCIA MINISTERIO PUBLICO
2.2.13 PROCEDIMIENTO: DP – 13. Asistir como Ministerio Público a los reconocimientos fotográficos y en filas de personas llevadas a cabo por el CTI y SIJIN.
A. OBJETIVO: velar que la víctima en forma voluntaria y libre señale a la persona correcta.
B. DEPENDENCIA: División Penal C. RELACIONES: Procedencia: CTI y SIJIN.
Salida: Firma del acta. D. FORMATOS:
Acta de reconocimiento fotográfico
Acta de reconocimiento en fila de personas. E. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar. F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es desfavorable a ellos.
La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del Sistema Penal Acusatorio.
Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema. Controles:
Protección policial.
Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio.
Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
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Virtual
Direccionamiento a la Dependencia de División
Penal.
2
División Penal
Es aquella actividad en la cual la victima señala en
forma voluntaria y libre a la persona que cometió un
hecho delictivo. Estipulado en el artículo 252 del
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código de procedimientos penales
3
El funcionario del ministerio público debe velar por
que la persona que vaya a señalar al indiciado
acusado no esté presionada por ninguna de las
partes.
4 Firma del Acta.
5 Personería
Auxiliar
Paso final acta de asistencia.
H. FLUJOGRAMA
DIVISION PENAL PERSONERÍA AUXILIAR
INICIO
Ventanilla Única
Virtual
Constancia del
proceso
Velar por que la persona
que vaya a señalar al
indiciado acusado no esté
presionada
Firma del Acta
FIN
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2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – ASISTENCIA MINISTERIO PUBLICO
2.2.14 PROCEDIMIENTO: DP – 14. Asistir como Ministerio Público en la destrucción y pesaje de sustancias alucinógenas incautadas por el CTI, SIJIN y Fiscalía. Estipulado por la Ley 906 del 2004.
A. OBJETIVO: Velar por que la sustancia destruida sea la que verdaderamente se incautó.
B. DEPENDENCIA: División Penal
C. RELACIONES: Procedencia: CTI O SIGIN.
Salida: Firma del acta.
D. FORMATOS: Acta de destrucción de sustancias alucinógenas.
E. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es desfavorable a ellos.
La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del Sistema Penal Acusatorio.
Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema.
Falta de ética del funcionario en caso de pérdida o extravío de los elementos incautados. Controles:
Protección policial.
Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio.
Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.
Tener idoneidad y responsabilidad de sus funciones a cargo.
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Fecha: 27/01/2016
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G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ventanilla única
virtual
Direccionamiento a la Dependencia de División
Penal.
2
División Penal
Esta actividad de pesaje y sustancias
alucinógenas se da cuando la SIJIN o el CTI y la
fiscalía incauta gran cantidad de sustancias, este
pesaje debe de hacerse en presencia del indiciado
y del ministerio público
3
pesar la droga para saber qué cantidad da y se
hace la respectiva acta que es remitida a la
fiscalía
4 Debemos de estar atentos que la sustancia
incautada sea la misma que se va a pesar.
5
Se debe de destruir una vez pesada la sustancia y
legalizada por la fiscalía se destruye en presencia
del funcionario del ministerio público es decir se
quema.
6 Personería
Auxiliar
Constancia del proceso.
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H. FLUJOGRAMA
DIVISION PENAL PERSONERÍA AUXILIAR
INICIO
Ventanilla Única
Virtual
Constancia del
proceso
Estar atentos que la
sustancia incautada sea
la misma que se va a
pesar
FIN
Firma del Acta
Estar presente en el
momento de la quema de
la droga incautada
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2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – Vigilar el debido proceso.
2.2.15 PROCEDIMIENTO: DP – 15. Revisar y firmar los procesos que cursan en las Fiscalías locales para Archivo. Estipulados en la Ley 906 del 2004
A. OBJETIVO: Intervenir cuando sea necesario en defensa del Principio de Legalidad.
B. DEPENDENCIA: División Penal C. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía.
Salida: Firma del Archivo D. FORMATOS: No existen formatos para este procedimiento. E. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar.
F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del Sistema Penal Acusatorio.
Controles:
Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ventanilla única
virtual
Direccionamiento a la Dependencia de División
Penal.
2 División Penal
La notificación de archivo se hace por los
fiscales locales cuando no haya mérito para
seguir con la investigación o cuando se concilia
o se desiste, el fiscal profiere una resolución de
archivo el cual es notificada a la víctima o
denunciante y ministerio público
3
Si el funcionario está de acuerdo con el
argumento del archivo lo firma o si no se utiliza
el recurso contra el archivo.
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4 Personería
Auxiliar
Constancia del proceso.
H. FLUJOGRAMA
DIVISION PENAL PERSONERIA
AUXILIAR
INICIO
Ventanilla Única
Virtual
Avala el
argumento
del Archivo
Notificación de
Archivo (Fiscal)
SI
NO
Firma Recurso contra
el Archivo
Constancia del
Proceso
FIN
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2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – Vigilar el debido proceso.
2.2.16 PROCEDIMIENTO: DP – 16. Revisar y firmar las Tutelas que cursan en los juzgados penales de garantía, jueces penales de adolescentes y juzgados penales municipales. Estipulados en la ley 906 del 2004
A. OBJETIVO: Interponer los recursos cuando sea necesario la para vigilancia del Principio de Legalidad.
B. DEPENDENCIA: División Penal
C. RELACIONES: Procedencia: Los juzgados penales de garantía, Jueces
Penales de adolescentes, Juzgados penales municipales. Salida: Firma del Documento.
D. FORMATOS: Proceso de tutela.
E. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es desfavorable a ellos.
La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del Sistema Penal Acusatorio.
Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema.
Controles:
Protección policial.
Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio.
Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ventanilla única Direccionamiento a la Dependencia de División
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virtual Penal.
2
División Penal
Son aquellas tutelas que son asignadas por
reparto a los jueces penales de garantía, a los
municipales y a los de infancia y adolescencia,
una vez la fallan esa sentencia es notificada al
ministerio público y contra esta sentencia
proceden los recursos.
3 Personería
Auxiliar
Constancia del proceso.
H. FLUJOGRAMA
DIVISION PENAL PERSONERIA AUXILIAR
INICIO
Ventanilla Única
Virtual
Fallan la sentencia es
notificada (juez)
Proceden los
recursos
Constancia del
Proceso
FIN
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2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – Vigilar el debido proceso.
2.2.17 PROCEDIMIENTO: DP – 17. Asistir como Ministerio Público a los consejos de Disciplina que se realizan en las Cárceles de Armenia. Ley 1709 del 20 enero 2014) ley 65 93.
A. OBJETIVO: Intervenir cuando sea necesario interponiendo los recursos y las constancias que sean necesarios para vigilar el Principio de Legalidad.
B. DEPENDENCIA: División Penal
C. RELACIONES: Procedencia: Las Cárceles (INPEC)
Salida: Firma del acta.
D. FORMATOS: Acta del consejo de Disciplina.
E. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
La falta de funcionarios para asistir al consejo de Disciplina que se realizan en las Cárceles de Armenia Controles:
Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ventanilla única
virtual
Direccionamiento a la Dependencia de División
Penal.
2 División Penal
El Funcionario del Ministerio Público acude a los
consejos de disciplina que se programan en las
cárceles de Armenia, las cuales son celebradas
cada 15 días.
3 allí se califica la conducta de los internos que se
da en mala, buena, regular y ejemplar de
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acuerdo sus comportamientos
4
se avala las solicitudes de traslado que hacen los
internos, permiso de 72 horas si se cumple con la
tercera parte de la pena impuesta, se sancionan
a los internos que han cometido alguna falta
5
Se resuelven los recursos que se han
interpuesto, todo esto de acuerdo a la ley 65 93 y
la ley 1709 del 2014.
6
Cada consejo está integrado por 6 personas y se
toman las decisiones finales de acuerdo a la
mayoría de ellas.
7 Personería
Auxiliar
Constancia del proceso.
H. FLUJOGRAMA
DIVISION PENAL PERSONERIA AUXILIAR
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INICIO
Ventanilla Única
Virtual
Acudir a los consejos de
disciplina (cada 15 días)
Calificar la conducta de
los Internos
Constancia del
Proceso
FIN
Abalar la
solicitud de
traslados y
Permisos
SI
NO
Cumple con la
tercera parte
de la pena
impuesta
Sancionar a
los internos
que han
cometido
alguna falta
Resolver los recursos que
se han interpuesto
Tomar las decisiones
finales de acuerdo a la
mayoría de ellas (consejo)
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2.3 PROCESO: DIVISIÓN VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL - DISCIPLINARIO
2.3.1 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 1. Proceso Disciplinario Etapa I
A. OBJETIVO: Verificar la ocurrencia de la conducta, si es o no constitutiva
de falta Disciplinaria y el posible o los posibles autores.
B. DEPENDENCIA: División Vigilancia Administrativa y Judicial.
C. RELACIONES: Procedencia: La instalación de la queja. Salida: La providencia que decide la indagación preliminar.
D. FORMATOS: Auto (auto administrativo), Declaraciones, Citaciones.
E. INFORMES: Se rinde un informe trimestral a la Personería Auxiliar y se rinde un informe anual a la Contraloría Municipal, adicionalmente a la Procuraduría cuando sea requerido.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Vencimiento de los términos por acumulación de Funciones.
El Funcionario que instruye el proceso sea objeto de corrupción interna o externa.
La falta de personal. Controles:
Un software que sistematice todos los procesos.
Auditorias de control interno.
Contratar el personal suficiente.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Vigilancia
Administrativa y Judicial
Recepción de la Queja: Se recibe la queja por escrito o de forma verbal. Viene del usuario, de oficio por remisiones de otras entidades. Sale con el reparto.
2 Radicación Quejas Disciplinarias: Se radica la queja de forma manual en el libro
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radicador de los procesos disciplinarios. Cuando es por remisión proviene del despacho del Personero y cuando es verbal proviene del funcionario que recibió la queja.
3
Estudio Previo: Análisis y/o requerimientos de información de ser necesario. Puede suceder:
Auto Inhibitorio: cuando los hechos son presentados de manera inconcreta, difusa, irrelevantes y de imposible ocurrencia.
Auto Remisorio por Competencia: cuando no es Competencia de la Personería se remite a la entidad competente.
Auto avocando el conocimiento y/o Auto Apertura de indagación preliminar: Actuación por medio de la cual se asume la competencia para adelantar el proceso.
En los dos primeros se comunica al quejoso y en el último caso además se notifica al implicado si existiere.
4
Citaciones para la Declaración Testimonial: son enviadas al quejoso o testigo del hecho.
5 Declaración Testimonial: Declaración bajo juramento acerca de la verificación de ciertos hechos, se hace de forma escrita, se recepciona por el funcionario instructor.
6 Citación Versión Libre: son enviadas al implicado.
7 Versión Libre y Espontánea: la versión de los hechos del implicado, se puede hacer en forma verbal ante el funcionario instructor o en forma escrita.
8
Solicitud de Documentos o de Información: Producción intelectual y Digitación del escrito.
9 Visita especial o inspección: Esta visita se realiza de forma eventual según la necesidad de dicha prueba dentro del proceso.
10
Solicitud de Peritaje: Esta prueba se realiza de forma eventual y de ser requerida dentro del proceso.
11
Análisis de las pruebas en la indagación preliminar: Evaluación de pruebas del proceso. Si con el análisis de la pruebas se determina que amerita continuar con el proceso sigue en la etapa 2, en caso de que no lo amerite se proyecta un Auto de Archivo Definitivo.
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H. FLUJOGRAMA ETAPA I
INICIO
Recepción de la Queja por
escrito o verbal
Radicación de la Queja
Disciplinaria
Estudios Previos
Auto Inhibitorio Auto Remisorio
Auto Apertura de
indagación preliminar Comunica al
Quejoso
FIN
Entidad
competente
FIN
Comunica al
Quejoso
1
Comisiones y
Notificaciones
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H. FLUJOGRAMA
ETAPA I
SI
NO
Citaciones para la
Declaración
Testimonial
Declaración
Testimonial
Citación Versión
Libre
Versión Libre y
Espontánea
Solicitud de
Documentos o de
Información
Visita especial o
inspección
Análisis
de las
pruebas
1
Solicitud de
peritaje
Auto de
Archivo
Definitivo
FIN ETAPA II
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2.3 PROCESO: DIVISIÓN VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL - DISCIPLINARIO
2.3.2 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 2. Proceso Disciplinario Etapa II
A. OBJETIVO: Verificar la ocurrencia de la conducta, si es o no constitutiva de falta disciplinaria, si el grado de responsabilidad del presunto autor y las circunstancias de modo, tiempo y lugar en que se dieron los hechos.
B. DEPENDENCIA: División Vigilancia Administrativa y Judicial
C. RELACIONES: Procedencia: Auto de Apertura de investigación
Disciplinaria. Salida: Providencia de fondo que resuelve la investigación.
D. FORMATOS: Auto (auto administrativo), Declaraciones, Citaciones.
E. INFORMES: Se rinde un informe trimestral a la Personería Auxiliar y se rinde un informe anual a la Contraloría Municipal, adicionalmente a la Procuraduría cuando sea requerido.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Vencimiento de los términos por acumulación de Funciones.
El funcionario que instruye el proceso sea objeto de corrupción interna o externa.
La falta de personal. Controles:
Un software que sistematice todos los procesos.
Auditorias de control interno.
Contratar el personal suficiente.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Auto de Apertura de investigación Disciplinario: Elaboración de providencia para indicar el inicio de la investigación Disciplinaria.
2 Notificaciones y Comunicaciones: Elaboración de documento de notificación al implicado y comunica la quejoso y al procurador general de la nación.
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4 Citaciones para la Declaración Testimonial: son enviadas al quejoso o testigo del hecho.
5 Declaración Testimonial: Declaración bajo juramento acerca de la verificación de ciertos hechos, se hace de forma escrita.
6
Citación Versión Libre: son enviadas al implicado.
7 Versión Libre y Espontánea: la versión de los hechos del implicado, se hace de forma escrita.
8
Solicitud de Documentos o de Información: Producción intelectual y Digitación del escrito.
9 Visita especial o inspección: Esta visita se realiza de forma eventual según la necesidad del caso.
10
Solicitud de Peritaje: Esta visita se realiza de forma eventual según la solicitud del caso.
11 Prorroga: se realiza en caso de práctica de pruebas por la mitad del término (eventual).
12 Auto Cerrando investigación: Es una providencia que determina el Cierre de la Etapa probatoria de la Investigación.
13
Evaluación de la Investigación Disciplinaria: examinar las pruebas del proceso.
Si se determina que el material probatorio no es suficiente para formular pliego de cargos o que el mismo se demuestra que se emite Auto de Archivo definitivo.
Si se determina que el material es suficiente para generar pliego de cargos se realiza esta acción como lo indica la etapa III A continuación
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H. FLUJOGRAMA
ETAPA II
Citaciones para la
Declaración
Testimonial
Declaración
Testimonial
Citación Versión
Libre
Versión Libre y
Espontánea
Solicitud de
Documentos o de
Información
Visita especial o
inspección
(Eventual)
Solicitud de
peritaje
(Eventual)
INICIO Auto De Apertura de
Investigación Disciplinario
Prorroga de Investigación (por
falta de práctica de pruebas)
Eventual
1 Auto de Cierre
Investigación
Comunicaciones y
Notificaciones
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H. FLUJOGRAMA
ETAPA II
SI
NO
Auto de
Archivo
Definitivo
Comunicación y
Notificación ETAPA III
1
Evaluación de
la investigación
Disciplinaria
FIN
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2.3 PROCESO: DIVISIÓN VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL - DISCIPLINARIO
2.3.3 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 3. Proceso Disciplinario Etapa III
A. OBJETIVO: Buscar una responsabilidad disciplinaria por la comisión de
una falta de objeto de reproche disciplinario.
B. DEPENDENCIA: División Vigilancia Administrativa y Judicial.
C. RELACIONES: Procedencia: formulación de pliegos de cargos Salida: el fallo de primera instancia
D. FORMATOS: Auto (auto administrativo), Declaraciones, Citaciones.
E. INFORMES: Se rinde un informe trimestral a la Personería Auxiliar y se rinde un informe anual a la Contraloría Municipal, adicionalmente a la Procuraduría cuando sea requerido.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Vencimiento de los términos por acumulación de Funciones.
El funcionario que instruye el proceso sea objeto de corrupción interna o externa.
La falta de personal. Controles:
Un software que sistematice todos los procesos.
Auditorias de control interno.
Contratar el personal suficiente.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1
Proyecto Formulación pliego de Cargos: Elaboración de Acto Administrativo que Precede la Imposición de sanciones mediante resolución Independiente.
2 Citación para Notificación personal: Se Elabora un Oficio Citando al Implicado.
3 Notificación Personal: poner en conocimiento del Implicado la Providencia respectiva.
5 Auto Decretando pruebas en los descargos: Es una
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providencia que ordena la práctica de las pruebas solicitadas por los implicados o de oficio
6
Citaciones para la Declaración Testimonial: son enviadas al quejoso o testigo del hecho.
7 Declaración Testimonial: Declaración bajo juramento acerca de la verificación de ciertos hechos, se hace de forma escrita.
8
Solicitud de Documentos o de Información: Producción intelectual y Digitación del escrito.
9 Visita especial o inspección: Esta visita se realiza de forma eventual según la necesidad del caso.
10
Solicitud de Peritaje: Esta visita se realiza de forma eventual según la solicitud del caso.
11 Auto Cerrando Etapa probatoria en descargos y corriendo traslado para presentar alegatos de conclusión.
12 Comunicación al Implicado del traslado para alegatos de conclusión.
13
Constancia de Remisión expediente a despacho para Fallo de primera instancia. -providencia por la cual se profiere fallo de primera instancia
14 Comunicación al Quejoso y Procurador.
15 Notificación personal al implicado del fallo del primera Instancia.
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H. FLUJOGRAMA ETAPA III
INICIO
Proyecto Formulación
pliegos de Cargos
Notificación Personal
Visita Especial o
Inspección
Solicitud información
Auto Decretando
Pruebas y Descargos
Citación para
Declaración Testimonial
1
Citación para Notificación
Personal
Solicitud de Peritaje
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H. FLUJOGRAMA ETAPA III
Comunicación al Implicado del
Traslado para alegatos de
conclusión
Proyecto primera Instancia
Auto Cerrando Etapa Probatoria en
Descargos y corriendo Traslado para
presentar alegatos de conclusión
Constancia de Remisión
Expediente a Despacho para Fallo
primera Instancia
Comunicación al Quejoso y
Procurador
1
Notificación Personal del
Fallo de primera Instancia
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2.3 PROCESO: DIVISIÓN VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL - DISCIPLINARIO
2.3.4 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 4. Auto Aceptado recurso de Apelación.
A. OBJETIVO: Dar trámite al recurso.
B. DEPENDENCIA: Vigilancia Administrativa y Judicial.
C. RELACIONES: Procedencia: Auto.
Salida: remisión del expediente a la segunda instancia.
D. FORMATOS: Auto, Oficio, Comunicación y Remisión.
E. INFORMES: Se rinde un informe de forma periódica en donde se manifiestan la cantidad de procesos que se han adelantado.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Vencimiento de los términos por acumulación de Funciones.
El funcionario que instruye el proceso sea objeto de corrupción interna o externa.
La falta de personal. Controles:
Un software que sistematice todos los procesos.
Auditorias de control interno.
Contratar el personal suficiente.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1
Vigilancia Administrativa y
Judicial
Auto aceptando Recurso de Apelación: Elaboración de providencia aceptando recurso de Apelación presentado bien sea por el quejoso o por el implicado.
2
Oficio remisorio del expediente: Realización de documento que remite el expediente al despacho del Personero Municipal para que se surta segunda instancia.
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H. FLUJOGRAMA
VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL
INICIO
Auto aceptando Recurso
de Apelación
Oficio Remisorio del
expediente
FIN
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Código: M – GPI – 001
Fecha: 27/01/2016
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2.3 PROCESO: DIVISIÓN VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUIDICIAL - DISCIPLINARIO
2.3.5 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 5. Despacho Comisorio
A. OBJETIVO: Apoyo en la práctica de pruebas a oficinas de control
disciplinario interno de diferentes sedes.
B. DEPENDENCIA: Vigilancia Administrativa y Judicial
C. RELACIONES: Procedencia: La comisión ordenada por la oficina de control interno de otras entidades. Salida: La Remisión de actuaciones realizadas.
D. FORMATOS:
Citaciones, notificación personal y oficios de diferente índole dependiendo del caso en particular.
Actas de conciliación, constancias de no conciliación y constancia de archivo.
E. INFORMES: Se rinde un informe de forma periódica en donde se manifiestan la cantidad de procesos que se han adelantado.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Vencimiento de los términos por acumulación de Funciones.
La falta de personal. Controles:
Un software que sistematice todos los procesos.
Contratar el personal suficiente.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Vigilancia
Administrativa y Judicial
Práctica de pruebas por funcionario comisionado: Se realizan las prácticas de las pruebas cuando se comisiona al Personero Municipal otra Oficina de Control Disciplinario Interno o la Procuraduría General de la Nación.
2 Radicación del despacho comisorio en forma manual
3 Citaciones para la Declaración Testimonial: son enviadas al quejoso o testigo del hecho.
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4 Declaración Testimonial: Declaración bajo juramento acerca de la verificación de ciertos hechos, se hace de forma escrita.
5 Citación Versión Libre: son enviadas al implicado.
6 Versión Libre y Espontánea: la versión de los hechos del implicado, se hace de forma escrita.
7 Solicitud de Documentos o de Información: Producción intelectual y Digitación del escrito.
8 Visita especial o inspección: Esta visita se realiza de forma eventual según la necesidad del caso.
9 Citación de Notificación: son enviadas al Implicado
10 Diligencia de Notificación: cuando el implicado asiste a la personería y se realiza un oficio o constancia de que fue notificado.
11 Oficio remisorio de las pruebas practicadas a la oficina de origen
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H. FLUJOGRAMA
INICIO
Práctica de pruebas por
funcionario comisionado
Visita Especial o
Inspección
Solicitud información Citación para
Declaración Testimonial
Oficio Remisorio del
expediente
Citación de
Notificación
Citación Versión Libre
Espontanea
Declaración
Testimonial Versión Libre y
Espontánea
Oficio Remisorio de las
pruebas practicadas
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Código:
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2.4 PROCESO: CONCILIACIÓN
2.4.1 PROCEDIMIENTO: CC – 1. Centro de Conciliaciones (Civil, Familia, Penal y comercial)
A. OBJETIVO: solucionar conflictos, conciliar y agotar el requisito de
procedibilidad de la ley 640 de 2001.
B. DEPENDENCIA: Derechos Fundamentales.
C. RELACIONES: Procedencia: solicitud de audiencia Salida: por acta de conciliación, constancia de no conciliación o archivo.
D. FORMATOS:
Formato solicitud conciliación (F - CC – 001)
Citaciones, notificación personal y oficios de diferente índole dependiendo del caso en particular.
Actas de conciliación, constancias de no conciliación y constancia de archivo.
E. INFORMES: se rinde un informe de forma periódica en donde se manifiestan la cantidad de procesos que se han adelantado.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que el solicitante abandone el proceso sin presentar desistimiento alguno por escrito, ya que genera un desgaste por parte de la dependencia y dificulta el normal desarrollo y la secuencia con la que se llevan a cabo los demás procesos. Controles:
Después de varias citaciones y oficios dirigidos al solicitante, si este hace caso omiso a los diferentes requerimientos por parte de la dependencia se procede a enviar un último documento en donde se le manifiesta que deben presentarse dentro de los 5 días siguientes al recibo de la misma, o se entenderá que desiste de la solicitud y se procede al archivo.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Ventanilla única Direccionamiento de usuarios a la Dependencia de Centro
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virtual de Conciliaciones.
2 Centro de
Conciliaciones
Se asesora el usuario con el fin de establecer si el asunto
por el que se acude es objeto de audiencia de conciliación.
3
Una vez se establece que el asunto por el cual se consulta
si se pueda adelantar por este despacho, se procede a
hacer la entrega de la correspondiente solicitud, cuyo
formato es único de solicitud (F - CC – 001).
4
Cuando el usuario allega a la personería la solicitud en
mención se realiza la correspondiente radicación y se le
asigna el número de proceso.
5
Posteriormente se le realiza una llamada telefónica al
solicitante con el fin de darle a conocer por este medio la
posible fecha de la celebración de la audiencia y si está de
acuerdo se deja esta fecha como definitiva. Se avisa que
se debe acercar a las instalaciones tanto por su citación
como la del solicitado con su respectivo traslado.
6 Usurario y centro de
conciliaciones.
Cuando la persona se encuentra en la entidad recogiendo
los documentos enunciados anteriormente, se realiza la
respectiva notificación personal la cual debe firmar tanto el
usuario como la persona que hizo entrega de él.
7
Cuando el usuario se acerca por la citación se le hace
entrega del traslado del solicitado para que lo envíe por
correo certificado.
8
Centro de
conciliaciones
Al solicitado se le hace llegar por correo certificado con no
menos de 8 días de antelación, el correspondiente traslado
del proceso con su citación.
9 Día de la audiencia.
10
Solicitante o
solicitado y centro
de conciliaciones
Si solo viene una de las partes se procede a realizar la
correspondiente constancia de no realización de audiencia
que ira firmada por la parte asistida y el abogado
conciliador.
12 Centro de
Conciliaciones
Si no asiste ninguno la constancia ira firmada solo por la
conciliadora.
13 Se le concede un término de 3 días hábiles a la parte que
no asistió para que presente excusa.
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14 Solicitado o
solicitante
Si presenta la escusa dentro del término se procede a fijar
nueva fecha para lo cual se citan nuevamente las partes.
15 Si en la segunda citación tampoco asiste y no presenta
escusa se realizara la constancia de no comparecencia.
16 Si no presenta escusa
17 Solicitante y centro
de Concitaciones.
Si fue la parte solicitante quien no allego excusa, se
entiende que no está interesado en seguir con el proceso.
18 Centro de
Conciliaciones.
Se archiva
19
Centro de
Conciliaciones y
solicitada
Si es la parte solicitada quien no asistió y no allego excusa
se realiza una constancia de no comparecencia, la cual se
entrega a la parte solicitante en aras de que pueda iniciar
su proceso judicial ante la justicia ordinaria y se archiva
20 Centro de
Conciliaciones.
Si llega la fecha de la audiencia y no asiste la parte
convocada se procede a hacer la respectiva constancia de
no realización de la audiencia, la cual se le entregaría a la
parte asistida
21 Centro de
Conciliaciones
Si concilian, se levanta un acta de conciliación la cual
presta merito ejecutivo y hace tránsito a cosa juzgada
22
Si no concilian se levanta una constancia de conciliación
con la cual podrán acudir a la jurisdicción ordinaria en el
caso que la solicitud de audiencia haya sido para agotar el
requisito de procedibilidad de la ley 640 del 2001
23 En ambos casos se archiva y se registra en internet
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H. FLUJOGRAMA
VENTANILLA UNICA
CENTRO DE CONCILIACIONES USUARIOS (SOLICITANTE,
SOLICITADO)
F
INICIO
Recepción de
usuario
Asesoramiento al usuario
esclarecer si es objeto de
Audiencia
Formato Único de
Solicitud
Radica y se asigna
número de proceso
Fecha celebración de
Audiencia Notificación
(Telefónica)
Elaboración de
Citación
Enviar al Solicitante
(correo Certificado)
Asistencia
completa
AUDIENCIA
SI
NO
1
Constancia de no
Realización
Presentación
escusa
NO
SI
Constancia de no
Comparecencia
2
3
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VENTANILLA UNICA CENTRO DE
CONCILIACIONES USUARIOS (SOLICITANTE,
SOLICITADO)
1 2 3
Asistencia
completa
AUDIENCIA 2
SI
NO
Constancia de no
Realización
Presentación
escusa
NO
SI
CONCILIACION
Hay
conciliación
NO
SI
Archiva y
registra en
internet
Constancia de no
Comparecencia
Constancia de no
Conciliación
Acta de Conciliación la cual
presta merito ejecutivo y
hace tránsito a cosa juzgada
FIN
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El proceso de Gestión Contable y Financiera se desarrollara bajo el principio de eficiencia, permitiendo garantizar los ingresos y racionalizar los gastos, sin reducir los niveles de calidad de los servicios prestados.
Será de vital importancia la administración financiera la cual debe garantizar la disponibilidad de recursos para el cumplimiento de las metas trazadas.
El Presupuesto de la Personería Municipal de Armenia será generado manteniendo todos los parámetros y condiciones establecidas en la normatividad que lo rige, igualmente el proceso de Gestión de Recursos a cargo de la Dirección Financiera estará enmarcado en los principios de eficacia, eficiencia y economía, garantizando la disponibilidad de los bienes y servicios que permitan mejorar el desempeño de los procesos de la entidad.
La Gestión Contable de la Personería Municipal estará enmarcada en las normas y disposiciones legales vigentes, en especial las expedidas por la Contaduría General de la Nación.
Los procesos de contratación de la entidad estará enmarcado en el cumplimiento de las normas constitucionales, legales y reglamentarias vigentes y se desarrollará de conformidad con lo establecido en el Manual de Contratación que la entidad adopte.
El proceso de talento humano de la entidad deberá lograr que los procesos cuenten con personal competente, con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas.
El proceso de gestión documental será el soporte del Sistema de Gestión de Calidad y será un proceso transversal a la organización que se implementara acorde con las disposiciones legales vigentes así como también en lo relacionado con la ley general de archivo.
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA
3.1.1 PROCEDIMIENTO: PDF – 1. Elaboración de proyecto de presupuesto
A. OBJETIVO: Aprobación del Presupuesto de gastos de Funcionamiento de la Entidad para cada Vigencia.
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: Secretaria de Haciendo Municipio
D. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento.
E. INFORMES: No se rinde informe en este procedimiento.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que no se apruebe el presupuesto para la vigencia Controles:
Realización del reporte
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Secretaria de
hacienda Reporte presupuestal secretaria de hacienda
2 Concejo municipal
Determinar aumento salarial de la planta de personal
3 División
financiera Proyectar prestaciones sociales y seguridad social
4 Proyección demás gastos de servicios personales indirectos
5 Proyección de gastos generales
6 Envió de este documento a la secretaria para inclusión en el proyecto de acuerdo
7 Alcaldía de
armenia Socialización n el concejo municipal del proyecto
8 Concejo municipal
Asistencia a debates
9 Dirección financiera
Una vez aprobado liquidarlo a través de acto administrativo
10 Implementación del plan de anual mensualizado de caja
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H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA ALCALDIA DE ARMENIA
INICIO
Secretaria de Hacienda
Municipal
Proyectar prestaciones sociales y
seguridad social
FIN
Determinar aumento salarial de
la planta de personal (concejo
municipal)
Proyectar demás gasto de
servicios personales indirectos
Proyectar gastos generales
Enviar documento a la secretaria
de hacienda para inclusión en el
proyecto
Socialización en el concejo
municipal del proyecto
Asistencia a debates Liquidación a través de acto
administrativo
Implementación del plan anual
mensualizado de caja
Reporte Presupuestal
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA
3.1.2 PROCEDIMIENTO: PDF – 2. Movimiento presupuestal mensual.
A. OBJETIVO: Ejecución presupuestal mensual de gastos para el
Funcionamiento de la Entidad mensual.
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: Secretaria de Haciendo Municipio
D. FORMATOS: Ejecución del presupuesto de la entidad (formato creado en Excel).
E. INFORMES: No se rinde informes en este procedimiento.
F. RIESGOS Y CONTROLES: RIESGOS:
Que no sea ejecutado el presupuesto mensual CONTROLES:
Formatos de ejecución de presupuesto de la entidad
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Dirección Financiera
Crear hoja de trabajo de rubro presupuestal liquidado por el acto administrativo
2
Apropiación de los recursos mediante los certificados de disponibilidad.
3
Mitigar gastos que inciden en la entidad por cada rubro.
4
Cierre mensual mediante el cual se determina valor ejecutado, saldo disponible y comprometido
5
Control de formatos de la ejecución del presupuesto de la entidad mediante formato diseñado en Excel.
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H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA
Apropiar recursos mediante los
certificados de disponibilidad
Mitigar gastos que inciden en la
entidad por cada rubro
Control de formatos de la ejecución
del presupuesto de la entidad
INICIO
FIN
Crear hoja de trabajo de rubro
presupuestal liquidado
Cierre mensual
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA
3.1.3 PROCEDIMIENTO: PDF – 3. Modificación Presupuestal.
A. OBJETIVO: Realizar Ejecuciones mensuales, Base de datos
Presupuestal en Programa Excel, visto bueno personero a través de acto administrativo.
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: Secretaria de Haciendo Municipio
D. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento.
E. INFORMES: No se rinde informes en este procedimiento. F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
Que no se apruebe el presupuesto para la vigencia
Controles:
Realización del reporte
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 División
financiera Análisis de rubros que requieren traslados presupuestales
2 Verificación de excedentes presupuestales disponibles en cada rubro.
3 Despacho Personero
Acto administrativo donde se formaliza los traslados (créditos y contra créditos)
4 Dirección Financiera
Aplicación de traslados en las hojas de trabajo, aplicando a cada rubro afectado.
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H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA DESPACHO PERSONERO
INICIO
Analizar los rubros
FIN
Verificar los excedentes
presupuestales disponibles
Formalizar los traslados
(créditos y contra créditos)
Aplicación de traslados
en las hojas de trabajo
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA 3.1.4 PROCEDIMIENTO: PDF – 4. Plan Anual Mensualizado de Caja PAC
A. OBJETIVO: Contar con los recursos económicos para los gastos de
funcionamiento de la Entidad.
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera
D. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento.
E. INFORMES: No se rinde informe en este procedimiento. F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
Que nos e cumpla a cabalidad el plan mensualizado de caja
Controles:
Plan anual mensualizado de caja
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Despacho Personero
Durante los Primeros días del mes de Enero se envía a la Secretaría de Hacienda el Plan Anual Mensualizado de Caja para cada vigencia.
2
Durante los Primeros tres días de cada mes se envía un oficio a la Secretaría de Hacienda, solicitando la transferencia del PAC programado del mes.
3 Dirección Financiera
Se consulta telefónicamente el número de cuenta asignada en el área de Presupuesto y Contabilidad del Municipio. Y posteriormente a la tesorería para constatar el giro del cheque
4 Tesorería Municipal
Se retira el cheque por parte de un funcionario de la Entidad, el cual debe llevar copia de la Cedula de Ciudadanía y sello de la Entidad.
5 INDEQUI Se consigna el Cheque en INDEQUI y expiden una nota crédito a favor de la Entidad.
6 Dirección Financiera
Se efectúa el registro contable y presupuestal de dicho ingreso.
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Versión: 001
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H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA OTRAS DEPENDENCIAS
INICIO
Enviar a la Secretaría de Hacienda
el Plan Anual Mensualizado
(Despacho Personero)
FIN
Se consulta el número de cuenta
asignada y a la tesorería para
constatar el giro del cheque
Retirar el cheque por parte de un
funcionario de la Entidad
(Tesorería Municipal)
Se consigna el Cheque en INDEQUI
Oficio solicitando la
transferencia del PAC
Efectuar el registro contable
y presupuestal de dicho
ingreso
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA
3.1.5 PROCEDIMIENTO: PDF – 5. Elaboración y pago de nómina personal de planta.
A. OBJETIVO: Ejecución presupuestal para el pago oportuno del personal
de planta.
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: Secretaria de Haciendo Municipio.
D. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento.
E. INFORMES: No se rinde informe para este procedimiento.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que no sea realice el pago al personal
Controles:
Soporte del formato de pago de nomina
Registro de comprobante de egreso
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1
Personería Auxiliar,
Entidades Crediticias,
Cooperativas, Juzgados.
Admisión de Novedades de Personal en materia de vacaciones, ingresos, retiros, incapacidades, suspensiones, descuentos de nómina, embargos etc.
2 Dirección Financiera
Elaboración e impresión de la nómina aplicando las deducciones requeridas.
3 Despacho de
Personero Revisión y visto bueno por parte del ordenador del gasto
4 Dirección Financiera
Expedición de Disponibilidad, registro presupuestal y Orden de pago.
5 Despacho Personero
Oficio Ordenando transferencia.
6 Dirección Financiera
Recepción y revisión de cheques solicitados.
7 Elaboración, registro e impresión del
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Comprobante de Egreso en el Programa Contable.
8 Pago y firma del formato de nómina manejado por la Entidad.
9 Registro Presupuestal del gasto en hojas de trabajo de los rubros afectados.
H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA PERSONERO
INICIO
Revisión por parte del
ordenador del gasto
Expedición de Disponibilidad,
registro presupuestal y Orden de
pago.
Elaboración, registro e impresión
del Comprobante de Egreso
Recepción y revisión de cheques
solicitados
Pagar y firmar el formato de
nómina
Elaboración de nómina aplicando
las deducciones requeridas
Oficio Ordenando
transferencia
Registro Presupuestal del
gasto
FIN
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Versión: 001
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA
3.1.6 PROCEDIMIENTO: PDF – 6. Pago a Contratistas
A. OBJETIVO: Pagos Oportunos a Contratista
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: Dirección Financiera
D. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento.
E. INFORMES:
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que no se realice el pago a contratista
Que se realicen desembolso indebidos
Controles:
Conciliaciones bancarias
Desprendibles de pago
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Personaría
Auxiliar
Recepción de actas de Vigilancia y Control, dentro de los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del mes.
2 Despacho Personero
Liquidación de honorarios o servicios de cada Contratista.
3 Dirección Financiera
Orden de giro por parte del ordenador del gasto.
4 Elaboración, registro e impresión del Comprobante de Egreso en el Programa Contable.
5 Registro Presupuestal del gasto en la hoja de trabajo del rubro afectado.
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Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
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H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA OTRAS DEPENDENCIAS
INICIO
Recepción de actas de Vigilancia y
Control (Personería Auxiliar)
FIN
Liquidación de honorarios o
servicios (Personero)
Orden de giro por parte del
ordenador del gasto (Despacho
Personero)
Elaboración, registro e impresión
del Comprobante de Egreso
Registro Presupuestal del gasto
en la hoja de trabajo del rubro
afectado
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA
3.1.7 PROCEDIMIENTO: PDF – 7. Pago Proveedores
A. OBJETIVO: Pagos oportunos a Proveedores
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera
D. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el
desarrollo de este procedimiento.
E. INFORMES: No se rinde informe en este procedimiento.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que no se realice el pago a contratista
Que se realicen desembolso indebidos
Controles:
Conciliaciones bancarias
Desprendibles de pago
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Proveedor de
bienes y servicios Contar con factura o cuenta de cobro que cumpla con los requisitos de ley.
2 Dirección Financiera
Adjuntar al Contrato con todos sus anexos.
3 Solicitar recibido a satisfacción del bien o servicio, por parte del funcionario que ejerce la vigilancia y control.
4 Liquidar el valor a pagar aplicando los descuentos de Ley y Expedir la Orden de pago.
5 Revisión y visto bueno ordenador del gasto
6 Elaboración del cheque.
7 Elaboración y registro Comprobante de Egreso
8 Entrega de cheque
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H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA OTRAS DEPENDENCIAS
INICIO
Factura o cuenta de cobro que
cumpla con los requisitos de ley.
(Proveedor d Bienes y servicios)
FIN
Adjuntar al Contrato con todos
sus anexos
Solicitar recibido a
satisfacción del bien o
Servicio
Liquidar el valor a pagar
Elaboración del cheque
Revisión y visto bueno
ordenador del gasto
Entrega de cheque
Elaboración y registro
Comprobante de Egreso
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA
3.1.8 PROCEDIMIENTO: PDF – 8. Pago de servicios públicos.
A. OBJETIVO: Realizar el pago oportuno de los servicios públicos de la
entidad.
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: Secretaria de Haciendo Municipio.
D. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento.
E. INFORMES: No se rinde informe para este procedimiento.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que no se realice el pago oportuno de cada servicio publico
Controles:
Registro de pago de factura
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Recepción de documentos
Recepción y revisión facturas Servicios Público
2 Dirección Financiera
Expedición de Certificado de Disponibilidad, Registro Presupuestal y Orden de pago
3
Elaboración de Cheque
4
Elaboración Comprobante de Egreso
5
Cancelación de la obligación
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H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA
INICIO
Recepción y revisión facturas
Servicios Público
Expedición de Certificado de
Disponibilidad, Registro
Presupuestal y Orden de pago.
FIN
Elaboración de Cheque
Cancelación de los servicios
públicos.
Elaboración
Comprobante de Egreso
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA
3.1.9 PROCEDIMIENTO: PDF – 9. Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
A. OBJETIVO: Expedir Certificados de Disponibilidad Presupuestal
confiables y oportunos.
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera
D. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento.
E. INFORMES:
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que se modifiquen los montos en beneficios de terceros
Controles:
Registro en libros de las solicitudes y de las expediciones
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Despacho Personero
Solicitud de Disponibilidad por parte del Ordenador del gasto.
2 Dirección Financiera
Verificación de Disponible Presupuestal en el rubro a afectar.
3 Si no hay disponible presupuestal, se procede a efectuar análisis de excedentes y se efectúan traslados a través de acto administrativo.
4 Registro en hojas de trabajo de acto administrativo (Traslados presupuestales)
5
Si hay disponible Presupuestal, se procede a asignar un consecutivo en el libro de control de disponibilidades.(Teniendo en cuenta Fecha, rubro y valor)
6 Se elabora e imprime El CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal)
7 Registro de Disponibilidad Presupuestal en hojas de trabajo por rubro.
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8 Entrega del CDP
H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA DESPACHO PERSONERO
INICIO
FIN
Asignar un consecutivo en el
libro de control de
disponibilidades
Efectuar análisis de
excedentes y traslados
Entrega del CDP
Registro de Disponibilidad
Registro en hojas de trabajo
(Traslados presupuestales)
Se elabora e imprime El CDP
(Certificado de Disponibilidad
Presupuestal)
Solicitud de
Disponibilidad
SI
NO
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA
3.1.10 PROCEDIMIENTO: PDF – 10. Registro Presupuestal en Contratos.
A. OBJETIVO: Expedición de registros Oportunos
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: DIRECCION FINANCIERA
D. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el
desarrollo de este procedimiento.
E. INFORMES:
F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
Que se modifiquen los montos en beneficios de terceros
Controles:
Registro en libros de las solicitudes y de las expediciones
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Personería
Auxiliar
Solicitud de Registro Presupuestal con su soporte (Contrato firmado y legalizado, con información datos personales del Contratista.
2 Dirección Financiera
Asignación de Consecutivo en libro de Control de Registros (Teniendo en cuenta rubro, fecha de inicio, información personal y valor).
3 Elaboración e impresión de Registro Presupuestal.
4 Entrega del Registro Presupuestal junto con el Contrato.
5 Registro de documento en las hojas de trabajo y base datos de Contratistas.
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H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA PERSONERIA AUXILIAR
INICIO
Solicitud de Registro
Presupuestal
FIN
Asignación de Consecutivo en
libro de Control de Registros
Registro de documento en
las hojas de trabajo
Entregar el Registro
Presupuestal junto con
el Contrato
Elaboración e impresión
de Registro Presupuestal
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA
3.1.11 PROCEDIMIENTO: PDF – 11. Registro Presupuestal cuentas en general (Proveedores bienes y servicios, servicios públicos, Arrendamientos, Caja menor, Viáticos, Nomina, Prestaciones, Seguridad Social etc.)
A. OBJETIVO: Expedición de registros Oportunos
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera
D. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el
desarrollo de este procedimiento.
E. INFORMES:
F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
Que se modifiquen los montos en beneficios de terceros
Controles:
Registro en libros de las solicitudes y de las expediciones
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Dirección Financiera
Una vez expedido el CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal), se procede a la asignación del consecutivo en el libro de Control de Registros.
2 Elaboración e impresión de Registro Presupuestal.
3 Registro de documento en las hojas de trabajo por rubro.
4 Se adjunta a la cuenta cancelada.
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H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA
INICIO
FIN
Una vez expedido el CDP se
asigna del consecutivo en el
libro de Control de Registros.
Elaboración e impresión de
Registro Presupuestal.
Se adjunta a la cuenta
cancelada.
Registro de documento en las
hojas de trabajo por rubro.
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA
3.1.12 PROCEDIMIENTO: PDF – 12. Comisión de Estudios
A. OBJETIVO: Pago oportuno de la inscripción o matrícula del Programa
Académico.
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera
D. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento.
E. INFORMES:
F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
Que se modifiquen los montos en beneficios de terceros
Controles:
Revisión a los registros de inscripción de los programas académicos
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Personería
Auxiliar-talento humano
Recepción de Acta del Comité de capacitación donde se aprueba la Comisión de estudios.
2 Dirección Financiera
Expedición de Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal
3 Despacho Personero
Acto administrativo donde se ordena el gasto
4 Dirección Financiera
Inscripción del Servidor Público al Programa académico.
5 institución Educativa
Expedición de factura y documentos legales por parte de la Institución educativa.
6 Dirección Financiera
Liquidación del pago aplicando los descuentos de Ley.
7 Giro Institución Educativa o capacitadora.
8 Elaboración de Comprobante de Egreso.
9 Pago o Consignación a la Institución Educativa.
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H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA PERSNERO
INICIO
FIN
Recepción de Acta del Comité de
capacitación (Personería Auxiliar)
Pago o Consignación a la
Institución Educativa
Inscripción del servidor Público
Elaboración de Comprobante de
Egreso
Liquidación del pago aplicando
los descuentos de Ley
Expedición de Certificado de
Disponibilidad y Registro
Presupuestal
Acto administrativo donde se
ordena el gasto
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA
3.1.13 PROCEDIMIENTO: PDF – 13. Presentación de Informes trimestrales al Ente de Control
A. OBJETIVO: Presentación oportuna de la Rendición de la cuenta.
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: DIRECCION FINANCIERA
D. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el
desarrollo de este procedimiento.
E. INFORMES: Informe CGN (Contaduría General de la Nación) Informe de ejecución presupuestal ingresos Contraloría Municipal
F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
Que se presenten a destiempo
Controles:
Revisión de las fechas de presentación de los informes
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Dirección Financiera
Cierre presupuestal del mes.
2 Extracción de saldos de cada rubro presupuestal.
3 Traslado de saldos de ejecución, compromisos, modificaciones presupuestales al formato de Ejecución presupuestal.
4 Actualización de la Ejecución de ingresos del mes.
5 Diligenciamiento de formatos.
6 Impresión de los informes (Ejecución Presupuestal de gastos y Ejecución de ingresos)
7 Revisión informe Señor Personero Municipal.
8 Despacho Personero
Enviar el Informe al Ente de Control.
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H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA DESPACHO PERSONERO
INICIO
FIN
Enviar el informe al Ente de
control
Impresión de los informes
Actualización de la Ejecución de
ingresos del mes
Revisar el informe
Diligenciamiento de formatos
Cierre presupuestal del mes
Extracción de saldos de cada
rubro presupuestal.
Traslado de saldos de ejecución,
compromisos, modificaciones
Presupuestales
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA
3.1.14 PROCEDIMIENTO: PDF – 14. Presentación de Informes trimestrales contaduría general de la Nación y copia para el Ente de Control.
A. OBJETIVO: Presentación oportuna de la Rendición de la cuenta.
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera
D. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el
desarrollo de este procedimiento.
E. INFORMES:
Informe CGN (Contaduría General de la Nación)
Informe de ejecución presupuestal ingresos Contraloría Municipal
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que se presenten a destiempo
Controles:
Revisión de las fechas de presentación de los informes
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Dirección Financiera
Cierres contables del mes
2 Impresión Balance de Prueba del trimestre.
3 Elaboración de formatos CGN2005,01 Y CGN2005,02, de notas contables y del FUT (Formato Único Territorial).
4 Diligenciamiento de formatos CGN2005,01 Y CGN2005,02, FUT (Formato Único Territorial)
5 Validación de la información en el CHIP
6 Impresión de formatos.
7 Despacho Personero
Revisión y firma del Representante Legal y Financiero.
8 Dirección Financiera
Presentación Informe en medio impreso y magnético a la Secretaria de Hacienda del Municipio para la consolidación.
9 Se envía copia a la Contraloría Municipal de Armenia.
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H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA DESPACHO PERSONERO
INICIO
FIN
Revisión y firma del
Representante Legal y Impresión de formatos
Validación de la información en
el CHIP
Cierres contables del mes
Impresión Balance de Prueba del
trimestre
Presentación Informe en
medio impreso y
magnético (Contraloría)
Elaboración de formatos y
Diligenciarlos
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA
3.1.15 PROCEDIMIENTO: PDF – 15. Presentación de Informes trimestrales contaduría general de la Nación y copia para el Ente de Control.
A. OBJETIVO: Presentación oportuna de la Rendición de la cuenta.
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera
D. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el
desarrollo de este procedimiento.
E. INFORMES:
Informe CGN (Contaduría General de la Nación)
Informe de ejecución presupuestal ingresos Contraloría Municipal
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que se presenten a destiempo
Controles:
Revisión de las fechas de presentación de los informes
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Dirección Financiera
Cierres contables del mes
2 Establecer costos de Personal de cada trimestre de acuerdo a formato e Ítems establecidos por la Contraloría General.
3 Diligenciar formatos de Personal y costos con la información extraída (Trimestral)
4 Elaborar Ejecución Presupuestal de gastos (mensual)
5 Elaborar Ejecución Presupuestal de ingresos (mensual)
6 Impresión de los tres reportes y grabar en medio magnético
7 Oficio Remisorio a la División de Presupuesto del Municipio.
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H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA
INICIO
FIN
Impresión de los tres reportes y grabar
en medio magnético consolidación.
Elaborar Ejecución Presupuestal
de gastos y de ingresos
Cierres Presupuestales del mes
Establecer costos de Personal
Diligenciar formatos de Personal y
costos con la información extraída
Oficio Remisorio a la División de
Presupuesto del Municipio
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA
3.1.16 PROCEDIMIENTO: PDF – 16. Información Medios Magnéticos DIAN
A. OBJETIVO: Presentación oportuna Información medios magnéticos.
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: DIRECCION FINANCIERA
D. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el
desarrollo de este procedimiento.
E. INFORMES: Medios Magnéticos DIAN
F. RIESGOS Y CONTROLES: RIESGOS:
Que se presenten a destiempo
CONTROLES:
Revisión de las fechas de presentación de los informes
Revisión de Presentación de los Medios magnéticos de la entidad
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Dirección Financiera
Impresión libros auxiliares de las cuentas de retención en la fuente del año inmediatamente anterior. Con información de terceros.
2
Verificar si la información en el sistema de cada tercero se encuentra completa para diligenciar el formato de medios magnéticos (No Cedula, RUT, Dirección)
3 Si no está completa se debe acudir a los Contratos para extractar la información.
4 Solicitar a la DIAN o en la página WEB de la DIAN el formato actualizado
5 Diligenciar el formato y validarlo.
6 Presentación del Informe en formato electrónico a través del MUISCA.
7 DIAN Expedición de acuse de recibo por parte de la DIAN.
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H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA
INICIO
FIN
Solicitar a la DIAN el formato
actualizado
Diligenciar el formato y validarlo
Acudir a los Contratos para extractar
a información.
Impresión libros auxiliares de las
cuentas de retención en la fuente
Expedición de recibo por
parte de la DIAN
Verificar si la información se
encuentra completa para diligenciar
el Formato
Presentación del
Informe
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA - PRESENTACIÓN INFORME ANUAL DE RENDICIÓN DE LA CUENTA
3.1.17 PROCEDIMIENTO: PDF – 17. Presentación oportuna y con información fidedigna que permita su verificación por el Ente de Control.
A. OBJETIVO: Presentación oportuna Información medios magnéticos.
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera
D. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento.
E. INFORMES: Informe de rendición de la cuenta
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que se presenten a destiempo
Controles:
Revisión de las fechas de presentación de los informes
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Dirección Financiera
Cierres del año (Contables y Presupuestales)
2 Diligenciamiento de Formatos establecidos por el Ente de Control relacionados con la División Financiera.
3
Elaboración reportes anexos a la rendición de la cuenta según Resolución 048 de 2002 (Estados Contables, Notas a los Estados Financieros, Plan de Compras y su ejecución
4 Coordinación con el Despacho y Personería Auxiliar para consolidar la información.
5 Despacho Personero
Firma de los Formatos por parte del Representante Legal.
6 Envío de la Información en medio impreso y Magnético al Ente de Control.
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DIRECCION FINANCIERA PERSONERO
INICIO
FIN
Coordinación con el Despacho y Personería
Auxiliar para consolidar la información
Diligenciamiento de
Formatos
Firmar los Formatos
Elaboración reportes anexos a la
rendición de la cuenta
Envío de la Información en
medio impreso y Magnético
Cierres del año (Contables
y Presupuestales)
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA
3.1.18 PROCEDIMIENTO: PDF – 18. Giro Recaudo Estampillas
A. OBJETIVO: Presentación oportuna Información medios magnéticos.
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: DIRECCION FINANCIERA
D. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento.
E. INFORMES: No hay Informes
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que no se realice el giro
Controles:
Revisión de giros
Conciliación bancaria
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Dirección Financiera
Al finalizar el mes imprimir libros auxiliares de las cuentas donde se registra las retenciones por concepto de estampillas.
2 Efectuar revisión de terceros y valores retenidos para conciliar su correspondencia.
3 Giro de cheque.
4 Elaboración de Comprobante de Egreso
5 Elaboración relación de estampillas que contenga (Fecha, No Comprobante, Nombre Sujeto Retención, Concepto, valor bruto, valor retenido)
6
Consignación a la Entidad recaudadora y reclamación de la Estampilla si la Entidad es Hospital Departamental o Gobernación del Quindio y recibo de consignación cuando se trate de recaudos para el Municipio de Armenia.
7 Se adhiere estampilla a la relación y se perfora.
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H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA
INICIO
FIN
Giro de cheque
Elaboración relación de estampillas
Efectuar revisión de terceros y valores
retenidos
Imprimir libros auxiliares de las
cuentas
Consignación a la Entidad
recaudadora y reclamación de la
Estampilla
Se adhiere estampilla a la relación
y se perfora
Elaboración de Comprobante de
Egreso
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA
3.1.19 PROCEDIMIENTO: PDF – 19. Giro Retenciones en la fuente por concepto de Renta, IVA y CREE y retenciones de Industria y Comercio ICA
A. OBJETIVO: Declaraciones y Pagos oportunos obligaciones tributarias
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera
D. FORMATOS: Formato de la DIAN
E. INFORMES: No hay Informes
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que no se realice el giro
Controles:
Revisión de giros
Conciliación bancaria
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Dirección Financiera
Cierre del mes.
2 Impresión de libro auxiliar de las cuentas donde se registran los descuentos por retenciones en la fuente.
3 Conciliación de valores retenidos y terceros para verificar su correspondencia.
4 Elaboración de Declaración tributaria mensual sea de retenciones en la fuente o de Retenciones por Industria y Comercio
5 Firmas de las Declaraciones por parte del Representante Legal.
6 Giro de cheque o pago electrónico
7 Elaboración de Comprobante de Egreso.
8 Presentación y pago Declaraciones Tributarias.
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H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA
INICIO
FIN
Conciliación de valores retenidos y
terceros para verificar su
correspondencia
Firmas de las Declaraciones
Impresión de libro auxiliar de
las cuentas
Cierre del mes
Giro de cheque o pago electrónico
Presentación y pago
Declaraciones Tributarias
Elaboración de Declaración
tributaria mensual
Se Elaboración de
Comprobante de Egreso
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA
3.1.20 PROCEDIMIENTO: PDF – 20. Causación Prestaciones sociales y Seguridad Social.
A. OBJETIVO: Contar con unas obligaciones y balances ajustados a la
realidad.
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: DIRECCION FINANCIERA
D. FORMATOS:
E. INFORMES: No hay Informes
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Controles:
Revisión de Causaciones y registros contables
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Dirección Financiera
Al finalizar el mes se calcula las prestaciones y la seguridad social del mes inmediatamente anterior, con base en la nómina cancelada.
2 Se imprime las liquidaciones las cuales se encuentran en archivos de Excel.
3 Se registra la provisión en el Sistema a través de notas Contables.
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H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA
INICIO
FIN
Se imprime las liquidaciones
Se registra la provisión en el
Sistema
Calcular las prestaciones y la
seguridad social
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA
3.1.21 PROCEDIMIENTO: PDF – 21. Calculo y registro Depreciación Acumulada.
A. OBJETIVO: Activos llevados a su valor real y Balances ajustados a la
Realidad.
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: DIRECCION FINANCIERA
D. FORMATOS:
E. INFORMES: No se rinde informe para este procedimiento.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Llevar la depreciación de forma incorrecta Controles:
Revisión de causación y registros contables
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Dirección Financiera
Actualizar cada mes Cedula de Activos de la Entidad la cual se encuentra en archivo de Excel.
2 Verificar activos comprados en el mes para su inclusión en la Cedula de Activos de la Entidad.
3 Calculo de Depreciaciones de cada activo utilizando el método de línea recta.
4 Impresión de Cedula de activos.
Registro contable del cálculo de la Depreciación a través de nota contable
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H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA
INICIO
FIN
Verificar activos comprados en
el mes
Calculo de Depreciaciones
de cada activo
Actualizar cada mes Cedula de
Activos de la Entidad
Impresión de Cedula de activos
Registro contable del
cálculo de la Depreciación
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA
3.1.22 PROCEDIMIENTO: PDF – 22. Consignación de Cesantías al Fondo Nacional del Ahorro
A. OBJETIVO Efectuar consignaciones de las doceavas de Cesantías
dentro de los términos que dicta la ley.
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera
D. FORMATOS:
E. INFORMES: No se rinde informe para este procedimiento.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
No realizar las consignaciones de las cesantías
Controles:
Consignaciones
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Dirección Financiera
Al iniciar cada vigencia se calcula el valor por concepto de cesantías de los funcionarios que se encuentren afiliados al Fondo Nacional del Ahorro.
2 Se establece la Doceava Mensual a girar al Fondo Nacional
3 Se Expide El certificado de disponibilidad Presupuestal, el registro presupuestal y la orden de pago.
4 Giro de Cheque.
5 Elaboración de Comprobante de Egreso.
6 Se consigna la doceava en el formato de Consignación dado por el Fondo Nacional
7 Se envía reporte de la consignación al Fondo Nacional del Ahorro en Bogotá para que sea cargado al Sistema.
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H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA
FIN
INICIO
Se consigna la doceava en el formato
de Consignación dado por el Fondo
Nacional
Se establece la Doceava Mensual a
girar al Fondo Nacional.
Calcular el valor por concepto de
cesantías de los funcionarios
Giro de Cheque
Se envía reporte de la consignación
al Fondo Nacional del Ahorro
Se Expide El certificado de
disponibilidad Presupuestal
Elaboración de Comprobante
de Egreso
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA
3.1.23 PROCEDIMIENTO: PDF – 23. Reporte Anual Consolidado de Cesantías al Fondo Nacional del Ahorro.
A. OBJETIVO Que el Fondo Nacional del Ahorro cuente con la información
necesaria para cargar al sistema las Cesantías de cada afiliado
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera
D. FORMATOS:
E. INFORMES: No se rinde informes para este procedimiento.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
No realizar las consignaciones de las cesantías Controles:
Consignaciones
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Dirección Financiera
Una vez finalizada la vigencia se realiza un informe consolidado que contiene relación de giros con fecha de consignación, valor y periodo al que corresponde.
2
Se realiza un reporte que contiene Numero de Cedula de Ciudadanía de cada afiliado, nombre y valor consignado por cada uno de ellos, este debe ir firmado por la persona que tiene la Firma Registrada en el Fondo.
3 Personería
Auxiliar
Se envían estos dos reportes al Fondo Nacional a través de un oficio que también debe estar firmado por la Personera Auxiliar.
4 Fondo Nacional Se espera el reporte por escrito del fondo, donde informan que las Cesantías de cada funcionario han sido cargadas satisfactoriamente al Sistema.
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H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA PERSONERIA AUXILIAR
INICIO
Se realiza el reporte
Se espera el reporte por
escrito del fondo Nacional
FIN
Se realiza un informe
consolidado
Se envían estos dos
reportes al Fondo
Nacional
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA
3.1.24 PROCEDIMIENTO: PDF – 24. Consignación de Cesantías a Fondos Privados
A. OBJETIVO Que el Fondo Nacional del Ahorro cuente con la información
necesaria para cargar al sistema las Cesantías de cada afiliado.
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera
D. FORMATOS: Estipulados por los fondos privados
E. INFORMES: No hay Informes
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
No realizar las consignaciones de las cesantías Controles:
Consignaciones
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Dirección Financiera
Liquidar el valor de las Cesantías que le corresponden a cada empleado.
2 Expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal.
3 Establecer a que fondo de Cesantías se encuentra afiliado cada empleado.
4 Diligenciar formatos de pago de cada Fondo y tomar firma de Representante Legal, Jefe de Personal o Director Financiero.
5 Giro de cheque para cada Fondo de Cesantías.
6 Elaboración Comprobante de Egreso
7 Se realiza la cancelación
8 Una vez realizada la Consignación se envía reporte a cada funcionario.
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H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA
INICIO
Expedir el Certificado de Disponibilidad
Presupuestal y Registro Presupuestal
Liquidar el valor de las
Cesantías
Establecer a que fondo de Cesantías se
encuentra afiliado cada empleado
FIN
Giro de cheque
Se realiza la cancelación
Enviar reporte a cada funcionario
Diligenciar formatos de
pago de cada Fondo
Elaboración Comprobante
de Egreso
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA
3.1.25 PROCEDIMIENTO: PDF – 25. Liquidación y pago periodo vacacional
A. OBJETIVO Cumplir con el Plan de Vacaciones programado al iniciar la
vigencia.
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera
D. FORMATOS:
Solicitud del funcionario
Certificado disponibilidad presupuestal
Registro presupuestal
Orden del día
E. INFORMES: No hay Informes
F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
Que no se haga efectiva la solicitud Controles:
Revisión del tiempo laborado
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Despacho Personero
Se allega a la División Financiera oficio del funcionario solicitante con el visto bueno del Señor Personero.
2 Dirección Financiera
Se liquida el valor de las Vacaciones y Prima de Vacaciones.
3 Se Expide El certificado de disponibilidad Presupuestal, el registro presupuestal y la Orden de pago.
4 Se elabora resolución autorizando el disfrute del Periodo Vacacional.
5 Se pasa al Despacho para firma del Señor Personero Municipal.
6 Giro de cheque
7 Elaboración del Comprobante de Egreso.
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8 Se archiva Resolución original en carpeta de Resoluciones de la vigencia.
9 Se archiva copia de la Resolución y la liquidación en la hoja de vida del Funcionario
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H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA DESPACHO PERSONERO
INICIO
Se liquida el valor de las
Vacaciones y Prima de Vacaciones
Se Expide El certificado de disponibilidad
Presupuestal, el registro presupuestal y
la Orden de pago
FIN
Se pasa al Despacho para firma
del Personero Municipal
Giro de cheque
Se allega oficio del
funcionario solicitante con el
visto bueno
Se elabora resolución
Elaboración del
Comprobante de
Egreso
Se notifica la Resolución
al Funcionario
Resolución
original y
copia
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA
3.1.26 PROCEDIMIENTO: PDF – 26. Pago Seguridad Social
A. OBJETIVO Realizar Pagos oportunos de la Seguridad Social y aportes
parafiscales mensuales.
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera
D. FORMATOS:
E. INFORMES: No hay Informes
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que son se efectué el pago Controles:
Registro de pago de la seguridad social
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Personería
Auxiliar
Al finalizar cada mes se recepcionan las novedades en materia de Personal que afecten la liquidación de la Seguridad Social (Incapacidades, Licencias, Vacaciones, etc.).
2 Dirección Financiera
Se reportan dichas novedades en el SOI y se efectúa la liquidación de aportes mensuales.
3 Se efectúa revisión de cada aporte y cada fondo o EPS.
4 Se expide el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Registro y Orden de pago.
5 Orden de Transferencia electrónica.
6 Se ingresa al Sistema del SOI se recupera la planilla liquidada.
7 Se efectúa el pago a través del SOI.
8 Una vez llevada a cabo la transacción se imprime el reporte de pago exitoso.
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H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA PERSONERIA AUXILIAR
INICIO
expedir Certificado de
Disponibilidad Presupuestal,
Registro y Orden de pago.
Recepcionar las novedades
en materia de Personal
Se reportan novedades en el SOI y
se efectúa la liquidación de aportes
mensuales
Efectuar revisión de cada aporte y
cada fondo o EPS
FIN
Orden de Transferencia electrónica
Ingresar al Sistema del SOI,
recuperar la planilla liquidada
Se efectúa el pago
Imprimir el reporte de pago
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA
3.1.27 PROCEDIMIENTO: PDF – 27. Apertura Caja Menor de la vigencia.
A. OBJETIVO Efectuar una regulación y manejo de estos fondos de
acuerdo a la Ley.
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: DIRECCION FINANCIERA
D. FORMATOS:
E. INFORMES: No hay Informes
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que no se cumpla con lo pactado en la planeación
Controles:
Resolución
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Despacho Personero
Al iniciar vigencia se expide un acto administrativo que autoriza la apertura de la caja menor, el cual establece las directrices para su manejo.
2 Dirección Financiera
Se verifica que el Funcionario designado cuente con su respectiva póliza de manejo de recursos públicos.
3 Se efectúa apertura de las hojas de trabajo por rubro y monto autorizado para el año, los cuales pueden sufrir modificaciones.
4 Se efectúa el giro para alimentar el fondo fijo de caja menor.
5 Elaboración del Comprobante de Egreso.
6 Se inicia ejecución de gastos
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H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA DESPACHO PERSONERO
INICIO
Efectuar el giro
Expedir el acto administrativo que
autoriza la apertura de la caja
menor
Verificar que el Funcionario
cuente con su r póliza de manejo
de recursos públicos
FIN
Se inicia ejecución de gastos
Efectuar apertura de las
hojas de trabajo
Elaboración del
Comprobante de Egreso
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3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA
3.1.28 PROCEDIMIENTO: PDF – 28. Manejo de la caja menor.
A. OBJETIVO: cancelar los gastos de ocurrencia esporádica según lo establecido en el Manual de Caja Menor, vigilando que no se sobrepase el mínimo determinado.
B. DEPENDENCIA: Despacho del Personero - SECRETARIA
C. RELACIONES: Procedencia: Solicitud por parte del empleado Salida: Efectivo
D. FORMATOS: Vale y recibo de caja
E. INFORMES: Se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas.
Arqueos esporádicos por parte de Control Interno
Arqueo y verificación por parte de la Contraloría Municipal.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que se sobrepase el tope estipulado para la vigencia.
Que se utilice los fondos de caja menor para compras que deben ser objeto de contratación.
Que no se de apertura de forma legal: Resolución
Que la persona encargada del manejo de caja menor no tenga la póliza de manejo obligatoria para tal fin. Controles:
Arqueos sorpresa por parte de la Oficina de Control Interno, que verifiquen topes de gasto y clase de gasto.
Verificación de la Legalidad de la existencia de Caja Menor a cargo de la División Financiera.
Control de Formatos por parte de Control Interno
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Funcionario Solicitud verbal o escrita de un gasto inmediato.
2 Secretaria Realizar un vale para la entrega del efectivo.
3 Funcionario Entrega los soporte de la compra.
4 Secretaria Hacer un recibo de caja para legalizar el gasto y debe ir firmado por el funcionario que solicito el
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efectivo.
5 Se registra en el libro de control de gastos de caja menor.
6 Cuando se agote el efectivo (70%), se solicita el reembolso a la dirección Financiera con sus debidos soportes.
7 Personería
auxiliar Se rinde un informe trimestral de registro de gastos.
H. FLUJOGRAMA
FUNCIONARIO SECRETARIA PERSONERIA AUXILIAR
INICIO
Registrar en el
libro de control
Solicitud gasto
inmediato
Informe trimestral
FIN
Entrega soporte
de la compra
Recibo de caja
Realizar un vale
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3.2 PROCESO: ARCHIVO: GESTION DOCUMENTAL
3.2.1 PROCEDIMIENTO: PGD – 1. CONSULTA DE DOCUMENTOS: Facilitar el acceso y consulta de los Documentos custodiados en el Archivo Central, así como expedientes y unidades documentales.
A. OBJETIVO: Prestar el servicio de consulta y préstamo de documentos que reposan en el archivo central, a usuarios internos y externos, con base en las normas establecidas para tal fin
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar - Archivo Central
C. RELACIONES: Procedencia: A través de una solicitud verbal, o escrita.
Salida: Oficio de respuesta o documento fotocopiado.
D. FORMATOS: Formato de Préstamo de Documentos (F – PGD – 003)
E. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la Personería Auxiliar de las actividades desarrolladas.
F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
El funcionario no entienda la importancia de cumplir con la entrega adecuada y oportuna de los archivos. El usuario en la solicitud no suministre datos precisos que faciliten la búsqueda de la información.
La respuesta enviada por correo, no llegue al usuario Controles:
Dar cumplimiento a las disposiciones de la Resolución No. 119 de 2015 Reglamento General de Archivos de la Entidad, sobre el particular.
Establecer un cronograma de trabajo.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Archivo Solicitud consulta documental, de usuario interno o
externo, de manera verbal o escrita.
2
Se inicia la búsqueda de información en el Archivo
Central, con base en los datos suministrados por el
solicitante tales como: Fechas, Número de
radicación, Número de expediente, Nombre de
persona jurídica o natural, Nombre del documento,
Dependencia responsable y funcionario que
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atendió.
3
Se revisa y verifica en los inventarios documentales
(impreso o base de datos), en aras de confirmar la
existencia e identificar la ubicación del documento
en el archivo central.
4
Encontrado el documento se entrega de una copia
al solicitante o se le envía respuesta a través de un
oficio, observando que esta información no sea de
carácter confidencial.
5
En caso de no encontrase el documento en la base
de datos o físico, se notifica al peticionario
mediante llamada telefónica, email o
personalmente.
6
Si el documento o expediente, es solicitado para
consulta al interior de la institución: se diligencia el
formato “Control Préstamo de Documentos con
firma del funcionario de archivo y del peticionario.
Si es para préstamo y/o consulta fuera de la
institución: se solicitará autorización ante el
Personero Municipal, para el retiro del mismo,
diligenciándose el formato “Control Préstamo de
Documentos” se tomara copia del documento
original, y se entregara al peticionario.
7 Personería
Auxiliar
Se rinde informe mensual de las solicitudes y
respuestas dadas a los usuarios internos o
externos.
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H. FLUJOGRAMA
ARCHIVO SOLICITANTE PERSONERIA
AUXILIAR
INICIO
Solicitud de consulta
(oral o escrita) Búsqueda de información
Oficio
(información)
Información
solicitada
SI
NO
Informe mensual
(solicitudes y
respuestas)
No se halló el
documento
(escrito)
FIN
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3.2 PROCESO: GESTION DOCUMENTAL
3.2.2 PROCEDIMIENTO: PGD – 2. CAPACITACIÓN A PRODUCTORES DOCUMENTALES: Prestar asesorías en los procesos técnicos de organización de archivos de gestión, siguiendo los lineamientos de la Resolución No. 119 del 21 de julio de 2015 por la cual se adopta el Reglamento General de Archivos de la Personería Municipal de Armenia y la Guía de Gestión Documental y Comunicaciones oficiales (I – PGD – 001).
A. OBJETIVO: Mejorar la organización documental en las diferentes Dependencias de la Personería Municipal. Promover en los funcionarios de la personería, la adquisición de conocimientos, y el desarrollo de habilidades que les permitan ejecutar con eficiencia, los procesos de organización documental en los archivos de gestión
B. DEPENDENCIA: Archivo Central.
C. RELACIONES: Procedencia: Cronograma de capacitaciones
Salida: realización de la asesoría.
D. FORMATOS: Formato de asesorías en gestión documental (F - PGD - 009)
E. INFORMES: Se un rinde informe a la Personería Auxiliar de las
capacitaciones impartidas.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que los funcionarios no cumplan con las fechas establecidas en el cronograma de las capacitaciones.
Falta de compromiso y disposición en los funcionarios para recibir las diferentes asesorías. Controles:
Informar a la personería auxiliar de la inasistencia a las capacitaciones asignadas.
Charlas motivacionales por parte de talento humano donde sientan comprometidos con su trabajo.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Cada vez que ingresa un nuevo funcionario o contratista
a la entidad se le asigna una fecha con el fin explicarle
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Archivo el proceso técnico y administrativo de archivo de los
documentos que producen en el ejercicio de sus
funciones.
2
Se toma como referencia las tablas de retención
documental de la oficina productora de documentos
donde prestarán el servicio, y de acuerdo a las series y
subseries documentales que tramita, se identifican las
series y subseries les explican los procesos técnicos y
administrativos de organización documental, que son los
siguientes:
3
1.- Clasificación documental: se tiene en cuenta el
“principio de procedencia”, en el cual los documentos
producidos por una dependencia, no deben mezclarse
con los de otra. Luego, se agrupan los documentos que
tratan de un mismo asunto, que son los que forman las
series.
Para identificar series y subseries se agrupan los
documentos que tratan de un mismo asunto y se
archivan dentro de la carpeta. Las subseries forman
parte de las series. Ejem. Serie ACTAS.- Subserie:
Actas de Comité de Archivo.
4
2.- Ordenación documental: se basa en el “Principio
de Orden Original”; en el cual los documentos se
organizan atendiendo la secuencia propia de su
producción o tramite. Es decir, se archivan de acuerdo
con el orden cronológico. Ejem. de enero a diciembre.
5
3. Foliación documental: foliar cada una de las series y
subseries documentales, en la parte superior derecha
de la hoja, en forma legible, sin enmendaduras,
empezando por el documento más antiguo hasta el más
reciente que debe encontrarse al final de la carpeta y así
sucesivamente.
Numerar los folios solo por la cara recta, cada carpeta
no debe sobrepasar los 200 folios.
Si detecta algún error en la foliación esta debe
corregirse trazando una línea oblicua (/) sobre la
numeración anterior y colocando nuevamente el numero
correcto.
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6
4. Depuración y limpieza documental: consiste en
retirar del legajo, material metálico, como ganchos de
cosedora cintas adhesivas, revistas, folletos copias,
papel fax y duplicados.
7
En la organización del archivo debe hacerse una clara
separación entre los documentos de gestión y los
documentos de apoyo.
8
5.- Identificación de unidades documentales: las
carpetas y las cajas se deben rotular de la siguiente
manera: (fondo: nombre de la Dependencia, Código:
código, de la dependencia. Nombre de la Serie y Código
Nombre de la subserie (si Hay) y código de la misma,
Fechas Extremas: la primera y la última de cada
carpeta. No. de Folios, No. de tomo (si es tomo), No. de
Carpeta y No. de Caja.
9
6. Ubicación de unidades documentales dentro de los
archivadores: se archiva en orden alfabético por nombre
de series, de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo,
iniciando siempre por el espacio superior de cada
estante, o archivador.
Para identificar cada una de las series y subseries
documentales dentro de las respectivas gavetas del
archivador, son necesarias las guías separadoras.
Se debe realizar una distribución secuencial de las
gavetas de cada archivador o de las bandejas de
estantería, enumerando de uno (1) hasta el final, de
arriba abajo. Los medios de almacenamiento de
documentación deben ser solamente en carpetas. No se
debe utilizar AZ o fólderes.
10
Finalmente para realizar la retroalimentación, se aplica
la teoría a la práctica, es decir, se archivan los
documentos que los funcionarios o contratistas, tienen
sin archivar, teniendo en cuenta los conocimientos
adquiridos.
11 Personería
Auxiliar
Presentación de informe de cada capacitación realizada.
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H. FLUJOGRAMA
ARCHIVO FUNCIONARIO O
CONTRATISTA
PERSONERIA AUXILIAR
INICIO
Proceso técnico y
administrativo de archivo
de los documentos
(Asesoría)
Se toma como base las
tablas de retención
Documental
Nuevo Personal
Clasificación Documentos
(identificar series y
subseries)
Ordenación
Documental Orden
Cronológico. Conserva la
secuencia propia de su
producción.
Simultáneamente con la
ordenación de los
documentos, se separan
las copias, duplicados
idénticos, documentos en
blanco, documentos sin
firma y en general todos
aquellos sin valor, o que
hagan parte de los
documentos de apoyo
1
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ARCHIVO FUNCIONARIO O
CONTRATISTA
PERSONERIA AUXILIAR
Numeración de Folios Se
numeran las hojas de los
documentos contenidos en la
carpeta. En la esquina
superior derecha, preferible/te
con lápiz, sin repetir
Números, ni usar A, B, C, o
Bis. Máximo 200 folios y solo
en la cara recta de la hoja.
En caso de error se debe
trazar una línea oblicua (/) y
sobre la numeración anterior,
y colocar nuevamente el
número correcto.
Rotulación de las carpetas: El
nombre dado a la carpeta debe
indicar de forma clara y en
letra imprenta, la serie y
subserie documental, el año de
apertura
1
El orden de la foliación, se
debe corresponder con el
orden cronológico, de los
documentos contenidos en la
carpeta
1
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ARCHIVO FUNCIONARIO O
CONTRATISTA PERSONERIA AUXILIAR
Se archiva en orden alfabético
por nombre de series, de
izquierda a derecha.
Realizar una distribución
secuencial de las gavetas de
cada archivador,
enumerando de uno (1)
hasta el final, de arriba
abajo
Informe de las
capacitaciones
realizadas.
1
FIN
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3.2 PROCESO: GESTION DOCUMENTAL 3.2.3 PROCEDIMIENTO: PGD – 3. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS: Recibir, confrontar, corregir y descongestionar los archivos de gestión siguiendo los lineamientos de la Resolución No. 119 del 21 de julio de 2015, por la cual se adopta el Reglamento General de Archivos de la Personería Municipal de Armenia, y la Guía de Gestión Documental y Comunicaciones oficiales (I – PGD – 001).
A. OBJETIVO: Definir la metodología y herramientas necesarias para realizar el proceso de transferencia documental primaria, de acuerdo con los tiempos de retención establecidos en las T.R.D.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar – Archivo Central
C. RELACIONES: Procedencia: Cronograma de transferencias
documentales. Salida: Recibo de los documentos en el Archivo central.
D. FORMATOS:
Formato Único de inventario documental (F – PGD – 004)
Hoja Control Unidad Documental y Expedientes (F – PGD – 005)
Formato Rotulo Caja de Archivo (F – PGD – 006).
E. INFORMES: Se un rinde informe cada 2 años a la Personería Auxiliar de las transferencias primarias.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
No se presentan las transferencias en las fechas estipuladas en el cronograma.
No existe mobiliario y espacio adecuado para el recibo de las transferencias en el Archivo Central. Controles:
A través de una circular recordarles las fechas de entrega de las transferencias.
Adquisición de nueva estantería para el almacenamiento de los documentos.
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G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Archivo Elaborar cronograma Trasferencias documentales
y comunicarlo a las oficinas productoras.
2
Cuando se reciben las trasferencias se hace una
verificación de que las series y las subseries
transferidas concuerden con el inventario que las
relaciona.
3
Si se detecta errores en las transferencias esta
será devuelta a respectiva dependencia para su
corrección oportuna.
4
Se hace nuevamente la revisión y si las
transferencias están corregidas, se ingresan al
sistema quedando como evidencia del inventario de
archivo documental.
5
Se rotula nuevamente las cajas con el número
consecutivo que cada dependencia tiene en el
archivo central.
6
Se procede a incorporarlas en los módulos
correspondientes de acuerdo al cuadro de
clasificación documental de cada dependencia.
7 Presentación de informe mensual de las
actividades realizadas.
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H. FLUJOGRAMA
ARCHIVO FUNCIONARIOS PERSONERIA
AUXILIAR
INICIO
Cronograma de
Transferencias Documentales
Posibles
errores o
correcciones
SI
NO
Informe mensual
de las actividades
realizadas
Envío de las
transferencias
documentales
CRONOGRAMA
(Fechas)
Se hace verificación de que
las series y las subseries que
concuerden con el inventario
Corregir las
transferencias
sugeridas
Se ingresan al sistema
quedando como evidencia
del inventario de archivo
Se rotula nuevamente las
cajas (# consecutivo)
Se procede a incorporarlas en
los módulos de acuerdo al
cuadro de clasificación
documental
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3.2 PROCESO: GESTION DOCUMENTAL
3.2.4 PROCEDIMIENTO: PGD – 4. INVENTARIOS DOCUMENTALES Revisión y corrección de los inventarios documentales de los archivos de gestión.
A. OBJETIVO: asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases (Archivo de gestión, Archivo Central y Archivo Histórico)
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar
C. RELACIONES: Procedencia: desplazamiento a las diferentes
dependencias. Salida: Formato de inventario Único Documental diligenciado.
D. FORMATOS: Formato de inventario Único Documental (F – PGD – 004)
E. INFORMES: se rinde un informe semestral a la personería auxiliar de los
inventarios Documentales.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
No dar cumplimiento a la fecha establecida para la entrega de los inventarios de archivo. Controles:
Los inventarios documentales de cada dependencia deben estar permanentemente actualizados.
Informando a la personería auxiliar el incumplimiento de los funcionarios con la entrega del inventario.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Archivo
Comunicar por medio de circular, a los productores
documentales, la fecha establecida para que
elaboren los inventarios documentales de cada
dependencia.
2
Verificar que los documentos a inventariar estén
correctamente clasificados, ordenados y foliados y
que la información anotada en el formato, se
encuentre acorde con la información que contiene
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cada una de las carpetas que se encuentran en las
cajas.
3
Realizar las correcciones respectivas y enviarlas a
través de oficio al funcionario responsable del
inventario.
4
Se levanta el inventario documental, diligenciando
para tal fin el Formato único de inventario
Documental el cual se encuentra en cada uno de
sus computadores, siguiendo las instrucciones de
la Guía de Gestión Documental y Comunicaciones
Oficiales (I – PGD – 001).
5
Firmar El inventario: se firma por quien elaboro,
reviso, entrego recibió y se devuelve a la oficina
productora de los documentos.
6
Los funcionarios de oficinas productoras de
documentos deben actualizar periódicamente, sus
inventarios documentales.
7 Personería
Auxiliar
Se rinde informe anual de la revisión de los
inventarios de todas las dependencias de la
entidad.
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H. FLUJOGRAMA
ARCHIVO FUNCIONARIOS PERSONERIA
AUXILIAR
INICIO
Cronograma para la entrega
de Inventario
Posibles
errores o
correcciones
SI
NO
Informe Anual de
los inventarios de
las dependencias
Entrega de
inventario
CRONOGRAMA
(Fechas)
Verificar que la información
del formato único de
inventario documental este
acorde a la de las carpetas
Oficio (errores
en el inventario)
Se firma el inventario y se
devuelve a la oficina
productora de los documentos
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3.2 PROCESO: GESTION DOCUMENTAL
3.2.5 PROCEDIMIENTO: PGD – 5. ELIMINACION DOCUMENTAL Realizar el proceso de Eliminación Documental siguiendo los lineamientos de la Resolución No. 119 del 21 de julio de 2015, por la cual se adopta el Reglamento General de Archivos de la Personería Municipal de Armenia, la Guía de Gestión Documental y Comunicaciones Oficiales (I – PGD – 001) y el Programa de Gestión Documental.
A. OBJETIVO: Eliminar técnicamente los documentos del archivo central que se han destinado en las T.R.D.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar – Archivo Central
C. RELACIONES: Procedencia: Cronograma de eliminación Documental
Salida: Acta de eliminación Documental firmada por el comité de Archivo de la entidad.
D. FORMATOS: Formato de Eliminación Documental (F – PGD – 007)
E. INFORMES: Se rinde un informe anual a la Personería Auxiliar de las
eliminaciones Documentales.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
La documentación eliminada Todavía este vigente y no se haya cumplido con el tiempo de reserva. Controles:
Conociendo el procedimiento y el tiempo de permanencia de cada documento, crear una hoja de ruta para la eliminación.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Archivo
Revisar anualmente las Tablas de Retención
documental, para determinar las series que han
cumplido el tiempo de permanencia en el archivo
central, y elaborar el cronograma anual de
eliminaciones
2 Informar a las oficinas productoras sobre el
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vencimiento de los tiempos de retención de series
de su T.R.D. que deben eliminarse. teniendo en
cuenta la norma legal y los criterios institucionales
3 Archivo y
Dependencias
Reunirse con los productores documentales y
revisar de nuevo la valoración documental,
presentar la propuesta ante el Comité de Archivo,
este será quien apruebe las eliminaciones.
5
Levantar un acta firmada por los integrantes del
comité de archivo, con su correspondiente
inventario el cual es diligenciado en el formato que
para tal fin ha establecido el A.G.N.
6
Una vez aprobada su destrucción, por el jefe o
productor de la división y el comité de Archivo, se
deben picar y eliminar los Documentos.
7 Personería
Auxiliar
Se rinde informe anual de la eliminación de archivo
de las dependencias de la entidad.
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H. FLUJOGRAMA
ARCHIVO FUNCIONARIOS PERSONERIA
AUXILIAR
INICIO
Establecer cronograma de
Eliminación, previa revisión de las
TRD
Posibles
errores o
correcciones
SI
NO
Informe Anual
Eliminación de
Archivos
Entrega de
inventario
CRONOGRAMA
(Fechas)
Informar a los productores sobre el
vencimiento de los tiempos de
retención, fijados para cada serie.
Reunirse con el productor
documental revisar la valoración y
presentar la propuesta ante el
Comité de Archivo
Oficio (errores
en el inventario)
Levantar acta con los
requerimientos establecidos en el
artículo 2 del acuerdo 46/2000
del A.G.N: y firmada por el
Comité.
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3.2 PROCESO: GESTION DOCUMENTAL
3.2.6 PROCEDIMIENTO: PGD – 6. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Actualización y seguimiento a las Tablas de Retención Documental.
A. OBJETIVO: Elaborar una herramienta para normalizar los procesos de Gestión Documental.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar – Archivo Central
C. RELACIONES: Procedencia: compilación de la información institucional.
Salida: Tablas de Retención Documental aprobadas por el Comité de Archivo.
D. FORMATOS: Tabla de Retención Documental (F - PGD - 008)
E. INFORMES: Cada dos años se rinde un informe a la Personería Auxiliar.
F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
Que no se cumpla con los procedimientos establecidos, por desconocimiento. Controles:
Capacitación y cronograma de trabajo de las tablas de retención.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Archivo
Si se han presentado cambios en la estructura
orgánica o funcional de una dependencia o por
requerimientos de la misma gestión documental
(homologación de series) se procede a actualizar la
Tabla de Retención (suprimir o adicionar series,
subseries o tipos documentales, modificar tiempos
de retención o la disposición final).
2
Estos ajustes se pueden realizar porque la Unidad
de Archivo los detecte, o porque la oficina
productora lo solicite. La solicitud se hará de forma
escrita y corresponde a la Unidad de Archivo o
quien haga sus veces realizar el estudio
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correspondiente y la propuesta de actualización de
la Tabla de Retención.
3
La propuesta de TRD será presentada a los
respectivos productores de la documentación para
su revisión, sugerencias de ajuste y validación.
4
La propuesta de actualización de la Tabla de
Retención se sustenta ante el Comité de Archivo
correspondiente, quien dará su aprobación, La
fecha de aprobación de la actualización se registra
en el encabezado de la Tabla.
5
Aprobadas las Tablas de Retención Documental por
la instancia competente, el representante legal
expedirá el acto administrativo correspondiente,
que ordene su difusión ante los servidores públicos
de la Entidad, para garantizar su aplicación.
6
La unidad de Archivo capacitara a todos los
servidores públicos de le entidad, para la aplicación
de las TRD, así mismo elaborará los instructivos que
refuercen y normalicen la organización de los
documentos y archivos de gestión y la preparación
de las transferencias documentales.
7 Cada año se hace seguimiento en las dependencias
o divisiones, para verificar la aplicación de las TRD.
8
La organización de los documentos en las diferentes
fases de archivo: gestión, central e histórico se hará
con fundamento en las Tablas de Retención
Documental.
9 Personería
auxiliar
Se rinde informe de actualización y seguimiento a
las Tablas de Retención Documental.
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H. FLUJOGRAMA
ARCHIVO COMITÉ DE ARCHIVO PERSONERIA
AUXILIAR
INICIO
Detectar los ajustes necesarios
como: suprimir o adicionar
series, subseries o tipos
documentales, modificar
tiempos de retención o la
disposición final.
Presentar la propuesta de
actualización, a los
productores documentales y al
comité, para su revisión,
sugerencias de ajuste,
validación y aprobación.
Actualizar la Tabla de
Retención documental,
atendiendo cambios en la
gestión documental
Capacitar a los funcionarios
sobre el manejo de las TRD, y
hacerles el seguimiento
respectivo, verificando su
aplicación en cada una de las
divisiones.
Aprobación de las
Tablas de
Retención
Expedir acto
administrativo
que ordene su
difusión ante los
servidores
públicos de la
Entidad, para
garantizar su
aplicación.
FIN
Informe de
capacitación,
seguimiento y
verificación de las
TRD.
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3.3 PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
3.3.1 PROCEDIMIENTO: PTH – 1. VINCULACION DEL PERSONAL Nombramiento Ordinario
A. OBJETIVO: Proveer empleos públicos de libre nombramiento y remoción con vacancia definitiva, que ha sido sometido a concurso.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar
C. RELACIONES: Procedencia: Vacante definitiva Salida: Provisión del empleo D. FORMATOS:
Formato único de hoja de vida: Se adoptará el formato establecido por el Gobierno Nacional para el efecto según mandato legal. Este debe ser diligenciado por el nuevo funcionario como requisito para el ingreso (solo original).
Requisitos generales para la vinculación: contiene la información sobre los requisitos necesarios para tomar posesión que será entregada por el Personero Auxiliar al aspirante como guía para la consecución de los mismos (solo original).
Declaración juramentada de bienes y rentas: en esta debe constar la identificación de sus bienes y rentas esta debe ser actualizada cada año y, en todo caso, al momento de su retiro.
Acta de Posesión: Formato único en que se resumen los aspectos tomados en cuenta al tomar posesión de un cargo al nuevo funcionario. Será firmado por el Personero, el posesionado y el Personero Auxiliar o el encargado del área Administrativa. Se diligencia en original y copia.
E. INFORMES: Se rinde un informe anual de gestión de la contratación
dirigido a los entes (contraloría municipal, consejo municipal).
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
se posesione una persona que no cumpla con todos los requisitos exigidos.
Provisión sin existir recursos presupuéstales. Controles:
Verificación de datos reportados en la hoja de vida por parte el
profesional universitario del área administrativa y financiera
Aplicación de régimen disciplinario y contencioso y/o penal según el
caso para quien posesione sin el lleno de requisitos.
Formato de control de requisitos.
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Expedir el Certificado de disponibilidad Presupuestal antes de abrir
cualquier vacante para los cargos a ocupar.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Personaría
Auxiliar
Detectar las vacantes definitivas que se presenten en Cargos de libre nombramiento y remoción; Y comunica a la comisión nacional del servicio civil para que esta dependencia convoque a concurso.
2 La comisión Nacional de servicio civil
Notifica a la entidad la terna de los posibles funcionarios seleccionados para el cargo.
3
Personería auxiliar
Identifica al seleccionado y comunica al Personero Municipal.
Solicitar certificado de disponibilidad presupuestal, proyectar la resolución del nombramiento ordinario y coordinar su digitación.
4 Secretaria Ejecutiva
Digitar proyecto de resolución en original y dos copias y pasar al Personero para revisión, en considerarse necesario, pasar a asesoría y revisión jurídica.
5 Personero Revisar, firmar y pasar a la secretaria ejecutiva.
6 Secretaria Ejecutiva
Numerar y fechar la resolución, asentar en el consecutivo respectivo, archivar copia.
7 Personería
Auxiliar
Notificar la resolución haciendo firmar y entregando copia de la misma. En el mismo acto se le hará saber al designado que tiene diez (10) días hábiles a partir de la notificación para comunicar por escrito la aceptación o rechazo del nombramiento, de lo contrario se entenderá rechazada.
8
Recibir el oficio de aceptación por parte del interesado y comunicarle los requisitos que debe allegar para tomar posesión del cargo. En caso de no producirse respuesta alguna o de ser ésta negativa se comunicara al Personero para que designe una nueva persona.
9
Verificar el cumplimiento de todos los requisitos establecidos por las normas vigentes y concertar con el Personero la posesión del asignado cuando éste haya acreditado la totalidad de requisitos exigidos y diligenciar el formato del acta respectiva.
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10 Personero Tomar juramento y dar posesión al designado, firmar el acta, hacerla firmar del posesionado.
11 Secretaria Ejecutiva
Numerar, fechar y radicar el acta. Archivar una copia de la misma.
12 Personero
Auxiliar
Entregar copia del acta de posesión al interesado y disponer el archivo del original en la hoja de vida del nuevo funcionario.
13
Coordinar proceso de inducción general y dando información sobre estatutos, reglamentos, dependencias y funcionarios y relacionarlo con el jefe inmediato para que éste realice la inducción especifica del cargo.
14 Jefe Inmediato Realizar inducción especifica de la funciones a realizar por el nuevo funcionario.
15 Personero
Auxiliar
Disponer la apertura de carpeta para el nuevo funcionario anexando el formato único de hoja de vida y sus respectivos soportes, original de resolución de nombramiento y acta de posesión.
16
Adelantar los trámites necesarios para el manejo de pensión, salud, caja de compensación familiar, cesantías y demás prestaciones a que tenga derecho de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes y según la elección realizada por el funcionario, así como la actualización de la nómina, expedición del carné y presentación oficial al funcionario en caso de ser necesario por relacionarse con otras entidades.
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H. FLUJOGRAMA
PERSONERO AUXILIAR. GERENCIA (PERSONERO) SECRETARIA
INICIO
Detectar vacantes
definitivas
Analizar posibilidades de
provisión
Consultar hojas de vida y
decidir
Digitar resolución de
nombramiento
Numera, fecha, y
archiva copia de la
resolución
Notificar la resolución del
nombramiento
Recibir aceptación del cargo
y comunicar los requisitos
Verificar el cumplimiento de
los requisitos
Entregar copia y archivar
original de acta en hoja de vida
del nuevo funcionario
Tomar Juramento y
posesionar al designado
Solicitar certificado de
disponibilidad presupuestal y
proyectar nombramiento ordinario
Revisar y Firmar
Numerar,
fechar y
archivar el
acta.
FIN
1
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Realizar inducción especifica
Apertura carpeta del
nuevo funcionario
Adelantar trámites
prestaciones y seguridad
social
FIN
1
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3.3 PROCESO: GESTIÓN TALENTO HUMANO
3.3.2 PROCEDIMIENTO: PTH – 2. VINCULACION DEL PERSONAL Nombramiento Provisional
A. OBJETIVO: Proveer empleos públicos de libre nombramiento y remoción con vacancia definitiva.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar
C. RELACIONES: Procedencia: Vacante definitiva Salida: Provisión del empleo
D. FORMATOS:
Formato único de hoja de vida: Se adoptará el formato establecido por el Gobierno Nacional que se encuentra disponible Para el público en la página del DAFP, según mandato legal. Este debe ser diligenciado por el nuevo funcionario como requisito para el ingreso (solo original).
Requisitos generales para la vinculación: se le entrega al nuevo funcionario la lista de chequeo que contiene la información sobre los requisitos necesarios para tomar posesión que será entregada por el Personero Auxiliar al aspirante como guía para la consecución de los mismos (solo original).
Declaración juramentada de bienes y rentas: igualmente el funcionario debe diligenciar el formato que se encuentra en la página del DAFP donde consta la identificación de sus bienes y rentas esta debe ser actualizada cada año y, en todo caso, al momento de su retiro.
Acta de Posesión: Formato único en que se resumen los aspectos tomados en cuenta al tomar posesión de un cargo al nuevo funcionario. Será firmado por el Personero, el posesionado y el Personero Auxiliar o el encargado del área Administrativa. Se diligencia en original y copia.
E. INFORMES: Se rinde un informe anual de gestión de la contratación
dirigido a los entes (contraloría municipal, consejo municipal).
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
se vincule una persona que no cumpla con todos los requisitos exigidos.
Provisión sin existir recursos presupuéstales. Controles:
Verificación por parte de la entidad de datos reportados en la hoja de
vida por parte el profesional universitario del área administrativa y
financiera.
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Aplicación de régimen disciplinario y contencioso y/o penal según el
caso para quien posesione sin el lleno de requisitos.
Formato de control de requisitos
Expedir el Certificado de disponibilidad Presupuestal antes de abrir
cualquier vacante para los cargos a ocupar.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1
Personaría Auxiliar
Detectar las vacantes definitivas que se presenten en Cargos de libre nombramiento y remoción.
2 Analizar las formas posibles de provisión, bien sea mediante nombramiento en provisionalidad u ordinario.
3 Comunicar al Personero o quien haga sus veces sobre la vacante y las posibilidades de provisión.
Comisión
Nacional del servicio civil
Solicitar Autorización para nombrar en provisionalidad, cuando se vence el plazo de autorización nuevamente se hace el trámite de solicitud tantas veces sea necesario y antes de cumplirse el vencimiento del tiempo estipulado.
4 Personero
Consultar las hojas de vida de los aspirantes a ocupar el cargo, decidir la forma de provisión y designar la persona seleccionada para provisión del mismo.
5 Personería
Auxiliar
Solicitar certificado de disponibilidad presupuestal, coordinar la proyección y digitación con la secretaria ejecutiva.
6 Secretaria Ejecutiva
Digita y proyectar la resolución en original y dos copias y pasa al Personero para su revisión, de considerarse necesario y si existe el funcionario de la dependencia se pasa a la revisión jurídica.
7 Personero Revisar, firmar y pasar a la secretaria ejecutiva.
8 Secretaria Ejecutiva
Numerar y fechar la resolución, asentar en el consecutivo respectivo, archivar copia.
9 Personero
Auxiliar
Notificar la resolución haciendo firmar y entregando copia de la misma. En el mismo acto se le hará saber al designado que tiene diez (10) días hábiles a partir de la notificación para comunicar por escrito la aceptación o rechazo del nombramiento, de lo contrario se entenderá rechazada.
10
Recibir el oficio de aceptación por parte del interesado y comunicarle los requisitos que debe allegar para tomar posesión del cargo. En caso de no producirse respuesta alguna o de ser ésta negativa se comunicara al Personero para que
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designe una nueva persona.
11
Verificar el cumplimiento de todos los requisitos establecidos por las normas vigentes y concertar con el Personero la posesión del asignado cuando éste haya acreditado la totalidad de requisitos exigidos y diligenciar el formato del acta respectiva.
12 Personero Tomar juramento y dar posesión al designado, firmar el acta, hacerla firmar del posesionado.
13 Secretaria Ejecutiva
Numerar, fechar y radicar el acta. Archivar una copia de la misma.
14 Personero
Auxiliar
Entregar copia del acta de posesión al interesado y disponer el archivo del original en la hoja de vida del nuevo funcionario.
15
Coordinar proceso de inducción general y dando información sobre estatutos, reglamentos, misión, visión, código de ética, código de buen gobierno, plan de acción, evaluación del desempeño, dependencias, funcionarios y relacionarlo con el jefe inmediato para que éste realice la inducción específica del cargo.
16 Jefe Inmediato Realizar inducción especifica de la funciones a realizar por el nuevo funcionario.
17 Personero
Auxiliar
Disponer la apertura de carpeta para el nuevo funcionario anexando el formato único de hoja de vida y sus respectivos soportes, original de resolución de nombramiento y acta de posesión.
18
Adelantar los trámites necesarios para el manejo de pensión, salud, caja de compensación familiar, cesantías y demás prestaciones a que tenga derecho de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes y según la elección realizada por el funcionario, así como la actualización de la nómina, expedición del carné y presentación oficial al funcionario en caso de ser necesario por relacionarse con otras entidades.
19 Verificación por parte de la entidad de la información del funcionario radicada en el SIGEP.
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H. FLUJOGRAMA
PERSONERIA AUXILIAR GERENCIA (PERSONERO) SECRETARIA
INICIO
Detectar vacantes
definitivas
Analizar posibilidades de
provisión
Consultar hojas de vida y
decidir
Digitar resolución de
nombramiento
Numera, fecha, y
archiva copia de la
resolución
Notificar la resolución del
nombramiento
Recibir aceptación del cargo
y comunicar los requisitos
Verificar el cumplimiento de
los requisitos
Entregar copia y archivar
original de acta en hoja de vida
del nuevo funcionario
Tomar Juramento y
posesionar al designado
Solicitar certificado de
disponibilidad presupuestal y
proyectar nombramiento ordinario
Revisar y Firmar
Numerar,
fechar y
archivar el
acta.
FIN
1
Solicitar Autorización para
nombrar en provisionalidad
(Comisión nacional del
servicio civil)
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Realizar inducción especifica
Apertura carpeta del
nuevo funcionario
Adelantar trámites
prestaciones y seguridad
social
FIN
1
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3.3 PROCESO: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
3.3.3 PROCEDIMIENTO: PTH – 3. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Realización de Encargos)
A. OBJETIVO: Proveer temporalmente vacante definitiva o temporal de empleo público con un funcionario vinculado a la entidad como titular de otro empleo.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar
C. RELACIONES: Procedencia: Vacante temporal o definitiva
Salida: Posesión del cargo.
D. FORMATOS: Acta de Posesión: Formato único en que se resumen los aspectos tomados en cuenta al tomar posesión de un cargo al nuevo funcionario. Será firmado por el Personero, el posesionado y el profesional universitario encargado del área Administrativa y Financiera. Se diligencia en original y copia.
E. INFORMES: No existen informes especiales fuera de las comunicaciones establecidas en el procedimiento.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que el funcionario no cumpla con los requisitos para ocupar el nuevo cargo.
Desmejorar al encargo.
Exceder los términos legales del encargo.
Controles:
Verificación exacta del sueldo y nivel so pena de incurrir en responsabilidades disciplinaria y civil.
Verificación puntual de novedades en liquidación de nómina.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Personaría
Auxiliar
Detectar y prever las vacancias definitivas o temporales que se presenten o pudiesen presentarse tomando en cuenta la programación de vacaciones, licencias de maternidad, comisiones de estudio, entre otras.
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2
Identificar el tipo de vacante, el periodo de la misma, las funciones y requisitos del encargo y los empleados que pudiesen tener derecho a ocuparla y que reúnan los requisitos.
3 Comunicar al Personero o quien haga sus veces sobre la posibilidad de encargar a otro funcionario, obteniendo su aceptación.
4
Proyectar la resolución realizando el encargo tomando en cuenta:
Que el empleado designado cumpla con los requisitos establecidos para el empleo objeto del encargo.
Que tratándose de una vacancia temporal el encargo se hará hasta por el término de ésta, tratándose de vacante definitiva en un empleo, será hasta por tres (3) meses término máximo tanto para vacantes temporales como para las definitivas.
Que en el acto debe quedar claro si el funcionario ejercerá plenamente las funciones del cargo y si deberá o no desligarse del cargo del cual es titular o ejercerá simultáneamente las dos.
5 Dirección Financiera
Salario a devengar: se devengará el salario del nuevo cargo, en los casos en que este sea mayor al del cargo del cual es titular el encargado; siempre y cuando el sueldo del cargo objeto de encargo no esté siendo devengado por el titular y el encargo de funciones esa plena.
6 Personaría
Auxiliar
Digitar y proyectar la resolución en original y copia, pasar al Personero para revisión, de considerarse necesario y si existe el funcionario de la dependencia se pasa a la revisión jurídica.
7
Disponer lo necesario para adelantar los procesos de comunicación de la decisión, perfeccionamiento de la resolución y toma de posesión de manera análoga a lo contemplando en los pasos 4 al 12 del procedimiento de realización de traslados.
8 Dirección Financiera
Introducir novedad a la nómina en los casos que el encargo implique asumir el salario del cargo objeto del mismo por cumplir las siguientes condiciones: no ser devengado por su titular, ser mayor al del empleado del cual es titular el encargado y ser realizado para asumir las funciones plenas del nuevo cargo.
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H. FLUJOGRAMA
PERSONERIA AUXILIAR DIRECCION FINANCIERA PERSONERO
INICIO
Detectar vacantes
definitivas o temporales
Identificar el tipo de
vacante
Proyectar la resolución
realizando el encargo
Digitar proyecto de
resolución
Introducir novedades a
la nomina
Comunicar la posibilidad
de encargo (Personero)
Firma de la
Resolución
FIN
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Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
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3.3 PROCESO: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
3.3.4 PROCEDIMIENTO: PTH – 4. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Realización de Traslados).
A. OBJETIVO: Rotar el personal de la entidad como mecanismo de capacitación, de mejoramiento del clima organizacional y/o para aprovechar las cualidades de un funcionario para desempeñarse en otra área. Igualmente a solicitud del personal interesado y siempre que el movimiento no cause perjuicios al servicio.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar
C. RELACIONES: Procedencia: Vacantes definitivas o disposición de
organización interna. Salida: Registros de Novedades
D. FORMATOS: Acta de Posesión: Formato único en que se resumen los aspectos tomados en cuenta al tomar posesión de un cargo al nuevo funcionario. Será firmado por el Personero, el posesionado y el profesional universitario encargado del área Administrativa y Financiera. Se diligencia en original y dos (2) copias.
E. INFORMES: No existen informes específicos fuera de las
comunicaciones contempladas en el procedimiento.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Posesionar sin el lleno de requisitos.
Realizaciones de traslado en vacantes temporal.
Desmejorar al trasladado.
Controles:
Verificación previa de condiciones de los cargos y hoja de vida del trasladado y aplicación del régimen disciplinario y contencioso administrativo para quien se posesione en estas condiciones.
Verificación de vacancia definitiva o aplicación del procedimiento de encargo.
Verificación exacta de sueldo y nivel so pena de incurrir en responsabilidades disciplinarias y civiles
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Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
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G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Personero
Auxiliar
Detectar posibles rotaciones de personal o vacantes definitivas que puedan ser cubiertas con otras personas ya vinculadas a la entidad y consultar con la gerencia sobre conveniencia y procedencia.
2
Verificar que las funciones y requisitos de los cargos ocupados y a ocupar por el funcionario objeto de traslado sean iguales o similares y el nivel salarial y jerárquico sea el mismo.
4
Coordinar la resolución de traslado, con la secretaria ejecutiva, en la cual debe estipularse la fecha a partir de la cual se hará efectivo el traslado y toma de posesión del nuevo cargo, coordinar su digitación en original y dos (2) copias.
5 Personero Revisar, firmar y disponer que se radique, feche y numere.
6 Secretaria Ejecutiva
Fechar, radicar y numerar en forma consecutiva.
7 Personero
Auxiliar
Notificar la resolución entregando copia al interesado y disponer archivo de original firmado en hoja de vida del funcionario.
8 Coordinar con el Personero la posesión del funcionario en el nuevo cargo y diligenciar los datos básicos del acta en original y copia.
9 Personero Posesionar en el nuevo cargo al funcionario objeto del traslado, tomando juramento y firmando el acta respectiva.
10 Personero Auxiliar.
Numerar, fechar, radicar acta y archivar una(1) copia de la misma
11 Archivar original del acta en hoja de vida y entregar copia al funcionario.
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Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Página 278 de 356
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H. FLUJOGRAMA
PERSONERO AUXILIAR
PERSONERO
INICIO
Detectar vacantes definitivas
o rotación del personal
Verificar las funciones y que los
requisitos, nivel salarial sean
iguales y similares
Proyectar resolución de
traslado
Notificar resolución al
interesado y coordinar
posesión
Revisar y firmar la
resolución
Acta en la
hoja de
vida
FIN
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Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
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3.3 PROCESO: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
3.3.5 PROCEDIMIENTO: PTH – 5. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Comisión de servicios).
A. OBJETIVO: Disponer que un funcionario de la entidad, ejerza las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales, asistir a conferencias o seminarios, o realizar visitas de observación que interesen a la entidad y que se relacionen con la naturaleza del cargo del comisionado.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar
C. RELACIONES: Procedencia: determinación de la necesidad.
Salida: Legalización del gasto.
D. FORMATOS: No se establecen formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento.
E. INFORMES: Informe de resultados de la comisión: Una vez terminada la
comisión, especialmente las que tiene por objeto programas de capacitación, el funcionario comisionado presentará informe al Personero sobre los logros y conocimientos adquiridos para que en Coordinación con éste se programe la difusión de los mismos.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Parcialización de recursos de capacitación.
No re vinculación del funcionario una vez vencida la comisión.
No difusión de los conocimientos adquiridos.
Controles:
Verificación de que la comisión se encuentre dentro del plan institucional de capacitación de la entidad.
Evaluación costo-beneficio de la misma.
Acciones según el régimen contencioso administrativo y disciplinario y declaratorio de abandono del cargo.
Generación de mecanismos de retroalimentación y trabajo colectivo que permita el fácil intercambio de información.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Personero o Detectar la necesidad de hacer presencia
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Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
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funcionario interesado
desarrollando funciones en lugar diferente al habitual de trabajo, en reunión o eventos de capacitación, entre otros, por parte de uno o varios funcionarios de la entidad y comunicar al Personero.
2 Personería
Auxiliar
Analizar la solicitud, observar su concordancia con los programas de capacitación u otros programas aprobados y determinar los costos en que incurrirá la entidad (viáticos, gastos de viaje, inscripciones, etc.) y si presupuestalmente es viable.
3 Dirección Financiera
Emite el certificado de Disponibilidad presupuestal de acuerdo al presupuesto asignado al rubro de capacitación.
4 Verificar todas las variables de análisis y presentar al Personero la solicitud con los datos investigados y corroborados.
5 Personero
Decidir sobre la solicitud, dando instrucciones a la secretaria ejecutiva para proyectar la resolución de comisión incluyendo los aspectos relacionados con avances si los hubiere, por concepto de viáticos.
6 Personería
Auxiliar
Realizar el trámite de perfeccionamiento de resolución (en forma análoga a las expedidas en otros procedimientos de personal), así mismo coordinar la consecución de pasajes, realización de inscripciones, presentaciones oficiales. Para la consecución de pasajes se guiará por el procedimiento de contratación directa sin formalidades plenas.
7
Comunicar al funcionario comisionado, entregando copia de la resolución de comisión, archivando original en la hoja de vida y enviando copia a la secretaria ejecutiva con la cual se procederá a ordenar el gasto.
8 Coordinar con el Personero la forma de sustituirlo temporalmente si es necesario y proyectar los actos administrativos respectivos.
9
Verificar junto con el Personero que el comisionado se reintegre al finalizar el periodo de la comisión y que presente los informes respectivos de las gestiones realizadas.
10
Coordinar con el funcionario comisionado la legalización de avances y/o el pago de viáticos, gastos de viaje y otros conceptos que le pudiese generar la comisión.
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Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
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H. FLUJOGRAMA
PERSONERO AUXILIAR
PERSONERO FUNCIONARIO INTERESADO
DIRECCION FINANCIERA
NO
SI
INICIO
Determinar necesidad
de comisión
Analizar la solicitud y
determinar su viabilidad
Verificar reintegro
oportuno del comisionado
Notificar y archivar.
Realizar tramite de
perfeccionamiento de
resolución
FIN
Determinar necesidad
de comisión
Decidir
sobre la
solicitud
Notificar, archivar
en hoja de vida y
coordinar el pago
Emite el
certificado
presupuestal
Verificar todas las
variables de
análisis
Presentar la
solicitud con los
datos investigados
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Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Página 282 de 356
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3.3 PROCESO: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
3.3.6 PROCEDIMIENTO: PTH – 6. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Comisión para adelantar estudios).
A. OBJETIVO: Brindar al funcionario la posibilidad de realizar estudios dentro o fuera del país los cuales pueda revertir en beneficio de la entidad.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar
C. RELACIONES: Procedencia: Solicitud del funcionario o planes de
capacitación. Salida: Reincorporación al servicio.
D. FORMATOS: No se establecen formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento.
E. INFORMES:
Informe de evolución de la comisión: Presentado trimestral, o semestralmente según el caso, en que se informe al Personero sobre la evolución de sus estudios. Así mismo al finalizar el periodo de la comisión anexando los comprobantes (certificados o diplomas) expedidos por la entidad educativa respectiva.
Informe de interventoría: El interventor designado presentará trimestral o semestralmente según el caso, al Personero los informes producto del seguimiento realizado al desarrollo de la comisión.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Parcialización de recursos de capacitación.
Incumplimiento del convenio.
Controles:
Verificación de que la comisión se encuentre dentro del Plan Institucional de Capacitación de la entidad.
Evaluación costo-beneficio de la misma.
Acciones según el régimen contencioso, disciplinario y fiscal.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Funcionario interesado
Elevar solicitud dirigida al Personero, para que se autorice realizar los trámites de inscripción, adjuntando la información necesaria para tomar la
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Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Página 283 de 356
Calle 23 Nº 12 – 56 Ed. Palacio Episcopal. Teléfonos 7443283 / 7413474 – Armenia, Quindío www.personeriarmenia.gov.co
decisión.
2 Personería
Auxiliar
Consultar la hoja de vida del funcionario solicitante verificando su antigüedad (mayor a un año) su comportamiento laboral (ninguna falta disciplinaria en el último año) y su buen desempeño (evaluación de desempeño satisfactorio), capacitación recibida, entre otros aspectos.
3 Dirección Financiera
Emite el certificado de Disponibilidad presupuestal de acuerdo al presupuesto asignado al rubro de capacitación.
4 Presentar al Personero el expediente con los datos fundamentales del funcionario para su análisis.
5 Personero Estudiar la solicitud y determinar su aceptación o negativa a la misma.
6 Secretaria Ejecutiva
Comunicar la decisión tomada sobre la comisión al director del área administrativa y financiera y al interesado.
7 Funcionario interesado
Realizar los trámites de inscripción, una vez obtenida la autorización y presentar las constancias respectivas de la entidad educativa ante el director del área administrativa y financiera.
8 Personería
Auxiliar
Coordinar la Proyección de la resolución con la secretaria ejecutiva, otorgando la comisión en los términos y condiciones establecidas por las normas legales vigentes sobre el tema y hacerla digitar en original y dos (2) copias. Así mismo coordinará con la secretaria ejecutiva la elaboración del proyecto del convenio realizado.
9
Proyectar el convenio entre la Personería y el funcionario beneficiado, en el que el segundo se comprometa para con la entidad a prestar sus servicios a la misma, en el cargo del cual es titular o en otro de superior jerarquía al terminar la comisión y al menos por el tiempo de ésta y pasar al Personero para su análisis.
10 Personero Revisar, firmar la resolución y el convenio, pasar a la secretaria ejecutiva.
11 Secretaria Ejecutiva
Fechar, numerar y radicar resolución y convenio, pasar al director del área administrativa y financiera.
12 Personería
Auxiliar
Disponer archivo de originales en la hoja de vida, coordinar con la secretaria ejecutiva a efectos de realizar la orden de pago respectiva y de expedir su pago como mínimo con cinco (5) días de antelación a la fecha de iniciar la comisión para adelantar estudios.
13 Notificar al interesado y coordinar el reemplazo del funcionario en caso de que éste deba desligarse
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total o parcialmente de las funciones del cargo.
14
Verificar el cumplimiento de la comisión y analizar la viabilidad de prorrogar la misma en los casos contemplados por las normas vigentes. En este caso, comunicará al Personero para que él decida en última instancia.
15 Personero
Coordinar el reintegro del funcionario al mismo cargo o a otro de superior jerarquía y verificar que se cumplan los términos de convenios o promover las acciones disciplinarias, penales y/o civiles a que haya lugar por incumplimiento del mismo.
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H. FLUJOGRAMA
PERSONERO AUXILIAR
PERSONERO SECRETARIA DIRECCION FINANCIERA
NO SI
INICIO
Revisar solicitud
Revisar la hoja de vida y
organizar el expediente
Fechar, numerar y
radicar la resolución
y convenio
Revisar y firmar la
resolución y convenio
FIN
Solicitar comisión al
Personero (Funcionario)
Aprobación
Notificar
y
archivar
Proyectar
resolución de
comisión
Proyectar convenio
Entidad-
funcionario
Notificar al interesado
Verificar el cumplimiento
de la comisión
Reintegrar al
funcionario al finalizar
la comisión
Emite el certificado
presupuestal
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3.3 PROCESO: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
3.3.7 PROCEDIMIENTO: PTH – 7. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Concesión de permisos).
A. OBJETIVO: Reconocer a los funcionarios el derecho a ausentarse del
trabajo hasta por tres (3) días, mediando justa causa y percibiendo la
remuneración normal del empleo.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar
C. RELACIONES: Procedencia: Solicitud del funcionario Salida: Archivo de novedad en hoja de vida.
D. FORMATOS: Registro de ausentismo laboral – permisos (F - PTH –
001). Se diligenciará en original y copia.
E. INFORMES: No existen informes estandarizados fuera de las comunicaciones contempladas en el procedimiento
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Proliferación de permisos.
No reintegro oportuno del funcionario a su puesto de trabajo.
Controles:
Verificación de justa causa, con los comprobantes requeridos.
Verificación periódica de hoja de vida.
Aplicar régimen disciplinario y declaratoria de abandono del cargo.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Funcionario interesado
Solicitar el permiso en el formato establecido para el efecto (o por escrito en original y copia), indicando el tiempo solicitado y el motivo, con los soportes requeridos. Dirigido así:
Menor a un (1) día al director del área administrativa y financiera.
Entre 1 y 3 días al Personero.
2 Personería
Auxiliar Analizar la solicitud y ver si media justa causa (hechos ciertos y comprobables)
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3
Si el permiso solicitado es inferior a un día otorgar o negar firmando original y copia de la solicitud y disponer su comunicación al interesado y archivar para control en la hoja de vida del funcionario.
4 Personero
Decidir sobre la razón del permiso, autorizando o negándolo, cuando es mayos a un día, firmando el original y copia de la solicitud y disponer su comunicación al Personero Auxiliar para el control en la hoja de vida del funcionario.
5 Personería
Auxiliar
Verificar que el permiso se haya concebido en los términos legales y reglamentarios vigentes y disponer archivo en la hoja de vida del funcionario respectivo.
6
Verificar que el funcionario se reintegre inmediatamente termine el permiso. Si éste no se presenta notificará para proceder a declarar el abandono del cargo sin perjuicio de la investigación respectiva.
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H. FLUJOGRAMA
FUNCIONARIO INTERESADO
PERSONERIA AUXILIAR
PERSONERO
INICIO
Solicitar permiso
Analizar solicitud y
verificar causas (entre 1
y 3 días)
FIN
Analizar solicitud y
verificar causas (1 día)
Archivar en
hoja de
vida
Firmar original y
copia de la solicitud
Firmar original y
copia de la solicitud
Verificar el permiso
(Términos Legales y
vigentes)
Notificar al
Funcionario
Verificar el reintegro
inmediatamente termine
el permiso
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3.3 PROCESO: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
3.3.8 PROCEDIMIENTO: PTH – 8. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Licencia Ordinaria).
A. OBJETIVO: Garantizar a los funcionarios el derecho de ausentarse del trabajo hasta por sesenta (60) días al año, prorrogables treinta (30) días más, cuando medie justa causa, sin percibir el salario correspondiente durante este periodo.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar
C. RELACIONES: Procedencia: solicitud por parte del empleado o
trabajador. Salida: : Resolución autorizando la licencia.
D. FORMATOS: No se establecen formatos estandarizados en el desarrollo
de este procedimiento.
E. INFORMES: No existen informes específicos fuera de las
comunicaciones contempladas en el procedimiento.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Proliferación de licencias y dificultades de reemplazo.
No reintegro oportuno.
Controles:
Verificación de justa causa con comprobantes de ser necesario, especialmente para prorrogar el término de la licencia.
Rotación permanente de empleados y trabajadores como mecanismo de capacitación y para así mantener personal idóneo para suplir posibles vacancias temporales.
Régimen disciplinario y declaratoria de abandono del cargo.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Funcionario interesado
Redactar comunicación dirigida al Personero con copia a la personería auxiliar, solicitando la licencia y señalando el periodo de la misma, suscribirla y
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radicarla en la ventanilla única.
2 Personería
Auxiliar
Verificar que la solicitud sea justa y clara y que el término se encuentre dentro de los limites permitidos por la ley, sesenta (60) días continuos o discontinuos al año, prorrogables treinta (30) días más cuando medie justa causa, para lo cual consultará la hoja de vida del funcionario, pasar al Personero con recomendación en caso de ser necesario.
3 Personero
Decidir sobre el otorgamiento de la licencia, si la decisión es positiva visar y pasar comunicación al Personero Auxiliar, si es negativa así lo consignará y pasara a este mismo funcionario quien comunicará al interesado y archivará la solicitud en la hoja de vida respectiva.
4 Personero Auxiliar
Coordinar la proyección y digitación de la resolución concediendo la licencia, con la secretaria ejecutiva.
5 Secretaria Ejecutiva
Digitar proyecto de resolución en original y dos copias y pasar al Personero para revisión, en considerarse necesario, pasar a asesoría y revisión jurídica
6 Personero Revisar, firmar la resolución y pasar a la secretaria ejecutiva.
7 Secretaria Ejecutiva
Fechar, numerar y radicar resolución, archivar copia.
8 Personería
Auxiliar
Archivar original y solicitud en hoja de vida, comunicar al interesado entregando copia de la resolución.
9 Dirección Financiera
Disponer de la modificación al programa de nómina de los periodos respectivos.
10
Personería Auxiliar
Verificar que el funcionario se reintegre oportunamente, vencido el término de la licencia.
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H. FLUJOGRAMA
PERSONERIA
AUXILIAR
PERSONERO SECRETARIA DIRECCION
FINANCIERA
NO
SI
Solicitud de
Licencia
(tiempo)
INICIO
Verificar la
solicitud, que
cumpla con los
términos de la ley
Otorgar
la
Licencia
Comunicar
Archivar
hoja de
vida
Comunicar al
Funcionario
Coordinar la
proyección y la
digitación de la
resolución
Digitar e imprimir
la resolución
Archivar
hoja de
vida Modificación al
programa de
nomina Verificar que el
reintegro del
funcionario
FIN
Revisar y firmar la
resolución
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3.3 PROCESO: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
3.3.9 PROCEDIMIENTO: PTH – 9. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Manejo de hojas de vida).
A. OBJETIVO: Administrar y mantener actualizada la información laboral y personal de quienes presten sus servicios como servidores pública de la entidad.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar
C. RELACIONES: Procedencia: Documentación personal del nuevo
personal relacionadas con la hoja de vida y novedades de personal.
Salida: Actualización de hojas de vida.
D. FORMATOS:
Formato único de hoja de vida: Es el instrumento fijado por el Gobierno
Nacional para la obtención estandarizada de datos sobre el personal
que presta sus servicios a las entidades y organismos del sector público.
Este debe ser diligenciado por el nuevo funcionario como requisito para
el ingreso (solo original).
Declaración juramentada de bienes y rentas: formato desarrollado para
obtener la información de bienes del nuevo funcionario según lo
dispuesto en la Constitución Nacional y la Ley 190 de 1995. Será
presentado por el nuevo funcionario (solo original).
E. INFORMES: Informe de dictamen médico: Contiene los datos del
funcionario, el tiempo, motivos de incapacidad y persona responsable
del dictamen médico.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que se posesione a una persona que no cumpla requisitos o que haya
presentado documentación falsificada para posesionarse.
Controles:
Formato guía de control de requisitos.
Verificación de datos reportados en hoja de vida, por parte del director del área administrativa y financiera.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
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No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Personería
Auxiliar
Exigir el diligenciamiento y presentación del formato único de hoja de vida a los empleados públicos que se encuentren vinculados con la entidad o que se vinculen posteriormente en el momento previo a la posesión
2 Empleado
público
Diligenciar y presentar el formato único de hoja de vida, junto con la declaración juramentada de bienes y rentas. En caso de nuevos funcionarios anexar copia de todos los certificados y constancias que soportan la información suministrada.
3 Personería
Auxiliar
Verificar que el formato único de hoja de vida haya sido diligenciado completamente y de manera clara, que los datos consignados en el mismo sobre estudios y experiencia estén debidamente soportados con los respectivos documentos y refrendarlos con su firma.
4 Personería
Auxiliar
Mantener actualizado el registro de las hojas de vida con las anotaciones sucesivas que se produzcan hasta el momento del retiro. Las siguientes novedades deben ser llevadas a las respectivas hojas de vida.
Situaciones administrativas: licencias, permisos, comisiones, encargos, prestación del servicio militar, vacaciones y suspensiones en el ejercicio de las funciones.
Asensos Embargos y desembargos de salario. Autorizaciones para descuentos de salarios. Fallos absolutorios o sancionatorios
resultantes de procesos disciplinarios. Accidentes de trabajo y enfermedades
profesionales. Copia de liquidación y pago de prestaciones
económicas y sociales e indemnizaciones. Resultado de las evaluaciones de
desempeño. Reconocimiento y demás novedades que
tengan carácter individual.
5 Facilitar la consulta de las hojas de vida cuando la requiera el Personero o los organismos de inspección, control y vigilancia.
6
Suministrar la información en los términos que establezca el Departamento Administrativo de la Función Pública, con el fin de mantener actualizado el Sistema Único de Información de Personal.
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7
Expedir los certificados y constancias solicitadas por los funcionarios sobre la información que reposa en las respectivas hojas de vida y que no corresponda su expedición a otro funcionario de acuerdo con los diferentes procedimientos de la entidad.
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H. FLUJOGRAMA
PERSONERO AUXILIAR FUNCIONARIO INTERESADO
INICIO
Exigir presentación del
formato único de hoja de
vida
Verificar diligenciamiento
del formato, revisar
anexos y refrendar su
firma
Diligenciar y presentar el
formato único de hoja de
vida y anexos
Actualizar hoja de vida
con novedades
presentadas
Anexar documentación
exigida para el ingreso.
Facilitar consultas o
accesos a hoja de vida.
Suministrar información
a DAFP para
actualización del sistema
único
FIN
Expedir certificados y
constancias solicitadas
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3.3 PROCESO: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
3.3.10 PROCEDIMIENTO: PTH – 10. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Capacitación de Funcionarios).
A. OBJETIVO: Son objetivos de la capacitación: a) Contribuir con el mejoramiento institucional fortaleciendo el
desarrollo del talento humano de los funcionarios de la personería municipal.
b) Promover el desarrollo integral del personal, además de crear un afianzamiento en la ética del servidor público.
c) Elevar el nivel de compromiso del personal con respecto a las políticas, planes, programas, proyectos y objetivos de la entidad.
d) Fortalecer la capacidad, tanto individual como colectiva, de aportar conocimientos, habilidades y actitudes para el mejor desempeño laboral y para el logro de los objetivos institucionales.
e) Facilitar la preparación permanente de los funcionarios con el fin de elevar sus niveles de satisfacción.
B. DEPENDENCIA: Personero Auxiliar y Comité de capacitación.
C. RELACIONES: Procedencia: Necesidades de actualización y/o
complementación. Salida: Funcionarios más idóneos y
comprometidos con la entidad.
D. FORMATOS: PIC (Plan Institucional de capacitación).
E. INFORMES:
Informes de actividades programadas o por desarrollar:
mensualmente o con la periodicidad u ocasión requerida, el Personero
Auxiliar, comunicará al personero, las actividades programadas en el
mes o periodo respectivo, tomando en cuenta presentarlo con la debida
oportunidad a efectos de designar las posibles asistencias organizando
el trabajo de cada una de las dependencias y contar con la respectiva
disponibilidad presupuestal si fuera necesario.
Informes de evaluación: como mínimo trimestralmente el Personero
Auxiliar presentara al Personero un informe de evaluación de los
programas y eventos de capacitación desarrollados en el periodo, junto
con las sugerencias para su mejoramiento.
Informe de resultados de los eventos de capacitación externos: Una
vez terminados los eventos de capacitación programados por otras
entidades a los que asistan delegados de la Personería, presentarán
informe al Personero Auxiliar sobre los conocimientos adquiridos para
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que en coordinación con este se programe la difusión de los mismos al
resto.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Dirigir recursos de capacitación hacia un solo grupo de funcionarios.
No se realice la correspondiente retroalimentación al resto del personal.
No se presenten a la capacitación los funcionarios designados. Controles:
Elaboración del plan institucional de capacitación (PIC) en el cual se debe concebir la integralidad de funcionarios de la entidad, consultando las reales necesidades de cada una de las áreas y funcionarios.
Registro y control de los asistentes a los eventos de capacitación programados y constancia de las asistencias en las hojas de vida de los funcionarios.
Aplicación y cumplimiento a las jornadas de capacitación que se programen para la óptima retroalimentación de la entidad
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Personería
Auxiliar y comité de capacitación.
Identificar las falencias en cada una de las áreas buscando la necesidad de realizar capacitaciones para suplir cada una de estas.
2 Consultar los lugares o entidades en las cuales se puede apoyar para la realización de la capacitación teniendo en cuenta el costo de la misma.
3 Informar al personero sobre la necesidad de realizar las capacitaciones para su aprobación.
4 Personero Verificar la sustentación de la capacitación su costo y alcance para su aprobación.
5 Personería
Auxiliar y comité de capacitación.
Informar al personal designado para la capacitación con sus correspondientes viáticos o material de apoyo si esto diera lugar.
6
Realizar la correspondiente inscripción a la entidad que realizara la capacitación o si la realizara la misma Personería delegar las funciones para la realización de la misma.
7
Expedir los certificados y constancias solicitadas por los funcionarios sobre la capacitación realizada, guardando copia en la correspondiente hoja de vida.
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8 Empleado
Publico
Si la capacitación se realiza en entidades externas se debe entregar al personal auxiliar y a la dirección financiera todos los soportes necesarios que justifique su presencia en la misma.
9 Personería
Auxiliar y comité de capacitación
Coordinar con el asignado para realizar la retroalimentación con el resto de la entidad e informar la fecha y el lugar donde se llevara a cabo.
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H. FLUJOGRAMA
PERSONERO AUXILIAR GERENCIA (PERSONERO)
FUNCIONARIO INTERESADO
INICIO
Identificar la necesidad
de capacitación en cada
área de la entidad
Autorizar la capacitación
para los funcionarios de
la entidad.
Consultar las entidades
que pueden proporcionar
la capacitación
Realizar la inscripción y
diferentes documentos
que se requieran
Revisar y gestionar la
capacitación
Informar al personal
designado (comité de
capacitación)
Verificar la asistencia
oportuna del funcionario
FIN
Guardar en la hoja de
vida los certificados de
la capacitación
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3.3 PROCESO: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
3.3.11 PROCEDIMIENTO: PTH – 11. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Expedición de Certificados).
A. OBJETIVO: Atender de manera oportuna y eficiente, las solicitudes de expedición de certificados presentadas por los usuarios frente a la funcionalidad de la entidad.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar
C. RELACIONES: Procedencia: Presentación de la solicitud por parte del
interesado. Salida: Expedición de correspondiente certificado.
D. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el
desarrollo de este procedimiento.
E. INFORMES: No existen informes especiales establecidos para el
procedimiento.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
No expedir oportunamente el certificado requerido por el usuario.
Suministrar información incompleta, con inconsistencias o erróneas.
Controles:
Mantener estricto control en la entrada y salida de información controlando los lapsos de tiempo entre una operación y otra para una oportuna entrega.
Auditoria selectiva sobre la información manejada. Archivo temporal de las solicitudes recibidas para ser resueltas. Revisión minuciosa del documento al ser diligenciado e impreso
verificando la concordancia de la información del mismo.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Interesado o usuario de la información
Solicitar por escrito la respectiva constancia o certificación deseada, especificando el tipo de constancia y certificado, nombre del solicitante, fecha, destino del documento solicitado. Si es contratista enunciar el tipo y numero de contrato
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que tiene con la entidad. En caso de que lo solicitado sea una certificación, el solicitante de este documento debe traer las estampillas de ley exigidas en la institución y estas deben quedar anexas en la copia que reposa en la carpeta de certificaciones de la personería auxiliar.
2 Ventanilla única
Recibir las solicitudes en original y copia devolviendo la copia al interesado con el recibido: firma, fecha y hora.
3 Radicar la solicitud y la clasifica según corresponda, disponiendo el envío a la dependencia respectiva.
5 Personería
Auxiliar
Elabora y firma el documento solicitado en original y copia, verificando que sea competencia del área o dependencia y que los datos concuerden entre el solicitante y la que reposa en la dependencia, de no corresponder los datos requeridos por el usuario o peticionario se debe contestar mediante oficio los motivos de la negativa.
8 personería
Auxiliar
Registrar la fecha de la respuesta en el libro radicador y disponer lo necesario para entregar la constancia o certificado al interesado teniendo en presente que él debe firmar ya sea el libro radicador dando constancia de la entrega del documento o la copia correspondiente del mismo, la cual posteriormente se entrega para ser archivada.
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Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
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H. FLUJOGRAMA
VENTANILLA UNICA PERSONERIA AUXILIAR
INICIO
Solicitar por escrito el
certificado o constancia
(Interesado)
Recepción de la solicitud y
devolver copia
Radicar y clasificar la
solicitud
Revisar la solicitud
para su posterior
respuesta
Registrar la respuesta y
disponer para su entrega
Elabora y Firma el
Documento solicitado
Datos
requeridos
SI
NO
Motivos de la
negativa
Oficio
Se
Archiva
FIN
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Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
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3.3 PROCESO: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
3.3.12 PROCEDIMIENTO: PTH – 12. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO Administración del talento humano (Bienestar Familiar).
A. OBJETIVO: Programar actividades de bienestar social orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así mismo deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e identificación del empleado con la entidad.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar
C. RELACIONES: Procedencia: Identificación de las necesidades de
Bienestar social en la entidad.
Salida: Satisfacción de estímulo efectuado por la entidad de acuerdo al
cronograma establecido.
D. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el
desarrollo de este procedimiento.
E. INFORMES:
Plan anual de Bienestar Social: Debe contener el cronograma de
actividades a seguir durante el año y su correspondiente seguimiento e
información de elaboración de las mismas.
Acta de aprobación del comité: La aprobación del acta está a cargo del
Personero con la participación del comité en pleno, el cual a principio de
año aprueba el cronograma de actividades a seguir presentado por la
personería auxiliar e igualmente solicita la información a la dirección
financiera del presupuesto asignado para tal fin.
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Mala planeación y programación de las actividades a realizar.
No contar con el presupuesto necesario para realizar las actividades programadas.
Controles:
Analizar minuciosamente las fechas importantes para programar
oportunamente las actividades.
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Realizar reuniones que permitan la coordinación y cumplimiento de las actividades a programar.
Revisión con el director financiero de la disponibilidad presupuestal para la realización de las diferentes actividades a realizar durante el año.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 personería
Auxiliar
Realizar un estudio de las necesidades de los empleados y de sus familias, con el fin de establecer prioridades y seleccionar alternativas, de acuerdo con los lineamientos señalados en las estrategias de desarrollo institucional y en las políticas del Gobierno Nacional.
2
Diseñar programas y proyectos para atender las necesidades detectadas, que tengan amplia cobertura institucional y que incluyan recursos internos e interinstitucionales disponibles.
3 Personero Analizar los programas y proyectos con su correspondiente cronograma de actividades para su aprobación.
4
Dirección financiera, personería
Auxiliar.
Ejecutar los programas y actividades en forma directa o mediante contratación con personas naturales o jurídicas, o a través de los organismos encargados de la protección, la seguridad social y los servicios sociales, según sea la necesidad o la problemática a resolver.
5 personería
Auxiliar
Realizar una evaluación y seguimiento a los programas adelantados, para verificar la eficacia de los mismos y decidir sobre su modificación o continuidad.
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H. FLUJOGRAMA
PERSONERO AUXILIAR GERENCIA (PERSONERO)
INICIO
Diseñar programas y proyectos
para atender las necesidades
detectadas
Realizar un estudio de las
necesidades de los empleados y
de sus familias
Realizar una evaluación y
seguimiento a los programas
adelantados
Ejecutar los programas y
actividades en forma directa o
mediante contratación.
FIN
Revisar y aprobar mediante
acta la consecución del
cronograma de actividades
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3.5 PROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN
3.5.1 PROCEDIMIENTO: PGC – 1. CONTRATACIÓN DIRECTA – SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO
A. OBJETIVO: Proveer personal de forma temporal dando cumplimiento a la Resolución No. 145 del 01 de octubre de 2015 por medio de la cual se ajusta y actualiza el Manual de Contratación de la Personería Municipal de Armenia
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar
C. RELACIONES: Procedencia: necesidad de la dependencia
Salida: contrato suscrito
D. FORMATOS: Formato Solicitud Personal de Apoyo (F - PGC - 001), Solicitud Disponibilidad Presupuestal (F – PGC – 002), Estudios Previos (F - PGC - 003), Planeación de la contratación, Solicitud Registro Presupuestal (F – PGC – 004), Lista de chequeo contratos (F - PGC - 005), Hoja de vida, Lista de chequeos de hoja de vida de contratistas (F - PGC – 006), Acta de socialización (F - PGD - 001), Acta de Inicio (F - PGC - 007), Informe de Actividades (F - PGC – 008), Informe de Supervisor (F - PGC – 009), Solicitud de Modificación Contractual (F - PGC – 010), Acta de Liquidación (F – PGC – 011).
E. INFORMES: Se rinde un informe anual de gestión de la contratación
dirigido a los entes (contraloría municipal, consejo municipal).
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que no se contrate el perfil del profesional que se necesita.
Que la documentación de la hoja de vida del contratista este adulterado o estén incompletos los requisitos.
Contratista no cumpla con el objeto del contrato Controles:
Planeación acorde a las necesidades profesionales de la entidad.
Tener una lista de chequeo y de verificación de la legalidad de los documentos aportados en la entidad
Supervisión
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
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1 Personería Auxiliar
Verificar la inclusión del requerimiento en el
Plan Anual de Adquisiciones previamente.
Aprobado por la Alta Dirección.
2
Área o dependencia
que requiere la
Contratación
Elaborar las necesidades de contratación de
cada dependencia.
3 Personería Auxiliar
1. Recepciona las necesidades de las
Dependencias, contenidas en el formato”
solicitud de personal de apoyo” y estudia con
el Sr Personero la priorización de
necesidades y el Presupuesto existente en
conjunto con Dirección Financiera.
2. En base a las líneas estratégicas y de
acuerdo al Plan de Acción de la vigencia, se
estudian los perfiles y se definen los
nombres del personal que coadyuvaran en el
cumplimiento de las metas misionales.
4 Personería Auxiliar
Solicitar documentos a potencial contratista,
verificando el cumplimiento de requisitos, la
experiencia e idoneidad. Igualmente el pago
de seguridad social confrontándola contra
los originales de pago.
5 Personería Auxiliar
Solicitar el Certificado de Disponibilidad
Presupuestal y obtener aprobación del
Personero Municipal.
6 Dirección Financiera Expedir el certificado de disponibilidad
presupuestal.
7 Personería Auxiliar
Enviar al Área Jurídica o al profesional que
ejerza estas funciones, el formato de
solicitud de personal de apoyo realizada por
la Dependencia con la Hoja de vida y el CDP
para la realización de los estudios previos, e
igualmente adjuntar la certificación en
donde se exprese la ausencia de personal
de planta suficiente.
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8
El Profesional que
cumpla funciones de
Asesor Jurídico
Elaborar los estudios previos, de acuerdo a
la información suministrada por Personería
Auxiliar en cuanto a la insuficiencia de
personal para desarrollar la actividad, de
acuerdo a la normatividad y la justificación
de cada contrato.
Se envía para firma del Sr Personero (a)
Municipal
9
El Profesional que
cumpla funciones de
Asesor Jurídico
Elaboración del Contrato
10 Personería auxiliar
El contrato elaborado y debidamente
revisado por el Jurídico se recibe por parte
de Talento Humano y se hace firmar por el
contratista para ser remitido al Personero
Municipal para su firma
11 Personería Auxiliar Solicitar registro presupuestal.
12 Dirección Financiera Expedir registro presupuestal.
13 Personería Auxiliar
Elaboración del Oficio suscrito por el
Personero(a) Municipal por medio del cual
designa el Supervisor y le informa las
actividades que deberán surtirse dentro de la
ejecución del contrato
14 Personería Auxiliar Requerir al contratista y entregar copia de
contrato.
15 Supervisor Suscribir acta de inicio.
16
Personería Auxiliar con
apoyo de sistemas en
caso de que la entidad
cuente con este
profesional.
Publicación en el SIA. REGISTRA EN EL
SIA los documentos exigidos, en relación
con el proceso contractual, y en el tiempo
estipulado por el aplicativo.
17 Personería Auxiliar con
apoyo de sistemas en
caso de que la entidad
Publicación SECOP en los tres días
posteriores a la expedición del contrato
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cuente con este
profesional
18 Supervisor Supervisar la ejecución y cumplimiento del
objeto y obligaciones contractuales
19 Supervisor
Entregar a Personería Auxiliar los informes
mensuales que conforman el contrato, con
los documentos anexos debidamente
revisados
20
El supervisor con el
acompañamiento de la
Oficina Jurídica (en la
parte normativa)
realiza la solicitud de
modificación
debidamente
sustentada para la
aprobación del
Personero(a) Municipal
Realizar la solicitud de modificación o
adición cuando la ejecución del objeto
contractual lo requiera
21
El Asesor Jurídico en
caso de que la entidad
cuente con este
profesional, lo proyecta
para la firma del Sr
Personero Municipal,
DE LO CONTRARIO,
esta responsabilidad
queda a cargo de la
dependencia que lidera
el proceso de
contratación directa.
Otro si al contrato. EL Supervisor envía al Sr
Personero municipal la solicitud
debidamente sustentada para su aprobación.
22
Personería Auxiliar con
apoyo de sistemas en
caso de que la entidad
cuente con este
profesional
Publicación SECOP en los tres días
posteriores a la expedición del contrato
23 El Supervisor informa al
Personero Municipal
Liquidación del contrato
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de las causas para la
liquidación del contrato.
24
El Asesor Jurídico en
caso de que la entidad
cuente con este
profesional, lo
proyecta para la firma
del Sr Personero
Municipal, DE LO
CONTRARIO, este
responsabilidad queda
a cargo de la
dependencia que lidera
el proceso.
Revisar y ajustar el proyecto de liquidación y
efectuar los trámites pertinentes para su
Formalización CUANDO HAYA LUGAR)
25
El Asesor Jurídico en
caso de que la entidad
cuente con este
profesional, lo proyecta
para la firma del Sr
Personero Municipal,
DE LO CONTRARIO,
este responsabilidad
queda a cargo de la
dependencia que lidera
el proceso.
Cuando el contratista no atienda la solicitud
para liquidar por mutuo acuerdo el contrato,
proyectar resolución de liquidación unilateral
y enviar al Personero Municipal para su
firma con los soportes respectivos.
.(CUANDO HAYA LUGAR)
26
Personero Municipal y
acompañamiento del
Asesor Jurídico, si la
Entidad cuenta con
este profesional
Notificación al contratista del acto
administrativo de liquidación unilateral.
27
El Supervisor debe
escanear los informes
de supervisión a su
cargo y remitirlos a
través del Servidor en
la carpeta denominada
informes de
Supervisión 2015 a
Cumplimiento a la LEY 1712 DE 2014:..
Artículo 11... g) Sus procedimientos,
lineamientos, políticas en materia de
adquisiciones y compras, así como todos
los datos de adjudicación y ejecución de
contratos, incluidos concursos y
licitaciones;…
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más tardar en el primer
día hábil siguiente, a la
suscripción del acta de
supervisión respectiva.
La Dependencia
encargada del proceso
de contratación, hará
entrega al Área de
Comunicaciones de la
mencionada carpeta,
para que sea publicada
en la página web en el
link de transparencia y
acceso a la información
pública en el ítem
denominado
supervisión.
28 Personería Auxiliar Al término del contrato se efectúa la foliación
del mismo.
29 Personería Auxiliar Establecimiento de puntos de control al
proceso
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3.5 PROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN
3.5.2 PROCEDIMIENTO: PGC – 2. CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA
A. OBJETIVO: Reglamenta las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto, cuyas reglas se determinan exclusivamente en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, dando cumplimiento a la Resolución No. 145 del 01 de octubre de 2015 por medio de la cual se ajusta y actualiza el Manual de Contratación de la Personería Municipal de Armenia
B. DEPENDENCIA: Área o dependencia que requiere la contratación.
C. RELACIONES: Procedencia: necesidad de la dependencia Salida: contrato suscrito
D. FORMATOS: Estudios Previos (F - PGC – 003), Planeación de la contratación, Invitación Pública, Aviso de Convocatoria, Pliegos de Condiciones, Lista de chequeo contratos (F - PGC – 005), Acta de Inicio (F - PGC – 007), Acta de Liquidación (F - PGC - 011).
E. INFORMES: Se rinde un informe anual de gestión de la contratación dirigido a los entes (contraloría municipal, consejo municipal).
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
Que no se contrate los bienes, servicios y obras que se necesita.
Que la documentación del contratista este adulterado o estén incompletos los requisitos.
Contratista no cumpla con el objeto del contrato Controles:
Planeación acorde a las necesidades de bienes, servicios y obras de la entidad.
Tener una lista de chequeo y de verificación de la legalidad de los documentos aportados en la entidad
Supervisión
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G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: MINIMA CUANTIA ORDINARIO
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1
Área o dependencia
que requiere la
contratación
Verificar la inclusión del requerimiento en el
Plan Anual de Adquisiciones previamente
aprobado.
2
Dirección Financiera
con el acompañamiento
del Asesor Jurídico en
caso de que la entidad
cuente con este
profesional o por quien
la Dirección lo estime
conveniente (AREA
SOLICITANTE o
comité.)
Realizar el estudio de mercado, de sector,
de riesgos y de requisitos habilitantes.
3 Personero Municipal Solicitar el Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
4 Dirección Financiera Expedir el certificado de disponibilidad
presupuestal
5
Asesor jurídico o
profesional que ejerza
estas funciones
Elaborar los estudios previos, incluyendo el
Número de CDP.
6
Dependencia que lidera
el proceso
Elaboración de la respectiva Invitación Pública (En la misma se deben tener en cuenta los requisitos mencionados en el literal a) del artículo 94 de la ley 1474 de 2011 y en el Artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015 (Decreto 1510 de 2013, artículo 85). La designación del comité evaluador y asesor se realizara en el documento de invitación
7 Dependencia que lidera
el proceso
Publicar:
1- la invitación pública a contratar
2- los estudios previos efectuados
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3- Aviso de Convocatoria y
4-Proyecto de Pliego de Condiciones, por
un término no inferior a un (1) día hábil.
8
Dirección Financiera Observaciones al Proyecto de Pliego de
Condiciones: plazo es de cinco (5) días
hábiles contados a partir de la fecha de
publicación de lo anterior; si las
observaciones no son procedentes se
responden, si son procedentes se cambia el
Pliego de Condiciones en el asunto causa de
observaciones.
9
Dirección Financiera Elaboración y publicación Acto
Administrativo de Apertura y publicación del
Pliego de Condiciones Definitivo
10
Dependencia que lidera
el proceso, con el
acompañamiento del
Asesor Jurídico en
caso de que la Entidad
cuente con este
profesional.
Recibir las ofertas presentadas por todos y
cada uno de los interesados.
11
Comité, con el
acompañamiento del
Asesor Jurídico en
caso de que la Entidad
cuente con este
profesional.
Realizar la verificación de las propuestas determinando la más económica a la cual se le verificarán los requisitos, en caso de que no cumpla se continuará con la verificación a la propuesta en el segundo lugar y así sucesivamente.
12
La Dependencia que
lidera el proceso con el
apoyo del Ingeniero de
Sistemas en caso de
que la Entidad cuente
con este profesional
Publicación de la verificación de los
requisitos habilitantes y de la evaluación del
menor precio
13
Proponentes y la
Dependencia que lidera
el proceso con el
acompañamiento del
Formulación de observaciones por parte de los proponentes durante un (1) día hábil y publicación de las respuestas a las observaciones en la página Web de la entidad y en www.colombiacompra.gov.co.
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Asesor Jurídico, en
caso de que la Entidad
cuente con este
profesional.
14
Personero Municipal
en acompañamiento
del Asesor Jurídico en
caso de que la Entidad
cuente con este
profesional.
Elaboración y publicación de la comunicación de aceptación de la oferta o declaratoria de desierto debidamente motivada y de las respuestas a las observaciones al informe de verificación si a ello hubiera lugar.
15
Comité en
acompañamiento del
Asesor Jurídico en
caso de que la Entidad
cuente con este
profesional.
En caso de empate a menor precio, se adjudicará a quien haya entregado primero la oferta.
16
Personero Municipal
con el acompañamiento
del Asesor Jurídico, en
caso de que la Entidad
cuente con este
profesional.
La comunicación de aceptación y la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado. (Numeral 7 del Artículo 85 Decreto 1510 de 2013)
17
Dependencia que lidere
el proceso
Solicitar registro presupuestal : Contrato
firmado y legalizado, con información datos
personales del Contratista
18 Dirección financiera Expedir registro presupuestal
19
Personero Municipal
con el acompañamiento
del Asesor Jurídico en
caso de que la Entidad
cuente con este
profesional.
En el evento en que la Entidad lo considere
pertinente, requerir al contratista para la
constitución de la garantía. (No es
obligatoria la constitución de garantías en
este procedimiento)
20
Personero Municipal
con el acompañamiento
del Asesor Jurídico en
caso de que la Entidad
Aprobar garantía (si se ha solicitado) y
remitir designación de supervisor
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cuente con este
profesional.
21 Supervisor y contratista Suscribir acta de inicio
22
Supervisor con el
acompañamiento del
Asesor Jurídico en
caso de que la Entidad
cuente con este
profesional.
Realizar la solicitud de modificación o adición cuando la ejecución del objeto contractual lo requiera.
23
Supervisor con el
acompañamiento del
Asesor Jurídico en
caso de que la Entidad
cuente con este
profesional.
Una vez vencido el plazo de ejecución, proyectar acta de liquidación bilateral o de común acuerdo, si fuere necesario.
24
Supervisor con el
acompañamiento del
Asesor Jurídico.
Revisar y ajustar el proyecto de liquidación y efectuar los trámites pertinentes para la formalización de la misma.
25
Supervisor con el
acompañamiento del
Asesor Jurídico.
Proyectar Acta de liquidación de mutuo acuerdo para firma del Personero Municipal y convocar al contratista para su suscripción.
26
Asesor Jurídico y en
caso de no contarse
con este profesional lo
hará el área que lidera
el proceso.
Cuando el contratista no atienda la solicitud para liquidar por mutuo acuerdo el contrato, proyectar resolución de liquidación unilateral y enviar al Personero Municipal para firma.
27
Personero Municipal
con el acompañamiento
del Asesor Jurídico en
caso de que la Entidad
cuente con este
profesional.
Notificación al contratista del acto administrativo de liquidación unilateral.
MINIMA CUANTIA COMPRA EN GRANDES SUPERFICIES
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No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1
Dirección financiera Verificar la inclusión del requerimiento en el
Plan Anual de Adquisiciones previamente
aprobado por la Alta Dirección.
2
Dirección Financiera
con el acompañamiento
del Asesor Jurídico en
caso de que la Entidad
cuente con este
profesional y Área de
Almacén en caso de
bienes consumibles y
en caso de requerirse
estudios más
especializados podrá
contratarse concepto
técnico con tercero.
Realizar el estudio de mercado, de sector,
de riesgos y de requisitos habilitantes.
3 Personero Municipal Solicitud del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
4 Dirección financiera Expedir el certificado de disponibilidad
5
Dirección Financiera
con el acompañamiento
del Asesor Jurídico en
caso de que la Entidad
cuente con este
profesional y Área de
Almacén en caso de
bienes consumibles y
en caso de requerirse
estudios más
especializados podrá
contratarse concepto
técnico con tercero.
Elaboración de los estudios previos
6 Dirección Financiera
con el acompañamiento
del Asesor Jurídico en
Elaboración de la respectiva Invitación
Pública debe estar dirigida a por lo menos
dos (2) Grandes Superficies y debe
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caso de que la Entidad
cuente con este
profesional y Área de
Almacén en caso de
bienes consumibles y
en caso de requerirse
estudios más
especializados podrá
contratarse concepto
técnico con tercero.
contener: a) la descripción técnica, detallada
y completa del bien, identificado con el
cuarto nivel del Clasificador de Bienes y
Servicios; b) la forma de pago; c) el lugar de
entrega; d) el plazo para la entrega de la
cotización que debe ser de un (1) día hábil;
d) la forma y el lugar de presentación de la
cotización, y e) la disponibilidad
presupuestal
7
Dirección Financiera
con el acompañamiento
del Asesor Jurídico en
caso de que la Entidad
cuente con este
profesional.
La Personería debe evaluar las cotizaciones
presentadas y seleccionar a quien con las
condiciones requeridas, ofrezca el menor
precio del mercado y aceptar la mejor oferta.
En caso de empate, la Entidad aceptará la
oferta que haya sido presentada primero en
el tiempo
8
Dirección Financiera
con el acompañamiento
del Asesor Jurídico en
caso de que la Entidad
cuente con este
profesional.
Elaboración y publicación de la
comunicación de aceptación de la oferta o
declaratoria de desierto debidamente
motivada y de las respuestas a las
observaciones al informe de verificación si a
ello hubiera lugar
9 Dirección Financiera a través de correo institucional
Recepción de Observaciones a la Invitación Pública
10
Dirección Financiera en coordinación con el asesor jurídico si se cuenta con este profesional.
Respuesta a observaciones
11
Dirección Financiera en coordinación con el asesor jurídico si se cuenta con este profesional
Elaboración de adendas modificatorias a la Invitación cuando procedan
12 Secretaria del Despacho
Acto administrativo de designación de Comité de Evaluación
13 Dirección Financiera Recepción de ofertas
14 Comité evaluador Cierre Ofertas
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15
Dirección Financiera con Apoyo área de sistemas en caso que se cuente con este profesional.
Publicación Acta de Cierre en el SECOP
16
Secretaria de
Despacho
La comunicación de aceptación y la oferta
constituyen para todos los efectos el
contrato celebrado. (Numeral 8 del Artículo
2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015
(Decreto 1510 de 2013, artículo 85 numeral
7))
17 Dirección Financiera Elaboración del registro presupuestal
18
Dirección Financiera
con Apoyo área de
sistemas en caso que
se cuente con este.
Publicación de carta de aceptación en el
SECOP
19 Secretaria del
despacho
Elaboración oficio y Notificación de
Supervisión del Contrato
20 Supervisor del Contrato Elaboración de Acta de Inicio
21 Supervisor del Contrato Elaboración Actas de Supervisión con
anexos y/o recibidos a satisfacción
22
Supervisor previa
aprobación del
Personero mpal, con el
acompañamiento del
Asesor Jurídico en
caso de que la Entidad
cuente con este
profesional.
Realizar la solicitud de modificación o
adición cuando la ejecución del objeto
contractual lo requiera.
23 Dirección Financiera Pagos de adquisición de bienes y servicios
24
Supervisor del
Contrato, con el
acompañamiento del
Asesor Jurídico en
caso de que la Entidad
Acta de Liquidación de Contrato en caso que
aplique.
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cuente con este
profesional.
25
Dirección Financiera
con el acompañamiento
del Asesor Jurídico en
caso de que la Entidad
cuente con este
profesional.
En el evento en que la Entidad lo considere
pertinente, requerir al contratista para la
constitución de la garantía. (No es
obligatoria la constitución de garantías en
este procedimiento), No obstante si del
análisis previo se desprende la necesidad, la
Personería Municipal podrá exigirla, caso en
el cual, la Dirección Financiera analizará la
pertinencia o no de su exigencia y dejará
constancia escrita en el documento de
estudios previos explicando las razones que
conducen a esta decisión.
26
Personero en
acompañamiento de la
Oficina Asesora
Jurídica y Dirección
Financiera
Aprobar garantía (si se ha solicitado) y
remitir designación de supervisor.
27 Supervisor y contratista Suscribir acta de inicio
28
Supervisor previa
aprobación del
Perspnero Municipal
con el acompañamiento
del Asesor Jurídico en
caso de que la Entidad
cuente con este
profesional.
Realizar la solicitud de modificación o
adición cuando la ejecución del objeto
contractual lo requiera
29
Supervisor con el
acompañamiento del
Asesor Jurídico en
caso de que la Entidad
cuente con este
profesional.
Una vez vencido el plazo de ejecución,
proyectar acta de liquidación bilateral o de
común acuerdo y enviar con el estado
financiero Oficina Asesora Jurídica por
medio físico y electrónico
30 Dirección Financiera en
acompañamiento de la
Oficina Asesora
Revisar y ajustar el proyecto de liquidación y
efectuar los trámites pertinentes para la
formalización de la misma cuando haya
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Jurídica lugar.
31
Dirección Financiera
con el acompañamiento
del Asesor Jurídico en
caso de que la Entidad
cuente con este
profesional.
Enviar Acta de liquidación de mutuo acuerdo
para firma del Personero Municipal y
convocar al contratista para su suscripción.
32
Cuando el contratista no atienda la solicitud
para liquidar por mutuo acuerdo el contrato,
proyectar resolución de liquidación unilateral
y enviar al Personero Municipal para firma
33
Notificación al contratista del acto
administrativo de liquidación unilateral.
Cuando haya lugar
MINIMA CUANTIA
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Dirección Financiera-Control Interno
Verificación del bien o servicio en el Plan Anual de adquisiciones
2 Dirección Financiera Estudio de mercado.
3 Personero Municipal. Solicitud de Disponibilidad Presupuestal
4 Dirección Financiera. Expedición Certificado de Disponibilidad Presupuestal
5
Dirección Financiera con el acompañamiento del Asesor Jurídico en caso de que la Entidad cuente con este profesional y Área de Almacén en caso de bienes consumibles y en caso de requerirse estudios más especializados podrá contratarse concepto técnico con tercero.
Formulación Estudios Previos
6
Dirección Financiera en coordinación con el asesor jurídico, si se cuenta con este.
Elaboración de invitación pública.
7 Dirección Financiera o Apoyo área de
Publicación en el SECOP de estudios previos e Invitación Pública.
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sistemas en caso que se cuente con este.
8 Dirección Financiera a través de correo institucional
Recepción de Observaciones a la Invitación Pública
9
Dirección Financiera en coordinación con el asesor jurídico si se cuenta con este.
Respuesta a observaciones
10
Dirección Financiera en coordinación con el asesor jurídico si se cuenta con este.
Elaboración de adendas modificatorias a la Invitación cuando procedan
11 Secretaria del Despacho
Acto administrativo de designación de Comité de Evaluación
12 Dirección Financiera Recepción de ofertas
13 Comité evaluador Cierre Ofertas
14
Dirección Financiera o Apoyo área de sistemas en caso que se cuente con este.
Publicación Acta de Cierre en el SECOP
15 Comité evaluador
Evaluación de las ofertas y Elaboración de Acta.
16
Dirección Financiera con Apoyo área de sistemas en caso que se cuente con este.
Publicación Acta de Evaluación en el SECOP
17 Dirección financiera Elaboración de carta de aceptación oferta.
18 Dirección Financiera Elaboración del Registro Presupuestal
19
Dirección Financiera o
Apoyo área de
sistemas en caso que
se cuente con este.
Publicación de carta de aceptación en el
SECOP
20 Secretaria del
despacho
Elaboración oficio y Notificación de
Supervisión del Contrato
21 Supervisor del Contrato Elaboración de Acta de Inicio
22 Supervisor del Contrato Elaboración Actas de Supervisión con
anexos y/o recibidos a satisfacción
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23 Dirección Financiera Pagos de adquisición de bienes y servicios
24 Supervisor del
Contrato.
Acta de Liquidación de Contrato en caso que
aplique.
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3.5 PROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN 3.5.3 PROCEDIMIENTO: PGC – 3. Adquisición de Bienes
A. OBJETIVO: Adquirir bienes y servicios favorables y de calidad para la
Entidad, dando especial cumplimiento a las determinaciones y recomendaciones contenidas el Manual de Contratación de la Personería Municipal de Armenia, CAPITULO II DEL PROCESO CONTRACTUAL (pág. 16 a 88), el cual fue ajustado y actualizado por la Resolución No. 145 del 01 de octubre de 2015.
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera
D. FORMATOS: Todos los formatos establecidos en el Manual de Contratación de la Personería Municipal de Armenia.
E. INFORMES:
F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
Que se modifiquen los montos en beneficios de terceros
Controles:
Registro en libros de las solicitudes y de las expediciones
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
LICITACIÓN PÚBLICA
No PROCEDIMIENTO OBSERVACIONES FORMATO
ETAPA PRECONTRACTUAL
1
Elaborar y publicar
Aviso de
Convocatoria
Dentro de los diez (10) a veinte (20)
días calendario anteriores a la
apertura de la licitación se publicarán
hasta tres (3) avisos con intervalos
entre dos (2) y cinco (5) días
calendario, según lo exija la
naturaleza, objeto y cuantía del
contrato, en la página Web de la
entidad y en
avisos
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www.colombiacompra.gov.co.
2
Elaboración y
Publicación de los
Estudios Previos y
Proyecto de Pliego
de Condiciones
Se publican en la página Web de la
entidad y en
www.colombiacompra.gov.co, por
diez (10) días hábiles antes de la
Resolución de Apertura
Estudios previos
3
Observaciones al
Proyecto de Pliego
de Condiciones
Se dará un plazo para la
presentación de las mismas de diez
(10) días hábiles; si las
observaciones no se encuentran
procedentes se responden, si son
procedentes se cambia el Pliego de
Condiciones, en la parte que se
efectuaron las observaciones.
Oficio
4
Elaboración y
Publicación del
Pliego de
Condiciones
Definitivo y Acto
Administrativo de
Apertura
Se publicaran en la página Web de la
entidad y en
www.colombiacompra.gov.co,
después de vencido el plazo para la
presentación de las observaciones.
El Decreto 1510 y 1082 no
establecieron plazos para la
publicación del Pliego de
Condiciones, se tendrá presente
los tiempos que se deben respetar
para realizar la Audiencia de Riesgos
y las Adendas.
Pliego de
condiciones
definitivo y acto
administrativo
5
Observaciones al
Pliego de
Condiciones
El Decreto 1510 y 1082 no
establecieron plazos, pero la Entidad
establecerá dos (2) días hábiles
contados a partir de la publicación
del Pliego de Condiciones.
Oficio
6
Respuesta a las
Observaciones del
Pliego de
Condiciones
Se realizará en la misma Audiencia
de Riesgos, se publicarán en la
página Web de la entidad y en
www.colombiacompra.gov.co
Oficio
7 Audiencia de
Riesgos
La Entidad la realizará dentro de los
tres (3) días hábiles siguientes a la
publicación del Pliego de
Condiciones, en la página Web de la
entidad y en
Acta de Audiencia
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www.colombiacompra.gov.co se
publicará el acta de la Audiencia.
8 Adendas
Se realizarán tres (3) días hábiles,
antes del vencimiento del plazo para
la presentación de las propuestas
Adendas
9 Presentación de
ofertas
Se establecerá en el cronograma el
plazo, teniendo en cuenta los
tiempos para la Audiencia de
Riesgos y las Adendas.
10 Acta de Cierre
En el momento que se vence el plazo
para la presentación de las
propuestas, se publicará en la página
Web de la entidad y en
www.colombiacompra.gov.co,
Acta de cierre
11 Evaluación de las
ofertas
Puede ser de uno (1) o dos (2) días
hábiles después de realizada el Acta
de Cierre.
12
Elaboración y
Publicación del
informe de
evaluación
Después de realizada la evaluación
de las ofertas y se publicara durante
de cinco (5) días hábiles para que los
proponentes presenten
observaciones.
informe
13
Audiencia pública
de adjudicación o
declaratoria de
desierta
Se realiza después de vencido el
plazo para la presentación de las
observaciones y dentro de la
Audiencia se procederá de acuerdo a
lo establecido en el artículo
2.2.1.2.1.1.2. Audiencias en la
licitación del Decreto 1082 de
2015 (Decreto 1510 de 2013, artículo 39).
14
Acto Administrativo
de Adjudicación o
declaratoria de
desierto
El resultado de la Audiencia de
Adjudicación, se publicara en la
página Web de la entidad y en
www.colombiacompra.gov.co,
Acto
administrativo con
el resultado de
adjudicación
ETAPA CONTRACTUAL
15 Suscripción del
contrato
Dentro del tiempo establecido en el
Cronograma
contrato
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16 Registro
Presupuestal
Se envía Acto Administrativo de
Adjudicación al Área de Financiera
para su expedición
RP
17 Otorgar Garantías
Según la etapa contractual en donde
sean exigibles, si hay lugar a ellas
el Contratista las constituirá a favor
de la Entidad, debiéndoselas
entregar al área respectiva de
Contratación
Garantías
constituidas
18 Aprobación de las
Garantías
Después de recibidas las garantías,
el área de contratación con el
acompañamiento del Asesor Jurídico
de la Entidad, verificará que dichas
pólizas se hayan constituido
conforme a lo establecido en el
Contrato
Garantias
19
Comunicación al
Supervisor o
Interventor del
Contrato
Oficio firmado por el Personero en
donde se comunica su designación y
las actividades que deberán surtirse
dentro de la ejecución del contrato
Oficio
ETAPA POSCONTRACTUAL
20
Después de
perfección comienza
la ejecución del
contrato
Comienza con la Acta de Inicio o con
la suscripción del Contrato, de
acuerdo con lo establecido en el
Pliego de Condiciones
ACTA DE INICIO
O CONTRATO
SUSCRITO
21
Liquidación del
Contrato
En caso de ser necesario la
liquidación del contrato por la
tipificación del mismo (contratos de
tracto sucesivo) o por la terminación
del contrato de forma atípica será el
Supervisor quien solicite y
especifique las circunstancias que
ameritan la liquidación del mismo,
dentro del tiempo establecido en el
Pliego de Condiciones o si no hubo
acuerdo dentro de los cuatro (4)
meses después de terminado el
contrato, como lo establece la ley 80
de 1993. El acta de liquidación del
contrato será firmada por el
Acta de
Liquidación si
fuere pertinente.
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Contratista y el Representante Legal
de la Personería Municipal de
Armenia.
SELECCIÓN ABREVIADA
No PROCEDIMIENTO OBSERVACIONES formato
ETAPA PRECONTRACTUAL
1 Elaboración y Publicación de Estudios Previos, Aviso de Convocatoria y Proyecto de Pliego de Condiciones
Deben publicarse en la página Web de la entidad y en www.colombiacompra.gov.co,
Avisos-Estudios Previos y Pliego.
2 Observaciones al Proyecto de Pliego de Condiciones
Plazo es de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de publicación de lo anterior; si las observaciones no son procedentes se responden, si son procedentes se cambia el Pliego de Condiciones, en la parte que se efectuaron las observaciones
Oficio
3 Acto Administrativo de Apertura y publicación del Pliego de Condiciones Definitivo
Se publicarán durante tres (3) días hábiles, en la página Web de la entidad y en www.colombiacompra.gov.co,
Acto administrativo
4 Observaciones al Pliego de Condiciones
Se dará traslado por dos (2) días hábiles Oficio
5 Respuesta a las Observaciones al Pliego de Condiciones
Se realizarán después de vencido el plazo para la presentación de las observaciones, publicándose en la página Web de la entidad y en www.colombiacompra.gov.co,
Oficio
6 Adendas Se pueden realizar un (1) día antes de la presentación de las propuestas
Adendas
7 Presentación de las propuestas técnica y económica.
Se presentarán vencido el plazo de la publicación del Pliego de Condiciones Definitivo.
8 Acta de Cierre Inmediatamente termina el plazo para la presentación de las propuestas, publicándose en la página Web de la entidad y en www.colombiacompra.gov.co,
Acta
9 Evaluación de las propuestas
Se evalúa los requisitos habilitantes y el cumplimiento de la ficha técnica, sin abrir la propuesta económica, ya que esta se abre en la Audiencia de Subasta Inversa
Acta
10 Informe de Evaluación de las propuestas
Se publica después de terminada la evaluación de las propuestas, debiéndose publicar en la página Web de la entidad y en www.colombiacompra.gov.co, durante tres (3) días hábiles.
Informe
11 Observaciones al Informe de Evaluación
Los proponentes tendrán tres (3) días hábiles para presentar las observaciones después de publicado el Informe de Evaluación.
12 Respuestas de las Un (1) día después de vencido el plazo Oficio
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Observaciones del Informe de Evaluación
para la presentación de las observaciones
13 Audiencia de Subasta Inversa. (Artículo 41 del Decreto 1510 de 2013)
Se efectuara un (1) día hábil después de publicadas las respuestas a las Observaciones al Informe de Evaluación, en este momento donde se abren los sobres que contienen las propuestas económicas de los proponentes
Acta
14 Acto Administrativo de Adjudicación
Publicar en la página Web de la entidad y en www.colombiacompra.gov.co
Acto administrativo
ETAPA CONTRACTUAL
15 Suscripción del contrato Dentro del tiempo establecido en el Cronograma, su elaboración se realizará por el Asesor Jurídico de la Entidad o el profesional que ejerza esta funciones.
Contrato
16 Registro Presupuestal Se envía Acto Administrativo de Adjudicación al Área de Financiera para su expedición.
RP
17 Garantías Después de suscrito el Contrato, si hay lugar a ellas el Contratista las constituirá a favor de la Entidad, debiéndoselas entregar a los responsables de cada proceso de Contratación.
Garantías
18 Aprobación de Pólizas Después de recibidas las garantías, los responsables de cada proceso de Contratación, con el acompañamiento del Asesor Jurídico de la Entidad, verificarán que dichas pólizas se hayan constituido conforme a lo establecido en el Contrato
Pólizas
19 Comunicación al Supervisor o Interventor del Contrato
El Personero Municipal por medio de oficio designa el Supervisor y le informa las actividades que deberán surtirse dentro de la ejecución del contrato
Oficio
ETAPA POSCONTRACTUAL
20 Después de perfección comienza la ejecución del contrato
Comienza con el Acta de Inicio o con la suscripción del Contrato, de acuerdo con lo establecido en el Pliego de Condiciones
Acta de inicio
21 Liquidación del Contrato En caso de ser necesario la liquidación del contrato por la tipificación del mismo (contratos de tracto sucesivo ó aquellos que se prolonguen en el tiempo. No será OBLIGATORIA LA LIQUIDACION para aquellos contratos de ejecución instantánea, ello se determinará por la Personería de Armenia dentro del proyecto y Pliego de Condiciones e Invitación Pública). Igualmente si se presenta la terminación del contrato de forma atípica, será el Supervisor quien solicite y especifique las circunstancias que ameritan la liquidación del mismo, dentro del tiempo establecido en el Pliego de Condiciones o si no hubo acuerdo, dentro de los cuatro (4) meses después de terminado el contrato, como lo establece la ley 80 de 1993. El acta de liquidación del
Acta de liquidación si fuere necesario.
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contrato será firmada por el Contratista y el Representante Legal de la Personería Municipal de Armenia.
MENOR CUANTÍA
No ETAPA O PROCEDIMIENTO
OBSERVACIONES FORMATO
1 Elaboración y publicación de los Estudios Previos, Aviso de Convocatoria y Proyecto de Pliego de Condiciones
Deben publicarse en la página Web de la entidad y en www.colombiacompra.gov.co
Avisos, estudios previos
2 Observaciones al Proyecto de Pliego de Condiciones
Plazo es de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de publicación de lo anterior; si las observaciones no son procedentes se responden, si son procedentes se cambia el Pliego de Condiciones en el asunto causa de observaciones.
Oficio
3 Elaboración y publicación Acto Administrativo de Apertura y publicación del Pliego de Condiciones Definitivo
Se publicaran por el tiempo que se establezca en el cronograma de cada proceso de selección, en la página Web de la entidad y en www.colombiacompra.gov.co.
Acto administrativo
4 Manifestación de Interés
En un término no mayor a tres (3) días hábiles contados a partir de la Apertura
5 Observaciones al Pliego de Condiciones
Dentro de los (3) días hábiles después de publicado el Pliego de Condiciones
6 Respuesta a las Observaciones al Pliego de Condiciones
Cuarto (4) día hábil después de publicado el pliego de Condiciones
Oficio
7 Audiencia Pública de Sorteo de Consolidación
Potestativa de la Entidad, procede cuando se presentan más de diez (10) manifestaciones de interés
8 Presentación de ofertas
Un (1) día hábil después de: a) Realizada la Audiencia de Sorteo de Consolidación, o b) publicada las respuestas a las observaciones.
9 Acta de Cierre Inmediatamente se vence el plazo para la presentación de las propuestas, es para dejar constancia de los oferentes que presentaron propuestas y posteriormente en la evaluación se deja constancia el proponente que cumplió con los requisitos habilitantes y especificaciones del objeto a ejecutar
acta
10 Evaluación de las Propuestas
Se evalúan los requisitos habilitantes, especificaciones técnicas y propuesta económica.
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11 Publicación del informe de evaluación
Durante tres (3) días hábiles después de publicado el Informe de Evaluación.
Informe
12 Observaciones al Informe de Evaluación
Dentro de los tres (3) días de traslado del Informe Preliminar
13 Elaboración y Publicación de las Respuesta a las Observaciones del Informe de Evaluación
Después de vencido el plazo para la presentación de las Observaciones
Oficio
14 Acto administrativo de Adjudicación
Un (1) día después de vencido el plazo para las respuestas de las observaciones.
Acto administrativo
15 Comunicación de Supervisión o Interventoría
El Personero Municipal por medio de oficio designa el Supervisor y le informa las actividades que deberán surtirse dentro de la ejecución del contrato
Oficio
ETAPA CONTRACTUAL
16 Suscripción del contrato
Dentro del tiempo establecido en el Cronograma, su elaboración se realizará después de expedido el Registro Presupuestal
Contrato
17 Registro Presupuestal Se envía el Acto Administrativo de Adjudicación al Área de Financiera
RP
18 Garantías Después de suscrito el Contrato, si hay lugar a ellas el Contratista las constituirá a favor de la Entidad, debiéndoselas entregar a los Asesores en Contratación
Pólizas
19 Aprobación de Pólizas
Después de entregas las garantías, los Asesores en Contratación verificarán que dichas pólizas se hayan constituido conforme a lo establecido en el Contrato
20 Comunicación de Supervisión o Interventoría
El Personero Municipal por medio de oficio designa el Supervisor y le informa las actividades que deberán surtirse dentro de la ejecución del contrato
Oficio
ETAPA POSCONTRACTUAL 21 Ejecución de Contrato Comienza con el Acta de Inicio o con la
suscripción del Contrato, de acuerdo con lo establecido en el Pliego de Condiciones
22 Liquidación del contrato
En caso de ser necesario la liquidación del contrato por la tipificación del mismo (contratos de tracto sucesivo ó aquellos que se prolonguen en el tiempo. No será OBLIGATORIA LA LIQUIDACION para aquellos contratos de ejecución instantánea, ello se determinará por la Personería de Armenia dentro del proyecto y Pliego de Condiciones e Invitación Pública). Igualmente si se presenta la terminación del contrato de forma atípica, será el Supervisor quien solicite y especifique las circunstancias que ameritan la liquidación del mismo, dentro del tiempo establecido en el Pliego de Condiciones o si no hubo acuerdo, dentro de
Acta de liquidacion
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los cuatro (4) meses después de terminado el contrato, como lo establece la ley 80 de 1993. El acta de liquidación del contrato será firmada por el Contratista y el Representante Legal de la Personería Municipal de Armenia.
MINIMA CUANTÍA:
No ETAPA O
PROCEDIMIENTO OBSERVACIONES
FORMATO
ETAPA PRECONTRACTUAL
1
Elaboración y
publicación de
Estudios Previos e
Invitación Pública
Publicará durante tres días (3) hábiles
después de publicada la invitación
pública
Estudios
previos e
invitación
2 Observaciones a la
Invitación
Dentro de los dos (2) días hábiles
después de publicada la Invitación
Pública
3
Respuesta a las
observaciones de la
Invitación Pública
Un (1) hábil después de vencido el plazo
para la presentación de las
observaciones
Oficio
4 Presentación de las
propuestas
Un (1) día después de vencido el plazo
para la respuesta de las observaciones.
5
Acta de Cierre
Inmediatamente después de vencido el
plazo para la presentación de las
propuestas
Acta
6
Solicitud para
subsanar
documentos
La Entidad Estatal puede solicitar a los
proponentes subsanar inconsistencias o
errores, siempre y cuando la corrección
de las inconsistencias o de los errores no
represente una reformulación de la
oferta.
Oficio
7
Elaboración y
publicación del
Informe de
Evaluación
El mismo día del vencimiento de la
presentación de las propuestas
iNFORME
8 Observaciones al
Informe de
Un (1) día hábil después de publicado el
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Versión: 001
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Evaluación Informe de Evaluación
9
Respuesta a las
observaciones del
Informe
Se realizará el día hábil siguiente a la
publicación del Informe de Evaluación
Oficio
ETAPA CONTRACTUAL
10 Registro
Presupuestal
Envía el Informe de Evaluación al Área
de Financiera para su expedición ó
Oficio de solicitud suscrita por el
Personero Municipal requiriendo la
expedición del RP a la Dirección
Financiera
RP
10
Comunicación de
aceptación o
declaratoria de
desierto
Se realiza en la fecha establecida en el
Cronograma, aceptando la oferta del
oferente que haya cumplido con los
requisitos establecidos en la invitación y
que haya ofrecido el precio más bajo
mediante documento electrónico o físico.
En el documento de aceptación, la
Entidad Estatal debe indicar el supervisor
del contrato.
Acto
administrativo
11 Publicación en el
SECOP
La oferta y la comunicación de
aceptación de la misma conforman el
contrato y los dos documentos deben ser
publicados en el SECOP en la fecha
establecida en el Cronograma y si esta
no fue establecida se recomienda
publicar el día hábil siguiente a la
adjudicación. La comunicación de
aceptación de la oferta es el acto de
adjudicación.
Secop
ETAPA POSTCONTRACTUAL
13 Ejecución
Comienza con el Acta de Inicio o con la
comunicación de la aceptación de la
oferta, de acuerdo con lo establecido en
la Invitación Pública
Acta de inicio
14 Liquidación Solo aplica en dicho proceso cuando el
objeto es de tracto sucesivo o perdura en
el tiempo, o cuando la entidad lo
Acta de
Liquidación
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Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
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requiera.
CONCURSO DE MERITOS ABIERTO
No ETAPA O
PROCEDIMIENTO
OBSERVACIONES FORMATO
1
Elaboración y
publicación de Aviso
de Convocatoria,
Estudios Previos y
Proyecto de Pliegos
de Condiciones,
Anexo Técnico.
Se publica durante (5) días
hábiles en la página Web de la
Entidad, y
www.colombiacompra.gov.co
Aviso, Estudios Previos
y Proyecto de Pliegos
2 Observaciones al
proyecto de pliegos
de condiciones.
Cinco (5) días hábiles
3 Respuestas a las
observaciones.
Un (1) día hábil después del
vencimiento del término para
la presentación de las
observaciones
Oficio
4
Acto Administrativo
de Apertura y
Publicación del Pliego
de Condiciones
Definitivo.
Un (1) día hábil después de
publicadas las respuestas a
las observaciones al Proyecto
de Pliego.
Acto adfministrativo
5
Observaciones al
Pliego de
Condiciones
Tres (3) días hábiles después
de publicado el Pliego de
Condiciones
6
Respuesta a las
Observaciones
presentadas al Pliego
de Condiciones
Un (1) hábil después de
publicada las respuestas a las
Observaciones
Oficio
7 Presentación de las
propuestas
Un (1) día después de
publicada las respuestas a las
observaciones
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vencido el plazo para la
presentación de las
propuestas
Acta
9
Verificación de
Requisitos
Habilitantes e
Informe de
Evaluación
Un (1) día hábil después de
publicada el Acta de Cierre
informe
10
Observaciones al
Informe de
Evaluación
Durante tres (3) días hábiles
después de publicado el
informe de evaluación
11
Respuesta a las
observaciones del
Informe Preliminar
Un (1) día después de
vencido el plazo para la
presentación de las
Observaciones del Informe de
Evaluación
Oficio
12
Revisión entre la
Entidad Pública y el
Oferente en el primer
lugar de elegibilidad
Un (1) día hábil después de la
publicación de las respuestas
a las observaciones y si no se
llega a ningún acuerdo se
realizará con el oferente que
se encuentra en el segundo
orden de elegibilidad y si no
se declara desierto el proceso
de selección
Acta
ETAPA CONTRACTUAL
13 Elaboración del
Contrato
Dentro del tiempo establecido
en el Cronograma, su
elaboración se realizará por el
Asesor Jurídico
Contrato
14 Registro
Presupuestal
Con el acuerdo realizado entre
la Entidad y el oferente
RP
15 Garantías
Después de suscrito el
Contrato, si hay lugar a ellas
el Contratista las constituirá a
favor de la Entidad,
debiéndoselas entregar al
Garantías
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Fecha: 12/07/2012
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área financiera
16 Aprobación de
Pólizas
Después de recibidas las
garantías, la Dirección
Financiera con el
acompañamiento del Asesor
Jurídico o del profesional que
haga sus veces en la Entidad,
verificarán que dichas pólizas
se hayan constituido
conforme a lo establecido en
el Contrato
pólizas
17
Comunicación de
Supervisión o
Interventoría
El Personero Municipal por
medio de oficio designa el
Supervisor y le informa las
actividades que deberán
surtirse dentro de la ejecución
del contrato
Oficio
ETAPA POSTCONTRACTUAL
15 Ejecución del
Contrato
Comienza con el Acta de
Inicio o con la suscripción del
Contrato, según lo establecido
en el Pliego de Condiciones
Acta de Inicio
16 Liquidación del
Contrato
Solo aplica en dicho proceso
cuando el objeto es de tracto
sucesivo o perdura en el
tiempo, o cuando la entidad lo
requiera
Acta de liquidación
CONCURSO DE MERITOS PRECALIFICACIÓN
No ETAPA O PROCEDIMIENTO OBSERVACIONES
1
Publicar: i) El aviso de
convocatoria pública, ii) El
proyecto de pliego de
condiciones y iii) Los estudios
previos.
En la página www.colombiacompra.gov.co y
la página Web de la Entidad
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2
Recibir las observaciones
realizadas al proyecto de pliego.
Cinco (5) días hábiles contados a partir de la
publicación del Proyecto de Pliego de
Condiciones
3 Respuesta a las Observaciones
Un (1) días hábil después de vencido el
plazo para la presentación de las
observaciones al proyecto de pliego
4 Manifestación de Interés
Dentro de los tres (3) días hábiles contados a
partir de la publicación del proyecto de pliego
de condiciones
5
Entrega de los requisitos
habilitantes de experiencia,
formación, publicaciones y la
capacidad de organización del
interesado y su equipo de
trabajo.
Un (1) día después de vencido el plazo para
las respuestas a las observaciones del
proyecto de pliego de condiciones
6 Acta de Cierre Después de vencido el plazo para la
presentación de los requisitos habilitantes
7 Evaluación de los requisitos
habilitantes En la fecha establecida en el cronograma
8 Publicación del Informe de
precalificación
El resultado de la evaluación realizada por el
Comité Evaluador, se publicará por el término
de dos (2) días hábiles
9 Observaciones al Informe de
Precalificación
Durante los dos (2) días hábiles siguientes a
la publicación del Informe de Evaluación
10 Audiencia de Precalificación Un (1) día después de vencido el plazo para la
presentación de las observación.
11 Publicar la conformación de lista
de precalificación
Después de terminada la Audiencia de
Precalificación
12
Acto Administrativo de Apertura
y Publicación del Pliego de
Condiciones Definitivo.
Se publicarán por el término de tres (3) días
hábiles después de que la entidad decida abrir
el proceso de selección, una vez haya
conformado la lista de precalificación
13 Observaciones al pliego de
condiciones
Dentro de los dos (2) días siguientes a la
publicación del Pliego de Condiciones
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14
Elaboración y publicación
Respuestas a las
Observaciones del Pliego de
Condiciones
Un (1) después de vencido el plazo para la
presentación de las Observaciones
15 Entrega de propuestas Un (1) día hábil después de las respuestas a
las observaciones
16 Acta de Cierre Inmediatamente se vence el plazo para la
presentación de las propuestas
17 Evaluación de propuestas Después de entregadas las propuestas, en la
fecha establecida en el cronograma
18 Elaboración y publicación al
Informe de Evaluación
Después de la verificación de los requisitos
habilitantes, se publicara por tres (3) días
19 Observaciones al Informe de
Evaluación Efectúa traslado durante (2) días
20
Respuesta a las observaciones
del Informe Preliminar
Un (1) día después de vendió el plazo para la
presentación de las observaciones a Informe
de Evaluación
21
Revisión entre la Entidad
Pública y el Oferente en el
primer lugar de elegibilidad
Un (1) día hábil después de la publicación de
las respuestas a las observaciones y si no se
llega a ningún acuerdo se realizará con el
oferente que se encuentra en el segundo
orden de elegibilidad y si no se declara
desierto el proceso de selección
ETAPA CONTRACTUAL
22 Contrato
Dentro del tiempo establecido en el
Cronograma, su elaboración estará a cargo
del área jurídica.
23 Registro Presupuestal
Se envía el acuerdo realizado entre la Entidad
y el oferente para su expedición a Dirección
Financiera
24 Garantías
Después de suscrito el Contrato, si hay lugar
a ellas el Contratista las constituirá a favor de
la Entidad, debiéndoselas entregar al área
financiera.
25 Aprobación de Pólizas Después de entregas las garantías, la
Direccion financiera con el acompañamiento
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del área jurídica verificarán que dichas
pólizas se hayan constituido conforme a lo
establecido en el Contrato
26 Comunicación de Supervisión o
Interventoría
El Personero Municipal por medio de oficio
designa el Supervisor y le informa las
actividades que deberán surtirse dentro de la
ejecución del contrato
ETAPA POSTCONTRACTUAL
27 Ejecución del Contrato
Comienza con el Acta de Inicio o con la
suscripción del Contrato, según lo establecido
en el Pliego de Condiciones
28 Liquidación del Contrato
Solo aplica en dicho proceso cuando el objeto
es de tracto sucesivo o perdura en el tiempo,
o cuando la entidad lo requiera
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Los procesos de evaluación y control comprenden las actividades de verificación, monitoreo y mejoramiento del estado de avance de los Sistemas de Gestión y de Control Interno y para tal fin se hará uso de herramientas administrativas que permitan ejecutarlos con objetividad y oportunidad.
La entidad implementará mecanismos de autoevaluación de la gestión y del control interno, los cuales permitirán a las áreas organizacionales tomar acciones de mejoramiento de manera oportuna y eficaz.
La Oficina de Control Interno será la dependencia responsable del proceso de evaluación independiente del Sistema de Control Interno de la entidad y de la verificación de la implementación del MECI 1000:2005.
El Sistema de Control Interno deberá ser implementado en todos los procesos, y áreas organizacionales de la entidad y en todos sus niveles jerárquicos.
El proceso de Control Interno Disciplinario será responsabilidad de la Personería Auxiliar y deberá estar enmarcado en la Ley 734 de 2002 y demás normas legales vigentes en esta materia.
La evaluación del Sistema de Control Interno permitirá verificar la calidad y efectividad de los controles en los procesos de cada área organizacional responsable, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas.
La entidad realizará seguimiento al Plan Estratégico, los planes de acción y los planes de mejoramiento producto de las auditorias de gestión.
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4.1 PROCESO: CONTROL INTERNO
4.1.1 PROCEDIMIENTO: PCI – 1. AUDITORIAS - Plan anual de Auditorias
A. OBJETIVO: Elaborar el plan anual de auditorías.
B. DEPENDENCIA: Oficina Asesora de Control Interno
C. RELACIONES: Procedencia: Ley 87 de 1993. Salida: Auditoria interna.
D. FORMATOS: Plan anual de auditorias
E. INFORMES: No existen informes para este procedimiento F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
Mal manejo de las dependencias auditar.
Controles:
Verificación por parte del jefe de la oficina de control interno el plan de auditorías del año, así como la revisión del Personero Municipal de dicho plan.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1
Jefe de Oficina Asesora de
Control Interno
Identificación de Dependencias o Procesos a Auditar Para identificar dependencias o procesos a auditar se analizaran o tendrán en cuenta
Auditorías realizadas durante la vigencia anterior
Solicitudes hechas por los jefes de dependencia
Informes anteriores de órganos de control
Planes de mejoramiento
Aquellas que son recurrentes en cada vigencia
Los aspectos estratégicos de la vigencia actual
2
Elaboración del Plan Anual de Auditoria Se elabora con la siguiente información.
Introducción
Objetivo general
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Objetivos específicos
Metodologías y técnicas de auditoria
Programación
Auditado
Dependencias o Proceso Correlacionados
Carácter
Objetivo
Elementos de control interno a auditar
Cronograma de auditorías
Cronograma de Seguimiento y Entrega
3
Aprobación del Plan Anual Revisa y aprueba lo contenido en el plan y en Reunión del Comité de Control Interno se le socializa a los miembros para que estos a su vez lo revisen y aprueben.
4 Comunicación del Plan Anual Una vez aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno se les informa a los jefes de dependencia.
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H. FLUJOGRAMA
CONTROL INTERNO
Identificación de
Dependencias o
Procesos a Auditar
Comunicación del
Plan Anual
Aprobación del Plan
Anual
Elaboración del Plan
Anual de Auditoria
INICIO
FIN
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4.1 PROCESO: CONTROL INTERNO
4.1.2 PROCEDIMIENTO: PCI – 2. AUDITORIAS INTERNAS
A. OBJETIVO: Vigilar el buen funcionamiento de la entidad y de sus operaciones.
B. DEPENDENCIA: Oficina Asesora de Control Interno
C. RELACIONES: Procedencia: Ley 87 de 1993. Salida: Auditoria interna. D. FORMATOS:
Hoja de verificación o lista de chequeo (F – PCI – 001)
Informe de auditoria (F – PCI – 002)
E. INFORMES: Informe de auditoria
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
No cumplimiento del plan de auditorias
Manejo de intereses individuales
Controles:
Revisión del plan anual de auditorias
Lista de chequeo aprobada por el auditor líder
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1
Jefe de Oficina Asesora de
Control Interno
Elaborar Programa Anual de Auditorías Define el Programa Anual de auditorías determinando el número, objetivo, alcance, frecuencia y duración de las auditorías. Para ello utiliza el formato Programa Anual de Auditorías Internas.
2
Jefe de Oficina Asesora de
Control Interno
Designar Equipo Auditor: Designa el equipo auditor según el perfil establecido para cada auditoría establecida en el Programa Anual de Auditorías, especificando Auditor Líder y Auditores Acompañantes y notifica al personal designado aplicando el instructivo.
3 Jefe de Oficina Elaborar Plan de auditoría: Con base en los
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Asesora de Control Interno
documentos del MECI aplicados a los procesos o requisitos a auditar, el Auditor Líder y los Auditores Acompañantes designados, realizan las siguientes actividades, utilizando el formato Plan de Auditorías Internas, donde establece entre otros: Objetivo, alcance, criterios; así como la agenda detallada con fecha, hora, funcionario a entrevistar y lugar de la auditoría a realizar; lo cual se envía al Líder del Proceso a auditar para su aprobación.
4 Equipo Auditor
Elaborar listas de chequeo: Revisa la documentación y elabora la lista de verificación, utilizando el formato Listado de Verificación de Auditorías Internas, registrando aquí: Requisito ó Documento de Referencia, Aspecto a Verificar en la auditoría y Nombre del Auditado.
5 Auditor Líder
Realizar reunión de Apertura: Explica la metodología a utilizar para el desarrollo del Plan de la Auditoría, presenta los miembros del equipo auditor, los canales de comunicación, confirma la disponibilidad del personal auditado, y aclara las inquietudes que presenten los auditados.
6 Equipo Auditor
Ejecutar agenda: Analiza las evidencias objetivas que avalan las actividades verificadas y registra los resultados que se vayan obteniendo en el formato Listado de verificación de auditorías internas. Señala con una “X”, según corresponda una de las siguientes casillas de hallazgo: C (Conformidad), NC (No Conformidad) ú O (Observación) y en caso de que aplique anota el ítem de la norma. Cuando las evidencias objetivas no sean suficientes para definir una No Conformidad ú Observación, los auditores deben indagar más o pedir otras evidencias. Durante la realización del trabajo de campo, el equipo auditor debe realizar como mínimo una reunión de enlace, en la que se analicen las evidencias y se consoliden los hallazgos de no conformidad y las observaciones; lo anterior deberá quedar fijado en el formato Plan de Auditorías Internas.
7 Auditor Líder
Realizar reunión de cierre: Comunica las principales fortalezas y debilidades del proceso o requisitos auditados y procede a dar a conocer los hallazgos encontrados, registrados en el formato Listado de verificación de auditorías
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internas.
8 Equipo Auditor
Elaborar Informe de Auditoría: Elabora Informe de Auditoría que debe presentar en la fecha fijada en el plan de la auditoría. Los auditores diligencian y redactan en forma clara, sencilla y concisa el informe empleando el formato Informe General de auditorías internas.
9 Auditor Líder
Entregar informe: El Auditor Líder hace entrega del informe original al Representante de la Dirección para el MECI, y copias simples al Líder del proceso y al Jefe de Control Interno.
10 Jefe de Oficina
Asesora de Control Interno
Informar: al Personero Municipal el resultado de la Auditoria
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H. FLUJOGRAMA
CONTROL INTERNO EQUIPO AUDITOR AUDITOR LIDER
Designar Equipo
Auditor
Elaborar Programa
Anual de Auditorías
Elaborar Plan de
auditoría
Realizar reunión
de Apertura
Ejecutar agenda
Elaborar listas de
chequeo
Realizar reunión
de cierre
Entregar informe
Informar
(Personero
Municipal)
Elaborar Informe
de Auditoría
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4.1 PROCESO: CONTROL INTERNO
4.1.3 PROCEDIMIENTO: PCI – 3. PLAN DE MEJORAMIENTO
A. OBJETIVO: Elaborar el plan de mejoramiento
B. DEPENDENCIA: Oficina Asesora de Control Interno
C. RELACIONES: Procedencia: Auditoria interna. Salida: plan de mejoramiento.
D. FORMATOS: Plan mejoramiento (F – PCI – 003)
E. INFORMES: no existen informes para este procedimiento
F. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:
No suscripción del plan de mejoramiento
Controles:
Seguimiento al plan de mejoramiento suscrito
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1
Jefe de Oficina Asesora de
Control Interno
Identificación de Necesidades Se recogen las recomendaciones y análisis generados en
Auditorías internas por proceso o dependencia
Evaluación del Sistema de Control Interno teniendo en
cuenta los resultados de la encuesta por proceso o dependencia
Instrumentos de evaluación por desempeño.
Haciendo énfasis en la respuesta o gestión individual
2
Elaboración y Consolidación del Plan Se debe consignar en los compromisos asumidos por el servidor para mejorar aquellas actitudes o conductas laborales que inciden en su desempeño. Los parámetros de referencia del
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desempeño esperado están definidos de acuerdo con las funciones o actividades y competencias de cada cargo. En el plan debe quedar claro el compromiso del servidor de recibir la capacitación que brinda la Entidad a través del plan de capacitación establecido por la Oficina de Recursos Humanos.
3
Ejecución del Plan Llevar a cabo los compromisos asumidos, con el fin de mejorar su capacidad individual para el desempeño de su cargo.
4
Seguimiento y Evaluación del Plan Se desarrollan teniendo en cuenta las fechas establecidas por el jefe inmediato, con el fin de determinar el estado de avance en la capacidad individual de desempeño del servidor.
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H. FLUJOGRAMA
CONTROL INTERNO
Elaboración y Consolidación
del Plan
Identificación de
la Necesidad
Ejecución del Plan
Seguimiento y Evaluación
del Plan
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4.1 PROCESO: CONTROL INTERNO
4.1.4 PROCEDIMIENTO: PCI – 4. GESTION DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO. Procedimiento de identificación, análisis y valoración de riesgos.
A. OBJETIVO: Evaluar y verificar la implementación y desarrollo de la política de la administración del riesgo a través del adecuado tratamiento de los riesgos para garantizar el cumplimiento de la Misión y Objetivos Institucionales.
B. DEPENDENCIA: Oficina Asesora de Control Interno.
C. RELACIONES: Procedencia: Ley 87 de 1993.
Salida: todas las dependencias
D. FORMATOS: Formato único de hoja de vida: Se adoptará el formato establecido por el Gobierno Nacional para el efecto según mandato legal. Este debe ser diligenciado por el nuevo funcionario como requisito para el ingreso (solo original).
E. INFORMES: No existen informes específicos en el procedimiento. F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
Es la posibilidad de que ocurra algo que tendrá un impacto negativo sobre los objetivos. Se mide en términos de consecuencias y probabilidades.
Controles:
Elemento de Control, conformado por el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos de la Entidad Pública.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1
Equipo
Dependencia / Oficina de
Control Interno
Realizar Sensibilización A través de diferentes estrategias se busca que los servidores tomen conciencia de la importancia de la administración del riesgo a través del cuestionario. .
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2
Realizar Capacitación Realizar a los servidores con responsabilidad de mando y otros un refuerzo y actualización de conocimientos, destrezas y aptitudes necesarias requeridas para administrar los riesgos. Preparación para conocimiento y aplicación en la metodología.
Valoración del Riesgo
3
Jefe de Dependencia
/ Todas las Dependencias
Identificar Riesgos Posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no bajo el control de la Entidad, que ponen en riesgo el logro de su Misión, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia
4
Analizar los Riesgos Permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la Entidad para su aceptación y manejo.
5
Identificar Controles Existentes Identificar aquellas medidas preventivas y correctivas que se vienen aplicando para evitar, reducir, dispersar y atomizar, transferir y/o asumir el riesgo.
6 Jefe / Oficina de Control Interno
Determinar el Nivel del Riesgo Resultado de confrontar el impacto y la probabilidad con los controles existentes al interior de los diferentes procesos y procedimientos que se realizan, con el fin de determinar si las acciones a tomar deben hacerse a corto, mediano o largo plazo con respecto a la vigencia.
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H. FLUJOGRAMA
CONTROL INTERNO TODAS LAS DEPENDECIAS
Realizar
Capacitación
Analizar los
Riesgos
Determinar el Nivel
del Riesgo
Realizar
Sensibilización
Identificar
Riesgos
Identificar Controles
Existentes
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4.1 PROCESO: CONTROL INTERNO
4.1.5 PROCEDIMIENTO: PCI – 5. GESTION DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO. Procedimiento relación con los entes de control.
A. OBJETIVO: Servir como enlace entre los entes externos y la entidad, identificando previamente la información relevante y pertinente que estos requieran, así como los funcionarios responsables para diligenciar estos requerimientos.
B. DEPENDENCIA: Oficina Asesora de Control Interno.
C. RELACIONES: Procedencia: Ley 87 de 1993.
Salida: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de actividades desempeñadas
D. FORMATOS: Formatos de solicitud de información por parte de los
entes de control.
E. INFORMES: No existen informes específicos en el procedimiento. F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
Es la posibilidad de que ocurra algo que tendrá un impacto negativo sobre los objetivos. Se mide en términos de consecuencias y probabilidades.
Controles:
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1
Jefe de Oficina
Asesora de Control Interno
Realizar seguimiento. Se recibe copia de los requerimientos allegados a las diferentes dependencias con el fin de hacer seguimiento a su oportuna contestación.
2
Seguimiento a acciones de mejora. Realizar el seguimiento a los hallazgos realizados por el ente de control en las distintas dependencias
3
Recepcionar las respuestas y armar informe. Con todas las respuestas recibidas, se diligencia la información según los formatos o metodología que cada ente maneje.
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4
Revisar el informe. Con los responsables de los hallazgos, el Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno revisa cada uno de los documentos diligenciados para corregir o mejorar el informe final.
5
Organizar la información para la aprobación del personero municipal y/o personera auxiliar El funcionario designado se encarga de organizar toda la información requerida con sus adjuntos y con el oficio remisorio al ente o División respectivo y se lo envía al Personero Municipal y/o Personera Auxiliar
6
Enviar el Informe. Una vez firmado la información se envía al ente de control.
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H. FLUJOGRAMA
CONTROL INTERNO
Realizar
Seguimiento
Recepcionar las
respuestas y armar
informe
Revisar el
informe
Organizar la
información Para
aprobación
Solicitud del
ente de control
Formato de
informe
Oficio remisorio
Seguimiento de
Acción de mejora
Enviar el
informe