3. cartilla contabilidad final

Brújula del Emprendimiento Rural

CARTILLA DE CONTABILIDAD

ste Manual está elaborado para quienes tienen en mente la creación de su propia empresa. Para realizar este proyecto es importante conocer conceptos básicos, así como también aprender a llevar la Epropia contabilidad, distribuir las utilidades y tomar decisiones que favorezcan el crecimiento de la

empresa. Este material servirá como fuente de consulta y punto de referencia para enriquecer nuestros conocimientos.

1. Conceptos básicos 5

2. Principios básicos de contabilidad. 62.1 Conceptos básicos. 62.2 Algunos conceptos claves. 6

3. Costos y gastos. 8

4. Margen de contribución. 11

5. Punto de equilibrio. 12

6. Estados financieros básicos. 136.1 Balance general. 136.2 Estado de resultados o pérdidas y ganancias. 15

7. Procesamiento de la información. 16

8. Presupuesto. 198.1. Presupuesto de ventas. 208.2. Presupuesto financiero. 208.3. Presupuesto de capital. 20

Bibliografía 21

Tabla de contenido


Página

Vaquero y Cía. S.A.

EMPRESA PÚBLICA: es aquella empresa en la cual los aportes son realizados por el Estado. Ejemplo: Empresa de Acueducto del Municipio de Caldas.

EMPRESA PRIVADA: es aquella empresa en la cual los aportes son realizados por personas naturales o jurídicas. Ejemplo: Los Motores Ltda.

CONCEPTOS BÁSICOS

PERSONA NATURAL: es cada uno de los individuos de la especie humana; sin importar su edad, sexo, religión, clase o condición social. Ejemplo: William de Ávila.

PERSONA JURÍDICA: es una figura imaginaria que resulta de un acuerdo entre dos o más personas, creada para ejercer derechos y contraer obligaciones. Ejemplo: Clínica Del Cesar Ltda.

SUCURSAL: establecimiento de comercio que hace parte de una empresa que tiene su sede principal en otro lugar; depende de la sede principal para todo lo relacionado con sus funciones y su desempeño. Ejemplo: la sede principal de Bancolombia está situada en Medellín y tiene sucursales en todos los municipios del país.

SOCIEDAD: es la unión de dos o más personas a través de acuerdos y de aportes en dinero, trabajo o implementos para desarrollar una actividad económica legal con ánimo de repartirse entre sí las utilidades. De esta manera nace una persona jurídica. Ejemplo: Telemática Ltda.

COMERCIANTE: es aquella persona natural o jurídica que se ocupa de realizar negocios claramente identificados por la ley como actividades de producción, compra y venta de bienes o servicios, entre otros. Ejemplo: José Aguilar es comerciante porque tiene un negocio dedicado a la venta de alpargatas.

ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO: es aquel lugar físico donde el empresario o comerciante utiliza todos los recursos para realizar los fines comerciales de la empresa. Ejemplo: El Palacio de las Camisetas tiene su local comercial en el Centro Comercial 5 Esquinas, de Valledupar.

RAZON SOCIAL: es el nombre comercial con el cual se identifica la persona jurídica. Ejemplo: Almacén el

1

¿ QUÉ APRENDIMOS ?

1. Une con una línea la respuesta correcta:

01

RazónSocialPersona Natural

Establecimiento de Comercio Empresa Pública Empresa Privada

Dr. Jesús Enrique Cuello de ÁvilaCarnes Finas del Cesar

Emdupar E.S.PAeroenvios Ltda.

Super Ponqué

Brújula del Emprendimiento Rural5

PRINCIPIOS BÁSICOSDE CONTABILIDAD2

2.1 Conceptos básicos

Contabilidad:Las primeras civilizaciones tuvieron que hallar la manera de conservar algunos hechos que eran muy complicados y frecuentes, para que la memoria pudiera guardarlos. Por ejemplo, los reyes y sacerdotes necesitaban calcular la repartición de tributos y registrar su cobro por uno u otro medio; también el ejército requería un cálculo cuidadoso de las armas, pagos y raciones alimenticias; así como las altas y bajas en sus filas. Los comerciantes han sido, en la sociedad, quienes más han recurrido al registro y análisis de información, relacionada con sus ingresos, costos, gastos, utilidades, etc.

Partiendo de lo anterior, es posible definir la contabilidad como el arte, técnica o ciencia que busca dar un orden lógico a las transacciones comerciales. Ha sido utilizada desde la antigüedad para controlar y dirigir eficientemente las actividades comerciales. Ejemplo: las poblaciones antiguas se preocupaban por la siembra y cría de animales, de tal forma que había personas encargadas de registrar los animales, los nacimientos y hacerles seguimiento, hasta determinar cuándo eran aptos para venderlos o cambiarlos; así mismo, destinaban otras personas para vigilar y registrar lo que ocurría con las frutas y verduras. Para ejercer adecuadamente este control ellos se basaban o apoyaban en técnicas de registro como la contabilidad, lo cual les permitió establecer las utilidades percibidas y crecer.

En la actualidad las cosas no han cambiado, se debe llevar un adecuado registro de las actividades que realizamos y más aún si son de negocios.

2.2 Algunos conceptos claves

Ciclo contable: Es un período de tiempo en el que se registran todas las actividades comerciales que ocurren en la empresa. Puede ser mensual, semestral o anual, este último nos permite realizar el análisis general de la empresa.

Hecho económico o transacción:Es el intercambio de productos o servicios con otras personas, los cuales nos generan una utilidad.

Registro contable: Es el asiento o registro de las transacciones en los comprobantes (ingresos, egresos) y libros de contabilidad.

La utilidad:Es el resultado de restar de los ingresos, obtenidos por la venta de los productos o en la prestación de servicios, los costos y los gastos. Esta utilidad representa el valor que le queda a la empresa o persona natural, como podría ser nuestro caso, para seguir funcionando.

Balance: Es un informe que resume los registros realizados, posibilita saber lo que se tiene, lo que se debe y la utilidad que se ha generado con la venta de nuestros productos o servicios. Estado de resultados:Es un informe que muestra la diferencia entre los ingresos obtenidos por la venta de los productos o servicios, y los gastos que realizamos para poder funcionar.


Estado financiero: Es el conjunto de informes que facilitan datos contables a quienes no tienen acceso a los registros contables, entre ellos tenemos el Balance y el Estado de Resultados.

Partida doble: Es el principio contable base del sistema de contabilidad. Por ejemplo, si realizamos la compra de algodón, lana y fique para elaborar una mochila significa que tuvimos dos movimientos: uno, la obtención de la materia prima aumentando el inventario y, el otro, la disminución del dinero.


COSTOS Y GASTOS3Todas las empresas tienen desembolsos que son necesarios para producir y vender los productos o prestar los servicios. Estos desembolsos reciben el nombre de costos y gastos.

GASTOS: son desembolsos generados por la administración de la empresa. Entre ellos se pueden describir: los salarios del gerente, la secretaria, el mensajero, la aseadora; pagos por publicidad, papelería, teléfono, correo, entre otros.

COSTOS: son también desembolsos, pero estos están asociados directamente con la compra o la producción de artículos, es decir, están asociados con el proceso de fabricación o la prestación de servicios.

Hay dos clases de costos:

LOS COSTOS VARIABLES: se llaman variables porque su valor aumenta y disminuye cada vez que las ventas y la producción aumentan o disminuyen; por ejemplo:

¥Mano de Obra.¥Materias primas.¥Insumos.¥Comisiones sobre ventas.¥Empaques.¥Fletes.

LOS COSTOS FIJOS: se llaman fijos porque su valor no depende de la cantidad de ventas y producción, mes a mes hay que pagarlos, por ejemplo:

¥Alquiler de oficina.¥Mantenimiento de equipos de

producción y de maquinaria.¥Salarios del personal administrativo.

Ahhh! Entonces un costo fijo no depende de mis ventas, y un costo variable si depende de la cantidad de producto para la venta, como la cantidad de semillas para sembrar.

Para organizar la información, relacionada con la elaboración de un producto o la prestación de un servicio en una empresa pequeña, debemos llevar una Hoja de Control de Entradas y Salidas de dinero, que es un instrumento básico.

Esto se conoce con el nombre de Libro Fiscal: es un tipo de contabilidad simplificada que permite a los pequeños comerciantes conocer las actividades comerciales realizadas diariamente. Al finalizar cada mes, se totalizan los Ingresos obtenidos y el valor pagado por la compra de bienes y servicios.

En el ejemplo que sigue se muestra un formato que podemos aplicar para un pequeño almacén de artesanías. Dividimos un cuadernillo en los espacios necesarios para registrar todas las situaciones relacionadas con entradas y salidas de dinero, que tengan que ver con el funcionamiento del negocio de artesanías.


RECORDEMOS que en el libro sólo debemos anotar la información relacionada con la actividad que desempeña nuestra empresa, una cosa totalmente aparte son los gastos que realiza la familia, como el mercado o el pago de deudas personales. Es muy importante anotar sólo lo que tiene que ver con la actividad comercial, para poder saber en un momento dado si es rentable o no nuestro negocio.

En el ejemplo siguiente se ilustra cómo debemos manejar el libro:

Un artesano debe realizar 5 pares de alpargatas:

a. La materia prima que requiere y que compró para ello es:¥5 pares de suelas de yute, con un costo d e

$3.000 cada uno.¥3 metros de lona fuerte, cada metro

costó $4.500 .¥5 tubos de hilo, costaron $1.500 cada

uno.

b. Además, el artesano mandó a cortar la lona para la capellada de la alpargata y le cobraron $5.000.

c. Los gastos del artesano para la elaboración de las alpargatas incluyen: luz y arrendamiento del local, que proporcionalmente suman $35.000.

d. La esposa del artesano invitó a sus amigas a comer peto y los ingredientes que compró le costaron $7.000.

e. El artesano mandó a coser y guarnecer a su vecina Rita y le pagó $20.000 por jornales.

f. Las alpargatas fueron terminadas y entregadas al cliente, quien pago $160.000 por los cinco pares.

Ahora procedemos a registrar, en una Hoja de Control de Entradas y Salidas, los costos que se asocian con la fabricación de las alpargatas. Debemos tener en cuenta que el punto d) no tiene que ver con la fabricación de las alpargatas, es un gasto del grupo familiar y no de la empresa, por lo tanto no se registra en la hoja.

Los puntos a), b) y e) representan los Costos $61.000.El punto c), los Gastos $35.000El punto f) es el Ingreso que obtiene el artesano por la elaboración de las alpargatas: $160.000


Entonces, suponiendo que el artesano sólo fabricó y vendió cinco pares de alpargatas en el mes, totalizamos la columna de los Ingresos y la columna de los Costos y Gastos. Luego restamos los ingresos de los egresos.

INGRESOS - GASTOS - COSTOS = UTILIDAD160.000 - 35.000 - 61.000 = 64.000

Lo que quiere decir que el artesano por fabricar cinco pares de alpargatas obtuvo una utilidad de $64.000.

Con una información detallada y actualizada podemos conocer la utilidad exacta del negocio. Al analizar la información resultante, nos damos cuenta de cuáles gastos fueron excesivos o innecesarios, así en el futuro sabremos planear mejor para que el producto salga menos costoso buscando materias primas o insumos económicos y de buena calidad.

Para ser competitivos en el mercado es necesario tomar las decisiones que nos permitan seguir con el crecimiento de nuestro negocio. Por este motivo se deben adaptar los registros contables a los estados financieros, para lo cual se hace necesario involucrar otros conceptos en nuestra contabilidad.


¿Cuál es el producto más rentable: la mochila o el sombrero?Procedemos a emplear la fórmula de Margen de Contribución en porcentaje:

Para el sombrero:Precio de Venta: $80.000Margen de contribución: $40.000Entonces su Margen de Contribución en porcentaje es: ($40.000 x 100) / $80.000 = 50%

Para la mochila:Precio de Venta: $50.000Margen de Contribución: $35.000Entonces su Margen de Contribución en porcentaje es: ($35.000 x 100) / $50.000 = 70%

4 MARGEN DE CONTRIBUCIÓN

El Margen de Contribución es lo que queda de las ventas, sirve para pagar los Gastos y Costos Fijos y para generar la utilidad; es decir, para poder seguir funcionando.

El Margen de Contribución se puede calcular en pesos y en porcentaje, de la siguiente manera:

¥En pesos: Precio de Venta – Costo Variable = Margen de Contribución

¥En porcentaje:Margen de Contribución en pesos X 100 = % Precio de Venta

Para mayor claridad veamos el siguiente ejemplo:Si el Precio de Venta de un sombrero vueltiao es de $80.000 y los Costos Variables asociados a este sombrero son $40.000, el Margen de Contribución de este producto sería: $80.000-$40.000 = $40.000. Por otra parte, el Precio de Venta de una mochila es de $50.000 y los Costos Variables asociados a este producto son $15.000, el Margen de Contribución de este producto es: $35.000.

Podemos concluir que el producto más rentable es la mochila, porque el costo de su materia prima es menor que los del sombrero vueltiao.


5 PUNTO DE EQUILIBRIO

El punto de equilibrio es el volumen de ventas necesario para sostener la empresa sin ganar ni perder dinero. Este volumen de ventas se puede expresar como la cantidad de unidades que es necesario vender a un precio determinado, o como la cantidad de ingresos requeridos por ventas para cubrir los Costos y los Gastos. En el siguiente ejemplo observaremos cómo se calcula el punto de equilibro: La empresa Dulces Vallenatos S.A. produce Dulce de Ñame, y presentó los siguientes datos en el mes:Costos Variables: los ingredientes que se necesitan son: ñame, coco, azúcar, rajitas de canela. Los cuales sumaron $623.000Costos Fijos y Gastos: $545.000Ingresos por las ventas: $1.576.000

El primer paso es calcular el Margen de Contribución: $ 1.576.000 - $ 623.000 = $ 953.000.Si comparamos los Costos Fijos y Gastos con el Margen de Contribución, concluimos que es mayor el Margen de Contribución, lo cual significa que se cubren los Costos Fijos y Gastos y le sobra dinero a la empresa, es decir, la empresa Dulces Vallenatos S.A. obtuvo UTILIDAD.

En las empresas se presentan algunas situaciones al comparar el Margen de Contribución y los Costos Fijos y Gastos:

¥La empresa está en el PUNTO DE EQUILIBRIO cuando el Margen de Contribución es igual al total de los Costos y los Gastos.

¥La empresa incurre en UTILIDAD cuando el Margen de Contribución es mayor que el total de Costos Fijos y Gastos.

¥La empresa incurre en una PÉRDIDA cuando el Margen de Contribución es menor que el total de Costos Fijos y Gastos

¿ QUÉ APRENDIMOS ? 02Escribe V (verdadero) ó F (falso), según el caso:

LOS COSTOS son desembolsos asociados directamente al proceso de fabricación o a la prestación de servicios.

LOS GASTOS son desembolsos asociados directamente al proceso de fabricación o la prestación de servicios.

El Margen de Contribución es lo que queda de las ventas para pagar los Gastos y Costos Fijos y para generar la Utilidad.

El PUNTO DE EQUILIBRIO es cuando la empresa obtiene utilidad.

En la contabilidad de la empresa debe anotarse la información relacionada con la actividad que desempeña la empresa, los gastos familiares y personales.

Completa las oraciones:La empresa incurre en una ______________ cuando el __________________ es mayor que el total de Costos Fijos y Gastos.

L a e m p r e s a i n c u r r e e n u n a

________________ cuando el Margen de

Contribución es menor que el total de

Costos ______________ y Gastos


6 ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS. ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Los Estados Financieros son informes que dan a conocer la situación de la empresa en un momento dado y los resultados de su actividad en un período determinado.

El conjunto completo de los Estados Financieros está compuesto por:

¥Balance General.¥Estado de Resultados.¥Estado de Cambios en el Patrimonio.¥Estado de Cambios en la Situación

Financiera.¥Estado de Flujos de Efectivo.

En esta cartilla aprenderás a elaborar el Balance General y el Estado de Resultados.

6.1 Balance generalInforma, en una fecha determinada, la situación de la empresa, al presentar en forma clara el valor de las propiedades y derechos (Activos), sus obligaciones (Pasivos) y su Patrimonio.

El Balance sirve para saber cuánto hay invertido, cuánto suman las deudas, cuánto deben los clientes de la empresa; para determinar si se tiene suficiente dinero para pagar las deudas adquiridas y si hay capacidad para adquirir nuevas deudas.

El balance tiene los siguientes componentes:

Activo: toda empresa necesita recursos para poder funcionar, a estos recursos les damos el nombre de Activo, es decir, lo que tiene la empresa, representado en bienes y derechos de propiedad. Estos se pueden clasificar en Bienes Tangibles e Intangibles.

Bienes Tangibles: ocupan espacio, tienen forma, se pueden tocar; por ejemplo, la maquinaria, herramientas de trabajo, computadores, edificaciones, terrenos, vehículos de carga, dinero, entre otros.

Bienes Intangibles: no se pueden tocar, como el derecho de exclusividad, el buen nombre, marcas, derechos, l icencias. Son valiosos porque contribuyen al aumento de los ingresos o utilidades por medio de su utilización en las actividades económicas.

Pasivo: Representa las obligaciones y deudas contraídas por la empresa por cualquier concepto, para cancelarlas en el futuro. Entonces, podemos decir que el Pasivo es todo lo que se debe. A la clase de cuentas de Pasivos pertenecen: obligaciones con Bancos, proveedores, salarios por pagar, cuentas por pagar, impuestos por pagar, entre otras.


PATRIMONIO. Representa los aportes del dueño(s) para constituir la empresa y, además, incluye las utilidades que se obtienen con el desarrollo de la actividad de la empresa. Es decir, lo que le pertenece al dueño(s) de la empresa si se pagaran todas las deudas.

En los totales debe comprobarse la Ecuación Contable.

ECUACIÓN CONTABLEDebe existir un equilibrio entre las cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio de una empresa. Para determinarlo, utilizamos una fórmula matemática conocida con el nombre de Ecuación Patrimonial:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

¥ACTIVOEs lo que tiene la empresa y posee un valor en dinero.¥PASIVOSon las deudas y obligaciones que se tienen en el momento de hacer el balance.¥PATRIMONIOEs lo que realmente le pertenece a la empresa.

Ejemplo: Kogui Totu Ltda., constituida el 15 de enero de 2008, presenta la siguiente información en enero 31 de 2008:

¥En la caja tiene $630.000.¥Su extracto bancario termina con saldo

de $ 3.500.000.¥Tiene Mochilas o totus para la venta

por valor de $7.850.000.¥Posee una deuda con Bancolombia de

$ 1.500.000.¥Debe cancelarle a Cotón Ltda. un valor

de $3.680.000 por compra de materia prima, para lo cual tiene un plazo de 60 días.

¥El aporte de sus socios en el momento de constituir la sociedad fue de $6.800.000.

A continuación se muestra su Balance Inicial:

En el ejemplo anterior puede observarse que la ecuación patrimonial se cumple:

Ecuación Patrimonial:ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO 11.980.000 = 5.180.000 + 6.800.000

ACTIVOCaja $ 630.000Banco $ 3.500.000Inventario $ 7.850.000Total Activo $ 11.980.000

PASIVOObligaciones Financieras $ 1.500.000Proveedores $ 3.680.000Total Pasivo $ 5.180.000

PATRIMONIOAportes sociales $ 6.800.000Total pasivo y patrimonio $ 11.980.000

RECORDEMOS que el Balance General es un Estado Financiero, cuyo propósito es mostrar la situación financiera de la empresa en una fecha determinada.


Por situación financiera se entiende la composición del Activo, Pasivo y Patrimonio. El contenido del Balance General debe llevar un encabezamiento donde aparece el nombre de la empresa, NIT y período evaluado.

Una relación valorada y clasificada de las cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio, debidamente totalizadas.

Nombres, firmas y tarjetas profesionales de: representante legal, contador y revisor fiscal (en los casos exigidos por la ley).

6.2 Estado de resultados o pérdidas y ganancias

Es un informe anexo al Balance General, en el cual se informa detallada y ordenadamente cómo se obtuvo la utilidad de un período determinado.

El Estado de Resultados está compuesto por las cuentas de Ingresos, Costos y Gastos; por medio de sumas y restas podemos determinar cuál fue la utilidad o pérdida. También suministra información como:

¥Cuánto vendió la empresa en el período.¥Cuánto costaron los productos que se

vendieron.¥Cuánto costó la administración del

negocio.¥Cuánto quedó de ganancia

Para facilitar la comprensión, se presentan las cuentas que conforman el Estado de Pérdidas y Ganancias clasificadas de la siguiente manera:

VENTAS - COSTO DEL PRODUCTO VENDIDO=UTILIDAD BRUTA - GASTOS=

UTILIDAD LIQUIDA

La Utilidad Bruta es lo que deja la empresa para pagar la administración y para generar la ganancia.

La Utilidad Liquida es el dinero que queda libre después de pagar todos los gastos.

RECORDEMOS:

Una cuenta se DEBITA:Si la cuenta:ACTIVO, aumentaPASIVO, disminuyePATRIMONIO, disminuyeCOSTO, aumentaGASTO, aumentaINGRESO, disminuye

Una cuenta se ACREDITA:Si la cuenta:ACTIVO, disminuyePASIVO, aumentaPATRIMONIO, aumentaCOSTO, disminuyeGASTO, disminuyeINGRESO, aumenta


7 ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS. ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

1. Capturar:La información se registra por medio de Documentos Fuente. Ejemplos de Documentos Fuente: Facturas, comprobantes de egreso, comprobantes de ingreso, pagarés, chequeras, órdenes de compra, planillas de nómina, planilla de jornales, contratos de arrendamiento, etc.

2. Clasificación:La información financiera registrada en los documentos se clasifica por medio de las cuentas:

Cuentas de balance:Estas cuentas representan valores en pesos de lo que posee la empresa y las deudas que tiene. Forman parte del balance de una empresa los Activos, Pasivos y Patrimonio, como lo aprendimos en el capitulo anterior.

Cuentas de resultado ( ganancia o perdida):Son cuentas de resultado porque dan a conocer las utilidades o pérdidas que se generan en el período evaluado junto con los costos y gastos.

3. Registro:Para registrar una transacción o hecho económico debemos identificar las cuentas que se afectan y los movimientos, débito o crédito, de cada una de ellas:, las cuentas Activo, Gastos y Costos se debitan cuando aumentan y se acreditan cuando

disminuyen; las cuentas Pasivo, Patrimonio e

Ingresos se acreditan cuando aumentan y se debitan cuando disminuyen.

Nombre de la cuenta

El proceso para registrar correctamente una transacción o hecho económico es el siguiente:

Identifiquemos las cuentas que se afectan según el tipo de transacción:

¥Al comprar: ¿Qué se compra?; ¿cómo se cancela?

¥Al vender: ¿Qué se vende?; ¿cómo se cobra su valor?

¥Al cancelar una deuda: ¿Qué tipo de deuda se paga?, ¿cómo se cancela su valor?

La información registrada en los documentos y clasificada en las cuentas se registra en libros de contabilidad, los cuales deben estar previamente registrados en la Cámara de Comercio: Libro Caja Diario o Libro Mayor y Balance


Ejemplo 1: Realizamos la venta de 500 pares de panela por $820.000. Recibimos $200.000 de contado y el saldo a crédito.

¿Qué se vende? Panela ð VENTA MERCANCÍAS¿Cómo se cobra su valor?

Contado ð CajaCrédito ð Cuentas por Cobrar Clientes

Las cuentas afectadas son tres:¥Caja, cuenta del ACTIVO, que por aumentar se

debita en $200.000, que es el dinero que se recibe.

¥Cuentas por Cobrar Clientes, cuenta del ACTIVO, que por aumentar se debita, por el valor que el cliente queda debiendo: $620.000.

¥Venta de mercancías, cuenta de INGRESOS, que al aumentar se acredita, por el total de la venta realizada: $820.000.

A continuación se representamos la transacción en cuentas “T”:

Para registrar las transacciones económicas en los comprobantes y libros de contabilidad, se cambia el esquema: reemplazamos la cuenta “T” por los asientos de diario en forma horizontal.

Con base en el ejemplo anterior, el registro diario quedaría de la siguiente forma, dando como resultado la partida doble:

Se puede apreciar que ambas columnas suman $820.000.

4. Síntesis La información que suminist ran los documentos, clasificada por cuentas y registrada en libros de contabilidad, se sintetiza en Estados Financieros.

La información presentada en los Estados Financieros interesa a:

¥La administración, para la toma de decisiones de acuerdo a la utilidad, el crecimiento y el desarrollo de la empresa en un momento determinado.

¥Los propietarios, para conocer el progreso financiero del negocio y la rentabilidad de sus aportes.

¥Los proveedores, para conocer la capacidad de pago y garantía de cumplimiento de las obligaciones.

¥El Estado, para determinar si el pago de impuestos de la empresa está correctamente liquidado.

¿ QUÉ APRENDIMOS ? 031. Las cuentas de resultado o transitorias son:a)_____________ b)_____________ c)_________________

Las cuentas del balance son:a)_____________ b)_____________ c)_________________


2. Enumera los cinco estados financieros básicos:_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Señala con una X la respuesta correcta:

Un Activo puede ser:a. La deuda con un banco. b. Impuesto de renta por pagar.c. Un camión.d.Las utilidades que generó la

empresa.

4. Relaciona las siguientes definiciones con sus correspondientes conceptos:

1. Ejemplo práctico: realiza un cuadernillo de registro cronológico de las actividades, para determinar la utilidad del cultivo.

Don Petro y su esposa desean invertir sus ahorros en su finca sembrando plátano. Para esto disponen de $4.000.000. Como son organizados, y desean conocer la utilidad bruta y líquida, han comprado un cuaderno en el que anotan con detalle cada compra y cada gasto diario.

Sep 10. Pagan jornales por valor de $112.000 para la adecuación del terreno.Sep 11. Pagan $75.000 por el análisis del suelo. Sep 12. Compran 1.000 colinos para ser sembrados,

a un costo de $680.000.Sep 13. Siembran los colinos.Sep 15. Compran los siguientes fertilizantes: gallinaza, urea y óxido de magnesio; cancelan un total de $ 165.000.Nov 13. Don Petro aplica los fertilizantes al cultivo, pues por el análisis de suelo, no lo requirió en el momento de la siembra.Nov 28. Se hace el descoline tipo escalera, cancelan por jornales $ 140.000.Ene 8. Se hace una resiembra, cancelan por jornales $118.000.Feb 8. Ya es época de la precosecha y Don Petro llama a las personas de su confianza, con quienes siempre ha trabajado, para empezar a hacer el embolse y encinte, cancela por jornales $ 243.000.A medida que se han realizado todas estas actividades, su esposa, Doña Rita, ha llevado un registro cronológico de las actividades en el cultivo, que han permitido una correcta programación y ejecución de labores. A la par, ha ido actualizando el cuaderno contable para verificar al final qué utilidad recibirán.

Doña Rita ha cocinado truchas para su familia, por lo que tuvo que comprar unos ingredientes que le costaron $64.000.

Don Petro y sus trabajadores realizan el corte, lo que le ha costado $133.000.

Compra Mertec 200cc por un valor de $28.000; 15 kilos de alumbre en polvo por $18.000. Otros pagos son: la pegada de las cajas, incluido el colbón, $12.500; el transporte del personal, $20.000; el transporte del cartón y los insumos, $20.000; y el transporte de la fruta al contenedor, pues es de calidad de exportación, $100.000.

Los gastos del puerto, incluyendo los zunchos, grapas, estibas, fletes, entre otros, cuestan $1.248.000

Adicionalmente, Don Petro tuvo unos gastos administrativos por valor de $450.000.Por la cosecha le han pagado $5.352.000.

¿Cuál fue la utilidad que obtuvo en su cultivo Don Petro y su esposa?


8 PRESUPUESTO

Presupuesto: Planear y organizar anticipadamente qué ingresos deseamos obtener con nuestras ventas y cuánto debemos utilizar en Costos y Gastos, para obtener la utilidad deseada. Además, se planean las estrategias para alcanzar la utilidad presupuestada. El Presupuesto se constituye en una herramienta de planeación y control.

Planeacion: Establecer las metas y los objetivos nos permiten mirar hacia el futuro, y elegir los mecanismos para poder alcanzarlos.

Control: Es la forma de hacer un seguimiento a que hemos programando o planeando.

El Presupuesto nos permite programar con anticipación los gastos e ingresos para un determinado período de tiempo, por lo general un año. Además, establece prioridades y evalúa la consecución de los objetivos.

El presupuesto es una herramienta de Planeación y Control, mediante la cual elaboramos análisis comparativos entre datos reales y presupuestados, y se llega a conclusiones acerca de la empresa. Permite un adecuado control de ventas, inversiones y nivel de dinero en efectivo.

A continuación se enuncian algunos de los aspectos más importantes del Presupuesto en las empresas o negocios.

Ventajas de un sistema presupuestal:1. Establecer las metas de la empresa o negocio

para un período de tiempo.2. Replantear decisiones y modificarlas o crearlas,

si es necesario.3. Conocer acerca de la materia prima y mano de

obra.4. Calcular por adelantado cuánto cuesta producir

un producto o prestar un servicio.

Pasos para la elaboración de un presupuesto:1. Labor de concientización.2. Análisis de la empresa y del entorno. 3. Labores a realizar por quienes llevan a cabo el

presupuesto.4. Definir el horizonte de tiempo.5. Ejecución.5. Control. 6. Evaluación.


Juan Bolaños piensa instalar un galpón en la parte trasera de su casa. Para tomar esta decisión consultó en su barrio la posibilidad de compra de sus pollos de engorde, obtuvo como resultado que todos los vecinos se los comprarían. Al conocer que sí tenía clientes, afirmó su decisión y determinó contratar un ayudante en las horas de la tarde para realizar el aseo del galpón. Engordar los pollos es una labor que se toma tres meses. De esta manera, se dispuso a planear el presupuesto para su negocio.

Contenido del presupuesto:El presupuesto recoge los diferentes planes de una empresa o negocio con el fin de poder hacer una adecuada proyección de los Estados Financieros.

Está conformado, básicamente, por tres áreas:

8.1. Presupuesto de ventasTiene que ver directamente con las ventas de una empresa o negocio, en el cual debemos tener en cuenta qué recursos son necesarios para vender y, por lo tanto, se debe determinar la utilidad deseada.

En esta área definimos las cantidades a vender y los ingresos que se van a obtener en la empresa o negocio por estas ventas. Es importante crear un plan de ventas o comportamiento del mercado. Este es el punto de partida, pues con las ventas determinamos la fuente de ingresos de la empresa.

De las ventas se desprenden las necesidades: determinar los costos y gastos, la cantidad de personal y la inversión en activos fijos, para poder cubrirlas. El punto de partida es de mucha atención, porque si lo hacemos mal se puede afectar la dinámica, ya que podemos generar el gasto que se proyectó sin recibir el beneficio esperado.

Juan Bolaños, de acuerdo al tamaño de su galpón y observando los precios de la competencia, planea engordar y vender 100 pollos, a $10.000 cada uno. Lo que significa ventas trimestrales de:100 pollos, a $10.000 cada uno, es igual a ventas de $1.000.000.De ese millón se debe descontar el costo de los pollos que fue a $1.500 cada uno, entonces: 100 pollos que tienen un costo de $1.500 cada uno, es igual a $150.000.

Además, el cuido para alimentar los 100 pollos: el bulto vale $20.000 y dura un mes, o sea que para el trimestre don Juan gastaría $60.000.

Y debe pagarle al ayudante de aseo quincenalmente $25.000. Es decir, en el trimestre debe cancelarle $150.000.

Se estima que la energía y el agua utilizada serán $30.000 mensuales. Entonces:

Concepto Valores por el trimestre:Ventasde los pollos + 1.000.000Menos Costo de los pollos - 150.000Menos Cuido para alimentación - 60.000Menos Mano de obra aseo - 150.000Menos Servicios públicos - 90.000Utilidad esperada + 550.000

8.2. Presupuesto financieroBásicamente comprende los recursos financieros necesarios para poder costear la actividad económica de la empresa o negocio, y, por lo tanto, incluye las necesidades de inversión y planeación de los Estados Financieros presupuestados.

Es decir, Juan Bolaños debe conseguir el cuido para alimentar los pollos mientras obtiene los ingresos por la venta de los pollos. Busca un crédito bancario para financiarse, el cual debe incluir en su presupuesto; entonces, la Utilidad, que era de $550.000, se verá disminuida por los intereses que cobra el banco, que son $30.000 por el trimestre, dando como resultado una utilidad de $520.000.

8.3. Presupuesto de capitalCorresponde básicamente a las inversiones en

Activos Fijos o inversiones estratégicas. Por lo tanto,

a través del Presupuesto de Capital podemos

determinar los recursos de infraestructura

necesarios para poder cumplir los objetivos de

ventas, producción y comercialización.


Juan Bolaños se ha dado cuenta que puede incrementar sus ventas, pero necesitaría más corrales para ampliar su producción. Como al terminar el trimestre ha estimado que recibirá una utilidad de $520.000, ha decidido invertir $200.000 en corrales para el próximo trimestre, y así incrementar la cantidad de pollos para la venta.

Riesgo: es la incertidumbre o duda que hay en todas las transacciones comerciales. Juan Bolaños decide venderle a crédito al señor Pedro Cañas, quien le propuso comprarle 30 pollos a $12.000, con la condición de cancelarle en dos meses, si Pedro no cumple su obligación comercial y no le cancela a Juan el dinero en el tiempo pactado, Juan está corriendo el riesgo de perder el dinero generado por la venta y, a su vez, los costos y gastos en que ha incurrido.

BIBLIOGRAFÍA?Aguiar, H., Cadavid, L. A., Cardona, J. y Carvalho, J. Upegui, M. E. (1998): Diccionario de términos contables para Colombia. Medellín: Universidad de Antioquia.?Carvajal Cordoba, M. (1997): Las entidades sin ánimo de lucro. Medellín: Cámara de Comercio de Medellín.?Coral Delgado, L. y Gudino Davila, E. L. (2005): Contabilidad Universitaria. Bogotá: Mac Graw Hill.? LEGIS (2006): Nuevo Código de Comercio. Bogotá: Legis Editores S.A.?Monsalve T. R. (1999): Diccionario integrado contable fiscal. Medellín: Centro interamericano jurídico – financiero.?Monsalve T. R. (2007): Estatuto tributario concordado. Medellín: Centro interamericano jurídico – financiero.?Restrepo Jaramillo, C. M. (1996): Manual para constituir una empresa en Medellín. Medellín: Cámara de Comercio de Medellín.?Rodríguez Valencia, G. (2000): Contabilidad, costos y presupuestos. Bogotá: Pontificia Universidad Javeriana?Microsoft® Encarta® 2006. © 1993-2005 Microsoft

¿ QUÉ APRENDIMOS ? 04Escoge la respuesta adecuada:1. Un Presupuesto se puede definir como:

a . U n i m p u e sto q u e s e p a ga anticipadamente

b. Planear y organizar anticipadamentec. Un estado financiero que muestra la

situación de la empresa2. Liquidez se puede definir como:

a. La facilidad de convertir rápidamente una transacción en dinero

b. El tiempo que demoran mis clientes en pagar

c. La investigación que se realiza para conocer cuánto puedo vender en un período determinado3. El presupuesto de ventas tiene que ver con:

a. La proyección de inversión en maquinaria

b. Con las ventas, costos y gastos de una empresa o negocio

c. El establecimiento de metas y objetivos que permiten mirar hacia el futuro.


T TALLERESEJERCICIOS PROPUESTOS

CONCEPTOS BÁSICOS

Se propone el siguiente crucigrama, para que se diligencie con los conceptos básicos aprendidos. A continuación se dan las claves:

1. Individuo de especie humana2. Persona que realiza negocios3. Nombre comercial4. Aportes realizados por el Estado5. Unión de dos o más personas6. Persona imaginaria7. Tiene sede principal en otro lugar8. Da como resultado al restarle a los

ingresos los gastos9. Periodo de tiempo para llevar la

contabilidad

CRUCIGRAMA

El facilitador debe explicar acerca de la diferencia que existe entre un costo y un gasto.

Veamos una serie de ejemplos de desembolsos que debemos hacer comúnmente en una empresa:

¥Salarios del personal de producción.

¥Prestaciones de dicho personal.

¥Compra de ingredientes o materias primas.

¥Transporte de productos terminados.

¥Arrendamiento del local.

¥Bolsas para empaque.

¥Mantenimiento de maquinaria y equipo.

¥Materiales de consumo o insumos.

¥Depreciación (valor del desgaste del

equipo).

¥Devoluciones de productos terminados.

También…

¥Salarios del personal de administración de

la panadería (gerente, administrador,

secretaria, cajera, vendedoras, mensajero).

¥Arrendamiento de la oficina.

¥Compra de artículos de papelería.

¥Servicio telefónico y de correo.

¥Servicio de publicidad.

¥Mantenimiento de vehículo de transporte.

¥Desgaste de muebles y enseres de oficina.

¥Honorarios de asesores.

¥Impuestos y seguros.

¥Comisiones por ventas.

Se les puede solicitar a los asistentes que enuncien otros ejemplos de desembolsos, y que definan a que corresponde: gasto o costo fijo o variable.Debemos identificar de esta cantidad de desembolsos que debemos realizar, cuáles están relacionados con la producción y cuáles con la administración, es decir, diferenciar entre los costos y los gastos.


Se hacen fichas con cada uno de los desembolsos nombrados anteriormente, y se reparten entre los asistentes, cada uno debe decir si la ficha que le correspondió es un gasto o un costo. Cada participante con esta actividad al hacer sus aportes despierta su atención según en el sector que se encuentre (para algunos lo que es un gasto se puede constituir en un costo para otro).

A continuación se conforman equipos de trabajo y se entrega el siguiente modelo de hoja:

Se les solicita que por cada sector en cada área van a enunciar mínimo tres costos; luego se ponen en común para retroalimentar el concepto aprendido.


MARGEN DE CONTRIBUCIÓN Y PUNTO DE EQUILIBRIO

Supongamos que una empresa quiere vender mochilas las cuales compra en $30.000 y paga $600.000 por el lugar en el que las venderá. El precio que han fijado para las mochilas es de $60.000. ¿Cuántas mochilas debe vender para no ganar ni perder?

Utilizando la ecuación de punto de equilibrio:Utilidad neta = Ventas – Gastos Variables – Gastos

Fijos

Conocer el punto de equilibrio nos puede ayudar a realizar muchas actividades y a enfocar de una mejor forma la toma de decisiones.

Pero adicional, para muchos de los asistentes se crea la necesidad de conocer el precio por el cual debe vender sus artículos, se plantea el siguiente ejercicio:

La empresa Catanga S.A. produce vestuario para danzas infantiles y para la producción de una falda infantil incurre en los siguientes costos y gastos:

La utilidad esperada es del 38% sobre el costo de la prendaSe pide:1. Clasificar en costos fijos, costos variables y gastos.2. Hallar el precio de venta de cada falda

Recuerde que la fórmula para hallar el precio de venta es la siguiente:

Precio de venta =costos variables + costos fijos + gastos 1- % deseado de utilidad

PRACTICA COMO ELABORAR ESTADOS FINANCIEROS

A continuación se plantean algunos casos para elaborar los registros contables y partiendo de éstos se llegará a la elaboración de un Estado de Resultados y finalmente un Balance GeneralEl Balance General de la Cía. NCR S.A. al 28 de Febrero de 2006 es el siguiente:

Durante marzo de 2006 se efectuaron las siguientes transacciones:01/Marzo: Sus propietarios Guillermo Trujillo, Vicente Iglesias, Juan Estrada, determinaron aumentar el capital de $3.300.000 cada uno, la cual realizaron de la siguiente forma:Guillermo Trujillo, pagó en efectivo $2.300.000, queda debiendo el resto.Vicente Iglesias, Endosó las inversiones que poseía en la empresa invertir por $3.800.000 y se le reintegró la diferencia.Juan Estrada, aportó un vehiculo avaluado por $3.300.000 (El monto de sus aportes)

03/Marzo: Efectúa pago de la hipoteca por el 60% de su valor, el cual fue pagado con cheque.10/Marzo: Adquiere muebles de oficina por $1.080.000 a los siguientes proveedores:“Carnaval” $730.000“Los muebles” $ 350.000Condiciones de pago: 20% de contado; el saldo a crédito.

30/Marzo: Cancela las facturas de “Carnaval” y “Los muebles” en efectivo30/Marzo: Realiza una consignación en la cuenta bancaria por $785.000Con la información anterior prepare: comprobante de diario, libro mayor y balance de comprobación a marzo 31 de 2006


PRESUPUESTO

Actividad. Se suministra el siguiente Estado de Resultados de la empresa Los sombreros Sabaneros Ltda. A enero de 2009, el administrador quiere conocer cuáles fueron las diferencias y el porcentaje de cumplimiento comparado con el presupuesto que elaboraron al finalizar el año 2008.

A continuación se presenta el Presupuesto que se elaboró mensual, completarlo y luego hacer un análisis por cada ítem que no tuvo el 100% del cumplimiento

LOS SOMBREROS SABANEROS LTDAESTADO DE RESULTADOS

A ENERO DE 2009

INGRESOS Ventas 2,300,000Intereses financieros 18,000Otros ingresos 48,000INGRESOS TOTALES 2,366,000GASTOS HONORARIOS PROFESIONALES Asesoría Contable 250,000Servicio de administración 1,000,000SUBTOTAL 1,250,000SERVICIOS Vigilancia 480,000Servicios Públicos 279,000SUBTOTAL 759,000GASTOS DE MANTENIMIENTO Mantenimiento Taller 78,000SUBTOTAL 78,000GASTOS DE ADMINISTRACION Implementos de aseo y cafetería 30,000Papelería y fotocopias 45,000Póliza de seguros 90,000Gastos bancarios 80,000SUBTOTAL 245,000GASTOS TOTALES 2,332,000UTILIDAD 34,000

SOPA DE LETRAS

¥

¥

¥

¥

¥

¥

¥

¥

¥

¥

¥

¥

¥

¥

¥

INTANGIBLES ACTIVOSUTILINVENTARIOPRECIOBALANCECICLOCAPTURAR PASIVOSCOSTOSBIENESVENTASGASTOSCONFIABLEDEPRECIABLE


3. cartilla contabilidad final

Documents

Transcript of 3. cartilla contabilidad final