5to Informe Del Contrato

Cód. FO-ADQU-120 Formato FO-ADQU Informe Parcial de Supervisión y/o

Interventoría

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________________________________________________________________________________________________________________ Centro Administrativo Municipal – CAM – Calle 44 No. 52 – 165

Línea Única de Atención a la Ciudadanía 44 44 144 www.medellin.gov.co Medellín - Colombia

CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No 4600059113 de 2015 FECHA DE PERIODO: 01 al 31 de Agosto 2015

FECHA DE ELABORACION INFORME: 18 de septiembre de 2015

CONTRATO No: 4600059113 DE 2015

TIPO DE CONTRATO CONTRATO

CONTRATANTE MUNICIPIO DE MEDELLIN-SECRETARIA DE INCLUSION SOCIAL Y FAMILIA

CONTRATISTA E.S.E HOSPITAL MENTAL DE ANTIOQUIA HOMO

NIT 890.905.166-8

REPRESENTANTE LEGAL JUAN CARLOS TAMAYO SUAREZ

C.C. N° 98.488.833

OBJETO

Contrato Interadministrativo para desarrollo de acciones individuales, familiares y grupales para familias y grupos poblacionales de la comuna 11, Laureles - Estadio

VALOR CONTRATADO $ 1.433.784.307

DURACIÓN 09 Meses

FECHA DE INICIO MARZO 12 DE 2015

FECHA DE TERMINACION DICIEMBRE 12 DE 2015

INTERVENTORÍA UT MEDELLIN SOLIDARIA 2015

Primer pago 5% $ 71.689.215

Segundo pago 18% $ 258.081.175

Tercer pago 18% $ 258.081.175

Cuarto pago 18% $ 258.081.175

Quinto pago 18%

Sexto pago 18%

Séptimo pago 5%

PENDIENTE POR PAGAR $ 587.851.567

AVANCE DE EJECUCION FISICA DEL CONTRATO 66%

AVANCE % TIEMPO 65%

PORCENTAJE DE PAGOS REALIZADOS 59%

AVANCE DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL 54.62%


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Con el objeto de realizar el seguimiento al avance de la ejecución del Contrato Interadministrativo 4600059113 de 2015 presenta el Informe parcial de interventoría del contrato en referencia, con fundamento en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto 1510 de 2013, Decreto Municipal 2442 de diciembre 05 de 2013, y demás normas que regulan la materia. A continuación se detallan los componentes del informe parcial a la fecha de elaboración. 1. INFORME ADMINISTRATIVO : 1.1 Recursos Humanos

El total del talento humano solicitado para el contrato interadministrativo numero 4600059113 de 2015

es de 75 contratistas. Según especificaciones técnicas se deben cubrir el 95% de este total que

equivaldría a 71 puestos de trabajo.

El Programa Jornadas de Vida y Equidad de la Comuna 11 termina el mes de Agosto de 2015 con 69

personas contratadas y 6 vacantes. El operador Seleccionó el recurso humano requerido para la

adecuada operación del programa y se tienen 2 hojas de vida Pre-aprobadas para cubrir las 2 vacantes

de 1 Analista de Acompañamiento para la Familia y 1 Tallerista por 20 horas.

Del personal a contratar de la comuna 11 que deben ser 18 que equivalen al 25% del total del personal

contratado, se relaciona cuadro con la situación actual de este proceso:

CONTRATISTAS COMUNA 11

NOMBRES PRIMER

APELLIDO SEGUNDO APELLIDO

BARRIO ESTADO CARGO INICIO

CONTRATO TERMINACION

CONTRATO VALOR

CONTRATO

1 NATALIE MONTOYA MONTAÑO LAURELES ACTIVO COORDINADORA

GESTION OPORTUNIDADES

12/03/2015 30/11/2015 3.865.595

2 JUAN

CARLOS FLOREZ RUIZ LAURELES ACTIVO

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

12/03/2015 07/12/2015 3.865.595

3 ALEJANDRA ZULUAGA CARDONA LAURELES ACTIVO GESTION

INTERINSTITUCIONAL 09/04/2015 30/11/2015 2.902.020

4 JORGE LUIS ESTRADA GUZMAN LAURELES ACTIVO ANALISTA

FINANCIERO 22/04/2015 11/12/2015 2.902.020

5 RAQUEL EUGENIA

GUTIERREZ ARANGO CONQUISTADORES ACTIVO Analista de atención individual y grupal

22/04/2015 14/11/2015 2.902.020

6 DANIEL BARRERA LOS COLORES termino

su contrato

TECNICO DE IDENTIFICACION

05/05/2015 28/05/2015 1.260.659

7 LUZ JANETH BERMUDEZ LOPERA LAURELES Renuncio GESTION

INTERINSTITUCIONAL 05/05/2015 10/07/2015 2.902.020

8 ALVARO CHICA PEREZ CARLOS E RESTREPO

termino su

contrato


11/05/2015 28/05/2015 1.260.659

9 JOSE DANIEL MONTOYA URIBE LOS COLORES ACTIVO ANALISTA DE ATENCION EN

PERSPECTIVA DE 11/05/2015 03/12/2015 2.902.020


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CONTRATISTAS COMUNA 11

NOMBRES PRIMER

APELLIDO SEGUNDO APELLIDO

BARRIO ESTADO CARGO INICIO

CONTRATO TERMINACION

CONTRATO VALOR

CONTRATO

GENERO 1

10 CARLOS

ALBERTO OSSA OSSA VELODROMO ACTIVO

ANALISTA DE ATENCION EN

PERSPECTIVA DE GENERO 1

01/06/2015 11/12/2015 2.902.020

11 RUBEN DARIO

SALDARRIAGA BEDOYA SURAMERICANA termino

su contrato


06/07/2015 29/07/2015 1.260.659

12 YUDIANY GALLO GUTIERREZ FLORIDA NUEVA termino

su contrato


06/07/2015 29/07/2015 1.260.659

13 JUAN

GUILLERMO VELEZ CANO LAURELES ACTIVO

ANALISTA DE ATENCION

INDIVIDUAL Y GRUPAL 01/07/2015 30/11/2015 2.902.020

14 YARIMA ZULAY

RUEDA BERMUDEZ FLORIDA NUEVA ACTIVO ANALISTAS DE

SISTEMAS 16/03/2015 04/12/2015 2.902.020

15 DELCY

BEATRIZ GONZALEZ DE LA CRUZ LOS COLORES ACTIVO

ANALISTA DE ACOMPAÑAMIENTO

FAMILIAR 01/09/2015 30/11/2015 2.902.020

16 ANGELA MARIA

BAENA ORTIZ LOS COLORESZ ACTIVO TALLERISTA 09/09/2015 30/11/2015 2.000.000

17 LILIANA

MARGARITA MUÑOZ ESCOBAR VELODROMO ACTIVO

ANALISTA DE ACOMPAÑAMIENTO

FAMILIAR 09/09/2015 30/11/2015 2.902.020

Notas de interventoría: De los 17 contratados 4 ya terminaron contrato, dos de ellos terminaron el 28 de mayo de 2015 y los otros 2 terminaron el 29 de julio de 2015. Y una quinta persona renuncio el 10 de julio de 2015. De acuerdo al cuadro anterior actualmente solo hay 12 personas contratadas de la comuna 11 y no 17 como lo indica el operador en su informe de gestión con corte a 31 de agosto de 2015. A continuación se presenta el cuadro resumen de la contratación por cargos:

COMPONENTE - CARGO ESPECIFIC. JVE VACANTES

DINAMIZACIÓN SOCIAL 1 1 0

Coordinador de dinamización social 1 1 0

GESTIÓN DE ACOMPAÑAMIENTO PARA LA FAMILIA 37 7 30

Analista de Acompañamiento para la familia 6 5 1

Analista de fortalecimiento juvenil para resiliencia 1 1 0

Tallerista La contratación se realizará por horas de capacitación, en momentos específicos.

1 0 1

Técnicos de identificación 27 0 27

Auxiliar administrativo y logístico 1 1 0

Asesoría para revisión y entrega del instrumento para identificar las 1 0 1


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COMPONENTE - CARGO ESPECIFIC. JVE VACANTES

familias a acompañar en el proceso.

ATENCIÓN PARA LA FAMILIA Y LOS DIFERENTES GRUPOS POBLACIONALES 15 13 2

Analista de atención familiar, individual y grupal 8 6 2

Analista de atención en perspectiva de género 5 5 0

Auxiliar administrativo y logístico 2 2 0

GESTIÓN DE OPORTUNIDADES Y COMUNICACIONES 14 10 4

Coordinación de gestión oportunidades y comunicaciones. 1 1 0

Analista de Comunicaciones 1 1 0

Analista de Diseño 1 1 0

Profesional de Gestión Interinstitucional 10 6 4

Analista de investigación 1 1 0

GESTIÓN DE ADMINISTRATIVA 8 8 0

Coordinador de gestión administrativa 1 1 0

Analista financiero 1 1 0

Analista en sistemas 2 2 0

Analista logístico 1 1 0

Asesoría Jurídica 1 1 0

Servicios generales 2 2 0

TOTAL RECURSO HUMANO 75 39 36

Notas de interventoría: En la verificación de la información presentada por el operador se pudo evidenciar que:

La información no da cuenta de la cantidad de profesionales por cargo vs los requerimientos de la especificaciones técnicas. 75 a contratar por 39 contratados según base de datos del operador en donde no se presentan los 27 técnicos entre otros, como se puede observar en el cuadro de arriba contratación por cargos.

El 24 de agosto de 2015 se realizó la contratación de 1 Persona en el Proyecto:

El operador reporta la siguiente novedad:

CONTRATOS EN EL MES DE AGOSTO

CÉDULA NOMBRE CARGO FECHA DE

TERMINACIÓN

43.759.422 LENIS YAMILE OSORIO LOPEZ Profesional de gestión interinstitucional 30/11/2015

En el mes de agosto de 2015 se pagaron $112.612.530 de recurso humano, para un total acumulado de

$534.707.755 que equivalen al 57,12% de ejecución.

Observaciones generales sobre el recurso humano:


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Se han presentado diferentes causales de atrasos en el cubrimiento de vacantes, pues una constante corresponde al perfil de los aspirantes los cuales no cumplen con los requisitos de la convocatoria o porque no les parece atractivo el nivel de remuneración.

Observaciones:

La Interventoría realizo verificación de los anexos entregados con el informe y se pudo verificar que estos no cumplen con las bases de datos de los contratistas y la planta de cargos actualizada a agosto 30 de 2015 JVE.

La Interventoría verifico los soportes de la contratación en el mes de agosto y también verifico de manera aleatoria la revisión de las obligaciones de ley como pago de seguridad social y honorarios en la sede administrativa del HOMO.

1.2 Estrategias de sensibilización

Sensibilización en la política de calidad el día 5 de agosto de 2015. Los profesionales que trabajan en el proyecto recibimos sensibilización en la importancia de la calidad y del trabajo por procesos. Se conoció que trabajamos bajo la segunda línea del plan de desarrollo: EQUIDAD. La invitación fue a trabajar bajo la misma misión de la unidad de familia y a ser coherentes con los lineamientos de la Alcaldía.

Notas de interventoría: se realizó la verificación de los anexos y no se encontró anexos que den cuenta de la información suministrada por el contratista descrito anteriormente.

1.3 Elaboración de resúmenes informativos y boletines institucionales

El envío de ambos boletines se realiza a través del correo electrónico [email protected], con la base de datos que se ha construido en el proyecto, y también a través del correo masivo de la emisora La Once Radio [email protected], el cuál llega a 6500 suscriptores de la comuna 11. También los boletines son publicados en algunas redes sociales de organizaciones instaladas en la comuna, como La Once Radio, Unicentro, Carlos E. Restrepo, entre otras. Los resultados del periodo fueron:

Diseño, producción y envío de 3 boletines informativos (agosto 6, 14, 21) Anexo N° 1 Los temas tratados en los boletines informativos fueron los siguientes:

Salida pedagógica con énfasis en salud mental con los clubes de vida. Adultos mayores de Florida Nueva visitan el Parque Explora. Feria de salud en el primer parque de Laureles.

Diseño, producción y envío de 1 boletines institucional (Julio 31). Anexo N° 2 Los temas tratados en este boletín fueron:

Salida pedagógica con énfasis en salud mental con los clubes de vida. Adultos mayores de Florida Nueva visitan el Parque Explora. Ferias de servicios un espacio para encontrarse en comunidad. Ferias de sensibilización para acercar el proyecto a la comunidad. Invitación a escuchar el programa de radio “soñemos la familia”. Cine en familia para una sana convivencia. Exitosa Jornada pedagógica en la IE Marco Fidel Suarez.

mailto:[email protected]


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Producción de notas para el boletín institucional del programa Medellín Solidaria. Anexo N° 3

Notas de interventoría: se realizó la verificación de los anexos citados por el contratista y estos cumplen con la información descrita anteriormente.

1.4 Diseño y producción de piezas para publico mixto y externo

Permanentemente se ha realizado, en conjunto entre la analista de comunicaciones y la analista de diseño, las piezas gráficas para posicionar el proyecto tanto a través de la comunicación interna como la comunicación externa. El material gráfico se realiza dependiendo de la demanda y necesidades que tiene el proyecto. Ver Anexo N°4 La conceptualización, diseño, revisión de calidad y seguimiento a la producción de piezas publicitarias dirigidas a todos los públicos se realiza siguiendo el manual de imagen de la Alcaldía, del proyecto y las Secretarías asociadas. Inventario de piezas impresas: Anexo N° 5 En las especificaciones técnicas comunicaciones tiene asignado rubro para la impresión de 10.000 Hasta el momento se han entregado a la comunidad:

3000 volantes genéricos informativos (información puntual del proyecto) (pedidos el 20 de mayo 2015)

1000 volantes invitación feria # 1 de servicios para la familia (pedidos el 10 de junio 2015) 3000 volantes genéricos informativos (información puntual del proyecto) (pedidos el 7 de julio

2015) 1000 volantes feria # 2 de servicios para la familia (pedidos el 8 julio 2015)

El profesional responsable de la distribución queda designado en el formato de control de ingreso y salida de productos publicitarios del proyecto. Ver anexo N°6

Resultados del periodo: Diseño y producción de segunda invitación a talleres de arte-terapia Diseño y producción de plantillas para boletines informativos (7, 8, 9) Diseño y producción de plantilla para boletín informativo (3) Diseño y producción de plantilla para boletín de oportunidades (3) Diseño y producción de invitación gran encuentro de parejas. Diseño y producción de invitación para la feria de salud para la familia. Diseño y producción de invitación para la feria de servicios para la familia Diseño y producción de invitación a capacitación en seguridad en línea. Diseño y producción de invitación a socialización política de calidad de la Alcaldía de Medellín. Diseño y producción de volantes genéricos informativos. Diseño y producción de invitación consulta psicológica en los colores. Diseño y producción de etiqueta para chocolates salida pedagógica adultos mayores. Diseño y producción de tarjeta de agradecimiento asistencia a la feria de servicios.

Diseño y producción de tarjeta de agradecimiento asistencia a la feria de salud

Observación:


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Se realizó la verificación de los anexos citados por el contratista y estos cumplen con la información descrita anteriormente.

1.5 Administración de redes sociales generadas por el proyecto

Se elaboraron estrategias de comunicación digital que permitan visibilizar al programa y sus logros más

significativos. Cada semana se envía información para ser difundida en las redes sociales de Medellín

Solidaría, La Once Radio, y aliados como el área Metropolitana, correo masivo de la emisora La Once.

Publicación en las redes sociales (Facebook, Instagram, YouTube) invitación a los servicios de dinamización, feria de salud del 14 de agosto, feria de servicios del 21 de agosto y programación de la emisión del programa de radio. Ver Anexo N°7.

Notas de interventoría: se realizó la verificación de los anexos citados por el contratista y estos cumplen con la información descrita anteriormente. 1.6 Elaboración de boletines de prensa : Se realizó el segundo boletín de prensa con la invitación a la feria de salud del 14 de agosto de 2015, el día 31 de julio de 2015 y se envió a los medios regionales y locales. El boletín del 31 de julio se realizó sobre la feria de salud que se llevaría a cabo el 14 de agosto de 2015, se envía a la base de datos de medios regionales y nacionales Ver anexo N°9. De este boletín de prensa no se logró ninguna publicación en un medio. Notas de interventoría: se realizó la verificación de los anexos citados por el contratista y estos cumplen con la información descrita anteriormente. 1.7 Gestión de aplicativos para el proyecto

Se desarrolló otro aplicativo solicitado es el de citas/agendas el cual se estaba manejando baja la herramienta de Excel y programado desde la nube. Este nuevo aplicativo ya se desarrolló y ya paso la fase de pruebas, Para el mes de agosto se desarrolló por completo el aplicativo de citas/agenda.

Notas de interventoría:

Se recomienda al contratista la creación de un aplicativo para llevar el control de los inventarios de insumos de Papelería, cafetería y aseo, pues actualmente no se tiene una herramienta adecuada para hacer seguimiento y control a las entradas, salidas y saldos de estos inventarios. Actualmente lo que se hace es copiar la factura de compra en una hoja de Excel.

1.8 Estrategias de seguimiento implementadas

Se ha implementado 1 estrategia de seguimiento durante el periodo; Esta consiste en la realización del Seguimiento a Indicadores, el cual consiste en revisar cada uno de los Indicadores del Proyecto. En total se han hecho 4 de 10. Notas de Interventoría:


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La Interventoría ha verificado los soportes y ha encontrado que el Anexo 1. Seguimiento a Indicadores, la carpeta está vacía.

1.9 Consolidar y revisar las cifras que vayan a ser emitidas por el programa

Las cifras emitidas por el proyecto son confiables, gracias a que se utiliza la técnica de cruce de información de distintas fuentes para obtener mayor grado de certidumbre sobre la información emitida. Posteriormente la información y los datos se consolidan, concilian y verifican con las fuentes de verificación, cada dato que se genere cumple el proceso de revisión, análisis, cumplimiento, logro y alcance dentro de los indicadores del proyecto. Ver Anexo 2 Actas Comité Técnico. Notas de interventoría: se realizó la verificación de los anexos citados por el contratista y estos cumplen con la información descrita anteriormente. 1.10 Informes requeridos por la Administración Municipal y otros

En el presente periodo se hizo entrega del Plan de Acción. Anexo 3.

Notas de Interventoría:

La Interventoría ha verificado los soportes y ha encontrado el Plan de Acción, el cual se requirió al operador en el informe anterior en donde se hacía referencia a este y no lo presentaron. En el mes de agosto se hizo un informe, para un total acumulado de cuatro informes. 1.11 Derechos de petición, tutelas, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, etc.

Durante el mes de agosto se presentó un derecho de petición por parte de la señora Luz Estela Correa de

Londoño quien solicitó vía telefónica, número y copia del contrato firmado entre el Municipio de

Medellín y la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO para administrar el Proyecto de Jornadas de

Vida y Equidad Comuna 11.

Observaciones:

La Interventoría ha verificado los soportes y ha encontrado que el Anexo 4 Solicitud ciudadana, no da cuenta de un soporte valido de solicitud por parte de la ciudadana, lo único que se encontró es una copia del contrato, por lo cual la interventoría recomienda al operador que estas solicitudes o peticiones se hagan por escrito o vía correo electrónico, con el fin de poder tener pruebas, y tampoco se encontró respuesta por parte del operador a la petición de la ciudadana.

1.12 Seguimiento a los productos de la operación


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Se realizan dos reuniones en promedio cada mes con cada uno de los Coordinadores del Proyecto, se

realiza el seguimiento de todos y cada uno de los productos que debe generar cada componente se

realizan las indicaciones para aplicar los correctivos pertinentes en lo que se refiere a los productos que

se encuentran desviados del nivel de logro.

Obedecen más que todo en el diligenciamiento de los formatos, se ha hecho mucho énfasis en este

aspecto debido que es la información fuente de la bases de datos y se obtiene es en el trabajo de campo

y en el evento de desestimar la información se genera una gran pérdida de recursos y la dificultad para

reconstruir la información no es viable.

Observaciones: La Interventoría ha verificado los soportes y ha encontrado que el Anexo 7 Seguimiento a Productos en las hojas de Gestión administrativa y Dinamización social, no estas diligenciadas, las celdas estas vacías y la hoja de gestión de oportunidades si tiene las celdas del mes de agosto con información pero el cuadro desconfigurado. 2. INFORME TÉCNICO DEL CONVENIO :

El Operador del Proyecto “MODELO DE INCLUSIÓN SOCIAL PARA LA FAMILIA Y LOS DIFERENTES GRUPOS POBLACIONALES DE LA COMUNA 11 LAURELES ESTADIO” implementa acciones de dinamización y acompañamiento a la población, promoviendo su empoderamiento, autogestión y participación corresponsable, para contribuir a mejorar la calidad de vida de dicha población y las familias que esta conforma. Para llevar a cabo lo anterior, el Proyecto es concebido bajo una estructura de procesos, el primero es denominado Dinamización social, en el cual se van a concentrar las actividades de atención para la familia y los grupos poblacionales. El segundo proceso se denomina de comunicaciones, en tanto es el responsable de la comunicación que emitiría el proyecto y el tercero el administrativo donde se concentran las actividades financieras, tecnológicas, logístico y servicios de apoyo. En este apartado nos centraremos en el seguimiento a los dos primeros procesos, que tienen que ver con la ejecución técnica del Proyecto: DINAMIZACIÓN SOCIAL

Su objetivo es Brindar atención integral sicosocial a las familias más vulnerables de la Comuna 11 Laureles-Estadio, por medio de terapias grupales, individuales y familiares, con el fin de favorecer el mejoramiento de la calidad de vida de las personas de la comuna, y a la vez un mayor reconocimiento de la oferta institucional.

Lo anterior es llevado a cabo a través de:

Gestión de Acompañamiento para la Familia contribuyendo al mejoramiento de la calidad de vida de las familias más vulnerables de la comuna 11 Laureles-Estadio, a través de acompañamiento para la familia,


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intervenciones sicosociales y acercamiento de oportunidades; con el fin de aportar en la generación o potencializarían de capacidades y autogestión en las familias.

Promoción de resiliencia en Jóvenes entre 14 y 28 años de edad en situación de vulnerabilidad social, mediante un proceso formación (por medio de talleres, charlas, encuentros, entre otras estrategias), acompañamiento psicosocial, coordinación intersectorial, y el acercamiento a la oferta institucional, para contribuir en su plan a futuro.

Atención para la familia y los diferentes grupos poblacionales, por medio de acciones a nivel:

Individual - Atención Psicológica individual Familiar - Atención Terapéutica familiar y Grupal - Grupos Socioformativos y Cine en Familia

Con el fin de contribuir al mejoramiento de sus relaciones familiares y sociales, y a su vez contribuir al reconocimiento de la familia como un grupo social, ejerciendo su liderazgo, fortaleciendo las redes de apoyo y haciendo parte de los procesos socioformativos Igualmente este componente se orienta a promover el derecho de las mujeres a una vida segura y libre

de violencias en los espacios públicos y privados, mediante estrategias de información, atención,

sensibilización, empoderamiento de las víctimas, a través de diversos mecanismos de prevención,

protección, restitución de los derechos de las mujeres y fortalecimiento de las instituciones

competentes que hacen parte del sistema de atención a las víctimas de violencias basadas en género.

Para tal fin se cuenta con Sesiones para el abordaje de la Equidad de Género, a través de estrategias

pedagógicas de:

Formación a Hombres

Atención Terapéutica Grupal para Mujeres,

Prevención de la Violencia de Parejas

GESTIÓN DE OPORTUNIDADES Y COMUNICACIONES

Este segundo proceso tiene como objetivo Planear y desarrollar estrategias de comunicación pública que permitan al proyecto, establecer una relación directa y oportuna con los públicos interno, mixto y externo. Para ello se cuenta con:

Fichas donde se consignen las oportunidades disponibles para la comuna 11. Eventos como las Ferias de Sensibilización, Ferias de Servicios y Ferias de Salud Medios virtuales, radiales, escritos para la promoción del Proyecto y Gestión Interinstitucional para la generación de oportunidades para la población objeto Gestión de Comunicaciones para complementar y optimizar las acciones de cada uno de los

componentes


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Finalmente la estrategia de comunicación estaría permeada por un proceso de sistematización de experiencias sociales, guardando toda la memoria metodológica del proceso y recopilando por supuesto los saberes aprehendidos en el proceso AVANCES DEL PERIODO

El Equipo de Interventoría desde el Componente Técnico lleva a cabo la verificación mensual de lo descrito anteriormente, con el fin establecer vigilancia y control sobre los servicios ofrecido por el Contratista en cuanto a: cantidades, especificaciones y calidades establecidas en los Documentos Técnicos. Para lo cual se basa en la revisión documental y digital de los soportes suministrados por el Operador, como de la verificación en campo de las actividades desarrolladas por el mismo, para el cumplimiento de los objetivos del Proyecto

La Interventoría Técnica realiza entonces, seguimiento cuantitativo y cualitativo a los indicadores, actividades y productos de los dos procesos a su cargo. Enfatizando en observaciones y recomendaciones al proceso de ejecución del Contrato, como se muestra a continuación:

VERIFICACIÓN DE LOS INDICADORES DE DINAMIZACIÓN SOCIAL Periodo Julio 22 a Agosto 21 de 2015

INDICADOR FÓRMULA DE

CÁLCULO FRECUENCIA

META %

RESULTADO DE LA OPERACIÓN EN EL MES DE AGOSTO

% OPERACIÓN CUANTITATIVA

OPERACIÓN ACUMULADO OPERACIÓN

Número de Familias

que cuentan con

Acompañamiento para la familia.

Suma

Meta

acumulada

con reporte

mensual

300 Familias

Acompañadas 25.66 % 77 149

Número de jóvenes

que culminan

actividades de

fortalecimiento, para

la formulación de su

proyecto de vida

Suma

Meta

acumulada

con reporte

mensual

20 Jóvenes

0

0 0

Porcentaje personas que

Culminan las sesiones de acompañamiento

individual de acompañamiento

individual (todas las sesiones

que correspondan de

acuerdo con sus

necesidades)

(número de

personas que

finalizan el

acompañamie

nto individual/

número de

personas que

inician el

acompañamie

nto individual)

* 100

Mensual 90% 40% 74 5

Porcentaje familias que

culminan las

sesiones de acompañamiento

familiar programadas. (todas las sesiones

(número de

familias que

finalizan el

acompañamie

nto familiar/

número de

Mensual

90%

31% 32 3


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CÁLCULO FRECUENCIA

META %


% OPERACIÓN CUANTITATIVA

OPERACIÓN ACUMULADO OPERACIÓN

que correspondan de

acuerdo a sus

necesidades)

familias que

inician el

acompañamie

nto familiar)*

100

Personas que

participan de las

actividades de

atención para la

familia Incluye:

*Sesiones grupales,

familiares e

individuales, Sesiones

para el abordaje de la

equidad de género, a

través de estrategias

pedagógicas de

formación a hombres

*Atención terapéutica

grupal para mujeres *

Prevención de la

violencia de parejas

Atención para

la familia y los

diferentes

grupos

poblacionales

Acumulada con reporte mensual 3.000

personas 13,4 % 402 1861

VERIFICACIÓN DE ACTIVIDADES Y PRODUCTOS DE DINAMIZACIÓN SOCIAL

Periodo Julio 22 a Agosto 21 de 2015

ACTIVIDAD PRODUCTO FUENTE DE

VERIFICACIÓN META

RESULTADO DE LA OPERACIÓN EN EL MES

DE AGOSTO

% OPERACIÓN

CUANTITATIVA OPERACIÓN

ACUMULADO OPERACIÓN

Ubicación de las

familias

Instrumento p ara

identificar las

familias a

acompañar en el

proceso.

*Dicha revisión y

entrega será

Aprobada y definida

bajo los parámetros

definidos al

interior del proyecto o a quien designe la Dirección Técnica de la Unidad Familia Medellín.

Instrumento terminado

1 instrumento

* El objetivo, es la

validación

del instrumento para la

recolección de la

identificación de las

familias a

acompañar.

*Igualmente este

instrumento también

servirá como uno de los

medios para identificar

la población

susceptible de

atender por las

demás actividades propias

del proyecto.

100%

1 Instrumento

terminado y

validado en el

mes de abril de

2015

1


Interventoría

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VERIFICACIÓN META


DE AGOSTO

% OPERACIÓN



Realizar

acompañamiento

para la familia

Familias que han

culminado a

satisfacción el

proyecto de vida

familiar

Base de datos

con reporte de

familias que

cumplen a

satisfacción el

proyecto de

vida

70% de las familias 25.66 % 77 149

Entrega de material

institucional a la

familia, y

oportunidades para

Satisfacer las

Necesidades

No Aplica No Aplica 0 0 0

Acompañamiento en

la elaboración del

proyecto de

Proyectos de vida

formulados Proyecto de vida

digital y físico 20 proyectos 0 0 0

Atención individual y

familiar

Documento que

consolide de

manera cualitativa y

cuantitativa las

variables y

estadísticas de

atención, tendientes

a la presentación

de acciones de

mejoramiento en el acompañamiento familiar e individual.

Documento físico y

magnético

1 documento ajustado con

el enfoque de la política

pública para la familia.

0 0 0

Atención a Grupos socioformativos

Informe de la gestión

realizada en los

Grupos

socioformativos

ejecutados

Informes físicos

y magnéticos

2 informes

Dichos informes contendrán

la descripción cualitativa y

cuantitativa de la atención

por cada uno de los grupos

algunas de las variables a

tener en cuenta:

*Temas

*Objetivos

*Número y

Caracterización de usuarios

*Evaluación de la atención

con cada uno de los grupos

*Anexos

*Entre otras variables Que

contemple el formato

designado para tal.

50 % 1 Informe

1


Interventoría

Versión. 5

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VERIFICACIÓN META


DE AGOSTO

% OPERACIÓN



En cine con mi familia

No Aplica No Aplica 25% 1 1

Sesiones de

abordaje de la

equidad de género, a

través de estrategias

pedagógicas de

formación a hombres

Informe mensual de

las actividades

realizadas en las

sesiones de

abordaje de la

equidad de género,

a través de

estrategias

pedagógicas de

formación a

hombres

Informes físicos y magnéticos

4 Informes

Cada informe corresponde

a la ejecución de la

actividad a realizarse

durante cuatro meses.

En los cuales se deberá

detallar el proceso de

formación, destacando

conductas de entrada y

conductas de salida de los

participantes en el

proceso, así como

lecciones aprendidas,

recomendaciones, e ideas

nuevas que los hombres

propongan para futuros

procesos.

25% 1 Informe 1

Atención terapéutica

grupal de mujeres

Informe de la

atención

terapéutica grupal

de mujeres.

Incluye:

*Atención terapéutica

*Atención sicológica

*Atención Jurídica

Informes físicos y magnéticos

4 Informes

En los cuales se deberá

detallar de manera cualitativa

el proceso de formación,

destacando conductas de

entrada y conductas de salida,

de las participantes en el

proceso, así como lecciones

aprendidas,

recomendaciones, e ideas

nuevas que los hombres

propongan para futuros

procesos.

25 % 1 Informe 1


Interventoría

Versión. 5

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VERIFICACIÓN META


DE AGOSTO

% OPERACIÓN



Prevención de la


El objetivo es,

proporcionar

elementos para el

reconocimiento de

acciones

direccionadas a la

sensibilización,

mecanismos de

promoción, y

prevención de la


entre 18 y 30 años.


Consulta sicológica

individual a mujeres

que participan en

terapias grupales

Cuyo objetivo es

brindar asesoría

psicológica individual

a las mujeres que

participan de la

atención terapéutica

grupal, de acuerdo a

las necesidades y

demanda de las

mismas cuando así lo

requieran


Convocatoria realizada Con el fin de garantizar la asistencia a los eventos programados, se realizará la convocatoria de acuerdo a las personas que se requieran invitar, y de los espacios que se requieran para las actividades



Interventoría

Versión. 5

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ACTIVIDADES Y OBSERVACIONES DINAMIZACIÓN SOCIAL En el Informe de Gestión de agosto, reportaron un acumulado de 2117 encuestas, encontrándose una diferencia de 574 con respecto a las 1543 referidas en julio. No se evidenció coherencia entre el texto, las cifras y el anexo N° 2 ya que este último, hace referencia a lo reportado con corte al 21 de julio de 2015, es decir, no se actualizó el anexo para el mes de agosto. De otra parte en este punto, no se observó información sobre la actividad de encuestas en el barrio Conquistadores y las razones por las que no se desarrolló la labor en ese barrio de la Comuna 11 Laureles – Estadio. El Informe indica que: “En el periodo se iniciaron visitas de acompañamiento a las familias seleccionadas, cuyo puntaje en la encuesta es desde 0.25 (Ver Anexo No. 3 Acta de Comité Técnico) En el Acta correspondiente al anexo en mención, “Loren Callejas informa que al 24 de junio que es la fecha en la que terminaron contrato los técnicos de identificación hay 1108 encuestas, se han revisado 518 encuestas, lo cual quiere decir que hay 690 para filtrar y hacer la identificación de las familias y el puntaje se bajara a 0.25 para la inclusión” En lo referido anteriormente no se evidenció argumento que explique la disminución del puntaje (de 0.30 a 0.25), para la inclusión de familias en el acompañamiento, adicionalmente la cifra de 690 que reporta el acta no corresponde a la diferencia entre las encuestas realizadas, menos las revisadas. Se evidenció incremento del 4% de familias acompañadas en el mes de agosto, mayor a lo reportado en el proceso de ejecución hasta el mes de julio, quedando pendiente el 49.66% con respecto a la meta general de 300 familias que cuentan con Acompañamiento Familiar

De las 149 Familias Acompañadas reportaron 118 en Estación 1 y 31 Estación 2 del total de 6 Estaciones consideradas para el proceso La Actividad: Realizar acompañamiento para la Familia en donde se considera como meta el 70% Familias y que como Producto debe culminar a satisfacción el proyecto de vida familiar, tiene como fuente de verificación los Formatos de visita de acompañamiento familiar (Anexo N°5), el cual en ninguno de sus ítems hace referencia a la descripción o construcción del Proyecto de Vida Familiar. Adicionalmente, en el Informe se describe en la Estación 2, “Actividad Fortaleciendo el entorno familiar: esta actividad siempre tratará de la escucha de las necesidades de la familia, de sus sueños, metas y capacidades.” Sin embargo, no se evidencia soporte en el que se pueda verificar el Producto: culminar a satisfacción el proyecto de vida familiar como lo describe el producto En el anexo N° 5 Formatos de visita del Acompañamiento Familiar se evidenció que el consecutivo presenta una inconsistencia que altera el número total de los anexos y además falta estandarización en la forma de presentar los anexos por parte de los analistas de acompañamiento familiar.


Interventoría

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No se evidenció correspondencia entre lo reportado por el Componente de Dinamización Social, el Componente de Gestión de Oportunidades y Comunicaciones y lo establecido en las Especificaciones Técnicas: “Para el conocimiento de oportunidades-oferta y en ese sentido de las rutas, instituciones, empresa privada, Secretarías locales, etc., cada familia acompañada, recibirá material impreso y digital en el cual encontrarán especificidades de dónde acudir de acuerdo a las necesidades y orientaciones de la familia” Se evidenciaron avances en la revisión de los documentos Técnicos de Grupos Socioformativos y Atención Individual. No obstante, se continúa en espera de la revisión del de Acompañamiento Familiar y la respectiva aprobación de los tres, por parte de la funcionaria designada En cuanto al material institucional no se observó un reporte de avances en el periodo de agosto, situación que se presentó igual en el informe del mes de julio: “Aún no se entrega material institucional a las familias que están siendo acompañadas por el proyecto; pues está en fase el diseño de la pieza que se va a entregar y aprobación de la misma”. Para la Actividad de “Jóvenes que culminan Actividades de fortalecimiento, para la formulación de su proyecto de vida “se evidenciaron dos datos reportados en el Informe de Gestión de agosto: Total número de jóvenes = 47 jóvenes.” “Resultados del periodo: 55 jóvenes en proceso de formación en resiliencia y mediación juvenil.” Y no se contó con soporte para clarificar la cifra correspondiente al periodo De otra parte, no se observó referencia a los avances este periodo al igual, que en el mes de julio, de la Actividad Acompañamiento para la elaboración de Proyectos de Vida, cuyo producto son los 20 Proyectos de Vida En este periodo se llevó a cabo la revisión de las Especificaciones Técnicas y Guías Metodológicas de la Formación en Resiliencia y Mediación Juvenil de la Facultad de Salud Pública de la Universidad de Antioquia. Sin embargo, no se evidenció el trabajo específico para la formulación y construcción de los Proyectos de Vida que es el Producto resultado del proceso Se evidenció inadecuado diligenciamiento del cuadro Seguimiento a Indicadores a Acompañamiento Individual y Familiar, los dos primeros campos deben dar cuenta de la ejecución del mes y los dos siguientes del acumulado a la fecha La Atención Individual y Familiar registró un total de 87 beneficiarios, según el informe del Operador se distribuye en 59 personas en Atención Individual y 28 familias en Atención Familiar. El anexo N° 8 que corresponde a la base de datos, la cual no contó con los campos para filtrar la población por modalidad de atención o por el nombre del Profesional que prestó el servicio de Atención Psicológica o Familiar En la actividad de Atención a Grupos socioformativos se hace referencia al trabajo con 10 grupos con 314 personas participantes que desarrollaron segundas y terceras sesiones que venían del periodo anterior.


Interventoría

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No obstante en el anexo N°10 solo se evidenciaron los soportes de 8 grupos quedando pendiente dos de ellos. Para el periodo la actividad “Cine en familia” se reportó la ejecución la una película el 24 de julio con 46 personas asistentes.

El jueves 20 de agosto había cine en familia a las 6:30 pm, en el barrio Naranjal, más a las 3:15 pm del mismo día, la lideresa de la Corporación Naranjal llamó para cancelar la actividad y solicitar reprogramación. Los Productos que se materializaron para este periodo fueron:

Informe de la gestión realizada en los Grupos socioformativos ejecutados Informe mensual de las actividades realizadas en las sesiones de abordaje de la equidad

de género, a través de estrategias pedagógicas de formación a hombres Informe de la atención terapéutica grupal de mujeres

Dichos informes evidencian falta de caracterización de la población atendida en cada grupo, caracterización barrial, particularidades del trabajo con cada grupo y demás requerido en las Especificaciones Técnicas De otra parte, la interventoría en visita de campo encontró la no realización de dos actividades programadas con Equidad de Género, ellas fueron:

1. El día 10 de agosto: " Sesión de Masculinidades" a realizarse en la Casa de la Cultura del barrio Los Colores, de 12:20 a 2pm.

2. El día 10 de agosto: " Taller Derechos Humanos para hombres y para mujeres " a realizarse en la I.E Mater Dei, de 12:20 a 2pm.

La interventoría, días después, solicitó a la Coordinadora del Componente, se le informara cuales fueron las causas por las cuales no se realizaron estas actividades, recibiendo respuesta por parte de esta, el día 21/08/15. Para el trabajo con Prevención de la violencia de parejas se informó sobre un drive en la nube de internet para que se listen las parejas interesadas en el evento, el cual tiene planeada atención para 40 parejas. Además, se cuenta con la promoción del evento a través de la población beneficiaria en los demás servicios que presta el Proyecto

En el informe no se evidenció registro de la cantidad de mujeres de los Grupos Terapéuticos que acceden a la consulta Psicológica Individual. En el anexo N°15 se evidencia el registro de asistencia de 86 mujeres, del 04 de junio al 31 de agosto de 2015 atendidas (entre 1 y 9 sesiones) por dos Profesionales de Psicología


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Se evidenció el registro y soporte de la convocatoria realizada por medio de Afiche, para la actividad Cine en Familia en el Centro Cultural los Colores para el viernes 24 de julio a las 5:30 pm.

Las sesiones de “Abordaje de la equidad de género, a través de estrategias pedagógicas” de formación a hombres, registró para agosto un cifra de 8 jóvenes participantes, frente a 135 hombres participantes en el mes de julio. A este respecto se reporta la siguiente dificultad tenida en este periodo por parte del operador:

“La principal dificultad hasta el momento ha sido la de convocar a hombres de la comuna para formar un grupo de masculinidades, se han intentado diferentes estrategias que van desde anuncio por la emisora la once, uso de las redes sociales y llamadas telefónicas, lo que ha llevado necesariamente a buscar grupos conformados con los que pueden gestionarse algunos encuentros, como ha debido hacerse con las instituciones educativas mencionadas.”

La actividad “Grupo Terapéutico de Mujeres continuó la atención en el periodo con 67 mujeres, atendidas en los Barrios: Naranjal, Los Colores 1,2 y 3, San Joaquín Bolivariana, y la Parroquia San Joaquín. El proceso se inició con 97 mujeres en el mes de junio. El día 4 de agosto de 2015 la: "Sesión con grupos Terapéuticos de mujeres (Arteterapia)” no se realizó la en el la Sede Parroquial del barrio San Joaquín, a las 2pm, por falta de mujeres asistentes.; la actividad fue reprogramada.

VERIFICACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN DE OPORTUNIDADES Y COMUNICACIONES Periodo Julio 22 a Agosto 21 de 2015


CÁLCULO FRECUENCIA

META %


% OPERACIÓN



Fichas elaboradas Suma

Acumulada

con reporte

mensual 100 fichas 20% 20 64

Personas que

asisten a ferias de

salud y servicios Suma

Acumulada

con reporte

mensual 1.500 16% 239 789


Interventoría

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VERIFICACIÓN DE ACTIVIDADES Y PRODUCTOS DE GESTIÓN DE OPORTUNIDADES Y COMUNICACIONES Periodo Julio 22 a Agosto 21 de 2015


VERIFICACIÓN META


DE AGOSTO

% OPERACIÓN



Elaboración de

resúmenes

informativos y

boletines

institucionales

Boletin

Informativo Boletín 3 100% 3 11

Boletín

Institucional Boletín 1 100% 1 3

Diseño y producción

de piezas para

público mixto y

externo

No Aplica

No Aplica 25% 25 33

Administración-

publicación en

redes sociales

propias del

proyecto.

Administración

de redes

sociales

generadas por

el proyecto.

Listado de

temas tratados

y balance

mensual de la

gestión

realizada

Contenidos semanales 10% 10 15

Elaboración de

boletines de prensa

de boletines de

prensa

No Aplica

No Aplica 12,5% 1 1

Gestión y

promoción de la

imagen corporativa

del proyecto en

coherencia con los

lineamientos

comunicacionales

de la Alcaldía de

Medellín


Realización de fichas

donde se consignen

las oportunidades

disponibles para la

comuna 11.


Realización de ferias

de salud Ferias de salud

Fotografías

Registros de asistencia

3 ferias de salud 33,3% 1 2

Realización de ferias

de servicios de ferias de servicios Ferias de servicios

Fotografías


5 ferias de servicios 20% 1 3

Realización ferias de

sensibilización de

ferias de

sensibilización

Ferias de sensibilización

Fotografías


5 ferias de

sensibilización 20% 1 3


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VERIFICACIÓN META


DE AGOSTO

% OPERACIÓN



Sistematización del

proceso Sistematización del proceso vivido en el proyecto

Informe

Fotografías,

listados de

asistencia listados de asistencia de la socialización

3 informes.

En los cuales se plasmará el

avance de la sistematización;

el primero contendrá la

propuesta del mismo, la cual

debe será aprobada por la

dirección técnica o a quien

se delegue para tal, y demás

personas asociadas, el

segundo contendrá los

avances y el último será el

informe final de la

sistematización que

corresponderá a la

propuesta definida de

manera inicial.

33.3% 1 2

Apoyo a la

implementación de

estrategias de

sensibilización en el

proyecto

No Aplica

No Aplica 0 0 2

Mapeo Territorial Documento

físico-Magnético

1 documento que describa y

permita identificar los

a c t o r e s , empresas,

instituciones públicas y

privadas, establecimientos

culturales, educativos,

recreativos, entre otros. Que

contemple oferta en la zona

para la población

0 0 1

ACTIVIDADES Y OBSERVACIONES GESTIÓN DE OPORTUNIDADES Y COMUNICACIONES

En el proceso de ejecución hasta el mes de agosto se han realizado 5 Ferias (2 Salud y 3 de Servicios) representadas con una asistencia de 789 personas que equivalen al 52.6% de la meta de 1500 asistentes en 8 Ferias (3 de salud y 5 de servicios). A la fecha queda pendiente entonces la realización de 3 eventos para cubrir la asistencia restante (711). Sin embargo, se señala que de acuerdo a lo evidenciado en el proceso, se deben duplicar esfuerzos para no poner en riesgo el cumplimiento de la meta Se evidenció que los anexos desde el número 12 hasta el 14, del 16 al 18, del 20 al 22, además del 24, 27, 28 y el 31 no son legibles y el anexo N° 23 Informe de Convocatoria, tiene la carpeta vacía. Es de anotar que el anexo N° 31 corresponde a la Producción del segundo documento de sistematización que por lo referido no se pudo verificar


Interventoría

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En la información cuantitativa consignada en los cuadros de actividades se evidenció inadecuado diligenciamiento de algunos de sus campos como se muestra a continuación:

ACTIVIDAD PRODUCTO META

OPERACIÓN RESULTADO MES

(%) RESULTADO (#)

MES

(%) ACUMULADO OPERACIÓN

ACUMULADO OPERACIÓN (#)

Elaboración de boletines de prensa

N/A N/A 12,5% 1 25 % 1

En la actividad: “Diseño y producción de piezas para público mixto y externo” se observó el siguiente texto:

“Una dificultad que se viene presentando es que el operador logístico del proyecto (E.S.E. Hospital Mental de Antioquia) no autorizó a trabajar en conjunto con su proveedor litográfico, todos los requerimientos se deben canalizar por el coordinador administrativo Juan Carlos Flórez, y el a su vez envía la información al personal encargado del operador logístico, por último son ellos quien envían la información a su proveedor. Se vuelve una dificultad porque la cadena de envíos es larga, y eso resta tiempo; además la analista de diseño ha manifestado que es indispensable tener contacto con el diseñador de la litografía para avalar formatos de impresión y diseño o por si se presenta alguna dificultad; puesto que resulta más fácil coordinarse.”

Esta dificultad fue reportada en el mes anterior y no se plantearon alternativas en el presente informe para subsanarla.

RECOMENDACIONES GENERALES

Establecer puntos de control para la revisión de los datos reportados en los cuadros, el texto y los anexos del Informe de Gestión mensual. Con el fin de evitar al máximo, inconsistencias en la información presentada

Presentar los soportes - anexos en correspondencia con las fechas de corte del Informe de

Gestión Mensual

Revisar la calidad de los anexos, porque al evidenciarse ilegibles o no suministrar la información requerida, se invalidan como fuente de verificación

Presentar los avances del proceso con georreferenciación de los barrios y caracterización de la

población beneficiaria del Proyecto

Documentar el desarrollo y cambios implementados en el proceso de ejecución, para tener los argumentos necesarios que respalden la toma de decisiones del Proyecto


Interventoría

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Estudiar e implementar el soporte de Acompañamiento Familiar, que evidencie como Producto el culminar a satisfacción el proyecto de vida familiar, como lo establecen las Especificaciones Técnicas

Documentar y evidenciar los avances en la formulación de los Proyectos de Vida y el

acompañamiento a los jóvenes para la materialización de los mismos, como Producto final del proceso

Reportar en el Informe mensual los avances en la formulación de los proyecto de vida de los

jóvenes de cada uno de los 3 grupos conformados en el proceso

Evidenciar el trabajo articulado entre los Componentes de Dinamización Social y Gestión de Oportunidades y Comunicaciones ya que este último, “es un proceso transversal, que complementa y optimiza las acciones de cada uno de los componentes”

Evidenciar mensualmente los avances en la construcción de productos (aunque su consolidación

solo se evidencia al final del proceso), con el fin de realizar las correcciones pertinentes de manera oportuna.

Distribuir el cumplimiento del producto en los meses planeados para su consolidación con el fin

de ir presentando porcentualmente su construcción para la respectiva validación.

Considerar en el otro sí que se encuentra en proceso, el cambio del nombre del producto Administración de Redes Sociales por Administración de la Publicación en Redes Sociales

Estudiar cambio de la periodicidad de las visitas de Acompañamiento Familiar (inicialmente

planteadas mensual), teniendo en cuenta la cantidad de las familias pendientes del proceso, la cantidad de Profesionales disponibles y el tiempo de ejecución del Proyecto, con el fin de dar cumplimiento a lo estipulado en el Contrato

SEGUIMIENTO A LAS OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

En los Informes de Gestión de julio y agosto no se hizo mención del trabajo adelantada para la entrega del material Institucional a las familias que hacen parte del proceso de Acompañamiento Familiar Se siguen presentando inconvenientes para la implementación del sitio web y consolidar el fichero en red. Aunque el Operador subsana parcialmente el inconveniente técnico con la realización y envío de boletines de oportunidades para que puedan darse a conocer a la comunidad y las fichas se hagan efectivas Se advierte la necesidad de redoblar esfuerzos para el cumplimiento de la asistencia en las 3 Ferias que faltan por realizar (1 Salud y 2 de Servicios) con el propósito de no comprometer el cumplimiento de la meta


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ENTREGA DE PRODUCTOS E INFORMES POR PARTE DEL CONTRATISTA

Se evidenció la entrega de 3 Productos:

Informe de la gestión realizada en los Grupos socioformativos ejecutados Informe mensual de las actividades realizadas en las sesiones de abordaje de la equidad

de género, a través de estrategias pedagógicas de formación a hombres

Informe de la atención terapéutica grupal de mujeres. Los cuales, de acuerdo a la verificación de su contenido con respecto a lo estipulado en las Especificaciones Técnicas requieren ajustes para su validación De otra parte se refirió la entrega del segundo Documento de Sistematización del proceso, pero por la calidad del anexo N° 31 no permitió la verificación del contenido del mismo CUMPLIMIENTO DEL CRONOGRAMA

Aunque los cronogramas semanales fueron mejorados, se requieren aún que los profesionales “suban” la información en tiempo real y no dejen ventanas vacías sin información, recomendación solicitada en visita de Interventoría del día 04/09/15 3. SOPORTE INFORMATICO Y GESTION DE LA INFORMACION :

Teniendo en cuenta el informe de gestión presentado por el operador Hospital Mental de Antioquia del programa Desarrollo de acciones individuales, familiares y grupales para familias y grupos poblacionales de la Comuna 11, mediante anexos aportados al informe y las visitas realizadas por parte de la interventoría se pueden verificar las siguientes actividades desarrolladas y avances con respecto al sistema de información, bases de datos y soporte informático del proceso de Gestión de la Información contenido en el componente de Gestión Administrativa.

3.1 Sistema de Información y Base de Datos

Consolidación de la base de datos de encuestas hasta el 4 de agosto.

Desarrollo del Aplicativo de Atención Psicosocial Individual y familiar. Funcional al 100%.

Desarrollo del Aplicativo Acompañamiento Familiar. Funcional al 100%.

Instalación de aplicativo de Registro de usuarios atendidos. Funcional 100%.

Módulo de Proyecto de Jóvenes (incluido dentro del registro de usuarios atendidos).

Se logró mejorar la eficiencia en el trabajo de campo de los profesionales de acompañamiento familiar con la instalación y capacitación en la aplicación de la encuesta. Los profesionales se veían limitados porque llegaban a hogares donde no todos los integrantes estaban encuestados


Interventoría

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lo que impedía su ingreso al programa. El procedimiento fue sugerido al componente de dinamización social y posteriormente autorizado por la coordinadora de este componente.

Los profesionales de atención psicosocial individual familiar reportaron a la fecha del corte el ingreso de 82 historias y sus correspondientes registros de sesiones y antecedentes.

Los profesionales de Acompañamiento familiar al corte están en el proceso de ingreso de la información y se les está haciendo el soporte requerido, así como la retroalimentación de la experiencia en el uso del aplicativo.

Dificultades del periodo:

Aun no se cuenta con el Hosting lo que ha afectado la instalación de todos los aplicativos en línea.

La alternativa de habilitar localhost para la implementación de los aplicativos ha generado un costo en tiempo para hacer la integración de los datos y las validaciones de los mismos para

garantizar la integridad de la información. A mayor cantidad de aplicativos instalados con el servicio de localhost, más alta la demanda de tiempo para mantener actualizada la base de datos.

4. SOPORTE INFORMÁTICO

Instalación de versión actualizada del aplicativo de encuestas en los equipos de profesionales de Acompañamiento Familiar.

Instalación de los aplicativos de Atención psicosocial individual y familiar y de Acompañamiento familiar, aplicativo de Ingreso de información de los usuarios atendidos

Capacitación y acompañamiento de los profesionales para la utilización de los aplicativos.

Soporte a los diferentes profesionales en el uso de los aplicativos instalados.

Respaldo de información de equipos y bases de datos de acuerdo a los protocolos establecidos: una vez a la semana en medios externos, recomendando a los profesionales generar un respaldo diario en una carpeta en la unidad D.

SEGUIMIENTO DE INTERVENTORIA: Con el fin de realizar un seguimiento a las observaciones y sugerencias planteadas por parte de la interventoría en el informe del mes de Julio de 2015 se puede concluir que el operador en su proceso de gestión de la información dio cumplimiento con las siguientes actividades:

Se evidenció el desarrollo del aplicativo “agendas citas” en el cual se deben registrar todas las citas asignadas a los usuarios de la comuna 11 que son atendidos por los profesionales de los componentes jurídico y dinamización social, aún faltan detalles que se deben tener en cuenta para el cumplimiento del mismo.


Interventoría

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Se llevó a cabo y se dio cumplimiento con la reunión del día 03 de septiembre de 2015 entre el operador Hospital Mental de Antioquia el Proveedor de servicios UNE y la interventoría, donde se estableció que los programas Buen Vivir en Familia y Jornadas de Vida y Equidad Comuna 11 realizarán su configuración de máquinas virtuales y tendrían sus recursos en plataformas aisladas por seguridad y confidencialidad de la información; por lo que el programa Jornadas de Vida y Equidad Comuna 11 se encuentra realizando un nuevo contrato con otro proveedor de servicio de hosting, puesto que UNE tardaba mucho tiempo en realizar este proceso.

Se verificó que a partir del mes de agosto el proceso de gestión de la información lleva un control

de inventario, tomando como base las órdenes entregadas por el proveedor de tecnología en este caso ALCOM ltda.

Se evidenció que se encuentra desarrollado en un 100% el aplicativo general con sus respectivos módulos de Jornadas de Vida y Equidad Comuna 11, que en el transcurso del proyecto se harán las respectivas pruebas de efectividad del sistema de información por parte de la interventoría.

OBSERVACIONES DE INTERVENTORIA

Teniendo en cuenta el informe de gestión presentado por el operador, en el cuadro de

información de la actividad Gestión de aplicativos para el proyecto, se necesita que se explique

el porcentaje del resultado del mes (12.5%), el resultado del mes (1), el porcentaje de

acumulación operación (50%) y el acumulado operación (4), además no especifica ninguna

fuente de verificación que para este caso sería el sistema de información del proyecto.

En el resumen ejecutivo de la actividad realizada en el mes, específicamente en la Gestión de

aplicativos para el proyecto se debe describir todo el proceso realizado durante el mes de

agosto de las actividades específicas que llevan al cumplimiento de las metas, en este caso

desarrollos, mejoras y actualizaciones del sistema de información e integración de bases de

datos debido al manejo del localhost.

Se sugiere que se anexen pantallazos de los nuevos módulos que se desarrollaron y

modificaciones realizadas como soporte de la ejecución del aplicativo general el cual incluya los siete módulos: Identificación de necesidades, Proyecto familiar, Proyecto de vida para jóvenes, Fichas o documentos donde se encuentren las oportunidades gestionadas, Aplicativo de citas/agenda para las atenciones, Ingreso de información de los usuarios atendidos y Convocatoria.

En cuanto a las dificultades del periodo, se deben especificar cuáles son las situaciones externas

que se presentaron en el transcurso del periodo y que afectan directamente al cumplimiento de

metas, para lo cual no es propicio hablar del tiempo de entrega puesto que se tuvo un tiempo

prudente y suficiente para el desarrollo del aplicativo y configuración del hosting.


Interventoría

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En el cuadro de información de la actividad Soporte Informático se necesita que se detalle y

explique el producto: N/A, porcentaje resultado mes (12.5%), resultado mes (1), porcentaje

acumulado operación (50%), acumulado operación (4), siendo estos datos iguales al recuadro de

la actividad de gestión de aplicativos para el proyecto, además no especifica ninguna fuente de

verificación que para este caso se tendría el formato soporte sistemas de información que se

sugirió desde la interventoría que se lleve para un control de los requerimientos desde los

diferentes componentes hacia el proceso de sistemas. Se debe tener en cuenta que el número

resultado mes sería el número de soportes (software, aplicativo general y hardware) realizados

durante el periodo y de ahí se derivan los demás valores para poder diligenciar el formato.

Si bien se realizó un proceso de asesoramiento, verificación y seguimiento del control de

inventario desde la interventoría hacia el operador, en el informe de gestión no presentan

ninguna tabla demostrativa dentro de la actividad “Soporte Informático” que especifique el

inventario actual y en qué estado se encuentran. Por lo que se sugiere anexar dichos registros

dentro del informe de gestión.

En el reporte de las actividades realizadas en el mes específicamente en “Soporte Informático” se deben relacionar las actividades de soporte de equipos y software, actividades que den soporte a nivel de sistema de información (aplicativo del proyecto) y capacitaciones realizadas a los diferentes usuarios finales del aplicativo general y sus módulos, para éste último de solicitan anexos como listados de asistencia de las capacitaciones y actas de reunión.

5. INFORME FINANCIERO Y CONTABLE:

La ejecución presupuestal, con corte a 31 de agosto de 2015, del programa Jornadas de Vida y Equidad de la Comuna 11 ejecutado por la ESE Hospital Mental de Antioquia - HOMO según contrato Nº 4600059113 de 2015, asciende a $ 789.104.066 que corresponde al 55,04% del presupuesto total que es de $1.433.784.307. A continuación se presenta el detalle del presupuesto, de la ejecución presupuestal y de los

compromisos presupuestales, a 31 de Agosto de 2015:

RUBRO CONCEPTO PRESUPUEST

O OFICIAL MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO

TOTAL EJECUTADO AGOSTO 31

EJECUCIÓN (%)


Interventoría

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DEL CONTRATO

DE 2015

RECURSO HUMANO

HONORARIOS 936.178.454 10.246.650 37.249.058 114.433.777 120.280.438 140.960.302 112.612.530 535.782.755 57,23%

SEGURO DE VIDA 2.161.500 0 0 0 0 0 247.450 247.450 11,45%

DOTACION 3.710.000 0 0 0 0 2.465.000 0 2.465.000 66,44%

INSTALACIONES

ARRENDAMIENTO SEDE

40.500.000 4.444.050 3.445.000 3.445.000 3.445.000 3.445.000 3.445.000 21.669.050 53,50%

VIGILANCIA Y MONITOREO

35.482.200 0 3.137.170 1.835.077 1.835.077 1.835.077 1.815.077 10.457.478 29,47%

SERVICIOS PUBLICOS, INTERNET Y TELEFONÍA

13.500.000 0 0 563.081 909.529 1.098.660 1.187.518 3.758.788 27,84%

TECNOLOGIA

ALQUILER COMPUTADORES

41.614.884 0 0 3.349.027 4.623.760 4.623.760 7.308.232 19.904.779 47,83%

MODEM 3G 16.605.000 410.000 917.700 3.510.639 1.727.286 1.760.491 2.143.418 10.469.534 63,05%

SERVICIO DE HOSTING

5.199.669 0 0 265.670 379.688 379.529 379.529 1.404.416 27,01%

LINEA CELULAR 6.480.000 0 1.977.800 1.348.500 409.990 1.327.690 878.108 5.942.088 91,70%

INSUMOS Y PAPELERÍA

PAPELERÍA 12.917.383 0 3.338.169 4.572.041 1.212.243 2.550.903 0 11.673.356 90,37%

ASEO 2.567.690 0 0 0 1.000.000 0 29.295 1.029.295 40,09%

CAFETERÍA 4.054.433 0 0 0 74.118 316.361 32.742 423.221 10,44%

FOTOCOPIAS, TONER

5.566.700 0 0 327.782 1.083.955 944.186 875.100 3.231.023 58,04%

COMPRAS Y MANTENIMIENTO

COMPRA DE EQUIPOS EN GENERAL

8.524.327 0 323.763 1.113.485 4.050.876 1.843.200 0 7.331.324 86,00%

ADECUACIÓN PUESTOS DE TRABAJO

23.909.159 0 23.909.159 0 0 0 0 23.909.159 100,00%

MTTO. Y REPARACIONES

15.000.000 0 1.115.406 0 417.600 0 0 1.533.006 10,22%

COMUNICACIONES COMUNICACIONES 74.001.317 0 0 0 10.196.400 475.600 7.680.040 18.352.040 24,80%

ACTIVIDADES

ALMUERZOS 900.000 0 0 0 900.000 0 0 900.000 100,00%

TRANSPORTE A ESPACIO SOCIOEDUCATIVO

1.800.000 0 0 0 0 0 1.800.000 1.800.000 100,00%

ALQUILER DE ESPACIO SOCIOEDUCATIVO

2.000.000 0 0 0 0 0 2.000.000 2.000.000 100,00%

REFRIGERIOS PARA LOS TALLERES

2.100.000 0 0 0 0 0 0 0 0,00%

FERIAS 46.105.000 0 0 4.100.000 7.634.166 7.634.166 3.834.166 23.202.498 50,33%

REFRIGERIOS PARA ACTIVIDADES (MENOS DE 4 HORAS)

5.940.000 0 0 424.716 2.504.853 493.461 536.000 3.959.030 66,65%

ALQUILER DE ESPACIOS PARA TALLERES

7.200.000 0 0 0 0 0 3.984.000 3.984.000 55,33%

REFRIGERIOS PARA ACTIVIDADES (MÁS DE 4 HORAS)

9.905.000 0 0 0 0 4.361.500 4.182.500 8.544.000 86,26%

POLIZAS DE SEGUROS

POLIZAS DE SEGUROS

3.947.774 2.641.625 0 0 0 0 0 2.641.625 66,91%

ADMON ADMINISTRACION 105.913.817 5.295.691 19.064.487 0 19.064.487 0 19.064.487 62.489.152 59,00%

TOTAL 1.433.784.307 23.038.016 94.477.712 139.288.795 181.749.466 176.514.886 174.035.191 789.104.066 55,04%

Observaciones a la Ejecución presupuestal:


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Proyección de excedentes operativos a diciembre 31 de 2015:

Se realiza proyección de los recursos comprometidos en cada uno de los rubros, encontrándose unos posibles excedentes operativos en los siguientes rubros:

RUBRO CONCEPTO Excedente Operativo

Esperado a Diciembre 12 de 2015

RECURSO HUMANO

HONORARIOS 39.346.045

SEGURO DE VIDA 1.914.050

DOTACION 1.245.000

INSTALACIONES

ARRENDAMIENTO SEDE 5.050.950

VIGILANCIA Y MONITOREO 17.684.414

SERVICIOS PUBLICOS, INTERNET Y TELEFONÍA 4.991.140

COMPRAS Y MANTENIMIENTO COMPRA DE EQUIPOS EN GENERAL 118.003

TOTAL 70.349.602

Se ha estimado la posibilidad de una ejecución superior a la presupuestada en los rubros del componente de tecnología, por mayores valores en la contratación de los Modem 3G y de líneas de celular, hasta por un valor de $2.136.878.

El operador ha cumplido con el objeto, obligaciones y productos establecidos, logrando realizar la ejecución del contrato en términos de calidad y tiempo. El Informe de gestión el operador lo soportó con comprobantes de paz y salvo, y con el pago de la seguridad social de sus empleados. A la fecha el Municipio de Medellín está a paz y salvo por concepto de pagos con el contratista. A la fecha se han tramitado cuatro pagos por un valor total de $845.932.741, lo que corresponde al 59% del valor total del contrato.

Pago Valor

Facturado Valor Pagado Periodo

Saldo por pagar

Valor Contrato Interadministrativo 4600059113 de 2015 1.433.784.307

1 71.689.215 71.689.215 Mayo de 2015 1.362.095.091

2 258.081.175 258.081.175 Julio de 2015 1.104.013.916

3 258.081.175 258.081.175 Agosto de 2015 845.932.741

4 258.081.175 258.081.175 Agosto de 2015 587.851.566

Total 845.932.741 845.932.741 587.851.566

Notas de Interventoría:

La Interventoría ha podido verificar la Conciliación de la Información Contable y la Información Administrativa de la ejecución presupuestal y ha encontrado concordancia e integridad de la información.

La Interventoría al verificar la Conciliación encontró una factura registrada en rubro diferente y se trata de la compra de unas mesas plegables, ventiladores y unas basureras que fue registrada equivocadamente en el rubro de Recurso Humano. Lo cual ya ha sido corregido por el operador.

La Interventoría ha realizado visitas a la sede administrativa de la ESE Hospital Mental de Antioquia – HOMO, para verificar los soportes de los pagos realizados en el programa hasta el mes de agosto de


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2015; correspondientes a la ejecución del programa Jornadas de Vida y Equidad de la Comuna 11, tanto a Proveedores como a contratistas.

Fue seleccionada una muestra de los registros contables del total de los pagos realizados hasta el mes de agosto y en visitas a la sede del HOMO se verificó que el pago fuera el valor de la cuenta de cobro o factura.

Para el caso del recurso humano se verificó que el valor contabilizado fuera el adecuado, y además, se verificaron los descuentos aplicados a los contratistas:

ESTAMPILLA PROANCIANO 2,00%

PRODESARROLLO 0,60%

ESTAMPILLA PROHOSPITAL 1,00%

POLITECNICO 0,40%

PRODEDESA I.U.V. 0,40%

También fue verificada la adecuada cancelación de la seguridad social con el IBC calculado. Para el pago a proveedores fue verificada la existencia de los soportes “informe de Interventoría interna y el certificado de recibo a satisfacción”. Una vez realizadas las verificaciones de Interventoría, se ha podido concluir que el registro de los pagos se realiza con apego a las normas contables y tributarias vigentes, y en concordancia con los soportes físicos suministrados por el HOMO, la Interventoría ha podido determinar que la información contable es confiable y razonable, y da cuenta de los valores presentados para el Programa Jornadas de Vida y Equidad de la Comuna 11 en la ejecución presupuestal con corte a agosto 31 de 2015. Con base en la Información verificada por la Interventoría y la que fue suministrada por el operador con corte a 31 de agosto de 2015, se puede concluir que el contrato es ejecutado sin novedad y que se ha dado cumplimiento de pago de la seguridad social, para lo cual se anexa certificación del contratista.


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6. CALIFICACION DEL CONTRATISTA


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7. INFORME JURÍDICO: En cuanto a las PQRS: se atendieron cuatro (4) casos individuales a los cuales se les dio respuesta inmediata, el motivo de las solicitudes corresponde a temas de tipo pensional, compra venta de bienes muebles y herenciales. La fuente de verificación son los formatos de asesoría jurídica

En cuanto a las charlas o sesiones jurídicas se realizaron dos (2) charlas grupales cuyo tema es la violencia de género contra la mujer. L fuente de verificación es listado de asistencia y fotografías En el periodo intervenido no ingresaron solicitudes de entes de control, acciones de tutela y requerimientos.

Observaciones:

Se observó que acataron las recomendaciones, en cuanto a archivar las solicitudes que se atienden y las asesorías que se realizan por escrito.

Así mismo, se están atendiendo los casos individuales. Recomendaciones

En el informe que presentan se observó que una ciudadana de la comuna 11, quien además participa de los talleres grupales del programa eleva una solicitud de manera verbal y por escrito; misma que no se tuvo en cuenta en las PQRS por parte del abogado del programa y se desconoce si le transmitieron tal solicitud. No obstante, indican lo siguiente en el informe “implementar el procedimiento de PQRS (Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias) así mismo un aplicativo que permita llevar la secuencia y registro de todas las solicitudes y sus tiempos de consulta y de respuesta, así mismo el funcionario consultado y la evidencia del informe o de respuesta emitida.”

Por lo que se recomienda que si bien es cierto sería muy productivo un procedimiento más sistemático para responder las PQRS, también lo es que se delegue a quien tiene el conocimiento en asuntos jurídicos para que se ofrezca una respuesta clara, con una orientación adecuada.

Así mismo, se recomienda, presenten listado de asistencia por cada charla o sesión jurídica que se realicé.

También se recomienda se realice en el resumen de charlas jurídicas un corto análisis de la experiencia vivida con cada grupo.

Este informe se firmará por los responsables de acuerdo con el tipo de designación de la interventoría establecida Atentamente, SANDRA MILENA YEPES MARÍA ISABEL VARGAS A Representante Legal Coordinadora General Interventoría UT MEDELLIN SOLIDARIA 2015

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