ACTA No. 005

Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 2

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ACTA No. 005

COMITÉ TÉCNICO CONTABLE – SISTEMA DEL SUBSIDIO FAMILIAR

1. ASISTENTES

No. CAJA INTEGRANTES CARGO QUORUM

Por parte de la Superintendencia del Subsidio Familiar

1 SSF Dr. Iván Jesús Castillo Jefe División Financiera y Contable - Coordinador

2 SSF Yaritza Ximena Lobo Contador adscrito – SSF

3 SSF Jorge Luis Concha Contador adscrito - SSF

Por parte de las Cajas de Compensación Familiar

4 CAMACOL José Alvarado Aldana Revisor Fiscal

5 COMFENALCO TOLIMA

María Nancy Carrillo Moreno

Jefe de División Financiera

6 COMFENALCO TOLIMA

Dalila Moreno García Jefe Unidad de Contabilidad

7 COMFENALCO CARTAGENA

Elkin Henao Gómez Contador

8 COMFACOR Samuel Sibaja Linares Contador

9 COMFABOY Jorge Robinson Londoño

Meneses Contador

10 COMFACOR Luis Carlos Ramírez Mejía Revisor Fiscal

11 COMCAJA Never Enrique Mejía Revisor Fiscal

12 COLSUBSIDIO Martha Inés González Jefe del Dpto. de

Contabilidad

13 COMFAMA José Raúl Montoya

Jaramillo Jefe del Dpto. de

Contabilidad

14 COFREM Paula Rojas Rey Jefe de Contabilidad

15 COFREM María Consuelo Rodríguez Jefe Financiero

16 COFREM Carlos Hugo Quiroz Revisor Fiscal

17 COFREM Germán Giovanny Peñón

Niño Auditor Interno

18 CAFASUR Jennifer Sánchez Reyes Contadora

19 COMFANORTE Jairo Alonso Jáuregui Revisor Fiscal

20 COMFAGUAJIRA Alfredo Rafael Ríos de la

Hoz Revisor Fiscal

FECHA: 05/Agt/2014 LUGAR: COLSUBSIDIO Salón Urapanes

HORA: 8:30 a.m a 5:00 p.m.

RESPONSABLE: Dirección De Gestión Financiera y Contable Dr. Iván Jesús Castillo Caicedo




21 COMFAMILIAR ATLANTICO

Marco Herrera Freile Contador

22 CAJACOPI Yamile Marriaga Serrano Coordinador Contable

23 CAJACOPI Neyla Castro Ahumada Jefe de Planeación

24 COMFACESAR Lisbeth Patricia Herrera Contadora

25 CAJAMAG Wilmer José Palma Contador

26 CAJAMAG Omar Fuentes Barros Jefe de Presupuesto

27 COMBARRANQUILLA

Cristina Blanco Figueroa Contadora Encargada

28 COMBARRANQUILLA

Claudia Ruedas Jefe de Gestión Financiera

29 COMFANORTE John Albert Zapata Subdirector Financiero

30 COMFANDI Carlos Alberto Ortega Contador

31 COMFANDI Constanza Collazos Gómez Revisora Fiscal

32 COMFAMILIAR RISARALDA

Luz Mery Moreno Subdirectora Administrativa


Liliana Osorio Líder Financiero


José Ramón Puerta Líder Contable

35 COMFENALCO ANTIOQUIA

Nora Elena Noreña Contadora

36 COMFAMILIAR CAMACOL

Ana María Arias Pérez Contadora

37 COMFAMILIAR CAMACOL

Carlos Fernando Cifuentes Gerente Jurídico y

Administrativo

38 COMFACASANARE Ana Mercedes Chinome Subdirectora Administrativa y

Financiera

39 COMFACASANARE Julián Pérez Revisor Fiscal

40 COMFAGUAJIRA José Iguaran Loaiza Contador

41 CAFAMAZ Blanca Hernández López Jefe Administrativa y

Financiera

42 COMFENALCO VALLE

Oscar Ocampo Pedraza Gerente de Proyectos

43 COMPENSAR Héctor Figueroa Vega Líder de Finanzas

44 COMFAMILIARES CALDAS

Mario Meza Quintero Gerente Financiero


Ángela Roncario Quintero Contadora

46 CAFAM Nelson Mauricio Barrios Jefe de Contabilidad

47 COLSUBSIDIO Juan Manuel Bottia Gerente de Planeación

48 COLSUBSIDIO Liliana Orozco Auditota Interna

49 COMFENALCO TOLIMA

Teresa Fajardo Reyes Jefe de Control Fiscal y

Financiero

50 CAJASAN Ana Milena Serrano Gerente de Auditoría Interna

51 CAJASAN Martha Liliana Quintero Subdirectora Financiera

52 COMFENALCO CARTAGENA

Leyla Gonzalez Jefe Financiera

53 ASOCAJAS- IDGL Sandra P. Avellaneda A. Asesor Externo




Por invitación del Dr. IVÁN JESÚS CASTILLO CAICEDO, Jefe de la División Financiera y Contable de la Superintendencia de Subsidio Familiar y Coordinador del Comité Técnico Contable CTC del Sistema del Subsidio Familiar, se convocó a reunión con el oficio No. 2014-008173 de fecha 30 de julio de 2014, el cual forma parte integral de la presente acta. En las instalaciones de Colsubsidio – Salón Urapanes, se da inicio a la reunión con el siguiente temario:

2. TEMAS – ORDEN DEL DIA:

I. Saludo de Bienvenida. II. Propósito. III. Temas a tratar:

a. Hallazgos de Auditoría CGR b. Decreto 1053 de 2014

IV. Dinámica de trabajo: Taller V. Refrigerio 10:00 a.m.

VI. Taller VII. Socialización

VIII. Conclusiones

3. DESARROLLO DE LA REUNIÓN:

RESUMEN HALLAZGOS DE LA CONTRALORIA A LA SSF

1. FUNCIONES DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL (A-D) La Superintendencia del Subsidio Familiar no ha ejercido la función señalada en el Decreto 2150 de 1992, el artículo 24 de la Ley 789 de 2002, y el numeral 7 del artículo 2 del Decreto 2595 del 13 de diciembre de 2012, al permitirle a las CCF, lo siguiente:

• Registro como ingresos y no como pasivo (recursos entregados en administración) de los aportes parafiscales (Concepto CTCP)

• Registro en cuenta 4210 – Ingresos no operacionales, conceptos de intereses de mora de aportes, rendimientos financieros del 4% e inversiones, ingresos por terceros no identificados o no afiliados y cuotas monetarias no cobradas.

• Utilizan cuentas de Acreedores varios(2380), ingresos recibidos por anticipado (2705) y Depósitos recibidos (2810) como cuentas puentes y después a la cuenta 4105-Ingresos operacionales, incumpliendo las dinámicas de las cuentas

• No registro en cuentas de Balance los aportes en mora • Uso indebido de la cuenta 270501-Ingresos recibidos por anticipado de recursos del

mismo periodo contable. • Realizar inversiones temporales en carteras colectivas

PLAN DE MEJORAMIENTO:

Contratar a una entidad especializada en el tema de las NIIF para apoyar a la SSF para el acompañamiento y asesoría en la promulgación de normas contables para las Cajas, relativas a la convergencia a estándares internacionales. Estas normas tendrán en cuenta los pronunciamientos del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, y particularmente el 2013-236 que hace referencia al registro de aportes como pasivo.




Revisar estructuralmente el PUC Expedir directrices de políticas contables al respecto en el marco de las NIIF Fortalecer en el plan de trabajo de visitas la revisión de los registros de morosos. Actualización Directrices sobre inversiones financieras de las CCF (carteras colectivas) 2. FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN A LOS APORTES PARAFISCALES (A – D)

La Superintendencia del Subsidio Familiar no ha ejercido la función señalada en el capítulo II del Decreto 2150 de 1992, el artículo 24 de la Ley 789 de 2002, y del artículo 1 del Decreto 2595 del 13 de diciembre de 2012, al no ejercer en debida forma la supervisión a los recursos generados por:

a. Intereses de mora, b. rendimientos financieros e inversiones temporales, c. recursos de terceros no identificados o no afiliados y cuotas monetarias no

cobradas. PLAN DE MEJORAMIENTO

Fortalecer la inspección, vigilancia y control de los recursos de aportes del 4%, y sus rendimientos generados, mediante la implementación a partir de agosto del 2014, de la modificación de la Resolución 0742 de 2013.

Análisis contable de los puntos en discusión en el Comité Técnico Contable Mesas de trabajo con la CGR: Tratamiento contable Expedir directrices administrativas, jurídicas y contables al respecto Revisar conjuntamente con el CTC del subsidio familiar el tratamiento contable actual de

estos conceptos.

3. REMANENTES DE LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR (A – D)

Los recursos de intereses demora, rendimientos financieros e inversiones temporales, recursos de terceros no identificados o no afiliados y cuotas monetarias no cobradas, que son recursos propiamente parafiscales, se han constituido en REMANENTES de libre disposición del Consejo Directivos de las CCF, y en algunos casos han entrado a cubrir o disminuir los déficits que han presentado algunas. PLAN DE MEJORAMIENTO

Expedir directrices de políticas contables al respecto en el marco de las NIIF Revisar conjuntamente con el Comité Técnico Contable del Sistema del Subsidio Familiar,

el tratamiento contable actual de los intereses moratorios, rendimientos financieros del 4% y de inversiones temporales, así como subsidio no cobrados y aportes de no afiliados y no identificados.

Revisar estructuralmente el PUC, contando con la Asesoría de la entidad experta en el tema de las NIIF, para la promulgación de instructivos contables para las Cajas, en concordancia con el proceso de convergencia a estándares internacionales.

Revisar conjuntamente con la Oficina Jurídica la normatividad vigente, sobre la cual se ha determinado el manejo contable de los rubros en cuestión.




4. IMPUESTO AL PATRIMONIO (A)

Se ha creado un patrimonio con unidad de caja y unidad patrimonial, situación que no permite determinar claramente si los recursos del sistema de protección social se están gravando con impuesto al patrimonio. La Superintendencia no controla la determinación de estas bases gravables para el pago de los impuestos. PLAN DE MEJORAMIENTO Incluir dentro del Plan de Trabajo de las visitas que se realicen a los vigilados, la revisión de su patrimonio gravable.

5. OMISIÓN EN LA INSTRUCCIÓN A ENTIDADES VIGILADAS SOBRE COBRO DE APORTE ( A – D)

La Superintendencia ha omitido el cumplimiento de la función de instruir a las CCF sobre la forma como deben adelantar el cobro ejecutivo de los aportes parafiscales. No fijó los criterios técnicos ni jurídicos que facilitaran el cumplimiento de esta norma, ni señaló los procedimientos para su cabal aplicación. En consecuencia no se adelantaron actividades de inspección, vigilancia ni control sobre la actividad de cobro por la vía ejecutiva. PLAN DE MEJORAMIENTO

Establecer lineamientos e instructivos para el cobro coactivo de los recursos parafiscales por parte de las Cajas de Compensación Familiar.




A F D P

1Ingresos no operacionales (Todas las Cajas de

Compensación Familiar) X X

2Subsidios no cobrados (Todas las Cajas de

Compensación Familiar) X

3

Recursos de no idéntificados y no afiliado a la Caja de

compensación familiar (Todas las Cajas de

Compensación Familiar) excepto Camacol

X X

4 Recursos de los No Identificados o No Afiliados- Camacol X X X

5

Impacto de los Ingresos No Operacionales en los

Remanentes (Todas las Cajas de

Compensación Familiar)

X

6Cruce Bases de Datos (Todas las Cajas de

Compensación Familiar) X

7Registro Deudores Morosos y con Acuerdos de Pago por Concepto de aportes Parafiscales (Cajas

de Compensación Familiar Cajamag, Colsubsidio, Comfama, Comfamiliar Nariño, Comfenalco

Antioquia, Comfandi Valle, Comcaja, Comfenalco Cartagena, Comfenalco Tolima Compensar

X X

8Utilización de cuentas del pasivo como cuentas puente. (Cajasan, Comfama, Comfenalco Tolima

Colsubsidio) X X

9Prescripción aportes parafiscales (CCF Comfama, Comfenalco Antioquia, Comfandi y Comfamiliar

Nariño)X X

10 Manejo Auxiliar de Aportes (Cafam y Comfamiliar Risaralda) X

11Devolucion De Aportes (Cafam, Cafasur, Cofrem, Combarranquilla, Comfacasanare y Comfamiliar

Atlántico)X

12Ingresos Recibidos Por Anticipado (Cafam, Colsubsidio, Cafasur, Cajacopi, Camacol, Cofrem,

Combarranquilla, Comcaja, Comfama, Comfamiliar Risaralda Comfacasanare). X

INCIDENCIANo CONCEPTO




A F D P

13

Conciliacion de Aportes (Cafam, Cafamaz, Cafasur Cajacopi, Camacol, Cofrem, Comcaja, Comfaboy,

Comtacor, Comfaguajira, Comfamiliar

Risaralda, Comfacasanare Comfamiliar Atlántico)

X

14 Aportes Independientes Pensionados.- Cafam X

15 Aportes No Afiliados (Camacol, Cafam, Combarranquilla, Cajacopi, Comcaja y Comfama) X

16 Aportes e Intereses de Mora (Cafasur, Camacol, Combarranquilla, Comcaja, Comfacasanare. X

17 Cuentas Por Cobrar - Comcaja, Cajacopi X

18 Base de Datos Otras Administradoras. Comcaja X

19 Abono Pagares. Cofrem X

20 Consistencia de la Información - Comfamiliar Huila X

21 Acuerdos de Pago- Comfamiliar Huila X

22

Competencia para el Cobro Ejecutivo de los Recursos Parafiscales por parte de las Cajas de

Compensación Familiar (Todas las Cajas de

Compensación Familiar)

X

23

Registro Deudores Morosos y con Acuerdos de Pago por concepto de aportes Parafiscales

(Cajamag, Colsubsidio, Comfama, Comfamiliar Nariño, Comfenalco Antioquia, Comfandi Valle,

Comcaja, Comfenalco Cartagena, Comfenalco Tolima y Compensar

X X

INCIDENCIANo CONCEPTO




# CAJA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

2 CAMACOL 4 12 13 15 16

3 COMFENALCO ANTIOQUIA 7 9 23

4 COMFAMA 7 8 9 12 15 23

5 CAJACOPI B/QUILLA 12 13 15 17

6 COMBARRANQUILLA 11 12 15 16

7 COMFAMILIAR ATLANTICO 11 13

8 ANDI COMFENALCO .CARTAG. 7 23

9 COMFAMIL. CARTAGENA

10 COMFABOY 13


13 COMFACA

14 COMFACAUCA

15 COMFACESAR

16 COMFACOR - CORDOBA 13

21 CAFAM 10 11 12 13 14 15

22 COLSUBSIDIO 7 8 12 23

24 COMPENSAR 7 23

26 COMFACUNDI

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RELACIÓN DE HALLAZGOS DE LA CONTRALORIA X CCF

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# CAJA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

29 COMFACHOCO

30 GUAJIRA 13

32 COMFAMILIAR DEL HUILA 20 21

33 CAJAMAG 7 23

34 COFREM 11 12 13 19

35 COMFAMILIAR NARIÑO 7 9 23

36 COMFAORIENTE

37 COMFANORTE

38 CAFABA

39 CAJASAN 8

40 COMFENALCO SANTANDER.

41 COMFASUCRE

43 COMFENALCO QUINDIO

44 COMFAMILIAR RISARALDA 10 12 13

46 CAFASUR 11 12 13 16

48 COMFATOLIMA

50 COMFENALCO TOLIMA 7 8 23

56 COMFENALCO VALLE

57 COMFANDI CALI 7 9 23

63 PUTUMAYO

64 CAJASAI

65 CAFAMAZ 13

67 COMFIAR ARAUCA

68 COMCAJA 7 12 13 15 16 17 18 23

69 COMFACASANARE 11 12 13 16

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RELACIÓN DE HALLAZGOS DE LA CONTRALORIA X CCF

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TALLER: 1. Distribución por grupos 2. Discusión temas 3. Socialización propuestas por grupos 4. Conclusiones por temas




CONCLUSIONES

RENDIMIENTOS FINANCIEROS (Mesa 1 y 5)

4210 SON INO por ingresos no operacionales. Por rendimientos financieros. No se comparte el análisis efectuado por la Contraloría; los rendimientos financieros en el sistema de compensación familiar son NO OPERACIONALES por los siguientes argumentos:

1. El Rol misional de las Cajas es el recaudo de aportes para el pago del subsidio familiar en dinero, especie y servicios.

2. No forma parte de nuestra operación misional las inversiones financieras para la obtención de rendimientos, lo que se hace es optimizar los recursos generando con la liquidez recursos adicionales vía en rendimiento recibido.

3. Estos rendimientos financieros entran a incrementar el remante y con la distribución de estos para la ampliación y fortalecimiento de obras y programas sociales, lo que hacen es potencializar las actividades sociales de las Cajas.

4. La utilización de estos recursos se hace atendiendo las decisiones y directrices del Consejo para obras y programas sociales.

5. Hay un marco regulatorio que el decreto 2649/2650 y resolución 537 de 2009, que tienen toda la validez jurídica, que están vigentes y que han considerado ello como ingreso NO Operacional.

6. El hecho de clasificarlo como operacional o no operacional, no cambia en nada la destinación de los recursos generados, que sigue siendo ampliar obras y programas de beneficio social.

7. En ningún momento se está afectando la función social de las Cajas, tampoco se afecta la capacidad de atacar la vulnerabilidad o el mejoramiento de la calidad de vida de los colombianos.

8. El rendimiento generado por los fondos de destinación específica, forman un mayor valor de cada fondo. Ello garantiza mantener su destinación. Desde su origen mantienen su destinación y por ello no pasan por estado de resultados.

9. Los otros rendimientos generados por la liquidez de los otros programas sociales, mantienen el principio de unidad de Caja y, para su distribución y asignación vía la distribución del remanente atendiendo lo estipulado en la Ley 21 en su artículo 43 y 54…. competencia del Consejo.

10. Identificar y contemplar alternativas para el uso / destinación de los recursos. 11. Participar en las mesas que se definan para tratar el tema. 12. Solicitar conceptos ante CTCP o entes relacionados.

INTERESES DE MORA (Mesa 2)

AP: Aportes Parafiscales IM: Intereses de Mora. Intereses de Mora: Sanción por no pagar a tiempo.

1. Manejo Administrativo (Dos Modalidades: Por Pila y Por Acuerdos de pago).




2. Manejo Contable Problema de Cuenta Problema Conceptual?

A. En cuenta, en 2649 NO OPERACIONALES, en NIIF: Otros ingresos de la Operación B. En uso: es claro que para el cálculo de las apropiaciones. De Ley se hace sobre los A.P.

Los IM no deben hacer base pero si incluirse para el SOPBS

Recursos del 4% Recursos de Fuentes diferentes al 4% Elabore una lista de los dos tipos de recursos Valor que por ley pagan las empresas afiliadas a las CCF para que a través de éstas, se cumpla con la COMPENSACIÓN de dichos recursos Recursos Parafiscales? Objeto de Control Fiscal? Contribución parafiscal que por obligación debe cancelar quien tenga trabajadores empleados y que las CCF administran para realizar el ejercicio de compensación a través del subsidio monetario, en especie y/o en servicios En infraestructura y unidades de negocio: Existen R. de los A.P. en la medida en que financiaron su constitución.

A partir de cuándo y cómo se puede identificar el resultado de A.P. en las CCF?

Ley 633 de 2000

Eliminar 4 como Nro.: Aportes Parafiscales

Programas que son autosostenibles - No se vinculan con LEY 21

Mercadeo, EPS, IPS, Crédito, Vivienda*, Convenios de Cooperación, De Convenios (Admón. Delegada)

Se aclara que estos recursos han apalancado o aportado en el Subsidio a través del uso de los remanentes, los cuales se han invertido en OPBS en aplicación de la Ley 21 de 1982 Se mantienen como ingresos NO Operacionales. Se adicionaría al saldo para obras y programas de beneficio social como propuesta. Con una políticas claras de actuación y fundamentadas en temas normativos.

SUBSIDIOS NO COBRADOS (Mesa 4)

Si cumplen objetivos sociales, contrario a lo que dice la contraloría.

Se mantienen como ingresos NO Operacionales.

Se adicionaría al saldo para obras y programas de beneficio social como propuesta.

Se puede fortalecer la gestión del pago y dejar documentada las acciones efectuadas.

Si hay prescripción a los tres años, se debería apoyar con concepto del Mintrabajo el destino de esos recursos que prescriben.




La solicitud de concpetos debería ser uno, para evitar múltiples respuestas a la misma consulta.

Este hallazgo tiene dos connotaciones: La gestión para que el subsidio le llegue al beneficiario. Cuando el subsidio prescribe a los 3 años, contablemente las Cajas lo lleva con ingreso no operacional.

APORTES DE NO IDENTIFICADOS Y NO AFILIADOS (Mesa 3)

CONSIGNACIONES NO IDENTIFICADAS Causas:

i. Factor exógeno. FALENCIA EN LA M DE VALIDACIÓN. Falencias en regulación a cargo del Ministerio de Trabajo, para garantizar la adopción por parte de los operadores informáticos, de medidas que garanticen la debida validación e identificación de los aportantes, para que por esta vía las CCF tengan certea de la condición de afiliados quienes realizan los aportes.

ii. Factor exógeno. FALENCIAS EN LA DEFINICIÓN Y ALCANCE DE LA OBLIGACIÓN. Vacios conceptuales en la Ley y en la reglamentación que llevan a interpretaciones sobre el alcance de la obligación, en cuanto si es la afiliación o el pago.

ACCIONES DE MEJORA

Solicitar al Ministerio de Trabajo que se regulen los vacios conceptuales y las falencias técnicas: 1) Condiciones de calidad de malla de validación de la PILA. 2) Aclaración sobre el alcance de la obligación – norma mediante la cual se indique la obligación es la afiliación y pago consecuente y no el pago por sí solo.

Informe de cada una de las novedades de aportes sin afiliación ante la UGPP, para lo de su competencia – artículo 227 parágrafo 2 Ley 1450 de 2011 PND.

Consulta ante la UGPP para determinar el tratamiento y/o procedimiento frente a los pagos hechos por empleadores no afiliados.

Una vez se reciba el concepto de la UGPP. Elaboración de un procedimiento interno para el manejo.

HECHO RELEVANTE En dicha reunión se dio a conocer a las Cajas la Resolución No.645 de 2014 que modifica la Resolución No. 742 de septiembre de 2013, lo cual fue socializada con los funcionarios presentes de las Cajas de Compensación , el Director de Gestión Financiera y Contable, Iván Jesús Castillo y la Superintendente del Subsidio Familiar, María del Pilar González Moreno.




Finalmente se estableció que es necesario continuar con la discusión del tema en jornadas adicionales. IVÁN JESÚS CASTILLO CAICEDO. Director de Gestión Financiera y Contable. YARITZA XIMENA LOBO VELÁSQUEZ Contadora adscrita a la SSF. JORGE LUIS CONCHA ÁLVAREZ Contador adscrito a la SSF. Por las Cajas de Compensación Familiar: _____________________________ _____________________________ ______________________________

__________________________ ORIGINAL FIRMADO

ACTA No. 005

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