Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

ACTIVIDAD PRÁCTICA 5

BASES DE DATOS

BASES DE DATOS EN ACCESS 2007.

Ingrese a Microsoft Access 2007

De clic en base de datos en blanco:

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Escriba el nombre de la base de datos y de clic en botón de la carpeta si

desea cambiar la ubicación:

Luego clic en “Crear”.

CREACIÓN DE TABLAS: De clic en “Ver” y luego “Vista Diseño”

Digite ahora el nombre de la tabla: “Datos personales”, luego aceptar

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Cree los siguientes “campos” con sus respectivos “Tipos de datos” y

“Descripción”:

Crea una nueva tabla dando clic en la pestaña “Crear” y luego seleccionando

“Tabla”. Repita el paso para ingresar a la “Vista Diseño” y guárdela con el

nombre de “Cargos”. Cree los siguientes campos

Cree una nueva tabla llamada “Ciudades” y cree los siguientes campos:

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Cierre TODAS las tablas para continuar dando clic contrario sobre cada

nombre de la tabla y seleccionando luego cerrar, si pregunta que si guardar

los cambios, seleccionamos que “SI” (Recuerde cerrar las 3 tablas):

CREAR RELACIONES ENTRE LAS TABLAS:

Esto se usa para facilitar el intercambio de información entre las tablas. Para

esto damos clic en la pestaña “Herramientas de base de datos” y luego

selecciona “Relaciones”:

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Se deben de agregar las tres tablas para poder crear las relaciones. Esto se

hace seleccionando cada una de las tablas en el recuadro “Mostrar tablas” y

luego dando clic en el botón “agregar”:

Al finalizar se debe cerrar el recuadro “Mostrar tabla”.

Para crear las relaciones debe de seleccionar el campo que es la llave

principal de cada una de las tablas y dar clic sostenido hasta otra tabla que

contenga el mismo campo Ej: Seleccionar el campo “cod_cargo” de la tabla

“Cargos” y llevarlo con clic sostenido hasta el campo “cod_cargo” de la tabla

“Datos personales”, luego seleccionamos la casilla d verificación “Exigir

integridad referencial” y luego clic en “crear”.

Se debe de hacer lo mismo con el campo “cod_ciudad” de la tabla “Ciudades”

y el campo “cod_ciudad” de la tabla “Datos personales”.

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Debe de quedar así:

CREACIÓN DE FORMULARIOS (USADOS PARA LLENAR LAS TABLAS)

Para crear los formularios debemos de seleccionar primero la tabla, luego clic

en el botón “Formulario”:

Así deberá quedar

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Guardemos el formulario dando clic contrario sobre la pestaña que identifica

el formulario y luego seleccionando “Guardar”: Llámelo “Formulario datos

personales”.

Cree ahora de la misma manera los formularios de las tablas “Cargos” y

“Ciudades”

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Cierre todos los formularios dando clic contario sobre cada pestaña y dando

clic en CERRAR, si pregunta sobre guardar los cambios se debe seleccionar

“SI”

CREAR BOTONES DE DESPLAZAMIENTO DE REGISTROS

De clic contrario sobre el formulario DATOS PERSONALES y seleccione la

opción VISTA DISEÑO.

Aparecerá de la siguiente manera. Cierre la hoja de Propiedades

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Ubique el cursor sobre la línea inferior del PIE DE PAGINA hasta que aparezca

una flecha de doble sentido y de clic sostenido hacia abajo para agrandar.

Debe quedar así. En este espacio realizaremos los botones de

desplazamiento.

Para crear los botones necesitamos la herramienta BOTON de la barra de

DISEÑO.

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Damos clic en BOTON y luego hacemos clic sostenido en el PIE DE PAGINA en

el lugar donde queramos que quede el botón. Al soltar el clic debe aparecer

un asistente.

Seleccione IR AL PRIMER REGISTRO y luego clic en FINALIZAR. Aparecerá el

botón con la Imagen relacionada a esa acción.

Se deben de hacer de la misma forma los botones de IR AL REGISTRO

ANTERIOR, IR AL SIGUIENTE REGISTRO, IR LA ÚLTIMO REGISTRO.

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Los botones para NUEVO REGISTRO y ELIMAR REGISTRO se hacen de la

misma forma solo que debe seleccionar en el ASISTENTE la opción

OPERACIONES CON REGISTROS y luego AGREGAR o ELIMINAR.

NUEVO REGISTRO y ELIMINRA REGISTRO.

Para crear el botón que cierra el formulario, seleccionamos en el ASISTENTE

la opción OPERACIONES CON FORMULARIOS y luego CERRAR FORMULARIO.

El botón quedará así:

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

En necesario realizar la misma operación a cada uno de los formularios de la

base de datos para estos también queden con los botones de desplazamiento

de registros. Puede repetir los pasos o puede copiarlos desde este formulario

y pegarlos en los otros dos formularios.

Guarde y cierre los formularios.

CREAR EL MENÚ PRINCIPAL

Teniendo todo cerrado, damos clic en la pestaña CREAR y luego DISEÑO DE

FORMULARIO.

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Podemos cambiar el color de fondo del FORMULARIO, dando clic contrario en

el fondo y seleccionando COLOR DE FONDO O RELLENO.

Vamos a poner el título de MENU PRINCIPAL, usando la herramienta

ETIQUETA de la barra de DISEÑO.

De clic sostenido sobre el formulario, en el lugar donde desee que quede el

título, luego escriba, de una vez la tecla ENTER y luego cámbiele el tamaño y

color de letra.

Ahora crearemos los botones para que abran los formularios que ya creamos

anteriormente (Son 3 botones) y otro botón adicional para SALIR DE LA

APLICACIÓN (Cerrar Access).

Esto lo hacemos similar a los botones que creamos anteriormente solo que

debemos de continuar con el asistente.

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Para esto seleccionemos la opción BOTON de la pestaña DISEÑO, damos clic

sostenido en el lugar donde queremos que nos quede el botón y esperamos

hasta que salga el asistente.

Como lo que deseamos es que abra un formulario, debemos de seleccionar

OPERACIONES CON FOMULARIO y luego ABRIR FORMULARIO. Luego

SIGUIENTE:

Ahora seleccionamos el formulario que deseamos que se abra. Para este caso

seleccionamos CIUDADES y luego SIGUIENTE.

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

En el siguiente pantallazo solo damos clic en siguiente:

En el siguiente pantallazo seleccionamos la opción TEXTO y luego escribimos

el nombre del formulario que abrirá (Para este caso “CIUDADES”). Luego

Finalizar.

Quedará así:

Es necesario crear los botones para los formularios CARGOS y luego DATOS

PERSONALES. Esto se hace repitiendo los mismos pasos anteriores y solo

teniendo presente que debe de seleccionar en el segundo pantallazo, el

formulario correspondiente.

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Como el formulario tiene una cuadrícula, esta la usamos para que los

botones queden del mismo tamaño y a la misma distancia el uno del otro.

Los botones se pueden mover y cambiar de tamaño igual que cualquier

objeto de Office.

Vamos a crear ahora el botón de CERRAR LA APLICACIÓN, esto se hace de la

misma forma solo que seleccionamos en el asistente la opción APLICACIÓN y

luego CERRAR APLICACIÓN y finalizar.

El botón quedará así. Finalmente guardamos el formulario dando clic

contrario en la pestaña y seleccionando guardar, lo llamaremos MENU

PRINCIPAL.

Cierre el formulario con clic contrario y luego CERRAR.

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Para empezar a llenar solo debemos de dar doble clic al MENU PRINCIPAL

Y se abrirá el menú principal, luego solo debe de dar clic en el orden en que

están los botones para llenar primero CIUDADES, luego CARGOS, y

finalmente DATOS PERSONALES.

Digite tal como aparece en el ejemplo. De esta forma se llena la tabla

Ciudades:

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Cuando termine de digitar la palabra “Ibagué” con solo dar clic en el botón

NUEVO REGISTRO, y se guarda automáticamente la primera ciudad y queda

en blanco para digitar otra nueva ciudad:

El contador de registros indicará que se digitará el segundo registro o sea la

segunda ciudad. Digite otras cuatro (4) ciudades más con sus respectivos

códigos (2, 3, 4 y 5).

El indicador de registros debe decir 5. Cuando termine de clic en le Botón

SALIR para quedar nuevamente en el MENU PRINCIPAL.

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Llene ahora la tabla “Cargos” usando el botón “CARGOS”.

Cree 3 registros así:

cod_cargo cargo sueldo

1 Técnico 800000

2 Tecnólogo 1200000

3 Ingeniero 2500000

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

CUADROS COMBINADOS

Antes de llenar la tabla DATOS PERSONALES mediante el formulario que tiene

el mismo nombre , vamos a crear unos cuadros combinados en el formulario

para que sea más fácil llenar esta tabla. Para eso vamos a abrir el formulario

DATOS PERSONALES en vista diseño. Para esto solo debemos de dar clic

contrario sobre el formulario y seleccionar vista diseño:

Ahora debemos borrar los campos COD_CARGO y COD_CIUDAD, para eso

seleccionamos en forma individual cada campo y oprimimos la tecla suprimir:

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Así debe de quedar la tabla, ya que los otros campos se organizan

automáticamente:

Ahora crearemos los cuadros combinados de los dos campos que borramos

en este formulario (cod_cargo y cod_ciudad). Para esto seleccionamos

primero el botón CUADRO COMBINADO:

Ahora damos clic sostenido debajo del último campo para ubicar el cuadro

combinado:

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Automáticamente se debe de abrir un asistente el cual debe de seleccionar lo

siguiente: En el primer pantallazo del asistente Seleccione la primera opción y

luego Siguiente:

En el segundo pantallazo se selecciona la tabla de la cual se desea que tenga

el cuadro combinado, en este caso seleccionamos la tabla CARGOS ya que es

uno de los campos que borramos, luego siguiente:

En el tercer pantallazo damos clic en el botón de flecha doble para pasar

todos los campos al otro lado:

Luego clic en siguiente:

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

En el cuarto pantallazo solo damos clic en siguiente:

En el quinto pantallazo desactivamos la casilla de verificación (Quitar el

chulo) y luego siguiente:

El sexto solo damos siguiente:

En el séptimo pantallazo seleccionamos ALMACENAR VALOR EN EL CAMPO y

luego seleccionamos el campo COD_CARGO, luego siguiente:

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

En el último pantallazo solo cambiamos la etiqueta “nombre” del campo,

para nuestro caso se llamará CARGOS y luego FINALIZAR:

Debe de quedar así:

Luego seleccionamos ese cuadro combinado de la línea, y damos clic

sostenido hacia arriba (Mover el cuadro) hasta que se observe una línea café

que indica que el cuadro se acomodará automáticamente y lo soltamos:

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

El cuadro se acomoda automáticamente asumiendo el mismo formato de

todos los otros campos. Queda así:

Es necesario repetir los mismo pasos para hacer el cuadro combinado de

CIUDADES el cual también borramos solo se debe tener cuidado en el paso 2

de seleccionar la tabla CIUDADES, en el paso 7 seleccionar almacenar el valor

en el campo “cod_ciudad” y en el último paso seleccionar el nombre de la

ética como CIUDADES. Quedará así:

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Llene ahora la tabla “Datos Personales” usando el “Formulario datos

personales”: Recuerde dar clic al botón “Ver” y luego seleccionar “Vista

Formulario”:

Debe aparecer su nombre y sus datos en el primer registro (Debe llenar 5

registros diferentes). Para los campos CARGOS y CIUDADES, solo debe de dar

clic en el flecha del cuadro combinado y seleccionar el deseado:

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

CREACIÓN DE CONSULTAS

De clic en la pestaña “Crear” y luego seleccione “Diseño de consulta”

Aparecerá una venta así:

Debo de agregar las tablas que deseo tenga esta consulta, puede ser una o

las tres. Para este ejercicio agregaremos las tres (3) tablas. Esto se hace

seleccionando la tabla en el recuadro “Mostrar Tabla” y oprimiendo el botón

“Agregar”. Agregue las 3 tablas:

Cierren el recuadro “Mostrar tabla” después de agregar las tablas.

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Luego debo bajar con clic sostenido los campos que deseo estén dentro de la

consulta. Como ejemplo seleccionamos el campo “cedula” de la tabla “Datos

personales y lo llevamos con clic sostenido hasta aquí:

De esta forma se agregan los campos que yo quiero que salgan en la

consulta. Agregue de la tabla “Datos personales” los campos “nombres”,

“apellidos”, “dirección”, “teléfono” y “celular”, ubicándolos al lado derecho

del anterior:

De la tabla “Ciudades” agregue el campo “ciudad” y de la tabla “Cargos”

agregue los campos “cargo” y “sueldo”.

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Guarde la consulta con el nombre “Consulta única”

Cerremos la consulta y los formularios dando clic contrario sobre el nombre

de cada una y seleccionando “cerrar”.

Las consultas son usadas para crear los informes o para que salga en pantalla

algún dato de una tabla específica por Ejemplo: para que salgan sus nombres

y apellidos cuando se digite su cédula.

CREACIÓN DE INFORMES

Los informes son los datos que se quieren imprimir. Para esto seleccionamos

la consulta creada anteriormente “Consulta única”, damos clic en la pestaña

“Crear” y luego clic en “Informe”:

Herramientas Informáticas

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Deberá aparecer todos los datos solicitados en la consulta en una hoja lista

para imprimir. Así:

Guarde le informe como “Informe consulta única”.