ADMINISTRACION CONTRATOS.doc

PROYECTO DE TECNOLOGÍA AGRÍCOLAPROYECTO DE TECNOLOGÍA AGRÍCOLA

Volumen

11

Sub. Sistema de Administración deSub. Sistema de Administración de ContratosContratos

Manual delManual del UsuarioUsuario

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GOBIERNO DE NICARAGUAMINISTERIO AGROPECUARIO Y FORESTAL

PROYECTO DE TECNOLOGIA AGRICOLA

Manual de UsuarioManual de UsuarioSub. Sistema de Administración de ContratosSub. Sistema de Administración de Contratos

Por:Por:Olinger Engels Pérez MarencoOlinger Engels Pérez Marenco

Desarrollador de SistemasDesarrollador de Sistemas

ãã Proyecto de Tecnología Agrícola Proyecto de Tecnología AgrícolaMinisterio Agropecuario y Forestal – MAGFORMinisterio Agropecuario y Forestal – MAGFOR

Unidad de Informática / Contabilidad / MonitoreoUnidad de Informática / Contabilidad / MonitoreoTeléfono PBX (505) 276-0429 • Fax (505) 276-0425Teléfono PBX (505) 276-0429 • Fax (505) 276-0425Managua, Nicaragua - Km. 8 ½ carretera a Masaya, Managua, Nicaragua - Km. 8 ½ carretera a Masaya,

Frente al costado oeste edificio MAGFOR.Frente al costado oeste edificio MAGFOR.

Teléfonos: PBX (505) 276-0429, Fax (505) 276-0425, Km. 8 ½ Carretera a Masaya, Frente al Costado Oeste del edificio MAGFOR, Managua, Nicaragua

Apartado Postal 3700, email: [email protected]

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Proyecto de Tecnología AgrícolaMinisterio Agropecuario y Forestal, MAGFOR

Todos los derechos reservados, 2000 - 2004

IntroducciónIntroducción::

El Proyecto de Tecnología Agrícola (PTA) está dirigido a apoyar el arranque del Programa Nacional de Tecnología y Formación Técnica Agrícola (PNTFTA) en su primera fase (2000-2004), teniendo como objetivo de desarrollo el establecimiento de las bases para el mejoramiento del mercado de servicios de tecnología agrícola y educación técnica.

La Gerencia eficiente y eficaz del proyecto requiere del desarrollo y establecimiento de un Sistema de Información Gerencial (SIGP) computarizado. Este sistema para ser efectivo debe ser lo más completo e integrado posible, de tal forma que de apoyo a la mayor parte de las acciones de supervisión, control, comunicación y en general conducción del proyecto.

Como parte de los módulos básicos de este sistema se encuentra el Sub. Sistema de Administración de Contratos que ya esta operativo pero en modalidad de recopilación de toda la información ya registrada, la función de este sub. Sistema anterior fue reorganizar los registros de origen y finalización de un pago según el Recurso planificado en Microsoft Project y su número de contrato asignado en la unidad de adquisiciones. Ya con toda la información anterior del Proyecto se procedió a desarrollar la herramienta adecuada para Monitorear en Línea cada recurso planificado (Presupuestado) en Microsoft Project y relacionado a un contrato específico en el sub. Sistema de Adquisiciones, de esta manera se garantiza el control de los todos los recursos planificados a nivel de Componente, Sub. Componente, Actividad, Categoría y Objeto de Gasto y la alimentación de registros confiables y actualizados al archivo de Microsoft Project donde se monto la planificación de todos los recursos a ejecutar por el Proyecto.



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ObjetivosObjetivos::

General:

Contribuir a optimizar la gerencia del Proyecto de Tecnología Agrícola brindando los medios para actualizar, procesar y extraer de manera ágil la información necesaria para el control y conducción acertada del proyecto facilitando que los objetivos y metas del mismo se alcancen eficientemente y con la calidad adecuada.

Específico:

Disponer de un sub. Sistema que partiendo de la planificación de actividades permita formular un Presupuesto para garantizar el control de los recursos (monetarios y físicos) y así ejecutar satisfactoriamente tales actividades, dar seguimiento a las diferentes etapas del proceso de contratación y pago de los mismos.



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GeneralidadesGeneralidades::

Imagen No. 1

El sub. sistema de Administración de Contratos esta desarrollado en Microsoft Access XP, con MS Visual Basic para Aplicaciones y trabaja estrechamente vinculado a los sub. Sistemas de Adquisiciones, Presupuesto y Contabilidad, a continuación estudiaremos detenidamente las principales opciones que conforma el Sub. Sistema de Administración de Contratos:

Imagen No. 2

1. Registros: Esta es la pantalla matriz para administrar cada contrato a ser pagado por el proyecto, aquí se presentan los Registros de los Contratos, vinculada con la información referente al recurso planificado, Detalle de cada recurso planificado, Plan de Garantía, Forma de Pago, Objetivos Generales, Específicos, Resultados Esperados del Contrato, listado de eventos de capacitación, listado de participantes por eventos. En esta pantalla cada pago esta relacionado a los productos y documentos esperados para realizar el desembolso.

2. Catálogos: Da la opción de administrar los catálogos del Sub. Sistema de Administración de Contratos, en cada uno de los catálogos podrá, agregar un nuevo registro al catalogo, borrar un registro, imprimir el catalogo presentando códigos y nombres, buscar por código y/o nombre especifico.

3. Informes: Proporciona las opciones necesarias para generar informes consolidados o de cada contrato administrado, estos proporcionaran información tales como:

a. Monto pagado por contratob. Monto Pagado por componente, Sub. Componente y Actividadc. Porcentaje de financiamiento por categorías de desembolso para cada contratod. Clasificación contable por cada pago realizado e. Información detallada por cada contrato pagado desde el Sub. Sistema de Contabilidad f. Listado de Contratos en Garantías en Proceso, Pagadas y Vencidas.g. Listado de Requerimientos Necesarias para pagarse un determinado contratoh. Disponibilidad de Recursos Planificados i. Listado de Participantes en los diferentes Eventos de Capacitaciónj. Montos pagados por cada evento de capacitación realizadok. Listado de Contratos vigentes e Historial de los mismosl. Listado de Documentos Electrónicos y Productos Entregados por cada contrato pagado



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4. Utilidades: Encontrara opciones que son de mucha utilidad una vez que ya va adquiriendo experiencia en el manejo y funcionamiento del Sub. Sistema:

a. Compactar y Reparar Base de Datos: Esta opción es de mucha utilidad para ser utilizada en los casos cuando por fallas inesperadas en su Sistema este sea reiniciado bruscamente.

b. Vincular Bases de Datos: Es de utilidad para usuarios de mucha experiencia en el manejo de sistemas relacionados entre si. Se podría ejecutar en los casos cuando por alguna razón se cambie la ubicación de los archivos de bases de datos y aplicaciones del sub. Sistema.

c. Iniciar Sección: Esta opción es utilizada para cambiar la sección al sistema, sin necesidad de cerrar todo el programa y volverlo a cargar. Iniciar sección significa, volver a digitar su nombre de usuario y clave de acceso.

d. Respaldo a Unidades Externas: Inicia un respaldo completo de las bases de datos del Sub. Sistema en unidades externas tales como; Disquetes o Zip Drive. También podrá generar el respaldo en un directorio específico para posteriormente respaldarlo en una unidad de CD. Utilizando software tales como el “Nero Express”.

e. Restaurar de una Unidad Externa: Utilizando la unidad de respaldo o la ubicación donde se realizo el respaldo con la opción anterior, se restauran todos los registros del Sub. Sistema de Administración de Contratos.



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Acceso al Sub. SistemaAcceso al Sub. Sistema

El sub. Sistema de Administración de Contratos esta diseñado para garantizar la seguridad y confiabilidad de la información registrada en sus tablas. Una de las primeras barreras a conocer es la exigencia de un Nombre de Usuario y una clave de Acceso, cada usuario del programa tendrá que existir en el “Listado de Usuarios”, cada usuario tiene propiedad según el nivel de importancia dentro del funcionamiento del mismo.

a. En la pantalla inicial del Sub. Sistema (Imagen No. 1), digite el nombre del usuario, no importa si esta mayúscula o minúscula.

b. Presione la tecla {Enter} o {Tab} para avanzar al siguiente control (Clave de Acceso).c. Estando en el Control “Clave de Acceso”, proceda a digitar la clave de acceso y de nuevamente {Enter} o haga clic

sobre el botón .

Imagen No. 1

Información para la Administración de Información para la Administración de Contratos:Contratos:

Administrar contratos, significa completar la información requerida por el Sub. Sistema de Administración de Contratos, la cual es básica para el pago o cancelación total de un determinado contrato. El buen registro y control de los contratos, garantiza el buen funcionamiento de todo el SIGP. Por tal motivo es necesario registrar adecuadamente cada dato importante para este propósito. A continuación veremos cada uno de los datos adicionales a los contratos que se registran en el Sub. Sistema de Adquisiciones:

1. FORMA DE PAGO: La forma de pago (Ver Imagen No. 3) se registra con el objetivo de controlar cada pago a realizar a los contratos ya aprobados y firmados, este pago tendrá que estar condicionado a la entrega de productos y/o documentos.

2. RECURSOS PLANIFICADOS: Los recursos planificados son todos aquellos recursos que están contemplados dentro del plan de desembolsos del proyecto (archivo de Microsoft Project), cada recurso esta relacionado al componente, sub. Componente, actividad, categoría de desembolso y objeto del gasto. El Sub. Sistema de Administración de Contratos provee de la opción para enlazar el recurso planificado en Microsoft Project con el Contrato ya aprobado y firmado por la Unidad de Adquisiciones del Proyecto.



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3. OBJETIVOS GENERALES: El usuario de este Sub. Sistema, tendrá que digitar uno a uno todos los objetivos Generales que tenga contemplado cumplir cada contrato.

4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Aquí también tendrá que digitar uno a uno cada objetivo específico de cada contrato.

5. RESULTADOS: Al igual que las ultimas dos opciones, aquí también se tendrá que digitar uno a uno cada resultado que tiene contemplado cumplir cada uno de los contratos a administrar.

6. EVENTOS DE CAPACITACIÓN: En la administración de contratos, encontrara contratos llamados “Contratos de Capacitación”, en ocasiones estos contratos acumulan una cantidad determinada de Eventos de capacitación a Nacional o Internacional, cada uno de estos eventos tiene una cantidad específica de participantes programados. Al realizarse cada uno de estos eventos, se llena una lista de participantes.

El usuario o administrador del Sub. Sistema, llenara uno a uno cada uno de los eventos que se realizaron con su correspondiente lista de Participantes al evento y posteriormente administrara la ejecución financiera y física en cada uno de ellos.

7. PLAN DE GARANTIA: El objetivo principal de estos registros es informatizar el plan de garantía pactado por el proyecto y sus proveedores en los contratos ya firmados. El usuario del Sub. Sistema garantizara de esta manera un buen y oportuno control de los cobros por incumplimiento de actividades.

8. DETALLE DE LOS RECURSOS: Este es un listado de pagos para el contrato registrado, cada recurso planificado en Microsoft Project estará enlazado al contrato y este a su vez tendrá un enlace llamado “Detalle de Recursos”. Este Detalle de recursos describirá cada uno de los pagos a realizar,

Ejemplo:

Detalle del Recurso: “EQUIPOS DE COMPUTADORAS” (Nombre en Archivo Project)

Unidad Medida Descripción del Detalle Cantidad Monto a Pagar

Unidad COMPUTADORAS 25 U$23,000.00Unidad IMPRESORAS 10 U$10,000.00Unidad ESCRITORIOS 10 U$3,000.00

TOTAL GENERAL U$ U$36,000.00



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REGISTRAR FORMA DE PAGO:REGISTRAR FORMA DE PAGO:

Cada pago de un contrato debe estar condicionado a la entrega de un producto o documentos a ser entregados, para proceder a la grabación de la forma de pago de un determinado contrato siga la instrucción siguiente:

a. Haga clic en la opción del menú principal llamada “REGISTROS” (Ver Imagen No. 1).

b. A continuación aparecerá la pantalla siguiente (Ver Imagen No. 3)

Imagen No. 3

c. Haga clic en sub. Formulario “FORMA DE PAGO”.d. Digite o seleccione la Condición del Pago y presione {Enter}e. Digite la Fecha de Pago y presione {Enter} , también puede quedar en blancof. Puede digitar el monto a pagar en este pago o puede digitar en el siguiente control (% de Pago) el %

correspondiente a este pago. g. En la Columna % de Pago la forma de calcular el porcentaje es la siguiente: 10% = 0.1, 25% = 0.25, 80% = 0.80

h. Luego de digitar el % de pago, salve el registro haciendo clic en el botón .



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ENLAZAR PRODUCTOS Y DOCUMENTOS ENLAZAR PRODUCTOS Y DOCUMENTOS A LA FORMA DE PAGO:A LA FORMA DE PAGO:

Para enlazar cada pago a los productos y documentos requeridos siga los pasos siguientes:

a. Haga clic en la opción del menú principal llamada “REGISTROS” (ver imagen 1).b. A continuación aparecerá la pantalla siguiente (ver imagen 3)c. Haga clic en sub. Formulario “FORMA DE PAGO”.d. Ubique el pago en donde desea registrar los productos y documentos requeridos para pagarse, y haga clic

en la selección la parte llamada “Selector del Registro” (ver imagen 4)

Imagen No. 4

e. Haga clic sobre el botón . A continuación aparecerá otra pantalla. (ver imagen 5)

f. Para agregar un documento a esta tabla, haga clic en el botón y ubique el archivo que desea enlazar con el pago seleccionado (ver imagen 6)

Imagen No. 5

g. Al ubicar el archivo, solamente bloquee el archivo deseado y haga clic en el botón o haga doble clic sobre el archivo deseado.

h. A continuación presione {Enter}.i. En la columna Descripción del Documento, digite la descripción de documento y presione {Enter}

nuevamente.j. En la columna “Fecha de Entrega Programada” digite la fecha y presione {Enter}.k. En la columna “Fecha Real de Entrega”, digite la fecha y presione {Enter}.l. En la columna “Observaciones”, digite la observación referente a este documento.

m. Para salvar este registro haga clic en el botón .n. Si desea continuar con la grabación de los registro de productos enlazados a este pago, haga clic en la

opción “PRODUCTOS ESPERADOS YA ENTREGADOS”



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Imagen No. 6

o. Digite el producto esperado en la columna “Descripción del Producto o los Productos Esperado para este pago” y presione {Enter}.

p. En la columna “Fecha de Entrega Programada” digite la fecha y presione {Enter}.q. En la columna “Fecha Real de Entrega”, digite la fecha y presione {Enter}.r. En la columna “Observaciones”, digite la observación referente a este producto.

s. Para salvar este registro haga clic en el botón .

REGISTRAR RECURSOS A UN REGISTRAR RECURSOS A UN CONTRATO:CONTRATO:

Para enlazar recursos planificados desde un Archivo Microsoft Project a un Contrato ya elaborado por la Unidad de Adquisiciones siga la instrucción siguiente:



c. Haga Clic en Sub. Formulario “RECURSOS PLANIFICADOS” (ver imagen 8)



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Imagen No. 8

d. Haga doble clic en la columna “Recurso Planificado”, seguidamente aparecerá la pantalla siguiente (ver imagen 9).

Imagen No. 9

En esta pantalla (ver imagen 9 o 10) se presentaran todos los recursos planificados por componente, sub. Componente y actividad (columna llamada ETD FINANCIERO), también se presentan las cantidades y Costos planificadas por recurso.



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Para asignar uno de estos recursos a un contrato, solamente tendrá que dar doble clic en el recurso deseado para ser seleccionado.

Imagen No. 10

e. Para salvar este registro haga clic en el botón .

f. Para salir de esta pantalla, haga clic en el botón

REGISTRAR DETALLE A UN RECURSO DE REGISTRAR DETALLE A UN RECURSO DE CONTRATO:CONTRATO:

Para enlazar detalle de pago a los recursos planificados desde un Archivo Microsoft Project a un Contrato ya elaborado por la Unidad de Adquisiciones siga la instrucción siguiente:




d. Ubique el recurso planificado donde desea detallar el recurso

e. Haga clic en el botón .

f. En la pantalla que aparece a continuación, (ver imagen 11),

g. Para grabar un nuevo registro, haga clic en el botón h. Digite o seleccione la Unidad de Medida del detalle a registrar y presione {Enter}.i. En la columna “Cantidad Programada”, digite la cantidad programada para este detalle de recurso y

presione {Enter}.



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j. La columna “Cantidad Entregada”, no permite grabar ningún registro desde esta pantalla. (ver mas delante de este manual la forma de dar seguimiento físico a cada detalle de recurso)

k. La columna “Monto a Pagar” corresponde al monto a pagar. Digite el monto y presione {Enter}l. En la columna “Descripción de Pago a Realizar”, digite o seleccione la descripción que corresponda al

pago seleccionado.

m. Para salvar este registro haga clic en el botón .

n. Para salir de esta pantalla, haga clic en el botón

Imagen No. 11

REGISTRAR SEGUIMIENTO FISICO A UN REGISTRAR SEGUIMIENTO FISICO A UN DETALLE DE RECURSO EN UN DETALLE DE RECURSO EN UN CONTRATO:CONTRATO:

El seguimiento físico a un detalle de recurso en un contrato, significa registrar la cantidad entregada, fecha de entrega, número de documento, tipo de documento con que se recibieron los recursos planificados.




d. Ubique el recurso planificado donde se encuentra el detalle a dar seguimiento físico.

e. Haga clic en el botón

f. Ubique el detalle al cual le va a dar seguimiento físico. (ver pagina 11)



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g. Haga doble clic en la columna “Cantidad Entregada”. (Ver imagen 12)

h. Para grabar la cantidad entregada dentro de la pantalla “Entrega de:” (ver imagen 12)

i. Para grabar un nuevo registro de Cantidad entregada, haga clic en el botón

j. Digite la fecha de entrega y presione {Enter}.

k. Digite la Cantidad entregada y presione {Enter}.

l. Digite número de Documento y presione y {Enter}.

m. Digite el Tipo de Documento.

n. Haga clic en el botón , para salvar el registro en pantalla.

o. Si ya no desea seguir grabando, cantidades entregadas al detalle , haga clic en el botón para salir de esta pantalla.

Imagen No. 12

REGISTRAR EVENTOS DE CAPACITACIÓNREGISTRAR EVENTOS DE CAPACITACIÓN A UN CONTRATO:A UN CONTRATO:



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Los eventos de capacitación son todas aquellas actividades realizadas dentro de los términos de referencia de un contrato, un contrato de capacitación puede estar compuesto por varios eventos de capacitación, por lo cual se procedió a diseñar una pantalla solo para registrar cada uno de estos eventos, entre los datos que se registran están: Nombre del evento, Fecha Inicio, Fecha Final, Tipo de Capacitación, Tipo de Beneficiario, número de participantes programados, Temática del Evento, País donde se realizo Evento en caso de ser internacional, Departamento y Municipio si es un evento nacional, también se registra el numero de participantes reales al evento el cual se graba para los casos de los eventos que no por alguna razón no tienen listado de participantes.

Cada uno de estos eventos estará relacionado a una lista de participantes, donde se registrara los nombres y apellidos, sexo, cargo, organización que representa y el número de días que participo.

Para registros estos eventos siga la instrucción siguiente:

a. Haga clic en la opción del menú principal llamada “REGISTROS” (Ver Imagen No. 1).b. A continuación aparecerá la pantalla siguiente (Ver Imagen No. 3)

c. Haga clic en el botón para presentar la pantalla de Eventos de un contrato de capacitación. (ver imagen no. 13)

d. En la pantalla siguiente (ver imagen 13), haga clic en el botón .e. A continuación en la columna “Nombre del Evento”, digite el nombre del evento y presione {Enter}.f. En la Columna “Fecha Inicio”, digite la fecha de inicio y presione {Enter}.g. En la columna “Fecha Final”, digite la fecha final y presione {Enter}.h. En la Columna “Tipo de Beneficiario”, digite o seleccione el Tipo de Beneficiario a quienes se impartirá el

evento y presione {Enter}.i. Digite el Tipo de Evento en la Columna “Tipo de Evento” y presione {Enter}.j. Digite la Temática del evento y presione {Enter}.k. Digite el rubro del Evento y vuelva a presionar {Enter}.l. Si es un evento internacional, en la columna “Evento Internacional (Nombre del País)”, digite o seleccione el

nombre del país.m. Si el evento es nacional, haga clic en la Columna “Municipio” y digite o seleccione el municipio donde se

realizo o realizara el evento.n. Digite el número de participantes programados y presione {Enter}.o. Digite el número de participantes reales que acudieron al evento, este dato es registrado en los casos cuando

un evento no tiene en su documentación el listado de participantes.

p. Para salvar el registro en pantalla, haga clic en el botón

q. Si ya no desea seguir grabando eventos de capacitación, haga clic en el botón para salir de esta pantalla (imagen no. 13).



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Titulo No. 13

REGISTRAR LISTA DE PARTICIPANTES A REGISTRAR LISTA DE PARTICIPANTES A UN EVENTO DE CAPACITACIÓN:UN EVENTO DE CAPACITACIÓN:

En el sub. Sistema de Administración de contratos, la lista de participantes en muy importante, por eso en ocasiones cuando se digiten los eventos realizados en un contrato de capacitación y la lista por alguna razón no sea registrada. Usted solamente tendrá que seguir los pasos siguientes para registrar la lista de participantes en su evento correspondiente.


c. Haga clic en el botón para presentar la pantalla de Eventos de un contrato de capacitación. (ver imagen no. 13)

d. Ubique el evento donde desea grabar la lista de participantes.e. Haga clic sobre el registro (cualquier parte) del evento localizado.

f. Haga clic en el botón , para abrir la pantalla de Participantes de un Evento. (ver imagen 15)

g. Para grabar un nuevo participante, haga clic en el botón .h. Digite el número de cedula del participante y presione {Enter}i. Digite el primer Nombre y presione {Enter}j. Digite el Segundo Nombre y presione {Enter}k. Digite el Primer Apellido y Presione {Enter}l. Digite el Segundo Apellido y presione {Enter}m. Digite o seleccione el cargo del participante y presione {Enter}n. Digite o seleccione el Sexo M = Masculino o F = Femeninoo. Digite o seleccione la organización que representa el participante y vuelva a presionar {Enter}p. Digite el número de días que participo, durante todo el evento.



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q. Haga clic en el botón , para salvar el registro en pantalla.

r. Si desea salir de esta pantalla, haga clic en el botón .

Imagen No. 15

REGISTRAR PLAN DE GARANTIA:REGISTRAR PLAN DE GARANTIA:

El plan de garantía de un contrato comprende de la información siguiente:

1. Tipo de Garantía2. Monto a Recibir3. Fecha Inicial4. Fecha Final5. Plazo de la Garantía6. Saldo de los Días de Garantía7. Se Ejecuto Garantía Si o No?8. Fecha de la Garantía9. Monto recibido.

Para la grabación del plan de garantía en un contrato siga la siguiente instrucción:


c. Haga clic en el botón para presentar la pantalla de Plan de Garantía para un contrato. (ver imagen no. 14)



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Imagen No. 14

d. Haga clic en el botón -e. Digite o seleccione el Alcance de la Garantía y presione {Enter}.f. Digite el monto a Recibir en Dólares y presione {Enter}.g. Digite la Fecha Inicial de la Garantía y presione {Enter}h. Digite la Fecha Final de la Garantía y presione {Enter}.i. Las columnas “Plazo de la Garantía” y “Saldo de los días de Garantía” son controles calculados automáticamente,

su objetivo es controlar periódicamente la validez del registro de garantía.j. La columna “Se Ejecuto Garantía”, en los registros nuevos siempre será “NO”, el usuario responsable de la

administración de contratos, registrara si la garantía fue ejecutada, tendrá que digitar la fecha en que se ejecuto dicha garantía y el monto en Dólares recibido por el proyecto.

k. Para salvar cualquier dato en esta pantalla, siempre haga clic en el botón

l. Si desea salir de esta pantalla, haga clic en el botón .



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