Administración de Oficinas
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Laura Arce Hernández Mª Loren Ramírez
Wendy Contreras Mayorga capt10
Administración de
Oficinas
Capítulo 10
Gestión, Conservación y Procesamiento de la
Información
Identificación, presentación y transmisión de datos.
El conocimiento puede ser utilizado en el momento que se necesite.
Mejora el desempeño y aprendizaje positivo en la
empresa.
Gestión de la Información
Recurso utilizado para detectar, organizar, difundir y contribuir el
desempeño para la toma de decisiones adecuada.
Administrar el Conocimiento
Se identifica con necesidades de
gestión documental.
Se presenta con administración de
documentos saturados y
desactualizados.
Gestión de la Documentación Interna
Implica la información del entorno.
Un análisis social con información ambiental general, pueden incidir en
cambios de estrategia.
Gestión de Recursos de Documentación Externa
Información en el momento oportuno
Coloca recursos de información para el buen desarrollo de
las tareas
Facilita la toma de decisiones
Mejora la respuesta a los clientes
Reduce los costos de la administración
Crea una estructura organizativa que
facilite la comunicación
Beneficios de la Gestión de la Información
Todos los documentos
se consideran confidenciales en menor
o mayor grado.
Conservación de la Información
Preparar un índice de los archivos para que se facilite la localización
de documentos e información.
Sistemas de Archivo
Los documentos se
archivan siguiendo la
secuencia del alfabeto.
Archivo Alfabético. Archivo por
Asunto. La información
se guarda bajo un asunto o
tema.
Los archivos se colocan por número.
Archivo Numérico
Archivo Geográfico
Se agrupa la
información por
territorios.
Se guardan en oficinas individuales.Manejados por el personal de la misma
oficina.
Archivos Descentralizados
Archivos Centralizados
Se conservan en un lugar central en empresas grandes.
Están custodiados por personal de administración de documentos.
Los documentos que se crean en la computadora, se graban en medios
magnéticos (CD, DVD, USB)
Deben rotularse, organizarse y asegurarse que la información se grave
correctamente.
Archivo Electrónico.
Procesamiento de la Información
Correspondencia RecibidaDocumentos más
comunes:ℓ Cartas Comerciales.
ℓ Circulares y anuncios.
ℓ Revistas y paquetes.
ℓ Material Publicitario.
ℓ Correos Electrónicos.
Clasificar en grupos como urgentes, importantes o confidenciales.
Colocar la hora y la fecha de recibido.
Marcar los datos importantes, anexar
material de referencia del archivo.
Preparar anotaciones o recordatorios en el
archivo.
Elaborar un borrador de respuesta a las
cartas.
Colocar en orden de urgencia dentro del
archivo.
Responsabilidades en el Procesamiento de la Información
Se anota:
Registro de Correspondencia
¶ Fecha y Hora en que se recibe
¶ Destinatario
¶ Encargado de recibir la correspondencia
¶ Descripción del documento
¶ Comentarios
El envío debe ser legible y comprensible.Evitando la divulgación de la información
confidencial.Debe sellar y verificar la información a enviar.
Correspondencia Enviada
Reproducción de múltiples copias.
Se requiere el número de hojas,
tamaño, color, encuadernado o
engrapado.
Reprografía
Sistema de mensajes computarizados:
Correo Electrónico: permite transmitir mensajes de un usuario a otro rápidamente con bajo costo.
Correo de Mensajes: recibe mensajes telefónicos gravándolos en una máquina contestadora.
Facsímil: Forma de recibir información por un fax, se incluyen láminas, fotografías y diagramas.
Distribución de la Información
Considerar el tiempo y el costo de la
entrega
Archivar copia de los
documentos enviados
Consultar los códigos
postales
Empacar correctamente los paquetes
Recomendaciones para procesar la correspondencia
Tener listo el material que necesita.
Escuchar con atención y concentrarse.
Verificar que los datos y las oraciones estén completas.
Crear documentos de calidad, aceptable en estilo y formato.
Dictado y Transcripción de Documentos
La Carta: Documento formal.
Documentos Comerciales
Fecha Dirección Interna Saludo Cuerpo de la carta Despedida Codificación
Documento con estilo informal
Memorando
Fecha Línea de “para” Línea de “de” Línea de asunto Cuerpo o texto
1. Retención de Documentos: Se debe conocer la utilidad del archivo. Se clasifican como
inactivos, semi activos o activos.
2. Transferencia de Documentos: Se ubican en un lugar seguro los documentos de valor, pero no son consultados con frecuencia.
3. Destrucción de Documentos: Realizar una lista de los documentos para enviarlos al
método de destrucción.
Franklin Delano RooseveltGracias!!!
“Siempre que te pregunten si puedes hacer un trabajo, contesta que sí, y ponte
enseguida a aprender cómo se hace.”