Administracion y Contabilidad en la Puesta en marcha de un emprendimiento
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“Contabilidad Personalizada y Proactiva
para emprendedores”
Cra. Mariana López AnadónCra. Mariela DoriaCr. Hernán Bietti
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Objetivos
+ Planificar la ejecución Administrativo-contable del Plan de Negocios
+ Tomar conciencia del valor de la contabilidad como herramienta para la gestión
+ Conocer los instrumentos administrativo-contables e impositivos disponibles para la mejor toma de decisiones en la empresa
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REPASANDO LAS ETAPAS DEL PROCESO EMPRENDEDOR
Planificación y Financiación de la oportunidad
Búsqueda y análisis de la oportunidad
Set Up del emprendimiento
Start Up del emprendimiento
Operación del emprendimiento
Gestión del emprendimiento
Crecimiento y nuevos negocios
Emprendedor
Emprendedor + NAVES
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EL CICLO GERENCIAL
Misión – Vision – Metas y Objetivos
Diseño de un plan de acción
Implementación del plan de acción
Control de lo actuado
Información contable
Presupuestos
Operatoria contable
Reportes de gestión
TOMA DE DECISIONES
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IDEA + OPORTUNIDAD
MODELO DE NEGOCIO
EJECUCIÓN - EJECUCIÓN - EJECUCIÓN
GESTION EFICIENTE
TOMA DE DECISIONES: cómo obtener y utilizar recursos escasos
para capturar la oportunidad
DESDE LA IDEA A LA EMPRESA EXITOSA
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Cómo prepararse para la EJECUCIÓN
SET UP DEL EMPRENDIMIENTO
(Puesta a punto)
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Pasos para poner la empresa en marcha - Set Up
+ Planificación escenario impositivo Categoría ante impuestos, alícuotas aplicables, esquema de retenciones,
+ Formalización emprendimiento inscripciones en organismos: AFIP, Rentas, Municipios
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Pasos para poner la empresa en marcha - Set Up
+ Comprobantes comerciales Autorización Cuáles? Diseño e impresión
+ Libros rubricados
+ Definición estructura administrativa
+ Diseño Plan de Cuentas+ Elección software Administrativo y de Gestión• .
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Cómo prepararse para la EJECUCIÓN
START UP DEL EMPRENDIMIENTO
(Encendido del Motor)
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Start Up
+ Procesos+ Documentación: formularios y planillas internas, comprobantes comerciales
+ Control interno
Diagnóstico, análisis e implementación de todos los circuitos administrativos y de gestión de un emprendimiento
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PROCESOS ADMINISTRATIVO- CONTABLES
INGRESOS / CUENTAS POR COBRAR
• PROCESOS: Preventa - Venta - Análisis crediticio - Facturación - Cobranza.
• DOCUMENTACIÓN A GENERAR: Planillas de vendedores - Orden de Pedido - Factura de Venta
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PROCESOS ADMINISTRATIVO- CONTABLES
INGRESOS / CUENTAS POR COBRAR
• DEBILIDADES HABITUALES: + No se implementa una adecuada segregación de funciones con el consecuente control por oposición. Ej: la persona que factura es la misma que maneja las cobranzas+ No se formaliza un nivel de autorizaciones. Ej: la aprobación del límite de crédito otorgado al cliente debe hacerla un nivel superior al que generó la venta. Un superior al encargado de Cobranzas debe monitorear periódicamente la antigüedad de las facturas pendientes de cobro.
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PROCESOS ADMINISTRATIVO- CONTABLES
GASTOS-COMPRAS / CUENTAS POR PAGAR
• PROCESOS: Evaluación de cotizaciones - Compra - Recepción- Pago
• DOCUMENTACIÓN A GENERAR: Orden de Compra – Informe de recepción - Orden de pago
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PROCESOS ADMINISTRATIVO- CONTABLES
GASTOS-COMPRAS / CUENTAS POR PAGAR
• DEBILIDADES HABITUALES: + No se solicitan por lo menos dos cotizaciones a diferentes proveedores+ No se implementa una adecuada segregación de funciones con el consecuente control por oposición. Ej: la persona que compra es la misma que recibe los bienes y realiza los pagos.+ No se formaliza un nivel de autorizaciones. Ej: la aprobación de la compra o gasto en función a su monto debe hacerla un nivel superior al que generó el pedido.
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PROCESOS ADMINISTRATIVO- CONTABLES
INVENTARIO
• PROCESOS: Recepción - Entrega - Recuentos
• DOCUMENTACIÓN A GENERAR: Informe de recepción – Remito – Planillas internas de recuento físico
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PROCESOS ADMINISTRATIVO- CONTABLES
INVENTARIO
• DEBILIDADES HABITUALES: + Faltantes de stock no detectados oportunamente por falta de recuentos físicos periódicos y/o sorpresivos.+ Se reciben bienes sin controlar que realmente coincidan con lo solicitado en la Orden de Compra.+ Las entradas al depósito no se documentan.+ No se hace firmar el Remito de entrega por el cliente como constancia de la recepción de los bienes.
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PROCESOS ADMINISTRATIVO- CONTABLES
TESORERIA
• PROCESOS: Cobros – Pagos – Pagos de sueldos – Manejo de Fondo Fijo- Arqueos - Conciliaciones
• DOCUMENTACIÓN A GENERAR: Recibo de cobranza – Carta al Banco ordenando pago de sueldos – Vales de gastos – Planilla interna de depósitos bancarios, cheques a depositar, arqueo y conciliaciones.
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PROCESOS ADMINISTRATIVO- CONTABLES
TESORERIA
• DEBILIDADES HABITUALES: + Cuando se realiza un pago no se solicita al proveedor el recibo firmado correspondiente.+ No todos los fondos que ingresan son depositados en la cuenta bancaria.+ No hay control de un superior de la consistencia entre el cheque emitido y la orden de pago.+ No hay control periódico de un superior de las conciliaciones bancarias analizando las partidas pendientes.
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PROCESOS ADMINISTRATIVO- CONTABLES
ACTIVO FIJO
• PROCESOS: Altas – Bajas – Amortizaciones – Recuentos
• DOCUMENTACIÓN A GENERAR: Planilla de Inventario de bienes de uso – Nota de Baja de bien de uso – Planilla de Amortización de bienes de uso – Planilla de Recuento Físico de bienes de uso.
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PROCESOS ADMINISTRATIVO- CONTABLES
ACTIVO FIJO
• DEBILIDADES HABITUALES: + Falta de un Inventario de Bienes de Uso completo con datos que permitan su correcta amortización y el control de su existencia.+ Bajas no documentadas y aprobadas. Altas no activadas.+ Ausencia de recuentos físicos periódicos y/o revisión técnica.+ No se formaliza un nivel de autorizaciones para la compra de este tipo de bienes.
![Page 22: Administracion y Contabilidad en la Puesta en marcha de un emprendimiento](https://reader035.fdocumento.com/reader035/viewer/2022070317/55643905d8b42ace308b4e84/html5/thumbnails/22.jpg)
PROCESOS ADMINISTRATIVO- CONTABLES
NOMINA
• PROCESOS: Incorporaciones – Bajas – Liquidación – Pago
• DOCUMENTACIÓN A GENERAR: Legajo de personal – Planilla de nómina – Planilla de Liquidación de Sueldos – Recibos de sueldos
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PROCESOS ADMINISTRATIVO- CONTABLES
NOMINA
• DEBILIDADES HABITUALES: + Legajos de personal incompletos.+ Inconsistencias entre contratos, liquidaciones y recibos de pago.+ Cambios en la legislación laboral no implementados al liquidar.+ Falta de supervisión idónea o delegación a un especialista.
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PROCESOS ADMINISTRATIVO- CONTABLES
PREGUNTAS CLAVES
• CÓMO SE HARÁN LAS COSAS ?• QUIÉN LAS HARÁ ?• CUÁLES SERÁN LOS NIVELES DE AUTORIZACIÓN?• CÓMO SE DOCUMENTARÁN LAS TRANSACCIONES
?• QUÉ CONTROLES SE IMPLEMENTARÁN ?
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PROCESOS ADMINISTRATIVO- CONTABLES
UTILIDADES
• ACOTAR RIESGO DE FRAUDE• OBTENER CONTABILIDAD DOCUMENTADA
EN FORMA ADECUADA• RESPONDER MEJOR POSIBLES REVISIONES
DE TERCEROS• DISMINUIR LAS SUBJETIVIDADES • EFICIENTIZAR EL TRABAJO DE LOS EMPLEADOS• FACILITAR CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO
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EJECUCIÓN
OPERACIÓN DEL EMPRENDIMIENTO
(En Carrera)
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INFORMACIÓN COMPLETA Y ADECUADA
CONTABILIDAD: proceso de captura y ordenamiento de la información
ANALISIS Y DIAGNÓSTICO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
CÓMO AYUDA LA CONTABILIDAD EN ESTA ETAPA?
INFORMES DE GESTIÓN
TOMA DE DECISIONES
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La Contabilidad es la disciplina dedicada a relevar los hechos
económicos, clasificarlos y sistematizarlos con el objeto de generar información útil para la
toma de decisiones
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Cómo???
Rompiendo un paradigma….
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Contabilidad como aliada del negocio
Contabilidad como un mal necesario
NUEVA VISIÓN
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La Contabilidad como herramienta de gestión para potenciar
el emprendimientodesde la concepción de la idea,
la puesta en marcha y el desarrollo del negocio
Una visión emprendedora:
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QUE HERRAMIENTAS APORTA LA NUEVA VISION ADMINISTRATIVO-CONTABLE ?
+ Validación de las proyecciones del Plan de negocio
+ Evaluación impositiva del modelo de negocio
+ Plan de cuentas orientado a la gestión
+ Software de Gestión “amigable”
+Registración contable en tiempo y forma
+ Planeamiento Impositivo
+ Presupuestos económico-financieros dinámicos
+ Control Presupuestario para la mejora continua
+ Sistema de Reportes para la Toma de Decisiones
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QUE HERRAMIENTAS APORTA LA VISION ADMINISTRATIVO-CONTABLE ?
+ Validación de las proyecciones del Plan de negocio
+ Evaluación impositiva del modelo de negocio
+ Plan de cuentas orientado a la gestión
+ Software de Gestión “amigable”
+Registración contable en tiempo y forma
+ Planeamiento Impositivo (p.e. Certif no retencion, exenciones)
+ Presupuestos económico-financieros dinámicos
+ Control Presupuestario para la mejora continua
+ Sistema de Reportes para la Toma de Decisiones
![Page 34: Administracion y Contabilidad en la Puesta en marcha de un emprendimiento](https://reader035.fdocumento.com/reader035/viewer/2022070317/55643905d8b42ace308b4e84/html5/thumbnails/34.jpg)
VEAMOS UN EJEMPLO:VENTAS
COMPRAS
COBROS
PAGOS
PLAN DE CUENTAS
REPORTES DE GESTION
MEJOR TOMA DE DECISIONES
REGISTROS CONTABLES
Hechos económico-financieros
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COLUMNA VERTEBRAL DE LA INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
Factores determinantes:
• Forma jurídica de la empresa • Estructura interna de la empresa• Actividades que realiza• Normas legales y profesionales vigentes• La información que se quiera obtener del
sistema
PLAN DE CUENTAS
![Page 36: Administracion y Contabilidad en la Puesta en marcha de un emprendimiento](https://reader035.fdocumento.com/reader035/viewer/2022070317/55643905d8b42ace308b4e84/html5/thumbnails/36.jpg)
Según la información que se quiera obtener del sistema:
Ingresos por ventasMercado localMayoristaMinoristaMercado exportaciónMayoristaMinoristaCosto de VentasMercado localMercado exportación
PLAN DE CUENTAS
![Page 37: Administracion y Contabilidad en la Puesta en marcha de un emprendimiento](https://reader035.fdocumento.com/reader035/viewer/2022070317/55643905d8b42ace308b4e84/html5/thumbnails/37.jpg)
PLAN DE CUENTAS
Características:
+ Lo mas completo posible vs la sobre apertura
+ Sistemáticamente ordenado y codificado
+ Flexible
+ Claro
![Page 38: Administracion y Contabilidad en la Puesta en marcha de un emprendimiento](https://reader035.fdocumento.com/reader035/viewer/2022070317/55643905d8b42ace308b4e84/html5/thumbnails/38.jpg)
QUE HERRAMIENTAS APORTA LA VISION ADMINISTRATIVO-CONTABLE?
+ Validación de las proyecciones del Plan de negocio
+ Evaluación impositiva del modelo de negocio
+ Plan de cuentas orientado a la Gestión
+ Software de Gestión “amigable”
+Registración contable en tiempo y forma
+ Planeamiento Impositivo
+ Presupuestos económico-financieros dinámicos
+ Control Presupuestario para la mejora continua
+ Sistema de Reportes para la Toma de Decisiones
![Page 39: Administracion y Contabilidad en la Puesta en marcha de un emprendimiento](https://reader035.fdocumento.com/reader035/viewer/2022070317/55643905d8b42ace308b4e84/html5/thumbnails/39.jpg)
ALGUNAS HERRAMIENTAS IMPOSITIVAS:
+ Constitución Provisiones de impuestos
+ Cálculo Retenciones oportunas: SICORE
+Evaluación Alternativas de retiros de efectivo por parte de socios/Directores
+ Obtención de Certificados de no retención
+ Elección Monotributo vs Responsables Inscriptos
+ Consideración de Requisitos para Financiamiento desde el exterior
![Page 40: Administracion y Contabilidad en la Puesta en marcha de un emprendimiento](https://reader035.fdocumento.com/reader035/viewer/2022070317/55643905d8b42ace308b4e84/html5/thumbnails/40.jpg)
QUE HERRAMIENTAS APORTA LA VISION ADMINISTRATIVO-CONTABLE?
+ Validación de las proyecciones del Plan de negocio
+ Evaluación impositiva del modelo de negocio
+ Plan de cuentas orientado a la Gestión
+ Software de Gestión “amigable”
+Registración contable en tiempo y forma
+ Planeamiento Impositivo (p.e. Certif no retencion, exenciones)
+ Presupuestos económico-financieros
+ Control Presupuestario para la mejora continua
+ Sistema de Reportes para la Toma de Decisiones
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CONCLUSIONES
• Prepararse para la ejecución es crítico: Set Up y Start Up del emprendimiento
• La información juega un papel fundamental en el desarrollo de una empresa
• La Contabilidad es la herramienta clave a la hora de generar información útil para la toma de decisiones
• La información contable permite un adecuado diagnóstico de la situación de la empresa
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CONCLUSIONES
• La información contable también permite estimar las consecuencias futuras minimizando el riesgo que implica la toma de cualquier decisión
• La Contabilidad sirve de base para la confección de Estados Contables de presentación externa como para la preparación de Informes de Gestión
• La información contable será útil para la toma de decisiones si es confiable y oportuna
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CONCLUSIONES
Contabilidad Personalizada y Proactiva
Una ayuda para cumplir los objetivos
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Muchas gracias!
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