LA EVOLUCION DE LAS LA EVOLUCION DE LAS ORGANIZACIONESORGANIZACIONES

ORGANIZAR IMPLICA COORDINAR Y ASIGNAR LOS RECURSOS DE UNAEMPRESA DE MODO QUE ESTA SEA CAPAZ DE PONER EN PRACTICA SUS PLANES Y ALCANZAR SUS METAS.

DEFINIR LAS ACTIVIDADES LABORALES Y DIVIDIR LAS TAREAS

DIVISION DEL TRABAJO

AGRUPAR LOS EMPLEADOS Y LOS TRABAJOS DIVISION POR DEPARTAMENTOS

ASIGNAR FACULTADES Y OBLIGACIONES. DELEGAR

1) ESTRUCTURA: Establecimiento del marco donde debera operar el grupo social, ya que establece la correlacionY disposicion de las funciones

2) SISTEMATIZACION: Las actividades y recuros de la Empresa deben coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia

3) AGRUPACION Y ASIGNACION DE ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES

4) JERARQUIA: La organización como estructura origina la nececidad de establecer niveles de autoridad yResponsabiliDad dentro de la empresa

5) SIMPLIFICACION DE FUNCIONES: Establecer metodos mas sencillos para realizar el Trabajo de la mejor manera posible.

ELEMENTOS DELA ORGANIZACION

DISEÑO ORGANIZACIONALDISEÑO ORGANIZACIONAL

Los gerentes deben tomar en cuenta dos tipos de Los gerentes deben tomar en cuenta dos tipos de factoresfactores cuando organizan: cuando organizan:a) Los objetivos y metas de la organización, los cuales se buscan alcanzar a a) Los objetivos y metas de la organización, los cuales se buscan alcanzar a

través de los planes estratégicos y de la capacidad organizacional para su través de los planes estratégicos y de la capacidad organizacional para su implementación.implementación.

b) Lo que está sucediendo y lo que sucederá en el entorno de la empresa.b) Lo que está sucediendo y lo que sucederá en el entorno de la empresa.La intersección de estos factores – La intersección de estos factores – planes y ambientesplanes y ambientes – da origen a lo que – da origen a lo que se denomina el se denomina el Diseño OrganizacionalDiseño Organizacional..El patrón específico de relaciones que los gerentes crean en este proceso se El patrón específico de relaciones que los gerentes crean en este proceso se llama llama Estructura OrganizacionalEstructura Organizacional..

Los gerentes dan cuatro pasos básicos Los gerentes dan cuatro pasos básicos (“piedras angulares”)(“piedras angulares”) cuando cuando empiezan a tomar decisiones para organizar:empiezan a tomar decisiones para organizar:

a) a) DividirDividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en forma lógica, por personas o grupos.forma lógica, por personas o grupos.

b) La agrupación de empleados y tareas de forma lógica y eficiente, da origen a la b) La agrupación de empleados y tareas de forma lógica y eficiente, da origen a la departamentalizacióndepartamentalización..

c) Establecer quién depende de quién en la organización (c) Establecer quién depende de quién en la organización (jerarquíajerarquía).).d) Establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en d) Establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en

un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integración un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integración ((coordinacióncoordinación).).

DISEÑO ORGANIZACIONALDISEÑO ORGANIZACIONAL

PASO 1: PASO 1: DIVISIÓN DEL TRABAJODIVISIÓN DEL TRABAJO

Se trata de descomponer una tarea compleja en sus partes, de tal Se trata de descomponer una tarea compleja en sus partes, de tal manera que las personas sean responsables de una serie limitada de manera que las personas sean responsables de una serie limitada de actividades, en lugar de la tarea en general.actividades, en lugar de la tarea en general.Ello da origen a la Ello da origen a la especializaciónespecialización; es decir, cada persona se ; es decir, cada persona se vuelve experta en cierto trabajo, con lo cual la organización aumentará vuelve experta en cierto trabajo, con lo cual la organización aumentará su su productividadproductividad..Es necesario destacar que podrían surgir inconvenientes como la Es necesario destacar que podrían surgir inconvenientes como la enajenaciónenajenación (la ausencia de una sensación de control) y el (la ausencia de una sensación de control) y el aburrimientoaburrimiento al ser tareas repetitivas.al ser tareas repetitivas.

PASO 2: DEPARTAMENTALIZACIÓNPASO 2: DEPARTAMENTALIZACIÓN

Realizada la división del trabajo, ella se describe a través de los organigramas; Realizada la división del trabajo, ella se describe a través de los organigramas; cuyos cuadros representan la agrupación lógica de las actividades laborales cuyos cuadros representan la agrupación lógica de las actividades laborales (departamentos).(departamentos).Consiste en agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo Consiste en agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que son similares o tiene una relación lógica.que son similares o tiene una relación lógica.

• Finanzas• Marketing• Recursos Humanos

Las grandes empresas necesitan departamentalizar según unas variables

que dependerán de sus prioridades organizativas o de mercado.

Se relaciona con la cantidad de Se relaciona con la cantidad de personas y departamentos que personas y departamentos que se pueden manejar con eficacia se pueden manejar con eficacia ((tramo de control tramo de control administrativoadministrativo). En ). En base a ello, se definen las base a ello, se definen las cadenas de mandocadenas de mando que son las líneas de que son las líneas de dependencia en una dependencia en una organización.organización.

PASO 3: JERARQUÍAPASO 3: JERARQUÍA

Tramo de Control Cadena de Mando

Los ORGANIGRAMAS, como herramienta para la representación gráfica de la Estructura Organizativa, constituye el medio visual por excelencia para mostrar tanto a usuarios internos como externos, cómo está conformada la organización, así como la división del trabajo, niveles jerárquicos y sus principales relaciones de subordinación

Las ORGANIZACIONES, como entes complejos, requieren un ordenamiento jerárquico que especifique el rol que cada uno de los integrantes debe ejecutar en la misma. Por ello, en parte, la funcionalidad de ésta, recae en el adecuado diseño del organigrama, que refleje las diversas partes que la componen

Expresión Gráfica de la Estructura Organizativa

“Expresión gráfica de elementos funcionales, estructurales o de cargos de una organización cualquiera” Morales Bueno

ORGANIGRAMAS: Definición

“Gráfica que muestra la estructura interna de la organización formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía y las principales funciones que se desarrollan en ella” Gómez Ceja

“Representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en las que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen” Gómez Ceja

ORGANIGRAMA

Es la representación gráfica simplificada de la estructura formal que ah adoptado una organización.

La representación de la forma en que están dispuestas y relacionadas sus partes.

Organigrama es la denominación más común de este tipo de representación gráfica, pero también se les conoce como organograma, gráfica de organización, pirámide de cargos, etc.

¿PARA QUE SIRVE?¿PARA QUE SIRVE?

Como herramienta de comunicación

Informar a los miembros de la organización la posición relativa que ocupan y la relación que tienen con el resto de la estructura.

Proveer un cuadro global de la estructura.

Facilitar a las personas que se incorporan a la organización la toma de contacto con la estructura de la misma.

Facilitar la comprensión acerca de las posibilidad esa que tiene cada persona de ascender a otras posiciones de la escala organizativa.

Informar a terceros.

¿PARA QUE SIRVE?¿PARA QUE SIRVE?

Como herramienta de análisis:Como herramienta de análisis:a.a. Fallas de control interno.Fallas de control interno.b.b. Departamentalización inadecuada.Departamentalización inadecuada.c.c. Falta de unidad de mando.Falta de unidad de mando.d.d. Superposición de funciones.Superposición de funciones.e.e. Relación de dependencia confusa.Relación de dependencia confusa.f.f. Situaciones de subordinación unitaria.Situaciones de subordinación unitaria.g.g. Indefinición de los niveles.Indefinición de los niveles.h.h. Confusión sobre el tipo de autoridad.Confusión sobre el tipo de autoridad.i.i. Estructura desequilibrada.Estructura desequilibrada.j.j. Ambito de control excesivamente amplio.Ambito de control excesivamente amplio.k.k. Inadecuada asignación de niveles.Inadecuada asignación de niveles.l.l. Designación confusa de las funciones.Designación confusa de las funciones.

Tipos de Organigramas:Por su contenido:

• Estructurales

• Funcionales

• De puestos o cargos

Por su ámbito de aplicación:

• Generales

• Específicos

Por su forma

•Verticales

•Horizontales

•Circulares

•Semicirculares

•Escalares

Clasificación de los Organigramas

GeneralDetallado

EstructuralDe FuncionesDe Cargos

VerticalHorizontalLinealCircularSemi-circular

GeneralAsamblea de Accionistas

Presidencia

Gerencia General

Gerencia de Producción

Gerencia de Compras

Gerencia de Ventas

Detallado

Asamblea de Accionistas

Presidencia

Gerencia General

Gerencia de Producción

Gerencia de Compras

Gerencia de Ventas

Almacén Materiales Oficina

Almacén Materia Prima

Mercadeo

Almacén Prod. Terminado

Fábrica

Estructural

Despacho del Alcalde

Dirección General

Administración

Dirección de Hacienda

Dirección de Catastro

Cementerio

Relaciones Públicas

Planificación

Contabilid. Servicios Generales

Dirección de Ingeniería

Dirección de Serv. Públicos

Dpto. Facturación

Dpto. Tesorería

Dpto. Proyectos

Dpto. de Agua

Dpto. Técnico

Sección Archivo

Nivel Desconcentrado

De Funciones

Dirección de Catastro•Planificar y controlar el levantamiento catastral

•Coordinar los avalúos de inmuebles

•Determinar la viabilidad técnica de la creación de parroquias

Departamento Técnico• Realizar cálculos sobre

avalúos de inmuebles

• Verificar la legalidad de los títulos de propiedad de los inmuebles

Sección de Archivo• Llevar un control de las fichas

catastrales

• Prestar el servicio de información catastral a la comunidad

De Cargos

Dirección de Catastro

1 Director de Catastro

1 Secretaria II

2 Inspector de Levantamiento Parcelario

Departamento Técnico

1 Jefe del Departamento Técnico

1 Secretaria I

2 Topógrafo

1 Dibujante

Sección de Archivo

1 Encargado del Archivo

1 Archivista Catastral

Vertical A

BC

D

FE G

JIH K

L

Horizontal

A

B

C

D

E H

I

J

F

G

K

L

Lineal

Asamblea de Accionistas

Presidencia

Gerencia General

Gerencia de Producción

Gerencia de Compras

Gerencia de Ventas

Almacén Materiales Oficina

Almacén Materia Prima

Mercadeo

Almacén Prod. Terminado

Fábrica

Circular

Gerencia General

Gerencia de

Producción

Gerencia Comercial

Ger

enci

a de

Adm

inis

traci

ón

Departamento

de Minoristas

Departamento

de Compras

Departamento

Producto “B”D

epartamento

Producto “A

”

Sec

ción

de

Ser

vici

os

Sección de

Mayoristas

Semi-circular

Gerencia General

Gerencia

de

Producción Ger

enci

a

Com

erci

al

Gerencia de Administración

Dpto.

Producto

“A”

Dpto.

Producto

“B”

Dpto. de Compras

Sección de

Servicios

Dpt

o. d

e

Min

oris

tas S

ecci

ón d

e M

ayor

ista

s

El tipo de organigrama más utilizado es el ESTRUCTURAL, por su contenido y por su forma de representación el de tipo vertical.

GERENCIA

FINANZASMARKETINGPRODUCCIÓN

TECNICAS DE DIAGRAMACIÓN Cada área, órgano, dependencia o unidad

orgánica, se representa por un rectángulo. La relación jerárquica entre unidades se

representa por líneas rectas o continuas.

A

DCB

La unidad A tiene autoridad jerárquica sobre B, C, D

Las unidades con autoridad lineal y de semejante estrato se localizan a la miasma altura, como son los casos de las dependencias B, C y D de la figura. La altura, empero no indica jerarquía cuando se grafica unidades asesoras, de apoyo o de servicios.

La autoridad funcional se representa por líneas de puntos. Este simbolismo, que se ilustra, se utiliza sólo en los casos especiales en que se quiere poner en evidencia tal tipo de vínculo.

A

N

DCB

Las unidades orgánicas que ejecutan actividades básicamente asesoradas se ubican en el diagrama de la siguiente manera Si sirven exclusivamente a determinada dependencia,

se ligan directamente a ella, ubicándose a su derecha.

A N

La unidad N asesora en forma expresa al área A.

Si se presenta asesoría a diversas unidades dependientes de una tercera, se ligan directamente a la respectiva línea de autoridad, situándose al lado derecho del diagrama.

A

CB

N

La unidad N asesora, aparte de su propio supervisor A, a las unidades B y C

Las dependencias cuyas labores son preponderantemente de apoyo o de servicio se grafican por lo general bajo las siguientes pautas:o Se localizan hacia el lado izquierdo de la línea de autoridad

de la unidad mayor a la que sirve.o Si tienen autoridad funcional sobre las unidades

dependientes, se ligan a la línea de autoridad por la parte superior de los respectivos rectángulos que los representen.

A

N

CB

La unidad N es de apoyo o servicio y tiene autoridad funcional sobre las unidades B y C

o Si el área de apoyo o servicio no cuenta con autoridad funcional, se vinculará a la línea de autoridad a que se sujeta, por el lado derecho del rectángulo respectivo.

A

N

CB

La unidad N es de apoyo y servicio, pero no cuenta con jurisdicción funcional sobre las dependencias B y C.

o Si el área de apoyo o servicio no cuenta con autoridad funcional, se vinculará a la línea de autoridad a que se sujeta, por el lado derecho del rectángulo respectivo.

AN

DEPARTAMENTALIZACIÓN BÁSICA Se refiere a la estructura formal de la

organización compuesta de varios departamentos y puestos administrativos y a sus relaciones entre sí.

Las unidades organizacionales básicas: El patrón básico de muchas estructuras gira alrededor de 3 actividades fundamentales: producción, comercialización y finanzas. La terminología de estas actividades puede variar de una empresa a otra.

DIVISION POR DEPARTAMENTOS

PROCESO CONSISTENTE EN AGRUPAR TAREAS PARA COORDINAR AQUELLAS QUE SON SIMILARES O QUE ESTAN RELACIONADAS.

PERSONAS

RECURSOS

TAREAS

PLANEACION, DIRECCION Y CONTROL

BASADA EN LAS FUNCIONES BASICAS QUE SE REALIZAN ENCADA UNIDAD DE LA EMPRESA.

PRESIDENTE

JURIDICO PERSONAL PRODUCCION INGENIERIA MERCADOTECNIA FINANZAS

DIVISION DE DEPARTAMENTOS POR FUNCIONES

DIVISION DE DEPARTAMENTOS POR TERRITORIO GEOGRAFICO

GERENCIAGENERAL

ZONANORTE

ZONASUR

ZONA CENTRO

DIVISION DE DEPARTAMENTOS POR PRODUCTOS

BASADA EN LOS BIENES O SERVICIOS QUE PRODUCE O VENDECADA UNIDAD DE LA EMPRESA.

ADMINISTRADOR

JEFE DECARDIOLOGIA.

JEFE DE PACIENTESEXTERNOS.

TRATAM. URGENC.

JEFE DEPEDIATRIA

JEFE DE ORTOPEDIA.

JEFE DE OBSTETRICIA

DIVISION DE DEPARTAMENTOS POR CLIENTES

BASADA EN EL TIPO BASICO DE CLIENTES QUE ATIENDE CADA UNIDADDE LA EMPRESA.

VICEPRESIDENTEDE MARKETING

GERTE.VENTASPARA

FERROCARRILES

GTE.VENTASPARA

AVIONES

GTE.VENTASPARA

VEHICULOS.

GTE. VENTASPARA

MILITARES.

DIVISION DE DEPARTAMENTOS POR PROCESOS

BASADA EN LA FASE DEL PROCESO DE PRODUCCION QUE REALIZA CADA UNIDAD DE LA EMPRESA.

SUPERINTENDENTEDE

PLANTA

CORTE Y TRATAMIENTO DE

MADERA

ARMADO DEMUEBLES

ACABADO DEMUEBLES

EMBARQUES

DIVISIÓN DE DEPARTAMENTOS POR MÁTRIZ

GerenciaIngeniería

GerenciaIng. Sist.

GerenciaIng. Civil

GerenciaIng. Elec.

GerenciaIng. Mec.

GerenciaDiseño

GerenciaProyecto C

GerenciaProyecto B

GerenciaProyecto A

RELACIONES DE AUTORIDAD

Autoridad de Línea: Es la autoridad fundamental dentro de una organización y refleja las relaciones superior – subordinado existentes.Es el derecho de tomar decisiones y de dar órdenes referentes a las actividades de producción, marketing o finanzas, ejecutadas por los subordinados.

Autoridad funcional: Es el derecho de dar ordenes dentro de un segmento de la organización en el cual este derecho no existe. Suele asignarse a algunos individuos para complementar la autoridad de línea o staff que ya posee, deben ser capaces de ejercer algún control sobre los miembros organizacionales de otras áreas.Establecida para cubrir sólo algunas áreas específicas de tareas y es operacional sólo durante un espacio de tiempo designado.

AUTORIDAD DE STAFF

Originalmente significaría autoridad utilizada para apoyar la autoridad de línea. Una persona de staff debe vender sus ideas al personal de línea sobre la base de sus méritos.

Dentro del concepto de staff se cita: El Staff asesor: estudia los problemas, ofrece

sugerencias y prepara planes para el uso y ayuda de la línea. Ej.: los asesores o área legal.

El Staff de servicio: Tiene una relación de autoridad de servicio, una relación asesora con la línea. Ej.: las áreas de logística, de personal.

El Staff de control: No sólo asesora también controla. Restringe la autoridad de la línea. Ej.: las auditorias.

TIPOS DE RELACIONES DE AUTORIDADVENTAJAS Y DESVENTAJAS

Lic.A

dm

.AU

GU

ST

O A

PO

NT

E B

LA

S

AUTORIDAD DE LÍNEA

Ventajas

1. Es simple

2. Es clara la visión de la autoridad.

3. Fomenta la acción rápida

Desventajas

1. Pasa por alto a los especialistasen planeación.

2. Hace trabajar demasiado a las personas clave.

3. Depende de la continuidad en su puesto de unas cuantas personas claves.

Lic.A

dm

.AU

GU

ST

O A

PO

NT

E B

LA

S

AUTORIDAD DE STAFF

Ventajas

1. Permite a los especialistasdar consejo profesional.

2. Libera a los ejecutivos de línea de análisis detallados.3. Proporciona a los

especialistas jóvenes unmedio de adiestramiento.

Desventajas

1. Confunde a la organizacióncuando las funciones no sonclaras.

2. Reduce el poder de losexpertos para poner en acciónlas recomendaciones.

3. Tiende hacia la centralizaciónde la organización.

Lic.A

dm

.AU

GU

ST

O A

PO

NT

E B

LA

S

AUTORIDAD DE FUNCIONAL

Ventajas

1. Libera a los ejecutivos delínea de decisiones técnicasde rutina.

2. Proporciona un marco dereferencia para la aplicaciónde conocimientosespecializados.

3. Relaja la presión de lanecesidad de un alto númerode ejecutivos con granexperiencia.

Desventajas

1. Hace las relaciones más complejas.

2. Hace de los límites de autoridadde cada especialista unproblema difícil de coordinación.

3. Tiende hacia la centralización

de la organización.