Análisis preventivo a la gestión administrativa y...

Análisis preventivo a la gestión administrativa y contractual de la

Universidad Distrital Francisco José de Caldas

(2012 – 2016 I)

Bogotá, D.C., febrero de 2017

(De conformidad con lo dispuesto en el artículo 5 del Decreto Ley 1421 de

1993 y en concordancia con los artículos 2 y 17 del Acuerdo 24 de 1993)

Análisis preventivo a la gestión administrativa y contractual de la UDFJC (enero 2012 – agosto 2016)

Tabla de contenido

Introducción………………………………………………………………………………….. 1

1. Metodología………………………………………………………………………........ 2 1.1. Esquema de Análisis Integral Preventivo…………………………………………........ 2

1.2. Evaluación de la Gestión Contractual…………………………………………………. 2

1.3. Valoración de los riesgos contractuales……………………………………………….. 3

2. Contexto………………………………………………………………………………. 4 2.1. Caracterización……………………………………………………………………........ 4

a. En relación con la oferta educativa……………………………………………… 4

b. En relación con el talento humano………………………………………………. 6

c. En relación con el régimen contractual………………………………………….. 7

d. En relación con el presupuesto………………………………………………….. 8

3. Resultado de la aplicación de la Herramienta de Control Preventivo……….. 10 3.1. Proposición central……………………………………………………………….. 10

3.2. Sobre las consecuencias…………………………………………………………... 12

a. Ausencia de estrategias para la prevención del daño antijurídico……………… 12

b. Riesgo de incumplimiento de los compromisos adquiridos……………………. 16

c. Debilidad o incumplimiento en los reportes…………………………………… 20

3.3. Sobre las causas…………………………………………………………………… 24

a. Debilidades en la Gestión Jurídica……………………………………………... 24

b. Planeación inadecuada…………………………………………………………. 26

c. Debilidad en el control administrativo…………………………………………. 31

4. Resultado de la Evaluación de la Gestión Contractual……………………….. 40 4.1. Plan anual de adquisiciones………………………………………………………. 40

4.2. Gestión documental contractual………………………………………………….. 42

4.3. Supervisiones e interventorías……………………………………………………. 43

4.4. Verificación documental………………………………………………………….. 46

a. Certificados de Disponibilidad y Registros Presupuestales……………………. 46

b. Formato Único de Hoja de Vida………………………………………………. 49

c. Acreditación de Requisitos…………………………………………………….. 50

d. Documentos sin Firma…………………………………………………………. 51

4.5. Comité asesor de contratación……………………………………………………. 51

4.6. Directorio de proveedores y/o contratistas……………………………………….. 52

4.7. Publicidad en el SECOP………………………………………………………….. 53

5. Valoración de riesgos contractuales……………………………………………. 54 5.1. Desarrollo de la intervención……………………………………………………... 54

6. Recomendaciones……………………………………………………………….. 58 6.1. Respecto a la planeación………………………………………………………….. 58

6.2. Respecto a la gestión de la información………………………………………….. 58

6.3. Respecto a la gestión contractual………………………………………………… 59

6.4. Respecto a la gestión del riesgo…………………………………………………... 60


6.5. Respecto a la prevención del daño antijurídico…………………………………… 61

Referencias………………………………………………………………………………. 62

Lista de tablas

Tabla 1. Estudiantes en estado T por facultad en el primer semestre de 2014. ........................... 6

Tabla 2. Docentes por tipo de vinculación y discriminados según dedicación en 2015. ............ 6

Tabla 3. Tipología y número de Procesos Judiciales Activos. .................................................. 12

Tabla 4. Éxito procesal excluyendo tutelas. .............................................................................. 13

Tabla 5. Éxito procesal – Procesos Activos 1ª y 2ª instancia. ................................................... 13

Tabla 6. Tipos de derechos tutelados para tutelas activas. ........................................................ 14

Tabla 7. Número de fallos en contra de la Universidad y estado de la obligación ................... 14

Tabla 8.Avance del indicador establecido para la meta plan de desarrollo 109. ...................... 16

Tabla 9.Ejemplo de diferencias entre la información de la Universidad y el sistema PREDIS

en la apropiación disponible del rubro de gastos. ..................................................................... 21

Tabla 10. Estadísticas contractuales SECOP. ........................................................................... 22

Tabla 11. Fechas en que no se reportó información de Talento Humano al SIDEAP. ............. 24

Tabla 12.Número de Actas de los Comités de Conciliación entre 2013 y 2014. ...................... 25

Tabla 13.Número de Actas Comités de Conciliación entre enero y diciembre de 2015. .......... 25

Tabla 14. Calificación del Contingente Judicial. ...................................................................... 26

Tabla 15. MPI de la Meta Plan de Desarrollo 109 por Entidad. ............................................... 26

Tabla 16. Avance físico y presupuestal MPI N°9, entre 2012 y 2015. ..................................... 27

Tabla 17. Indicadores de la Meta Plan de Desarrollo 110......................................................... 29

Tabla 18. Acuerdos de creación y modificación de la planta de personal y número de cargos

creados. ...................................................................................................................................... 32

Tabla 19. Composición de la planta de la Universidad. ............................................................ 32

Tabla 20. Número de cargos de planta administrativa. ............................................................. 32

Lista de figuras

Figura 1. Caracterización de graduados de Bogotá en educación superior 2001-2014. ............ 5

Figura 2. Cargos profesionales y no profesionales de la planta administrativa. ........................ 7

Figura 3. Participación de los grandes rubros que componen el presupuesto de ingresos. ........ 8

Figura 4. Presupuesto de Ingresos Corrientes. ........................................................................... 9

Figura 5. Árbol de causas y consecuencias UDFJC. ................................................................ 11

Figura 6. Tiempo para pago de sentencias expresado en días calendario ................................ 15

Figura 7. Ejecución mensual de los compromisos acumulados ............................................... 17


Figura 8. Ejecución mensual de los compromisos acumulados. .............................................. 18

Figura 9. Ejecución de giros. .................................................................................................... 19

Figura 10. Giros acumulados en el gasto total, participación funcionamiento e inversión. ..... 20

Figura 11. Presupuesto de gastos de inversión. Apropiación Disponible entre enero y

diciembre de 2013. ................................................................................................................... 28

Figura 12.Presupuesto de gastos de inversión. Apropiación disponible entre enero y diciembre

de 2014. .................................................................................................................................... 28

Figura 13. Reducciones a los rubros del presupuesto de gastos e inversiones en la vigencia

fiscal 2014. ............................................................................................................................... 29

Figura 14. Composición del recurso humano en el área administrativa. ................................. 35

Figura 15. Composición del recurso humano en el área docente, entre 2014 y 2015. ............. 36


1

Introducción La Veeduría Distrital en ejercicio de la facultad legal establecida en los artículos 2, 8 y 17 del

Acuerdo 24 de 1993 realizó un análisis preventivo a la gestión de la Universidad Distrital

Francisco José de Caldas (UDFJC), centrándose en las debilidades administrativas presentadas

entre los años 2012 al 2015, una evaluación particular a la gestión contractual en el período

comprendido entre mayo de 2015 y abril de 2016, así como una valoración de riesgos en materia

contractual de la Universidad entre enero de 2015 y agosto de 2016.

Este documento se encuentra estructurado en cinco capítulos: el primero expone la metodología

implementada para evaluar el estado de la gestión administrativa de la Universidad. El segundo

caracteriza a este ente universitario según la oferta educativa, el personal disponible, el régimen

contractual y el presupuesto asignado.

En el tercer capítulo se presenta el estudio adelantado a través del Esquema de Análisis Integral

Preventivo (EAIP), cuyo objetivo es identificar y conocer la situación general de su gestión y

atender de manera preventiva y proactiva los principales riesgos y problemáticas

En el cuarto capítulo, se presenta la evaluación de la gestión contractual, en donde se identifican

algunas debilidades y falencias de los procedimientos contractuales, con el fin de generar

recomendaciones para fortalecer dicha gestión.

En el quinto capítulo, se presenta el diagnóstico general de los aspectos comunes que se

evidenciaron en el marco de la valoración de riesgos en materia contractual. En este proceso, se

valoraron tanto los riesgos de gestión, como los riesgos previsibles en algunos procesos de

selección de la Universidad revisados de manera aleatoria.

Al final de este documento se presentan las recomendaciones propuestas por la Veeduría

Distrital para mejorar la gestión de la UDFJC. Es importante resaltar que se hará seguimiento a

estas recomendaciones.


2

1. Metodología A continuación se expone la metodología implementada por la Veeduría Distrital en la

aplicación de tres de sus herramientas, las cuales en su conjunto buscan promover la

transparencia y prevenir la corrupción en la gestión pública, a través de la optimización de la

planeación, la gestión contractual, la gestión del riesgo, la gestión presupuestal, la gestión

jurídica y la gestión del talento humano.

1.1. Esquema de Análisis Integral Preventivo

La primera herramienta, denominada Esquema de Análisis Integral Preventivo (EAIP), tiene un

componente de Control Concurrente del que se obtiene un documento denominado “Análisis de

Condiciones y Resultados”, realizado a partir de la aplicación de una batería de indicadores,

definida para cada uno de los cinco procesos estructurales analizados por la herramienta, a saber:

i) Planeación; ii) Gestión presupuestal; iii) Gestión del talento humano; iv) Gestión contractual y

v) Gestión jurídica.

Estos indicadores, se calculan a partir de la información secundaria reportada por los Sistemas de

Información por proceso: i) Sistema de Seguimiento al Plan de Desarrollo (SEGPLAN); ii)

Sistema de Presupuesto Distrital (PREDIS); iii) Sistema de Información Distrital del Empleo y la

Administración Pública (SIDEAP); iv) Sistema de Información de Procesos Judiciales (SIPROJ)

y, iv) Sistema Electrónico de Contratación Pública (SECOP).

Del cálculo, así como de otras fuentes de información como documentos, normas, entrevistas,

actas, entre otras, se identificó un grupo de situaciones sobresalientes, respecto del cumplimiento

o desviación de un comportamiento esperado o tendencial, denominados “hechos relevantes”.

Éstos se agruparon en denominaciones comunes y se correlacionaron entre si, a través de la

construcción de un árbol de causas y consecuencias. Los hechos relevantes ubicados en la línea

media del árbol, es decir aquellos en los que terminan los conectores de causas y comienzan los

de consecuencias, dieron lugar a una proposición central o problema central agrupando estas

situaciones.

Al respecto se aclara que en el primer nivel, tanto de causas (abajo), como de consecuencias

(arriba), se incluyen hechos relevantes documentados y agrupados bajo un título común; las

restricciones estructurales, que están en la base de las causas, se soportan en normas o son

deducciones razonables; de igual manera, las consecuencias previsibles son riesgos o situaciones

en curso, deducidas del análisis general, que pueden llegar a presentarse en caso de que los

hechos relevantes identificados continúen.

1.2. Evaluación de la Gestión Contractual

Este proceso requirió de la realización de unas visitas de carácter administrativo a la UDFJC, en

dos etapas: la primera del 16 al 19 de mayo de 2016 y, la segunda del 14 de julio al 4 de agosto


3

del mismo año. Además, se consultaron diversas fuentes de información con el fin de evaluar si

las actuaciones contractuales cumplidas por la Universidad formalmente se ajustan a los

principios inherentes a la función administrativa.

Del universo de contratos de la Universidad se evaluaron 107 contratos celebrados por un valor

de $134.423.533.045. Esta muestra surge a partir de la aplicación de los criterios de priorización

contenidos en la Comunicación Interna 600/302/396 del 12 de enero de 2005 de la Veeduría

Distrital y en la que se tienen en cuenta criterios tales como, cuantía, impacto y complejidad del

proceso o contrato, entre otros.

1.3. Valoración de los riesgos contractuales

Para la valoración de los riesgos contractuales se requirió solicitar información a la Universidad

relacionada con la gestión contractual, incluyendo su mapa de riesgos. Esta información, fue

remitida en medio magnético a la Veeduría Distrital y posteriormente revisada y cotejada con lo

encontrado en los portales web en los que la UDFJC publica información de sus procesos de

contratación.

Seguido a esto, se realizó una exploración del portal de contratación SECOP y del portal del

Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital (SIGUD), de los que se tomó una

muestra aleatoria (11 procesos) de algunos procesos contractuales de las vigencias 2015 y 2016.

Valorada esta información se evidenciaron algunas situaciones recurrentes y muy particulares

que generaron inquietudes frente al esquema de riesgos previstos por la UDFJC, por lo que se

realizó una visita en aras de encontrar respuesta a algunos interrogantes, que fueron planteados

por la Veeduría Distrital mediante oficio No. 20166000059871 del 9 de agosto de 2016, recibido

en la Universidad el 10 de agosto, respondido mediante comunicación con radicado No. 2946 del

29 de agosto de 2016 y recibida en la Veeduría Distrital el 30 de agosto del mismo año.


4

2. Contexto La UDFJC, es un ente autónomo universitario descentralizado del nivel Distrital, vinculado al

Sector Educación. Por su carácter, tiene personería jurídica, gobierno, rentas y patrimonio propio

e independiente, constituido totalmente con bienes o fondos públicos comunes o por el producto

de impuestos, tasas o contribuciones y venta de servicios.

Esta universidad fue creada, mediante Acta de Fundación, el 6 de agosto de 1950 como

“Universidad Municipal de Bogotá” y mediante Decreto 88 de 1952 se ratifica su existencia

reconociéndole así todos los atributos que como ente universitario le corresponden (Rodríguez

Reina, 2012). Esta denominación, según el artículo 69 de la Constitución Política de Colombia,

le otorga autonomía universitaria, la cual “comprenderá la organización y elección de directivas,

del personal docente y administrativo, el sistema de las universidades estatales u oficiales, el

régimen financiero y el régimen de contratación y el control fiscal” (Ley 30, 1992).

Se debe tener en cuenta, que las universidades oficiales, según la sentencia C-220 de 1997, “(…)

son órganos autónomos del Estado, que por su naturaleza y funciones no integran ninguna de las

ramas del poder público y por lo tanto no admiten ser categorizadas como uno de ellos, mucho

menos como establecimientos públicos” y, por tanto, no se debe hacer un análisis comparativo

con ninguno de los organismos que conforman el Distrito Capital.

2.1. Caracterización

a. En relación con la oferta educativa.

De acuerdo con la información reportada por el Ministerio de Educación Nacional a través del

Observatorio Laboral para la Educación, en Colombia entre 2001 y 20141 se han graduado

2.994.525 personas en educación superior.

Para Bogotá, en este mismo período, se registran 1.110.726 graduados en educación superior, de

los cuales 300.940 son egresados de instituciones de educación superior del sector público,

correspondiente al 27%. Del total graduados, 86.344 son técnicos profesionales, 142.043 son

tecnólogos y 564.849 son profesionales universitarios.

1 Datos más recientes.


5

Figura 1. Caracterización de graduados de Bogotá en educación superior 2001-2014.

Fuente: Ministerio de Educación Nacional, 2014, consulta 20/05/2016, hora: 11:01 am.

Cabe destacar que a través del Observatorio Laboral para la Educación (2014), la UDFJC reportó

que entre 2001 y 2014 se graduaron 37.450 estudiantes en estas modalidades, lo que equivale el

12,4% del total de los graduados de instituciones públicas de educación superior en Bogotá.

De acuerdo con el informe de Gestión y Resultados de la UDFJC (2014), en el primer semestre

de 2014 se matricularon 24.954 estudiantes en pregrado, de los cuales el 12,5% se matricularon

para iniciar estudios. Adicional a eso, 17.499 se inscribieron en los diferentes programas

académicos de la Universidad, sin embargo sólo 3.753 fueron admitidos, es decir, el 21,5% del

total inscritos.

Posteriormente, en el segundo semestre de 2014 se matricularon 25.071 estudiantes de pregrado,

de los cuales el 11,5% se matricularon en su primer semestre de estudio. En este mismo periodo,

se presentaron 9.080 aspirantes a programas de pregrado, de los cuales fueron admitidos 3.608,

para una tasa de absorción de 39,7%.

Respecto a los programas de posgrado, se evidencia un incremento en las matriculas entre el

primer semestre de 2013 y el primer semestre de 2014. En el primero se matricularon 1.617

estudiantes y en el segundo 1.866, con un incremento de 15,4%. De igual forma, para el segundo

semestre de 2014 se presentó un aumento en el número de matriculados de 31,5% respecto del

segundo semestre de 2013 (1.874). El informe muestra la superación de la barrera de 2.000

estudiantes de posgrados, alcanzando 2.465 matrículas efectuadas.


6

A pesar de lo anterior, la UDFJC manifiesta, a través del Acuerdo 07 de 2014, que en dicha

institución existe una baja tasa de estudiantes graduados (en estado T2) y que esta situación ha

afectado los indicadores de gestión institucional y de impacto en la acreditación y aseguramiento

de la calidad. Para el primer semestre de 2014, la Oficina Asesora de Sistemas, a través del

sistema de información CONDOR, reportó un total de 4.709 estudiantes en estado T, distribuidos

en las siguientes facultades.

Tabla 1. Estudiantes en estado T por facultad en el primer semestre de 2014. Facultad Estado t

Artes ASAB 229

Ciencias y Educación 1.179

Ingeniería 1.190

Medio Ambiente y Recursos Naturales 684

Tecnológica 1.427

Total 4.709

Fuente: Acuerdo 07, 2014.

b. En relación con el talento humano.

De acuerdo con los datos proporcionados en el SIDEAP a diciembre de 2015, la UDFJC contaba

con 681 docentes de planta. Sin embargo, para establecer cuantos docentes de la Universidad

tenían vinculación especial se solicitó mediante oficio esta información, por lo que dicho ente

remite a la Veeduría Distrital lo siguiente:

Tabla 2. Docentes por tipo de vinculación y discriminados según dedicación en 2015.

Tipo de Vinculación Periodo

2015-1 2015-2

Planta Tiempo Completo 668

Medio Tiempo 9

Vinculación

Especial

Tiempo Completo Ocasional 123 119

Medio Tiempo Ocasional 84 81

Hora cátedra 796 794

Honorarios 273 269

Honorario US 131 124

Total vinculación especial 1.407 1.387

Fuente: Universidad Distrital, 2016.

Como se observa, la información relacionada con docentes de planta, contenida en el SIDEAP,

no coincide con la información reportada por la Universidad. Además, los docentes con

vinculación especial (1.3973) representan el 67,4% del total de docentes (2.074

4), lo que indica

que la Universidad depende en gran medida de esta forma de vinculación, situación que puede

llegar a afectar la calidad de la educación por la relación desigual en la vinculación docente.

2 Termino materias y no se matriculó. 3 En promedio para los dos periodos. 4 ∑=docentes de planta + docentes con vinculación especial.


7

De igual manera, la planta administrativa, que excluye el personal docente, está conformada por

288 cargos ocupados a diciembre de 2015, de los cuales el 27,1% (78) son profesionales que

incluyen el nivel directivo, el nivel ejecutivo, el nivel asesor y el nivel profesional.

De estos profesionales, en promedio el 39% realizan actividades de tipo misional. Sin embargo,

entre 2013 y 2015 se observa un aumento de los profesionales que se encuentran en áreas de

apoyo, contrastándose con el comportamiento presentado entre 2011 y 2012.

Figura 2. Cargos profesionales y no profesionales de la planta administrativa5.

Diciembre 2011-2015.

Año No. Cargos

ocupados Profesionales

Profesionales

misionales

Profesionales de

apoyo

Profesionales con

área indefinida

dic-11 278 74 37 37 0

dic-12 266 73 38 35 0

dic-13 263 73 26 47 0

dic-14 288 78 26 45 7

dic-15 288 78 26 45 7

Fuente: elaboración a partir de la información reportada por el DASCD a través del SIDEAP. Periodo diciembre

2011-2015.

c. En relación con el régimen contractual.

De conformidad con lo estipulado en el Acuerdo 03 de 2015, del Consejo Superior Universitario,

en concordancia con el artículo 93 de la Ley 30 de 1992, los contratos que para el cumplimiento

de sus funciones celebren las universidades estatales u oficiales, se regirán por las normas del

derecho privado y sus efectos estarán sujetos a las normas civiles y comerciales, según la

naturaleza de los contratos.

Ahora, si bien es cierto que la naturaleza jurídica de la UDFJC no la obliga a someterse a lo

dispuesto en las normas inherentes a la contratación estatal, también lo es que en virtud del

5Cargos profesionales = Directivos + Asesores + Profesionales. Cargos no profesionales = Asistenciales + Técnicos.

50,0

%

52,1

%

35,6

%

33,3

%

33,3

%

50,0

%

47,9

%

64,4

%

57,7

%

57,7

%

9,0

%

9,0

%

dic-11 dic-12 dic-13 dic-14 dic-15

Universidad Distrital FJC

% Profesionales Misionales % Profesionales de Apoyo % Profesionales con área Indefinida


8

ejercicio de esta prerrogativa, no pueden apartarse de los principios que rigen la función pública

y la primacía del interés general sobre el particular.

Es importante señalar que de conformidad con el Estatuto de Contratación de la Universidad, son

responsables de la ordenación de gasto el Rector, los Vicerrectores, Decanos, Directores de

Institutos, Centros y/o Directores de Fondos Especiales, o sus equivalentes en caso de

modificación de la estructura administrativa y/o académica.

d. En relación con el presupuesto.

El presupuesto anual de la Universidad, como promedio de los últimos 4 años, es de $128.528,7

millones y está constituido en un 44% por los ingresos corrientes ($56.195,6 millones), un 41%

por los ingresos de capital ($52.934,1 millones) y un 15% por las transferencias ($19.398,9

millones).

Los ingresos corrientes están conformados por los ingresos tributarios y no tributarios. A su vez,

los ingresos tributarios corresponden al rubro “Estampilla Universidad Distrital Francisco José

de Caldas 50 años”, y los no tributarios, a los pagos por matrículas, inscripciones y otros

ingresos. Por su parte, los ingresos de capital son los rendimientos financieros y dividendos de la

Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá ETB. Con respecto a las transferencias, estas se

definen como la entrega o asignación de recursos provenientes de la nación y de la

administración central, para el caso de la Universidad los provenientes del Distrito.

Figura 3. Participación de los grandes rubros que componen el presupuesto de ingresos.

Diciembre 2011- 2015. Cifras en millones de pesos corrientes.

Rubro 2011 2012 2013 2014 2015

Ingresos corrientes 51.367,3 49.919,4 48.062,8 64.598,9 67.029,7

Transferencias 14.425,6 14.884,3 15.732,2 19.132,4 32.820,4

Recursos de capital 115.549,8 91.528,3 24.059,9 3.903,8 29.628,6

Total ingresos 181.343,0 156.332,0 87.855,0 87.635,1 129.480,0

Fuente: elaboración con base en la información reportada en el sistema PREDIS 2011-2015.

28% 32%

55% 74%

52% 8%

10%

18%

22%

25% 64% 59%

27%

4% 23%

2011 2012 2013 2014 2015

Ingresos corrientes Transferencias Recursos de capital


9

De acuerdo a la gráfica anterior, los recursos de capital para 2011 y 2012 alcanzaron un 64% y

59% respectivamente, sobre el total de ingresos. En 2011, esta situación se presentó por la

constitución de reservas ($51.352 millones), los excedentes financieros ($6.465 millones), los

rendimientos provenientes por recursos de libre destinación ($6.180 millones) y otros recursos de

capital ($2.551 millones) generados a diciembre de 2010.

Para la vigencia 2012, este comportamiento se explica porque los rendimientos provenientes de

recursos de libre destinación representaron el 50% del total de los recursos de capital para esta

vigencia ($46.143 millones).

Por otro lado, en los últimos tres años del periodo de análisis el porcentaje de participación de los

ingresos corrientes de la Universidad, con relación al rubro total de ingresos, ha aumentado. Para

2014, este rubro alcanzó el 74% de participación sobre los ingresos totales, debido a que se

recaudó un 12% más del valor presupuestado.

Teniendo en cuenta, que en promedio, la participación de los ingresos corrientes sobre el total de

los ingresos es del 44% para los últimos cuatro años, se requiere desagregarlo por cada uno de

los conceptos que lo componen, con el fin de identificar su comportamiento.

Figura 4. Presupuesto de Ingresos Corrientes.

Diciembre 2011-2015. Cifras en millones de pesos corrientes.

Rubro 2011 2012 2013 2014 2015

Ingresos tributarios 27.590,3 23.033,6 21.641,8 34.896,1 38.325,3

Ingresos no tributarios 23.777,0 26.885,8 26.421,0 29.702,8 28.704,4

Total ingresos corrientes 51.367,3 49.919,4 48.062,8 64.598,9 67.029,7

Fuente: elaboración con base en la información reportada en el sistema PREDIS 2011-2015.

Como se observa, en términos generales el comportamiento de los ingresos corrientes, para la

serie analizada, ha tenido una tendencia positiva, alcanzando en el 2015 un recaudo de $67.029,7

millones. Sin embargo, los ingresos tributarios, han sido los de mayor dinamismo en su

ejecución, ya que como se mencionaba, provienen de lo recaudado por concepto de la

“Estampilla Universidad Distrital Francisco José de Caldas 50 años”6.

6 Esta estampilla se estableció mediante el Acuerdo 52 de 2002. En donde las personas naturales o jurídicas que suscriban

contratos en el Distrito con los organismos y entidades de la administración central, los establecimientos públicos y con la

46% 54% 55% 46% 43%

54% 46% 45% 54% 57%

2011 2012 2013 2014 2015

Ingresos no tributarios Ingresos tributarios


10

3. Resultado de la aplicación de la Herramienta de Control Preventivo 3.1. Proposición central

Débil gestión administrativa e institucional que genera inconvenientes para el logro de su

función misional: Esta proposición, formulada en términos de desempeño administrativo de la

Universidad, integra los hechos relevantes y sintetiza la situación general encontrada relacionada

con la ausencia de estrategias para la prevención del daño antijurídico, el riesgo de

incumplimiento de los compromisos adquiridos y la debilidad y/o incumplimiento en los reportes

a los sistemas de información del distrito.

La débil gestión administrativa se evidenció por falencias encontradas en el control

administrativo, relacionado con la discrepancia de los acuerdos de la planta de personal, la

dispersión de la gestión contractual, la ausencia de gestión por procesos y de un sistema

integrado de información, entre otros.

En cuanto a la debilidad institucional, se presenta en varios aspectos analizados, pero

especialmente se relaciona con la gestión jurídica y la planeación. En la primera, se destacan las

deficiencias en los comités de conciliación y el incumplimiento en la calificación del contingente

judicial; y en la segunda, las debilidades en la programación y ejecución de metas proyecto de

inversión, las modificaciones al presupuesto y la formulación de indicadores que no reflejan el

avance de las metas del Plan Distrital de Desarrollo PDD.

Estas deficiencias identificadas, afectan el desarrollo de la función misional de la Universidad,

relacionadas con el crecimiento de la oferta educativa y su aporte a las metas distritales de

ampliación de cobertura, en la medida en que representan restricciones para la optimización de

los recursos disponibles, tanto económicos, como de talento humano. Es así, como la principal

consecuencia previsible identificada en el análisis es: restricción del crecimiento de la oferta

educativa, lo que afecta las metas distritales de ampliación de cobertura de educación

superior.

Por otra parte, la gran conclusión relacionada con las causas estructurales de la proposición

central, se refiere a la restricción que ha representado para las deficiencias identificadas, la

interpretación que se ha dado a la condición de ente autónomo, que ha afectado el adecuado

manejo de la información, la interacción con la institucionalidad distrital y las orientaciones y

recomendaciones de los entes de control. Esta se precisa como: Inadecuada interpretación de

la condición de ente autónomo, lo que afecta la transparencia en la gestión y la interacción

institucional.

Por último, para visualizar estos aspectos de manera general y desde la integridad de sus

relaciones, se presenta el árbol de causas y consecuencias en la página siguiente, de acuerdo a la

metodología presentada en el aparte 1.

Universidad Distrital, deberán pagar a favor de esta última el equivalente al uno por ciento (1%) del valor bruto del

correspondiente contrato y de la respectiva adición si la hubiere.


11

Figura 5. Árbol de causas y consecuencias UDFJC.

Fuente: elaboración por parte de la Veeduría Distrital.

•Retraso en el proceso demodernización de la plantaadministrativa, como aporte alproyecto de “Dignificación delempleo público”.

• Concentración de compromisos presupuestales de inversión directa en el último mes del año.

• Deficiencias en los Comités de Conciliación.

Inadecuada interpretación de la condición de ente autónomo, lo que afecta la gestión y la interacción institucional.

Planeación inadecuada.

• Falta de publicación enportales de contratación.

• Acceso a la información detalento humano limitado ydeficiente.

• Debilidad en el reporte delSIPROJWEB.

• Inconsistencias en lainformación presupuestal.

•Alto número de contratistas enel área administrativa y docente.

• Incumplimiento en lacalificación del contingentejudicial, lo que dificulta laestimación del presupuestopara atender los fallos.

Débil Gestión Administrativa e institucional que genera inconvenientes para el logro de su función misional.

•Dispersión de la gestióncontractual.

•Desarticulación entre el área de talento humano y elárea de jurídica.

•Discrepancia de los acuerdospor los cuales se crea la plantade personal y los reportespresentados al DASCD.

Debilidad en el control administrativo.

• Modificaciones al presupuesto.

Debilidad y/o incumplimiento en los reportes a los s istemas de información.

• Baja ejecución de giros.

• Concentración de laprogramación de la Meta Plan deDesarrollo en la última vigenciadel Plan.

• Indicadores que no reflejan elavance de la meta del Plan deDesarrollo.

Afectación de la imagen

institucional.

Entrega inoportuna de bienes y servicios.

Pérdida de credibilidad en la administración

distrital.

Pérdida de la curva de aprendizaje y memoria

institucional.

Insatisfacción ciudadana.

Toma de decisiones inadecuadas.

Restricción del crecimiento de la oferta educativa, lo que afecta las metas distritales de ampliación de cobertura de educaci ón superior.

Co

nse

cue

nci

as

in

me

dia

tas

Co

nse

cue

nci

as p

revi

sib

les

Ca

usa

s in

me

dia

tas

Pro

po

sici

ón

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ntr

al

Re

stri

cció

n

est

ruct

ura

l

• Retraso en el pago de fallos judiciales, que ocasiona mayor onerosidad.

• Bajo éxito procesal .

Riesgo de incumplimiento de los compromisos

adquiridos.

Debilidades en la Gestión Jurídica.

Ausencia de estrategias para la prevención del daño antijurídico.

•Ausencia de gestión por procesosy de un sistema integrado deinformación.

•Control interno contabledeficiente.

• Debilidades en la programación y ejecución de Metas Proyecto de Inversión.


12

3.2. Sobre las consecuencias

Son tres las consecuencias inmediatas de la proposición central, sobre las cuales se ha

encontrado evidencia: i) Ausencia de estrategias para la prevención del daño antijurídico, ii)

Riesgo de incumplimiento de los compromisos adquiridos y iii) Debilidad y/o incumplimiento en

los reportes a los sistemas de información. Cada una de estas consecuencias surge de unos

hechos relevantes identificados en el análisis, como se desarrolla en este numeral.

a. Ausencia de estrategias para la prevención del daño antijurídico.

Bajo éxito procesal.

La UDFJC tiene en trámite 90 procesos judiciales, excluyendo las tutelas, de los cuales 54 (60%)

corresponden a acciones presentadas ante lo contencioso administrativo, de manera genérica,

pues al revisar los procesos se encontró que algunos de ellos son acciones de lesividad (la

entidad demanda sus propios actos, algunos relacionados con el otorgamiento de pensiones, en

donde se incluyeron factores salariales que no correspondían). Estos procesos, se iniciaron con

ocasión de la acción popular que instauró la Contraloría de Bogotá, con el fin evitar el pago de

pensiones liquidadas o demandas de carácter laboral, cuya competencia radica en la Jurisdicción

Contencioso-Administrativa. Como se puede observar en el cuadro siguiente, el proceso judicial

de mayor recurrencia se relaciona con el manejo del talento humano, en sus distintas formas de

vinculación.

Tabla 3. Tipología y número de Procesos Judiciales Activos. Tipología de procesos activos Número

Costas 1

Reparación directa 13

Contrato realidad 2

Ejecutivo contractual 4

Nulidad acto administrativo 24

Pago pensión 2

Prestaciones legales 3

Reintegro 1

Reliquidación pensional 4

Total 54

Fuente: Con base en la información del SIPROJ. Consultado el 25 de mayo de 2016 a las 9:22 a.m.

Revisado el éxito procesal de los fallos en el período comprendido entre el 1 de enero de 2012 y

el 31 de diciembre de 2015, excluyendo las tutelas, se encontró un éxito procesal cuantitativo de

44.98%, como porcentaje de procesos a favor, y cualitativo del 38%, como porcentaje de los

montos de las condenas. Esto evidencia un problema de orden administrativo, que en el largo

plazo deja consecuencias en los procesos que actualmente se encuentra afrontando la

Universidad.


13

Tabla 4. Éxito procesal excluyendo tutelas.

1 de enero de 2012 al 31 de diciembre de 2015.

Tipo de Éxito Procesal Fallos a

Favor

Fallos en

Contra Total

Porcentaje a

Favor

Cuantitativo (procesos) 94 115 209 44,98%

Cuantitativo (millones) $26.000 $43.000 $69.000 37,68%


Si se comparan estos resultados con el informe elaborado por la Veeduría Distrital (2014), se ve

que existe una disminución del porcentaje cuantitativo favorable tanto en procesos como en

millones, lo que tiene que obligar a la Universidad a realizar un cambio en su defensa procesal y

sustantiva ante la administración.

En los procesos en curso, en los cuales se han fallado en primera y segunda instancia, el

resultado se ha modificado. El éxito procesal en los procesos de primera instancia es de 58,92%

y en los de segunda del 44,44%.

Tabla 5. Éxito procesal – Procesos Activos 1ª y 2ª instancia.

1 de enero de 2012 al 31 de diciembre de 2015. Fallos en Primera Instancia Fallos en Segunda Instancia

A favor En contra Porcentaje

a favor A favor En contra

Porcentaje

a favor

20 14 58,92% 4 5 44,44%


Teniendo en cuenta el informe que se realizó en el año 2014 vemos que existe un crecimiento en

los procesos ganados de primera y de segunda instancia, lo cual demuestra una mejor defensa

tomada por la Universidad (Veeduría Distrital, 2014, pág. 26).

En cuanto a las acciones de tutela, mecanismo por el cual se protegen los derechos

fundamentales, durante el período comprendido entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de diciembre

de 2015, se tramitaron 131 tutelas con un éxito procesal del 77,1% (101 casos ganados). Esto

indica que en 30 casos la Universidad tuvo conductas constitutivas de violaciones a derechos

fundamentales. Los temas más recurrentes, de los procesos activos, tienen que ver con violación

al debido proceso.

Como indica el cuadro siguiente, dentro del tipo de derechos tutelados se dan algunos

relacionadas con la vinculación de personal, como son: el derecho a la seguridad social y al

trabajo. Se presentan también 45 casos de violación al derecho de petición, las cuales en su

mayoría son falladas a favor de la Universidad, es decir, contesta en el término establecido por la

ley y aún así el particular interpone acción de tutela.


14

Tabla 6. Tipos de derechos tutelados para tutelas activas.

1 de enero de 2012 al 31 de diciembre de 2015. Tipo de derecho tutelado Cantidad %

Debido proceso 60 24

Petición 45 18

Igualdad 35 14

Educación 29 12

Trabajo 18 7

Salud 17 7

Seguridad social 16 7

Vida 16 7

Al mínimo vital 5 2

Dignidad humana 4 2

Total 2457 100


Retraso en el pago de fallos judiciales, que ocasiona mayor onerosidad.

Existe un bajo nivel de cumplimiento de los fallos para el período comprendido entre el 1 de

enero de 2012 y el 31 de diciembre de 2015. De los 18 fallos en contra, que implican pago, sólo

el 61% han sido cumplidos y de los 18 que implican obligación de “hacer”8, ninguno se ha

cumplido.

Tabla 7. Número de fallos en contra de la Universidad y estado de la obligación

1 de enero de 2012 al 31 de diciembre de 2015. Fallos con obligación de Pago Fallos con obligación de Pago y de “Hacer”

Pagados No Pagados Obligación de Pagos Obligación de Hacer

Pagados No Pagados Cumplidos No Cumplidos

11 7 14 4 0 18

Fuente: Elaborado con base en información del SIPROJWEB.

Adicionalmente, se considera muy extenso el tiempo transcurrido entre la expedición del acto

administrativo que ordena el pago y la orden de pago. Esto constituye una ineficiencia en el uso

de los recursos, teniendo en cuenta que a partir del fallo en firme se empieza a aplicar intereses

moratorios o remuneratorios, según el régimen aplicable al proceso en cuestión. En la gráfica

siguiente se presenta una agrupación de los tiempos que toman los pagos de sentencia. Se puede

observar que el 24% de los fallos tardan 361 días o más y sólo el 29% se tramitaron entre 31 y 180 días.

7 En un proceso pueden existir varios derechos que se buscan tutelar por lo que la sumatoria tiene una diferencia de 114 respecto

a las tutelas interpuestas. 8 Se refieren a aquellos fallos que, además de un pago, se obliga a la Universidad a realizar alguna acción.


15

Figura 6. Tiempo para pago de sentencias expresado en días calendario

1 de enero de 2012 al 31 de diciembre de 2015.

Fuente: Elaboración con base en la información SIPROJWEB. Consultado el 25 de mayo de 2016 a las 03:15 p.m.

De la gráfica anterior, llama la atención que ningún pago se realizó dentro de los primeros 30

días de haberse proferido la sentencia, generando mayor cantidad de intereses moratorios por la

no cancelación de los montos adeudados. Además, el 14% de los pagos registrados se realizaron

con anterioridad a la existencia de la obligación judicial e incluso se realizan la liquidaciones de

intereses moratorios sobre estas, considerándose incongruentes para la estadística.

La falla al momento de realizar la publicación en el SIPROJ, no sólo se presenta en las fechas,

sino en los montos pagados, es decir en lugar de realizar un sólo proceso en el cual se

discriminan los montos pagados, tanto por la obligación principal como por los montos pagados

por intereses en caso de generarse, se crean diferentes archivos del mismo proceso con diferentes

montos a pagar, generando mayor cantidad de pagos que procesos fallados.

El cumplimiento de los fallos desfavorables por parte de las entidades públicas ha sido tema de

interés general debido al impacto sobre las finanzas de estas (Agencia Nacional para la Defensa

Jurídica del Estado, 2014). Por tal razón, la Agencia Nacional para la Defensa Jurídica del

Estado hizo un diagnóstico de las causas de los retrasos y diseñó estrategias tendientes a la

mitigación del pago de intereses moratorios.

La principal causa de esta problemática obedece a que la mayoría de las veces el trámite se inicia

a “solicitud de parte”9, quien cuenta hasta con seis meses para allegar la solicitud, período en el

cual se van causando intereses de mora (para los procesos que se tramitan bajo la vigencia del

Decreto 01 de 1984) y de 10 meses para el pago, en el cual se causan intereses a una tasa

equivalente a la del Depósito a Término Fijo DTF, durante los primeros 10 meses y moratorios

9 Se refiere a que el afectado directamente, solicita a la entidad el pago de su fallo.

29%

33%

24%

14% 0-30

31-180

181-360

≥361

Inconsistencias


16

comerciales de ahí en adelante (para los procesos fallados de conformidad con la Ley 1437 de

2011).

Según el estudio realizado por la Agencia Nacional para la Defensa Jurídica del Estado (2014), el

tiempo de demora se explica por la dificultad que implica la liquidación para el pago de algunos

procesos (en particular, los de nulidad y restablecimiento) y por deficiencias en los procesos

administrativos de las entidades, tales como las complejidades del proceso presupuestal, el miedo

a los entes de control y la falta de definición de procesos para el pago, entre otros.

b. Riesgo de incumplimiento de los compromisos adquiridos.

Concentración de la programación de la Meta Plan de Desarrollo en la última

vigencia del Plan.

El programa “Construcción de saberes. Educación incluyente, diversa y de calidad para disfrutar

y aprender”, tiene asociadas dos metas: la 109: “Construcción de al menos 2 nuevas sedes para la Universidad Distrital” y la 110: “30.000 nuevos cupos en educación pública distrital superior

universitaria y/o tecnológica para estudiantes de estratos 1, 2 y 3”. En estas metas del PDD,

convergen dos entidades del sector educación: la Secretaría de Educación de Distrito SED y la

UDFJC. Respecto a la meta 109 la SED tiene una participación de cumplimiento del 30% y la

UDFJC del 70%10

.

Tabla 8.Avance del indicador establecido para la meta plan de desarrollo 109. Indicador : Número de sedes construidas para la UDFJC

Vigencia Programación

Inicial PD

Programación

Revisada

Ejecución

Vigencia

Avance %

Vigencia

Avance %

PDD

Avance de la entidad

frente al indicador

Secretaría de Educación del Distrito

2012 - - - -

2013 1 - - -

2014 1 - - -

2015 - - - - 0 0

2016 - 2 - -

Total 2 2 - -

Universidad Distrital Francisco José de Caldas

2012 - 0,21 0,02 9,52

2013 - 0,23 0,05 21,74

2014 - 0,65 0,53 81,54

2015 - 0,85 0,82 96,47 82 57,4

2016 - 1 - -

Fuente: Elaborado con base en la información de SEGPLAN. Informe componente de gestión - Coordinadores de

Programa a 31/12/2015, página 165-166.

10 De acuerdo a la ponderación frente al indicador establecida en el Informe componente de gestión - Coordinadores de Programa a 31/12/2015, p. 166.


17

Sin embargo, en el sistema de información de Seguimiento al Plan de Desarrollo SEGPLAN, se

observa que la programación inicial de la Secretaría era la construcción de una sede en la

vigencia 2013 y una segunda en el 2014, no obstante, se realizó la reprogramación de la meta

para ejecutarla en su totalidad en el último año del PDD “Bogotá Humana”, cuando hay cambio

de gobierno y un proceso de armonización presupuestal.

Con respecto a la UDFJC, se observa que si bien tiene una participación del 70% en el

cumplimiento de la meta, sólo programó la construcción de una sede durante el periodo 2012-

2016 y durante los dos primeros años del PDD obtuvieron niveles de avance físico inferiores al

22%, con una ejecución del 58,62% de los recursos apropiados. Aun cuando en 2015 alcanzó el

96,47% de cumplimiento de la meta programada (una sede), se debe considerar que la meta del

Plan es la construcción de dos sedes, por lo que estaría incumpliendo el compromiso adquirido

en el Plan.

Esta situación, ha generado como resultado un avance real de sólo el 57,4% de la meta en lo

corrido del Plan, dejando un rezago del 42,6% para el 2016, cuando ya ha culminado el periodo

de la administración de Bogotá Humana.

Concentración de compromisos acumulados de inversión directa en el último mes

del año.

Durante la vigencia 2014, los compromisos acumulados de la inversión directa alcanzaron tan

sólo el 35,3% ($8.803 millones) de ejecución con respecto a la apropiación disponible ($24.934

millones). Sin embargo, se observa que fue en el mes de diciembre que se alcanzó un mayor

nivel de ejecución por compromisos al pasar de 12% acumulado a noviembre, a 35% en

diciembre, representado un crecimiento del 48% de un mes a otro.

Figura 7. Ejecución mensual de los compromisos acumulados

Enero - diciembre de 2014. Cifras en millones de pesos corrientes.

Fuente: Elaboración con base en la información reportada en el sistema PREDIS Enero - Diciembre 2014.

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

Inversión Directa 1.990 2.129 2.319 2.391 2.648 2.871 3.289 4.181 4.730 5.548 5.939 8.804

Variación porcentual 0% 7% 9% 3% 11% 8% 15% 27% 13% 17% 7% 48%

% Ejecución 4% 4% 5% 5% 6% 6% 7% 9% 10% 12% 12% 35%

Co

mp

rom

iso

s a

cum

ula

do

s

Mil

lon

es


18

De acuerdo con el sistema de información PREDIS, este comportamiento se dio por el aumento

en los compromisos del proyecto de inversión denominado “mejoramiento y ampliación de la

infraestructura física de la Universidad”. No obstante, para determinar el avance de este proyecto

se consultó el sistema SEGPLAN, el cual reporta que para este proyecto de inversión se llevaron

a cabo actividades relacionadas con: suscripción del contrato para el diseño de la señalización de

tránsito para la sede Aduanilla de Paiba; adjudicación de las Convocatorias 008, 009 y 010 de

2014; compra con proveedor exclusivo y contratación directa; adelanto del proceso de

encuadernación y restauración de material Bibliográfico; adquisición de equipos portátiles,

impresoras de préstamo, carros transportadores, Video Conferencia, cámaras de video, video

beam, telones y herramientas de creación de contenidos; entre otras.

De igual manera, la Oficina Asesora de Planeación y Control de la Universidad manifiesta que la

inversión se ha ejecutado en 9,9% para 2014. “Estos resultados permiten inferir que la

Universidad, los gerentes de los proyectos de inversión, así como las dependencias relacionadas,

están acumulando la ejecución de los proyectos para el final de la vigencia” (Universidad

Distrital, 2014, pág. 9).

De igual manera, durante la vigencia 2015, los compromisos acumulados de la inversión directa

alcanzaron tan solo el 43% ($24.750millones) de ejecución con respecto a la apropiación

disponible ($58.222 millones). Sin embargo, para esta vigencia se presentan dos situaciones

relevantes:

1) Para el mes de febrero, se incrementaron los compromisos en un 1.032% con respecto al mes

de enero, justificado en el proyecto de inversión denominado “promoción de la investigación y

desarrollo científico”.

2) En noviembre, se observa que fue el mes en el que se alcanzó un mayor nivel de ejecución por

compromisos, al pasar de $4.485 millones acumulados en octubre, a $14.614 millones, lo que

representa una variación del 226% de un mes a otro.

Figura 8. Ejecución mensual de los compromisos acumulados.




Inversidón Directa 54 607 1.363 2.074 2.826 3.388 3.847 3.872 3.872 4.485 14.614 24.751

Variación porcentual 0% 1032% 124% 52% 36% 20% 14% 1% 0% 16% 226% 69%

Va

lor

com

pro

mis

os


19

Para verificar las acciones llevadas a cabo por la Universidad que implicaban comprometer y

girar estos recursos, se consultó el sistema SEGPLAN. No obstante, no se registran los logros

alcanzados, impidiendo el análisis de estos datos.

Baja ejecución de giros.

Los giros acumulados en el proceso de ejecución presupuestal corresponden a los pagos

realizados de los respectivos compromisos y las obligaciones adquiridas por la entidad para un

determinado periodo.

Los compromisos en la inversión directa de la UDFJC para la serie 2011-2015, como se

mencionaba anteriormente, han estado concentrados en los últimos meses del año, dejando pagos

por realizar en la siguiente vigencia. Esta situación, ha afectado tanto la ejecución de giros, que

no superan el 29%, como el aumento de las reservas presupuestales, evidenciando una débil

programación presupuestal que afecta el cumplimiento del principio de anualidad, la gestión

presupuestal, y la eficiencia y la eficacia en el uso de los recursos disponibles.

Figura 9. Ejecución de giros.

Diciembre 2011 - 2015. Cifras en millones de pesos corrientes.

Fuente: Elaboración con base en la información reportada en el sistema PREDIS Diciembre 2011 - 2015.

Respecto a los giros acumulados en el gasto total de la UDFJC, en los últimos cinco años el

promedio ha sido de $197.230 millones, de los cuales en promedio el 93% corresponde a

obligaciones de funcionamiento y el 7% a obligaciones en los proyectos de inversión. Como se

presenta a continuación.

2011 2012 2013 2014 2015

DIRECTA 11.570 8.579 17.906 4.437 6.457

% Ejec. Inv. 28,1% 12,1% 21,2% 17,9% 11,1%

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

30,0%

-

2.000

4.000

6.000

8.000

10.000

12.000

14.000

16.000

18.000

20.000

Gir

os

acu

mu

lad

os


20

Figura 10. Giros acumulados en el gasto total, participación funcionamiento e inversión.

Diciembre 2011 – 2015. Cifras en millones de pesos corrientes.

Rubro 2011 2012 2013 2014 2015

Funcionamiento 178.257,93 148.008,37 189.748,06 186.383,73 211.129,67

Inversión 32.933,05 8.156,43 20.516,45 4.504,40 6.512,55

Giros totales 211.191 156.165 210.265 190.888 217.642

Fuente: Elaboración con base en la información reportada en el sistema PREDIS Diciembre 2011 - 2015.

c. Debilidad o incumplimiento en los reportes.

Debilidad en el reporte del SIPROJWEB.

De conformidad con el artículo 2 del Decreto 580 de 2007, “los jefes de las oficinas jurídicas del

Distrito Capital o quienes tengan a su cargo tales funciones serán responsables de la correcta

actualización y uso del SIPROJ WEB”. Igualmente, los abogados a cargo de los procesos

judiciales y extrajudiciales, “tendrán como función mantener actualizada, precisa y depurada la

información particular de cada proceso judicial o trámite extrajudicial registrado en el Sistema”.

Teniendo en cuenta estas precisiones de la norma y revisado el SIPROJ, no se encontraron

registros de los comités de conciliación realizados durante el 2013 y 2014. Por lo tanto, se

solicitaron directamente a la Universidad para su revisión. Para el año 2015 se evidencia una

mejoría en cuanto al cumplimiento de la obligación, dado que se han realizado los registros de

las actas de conciliación y en ellas se presenta la exposición del abogado a cargo del proceso, así

como las decisiones o correcciones que solicita hacer el comité de conciliación.

Respecto a los procesos judiciales que adelanta la Universidad, estos no han sido incluidos de

manera completa en el SIPROJ, impidiendo la obtención de información sobre su origen.

Ejemplo de ello, es el proceso 2004-0554011 en el cual el encabezado no permite identificar su

materia y no se anexan los documentos explicativos (la demanda, la contestación, los poderes,

entre otros).

11 Ver http://www.alcaldiabogota.gov.co/siprojweb2/procesos/detalle_proceso.jsp?idProceso=168236.

84%

95% 90%

98% 97%

16%

5% 10%

2% 3%

75%

80%

85%

90%

95%

100%

Dic. 2011 Dic. 2012 Dic. 2013 Dic. 2014 Dic. 2015

% Funcionamiento % Inversión


21

De igual manera, en el sistema se evidencia una falta de calificación de algunos procesos, tanto

en el nivel del riesgo de pérdida, como en la obligación pretendida. Estas inconsistencias en la

información, no permiten presupuestar las contingencias derivadas del proceso judicial y además

dificulta su análisis por parte de terceros.

Inconsistencias en la información presupuestal.

La información de la ejecución presupuestal de la entidad, que se encuentra en la página Web de

la Secretaría de Hacienda, y que corresponde al período mayo-diciembre de 2012, presenta

diferencias en los valores de los diferentes rubros con respecto a las cifras reportadas por la

entidad. De la misma forma, no están reportados los datos de las reservas. Con respecto a la

información del período enero-octubre de 2013, a pesar de que la página de la Secretaría de

Hacienda direcciona la consulta a la página de la entidad, la información descargada del sistema

PREDIS presenta diferencias, las cuales se ven reflejadas en los consolidados generales del

Distrito. Un ejemplo de estas diferencias se presenta en el siguiente cuadro, en el cual se toma la

apropiación disponible del rubro de gastos, para algunos meses del 2012 y 2013.

Tabla 9.Ejemplo de diferencias entre la información de la Universidad y el sistema PREDIS en

la apropiación disponible del rubro de gastos.

Cifras en millones de pesos corrientes.

Mes Reporte año 2012 Reporte Año 2013

Universidad PREDIS % Universidad PREDIS %

Junio 266.851 260.140 2,5 338.260 254.079 24,9

Agosto 268.835 268.535 0,1 254.079 257.833 -1,5

Septiembre 283.835 268.835 5,3 257.833 257.833 0

Octubre 283.835 306.807 -8,1 254.079 302.733 -19,1

Fuente: Elaboración con base en el sistema PREDIS y la información reportada por la Universidad Distrital.

Aunque en términos de porcentaje, en general, las diferencias no son significativas, en valores

absolutos si son muy importantes, dado que en el ejemplo, hay diferencias desde $6.000 millones

hasta 23.000 millones de pesos, aproximadamente.

La Universidad, en respuesta a la exigencia de la secretaría de Hacienda, se encuentra ejecutando

su presupuesto en línea con el sistema PREDIS, pero los datos históricos de los años

mencionados aún no han sido equiparados y a la fecha siguen persistiendo estas diferencias, lo

que indica que los errores no han sido subsanados para los periodos en mención.

Adicionalmente, la información de la Universidad no se encuentra estandarizada, tanto los

nombres de los rubros como los códigos de las cuentas, dado que, difieren de lo contemplado en

los planes de cuentas. Sin embargo, para efecto de la estimación y actualización de indicadores y

análisis del presente documento, se tomó la información del PREDIS, la cual se considera

confiable y más cercana a la realidad.


22

Falta de publicación en portales de contratación.

A partir del análisis de la información contractual, durante la vigencia 2014 y 2015, se

identifican fallas en la publicidad de sus actuaciones contractuales, ya que se da cumplimiento

parcial a las disposiciones establecidas en el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011. Es decir, se

publica información contractual solamente en la página Web de la Universidad, pero no se

oficializa en los portales electrónicos de contratación como el Sistema Electrónico para la

Contratación Pública (SECOP).

Una vez revisados los reportes de la UDFJC a este sistema, se evidencia que: i) no se publicó el

Plan Anual de Adquisiciones12

de 2014, 2015 y 2016; ii) a 30 de junio de 2014 ningún proceso

contractual se había publicado y, iii) a diciembre de 2015 sólo se publicaron 18 procesos

contractuales, mientras que en la página Web de la Universidad solo para contratación directa se

registran 85 procesos. Este aspecto ampliará en el capítulo de evaluación a la Gestión

contractual.

Tabla 10. Estadísticas contractuales SECOP.


Estado

Licitación Concurso de

Méritos

Selección

Abreviada

Contratación

Directa Otros Procesos

Contratación

Mínima Cuantía

Núm

ero

Cuantí

a

Núm

ero

Cuantí

a

Núm

ero

Cuantí

a

Núm

ero

Cuantí

a

Núm

ero

Cuantí

a

Núm

ero

Cuantí

a

Borrador 2 8.184 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Convocado 1 1.545 0 0 0 0 0 0 5 7.479 0 0

Adjudicado 6 10.214 0 0 2 3.000 0 0 0 0 0 0

Terminado

anormalmente

después de

convocado

2 1.716 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Total 11 21.659 0 0 2 3.000 0 0 5 7.479 0 0

Fuente: SECOP. Consultado el 25 de mayo de 2016 a las 04:15 p.m.

Al analizar los 18 procesos que se publicaron, se observa una deficiente planeación contractual

en la adjudicación de algunos de los contratos publicados, los cuales se declararon desiertos o se

iniciaron próximos a la fecha de inicio del servicio. Además, dos de estos procesos fueron

suspendidos por el Rector.

Vale la pena aclarar que las falencias relacionadas con la planeación contractual se presentan

también con los mecanismos propios de contratación establecidos en el Manual de Contratación

12 Llama la atención que en el artículo 13 parágrafo 2 del manual de contratación de la Universidad se establece como obligatoria la publicación en el SECOP del Plan Anual de Adquisiciones.


23

de la Universidad, un ejemplo de esta situación es la invitación privada, en donde se envían

invitaciones a entidades que no presentan ofertas, obligando a que se declare desierto el proceso

contractual.

La falta de publicidad en los procesos también se presenta en la página Web de la universidad,

ejemplo de ello es el proceso de contratación 1113 que se muestra de manera parcial (estudio

previo y contrato), obviando documentos como el pliego de condiciones y la calificación de las

ofertas, impidiendo el control preventivo por parte de la Veeduría Distrital y quebrantando el

principio de transparencia contractual.

Acceso a la información de talento humano limitado y deficiente.

El DASCD tiene a su cargo el Sistema de Información Distrital del Empleo y la Administración

Pública SIDEAP que está definido en el marco de la Ley 909 de 2004, como “un instrumento

que permite la formulación de políticas para garantizar la planificación, el desarrollo y la gestión

de la Función Pública” (Circular externa 027, 2011).

Dentro del sistema, se encuentra el Subsistema de Recursos Humanos, el cual debe proveer la

información sobre el número de empleos públicos, trabajadores oficiales y contratistas de

prestación de servicios; novedades de su ingreso y retiro; pertenencia a la carrera administrativa

general o a un sistema específico o especial; los regímenes de bienestar social y capacitación.

Para el eficiente desarrollo del SIDEAP, “las entidades tendrán la obligación de suministrar la

información que requiera el sistema en los términos y fechas establecidos por el reglamento”

(Ley 909, 2004).

Sin embargo, al momento de procesar la información remitida a la Veeduría Distrital por el

DASCD, se evidenció que la UDFJC no reportaba de manera continua la información requerida

por el sistema, como se presenta a continuación14:

13 Ver la convocatoria Púbica No. 11 cuyo objeto es: "suministro e instalación del mobiliario para dotar la nueva sede de la

universidad distrital en el porvenir bosa". Publicación 2471.

https://www.udistrital.edu.co/contratacion/index.php?t=cp&y=2015#javascript 14 Se encuentran sombreados y con una x los meses en los cuales no se reportó información al sistema.


24

Tabla 11. Fechas en que no se reportó información de Talento Humano al SIDEAP.

Tipo de Vinculación Año

Ener

o

Feb

rero

Marz

o

Abri

l

Mayo

Junio

Agost

o

Sep

tiem

bre

Oct

ub

re

Novi

embre

Prestación de servicios: profesionales y de apoyo a la

gestión.

2011 X

2013 X X X X X X

2014 X X X X X X

2015 X X

Empleados de planta y de carrera docente 2014 X X X X X X

Trabajadores oficiales

2011 X X X X X

2013 X X

2014 X X X X X X

Fuente: Elaboración con base en la información reportada por el DASCD.

Sobre esta información el DASCD manifiesta, por medio del radicado 20142200048652, que “la

Universidad no ha realizado los reportes en los meses solicitados (…), sin embargo se ha

solicitado aclaración respecto al incumplimiento (…)”. A raíz de lo expresado por la entidad, se

requirió directamente a la Universidad esta información y se realizó una visita en la cual la

totalidad de la información fue suministrada de manera digital, aunque no en las fechas

requeridas por la Veeduría Distrital.

Estos vacíos y retrasos en las entregas y en el procesamiento de la información reportada por el

DASCD, evidencian que el acceso a la información de la UDFJC es limitado, además de

deficiente e inconsistente. Sin embargo, para la vigencia 2015 se presenta una mejora a raíz de

las insistentes solicitudes tanto de la Veeduría como del DASCD.

3.3. Sobre las causas

Son tres las causas inmediatas de la proposición central, evidenciadas en el ejercicio de

construcción del árbol de causas y consecuencias, las cuales se desarrollan a continuación, a

partir de los hechos relevantes identificados: i) Debilidades en la Gestión Jurídica; ii) Planeación

inadecuada y iii) Debilidad en el control administrativo. Cada una de estas causas surge de unos

hechos relevantes identificados en el análisis, como se desarrolla en este numeral.

a. Debilidades en la Gestión Jurídica.

Deficiencias en los Comités de Conciliación.

Los Comités de Conciliación tienen, entre otras funciones, adoptar los mecanismos de

prevención de daño antijurídico de las entidades, definir estrategias de defensa de los procesos y

recomendar la celebración de conciliaciones judiciales y extrajudiciales.


25

La UDFJC no ha registrado en el Sistema de Información de Procesos Judiciales del Distrito

(SIPROJ) ningún Comité de Conciliación durante 2013 y 2014. Debido a lo anterior, se realizó

una visita a la Universidad, el 21 de julio de 2014, en la cual se entregaron las actas realizadas

entre el 1 de enero de 2013 y el 30 de junio de 2014. No obstante, para el segundo semestre de

2014 no se corrigió la situación identificada por la Veeduría, quedando un vacío temporal en

cuanto a las actas para estas vigencias, como se presenta a continuación.

Tabla 12.Número de Actas de los Comités de Conciliación entre 2013 y 2014.

Mes No. de Actas en

2013

No. de Actas en

2014 Mes

No. de Actas en

2013

No. de Actas en

2014

Enero 1 1 Julio 2 -

Febrero 2 1 Agosto 2 -

Marzo 1 - Septiembre 1 -

Abril 4 1 Octubre 1 -

Mayo - - Noviembre - -

Junio 1 1 Diciembre 2 -

Total 9 4 Total 8 0

Fuente: Elaboración con base en la información entregada por la Universidad a 30 de junio de 2014 y SIPROJWEB

segundo semestre de 2014.

En cuanto a la vigencia 2015, la Universidad registró ocho comités de conciliación, que si bien

mejoran el panorama presentado en 2013 y 2014, no cumplen con la disposición establecida en el

Decreto Distrital 690 de 2011 (dos comités por mes).

Tabla 13.Número de Actas Comités de Conciliación entre enero y diciembre de 2015. Mes No. de Actas

Enero 0

Febrero 2

Marzo 0

Abril 1

Mayo 2

Junio 1

Julio 1

Agosto 0

Septiembre 0

Octubre 1

Noviembre 0

Diciembre 0

Total 8

Fuente: Elaborado con base en la información del SIPROJWEB enero – diciembre de 2015.

Por otra parte, una vez revisado el contenido de las actas de esta vigencia, no se evidencian

propuestas tendientes a la prevención del daño antijurídico, pese a observar falencias de parte de

la administración de la Universidad, que ameritan al menos un llamado de atención.


26

Además, en los casos en que se acepta la conciliación (2 casos) se evidencian fallas en el

perfeccionamiento del contrato y en su terminación. De igual manera, una vez identificado el

error no se plantean las acciones de repetición tal como lo obliga la normatividad vigente.

Incumplimiento en la calificación del contingente judicial, lo que dificulta la

estimación del presupuesto para atender los fallos.

De 59 procesos judiciales, reportados en el SIPROJ, la Universidad presenta incumplimiento en

la calificación del contingente judicial en seis procesos y no ha revisado 45, lo que dificulta el

cálculo de los valores a incluir dentro de los presupuestos correspondientes, dado que esto se

debe tener en cuenta para la provisión de los recursos.

Tabla 14. Calificación del Contingente Judicial. Calificación Número de procesos %

Calificado 8 10

No calificado 6 14

Sin revisar 45 76

Total 59 100


La falta de revisión en la calificación de los riesgos, se puede presentar por la mora judicial,

haciendo que no se requiera actualización trimestral, debido a que no ha cambiado ningún

elemento fáctico para la modificación de la calificación que previamente se estableció.

b. Planeación inadecuada.

Debilidades en la programación y ejecución de Metas Proyecto de Inversión.

A continuación se presentan las Metas Proyecto de Inversión -MPI, formuladas por la SED y la

Universidad Distrital, en el marco de la meta del plan de desarrollo: “Construcción de al menos 2

nuevas sedes para la Universidad Distrital”.

Tabla 15. MPI de la Meta Plan de Desarrollo 109 por Entidad.

Entidad N° Meta Proyecto de Inversión Estado Avance

2012-2015

Avance

%

SED

3

Apoyar a 4,902 egresados del sistema educativo oficial para

el acceso y la permanencia a la educación superior técnica,

tecnológica y universitaria en programas de alta calidad

mediante créditos blandos o subsidios condicionados.

En ejecución 3.959 81%

10 Adquirir 3 lotes que permitan ampliar la oferta en educación

superior pública en el Distrito. Suspendida 0 0%

UDFJC 8

Construir 28,374 m2 Adelantar la Construcción de la I etapa,

la cual cuenta con instrumento de gestión urbana, diseños,

estudios y licencia de construcción.

En ejecución 3.126 11%


27

Entidad N° Meta Proyecto de Inversión Estado Avance

2012-2015

Avance

%

9

Diseño y construcción 625 m2 Adelantar los diseños y

Construcción de la II etapa, la cual con instrumento de

gestión urbana.

Finalizada 625 100%

Fuente: Elaborado con base en la información de SEGPLAN. Componente de gestión inversión por sector MPI.

Una vez revisada la información registrada en SEGPLAN, se identificó que la SED formuló la

MPI “Adquirir 3 lotes que permitan ampliar la oferta en educación superior pública en el

Distrito”, sin embargo, solo programó la adquisición de un (1) lote, en la vigencia 2013, y le

apropió $14.279 millones. A 31 de diciembre de 2015, la meta no registró ningún avance físico

ni presupuestal y su estado actual es “suspendida”.

Por su lado, la UDFJC formuló la meta “Construir 28,374 m2 Adelantar la Construcción de la I

etapa, la cual cuenta con instrumento de gestión urbana, diseños, estudios y licencia de

construcción”, cuyo avance físico es del 11%, que corresponde a 3.126 m2 de los 28.374 m2 que

indicaba la meta.

Llama la atención que si bien la meta mencionada anteriormente contempla la construcción de

una primera etapa y sólo se avanzó en un 11% (3.126 m2 de los 28.374 m2 programados), lo que

representa un rezago significativo en esta etapa, la UDFJC planteó una segunda etapa a través de

la meta “Diseño y construcción 625 m2 Adelantar los diseños y Construcción de la II etapa, la

cual con instrumento de gestión urbana”, cuyo avance a 31 de diciembre fue del 100%.

Continuando con esta meta de diseño y construcción de 625 m2 de la II etapa de la nueva sede

universitaria Ciudadela El Porvenir – Bosa, se encontró que en 2013 la Universidad programó

25.000 m2, superando en un 4.000% la meta del plan de acción.

Tabla 16. Avance físico y presupuestal MPI N°9, entre 2012 y 2015.

N° Meta proyecto de inversión

Avance Físico Ejecución presupuestal

2012 2013 2014 2015 2012-

2015

2012 2013 2014 2015 2012-

2015

9

Diseño y construcción 625

m2 Adelantar los diseños y

Construcción de la II etapa,

la cual con instrumento de

gestión urbana.

S.P.* 2,5% FIN* FIN 100,0% 0,0% 76,3% 0,0% 0,0% 76,3%

Fuente: Elaborado con base en la información de SEGPLAN. Componente de gestión inversión por sector MPI.

*S.P.: Sin programar, FIN: Finalizada.

Esta debilidad en la planeación de las metas, dificulta el seguimiento de las mismas y visibiliza

fallas en los controles de la Secretaría Distrital de Planeación, tanto en la formulación como en el

seguimiento de metas a través de SEGPLAN.


28

Modificaciones al presupuesto.

En el mes de octubre de 2013, la Universidad realizó una adición de recursos de inversión directa

por $44.900 millones, equivalente al 93% del presupuesto inicial ($48.282 millones). Del total

del rubro de inversión ($96.916 millones), la modificación es del 101% que corresponde a la más

alta de los últimos años; $40.000 millones de estos recursos fueron adicionados para el proyecto

“Construcción Nueva Sede Universitaria Ciudadela el Porvenir Bosa”, contrato que fue firmado

en el mes de diciembre de 2013.

Figura 11. Presupuesto de gastos de inversión. Apropiación Disponible entre enero y diciembre

de 2013.



En 2014, se evidencia una situación contraria a la presentada en 2013, debido a la reducción de

$23.066 millones al presupuesto de rentas, ingresos, gastos e inversiones de la UDFJC

establecidas por la Resolución 047 de diciembre de este mismo año.

Figura 12.Presupuesto de gastos de inversión. Apropiación disponible entre enero y diciembre

de 2014.




Inversión 48.282 48.282 48.282 48.282 48.282 48.282 50.909 51.950 51.950 96.850 96.916 96.916

% de modificación - 0% 0% 0% 0% 0% 5% 2% 0% 87% 0% 0%


Inversion 48.267 48.267 48.267 48.267 48.267 48.267 48.267 48.267 48.267 48.267 48.267 25.201

-

10.000

20.000

30.000

40.000

50.000

60.000

Va

lor

ap

rop

iació

n

dis

po

nib

le


29

Esta reducción aplicada a dos proyectos de inversión: “La construcción de la ciudadela

universitaria ciudadela el Porvenir-Bosa” y el “Mejoramiento y ampliación de la infraestructura

física de la universidad”, afectó en un 48% la apropiación inicial de la UDFJC, dejando para

ejecutar sólo $25.201 millones.

Según el informe de auditoría de regularidad de 2014, elaborado por la Contraloría de Bogotá

D.C. (2015) a la Universidad, este ente autónomo:

“conocía la suspensión de los efectos del Decreto Distrital 364 de 2013, a partir de

marzo de 2014. No obstante, la reducción del presupuesto de Rentas e Ingresos, solo

se realizó en diciembre 10 de 2014; es decir casi 9 meses después de conocer el auto

de la sección Primera del Consejo de Estado, de fecha 27 de marzo de 2014” (pág.

84).

Figura 13. Reducciones a los rubros del presupuesto de gastos e inversiones en la vigencia fiscal

2014.


Fuente: artículo 2 de la resolución 047 de 2014.

Indicadores que no reflejan el avance de la meta del Plan de Desarrollo.

La meta 110 del PDD “30.000 nuevos cupos en educación pública distrital superior universitaria

y/o tecnológica para estudiantes de estratos 1, 2 y 3”, tiene tres indicadores a través de los cuales

mide su nivel de cumplimiento.

Tabla 17. Indicadores de la Meta Plan de Desarrollo 110.

Entidad Indicador Vigencia Programación

Inicial PD

Programación

Revisada

Ejecución

Vigencia

Avance %

Vigencia

Avance

% PDD

Sec

reta

ría

de

Edu

caci

ón

del

Dis

trit

o

Número de nuevos cupos en

educación superior universitaria

y/o tecnológica para estudiantes de estratos 1, 2 y 3

2012 375 375 - -

2013 3.200 3.200 - -

2014 10.960 - - -

2015 8.785 - - - -

2016 6.680 - - -

Total 30.000 -


30

Entidad Indicador Vigencia Programación

Inicial PD

Programación

Revisada

Ejecución

Vigencia

Avance %

Vigencia

Avance

% PDD

Número de nuevos estudiantes

de estratos 1,2 y 3 matriculados en educación superior mediante

las estrategias que el sector

educativo distrital desarrolle

para este fin.

2012 - 820 812 99,02

2013 - 1.266 1.266 100

2014 - 800 809 101,13

2015 - 1.415 1.072 75,76 13,2

2016 - 25.698 - -

Total - 30.000 3.959

Un

iver

sid

ad

Dis

trit

al F

JC

Porcentaje de mejoramiento de

la planta física y la

infraestructura de los

laboratorios y bibliotecas de la Universidad Distrital.

2012 - 10 6,00 60

2013 - 30 21,90 73

2014 - 50 35,45 70,9

2015 - 70 60,00 85,71 75

2016 - 80 - -

Fuente: Elaborado con base en la información de la Secretaría Distrital de Planeación, 2015, págs. 166-168

Como se puede observar en el cuadro anterior, la SED formuló inicialmente el indicador

denominado “Número de nuevos cupos en educación superior universitaria y/o tecnológica para

estudiantes de estratos 1, 2 y 3”, el cual tenía una relación directa con el avance de la meta, sin

embargo, este indicador no registró avance físico y fue finalizado.

En su lugar, la SED formuló el indicador de número de nuevos estudiantes de estratos 1, 2 y 3

matriculados en educación superior, cuyo avance a 31 de diciembre de 2015 es de 13,2%, es

decir, 3.959 nuevos estudiantes, de los 30.000 planteados en la meta. De acuerdo con la

Secretaría Distrital de Planeación (2015), la SED reporta que en la vigencia 2015 se dio

continuidad a la estrategia del Fondo de Financiamiento a los Mejores Bachilleres y a la

ejecución de las estrategias de Banco de Cupos y Subsidios Condicionados.

Finalmente, se encontró que la UDFJC, como se observa en el cuadro anterior, tiene a su cargo el

mejoramiento de la planta física y la infraestructura de los laboratorios y bibliotecas. No

obstante, este compromiso adquirido en el PDD no evidencia una relación directa con la

ampliación en 30.000 nuevos cupos en educación pública distrital superior universitaria y/o

tecnológica para estudiantes de estratos 1, 2 y 3, pues si bien este indicador, a 31 de diciembre de

2015, presenta un avance del 75%, sólo se ha avanzado un 13,2% en el indicador de nuevos

estudiantes para este mismo periodo. La Universidad registra en SEGPLAN, que las

fluctuaciones del dólar han demorado algunos procesos contractuales, además, el proyecto 2 fase

Aduanilla de Paiba, ha tenido dificultades en la obtención de los permisos para continuar con el

trámite de licencia.


31

c. Debilidad en el control administrativo.

Discrepancia de los acuerdos por los cuales se crea la planta de personal y los

reportes presentados al DASCD.

La UDFJC, al ser un ente autónomo universitario ha expedido una serie de acuerdos de creación

y modificación tanto de la planta de personal como de los estatutos que la rigen, con el fin de

proveer el personal necesario e idóneo para desempeñar sus funciones.

Por lo tanto en 1996 se crea, mediante Acuerdo 002, una planta global de personal administrativo

que fue modificada por los acuerdos 11 de 1998 y 02 de 2006.

Sin embargo, dicha planta de personal debería estar reglada bajo un estatuto general de la

UDFJC, por lo que en 1997 se expide el Acuerdo 003, en donde se establece que:

“Los servidores públicos de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas son empleados públicos; sin embargo las personas que desempeñan labores de aseo,

mantenimiento y jardinería, son trabajadores oficiales. Los servidores públicos de la

Universidad Distrital, se rigen por la constitución política, las leyes, los reglamentos y

demás normas legales pertinentes. Se clasifican en: empleados públicos de carrera

docente, carrera administrativa, periodo fijo, libre nombramiento y remoción. (…) Los

profesores de planta de la Universidad son empleados públicos de carrera docente. Los

profesores de cátedra y ocasionales no son empleados públicos ni trabajadores

oficiales. (...). Son empleados públicos de carrera administrativa los definidos en la ley

y normas aplicables. El rector de la Universidad es empleado público de periodo fijo.

Son empleados públicos de libre nombramiento y remoción los que desempeñen

cargos de dirección, confianza, supervisión y manejo”.

Haciendo un análisis de esta normatividad, se evidencia que para 1996 se crea el nivel asistencial

con 255 cargos, el cual en 1998 se elimina, para dar paso a un nivel administrativo con un total

de 137 cargos bajo este nivel jerárquico. No obstante, en los reportes presentados por la

Universidad, a diciembre de 2015, se registran 173 cargos de nivel asistencial (18% del total de

los cargos reportados) y no se reporta ningún cargo de nivel administrativo de los 137 creados

por el Acuerdo 11 de 1998, como se indica en el siguiente cuadro. Así mismo, el Acuerdo 02 de

2006 agrega 8 cargos nuevos para la facultad de Artes de la Universidad.


32

Tabla 18. Acuerdos de creación y modificación de la planta de personal y número de cargos

creados. Nivel Acuerdo 002 de 1996 Acuerdo 11 de 1998 Acuerdo 02 de 2006

Directivo 4 8 1

Asesor 8 8 -

Ejecutivo 31 16 -

Profesional 38 43 2

Técnico 35 20 5

Administrativo - 137 -

Asistencial 255 - -

Operativo - 9 -

Total 371 241 8

249

Fuente: Documentos entregados por la Universidad Distrital en visita administrativa.

En el siguiente cuadro se presenta la composición de la Planta de la Universidad sobre un total

de 969 cargos ocupados15 a 2015 de los cuales 681 son docentes. En esta composición se ratifica

la ausencia del nivel administrativo.

Tabla 19. Composición de la planta de la Universidad.

Año No cargos

ocupados

Directivo Ejecutivo Asesor Profesional Operativo Técnico Asistencial Docente

N° % N° % N° % N° % N° % N° % N° % N° %

dic-11 970 9 1% 18 2% 6 1% 41 4% 12 1% 21 2% 171 18% 692 71%

dic-12 960 9 1% 18 2% 4 0,4% 42 4% 12 1% 17 2% 164 17% 694 72%

dic-13 969 9 1% 18 2% 6 1% 40 4% 12 1% 17 2% 161 17% 706 73%

dic-14 969 9 1% 18 2% 6 1% 45 5% 13 1% 24 2% 173 18% 681 70%

dic-15 969 9 1% 18 2% 6 1% 45 5% 13 1% 24 2% 173 18% 681 70%

Fuente: Datos presentados mediante el reporte del SIDEAP por el DASCD

Según lo establecido mediante el Acuerdo 11 de 1998 y el 02 de 2006, a la fecha existen 249

cargos del área administrativa de la Universidad; sin embargo desde el 2011 se evidencia que el

número de cargos ocupados, más el número de cargos vacantes suman más cargos que los que se

crearon mediante estos Acuerdos, como se presenta a continuación.

Tabla 20. Número de cargos de planta administrativa.

Año No. de cargos

Creados

No. de cargos

ocupados

No. de cargos

vacantes

Ocupados más

vacantes

2011 249 239 15 254

2012 249 231 23 254

2013 249 229 24 253

2014 249 254 37 291

2015 249 254 41 295

Fuente: Documentos entregados por la UDFJC en visita administrativa y reportes del SIDEAP.

15 Cifra estimada con base en los reportes del SIDEAP.


33

Los análisis anteriores evidencian la discrepancia entre los acuerdos, los reportes al DASCD y la

información de la UDFJC.

Retraso en el proceso de modernización de la planta administrativa, como aporte

al proyecto de “Dignificación del empleo público”.

En armonía con las directrices nacionales, el gobierno distrital estableció mediante el Plan de

Desarrollo Distrital 2012-2016 “Bogotá Humana”, el programa de “Fortalecimiento de la función

administrativa y desarrollo institucional” (Acuerdo 489, 2012, art. 43). Este programa, incluye

un proyecto prioritario denominado “Dignificación del empleo público” Acuerdo 489, 2012, art.

43, punto 2), entre los seis proyectos prioritarios allí establecidos.

Dicho proyecto tiene asociada la meta “Formalizar el empleo público requerido para el

cumplimiento de la gestión en el 100% de las entidades distritales, adecuando la estructura

organizacional a los nuevos retos institucionales y a las metas de desarrollo del distrito”, para lo

cual el DASCD debe revisar, dar aprobación y ajustar las escalas salariales de los estudios

técnicos presentados por las entidades del Distrito que busquen la reestructuración de su planta

de personal, dando cumplimiento a la gestión de la administración distrital.

La UDFJC, a pesar de su carácter de ente autónomo universitario, debe vincularse a este proceso

de formalización del empleo público, según lo ha determinado el Acuerdo 199 de 2005, en donde

“todas las Entidades y Organismos Distritales, el establecimiento o modificación de las plantas

de empleos permanentes o temporales, estructuras organizacionales, vinculación de

supernumerarios, deberán contar con el concepto técnico favorable del Departamento

Administrativo del Servicio Civil Distrital. Se exceptúan de la aplicación de este artículo las

plantas de empleados docentes de la Secretaria de Educación Distrital y la Universidad Distrital”

(art. 6).

Por lo tanto, la revisión de los avances que ha llevado a cabo la UDFJC, se relacionan solo con la

planta administrativa, en el marco de este proceso adelantado por el DASCD. Así, el informe de

dignificación Empleo Público del Distrito Capital con corte a junio, muestra que la UDFJC es

una de las 7 entidades que se encuentran pendientes por radicar estudios de ampliación de planta

(Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, 2014).

Este retraso en la formalización del empleo público, evidencia el desinterés de la Universidad en

unirse a los esfuerzos distritales, a través del cumplimiento de proyectos tales como el de

“dignificación del empleo público”, afectando el cumplimiento de metas del PDD.

Alto número de contratistas en el área administrativa y docente.

La Ley 80 de 1993, crea los contratos de prestación de servicios, que “son los que celebran las

entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o


34

funcionamiento de la entidad”. Pero el mismo inciso aclara que “estos contratos sólo podrán

celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal

de planta o requieran conocimientos especializados. En ningún caso estos contratos generan

relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente

indispensable” (art. 32, inciso 3). Es decir, que este tipo de contratos deben ser una forma

excepcional y temporal por medio de la cual los particulares pueden ejercer una función pública

que no es continua.

Si bien este es el ordenamiento jurídico en la materia, en los últimos años las entidades públicas

se han caracterizado por utilizar estos contratos de prestación de servicios como un tipo de

vinculación permanente y no excepcional16

, como se evidencia en el aumento considerable de

contratos celebrados por esta modalidad y, en consecuencia, del aumento del recurso humano de

las entidades.

Esta situación es atribuible, principalmente a dos factores. El primero, es la carencia estructural

de personal para cumplir las funciones tanto administrativas como misionales y otras

obligaciones generadas por la ejecución de inversiones derivadas de los planes de desarrollo; y

segundo, es la restricción estructural impuesta por la expedición de normas nacionales, como la

Ley 617 de 2000 (de ajuste fiscal), que fija los límites a los gastos de funcionamiento, no

siempre acordes a la realidad administrativa, económica y social que deben gobernar las

autoridades territoriales.

Por lo anterior, se procedió a determinar la composición del recurso humano17

de la UDFJC, y

teniendo en cuenta la naturaleza general de las funciones por nivel jerárquico, se realizó la

sumatoria de los cargos que requieren de personal profesional (directivo, ejecutivo, asesor y

profesional) y se dividió entre el mayor número de CPS vinculados durante el año, ya que sobre

estos cargos recae el control al cumplimiento de las obligaciones contractuales establecidas.

Este análisis evidencia que en promedio para el periodo 2011- 2013 el 60%, del recurso humano

con el que cuenta la entidad, son personas vinculadas mediante CPS. A continuación, se presenta

la composición del recurso humano en el área administrativa y en el área docente:

Contratistas en el área administrativa:

El indicador de composición del recurso humano, como se presenta en el gráfico siguiente,

evidencia que para el 2015 el 77,2% del recurso humano con el que cuenta el área administrativa

de la UDFJC, son personas vinculadas mediante Contratos de Prestación de Servicios.

16 Aspecto que ha denunciado en reiteradas ocasiones la Procuraduría General de la Nación refiriéndose a la existencia de

trabajadores con contratos de prestación de servicios, que cumplen funciones públicas, con jornada de tiempo completo y en

subordinación, constituyéndose falta gravísima para el servidor público que celebre contrato bajo estas condiciones. 17 Recurso humano=cargos de planta reportados + contratistas.


35

Figura 14. Composición del recurso humano en el área administrativa.

Diciembre de 2011 y 2015.

Año Cargos de planta

reportados

Cargos

profesionales Contratistas Total recurso humano

N° contratistas por cargo

reportado

dic-11 309 74 695,0 1004 9,4

dic-12 309 73 287,0 596 3,9

dic-13 309 73 368,0 677 5,0

dic-14 283 78 503,0 786 6,4

dic-15 283 78 974,0 1257 12,5

Fuente: elaboración propia a partir de la información reportada por el DASCD a través del SIDEAP y la UDFJC.

Periodo diciembre 2011-2015.

Según esta relación, por un cargo profesional de planta administrativa en la UDFJC hay 9,4

contratistas para el 2011, 3,9 contratistas para el 2012, 5 contratistas para el 2013, 6,4

contratistas para el 2014 y 12,5 contratistas para el 2015. Esto refleja una clara carencia de

personal de planta para llevar a cabo las funciones y responsabilidades adquiridas por la

Universidad. Si bien se percibe una reducción de los contratistas entre 2011 y 2014, para el 2015

se aumenta un 33% en el número de contratistas con respecto al 2011.

Contratistas en el área docente:

Con respecto al personal docente, para el 2015 se observa que de 2.064 docentes, vinculados a la

Universidad, 67718

pertenecen a la planta permanente (33%) y 1.38719

(67%) tienen una

vinculación especial, es decir: tiempo completo ocasional, medio tiempo ocasional, hora cátedra,

honorarios y honorario US.

18 Según información proporcionada por la Universidad Distrital mediante oficio N° 20162200048992 19 Según reporte de la Oficina de Talento Humano de la Universidad, entregado a la Delegada de Contratación de la Veeduría Distrital.

30,8

%

51,8

%

45,6

%

36,0

%

22

,5%

69

,2%

48,2

%

54,4

%

64

,0%

77

,5%

9,4

3,9 5,0 6,4

12,5

dic-11 dic-12 dic-13 dic-14 dic-15


Cargos de planta reportados Contratistas N° contratistas por cargo reportado


36

Figura 15. Composición del recurso humano en el área docente, entre 2014 y 2015.

Año Planta Docente Docentes vinculación

especial Total docentes

Contratistas por

docente de planta

dic-14 703 1507 2210 2,14

dic-15 677 1387 2064 2,05

Fuente: Elaboración con base en la información reportada por el DASCD a través del SIDEAP y la UDFJC.

El alto número de contratistas tanto en el área administrativa como docente, incide en el

fortalecimiento institucional, debido principalmente a la dificultad de institucionalizar el

conocimiento adquirido por los contratistas. Además, se genera una carga operativa para los

funcionarios de planta, especialmente en lo que tiene que ver con los procesos de elaboración,

ejecución y supervisión de los contratos.

Ausencia de gestión por procesos y de un sistema integrado de información.

De acuerdo con el informe cuatrimestral del Estado de Control Interno del periodo comprendido

entre el 15 de Julio y el 15 de Noviembre de 2015 expedidos y firmados por el Dr. Jorge Enrique

Vergara Vergara, Jefe de Control Interno de la Universidad, las principales dificultades respecto

del Sistema de Control Interno son:

Módulo de planeación y gestión

1. Componente administración del riesgo

No se ha hecho seguimiento a la aplicación y cumplimiento de los controles establecidos para

evitar la materialización de los riesgos identificados como riesgos de corrupción, toda vez que

éstos serán objeto de revisión en cuanto se realice la validación de la nueva Metodología de

Administración del Riesgo para la Universidad.

32% 33%

68% 67%

2,14 2,05

dic-14 dic-15


Planta Docente Docentes vinculación especial Contratistas por docente de planta


37

No se han identificado los riesgos que impactan los planes de Gestión y los Proyectos de

Inversión que pueden llegar a afectar el compromiso del Plan de Desarrollo 2012 – 2016.

2. Componente de talento humano

El código de ética no fue concertado.

No se realiza socialización de los principios y valores institucionales.

No se realizó inducción en el periodo reportado.

No se realiza evaluación de desempeño a los empleados públicos de carrera administrativa.

3. Componente de direccionamiento estratégico

La Estructura organización de la Universidad se encuentra desactualizada a las necesidades

actuales de la institución.

A la fecha no se ha dado la reforma administrativa de la Universidad.

Dificultades en la comunicación y coordinación entre las áreas financieras y de planeación para

la alineación y sincronización requeridas entre los procesos de planeación y presupuesto.

No se ha culminado el proceso de actualización del Manual de funciones y procedimientos.

Persisten las dificultades de contar con la cantidad y calidad de recurso humano de planta,

desarrollándose un importante número de actividades con personal contratado mediante Orden

de Prestación de Servicios (O.P.S.) y un elevado número de docentes de vinculación especial

(Hora Cátedra, Tiempo Completo Ocasional y Medio Tiempo Ocasional).

No se cuenta con sistema integrado de información eficiente para el proceso Gestión de Recursos

Financieros, y Gestión y Desarrollo del Talento Humano.

No se ha implementado en su totalidad el Sistema Integrado de Gestión SIGUD.

Módulo control, evaluación y seguimiento

1. Componente autoevaluación institucional: No se cuenta con un procedimiento y

herramientas claras y socializadas en los procesos administrativos para la realización de

la Autoevaluación.

2. Componente planes de mejoramiento: No se cuenta con un procedimiento aprobado de

mejoramiento continuo

Eje transversal información y comunicación

1. Información y comunicación interna y externa.

La Universidad carece de un sistema de Gestión Documental.

A Noviembre de 2015 no se asignaron recursos para la implementación del sistema de Gestión

Documental.


38

La Universidad, a pesar de tener una Política de comunicaciones, no evidencia en la gestión

institucional su implementación.

No hay una dependencia líder en comunicaciones en la estructura administrativa.

2. Sistema de información y comunicación: La entidad carece de un eficiente manejo de

los recursos físicos.

Estado general del Sistema de Control Interno

El SCI de la Universidad se encuentra en un nivel de avance bajo, de acuerdo a la evaluación

realizada al SIG en el mes de junio de 2015, por lo que es necesario fortalecer el compromiso de

la alta dirección como de los funcionarios y contratistas de la Universidad en su implementación

y sostenibilidad.

Control interno contable deficiente:

Políticas definidas pero no ejecutadas.

Falta de un sistema de información integrado.

Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables por lo general se encuentran

soportadas con el documento idóneo, pero algunos no la cumplen (inventarios, cuotas partes por

cobrar y pagar, pasivo pensional etc.)

No todos los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales son incluidos, afectando los

Estados financieros por ej.: Inventarios, activos fijos, cuotas partes, hurtos.

No se realizó la toma física de los inventarios en su totalidad, creando incertidumbre y no se

realizó confrontación de registros contables contra almacén por no poder actualizarlos.

La Universidad no cuenta con sistemas integrados de información, toda vez que los software de

las dependencias que alimentan la información contable se encuentran en desarrollo lo que no

garantiza la comprensibilidad, confiabilidad, veracidad y razonabilidad de los estados contables

de la institución educativa, como herramienta gerencial para la toma de decisiones, orientadas al

cumplimiento de la misión, visión y objetivos estratégicos.

Para algunos registros contables los soportes adolecen de idoneidad, ya sea porque los envían en

forma parcial o carecen de rigurosidad.

No se utiliza sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera

Desactualización de los manuales de funciones, procesos y procedimientos.

La herramienta “SI CAPITAL” no cumple con los requerimientos.

Desactualización del mapa de riesgos de la dependencia.

Falta del Estatuto Financiero y Presupuestal que requiere la entidad.

Según la auditoría gubernamental regular - PAD 2015 realizada por la Contraloría Distrital sobre

los resultados de la vigencia 2014 se observó:

1. Concepto sobre fenecimiento: la evaluación a la gestión fiscal de la vigencia 2014 realizada


39

por la UDFJC; mediante la aplicación de los sistemas de control de gestión, financiero y de

resultados, con el propósito de determinar si los recursos económicos, físicos y humanos,

tecnológicos, puestos a disposición del gestor fiscal, fueron utilizados de manera eficiente,

eficaz, económica, en que se haya incurrido en el cumplimiento de los objetivos, planes y

programas del auditado; permite concluir el no fenecimiento de la cuenta, por la vigencia fiscal

correspondiente al año 2014, al obtener una calificación final total del 51%.

2. Opinión sobre los estados contables: opinión de la Contraloría Distrital según la auditoría

gubernamental regular PAD 2015 realizada sobre los resultados de la vigencia 2014, los estados

contables de la UDFJC, fielmente tomados de los libros oficiales, al 31 de diciembre de 2014, así

como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Económica y Social y los Cambios en el

Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de

contabilidad generalmente aceptados en Colombia (y/o Normas Internacionales de Auditoría –

NIA); y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación son negativos.

3. Concepto sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno: el Control Fiscal Interno

implementado en la UDFJC, en cumplimiento de los objetivos del sistema de control interno y de

los principios de la gestión fiscal: Eficacia, obtuvo un porcentaje del 59% y del 50% de

eficiencia, porcentaje que permite evidenciar que el conjunto de mecanismos, controles e

instrumentos establecidos por el sujeto de vigilancia y control fiscal, para salvaguardar los

bienes, fondos y recursos públicos puestos a su disposición, no garantizan su protección y

adecuado uso; así mismo no permiten el logro de los objetivos institucionales.

Dispersión de la gestión contractual.

En la Universidad existen 13 instancias ordenadoras del gasto y tres centros de gestión que

desarrollan el proceso contractual, de acuerdo con la Resolución 143 de 2009. En la reforma que

se realizó en el año 2015, mediante la resolución 03 expedida por el Consejo Superior

Universitario, se centralizó la adjudicación de los contratos superiores a los 200 SMLMV en la

Rectoría de la Universidad.

Esta resolución, permitió que las Vicerrectorías, Decanaturas, Centros y Directores de Fondos

Especiales, así como los Directores de Institutos lleven a cabo contratación, sin superar los 200

SMLMV, situación que afecta el análisis de la información estadística contractual.

De igual manera, esta descentralización de la contratación ha generado una desarticulación entre

las áreas, las cuales no mantienen uniformidad en los criterios de contratación, perjudicando

entre otros el reporte de la Universidad al SECOP.


40

Desarticulación entre el área de talento humano y el área de jurídica.

El Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital DASCD, tiene a cargo el Sistema de

Información Distrital del Empleo y la Administración Pública SIDEAP, el cual reúne toda la

información relacionada con la planta de personal de cada una de las entidades del Distrito. Al

no encontrar durante varios períodos la información relacionada con la UDFJC entre 2011 y

2014 en los reportes presentados por el DASCD, se solicitó formalmente a la Universidad y se

programó una visita para la recolección directa de esta información.

En respuesta, el Rector de la Universidad solicitó al Vicerrector Administrativo atender esta

visita en donde se evidenció que la oficina de talento humano solo tiene conocimiento de la

información relacionada con la planta de personal de la entidad, dejando excluido todo lo

relacionado con personas vinculadas mediante contratos de prestación de servicios. La

Universidad manifiesta, mediante correo, que “la información correspondiente a los contratistas

es competencia de la Oficina Asesora Jurídica, razón por la cual es dicha dependencia quien la

debe allegar y no la División de Recursos Humanos”.

Una vez recibida la información de la Oficina Asesora Jurídica, se encontró que el reporte

presentado solo corresponde a los contratos de prestación de servicios del área administrativa,

por lo que se solicitó telefónicamente los datos correspondientes del personal docente vinculado

mediante esta modalidad; para lo cual la Oficina de Talento Humano manifiesta que sí es de su

competencia y envía la información.

Este manejo de la información correspondiente al recurso humano, con el que cuenta la

Universidad, evidencia una desarticulación entre el área de Talento Humano y el área Jurídica.

Adicionalmente, se genera un reporte inconsistente sobre el número de contratistas con que

cuenta la Universidad, ya que solo se reporta al SIDEAP el número de contratistas que cumplen

funciones en el área administrativa, dejando de lado los contratistas que cumplen funciones de

docencia (hora-cátedra u ocasionales, por ejemplo).

4. Resultado de la Evaluación de la Gestión Contractual Periodo de análisis: mayo 2015- abril 2016.

A continuación se realizará un diagnóstico general de los aspectos comunes que se presentan de

manera reiterada en la gestión contractual de la UDFJC.

4.1. Plan anual de adquisiciones

La Ley 1712 de 2014 precisa que:


41

“todo sujeto obligado deberá publicar la siguiente información mínima obligatoria de

manera proactiva en los sistemas de información del Estado o herramientas que lo

sustituyan. (…) e) Su respectivo plan de compras anual, (…) de conformidad con el

artículo 74 de la Ley 1474 de 2011(…)” (art. 9).

En este contexto el parágrafo del artículo 10 de la norma anteriormente citada, indica: “(…) los

sujetos obligados deberán actualizar la información a la que se refiere el artículo 9°, mínimo cada

mes”.

Por su parte, los artículos 2.2.1.1.1.4.1 y siguientes del Decreto 1082 de 2015, establecen que el

Plan Anual de Adquisiciones es una lista de bienes, obras y servicios que pretende adquirir la

entidad durante un año y se debe publicar a más tardar el 31 de enero de cada año en la página

web de la entidad y en el SECOP, y debe actualizarse por lo menos una vez al año y cada vez

que se considere necesario.

A su turno, el artículo 13 del Acuerdo 03 de marzo 11 de 2015 del Consejo Superior

Universitario de la UDFJC, por el que se expidió su Estatuto de Contratación dispuso:

(…) La Universidad debe elaborar un Plan Anual de Adquisiciones, el cual contendrá

la lista de bienes, obras y servicios que se pretenden adquirir durante la vigencia fiscal.

(…) Parágrafo 1: “(…) La Universidad podrá adquirir bienes y servicios para

actividades específicas de Docencia, Bienestar, Investigación, Ciencia y Tecnología y

Proyección Social, en forma independiente al Plan Anual de Adquisiciones, previa

autorización motivada del Comité Asesor de Contratación, y solo en caso de que se

comprometa la operación o la prestación de los servicios del área interesada. (…).20

(…) Parágrafo 2º El Plan Anual de Adquisiciones deberá ser publicado en la Página

WEB de la Universidad y en el SECOP o en el sistema electrónico que lo remplace, a

más tardar el último día hábil del mes de enero de la vigencia fiscal correspondiente,

según la reglamentación que sobre el presente Estatuto expida el Rector de la

Universidad.

No obstante lo anterior, en la consulta al SECOP se observó que la Universidad publicó su Plan

Anual de Adquisiciones en julio 29 de 2016, es decir, extemporáneamente.

En razón de lo anterior, es necesario precisar que ni el estatuto de contratación ni su

reglamentación contenida en la Resolución 262 de junio 2 de 2015, expedida por el Rector de la

Universidad señalan los casos específicos en que se deban adquirir bienes y servicios en forma

independiente del Plan, a los que se refiere el parágrafo 1, ibídem.

20 Negrilla fuera de texto.


42

Asimismo, se observó que aun cuando en el mencionado estatuto, el Comité Asesor de

Contratación, se conformó como una instancia encargada de colaborar en la fijación de políticas,

conocer y emitir recomendaciones y orientar los lineamientos de actividad precontractual y

contractual de la Universidad, en el caso en concreto le asignó la función de viabilizar o no la

adquisición de bienes y servicios en forma independiente del Plan, lo cual no parece conveniente

en la medida en que el Comité deja de actuar como instancia asesora para convertirse en un

cuerpo colegiado con carácter decisorio.

4.2. Gestión documental contractual

De la revisión de los expedientes contractuales objeto de la muestra, se evidenció lo siguiente:

La información que da cuenta de la etapa precontractual en las modalidades de convocatoria pública e invitación privada, no reposa en los expedientes contractuales, sino

en otra dependencia, esto dificulta la revisión y consulta de la información completa, ya

que en la mayoría de ellos la información parte desde el momento de la celebración del

contrato y no de la etapa precontractual.

En desarrollo de la visita se pudo constatar que algunos expedientes contractuales no tenían completos los documentos que le son propios y, en otros casos, no existía información de

consulta en el archivo de la Universidad.

Los expedientes contractuales se encuentran desordenados e incompletos, su última

actualización data de abril de 2016, los documentos no guardan orden cronológico,

dificultándose la verificación de su cumplimiento y ejecución.

En la muestra examinada se observó que los informes de interventoría y supervisión no estaban incluidos en las carpetas de los contratos.

Se encontraron algunos documentos sin firma del responsable.

Sobre el particular, el Estatuto de Contratación de la Universidad, en el literal k) del artículo 3

que consagra los principios de su contratación señaló:

(…) Publicidad. La Universidad garantizará permanente y completo acceso a la

información referida a su gestión contractual. Los expedientes que contengan la

información correspondiente a los procesos contractuales de la Universidad, durante el

tiempo que ésta permanezca legalmente vigente, estarán disponibles para consulta del

público.

A su vez, el artículo 12 de la Ley 594 de 2000 prevé que: “(…) la administración pública será

responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos, en cuanto a las

obligaciones de los funcionarios responsables de los archivos”

El artículo 16 de la norma antes mencionada, señala como obligaciones de los funcionarios a

cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas la de: "(...) velar por la integridad,


43

autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán

responsables de su organización y conservación".

Adicionalmente, es importante recordar que el artículo 36 de la Ley 1437 de 2011, dispone:

(…) Formación y examen de expedientes. Los documentos y diligencias relacionados

con una misma actuación se organizarán en un solo expediente, al cual se acumularán,

con el fin de evitar decisiones contradictorias, de oficio o a petición de interesado,

cualesquiera otros que se tramiten ante la misma autoridad.

El artículo 5 de la Ley 1712 de 2014, corregido por el artículo 1 del Decreto 1494 de 2015,

señala que: “(…) las disposiciones de esta ley serán aplicables a las siguientes personas en

calidad de sujetos obligados: (…) b) Los órganos, organismos y entidades estatales

independientes o autónomos y de control”21

.

De tal modo resulta evidente que la UDFJC, está cobijada y es sujeto obligado de las normas

mencionadas.

En este contexto, el artículo 2 de la Ley 1712 de 2014 dispone: "(…) Principio de máxima

publicidad para titular universal. Toda información en posesión, bajo control o custodia de un

sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional

o legal, de conformidad con la presente ley".

Asimismo, el principio de calidad de la información previsto en el artículo 3 ibídem señala que:

(...) Toda la información de interés Público que sea producida, gestionada y difundida

por el sujeto obligado, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable,

procesable y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes e interesados

en ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental de la respectiva

entidad.

De lo anterior se concluye que la totalidad de documentos producidos en las fases precontractual,

contractual y post contractual, deben estar integrados en un único expediente, organizados en

orden cronológico y suscritos por los competentes para el efecto, no sólo para garantizar los fines

señalados en el citado artículo 36 de la Ley 1437, sino para facilitar la vigilancia de los

organismos de control y seguimiento de la ciudadanía, en los términos de la Ley 1712 de 2014.

4.3. Supervisiones e interventorías

El Estatuto de Contratación de la Universidad dispone con relación a este tema lo siguiente:



44

Artículo 23: Control de la contratación: Con el fin de proteger la moralidad

administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la

transparencia de la actividad contractual, los Ordenadores del Gasto están obligados a

vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un

supervisor o un interventor, según corresponda.

El control general de la contratación es responsabilidad del Rector de la Universidad,

por lo que deberá ejercer el control y la vigilancia respectiva en dicha actividad.

Sin perjuicio de lo anterior, será responsable específico de la contratación, cada

Ordenador de Gasto respectivo, estos podrán delegar en funcionarios o contratar

personas naturales o jurídicas para el ejercicio de actividades de interventoría,

supervisión, auditoria, inspección, control y vigilancia de los contratos, conforme a los

reglamentos y procedimientos cuantías y límites establecidos, sin que esta delegación

implique cesación de su responsabilidad.

Parágrafo. Corresponderá al rector proferir el manual de supervisión e interventoría de

la Universidad en la reglamentación que sobre el presente Estatuto expida (art. 23).

Artículo 27: Designación del supervisor. Corresponde al ordenador del gasto, designar

al servidor público o al contratista que actuará como supervisor, quien tendrá

experiencia y conocimientos relacionados con el objeto pactado en el contrato o

convenio respectivo.

Es necesario precisar que el artículo 96 de la Resolución de Rectoría 262 de 2015, señaló que en

tanto se expida la reglamentación sobre el ejercicio de la supervisión e interventoría continuará

vigente la Resolución 482 de 2006, por medio de la cual se adoptó el Manual de Interventoría y

Supervisión de la Universidad. Este manual era el aplicable al momento de las visitas

administrativas y de él se destacan los siguientes apartes:

“Artículo sexto. (…) En todos los casos, los Supervisores deben cumplir funciones

relacionadas con aspectos jurídicos, técnicos, administrativos y económicos, así:

(…) Aspectos administrativos.

(…)12. Evaluar al interventor en el formato diseñado por la Oficina Asesora de

Planeación y Control, calificando con objetividad la gestión desarrollada.

13. Confirmar que la documentación original de los contratos sea remitida al

respectivo archivo ya sea de Rectoría, Vicerrectoría, Decanaturas, Institutos, Oficina

Asesora Jurídica, División de Recursos Humanos y demás dependencias ordenadoras

del gasto.

(…) 15. Verificar el cumplimiento de todos los requisitos cuando se tramiten

adiciones y/o prórrogas, suspensiones y reiniciación de contratos solicitadas por el


45

interventor, teniendo en cuenta que el trámite se inicie por lo menos con un mes de

anticipación a los vencimientos.

(…) Artículo séptimo. El interventor o supervisor debe desarrollar la gestión

orientada a la composición de la serie documental del contrato, organizada por

procedimientos, los cuales para el efecto de presente manual son: seguimiento a la

ejecución y liquidación de los contratos. (…).

(…) Artículo décimo. Informes de interventoría o supervisión. En el transcurso de la

ejecución del contrato, se deben presentar, en los Formatos Diseñados por la Oficina

Asesora de Planeación y Control, informes que registren el estado de avance y demás

aspectos relevantes del contrato. Entre los informes se deben presentar:

Informe semanal. Tiene como propósito el control de los objetivos a corto y

mediano plazo (…)

(…) Se debe diligenciar el informe a partir de la primera semana de iniciación,

presentándolo el primer día hábil de la siguiente semana.

(…) Informe mensual. Presenta la información general del contrato, el control de la

programación, las actividades ejecutadas en el periodo y otros aspectos que el

Interventor o Supervisor consideren pertinentes.

El informe básico está conformado por tres componentes:

(…) Componente administrativo se debe anexar los siguientes documentos:

• Estado general del contrato. (…).

(…) Artículo décimo tercero. El interventor o supervisor asumirá plena

responsabilidad por la veracidad de la información contenida generada durante

la ejecución del contrato garantizando el cumplimiento de todas y cada una de las

obligaciones contractuales de las dos partes; (…).22

Durante la revisión de la muestra objeto de verificación, se observó en algunos contratos lo

siguiente:

No se encontró en los casos en que corresponde, el formato de evaluación del supervisor al

interventor, es decir, no existe claridad sobre si se evaluó o no la gestión del interventor.

Las carpetas contractuales estaban incompletas, su última actualización se realizó, en la mayoría de los casos, en abril de 2016, lo cual significa que los supervisores no

confirmaron que la documentación original de los contratos fuera remitida al respectivo

archivo.

En algunos casos en que fue necesaria la adición, prórroga o suspensión de los contratos los supervisores no lo hicieron con el mes de anticipación a los vencimientos, establecido

en el Manual de Interventoría y Supervisión de la Universidad.

En las carpetas contractuales no se encontraron informes semanales ni mensuales que

registraran el estado de avance y demás aspectos relevantes del contrato.



46

Se observaron debilidades en la forma como los supervisores llevaron a cabo el seguimiento,

control y custodia de los documentos que hacen parte de su labor, toda vez que, de la revisión de

las carpetas contractuales, no fue posible determinar el estado actualizado de ejecución de los

mismos, o el contenido de las decisiones adoptadas en determinadas situaciones, con el fin de

adoptar acciones preventivas o correctivas que aseguren su cumplimiento.

El Manual de Interventoría y Supervisión de la Universidad, señala las actuaciones que se

deben adelantar en los casos en que opere el cambio de interventor, pero no menciona los

trámites que se deben realizar en los casos en que sea necesario cambiar al supervisor, para

efectos del empalme cuando haya lugar a ello.

En esta materia, se recuerda que el Estatuto de Contratación de la Universidad, en el cual se

consagra el principio de responsabilidad, señala: “(…) Los intervinientes en los procesos de

contratación están obligados a concretar el cumplimiento de los fines de la contratación. En tal

consideración, actuarán con la debida diligencia. (…)” (Acuerdo 03, 2015, art. 3, literal g).

4.4. Verificación documental

En los contratos objeto de la muestra se apreciaron inconsistencias como las siguientes:

a. Certificados de Disponibilidad y Registros Presupuestales.

El Decreto Distrital 714 de 1996 dispone:

(…) Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales

deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia

de apropiación suficiente para atender estos gastos.

Igualmente estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los

recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se

deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar.

Esta operación es un requisito de perfeccionamiento a estos actos administrativos.

(…) Cualquier compromiso que se adquiera con violación de estos preceptos creará

responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma estas obligaciones (art.

52).

A su vez la Ley 4 de 1913 señala que: “(…) Todo empleado público debe firmar poniendo con

todas sus letras el nombre y apellido. Solo es permitido poner con las iniciales los segundos

nombres y apellidos que se usen para distinguirse de otros individuos” (art. 321).

La Resolución de Rectoría 1101 de 2002 por medio de la cual se estableció el Manual

Descriptivo de Funciones Generales y Específicas y los Requisitos Mínimos para los cargos de la

Planta de Personal Administrativo de la Universidad, señala que corresponde al Jefe de la


47

Sección de Presupuesto, entre otras las siguientes funciones: “(…) 2. Autorizar las

certificaciones de disponibilidad y reserva presupuestal. (…) 12. Supervisar y vigilar el

cumplimiento de los respectivos procedimientos de la dependencia a su cargo, e informar sobre

su incumplimiento”.

Por su parte, el artículo 10 de la Resolución de Rectoría 262 de 2015, indica que la División de

Recursos Financieros a través de la Sección de Presupuesto o quien haga sus veces, emitirá el

Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

De la muestra objeto de revisión, se encontró que en algunos casos los certificados de

disponibilidad y registros presupuestales aparecen firmados por distintas personas que

antecedieron su rúbrica con las expresiones “p/p” (por poder) y “p/” (por).

Por lo anterior, se solicitó aclaración a la Jefe de la Sección de Presupuesto, quien mediante

correo electrónico de agosto 2 de 2016, señaló a este órgano de control que:

(…) Conforme al numeral 2 de las funciones específicas del cargo de Jefe Sección de

Presupuesto previstas en la Resolución de Rectoría 1101 del 29 de julio de 2002, es

competencia de esta Sección autorizar las certificaciones de disponibilidad y reserva

presupuestal. Anexo copia de la mencionada resolución en donde se puede constatar

que no hay existen (sic) otros cargos que tengan la competencia para autorizar las

certificaciones de disponibilidad y reserva presupuestal.

De otra parte anexo me permito adjuntar las resoluciones mediante las cuales se me

otorgó el disfrute de vacaciones el año anterior y se realizó un encargo de funciones.

Finalmente, me permito informar que los Certificados de Disponibilidad Presupuestal

y Registros Presupuestales, expedidos en la sección de presupuesto de la Universidad

Distrital desde el 18 hasta el 22 de Junio de 2015, fueron firmados por el Vicerrector

Administrativo y Financiero, Vladimir Salazar Arévalo, en calidad de Jefe inmediato

Rosa Nayuber Pardo Pardo, Jefe de Presupuesto, y Eusebio Antonio Rangel

Roa, Jefe de la División de Recursos Financieros, quien se encontraba con

incapacidad médica desde el 18 hasta el 22 de Junio de 2015.

Mediante Resolución de Rectoría 283 de junio 18 de 2015, se encargó de las funciones de Jefe de

Presupuesto al Jefe de la Sección de Contabilidad de junio 12 a julio 6 de 2015, fecha en la cual

se concedieron vacaciones a la titular del cargo.

Mediante comunicación DRH-1688 de agosto 2 de 2016, el Jefe de la Sección de Novedades de

la Universidad, informó a la Veeduría Distrital que:

La anterior Jefa de Presupuesto desempeñó funciones de junio 28 de 2013 a marzo 17 de

2015.


48

De enero 5 a 13 de 2015 nadie reemplazó las vacaciones de la titular de esa fecha.

Desde marzo 17 de 2015 hasta la fecha se ejercen funciones como Jefe de la Sección de Presupuesto por otra profesional.

A pesar de lo anterior, se observaron certificados de disponibilidad y registros presupuestales

firmados con las expresiones “p/p” y “p/”, en fechas diferentes a las mencionadas anteriormente,

entre otros, los siguientes:

Contrato de Suministro No. 688 de 2015 con Registro Presupuestal No. 2483 de marzo 12 de 2015.

Contrato de Prestación de Servicios No. 000740 de 2015 con Registros Presupuestales

Nos. 2727 y 2728 de marzo 27 de 2015.

Contrato de Comisión No. 000727 de 2015 con Registros Presupuestales No. 2726 y 2775 de marzo 27 y abril 8 de 2015, respectivamente.

Orden de Compra No. 1963 de 2015 con Registro Presupuestal No. 2729 de marzo 27 de 2015.

Orden de Servicio No. 100 de 2015 con Certificado de Disponibilidad Presupuestal No.

1417 de marzo 27 de 2015 y Registro Presupuestal No. 2888 de abril 16 de 2015.

Contrato de Prestación de Servicios No. 769 de 2015 con Registro Presupuestal No. 2940 de abril 20 de 2015.

Orden de Servicio No. 118 de 2015 con Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 1409 de marzo 26 de 2015 y Registro Presupuestal No. 2963 de abril 22 de 2015.

Contrato de Prestación de Servicios No. 785 de 2015 con Registro Presupuestal No. 3063 de abril 29 de 2015.

Orden de Servicio No. 231 de 2015 con Registro Presupuestal No. 3501 de junio 4 de

2015.

Contrato de Compraventa No. 1086 de 2015 con Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 2325 de junio 22 de 2015.

Se encontraron sin firma del responsable del Jefe de la Sección de Presupuesto:

Contrato de Compraventa No. 1036 de 2015 con Registro Presupuestal No. 8876 de diciembre 10 de 2015.

Contrato de Compraventa No. 1043 de 2015 con Registro Presupuestal No. 8951 de

diciembre 11 de 2015.

De lo anteriormente expuesto se observó lo siguiente:

Se expidieron certificados de disponibilidad y registros presupuestales en los que no existe coincidencia entre el nombre que aparece en la antefirma y quien realmente firma.


49

No existe un acto administrativo que justifique las firmas de dichos documentos por una

persona diferente a quien desempeñaba el cargo como titular o en encargo.

Existen registros presupuestales sin firma.

b. Formato Único de Hoja de Vida.

En los contratos objeto de la muestra se encontró que los Formatos Únicos de Hoja de Vida

(FUHV), que debían ser tramitados por los contratistas como requisito para la suscripción del

contrato, no fueron firmados por el jefe de contratos o quien haga sus veces.

Sobre el particular es preciso tener en cuenta que el artículo 1 de la Ley 190 de 1995, estableció

como obligación, entre otras, a cargo de los contratistas de prestación de servicios, diligenciar el

FUHV, como condición para la suscripción del contrato.

Tal presupuesto, es una actividad compleja, que demanda la cabal constatación por parte de la

administración de la veracidad de la información consignada, en dicho documento, no solamente

para establecer si el aspirante se encuentra inmerso en inhabilidades, impedimentos o conflictos

de interés que desaconsejen o sean óbice para su vinculación de carácter reglamentario o

contractual; sino, para algo tan trascendental como es determinar si efectivamente el aspirante

cuenta con las calidades, experiencia profesional o laboral necesaria que el manual de funciones

o los estudios previos exige para su nombramiento o contratación.

En esta materia, la Honorable Corte Constitucional, en sentencia C-326 de julio 10 de 1997, M.P.

Dr. Fabio Morón Díaz, al declarar la exequibilidad del artículo 1 de la Ley 190 de 1995, dijo:

(…) La diferencia en la modalidad de vinculación, como contratistas o como

servidores públicos, encuentra justificación en las necesidades mismas de la

administración, no en la calidad y probidad de las personas, para una y para otra el

Estado está en la obligación de seleccionar aquellas personas naturales que

acrediten las mejores condiciones profesionales, éticas y morales, lo que hace

indispensable que cuente con instrumentos técnicos eficaces para el efecto, como

el formato único de hoja de vida y el correspondiente registro ' de los mismos en el

sistema único de información de personal, instrumentos que como tales bien pueden

utilizarse para la selección de unos y otros, sin . que ello implique que los primeros se

confundan o asimilen con los segundos, o que las consecuencias jurídicas que se

derivan de la vinculación como servidores públicos se extiendan a los contratistas, con

lo cual se desvirtúa también la acusación de violación del artículo 122 de la C.P.; es

decir, que el 'hecho de que un mismo instrumento de selección y control se utilice para

unos y otros, de ninguna manera desvirtúa la condición de contratistas que tienen: las

personas que se vinculen 'a la administración a través de contratos de prestación de

servicios, quienes, como lo ha dicho esta Corporación no son servidores públicos.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=2325#0


50

Luego, la misma decisión, añadió:

(…) En primer lugar hay que señalar que la información que se solicita, descrita en el

artículo 1 de la ley 190 de 1995, se refiere a aspectos académicos que acredita la

persona, años de estudio, niveles de educación cursados, títulos y certificados

obtenidos; a la experiencia laboral que ha acuñado, para lo cual se le pide relacionar

los cargos desempeñados tanto en el sector público como en el privado, suministrando

los datos que permitan constatar esa información; y a aquella información que le

permita a la administración determinar si la persona está o no incursa en alguna de las

inhabilidades o incompatibilidades que establece la ley, aspectos todos que bien

pueden ingresar en la órbita de lo público y que en nada afectan el núcleo esencial del

derecho a la intimidad sobre el cual ha dicho esta Corporación.23

Establecida la fuente formal de la obligación de los aspirantes a celebrar un contrato de

prestación de servicios con el Estado, de entregar diligenciado el FUHV diseñado por el

Departamento Administrativo de la Función Pública, correlativamente surge para la

administración el deber a través del jefe de talento humano y/o de contratos o quien haga sus

veces, de efectuar con diligencia la constatación de lo allí consignado, de lo cual dejará evidencia

firmando la casilla correspondiente en el mencionado formato.

El procedimiento de certificación de la información aportada por quien diligenció y firmó el

formulario debe realizarse ex ante de la celebración del contrato, lo cual se presume que ocurrió

con la firma del FUHV por parte del jefe de contratos o quien haga sus veces, con el fin de

atender la filosofía del artículo 209 de la Constitución Política y particularmente de los principios

plasmados en el Estatuto de Contratación de la Universidad.

c. Acreditación de Requisitos.

De la revisión adelantada en los contratos celebrados por el Centro de Investigaciones y

Desarrollo Científico (CIDC) de la Universidad, se pudo constatar que en la mayoría de ellos no

reposa copia de los siguientes documentos: libreta militar, declaración de bienes y rentas,

formato único de hoja de vida, certificado de antecedentes disciplinarios del Consejo Superior de

la Judicatura (abogados), Registro de Identificación Tributaria – RIT.

Asimismo, se encontró en cada uno de los expedientes contractuales una lista de chequeo que da

cuenta de la verificación de los antecedentes disciplinarios, fiscales, penales y de policía, pero no

reposan en ellos copia de tales documentos.



51

d. Documentos sin Firma.

En desarrollo de la revisión adelantada se encontraron documentos que no fueron suscritos por el

responsable de hacerlo que por su contenido y efecto exigen mayor cuidado al ser expedidos. A

continuación se señalan los siguientes ejemplos:

En el Contrato de Arrendamiento No. 752 de 2015, el Formato para la Solicitud de Celebración del Contrato no fue firmado por el solicitante, Vicerrector Administrativo y

Financiero.

En la carpeta de la Orden de Prestación de Servicios No. 770 de 2015, se encontraron las autorizaciones de giros Nos. 716 de agosto 24, 897 de octubre 22 y 986 de noviembre 25

de 2015 sin firma del ordenador del gasto del Centro de Investigaciones y Desarrollo

Científico de la Universidad.

En el expediente del Contrato de Prestación de Servicios No. 785 de 2015, reposa la

autorización de giro No. 751 de septiembre 1 de 2015 sin firma del ordenador del gasto,

Rector de la Universidad.

En el Contrato de Compraventa No. 918 de 2015, se encontró la autorización de giro de febrero 17 de 2016 sin firma del ordenador del gasto, Rector de la Universidad.

Del listado ilustrativo anterior, se desprende el interrogante de como efectuaron los pagos si no

se contaba con la suscripción por parte del ordenador del gasto del documento respectivo que lo

autorizara o solicitara.

Se colige entonces que se están realizando algunos pagos sin contar con la aprobación de los

mismos, por parte del ordenador del gasto, quien es el competente para el efecto.

4.5. Comité asesor de contratación

De conformidad con el artículo 9 del Estatuto de Contratación de la Universidad, el Comité

Asesor de Contratación es la instancia encargada de colaborar en la fijación de políticas, conocer,

emitir recomendaciones y orientar los lineamientos que regirán la actividad precontractual y

contractual.

El artículo 11 del mismo Estatuto, señala que el Comité Asesor de Contratación tendrá, entre

otras, las siguientes funciones:

“(…) B. Asesorar al Rector y/o a sus delegados con competencia para celebrar

contratos, en los aspectos legales y presupuestales del proceso contractual, la fijación

de criterios de selección, y políticas que garanticen los principios que rigen la

contratación en la Universidad.


52

C. Revisar y recomendar la aprobación de los procesos de selección superiores a

doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, sin importar la

modalidad de selección, así como los que determine el Rector o sus delegados.

(…) E. Validar la modalidad de selección, los estudios previos, proyecto de Pliego de

Condiciones, Pliego de Condiciones y sus modificaciones, de los asuntos que se

sometan a su competencia.

F. Revisar el Informe preliminar y definitivo del Comité de Evaluación, para

recomendarla decisión al Ordenador del Gasto cuando éste así lo considere.

G. Recomendar la adjudicación, declaratoria de Desierto del proceso o la revocatoria

de los actos precontractuales cuando el ordenador del gasto lo someta a su

consideración”.

Revisados los expedientes contractuales no se encontró el documento que dé cuenta de los

argumentos expuestos por el Comité, en aquéllos casos en que debió intervenir, para hacer

recomendaciones lo cual impidió conocer la trazabilidad de las decisiones adoptadas.

4.6. Directorio de proveedores y/o contratistas

El Consejo Superior Universitario, expidió el Acuerdo 2 de marzo 11 de 2015, “Por medio del

cual se adoptan políticas de Transparencia y Anticorrupción en la Universidad Distrital Francisco

José de Caldas".

El artículo 4 del Acuerdo en comento, incluyó dentro de las políticas que debía adoptar

obligatoriamente la rectoría para garantizar la transparencia, eficiencia, eficacia y el control en

materia contractual, entre otras, la siguiente:

(…) Establecer el banco de proveedores con el apoyo de la Cámara de Comercio de

Bogotá. El Rector de la Universidad en un plazo de 10 meses, mediante resolución,

establecerá el banco de proveedores donde se determinen los requisitos de

inscripción y evaluación; y en qué procesos de contratación e invitación directa es

obligatorio recurrir a los proveedores inscritos en el sistema”24

.

Asimismo, el Consejo Superior Universitario mediante el Acuerdo 3 de marzo 11 de 2015,

expidió el Estatuto de Contratación de la Universidad y señaló en su artículo 11, al referirse a la

modalidad de convocatoria o invitación privada, que:

(…) la Universidad invitará mínimo a tres (3) personas naturales y/o jurídicas mejores

calificadas, o de forma aleatoria, de las que se encuentren inscritas en el Directorio

de Proveedores y/o Contratistas de la Institución cuya actividad comercial esté

relacionada con el objeto a contratar, con una antelación no menor a noventa días.



53

Parágrafo 1º. La elaboración del Directorio de Proveedores se hará previa

Convocatoria Pública, según las necesidades incluidas en el Plan Anual de

Adquisiciones y con base en la reglamentación del presente Estatuto que para el efecto

expida el Rector.

Parágrafo 2º. En la correspondiente reglamentación expedida por el Rector, se

incluirán los mecanismos de evaluación de los integrantes del Directorio de

Proveedores y/o contratistas.25

El artículo 61 de la Resolución de Rectoría 262 de junio 2 de 2015, por medio de la cual se

reglamentó el Acuerdo 3 de 2015, dispone lo siguiente:

(…) Dentro de los plazos señalados en el artículo cuarto Núm. 2 del acuerdo 02 de

2015, la Universidad (…) contará con un Directorio de Proveedores para escoger

a los oferentes que harán parte de los procesos de Invitación Privada. (…)

Parágrafo 1: Al inicio de cada vigencia Fiscal se adelantará un proceso de Invitación

Pública de precalificación, que evidencie la contratación que la Universidad según su

Plan Anual de Contratación adelantará en dicha vigencia mediante la modalidad

denominada Invitación Privada.

Parágrafo 2: Los oferentes que se presenten en dicho proceso de precalificación,

integrarán el Directorio de Proveedores de la Universidad”26

.

Revisadas las fuentes de información documental y virtual se pudo establecer que para la fecha

de las visitas administrativas de la Veeduría Distrital:

La Universidad no contaba con el Directorio de Proveedores establecido en el Acuerdo 2

de 2015.

La Universidad ha adelantado invitaciones privadas sin contar con un Directorio de Proveedores.

4.7. Publicidad en el SECOP

De conformidad con el artículo 9 de la Ley 1712 de 2014, todo sujeto obligado deberá publicar,

entre otras, la siguiente información mínima obligatoria de manera proactiva en los sistemas de

información del Estado o herramientas que lo sustituyan:

(…) e) Su respectivo plan de compras, anual, así como las contrataciones adjudicadas

para la correspondiente vigencia en lo relacionado con funcionamiento e inversión, las

obras públicas, los bienes adquiridos, arrendados y en caso de los servicios de estudios

o investigaciones deberá señalarse el tema específico, de conformidad con el artículo

25 Negrilla fuera de texto. 26 Negrilla fuera de texto.


54

74 de la Ley 1474 de 2011. En el caso de las personas naturales con contratos de

prestación de servicios, deberá publicarse el objeto del contrato, monto de los

honorarios y direcciones de correo electrónico, de conformidad con el formato de

información de servidores públicos y contratistas.

Asimismo, el artículo 11 señala que: “(…) Todo sujeto obligado deberá publicar la siguiente

información mínima obligatoria de manera proactiva:(…) g) Sus procedimientos, lineamientos,

políticas en materia de adquisiciones y compras, así como todos los datos de adjudicación y

ejecución de contratos, incluidos concursos y licitaciones (…)”

En concordancia con lo anterior el artículo 8 del Decreto 103 de 2015 dispone:

(…) Para efectos del cumplimiento de la obligación contenida en el literal g) del

artículo 11 de la Ley 1712 de 2014, relativa a la información sobre la ejecución de

contratos, el sujeto obligado debe publicar las aprobaciones, autorizaciones,

requerimientos o informes del supervisor o del interventor, que prueben la

ejecución del contrato27

.

De la verificación realizada al cumplimiento de las disposiciones que obligan a las entidades a

publicitar los documentos asociados a los procesos de selección y a su ejecución, se observó lo

siguiente:

La información publicada por la Universidad en el SECOP no corresponde a la totalidad de

los procesos de contratación adelantados durante el período objeto de la muestra.

La información de los procesos de contratación registrados en el SECOP es parcial, puesto que la misma se divulga hasta la publicación del contrato.

La información que prueba la ejecución de los contratos celebrados por la Universidad no está publicada.

5. Valoración de riesgos contractuales A continuación se presenta el diagnóstico general de los aspectos comunes que se evidenciaron

en el marco de la valoración de los riesgos contractuales, en la UDFJC.

5.1. Desarrollo de la intervención

Lo primero sea indicar, que tanto en la revisión de la matriz de riesgos del proceso contractual

como en la estimación de los riesgos previsibles e imprevisibles expuestos en algunos procesos

contractuales adelantados por la UDFJC, se evidenciaron algunas particularidades que generaron



55

la realización de actividades de interlocución entre los representantes de la Universidad y los de

la Veeduría Distrital.

Una vez valorada la información proporcionada por la UDFJC y la consultada por la Veeduría

Distrital en los sistemas de información secundaria como el SECOP y el SIGUD, se formularon

los siguientes interrogantes, con el fin de conocer que ha pasado en los últimos dos años,

respecto de la materialización de riesgos en la Universidad:

¿Qué riesgos definidos en su matriz se han concretado?

¿En qué tipo de contratos se han materializado y cómo ha sido tal materialización?

¿Qué medidas se han adoptado para mitigar los riesgos concretados?

¿Cómo se ha impactado su presupuesto por la asunción de riesgos previsibles?

¿Han tenido demandas por desequilibrio económico de contratos?

¿En qué contratos de obra se han presentado inconvenientes por ajustes a estudios y diseños iniciales?

En respuesta a lo anterior y respecto a la materialización de riesgos, desequilibrio económico de

los contratos y afectaciones presupuestales, la Universidad manifestó que una vez revisada la

base de datos del SIPROJ en los dos últimos años no existen fallos originados en la concreción

de situaciones establecidas como “riesgos” y revisando los procesos judiciales que cursan y han

cursado contra la UDFJC, en los últimos cinco años ninguno de estos tiene relación con posibles

desequilibrios económicos de contratos impetrados por contratistas; y frente a las dificultades en

ejecución de contratos de obra, indicó que con ocasión del contrato de obra No. 1063 de 2013 –

diseño y construcción de las fases I y II de la ciudadela educativa El Porvenir (Bosa) – se

presentó un comportamiento diferente del esperado, reflejando deflexiones por encima de las

esperadas, y al realizar el estudio de la situación, se encontró que habían deficiencias en el

planteamiento estructural definido por el consultor, por lo que a través del contrato de

transacción No. 1409 de 2015 entre la UDFJC y el consultor, se acordaron los ajustes al diseño

estructural, asumiendo el consultor todos los costos de los trabajos, sin que la Universidad

tuviera que sufragar algún valor adicional.

De las respuestas anteriores, se colige que en los dos últimos años la UDFJC, no ha tenido

dificultades por la materialización de riesgos previsibles establecidos en los documentos de sus

procesos de contratación, como tampoco por riesgos imprevisibles, en ese sentido, no se ha visto

afectada ni presupuestal ni jurídicamente con ocasión de una inadecuada estimación de riesgos

previsibles.

No obstante, durante la visita administrativa que se realizó en la UDFJC se evidenció frente a los

contratos de obra 1063 e interventoría 1071 de 2013, que si bien la UDFJC, ante los problemas

estructurales presentados que afectaban la ejecución de los contratos anotados, acudió a un

mecanismo de solución de conflictos a través del contrato de transacción 1409 de 2015, el cual

en principio no ocasionaría ningún costo adicional para la Universidad, si refleja que

indirectamente generó una afectación de tiempo y económica, para ésta, por tener que extender el


56

plazo de los contratos, en cinco (5) meses, y consecuentemente a esto, adicionar el contrato de

interventoría en dos (2) ocasiones, por valor de $349.814.820y $524.722.230, respectivamente.

En consecuencia, se infiere que esos mayores valores del contrato de interventoría por mayor

tiempo de permanencia en la obra vigilada surgen con ocasión de los ajustes al diseño resultado

del contrato de transacción.

Teniendo en cuenta la información suministrada, la Veeduría Distrital realizó una valoración del

manual de gestión para la administración del riesgo de la UDFJC, en el cual se establece que se

busca “aportar las bases para el conocimiento y adopción de la Administración de Riesgos para

que los equipos de Procesos la apliquen permanente en su Gestión Ambiental, Seguridad y Salud

en el Trabajo, Gestión de Calidad, Seguridad de la Información, Contratación, entre otras, y

contribuya eficazmente al logro de los objetivos y por ende al bienestar del personal

administrativo, docentes y estudiantes”.

Por otro lado, la UDFJC cuenta con un modelo general para la formulación del estudio de

oportunidad y conveniencia y/o estudios previos para la solicitud de adquisición de bienes y

servicios que “sirve de herramienta a todas las dependencias administrativas o académicas de la

Universidad, en la conformación del estudio que se hace necesario realizar, antes de remitir la

solicitud formal para la adquisición de cualquier bien o servicio requerido por parte de la

dependencia solicitante del proceso”; en este último documento se precisa la evaluación de los

riesgos previsibles e imprevisibles como uno de los requisitos para adelantar un proceso de

contratación.

Culminada la valoración anterior, se revisó la matriz de riesgos del proceso contractual de la

UDFJC, en la que se establecen seis (6) riesgos, así:

1. Precariedad en la planeación y confección técnica de los contratos.

2. Ilegalidad del acto de adjudicación o declaratoria desierta.

3. Contratación sin soportes requeridos.

4. Posibilidad de no escoger la mejor propuesta.

5. Falta de previsión en la ejecución del contrato

6. Incumplimiento de la administración para la idónea ejecución del contrato.

Teniendo en cuenta el Manual de gestión para la administración del riesgo expedido por la

UDFJC, se verificó en detalle la identificación de los anteriores riesgos, la cual involucra a su

vez, las causas y consecuencias de los mismos, observándose lo siguiente:

Las causas asociadas a cada uno de los riesgos no se encuentran acordes con la

identificación y descripción del mismo y la redacción de estas no permiten evidenciar

factores generadores de un evento adverso.


57

Las consecuencias allí expuestas se encuentran descritas de manera general para todos los

riesgos, lo que puede afectar la evaluación de las mismas y así mismo la definición de los

controles.

Se evidencia que no existe una descripción clara de los controles establecidos y adicionalmente algunos de ellos no se encuentran en concordancia con la identificación,

descripción del riesgo y las causas allí expuestas.

En ese mismo contexto, se revisó la tipificación y estimación de los riesgos previsibles e

imprevisibles en algunos procesos de contratación adelantados por la Universidad

evidenciándose lo siguiente:

Si bien es cierto que la UDFJC en su Modelo general para la formulación del estudio de

oportunidad y conveniencia y/o estudios previos para la solicitud de adquisición de bienes y

servicios en el numeral cinco (5), Evaluación del riesgo, establece ejemplos, tanto de los

posibles riesgos previsibles como de los imprevisibles que se pueden presentar en un proceso

contractual, es necesario indicar que cada proceso de contratación tiene sus particularidades, por

lo que los riesgos ilustrados en el documento en mención, no son los únicos eventos adversos

que se pueden establecer dentro de un proceso de contratación o con ocasión de la ejecución de

un contrato.

Aunado a lo expuesto, es necesario poner en consideración algunas situaciones evidenciadas,

quizás por una inapropiada concepción de riesgos previsibles e imprevisibles, entre las que

destacamos:

Los riesgos previsibles de algunos contratos se encuentran identificados de manera inadecuada, debido a que se establecen eventos que podrían ser amparados por las

garantías dispuestas como mecanismos de cobertura, como lo son; i. Incumplimiento del

contratista en la ejecución del contrato; ii. La mala calidad de los bienes, servicios o

elementos suministrados; iii. Incumplimiento del contratista en el pago de salarios o de

obligaciones parafiscales a favor del personal operativo a cargo; iv. El incumplimiento de

lo establecido en los términos de referencia.

Una presunta confusión entre los riesgos previsibles e imprevisibles que pueden

presentarse en el desarrollo de un proceso de contratación, en la suscripción de un contrato

o en la ejecución del mismo. Esto se evidencia, dado que se establecen situaciones

previsibles como imprevisibles, siendo esta categorización contraria a la esencia del tipo de

riesgo, puesto que el riesgo previsible28

es aquél que se puede precaver o prever, en tanto

que el riesgo imprevisible29

, es aquél que bajo ningún escenario podría haberse previsto, es

decir, se presenta sorpresivamente, sin siquiera haber sido imaginado. En este escenario

28 Significado del diccionario de la lengua española - Real Academia Española: 1. adj. Que puede ser previsto o entra dentro de

las previsiones normales. 29 Significado del diccionario de la lengua española - Real Academia Española: 1. adj. Que no se puede prever.


58

vale la penar mencionar los siguientes: i. Demoras en la nacionalización de los

instrumentos o elementos contratados; ii. Cambios normativos y tributarios; iii.

Incumplimiento de la UDFJC en la ejecución del contrato; estos son riesgos previsibles que

figuran como imprevisibles en algunos de los procesos de contratación revisados30

.

No se evidencian diferencias en la tipificación o denominación de los riesgos previsibles

pese a que la tipología contractual es distinta. Lo anterior se observa por ejemplo, respecto

de un contrato de compraventa con uno de prestación de servicios, frente a los que se

establecen indistintamente los siguientes riesgos previsibles31

: i. Incumplimiento del

contratista en la ejecución del contrato; ii. Incumplimiento del contratista en el pago de

salarios o de obligaciones; iii. parafiscales a favor del personal operativo a cargo; iv. Daños

a muebles e inmuebles de propiedad de la Universidad por mal manejo del personal

operativo del contratista; v. Riesgos económicos (externo).

Por otra parte, se evidencia una poca estimación de riesgos previsibles adicionales a los sugeridos en el Modelo general para la formulación del estudio de oportunidad y

conveniencia y/o estudios previos para la solicitud de adquisición de bienes y servicios, lo

cual puede afectar significativamente la satisfacción de las necesidades institucionales de

Universidad y el costo de las mismas32

.

6. Recomendaciones 6.1. Respecto a la planeación

Teniendo en cuenta que la ejecución presupuestal es un indicador que determina el cumplimiento

de objetivos y metas, se recomienda mejorar la programación y planificación presupuestal, de tal

manera que ante cualquier factor externo que implique una modificación al presupuesto de rentas

y gastos de la entidad se afecte lo menos posible la ejecución de los recursos y así evitar que no

se cumplan los objetivos planeados en las metas anuales.

De igual manera se deben evaluar estrategias para aumentar el porcentaje de ejecución de giros

(rubro de inversión directa), puesto que aún persiste un bajo nivel de ejecución de estos con

respecto a los compromisos adquiridos.

6.2. Respecto a la gestión de la información

Se recomienda mantener actualizados los reportes a los sistemas de información para las

vigencias en las que aún persisten diferencias y que han sido señaladas en este documento, toda

vez que estos sistemas (PREDIS, SEGPLAN, SECOP y SIGIA) están dispuestos para la toma de

30 Procesos de Convocatoria Pública: CP-010-2014, CP-006-2015 y CP-002-2016. 31 Procesos de Convocatoria Pública: CP-006-2015 y CP-002-2016 32 La muestra aleatoria de expedientes contractuales que permitió evidenciar lo indicado fueron los procesos de contratación de Convocatoria Pública: CP-06-2015, CP-07-2015, CP-02-2016, Invitación Privada: IP-09-2015, IP-07-2015, IP-08-2015.


59

decisiones y la prevención de riesgos administrativos. A su vez, se recomienda hacer revisiones

periódicas sobre la calidad de la información reportada.

Respecto al SIPROJ, aunque existe mejoría en la publicación de las actas de conciliación aún se

presenta descuido en la actualización de riesgos y en la cantidad de abogados activos que tiene la

Universidad para el trámite de los procesos. De igual manera, se recomienda que los abogados

realicen la carga de los documentos relevantes tales como demanda, contestación, pruebas,

alegatos de conclusión de los intervinientes y fallo, tanto de primera como de segunda instancia.

La Universidad debe asegurar que la información de cada contrato se unifique en un sólo

expediente y se mantenga actualizada. Así como velar que en todos los contratos de prestación

de servicios el jefe de contratos, o quien haga sus veces, cumpla con el deber de firmar el

Formato Único de Hoja de Vida (FUHV).

El Centro de Investigaciones y Desarrollo Científico (CIDC) de la Universidad debe incluir en

las carpetas todos los documentos necesarios para la suscripción de los contratos.

Finalmente, se debe ordenar, a quien corresponda, incluir en los expedientes contractuales copia

de las actas del Comité Asesor de Contratación, en aquéllos casos en que haya sido necesaria su

intervención.

6.3. Respecto a la gestión contractual

Se requiere publicar oportunamente el Plan Anual de Adquisiciones de la Universidad, sus

actualizaciones y modificaciones y expedir la reglamentación correspondiente en la cual se

precisen los casos específicos en que se pueden adquirir bienes y servicios en forma

independiente del Plan Anual de Adquisiciones.

De igual manera, se debe asegurar que los supervisores e interventores den cumplimiento a las

actividades propias que les impone el ejercicio de su labor de control y vigilancia. Para ello

deberán, entre otras, enviar de manera permanente para su archivo en las carpetas de los

contratos todos los documentos que permitan dar cuenta de manera actualizada del estado de

cumplimiento y ejecución de los mismos. Esta exigencia es extensiva a la elaboración y entrega

de los informes a los que se refiere el Manual de Supervisión e Interventoría de la Universidad.

Es importante recordar a los supervisores e interventores, su responsabilidad al viabilizar

adiciones, prórrogas o modificaciones, para que éstas se realicen oportunamente, dentro del

término señalado en el manual.

La Universidad, además, debe abstenerse en lo sucesivo de permitir que los certificados de

disponibilidad y registros presupuestales sean firmados por persona diferente a aquella que,

conforme al Manual de Funciones de la Universidad, tenga la responsabilidad de expedirlos y


60

autorizarlos. Asimismo, se deberá disponer lo necesario para que en los certificados de

disponibilidad y registros presupuestales haya correspondencia entre el nombre de la persona que

aparece en la antefirma y quien los firma en calidad de Jefe de la Sección de Presupuesto en

propiedad o en encargo.

Por último, se debe requerir al responsable de la publicación en el SECOP, para que se publique

la información relacionada con los procesos de contratación y la ejecución de los contratos de la

Universidad, en los términos de la Ley 1712 de 2014 y demás normas que la reglamenten y

complementen.

6.4. Respecto a la gestión del riesgo

Es necesario presentar el estatuto financiero y presupuestal para aprobación del Consejo Superior

Universitario, así como realizar el levantamiento físico de inventarios para el cálculo de la

depreciación y valorización que permita finalizar la depuración contable de la Universidad e

incluir todos los hechos financieros que se presenten, tanto económicos como sociales y

ambientales, toda vez que la no inclusión afecta los estados financieros de la Universidad.

De igual manera, se sugiere definir una política que regule el envío de la información de las

dependencias al área contable antes de la fecha de cierre, y agilizar la puesta en marcha del

aplicativo que consolida la información contable para que opere como un sistema integrado en

las diferentes áreas.

Se recomienda fortalecer los procesos y mecanismos de autoevaluación de forma periódica e

implementar completamente el plan de mejoramiento institucional para fortalecer la gestión y el

desempeño de la Universidad, atendiendo los principios del ciclo de la mejora continua.

Además, en aras de mejorar y fortalecer la comunicación interna de la Universidad, se

recomienda adoptar una política de comunicación que permita identificar e implementar

mecanismos efectivos para el intercambio permanente y asertivo de información.

Es importante que la Universidad implemente y socialice la metodología para la administración

del riesgo y los lineamientos establecidos en el Manual de Gestión para la Administración del

Riesgo, asociados a los riesgos de procesos y de la gestión contractual, así como revisar y

actualizar los mapas de riesgos y los planes de mitigación.

En cuanto a la identificación de riesgos previsibles en los procesos contractuales, se sugiere

realizar un análisis de las particularidades de los procesos de contratación, así como de la

tipología contractual, el valor y plazo de ejecución de los contratos, en aras de estimar,

cuantificar y establecer medidas orientadas a la mitigación de estos.


61

A su vez, se recomienda impartir instrucciones a las diferentes dependencias que adelantan los

procesos de contratación para que en adelante realicen una adecuada valoración de los riesgos

previsibles, excluyendo de la misma, la tipificación de riesgos que se amparen a través de los

mecanismos de cobertura dispuestos para tal fin (garantías), así como no incluir dentro de la

valoración de riesgos, los riesgos imprevisibles, dada su naturaleza.

6.5. Respecto a la prevención del daño antijurídico

Como primera acción se debe realizar la calificación del contingente judicial y la revisión de los

procesos faltantes por calificar, así como definir y realizar estrategias de prevención de daño

antijurídico, especialmente en lo relacionado con el manejo de las pensiones, realizar los comités

de conciliación según lo establecido por la ley (dos veces al mes) y revisar temas conciliables

que no sean de responsabilidad exclusiva de la Universidad.

Es importante que se realicen los pagos de los fallos judiciales en el menor tiempo posible para

no generar intereses moratorios. Así se evita un mayor detrimento para la Universidad.

Finalmente, es importante recordar que la Veeduría Distrital tiene plena disposición para brindar

el apoyo y acompañamiento que sea necesario en la implementación de las recomendaciones

aquí establecidas, toda vez que contribuyen a mejorar la gestión pública distrital.


62

Referencias

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Procedimiento de Pago de Créditos Judiciales.

Alcalde mayor de Bogotá D.C. (17 de diciembre de 2007). Decreto 580. Por medio del cual se

adopta el Manual del usuario del Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ

WEB BOGOTA y Se dictan otras disposiciones en la materia para asegurar su

funcionamiento.

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se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto

Orgánico del Presupuesto Distrital. Registro Distrital 1292 .

Concejo de Bogotá D.C. (29 de diciembre de 2005). Acuerdo 199. Por el cual se ajusta la Escala

Salarial de los Empleos Públicos del Sector Central de la Administración Distrital para

dar cumplimiento al Decreto Ley No. 785 de 2005 y se dictan otras disposiciones.

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Concejo de Bogotá D.C. (12 de junio de 2012). Acuerdo 489. Por el cual se adopta el plan de

desarrollo económico, social, ambiental y de obras públicas para Bogotá D.C. 2012-2016.

Concejo de Santafé de Bogotá D.C. (2 de diciembre de 1993). Acuerdo 24 . Por el cual se

determina la estructura orgánica de la Veeduría Distrital, se definen sus funciones

generales por dependencia; se establece su planta de personal se adopta el sistema

especial de nomenclatura y clasificación de cargos; se fija la escala de . Publicado en los

anales del Consejo.

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público de la Educación Superior. Diario Oficial 40700.

Congreso de Colombia. (28 de Octubre de 1993). Ley 80. Por la cual se expide el Estatuto

General de Contratación de la Administración Pública. Diario Oficial.

Congreso de Colombia. (6 de junio de 1995). Ley 190 . Por la cual se dictan normas tendientes a

preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de

erradicar la corrupción administrativa. Diario Oficial 41878 .

Congreso de Colombia. (14 de julio de 2000). Ley 594. por medio de la cual se dicta la Ley

General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial 44084 .

Congreso de Colombia. (23 de septiembre de 2004). Ley 909. por la cual se expiden normas que

regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras

disposiciones. Diario Oficial 45.680.


63

Congreso de Colombia. (18 de enero de 2011). Ley 1437 . Por la cual se expide el Código de

Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Diario Oficial 47956 .

Congreso de la República. (5 de noviembre de 1913). Ley 4 . Sobre régimen político y

municipal.

Congreso de la República. (6 de marzo de 2014). Ley 1712. Por medio de la cual se crea la Ley

de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan

otras disposiciones. Diario Oficial 49084 .

Consejo superior universitario. (13 de enero de 1996). Acuerdo 002. Por el cual se expide la

planta global de personal administrativo.

Consejo superior universitario. (8 de abril de 1997). Acuerdo 003. Por el cual se expide el

estatuto general de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

Consejo superior universitario. (9 de noviembre de 1998). Acuerdo 11. por el cual se adopta la

Planta Global del Personal Administrativo de la Universidad Distrital Francisco Jose de

Caldas al sistema de nomenclatura y clasificacion de empleos y a la escala salaria y se

dictan otras disposiciones .

Consejo superior universitario. (29 de julio de 2002). Resolución 1101 . Por la cual se establece

el Manual Descriptivo de Funciones Generales y Especificas y los Requisitos Mínimos

para los cargos de la Planta de Personal Administrativo de La Universidad Distrital

Francisco José de Caldas.

Consejo superior universitario. (25 de enero de 2006). Acuerdo 02. Por medio del cual se crean

unos cargos en la Plants de personal administrativo de la Universidad .

Consejo superior universitario. (14 de agosto de 2014). Acuerdo 07 . Por el cual se establece un

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que terminaron asignaturas del plan de estudios y aún no han obtenido su titulación en un

programa académico de pregrado de la UDFJC.

Consejo superior universitario. (10 de diciembre de 2014). Resolución 047. Por la cual se

efectúan Modificaciones al Presupuesto de Rentas e Ingresos, Gastos e Inversiones de la

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FIN

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