UNIVERSIDAD PERUANA UNIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE INVESTIGACIÓN

http://investigacion.upeu.edu.peI Congreso Sudamericano de Investigación – III Congreso Nacional de Investigación

Aplicación de la BPM en el diseño del proceso del negocio

Gian Poll Castillo Armas a *, Esteban Tocto Cano b †, Miguel Angel Valles Coral c ‡

a Universidad Peruana Unión, Jr. Ramón Castilla 1310, Tarapoto 22221, Perú

b Universidad Peruana Unión, Dirección, Tarapoto 22221, PerúcUniversidad Peruana Unión, Circunvalación 898, Tarapoto 22221, Perú

Resumen

En la actualidad el uso de tecnologías de información es indispensable para garantizar eficacia que toda empresa busca tener. La metodología Business Process Managemente (BPM) o conocida como la metodología empresarial tiene como objetivo mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio, que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de forma continua. BPM se enfoca en la administración de los procesos del negocio.En un mundo donde la comunicación, colaboración y coordinación ya es la normalidad, se requieren de tecnologías que guíen los procesos, la organización, los sistemas, y los clientes, colaboradores y otros entes externos. Por lo que el uso de esta metodología significa no sólo el implantar nuevas tecnologías sino basarse en el conocimiento, dominio y mejora continua de sus procesos, datos y recursos empresariales. Consiguiendo así grandes mejoras y beneficios.

Palabras clave: Eficacia, BPM, Tecnología de Información, Proceso

1. Introducción

El modelado de proceso de negocio es una fase del BPM que se desarrolla en una serie de pasos y aportaciones de los interesados hasta que finalmente sea asequible-ejecutable. Esto último de hacer el modelo asequible-ejecutable se llama “composición de la aplicación de negocio” y es el paralelo más cercano a la implementación en ingeniería de software.

Si queremos aplicar BPM como herramienta para mejorar los resultados empresariales, los pasos a seguir en el modelado de proceso son los siguientes: Definición de procesos: actividad en la cual se detallan (definen y/o conceptualizan) los procesos de negocio identificados previamente en la fase de análisis, que serán expandidas en el modelado de procesos que se convierte posteriormente en un modelo ejecutable, luego viene el Refinamiento de Procesos: que incluye capturas de los flujos de los procesos de alto nivel, elaboración (captura de tareas al detalle) y rectificación de inconsistencias en estos procesos para la mejora de los procesos de negocio, luego Diseño y análisis técnico: que involucra la captura de especificaciones técnicas para los procesos y la determinación de qué funcionalidades necesitan ser construidas, después la composición de aplicaciones de negocio: que consiste en la creación de aplicaciones y flujos de procesos que tengan independencia de la TI legada y permita la integración entre procesos de negocios a través de interfaces claramente definidas utilizando SOA§ como arquitectura base para esta composición, y finalmente Pruebas Unitarias: donde se asegura que procesos (o actividades) individuales se ejecuten dentro de las restricciones del ambiente de desarrollo tal y como se especificaron en los requerimientos.

* Corresponding author name. Tel.: +51-942-695600 E-mail address: gian.castillo@upeu.edu.pe† Corresponding author name. Tel.: +51-968-701989 E-mail address: estocan@upeu.edu.pe‡ Corresponding author name. Tel.: +51-942-023414 E-mail address: m_vallescoral@hotmail.com

§ Arquitectura Orientada a Servicios (SOA), es un marco conceptual para integrar procesos de negocios soportados en tecnología segura a través de componentes desarrollados bajo estándares internacionales que pueden ser re-utilizados y combinados para adaptarse a los cambios de prioridad del negocio. http://soaction.sisorg.com.mx/definicion.html

Gian Poll Castillo Armas , Esteban Tocto Cano , Miguel Angel Valles Coral / DGI – Universidad Peruana Unión

Figura 1 - Fases del Diseño del proceso (4 fases)

2. Conceptos básicos relacionados a BPM.

¿Qué es BPM?: Garimella y otros (2008) comentan que BPM es un aglutinado de herramientas, métodos y tecnología utilizadas para diseñar, representar, analizar y controlar procesos de negocio operacionales que a su vez presentan un visión orientada a procesos que ayudan a mejorar el desenvolvimiento de las operaciones combinando las TI.

¿Qué es un proceso de negocio?: Mark Wilkins y otros (2010) dice que un proceso de negocio es un conjunto de actividades enlazadas, mejoradas por personas y sistemas que le agregan valor a través de un producto o proceso a un cliente externo o interno. Un proceso de negocio describe una secuencia o flujo de actividades en una organización con el objetivo de tercerizar el trabajo. El flujo de un proceso es controlado por decisiones, disparadores, eventos y excepciones, cualesquiera que pueden ser influidos por reglas o políticas. Un proceso también tiene indicadores de rendimiento que pueden ser comparados con el desempeño actual durante su ejecución. Las actividades en un proceso están mejoradas por sistemas o actores humanos (o grupos de acuerdo a un interés) los cuales pueden ser internos a la organización o externos (socios de negocio).

3. Consideraciones a tomar en cuenta durante la fase de Diseño de Procesos de Negocio.

Si se ha decidido utilizar BPM como herramienta para la mejora de los resultados del negocio, es muy importante que durante la fase de Modelado de Procesos de Negocio se desarrolle una visión integral de procesos en la misma, entendiendo cuál es el valor de mantener una visión única e integral de los procesos de la organización y cómo ésta nos puede ayudar a mejorar nuestra organización y las repercusiones que ello tendrá en los indicadores claves de rendimiento.

Lo que debe considerar en la fase de Diseño de Procesos de Negocio:

1. Visionar el modelado y la documentación del proceso guiado en una notación grafica aprobada.2. Tener aceptación y compromiso de la alta gerencia en el rediseño de los procesos3. Organice un equipo interdisciplinario que impulse y respalde su orientación de los procesos. Los equipos de procesos y

los propietarios de los procesos deben elaborar planes juntos, reunirse periódicamente y trabajar en colaboración. Asegúrese de que el principal interesado participe directamente.

4. BPM es una nueva disciplina cuyos conocimientos pueden ser difíciles de adquirir. Pero las personas que le rodean tienen la mayor parte de lo que necesita. Es posible que no posean títulos, pero tendrán la comprensión adecuada de su negocio, las personas, los procesos y las habilidades básicas adecuadas para tener éxito.

2

Nombre del autor/ DGI – Universidad Peruana Unión

5. Para el modelado de procesos de negocio, busque a los individuos de más experiencia cuya responsabilidad sea resolver los grandes problemas y reclútelos como patrocinadores, partidarios o parte del equipo solucionador de problemas.

6. Utilice BPM y especialmente el modelado de procesos para ver a su negocio como lo ven sus clientes. A sus clientes no les importa cómo se hacen las cosas o los procesos, lo único que les preocupa es experimentar un servicio/producto excepcional y recibir lo que han pedido, al mejor precio y en el momento en que lo desean. Para ello aplique concienzudamente el refinamiento de procesos como herramienta básica para lograr lo esperado por el cliente.

7. No comience a diseñar nuevos procesos hasta que comprenda lo que ocurre con los actuales. ¿Usted permitiría que un médico le administrara un tratamiento sin un minucioso diagnóstico? De modo que no empiece a implementar cambios en los procesos hasta que haya diagnosticado el estado actual de estos.

8. La base de modelado de procesos de BPM es un sistema para el cambio. Le permite a identificar dónde se necesita el cambio y para que realice cambios rápidamente y pase al siguiente nivel en cuanto a rendimiento operacional se refiere.

4. Pasos en el diseño del proceso del negocio aplicando BPM.

4.1. Definición de procesos.

En esta actividad los procesos de negocio seleccionados están sujetos a descubrimiento, en el que muchos participantes colaboran para acordar un modelo que describa el siguiente nivel de detalle para los procesos de negocio tal y como están en su estado actual. El Analista de Procesos aplica detalles posteriores al modelo de proceso, elaborando el modelo y resolviendo inconsistencias.

Este paso también define los proyectos que soportan las actividades de ingeniería para los procesos de negocio. La definición de procesos incluye la medición inicial del esfuerzo necesario para la automatización del proyecto.

En esta actividad los proyectos de proceso de negocio pasan de identificados a definidos. Y en el estado definido la mayoría de los elementos del proceso han sido capturados. Esto incluye el flujo, inicio y fin de eventos, excepciones de negocio, participantes del procesos y sus interacciones, el intercambio de datos entre las actividades de procesos y la interacción con fuentes de información externas.

4.2. Refinamiento de procesos.

El refinamiento se refiere a la versión mejorada del proceso, también conocida como estado “lo que será” y este es donde el proceso ingresa a un ciclo de mejora continua. Al entrar al bucle por primera vez (desde la actividad de definición) los cambios deben de permanecer en un nivel que encuentre equilibrio entre los riesgos de cambio excesivamente ambiciosos y la demostración de valor a través de los primeros logros.

Las siguientes iteraciones en el ciclo de mejora continua traen mayor conocimiento sobre los procesos y datos de simulación mejorados para el monitoreo y análisis. Controladores de negocios nuevos o cambiados pueden ser introducidos en esta actividad para acomodar cambios al ambiente de negocio.

En esta actividad el modelo mejorado con detalles de las reglas de negocio, requerimientos de negocio, y aplicación de servicios de información que se esperan están soportadas por el modelo de proceso de negocio.

4.3. Análisis y diseño técnico.

Esta actividad incluye análisis de factibilidad para asegurarse de que las aplicaciones y sistemas de TI sean capaces de soportar la automatización como se ha definido. Un intervalo de análisis se realiza para especificar requerimientos de capacidades de TI existentes necesarios para soportar el modelo de proceso de negocio “a implantar”. La aprobación de cambios de TI inicia proyectos de ingeniería de servicios y software separados de los proyectos de ingeniería de procesos de negocio.

El diseño de procesos de negocio describe los detalles de las interfaces y mensajes que fluirán entre ellos, transacciones y límites de transacciones, restricciones de seguridad y excepciones para eventos de errores del sistema.

Al completar esta actividad el proceso de negocio se considera que está en un estado de diseño.

4.4. Composición de aplicaciones de negocio.

Esta es una actividad que complete los pasos necesarios para hacer que el modelo de proceso de negocio sea ejecutable. La implementación de los aspectos técnicos incluye la configuración de las reglas del negocio, definición de tareas humanas y enlace con los componentes de la Arquitectura de Servicios de Componentes (SCA por sus siglas en inglés) para soportar los requerimientos de integración y orquestación de servicios; también pueden ser construidos aplicación de interfaz de usuario. En esta actividad los procesos de negocios pasan del estado de diseño al estado de compuesto.

3

Gian Poll Castillo Armas , Esteban Tocto Cano , Miguel Angel Valles Coral / DGI – Universidad Peruana Unión

4.5. Pruebas unitarias.

En BPM esto equivale a pruebas a nivel de proceso, o una colección de pasos para la creación de una actividad por parte del Desarrollador de Procesos. Este nivel de pruebas simples se asegura de que los pasos de procesos individuales (o actividades) se ejecuten, dentro de las restricciones del ambiente de desarrollo, como se especificaron por los requerimientos. No es como hacer cualquier cosa, pero el más simple de los procesos de negocio se puede probar de extremo a extremo en esta etapa en el proceso de ingeniería. Las pruebas de procesos completos pueden ser efectivos después de que todos los puntos de integración han sido probados y la aplicación compuesta completa sea desplegada lo más cercano posible al escenario real.

5. Conclusión.

BPM es una excelente herramienta para la visibilidad del estado de los procesos actuales y se puede utilizar para mejorar los resultados de las organizaciones a través de la definición, refinamiento y despliegue de un modelo de proceso de negocio que permita identificar los indicadores claves de rendimiento, de tal manera que estos puedan ser medidos en escenarios de prueba a fin de identificar de qué manera las variables del entorno afectan a las mismas y poder determinar qué medidas correctivas se pueden tomar a fin de revertir resultados no deseados en un escenario de mundo real.

Los pasos del modelado de procesos de negocio acá presentados están claramente definidos y nos proporcionan una perspectiva general de cómo se puede aplicar esta fase del BPM en las organizaciones, qué entregables debemos esperar en cada sub fase y finalmente nos proporciona un enfoque centrado en los procesos sobre la infraestructura empresarial operacional más completa y flexible jamás ideada.

En general gracias a BPM se puede conectar la arquitectura de TI con la arquitectura de negocio, de procesos y de gestión para satisfacer las necesidades y objetivos del negocio.

6. Referencias

Mark Wilkins, Dave Chappelle, Bob Hensle, Stephen Bennett, Anbu Krishnaswamy, Cliff Booth, Jeff McDaniel 2010. Business Process Engineering, Release 3.0: http://www.oracle.com/technetwork/topics/entarch/oracle-pg-bpm-bus-proc-eng-r3-0-292099.pdf

Kiran Garimella, Michael Lees y Bruce Williams 2008. Introducción a BPM para Dummies. http://www.managementensalud.com.ar/ebooks/Introduccion_a_BPM_para_Dummies.pdf

4