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Aprende como utilizar Excel de Una Vez
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Aprende Excel de una vez…
Aprende Excel
de una vez… Autor: Maximiliano Klimavicius
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
2
Índice
Agradecimientos ......................................................................................................................... 6
Acerca de este libro. ................................................................................................................... 7
Capítulo 1 Te presento a Mr. Excel ........................................................................................... 8
1.1 ¿Qué es Excel? ................................................................................................................ 8
1.2 Hoy ................................................................................................................................. 9
1.3 La opción gratis de Microsoft… ........................................................................................ 9
1.4 ¿Existe un orden lineal para aprender Excel? ................................................................. 10
1.5 Interfaz.......................................................................................................................... 10
1.6 Botón Office o Solapa Archivo ...................................................................................... 13
1.7 ¿Cómo cerramos Microsoft Excel? ................................................................................. 14
1.8 Barra de estado ............................................................................................................. 16
1.9 Barra de Título ............................................................................................................... 16
1.10 Barra de Acceso Rápido ................................................................................................. 17
1.11 Barra de Herramientas .................................................................................................. 18
1.12 Cuadro de Nombres. ..................................................................................................... 19
1.13 Barra de Fórmulas. ........................................................................................................ 19
1.14 Hojas o Etiquetas ........................................................................................................... 20
1.15 Zoom. ............................................................................................................................ 21
1.16 Ayuda ............................................................................................................................ 21
1.17 Desplazamiento ............................................................................................................. 21
1.18 Más opciones de desplazamiento .................................................................................. 22
1.19 Ingresando datos ........................................................................................................... 22
1.20 Modificar datos ............................................................................................................. 24
2. Capítulo 2 Modifícalo Chico!! ........................................................................................... 26
2.1 Modificando el entorno ................................................................................................. 26
2.2 Manejo de columnas y filas ........................................................................................... 26
2.3 Autoajustar. .................................................................................................................. 27
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
3
2.4 Cambiar el ancho de las columnas utilizando el mouse (ratón) ...................................... 27
2.5 Ajustar el texto de una celda ......................................................................................... 29
2.6 Establecer un alto específico para una fila ..................................................................... 29
2.7 Cambiar el alto de fila para ajustarlo al contenido ......................................................... 30
2.8 Cambiar el alto de las filas utilizando el mouse .............................................................. 30
2.9 Modificación de ancho de columna y alto de fila. .......................................................... 31
2.10 Formato de celdas ......................................................................................................... 32
2.11 Estilos de celda .............................................................................................................. 36
3. Capítulo 3 Tengo un dato! ............................................................................................... 38
3.1 Tipos de datos ............................................................................................................... 38
3.2 ¿Y si nos equivocamos? ................................................................................................. 38
3.3 ¿Qué son los operadores? ............................................................................................. 39
3.3.1 Operadores aritméticos: ............................................................................................ 40
3.3.2 Operador tipo texto: .................................................................................................. 40
3.3.3 Operadores relacionales: ........................................................................................... 40
3.3.4 Operadores de referencia: ......................................................................................... 41
3.4 Referencias a celdas: ..................................................................................................... 41
3.4.1 Referencia Relativa: ................................................................................................... 42
3.4.2 Referencia combinada: .............................................................................................. 43
3.4.3 Referencia Absoluta: .................................................................................................. 44
3.5 Los comandos aliados que siempre nos ayudan: Copiar, Cortar y pegar. ........................ 45
3.6 Copiar formato .............................................................................................................. 48
3.7 ¿Es posible combinar más de una celda, en una única celda? ........................................ 48
3.8 Ordenar ......................................................................................................................... 49
3.9 Ordenar por más de un criterio ..................................................................................... 50
4. Capítulo 4 Nadie resiste a un archivo! ............................................................................... 52
4.1 Los archivos ................................................................................................................... 52
4.2 Uso de plantillas ............................................................................................................ 53
5. Capítulo5 Una imagen vale más que... ............................................................................. 55
5.1 Imágenes en Excel ......................................................................................................... 55
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
4
5.2 Insertar imágenes prediseñadas .................................................................................... 55
5.3 Insertar una imagen de una página Web........................................................................ 57
5.4 Insertar una imagen desde un archivo ........................................................................... 57
6. Capítulo 6 Funcionatizate! ................................................................................................. 60
6.1 ¿Qué es una función? .................................................................................................... 60
6.2 Selección de funciones más utilizadas ............................................................................ 60
6.2.1 Funciones matemáticas ............................................................................................. 61
6.2.2 Funciones estadísticas ............................................................................................... 61
6.2.3 Funciones lógicas ....................................................................................................... 62
6.2.4 Funciones con fechas ................................................................................................. 64
7. Capítulo 7 Diseño gráfico .................................................................................................. 67
7.1 Representación de los datos (Gráficos) .......................................................................... 67
7.1.1 Gráficos de columnas................................................................................................. 68
7.1.2 Gráficos de líneas ...................................................................................................... 69
7.1.3 Gráficos circulares ..................................................................................................... 69
7.1.4 Gráficos de área......................................................................................................... 70
7.1.5 Gráficos de tipo XY (Dispersión) ................................................................................. 71
7.1.6 Gráficos de anillos ..................................................................................................... 71
8. Capítulo 8 ¿Hay tinta? ....................................................................................................... 73
8.1 Vista previa ................................................................................................................... 73
8.2 Área de impresión ......................................................................................................... 74
8.3 Diseño de página ........................................................................................................... 74
8.3.1 Márgenes .................................................................................................................. 74
8.3.2 Orientación................................................................................................................ 75
8.3.3 Tamaño ..................................................................................................................... 75
8.4 Tipos de vistas ............................................................................................................... 76
8.4.1 Normal ...................................................................................................................... 76
8.4.2 Diseño de página ....................................................................................................... 77
8.4.3 Salto de página. ......................................................................................................... 77
9. Capítulo 9 Facilítame el trabajo! ........................................................................................ 79
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
5
9.1 Hipervínculo. ................................................................................................................. 79
9.2 Formato condicional ...................................................................................................... 79
9.3 Tabla dinámica .............................................................................................................. 81
9.4 Subtotales ..................................................................................................................... 82
9.5 Macros .......................................................................................................................... 84
10. Actividades .................................................................................................................... 87
10.1 Actividad Nº 1 Formato de celdas ................................................................................. 87
10.2 Actividad Nº 2 Ordenar ................................................................................................. 90
10.3 Actividad Nº 3 Referencia absoluta y relativa ................................................................. 92
10.4 Actividad Nº 4 Función CONTAR.SI................................................................................. 93
10.5 Actividad Nº 5 Función SI ............................................................................................... 95
10.6 Actividad Nº 6 Gráfico de líneas ..................................................................................... 97
10.7 Actividad Nº 7 Gráfico de área ....................................................................................... 98
10.8 Actividad Nº 8 Formato condicional ............................................................................... 99
10.9 Actividad Nº 9 Fechas ................................................................................................. 100
10.10 Actividad Nº 10 Tabla dinámica ............................................................................... 101
10.11 Actividad Nº11 Macros ........................................................................................... 103
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
6
Agradecimientos
A mi familia que me soportó, me soporta y me soportará. Las amo
a las tres. A Yanina, Lourdes y Valentina.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
7
Acerca de este libro.
El objetivo de crear esta publicación fue la de proporcionar a los
lectores, una idea básica de la potencialidad de Microsoft Excel.
Lejos de ser un manual, este libro presentará los distintos
elementos del área de trabajo, los comandos básicos que existen
en Microsoft Excel, mostrar algunas diferencias entre las últimas
versiones, las funciones que a mi entender son las más utilizadas,
además de conocer ciertas herramientas útiles que son la bases
para explotar este potente software.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
8
Capítulo 1 Te presento a Mr. Excel
1.1 ¿Qué es Excel?
Microsoft Excel es una de las aplicaciones más utilizadas a nivel
mundial. Forma parte del paquete Microsoft Office. A partir de sus
distintas versiones, este programa se ha ido imponiendo como un
software emblemático en los ámbitos administrativos.
Prácticamente está presente en todo computador de oficina,
escuela, negocio u hogar.
Podríamos decir que se utiliza principalmente en el área contable
o administrativa, pero también es usado en otros sectores como
medicina, educación, desarrollo, producción y tantos otros ámbitos
que se necesita información puntual y donde la toma de decisiones
es la base fundamental a tener en cuenta.
Esta planilla de cálculo se organiza en filas y columnas.
Con este potente programa podrás crear planillas para consorcios,
sueldos y jornales, balances, control de stock, gastos, manejo de
gráficos, funciones condicionales, etc.
Es tan versátil que puede utilizarse para muchos propósitos
diferentes.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
9
1.2 Hoy
La versión actual de este paquete se llama Office365 no ha
cambiado demasiado desde su anterior versión que fue Excel 2013,
pero presenta algunas modificaciones pequeñas que lo hacen
bastante interesante. Por ejemplo, la integración en la nube y el
trabajo colaborativo.
Este paquete se puede utilizar mediante pagos mensuales en vez
de pagar el producto completo. El uso es temporal, por el cual se
adquieren los programas de oficina de Microsoft por el tiempo
que se desea usar.
1.3 La opción gratis de Microsoft…
Office Online ofrece Word, Excel, PowerPoint y OneNote, lo mismo que se obtendría con el paquete Office365 pero con restricciones. Esta alternativa Online, es totalmente gratuita y su funcionalidad es limitada en comparación con su equivalente de pago. Para usar este paquete hay que tener acceso a una cuenta Microsoft. En el caso de tener un correo que no sea de la empresa Microsoft, previamente hay que registrar esta dirección desde la página de inicio de Office365.
Las aplicaciones móviles también son gratuitas y permiten ver, crear y editar documentos de Office, pudiendo sincronizar los archivos con OneDrive o Dropbox.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
10
1.4 ¿Existe un orden lineal para aprender Excel?
De ninguna manera. No necesariamente tenemos que seguir una
guía paso a paso en forma lineal para aprender Excel. Te podrás
involucrar y aprender más a medida que se te vayan planteando
nuevos desafíos. Y te aseguro que si armas una planilla básica ya
sea para tu trabajo o para tus finanzas personales, necesitarás
ampliar el nivel de información; se te ocurrirán nuevos métodos de
ingresos de datos, avisos en pantallas cuando un valor esté por
encima o por debajo de un parámetro concreto, tendrás curiosidad
de visualizar gráficos sobre tu facturación a través del tiempo,
quiénes son tus mejores clientes, tu mejores vendedores,
necesitarás desglosar gastos a partir de rubros específicos y
querrás encontrar combinaciones de teclas para automatizar
ciertos trabajos en la hoja de cálculo.
Te darás cuenta que siempre se aprende algo nuevo con Excel a
medida que vas interactuando con él.
Entonces, estoy en condiciones de decirte que no necesariamente
debes aprender Microsoft Excel en forma metódica y lineal.
Tú mismo forjarás tu propio camino.
1.5 Interfaz
Para iniciar esta aplicación podemos ir al grupo de programas
Microsoft Office y cliqueamos en el icono Microsoft Excel.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
11
Otra alternativa, es hacer doble clic en el icono Microsoft Excel, si
es que existe un acceso directo desde el Escritorio.
Una vez abierto, nos encontraremos con una interfaz que será
bastante similar tanto para las versiones de Microsoft Excel 2007,
Excel 2010, como para Excel 2013.
Excel 2007
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
12
Excel 2010
Excel 2013
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
13
Como podemos ver no existen grandes cambios en la interfaz en
las distintas versiones de Microsoft Excel.
1.6 Botón Office o Solapa Archivo
Tanto el botón Office (Microsoft Excel 2007) y la SolapaArchivo
(Microsoft Excel 2010 y 2013), contienen comandos que son
similares.
2007 2010 2013
Tomaremos como ejemplo el botón Office de Microsoft Excel 2007
para ir conociendo las funciones más utilizadas.
Nuevo: creación de un nuevo libro.
Abrir: para el acceso a un archivo existente.
Guardar y Guardar como: estos comandos la
primera vez cumplen la misma función, guardar
un libro. Pero una vez que se haya guardado, el
comando Guardar Como, nos permitirá
almacenar el libro guardado con otro nombre y
en otra ubicación.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
14
Imprimir: nos posibilita tener una vista preliminar del libro y los
controles encargados de la impresión del documento.
Dentro del Botón Office existe un
botón llamado Opciones
de Excel. Obviamente que está
presente también en las
versiones posteriores. Desde
aquí podremos personalizar el
programa. Desde proveer a un libro de una contraseña, configurar
el autoguardado, predeterminar el tamaño y el tipo de fuente para
nuestros libros entre muchas funciones más.
1.7 ¿Cómo cerramos Microsoft Excel?
Haciendo clic en el botón cerrar de la ventana de Microsoft Excel.
Este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la
ventana de Excel.
También pulsando desde el teclado la combinación de teclas
ALT+F4, siempre y cuando la ventana se encuentre activa.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
15
Hay otras alternativas para cerrar Microsoft Excel desde las
distintas versiones.
Microsoft Excel 2007: Desde el botón Office, en
la opción Salir de Excel.
Microsoft Excel 2010: Desde la solapa archivo y Salir.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
16
Microsoft Excel 2013: Solapa archivo y cerrar.
1.8 Barra de estado
Es una pequeña línea con información.
Podemos visualizar resultados de algunas
tareas que estemos realizando: promedio,
recuento, máximo. Podemos cambiar las
opciones que muestra la barra, haciendo clic
con el botón secundario del mouse y eligiendo
la opción deseada.
1.9 Barra de Título
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
17
Contiene el nombre del libro sobre el que se está trabajando en ese
momento. Cuando iniciamos el programa, en forma
predeterminada al archivo que trabajaremos se llamará Libro1, en
el caso que abramos un segundo libro, Libro2 y así sucesivamente.
En el extremo de la derecha están los botones para minimizar
restaurar y cerrar
1.10 Barra de Acceso Rápido
La barra de acceso rápido contiene los comandos más habituales
de Microsoft Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que
quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y
selecciona, “Personalizar Banda de opciones de acceso rápido”.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
18
1.11 Barra de Herramientas
En la Barra de herramientas contiene varias solapas, cada opción
muestra una cinta, y esta cinta está ordenada en forma lógica y
tiene varios comandos.
Para acceder al menú utilizando el teclado, tenemos que presionar
la tecla Alt. Podremos visualizar letras al lado de cada opción del
menú.
Si presionamos Alt y luego la letra B, accedemos a la solapa
Insertar.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
19
Si presionamos la tecla “Q”, podremos insertar una imagen en la
hoja de cálculo.
1.12 Cuadro de Nombres.
El cuadro de nombre nos muestra la celda activa (la intersección
entre una columna y fila). Desde aquí podemos cambiar también el
nombre de la celda. Otra opción que nos da el Cuadro de nombres
es escribir la celda a la que deseamos ir, para llegar a ella
directamente.
1.13 Barra de Fórmulas.
Es el lugar en el que aparecen las expresiones que ingresamos en
cada una de las celdas de Excel. A través de esta barra podemos
introducir cualquier tipo de texto, fórmulas y funciones. Nos
proporciona información del contenido real de cada celda.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
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1.14 Hojas o Etiquetas
En un libro de Microsoft Excel se puede tener una o más hojas con
las cuales podrás almacenar cantidades increíbles de datos.
Cada hoja en Microsoft Excel es una gran matriz que está
constituida por filas y columnas. Las filas se identifican por
números desde 1 a 1048576; las columnas se reconocen por letras
desde la A hasta XFD, son 16384 columnas. Como dijimos
anteriormente, la intersección entre una columna y fila se la
denomina Celda.
Podemos cambiar el color de una hoja o etiqueta haciendo clic con
el botón derecho y seleccionando la opción color de etiqueta.
1.15 Zoom.
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Con el zoom puedes ampliar o reducir el área de trabajo. El tamaño
del zoom en forma predeterminada es de 100%. Puedes ajustarlo
a tu gusto y cada vez que se abra la hoja de cálculo mostrará el
tamaño que se le ha indicado con anterioridad.
1.16 Ayuda
Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Microsoft Excel.
Un método consiste en utilizar el icono en forma de signo
interrogativo.
Otro método sería presionando la tecla F1 del teclado.
1.17 Desplazamiento
Hay varias formas de desplazarse por la hoja de cálculo:
Con las teclas de movimiento del teclado.
Arriba, abajo, izquierda y derecha.
Teclas AvPág (arriba una pantalla) y Repág (abajo una pantalla).
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
22
Barras de desplazamiento vertical y horizontal, nos permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.
1.18 Más opciones de desplazamiento
Con las combinaciones de teclas Ctrl + flecha abajo, iremos hacia el límite inferior de la hoja de cálculo. Con la tecla Ctrl + flecha derecha, nos posicionamos en el límite derecho y así con la otras teclas de movimiento combinada con la tecla Ctrl.
1.19 Ingresando datos
¿Cómo introducimos valores en una celda?
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
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Tecla Intro o Enter: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
Teclas de movimiento: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha elegida.
Botón Introducir: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda.
Si antes de introducir la
información cambias de
opinión y deseas restaurar el
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
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contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla
Esc. del teclado.
Otra forma sería hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de
fórmulas.
1.20 Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda si ya se ha validado,
seleccionando la celda que deseamos modificar, luego pulsando la
tecla F2.
Otra alternativa es ir directamente a la barra de fórmulas haciendo
clic en la parte del dato a modificar.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
25
Después de teclear la modificación pulsaremos Enter o haremos
clic sobre el botón Introducir.
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2. Capítulo 2 Modifícalo Chico!!
2.1 Modificando el entorno
Microsoft Excel nos da la posibilidad de personalizar nuestra área
de trabajo a gusto.
Desde lo básico como modificar el ancho de una columna, hasta
personalizar un tipo de valor.
2.2 Manejo de columnas y filas
Establecer un ancho específico para una columna
Selecciona la columna o columnas que deseas cambiar.
En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haz clic en Formato.
En Tamaño de celda, haz clic en Ancho de columna.
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En el cuadro Ancho de columna, escribe el valor que desees.
2.3 Autoajustar.
Selecciona la columna o columnas que deseas cambiar.
En el grupo Celdas de la ficha Inicio, cliquea en Formato,
En Tamaño de celda, clic en Ajustar ancho de columna.
Sugerencia Para ajustar rápidamente todas las columnas de la hoja de cálculo, haz clic en el botón Seleccionar todo y, a continuación, doble clic en cualquier borde entre dos encabezados de columnas.
2.4 Cambiar el ancho de las columnas utilizando el mouse (ratón)
Para cambiar el ancho de una columna, arrastra el borde del lado derecho del encabezado de columna hasta que la columna tenga el ancho que deseas.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
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Para cambiar el ancho de varias columnas, selecciona las columnas que deseas cambiar y a continuación, arrastra un borde hacia la derecha de un encabezado de columna seleccionado.
Para cambiar el ancho de columnas para ajustarlo al contenido, selecciona la columna o columnas que deseas cambiar y a continuación, doble clic en el borde de la derecha del encabezado de columna seleccionada.
Para cambiar el ancho de todas las columnas de la hoja de cálculo, cliquea en el botón Seleccionar todo y a continuación, arrastra el borde de cualquier encabezado de columna.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
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2.5 Ajustar el texto de una celda
El comando Ajustar texto nos ayuda a que el contenido de una celda se ajuste de manera que sea visible sin necesidad de ajustar el ancho de la columna.
2.6 Establecer un alto específico para una fila
Selecciona la fila o filas que deseas cambiar.
En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haz clic en Formato.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
30
En Tamaño de celda, haz clic en Alto de fila.
En el cuadro Alto de fila, escribe el valor que desees.
2.7 Cambiar el alto de fila para ajustarlo al contenido
Selecciona la fila o filas que deseas cambiar.
En el grupo Celdas de la ficha Inicio, cliquea en Formato.
En Tamaño de celda, haz clic en Autoajustar alto de fila.
2.8 Cambiar el alto de las filas utilizando el mouse
Para cambiar el alto de fila, arrastrar el borde inferior del encabezado de fila hasta que la misma tenga el alto esperado.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
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Para cambiar el alto de fila de varias filas, selecciona las filas que deseas cambiar y, a continuación, arrastra el borde inferior de uno de los encabezados de fila seleccionado.
Para cambiar el alto de todas las filas de la hoja de cálculo, haz clic en el botón Seleccionar todo y arrastra el borde inferior de cualquier encabezado de fila.
Para cambiar el alto de fila ajustándolo al contenido, podrás hacer doble clic en el borde inferior del encabezado de fila.
2.9 Modificación de ancho de columna y alto de fila.
El ancho de columna en Microsoft Excel está comprendido entre 0 (cero) y 255. Este valor representa el número de caracteres que se pueden mostrar en una celda con formato de fuente estándar. El ancho de columna predeterminado es de 8,43 caracteres. Si una columna tiene un ancho de 0, la columna se oculta. El alto de fila puede ser entre 0 (cero) y 409. Este valor representa la medida en puntos del alto (1 punto es aproximadamente igual a 1/72 pulgadas o 0,035 cm). El alto de fila predeterminado es de 12,75 puntos (aproximadamente 1/6 pulgadas o 0,4 cm). Si el alto de fila se establece como 0, la fila se oculta.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
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2.10 Formato de celdas
Para acceder al formato de celdas, lo podemos hacer de la
siguiente manera:
En la Cinta de opciones.
Podremos cambiar la fuente, el tamaño, los colores, negrita,
cursiva, subrayado bordes, relleno, etc.
Se puede también ajustar la alineación horizontal de una o más
celdas con los comandos Izquierda, Centrar y Derecha. En el caso
de la alineación vertical, se podrá alinear al medio, en la parte
superior o en la parte inferior.
En la mini barra que se muestra al hacer clic con el botón secundario sobre una celda. Tendremos los mismos comandos mencionados anteriormente.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
33
Desde Formato de celdas.
Encontraremos más opciones desde el cuadro de diálogo Formato de celdas. Las formas de acceder:
Haciendo clic en el indicador de cuadro de diálogo de los grupos
Fuente o Alineación de la solapa Inicio.
Haciendo clic con el botón secundario sobre una celda y dentro del
menú desplegable seleccionar la opción Formato de celdas.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
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En la solapa Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsar el botón
Formato y seleccionar la opción Alineación.
Este es el cuadro de dialogo que aparecerá independientemente de
las opciones elegidas.
Hay que recordar que los cambios que se realicen, solamente se
aplicarán a la celda o al rango seleccionado.
Cómo indicábamos, este cuadro de diálogo tiene más opciones
para elegir. En el caso de relleno, podemos establecer un relleno
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
35
para una celda utilizando un color específico, un degradado o una
trama.
En el caso de bordes, en la sección llamada Bordes podrá hacer
todas las configuraciones necesarias a los bordes de una celda.
En la sección Alineación, tendremos también la orientación de la
celda.
En la sección Número, Microsoft Excel nos brinda 12 categorías de formato de número.
General: Es el formato predeterminado de todas las celdas de una
hoja. Cuando el número que ingresamos es demasiado grande lo
convierte a notación científica.
Número: Aquí manejaos las posiciones decimales y el separador de
miles. También tenemos la posibilidad de indicar el formato de
números negativos con color rojo o con el signo negativo adelante.
Según la configuraciones que tendremos en el panel de control, los
números negativos pueden mostrarse entre paréntesis, el
separador de miles con una “,” o con un “.” Esto se modifica desde
el Panel de control de Microsoft Windows.
Moneda: Elegimos el símbolo monetario que se utilizará en la
planilla. Podemos indicar la apariencia de números negativos.
Contabilidad: El formato de Contabilidad a diferencia de Moneda,
radica en la forma de mostrar los símbolos. En Contabilidad están
alineados de manera vertical.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
36
Fecha: Esta opción nos permite elegir entre diferentes formatos
para una fecha. Fecha corta, fecha larga, etc.
Hora: Nos permite elegir un formato para las horas ingresadas en
una celda.
Porcentaje: El símbolo que nos muestra es el de porcentaje “%” en
el caso que ingresemos en una celda 0,25, aplicando este formato,
nos aparecerá 25%. Se pueden agregar decimales.
Fracción: Muestra un número en fracciones.
Científica: Para números expresados en notación científica.
Texto: Aplicado este formato, Microsoft Excel reconocerá dicho
valor como texto, inclusive si del valor es un número.
Especial: Algunas opciones de formatos especiales son códigos
postales, números de teléfono o los números de seguridad social.
Personalizada: En el caso que quisiéramos ajustar un tipo de
formato de número que no tengamos dentro de las opciones de
Microsoft Excel, podremos usar este tipo de formato y poder
personalizarlo a gusto.
Cuando trabajamos con un formato de número en Microsoft Excel no estamos modificando su valor, sino su apariencia dentro de la celda.
2.11 Estilos de celda
Desde aquí, tenemos la posibilidad de elegir un estilo de celda predefinido por Microsoft Excel.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
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Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
38
3. Capítulo 3 Tengo un dato!
3.1 Tipos de datos
Excel maneja diferentes tipos de datos aplicables en diferentes
contextos:
Rótulos: Pueden ser cualquier combinación de caracteres
alfanuméricos, letras, números y caracteres de puntuación. Un
rotulo no puede iniciar con un signo +, - o = ya que Excel los
confundiría con una fórmula o valores numéricos. En forma
predeterminada se alinearán hacia la izquierda
Valores: Cuando ingresamos un valor numérico en una celda el
contenido será alineado a la derecha. Los números son tomados
como valores que representan cantidades y existen varios formatos
como vimos anteriormente en la sección Número, es importante
saber que Microsoft Excel trata las fechas y horas como números.
Fórmulas: Una fórmula que no es más que un conjunto de “instrucciones” que manipularán valores numéricos o texto y nos devolverán un resultado. Para que Excel interprete un dato como fórmula basta con que el primer carácter introducido sea =, + o -.
3.2 ¿Y si nos equivocamos?
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
39
Los errores en Excel son comunes cuando trabajamos con fórmulas,
aquí mostramos algunos de los siguientes valores:
#¡NUM!: Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de
operando incorrecto, como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0!: cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE?: cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A: cuando un valor no está disponible para una función o
fórmula.
#¡REF!: se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM!: cuando se escriben valores numéricos no válidos en una
fórmula o función.
#¡NULO!: cuando se especifica una intersección de dos áreas no
encontradas.
3.3 ¿Qué son los operadores?
Los operadores declaran el tipo de cálculo que se desea ejecutar en los elementos de un formula.
Tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son:
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40
3.3.1 Operadores aritméticos:
Se usan en operaciones matemáticas básicas como suma, resta o
multiplicación.
Ej:
Suma + : =A1+A2
Resta - : =A1-A2
Multiplicación *: =A1*A2
División /: =A1/A2
Porcentaje %: =A1%
Exponenciación ^: =A1^A2
3.3.2 Operador tipo texto:
Su función es unir dos o más cadenas de textos
Ej:
Concatenación &: A1&A2
3.3.3 Operadores relacionales:
Sirven para comparar dos valores. El resultado arrojará Verdadero
o Falso
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
41
Ej:
Mayor >: =A1>A2
Menor <: =A1<A2
Igual =: =A1=A2
Menor o igual <=: =A1<=A2
Mayor o igual >=: =A1>=A2
Distinto <>: =A1<>A2
3.3.4 Operadores de referencia:
Indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser
utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:
Dos puntos (:): se emplea para indicar un rango de celdas. Ej:A1:G5 Punto y coma (;): Une los valores de dos o más celdas. Ej: A1;G5. Este “;” puede no estar en forma predeterminada en la configuración del equipo, y en vez de un “;” puede usarse “,”. Obviamente se puede cambiar desde el Panel de control, Configuración regional y de idioma, y desde la solapa Formatos cliqueamos en el botón Configuración adicional.
3.4 Referencias a celdas:
Cuando trabajamos en Microsoft Excel hacemos usos de fórmulas
y funciones. Cuando se introduce en una celda una fórmula que
contiene referencias a celda, se lleva un registro de ella de dos
maneras. Una es registrar el valor de esa celda y utilizar el valor en
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42
el cálculo. La segunda manera es llevar el registro a la posición de
las celdas que intervienen en la fórmula.
Las referencias son enlaces a una ubicación Ej: si escribimos
=SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de
A1 y el contenido de B1.
3.4.1 Referencia Relativa:
Las referencias relativas a celdas son excelentes opciones si se está
sumando un número de columna semejante. Las referencias de
filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es
decir se adapta a su contexto porque las referencias las hace con
respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman
parte de la formula.
Supongamos un ejemplo: queremos sumar en dos el valor de la
celda de arriba.
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43
Si ahora copiamos la celda A2 en B2, la fórmula cambiará por:
=B1+2. Lo que variará es la referencia a la celda A1, al copiarla una
columna hacia la derecha se incrementará el nombre de la columna
en uno, es decir, en vez de A pondrá B y al copiarla una fila hacia
abajo en vez de fila 1 pondrá 2, resultado =B2+2.
3.4.2 Referencia combinada:
Permite mantener constante una fila o columna. Se coloca el
carácter de signo de moneda “$” que se colocará junto al indicador
de columna, como en $A1, significa que la columna permanece
constate, pero la fila cambia cuando se copia la fórmula. Si “$”
estuviera junto al indicador de fila, A$1, indica que la columna es
relativa, pero la fila que se muestra en la dirección de celda es
absoluta.
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44
3.4.3 Referencia Absoluta:
Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la
formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son
fijas e inamovibles.
Por ejemplo en el caso que se quiera saber el precio en pesos de
artículos que están expresados en dólares y sabemos que el valor
del dólar se encuentra en la celda B1, podemos hacer referencia a
esa celda en forma absoluta para determinar el precio en pesos de
los demás productos. Ej: $B$1
Arrastrando la fórmula, o copiando y pegando, sabremos el precio
en pesos de todos los artículos.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
45
Para hacer referencia sin necesidad de escribir el símbolo $, lo
podremos hacer con la tecla F4.
3.5 Los comandos aliados que siempre nos ayudan: Copiar, Cortar y pegar.
A la hora de trabajar con celdas muchas veces nos encontramos que existen datos que se pueden aplicar en otros sectores de la hoja, es ahí donde surge la necesidad de no escribir tanto y las nuevas tecnologías aplicaron tres palabritas mágicas muy representativas en nuestras prácticas digitales: Copiar, Cortar y Pegar.
Obviamente Microsoft Excel no está exento de su utilización, brindando variantes muy ventajosas.
Cuando tengamos que Copiar o Cortar, el procedimiento para ambos casos es similar, ya que tiene el propósito de tomar los datos usados para colocarlos en el Portapapeles. El portapapeles nos permite almacenar temporalmente información de cualquier tipo.
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46
La diferencia entre Copiar y Cortar es que cortar mueve un dato de
un lado a otro. Copiar clona el dato copiado y lo inserta en otra
ubicación.
¿Cuáles serían los pasos?
Nos ubicamos en la solapa Inicio y seleccionamos los datos que queremos Copiar.
Otra opción para copiar sería, usando la combinación de teclas Ctrl
+ C, o hacer clic con el botón secundario del ratón sobre los datos
que queremos copiar y elegimos Copiar.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
47
Ahora seleccionamos la celda donde decidamos pegar lo que
previamente habíamos copiado, y desde el apartado Portapapeles
de la solapa Inicio, cliqueamos Pegar.
Otra opción para pegar sería usando la
combinación de teclas Ctrl + V, o hacer clic con
el botón secundario del ratón, seleccionando
Pegar.
Existe una alternativa que nos brinda Microsoft Excel para pegar.
Pegado Especial. Cuando elegimos Pegar, pegaremos el contenido completo de una celda, en el caso de la opción Pegado Especial, podremos elegir por pegar fórmulas, valores, formatos, comentarios, etc. Desde la Cinta de herramientas, haremos clic en la punta de flecha de pegar y luego Pegado Especial. (También lo podremos hacer con el botón secundario del ratón eligiendo Pegado Especial.
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48
3.6 Copiar formato
Se utiliza para copiar solamente el formato y no el contenido.
Para esto debes seleccionar la celda o rango de celdas que
contienen el formato deseado y luego hacer clic sobre el
botón Copiar formato. Una vez que haces clic sobre las celdas
destino, se aplicará el formato de inmediato. (Tamaño y tipo de
fuente, colores, bordes y la alineación).
3.7 ¿Es posible combinar más de una celda, en una única celda?
Sí. Cuando se desea juntar dos o más celdas verticales u horizontales vecinas, tenemos una opción de Combinar y centrar desde la solapa Inicio. Una vez aplicado este comando, las celdas seleccionadas se convierten en una celda de tamaño mayor, que se muestran en varias columnas o filas.
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49
Una celda combinada se puede dividir de nuevo en celdas independientes, pero no se puede dividir una sola celda que no se haya combinado.
3.8 Ordenar
Ordenar los datos es una parte fundamental del análisis de datos.
Se puede optar por una lista de apellidos en orden alfabético, listar
niveles de stock de productos de mayor a menor, etc. Ordenar los
datos nos ayuda a visualizarlos y a comprenderlos mejor.
Para realizar una ordenación simple, debemos posicionarnos en la
columna en la cual queremos ordenar. Luego accedemos a la
solapa Datos y pulsamos sobre Ordenar... y escoger el criterio de
ordenación o bien pulsar sobre uno de los botones de la sección
Ordenar y filtrar para que la distribución sea ascendente o
descendente respectivamente.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
50
También podemos hacerlo desde la solapa Inicio, haciendo clic en
Ordenar y filtrar.
3.9 Ordenar por más de un criterio
Podemos ordenar una lista por
más de un criterio. Desde la
solapa Datos, pulsamos sobre
Ordenar y filtrar, luego Orden
personalizado.
Nos aparecerá un cuadro de diálogo:
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
51
Cliqueando en Agregar nivel, añadiremos
más criterios.
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52
4. Capítulo 4 Nadie resiste a un archivo!
4.1 Los archivos
Un archivo es un conjunto de datos estructurados que se pueden
guardar en algún medio de almacenamiento informático. En los
sistemas de Microsoft Windows un archivo está compuesto con un
nombre y una extensión:
MiFoto.jpg
En el ejemplo anterior podemos distinguir que la extensión JPG
está vinculada a un archivo de imagen. A partir de esta extensión,
Microsoft Windows lo asociará a un icono para que el usuario
pueda identificarlo. Casi siempre las extensiones de los archivos no
se visualizan en Windows, ya que la opción de mostrar extensiones
de archivos conocidos está desactivada.
XLS era la extensión predeterminada en las versiones anteriores de
Microsoft Excel.
A partir de la versión 2007 la extensión pasó a ser XLSX. Este último
formato de archivo es mucho más compacto, ahorrando así
espacio en el disco duro.
Nombre de archivo Extensión
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53
Sueldos.xlsx
En las versiones posteriores a 2007, se puede trabajar con ambos
formatos sin problemas. En el caso de tener Microsoft Excel 2003,
no hay compatibilidad directa con extensiones XLSX.
Otras extensiones de archivo soportadas por Microsoft Excel son:
XLSM (macros), XLSB (binario), HTM O HTML (formato web).
También son soportados otras extensiones como: XLA, XLW, CVS,
TXT.
4.2 Uso de plantillas
Un archivo generado con Microsoft Excel se lo denomina libro.
Cuando ejecutamos Microsoft Excel en forma predeterminada nos
aparece un libro en blanco para comenzar.
Existe una posibilidad de trabajo a partir de plantillas prediseñadas.
Con ellas podemos crear un libro con elementos de formatos
especiales que proporciona el programa.
Las plantillas poseen un diseño listo para utilizar proporcionando
un gran avance en la creación de un libro con un aspecto más
profesional, sirven como modelo, dando formatos de estilos,
texto, número, imágenes, etc. Las plantillas vienen en forma
Nombre de archivo Extensión
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
54
predeterminada dentro del paquete Office, pero también pueden
ser creadas por el usuario o descargadas desde Internet.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
55
5. Capítulo5 Una imagen vale más que...
5.1 Imágenes en Excel
No creas que la convivencia con Microsoft Excel debe ser aburrida. En las hojas de cálculo podemos ingresar distintas alternativas gráficas para darle una nota de color a nuestros trabajos.
Se pueden agregar imágenes desde tu equipo o buscar en la Web
entre otras opciones.
5.2 Insertar imágenes prediseñadas
En la pestaña Insertar, en el grupo Ilustraciones, haz clic en Imágenes prediseñadas.
En el cuadro de búsqueda Buscar, especifica el tipo de imagen prediseñada o imagen que buscas.
Haz clic en Ir.
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56
Si buscas imágenes prediseñadas e imágenes en línea, se dirigirá a Bing, el buscador oficial de la empresa Microsoft.
En la lista de resultados, haz clic en la imagen prediseñada para insertarla.
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57
5.3 Insertar una imagen de una página Web
Desde un navegador ingresa a una página web donde quieras copiar una imagen, cliquea con el botón derecho en dicha imagen y luego, haz clic en copiar imágen desde el menú contextual.
Luego pégala en el lugar que quieras de la planilla.
5.4 Insertar una imagen desde un archivo
Haz clic en el lugar donde desees insertar la imagen.
En la pestaña Insertar, en el grupo Ilustraciones, clic en Imagen.
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58
Busca la imagen que deseas insertar y luego doble clic sobre la imagen.
Para agregar varias imágenes, presiona y mantén presionada la tecla CTRL mientras haz clic en las imágenes que deseas insertar y luego, clic en Insertar.
Otras opciones que tenemos para insertar imágenes son las Formas y
SmartArt.
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59
Todas las imágenes y formas insertadas en Microsoft Excel pueden
ser tratadas con estilos de imágenes y estilos de formas de la misma
manera que la trabajamos en Microsoft Word o Microsoft
PowerPoint
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60
6. Capítulo 6 Funcionatizate!
6.1 ¿Qué es una función?
Una función es una fórmula predefinida por Excel aunque también el usuario puede crear sus propias funciones mediante programación en código Visual Basic para Aplicaciones. Las funciones son usadas para manipular valores. Están agrupadas por categorías. Ejemplo de una función: =SUMA(A1:B3).
Una función constará de un nombre más un argumento entre paréntesis.
Hay funciones que no tienen ningún tipo de argumento, pero siempre existirán los paréntesis después del nombre de la función. Un ejemplo de esto sería la función =HOY() que nos arroja la fecha del sistema.
La idea de este libro no es mostrar todas las funciones existentes en el mundo Microsoft Excel, sino dar a conocer las más usadas y que son aplicables en varios contextos independientemente de la actividad.
6.2 Selección de funciones más utilizadas
A continuación te mostraremos estas funciones agrupadas por categoría.
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61
6.2.1 Funciones matemáticas
SINTAXIS: =SUMA (VALOR1:VALOR2)
Calcula la sumatoria de valores determinados, tanto números
como rangos con valores.
SINTAXIS: =SUMAR.SI (RANGO DE CRITERIO;CRITERIO;RANGO A SUMAR)
Calcula la sumatoria de un rango, si cumple un criterio en
particular.
El rango de criterio es la zona donde se encuentran los valores.
El criterio es la especificación que se buscará dentro de un rango.
Rango a sumar es el rango que se suma.
6.2.2 Funciones estadísticas
SINTAXIS: =PROMEDIO (VALOR1:VALOR2)
Calcula el promedio de valores seleccionados.
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62
SINTAXIS: =MAX (VALOR1:VALOR2)
Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.
SINTAXIS: =MIN (VALOR1:VALOR2)
Devuelve el valor mínimo de un rango de valores.
SINTAXIS: =CONTAR.SI (RANGO;CRITERIO)
Cuenta el número de celdas que cumplen cierto criterio.
Rango es la zona donde se encuentran los datos.
En criterio especifica qué dato buscará dentro de un rango.
6.2.3 Funciones lógicas
SINTAXIS: =Y (VALORLÓGICO1;VALORLÓGICO2)
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63
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalúan como VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos se evalúan como falso.
Valorlógico1: Es un dato obligatorio. Esta condición debe evaluarse como verdadero o falso.
Valorlógico2: Es Opcional. Las condiciones adicionales también pueden evaluarse como verdadero o falso. El límite es 255 condiciones.
SINTAXIS: =O (VALORLÓGICO1;VALORLÓGICO2)
Devuelve VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO y devolverá FALSO si todos los argumentos son falsos.
Valorlógico1, valorlógico2 el primer valor lógico es obligatorio, los valores lógicos siguientes son opcionales. El límite es de 255 condiciones.
SINTAXIS: =SI (PRUEBALÓGICA;VALORSIVERDADERO;VALORSIFALSO)
Arrojará un valor si una condición es verdadera y otro si es falsa.
Pruebalógica: El valor que quiere probar.
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64
Valor si verdadero: El valor que arrojará si se cumple la prueba lógica como verdadera.
Valor si falso: El valor que arrojará si no se cumple la prueba lógica.
6.2.4 Funciones con fechas
SINTAXIS: =AHORA ()
Esta devolverá la fecha y hora actual del sistema.
SINTAXIS: =HOY ()
Esto devolverá únicamente la fecha del sistema.
SINTAXIS =AÑO (fecha)
Devuelve el año de una fecha especificada, o de una celda
que contenga una fecha
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SINTAXIS =MES (fecha)
Devuelve el mes de una fecha especificada, o de una celda
que contenga una fecha
SINTAXIS =DIA (fecha)
Devuelve el día de una fecha especificada, o de una celda que
contenga una fecha.
SINTAXIS: =DIAS360 (fechaInicial,fechaFinal)
Devuelve la cantidad de días transcurridos de una fecha inicial
y una fecha final.
SINTAXIS =FECHA(año,mes,dia)
Devuelve una fecha a partir de tres celdas las cuales contengan un
año mes y día.
SINTAXIS =SI.FECHA(A1;A2;“y”)
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
66
Esta función determina los años transcurridos a partir de dos
fechas. En el ejemplo la fecha inicial estaría ubicada en A1 y la
fecha final en A2. La “Y” representa en inglés la letra inicial de Years
(año).
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
67
7. Capítulo 7 Diseño gráfico
7.1 Representación de los datos (Gráficos)
Los gráficos son herramientas mediante las cuales podemos
representar un conjunto de datos.
Para crear un gráfico debemos seleccionar las celdas sobre las
cuales queremos trabajar. Después de seleccionar los datos, vamos
a la solapa Insertar y en la cinta de opciones nos aparecerán
algunas
opciones de
gráficos.
Si hacemos clic en indicador del apartado gráficos, podremos
seleccionar
varios tipos de
gráficos.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
68
Mostraremos a continuación algunos ejemplos de gráficos. Cabe
aclarar que existen subtipos para cada uno.
7.1.1 Gráficos de columnas
Se organizan en el eje horizontal y los valores en el eje vertical.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
69
7.1.2 Gráficos de líneas
Los datos de categoría se distribuyen en el eje horizontal y todos los datos de valor se distribuyen en el eje vertical.
7.1.3 Gráficos circulares
Su función es representar datos contenidos en una columna o fila. Se aplican para series únicas. No pueden usarse
0
200
400
600
800
1000
ener
o
feb
rero
mar
zo
abri
l
may
o
jun
io
julio
ago
sto
sep
tiem
bre
oct
ubre
no
viem
bre
dic
iem
bre
Facturación 2014
Facturación 2013
Facturación 2014
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
70
números negativos. Cada categoría representa una parte del gráfico.
7.1.4 Gráficos de área
Son útiles para mostrar el cambio a través del tiempo. Se pueden utilizar para llamar la atención hacia el valor total en una tendencia.
Partido Azul31%
Partido Rojo11%
Partido Verde17%
Partido Naranja41%
Elecciones 2015
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
71
7.1.5 Gráficos de tipo XY (Dispersión)
Un gráfico de dispersión se diferencia con el gráfico
lineal porque el de dispersión tiene dos ejes de valores
y muestra un conjunto de datos numéricos en el eje
horizontal (eje X) y otro en el eje vertical (eje Y).
7.1.6 Gráficos de anillos
El gráfico de anillos es similar que un gráfico circular,
pero puede contener más de una serie de datos.
0
500
1000
Sucursal 1Sucursal 2
Sucursal 3Sucursal 4
Sucursal 5
Facturación por sucursal
2012 2013 2014
0
10
20
30
40
-10 -5 0 5 10
Y=X2+4
Y=X2+4
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
72
En vista de diseño, podemos aplicar para nuestros gráficos distintas
variantes de estilos y diseños.
23%
23%27%
27%
21%
27%30%
22%
Venta por sucursal. Vendedor 1 y Vendedor 2
Asunción Buenos Aires Caracas Lima
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
73
8. Capítulo 8 ¿Hay tinta?
8.1 Vista previa
Antes de imprimir un libro, tenemos una alternativa llamada Vista
preliminar que nos otorga una perspectiva de cómo se verá
nuestro libro. La manera de ver esto en Excel 2007 y 2010 es similar,
a diferencia de Excel 2013 donde cambia un poco, para hacer esto
en Excel 2007 nos dirigimos hacia la parte superior izquierda y
presionamos el botón de office, una vez hecho esto presionamos
imprimir y posteriormente vista preliminar se puede observar en la
siguiente imagen:
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
74
Ahora bien, para realizar esto en Excel 2010 o 2013, nos dirigimos
a la solapa Archivo, luego seleccionamos imprimir y sin seleccionar
nada más, podremos visualizar una vista preliminar.
8.2 Área de impresión
Comúnmente cuando deseamos imprimir hojas de cálculo el
programa termina realizando impresión de datos que no
deseábamos obtener, Para configurar un área de impresión en
Excel 2007 y 2010 seleccionamos las celdas que queremos incluir
en nuestra área de impresión; hecho esto, nos dirigimos al área de
diseño de página, una vez estando ahí, seleccionamos establecer
área de impresión y listo.
8.3 Diseño de página
Desde la solapa Diseño de página, podremos seleccionar algunas
opciones a la hora de visualizar nuestros trabajos:
8.3.1 Márgenes
En ocasiones se debe tener un determinado número de
centímetros de márgenes en las páginas para poder imprimir en
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
75
forma eficaz. Para configurar márgenes, nos iremos a márgenes y
luego podremos seleccionar alguna de las opciones
predeterminadas que existen, o bien personalizarla a nuestro
antojo.
8.3.2 Orientación
La orientación define el sentido en el que la hoja se encuentra:
horizontal o vertical, para configurarlo podemos dirigirnos a
diseño de página y posteriormente a orientación.
8.3.3 Tamaño
El tipo de papel para imprimir nuestras planillas se elige desde aquí.
Ej: A3, A4, A5, Carta, Oficio, etc.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
76
8.4 Tipos de vistas
Microsoft Excel contempla tres tipos de vistas en sus versiones y
se podrán cambiar presionando en la parte inferior derecha en los
botones indicados por la flecha:
8.4.1 Normal
Este es el diseño que se genera por defecto y es como se muestra
a continuación:
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
77
8.4.2 Diseño de página
Este muestra un diseño similar a Microsoft Word y presenta
características como nombre al encabezado y medidas para indicar
el tamaño de la hoja, mostramos a continuación el aspecto.
8.4.3 Salto de página.
Este último presenta un diseño en el que únicamente vemos los
datos en una planilla, y no visualizamos otros elementos;
observamos el ejemplo aquí abajo.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
78
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
79
9. Capítulo 9 Facilítame el trabajo!
Explicaremos muy brevemente en este capítulo algunas
alternativas útiles que nos facilitarán el trabajo.
9.1 Hipervínculo.
Esta alternativa es muy útil ya que con esta podemos enlazar una
celda a un elemento de manera local o bien a un sitio web. Para
esto en Excel 2007 nos vamos a la solapa insertar, posterior a esto
a hipervínculo aquí seleccionaremos que es lo que deseamos
vincular; podremos elegir entre varios elementos en nuestro
escritorio o bien teclear una dirección web.
9.2 Formato condicional
Un formato condicional nos servirá para darle un aspecto diferente
a alguna celda dentro de nuestro libro según queramos. A partir de
la selección de una celda o de un rango, se podrán determinar
reglas que si se llegan a cumplir, la celda o el rango involucrado,
cambiará de aspecto. Por ejemplo, que en la columna A cambie el
color de relleno a verde cuando los valores ingresados sean
mayores a 100.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
80
Cuando es elegido un conjunto de datos,
nos ubicamos en la solapa Inicio y en esta
seleccionamos formato condicional. Como
se puede ver nos desplegará una lista que
corresponde a varias opciones de reglas.
Podemos seleccionar Nueva regla y
personalizarla a nuestra voluntad o bien
podemos, seleccionar entre las que
Microsoft Excel nos ofrece.
En caso de seleccionar nueva regla, nos
aparecerá lo siguiente:
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
81
9.3 Tabla dinámica
Una tabla dinámica es la manera de poder visualizar nuestros datos
en forma mucho más amigable, se aplica a cualquier versión de
Microsoft Excel. Aquí vemos como acceder desde la versión 2007;
nos dirigimos a la solapa Insertar, y cliqueamos en el comando
Tabla dinámica. Tendremos una ventana como la siguiente:
Hecho esto seleccionaremos un rango… y listo tendremos una
tabla dinámica como la siguiente:
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
82
Bastará con agregar los campos que se encuentran listados en la
parte de la derecha para tener el siguiente resultado final:
9.4 Subtotales
Subtotales está integrada desde versiones anteriores a 2007,
Subtotales nos sirve para determinar en base a varias celdas,
obtener un total derivado de varias operaciones. Esta función
devuelve un subtotal en una lista o base de datos.
A modo de ejemplo aplicaremos Subtotales a la planilla que
tenemos abajo. Cabe aclarar que debe estar ordenada, y en
nuestro caso, se ordenará a partir de Nº de Camión.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
83
Ubicándonos en cualquier sector de la planilla, iremos a la solapa
Datos y luego Subtotal.
Optaremos por cada cambio en Nº de camión, usando la función
Suma (puede elegirse Promedio, Max, Min, etc.), tildamos la
opción Importe y por último aceptamos.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
84
Podremos analizar de esta manera la totalidad de lo facturado por
Nº de Camión.
9.5 Macros
Una macro nos sirve para la automatización de secuencias o
acciones que manejamos de forma repetitiva, en ocasiones esta
opción se encuentra deshabilitada, para habilitar macros, haremos
lo siguiente: Ir al Botón Office o solapa Archivo (en el caso de usar
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
85
las versiones 2010 y 2013), posteriormente iremos a opciones de
Excel, luego habilitamos la casilla mostrar ficha de programador y
listo, con esto podremos grabar nuestra primer macro.
Bien para realizar esto nos vamos a dirigir a la solapa Vista, y
elegiremos la opción Macros, luego grabar macro. Nos saldrá una
ventana como la siguiente:
En esta ventana podemos poner un nombre que represente a
nuestra macro la cual tendremos que escribirla sin espacios y
colocar únicamente letras en el método abreviado de teclado.
Cuando aceptamos estamos listo para grabar. En este caso vamos
a escribir “Hola mundo!!! y darle un formato de celdas como en el
siguiente ejemplo:
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
86
Cuando tengamos listo esto, cliquearemos en el
botón “Detener grabación”.
Ahora bien podremos ejecutar nuestra Macro en la opción de ver
Macros, nos aparecerá una ventana como la siguiente, en la cual
tenemos la opción de ejecutar la Macro ir paso a paso, modificarla
o bien eliminarla por completo:
También podremos usar el método abreviado que hemos elegido.
Ej: Ctrl + F.
Cuando ejecutamos una macro, se reproducirán las acciones que
hemos realizado durante la grabación.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
87
10. Actividades
10.1 Actividad Nº 1 Formato de celdas
Confeccionar una lista de socios de un club social. Realizar tres niveles de orden:
o Por Deporte. o Por Sexo. o Por Apellido.
Aplicar en las cabeceras:
Alineación centralizada y alineación al medio.
Fondo negro.
Fuente Century 10 color blanco.
Aplicar en los registros:
Alineación izquierda.
Fondo anaranjado.
Fuente Arial 8 color blanco.
Aplicar bordes dobles color blanco en toda la planilla.
Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius
88
D.N.I. APELLIDO NOMBRE SEXO DEPORTE FECHA
NACIMIENTO
PESO
EN
Kg.
ESTATURA
EN Cm.
74186443 GERICKE NATALIA F HOCKEY 03/02/1995 60 160
75110076 ARANGUREN DANIELA F HOCKEY 04/11/1970 59 163
74214630 VASCONSELLOS JOAQUÍN M BALONCESTO 07/02/2003 73 180
74711249 GRUBERT ORLANDO M FÚTBOL 25/05/1973 86 172
74175835 MORÉ SANTIAGO M FÚTBOL 19/04/2000 87 164
74495485 TORRES SANTIAGO M FÚTBOL 15/05/2002 76 173
75054436 ATENCIO MARÍA F HOCKEY 08/04/1974 60 160
74520704 SPAN ALEJANDRO M FÚTBOL 07/11/2000 86 172
74558241 ZITELLI ENZO M BALONCESTO 15/03/2003 81 183
74195802 BROCHERO SERGIO M FÚTBOL 10/07/1976 86 182
74302314 GARCIA YABRA JOSE M FÚTBOL 17/07/1969 74 184
75045104 MORANTE ISMAEL M FÚTBOL 03/03/2000 84 171
75007670 PESOA ROMINA F HOCKEY 27/03/1980 58 157
74168898 MERLO IGNACIO M BALONCESTO 10/02/2000 87 186
74763830 SPAIS NAHUEL M FÚTBOL 13/11/1994 87 173
74310856 MUZZAC ISAIAS M FÚTBOL 07/06/2000 87 165
75095304 GAYOSO MATIAS LUIS M FÚTBOL 09/12/1994 85 175
74724640 CACERES MILAGROS F HOCKEY 26/04/1977 57 161
74369512 SOTO JULIANA F BALONCESTO 30/05/1980 59 157
74634874 ZABALEGUI YAMILA F HOCKEY 17/11/1994 60 157
74496767 ROSSETTI CLAUDIO M FÚTBOL 02/04/1980 84 168
74698560 GRANDOLI OSVALDO M FÚTBOL 23/08/1972 72 173
74953080 OLMOS SEBASTIAN M FÚTBOL 27/01/2001 82 184
74255879 FONTANI JOSEFINA F HOCKEY 08/11/1978 57 157
74942902 GEIST MARIANA F BALONCESTO 03/10/1969 57 161
74291887 BEVILAQUA ROSA F BALONCESTO 04/02/1995 57 157
74710216 GOMEZ GABRIEL M FÚTBOL 24/08/1970 87 170
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74404592 HABERKORN MATIAS M BALONCESTO 05/01/2000 87 162
74630629 INSAURRALDE MARCELA F HOCKEY 16/04/1980 59 166
74427995 ZAPATA ALDANA F HOCKEY 16/02/2003 57 166
74282935 GOROSITO ADRIAN M Fútbol 13/08/1971 85 162
74431482 AYALA ALBERTO M Fútbol 25/02/1975 71 157
74997049 GLASS MARTA F Hockey 01/08/1970 57 163
74629623 AGUIAR NADIA F Hockey 30/08/1970 60 169
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90
10.2 Actividad Nº 2 Ordenar
Confeccionar una lista de lácteos con sus respectivos valores
energéticos. Ordenar la lista por Kilocalorías.
Lácteos y derivados Valor energético (kcal.)
Cuajada 92
Flan de huevo 126
Flan de vainilla 102
Helados lácteos 167
Leche condensada c/azúcar 350
Leche condensada s/azúcar 160
Leche de cabra 72
Leche de oveja 96
Leche descremada 36
Leche en polvo descremada 373
Leche en polvo entera 500
Leche entera 68
Leche semi descremada 49
Mousse 177
Nata o crema de leche 298
Queso blanco desnatado 70
Queso Brie 263
Queso cammembert 312
Queso cheddar 381
Queso crema 245
Queso de bola 349
Queso de Burgos 174
Queso de oveja 245
Queso edam 306
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Queso emmental 415
Queso fundido untable 285
Queso gruyere 391
Queso manchego 376
Queso mozzarella 245
Queso parmesano 393
Queso ricota 400
Queso roquefort 405
Requesón 96
Yogur desnatado 45
Yogur desnatado con frutas 82
Yogur enriquecido con nata 65
Yogur natural 62
Yogur natural con fruta 100
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10.3 Actividad Nº 3 Referencia absoluta y relativa
Confeccionar la siguiente planilla de artículos aplicando
referencia absoluta tanto al recargo por pago con tarjeta,
como así también al descuento por pago al contado.
Determinar el pago final para cada caso.
Recargo pago con tarjeta 12%
Descuento pago contado 6%
Artículo Precio de lista Recargo pago con tarjeta
Descuento por pago efectivo
Precio final con tarjeta
Precio final efectivo
Art1 $ 900,00 $ 108,00 $ 54,00 $ 1.008,00 $ 846,00
Art2 $ 822,00 $ 98,64 $ 49,32 $ 920,64 $ 772,68
Art3 $ 596,00
Art4 $ 834,50
Art5 $ 600,40
Art6 $ 320,50
Art7 $ 670,00
Art8 $ 430,60
Art9 $ 200,10
Art10 $ 505,25
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10.4 Actividad Nº 4 Función CONTAR.SI
Crear la siguiente planilla de socios de un club:
Nº de orden
Apellido Nombre Edad Altura Nº Calzado Peso Practica Básquet
Practica Rugby
Practica Fútbol
1 Álvarez Ezequiel 15 1,76 40 70 S S S
2 Brutos Miguel 16 1,73 42 75 S S N
3 Céspedes Horacio 16 1,58 41 80 N N S
4 Cuevas Emilio 15 1,67 38 60 N S N
5 Donato Gabriel 16 1,71 39 65 S S S
6 Duarte Carlos 15 1,78 40 69 N N S
7 Flores Raúl 16 1,60 42 80 S N N
8 Gálvez Pablo 16 1,69 38 70 S S N
9 Girondo Martin 15 1,78 40 72 N S N
10 Guevara Matías 16 1,80 43 81 S N S
11 Gutiérrez Germán 15 1,79 44 85 S S S
12 Jara Manuel 15 1,85 40 80 S N S
13 Juárez Federico 16 1,70 44 85 N S S
14 León Carlos 15 1,80 40 69 S S S
15 Leonardo Gastón 16 1,84 42 80 N N N
16 Marconi Diego 15 1,65 43 79 N N S
17 Puentes Osvaldo 16 1,70 37 58 N S S
18 Ríos Sebastián 15 1,78 39 62 S S S
19 Soler Juan 16 1,80 41 82 S S N
20 Torres Oscar 15 1,85 42 79 S N S
A partir de los datos ingresados determinar con la
función CONTAR.SI lo siguiente:
Cantidad de personas con 15 años.
Cantidad de personas con 16 años.
Cantidad de personas con altura mayor a 1.78.
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Cantidad de personas que practican Básquet.
Cantidad de personas que practican Fútbol.
Cantidad de personas que practican Rugby.
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10.5 Actividad Nº 5 Función SI
Un comerciante dedicado a la venta de bebidas alcohólicas, desea programar una planilla para determinar en forma automática el porcentaje de ganancia que tiene que tener para cada rubro. Lo tiene diferenciado de la siguiente manera. Licores 22%, vinos 25% y otros 30%. Con la función SI se debe programar en la columna
porcentaje, cada cambio que se produzca en la columna rubro. Ej: si se escribe la palabra “Licores” en la columna rubro, en la columna porcentaje deberá aparecer 22%; si se escribe “Vinos” tendrá que aparecer 25% y en “Otros”, se aplicará 30%.
Licores 22%
Vinos 25%
Otros 30%
Envase Marca Detalle Rubro Precio
de compra
Porcentaje Ganancia Precio Final
750 Colón Malbec Vinos $ 20,00 25,00% $ 5,00 $ 25,00
750 Pico dorado Dulce Vinos $ 8,00 25,00% $ 2,00 $ 10,00
750 La finca Merlot Vinos $ 25,00 25,00% $ 6,25 $ 31,25
750 La maltería Cerveza Pilsen Otros $ 6,00 30,00% $ 1,80 $ 7,80
500 3 Primos Anis Licores $ 12,00 22,00% $ 2,64 $ 14,64
750 3 Primos Cherry Licores $ 12,00 22,00% $ 2,64 $ 14,64
750 La maltería Cerveza Especial Otros $ 9,00 30,00% $ 2,70 $ 11,70
750 La maltería Cerveza Extra Otros $ 14,00 30,00% $ 4,20 $ 18,20
1000 Pico dorado Cabernet Vinos $ 7,00 25,00% $ 1,75 $ 8,75
750 Licores Prada Maraschino Licores $ 15,00 22,00% $ 3,30 $ 18,30
750 Licores Prada Blackberry Licores $ 18,00 22,00% $ 3,96 $ 21,96
750 Licores Prada Curaçao Licores $ 18,00 22,00% $ 3,96 $ 21,96
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750 Colón Merlot Vinos $ 32,00 25,00% $ 8,00 $ 40,00
750 Colón Cabernet Vinos $ 41,00 25,00% $ 10,25 $ 51,25
750 La maltería Cerveza Especial Otros $ 9,00 30,00% $ 2,70 $ 11,70
750 La maltería Cerveza Extra Otros $ 14,00 30,00% $ 4,20 $ 18,20
1000 Varsovia Vodka extra Otros $ 44,00 30,00% $ 13,20 $ 57,20
750 Licores Prada Tia María Licores $ 18,00 22,00% $ 3,96 $ 21,96
1000 Varsovia Vodka Otros $ 22,00 30,00% $ 6,60 $ 28,60
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10.6 Actividad Nº 6 Gráfico de líneas
Crear un gráfico de líneas en el que se puedan
representar los 3 años de facturación de un comercio.
2010 2011 2012 2013 2014
Sucursal 1 $ 128.383,40 $ 154.060,08 $ 145.632,00 $ 189.938,00 $ 227.925,60
Sucursal 2 $ 117.635,90 $ 141.163,08 $ 100.000,00 $ 101.205,00 $ 121.446,00
Sucursal 3 $ 108.373,45 $ 130.048,14 $ 90.232,00 $ 108.278,40 $ 129.934,08
Sucursal 4 $ 108.643,40 $ 130.372,08 $ 129.000,00 $ 132.980,00 $ 159.576,00
$ 0,00
$ 50.000,00
$ 100.000,00
$ 150.000,00
$ 200.000,00
$ 250.000,00
2010 2011 2012 2013 2014
Sucursal 1
Sucursal 2
Sucursal 3
Sucursal 4
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10.7 Actividad Nº 7 Gráfico de área
Diseñar un registro de lluvias de dos años
consecutivos. Luego insertar un gráfico de área 3D.
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
2013 23 35 5 8 0 2 14 16 33 12 15 16
2014 53 15 0 1 2 1 19 21 43 13 24 21
2013
0
20
40
60
Ene
Feb
Mar
Ab
r
May
Jun
Jul
Ago
Sep
Oct
No
v
Dic
2013
2014
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99
10.8 Actividad Nº 8 Formato condicional
Elaborar la siguiente planilla de unidades vendidas de
automóviles. Emplear formato condicional con barras
de datos en la columna Unidades vendidas.
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10.9 Actividad Nº 9 Fechas
Confeccionar una planilla para que un usuario ingrese
su fecha de nacimiento y se pueda saber la edad y lo
días vividos.
Fecha de nacimiento 09/03/1970
Fecha de hoy 21/07/2015
Edad 45
Días vividos 16570
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101
10.10 Actividad Nº 10 Tabla dinámica
Estos fueron los registros de reparaciones de un taller de
servicios informáticos. En esta planilla, figura la primera
quincena de un mes con los tipos de servicios efectuados
en cada sucursal con sus respectivos importes.
Fecha Servicios Sucursales Importe 03/02/2015 Servicio técnico PC 1 $ 427,00
03/02/2015 Reparación Smartphone 2 $ 204,00
03/02/2015 Reparación Smartphone 1 $ 339,00
04/02/2015 Servicio técnico PC 2 $ 524,00
05/02/2015 Reparación Smartphone 1 $ 497,00
06/02/2015 Servicio técnico PC 1 $ 508,00
07/02/2015 Servicio técnico PC 1 $ 235,00
09/02/2015 Reparación Smartphone 1 $ 327,00
09/02/2015 Reparación impresora 2 $ 135,00
09/02/2015 Servicio técnico PC 2 $ 286,00
09/02/2015 Reparación Smartphone 1 $ 362,00
09/02/2015 Reparación impresora 1 $ 503,00
09/02/2015 Reparación Smartphone 2 $ 403,00
10/02/2015 Reparación impresora 1 $ 308,00
10/02/2015 Servicio técnico PC 2 $ 219,00
10/02/2015 Servicio técnico PC 1 $ 529,00
10/02/2015 Reparación Smartphone 1 $ 463,00
10/02/2015 Servicio técnico PC 2 $ 501,00
10/02/2015 Servicio técnico PC 1 $ 218,00
11/02/2015 Reparación Smartphone 2 $ 364,00
12/02/2015 Servicio técnico PC 1 $ 387,00
13/02/2015 Reparación impresora 2 $ 349,00
13/02/2015 Reparación Smartphone 1 $ 420,00
13/02/2015 Servicio técnico PC 1 $ 265,00
13/02/2015 Servicio técnico PC 1 $ 520,00
14/02/2015 Reparación Smartphone 2 $ 579,00
14/02/2015 Servicio técnico PC 2 $ 210,00
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102
Se desea crear una tabla dinámica teniendo en cuenta como filtro,
las sucursales. En los rótulos de fila: los servicios y las fechas. En
valores: la suma de todos los importes facturados.
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103
10.11 Actividad Nº11 Macros
Crear una macro que borre cualquier dato ingresado en el
rango A1:A20.
Asignar el método abreviado Ctrl + Q