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ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

(AGN)

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El Archivo General de la Nación -AGN, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema

Nacional de Archivos -SNA, de regir la política archivística en nuestro País y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental que conserva.

Misión

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado es un establecimiento

público del orden nacional encargado de formular, orientar y controlar la Política

Archivística, coordinar del Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de

Archivos, y garantizar la conservación del patrimonio documental, asegurando los

derechos de los ciudadanos y el acceso a la información, así como, el

mejoramiento en la eficiencia de la gestión pública, la eficiencia de Estado a través

de una gestión documental articulada con el uso de las Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones.

Visión

En el 2019 El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado habrá logrado

ampliar la disponibilidad y acceso de los ciudadanos y entidades del Estado a los

archivos públicos y patrimoniales de la nación, asegurando el cumplimiento de las

políticas gubernamentales en el ámbito de archivos articulado al uso eficaz de

medios tecnológicos y contribuyendo a los fines esenciales del Estado, a partir del

uso masivo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

OBJETIVOS

Objetivo 1

Velar por la preservación del patrimonio documental de la Nación y Facilitar el

acceso a dicho patrimonio por parte de la ciudadanía en general.

Objetivo 2

Coordinar las instituciones archivísticas que integran el Sistema Nacional de

Archivos para que sean factores de desarrollo Cultural y material del país, en

armonía con el Plan Nacional de Económico y Social adoptado por el Estado, así

como también promover el establecimiento de adecuados servicios de referencia

archivística de las instituciones que integran el Sistema Nacional de Archivos.

Objetivo 3

Promover y desarrollar acciones para establecer una cultura integradora de la

archivística, la gestión documental y la gestión de la información a fin de contar

con información útil y oportuna para la toma de decisiones y gestión eficiente de la

administración.

Objetivo 4

Asegurar el funcionamiento articulado del Sistema Nacional de Archivos.

Objetivo 5

Promover y desarrollar acciones que contribuyan a afianzar la identidad nacional.

Objetivo 6

Custodiar, conservar, recuperar y difundir el patrimonio documental de la nación.

Objetivo 7

Diseñar y vigilar la implantación del programa de gestión documental articulado

con los sistemas de información en la Administración Pública.

FUNCIONES

Cada entidad pública ha sido creada para el desarrollo de una función

específica, en el caso del Archivo General de la Nación sus funciones están

determinadas por medio de la Ley 80 de diciembre 22 de 1989, la cual

ordena su creación y establece como funciones las siguientes:

Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de

planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar

el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.

Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la

conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de

conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la

Junta Directiva.

Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que

integre el Archivo de la Nación así como el que se le confíe en custodia.

Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos,

acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos,

sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan

parte del Sistema Nacional de Archivos.

Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden

nacional, departamental, municipal y distrital para garantizar la eficacia de

la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, así

como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia

cultural o histórica.

Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones

educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros.

Procesos de la Gestión Documental

Se encuentran establecidos en el artículo 9 del Decreto 2609 de 2012, están

incluidos dentro de las etapas de creación, mantenimiento, difusión y

administración, se fundamentan especialmente en los principios orientadores de

eficiencia, eficacia, economía, transparencia, medio ambiente, cultura archivística,

interoperabilidad, neutralidad tecnológica, orientación al ciudadano, entre otros, se

caracterizan por no ser lineales e interactuar de manera simultánea y requieren

ser desarrollados e implementados por las entidades a partir de su propia realidad

y contexto.

Planeación

Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y

valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto

administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de

formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su

registro en el sistema de gestión documental.

Producción

Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de

producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el

trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.

Gestión y trámite

Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la

vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones,

la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta

de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento

hasta la resolución de los asuntos.

Organización

Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el

sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado,

ordenarlo y describirlo adecuadamente.

Transferencia

Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir

los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la

validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o

conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y

los metadatos descriptivos.

Disposición de documentos

Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del

archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de

acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas

de valoración documental.

Preservación a largo plazo

Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los

documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,

independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

Valoración

Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de

los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y

secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del

archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o

definitiva).

CIBERGRAFIA

http://www.archivogeneral.gov.co/