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AVANCE EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN – MIPG Código: G1-S1-FO-28 Vigencia: 22 08 / 2018 Pagina: 1 de 9 Versión: 02 UNIDAD DE SERVICIOS PENITENCIARIOS Y CARCELARIOS USPEC INFORME DE AVANCE EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN – MIPG PERIODO: ABRIL A JUNIO DE 2019 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO JULIO DE 2019
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AVANCE EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO INTEGRADO DE
PLANEACIÓN Y GESTIÓN – MIPG
Código: G1-S1-FO-28 Vigencia: 22 08 / 2018 Pagina: 1 de 9 Versión: 02
UNIDAD DE SERVICIOS PENITENCIARIOS Y CARCELARIOS
USPEC
INFORME DE AVANCE EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO INTEGRADO
DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN – MIPG
PERIODO: ABRIL A JUNIO DE 2019
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO
JULIO DE 2019
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Código: G1-S1-FO-28 Vigencia: 22 08 / 2018 Pagina: 2 de 9 Versión: 02
Políticas
Talento Humano: Se mantiene una carpeta compartida con los insumos de
la inducción, disponible para todos los servidores públicos de USPEC,
logrando que los funcionarios la realizaran. Se mantiene actualizada la base
de datos. Se realizó seguimiento a las metas establecidas en los acuerdos
de gestión, y a la fecha se encuentran suscritos todos. Se realizaron cinco
(5) capacitaciones incluidas en el Plan Institucional de Capacitación, que
corresponden al 35%. Se han desarrollado las actividades de acuerdo a lo
establecido en el Plan de Bienestar. Se elaboró propuesta para el diseño del
Plan de intervención de Clima organizacional con Colsubsidio. Se realizó
actividad de reconocimiento de valores y habilidades, en el marco del Día del
Servidor Público. Se implementó encuesta de retiro como documento soporte
para el diseño del programa de desvinculación asistida y se realizó informe
arrojando como observación principal la articulación con el Grupo de
Personal para obtener mayores resultados de juicio, por lo anterior se solicitó
incluir la encuesta en el procedimiento de desvinculación que adelanta el
Grupo de Personal.
Se realizó campaña con los Servidores Públicos para la actualización de la
información en el SIGEP del formato bienes y rentas, y hoja de vida. Se avanzó en
la revisión de los manuales de funciones y competencias, vinculando a las
organizaciones sindicales y a representantes de la Entidad. Se realizó seguimiento
al plan de trabajo de los practicantes vinculados a la Entidad, del programa Estado
Joven. Finalmente, teniendo en cuenta el acuerdo sindical suscrito entre las
organizaciones sindicales y la USPEC, se ha realizado seguimiento a la
implementación de las actividades acordadas.
Integridad: Se diseñó instrumento de diagnóstico para conocer el estado
actual de la Entidad en temas de integridad, y se adoptó el código de
integridad mediante resolución N°000387 del 26 de julio de 2019.
1. DIMENSIÓN TALENTO HUMANO
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Políticas
Planeación Institucional: se realizaron actividades de socialización sobre el estado
de documentos del sistema de gestión, generalidades de MIPG, generalidades de
rendición de cuentas para definir el equipo encargado del tema y de proyectos de
inversión a los enlaces de las dependencias.
Se revisaron y ajustaron el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano (abril
2019) y el Plan de Acción (junio 2019), teniendo en cuenta las capacidades de la
Entidad y fueron aprobados por la Dirección General. Se avanzó en la conformación
del equipo de rendición de cuentas y en el diagnóstico, el cual será insumo para la
construcción de la Estrategia de Rendición de Cuentas de la Entidad. Se está
actualizando la política de Administración de Riesgos de la Entidad, para iniciar la
actualización del mapa de riesgos.
Se elaboraron informes de seguimiento a la gestión del Plan de Acción primer
trimestre, Planes de Implementación del MIPG, implementación del Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, y ejecución presupuestal, los cuales
incluyen alertas para la toma de decisiones, y se encuentran publicados en la página
web.
Gestión Presupuestal y Eficiencia del Gasto Público: como parte de la programación
presupuestal, se proyectaron cuatro acuerdos de modificación del presupuesto de
gastos de funcionamiento para aprobación en el Consejo Directivo de la USPEC.
En relación a la ejecución presupuestal se elaboraron, presentaron y publicaron en
la página web de la Entidad los informes mensuales de seguimiento a la ejecución,
correspondientes a abril, mayo y junio de 2019; adicionalmente se realizó
seguimiento a la reserva presupuestal y al PAC. Se crearon las cuentas bancarias
de todos los funcionarios en el SIIF nación, y se publicaron los procedimientos de
conciliaciones bancarias. Se transmitieron los estados financieros a la Contaduría
General de la Nación, y se presentaron a la Dirección General, se encuentran
publicados en la página web.
2. DIMENSIÓN DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
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Ventanilla hacia adentro
Políticas
Fortalecimiento Institucional y Simplificación de Procesos: se desarrollaron
actividades para el fortalecimiento organizacional y la simplificación de procesos a
través del Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI. Se realizó una jornada
de sensibilización a los enlaces de los procesos donde se presentó el inventario
documental y un cronograma de trabajo para realizar una depuración y actualización
de documentos. Adicionalmente, se realizó una jornada de trabajo con los
integrantes de la OAPLA, donde se concertaron términos sobre los tipos de métodos
de operación, se presentó el inventario documental, un modelo para la elaboración
de procedimientos y la propuesta para actualizar el mapa de procesos acorde con
la actual estructura y funcionamiento de la Entidad.
Gobierno Digital: se identificaron necesidades de automatización de procesos,
actividad articulada con la actualización de activos de información del SGSI. Se está
promoviendo la realización de cursos de aprendizaje de excel, promoción de
campaña de capacitación para servidores públicos de MinTIC y realización de
encuesta para identificar el uso de las herramientas de colaboración de Google.
Se contrató el servicio de impresión, copiado y digitalización de documentos y se
implementó una la solución tecnológica para el control del servicio. Implementación
del aplicativo SEPEC para la recepción de incidentes y requerimientos de servicios
de logística e infraestructura que brinda la USPEC a los centros de reclusión del
INPEC.
3. DIMENSIÓN GESTIÓN CON VALORES PARA RESULTADOS
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Se realizó la contratación del servicio de mesa de ayuda para la vigencia 2019 a
través de los acuerdos marco de precios establecidos por Colombia Compra
Eficiente. Se inició la ejecución del plan de seguridad de información.
Seguridad Digital: se realizaron ajustes a documentos que forman parte del SGSI;
se realizó seguimiento al plan de seguridad y privacidad de la información. Se inició
la ejecución y seguimiento al plan de seguridad de información.
Defensa Jurídica: El plan de acción del Comité de Conciliación se encuentra en
elaboración en la etapa de formulación de actividades y sus respectivos productos.
Se solicitó a la Dirección Administrativa y Financiera, capacitación formal en temas
relacionados con el Derecho Administrativo y Procedimiento Administrativo para el
equipo de abogados asignados a la defensa jurídica de la USPEC.
Se solicitó a la Subdirección Financiera información de los pagos de sentencias y
conciliaciones e interés pagados, está pendiente la respuesta para su validación y
presentación ante el Comité de Conciliación. Se estudiaron y analizaron dos casos
de sentencias pagadas. Se presentó ficha de estudio y análisis ante el comité de
Conciliación. Se elaboró Política de prevención del daño antijurídico, y se presentó
ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado para su revisión. Se han
presentado fallas con el Sistema E-Kogui, liderado por la Agencia Nacional de
Defensa Jurídica del Estado, ocasionando un bajo porcentaje de información de
procesos judiciales.
Mejora Normativa: no se programaron actividades para el trimestre.
3. DIMENSIÓN GESTIÓN CON VALORES PARA RESULTADOS
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Ventanilla hacia afuera (relación Estado – Ciudadano)
Políticas
Servicio al Ciudadano: se enviaron encuestas para la realización de la
caracterización del usuario, así mismo se enviaron encuestas para realizar la
evaluación de percepción del usuario. Se elaboró propuesta de la política de
atención al ciudadano. Los canales de comunicación son revisados constantemente,
con el fin de tener comunicación permanente con los ciudadanos.
Racionalización de Trámites: No aplica para la Entidad.
Participación Ciudadana en la Gestión Pública: se elaboró cronograma de ejecución
de actividades para promover la participación ciudadana. Se está construyendo el
portafolio de servicio y las encuestas para las ferias en las cuales se promueve la
participación ciudadana. Se avanzó en la construcción del autodiagnóstico de
rendición de cuentas con los integrantes del equipo de rendición de cuentas,
conformado por las siguientes dependencias: Control Interno, Atención al
Ciudadano, Oficina de tecnología, Comunicaciones y es liderado por la Oficina
Asesora de Planeación y Desarrollo.
Se elaboró informe de rendición de cuentas del periodo Octubre 2018 a 31 de mayo
de 2019 y se encuentra publicado en la página web. Adicionalmente se publica en
página web, redes sociales y pantalla de Tv internas, los avances y resultados de la
gestión de la Entidad.
Gobierno Digital: se revisaron los criterios de accesibilidad y usabilidad establecidos
en la Política de Gobierno Digital por parte del equipo de estrategia de TI, verificando
su cumplimiento en el sitio web oficial de la USPEC. Se publicaron cuatro conjuntos
de datos abiertos identificados en el portal del Estado Colombiano datos.gov.co. Se
publicó el Plan Estratégico de TI versión 2. Se continuó con la formulación y
aplicación de los lineamientos establecidos para el dominio Gobierno de TI en el
marco de referencia de arquitectura empresarial de MinTIC, incluido en el PETI
versión 2.
3. DIMENSIÓN GESTIÓN CON VALORES PARA RESULTADOS
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Políticas
Seguimiento y evaluación del desempeño institucional: Se está mejorando la
revisión de los seguimientos al Plan de Acción, verificando información de las
evidencias frente a los avances reportados por las dependencias, y donde se refleje
la gestión de las actividades realizadas. Se revisaron las metas y actividades
formuladas en el Plan de Acción y en el Plan Anticorrupción y de Atención al
ciudadano, y se generaron modificaciones de acuerdo a las necesidades y
capacidades de cada dependencia. Se realizó diagnóstico de gestión del
conocimiento, liderado por la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo, y se
realizó el diagnóstico de rendición de cuentas con el equipo conformado para este
tema. Se elaboró informe de gestión sobre el Plan de acción primer trimestre,
informe de gestión de los Planes de Implementación del MIPG, e informes de
seguimiento a la ejecución presupuestal.
4. DIMENSIÓN EVALUACIÓN DE RESULTADOS
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Políticas
Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción: la
Oficina de tecnología publica en la página web de la Entidad las diferentes
solicitudes que se reciben de las dependencias, en la sección Ley de Transparencia
y Acceso a la información Pública. Se continúa con el ajuste de la política de
seguridad de información teniendo en cuenta actualización de la plataforma
estratégica de la Entidad y las observaciones recibidas en la auditoria al SGSI
realizada en enero de 2019. La Oficina de Tecnología ha informado a la Dirección
General, la importancia del envío del esquema de publicación, para posterior
publicación en el Portal Web.
Gestión Documental: se aprobó y publicó la política de gestión documental en la
página web. Se entregaron preinventarios de cada una de las áreas de la USPEC
para validación. Se realizó la política de documento electrónico y el documento de
política de cero papel.
5. DIMENSIÓN INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
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Gestión del Conocimiento y la Innovación: En Comité Institucional de Gestión
y Desempeño se presentaron y aprobaron los líderes de política, donde se
propuso a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo como líder de la
política de gestión del conocimiento y la innovación. Se elaboró el
autodiagnóstico publicado por el DAFP, con la participación de: Talento
Humano, Oficina de tecnología, Asesor de la Dirección, Gestión Documental
y la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo. Adicionalmente, desde el
grupo de Talento Humano se diseñó una encuesta sobre gestión del
conocimiento y fue enviada a los funcionarios con mayor tiempo en la
Entidad. Con estos insumos se van a definir las acciones a desarrollar en
gestión del conocimiento.
Políticas
Control Interno: El Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno
aprobó el Programa de Auditoria y el Plan de Aseguramiento de la Calidad que se
ejecutará entre mayo de 2019 y marzo de 2020.
Elaboró: Paula Viviana Olaya González – Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo. Aprobó: Katherin Díaz Albarracín – Jefe Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo. Ruta: \\192.168.70.20\mipg 2019\Informes de desarrollo del MIPG\Informe T1 2019 Ubicación archivo fisico: NA.
7. DIMENSIÓN CONTROL INTERNO
6. DIMENSIÓN GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
