B Benigno Prieto Valero Responsable Sistemas de Gestión Grupo Ence [email protected] MODELOS PARA EL...
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B
Benigno Prieto Valero Responsable Sistemas de Gestión Grupo [email protected]
MODELOS PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL PRESUPUESTARIO
AGENDA
GRUPO EMPRESARIAL ENCE
PRESUPUESTO TRADICIONAL VS PRESUPUESTO ESTRATEGICO
VALOR QUE APORTA AL GRUPO ENCE
GRUPO EMPRESARIAL ENCEIndustrias basadas en el bosque
GRUPO EMPRESARIAL ENCE Líneas estratégicas
ServicioEstudios
Com. DirecciónDir. de Fábricasy de Forestal
PlanificaciónY Control
Div. Celulosa
Dir. ComercialDir. Financ.
RR.HHDepart. Centrales
Estimación variables Macroeconómicas
y sectoriales
Estimacionesde organismosy analistas
ReflexiónEstratégica
SimuaciónCTA. RDOS
RellenarPrecio, IPC
Paridad
Pl. Ventas x MercadoCostes Comerciales
Dato de Descto Comercial
Control Balance
Cta. Rdos matriz.
Pl. Amortiz.y Capitaliz
Costes personal
Gastos Admon
Sist. Inform.SS.GG. y DIT
InversionesDesinvers.
Div. ForestalFMA
Pl. Ajustesy Cta. Rdosconsolidada
Todos
Compras RellenarPl. Precio
consumibles
Com. Seguim.(Celulosa/ Forestal) Aprobación Aprobación
ConsejoAprobación
Acuerdo Cortes, Precio Madera,
Mix y Producción
PresupuestaciónFMA
PresupuestaciónFMI
PresupuestaciónFab. Celulosa y CENER
PresupuestaciónNeg. Comp.
FMI
Neg. Comp
Aprobación
Mensualización
UPASeptiem
Seguimiento
CONTROL DE GESTIONFlujo presupuestario
OrderManagement
DemandPlanning
OPMQuality
OPMInventory
OPMFinancials
TransportationAdvance SupplyChain Planning
Purchasing
CRMSupport
ORACLE FINANCIALS
Account Receivables(AR)
ORACLE
OFICINAS CENTRALES
XXXXXXMantenimiento
XXXXX(PeopleNet)
XXXXX
XXXX
XXXX
Marcadora
FÁBRICAS CELULOSA
XXXX
Account Payables (AP)
General Ledger (GL)
DIRECCIÓN FOR.MADERERA
XXXX
Cash Management (CM)
XXXXXX
HERRAMIENTAS TESORERÍA
RRHH
Báscula
SPEC/iTIME
eCommerce Projects
Fixed Assets (FA)
Inventory
iReceivables(AR)
XXXXX
CONTROL PRESUPUESTARIO Y CONSOLIDACIÓN
REPORTING
XXXXXXX
XXXXXXX
OPMManufacturing
OPMCosting
Costing
ControlDistribuido
XXXX
CONTROL DE GESTION TRADICIONALMapa de sistemas
ComercialProducción Compras FinancieroLogística RRHH
? ? ?
¿Los resultados …?
• Diferentes visiones del presupuesto• Ineficiente utilización de la financiación• No existe coordinación en los recursos
Presupuesto1
Presupuesto2
Presupuesto3
CONTROL DE GESTION TRADICIONALActores del presupuesto
“El calendario marca el presupuesto”
Horizonte temporal de los forecast
22.2%
3.7%
7.4%
3.7%
63.0%
Otro horizonte de rolling
Rolling 8 trimestres
Rolling seis trimestres
Rolling cuatro trimestres
Año fiscal actual
Fuente : Hackett Benchmarking & Research
ENCE
• Rompamos con el calendario
– El presupuesto es un proceso que debe desarrollarse a lo largo de todo el ejercicio
– La mayoría de las entidades únicamente piensa en el presupuesto del año siguiente a Octubre-Noviembre
JulioAgosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Enero
Reunión Alta Dirección
Fijación Variables
MACRO
Extensión a las Filiales
Reevaluación/Revisión
En paraleloDefinición
del Proceso de este año
ÉxitoFracaso
del Proceso
EneroFebrero
….Junio
Reflexiones iniciales
• La definición del proceso no debe ser un ANÁLISIS DE LABORATORIO
Si queremos que el seguimiento del presupuesto aporte información VALIDA, no puede desarrollarse de espaldas al usuario
Debería utilizarse como EXCUSA para definir con los responsables de Negocio cuáles son las variables génesis
Creación Modelos
PresupuestariosPresupuestación
Seguimiento que aporta
VALOR
Bases de los Modelos PresupuestariosResponsa-
bles Negocio/Área
Planificación y Presupuestación
Magnitudes a seguir
Identificación variables génesis
Reflexiones iniciales
Simulación ProyeccionesPlanes de
Negocio
Presupuestos
Planificación Estratégica
Alineamiento estratégico de
los presupuestos
Posibilidades de Simulación y Proyecciones
Alcance del Modelo Presupuestario
No existe ningún MODELO DE PRESUPUESTACIÓN que sea mejor que el resto - son una traslación de los SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN al ámbito presupuestario
Características básicas en los modelos de Presupuestación
Análisis y comparación entre el modelo analítico del ERP y el modelo presupuestario
ERP MODELO PRESUPUESTARIO
Empresa
Dependen-cia
Centro Coste
Cuenta
Auxiliar 1
Auxiliar 2
1.Oficinas centrales2.Fábricas (3)3.DIT4.Servicios Centrales FM5.Viveros
Empresa
1.Algunos deptos fábrica2.Valores SSCC y FM3.Pples dptos/activ. Forestal
1.Financiero (1 a 7)2.Analítica (9)
1.Productos celulosa2.Destino-pto forestal3.Bancos4.Conceptos coste Celulosa
1.Coste fijo celulosa2.Coste variable celulosa3.Actividades forestal4.Gastos venta celulosa
1.Empresa2.Direcciones3.Destinos4.Fábricas5.Dep. RRHH (*)
Centro Coste
1.Pto Celulos y Energía2.Actividad y pto forestal3.CV y CF celulosa
Producto
Cuenta
1.Financiero (1 a 2)2.Analítica (3)3.G (4 – Estadísticos)4.Carta analítica5.Actuación Patrimonial6.Margen de
Contribución
Mercado AjustesInterco DivisiónProyecto
GESTION DEL CAMBIOCoherencia del modelo
Planificar + Medir + Decidir
Vis
ión
Débil =Acertada
Visión Estratégica
Mala Implantación
Empresas de Alto Empresas de Alto RendimientoRendimiento
Perdedor =
Mala Visión Estratégica
Mala Implantación
Ganador =
Buena Implantación
Conservador =
Mala Visión Estratégica
Buena Implantación
Gestión del desempeño
AcertadaVisión Estratégica
¿Qué distingue a las compañías de éxito?
Plan Estratégico Presupuestos
• Variables fundamentales
• 3 años
• Más extenso• A 1 año
Que suelen hacer bien las organizaciones...
• Definición de la Alta Dirección de la evolución esperada de las magnitudes fundamentales del negocio
• Transmisión “hacia abajo” de esos objetivos• Asegurar que los presupuestos responden en el corto plazo con esos
objetivos a medio y largo plazo
Que no hacen tan bien ...
• Trasladar sus planteamientos estratégicos a un conjunto de variables que integren toda la organización
• Muy centrados en la Evolución de Negocio y menos en Procesos de Gestión Interna, Cliente y formación
• No todas las áreas de responsabilidad están alineadas
Alineamiento estratégico de los Presupuestos
• Falta de control
• Fuentes de datos inconsistentes
• Doble captura de los datos
• Díficil colaboración multi-usuario:
– Análisis
– Modelización
– Planificación
• Ciclo de presupuestación largo
• Mantenimiento elevado
Hoja de cálculo
Económico-Finanicero
Ventas &Marketing
RRHH Producción ORACLE
ReportingModeliza-
ciónAnalisis Planning
CONTROL DE GESTION TRADICIONAL“Exceldependientes“
Información Pública
Información Común
Información Divisiones
Negocio
Resultados
Indicadores de Gestión y proceso
SeguimientoPresupuestario
INFORMES A MEDIDA ALERTAS
Sector
Cuota de mercado
Grupo Referencia
BALANCE GESTION
Individuales /consolidado
CTA. RDOS. GESTION
D. G. Financiera
División B
División A
D. G. Com./Logística
MIS
Mercado
Cliente
Producto/
Servicio
Centro
de
Coste
D. G. RRHH
Individuales /consolidado
Indicadores homogeneos
PRESUPUESTACION
Total Divisiones
I+D
Materia
s Primas
D.G. Planif. y Control
CONTROL DE GESTION ACTUALIZADODiseño conceptual del MIS
INFORMES
Mensuales
INFORMES
Semanales
Oracle DW SCMMeta4 CRM
BusinessModeling
BusinessModeling
PlanningBudgeting
Forecasting
PlanningBudgeting
Forecasting
ConsolidationsReporting
&
FinancialManagement
ConsolidationsReporting
&
FinancialManagement
TailoredApplications
TailoredApplications
Cuadro de mandoCuadro de mando
Consolidación
Contabilidad
Auditorías
Consolidación
Contabilidad
Auditorías
PlanificaciónModelización
POAsUPAs
Reporting
PlanificaciónModelización
POAsUPAs
Reporting
Resultados
Presupuestación
Resultados
Presupuestación
Desarrollosa medida
Desarrollosa medida
Base de datos ÚnicaBase de datos Única
Planificación y Control
Planificación y Control
ComercialComercial Compras . . .Compras . . .CSACSA
AplicacionesBusiness
PerformanceManagement
AplicacionesBusiness
PerformanceManagement
PlataformaBI
PlataformaBI
Arquitectura
• Una “versión de la realidad”
• Captura única de los datos
• Soporte multi-usuario
• Control centralizado
• Work flow del proceso presupuestario
• Ciclo de planificación y forecast más corto
• Mantenimiento más reducido
Económico-Finanicero
Ventas &Marketing
RRHHDATA
WAREHOUSEORACLE
Base de Datos
ReportingModeliza-
ción
“Los usuarios”
Análisis Planning
CONTROL DE GESTION ACTUALIZADOExcel es una herramienta más…
Modelo básico Modelo actualizado
Basado en hoja Excel (aprox. 250-300 hojas básicas de imput/reporting y 10-15 versiones)
Sin Work-flow del proceso presupuestario
Información agregada por unidades de negocio
Cálculos complejos con-tenidos en hojas Excel no centralizados y difícil simulación
Presupuesto (3 meses)
RESULTADOS EN ENCEComparativa de los modelos
Tecnología web y reporting Excel (aprox. 50 plantillas web de entrada datos, 50 hojas Excel de reporting y 3 versiones oficiales)
Work-flow con fijación de responsabilidades
Información escalar desde datos individuales a consolidados
Cálculos controlados centraliza-damente y utilización de funcio-nalidades estándar para repartos
Presupuesto más fiable y accesible
Aplicaciones de usuarioAplicaciones de usuario
Servicios de la plataformaServicios de la plataformaServicios de la plataformaServicios de la plataforma
ComercialProducción FinancieroLogísticaCompras RRHH
LA COORDINACIÓN DE TODA LA EMPRESA SE ALCANZA UTILIZANDO UNA PLATAFORMA INTEGRADA
¿Los resultados …?
• Todos los departamentos discuten las mismas cifras• Los fondos son utilizados eficientemente • Los recursos están coordinados, a lo largo de toda la cadena corporativa
Capacidad fijada
Incremento
ventasRespuesta a
las necesidadesCumplir demanda
Contrataciónpersonal
Mayor cash flow
Datos en tiempo
real
Real-TimeData
Datos en tiempo
real
Datos en tiempo
real
Datos en tiempo
real
Datos en tiempo
real
CONTROL DE GESTION ACTUALIZADOActores más implicados
1. Único entorno de trabajo para resolver problemáticas varias (real –conso-,
presupuesto –conso-, semanal) con acceso personalizado vía web a una base
de datos única
2. Aseguramos la consistencia del modelo Real/POAPM/Semanal al utilizar los
mismos indicadores compartidos en los tres escenarios
3. Mismos usuarios accediendo a los tres escenarios de datos con seguridades.
Curva de aprendizaje rápida dentro del Grupo
4. Workflow que facilita la monitorización del proceso de cierre y presupuesto
5. Multidimensionalidad que permite analizar la información desde todos los
puntos de vista que necesitemos
6. Reporting que nace de una única fuente. Posibilidad de enriquecer el
reporting de cada sociedad además de cumplir las exigencias de Grupo
7. Interface de datos procedentes de Oracle
Valor que aporta a Ence
Aplicación diseñada para el seguimiento de los datos reales, incluyendo la conversión de divisa,
consolidación según PGC y ajustes IAS
BusinessModeling
BusinessModeling
PlanningBudgeting
Forecasting
PlanningBudgeting
Forecasting
ConsolidationsReporting
&
FinancialManagement
ConsolidationsReporting
&
FinancialManagement
TailoredApplications
TailoredApplications
Cuadro de MandoCuadro de Mando
Consolidación
Contabilidad
Auditorías
Consolidación
Contabilidad
Auditorías
PlanificaciónModelización
POAsUPAs
Reporting
PlanificaciónModelización
POAsUPAs
Reporting
Resultados
Presupuestación
Resultados
Presupuestación
Desarrollosa medida
Desarrollosa medida
Base de Datos ÚnicaBase de Datos Única
Planificación y Control
Planificación y Control
ComercialComercial Marketing . . .Marketing . . .CSACSA
Oracle
Entorno único
Entorno único
Planificación y Control
Planificación y Control ComercialComercial Compras…Compras…CSACSA
Aplicación diseñada para la gestión del POAPM
Aplicación que recoge los indicadores operativos del reporting de Ence
Aplicación que recoge la evolución
semanal de los indicadores más significativos del
Grupo
BusinessModeling
BusinessModeling
PlanningBudgeting
Forecasting
PlanningBudgeting
Forecasting
ConsolidationsReporting
&
FinancialManagement
ConsolidationsReporting
&
FinancialManagement
TailoredApplications
TailoredApplications
Cuadro de MandoCuadro de Mando
Consolidación
Contabilidad
Auditorías
Consolidación
Contabilidad
Auditorías
PlanificaciónModelización
POAsUPAs
Reporting
PlanificaciónModelización
POAsUPAs
Reporting
Resultados
Presupuestación
Resultados
Presupuestación
Desarrollosa medida
Desarrollosa medida
Oracle
Evolución Futura- Ejemplo de Comercial
ComercialComercial
Aplicación para seguimiento presupuestario por cliente así como variables económicas, logísticas
(puerto, incoterm,..),…
Planificación y Control
Planificación y Control ComercialComercial Compras…Compras…CSACSA
BusinessModeling
BusinessModeling
PlanningBudgeting
Forecasting
PlanningBudgeting
Forecasting
ConsolidationsReporting
&
FinancialManagement
ConsolidationsReporting
&
FinancialManagement
TailoredApplications
TailoredApplications
Cuadro de MandoCuadro de Mando
Consolidación
Contabilidad
Auditorías
Consolidación
Contabilidad
Auditorías
PlanificaciónModelización
POAsUPAs
Reporting
PlanificaciónModelización
POAsUPAs
Reporting
Resultados
Presupuestación
Resultados
Presupuestación
Desarrollosa medida
Desarrollosa medida
Base de datos ÚnicaBase de datos Única
DW
ConsistenciaVisibilidad evolutiva en la misma pantalla
Dato único, bloqueo de cierre mensual,...
Diferentes estados dentro del ciclo de reporting que permiten a los usuarios que se
encuentran en las cabeceras estar informados de los avances de sus entidades
dependientes
Estados del
Work-flow1. Not started
2. Work in progress
3. Incomplete
4. Ready
5. Locked
Workflow
Reporting
€/MWh
€/MWh
97,64
49,0049,00
99,31
48,30
63,51
40
50
60
70
80
90
100
110
PR
EC
IOS
VE
NT
A S
EM
AN
AL
PRECIO TURB GAS
PRECIO TURB VAPOR
POA TURB VAPOR
POA TURB GAS
41,24
36,04
36,61
20
25
30
35
40
45
Sem. I Sem. II Sem. III Sem. IV
CO
ST
E G
AS
SE
MA
NA
L
COSTE GAS
POA GAS
Ver Cuadro
REAL ACUMULADO
MENSUALSem. II
PRODUCCIÓN TURBINAS 26.367,90
PRECIO MWh TURBINA GAS 49,00
PRECIO MWh TURBINA VAPOR 98,47
PRECIO MEDIO 74,49
COSTE GAS 38,62
COSTE TOTAL VARIABLE 43,44
AMORTIZACIÓN 3,91
RESTO COSTE FIJO 4,91
COSTES TOTALES 52,27
MARGEN DE EXPLOTACION UNITARIO 22,22
Reporting
Trazabilidad Ppto. consoDatos individuales Datos agregados PGC Datos agregados IAS
Ajustes IAS Detalle para cada IAS de los ajustes realizados desde PGC a nivel de
Grupo (preparado el desarrollo para hacerlo por cada División)
Conversión En una plantilla indicamos
los tipos de cierre y medios
por entidad y período
Además indicaremos por
sociedad y período los tipos
de adiciones de inmovilizado
y fondos propios
Controles
Expectivas de los Accionistas
Resultados PublicadosCumplimiento
Buen Gobierno CorporativoNIC 2005
…….
Monitorizar el Rendimiento
Monitorizar el Rendimiento
Planificación Dinámica
Planificación Dinámica
Alinear Estrategia y Acción
Alinear Estrategia y Acción
GESTION DEL CAMBIOObjetivo Final