CAPITULO 3
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1 CAPITULO III
3 CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA
3.1 PRESTACION DEL SERVICIO
American Chemical Company S.R.L., es una empresa productora de productos químicos, como
ser pinturas, thinners, selladores, lacas, adhesivos y diversos productos químicos. Al ser una
empresa productora, se abastece de materia prima, planifica su producción y por ultimo
distribuye sus productos al cliente. Ver figura 3.1
FIGURA 3.1 : Prestación del servicio
Fuente: Elaboración propia
3.1.1 Prestación del servicio de distribución
Una de las responsabilidades del área de distribución en la empresa, es llevar los productos
terminados a los clientes. Para poder realizar la distribución se cuenta con cinco factores
relacionados: procesamiento de pedidos, preparación de pedido y transporte. Para lo anterior
tiene que tener producto almacenado y además tiene que realizar la gestión de sus inventarios, es
decir controlar sus saldos. Ver figura 3.2
FIGURA 3.2 : Sistema logístico
Fuente: Elaboración propia
3.1.2 Organigrama
En los siguientes organigramas se identifican los responsables a cargo de los procesos de:
procesamiento de pedidos, preparación de pedidos, transporte, almacenamiento e inventario
Almacén de producto terminado y thinner.
FIGURA 3. 3 : Organigrama del almacén de producto terminado y thinner.
Fuente: American Chemical Company S.R.L.
Los procesos que se realizan esta estructura orgánica son:
- Preparación de pedidos
- Transporte
- Almacenamiento
- Inventario.
Área de ventas:
FIGURA 3. 4 : Organigrama del Área de Ventas.
Fuente: American Chemical Company S.R.L.
El personal de ventas se encarga de visitar los clientes, levantar pedidos, procesar los mismos,
gestionar la aprobación, hasta la Emisión de Nota de Pedido y Nota de Despacho, además de la
emisión de la factura.
3.2 PROCESAMIENTO DE PEDIDOS
3.2.1 Proceso de pedidos
A continuación se describe en forma gráfica, el procesamiento de pedidos.
FIGURA 3.5 : Procesamiento de pedidos
Fuente: Elaboración propia
1. Visita al cliente: En la primera etapa el vendedor visita al cliente para obtener una venta.
2. Levanta el pedido: El vendedor transcribe los productos solicitados por el cliente en una
Nota de Pedido. Ver anexo A.1.1
3. Aprueba el pedido: La Nota de Pedido es verificado por el Jefe de Ventas y aprobado
según el historial del cliente. Ver anexo A.1.2
4. Digitaliza el pedido El pedido aprobado es digitalizado e ingresado a la base de datos
por medio del Sistema Administrativo Integrado (S.A.I) para su posterior facturación.
Esta etapa lo realiza la secretaria. Ver anexo A.1.3
5. Factura el pedido Se emite la factura del pedido solicitado y aprobado. El responsable
de la facturación es la Secretaria de Ventas Ver anexo A.1.3
3.2.2 Ventas
Vendedores: Visitan a sus clientes en:
- La ciudad: Cuatro vendedores
- Las provincias: Un vendedor
-
Puntos de venta: Presenta sus productos a la venta, en la central y en dos sucursales que
se encuentran distribuidas en la ciudad.
- Central: Parque Industrial / Calle Vía Diagonal 4 PI 30
- Sucursal 1 :Av. Santa Cruz esa. Ñuflo de Chaves N 600
- Sucursal 2 : Av. Banzer No. 370 entre 2do y 3er anillo
3.2.3 Canales de distribución
La venta de los productos se lo realiza por medio de dos tipos de canales; canal directo que se
interrelaciona directamente con el consumidor final y canal indirecto que se interrelaciona con
las ferreterías, casas de pintura y tiendas de construcción antes de llegar al consumidor final. Ver
figura 3.3
FIGURA 3.3 : Canales de distribución de la empresa American Chemical Company S.R.L.
Fuente: Elaboración propia
En los dos tipos de canales, los vendedores visitan tanto al consumidor final como a los
intermediario.
3.3 PREPARACIÓN DE PEDIDOS
3.3.1 Proceso de preparación de pedidos
A continuación se muestra en forma gráfica la preparación de pedidos, que se realiza en
instalaciones del almacén de producto terminado o thinner.
FIGURA 3.6 : Proceso de preparación de pedidos
Fuente: Elaboración propia
1. Recepción de pedidos: La Nota de Pedido manual, tres ejemplares de la Nota de
Despacho, impreso por el SAI y la correspondiente Factura, son recibidos por el
Encargado de Almacén para su preparación y despacho. Ver anexo A.1.2, A.1.3 y A.1.4
2. Cuantificación de productos pedidos: El Auxiliar de Carga realiza la suma manual de
los productos pedidos, utilizando como referencia las Notas de Despacho. Ver anexo
A.1.3. Posteriormente, llena la cantidad de productos pedidos en el formulario de Salidas
Diarias de Almacén. Ver anexo A.2.1
3. Recorrido y extracción de los producto: En base a las Notas de Salida Diarias de
Almacén, se extraen los productos para cada cliente. Ver anexo A.2.1 El operario
utilizando como referencia esta nota, prepara y separa la carga para el cliente respectivo.
4. Embalaje de los productos: En esta etapa se realiza el embalaje solamente a algunos
productos. El embalaje se lo realiza a los productos que se encuentran en envases
pequeños: bigalon, galón, litro, 0,5 l y 0,3 l. Los demás productos no son embalados.
5. Traslado a la zona de carga: Después de recorrer por el almacén de producto terminado
o thinner para la extracción del producto solicitado, se agrupa todos los productos
pedidos en la zona de carga. En esta etapa se realiza el control de los productos, para su
posterior carga al camión.
3.3.2 Ubicación de los productos
Los productos se encuentran ubicados en:
Almacén de Producto Terminado
- Línea Decorativa
- Línea Automotiva
- Línea Madera
- Línea Industrial
- Línea Flexografica
Almacén de Thinner
- Línea Thinner
3.3.3 Envase
El material de los envases depende el tamaño del envase y de la línea del producto. Tenemos
envases metálicos y de plástico. Ver cuadro 3. 1
CUADRO 3.1 : Proceso de preparación de pedidos
Tambor Balde de 18 L Bigalon Galón Litro
Línea Decorativa N/E Plástico Metálico Metálico Metálico
Línea Automotiva N/E Plástico Metálico Metálico Metálico
Línea Madera N/E Plástico Metálico Metálico Metálico
Línea Industrial N/E Plástico Metálico Metálico Metálico
Línea Flexografica N/E Plástico Metálico Metálico Metálico
Línea Thinner Metálico N/E N/E N/E N/E
Fuente: Elaboración propia
* N/E : No existe
Tenemos que tener en cuenta que los envases grandes que son los tambores, son retornables. Son
los únicos tipos de envases que vuelven a reutilizar.
3.3.4 Embalaje
El proceso de embalaje se lo realiza a los envases de menor tamaño, tomando en cuenta que esto
productos que son lo mas frágiles al momento de ser transportados.
No embalados
- Balde 18 Litros
- Tambor
Embalados
- Big galón
- Galón
- Litro
- Envases de 0.5 L
- Envases de 0.3 L
3.4 TRANSPORTE
3.4.1 Proceso de transporte
Este proceso de transporte comienza con la carga de los productos hasta la entrega de los
productos pedidos al cliente. Ver figura 3.7
CUADRO 3.7 Proceso de transporte
Fuente: Elaboración propia
1. Carga de los productos: Después que los productos se encuentren en la zona de carga,
los operarios proceden a realizar la carga de los productos. Esta carga implica
montacargas, accesorios como plataformas, etc.
Para controlar la asignación de choferes responsables de la carga, se les pide firmar un
ejemplar de la Nota de Despacho. Ver Anexo A.1.3
2. Recorrido al punto de entrega: El camión se dirige al punto de entrega, donde la ruta
que seguirá par el reparto la define el mismo chofer.
3. Descargo en el punto de entrega Una vez el camión llega al punto de entrega se
procede a hacer el descargo de los productos pedidos.
4. Entrega del producto al cliente Finalmente se entrega el pedido al cliente, para el
control de la entrega se pide la firma del cliente en dos de los ejemplares de la Nota de
Despacho y en el Reporte de Visitas y Entrega a Clientes. Las notas de despacho sirven
para que uno lo conserve el cliente y la otra que regresa a la empresa para su registro. Ver
anexo A.1.3 y A.3.1
En esta etapa también se recogen los envases retornables, que en nuestro caso serian los
tambores de thinner. El único control se lo realiza en la Reporte de Visitas y Entregas a
Clientes, indicando en la séptima columna. Ver Anexo A.3.1
3.4.2 Vehículos y accesorios
Los vehículos utilizados para la distribución de productos son tres, las especificaciones señaladas
a continuación. Ver cuadro 3.1
CUADRO 3.1 Especificaciones De Los Vehículos
Movil
Vehículo AccesoriosCapacidad
De Carga
(Kg)Marca
Model
o
Tipo De
Combustible
Plataform
a
Cargador
Manual
(Unidad)
Estado
1Mitsubishi
Canter2002 Gasolina
Acenso
Lateral1 5000
Buen
Estado
2 Hino Fc 2010 GasolinaAcenso
Trasera1 7500
Buen
Estado
3 Ford Trasit 1998 Gasolina Sin 1 4000 Deteriorado
Plataforma
(Abertura
Lateral)
Necesita
Reparación
Constante
Fuente: Elaboración propia
FIGURA 3.8: Móviles De La Empresa American Chemical Company S.R.L.
Fuente: American Chemical Company S.R.L.
3.5 ALMACENAMIENTO
3.5.1 Proceso de almacenamiento
El proceso de almacenamiento comienza con la llegada de los productos terminados a almacén,
donde se controlan las cantidades ingresadas. posteriormente se ubican en forma caótica, sin
orden. Ver figura 3.9
FIGURA 3.9: Móviles De La Empresa American Chemical Company S.R.L.
Fuente: Elaboración propia
1. Llegada de los productos: Los productos llegan a almacén en un montacargas o en
cargadores manuales según la característica de la producción.
2. Control de los productos: Mediante la ficha de producción se controla la cantidad de
productos que ingresan al almacén. Ver Anexo A.4.1
3. Ubicación de los productos: Los productos son ubicados en distintos lugares según sus
características en el almacén de producto terminado o thinner, sin planificación.
3.5.2 Equipo
Montacargas
La empresa cuenta con cuatro montacargas. Sus especificaciones técnicas son las siguientes.
CUADRO 3.2: Especificaciones Técnicas De Los Montacargas
NNººDetalle Extintores (5 kg) Capacidad de
carga (Kg)Modelo Tipo de Combustible Cantidad Marca Tipo
1 C3000 Gasolina 1 CATCO2 -
BC1125
2 C3000 Gasolina 1 CATCO2 -
BC1125
3 GC35K GLP 1 CATCO2 -
BC1125
4 GC45Kswb GLP 0 CATCO2 -
BC1125
Fuente: American Chemical Company S.R.L.
FIGURA 3.10: Montacargas
Fuente: American Chemical Company S.R.L.
Cargadores manuales
Se cuenta con seis cargadores manuales dentro de almacén de producto terminado. Se
especifica las características a continuación. Ver Cuadro 3.2
Cuadro 4.2 : Especificaciones Técnicas De Los Cargadores Manuales
Cant.
FORMA DEL
CARGADOR
MANUAL
USO ESPECIFICO CAPACIDAD OBSERVACIÓN
3 Plataforma curveada Baldes de 18 lts 55 KgDos necesitan
reparación
3 Plataforma cuadradaTodo tipo de
productos60 Kg
Buen estado
Fuente: Elaboración propia
FIGURA 3.10: Cargadores manuales
Fuente: American Chemical Company S.R.L.
3.6 DISTRIBUCION FISICA DE LA EMPRESA
FIGURA 3.11 Lay out de la empresa American Chemical Company S.R.L.
Fuente: Elaboración propia
3.6.1 Media de los almacenes
Almacén de producto terminado
- Ancho: 45 m
- Largo: 35 m
Almacén de Thinner
- Ancho: 67 m
- Largo: 25 m
En general para el almacenamiento no siguen ningún criterio, originando demasiados traslados.
Al manipular en forma excesiva se deterioran los envases, con las pérdidas consecuentes por
derrame de productos principalmente.
Otro aspecto, es que los almacenes no están señalizados, no hay pasillos de circulación. Se
percibe un tipo de señalización antigua.
Los estantes de almacenamiento no están bajo ninguna norma, tampoco indica que peso pueden
soportar. Los baldes de productos se almacenan sin criterio. Esto ocasiona mezclas de productos
y dificulta la preparación y despacho.
3.7 GESTION DE INVENTARIOS
3.7.1 Tipos De Inventarios
Los tipos de inventarios que maneja la empresa se refiere a los tipos de producto terminado que
almacena. Los tipos de productos que almacena estan dividido por líneas: decorativa,
automotiva, madera, flexografica y thinner
Los inventarios, también denominados stock de productos, son aquellos que están almacenados
para su venta.
La gestión de inventarios, se refiere al control de las cantidades para informar de su existencia
para la venta. Los Encargados de Almacenes son los responsables de dos actividades:
Que no se agote el stock
Impulsar la venta indicando la cantidad de productos de los que se dispone, es decir
indicar por ejemplo que productos no se están vendiendo y necesitan promocionar e
impulsar la venta.
En la empresa no existen mecanismos para el cuidado del stock disponible, así mismo, no existen
procedimientos para conocer el índice de rotación. No existen análisis de records de ventas, por
lo que el cálculo del consumo para un período determinado no se puede realizar.
3.7.2 Toma Física De Inventarios.
El control de saldos, lo efectúa el Encargado de Almacén en forma empírica. La actualización de
las tarjetas kardex no es oportuno, se perciben muchos errores, en general el control de los saldo
en físico, no es sistemática.
Otro aspecto es el coteo físico. El personal de almacenes no dispone de instructivos para realizar
los inventarios físicos. Es decir no existe un metodología escrita para realizar estos controles. El
SAI, es un software que provee datos valiosos, pero el personal no está capacitado para
interactuar correctamente, se atrasan en la actualización, se comenten errores de transcripción,
que al final va a repercutir en que las cantidades en físico no coinciden con los del sistema.
Los inventarios que realizan en forma periódica no son completados, es decir no se completan
los procesos, puesto que siguen las diferencias entre la cantidad en físico y lo que se muestra en
listados del sistema.