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Examen Especial a los Vehículos de la Presidencia de la República 2 CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo del examen El examen especial a los Vehículos de la Presidencia de la República, se realizó con cargo al Plan Anual de Control de 2008 de la Unidad de Auditoría Interna de la Presidencia de la República y en cumplimiento a la Orden de Trabajo 05-AI-PR-2008 de 11 de agosto de 2008. El Subcontralor General del Estado (E) con oficio 07074 DCAI 16 de abril de 2009, autorizó la modificación del alcance del examen especial contenido en la Orden de Trabajo 05-AIPR-2008 del 11 de agosto de 2008, por el siguiente examen especial a los vehículos de la Presidencia de la República, por el período comprendido entre el 1 de mayo de 2005 y el 31 de diciembre de 2008, para el efecto el 17 de abril de 2009 se emitió la nueva Orden de Trabajo 003-AI-PR-2009. Objetivos del examen - Verificar lo adecuado del sistema de control interno, para el uso, mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos propiedad de la Entidad. - Determinar la legalidad, veracidad y propiedad de las operaciones efectuadas para el uso, mantenimiento y reparación del parque automotor y su correcta aplicación contable. Alcance del examen El examen especial a los Vehículos de la Presidencia de la República se realizó por el período comprendido entre el 1 de mayo de 2005 y el 31 de diciembre de 2008, incluyó el análisis de las cuentas: 1410105 Vehículos, 1419905 Depreciación Acumulada de Vehículos 6350401 Seguros, 6340405 Gastos en Vehículos, 6340803 Combustibles y Lubricantes 6340813 Repuestos y Accesorios.
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Examen Especial a los Vehículos de la Presidencia de la República
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CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen El examen especial a los Vehículos de la Presidencia de la República, se realizó con
cargo al Plan Anual de Control de 2008 de la Unidad de Auditoría Interna de la
Presidencia de la República y en cumplimiento a la Orden de Trabajo 05-AI-PR-2008
de 11 de agosto de 2008. El Subcontralor General del Estado (E) con oficio 07074 DCAI
16 de abril de 2009, autorizó la modificación del alcance del examen especial contenido
en la Orden de Trabajo 05-AIPR-2008 del 11 de agosto de 2008, por el siguiente
examen especial a los vehículos de la Presidencia de la República, por el período
comprendido entre el 1 de mayo de 2005 y el 31 de diciembre de 2008, para el efecto el
17 de abril de 2009 se emitió la nueva Orden de Trabajo 003-AI-PR-2009.
Objetivos del examen
- Verificar lo adecuado del sistema de control interno, para el uso, mantenimiento
preventivo y correctivo de los vehículos propiedad de la Entidad.
- Determinar la legalidad, veracidad y propiedad de las operaciones efectuadas
para el uso, mantenimiento y reparación del parque automotor y su correcta
aplicación contable.
Alcance del examen
El examen especial a los Vehículos de la Presidencia de la República se realizó por
el período comprendido entre el 1 de mayo de 2005 y el 31 de diciembre de 2008,
incluyó el análisis de las cuentas:
1410105 Vehículos,
1419905 Depreciación Acumulada de Vehículos
6350401 Seguros,
6340405 Gastos en Vehículos,
6340803 Combustibles y Lubricantes
6340813 Repuestos y Accesorios.
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Base legal
Con Decreto Ejecutivo 1148, publicado en el Registro Oficial 251 de 14 de enero de
2004, se creó la Secretaría General de la Presidencia de la República, a cargo de
un Secretario con rango de Ministro de Estado.
Con Decreto Ejecutivo 19, publicado en el Registro Oficial 12 de 31 de enero de
2007, en remplazo de la Secretaría General de la Presidencia de la República, se
creó la Administración General de la Presidencia de la República.
Con Decreto Ejecutivo 686, promulgado en el Registro Oficial 202 de 31 de octubre
de 2007, se creó la Secretaría General de la Presidencia de la República y la
Administración General pasó a ser Subsecretaría General de la Presidencia de la
República.
La Presidencia de la República, se rige por las siguientes disposiciones legales:
- Constitución Política de la República del Ecuador.
- Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento. - Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento. - Leyes, Reglamentos, Decretos, Normas y más disposiciones legales que
regulan las actividades del Sector Público.
Estructura orgánica
La Secretaría General de la Presidencia de la República se encuentra inmersa en un
proceso de reorganización y reestructuración interna con el propósito de brindar al
Primer Mandatario de la Nación asistencia administrativa en cumplimiento de sus
funciones y en la realización de sus actividades.
El artículo 3 del Decreto Ejecutivo 686 de 18 de octubre de 2007, señala que
dependerán de la Secretaría General de la Presidencia de la República, la
Subsecretaría General de la Presidencia de la República, la Residencia Presidencial,
el Museo Palacio de Carondelet, la Casa Militar y el Departamento de Auditoría
Interna.
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Con Acuerdo 187-A, publicado en el Registro Oficial 205 de 6 de noviembre de 2007, se
delegó funciones al Subsecretario General de la Presidencia de la República, entre otras:
administrar el parque automotor de la Presidencia de la República, otorgar órdenes de
movilización, autorizar la adquisición de partes, piezas lubricantes, reparaciones y
otorgamiento de cupos de combustible.
Objetivos de la entidad
- Establecer mecanismos de coordinación en procura de lograr una efectiva
gestión presidencial, en beneficio de la colectividad.
- Alcanzar y mantener un nivel de gestión funcional y operativa, que sea eficiente
y oportuna, para soportar la gestión de la Presidencia de la República.
Monto de recursos examinados
Al 31 de diciembre de 2008, el monto de recursos analizados fue de 9 775 796,64USD,
que corresponde a: Mantenimiento preventivo y correctivo y abastecimiento de
combustible y lubricantes y pólizas de seguros del parque automotor de la
Presidencia de la República, según la siguiente relación.
AÑOS
CUENTAS CONTABLES
SUMAN USD Vehículos Seguros Gasto
Vehículos Combustible y
Lubricantes Repuestos y Accesorios
2005 992 207,07 436 385,12 48 838,41 251 815,03 102 354,50 1 831600,13
2006 1 061 679,03 413 033,29 58 137,02 223 351,57 118 350,94 1 874 551,85
2007 1 398 776,13 501 823,39 79 093,34 244 117,66 154 169,97 2 377 980,49
2008 1 708 555,99 778 993,37 115 802,56 839 019,77 249 292,48 3 691 664,17
SUMAN USD 5 161 218,22 2 130 235,17 301 871,33 1 558 304,03 624 167,89 9 775 796,64
Servidores relacionados Consta en Anexo 1.
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CAPITULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento de recomendaciones
La Unidad de Auditoría Interna de la Presidencia de la República, realizó al examen
especial al proceso de matriculación del parque automotor de la Presidencia de la
República, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2005 y el 31 de octubre de
2007.
El informe de examen especial no se tramitó, en razón de no desprenderse hechos
relevantes ni responsabilidades; sin embargo, con memorando AIPR-M-08-9-13 de 25 de
enero de 2008 se remitió al Director de Coordinación de Auditorías Internas los
resultados del análisis. Adicionalmente, con memorando AIPR-M-08-10 de 16 de enero
de 2008, se puso en conocimiento del Subsecretario General de la Institución, las
recomendaciones para su inmediata aplicación; determinándose su cumplimiento.
Conformación, administración y control del parque automotor de la Presidencia de la República
La Presidencia de la República, para el cumplimiento de las actividades administrativas
al 31 de diciembre de 2008, dispuso de un parque automotor de 175 unidades
conformado por: 137 vehículos operables que representa el 78 por ciento; 33 no
operables equivalente al 19 por ciento, de los cuales 23 se encontraron en talleres
mecánicos particulares y 10 están considerados para remate; 4 entregados en
comodato, que corresponde al 2 por ciento y 1 vehículo siniestrado que representa el 1
por ciento, según la siguiente relación:
DETALLE CÓDIGO OPERABLES NO OPERABLES ENTREGADOS
EN COMODATO
SINIESTRADOS TOTAL MECÁNICAS REMATE
Vehículos Adquiridos por la Presidencia de la República
A 47 1 4 0 1 53
Vehículos recibidos en donación y/o entrega gratuita
B 15 1 5 1 0 23
Vehículos recibidos en comodatos de otras Entidades Públicas
C 51 2 0 0 0 53
Vehículos recibidos de la CAE VA 4 17 0 1 0 21
Motos recibidas en donaciones y/o entregas gratuitas
MB 5 0 1 2 0 8
Motos recibidas en comodato de otras Entidades Publicas
MC 15 2 0 0 0 17
TOTAL 137 23 10 4 1 175
Vehículos operables
Los automotores operables
Presidencia de la República,
Vehículos en mecánicas
De la verificación física realizada
encontraron en los talleres mecánicos que prestan servicios a la Presidencia de la
República, se determinó que
correctivo; 4 en estado de deterioro
3319%
Grupo de Seguridad Presidencial
Unidad de Gestión de Seguridad Interna
11
Oficina de Enlace y Coordinación Policial
Unidades Operables asignada
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operables fueron asignados a las diferentes dependencias de la
esidencia de la República, como se evidencia en el siguiente gráfico
Vehículos en mecánicas particulares
a realizada el 15 de octubre de 2008, a los vehículos
en los talleres mecánicos que prestan servicios a la Presidencia de la
República, se determinó que: 4 estuvieron para mantenimiento preventivo;
en estado de deterioro, conforme se demuestra a continuación:
13778%
42%
11%
Vehículos Operables
Vehículos No operables
Vehículos En comodato
Vehículos Sinistrados
Despacho Presidencial y Asesores
22
Ministerios
Secretarias 7
Unidades Administrativas
8
Oficina de Coordinacion Guayaquil
Casa Militar5
Grupo de Escolta Presidencial
17
Grupo de Seguridad Presidencial
16
Unidad de Gestión de Seguridad Interna
Oficina de Enlace y Coordinación Policial
17
Jefatura de Transportes,
16
Unidades Operables asignadas a Dependencias de la Presidencia de la República
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dependencias de la
siguiente gráfico:
los vehículos que se
en los talleres mecánicos que prestan servicios a la Presidencia de la
estuvieron para mantenimiento preventivo; 15
se demuestra a continuación:
Vehículos Operables
Vehículos No operables
Vehículos En comodato
Vehículos Sinistrados
Ministerios 4
Subsecretarias8
Oficina de Coordinacion Guayaquil
6
ública (137)
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N. CÓDIGO MECÁNICAS OBSERVACIÓN
1 70-A TALLERES AUTESA Mantenimiento correctivo, cambio de varias partes y piezas del vehículo para repotenciación y protección de los componentes mecánicos (Blindaje).
2 51-B
TECNISERVICIOS
Mantenimiento correctivo, daños en el motor.
3 44-MC Mantenimiento correctivo, reparación de chasis, según certificación del taller mecánico señaló que los repuestos no se consiguen debido al modelo de la motocicleta.
4 88-C TALLERES GINO MUÑOZ Mantenimiento correctivo, problemas de motor, el mecánico indica que no hay repuestos.
5 92-C
TALLERES ÑACATO
Mantenimiento correctivo, reparación de la caja de cambios.
6 18-VA Mantenimiento correctivo, falta O/T, informe técnico, acta entrega recepción entre el conductor y el representante de la mecánica.
7 26-VA Mantenimiento correctivo, reparación motor, caja de cambios, costo alto; falta O/T, informe técnico, acta de entrega recepción entre el conductor y el representante de la mecánica.
8 36-VA Mantenimiento correctivo, falta O/T, informe técnico, acta de entrega recepción entre el conductor y el representante de la mecánica.
9 37-VA Mantenimiento correctivo, reparación caja de cambio, falta informe técnico, acta de entrega recepción entre el representante de la mecánica y el conductor.
10 39-VA Mantenimiento correctivo, fue trasladado desde Guayaquil para su reparación, se desconoce la fecha de ingreso a la mecánica y diagnóstico del automotor.
11 07-VA MECANICA AUTOPITZ
Mantenimiento preventivo.
12 32-VA Mantenimiento correctivo, reparación motor; falta informe técnico y acta de entrega recepción entre el conductor y el representante de la mecánica.
13 38-VA MECANICA CASABACA Mantenimiento preventivo, chequeo computarizado.
14 01-VA PARQUEADERO CEDEGE Estado de deterioro.
15 05-VA MECANICA 4F Mantenimiento correctivo, calentamiento de la caja automática, se encuentra desarmado.
16 17-VA TALLERES ALVAREZ BARBA
Mantenimiento correctivo, se encuentra en la mecánica desde el 16 de junio de 2006 para su reparación; falta O/T, informe técnico y acta entrega recepción entre el conductor y representante de la mecánica.
17 19-VA LOS VERGELES
Estado de deterioro.
18 41-VA Estado de deterioro.
19 34-VA PARQUEADERO EDIF.EL COMERCIO
Estado de deterioro.
20 40-MC MEMO MOTOS Mantenimiento correctivo, desarmada para reparación, según certificación de 21-09-2009.
21 21-VA
MECANICA AUTOSTOP
Mantenimiento correctivo, reparación motor, caja de cambios y embrague, la Jefatura de Transportes indicó que el costo de la reparación supera al costo del vehículo.
22 22-VA Mantenimiento preventivo.
23 20-VA Mantenimiento preventivo.
Los vehículos signados con los códigos 17-VA, 18-VA, 26-VA y 36-VA, que se
encuentran en los talleres mecánicos Ñacato y Álvarez Barba, carecen de órdenes
de trabajo e informes que evidencien la fecha de ingreso y el diagnóstico del
vehículo; al respecto los propietarios de los talleres mecánicos manifestaron que, los
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automotores no han sido reparados debido a que los repuestos tienen costos
significativos, no están disponibles en el mercado, debido a que la mayoría
corresponden a modelos 1991, 1995 y 1996.
Se inobservó las Normas de Control Interno 210-04 Documentación de respaldo y su
archivo, que señala: “… todas las operaciones financieras estarán respaldadas con la documentación de soporte suficiente y pertinente…”; y,
250-07 Control de vehículos oficiales, que señala: “… su cuidado y conservación será una preocupación constante de la administración siendo necesario que se establezcan los controles que garanticen el buen uso de tales unidades”.
Punto de vista del Jefe de Transportes
Posterior a la lectura del borrador del informe, con comunicación de 7 de septiembre
de 2009, el Jefe de Transportes en funciones señaló: “…los automotores que se encuentran en los talleres que no disponen de Órdenes de Trabajo ya no van a ser reparados debido a que varios de ellos han sido considerados para remate, devolución a la CAE y a las entidades que han facilitado en comodato, por falta de parqueaderos hemos sido obligados a dejar en los diferentes talleres;…”
Criterio de auditoria
Lo señalado en el punto de vista del Jefe de Transportes, corrobora el comentario de
auditoría.
Vehículo entregado en comodato
La Presidencia de la República entregó en comodato el 29 de enero de 1997, el
vehículo signado con el código 33-B, marca FORD BRONCO, motor
1FMEU15N8JLA89686, año 1988, color azul, placa PEL-642 al Municipio del Cañar;
por el lapso de tres años, cuyo vencimiento fue el 28 de enero de 2000.
La cláusula tercera del convenio de comodato señala:
“El comodatario declara recibir el mencionado vehículo en perfectas condiciones, obligándose a su devolución al momento de la terminación de este contrato, en el mismo estado en que lo recibe.”
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De la revisión a los documentos que se mantienen en los archivos de la Jefatura de
Transportes, se determinó que el vehículo en referencia se accidentó el 7 de octubre
de 1998; particular que se informó a la Presidencia de la República, con oficio 0176-
CMC de 19 de febrero de 1999.
El Asesor de la Presidencia de la República en conocimiento de éste hecho, con
oficio 99-1067-AJ-T.618 de 4 de marzo de 1999, se dirigió al Alcalde del Cañar, en
los siguientes términos: “En lo que se refiere a la Presidencia de la República, y por ser el vehículo de su propiedad, ésta vigilará que se cumpla con lo determinado en el contrato de comodato suscrito con la Municipalidad de Cañar, y en especial con lo que estipula la cláusula cuarta que establece las obligaciones que tiene el comodatario, el mismo que será responsable por la conservación del bien entregado, hasta por culpa levísima, conforme lo establece el art. 2108 del Código Civil.”
Disposición legal que fue promulgada en el Registro Oficial Suplemento 104 de 20
de noviembre de 1970; de acuerdo a la nueva codificación del Código Civil se
relaciona al artículo 2081 en vigencia desde el 24 de junio de 2005.
De la inspección realizada por el Jefe de Transportes al vehículo 33-B, que
permanece en la mecánica que prestó servicios de mantenimiento al parque
automotor de la Municipalidad de Cañar, con memorandos 01288-JTPR-2005 y
JTPR-M-06-1014 de 28 de noviembre de 2005 y 13 de noviembre de 2006, informó
al Director Administrativo y Financiero (e) de la Presidencia de la República, que este
automotor no presentó daños extremos y recomendó se realice las acciones legales
necesarias, tendientes a recuperar el vehículo en comodato.
El Alcalde del Municipio del Cañar con oficio 00586-CMC de 1 de diciembre de 2006,
se dirigió al señor Presidente de la República y solicitó se le conceda en donación el
vehículo, sin que se obtenga respuesta a este pedido.
El Jefe de Transportes en una nueva inspección realizada al vehículo en referencia,
informó al Director Administrativo con memorando JTPR-M-07-11 de 5 de enero de
2007, lo siguiente: “…debido al año de fabricación, las condiciones mecánicas del vehículo, el costo de mantenimiento elevado, sic no es conveniente para los intereses de la Institución, por lo que se recomienda analizar la petición realizada por la Alcaldía del Cañar para su donación.”
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El Jefe de Transportes con oficio TPR-08-77 de 12 de junio de 2008, solicitó al
Alcalde del Cañar disponer se efectúe los trámites pertinentes, a fin de legalizar la
tenencia del vehículo 33-B.
Evidenciándose que hasta el 26 de agosto de 2009, fecha de comunicación de
resultados, no se ha definido la situación tendiente a lograr la recuperación o
legalización de la tenencia del automotor.
Acciones tomadas por la entidad Con posterioridad a la comunicación de resultados el Jefe de Transportes, el 7 de
septiembre de 2009, remitió el oficio 275-CMC de 3 de septiembre de 2008, enviado
por el Alcalde del Cañar al Secretario General de la Presidencia de la República, en
el que insiste la donación del automotor en referencia. Asunto que está en
conocimiento de la actual Secretaria General de la Presidencia de la República,
quien ha dispuesto al Jefe de Transportes presente un informe, a fin de proceder de
conformidad a las disposiciones legales que correspondan.
Vehículo Siniestrado
La Presidencia de la República, contrató con Alianza Compañía de Seguros y
Reaseguros S.A. la póliza 08D-0055705, que cubriría la totalidad de las pérdidas o
gastos que se produjeren sobre los vehículos propios, arrendados y bajo la
responsabilidad de la Entidad; su vigencia fue del 2 de noviembre de 2007 al 2 de
noviembre de 2009.
La póliza cubre el siniestro del vehículo Jeep Chevrolet Rodeo, color verde, año
2001, placa de identificación policial PEN-144, motor 6VD1946964, chasis
8LDUCS25G10639, asegurado en 16 000,00USD.
El numeral 4. Deducibles de las Especificaciones Técnicas de la póliza, señala que
por las Pérdidas totales el deducible es el 10% del valor asegurado. En el parte
policial emitido por la Dirección Nacional de Tránsito y Transporte Terrestre, se
señala que fue un accidente de tránsito, determinándose que no fue imputable al
conductor.
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El Jefe de Transportes con memorando JTPR-M-08-175 de 19 de febrero de 2008,
comunicó al Secretario General de la Presidencia de la República, que éste
automotor tuvo un accidente de tránsito el 17 de febrero de 2008. Mediante nota
inserta en éste documento la Subsecretaria General de la Presidencia de la
República (e) dispuso al servidor Responsable de Seguros “… proceder conforme a
disposición legal ”; quien con oficio SEG-O-08-29 de 20 de febrero de 2008, comunicó
a la Ejecutiva de Cuenta (Bróker) de la Agencia Asesora Productora en Seguros-
CIASEG y adjuntó: Aviso del siniestro y partes policiales de la Dirección de Tránsito
y Transporte Terrestre e informativo elevado al Comandante de la Unidad de
Vigilancia Norte.
Alianza Compañía de Seguros y Reaseguros S. A. mediante correo electrónico, el 30
de septiembre de 2008, solicitó al servidor Responsable de Seguros copias de la
matrícula del vehículo, licencia del conductor y confirmación del reclamo por parte de
terceros. En el citado documento consta lo siguiente: “NOTA: Todos estos documentos fueron solicitados por la señorita Katty Vallejo desde la fecha de ocurrencia del siniestro, haciendo el último recordatorio el pasado 10 de abril de 2008”.
Pedido que fue atendido con oficio SEG-O-08-256 de 16 de octubre de 2008;
evidenciándose en éste trámite un retraso de ocho meses computados desde la
fecha de notificación del siniestro 2008-02-20, hasta el envío de los documentos
solicitados por la Aseguradora.
Alianza Compañía de Seguros y Reaseguros S. A., con oficio 530-734-2008 de 15
de diciembre de 2008, solicitó el envío de documentación complementaria en los
siguientes términos: “…con el propósito de continuar con el trámite del reclamo, el cual será tramitado en base al valor comercial de USD 16.000,00, solicitamos hacernos llegar los siguientes documentos:
- Matrícula original del vehículo por el año 2008 a nombre del Banco Nacional de Fomento,
- Copia del nombramiento, de la cédula y papeleta de votación del representante legal, - Acta mediante la cual el Banco de Fomento da de baja el vehículo. - Certificado de no gravamen emitido por la Policía Nacional, - Certificado de no gravamen emitido por el Registro Mercantil del cantón Quito, - Certificado de la Policía Nacional por el pago de multas, - Histórico de dominio del vehículo emitido por la Policía Nacional, - Acta de Cesión de derechos a favor de Alianza Cía. de Seguros y Reaseguros S.A. - Original y copias de las llaves del vehículo, mascarilla del radio, gata, herramientas y
llanta de emergencia”.
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Los documentos solicitados por la Compañía Aseguradora fueron entregados el 15
de julio de 2009, según consta su recepción en el memorando JTPR-M-09-754,
suscrito por el Coordinador de Transportes.
Lo expuesto en párrafos precedentes ocasionó que, hasta la fecha de comunicación
de resultados del examen (2009-08-26), no se haya recuperado el valor por la
indemnización del vehículo siniestrado.
El servidor Responsable de Seguros de la Presidencia de la República, inobservó la
Norma de Control Interno 110-08 Actitud hacia el control interno, que señala: “…Cada uno de los servidores proporcionará con su actitud la incorporación de todos los elementos de control interno dentro de las operaciones a su cargo”.
Acciones tomadas por la entidad Alianza Compañía de Seguros y Reaseguros S.A., en las Especificaciones Técnicas
para la Contratación de la Póliza de Seguro de Vehículos, en el numeral 4.
Deducibles, establece: “Se considerará pérdida total, cuando los daños que se produzcan al vehículo superen el 75% del valor asegurado.- Los valores declarados de bienes físicos son a reposición o reemplazo. Alianza C. de Seguros y Reaseguros S.A. acepta este criterio y renuncia a la aplicación de coaseguros/ infraseguro/ regla proporcional”.
En respuesta al oficio DF-O-10-71 de 31 de marzo de 2010 suscrito por el servidor
Responsable de Seguros, la Compañía Aseguradora con oficio 200-0076-2010 de 6
de abril de 2010, señaló reconocer la pérdida total y cumplir lo establecido en las
condiciones generales de la póliza relativas a: en caso de siniestro la indemnización
puede realizarse en dinero o en especie; por lo que la entidad deberá especificar en
forma libre y voluntaria el vehículo a adquirir en reposición.
El Subsecretario General de la Presidencia de la República con memorando SGPR-
M-10-275 de 17 de junio de 2010, entre otros puntos señaló: la Compañía
Aseguradora se encuentra procesando documentadamente el trámite para
posteriormente ceder los derechos a favor de la Entidad como indemnización.
Adjuntó la Resolución 2009-59 de 16 de junio de 2010, suscrita por la Secretaria
General de la Presidencia de la República, en los siguientes términos:
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Considerando: “Que, mediante Memorando N° JTPR-M-10-561, el Jefe de Transportes de la Presidencia de la República, presenta un informe en el cual manifiesta que por efectos de los siniestros presentados… no considera conveniente a los intereses institucionales recibir vehículos de similares características y por lo tanto sugiere que se analice la posibilidad de que la indemnización se realice por medio de la entrega de un vehículo que cumpla con las características requeridas por el Grupo Escolta Presidencial para el transporte de personal Militar que se encuentra asignado a la seguridad…” “Que, en vista de que la póliza 08-55707, contempla la opción de que la indemnización por siniestros se reciba en especie y teniendo en cuenta de que la Institución presenta la necesidad de transportar al personal militar que custodia los domicilios de las principales autoridades…”
Resuelve:
“Artículo 1.-Disponer que las indemnizaciones que corresponden a los siniestros de vehículos amparados bajo la póliza 08-55707 y que se encuentran pendientes de recepción, se realicen en especie, por medio de la entrega de un vehículo que sea destinado para cubrir el requerimiento del…personal que se encuentra asignado a la seguridad del señor Presidente de la República y del Señor Vicepresidente de la República.” “Artículo 2.-Encargar a la Jefatura de Transportes de la Presidencia de la República y al Responsable de Seguros de la Institución, la realización de todas las acciones necesarias, para el perfeccionamiento y la recepción de la indemnización que corresponde a los siniestros por parte de la compañía aseguradora.
Vehículos segregados para remate
El Jefe de Transportes con memorando JTPR-M-08-1397 de 3 de octubre de 2008,
solicitó al Secretario General de la Presidencia de la República, autorización para
proceder con el trámite administrativo de remate de diez vehículos de propiedad de la
entidad, que se encontraron en estado no operable, según la siguiente relación:
N. CODIGO TIPO MARCA MODELO AÑO COLOR PLACA MOTOR
1 13-A JEEP CHEVROLET VITARA 3P 1991 AZUL GXF-269 G16A189321
2 16-A JEEP CHEVROLET VITARA STD 1991 PLOMO PEJ-518 G16A191047
3 25-A JEEP CHEVROLET VITARA CON OPCION 1993 NEGRO PEL-187 G16B525624
4 33-A JEEP CHEVROLET TROOPER 1989 AZUL PEJ-160 662267
5 11-B JEEP NISSAN PATHFIDER 1989 VINO PEL-618 VG30197594W
6 20-B JEEP NISSAN PATHFIDER 1992 PLOMO (GRIS) PEL-640 JN8HD17S9PW122792
7 21-B AUTOMOVIL HONDA ACURA LEGEND 1992 AZUL PEL-631 JH4KA7662NC019762
8 27-B CAMIONETA CHEVROLET SILVERADO 1990 PLOMO PEL-641 1GCDC14H4LZ179190
9 46-B AUTOMOVIL TOYOTA LEXUS 1992 BLANCO PEM-052 GT8U730C2N0020145
10 57-MB MOTO VESPA ______ 1990 AZUL P-16847 334444
Examen Especial a los Vehículos de la Presidencia de la República
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El Secretario General de la Presidencia de la República, en nota inserta en el
memorando antes citado, dispuso al Jefe de Transportes de la Presidencia de la
República, proseguir con el trámite respectivo.
El Jefe de Transportes con memorandos JTPR-M-08-1631 y 1837 de 19 de
noviembre y 22 de diciembre de 2008, respectivamente, solicitó al Subsecretario
General de la Presidencia de la República, autorice el trámite para el avalúo de los
vehículos segregados para remate; evidenciándose que este procedimiento se llevó
a cabo el 21 de abril de 2009, con la participación de peritos de la Policía Nacional
del Ecuador, cuyo informe fue remitido a la Secretaria General de la Presidencia de
la República con oficio 2009-0508-SIAT de 23 de abril de 2009.
Los cambios continuos de las autoridades durante el período examinado, así como la
inoportuna gestión por parte del Jefe de Transportes, ha impedido se concrete el
proceso de remate de estos automotores, con el consecuente desperdicio de
recursos que implica su administración y custodia, inobservando lo dispuesto en el
artículo 14 del Reglamento sustitutivo para el manejo y administración de bienes del
sector público, promulgado en el Registro Oficial 378 de 17 de octubre de 2006,
referente: “… que los bienes inservibles u obsoletos o se hubieren dejado de usar, pero son susceptibles de venta, se los rematará previa resolución de la más alta autoridad de la institución y su delegado”.
Así como, la Norma de Control Interno 250-07 Control de vehículos oficiales, que
señala: “… Su cuidado y conservación será una preocupación constante de la administración…”.
Conclusiones
- La obsolescencia de los vehículos, significativos costos que implicaba su
mantenimiento correctivo; así como, insuficiente espacio físico en la institución
ha ocasionado que, seis automotores permanezcan en talleres mecánicos por
un tiempo considerable.
- Inoportuna gestión por parte del Jefe de Transportes ha ocasionado que el
vehículo 33-B entregado en comodato a la Alcaldía del Cañar el 29 de enero de
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1997, cuya devolución debió realizarse el 28 de enero de 2000; sin embargo del
tiempo transcurrido, no se haya logrado su recuperación o legalización de la
tenencia de este automotor.
- Inoportuna gestión de los servidores: Responsable de Seguros y Jefe de
Transportes de la Presidencia de la República, ha ocasionado que Alianza
Compañía de Seguros y Reaseguros S.A. sin embargo del tiempo transcurrido
15 meses, no haya cubierto la indemnización del vehículo siniestrado.
- El proceso de remate de los automotores no se ha concluido, debido en parte a
los continuos cambios de autoridades durante el período examinado y a la
inoportuna gestión del Jefe de Transportes en funciones, lo que ha impedido
concluir éste trámite, con el consecuente desperdicio de recursos que implica su
administración y custodia.
Recomendaciones A la Secretaria General: 1. Dispondrá al Subsecretario General, analice el informe emitido por el Jefe de
Transportes; así como la petición de donación del automotor 33-B, realizada
por el Alcalde del Municipio del Cañar, criterio que servirá de base para definir
la tenencia de este vehículo, precautelando los intereses de la entidad.
Al Subsecretario General: 2. Solicitará a la Secretaria General de la Presidencia de la República, la
resolución para proceder al remate, baja o donación de los automotores que
constan en el Informe de Evaluación Técnica y avalúo de los vehículos
considerados para el remate y continuar con este proceso.
3. Dispondrá al servidor Responsable de Seguros, continúe los trámites ante
Alianza Compañía de Seguros y Reaseguros, tendientes a finiquitar la
indemnización del vehículo siniestrado.
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Al Jefe de Transportes: 4. Realice una inspección a los vehículos que permanecen en los talleres
mecánicos que prestan el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de
los automotores de la Presidencia de la República, verificando su estado de
conservación, obsolescencia o falta de repuestos. Del resultado de esta
gestión, presentará un informe que sustentaría la adopción de las acciones
correctivas.
Vehículos al servicio de la entidad no cumplieron con el requisito de matriculación
De la revisión a los documentos relacionados con el proceso de matriculación de los
vehículos de la Presidencia de la República para el 2008, se determinó que 18
automotores que se encuentran operables no cumplieron con este requisito, como se
evidencia en el siguiente cuadro:
CODIGO Observaciones Número Vehículos
Propiedad de la entidad
14-A En trámite de legalización debido a que el motor y chasis no coinciden con la impronta 1
27-A, 28-A, 29-A, 51-A,
Los vehículos 27-A,28-A,29-A, fueron matriculados hasta el 2007 y el 51-A consta hasta el 2006, posterior a esta fecha no existen documentos. 4
48-B En trámite de legalización por cuanto fue adjudicado gratuitamente por la CAE el 23-11-2007 1
34-A y 64-A Ausencia de documentos de origen como: factura comercial o documento de importación, que respalden su legal procedencia. 2
70-A En proceso de blindaje, razón por la que no pasó la revisión de la CORPAIRE. 1
Comodato 5-C,43-C y
47-C Faltó la entrega de documentos por parte del Ministerio de Obras Públicas. 3
7-C,14-C y 62-C Falta ingreso de datos en la Jefatura de Tránsito 3
17-C,88-C Para devolución al INDA y Ministerio de Energía y Minas 2
81-C Faltó contrato de comodato, requisito previo para el trámite de matriculación 1
Total 18
La falta de documentación como: factura comercial o documento de importación,
matrículas de años anteriores, contrato de comodato, entre otros, no proporcionados
por las entidades que en su momento tuvieron a cargo la custodia y mantenimiento
de los automotores, así como la inoportunidad en los trámites por parte del Jefe de
Transportes para obtener la información necesaria para la matriculación ocasionó
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que, varios vehículos circulen sin cumplir con el requisito exigido por el Consejo
Nacional de Tránsito y Transporte Terrestres.
Lo comentado se evidencia en los memorandos JTPR-M-07-00947, 01254, 08-449 de 25
de septiembre, 11 de diciembre de 2007 y 1 de abril de 2008; oficios JTPR-O-07-00115,
00119, 00127, JTPR-M-07-01153, 01201, JTPR-O-07- 00147, 00118 de 17,18 de
octubre, 1, 21, 28 de noviembre y 10 de diciembre de 2007, respectivamente, remitidos
por el Jefe de Transportes, lo que demuestra la falta de continuidad, a partir de enero
de 2008, tendiente a recabar los documentos para la matriculación.
Con memorando 41-AIPR-2009 de 19 de marzo de 2009, se solicitó el detalle de
vehículos no matriculados y las causas para no cumplir con este requisito. El Jefe de
Transportes, con memorando JTPR-M-09-301 de 26 de marzo de 2009, entre otros
puntos, señaló que, los vehículos no se matricularon por la falta de documentación
que sustente la propiedad o comodato de los automotores.
Se ha inobservado el numeral 2 del artículo 100 del Reglamento General para la
aplicación de la Ley de Tránsito y Transporte Terrestre, que determina los
documentos que presentarán para la matriculación de los vehículos de estado o de
instituciones públicas en general:
a) Nuevos:
- Factura o Nota de Venta de la casa comercial;
- Original del Documento de Aduana vigente;
- Certificado de producción vigente en caso de fabricación nacional; revisado
vehicular; y,
- Oficio de la Institución a la que pertenezcan los vehículos, solicitando la
matrícula.
b) Matriculados en años anteriores:
- Matrícula anterior;
- Revisado vehicular;
- Oficio de la Institución a que pertenezcan los vehículos, con sus
características, solicitando matrícula.
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Así como, las Normas de Control Interno 110-08 Actitud hacia el control interno y
110-10 Control interno concurrente, relativas a que cada unos de los servidores
propiciará con su actitud la incorporación de los elementos de control interno; y, la
ejecución eficiente de las funciones encomendadas, respectivamente.
Conclusión
La falta de documentación que sustente la propiedad o comodato de los automotores
proporcionados por las entidades públicas, que en su momento tuvieron a cargo la
custodia y mantenimiento, así como la inoportunidad en los trámites por parte del
Jefe de Transportes para obtener la información necesaria para la matriculación
ocasionó que, varios vehículos circulen sin cumplir con este requisito.
Recomendaciones Al Subsecretario General
5. Dispondrá al Jefe de Transportes, obtenga los documentos habilitantes de los
vehículos no matriculados, a fin de que se cumpla con este requisito
obligatorio por parte de la Comisión Nacional del Transporte Terrestre, Tránsito
y Seguridad Vial.
Ing. Alberto Guerra Román DIRECTOR DE AUDITORIA INTERNA
